Kode Administrasi Surat Menyurat
Dipublikasi pada 21 Mei 2013 oleh SaepulROHMAN
Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari
pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk
penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Secara
terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai berikut:
Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui
tulisan.
Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran,dan tujuan
seseorang untuk dapat diketahui orang lain.
Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan
yang dituangkan dalam bentuk tulisan.
Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi
bagi seseorang dengan orang lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-
surat harus disusun secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa
yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana, dan teratur.
Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan sungguh-sungguh apa
yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan.
Karena melalui surat itu berarti penulis telah mengantarkan dan membawa
idenya kepada orang lain.
Dalam menyelenggarakan tata cara penomoran surat menyurat dimaksudkan
terwujudnya keseragaman dan tata tertib administrasi surat menyurat dan
kearsifan dalam suatu organisasi atau instansi.
Bebarapa hal tentang Surat
Kop surat dan kepala surat
Kepala surat di cetak di tengah bagian atas kop.
Kepala surat memuat :
Gambar/ lambang, dibagian kiri atas kop surat
Kepanjangan dari nama instansi /organisasi, Nama dipaling atas dari
kepala surat dan seluruhnya menggunakan huruf kapital dan warna huruf
hitam tebal
Memberikan keterangan Zona, dicetak dibagian bawah Zona, dan
seluruhnya menggunakan huruf kapital dengan menggunakan huruf hitam
tebal
Alamat kesekertarian, memuat; nama dan wilayah instansi/organisasi,
kode pos, nomor telepon atau email, alamat dicetak di bawah zona dan
dengan ukuran huruf lebih kecil dan warna huruf hitam tebal
.
NOMOR DAN KODE SURAT
1. Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode
surat, kode instansi, kode bulan dan kode tahun kalender.
2. Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa
berlaku nomor surat adalah satu periode. Dihitung mulai dari masa
bakti kepengurusan organisasi/instansi masing-masing.
3. Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan
dilaksanakan atau kode surat yang sesungguhnya.
.
KODE SURAT
1. Kode surat terdiri dari :
"a. "Surat Keputusan "= SKep "
"b. "Surat Keterangan "= SKet "
"c. "Surat Edaran "= SEd "
"d. "Surat Tugas "= ST "
"e. "Surat Kuasa "= SK "
"f. "Surat Peringatan "= SP "
"g. "Surat Ijin Kegiatan "= SIK "
"h. "Surat Perjanjian "= SPn "
"i. "Surat Undangan "= Und "
"j. "Memorandum "= Mem "
"k. "Nota Dinas "= Nd "
"l. "Pengumuman "= Peng "
"m. "Surat Ketetapan "= STap "
"n. "Surat Perintah "= SPer "
"o. "Surat Lain – lain "= L "
2. Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang
akan dilaksanakan
"a. "Konferensi Zona "= KZ "
"b. "Seminar Umum "= SU "
"c. "Seminar Teknologi "= ST "
3. Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan
Januari sampai dengan Desember yaitu dengan kode I – XII
4. Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat
PENANDATANGANAN SURAT DAN STEMPEL SURAT
1. Surat-surat penting yang menyangkut organiasasi/instansi seperti:
Pembentukan kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat
harus di tanda tangani oleh Pimpinan yang berwenang.
Dalam hal Pimpinan berhalangan, penanda tanganan dapat dilakukan oleh
struktur yang ada di bawahnya tetapi sudah ada dibawah persetujuan dari
pimpinan terlebih dahulu, dengan penambahan simbol Atas Nama di atas tanda
tangan.
Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah
kata penutup surat.
Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah
apabila dibubuhi stempel surat.
Stempel surat adalah stempel resmi instansi/organisasi yang bentuk
serta susunan telah ditentukan.
Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Pimpinan dibubuhkan stempel
dengan posisi disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda
tangan tersebut, tetapi tidak boleh menutupinya.
AGENDA SURAT DAN ARSIP SURAT
Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda.
Buku agenda surat setidak–tidaknya berisi kolom catatan : nomor urut,
tanggal surat, kode surat, alamat dan tujuan serta perihal surat.
1. Klasifikasi surat dilihat dari sifatnya, terdiri dari :
Sangat rahasia : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak
yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain akan
mengancam suatu instansi/organisasi.
Rahasia/terbatas : artinya surat yang hanya boleh diketahui
oleh pihak yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain
tidak akan mengancam suatu instansi/organisasi.
Biasa : artinya surat yang boleh diketahui oleh pihak yang
tidak berkepentingan dan tidak mengancam kelembagaan.
2. Klasifikasi surat dilihat dari pengirimannya, terdiri dari :
Kilat, artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai
dibuat dan harus sampai dialamat hari itu juga.
Segera, artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima
sekretariat dan dikirim menurut jadwal kurir.
Kilat/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan
perangko kilat.
Kilat Khusus/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan
perangko kilat khusus.
Tanda klasifikasi surat harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat
rahasia atau
rahasia dan seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat
pengantarnya.
Kode surat merupakan alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam
arsip, dan disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu
dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan.
Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah
arsip dan kartu kendali dalam file.
Di bawah merupakan contoh beberapa kode surat, dikarenakan penomoran surat
dimulai dari 000 s/d 900 maka penulis di sini mengkhususkan kode nomor
surat untuk wilayah instansi Pendidikan.
"000 " UMUM "
"001 " Lambang "
"002 " Tanda Kehormatan/Penghargaan untuk pegawailihat "
" "861.1 "
"003 " Hari Raya/Besar "
"004 " Ucapan "
"005 " Undangan "
"020 " PERALATAN "
"040 " PERPUSTAKAAN Dokumentasi / Kearsipan / Sandi "
"042 " Dokumentasi "
"045 " Kearsipan "
"060 " ORGANISASI / KETATALAKSANAAN "
"090 " PERJALANAN DINAS "
"230 " ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL "
"232 " Persatuan Guru Republik Indonesia "
"236 " Korps Pegawai Republik Indonesia "
"239 " Organisasi Profesi Dan Fungsional Lainnya "
"240 " ORGANISASI PEMUDA "
"410 " PEMBANGUNAN DESA "
"411 " Pembinaan Usaha Gotong Royong "
".14 " Pungutan "
" .2 " Lembaga Sosial Desa (LSD) "
".32 " Kuliah Kerja Nyata (KKN) "
".33 " Pusat Latihan "
".34 " Kursus-Kursus "
".35 " Kurikulum / Sylabus "
".36 " Ketrampilan "
".37 " Pramuka "
" .4 " Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK) "
".25 " Petunjuk / Pembinaan Pelaksanaan "
" .3 " Koperasi Desa "
".32 " Koperasi Usaha Desa "
" " "
" 420 " PENDIDIKAN "
" .1 " Pendidikan Khusus Klasifikasi disini Pendidikan "
" "Putra/I Irja "
"421 " Sekolah "
" .1 " Pra Sekolah "
" .2 " Sekolah Dasar "
" .3 " Sekolah Menengah "
" .4 " Sekolah Tinggi "
" .5 " Sekolah Kejuruan "
" .6 " Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum "
" .7 " Kegiatan Pelajar "
" .71 " Reuni Darmawisata "
" .72 " Pelajar Teladan "
" .73 " Resimen Mahasiswa "
" .8 " Sekolah Pendidikan Luar Biasa "
" .9 " PLS / Pemberantasan Buta Huruf "
"422 " Administrasi Sekolah "
" .1 " Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, "
" "Ujian,Pendaftaran, Mapras, peloncoan "
" .2 " Tahun Pelajaran "
" .3 " Hari Libur "
" .4 " Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP "
" .5 " Beasiswa "
"423 " Metode Belajar "
" .1 " Kuliah "
" .2 " Ceramah, Simposium "
" .3 " Diskusi "
" .4 " Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur "
" .5 " Kurikulum "
" .6 " Karya Tulis "
" .7 " Ujian "
"424 " Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor "
" " Klasifikasi Disini: Guru Teladan "
"425 " Sarana Pendidikan "
" .1 " Gedung "
" .11 " Gedung Sekolah "
" .12 " Kampus "
" .13 " Pusat Kegiatan Mahasiswa "
" .2 " Buku "
" .3 " Perlengkapan Sekolah "
"426 " Keolahragaan "
" .1 " Cabang Olah Raga "
" .2 " Sarana "
" .21 " Gedung Olah Raga "
" .22 " Stadion "
" .23 " Lapangan "
" .24 " Kolam renang "
" .3 " Pesta Olah Raga, Klasifikasi nya: PON, Porsade, "
" "Olimpiade, "
" .4 " KONI "
"427 " Kepramukaan Meliputi: Organisasi dan Kegiatan "
" "Remaja "
" " Klasifikasi Disini: Gelanggang Remaja "
"428 " Kepramukaan "
"429 " Pendidikan Kedinasan Untuk Depdagri, Lihat 890 "
" " "
"430 " KEBUDAYAAN "
"431 " Kesenian "
" .1 " Cabang Kesenian "
" .2 " Sarana "
" .21 " Gedung Kesenian "
"432 " Kepurbakalaan "
"433 " Sejarah "
"434 " Bahasa "
"435 " Usaha Pertunjukan, Hiburan, Kesenangan "
"440 " KESEHATAN "
"441 " Pembinaan Kesehatan "
"442 " Obat-obatan "
"443 " Penyakit Menular "
"444 " Gizi "
"445 " Rumah Sakit, Balai Kesehatan, PUSKESMAS,PUSKESMAS"
" "Keliling, Poliklinik "
"446 " Tenaga Medis "
"448 " Pengobatan Tadisional "
" " "
"450 " AGAMA "
"451 " Islam "
" .1 " Peribadatan "
" .11 " Sholat "
" .12 " Zakat Fitrah "
" .13 " Puasa "
" .14 " MTQ "
" .2 " Rumah Ibadah "
" .3 " Tokoh Agama "
" .4 " Pendidikan "
" .41 " Tinggi "
" 42 " Menengah "
" .43 " Dasar "
" .44 " Pondok Pesantren "
" .45 " Gedung Sekolah "
" .46 " Tenaga Pengajar "
" .47 " Buku "
" .48 " Dakwah "
" .49 " Organisasi / Lembaga Pendidikan "
" .5 " Harta Agama Wakaf, Baitulmal, dsb "
" .6 " Peradilan "
" .7 " Organisasi Keagamaan Bukan Politik Majelis Ulama "
" .8 " Mazhab "
"456 " Urusan Haji "
" .1 " ONH "
" .2 " Manasik "
"560 " TENAGA KERJA "
" .1 " Pengangguran "
"561 " Upah "
"562 " Penempatan Tenaka Kerja, TKI "
"563 " Latihan Kerja "
"564 " Tenaga Kerja "
"800 "KEPEGAWAIAN "
"810 "PENGADAAN "
"820 "MUTASI "
"822 "Kenaikan Gaji Berkala "
"823 "Kenaikan Pangkat / Pengangkatan "
"824 "Pemindahan / Pelimpahan / Perbantuan "
"825 "Datasering dan Penempatan Kembali "
"826 "Penunjukan Tugas Belajar "
"828 "Mutasi Dengan Instansi Lain "
"830 "KEDUDUKAN "
" "Meliputi: Perhitungan Masa Kerja, Penyesuaian "
" "Pangkat/ "
" "Gaji, Penghargaan Ijasah, Dan Jenjang Pangkat "
"831 "Perhitungan Masa Kerja "
"832 "Penyesuaian Pangkat / Gaji "
"833 "Penghargaan Ijazah / Penyesuaian "
"834 "Jenjang Pangkat / Eselonering "
"840 "KESEJAHTERAAN PEGAWAI "
" "Meliputi: Tunjangan, Dana, Perawatan Kesehatan, "
" "Koperasi, Distribusi, Permahan/Tanah, "
" "Bantuan Sosial, Rekreasi Dan Dispensasi. "
"841 "Tunjangan "
".1 "Jabatan "
".2 "Kehormatan "
".3 "Kematian/Uang Duka "
".4 "Tunjangan Hari Raya "
".5 "Perjalanan Dinas Tetap/Cuti/Pindah "
".6 "Keluarga "
".7 "Sandang, Pangan, Papan (Bapertarum) "
"842 "Dana "
".1 "Taspen "
".2 "Kesehatan "
". 3 "Asuransi "
"843 "Perawatan Kesehatan "
"844 "Istribusi "
"845 "Perumahan/Tanah "
"846 "Bantuan Sosial "
"850 "CUTI Meliputi Cuti Tahunan, Cuti Besar, Cuti Sakit,"
" "Cuti Hamil, Cuti Naik Haji, Cuti "
" "Diluar Tanggungan Negara Dan Cuti Alasan Lain "
"860 "PENILAIAN "
"861 "Penghargaan "
".1 "Bintang/Satyalencana "
".2 "Kenaikan Pangkat Anumerta "
".3 "Kenaikan Gaji Istimewa "
".4 "Hadiah Berupa Uang "
".5 "Pegawai Teladan "
"862 "Hukuman "
"863 "Konduite, DP3, Disiplin Pegawai "
"864 "Ujian Dinas "
"865 "Penilaian Kehidupan Pegawai Negeri "
" "Meliputi: Petunjuk Pelaksanaan Hidup Sederhana, "
" "Penilaian Kekayaan Pribadi (LP2P) "
"870 "TATA USAHA KEPEGAWAIAN "
"871 "Formasi "
"872 "Bezetting/Daftar Urut Kepegawaian "
"873 "Registrasi "
".1 "NIP "
".2 "KARPEG "
".3 "Legitiminasi/Tanda Pengenal "
".4 "Daftar Keluarga, Perkawinan, Perceraian, Karis, "
" "Karsu "
"874 "Daftar Riwayat Pekerjaan "
"875 "Kewenangan Mutasi Pegawai "
"876 "Penggajian "
".1 "SKPP "
"877 "Sumpah/Janji "
"878 "Korps Pegawai "
"880 "PEMBERHENTIAN PEGAWAI "
" "Pemberhentian,Permintaan Sendiri, Dengan Hak "
" "Pensiun, Karena "
" "Meninggal Dunia, Alasan Lain, Dengan Diberi Uang "
" "Pesangon, Uang Tunggu Untuk "
" "Sementara Waktu Dan Pemberhentian Tidak Dengan "
" "Hormat "
"881 "Permintaan Sendiri "
"882 "Dengan Hak Pensiun "
"883 "Karena Meninggal "
"884 "Alasan Lain "
"885 "Uang Pesangon "
"886 "Uang Tunggu "
"887 "Untuk Sementara Waktu "
"888 "Tidak Dengan Hormat "
"890 "PENDIDIKAN PEGAWAI "
" "Meliputi: Perencanaan, Pendidikan Reguler, "
" "Pendidikan Non-Reguler, Pendidikan Ke Luar Negeri, "
" "Metode, Tenaga Pengajar, Administrasi Pendidikan, "
" "Fasilitas Sarana Pendidikan "
"891 "Perencanaan "
"892 "Pendidikan _Egular / Kader "
"893 "Pendidikan dan Pelatihan / Non Reguler "
"894 "Pendidikan Luar Negeri "
"895 "Metode "
"896 "Tenaga Pengajar / Widyaiswara/Narasumber "
"897 "Administrasi Pendidikan "
"898 "Fasilitas Belajar "
"899 "Sarana "
"900 "KEUANGAN "
"910 "ANGGARAN "
"920 "OTORISASI / SKO "
"930 "VERIFIKASI "
"940 "PEMBUKUAN "
"950 "PERBENDAHARAAN "
"960 "PEMBINAAN KEBENDAHARAAN "
"961 "Pemeriksaan Kas Dan Hasil Pemeriksaan Kas "
"970 "PENDAPATAN "
"990 "BENDAHARAWAN "
