La importancia del Ciclo Contable El ciclo contable es el proceso de registro de las transacciones comerciales y el procesamiento de los datos contables para generar información financiera útil, es decir decir los estado estadoss financ financier ieros os incluyen incluyendo do las cuenta cuentass de resulta resultados, dos, balance balance general, estado de flujos de efectivo y estado de cambio en el patrimonio. El principio de período de tiempo requiere que una empresa debe preparar sus estados financieros después de un período especificado de tiempo, digamos un año, un trimestre o sobre una base mensual. Esto se consigue siguiendo el ciclo contable durante cada período. El ciclo contable se inicia con la grabación de las tran transa sacc ccio ione ness indi indivi vidu dual ales es en los los libr libros os de cont contab abil ilid idad ad y term termin inaa en la preparación
de
los
estados
financieros
y
el
cierre
del
proceso.
Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros fina finale les. s. Adem Además ás de regi regist stra rarr las las tran transa sacc ccio ione ness expl explíc ícit itas as conf confor orme me van van ocurriendo, el ciclo contable incluye los ajustes para las transacciones implícitas. El ciclo contable comienza con el análisis de las operaciones registradas en los documentos básicos tales como facturas y cheques, y termina con la realización de un balance de comprobación posterior al cierre. Este ciclo consta de los pasos siguientes:
Analizar y registrar las transacciones a través de las entradas de diario
Registrar transacciones en cuentas mayores
Preparación de balance de comprobación sin ajustar
Preparar asientos de ajuste al final del período
Preparación de balance de comprobación ajustado
Preparación de los Estados Financieros
Cierre de cuentas temporales a través de las entradas de cierre
Balance de Comprobación posterior al cierre
Los pasos, según el orden en que se presentan, son los siguientes:
1.- Proceso de análisis de las transacciones y registro en el diario:
Consiste en el análisis de cada una de las transacciones para proceder a su registro en el diario. 2.- Pase del diario al libro mayor:
Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y créditos de los asientos consignados en el diario. 3.- Elaboración del Balance de Comprobación no ajustado o una hoja de trabajo:
Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar la exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de los ajustes, antes de registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las cuentas al balance general o al estado de resultados, procediendo por último a determinar y comprobar la utilidad o pérdida. 4.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor:
Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la información contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se procede luego a pasar dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos y actualizados. 5.- Elaboración de un balance de prueba ajustado
El balance de comprobación ajustado es un documento interno y no es un estado financiero. El propósito de la balanza de comprobación ajustada es estar seguro de que el importe total de los saldos deudores en el libro mayor es igual a la cantidad total de los saldos de crédito. Para los contadores es sumamente importante realizar el balance de comprobación ajustado, debido a que proporciona un listado completo de los saldos de las cuentas que deben utilizarse al preparar los estados financieros
6.- Elaboración de los estados financieros formales
Consiste en reagrupar la información proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un balance general, un estado de resultados, un estado de flujo de efectivo y un estado de cambio en el patrimonio como indica la NIC/NIIF 7.- Cierre de libros
Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas temporales de capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o pérdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales en el balance general se convierten en los saldos iniciales para el período siguiente. 8.-Balance de Comprobación posterior al cierre
Relación de las cuentas del mayor y sus saldos al final del periodo, después de asentar en el diario y pasar al mayor los asientos de cierre. Es el último paso del ciclo contable, posterior al cierre del período (cierre de las cuentas nominales), asegura que el mayor esté balanceado para el inicio del siguiente periodo contable, consta únicamente de las cuentas de Activos, Pasivos y Capital. Conclusión
Al final de un período fiscal, el departamento de contabilidad debe preparar los estados financieros anuales para los inversores y accionistas. El ciclo contable asegura que los datos presentados en los estados financieros fueron realizados correctamente y que los errores fueron corregidos, y estos se consiguen realizando todos los pasos del ciclo contable. Un departamento de contabilidad debe conocer la situación actual de la empresa, incluso al final de un período fiscal. Parte del ciclo incluye la planificación para el próximo ciclo de contabilidad, para que todas las cuentas y todas las entradas estén cerradas antes de un período fiscal nuevo. Esto es útil para propósitos de impuestos e informes documento anual. Estas acciones se realizan en el pasos ocho del ciclo.
Fases del desarrollo contable del ejercicio.
1) Fases Tres son las fases que abarca el ciclo contable: A.- Apertura o inicial: supone la apertura de los libros de contabilidad, tanto en el caso de una empresa que inicia su actividad por primera vez, como en el de aquélla que ya ha venido desarrollando una actividad productiva en ejercicios precedentes. B.- Desarrollo o gestión: se extiende a lo largo del ejercicio económico anual y tiene la finalidad de interpretar y registrar contablemente las operaciones que surgen como consecuencia de la actividad de la empresa. C.- Conclusión o cierre: consiste en un trabajo de recopilación y síntesis, por el cual se introducen determinadas modificaciones o ajustes a las cuentas que permitan elaborar una información contable de síntesis, los estados financieros, que se ponen a disposición de todos los usuarios
1.A) Fase de apertura o de iniciación 1. INVENTARIO Cuando una empresa inicia su actividad y, posteriormente, al cierre de cada ejercicio, es necesaria la confección de un inventario Inventario: es la relación detallada y valorada de los bienes, derechos y obligaciones que constituyen el patrimonio de una entidad en una fecha determinada. Para su elaboración se precisan las siguientes etapas: a) Determinar los elementos que han de inventariarse b) Clasificación y ordenación de los elementos inventariados c) Valoración económica de los bienes inventariados A efectos prácticos podemos decir que es similar a un Balance de Situación pero más desagregado 2. APERTURA DE LA CONTABILIDAD Una vez realizado el inventario, que es el mismo que el inventario final del ejercicio anterior, éste servirá de base para la realizar el primer asiento en el Libro Diario, es decir, el asiento de apertura. Este asiento es el inverso al asiento de cierre que se habrá realizado en el ejercicio anterior:
1.B) Fase de desarrollo contable del ejercicio Los asientos de los hechos contables que hayan ocurrido durante el ejercicio, de los cuales se tiene constancia a través de los documentos correspondientes,
seregistrarán periódicamente en el Libro Diario. Por tanto, esta fase consiste en el registro de las operaciones del ejercicio. Legalmente, se contempla la posibilidad de que las operaciones se registren día a día, aunque se admite también la realización de asientos mensuales de carácter global, siempre que se detallen en libros auxiliares. Todos los asientos del Libro Diario deben ser traspasados al Libro Mayor, esta operación no es obligatoria legalmente, pero sí es indispensable en el proceso contable. Una vez registradas todas las operaciones relativas a los hechos contables que han tenido lugar en el ejercicio, es habitual realizar un Balance de Comprobación de Sumas y Saldos. Este estado contable permite indagar sobre los posibles errores aritméticos o de traslación que se hayan podido cometer en la contabilización de los hechos acaecidos durante el ejercicio, bien en los asientos del Diario o bien en el Libro Mayor. No obstante, el Balance de Sumas y Saldos puede realizarse en cualquier momento del proceso contable, si bien es aconsejable en términos generales prepararlo en los momentos clave de dicho proceso.
1.C) Fase de conclusión o de cierre del ejercicioEl Balance de Comprobación de Sumas y Saldos realizado al cierre del ejercicio, después de haber registrado todas las operaciones del mismo presenta graves deficiencias, ya que no ofrece: - ni los resultados habidos en el ejercicio - ni una visión ajustada de la situación patrimonial de la empresa en ese momento Para conocer el resultado del ejercicio y la auténtica situación patrimonial, es preciso realizar tres etapas más, la de regularización, la que conlleva el cálculo del resultado del ejercicio y la del cierre de la contabilidad 1. REGULARIZACION Esta fase exige realizar una serie de operaciones que pueden incidir bien en la presentación de la situación patrimonial o bien en el cálculo del resultado. a) Reclasificación de partidas: tiene por objeto traspasar cantidades de unas cuentas a otras cuando los importes contabilizados en una cuenta tienen una significación que no se corresponde con el título de la misma, como consecuencia, por ejemplo, de: - Vencimientos a corto plazo de partidas catalogadas a largo plazo - Necesidad de corregir asientos erróneos
b) Regularización de cuentas especulativas: se trata de adecuar el saldo de las cuentas, normalmente de las de existencias, al valor de las existencias finales, calculadas extracontablemente mediante el inventario físico. c) Periodificación de ingresos y gastos: tiene por objeto imputar al resultado del ejercicio únicamente los gastos e ingresos que corresponden al mismo. Ello exige: - Anular los gastos e ingresos contabilizados que no correspondan al ejercicio actual, sino a ejercicios posteriores: gastos e ingresos anticipados - Contabilizar como ingresos y gastos del ejercicio aquéllos que correspondan al mismo, aún cuando estén pendientes de la correspondiente documentación mercantil: gastos e ingresos no formalizados d) Correcciones de valor: se trata, por aplicación del principio de prudencia, de registrar contablemente todas pérdidas de valor, tanto reales como potenciales, que afecten a los elementos de activo Una vez regularizada la contabilidad, puede elaborarse un Balance de Sumas y Saldos, para verificar la ausencia de errores dentro de esta fase 2. CALCULO DEL RESULTADO DEL EJERCICIO Consiste en anular las cuentas de gastos e ingresos y las de pérdidas y beneficios, en su caso, y trasladar su saldo a la cuenta de resultados, que legalmente recibe el nombre de «Cuenta de Pérdidas y Ganancias». Así, las cuentas de gastos e ingre sos quedarán saldadas 3. CIERRE DE LA CONTABILIDAD Una vez realizado el proceso anterior, sólo quedan abiertas las cuentas representativas de la riqueza de la empresa y sus correspondientes saldos, es decir, la riqueza final. Con el asiento de cierre todas las cuentas quedarán saldadas y la contabilidad cerrada: La información de la fase de conclusión sirve de base para la elaboración de los estados contables que informan del patrimonio de la unidad económica, así como del resultado obtenido en el ejercicio, es decir, el Balance y la Cuenta de Resultados. A través de ellos se comunica la información contable a los usuarios interesados en la misma