Interpretación de la norma OHSAS 18001:2007 Sesión II
Expositor: Ing. Luis Espinoza Farías 1
Sesión II 1. La norma norma OHSA OHSAS S 1800 18001. 1. Datos Datos Gene General rales. es. Defini Definicion ciones es 2. Objetivo Objetivo de la norma norma OHSAS OHSAS 18001: 18001:2007. 2007. Aplicaci Aplicación ón y alcance. alcance. Mejora continua 3. Conten Contenido ido y estru estructu ctura ra de de la norma norma 4. Rev Revisión isión de la norma. norma. Descripció Descripción n e interpr interpretac etación ión de los principales capítulos 5. Interpretac Interpretación ión y aplicación aplicación práctic prácticaa del sistema sistema de gestión gestión de S&SO basado en la norma OHSAS 18001:2007. 6. Caso práct práctico: ico: Aplicació Aplicación n de contro controll de docum documentos entos y control control de registros.
Indice
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Sesión II 1. La norma norma OHSA OHSAS S 1800 18001. 1. Datos Datos Gene General rales. es. Defini Definicion ciones es 2. Objetivo Objetivo de la norma norma OHSAS OHSAS 18001: 18001:2007. 2007. Aplicaci Aplicación ón y alcance. alcance. Mejora continua 3. Conten Contenido ido y estru estructu ctura ra de de la norma norma 4. Rev Revisión isión de la norma. norma. Descripció Descripción n e interpr interpretac etación ión de los principales capítulos 5. Interpretac Interpretación ión y aplicación aplicación práctic prácticaa del sistema sistema de gestión gestión de S&SO basado en la norma OHSAS 18001:2007. 6. Caso práct práctico: ico: Aplicació Aplicación n de contro controll de docum documentos entos y control control de registros.
Indice
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1. LA NORMA NORMA OHSA OHSAS S 18001. DA DATOS GENERA GENERALES. LES. DEFINICIONES DEFINICIONES
¿Qué significa OHSAS?
Occupational Health and Safety Assessment Series “Series de aseguramiento en salud y seguridad ocupacional”
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Antecedentes históricos o
o
o
o
o
En décadas pasadas el Control Total de Pérdidas de Bird y el de Dupont eran los dos modelos de referencia usados para la gestión en SSO de las empresas A partir de la publicación de las normas BS 5750 y BS 7750 y de los primeros borradores de ISO 9001 e ISO 14001 (y éxito de las mismas en el mundo), las empresas empiezan a demandar un sistema de gestión en SSO que tenga los mismos principios de gestión y sea fácilmente integrable con las mismas. A pesar de ello, la ISO descartó en dos oportunidades su participación en este ámbito de la normalización La British Standard Institution publica en 1996 la BS 8800 aunque sin motivos de certificación Posteriormente AENOR publica la norma UNE 81900 con carácter de certificación 4
Antecedentes históricos o
o
o
o
Posteriormente, diversos institutos de normalización de vario paises del mundo publican sus propias normas de SSO Ante esta situación, la BSI lidera un consorcio de entidades de normalización de diferentes países y en 1999, desarrolla las normas internacionales y certificables OHSAS 18001 / 18002, que mantiene la estructura de la BS 8800 y con la intención de ser integrable y compatible con las normas ISO 9001 e ISO 14001 Ante la proliferación de modelos de gestión de SSO que podrían llamar a confusión, la OIT solicita a la International Occupational Hygiene Association que defina los elementos de un sistema de gestión global, integrable y voluntario La BSI pide a la ISO el desarrollo de una norma ISO basada en la OHSAS 18001, ante lo cual la Organización Internacional de Organizaciones Sindicales Libres reacciona pidiendo el voto negativo. 5
2. OBJETIVO DE LA NORMA OHSAS 18001:2007. APLICACIÓN Y ALCANCE. MEJORA CONTINUA
Objeto y campo de aplicación
Especifica requisitos para un sistema de gestión S&SO, para permitir a la organización controlar sus riesgos S&SO y mejorar su desempeño S&SO. No establece criterios de desempeño S&SO específicos, ni da especificaciones detalladas para el diseño de un sistema de gestión. Está hecha para dirigir la seguridad y salud ocupacional, y no para dirigir otras áreas de la salud y la seguridad como programas de bienestar/buena salud de sus empleados, productos de seguridad, daño a la propiedad o impactos ambientales.
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Objeto y campo de aplicación Es aplicable a cualquier organización que desee: Establecer un sistema de gestión S&SO para eliminar o minimizar riesgos al personal y otras partes interesadas que podrían ser expuestos a peligros S&SO asociados con sus actividades; Implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión S&SO; Asegurarse de la conformidad con su política en S&SO; Demostrar conformidad con la norma OHSAS mediante: o Realizar una determinación y declaración propia, o Buscar confirmación de conformidad por partes que o tengan un interés en la organización (ejemplo: clientes) o o Certificación/registro de su sistema de gestión S&SO por una organización externa 7
Definiciones básicas (ver cap. 3 de OHSAS 18001:2007) Mejora
continua:
Proceso recurrente para mejorar el sistema de gestión S&SO de manera que se alcancen progresos en todo el desempeño S&SO consistente con la política S&SO de la organización.
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Definiciones básicas (ver cap. 3 de OHSAS 18001:2007)
La norma OHSAS 18001 está basada en la metodología conocida como Planear- Hacer- Verificar- Actuar (PHVA) : Planear: establecer los objetivos y procesos necesarios para o
o o
o
entregar resultados de acuerdo con la política S&SO de la organización. Hacer: implementar el proceso Verificar: monitorear y medir el proceso contra la política S&SO, objetivos, requisitos legales y otros requisitos, y reportar resultados. Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño S&SO.
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Definiciones básicas (ver cap. 3 de OHSAS 18001:2007) Peligro: Fuente, situación, o acto con un potencial de daño en términos de lesión o enfermedad, o una combinación de éstas.
Riesgo: Combinación de la posibilidad de la ocurrencia de un evento peligroso o exposición y la severidad de lesión o enfermedad que pueden ser causados por el evento o la exposición.
Riesgo aceptable: El riesgo que ha sido reducido a un nivel que puede ser tolerado por la organización teniendo en consideración sus obligaciones legales y su propia política S&SO.
Evaluación de riesgo: Proceso de evaluar el riesgo(s) (3.21) que se presenta durante algún peligro(s), tomando en cuenta la adecuación de cualquier control existente, y decidiendo si el riesgo(s) es o no aceptable
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Definiciones básicas Enfermedad: Condición física o mental adversa e identificable que suceden y/o se empeoran por alguna actividad de trabajo y/o una situación relacionada con el trabajo.
Incidente: Evento(s) relacionado con el trabajo en que la lesión o enfermedad (a pesar de la severidad) o fatalidad ocurren, o podrían haber ocurrido. NOTA 1 Un accidente es un incidente que ha dado lugar a una lesión, enfermedad o fatalidad. NOTA 2 Un incidente donde no ha ocurrido lesión, enfermedad o fatalidad puede ser también referido como un casi-accidente, línea de fuego, observación o condición insegura. NOTA 3 Una situación de emergencia (ver 4.4.7) es un tipo particular de incidente.
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3. CONTENIDO CONTENI DO Y ESTRUCTURA ESTRUCT URA DE LA NORMA
Contenido de la norma OHSAS 18001:2007
Proporciona a las organizaciones los elementos de un sistema de gestión S&SO efectivo que pueda ser integrada con otros requisitos de gestión Ayudar a que las Organizaciones alcancen los objetivos S&SO y económicos. Especifica los requisitos para un sistema de gestión S&SO que permita a una organización desarrollar e implementar una política y objetivos tomando en cuenta requisitos legales e información acerca de los riesgos S&SO. Contiene requisitos que pueden ser auditados objetivamente; sin embargo, no establece requisitos absolutos para el desempeño S&SO
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Estructura Mejora continua Revisión por la Dirección (4.6)
Política (4.2)
Verificación (4.5)
Planificación (4.3) Implementación y Operación (4.4)
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4. REVISIÓN DE LA NORMA. DESCRIPCIÓN E INTERPRETACIÓN DE LOS PRINCIPALES CAPÍTULOS
Requisitos Generales (4.1) La organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un SG de SSO de acuerdo con los requisitos de la norma OHSAS y determinar como cumplirá estos requisitos. La organización debe definir y documentar el alcance de su SG de SSO.
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Alcance del SG de SSO Una organización puede elegir implementar un sistema de gestión de la SSO para toda la organización, o para una subdivisión de la organización, con tal de que esto sea coherente con su definición de lugar de trabajo. Sin embargo, una vez que el lugar de trabajo esta definido, es necesario que todas las actividades y servicios de la organización, o subdivisión, relacionadas con el trabajo que se realicen allí estén incluidas en el sistema de gestión de la SST.
OHSAS 18002:2008, 4.1.3 15
Lugar de Trabajo Cualquier lugar físico en el que se desempeñan actividades relacionadas con el trabajo bajo el control de la organización. Nota: Cuanto se tiene en consideración lo que constituye el lugar de trabajo, la organización debería tener en cuenta los efectos para la SST del personal que esta, por ejemplo, de viaje o en transito (por ejemplo conduciendo, volando, en barco o en tren), trabajando en las instalaciones del cliente, o trabajando en casa.
OHSAS 18001:2007, 3.23 16
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Requisitos Mejora continua Revisión por la Dirección (4.6) 4.5.1 Seguimiento y medición 4.5.2 Eval. cumplimiento legal 4.5.3 Inv. Incidentes, NC, lllllllllacción correctiva/preventiva 4.5.4 Control de registros 4.5.5. Auditoría interna
Política (4.2)
Verificación (4.5)
Planificación (4.3) Implementación y operación (4.4)
4.3.1 Peligros y riesgos 4.3.2 Req. legales y otros 4.3.3 Objetivos y prog.
4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidades , funciones y autoridad 4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia 4.4.3 Comunicación, participación y consulta 4.4.4 Documentación 4.4.5 Control de documentos 4.4.6 Control Operacional
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Requisitos Política S&SO (ver 4.2 en OHSAS 18001:2007)
Es apropiada a la naturaleza y escala de los riesgos S&SO de la organización Compromiso a la prevención de lesión y enfermedad, y mejoramiento continuo en la gestión y el desempeño S&SO Compromiso de cumplir los requisitos legales y otros Marco de referencia para establecer y revisar objetivos y metas Ser documentada, implementada y mantenida Es comunicada Está a disposición de las partes interesadas Es revisada periódicamente
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Ejemplo 1: Política S&SO Consorcio Rio Rimac Consorcio Rio Rimac S.A.C. es una empresa líder en servicios de mantenimiento en busca de la mejora continua, consideramos a nuestro potencial humano el elemento esencial para el desarrollo de nuestros objetivos, para ello les brindamos un ambiente saludable minimizando los peligros y riesgos identificados en nuestras operaciones. Cumplimos con la legislación y normativas existentes que sean aplicables a nuestras actividades; capacitamos a nuestro personal promoviendo una cultura integral de seguridad. Realizamos revisiones y auditorias periódicas a nuestro sistema de gestión para verificar y evaluar el cumplimiento de nuestros objetivos cumpliendo así la satisfacción a las exigencias de nuestros clientes.
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Ejemplo 2: Política de seguros Pacífico Pacífico Seguros, es una compañía aseguradora de gran trayectoria y solidez en el mercado, teniendo como base su Misión y Visión. Asimismo es responsable de la salud y seguridad de sus colaboradores, como del cuidado del medio ambiente. Ante esto, Pacífico Seguros se compromete a: Integrar los principios de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente en toda la empresa, incluyendo a proveedores y clientes. Prevenir las lesiones y enfermedades ocupacionales de sus colaboradores, mediante la identificación de los peligros y evaluación de los riesgos en sus actividades. Prevenir la contaminación ambiental, gestionando los aspectos ambientales, que puedan generarse por el desarrollo de sus actividades, mediante la selección de medidas de control y prevención adecuadas. Cumplir las normas y requisitos legales vigentes, así como otros requisitos voluntarios relacionados a la Seguridad, Salud ocupacional y Medio Ambiente. Contar con personal altamente competente y consciente de sus funciones en la gestión de la seguridad, salud y medio ambiente. Revisar y monitorear su sistema de Gestión en forma periódica, a fin de tomar las acciones correctivas que correspondan, para asegurar su mejora continua. 21
Ejemplo 3: Política de calidad, S&SO y medio ambiente TRANSALTISA S.A es una empresa de la CORPORACION CERVESUR que provee servicio de trasporte terrestre de materiales peligrosos y productos para los sectores comercial,, industrial, energético y minero. Son nuestros compromisos: o Fomentar una política de calidad, seguridad, salud y cuidado del medio ambiente, integrando estos aspectos a las labores diarias que realiza el personal de la empresa. o Cumplir los requisitos legales y otros aplicables a nuestras actividades. o Satisfacer los requerimientos acordados con nuestros clientes. Prevenir los riesgos propios de nuestras actividades que afecten la salud y o seguridad de nuestros trabajadores y otras partes interesadas a fin de minimizarlos o eliminarlos. Proporcionar los recursos para la formación del personal, así como los o equipos necesarios para al aplicación de prácticas seguras de trabajo o Mejorar continuamente la eficacia de los procesos incluidos en su Sistema Integrado de Gestión TRANSALTISA S.A. establece objetivos y metas cuya revisión anual garantiza el
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Requisitos Planificación (ver 4.3 en OHSAS 18001:2007) de peligros, evaluación Identificación determinación de controles (4.3.1)
de
riesgos
y
Procedimientos para: Identificar peligros, evaluar riesgos, y determinar los o controles necesarios Deben tener en cuenta: actividades rutinarias y no rutinarias, o actividades de todas las personas que acceden a los o sitios de trabajo (incluye contratistas y visitas) Comportamiento humano y capacidades o o Peligros fuera del sitio de trabajo que pueden afectar la S&SO de las personas bajo control de la organización dentro del sitio de trabajo 23
Actividades no rutinarias o o o o o
o o o
o o
Limpieza de las instalaciones o los equipos Modificaciones temporales de un proceso Mantenimiento no programado Puesta en marcha/parada de plantas o equipos Visitas fuera de las instalaciones (por ejemplo, salidas de campo, visitas cliente-suministrador, prospección, excursiones) Reformas Condiciones meteorológicas extremas Cortes en el suministro (por ejemplo, eléctrico, de agua, gas, etc.) Acuerdos temporales Situaciones de emergencia. OHSAS 18002:2008 24
Requisitos Planificación (ver 4.3 en OHSAS 18001:2007) de peligros, evaluación Identificación determinación de controles (4.3.1)
de
riesgos
y
Infraestructura, equipos y materiales de trabajo o Cambios (en la organización, materiales o actividades) o Leyes relacionadas a la evaluación de riesgos y controles operacionales Los controles deben considerar la siguiente jerarquía: Eliminación o Sustitución o o Controles de ingeniería Señalización, advertencias y/o controles o administrativos o
o
EPP’s
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Requisitos Planificación (ver 4.3 en OHSAS 18001:2007) de peligros, evaluación Identificación determinación de controles (4.3.1)
de
riesgos
y
La organización debe documentar y mantener el resultado de la identificación de peligros, evaluación de riesgos y controles actualizados
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Ejemplo 4: peligros y riesgos
Pasos a seguir i. Elección del método para la identificación de peligros y evaluación de riesgos. Existe una amplia variedad de métodos, abarcando desde métodos sencillos hasta evaluaciones complejas con extensa documentación. Cada organización debería elegir los enfoques que sean mas apropiados a su alcance, naturaleza y tamaño. En combinación, la metodología usada en la práctica para la implementación de un sistema de gestión de SSO, para organizaciones en operación, es la denominada matriz IPER. La matriz IPER se puede aplicar a cualquier tipo de organización.
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Ejemplo 4: peligros y riesgos
Pasos a seguir ii. Matriz IPER a) Dividir la organización en procesos. Se deben considerar los procesos relacionados con el quehacer del negocio (principales, apoyo y directivos) así como aquellos que tengan relación al negocio pero que se requieren para el funcionamiento de la organización. Aquí interviene la Gerencia, el responsable del sistema de gestión de SSO y el facilitador.
b) Conformar el equipo de trabajo. o
o
El jefe / responsable del proceso + supervisor y/o personas con experiencia en el proceso. El facilitador (persona que domina la metodología a emplear).
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Procesos de una empresa para la fabricación de tubos PEAD
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Ejemplo 4: peligros y riesgos
Pasos a seguir ii. Matriz IPER c) Inspeccionar el proceso a analizar Previo al inicio de la identificación de los peligros, es recomendable realizar una “inspección de seguridad”, la cual nos permitirá obtener información de las condiciones de seguridad en las instalaciones e identificar los peligros que puedan derivar en accidentes.
d) Dividir el proceso en actividades y tareas El equipo de trabajo debe identificar en secuencia las actividades que se realiza en cada proceso. De ser necesario, cada actividad deberá desdoblar en tareas simples. 30
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Ejemplo 4: peligros y riesgos Pasos a seguir ii. Matriz IPER e) Identificación de peligros y estimación de riesgos Se identifican los peligros y se estima los riesgos. Se usan dos parámetros (severidad y probabilidad)
f) Valoración de los riesgos En base a la probabilidad y severidad se determina si el riesgo es o no tolerable.
g) Preparación del plan de control de riesgos Para aquellos peligros no tolerables se establecen controles operacionales.
h) Revisión del Plan Los controles operacionales deben revisarse permanentemente a fin de mejorarlos.
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Ejemplo 4: peligros y riesgos
Identificación de Peligros “Fuente o situación o acto con potencial para causar daño en términos de daño humano o deterioro de la salud, o una combinación de éstos (OHSAS 18001:2007, 3.6)”. o
o o
Fuentes: por ejemplo, maquinaria en movimiento, radiación o fuentes de energía Situaciones: por ejemplo, trabajos en altura. Actos: por ejemplo, levantar peso de forma manual.
Se debe considerar actividades rutinarias, rutinarias y emergencias Las matrices IPER usualmente contemplan peligros físicos y químicos. Los peligros biológicos, ergonómicos y psicosociales usualmente no se consideran en una matriz IPER y son identificados mediante estudios realizados por especialistas externos a la organización. 33
Ejemplo 4: peligros y riesgos Identificación de peligros •
•
La identificación de los peligros debería tener en cuenta a las personas que tienen acceso al lugar de trabajo: o
Clientes
o
Visitas
o
Contratistas
o
Empleados
Se deben identificar todos aquellos peligros sobre los cuales la organización pueda tener control.
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Físicos Trabajo en altura Exposición a altas temperatura
Químicos
Ejemplo de peligros
Inhalación de solventes Manipulación de ácido
Biológicos Ingerir alimentos en mal estado Picadura de araña
Psicosociales Carga excesiva de trabajo Acoso
Ergonómicos Movimientos repetitivos Levantamiento de cargas 35
Ejemplo 4: peligros y riesgos Estimación del riesgo “Combinación de la probabilidad de que ocurra un suceso o exposición peligrosa y la severidad del daño o deterioro de la salud que puede causar el suceso o exposición (OHSAS 18001:2007, 3.21)”. En palabras sencillas, el “riesgo” es una calificación. Usualmente al determinar un peligro, se le asigna una “consecuencia”, que en la práctica erróneamente se denomina también “riesgo”. Posteriormente se valora la “consecuencia” en función de su probabilidad y severidad, obteniéndose el “riesgo”.
Nota: El DS 148-TR “Guía Básica” denomina al riesgo como “nivel de riesgo” 36
Peligro
Consecuencia
Físicos Trabajo en altura Exposición a altas temperatura
Golpes, fractura, muerte Quemadura
Químicos Inhalación de solventes Manipulación de ácido
Intoxicación Quemadura
Biológicos Ingerir alimentos en mal estado Picadura de araña
Intoxicación Fiebre, dolor, muerte
Psicosociales Carga excesiva de trabajo Acoso (mobbing)
Stress Pérdida de autoestima
Ergonómicos Movimientos repetitivos Levantamiento de cargas
Dolencias musculo-esqueléticas Lumbalguia 37
Estimación del riesgo i. Severidad del daño Severidad Ligeramente dañino
Descripción Lesión sin incapacidad, pequeños cortes o magulladuras, irritación de los ojos por polvo. Molestias e incomodidad: dolor de cabeza, disconfort.
Dañino
Lesión con incapacidad temporal: fracturas menores. Daño a la salud reversible
Extremadamente dañino
Lesión con incapacidad permanente: amputaciones, fracturas mayores, muerte. Daños a la salud irreversible.
DS 050-2013-TR
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Estimación del riesgo ii. Probabilidad de que ocurra el daño Probabilidad Baja
Media Alta
Descripción El daño ocurrirá raras veces
El daño ocurrirá en algunas ocasiones El daño ocurrirá siempre o casi siempre DS 050-2013-TR
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Valoración de los riesgos
DS 050-2013-TR
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Nivel de riesgo Intolerable
Interpretación / significado No se debe comenzar ni continuar el trabajo hasta que se reduzca el riesgo. Si no puede reducirse el trabajo, debe prohibirse el trabajo.
Importante
No se debe comenzar el trabajo hasta que se haya reducido el riesgo. Cuando el riesgo corresponda a un trabajo que se esta realizando, debe remediarse el problema en un tiempo inferior al de los riesgos moderados.
Moderado
Se deben hacer esfuerzos para reducir el riesgo. Las medidas para reducir el riesgo deben implementarse en un periodo determinado. Cuando el riesgo moderado esta asociado con consecuencias extremadamente dañinas (mortal o muy graves), se precisará una acción posterior para establecer, con mas precisión, la probabilidad del daño como base para determinar la necesidad de mejora de las medidas de control
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Nivel de riesgo
Interpretación / significado
Tolerable
No se necesita mejorar la acción preventiva. Sin embargo se deben considerar soluciones mas rentables o mejoras que no supongan una carga económica importante. Se requieren comprobaciones periódicas para asegurar que se mantiene la eficacia de las medidas de control.
Trivial
No necesita adoptar ninguna acción. DS 050-2013-TR
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Peligro
Consecuencia
Riesgo
Golpes, fractura, muerte Quemadura
Intolerable Moderado
Intoxicación Quemadura
Importante Importante
Intoxicación Fiebre, dolor, muerte
Tolerable Tolerable
Físicos Trabajo en altura Exposición a altas temperatura
Químicos Inhalación de solventes Manipulación de ácido
Biológicos Ingerir alimentos en mal estado Picadura de araña
Psicosociales Carga excesiva de trabajo Acoso (mobbing)
Stress Pérdida de autoestima
Moderado Tolerable
Ergonómicos Movimientos repetitivos Levantamiento de cargas
Dolencias musculo-esqueléticas Lumbalguia
Moderado Moderado 43
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Sesión II Requisitos Planificación (ver 4.3 en OHSAS 18001:2007) Requisitos legales y otros requisitos (4.3.2) Procedimientos para: Identificar y tener acceso a los requisitos legales y o otros requisitos Mantener actualizados los requisitos legales y otros aplicables
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Requisitos Planificación (ver 4.3 en OHSAS 18001:2007) Objetivos y programas (4.3.3) Establecer, implementar y mantener documentados objetivos S&SO en las funciones y niveles pertinentes Deben ser medibles cuando sea práctico Al establecer los objetivos ambientales se debe tener en cuenta: o Las leyes aplicables y otros requisitos o Sus riesgos en S&SO o Opciones tecnológicas o Requisitos financieros, operacionales y de negocios o Posiciones de partes interesadas 47
Requisitos Planificación (ver 4.3 en OHSAS 18001:2007) Objetivos, metas y programas (4.3.3) Se debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas para alcanzar los objetivos: o Asignación de responsabilidades o Medios y plazos para lograrlos Los programas deben ser revisados a intervalos regulares y planeados, realizando los ajustes necesarios para alcanzar los objetivos
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Ejemplo 5: objetivos ambientales
Objetivos
Metas
Reducir la tasa de accidentabilidad
0 accidentes/año
Reducir los niveles de ruido en planta
< 95 dB
Mejorar los niveles de iluminación en oficinas
> 350 luxes
Disminuir los problemas ergonómicos en el sitio de trabajo
Problemas osteomusculares < 10 población
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Ejemplo 5: programa S&SO
Requisitos Implementación y operación (ver 4.4 en OHSAS 18001:2007) Recursos, roles, funciones, responsabilidad y autoridad (4.4.1) La gerencia debe mostrar su compromiso: Asegurando recursos para establecer, implementar y o mantener el sistema de gestión S&SO Nota: incluyen RR.HH. y habilidades especializadas, infraestructura organizacional, tecnológica y recursos financieros o
Definiendo roles, responsabilidades y funciones, los cuales deben ser documentados.
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Requisitos Implementación y operación (ver 4.4 en OHSAS 18001:2007) Recursos, roles, funciones, responsabilidad y autoridad (4.4.1) La alta dirección debe nombrar un representante de la dirección: o Asegurar que se establezca, implemente y mantenga el sistema de gestión S&SO según OHSAS 18001 o Informar a la alta dirección el desempeño del sistema de gestión S&SO para su revisión incluyendo oportunidades de mejora
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Ejemplo 5: funciones y responsabilidades Funciones Desarrollar política SSO
Aprobar política SSO
Responsables Jefe SSO, Gte. General
Gte. General
Desarrollo de objetivos, metas y programas
Todas los gerentes
Monitorear el desempeño del SSO
Jefe SSO
Identificar leyes aplicables
Asesor legal / Jefe SSO
Asegurar el cumplimiento legal
RED / Jefe SSO
Participación en simulacros
Todo el personal
Facilitar los recursos necesarios
RED
Capacitación en SSO
Jefe SSO
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Requisitos Implementación y operación (ver 4.4 OHSAS 18001:2007) Competencia, formación y toma de conciencia (4.4.2)
Se deben mantener los registros que evidencien la competencia Se debe identificar las necesidades de entrenamiento y evaluar su efectividad Se debe tener uno o mas procedimientos para que los trabajadores tomen conciencia de: o Las consecuencias en SSO de sus actividades de trabajo y mejoramiento del desempeño personal o Sus funciones y responsabilidades dentro del sistema de gestión en SSO Consecuencia de desviarse de los procedimientos o
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Requisitos Implementación y operación (ver 4.4 en OHSAS 18001:2007) Comunicación (4.4.3.1) Se debe tener uno o mas procedimientos para: La comunicación interna entre los diversos niveles y o funciones de la organización o Comunicación con los contratista y otros visitantes al sitio de trabajo o Recibir, documentar y responder las comunicaciones de las partes externas interesadas
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Requisitos Implementación y operación (ver 4.4 en OHSAS 18001:2007) Participación y consulta (4.4.3.2) Se debe tener uno o mas procedimientos para: La participación de los trabajadores por: Participación en identificación de peligros, evaluación o de riesgos y determinación de controles o Participación apropiada investigación de incidentes o Participación en el desarrollo de políticas y objetivos o Consulta cuando haya cambios que afecten SSO o Representación en asuntos SSO Información a los trabajadores en los mecanismos de su participación y quienes son sus representantes Consulta a contratistas si hay cambios que afecten su SSO 56
Requisitos Implementación y operación (ver 4.4 en OHSAS 18001:2007) Documentación (4.4.4) Debe incluir: Política, objetivos SSO o La descripción del alcance del sistema de gestión SSO o Descripción de sus elementos e interacción y o referencia a los documentos relacionados Los documentos y registros obligatorios o Los documentos y registros adoptados libremente por o la organización
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Requisitos Implementación y operación (ver 4.4 en OHSAS 18001:2007) Control de documentos (4.4.5) Se debe tener uno o varios procedimientos para: Aprobar los documentos antes de emitirlos o Revisarlos y actualizarlos o Identificar los cambios y revisión actual o Disponibilidad de versiones vigentes o Los documentos permanecen legibles e identificables o Identificar los documentos de origen externo o Prevenir el uso no intencionado de documentos o obsoletos 58
Requisitos Implementación y operación (ver 4.4 en OHSAS 18001:2007) Control operacional (4.4.6) La organización debe implementar y mantener: Controles operacionales a sus actividades Controles relacionados con buenas adquisiciones, equipos y servicios Controles relacionados con contratistas y otros visitantes Procedimientos documentados y criterios de operación para situaciones en donde su ausencia pueda llevar a desviaciones a la política y objetivos SSO
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Requisitos Implementación y operación (ver 4.4 en OHSAS 18001:2007) Preparación y respuesta ante emergencias (4.4.7) debe establecer, implementar y mantener Se procedimientos para identificar y responder a situaciones potenciales de emergencia Se deberá tomar en cuenta las necesidades de las partes interesadas relevantes (ej. Servicios de emergencia y bomberos Se debe revisar periódicamente y actualizar (de ser necesarios) los procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias en especial después de emergencias 60
Requisitos Verificación (ver 4.5 en OHSAS 18001:2007) Seguimiento y medición (4.5.1) establecidos, implementados y Procedimientos mantenidos para monitorear y medir regularmente el desempeño SSO: Mediciones cuantitativas y cualitativas o o Monitorear el grado de cumplimiento de objetivos SSO o Monitorear la efectividad de los controles o Acciones reactivas de desempeño para monitorear enfermedad, incidentes y cualquier otra evidencia histórica de desempeño deficiente (acciones correctivas / preventivas) Los equipos de medición usados deben estar calibrados 61
Requisitos Verificación (ver 4.5 en OHSAS 18001:2007) Evaluación del cumplimiento (4.5.2) establecidos, implementados y Procedimientos mantenidos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y los que suscriba Debe mantenerse registros de esta evaluación
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Matriz legal
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Requisitos Verificación (ver 4.5 en OHSAS 18001:2007) Investigación de incidentes (4.5.3.1) establecidos, implementados y Procedimientos mantenidos para registrar, investigar y analizar incidentes: o Determinar las deficiencias SSO encontradas que causen los incidentes o Identificar la necesidad de acciones correctivas / preventivas Identificar oportunidad de oportunidad de mejora o continua o Comunicar el resultado de las investigaciones Se deben mantener los registros respectivos 64
Requisitos Verificación (ver 4.5 en OHSAS 18001:2007) No conformidad, acción correctivas y preventiva (4.5.3.2) establecidos, implementados y Procedimientos mantenidos para el tratamiento de las no conformidades reales y potenciales y tomar acción: Identificación y corrección de no conformidades o o Tomar acción para evitar su recurrencia o Investigar, determinar la causa y tomar acción para prevenir su reincidencia Registrar y comunicar las acciones correctivas / o preventivas o Revisión de la efectividad 65
Requisitos Verificación (ver 4.5 en OHSAS 18001:2007) Control de los registros (4.5.4) establecidos, implementados y Procedimientos mantenidos para: o Identificar o Almacenar o Proteger Recuperar o Tiempo de retención o Disposición de equipos o Los registros deben permanecer legibles, identificables y trazables 66
Requisitos Verificación (ver 4.5 en OHSAS 18001:2007) Auditoría interna (4.5.5)
A intervalos planificados, sirven para: Determinar si el sistema de gestión SSO es conforme o o Se ha implementado adecuadamente y se mantiene Es efectivo para alcanzar la política y objetivos SSO o Proporcionar información a la dirección o Establecer, implementar y mantener procedimientos para: Definir las responsabilidades y requisitos para planificar o y realizar auditorías, informar los resultados y mantener los registros apropiados o Determinar los criterios de auditoría, alcance, frecuencia y métodos 67 Deben ser objetivas e imparciales
Requisitos Revisión por la dirección (ver 4.6 en OHSAS 18001:2007)
A intervalos planificados Incluyen la revisión de: Resultados de auditorías internas y evaluación del o cumplimiento legal y otros requisitos o Resultados de participación y consulta o Comunicación de partes externas incluyendo quejas o El desempeño SSO de la organización o Objetivos y metas o Investigación de incidentes, acciones correctivas y preventivas o Seguimiento de las acciones de la revisión anterior 68
Requisitos Revisión por la dirección (ver 4.6 en OHSAS 18001:2007) Los cambios Las recomendaciones para la mejora o Los resultados deben incluir las decisiones y acciones tomadas relacionadas a posibles cambios de: o Desempeño SSO o Política y objetivos SSO o Recursos o Otros elementos del sistema de gestión SSO o
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Resumen de documentos obligatorios
Política SSO (4.2)
Procedimiento de control de documentos (4.4.5)
Procedimiento de control de registros (4.5.4)
Procedimiento de auditoría interna (4.5.5)
Procedimiento para investigación de incidentes, acciones correctivas y preventivas (4.5.3)
Procedimiento de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles (4.3.1)
Procedimiento de identificación de requisitos legales y otros (4.3.2)
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Resumen de documentos obligatorios
Procedimientos para que los trabajadores tomen conciencia de la importancia del sistema de gestión SSO (4.4.2)
Procedimiento de comunicación, participación y consulta (4.4.3)
Procedimientos de control operacional (4.4.6)
Procedimientos de emergencias (4.4.7)
Procedimiento de medición y monitoreo del desempeño (4.5.1)
Procedimiento de evaluación del cumplimiento legal y otros (4.5.2)
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5. INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN PRÁCTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE S&SO BASADO EN LA NORMA OHSAS 18001:2007. Manual de Seguridad y Salud Ocupacional Antecedentes de la empresa Constructora del Pacífico es una empresa dedicada a la construcciones de viviendas para los sectores B y C de la población peruana. Fundada en el año 1998, empezó realizando labores de refacción y ampliación de viviendas. Actualmente se dedica tanto a la construcción de viviendas unifamiliares, condominios y edificios para viviendas.
Su sede se halla ubicada en el distrito de San Borja, Calle Los Gavilanes N° 280. Actualmente Constructora del Pacífico está ingresando al mercado de Chile y Colombia, consolidando su posición de liderazgo en el mercado interno.
Visión: Ofrecer soluciones para mejorar la calidad de vida de las persona Misión: Proveer viviendas seguras y cómodas que permitan un adecuado equilibrio costo / calidad para sus clientes. 72
Sesión X Manual de Seguridad y Salud Ocupacional Valores i.
El respeto mutuo es la base de las relaciones entre todos los colaboradores.
ii. Respetamos la individualidad y la integridad de cada uno. iii. Promovemos el trabajo en equipo como la mejor forma de relacionarnos. iv. Desarrollamos un ambiente de trabajo que fomente la máxima sinergia entre nuestros colaboradores para el logro de nuestras metas. v. Brindamos oportunidades para su desarrollo profesional, así como programas de capacitación y de motivación para la mejora de destrezas y para atraer y mantener a los mejores. vi. Proporcionamos condiciones laborales sanas y seguras. vii. La pasión y el entusiasmo son atributos esenciales de nuestra gente. viii. Nuestros colaboradores son protagonistas en los esfuerzos de la empresa a favor de un desarrollo sostenible.
73
Sesión X Manual de Seguridad y Salud Ocupacional
Indice 1. Introducción 1.1. Requisitos Generales 1.2. Alcance del SIG 2. Política 3. Planificación 3.1. Aspectos ambientales y peligros ocupacionales 3.2. Requisitos legales y otros 3.3. Objetivos y metas 3.4. Programas de gestión 4. Implementación y operación 4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad 4.2. Competencia, formación y toma de conciencia 74
Sesión X 1. 2. 3. 4.
Introducción Manual de Seguridad y Salud Política Ocupacional Planificación Implementación y operación 4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad 4.2. Competencia, formación y toma de conciencia 4.3. Comunicación, participación y consulta 4.4. Documentación del SIG 4.5. Control de documentos 4.6. Control Operacional 4.7. Compras 4.8. Planes de emergencia y respuesta a emergencias 5. Verificación y acción correctiva 5.1. Monitoreo y medición 5.2. Producto no conforme, acción correctiva y preventiva, incidentes 5.3. Registros 5.4. Auditoria del SIG 6. Revisión por la Dirección
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Sesión X Manual de Seguridad y Salud Ocupacional Objetivo: El objetivo del presente manual es describir la estructura del sistema integrado de gestión de Constructora del Pacífico, establecido y mantenido sobre los requisitos de la norma OHSAS 18001:2007
Alcance del Manual: Aplica a la documentación, registros, recursos y objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional
Descripción 1.1 1.2
Requisitos Generales. Se cuenta con un Mapa de Procesos, que muestra las inter-relaciones de los diferentes procesos
Alcance del Sistema de Gestión SSO. Aplica a todos los procesos necesarios para la construcción y venta de viviendas unifamilarias, en condominio y edificios para viviendas, tanto en obra como en labores administrativas 76
Sesión X Manual de Seguridad y Salud Ocupacional
2
3 3.1
Política. La política del Sistema de Gestión SSO ha sido aprobada por la Gerencia General del Empresa y es revisada periódicamente según las disposiciones indicadas en el punto 6 del presente manual. Asimismo da el marco de referencia para el establecimiento (ver 3.4). Ver “Política “Política de de Seguridad y Salud Ocupacional”
Planificación Peligros ocupacionales. Se identifican de acuerdo a lo establecido en el procedimiento “Identificación “Identificación y y Valoración Valoración de peligros peli gros / riesgos” riesgos”.. Aquellos que resulten significativos se indican en la “Matriz de peligros / riesgos” riesgos”,, los cuales serán tomados en cuenta para el establecimiento de los objetivos y metas (ver 3.4)
77
Sesión X Manual de Seguridad y Salud Ocupacional
3.2
3.3
Requisitos legales y otros. Los requisitos legales y otros compromisos que Constructora del Pacífico adopta libremente son identificados de acuerdo a lo indicado en el procedimiento “Identificación y “Identificación y evaluación de requisitos legales y otros requisitos” el cual contiene disposiciones para la comunicación respectiva cada vez aparezca un nuevo requisito. Los requisitos identificados se encuentran contenidos en el documento “Matriz legal” legal”,, el cual indica el requisito a cumplir, cumplir, los mecanismos mecanismos de cumplimiento, responsables responsables y frecuencia de cumplimiento.
Objetivos y metas. La Gerencia General aprueba los objetivos y metas que proponen los responsable de cada proceso. Una vez aprobados, cada responsable de proceso deberá elaborar el programa de gestión para el cumplimiento de sus objetivos y metas (ver documento “Objetivos “Objetivos del Sistema Integrado Constructora del Pacífico”). Pacífico” ). 78
Sesión X Manual de Seguridad y Salud Ocupacional Para este fin se consideran: • Los compromisos de la política • Las oportunidades de mejora • Los peligros no tolerables • Las opciones tecnológicas • Los requerimientos financieros, comerciales y operacionales • La opinión de públicos interesados 3.4
Programas de gestión. Los responsables de cada proceso elaborar los programas de gestión para el cumplimiento de los objetivos que le apliquen (ver documento “Objetivos “Objetivos del del Sistema de Gestión SSO de Constructora del Pacífico” Pacífico”). ). Para ello asigna responsables y establece los medios y plazos en que deben ser alcanzados. Asimismo realiza la revisión periódica de los mismos a fin de asegurar se alcancen los objetivos y metas planificados, estableciendo / modificando las medidas pertinentes en caso se detecten desviaciones 79
Sesión X Manual de Seguridad y Salud Ocupacional 4
4.1
4.2
Implementación y operación Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad. La Gerencia General designa al Representante de la Dirección (RED) quien es responsable de proveer los recursos necesarios para establecer, implementar y mantener el SG de SSO (ver MOF del RED). Las funciones, responsabilidades y línea de autoridad están definidas en el MOF y organigrama de Constructora del Pacífico y son comunicados de acuerdo al procedimiento de “Comunicaciones Internas y Externas”. Competencia, formación y toma de conciencia . Las competencias para cada puesto de trabajo están definidas en los MOF. Cuando se detecte una brecha entre el MOF y la competencia del personal que ocupa el puesto, el responsable de RR.HH. Deberá elaborar un Plan de Acción que permita eliminarlas. El responsable de RR.HH. Presenta a la Gerencia General el Plan Anual de Capacitación para su aprobación 80
Sesión X Manual de Seguridad y Salud Ocupacional
4.3
4.4
4.5 4.6
Comunicación, participación y consulta. Se tienen definidos mecanismos de comunicación al interior de la organización así como con las partes interesadas externas (ver procedimiento “Comunicaciones internas y externas”), para la difusión de política, responsabilidades, controles operacionales entre otros.
Documentación del SG DE SSO. El SG de Constructora del Pacífico se encuentra descrito en el presente manual así como en los demás documentos a los que hacer referencia y que son controlados de acuerdo a lo indicado en la sección 4.5 del presente manual.
Control de documentos. Se realiza de acuerdo al procedimiento “Control de Documentos y Registros”.
Control Operacional. Para los peligros y riesgos identificados se establecen los controles respectivos según lo indicando en el procedimiento “Identificación y valoración de peligros y riesgos”, 81
Sesión X Manual de Seguridad y Salud Ocupacional Tanto para la identificación de los peligros no tolerables como para la determinación de controles operacionales, se toma en cuenta las actividades desarrolladas tanto por personal propio como por terceros, inclusive visitas y clientes en el lugar de trabajo. Los controles operacionales son comunicados de acuerdo al procedimiento de “Comunicaciones internas y externas” 4.7
4.8
Compras. Todo producto o servicio que pueda afectar al sistema de gestión de SSO deberán ser evaluados de acuerdo al procedimiento “Compras, Selección y Evaluación de Proveedores”.
Identificación y planes de respuesta a Emergencias. Las emergencias de SSO se identifican de acuerdo a lo establecido en el procedimiento “Identificación y evaluación de peligros y riesgos”. Para prevenir y minimizar los efectos de las emergencias se cuentan con controles operacionales y “Planes de contingencia por emergencias”.
Sesión X Manual de Seguridad y Salud Ocupacional 55.1
5.2
5.3
Verificación y acción correctiva Monitoreo y medición. El monitoreo de objetivos, metas, control operacional y cumplimiento legal y otros requisitos se realiza de acuerdo al procedimiento de “Seguimiento y Medición”.
Acción correctiva, preventiva e incidentes. Se cuenta con los procedimientos de “Acciones Correctivas y Preventivas” así como “Investigación de Incidentes”, en los cuales se establecen los responsables de su reporte, análisis y seguimiento-
Registros. El control de los registros se realiza de acuerdo al procedimiento de “Control de Documento y Registros”, en el que se establecen los requisitos de legibilidad, identificación, recuperación, almacenamiento, protección, tiempo de retención y disposición de los registros del Sistema de Gestión SSO.
Sesión X Manual de Seguridad y Salud Ocupacional 5.4
Auditorias Constructora del Pacífico lleva a cabo a intervalos planificados auditorías internas a su sistema de gestión, sobre la base de la importancia de sus procesos y actividades así como a los resultados de auditorías previas. Estas auditorías se llevan a cabo según lo establecido en el Procedimiento de Auditorías Internas, donde se establece el alcance, la frecuencia, la metodología, los responsables y requisitos así como la metodología para informar los resultados.
6
Revisión por la Dirección Por lo menos una vez al año la Alta Dirección lleva a cabo la revisión del sistema de gestión SSO para asegurar su continua adecuación y eficacia. Durante esta revisión se revisa el resultado de las auditorías internas, cambios en los procesos, resultados del programa de gestión SSO, política, objetivos y estado de las acciones correctivas y preventivas, para tomar decisiones que permitan mejorar continuamente el desempeño del sistema de gestión SSO.
1. La norma OHSAS 18001. Datos Generales. Definiciones 2. Objetivo de la norma OHSAS 18001:2007. Aplicación y alcance. Mejora continua 3. Contenido y estructura de la norma 4. Revisión de la norma. Descripción e interpretación de los principales capítulos 5. Interpretación y aplicación práctica del sistema de gestión de S&SO basado en la norma OHSAS 18001:2007. 6. Caso práctico: Aplicación de control de documentos y control de registros.
Indice
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6. CASO PRÁCTICO: APLICACIÓN DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS.
Caso práctico – Aplicación de Control de Documentos y Registros Cítricos SAC es una empresa dedicada a la comercialización de naranjas y mandarinas. A fin de poder llegar a mercados internacionales y cumplir con la legislación nacional, la Gerencia ha decidido implementar un sistema de gestión de calidad y salud y seguridad. Para ello, ha contratado a un profesional a cargo de la implementación del sistema de gestión basado en las normas ISO 9001 – OHSAS 18001. Como parte de los trabajos, se ha desarrollado el procedimiento de control de documentos y registros que se indica en las siguientes diapositivas 86
1. OBJETIVO Definir la metodología para elaborar, revisar, aprobar, almacenar, distribuir, modificar y disponer los documentos y registros del Sistema Integrado de Gestión (SIG) de Cítricos SAC. 2. ALCANCE Se aplica a toda base documental del sistema integrado de gestión (Calidad, Medio Ambiente, SSO) procedimientos, instructivos, registros, planes de calidad, cronogramas, programas, documentos externos entre otros. 3. DESCRIPCIÓN 3.1 Identificación: Para manuales, procedimientos, planes, instructivos y demás documentos se hará uso del siguiente encabezado. 87
Código: Logo Citricos SAC
Título del documento
Versión: Página:
Elaborado:
Revisado:
Aprobado:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Donde: o
o o
o
Elaborado: Iniciales del puesto que elabora / revisa / aprueba. Código ver 6.4 Versión: corresponde a un número correlativo de acuerdo a cada revisión del documento. La primera versión de todo documento es "versión 01" . Fecha: la fecha en que se aprueba el documento. Debe tener la estructura. 88
3.2. Contenido: Ver anexo 2 3.3. Identificación de Registros: Llevarán el siguiente encabezado.
89
Código:
Logo Cítricos SAC
Título del documento
Versión:
Sesión II
Página:
Nota: Algunos registros podrán indicar solo el título, código y versión en caso sea necesario Título del documento Código - Versión 3.4 Codificación:
El código de todo documento del SIG seguirá la siguiente estructura: SIG – MN – 001
Inicial del proceso Inicial del documento Correlativo 90
Nota: Para la política, misión, visión y valores corporativos la empresa se reserva el derecho de asignarle un código o solo identificarla por el título. 3.5 Legibilidad: • Los documentos impresos deben estar libres de correcciones / tachones. • Los registros impresos deben ser llenados con lapicero. • De haber errores en el llenado de los registros se deberá corregir indicando el nuevo dato y la firma de la persona que hizo la corrección. 3.6 Necesidad de elaborar / modificar un documento: •
La necesidad de Elaborar / Modificar un Documento del SIG, puede generarse en cualquier proceso a iniciativa de cualquier 91
Integrante de la Organización. • Para la elaboración de un documento nuevo la persona encargada elabora un borrador del documento en coordinación con el Responsable del Proceso de acuerdo a lo establecido en el Anexo Nº 1. • De no haber variación en los procesos, los documentos serán revisados al menos una vez al año para asegurar siguen siendo vigentes. • Cuando sea necesaria la modificación de un documento el coordinador del sistema de gestión entrega una copia de documento sin fecha ni versión al responsable de la modificación. • La elaboración, revisión y aprobación de los documentos se realiza según lo indicado en el anexo 1. Como evidencia de ello, se guardará una copia física del original con las firmas respectivas,. Para el caso de formatos, bastará que sean colgados en el Servidor (carpeta Sistema Integrado de Gestión) como evidencia de haber sido revisados / aprobados.
Nota: la primera versión del documento será 01.
92
• Los documentos aprobados deberán ser publicados en el Servidor (carpeta Sistema Integrado de Gestión) por el COORDINADOR SIG indicando en el pie de página del mismo el texto "La Impresión de este documento es una COPIA NO CONTROLADA" • Para el caso de registros, la evidencia de la revisión y aprobación será el hecho que se encuentren publicados en el Servidor (carpeta "Sistema Integrado de Gestión". • Todo documento / registro nuevo o modificado debe ser actualizado por el COORDINADOR SIG en las Listas maestras de documentos internos SIG-RE 002 y/o Lista maestra de registros SIGRE -003 según corresponda.
3.7 Control de Cambios • Las modificaciones / cambios en los documentos (excepto formatos) se evidenciarán colocando, en el ítem «Control de Cambios» del documento (solo los documentos que cuentan con esta sección, ver anexo 2). Ejemplo: 93
Revisión Nº
Sesión II 3
Identificación de las Modificaciones
Fecha de vigencia
7.1 … la elaboración de la matriz IPER las
matrices IPER que sean elaboradas por el cliente
18-04-12
• Las modificaciones de la política, misión, visión y valores corporativos solo se evidencian por comparación con la versión anterior (no aplica lo anterior). 3.8 Distribución de documentos: • Los documentos / registros aprobados son publicados por el COORDINADOR SIG en el Servidor (carpeta "Sistema Integrado de Gestión"). • Cuando se requiera copias impresas de un nuevo documento en un área de trabajo, el responsable del proceso lo debe solicitar al COORDINADOR SIG. • Cuando se trate de copias físicas de documentos controlados del sistema, antes de distribuir las copias físicas, el COORDINADOR SIG debe asegurarse se recoja la versión no vigente. 94
• El COORDINADOR SIG debe llevar control de la distribución de las copias físicas haciendo uso de la lista maestra de documentos internos. • El COORDINADOR SIG colocará a las copias impresas de documentos nuevos / modificados un sello color azul que indique Copia Controlada en la primera hoja del documento. • El COORDINADOR SIG guardará una copia electrónica de la última versión obsoleta, en la carpeta de «Obsoletos» ubicada en la carpeta «Sistema Integrado de Gestión». En caso sea necesario guardar una copia física de un documento obsoleto, deberá ser identificado con un sello color rojo que indique «Obsoleto» en la primera hoja del documento. 3.9 Difusión de los documentos / registros.
• Todo documento nuevo / modificado debe ser difundido entre las áreas del mismo. • Cada responsable del proceso en cada ubicación física, deberá realizar la difusión y capacitación para el correcto uso del documento nuevo / modificado, de acuerdo a lo indicado en el 95
Procedimiento Selección, evaluación, inducción, capacitación y concientización SIG-PG-006.
3.10 Control de documentos de origen externo • Cada proceso debe identificar los documentos de origen externo que sean necesarios para el mismo. • El responsable del proceso entrega una copia del documento externo (impresa o electrónica) al COORDINADOR SIG para su control (ingreso a la lista maestra de documentos externos). • Los documentos externos no requieren código siendo identificados por su título / nombre. • Para el caso de procedimientos del cliente, el COORDINADOR SIG deberá publicar en el Servidor (carpeta « Sistema Integrado de Gestión» una versión electrónica del mismo (debe ser necesario deberá escanearlo), la cual deberá llevar el pie de página «La impresión de este documento es una COPIA NO CONTROLADA». • Cuando termine un proyecto, los procedimientos del cliente podrán ser declarados OBSOLETOS , siguiendo el mecanismo indicado en 6.8 96
•
Para el caso de leyes, estas serán controladas a través del procedimiento Identificación y evaluación de requisitos legales y otros requisitos COR-SIG-PG-005. • Para el caso de manuales de equipos, el COORDINADOR SIG deberá tener una copia física del mismo, no siendo necesario su digitalización. 3.11 Almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros • Se indican en la lista maestra de registros
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Sesión II
98
99
100
Indique cual sería el código a asignar a los siguientes documentos y registros:
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102
