SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PEMBELIAN (Studi Kasus : Dealer Yamaha CV. Lapang Jaya Motor)
Cindy Bulandari
[email protected]
Irwan Sutirman Wahdiat., S.E., M.M., Ak
[email protected]
Magdalena Karismariyanti., S.T., MBA
[email protected]
Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Telkom Bandung 2012
ABSTRAK Perkembangan teknologi pada zaman sekarang telah berkembang pesat, begitu pula dengan Sistem Informasi Akuntansi yang dapat dilakukan menggunakan teknologi. Dengan menggunakan sistem informasi tersebut, tersebut, pihak accounting dan finance dapat kemudahan dalam pengendalian atas pencatatan, pengolahan, serta penyediaan informasi secara cepat dan tepat sebagai dasar pengambilan keputusan. Penjualan dan pembelian yang dilakukan pada Dealer Yamaha CV.Lapang Jaya Motor sudah terkomputerisasi, tetapi belum terintegrasi sehingga masih melibatkan beberapa staf operasional dan staf akuntansi. Proses penyusunan perhitungan akuntansi sampai dengan ke dalam penggolongan buku besar masih menggunakan aplikasi Microsoft Microsoft Excel, Sehingga proses proses tersebut akan menimbulkan resiko kesalahan dalam penyediaan penyediaan informasi secara tidak cepat dan tepat, serta menimbulkan kesulitan jika semakin meningkatnya transaksi yang akan terjadi terjadi kedepannya. Guna meningkatkan kinerja perusahaan, maka ditemukannya hasil penelitian tersebut berupa penjabaran mengenai perlunya membangun suatu sistem akuntansi sebagai media yang menjadikan proses pencatatan transaksi sampai dengan ke dalam penggolongan buku besar dengan tujuan untuk memberikan solusi dan kemudahan terhadap permasalahan tersebut. Sistem yang dibuat berbasis VisualBasic.Net dan menggunakan SQL server SQL server sebagai sebagai database. database. Kata Kunci: Pembelian Tunai, Penjualan Tunai, Pengelolaan Akun, Jurnal, Buku Besar
1.
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Dealer Lapang Jaya Motor adalah suatu perusahaan yang berperan sebagai Dealer sepeda motor resmi Yamaha yang menangani penjualan, dan pembelian, serta melayani jasa servis. Sistem penjualan dan pembelian pada perusahaan tersebut sudah terkomputerisasi., namun pada setiap bagian operasional masih melibatkan beberapa jumlah staf dan belum dapat menghasilkan laporan penjualan, laporan pembelian, dan laporan servis secara cepat dan tepat. Dilihat dari permasalahan diatas, maka akan dibuatkan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Pembelian untuk PT. Lapang Jaya Motor agar dapat memudahkan dalam pembuatan laporan-laporan sampai dengan ke dalam penggolongan bukubesar, guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam hal waktu serta biaya operasional. 1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah, maka tujuan dapat dirumuskan sebagai berikut:
a.
Bagaimana sistem informasi akuntansi atas penjualan, jasa servis, dan pembelian berdasarkan prosedur yang sedang berjalan pada Dealer Lapang Lapang Jaya Motor? b. Bagaimana merancang sistem informasi akuntansi yang dapat menyusun laporan penjualan, laporan pembelian, laporan penjualan servis sampai ke penggolongan buku besar? 1.3 Tujuan Berdasarkan latar belakang, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :
a. Membuat
sistem informasi akuntansi penjualan, jasa servis dan pembelian berdasarkan prosedur yang berjalan pada Dealer Lapang Jaya Motor. b. Membuat sistem informasi akuntansi yang dapat menyusun laporan penjualan, laporan pembelian, laporan penjualan servis sampai ke penggolongan buku buku besar besar pada Dealer Lapang Jaya Motor.
1.4 Batasan Masalah
Permasalahan yang sering terjadi pada perusahaan berhubungan dengan pengolahan data pembelian dan penjualan adalah penyediaan transaksi sampai dengan ke penggolongan buku besar yang tidak dapat dihasilkan dengan cepat dan tepat. Selain itu dapat dilihat pembatasan masalah sebagai berikut: a.
Hanya menerapkan proses terjadinya penjualan tunai , dan pembelian tunai. b. Tidak membahas mengenai retur penjualan dan retur pembelian c. Hanya menghasilkan laporan penjualan, laporan pembelian, laporan penjualan servis sampai dengan ke penggolongan buku besar. 1.5 Metodologi Penelitian
Pengembangan sistem yang digunakan adalah SDLC (Software Development Life Cycle) dengan menerapkan pemodelan waterfall. Adapun tahapantahapan model waterfall yang umum digunakan menurut Nugroho (2010;4) adalah sebagai berikut: a.
Definisi Kebutuhan ( Requirement definition). b. Desain Sistem dan Aplikasi (System and software design). c. Implementasi ( Implementation). d. Pengujian (Testing ).
Requirement Definition
untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut. 2.2 Siklus Akuntansi
Siklus akuntansi diawali dengan menganalisa dan menjurnal transaksi kemudian diakhiri dengan neraca saldo setelah penutupan. Yang terpenting dari siklus akuntansi adalah dihasilkannya laporan keuangan. Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam siklus akuntansi antara lain: 1. Menganalisa transaksi bisnis 2. Menjurnal transaksi-transaksi bisnis . 3. Memposting transaksi-transaksi t ersebut. 4. Menyiapkan neraca saldo 5. Menjurnal dan memposting data-data penyesuaian 6. Menyiapkan neraca saldo disesuaikan 7. Menyiapkan laporan keuangan 8. Menjurnal dan memposting jurnal penutup. 9. Menyiapkan neraca saldo setelah penutupan 2.3 Jurnal
Jurnal umum (General Journal ) digunakan untuk mencatat semua transaksi yang tidak dicatat pada jurnal khusus, sedangkan jurnal khusus (Special Journal ) digunakan untuk mencatat transaksi tertentu yang sering terjadi. Jurnal khusus diterapkan pada perusahaan dagang terdiri dari jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal pengeluaran kas, dan jurnal penerimaan kas. Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat semua penerimaan uang, termasuk penjualan tunai dan penerimaan tagihan.
System and Software Design
2.4 Buku Besar (General Ledger ) Implementation
Testing
Gambar 1.1 Tahap Analisis (Waterfall) 2.
Tinjauan Pustaka
2.1 Definisi Akuntansi
Secara umum, akuntansi dapat didefinisikan sebagai sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan (Warren, Reeve, Fess, 2005:10). Menurut AAA ( American Accounting Association ): “ Accounting as the proceed of identifying, measuring and communicating economic information to permit informed judgment and decisions by user of the information " (Muhammad, 2002:11). Dapat diartikan bahwa Akuntansi itu merupakan suatu proses mengidentifikasikan, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi,
Buku besar merupakan suatu penggolongan dari transaksi-transaksi menurut kelompok rekening akun ( posting ) atau dapat diartikan setiap jurnal yang sudah dibuat dipindahkan ke dalam buku besar ( general ledger ) sesuai dengan kelompok rekeningnya (Suharli, 2006: 134). Contoh : Kas akan masuk ke buku besar khusus rekening kas yang berada di sisi debet maupun kredit, sedangkan penjualan akan masuk ke buku besar penjualan yang berada di sisi kredit. 2.5 Sistem Informasi Akuntansi
Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan dan saling berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sistem memiliki subsistem di dalamnya, yang melakukan fungsi khusus untuk mendukung sistem (Romney, Marshall & Steinbart, 2000 : 112). Informasi merupakan data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang (Warren, Reeve & Fess, 2005:41). Sedangkan akuntansi merupakan proses dari identifikasi, pengukuran, dan pelaporan informasi
ekonomi yang berguna dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi akuntansi dapat diartikan sebagai komponen-komponen yang terdiri dari pelaku, metode, dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi mengenai keuangan dan operasi usaha, kemudian mengolahnya menjadi informasi untuk digunakan dalam menjalankan kegiatan perusahaan (Warren, Reeve & Fess, 2005:42).
3.
2.6 COA (Chart of Account )
3.2 Analisis Sistem Usulan
Untuk melakukan otomatisasi pada sistem akuntansi untuk data master dari kode perkiraan menggunakan chart of account . Setiap perkiraan dalam buku besar mempunyai nomor tersendiri. Chart of account merupakan daftar dari keseluruhan penomoran perkiraan yang digunakan dalam organisasi. Struktur dalam chart of account merupakan salah satu hal yang terpenting dalam sistem informasi akuntansi, karena berpengaruh dalam proses penjurnalan serta pembuatan laporan buku besar. Oleh karena itu terdapat aturan dalam penomoran perkiraan dalam chart of account (Idam Cupriadi, 2007). a. Aktiva (1xxxxx) b. Passiva (2xxxxx) c. Modal (3xxxxx) d. Pendapatan (4xxxxx) e. Biaya-biaya (5xxxxx) f. Pendapatan lain-lain (6xxxxx)
Berikut meruakan gambaran alur proses sistem usulan dalam melakukan pencatatan transaksi penjualan, servis dan pembelian.
Analisis dan Perancangan
3.1 Analisis Sistem Berjalan
Ada beberapa analisis siklus berdasarkan sistem yang sedang berjalan saat ini, yaitu: 1. 2. 3. 4. 5.
Analisis Siklus Penjualan Tunai Analisis Siklus Penjualan Kredit Analisis Siklus Penjualan Jasa Servis Analisis Siklus Pembelian. Analisis Siklus Akuntansi
Proses Bisnis Usulan Sistem Penjualan Konsumen
Admin
Sistem
start
Sales Order Input data konsumen
Work Order
Data Konsumen
Konsumen
Input data transaksi
Data penjualan, dan penjualan servis
Penjualan dan Servis Laporan jasa servis
Pembuatan laporan
2.7 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Pembelian
Sistem informasi akuntansi penjualan merupakan suatu sistem yang dapat memberikan informasi tentang hasil dari pada penjualan , baik itu penjualan tunai maupun kredit. Dengan adanya sistem informasi akuntansi penjualan, maka pihak manajemen bisa mengambil suatu keputusan mengenai volume penjualan per periode (Romney, Marshall & Steinbart, 2000:72). Penjualan adalah interaksi antar individu, saling bertemu muka yang ditujukan untuk menciptakan, memperbaiki, menguasai atau mempertahankan hubungan pertukaran yang saling menguntungkan dengan pihak lain (Romney, Marshall & Steinbart, 2003:81). Sistem informasi akuntansi pembelian adalah suatu sistem transaksi untuk mendapatkan barang-barang secara kredit maupun tunai didalam suatu organisasi/perusahaan yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi yang penting, memberi sinyal kepada manajemen dan menyediakan suatu dasar informasi pembelian untuk pengambilan keputusan yang akurat.
Dokumen
Laporan penjualan
Penjurnalan
pembuatan Buku Besar
Laporan Buku Besar
END
Gambar 3.1 Proses Bisnis Sistem Usulan Penjualan
Faktur beli
Proses Bisnis Usulan Sistem Pembelian
Nota Penjualan Laporan Pembelian
Supplier
Admin
Sistem
Dokumen
T a ng g al
N a ma b a ra n g H a rg a b a ra n g
0 2/ 01 /2 01 1
S uz uk i
J u ml a h
T o ta l
1
1 20 00 00 0
1 20 00 00 0
start
Invoices
Laporan Penjualan T a ng g al
N a ma b a ra n g H a rg a b a ra n g
0 2/ 01 /2 01 1
Cek stok barang
S uz uk i
Stok Barang
T an gg al
Stok barang habis ?
0 2/ 01 /2 01 1 0 2/ 01 /2 01 1 0 2/ 01 /2 01 1
ya Permintaan pembelian
Buat faktur beli
Faktur beli
T o ta l
1
2 00 00 00 0 Laporan jasa servis
T a ng g al
T i pe M o to r
J e ni s S e rv i s
K e te r an g an
T a ri f
0 2/ 01 /2 01 1
S uz uk i
S ed an g
B us i R us ak
1 00 00 0
JURNAL
tidak
J u ml a h
2 00 00 00 0
Nota Biayabiaya
Purchase Order
BUKU BESAR
K et er an ga n Ju al B ar an g J u al B ar an g J ua l B ar an g
A ku n
D eb it
K as
2 00 00 00 0
P en ju al an
0
0
H PP
T an gg al
A ku n
D eb ti
0 2/ 01 /2 01 1
K as
2 00 00 00 0
0
0 2/ 01 /2 01 1
K as
0
2 00 00 00 0
0 2/ 01 /2 01 1
K as
K re di t
2 00 00 00 0
2 00 00 0
0
0 2/ 01 /2 01 1
Ju al B ar an g
I nv en to ri
0
2 00 00 0
0 2 /0 1 /2 0 11
B e l i B a ra n g
I n ve n to r i
1 2 00 0 00 0
0 1 20 00 00 0
0 2/ 01 /2 01 1
B el i B ar an g
K as
0
0 2/ 01 /2 01 1
S er vi s M ot or
K as
1 00 00 0
0
0 2/ 01 /2 01 1
S er vi s M ot or
s er vi s
0
1 00 00 0
0 2/ 01 /2 01 1
B ia ya G aj i
B ia ya g aj i
2 50 00 0
0
0 2/ 01 /2 01 1
Bi ay aG aj i
k as
0
2 50 00 0
TOTAL
K re di t
1 00 00 0
0
20100000
20000000
100000
0
T ang ga l
Ak un
D eb ti
0 2/ 01 /2 01 1
I nv en to ri
1 20 00 00 0
0
0 2/ 01 /2 01 1
In ve nt or i
0
2 00 00 0
1 2 20 0 00 0
2 0 00 0 0
TOTAL
T ang ga l
Ak un
0 2/ 01 /2 01 1
Pe nj ua la n
TOTAL
Input Data
K re di t
12000000
0
D eb ti
K re di t
0
2 00 00 00 0
0
2 00 00 00 0
0
20000000
Gambar 3.3 Analisis Masukan dan Keluaran Input data barang yang dibeli, input data supplier
Barang dan Supplier
3.4 Perancangan Sistem DFD
Input data transaksi
Data pembelian
Pembelian
Pembuatan laporan
Laporan Pembelian
Penjurnalan
end
pembuatan Buku Besar
Laporan Buku Besar
Gambar 3.2 Proses Bisnis Sistem Usulan Pembelian
Setelah mengetahui gambaran sistem usulan , maka dilakukan pemodelan aliran data dengan menggunakan DFD ( Data Flow Diagram) versi Yourdan Demarco sehingga dapat memperjelas gambaran sistem usulan. Desain DFD Sistem Informasi Akuntansi pada Dealer Lapang Jaya Motor diawali dengan DFD context diagram sampai pada DFD level 1 : a. Diagram Konteks Pada gambar dibawah ini menunjukkan context diagram yang menggambarkan sistem keseluruhan. Lappembelian
3.3 Analisis Masukkan dan Keluaran
Dokumen-dokumen yang dijadikan masukkan, terdiri dari: 1. Nota Penjualan 2. Service Invoices 3. Faktur beli. 4. Nota transaksi lain-lain
Lapbukubesar
sebagai
dtCOA dtbarang dtkonsumen dtsupplier
Accounting& Finance
dtjnsservis Username+password dtpenjualan
dtpembelian dtservis
Sedangkan, laporan-laporan yang diusulkan sebagai keluaran, terdiri dari: 1. Laporan Penjualan 2. Laporan servis 3. Laporan pembelian 4. Laporan bukubesar sebagai penggolongan dari catatan akuntansi. Gambar di bawah ini merupakan gambaran dokumen sebagai masukan sehingga menghasilkan laporan sebagai keluaran.
Sistem informasi akuntansi
Dttrans_lain
Lapjasaservis Lappenjualan
Gambar 3.4 Diagram Konteks b.
DFD level 0 Pada gambar dibawah ini menunjukkan uraian dari context diagram dimana Sistem Informasi Akuntansi dipecah menjadi 6 bagian proses utama, yaitu: proses login, proses input master data, proses pencatatan data transaksi, proses penjurnalan, proses posting, dan proses pelaporan.
Untuk aplikasi pelayanan jasa servis yang berguna untuk mencatat data transaksi servis yang terjadi pada saat konsumen meminta untuk dilakukan servis terhadap motor. Form aplikasi tersebut dapat dilihat pada gambar 4.3.
untuk menghasilkan laporan buku besar sesuai nama akun yang diinginkan.
Gambar 4.6 Form Buku besar Gambar 4.3 Form Servis Untuk pencatatan transaksi lain-lain dapat dilihat pada gambar 4.4, yang berguna untuk mencatat terjadinya transaksi selain penjualan dan pembelian yang akan langsung diproses ke dalam jurnal. Memudahkan melakukan pencatatan biaya-biaya lain ke dalam penggolongan buku besar.
Berikut di bawah ini merupakan contoh gambaran laporan keluaran yang dihasilkan dalam proses inputan data transaksi yang terjadi dari tiap aplikasi. Dapat dilihat sebagai berikut:
Gambar 4.7 Laporan Penjualan 5.
Gambar 4.4 Form Transaksi Lain-lain
Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil pembuatan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Pembelian adalah sebagai berikut:
Untuk melihat transaksi yang sudah dicatat ke dalam jurnal secara otomatis dapat dilihat pada gambar 4.5.
a.
Sistem Informasi Akuntansi telah dibuat ini merupakan sebuah media yang mempermudah bagian akuntansi dalam menghasilkan laporan penjualan, laporan pembelian, laporan servis, serta proses penjurnalan dan penggolongan ke dalam buku besar tanpa ada batas ruang dan waktu. b. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Pembelian telah sesuai dengan prosedur yang sedang berjalan pada Dealer Yamaha CV.Lapang Jaya Motor. 6.
Gambar 4.5 Form Jurnal Umum Sedangkan untuk melihat transaksi yang telah diproses ke dalam penggolongan buku besar dapat dilihat pada gambar 4.6, yang juga akan digunakan
Kesimpulan
Saran
Saran-saran yang diberikan berdasarkan kesimpulan di atas maka diharapkan : a.
Dapat mengembangkan aplikasi ini agar menghasilkan laporan keuangan, sehingga lebih memudahkan pihak accounting dan
finance untuk menyusun laporan keuangan secara otomatis. b. Menambahkan fitur penjualan dan pembelian secara kredit, fitur retur penjualan dan pembelian, maupun faktorfaktor pendukung yang lainnya guna lebih meningkatkan Sistem Informasi Akuntansi pada Dealer Yamaha CV.Lapang Jaya MotoDaftar Pustaka 7.
Daftar Pustaka
Cupriadi, Idam. 2007. “Membangun Aplikasi dengan Microsoft Visual Basic dan Report” . Jakarta Dealer Lapang Jaya Motor. 2011. Proses Wawancara Langsung. Bandung. Dewan Standar Akuntansi Keuangan.(2009).Standar Akuntansi Keuangan Entitas Tanpa Akuntabilitas Publik .Mei 2009.Menteng,Jakarta:DSAK IAI. Kadir, Abdul. 2009. Dasar Perancangan & Implementasi Database Relasional . Yogyakarta : Andi Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta : UPP - STIM YKPN. Muhammad. 2002. Pengantar Akuntansi Syari’ah. Jakarta: Salemba Empat. Nugroho, Adi. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek dengan Metode USDP . Yogyakarta : Andi. Romney, Marshall B. & Steinbart, Paul John. 2003. th Accounting Information Systems (9 ed.).Jakarta; Salemba Empat. Romney, Marshall B. & Steinbart, Paul John. 2000. th Accounting Information Systems (8 ed.).Jakarta: Salemba Empat. Suharli, Michell. 2006. Akuntansi untuk bisnis dan dagang . Yogyakarta : Graha Ilmu. Warren, Reeve & Fess. 2005. Accounting Pengantar Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
