La-pr-001_compras y Seleccion Proveedores

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COMPRAS, SELECCIÓN, EVALAUCIÓN Y RE-EVALUACION DE PROVEDORES

TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO ................................................................................................................................ 1 1. OBJETIVO ................................................................................................................................................ 2 2. ALCANCE ................................................................................................................................................ 2 3. RESPONSABILIDADES ........................................................................................................................ 2 4. ACTIVIDADES ......................................................................................................................................... 2 4.1.1. IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE COMPRAR .................................................................. 3 4.1.3. VERIFICAR LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIO COMPRADOS ..................................... 8 4.1.4. Evaluación de proveedores .................................................................................................. 9 4.1.5. Re-evaluación: .......................................................................................................................... 9 4.1.6. VERIFICAR LAS ACCIONES TOMADAS ............................................................................ 9 4.2.1 LISTA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS QUE AFECTAN LA CALIDAD, LA SEGURIDAD, LA SALUD Y GENERAN IMPACTO EN EL MEDIO AMBIENTE ............................10 4.2.2. DEFINIR CRITERIOS DE SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES Y SELECCIONARLOS ..................................................................................................................................10 4.2.3. CRITERIOS PARA EVALUAR LOS PROVEEDORES.............................................................11 4.2.5. VERIFICAR LAS ACCIONES TOMADAS ...........................................................................13 5. RECURSOS UTILIZADOS ...................................................................................................................13 6. REGISTROS ...........................................................................................................................................13 7. APROBACIONES ..................................................................................................................................14 8. CONTROL DE CAMBIOS .....................................................................................................................14



1. OBJETIVO Establecer las actividades para realizar compras teniendo en cuenta el desempeño de los proveedores que suministran bienes y servicios sean los requeridos para dar un buen funcionamiento de RFC S.A.S. 2. ALCANCE Aplica desde la necesidad de adquirir un producto o servicio y para realizar la selección de proveedores, teniendo en cuenta la calidad los criterios de compra y la prestación del servicio para la empresa hasta la reevaluación de los mismos.

3. RESPONSABILIDADES -

Es responsabilidad del Jefe de Logística y Adquisiciones seguir los parámetros establecidos en este procedimiento.

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Es responsabilidad del Jefe de Logística y Adquisiciones mantener actualizado los documentos del área siguiendo los parámetros estipulados en el presente procedimiento

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Es responsabilidad del Jefe de Logística y Adquisiciones revisar el presente procedimiento y revisarlo anualmente teniendo en cuenta: el cliente, partes interesadas, la legislación o cuando las condiciones de trabajo cambien, siguientes los lineamientos del proceso SSOA y GQ.

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Es responsabilidad de la Gerencia proporcionar los recursos necesarios para efectuar las actividades y los controles.

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Es responsabilidad del Jefe de Logística y Adquisiciones dar las pautas para la correcta aplicación de este procedimiento.

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Es responsabilidad de todo el personal de RFC S.A.S. que participan en este proceso seguir los lineamientos del mismo.

4. ACTIVIDADES Para el desarrollo de este procedimiento se deben seguir las siguientes actividades: 4.1. COMPRAS Y CONTRATOS 4.2. SELECCIÓN, EVALUACION Y REEVALUCION DE PROVEDORES


4.1.1.


IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE COMPRAR

Cualquier proceso puede identificar la necesidad de realizar una compra de insumos o materiales o la contratación de un servicio lo cual debe ser comunicado al departamento de Logística y Adquisiciones por medio del sistema administrativos RFC S.A.S ingresando usuario y clave (figura 1). o correo electrónico, oficio, o solicitud telefónica para el caso de emergencias en los proyectos , con el fin de que sea este quien realice la negociación de la compra, la solicitud debe ser clara especificando las normas y criterios mínimos de cumplimiento del bien o servicio. Figura 1

Posterior ingresa al panel de control principal Figura 2

Ingresar a solicitudes Figura 3



Registrar la solicitud Figura 4

1. Requisiciones pendientes: Da un listado de las requisiciones a las que les hace falta seguir curso por parte de logística. Esta opción es visible dependiendo del nivel de acceso que tenga el usuario registrado. 2. Información del cliente: permite seleccionar el cliente (Centro de costo). La asignación del cliente es determinada por el proyecto para el cual se hace la requisición. Esta información es de carácter obligatorio para que la requisición quede registrada. Los clientes solamente pueden ser seleccionados del listado de opciones que muestra el cuadro combinado. Ver 3. Detalle de requisición de materiales: Establece el listado de materiales que quedaran Consignados en la requisición. Estos materiales solamente pueden ser seleccionados de la lista que aparece en el cuadro combinado. 4. Observaciones: espacio designado para hacer anotaciones, respecto a la requisición que se encuentre activa. Es un campo opcional. 5. Salir: haciendo clic en este botón se cierra el formulario de requisiciones. Tenga en cuenta que si la información está incompleta, el sistema le pedirá que la complete. Si no desea completarla, la requisición no será registrada. 6. Requisición de materiales: establece el número consecutivo y la fecha en la que fue realizada la requisición. Este número consecutivo es importante para realizar las solicitudes de cotización y/o órdenes de compra. 7. Opciones de requisición: estas opciones son necesarias para darle curso a una requisición una vez finalice la requisición debe confirmarse para que esta quede registrada. La opción de cancelar requisición es vista de acuerdo al nivel de acceso del usuario



4.1.2. SOLICITAR COTIZACION La solicitud de cotización se realiza solamente con una requisición de materiales previamente almacenada en el sistema. El número de la solicitud será el parámetro inicial de búsqueda para generar las cotizaciones. Para realizar una cotización, se debe abrir el formulario de solicitud de cotización. El realizar una cotización no significa que deba tener relacionada una orden de compra como resultado final. Figura 5

1. Número de cotización: establece un número para la cotización que es consecutivo y que será esencial para realizar la orden de compra. Además, queda registrada la hora y la fecha en la que fue realizada. 2. Requisición: en este cuadro combinado se selecciona la requisición que contiene el listado de materiales que se desea cotizar. 3. Proveedor: permite seleccionar el proveedor al cual va dirigida la cotización. Adicionalmente muestra los datos de contacto del proveedor. 4. Detalle de solicitud de cotización: cuando se elige la requisición de materiales del punto 2, automáticamente aparece el listado de materiales. En este cuadro se puede seleccionar los materiales que se quieren cotizar haciendo clic en la casilla de verificación frente a cada elemento de la lista. 5. Observaciones: permite anexar información complementaria a la cotización. Esta Información se muestra en el reporte de solicitud de cotización



6. Notas internas: permite anexar información de uso exclusivo de RFC. Esta información no se muestra en el reporte de solicitud de cotización.

7. ver solicitud: una vez se diligencia toda la información se debe presionar este botón para generar el reporte. Este reporte se guarda como formato PDF en la carpeta “solicitud de cotizaciones” para ser revisadas nuevamente. Una vez que ha sido procesada una solicitud de cotización esta se inhabilita.

4.1.3. SOLICITAR COMPRA DE BIENES O SERVICIOS Una vez ha sido solicitada la compra por los diferentes departamentos, el área de Logística y Adquisiciones se encarga de buscar en la BASE DE DATOS si se cuenta con un proveedor para lo requerido de no ser así se debe realizar una e selección de proveedores. El menú de Proveedores precisa la información detallada de cada uno de los Proveedores con los que se tiene relación en el momento de realizar una solicitud de cotización y/o una orden de compra. Figura 6

1. Menú de navegación: Permite acceder a diferentes formularios. Advertencia: la opción Eliminar proveedor no pide confirmación. Tenga cuidado al ejecutar esta acción ya que la Operación no es reversible. Se pueden observar los diferentes proveedores que están Registrados en el sistema. Para tener información más detallada de contactos, se puede Hacer clic sobre el botón “Listado Telefónico”. 2. Informes generales de proveedores: muestra información relevante organizada según los criterios seleccionados en los respectivos formularios.



3. Información general de proveedores: Muestra los datos mínimos para registrar un Proveedor. 4. Detalle del proveedor: Campo opcional para adicionar observaciones o información de los productos distribuidos por el proveedor 5. Información adicional: permite agregar campos opcionales de información. 4.1.4.

Revisar productos

Este icono permite ver el listado de productos que están asociados a este proveedor específico. La lista que aparece no puede ser editada.

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4.1.5. Listado telefónico En esta ventana se puede observar la información de contacto de los proveedores. Cabe anotar que desde esta ventana no se pueden editar dichos contactos. En la parte inferior de la barra se encuentran la letras del abecedario para realizar los respectivos filtros por al nombre de la empresa a la que pertenecen.

Para seleccionar un proveedor nuevo, el área solicitante pedirá documentos que demuestren la capacidad de este de cumplir con nuestros requisitos, los cuales serán ingresados a la base de datos de la compañía. Si se cuenta con el proveedor se realiza una ORDEN DE COMPRA especificando claramente los requisitos del bien o servicio, las condiciones de pago y los tiempos de entrega, los requisitos de aprobación para su posterior verificación Se hace la ORDEN DE COMPRA donde la preliminar se pasa al departamento de Gerencia de Control interno para su aprobación, al ser autorizada se procede a imprimir y a enviar al proveedor por medio correo electrónico o fax y se hace una llamada de confirmación de recibido de la misma

4.1.3. VERIFICAR LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIO COMPRADOS Una vez los servicios o bienes son recibidos por el almacén o quien reciba debe registrar en la orden de compra la firma que avala que estos productos cumplen con los requisitos establecidos. Se compara la remisión con la orden de compra para dar el visto bueno. Nota 1: en caso que la compra no coincida con lo descrito en la ordenen debe ser comunicado para realizar la devolución del mismo.



4.1.4. Evaluación de proveedores El desempeño de los Proveedores se evalúa usando los parámetros establecidos en el formato Evaluación de Proveedores en el mes de julio se evaluaran los proveedores Nuevos seleccionados en el transcurso del primer semestre así mismo se realizara en el mes de diciembre con los proveedores nuevos de el segundo semestre

4.1.5. Re-evaluación: En el mes de enero se Re-evaluarán los proveedores Antiguos a los que se les realizaron compras durante todo el año anterior estos se Re-evaluaran bajo los mismos criterios definidos en el formato de evaluación de productos o de servicios según sea el caso Con base en el puntaje obtenido se debe determinar el desempeño del proveedor y así mismo aplicar las siguientes acciones: PUNTAJE DESCRIPCIÓN ACCIÓN A TOMAR OBTENIDO Altamente 4,0 a 5 El proveedor debe excelente procurar como primera opción calificado Se le debe comunicar acerca de los resultados obtenidos, específicamente sus deficiencias, para que éste tome acciones encaminadas a mejorar su nivel. 3,1 a 3,99

Recomendado

Menor a 3,0

No calificado

Tabla 1.

Posteriormente es evaluado nuevamente con el fin de verificar si ha mejorado su desempeño y cumple los requerimientos de la compañía en cuanto a los productos o servicios solicitados. Si está vez obtiene calificación superior a 3.5 continúa como proveedor, de lo contrario se suspenden las relaciones comerciales con éste. No debe contemplarse, pues no tiene la capacidad de cumplir con los requisitos de compra requeridos.

Plan de acción de acuerdo a los resultados.

4.1.6. VERIFICAR LAS ACCIONES TOMADAS Las acciones tomadas en cada evaluación son verificadas en las re-evaluaciones de cada proveedor.



4.2.1 LISTA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS QUE AFECTAN LA CALIDAD, LA SEGURIDAD, LA SALUD Y GENERAN IMPACTO EN EL MEDIO AMBIENTE El Jefe de Logística y Adquisiciones identifica cuáles solicitudes de compra impactan sobre el producto o servicio final, sobre la seguridad de las partes interesadas, la salud de la población trabajadora y generan impacto sobre el medio ambiente • • • • • • •

Elementos de seguridad industrial, dotaciones Servicio de fabricación y adaptación de herramientas. Servicio de cambio de aceite, lavado y mecánica industrial Servicio de fabricación de accesorios para maquinaria industrial Insumos de ferretería, soldadura, etc Servicio de alquiler de herramienta y vehículos de apoyo Venta de chatarra 4.2.2. DEFINIR CRITERIOS DE SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES Y SELECCIONARLOS

Como primera medida se deben identificar los bienes y servicios que se requieren para la prestación de servicios y el funcionamiento de la empresa. El departamento de Logística y adquisiciones identifica los proveedores de estos suministros y servicios Los siguientes se tendrán en cuenta como criterio de selecciona según convenga. CRITERIOS DE SELECCIÓN COSTO TIEMPO DE ENTREGA CONDICIONES COMERCIALES CERTIFICACION DE CALIDAD Y/O CALIBRACION DE EQUIPOS EXPERIENCIA PERMISOS Y LICENCIAS AMBIENTALES RESOLUCIÓN Y PERMISOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS IPS ENTE ACREDITADO PARA EL MANEJO DE AGUAS CERTIFICADO DE PRODUCTO PARA EPP

REQUISOTS DOCUMENTALES Copia del Rut ó cámara de comercio Si tiene certificaciones de sistemas de gestión, copias de las mismas Licencias, permisos, autorizaciones cuando apliquen Lista de chequeo de maquinaria y equipo, cuando aplica

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Certificados de calidad

Clasificación de proveedores de servicios profesionales y mano de obra Servicios de construcción de infraestructura en líneas y S/E Servicios de mantenimiento y pruebas en líneas y S/E Servicios de montaje y pruebas de puesta en servicio

Educación del líder del equipo de trabajo

Titulo profesional en Ingeniería Civil o Ingeniería Eléctrica.

Experiencia especifica de 5 años.

Título profesional Eléctrica. Título profesional Eléctrica.

Revisoría Fiscal

Contador Público

Auditoria Externa

Contador Público

Asesores gestión

de

sistemas

de

Experiencia del líder del equipo de trabajo

en

Ingeniería


en

Ingeniería


Título profesional o tarjeta profesional en ingeniería

10 años de experiencia en el ramo y mínimo 3 en Revisoría Fiscal 10 años de experiencia en el ramo y mínimo 3 en Auditoria y Revisoría Fiscal 5años o más en sistemas de gestión para empresas .

El proveedor se selecciona como favorable ingresa a la base de datos de proveedores Los resultados de la selección son registrados en el formato BASE DE PROVEEDORES 4.2.3. CRITERIOS PARA EVALUAR LOS PROVEEDORES Los criterios establecidos por RFC S.A.S. para la evaluación y re-evaluación de los proveedores son: CRITERIO DE EVALUACIÓN

5 (Excelente)

Cumplimiento en el tiempo de entrega pactado

Menor al programado

Cumplimiento en la entrega de la cantidad pactada

El pedido llegó completo

Calidad del producto entregado

No hay presencia de productos defectuosos o no conformes en el pedido

CALIFICACIÓN PARA PRODUCTOS 4 3 (Bueno) 2 (Aceptable) (Muy Bueno) Dos a cinco Al día siguiente Igual al días después del programado del programado programado Hay un faltante Hay un faltante Hay un faltante en un estimado del 1% en la del 3% al 5% del 2% en la cantidad en la cantidad cantidad solicitada solicitada solicitada Se presenta Se presenta Se presenta hasta un 1% de entre un 1% y entre un 2% y productos 2% de 5% de defectuosos o productos productos no conformes defectuosos o defectuosos o

1 (Insuficiente) Más de cinco días de retraso Hay un faltante de más 5% en la cantidad solicitada Se presenta más del 5% de productos defectuosos o no conformes

Página 12 de 14 Versión: 1 Código: LA-PR-001 1 Noviembre de 2011 CRITERIO DE EVALUACIÓN

Atención y servicio al cliente

Tabla 2. CRITERIO DE EVALUACIÓN

5 (Excelente)

Siempre disponibles y prestos a atender las necesidades del cliente, Responden de manera inmediata con la información solicitada Existe un mecanismo para atención de quejas

CALIFICACIÓN PARA PRODUCTOS 4 3 (Bueno) 2 (Aceptable) (Muy Bueno) en el pedido no conformes no conformes en el pedido en el pedido Se demoran en contestar, solicitan se Envío de la obtiene Se recibe la información respuesta información durante el dentro de 1 solicitada al día transcurso del hora después siguiente día de establecida Responden a Responden a la las quejas en las quejas en comunicación un periodo de 8 un periodo de 5 Responden a días días las quejas en un periodo de 3 días

1 (Insuficiente) en el pedido

No se tiene respuesta acerca de la información solicitada Responden a las quejas en un periodo mayor a 8 días

Criterios de evaluación y re-evaluación proveedores producto 5 (Excelente)

Cumplimiento de los parámetros pactados

Se cumple en el 100% de los compromisos adquiridos

Cumplimiento en el tiempo de pactado

Se presta el servicio en un tiempo menor al programado

Atención y servicio al cliente


Siempre disponibles y prestos a atender las necesidades del cliente, Responden de manera inmediata con la información solicitada Atendió la queja inmediatamente o no hubo queja

CALIFICACIÓN PARA SERVICIOS 4 3 (Bueno) 2 (Aceptable) (Muy Bueno)

1 (Insuficiente)

Se cumple hasta el 90% de los compromisos adquiridos Se presta el servicio en un tiempo igual al programado Si no se encuentra disponible la persona que se necesita o la información solicitada, devuelven la llamada o envían la información hasta 2 horas después, Responden a las quejas en un periodo de 3 días

Se cumple hasta el 75% de los compromisos adquiridos

Se cumple hasta el 60% de los compromisos adquiridos

Se cumple en un porcentaje menor del 60% de los compromisos adquiridos

Se presenta el servicio en un tiempo mayor al programado.

NA

No se presta el servicio.

Se recibe la información solicitada al día siguiente

No se tiene respuesta acerca de la información solicitada

Envío de la información durante el transcurso del día Responden a las quejas en un periodo de 5 días

Responden a las quejas en un periodo de 8 días

Responden a las quejas en un periodo mayor a 8 días




Tabla 3.

Criterios de evaluación y re-evaluación proveedores Servicio

4.2.5. VERIFICAR LAS ACCIONES TOMADAS Las acciones tomadas en cada evaluación son verificadas en las re-evaluaciones de cada proveedor, de ser necesario se le comunicara al proveedor las acciones tomadas y se realizara el seguimiento del cumplimiento de estas. 5.

RECURSOS UTILIZADOS

HUMANO-COMPETENCIAS • • • • •

Líder logística y adquisiciones Gerente control interno Gerente general Almacenista Líder QC FÍSICOS

• • •

Computador. Elementos de oficina. Normas de consulta

SOFTWARE • • •

Sistema operativo, procesador de palabras, hoja de cálculo. Correo electrónico. Acceso a Internet.

6.

REGISTROS

Listado De Proveedores Evaluación y re evaluación de proveedores de productos Evaluación y re evaluación de proveedores de servicios Base de datos contratistas Solicitud de materiales Solicitudes verbales Selección de contratistas y proveedores




7.

ELABORO

REVISO

8.

Versión 1

Fecha

APROBACIONES

APROBÓ

CONTROL DE CAMBIOS

Cambio Creación

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