KASUS TURBO INC 1. Sebutkan kekurangan-kekurangan dari operasional mengapa Buyer di departemen pembelian tidak mengetahui tentang Corporate Discount Program?
Jawaban: a. Doug Mitchell (Purchasing Manager) membagi penugasan pembelian dengan berbeda beda orang sehingga terjadi perbedaan vendor di tiap buyersnya. Dengan Den gan komentar Doug Dou g tentang tugas salah satu bawahannya yaitu Carl Potters yang memiliki kinerja baik, menunjukkan adanya perbedaan yang signifikan untuk performa kinerja dari buyers buyers yang menjadi anak buah Doug Mitchell. b. Seharusnya, Arthur Gunn (buyers), rutin mengadakan pertemuan dengan Doug sehingga dapat mendiskusikan perihal vendor untuk turbine wheels dan compressor wheels. Dapat kita lihat dalam cerita diatas bahwa Arthur Gunn terlalu sibuk untuk bertemu dengan Dou g. Arthur Gunn juga terlalu mengikuti keinginan oarang -orang di bagian teknik yang menolak Arthur untuk mencari vendor lain, tanpa crosscheck kebenaran dari bagian teknik dan produksi. c. Arthur Gunn di bagian sourcing juga terlalu kasihan kepada Catsco (vendor untuk bearing housings), yang mana seharusnya dalam bisnis, rasa kasihan pada vendor bukanlah alasan yang tepat untuk Arthur Gunn memesan extra parts. Extra parts ini memperbesar biaya pengeluaran dan juga inventory. Arthur Gunn juga belum memperoleh izin Doug untuk pemesanan extra ini. d. Di bagian peralatan (tooling), John Harris sebagai buyers yang berwenang, tidak melakukan inspeksi di lokasi vendor bersangkutan yang menampung peralatan p eralatan Turbo. Lagi -lagi, karena permasalahan terlalu sibuk, John tidak dapat menanyakan kepada vendor mengapa Turbo mendapat harga yang terlalu mahal untuk pola dan the dies, sehingga menerima saja jumlah harga yang dikenakan oleh vendor. e. Dari hal -hal ini dapat kita indikasikan bahwa Doug Mitchell kurang memperhatikan apa yang dilakukan oleh buyers-buyers atau bawahannya. Terlihat ada beberapa hal yang dapat langsung di autorisasi tanpa persetujuan Doug.
f. Adanya ketidak sinergian antara National Engine dan Turbo. Seharusnya informasi informasi krusial seperti program diskon untuk direct material dapat sampai kepada Turbo sebagai anak perusahaan. 2. Dengan cara apa kekurangan-kekurangan tersebut dapat ditemukan?
Jawaban: a. Segregation of Duty. Pembagian tugas sudah baik, namun dengan adanya pemusatan autorisasi dan auntentikasi hanya kepada Doug Mitchell selaku Manajer Pembelian, hal – hal yang dapat memperbesar biaya dapat dikurangi. b. Jika Turbo memakai ERP, adanya pos – pos membengkak juga dapat langsung diketahui karena kesinambungan antara produksi-pembelian-permesinan dll. c. Jika Turbo memakai software yang berupa dashborad informasi dari perusahaan induk yaitu National Engine, hal – hal seperti program diskon bisa langsung diketahui oleh Turbo sehingga jika masih ada buyers yang salah memilih vendor atau melakukan transaksi “aneh” dapat segera dipertanyakan.
d. Adanya audit berkala yang membandingkan bill of material Turbo dengan harga dari vendor – vendor bersangkutan. Kemudian dibandingkan lagi dengan list harga material dari National Engine. e. Memeriksa silsilah keluarga para buyers bahkan Doug Mitchell dengan vendor – vendor terkait serta bagian permesinan yang menolak dicarikan vendor baru, dicari tahu apa ada hubungan spesial atau khusus dibalik pembelian – pembelian Turbo.
3. Jika National Engine memilih untuk membayar casting molds kepada vendornya, tindakan protektif apa yang harus dilakukan oleh National Engine?
Jawaban: a. Pada bagian pengadaan barang Turbo, perlu dilakukan review secara berkala supplier terhadap item-item tertentu secara acak terhadap vendor. Hal tersebut untuk memastikan bahwa prosedur/pengadaan item material yang disupply telah memenuhi standar spesifikasi atau kebutuhan yang diperlukan oleh Turbo.
b. Dies casting merupakan suatu paten atau hak cipta. Karena paten memiliki hukum dan keunggulan kompetitif yang mana merupakan sumber daya dari perusahaan untuk memiliki kinerja yang lebih tinggi dibandingkan perusahaan lain pada industri atau pasar yang sama. Sehingga, Turbo harus meningkatkan kepedulian terhadap dies yang disimpan di supplier. Dengan menyiapkan suatu sistem control terhadap penggunaan dies untuk mencetak tooling tersebut. Sistem tersebut dapat berupa sistem indetifikasi penggunaan dies casting hour di supplier. c. Selain itu, National Engine harus membuat perjanjian dengan dasar hukum yang kuat untuk membatasi bahwa jika vendor membuat pattern dan dies casting, maka seluruh tooling yang dibuat hanya dapat digunakan oleh National Engine dan Turbo. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi bahwa vendur tidak akan melakukan job dengan dasar casting Turbo tetapi menjual kepada perusahaan lain. Jika hal ini terjadi, maka National Engine dapat mengenakan pinalti dan melakukan tuntukan hukun terhadap vendor.
4. Art Gun telah mengorder jumlah besar yang untuk menolong keuangan Casto. Apa yang muncul dari tindakan ini?
Jawaban: Dalam kasus ini, menurut pendapat saya : a. tindakan yang dilakukan oleh Art Gunn dapat menyebabkan kelebihan persediaan barang yang menumpuk di gudang. Walaupun untuk spare part yang dipesan berlebih ini sulit ditemukan oleh vendor lain, dengan adanya inventory yang menumpuk akan menyebabkan overcosting pada biaya penyimpanan. b. Tindakan yang dilakukan oleh Art Gun merupakan tindakan diluar kebijakan Turbo. Meskipun terdapat indikasi bahwa barang tersebut tidak akan terbuang, tetapi akan terjadi beberapa resiko seperti indikasi fluktuasi harga. c. Kemungkinan adanya “permainan penjualan dan pembelian” antara Art Gunn dan Castco yang menguntungkan pihak perorangan saja.
5. Tuliskan bagian awal dari laporan audit yang seharusnya dilakukan oleh ken!
Jawaban: • Bagian awal dari laporan Audit dapat memuat informasi-informasi berikut:
a) Turbo ±dak melakukan review mengenai harga pasar atas pembelian material dalam jumlah besar untuk seluruh anak perusahaan Na±onal Engine. Hal ini dapat dilihat dengan adanya biaya yang ±dak eFsien sejumlah $30.354,3 dikarenakan Turbo ±dak melakukan pemelian dari supplier pada level corporate. Berdasarkan permasalahan ini, Turbo seharusnya membuat suatu sistem yang terintegrasi dan tersinkronisasi untuk mengontrol pembelian maupun pemakaian material. b) Pemilihan supplier dianggap kurang objek±f dan ±dak sesuai dengan SOP pengadaan barang. Turbo seharusnya melakukan review terlebih dahulu dalam memilih supplier termasuk mengenai harga dan kualitas barang. Dengan begitu, Turbo dapat memperoleh material yang lebih berkualitas dengan harga yang kompe±±f. c) Adanya kerugian atas hak paten produk yang dihasilkan oleh Turbo. Hal ini dikarenakan adanya penyimpangan mengenai penggunaan cas±ng vendor atas pa²ern dan dies. Hal ini dikarenakan ±dak adanya perjanjian antara Turbo dengan vendor yang menyatakan bahwa tooling yang dihasilkan seharusnya hanya boleh digunakan oleh Turbo. Untuk mengatasi permasalahan ini, Turbo seharusnya membuat perjanjian tertulis yang menyatakan secara tegas mengenai penggunaan tooling.
