JUKLAK DAN JUKNIS PETUNJUK PELAKSANAAN PETUNJUK TEKNIS (JUKLAK JUKNIS) HIMPUNAN MAHASISWA ILMU ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS HASANUDDIN BAB I PENDAHULUAN A. DASAR PEMIKIRAN Himpunan Mahasiswa Ilmu Administrasi (HUMANIS) FISIP UNHAS adalah organisasi mahasiswa tingkat jurusan ilmu administrasi yang secara hakikat lahir dan hadir dalam realitas sosial untuk memberikan landasan gerak pada dimensi ruang dan waktu pengaktualan segenap potensi aksidentil, yang berbasis pada keilmuannya. Sebagai organisasi ilmiah yang berlandaskan pada disiplin keilmuan (dalam hal ini Ilmu Administrasi Publik), maka dalam setiap kebijakan dan program-programnya, seharusnya dilakukan dengan sadar dan terencana dengan mempertimbangkan segala aspek yang ada (tenaga pembimbing, materi, metode sasaran program, kelengkapan kelembagaan dan realisasinya). Diselenggarakan berdasarkan kondisi yang berada dilingkungan organisasi tersebut yang tetap mengacu pada tujuan Pembangunan Nasional dan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Tujuan dasar organisasi sebagaimana yang tertuang dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) HUMANIS FISIP-UNHAS, hanya dapat
diwujudkan
berkesinambungan
dengan dalam
usaha-usaha
sebuah
sentuhan
yang
teratur,
manajemen
terencana organisasi
dan yang
professional. Implementasi fungsi-fungsi menejerial dalam sebuah aktivitas kelembagaan organisasi merupakan penentu utama bagi terciptanya tujuan organsasi. Oleh sebab itu kemampuan personalia pengurus organisasi dalam planning, organizing, actuating dan controlling sebagai sebuah bangunan sistem
merupakan keharusan yang harus tercipta dalam mengawal perjalanan roda organisasi. Planning organisasi sebagai sebuah tahapan awal yang harus dilalui dalam perjlaanan organisasi hendaknya dirumuskan secara utuh dengan senantiasa memperhatikan seluruh sisi dan aspek organisasi dengan segala peluang dan keterbatasan yang dimiliki oleh organisasi. Untuk itu Planning organisasi yang dirumuskan diatas seluruh bangunan asumsi sebagai sebuah hasil pembacaan terhadap realitas yang melingkupi organisasi tersebut. Sisi
lain
dari
manajemen
organisasi
adalah
Organizing
atau
pengorganisasian seluruh elemen dalam sebuah organisasi. Penciptaan beberapoa elemen struktur dalam sebuah organisasi harus senantiasa mempertimbangkan bagaimana, sehingga elemen-elemen struktur dalam oirganisasi tersebut dapat mendukung terciptanya kultur dan mekanisme kerja organisasi yang efektif. Dalam rangka menciptakan efektifitas kerja dari seluruh elemen struktur dalam sebuah sistem dan mekanisme kerja antar elemen struktur organisasi tersebut secara professional dan proporsional. Demikian halnya dengan proses actuating atau proses realisasi program kerja organisasi oleh seluruh elemen struktur dalam organisasi tersebut hendaknya ditata dalam sebuah manajemen kerja dengan pembagian tugas (job description), tanggungjawab dan kewenangan secara jelas dan betul-betul mencerminkan sebuah sistem kerja organisasi . Dalam menjamin terlaksananya kebijakan dan program secara efektif dan efisien sesuai dengan perencanaan sebelumnya, maka controlling merupakan bagain yang urgen sebagai kerangka sistem kerja organisasi yang tak dapat dipisahkan antara bagian yang satu dengan bagian lainnya, hal ini penting dalam membuka ruang aksesibilitas bagi Fead back, sebagai evaluasi bersama dalam merumuskan kembali kebijakan-kebijakan dan program yang lebih terarah dan terfokus, dimana proses ini membuka ruang untuk melihat dan memahami kelemahan dan kelebihan dari operasionalisasi kinerja struktur.
Berangkat dari pertimbangan dan pola-pola pemikiran diatas maka diperlukan sebuah pondasi dan rujukan bersama demi terealisasinya fungsi-fungsi manajemen struktur yang handal, karena itulah disusun arah penyelenggaraan roda organisasi dalam bentuk Petunjuk Pelaksanaan dan Petunjuk Teknis (JUKLAK JUKNIS), yang memuat konsepsi penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh untuk membangun tatanan pencapaian tujuan organisasi, serta mewujudkan kemajuan disegala bidang yang akan menempatkan organisasi pada jenjang kedewasaan, kokoh dan kuat, serta profesional sehingga berujung pada teraktualkannya potensi dari kader-kader HUMANIS yang tanggap dan adaptabel, cerdas, dalam memahami dan mengaplikasikan disiplin keilmuannya. B. LANDASAN Landasan dan dasar daripada JUKLAK JUKNIS adalah: 1. Landasan filosofis, berkenaan dengan aspek Ontologi (hakikat dari keberadaan dan eksistensi HUMANIS FISP-UNHAS sebagai lembaga yang memiliki historikal sistem dan abstraksi dari penggambaran kosmologi yang universal). Epistimologi (HUMANIS FISIP-UNHAS sebagai wadah dan sumber pengetahuan, dalam mengeksplorasi potensi diri dalam bingkai rasionalisme, objektif, dan sistematis, dari penggambaran ilmu). Dan Aksiologi (HUMANIS FISIP-UNHAS sebagai sebuah ruang eksistensi dalam mengaktualisasikan dan mempraksiskan gerak epistimologi dalam wujud mekanisme dan sistem alur struktur lembaga dengan mengacu kepada basis keilmuan ilmu administrasi publik). 2. Landasan sosiologis, (HUMANIS adalah merupakan wahana dalam memahami realitas sosial yang tergambarkan dalam interkasi dari angota-anggotanya, komunitasnya, kulturnya, simbolisasi, dan karakter yang beragam pada kolektifitas struktural fungsional). 3. Landasan yuridis/konstitusional, ( HUMANIS FISIP-UNHAS yang Mengacu pada konstitusi HUMANIS baik yang terbahasakan secara implisit dan eksplisit dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) yang dimilikinya).
Petunjuk Pelaksanaan Petunjuk Teknis Sebagai panduan dan pedoman yang mendeskripsikan secara deduktif dan induktif mekanisme dan tata cara kerja organisasi yang tergambarkan dalam alurisasi kerja struktur dan dituangkan dalam pola umum program HUMANIS FISIP-UNHAS dengan sistematika penyusunan sebagai berikut: BAB I : DASAR PEMIKIRAN
BAB II : ARAH UMUM JUKLAK JUKNIS
BAB III : POLA DASAR PROGRAM KERJA HUMANIS FISIP UNHAS
BAB IV : POKOK-POKOK UMUM MEKANISME STRUKTUR DAN ARAH PELAKSANAAN
PROGRAM
BAB V : KAIDAH PELAKSANAAN/PENGELOLAAN MANAJEMEN ORGANISASI, RUANG
LINGKUP DAN ARAH PROGRAM KERJA SERTA MEKANISME TATA KERJA
ORGANISASI
BAB VI : PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN HUMANIS FISIP UNHAS
BAB VII : PENUTUP
C. PENGERTIAN. 1. JUKLAK JUKNIS adalah pokok-pokok dan rujukan bagi arah kebijakan dan program segala bidang dalam rangka melakukan perubahan yang mengarah kepada pembaharuan peningkatan dan penyempurnaan terhadap mekanisme dan sistem struktur secara substansi dan aksiden. 2. JUKLAK JUKNIS HUMANIS FISIP-UNHAS adalah suatu rumusan kebijakan organisasi yang sistematik dan dilaksanakan secara terencana, terarah, terpadu, menyeluruh, dan berkelanjutan sesuai dengan perkembangan dan dinamika organisasi yang bersifat holistik, terarah, terpadu dan berkesinambungan. 3. JUKLAK JUKNIS HUMANIS FISIP-UNHAS adalah pedoman kerja pengurus dalam menjalankan mekanisme kerja organisasi. Yang memiliki muatan
dasar-
dasar aturan organisasi yang bersifat umum dan khusus berkenaan dengan struktur organisasi, hubungan internal organisasi, hubungan antara struktur, mekanisme organisasi dan tata kerja atau alurisasi struktur
sebagai tangga yang harus dilalui dalam mencapai tujuan organisasi.
D. POTENSI DASAR HUMANIS FISIP UNHAS. Modal dasar sebagai potensi yang dimiliki HUMANIS FISIP-UNHAS dalam memaksimalkan realisasi program kerja dan mekanisme struktur adalah sebagai berikut : 1. Potensi dasar HUMANIS FISIP UNHAS adalah: a. Sikap dan perilaku Mahasiswa HUMANIS FISIP UNHAS dilandaskan oleh ketakwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa. b. Nilai-nilai moral sebagai landasan gerak bagi dirinya sendiri dan masyarakat. c. Sejarah lahirnya HUMANIS FISIP-UNHAS dan sejarah perkembangannya sebagai organisasi yang telah memberikan konstribusinya bagi proses pembelajaran dan karakteristik perubahan sosial demi mempertahanakana dan mengisi kemerdekaan NKRI d. Status dan kedudukan HUMANIS FISIP-UNHAS berdasarkan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga yang dijamin oleh Undang-undaang Dasar 1945 (pasal 28). e. Potensi alumni HUMANIS FISIP-UNHAS yang tersebar di berbagai sektor masyarakat yang memiliki kesadaran dan tanggungjawab. Sedangkan Potensi Khusus Mahasiswa Ilmu Administrasi Adalah: 1. Potensi Ilmu a. Kuantitas dan kualitas mahasiswa dengan disiplin ilmunya yang masingmasing akan mengambil peran dan tanggungjawab dalam menggerakan roda organisasi. b. Menguasai ilmu pengetahuan dan teknologi terkhusus ilmu administrasi guna Memperetinggi harkat dan martabat kemanusian, berpartisipasi
dalam upaya pengembangan dan peningkatan kualitas SDM dengan senantiasa mengedepankan rasionalisme. 2. Potensi Amal a. Rela berkorban sebagai perwujudan loyalitas dan integritas dalam bentuk kepedulian
dan
pengabdian
terhadap
lembaga
dan
kepentingan
masyarakat. b. Kualitas iman dan ilmu di dharmabaktikan demi terwujudnya masyarakat yang dicita-citakan sebagaimana yang termaktub dalam hakikat dan tujuan pembangunan Nasional. 3. Potensi Insan Padu Mengabdi Kerelaan dan Keikhlasan mengamalkan serta mengaktualisasikan potensi yang dimiliki berlandaskan pada prinsip iman, ilmu, dan amal padu mengabdi. BAB II ARAH UMUM JUKLAK JUKNIS A. MAKNA ASAS ORGANISASI Roh gerakan sebuah organisasi harus terlahir dari asas yang dianut dalam organisasi tersebut. Asas bagi sebuah organisasi harus mampu memberikan arahan terhadap model rekayasa strategis organisasi untuk mencapai tujuannya termasuk di dalamnya, asas organisasi dituntut untuk mampu menjawab secara holistik dan integrative terhadap semua persoalan yang dihadapi oleh organisasi. Dengan demikian secara sederhana dapat dipahami bahwa asas bagi sebuah organisasi harus dijadikan sebagai sumber inspirasi, sumber motivasi untuk melakukan seluruh aktivitas dan rekayasa organisasi, selain asas organisasi harus menjadi tujuan dari organisasi itu sendiri yang harus diperjuangakan untuk dicapai dan tentunya harus pula dipahami secara struktural fungsional. B. MAKNA TUJUAN ORGANISASI
Tujuan bagi sebuah organisasi merupakan pengejawantahan dari asas yang dianut dalam organisasi tersebut. Asas sebagai sesuatu yang abstrak harus mampu dimaterialisasikan ataukah direalitaskan dengan memperhatikan local content dari situasi yang melingkupi organisasi tersebut. Dengan demikian tujuan organisasi menjadi sebuah konsep ideal masa depan organisasi yang secara praksis dapat didekati dan dicapai dengan berbagai strategi dan struktur rekayasa organisasi. Tujuan organisasi harus mampu dijabarkan dalam usaha-usaha strategis dan terstruktur untuk mencapainya. Proses pencapaian tujuan organisasi harus melibatkan kesungguhan, perjuangan dan kerja keras bagi seluruh unsur-unsur organisasi. C. PENGELOLAAN MANAJEMEN GERAKAN ORGANISASI Proses pencapaian tujuan organisasi secara maksimal hanya dapat dilakukan dengan sebuah pendekatan manajemen organisasi. Pengelolaan organisasi harus diselenggarakan dengan sebuah pendekatan perencanaan strategis, pengorganisasian seluruh kekuatan organisasi untuk turut berperan aktif dalam seluruh proses pencapaian organisasi. Disisi lain seluruh aktifitas organisasi dalam rangka pencapaian tujuan harus terukur dan mampu dievaluasi dalam rangka perbaikan dan penyempurnaan proses penyelenggaraan organisasi. D. ATURAN TEKNIS OPERASIONAL ORGANISASI Untuk memberikan arahan dan pedoman teknis bagi penyelenggaraan organisasi maka diperlukan sebuah aturan teknis operasional organisasi untuk dijadikan sebagai petunjuk operasional bagi fungsionaris dan anggota organisasi dalam mengusung gerak bersama dalam mencapai tujuan organisasi sebagaimana temaktub secara implisit dan eksplisit dalam AD/ART HUMANIS FISIPUNHAS. E. SASARAN PELAKSANAAN PROGRAM Dalam profesinya sebagai lembaga kemahasiswaan ditingkat jurusan, maka sasaran pelaksanaan program HUMANIS FISIP UNHAS adalah
peningkatan kualitas dari anggota sehingga terwujud generasi yang kreatif, bertanggung jawab, berkinerja dan solider. F. MAKSUD DAN TUJUAN SERTA FUNGSI JUKLAK JUKNIS. Syarat mutlak bahwa proses rekayasa dalam rangka perumusan kebijakan umum dan program harus dimulai dan disusun dengan senantiasa secara cermat, cerdas, dan penuh kearifan melakukan inventarisasi terhadap berbagai indikasi baik makro maupun mikro yang mencerminkan kondisi realitas yang sedang melingkupi organisasi sampai hari ini. Maksud dari Perumusan JUKLAK JUKNIS adalah JUKLAK JUKNIS HUMANIS FISIP-UNHAS ini dilakukan sebagai upaya memberi pedoman dan solusi alternative terhadap berbagai persoalan yang sedang dihadapi HUMANIS FISIP-UH agar usaha-usaha yang dilakukan organisasi menjadi terarah dan memenuhi target. Sedangkan tujuan dari JUKLAK JUKNIS adalah : 1. Untuk menjadi tolak ukur dalam menumbuhkan kesadaran kolektif dalam melaksanakan tanggung jawab organisasi melalui mekanisme struktural di HUMANIS FISIP-UNHAS. 2.
Sebagai
pedoman
dalam
mengevalusasi
organisasi
terutama
dalam
mengembangakan aspek manajerial. 3. Mampu menjadi haluan yang jelas bagi mekanisme kerja-kerja struktur dalam memaksimalkan fungsi dan peran HUMANIS FISIP-UNHAS melalui realisasi Program Kerja pada seluruh level struktur HUMANIS FISIP-UNHAS secara terarah, terukur, terpadu, dan berkesinambungan dalam upaya pencapaian sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan seperti termaktub dalam AD/ART HUMANIS FISIP UNHAS. Adapun fungsi daripada JUKLAK JUKNIS HUMANIS FISIP-UNHAS adalah Memberikan arahan dalam menjalankan tujuan dan usaha organisasi, serta sebagai pedoman bagi pengurus dalam Memberikan arahan tentang pokok-pokok kebijakan dan program sebagai satu kesatuan struktur yang akan dijadikan pedoman bagi organisasi dalam menjalankan aktivitas organisasi.
BAB III POLA DASAR PROGRAM KERJA HUMANIS FISIP UNHAS A. TUJUAN PROGRAM KERJA HUMANIS FISIP UNHAS Program kerja HUMANIS FISIP UNHAS mengarah kepada: 1. Meningkatkan dan mengembangkan kemampuan anggota HUMANIS FISIP UNHAS baik akademis maupun pengabdian kepada masyarakat dengan wahana kelembagaannya dan potensi lainnya. 2. Terciptanya suasana dialogis dan harmonis untuk menciptakan tradisi akademik yang kondusif dan dinamis dalam konstruksi struktural yang adaptabel, komprehensif dan suistanable. 3. Terciptanya mekanisme dan tata kerja organisasi diHUMANIS FISIP UNHAS yang rapi, sistematis, terarah, dan terkoordinasikan dalam suatu kesatuan konsep managerial. 4. Berfungsinya berbagai infra dan supra struktur lembaga kemahasiswaan secara efektif dan efisien demi memperdalam kempuan anggotanya dalam manajemen struktur, analisis struktur, dan pengorganisasian struktur. B. KEDUDUKAN DAN FUNGSI POLA DASAR PROGRAM KERJA HUMANIS FISIP-UNHAS. Pola dasar program kerja HUMANIS FISIP UNHAS merupakan acuan dasar dan landasan operasional bagi semua aktifitas HUMANIS FISIP UNHAS dan merupakan rangkaian-rangkaian yang tidak terpisah dari Anggaran Dasar Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) HUMANIS FISIP-UNHAS. Selain itu Sasaran
program
kerja
HUMANIS
FISIP
UNHAS
mengarah
pada
profesionalisme disiplin keilmuannya. Secara lebih konkret kedudukan dan fungsi pola dasar program kerja HUMANIS FISIP-UNHAS adalah sebagai berikut: 1. Sebagai
pedoman
penyusunan
HUMANIS FISIP-UNHAS.
dan
penyelenggaraan
program
kerja
2. Sebagai pedomam pelaksanaan pada semua jenjang pengkaderan. 3. Sebagai pedomam bagi pengurus HUMANIS FISIP-UNHAS dalam menetapkan langkah-langkah kebijakan organisasi. 4. Sebagai instrumen dalam mengontrol jalannya kepengurusan HUMANIS FISIP-UNHAS. 5. Sebagai pedoman dalam pengevaluasian kepengurusan HUMANIS FISIPUNHAS. 6. Sebagai pedoman dan menjadi bahan acuan dalam periode kepengurusan. C. ARAH DAN LANDASAN POLA DASAR PROGRAM KERJA HUMANIS FISIP UNHAS Program umum HUMANIS FISIP UNHAS diarahkan pada : 1. Program umum disusun untuk melanjutkan cita-cita HUMANIS FISIP-UH dengan menitikberatkan pada tahapan yang menjadikan seluruh proses tata kerja struktur dan kegiatan keorganisasian sebagai proses pengkaderan. 2. Pedoman pengkaderan yang ada senantiasa dikaji dan ditingkatkan untuk mencapai kesempurnaan yang disesuaikan dengan kondisi serta perkembangan yang telah dicapai termasuk metodologi, kurikulum, muatan, target, output dan input, serta follow-up nya. 3. Sosialisasi almamater dalam mendukung proses pengkaderan sehingga terciptanya nuansa akademik dalam menunjang aplikasi Tri Dharma perguruan tinggi. 4. Terwujudnya program umum HUMANIS FISIP-UNHAS perlu dititikberatkan pada tahapan pembelajaran, penjabaran, dan kinerja yang dilakukan secara, terencana dan terpadu yang meliputi : a. Tahapan Pertama : Dititikberatkan pada pembinaan pola komunikasi timbal balik antara seluruh anggota HUMANIS FISIP-UNHAS baik dari aspek kultur dan Struktur. b. Tahapan Kedua : Dititikberatkan pada pelaksanaan dan adanya proses regenerasi kader secara kelembagaan yang terpadu dan terencana, demi
menjaga eksistensi organisasi yang tidak hanya dalam wujud simbolisasi seremonial belaka akan tetapi substansi dari pengkaderan itu sendiri haruslah lebih muatannya. c. Tahapan Ketiga : Dititikberatkan pada pemenuhan fasilitas lembaga dan keperluan-keperluan lain dalam pengembangan minat dan bakat anggota HUMANIS FISIP-UNHAS. d. Tahapan Keempat : Dititikberatkan pada penelitian dan pengembangan berdasarkan spesifikasi ilmu (disiplin keilmuannya). e. Tahapan Kelima : Dititikberatkan pada pemanfaatan alumni pada latihan kepemimpinan sebagai follow-up pengkaderan yang didukung oleh proses kaderisasi secara informal. f. Tahapan Keenam : Dititikberatkan pada pembinaan pola komunikasi timbal balik antara lembaga kemahasiswaan dalam lingkup FISIP-UNHAS secara khusus dan Universitas Secara umum. g. Tahapan Ketujuh : Memberdayakan secara optimal seluruh mahasiswa dan potensi alumni yang dimiliki HUMANIS FISIP-UNHAS. h. Tahapan kedelapan : Dititik beratkan pada penelitian berdasarkan spesifikasi Ilmu. BAB IV POKOK-POKOK UMUM MEKANISME STRUKTUR DAN ARAH PELAKSANAAN PROGRAM A. POKOK-POKOK UMUM MEKANISME STRUKTUR ORGANISASI 1. Tugas pengurus pada setiap level strukur pimpinan HUMANIS FISIP UNHAS adalah melaksanakan seluruh keputusan yang telah digariskan dan diamanahkan oleh forum pemegang kekuasaan pada masing-masing level struktur pimpinan HUMANIS FISIP-UNHAS.
2. Sedangkan fungsi pengurus adalah menciptakan kondisi yang kondusif bagi pelaksanaan seluruh program kerja organisasi serta bertangggung jawab dalam mewujudkan dinamisasi dan stabilitas perjalanan roda organisasi dengan mengacu kepada tata kerja struktur, AD/ART dan JUKLAK JUKNIS HUMANIS FISIP-UNHAS. 3. Pengurus HUMANIS FISIP UNHAS adalah penanggung jawab dari seluruh aktifitas kelembagaan sebagai suatu kesatuan struktural fungsional. 4. Dalam menjalankan roda organisasi haruslah senantiasa berdasar pada analisis struktur dari job description levelitas struktur yang ada, mulai dari tingkatan top management, midle management, sampai kepada lower management. 5. Operasionalisasi kebijakan dan program yang bersifat operasional akan dilaksanakan dilimpahkan kepada pengurus yang diberikan tanggung jawab dan wewenang untuk itu dalam hal ini didasarkan pada departementalisasi struktur yang ada. 6. Untuk kebijakan dan program yang bersifat strategis merupakan ruang lingkup dan garapan struktur yang ada pada level Top management bersama dengan Dewan Eksekutif dan Badan Legislatif Organisasi HUMANIS FISIP UNHAS. 7. Dalam operasionalisasi kerja, pengurus mengangkat penanggung jawab operasional dan selanjutnya wajib memberikan laporan pertanggung jawaban kegiatan secara tertulis dan selambat-lambatnya 2 (dua) pekan setelah kegiatan. 8. Aktifitas kelembagaan dan pertanggung jawaban (Evaluasi kinerja pengurus) dilaksanakan percaturwulan dalam rapat Dewan Eksekutif Organisasi HUMANIS FISIP UNHAS. 9. Sedangkan aktifitas kelembagaan yang berkenaan dengan Pertanggung Jawaban secara keseluruhan guna memenuhi prinsip akuntabilitas organisasi dilaksanakan dalam Sidang Umum dan atau sidang Istimewa oleh Badan Legislatif Organisasi HUMANIS FISIP UNHAS. B. ARAH PELAKSANAAN PROGRAM Pada dasarnya program kerja secara umum yang dalam penjabaran pelaksanaannya harus disesuaikan dengan situsasi dan kondisi dilingkungan pada level pimpinan masing-masing. Oleh karena itu, hendaknya penjabaran
pekasanaan program kerja HUMANIS FISIP-UNHAS dilaksanakan secara baik dengan berlandaskan pada alurisasi struktural, bila hal ini terjadi, maka dengan sendirinya landasan positif bagi pelaksanaan program kerja pada periode-periode selanjutnya. Sebagai konsekuensi logis, maka penyesuaian-penyesuaian antisipatif yang tepat terhadap perubahan-perubahan yang terjadi sangat diperlukan sehingga pelaksanaan program kerja pada dasarnya merupakan jawaban terhadap tuntutantuntutan yang berkembang. Untuk selanjutnya, agar rumusan program kerja ini lebih bersifat teknis dan operasional maka dijabarkan lebih jauh dalam rapat kerja ataupun rapat koordinasi, ditingkat Pengurus HUMANIS FISIP-UNHAS kemudian disusun program kerja secara internal dengan tetap memperhitungkan aspek-aspek lingkungan yang melingkupi kelembagaan (aspek eksternal). Dalam hal ini disusun program kerja yang lebih bersifat memberikan pemahaman terhadap disiplin keilmuan dengan nuansa ilmiah dan akademik. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penjabaran program kerja adalah : 1. Adanya konsistensi terhadap usaha organisasi 2. Adanya kesinambungan persepsi dan konsepsi dan program organisasi 3. Adanya pertimbangan situasi, kondisi, potensi dan masalah lingkungan 4. Adanya pertimbangan implikasi terhadap mekanisme organisasi dalam pelaksanaan program kerja 5. Semua level struktur dalam kepengurusan berkewajiban melaksanakan JUKLAK JUKNIS ini sesuai dengan peran dan fungsi, tugas, dan wewenangnya berdasarkan AD/ART HUMANIS FISIP-UNHAS. C. RUANG LINGKUP DAN ARAH UMUM PENGEMBANGAN PROGRAM KERJA. Pada dasarnya mahasiswa adalah insan akademis, oleh karena itu citra yang harus ditampilkan oleh mahasiswa adalah citra yang mencerminkan
intelektualnya. Citra ini antara lain tampil dalam perwujudan daya nalar dan daya analisis yang kuat terutama dalam menuangkan gagasan untuk menyusun program dan kegiatan organisasi yang realistis dan berkualitas. Program pengembangan ini disusun mengacu pada kondisi mahasiswa saat ini serta berpedoman pada AD/ART HUMANIS FISIP-UNHAS. Sebagai catatan perlu diingatkan bahwa dunia kemahasiswaan selalu mengalami perubahan dan perkembangan dari waktu ke waktu, oleh karenanya kegiatan dalam program pengembangan HUMANIS FISIP-UNHAS pada dasarnya dikelompokkan atas: 1. Peningkatan kualitas anggota a. Melaksanakan kegiatan yang menunjang kualitas individu b. Mengikuti kegiatan penalaran, pelatihan, penelitian, dan minat bakat yang menunjang kualitas individu. 2. Peningkatan kualitas lembaga a. Mengadakan up-grading kepengurusan b. Melakukan riset kelembagaan c. Mengadakan kegiatan dalam rangka penguatan kemandirian lembaga d. Perbaikan sistem administrasi dan tata kerja struktur lembaga e. Mengadakan kerjasama kelembagaan di luar HUMANIS FISIP-UNHAS. 3. Pengembangan sistem pengkaderan yang terencana dan berkualitas. a. Pelaksanaan pengkaderan secara mandiri sebagai perwujudan otoritas pengkaderan yang harus sejalan dengan kebutuhan mahasiswa di HUMANIS FISIP-UNHAS. b. Optimalisasi format pengkaderan yang disesuaikan dengan tujuan dan usaha kelembagaan sebagaimana termaktub dalam AD/ART HUMANIS FISIPUH serta kondisi kemahasiswaan
c. Evaluasi tentang sistem pengkaderan yang telah ada secara kritis dan suistanable. D.
POKOK-POKOK
KEBIJAKAN,
RUANG
LINGKUP
DAN
ARAH
PROGRAM KERJA. Dinamika organisasi dipengaruhi oleh baik faktor eksternal maupun faktor internal olehnya itu pemahaman akan kondisi internal dan eksternal diharapkan menjadi dasar acuan untuk merencanakan, mengembangkan dan melaksanakan program dan kegiatan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi saat ini. Kegiatan dalam program Kerja HUMANIS FISIP-UNHAS pada dasarnya dikelompokkan atas kategorikal bidang-bidang yang ada, dimana bidang garapan dari kebijakan dan arah program kerja dalam lingkup Internal HUMANIS FISIP-UNHAS adalah: 1. Departemen Keorganisasian dan Manajemen Sumber Daya Manusia yang mencakup didalamnya Divisi Diklat dan kaderisasi serta Divisi Pemberdayaan Aparatur organisasi. Mewujudkan terciptanya keutuhan visi dan misi seluruh sub struktur kepemimpinan, aparat dan kader organisasi agar dinamika internal organisasi yang plural serta dinamika eksternal erganisasi yang bergerak sangat cepat tidak mengalami distorsi yang berpotensi melemahkan posisi HUMANIS FISIP-UNHAS secara kelembagaan. Menciptakan kultur organisasi sebagai pencerminan dari alurisasi struktural yang dianut dalam organisasi. Diperlukan sebuah model rekayasa strukur organisasi yang dapat mendorong seluruh proses perkaderan organisasi lebih berpihak kepada perkaderan dan kepemimpinan organisasi. Mewujudkan tatanan organisasi yang kondusif dan produktif dalam upaya pengembangan dan pembinaan organisasi secara totalitas. Meningkatkan pemahaman dan pelaksanaan konstitusi serta pedomanpedoman pokok organisasi HUMANIS lainnya.
Menegakkan disiplin regenerasi kepengurusan tepat pada waktunya sesuai dengan Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga serta pedoman pokok HUMANIS
lainnya
dengan
senantiasa
Menyempurnakan
pedoman/mekanisme dan tata kerja organisasi pengurus HUMANIS FISIP-UNHAS sesuai dengan tuntutan perkembangan internal dan eksternal organisasi. Menyusun sistem pada pola rekruitmen pengurus HUMANIS FISIPUNHAS dengan berbasis pada kinerja struktur dan kapabilitas anggota. Mengefektifkan pelaksanaan laporan kegiatan. Meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam mengemukakan pendapat pada forum-forum ilmiah serta Menjadikan HUMANIS FISIP-UNHAS sebagai sumber informasi dan pengkaderan. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana lembaga. Menginventarisasi semua Anggota HUMANIS FISIP-UNHAS, termasuk aset yang dimilikinya. Meningktakan potensi akademik dan minat baca mahasiswa. Penyempurnaan silabus perkaderan dan pedoman perkaderan HUMANIS dengan melihat kultur dan struktur humanis secara menyeluruh untuk selanjutnya dibakukan dan dibukukan untuk dijadikan sebagai acuan dalam seluruh proses perkaderan yang dilakukan oleh HUMANIS FISIPUNHAS dan jika dimungkinkan menerapkan training dengan sistem modul. Diperlukan sebuah bangunan sistem perkaderan yang bersifat induktifpartisipatif serta deduktif- partisipatif melalui pengembangan potensi dasar minat dan bakat kader yang secara kolektif menuju pencapaian kualitas kader yang optimal. Diperlukan jaringan (network) perkaderan yang strategis dan dapat menjangkau seluruh komponen organisasi.
Penanganan folow up untuk setiap lepasan jenjang pengkaderan harus dilakukan secara sistematis dan berkesinambungan. Meningkatkan frekuensi pelaksanaan pengkaderan disetiap jenjang pengkaderan. Bekerja sama dengan lembaga-lembaga lain di luar HUMANIS untuk mengadakan training-training baik formal non-formal. 2. Departemen Riset yang mencakup didalamnya Divisi Penelitian dan Pengembangan (LITBANG) serta Divisi Pengolahan data. Diperlukan sebuah manajemen organisasi yang berbasis pada riset dan akurasi informasi yang valid dengan memanfaatkan para dosen dan staf pengajar dijurusan Ilmu Administrasi . Melakukan studi manajemen organisasi baik dalam lingkup kelembagaan FISP-UNHAS maupun instansi lain apakah itu pemerintah atau swasta. Mewujudkan data base organisasi yang terdiri dari data anggota, training (pelatihan), aparat, kekayaan organisasi, dan alumni HUMANIS FISIPUNHAS. Melakukan studi kasus terhadap problem yang terjadi di dalam organisasi untuk dikonsolidasikan demi menciptakan dinamika organsasi yang konstruktif dan komprehensif, termasuk studi banding/komparatif ke instansi pemerintah dan swasta. Meneliti dan mangkaji pola perkaderan dan folow up pengkaderan HUMANIS FISIP-UNHAS guna melihat sejauh mana efektifitas dan efisiensi konsep pengkaderan yang ada. Melakukan penelitian terhadap upaya eksplorasi sumber daya Anggota serta Aset organisasi dalam upaya meningkatkan kesejahteraan Anggota HUMANIS
Melakukan penelitian terhadap upaya peningkatan dan pengemabngan kualitas sumber daya manusia anggota organisasi (internal) maupun penelitian diluar lingkup HUMANIS FISIP-UNHAS (eksternal). Membimbing Mahasiswa HUMANIS FISIP-UNHAS untuk melakukan penelitian guna pengembangan penguasaan metodologi penelitian yang dapat meningkatkan kualitas mahasiswa. Mengaktifkan kerjasama baik ekstern maupun intern dalam pengembangan diklat dan penelitian kemahasiswaan termasuk membuat jaringan kerja sama dengan berbagai lembaga penelitian yang ada. Membimbing Mahasiswa HUMANIS FISIP-UNHAS untuk melakukan penelitian guna pengembangan penguasaan metodologi penelitian yang dapat meningkatkan kualitas mahasiswa. 3. Departemen Kajian Keilmuan yang mencakup didalamnya Divisi Kebijakan Publik dan Divisi Manajemen Kebijakan Publik. Meningkatkan dan berupaya menanamkan sikap ilmiah, merangsang daya kreasi dan inovasi, meningkatkan kemampuan menilai dan menganalisis secara kritis hal-hal yang berkenaan dengan kebijakan pemerintah dan manajemen pelayanan pemerintah secara terpadu dan berkelanjutan. Melaksanakan kajian terhadap berbagai aspek dan dampak pembangunan daerah dalam konteks Kebijakan Publik dan manajemen publik. Mengembangkan kajian-kajian dan studi kebijakan publik baik secara formal maupun non-formal, termasuk mata kuliah-mata kuliah di jurusan yang mempelajari tentang public policy. Melakukan pembinaan dan mendorong partisipasi anggota HUMANIS dalam proses dinamika kelembagaan secara khusus dan proses sosial secara umum.
Melakukan pengkajian secara intens dan mendalam tentang bentuk dan strategi peran HUMANIS. Tersedianya sarana dan prasaran yang menunjang prosesi pengkajian keilmuan seperti perpustakaan mini di HUMANIS FISIP-UNHAS guna menumbuhkan minat baca, diskusi, dialog, disamping menunjang aktifitas akademik Anggota HUMANIS yang membutuhkan referensi ilmiah. Melakukan dan mendorong berbagai kegiatan yang mencakup kegiatan penalaran dan keilmuan, kajian keilmuan, seminar, lokakarya, debat ilmiah, workshop, pekan ilmiah mahasiswa, lomba karya tulis mahasiswa (LKTM), pengembangan kreativitas mahasiswa (PKM), presentase pemikiran kritis mahasiswa (PPKM), kooperatif education, serta dialog kelembagaan. Melakukan pengkajian secara intensif terhadap isu-isu strategis dari kebijakan publik, termasuk mengkaji dan memahami masalah pelaksanaan aturan hukum dan perundang-undangan. Sedangkan bidang Garapan dari kebijakan dan arah program kerja Eksternal HUMANIS FISIP-UNHAS adalah: 1. Departemen Informasi dan Hubungan Luar yang mencakup didalamnya Divisi Networking dan Divisi Informasi Komunikasi (INFOKOM). Meningkatkan hubungan dan kerja sama dengan berbagai kalangan dalam upaya menyerap berbagai informasi yang bermuara pada peningkatan potensi anggota dan kelembagaan. Adanya sistem informasi yang dibutuhkan untuk perencanaan dan pengambilan
keputusan
yang
cepat,
akurat,
dan
valid
dalam
pengembangan organisasi HUMANIS FISIP-UNHAS, untuk penyediaan informasi tersebut diperlukan sarana dan prasarana penunjang yang memadai, baik dari aspek sumber daya manusia maupun aspek aset secara materi seperti perangkat komputer.
Tersedianya runag komunikasi elektronik (Cyber) seperti website atau Email HUMANIS FISIP-UNHAS sebagai upaya memberikan informasi secara luas kepada elemen diluar dan internal HUMANIS, yang memuat segala hal yang berhubungan dengan aktifitas pelaksanaan roda organisasi. Mengembangkan komunikasi yang efektif diantara pimpinan pada setiap level struktur yang ada untuk menghindari adanya miskomunikasi dan untuk meningkatkan kinerja struktur yang ada. Menjalin kerjasama dan saling tukar informasi dengan lembaga kemahasiswaan dan instansi terkait lainnya di luar lembaga HUMANIS FISIP-UNHAS dalam menunjang pengembangan organisasi. Berusaha menjaring mitra kerja dan me-maintanance-nya untuk menjadi mitra strtegis HUMANIS dalam setiap pelaksanaan roda organisasi dan program kerja HUMANIS FISIP-UNHAS. 2. Departemen Administrasi dan Keuangan yang mencakup didalamnya Divisi Administasi dan Divisi Keuangan. Melakukan pembenahan tentang pengeloaan administrasi organisasi secara profesional efektif dan efisien. Mengupayakan aktivitas yang mendorong terwujudnya kesekretariatan sebagai pusat dokumentasi dan informasi organisasi dalam bentuk arsip, file, dan dokumen organisasi. Merumuskan dan menciptakan model pengelolaan mekanisme kerja keorganisasian dari aspek administrasi dan keuangan. Melakukan inventarisasi dan pengawasan secara berkala terhadap aset-aset organisasi.
Mengaktifkan pengelolaan iuran anggota dan sumbangan dari mahasiswa ilmu administrasi yang memperoleh beasiswa, termasuk sumber dana yang tidak mengikat dan halal. Mengusahakan terwujudnya kegiatan-kegiatan usaha sebagai sumber dana untuk membiayai kegiatan organisasi. Menegakkan tertib administrasi keuangan. Menyusun anggaran rutin terhadap kebutuhan-kebutuhan organisasi dan realisasi program kerja. Menyusun mekanisme, pengelolaan dan kontrol sistem pendanaan organisasi Mengupayakan kesejahteraan anggota. 3. Departemen Minat dan Bakat, yang mencakup didalamnya Divisi Seni dan Divisi Olahraga. Meningkatkan
kemampuan
mahasiswa
dalam
manajemen
praktis,
berorganisasi serta menumbuhkan apresiasi terhadap olahraga dan seni. Membimbing, meningkatkan dan melaksanakan kegiatan-kegiatan minat dan bakat mahasiswa. Mengadakan dan mengikuti pertandingan olahraga dan seni baik dalam lingkungan Fakultas, universitas, maupun lembaga lainnya sebagai aktualisasi potensi minat dan bakat dari setiap anggota HUMANIS FISIPUNHAS. Menyelenggarakan kegiatan yang dapat menggali potensi bakat dan minat kader HUMANIS FISIP-UNHAS untuk tercapainya profesionalisme dikalangan kader
Mengembangkan potensi dasar yang dimiliki kader HUMANIS FISIP UNHAS sebagai bentuk aktualisasi pada pembinaan minat dan bakat. Catatan : Acuan Program kerja ini dapat dirubah dan dimodifikasi selama tidak terjadi distorsi terhadap substansi dari Tujuan dan Usahai organisasi,
dan tentunya
senantiasa
disesuaikan
dengan
kebutuhan dari organisasi. BAB V KAIDAH PELAKSANAAN/PENGELOLAAN MANAJEMEN ORGANISASI, RUANG LINKUP DAN ARAH PROGRAM SERTA MEKANISME TATA KERJA ORGANISASI A. HIRARKI PENGAMBILAN KEPUTUSAN 1. Sidang Umum dan atau Sidang istimewa. a. Sidang umum dan atau Sidang istimewa merupakan forum tertinggi dalam pengambilan keputusan di HUMANIS FISIP-UNHAS, dan dilaksanakan secara paripurna (bekelanjutan) berdasarkan Alurisasi dan mekanisme struktur. b. Sidang Umum dan atau Sidang istimewa dihadiri oleh Pengurus, Dewan Eksekutif Organisasi, dan seluruh Anggota HUMANIS FISIP-UNHAS, dimana Anggota Badan Legislatif Organisasi bertindak sebagai Pimpinan Sidang. c. Forum Sidang Umum dan atau Sidang istimewa membicarakan tentang permasalahan-permasalahan dalam lingkup organisasi baik secara internal maupun eksternal, kebijakan-kebijakan organisasi, perencanaan dan arah masa depan organisasi yang bersifat strategis. d. Mekanisme persidangan secara suprastruktur sepenuhnya diatur dan menjadi tanggung jawab dari Badan Legislatif Organisasi, sedangkan Infrastrukturnya diatur oleh pengurus dan Dewan Eksekutif organisasi.
2. Rapat Dewan Eksekutif Organisasi. a. Rapat Dewan Eksekutif merupakan forum pengambilan keputusan di HUMANIS FISIP-UNHAS yang membicarakan hal-hal berkenaan dengan kondisi Kepengurusan, kinerja kepengurusan, Reposisi personalia dan mutasi dari struktur kepengurusan serta segala sesuatu yang berhubungan dengan pelaksanaan fungsi manajemen struktur organisasi. b. Rapat Dewan Eksekutif dihadiri oleh Seluruh anggota Dewan Eksekutif, dan dilaksanakan secara paripurna (bekelanjutan) berdasarkan Alurisasi dan mekanisme struktur. c. Jika dalam Rapat Dewan Eksekutif tidak dapat mengambil keputusan berkenaan dengan permasalahan yang dihadapi organisasi, maka Dewan Eksekutif dapat meminta Saran dan pertimbangan dari Badan Legislatif Organisasi untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. 3. Rapat kerja pengurus. a. Rapat Kerja Pengurus merupakan forum pengambilan keputusan yang berhubungan dengan kebijakan dan program kerja kepengurusan berdasarkan pada tiap-tiap level struktur yang ada (Departemendepartemen masing-masing). b. Rapat kerja dihadiri oleh semua fungsionaris Pengurus dan seluruh Anggota HUMANIS FISIP-UNHAS c. Rapat kerja dilakukan sebanyak 1 (satu) kali dalam satu (1) tahun. d. Dalam rapat Kerja Pengurus, setiap departemen yang ada membuat perencanan program kerja dalam bentuk kegiatan-kegiatan berdasarkan wilayah kerja dan garapan dari masing-masing departemen tapi tidak menutup kemungkinan melakukan joint (kerjasama) dengan departemen lain, koordinasi dan komunikasi untuk bersama-sama merumuskan program kerjanya demi mempermudah dalam perumusan program kerja departemennya.
e.
Fungsi
dan
wewenang
rapat
kerja
adalah
menyusun
schedule
aktivitas/rencana kerja kepengurusan untuk satu Tahun dan menyusun rencana anggaran penerimaan dan pengeluaran untuk semua agenda kegiatan selama satu Tahun. f. Setiap departemen-departemen yang ada dalam membuat Program kerja dan kegiatan-kegiatan
setidak-tidaknya
disusun
dengan
sistematika
penyusunan Sebagaimana Sistematika Penyusunan JUKLAK JUKNIS HUMANIS FISIP-UNHAS antara lain sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN A. DASAR PEMIKIRAN B. LANDASAN C. PENGERTIAN. D. POTENSI ORGANISASI DALAM MENUNJANG KEBERHASILAN PROGRAM KERJA. BAB II ARAH UMUM PROGRAM KERJA A. MAKSUD DAN TUJUAN PROGRAM KERJA (TIK TIU) B. ATURAN TEKNIS OPERASIONAL PROGRAM KERJA (KEPANITIAAN, WAKTU PELAKSANAAN SUMBER DANA) C. ARAH DAN SASARAN PELAKSANAAN PROGRAM D. MAKSUD DAN TUJUAN SERTA FUNGSI PROGRAMKERJA. BAB III POLA DASAR PROGRAM KERJA A. SIFAT, STATUS, DAN KEDUDUKAN PROGRAM KERJA DENGAN PROKER LAIN (MUATAN ISI /KURIKULUM PROKER) B. MEKANISME STRUKTUR PROKER (METODOLOGI PROKER, PENGAWALAN PROKER, UNSUR-UNSUR PELAKSANA PROKER) BAB IV KAIDAH PELAKSANAAN/MEKANISME TATA KERJA PROGRAM KERJA A. HIRARKI PENGAMBILAN KEPUTUSAN (PENANGGUNG JAWAB PROKER)
B. EAVALUASI DAN INDIKATOR KEBERHASILAN PROGRAM KERJA C. FORMASI STRUKTUR DAN RUANG LINGKUP TATA KERJA SRUKTUR BAB V PENUTUP
Catatan : Acuan Sistematika penyusunan Konsep Program kerja ini dapat dirubah dan dimodifikasi selama tidak terjadi distorsi dan melenceng dari substansi yang ingin dicapai melalui prosesi Perumusan
Program
kerja
yang
berkualitas,
terencana,
terjangkau, dan realistis dan tentunya senantiasa disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi itu sendiri. 4. Rapat Dewan Pimpinan Pengurus. a. Rapat Dewan Pimpinan merupakan rapat yang dihadiri oleh anggota Pengurus dari unsur pimpinan, yang dilakukan dalam rangka pengambilan kebijakan berkenaan dengan permasalahan organisasi secara menyeluruh dan terpadu baik sebagai penjabaran dari hasil-hasil Rapat Dewan Eksekutif maupun hanya untuk melihat sejauh mana kinerja struktur dan managerial dari semua level struktur dalam menjalankan operasionalisasi program kerja yang telah dimanahkan oleh organisasi. b. Rapat Dewan Pimpinan Pengurus dihadiri unsur pimpinan pada struktur kepengurusan yang ada. Dalam hal ini Ketua Umum, Ketua I, Ketua II, Ketua-Ketua Departemen, dan Ketua-Ketua Divisi dari struktur yang ada. c. Rapat Dewan Pimpinan Pengurus dilaksanakan setidak-tidaknya 1 (satu) kali dalam satu bulan. d. Fungsi dan wewenang Rapat Dewan Pimpinan pengurus adalah mendengarkan dan membahas berbagai informasi dan perkembangan organisasi dari berbagai aspek secara padu. 5. Rapat Departemen Pengurus.
a. Rapat Departemen Pengurus merupakan rapat yang diadakan pada tingkat pengurus dalam rangka membicarakan agenda organisasi yang telah didelegasikan kepada masing-masing Departemen yang ada dalam kepengurusan. b. Rapat Departemen Pengurus dihadiri oleh ketua Departemen bersangkutan dan seluruh stafnya dalam hal ini ketua-ketua divisi dan supervisior. c. Rapat Departemen Pengurus diselenggarakan sesuai dengan kebutuhan dan permasalahan Departemen bersangkutan. d. Rapat Departemen Pengurus bertujuan untuk: (a). Mengkaji kebijakan organisasi
yang
bersangkutan,
terkait
(b).
dengan
Mengambil
bidang
kerja
departemen
langkah-langkah
teknis
yang untuk
menyelenggarakan program-program yang telah ditetapkan baik dalam Rapat Kerja ataupun di rapat dewan pimpinan yang menyangkut dengan bidang departemen yang bersangkutan, (c). membuat penyesuaian terhadap rencana pelaksanaan kegiatan pada bidang yang bersangkutan yang mengalami perubahan baik dari segi teknis maupun dari segi waktu. e. Namun dalam proses pelaksanaannya tidak menutup kemungkinan untuk menjalankan rapat departemen-departemen secara keseluruhan atau bahkan Rapat pengurus secara keseluruhan dengan menghadirkan seluruh anggota pengurus. B. FORMASI STRUKTUR DAN RUANG LINGKUP TATA KERJA SRUKTUR 1. Formasi Umum Kepengurusan Formasi umum kepengurusan untuk HUMANIS FISIP UNHAS sekurang-kurangnya terdiri dari Ketua Umum, Ketua I, Ketua II, Ketua Departemen, dan Ketua Divisi, serta supervisior yang masing-masing harus memiliki minimal 2 orang staf kecuali untuk Ketua divisi dan supervisor tergantung kebutuhan.
2. Struktur Personalia Pengurus HUMANIS FISIP-UNHAS. Struktur personalia pengurus dalam setiap struktur pimpinan HUMANIS FISIP-UNHAS lebih diarahkan sebagai sebuah proses organisasi dalam rangka pendesentralisasian tugas dan wewenang organisasi. Hal ini dimaksudkan sebagai upaya mendorong partisipasi seluruh komponen organisasi dalam upaya mencapai tujuan organisasi secara umum dan pencapaian target kepengurusan secara maksimal. Penyusunan personalia struktur kepengurusan pada setiap level struktur organisasi disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing struktur pimpinan yang dijabarkan kedalam sejumlah departemen yang penetapannya mengacu pada AD/ART dan JUKLAK JUKNIS HUMANIS FISIP UNHAS. Adapun dalam struktur HUMANIS FISIP-UNHAS di tetapkan DepartemenDepartemen Sebagai berikut: 1. Departemen Keorganisasian dan Pengembangan Organisasi dan Sumber Daya Manusia (POSDAM) yang terdiri atas: a. Divisi Diklat dan Kaderisasi. b. Divisi Pemberdayaan Aparatur Organisasi (PAO). 2. Departemen Riset, terdiri atas: a. Divisi Penelitian dan Pengembangan (LITBANG) b. Divisi Pengolahan Data 3. Departemen Kajian Keilmuan, terdiri atas: a. Divisi Kebijakan Publik b. Divisi Manajemen Publik 4. Departemen Informasi dan Hubungan Luar, terdiri atas: a. Divisi Networking
b. Divisi Informasi Komunikasi (INFOKOM) 5. Departemen Administrasi dan Keuangan, mencakup: a. Divisi Administrasi b. Divisi Keuangan 6. Departemen Minat dan Bakat, yang mencakup: a. Divisi Seni dan Budaya. b. Divisi Olahraga. Dengan demikian struktur personalia Pengurus HUMANIS FISIP UNHAS adalah sebagai berikut: 1. Ketua Umum 2. Ketua I 3. Ketua II 4. Ketua Departemen Keorganisasian dan Pengembangan Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia (POSDAM). 5. Ketua Departemen Riset 6. Ketua Departemen Kajian Keilmuan. 7. Ketua Departemen Informasi dan Hubungan Luar. 8. Ketua Departemen Administrasi dan Keuangan. 9. Ketua Departemen Minat dan Bakat. 10. Ketua Divisi Diklat dan Kaderisasi. 11. Ketua Divisi Pemberdayaan Aparatur Organisasi (PAO).
12. ketua Divisi Penelitian dan Pengembangan (LITBANG). 13. ketua Divisi Pengolahan Data. 14. Ketua Divisi Kebijakan Publik. 15. ketua Divisi Manajemen Kebijakan publik. 16. Ketua Divisi Networking. 17. Ketua Divisi Informasi Komunikasi (INFOKOM). 18. Ketua Divisi Administrasi. 19. Ketua Divisi Keuangan. 20. Ketua Divisi Seni dan Budaya. 21. Ketua Divisi Olahraga. 22. Supervisior Divisi Diklat Kaderisasi dan Divisi Pemberdayaan Aparatur Organisasi (PAO). 23. Supervisior Divisi Penelitian dan Pengembangan (LITBANG) dan Divisi Pengolahan Data. 24. Supervisior Divisi Kebijakan Publik dan Divisi Manajemen publik. 25. Supervisior Ketua Divisi Networking dan Divisi Informasi Komunikasi (INFOKOM). 26. Supervisior Divisi Administrasi dan Divisi Keuangan. 27. Supervisior Divisi Seni dan Budaya serta Divisi Olahraga. 28. Staf Ketua Divisi Diklat dan Kaderisasi. 29. Staf Ketua Divisi Pemberdayaan Aparatur Organisasi (PAO).
30. Staf ketua Divisi Penelitian dan Pengembangan (LITBANG). 31. Staf ketua Divisi Pengolahan Data. 32. Staf Ketua Divisi Kebijakan Publik. 33. Staf ketua Divisi Manajemen Publik. 34. Staf Ketua Divisi Networking. 35. Staf Ketua Divisi Informasi Komunikasi (INFOKOM). 36. Staf ketua Divisi Administrasi. 37. Staf ketua Divisi Keuangan. 38. Staf ketua Divisi Seni dan Budaya. 39. Staf ketua Divisi Olahraga. Berdasarkan skema personalia dari struktur kepengurusan yang ada maka untuk menjabat/menduduki (menempati) setiap levelitas struktur yang ada berdasarkan Jenjang Karier yang telah dilaluinya di HUMANIS FISIPUNHAS, yang mana proses seleksi atau rekruitmennya berdasarkan kerja/mekanisme alurisasi struktur secara alami, jadi dengan kata lain setiap jabatan di HUMANIS FISIP-UNHAS kesemuanya adalah jabatan carier. 3. Mekanisme dan Tata Kerja Organisasi Berdasarkan Skema Struktur. 1. Ketua Umum a. Ketua Umum Berkewajiban mematuhi, melaksanakan konstitusi HUMANIS FISIP UNHAS dan aturan pokok organisasi HUMANIS FISIP-UNHAS lainnya, termasuk hasil-hasil Sidang Umum. b. Ketua Umum merupakan Penanggung Jawab tertinggi terhadap kebijakan organisasi dan pengurus HUMANIS FISIP UNHAS.
c. Proses pengambilan kebijakan/keputusan didasarkan pada mekanisme pengambilan keputusan yang telah ditetapkan oleh konstitusi HUMANIS FISIP-UNHAS. d. Ketua Umum Tidak diperkenankan meninggalkan tugas lewat dari 2 x 24 jam kecuali untuk hal-hal yang bersifat urgen dan untuk kepentingan organisasi. e. Ketua Umum berhak dan memiliki kewenangan untuk melakukan evaluasi dan pengawasan baik secara melekat maupun fungsioanal untuk menilai sejauh mana kinerja pengurus secara menyeluruh dari setiap level dan posisi struktur yang ada, termasuk merekomendasikan personalia pengurus pada Dewan Eksekutif dengan mengacu kepada AD/ART dan aturan organisasi lainnya. f. Dalam kondisi tertentu (jika ketua umum berhalangan untuk menjalankan
kewajibannya
sebagai
pucuk
pimpinan)
maka
diberlakukan sistem Ad-Intrim yakni posisi yang dtinggalkan digantikan oleh pengurus yang jabatanya berada pada posisi struktur yang berada dibawahnya dan atau posisi struktur yang setara, dalam hal ini ketua I. g. Jika ketua Umum Berhalangan tetap maka Badan Legislatif Organisasi melakukan penunjukan langsung caretaker HUMANIS FISIP-UNHAS dalam rapat Badan Legislatif, Caretaker selanjutnya menjalankan roda organisasi sampai terpilihnya ketua Umum baru. h. Dalam rangka menetapkan kebijakan yang bersifat operasionalisasi kerja struktur ketua umum didampingi oleh pengurus lainnya, sedangkan untuk kebijakan yang bersifat strategis ketua umum harus membicarakannya dalam Rapat Dewan Eksekutif dimana keputusan finalnya ada pada Rapat Badan Legislatif Organisasi. 2. Ketua I a. Ketua I Berkewajiban mematuhi, melaksanakan konstitusi HUMANIS FISIP UNHAS dan aturan pokok organisasi HUMANIS FISIPUNHAS lainnya dan bertanggung jawab secara langsung kepada Ketua Umum.
b. Ketua I bertugas membantu ketua umum dalam hal operasionalisasi kerja
struktur
berdasarkan
desentralisasi
kewenangan
yang
diperolehnya. c. Ketua I merupakan Penanggung Jawab tertinggi terhadap kebijakan internal
pengurus
(berkenaan
dengan
levelitas
Struktur
yang
dibidangi/dibawahinya). d. Ketua I memiliki kewenangan untuk mengambil kebijakan berkenaan dengan permasalahan organisasi pada level struktur yang dinaunginya termasuk melakukan evaluasi dan pengawasan melekat dan fungsional terhadap struktur yang dinaunginya. e. Ketua I Tidak diperkenankan meninggalkan tugas lewat dari 2 x 24 jam kecuali untuk hal-hal yang bersifat urgen dan demi kepentingan organisasi. 3. Ketua II a. Ketua II Berkewajiban mematuhi, melaksanakan konstitusi HUMANIS FISIP UNHAS dan aturan pokok organisasi HUMANIS FISIPUNHAS lainnya dan bertanggung jawab secara langsung kepada Ketua Umum. b. Ketua II bertugas membantu ketua umum dalam hal operasionalisasi kerja
struktur
berdasarkan
desentralisasi
kewenangan
yang
diperolehnya. c. Ketua II merupakan Penanggung Jawab tertinggi terhadap kebijakan eksternal pengurus (berkenaan dengan levelitas Struktur yang dibidangi/dibawahinya). d. Ketua II memiliki kewenangan untuk mengambil kebijakan berkenaan dengan permasalahan organisasi pada level struktur yang dinaunginya termasuk melakukan pengawasan melekat dan funsional terhadap struktur yang dinaunginya. e. Ketua II Tidak diperkenankan meninggalkan tugas lewat dari 2 x 24 jam kecuali untuk hal-hal yang bersifat urgen dan untuk kepentingan organisasi. 4. Ketua-Ketua Departemen
a. Berkewajiban mematuhi, melaksanakan konstitusi HUMANIS FISIP UNHAS serta bertanggung jawab kepada Ketua I dan Ketua II berdasarkan ruang lingkup dan bidang departemennya. b. Ketua-Ketua Departemen bertugas membantu Ketua I dan II berdasarkan wilayah kerjanya disamping merupakan Penanggung Jawab tertinggi terhadap kebijakan Departemen yang dianaunginya. c. Tidak meninggalkan tugas lewat dari 2 x 24 jam kecuali untuk hal-hal yang bersifat urgen dan untuk kepentingan organisasi. d. Proses pengambilan kebijakan/keputusan didasarkan pada mekanisme pengambilan keputusan yang telah ditetapkan oleh konstitusi HUMANIS FISIP-UNHAS. e. Ketua-Ketua Departemen berhak dan memiliki kewenangan untuk melakukan evaluasi dan pengawasan baik secara melekat maupun fungsioanal untuk menilai sejauh mana kinerja pengurus yang berada pada wilayah kerjanya. f. Ketua-ketua Departemen berwenang untuk menilai dan mengontrol Kinerja departemenya berkenaan dengan program kerja departemennya sebagaimana yang telah dirumuskan dalam Rapat program kerja HUMANIS FISIP-UNHAS. g. Dalam hal pengoptimalan kinerja dan operasionalisasi struktur serta program kerjanya ketua-ketua departemen dapat melakukan kejasama dengan departemen-departemen lainnya dalam lingkup HUMANIS FISIP-UNHAS. 5. Ketua-Ketua Divisi. a. Berkewajiban mematuhi, melaksanakan konstitusi HUMANIS FISIP UNHAS serta bertanggung jawab kepada Ketua Departemen berdasarkan ruang lingkup dan bidang departemennya. b. Ketua-Ketua
Divisi
bertugas
membantu
Ketua
Departemen
berdasarkan wilayah kerjanya disamping merupakan Penanggung Jawab tertinggi terhadap Divisi yang dianaunginya.
c. Ketua-Ketua Divisi
berhak
dan
memiliki
kewenangan
untuk
melakukan pengawasan dan evaluasi untuk menilai sejauh mana kinerja pengurus yang berada pada wilayah kerjanya. d. Ketua-ketua Divisi berwenang untuk menilai dan mengontrol Kinerja Divisinya berkenaan dengan program kerja Divisinya sebagaimana yang telah dirumuskan dalam Rapat program kerja HUMANIS FISIPUNHAS. 6. Supervisior-Supervisior Divisi a. Berkewajiban mematuhi, melaksanakan konstitusi HUMANIS FISIP UNHAS serta bertanggung jawab kepada Ketua Divisi. b. Bertugas membantu Ketua Divisi c. Ketua-Ketua Divisi
berhak
dan
memiliki
kewenangan
untuk
melakukan uji kriteria dan Kelayakan terhadap pelaksana teknis (kepanitiaan) dari program Kerja/kegiatan HUMANIS FISIP-UNHAS, termasuk mempersiapkan perangkat supra struktur dan sekaligus menjadi pengarah dan atau mengarahkan kepanitianan yang telah terbentuk. 7. Staf-Staf Ketua Divisi. a. Berkewajiban mematuhi, melaksanakan konstitusi HUMANIS FISIP UNHAS. b. bertugas membantu Ketua Departemen berdasarkan wilayah kerjanya, serta mendampingi ketua departemen dalam kerja-kerjanya, disamping mempersiapkan kebutuhan ketua departemen. c. Mengelola, dan mengatur dokumen-dokumen ketua departemen sesuai dengan wilayah kerjanya. 4. Kepanitiaan Dalam melaksanakan kerja-kerja kepengurusan dalam jangka pendek atau dengan kata lain pelaksanaan dari program kerja pengurus (PROKER) maka pengurus pada setiap level struktur pimpinan termasuk pada level
pimpinan pembantu HUMANIS FISIP-UNHAS dapat membentuk kepanitiaan yang dapat meliputi panitia pengarah (steering committee) dalam hal ini Masing-Masing
Supervisior
dan
panitia
pelaksana
teknis(organizing
committee). Adapun mekanisme rekruitmen Kepanitian berdasarkan pada jenjang karier yang telah dilalui, uji kriteria dan kelayakan, kapabilitas, loyalitas, integritas dan human relation yang baik. Sedangkan penilaiannya sepenuhnya diserahkan pada departemen-departemen masing-masing melalui perpanjangan tangan supervisior. Dalam menunjang kerja-kerja kepanitian terutama dari segi pendanaan Panitia pelaksana dapat membuat Project Proposal yang dapat disusun dengan sisitemtika sebagai berikut: I. Dasar Pemikiran II. Landasan Kegiatan III. Nama Kegiatan IV. Tema Kegiatan V. Maksud dan Tujuan Kegiatan, dapat berupa tujuan umum dan tujuan khusus. VI. Waktu dan Tempat kegiatan VII. Bentuk Kegiatan, Schedule atau deskripsi kegiatan. VII. Peserta VIII. Pelaksana dan penanggung jawab IX. Rincian Anggaran (biasanya terlampir) IX. Sumber Dana
X. Penutup Lampiran-lampiran berkenaan dengan kegiatan yang akan dilakssanakan, seperti SK Kepanitiaan, Rekomendasi, Silabus Kegiatan, Term of Refrence, aturan dan mekanisme Kontrak kerja dll. 5. Pendanaan HUMANIS FISIP-UNHAS semestinya dikelola secara transparan demi pencapaian tujuan dan usaha organisasi. Dalam pengelolaan dana HUMANIS FISIP-UNHAS Anggota dapat belajar dan memiliki pengalaman mengelola keuangan organisasi sesuai dengan prinsip akuntabilitas, transparansi dan responsibility demi tertib organisasi. Adapun Sumber dana untuk membiayai kebutuhan organisasi dan seluruh program kerja dibebankan kepada Kas yang dimiliki oleh oraganisasi baik dalam bentuk sarana dan prasarana maupun dalam bentuk nominal serta faktor pendukung lainnya dimana dalam pendanaanya disesuaikan dengan keadaan/kondisi kas organisasi serta tingkat kebutuhan dari setiap pos (estimasi) Anggaran. Dalam hal penggunaan dan pengelolaan serta Alokasi dana HUMANIS FISIP-UNHAS disesuaikan dengan kondisi keuangan organisasi, jenis kegiatan dan kebutuhan organisasi, dimana Pertanggung jawaban dana diserahkan kepada pengurus yang diberikan wewenang dan tanggung jawab untuk itu. Pendanaan HUMANIS FISIP-UNHAS dapat bersumber dari; a. Pemerintah: 1. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) yang dialokasikan melalui perguruan tinggi. 2. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi 3. Bantuan Pemerintah Daerah b. Perguruan Tinggi:
Dana yang dialokasikan untuk kegiatan kemahasiswaan c. Kekayaan Organisasi: Iuran
Anggota
HUMANIS
FISIP-UNHAS
dan
Sumbangan
dari
Mahasiswa ilmu Administrasi yang mendapatkan Beasiswa, Usaha-Usaha Organisasi, Kas organisasi, Saldo Kegiatan, dan piutang organisasi. d. Masyarakat: 1. Sponsorship yang tidak mengikat. 2. Sumbangan Masyarakat. 6. Badan Legislatif Organisasi Badan Legislatif Organisasi HUMANIS FISIP-UNHAS merupakan lembaga yang memilki kewenangan untuk menindak lanjuti apabila terjadi pelanggaran Etika (tindakan Inkonstitusional) yang dilakukan oleh Pengurus, Dewan Eksekutif Organisasi HUMANIS FISIP-UNHAS, serta seluruh Anggota HUMANIS FISIP-UNHAS, disamping itu Badan Legislatif Organisasi memiliki kewenangan untuk meninjau kinerja dan alurisai menkanisme dan tata kerja struktur di HUMANIS FISIP-UNHAS, dan dalam kondisi tertentu dapat bertindak sebagai lembaga Yudikatif. Adapun jumlah Anggota Badan Legislatif Organisasi Sebanyak-banyaknya 5 (lima) Orang. Mekanisme
kerja
Badan
Legislatif
Organisasi
dilaksanakan
berdasarkan dan berlandaskan pada AD/ART dan JUKLAK JUKNIS HUMANIS FISIP-UNHAS. 7. Dewan Eksekutif Organisasi Dewan Eksekutif Organisasi HUMANIS FISIP-UNHAS merupakan lembaga Struktural yang secara administratif include dalam Kepengurusan HUMANIS FISIP-UNHAS, yang mana jumlah Anggotanya 4 orang di tambah Ketua Umum.
Mekanisme Kerja dari Dewan Eksekutif Organisasi dilaksanakan dan berlandaskan pada AD/ART dan JUKLAK JUKNIS HUMANIS FISIPUNHAS, termasuk wilayah kerja, peran dan fungsi serta kewenangannya. 8. Evaluasi Kinerja dalam Pelaksanaan Program Organisasi. Sebagai upaya dalam menerpakan prinsip akuntabilitas, trasparansi dan responsibility demi tertib organisasi di HUMANIS FISIP-UNHAS maka Evaluasi terhadap pelaksanaan program kegiatan penting untuk dilakukan karena tanpa adanya evaluasi sulit untuk mengetahui suatu program kegiatan yang telah dilaksanakan mencapai sasaran yang diinginkan. a. Prinsip Evaluasi 1. Perumusan sasaran secara jelas dan spesifik mengenai program kegiatan yang akan dievaluasi. 2. Dilaksanakan secara terencana, transparan, dan berkesinambungan, dalam penyusunan usulan program selalu harus ada kejelasan mengenai kapan evaluasi dilakukan serta berkesinambungan dalam arti dilakukan pada saat awal, pertengahan maupun setelah program dilaksanakan. 3. Perumusan kriteria keberhasilan program yang spesifik dan dapat diukur, dapat dicapai, serta memiliki batasan waktu yang jelas. 4. Adanya mekanisme yang jelas mengenai siapa yang terlibat dalam evaluasi, bagaimana evaluasi dilakukan, dan kepada siapa hasil evaluasi harus disampaikan. b. Tujuan Evaluasi 1. Tujuan Umum Mengetahui perkembangan program yang telah dilaksanakan serta pertanggung jawaban atas kegiatan tersebut, baik dari segi pencapaian
sasaran (efektif) maupun dari segi pembiayaan yang telah dikeluarkan (efisien). 2. Tujuan Khusus a. Mengetahui dampak program kegiatan terhadap pengembangan diri anggota maupun perkembangan organisasi b. Mengetahui sejauh mana program kegiatan yang sudah dilakukan memenuhi kriteria keberhasilan program yang sudah ditetapkan c. Mengetahui kelemahan atau kekurangan dari program kegiatan yang sudah dilakukan (sebagai leeson learned) bagi program yang sejenis dimasa depan/mendatang d. Mengeahui cost bennefit ratio melalui perbandingan antara besarnya dana yang dikeluarkan dengan manfaat yang dicapai melalui kegiatan tersebut. c. Sasaran evaluasi Evaluasi dilakukan terhadap organisasi dengan memperhatikan beberapa hal sebagai berikut: 1. Aspek manajerial organisasi yang mencakup: a. Kondisi kesekretariatan organisasi b. Kinerja Kepengurusan c. AD/ART atau pedoman penegelolaan organisasi lainnya. d. rencana kerja jangka pendek (tahunan) dan jangka panjang. e. penyusunan laporan keuangan setiap bulannya, per empat bulannya dan tahunan.
f. pengembangan kompetensi anggota (kepemimpinan, manajemen) dan kaderisasi. 2. Program dan kegiatan yang mencakup: a. kalender kegiatan percaturwulan dan atau tahunan. b. Usulan kegiatan program. c. Kesinambungan program kegiatan organisasi d. rumusan mengenai tujuan dan manfaat yang ingin dicapai dikembangkan melalui kegiatan organisasi yang dilaksanakan e. Adanya kriteria keberhasilan progaram yang dapat diukur secara kuantitatif. f. adanya laporan keuangan dari kegiatan yang dilakukan dan sesaui dengan pedoman yang ada. d. Metode Evaluasi 1. Menilai laporan berkala dari organisasi mengenai kegiatan yang dolakukan percaturwulan/tahun yang dikategorikan dalam bidang dan deapartemen yang ada 2. Chek list mengenai aspek managerial serta aspek kegiatan untuk mengetahui keadaan/organizational health dari organisasi yang bersangkutan. 3. Membandingkan antara proposal kegiatan dengan laporan pelaksanaan kegiatan. 4. Umpan balik mengenai kegiatan melalui daftar isian yang diisi oleh peserta kegiatan 5. melakukan Rapat evaluasi pengurus berdasarkan AD/ART dan JUKLAK JUKNIS HUMANIS FISIP-UH
e. Tolak Ukur Keberhasilan a. Terselenggaranya kegiatan Organisasi berdasarkan departementalisasiny b. Meningkatnya kegiatan Organisasi yang berpengaruh signifikan terhadap pengembangan diri mahasiswa (Kepemimpinan, kemampuan manajerial, sikap kritis, dan kepekaan terhadap madsalah sosial yang ada dilingkungannya) c. Meningkatnya mahasiswa yang melibatkan diri dalam kegiatan Keorganisasian d. Meningkatnya kegiatan kemahasiswaan yang berpengaruh signifikan terhadap perkembangan dan pengembangan organisasi (program yang terencana dan berkesinambungan). e. Terdapatnya manajemen pengelolaan organisasi dan mekanisme serta administrasi pertanggung jawaban kegiatan yang sesuai dengan kaidah-kaidah organisasi. f. Indikator Evaluasi Kinerja Organisasi. Dalam rangka melakukan pengukuran terhadap kinerja organisasi secara keseluruhan, maka diperlukan indicator-indikator yang dapat diukur. Indikator-indikator tersebut merupakan rujukan dalam melakukan evaluasi kinerja organisasi, beberapa indikator yang dimaksud adalah sebagai berikut: a. Tingkat pelaksanaan Latihan Kader b. Keaktifan pengurus pada setiap level struktur secara keseluruhan. c. Keaktifan panitia berkenaan dengan pelaksanaan program kerja organisasi d. Realisasi program kerja dan dinamisasi kelembagaan
e. Ketepatan dalam menentukan sasaran program kerja f. Ketepatan dalam membuat laporan pelaksanaan program kerja g. Kemampuan dalam membuat laporan pertanggungjawaban diakhir masa jabatan atau periode kepengurusan. g. Sistematika Penyusunan Laporan kegiatan Untuk Kepengurusan laporan kinerja pengurus dibuat secara berkala dengan selang waktu Per empat bulan, sedangkan untuk kepanitiaan dua pekan setelah kegiatan dilaksanakan (berakhir/selaesai) Dalam memberikan dan menyusun Laporan pertanggung jawaban Kegiatan organisasi baik oleh panitia dan pengurus dapat disusun dengan sistematika Sebagai berikut: Untuk Pengurus: 1. Muqadimah/pandangan umum 2. Kondisi/Realitas Objektif Organisasi Aras Wacana ( Kondisi internal dan ekternal baik dari aspek kepengurusan maupun kelembagaan/organisasi, termasuk dinamika kelembagaan/pengurus) Aras Laksana (Pelaksanaan dan Acuan AD/ART dan JUKLAK JUKNIS organisasi, dan pelaksanaan Rekomendasi Organisasi) 3. Deskripsi laporan 4. Laporan kegiatan/Realisasi Program kerja (Faktor pendudkung dan penghambat, potensi, peluang, dan kelemahan, Kondisi umum departemen-departemen, Realisasi program kerja, Program kerja Hasil Rapat kerja Pengurus, program kerja Insidentil, program kerja yang tidak atau belum terlaksana, Rekomendasi yang terlaksana tidak atau
belum terlaksana, analisa kegiatan organisasi yang menyangkut proker yang terlaksana dan tidak atau belumterlaksana) 5. Kebijakan-kebijakan (Interen dan Ekstern) 6. Kondisi kepengurusan (intern dan ekstern) 7. Rekapitualsi Program kerja 8. Laporan Administrasi dan Kesekretariatan (aktivitas persuratan baik surat masuk dan surat keluar dan Inventarisasi) 9. Laporan Keuangan 10. Proyeksi dan peran Strategis Organisasi kedepannya 11. Penutup 12. Lampiran-lampiran Untuk Kepanitian Laporan Pertanggung jawabannya dapat disusun dengan sistematika sebagai berikut: 1. Pendahuluan (Muqadimah) 2. Mekanisme Kerja Kepanitian (Kondisi internal dan eksternal kepanitian, mekanisme kepanitiaan) 3. Laporan Kegiatan (Pra Kegiatan, Hari H atau pelaksanaan Kegiatan, Pasca kegiatan) 4. Laporan Keuangan 5. Laporan administrasi dan kesekretariatan panitia 6. proyeksi atau harapan untuk kepanitian selanjutnya. 7. Penutup
8. Lampiran-lampiran Catatan : Acuan Sistematika penyusunan LPJ ini dapat dirubah dan dimodifikasi selama tidak terjadi distorsi dan melenceng dari substansi yang ingin dicapai melalui prosesi LPJ kepanitiaan dan pengurus, dan tentunya senantiasa disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi. BAB VI PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN HUMANIS FISIP-UNHAS A. PENDAHULUAN Administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan setiap usaha kerja sama manusia dalam mencapai tujuan tertentu. Untuk terselenggaranya administrasi dengan baik dan mencapai tujuan, maka diperlukan suatu proses yang tertib dan sistimatis. Administrasi kesekretariatan HUMANIS FISIP-UNHAS yang benar-benar berfungsi sebagai tempat dan pusat kegiatan/aktivitas organisasi berada pada lingkup Departemen Adminsitrasi dan Keuangan Khususnya Divisi Keuangan. Untuk maksud dan tujuan tersebut maka dalam penyelenggaraan aktivitas kesekretariatan benar-benar di upayakan tercapai secara efektif. B. KESEKRETARIATAN HUMANIS FISIP-UNHAS Untuk menyelenggarakan administrasi yang efektif, diperlukan adanya suatu tempat yang representatif sebagai pusat pengurusan segala sesuatu yang berhubungan dengan organisasi. Hal yang dimaksudkan adalah adanya sekretariat organisasi yang memadai sebagai sentral aktifitas organisasi HUMANIS FISIPUNHAS.
Usaha penyelenggraan administrasi kesekretariatan bertujuan agar sekretariat HUMANIS FISIP-UNHAS benar-benar dapat berfungsi sebagai sekretariat organisasi yaitu: 1. Tempat kerja yang efisien bagi pengurus dalam mengendalikan organisasi. 2. Sentral komunikasi 3. Sentral kegiatan dan penyelenggaraan administrasi I. Persuratan Humanis FISIP-UNHAS Urusan Persuratan adalah suatu bagian yang penting dari kegiatan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak organisasi dalam bentu tulisan. Arti penting surat bagi sebuah organisasi adalah: a. Sebagai alat komunikasi. b. Sebagai dokumentasi organisasi. c. Sebagai tanda bukti (alat persaksian) Proses penyelenggaran Administrasi yaitu suatu proses yang terencana dan teratur yang dimulai dengan adanya ide sampai pada penyelesaian dan penyimpanan sebagaimana mestinya. Administrasi Persuratan HUMANIS FISIP-UH terdiri dari: a. Bentuk dan isi surat HUMANIS FISIP-UH b. Sirkulasi surat (masuk-keluar) c. Penyimpanan (pengarsipan)
Surat-surat HUMANIS FISIP-UH yang termasuk surat resmi/dinas maka bentuk dan isinya harus menurut ketentuan-ketentuan Umum yang dibuat oleh organisasi, sebagaiman dicontohkan dibawah ini: Contoh Umum Format Persuratan HUMANIS FISIP-UH
......................................................................................... ......................................................................................... (1) (2) ……… : …………………… (3) ……… : …………………… (4) ……… : …………………… (5)
................................................. (6) ……………………….………………………………………… ……………………….……………………………………….... (7) ......................................................................................................... (8) .....……………………………………………………………….... .....………………………………………………………………… …………………………………………………………………….. ….…………………………………………………………………. …………………………………………….. (9) .............................................................................. (10) ……………………. (11) ………………………… …………………………….. (12) ……………………………. (13) Keterangan : (1) Kepala Surat : Kop, Logo HUMANIS FISIP-UH, Alamat Sekretariat (2) Garis Pemisah kepala dan isi surat (3) Penomoran Surat (4) Lampiran Surat (5) Perihal (6) Tujuan Surat (7) Salam Pembuka (8) Isi Surat (9) Salam Penutup (10) Ungkapan Motto HUMANIS FISIP-UH (11) Tempat dan waktu pembuatan surat (12) Pejabat yang bertanda tangan (Berdsarkan Jenis Surat dan Bidang yang menaunginya) (13) Tembusan (jika ada)
II. Pengagendaan Surat Untuk memudahkan sistem pengelolaan kesekretariatan, dalam hal ini pengelolaan surat-menyurat, surat masuk maupun surat keluar, pengarsipan dan dokumentasi agar teratur dan sistematis, maka sistem pengagendaan surat menyurat perlu diatur tersendiri. Adapun unsur-unsur penting yaitu: - Nomor urut surat - Nomor kode arsip - Nomor surat - Tanggal terima - Nomor dan tanggal surat - Isi surat - Asaal surat - Keterangan (tambahan untuk keterangan surat) Berikut Format agenda surat keluar: No
Kode
Nomor
arsip
surat
Tanggal
Isi surat
Tujuan Keterangan
Berikut Format agenda surat masuk: N
Pengirim Tujuan Nomor Tanggal Lampiran Penerima
o III. Pengarsipan
surat
Keterangan
Arsip adalah kumpulan warkat atau surat-surat yang disimpan secara sistematis, karena mempunyai suatu kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat secara cepat dan tepat ditemukan kembali. Surat-surat organisasi pada prinsipnya harus disimpan disekretariat/kantor, sangat tidak benar dan dilarang apabila penyimpanan surat-surat organisasi diluar arsip organisasi ataupun person-person pengurus. Ada beberapa sistem penyimpanan surat-surat antara lain: a. Sistim abjad (Alphabatik filing) b. Sistimperihal (Subjek filing) c. Nomor (Nomerical filing) d. Tanggal (Chronologikal filing) e. Daerah (Geograhical filing) f. Kode Bagi HUMANIS FISIP-UNHAS surat-surat organisasi disimpan pada mapmap atau tempat-tempat tertentu dengan membedakan kode : - K.A Untuk surat keluar interen - K.B Untuk surat keluar eksteren - M.A Untuk surat masuk interen - M.B Untuk surat masuk eksteren A. Surat keluar I. Surat keluar interen: 1. K.A.I : Pengurus HUMANIS FISIP-UH Secara Keseluruhan
2. K.A.II : Departemen Keorganisasian dan POSDAM. 3. K.A.III : Departemen Riset. 4. K.A.IV : Departemen Kajian Keilmuan. 5. K.A.V : Departemen Informasi dan Hubungan Luar. 6. K. A .VI : Departemen Administrasi dan Keuangan. 7. K.A.VII : Departemen Minat dan Bakat. 8. K.A.VIII : Dewan Direksi Organisasi. 9. K.A.VIII : Dewan Etik Organisasi. Contoh: Nomor : 001/K.A.III./HUMANIS FISIP-UH/X/2008 Keterangan: - 001 : Nomor urut surat - K.A.III : Kode surat Keluar Interen (Departemen Riset) - HUMANIS FISIP-UH : Institusi HUMANIS - X : Bulan pembuatan surat - 2008 : Tahun pembuatan surat II. Surat Keluar eksteren dalam pengarsipannya menggunakan kode: K.B.I : Lembaga Negara, instansi pemerintah, BUMN. 2. K.B.II : Orsospol, Ormas, OKP, Perguruan Tinggi dan Swasta. 3. K.B.III : Umum.
B. Surat masuk I. Surat masuk interen 1. M.A.I : Pengurus HUMANIS FISIP-UH Secara Keseluruhan 2. M.A.II : Departemen Keorganisasian dan MSDM. 3. M.A.III : Departemen Riset. 4. M.A.IV : Departemen Kajian Keilmuan. 5. M.A.V : Departemen Informasi dan Hubungan Luar. 6. M.A.VI : Departemen Administrasi dan Keuangan. 7. M.A.VII : Departemen Minat dan Bakat. 8. M.A.VIII : Dewan Direksi Organisasi. 9. M.A.VIII : Dewan Etik Organisasi. Contoh: Nomor : 001/M.A.VIII./HUMANIS FISIP-UH/X/2008 Keterangan: - 001 : Nomor urut surat - M.A.III : Kode surat Masukr Interen (DEO) - HUMANIS FISIP-UH : Institusi HUMANIS - X : Bulan pembuatan surat - 2008 : Tahun pembuatan surat II. Surat masuk eksteren
Surat Keluar eksteren dalam pengarsipannya menggunakan kode: 1. M.B.I : Lembaga Negara, instansi pemerintah, BUMN. 2. M.B.II : Orsospol, Ormas, OKP, Perguruan Tinggi dan Swasta. 3. M.B.III : Umum. C. ADMINISTRASI KEANGGOTAAN Anggota HUMANIS FISIP-UNHAS merupakan sasaran kerja pembinaan dan pengkaderan organisasi, sehingga perlu ada administrasi yang rapi tentang keanggotaan HUMANIS FISIP-UNHAS dalam rangka terciptanya sarana kerja aktifitas organisasi yang konkrit dan terarah. Anggota HUMANIS FISIP-UNHAS, terutama Anggota biasa mempunyai hak dan kewajiban penuh dicatat dalam buku daftar anggota yang permanen. Buku daftar anggota itu minimal memuat: - Nomor - Nama - Tempat dan tanggal lahir - Nomor Induk Mahasiswa - Nomor keanggotaan HUMANIS FISIP-UNHAS - Kontrol pembayaran iuran anggota - Keterangan Contoh : No 1 2
Nama
Tempat/tgl lahir
NIM
No. KTA HUMANIS Ket.
Setiap Setahun sekali diadakan pendataan kembali anggota HUMANIS yaitu dengan penggantian kartu anggota lama kecuali bagi yang sudah alumni atau habis masa keanggotaannya
maka
dengan
sendirinya
akan
kehilangan
nomor
induk
keanggotaannya. D. ATRIBUT ORGANISASI HUMANIS FISIP-UNHAS Atribut HUMANIS FISIP-UNHAS adalah suatu tanda atau identitas yang melekat didalam organisasi dengan berbagai jenisnya. Adapun atribut HUMANIS FISIP-UNHAS adalah sebagai berikut: 1. Lambang/Logo Humanis FISIP-UNHAS
Penjelasan Lambang/Logo HUMANIS FSIP-UH: 1. Unsur-Unsur Lambang: a. Kepala dan sayap ayam Jantan artinya berada dalam lingkup Universitas Hasanuddin, yang mana melambangkan Sifat dan pribadi Sultan Hasanuddin yang mencerminkan Sikap Intelektual, Berjiwa Besar, budi pekerti luhur, dan Militan dalam bergerak kearah perubahan dan kemajuan. b. Orang yang berjabat tangan artinya Kerjasama yang kuat dan padu dalam mencapai Visi dan Misi yang dicita-citakan secara bersama-sama dalam wadah HUMANIS FISIP-UH.
c. Buku, berarti Sumber pengetahuan dan Ilmu serta referensi ilmiah termasuk manfaat yang diberikannya. d. Lingkaran memiliki arti Satu Kesatuan utuh yang tidak terputus yang membingkai identitas dan karakteristik yang beragam menjadi satu kesatuan Identitas yang tidak mudah terceari berai. e. Tulisan HUMANIS sebagai Identitas organisasi yang senantiasa menjunjung tinggi dan mengedepankan Nilai-nilai kemanusian yang Bila diuraikan kalimatnya menjadi HIMPUNAN MAHASISWA ILMU ADMINISTRASI. 2. Unsur-Unsur Warna: a. Biru Langit : Melambangkan Kedalaman dan keagungan Ilmu, orang yang bijak dan jiwa kepemimpinan yang tinggi. b. Kuning : Melambangkan Kedewasaan, kemuliaan, pencerahan, penerang, Rasionalitas berpikir dan kesatriaan. c. Putih : Melambangkan Garis-garis kesucian, ketulusan dan keapikan d. Merah : melambangkan semangat dan jiwa pemberani. e. Hitam : melambangkan kedalaman ilmu Pengetahuan dan kebulatan Tekad untuk mencapai pribadi yang utuh. Warna dasar Lambang/Logo adalah warna Biru Langit 2. Bendera HUMANIS FISIP-UH Bendera HUMANIS FISIP-UNHAS memiliki format sebagai berikut: 1. Bentuk : Persegi panjang dengan ukuran 150 X 100 Cm 2. Warna : Warna dasar Bendera Adalah Warna Dasar Lambang yaitu biru langit
3.Tulisan : Ditengah-tengah logo HUMANIS terletak diatas bagian logo tertulis HIMPUNAN MAHASISWA ILMU ADMINISTRASI FISIP UNHAS, dan Ditengah-tengah logo HUMANIS terletak dibawah bagian logo tertulis motto HUMANIS “Kejayaan Dalam Kebersamaan" Contoh : 150 cm
HIMPUNAN MAHASISWA ILMU ADMINISTRASI FISIP UNHAS
100 Cm “Kejayaan Dalam Kebersamaan”
3. Papan Nama Sekretariat Contoh : Disesuaikan ukurannya.
160 Cm
120 Cm “Kejayaan Dalam Kebersamaan” PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ILMU ADMINISTRASI FISIP UNHAS (HUMANIS FISIP-UNHAS) Sekretariat : Kampus UNHAS Tamalanrea
4. Jas HUMANIS FISIP-UNHAS Jas HUMANIS FISIP-UNHAS adalah Jas Almamater Universitas Hasanuddin dengan spesifikasi sebagai berikut: Ukuran : Sesuai pemakai Warna : Merah Tulisan dan lambang : - Bagian kiri depan atas = Lambang UNHAS - Bagian Lengan kiri atas = Lambang HUMANIS
- Bagian kanan depan atas = Nama dan jabatan di HUMANIS 5. Stempel Bentuk : Lingkaran (bulat) dengan Lambang HUMANIS FISIP UNHAS ditengahnya. BAB V PENUTUP Pada hakikatnya mahasiswa adalah insan akademik yang memiliki kesadaran sebagai agent of change dan agent of social control dengan kapasitas intelektual dan penguasaan keilmuannya. Disis lain mahasiswa sebagai aset seyogianya diberikan peluang untuk mengembangkan potensi dirinya secara optimal melalui kegiatan organisasi yang mencakup Tri Dharma Perguruan Tinggi, demi teraktualkannya potensi kemanusian menuju gerak substansi-NYA, oleh karenanya HUMANIS FISIPUNHAS berbenah diri dengan melakukan penataan kembali supra dan infra struktur kelembagaannya melalui perumusan Petunjuk Pelaksanaan Petunjuk Teknis (JUKLAK JUKNIS). JUKLAK JUKNIS merupakan acuan dalam pelaksanaan dan pengelolaan managerial struktural organisasi yang penjabarannya secara rinci dilaksanakan oleh pengurus HUMANIS FISIP-UNHAS berdasarkan fungsi dan perannya masingmasing. JUKLAK JUKNIS HUMANIS FISIP-UNHAS disusun dan dirumuskan semaksimal mungkin dengan maksud memberikan arah dan strategi serta memberikan sinergitas dalam menjalankan amanah-amanah organisasi dalam mencapai tujuannya serta demi terselenggaranya Aktifitas Roda organisasi dengan kesadaran agar dapat tercipta tradisi dan iklim keorganisasian yang dialogis-harmonis dalam lingkup HUMANIS FISIP UNHAS, dan di luar Lingkup HUMANIS FISIP-UNHAS, Dengan demikian pada gilirannya hasil program kerja dapat dirasakan oleh seluruh anggota HUMANIS FISIP UNHAS. Para pengambil keputusan pada setiap level struktur perlu menyadari bahwa mekanisme dan tata kerja organisasi dimungkinkan bila terdapat kesadaran dan komitmen daripada pengambil kebijakan organisasi, disamping itu, Berhasilnya
pelaksanaan penyelenggaraan roda organisasi untuk mencapai cita-cita dan tujuan organisasi tergantung pada peran aktif seluruh komponen HUMANIS FISIP-UNHAS serta pada sikap mental, tekad, serta ketaatan dan disiplin para pengurus organisasi, dalam rangka melaksanakan tanggung jawab bersama demi kukuhnya persatuan dan kesatuan organisasi. Selain itu perlu dikembangkan peran aktif kader-kader organisasi untuk mengerti dan memahami aturan main diHUMANIS FISIP-UNHAS termasuk JUKLAK JUKNIS ini, demi penyempurnaan JUKLAK JUKNIS HUMANIS yang akan datang. Pada akhirnya sebuah keniscayaan proses akan memperkuat jati diri dan kepribadian HUAMNIS FISIP-UNHAS yang, berpengetahuan, berilmu, rasional, dewasa, bijaksana, kreatif dan inovatif, serta tanggap akan perubahan “Karena sesungguhnya Apa yang ada dalam pikiran yang kita pikirkan Ideal bukanlah sesuatu yang ideal, Akan tetapi Proses pemikiran kita untuk bergerak menuju pemikiran ideal itulah yang ideal” Wassalamu Alaikum Wr.Wb. Sekian dan terima kasih TEAM PERUMUS JUKLAK JUKNIS Label: JUKLAK / JUKNIS Diposkan oleh Kejayaan Dalam Kebersamaan di 5:21 PM 0 komentar: Poskan Komentar Posting Lebih Baru Posting Lama Beranda Langganan: Poskan Komentar (Atom)
About Me
