0
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SURAT SURAT DINAS PENDIDIKAN KOTA MALANG
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Disusun Oleh Beny Putra Halim
151111008
Yo Yoga Nanda Saputra
151111009
Yosias Suparno
151111010
PROGRA S!"#$ !%&N$& $N'ORA!$&A S%&O(AH !$NGG$ $N'ORA!$&A #AN &OP"!%R $N#ON%S$A S!$&$ A(ANG )018
BAB I
P%N#AH"("AN 1. 1.
Latar Belakang
Pra*ti* Pra*ti* &er+a (apangan ,P&(- merupa*an merupa*an *egiatan .a+i/ yang ditempu ditempu maasis maasis.a .a Srata1 Srata1 ,S1,S1- dalam dalam masa masa studin studinya2 ya2 Se+ala Se+alan n dengan dengan per*em per*em/an /angan gan 3aman dan ilmu pengetauan yang sema*in pesat *ususnya di /idang $n4ormati*a dan !e*nologi ma*a maasis.a dituntut untu* /e*er+a mandiri dan mempunyai suat suatu u *ea *eali lian an atau atau *etr *etram ampi pila lan n agar agar mamp mampu u /ersa /ersain ing g dala dalam m duni duniaa *er+a *er+a22 #iada*anny #iada*annyaa program P&( diarap*an diarap*an dapat melati melati maasis.a untu* untu* /e*er+a /e*er+a mandiri mandiri dan /ela+ar /ela+ar dari realita yang ada dalam masyara*at masyara*at serta dapat menam/a menam/a .a.asan maasis.a2 maasis.a2 &egiatan &egiatan P&( pada dasarnya dasarnya adala untu* mem/anding*a mem/anding*an n antara teori yang diterima di per*uliaan dan *enyataan yang ter+adi di lapangan *eti*a men+alan*an *egiatan P&(2 Se/aga Se/agaii sarana sarana mendap mendapat* at*an an pengal pengalama aman n *er+a *er+a dan se*ali se*aligus gus se/aga se/agaii syarat syarat *elulu *elulusan san S1 S1 penuli penuliss memili memili tempat tempat untu* untu* mela*sa mela*sana* na*an an P&( di #inas #inas Pendid Pendidi*a i*an n &ota &ota alang alang dengan dengan tu+uan tu+uan untu* untu* meng*a meng*a+i +i se6ara se6ara terperin terperin6i 6i serta serta mendal mendalam am tentan tentang g teori teori dan pra*ti pra*ti* * per*ul per*ulia iaan an dengan dengan arapa arapan n pia* pia* #inas #inas Pendidi*an Pendidi*an &ota alang dapat mem/im/ing mem/im/ing *ami mengenai mengenai pra*ti* *er+a dan moti7asi *er+a se6ara langsung2 Su/ Bagian peren6anaan adala /agian yang mem/im/ing penulis untu* /e*er+a sala sa la satu sa tu tugas /agian ini adala meren6ana*an mere n6ana*an segala *egiatan /ai* luar maupun maupun dalam dalam dinas2 dinas2 Se/aga Se/agaii sarana sarana mempra mempra*ti *ti*an *an ilmu ilmu yang yang didapa didapatt dalam dalam per*uliaan dan sala satu syarat pra*ti* *er+a lapangan penulis di ara*an untu* mem/ mem/ua uatt apli apli*a *asi si yang yang dapa dapatt mem/ mem/at atu u *ine *iner+ r+aa dina dinass pend pendid idi* i*an an deng dengan an menganalisa masala yang ter+adi disana2 #alam #alam #inas #inas Pendid Pendidi*a i*an n &ota &ota alang alang terdapa terdapatt S"BAG S"BAG "mum "mum yang yang melayani segala surat menyurat maupun /er*as /er*as yang /eru/ungan dengan #inas Pendidi*an *ota alang Su/ Bagian ini +uga mengurusi disposisi surat yang /er4ungsi untu* mendelegasi*an tugas tugas dari *epala /agian *e anggotanya maupun antar Su/ Bagian2 Namun #isposisi surat ini masi mengguna*an proses manual yang sering*ali mem/uat *esulitan dalam re*ap taunan ataupu men6ari *em/ali surat yang suda 6u*up lama2 Selain itu sering *ali &epala #inas atau 1
) Se*ret Se*retaris aris #inas #inas mela*u mela*u*an *an dinas dinas luar luar seing seingga ga surat surat surat surat yang yang masu* masu* arus arus menunggu ingga yang /er.enang untu* mela*u*an disposisi *em/ali2 #eng #engan an adan adanya ya masal masala a terse terse/u /utt suda suda men+ men+ad adii tuga tugass Su/ Su/ Bagi Bagian an Peren6anaan untu* mem/antu tugas Su/ Bagian lain agar muda #an dengan /egitu *ami mengusul*an untu* mem/uat se/ua apli*asi #isposisi Surat /er/asis e/ agar mem/antu proses persuratan yang ada2 1. 2.
Ruu!an Ma!ala"
Adapu Adapun n rumusan rumusan masala masala yang yang dapat dapat disimp disimpul* ul*an an adala adala /agaim /agaimana ana mem/uat sistem in4ormasi untu* memuda*an dalam memana+emen surat masu* dan *eluar di #inas Pendidi*an &ota alang: 1. #.
Ruang L$ngku%
#alam penyusunan !ugas Pra*ti* &er+a (apangan pem/aasan masala mengenai mengenai sepengem/an sepengem/angan gan sistem in4ormasi pen+ualan pen+ualan a*an di/atasi di/atasi pada alal /eri*ut ini; 12 Sistem $n4ormas $n4ormasii /er/asis e/ e/ dengan dengan mengguna*a mengguna*an n /aasa PHP PHP2 )2 "ser "ser yang yang dapa dapatt meng menggu guna na*a *an n Sist Sistem em ini ini any anyaa petu petuga gass pene penerim rimaa sura surat t Se*retaris dan &epala #inas2 1. &. &.
Tu'uan (a (an Ma Man)aat
12 <2 12 !u+uan !u+uan !u+uan yang di6apai dalam penelitian adala; 12 ampu ampu menemp menempat* at*an an diri dalam dalam ling*u ling*unga ngan n *er+a )2 ampu menganalisa menganalisa sistem in4ormasi in4ormasi se6ara se6ara langsung langsung di lapanga lapangan2 n2 =2 eny enyele elesa sai* i*an an apli apli*a *asi si yang yang mem/ mem/an antu tu pe*e pe*er+a r+aan an #ina #inass Pend Pendid idi* i*an an &ota &ota alang2 12 <2 )2 an4aat an4aat yang *ami perole dari Pra*ti* &er+a (apangan adala; 12 )2 =2 <2 52 >2
elati *emampuan *emampuan /eradapt /eradaptasi asi di ling*un ling*ungna gna yang yang /aru dan dan tempat tempat *er+a2 elati elati tanggu tanggung ng +a.a +a.a/ / dan dan *esa/ *esa/aran aran ela elati ti *ema *emamp mpua uan n problem solving dalam dalam tim2 elati elati pem/ag pem/agian ian *er+a *er+a dala dalam m tim2 tim2 elati elati *emamp *emampuan uan /er*om /er*omuni uni*as *asi2 i2 elat elati i man mana+ a+em emen en .a* .a*tu tu22
= 1. *. *.
Met+(+l+g$ Pe Penel$t$an
12 52 12 !empat dan dan a*tu a*tu Penelit Penelitian ian Pra*ti* Pra*ti* &er+a (apangan dila*u*an dila*u*an di #inas #inas Pendidi*an Pendidi*an &ota alang yang /eralamat*an di ?alan @eteran No219 alang teritung mulai tanggal )> aret )018 ingga )> ei )0182 ?ad.al Pra*ti* &er+a &e r+a (apangan; Nomor 1 ) = < 5
1. ,. ,.
Hari Senin Selasa Ra/u &amis ?umat
?am asu* 08200 08200 08200 08200 08200
?am Pulang 1>200 1>200 1>200 1>200 15200
S$!teat$ka Pe Penul$!an
BAB $
P%N#AH"("AN Beri Berisi si
tent tentan ang g
(ata (atarr
Bela Bela*a *ang ng
Rumu Rumusa san n
asa asala la !u+ua u+uan n
Pene Peneli litia tian n Bata Batasan san asal asala a an4 an4aat aat Pene Peneli liti tian an etod etodol olog ogii Penelitian2 BAB $$
!$N?A"AN "" emuat gam/aran umum perusaaan mengenai se+ara 7isi dan misi serta stru*tur organisasi dan des*ripsi layanan perusaaan2
BAB $$$
"RA$AN &%G$A!AN emuat emuat ta/el ta/el dan uraian uraian *egiat *egiatan an selama selama *egiata *egiatan n pra*ti pra*ti* * *er+a *er+a lapangan pada %le6omp So4t.are House2
BAB $@
P%BAHASAN ASA(AH emuat tentang permasalaan yang ter+adi pada perusaaan2
BAB @
&%S$P"(AN #AN SARAN Berisi *esimpulan dari Pra*ti* *er+a (apangan serta saran2
BAB II
!$N?A"AN "" 2.1
De!kr$%!$ In!tan!$
#inas Pendidi*an Pendidi*an &ota alang /erlo*asi /erlo*asi di ?alan @eteran @eteran No2 19 &eta.angged &eta.anggede e &e6amatan (o.o*.aru &ota alang ?a.a !imur2 #inas Pendidi*an &ota alang adala sala sala satu instan instansi si pemerin pemerinta taan an &ota &ota alang alang yang yang mempu mempunya nyaii tugas tugas mela*sa mela*sana* na*an an pemerintaan di /idang pendidi*an yang men+adi *e.enangan daera2 2.2
Struktur Organ$!a!$
Ga-ar 2.1 Stru*tur Organisasi #inas Pendidid*an &ota alang
2.#
Pr+)$l In!tan!$
@isi
; !er.u+udnya insan &ota alang yang 6erdas /ermarta/at dan mampu
/ersaing di era glo/al2 isi
; <
5 12 e.u+ud*an e.u+ud*an masyara* masyara*at at yang terdidi* terdidi* /erdasar*an /erdasar*an nilainilai nilainilai spiritual spiritual yang agamis toleran dan setara2 )2 e.u+ud*an e.u+ud*an pendid pendidi*an i*an &ota &ota alang alang yang yang /er*ualit /er*ualitas as dan ter+ang ter+ang*au *au /agi masyara*at2 =2 e.u+ud*an e.u+ud*an *ualitas *ualitas tata tata *elola *elola dan dan pelayan pelayanan an pendidi* pendidi*an an 2.&
Job Description Description Staff
Semua pen+elasan mengenai tugas dan 4ungsi setiap /agian di #inas Pendidi*an /erlandas*an pada Peraturan ali*ota ali*ota alang Nomor )5 !aun !aun )01> tentang &edudu*an Susunan Organisasi !ugas dan 'ungsi serta !ata &er+a #inas Pendidi*an2
2.*
Pen'a-aran
Pen+a/aran Pen+a/aran perlu dila*u*an untu* mempermud mempermuda a pemaaman pemaaman mengenai mengenai detail *egiatan dan penggunaan /e/erapa istila2 2.*.1
Ura$an Keg$atan
#ala #alam m mem/ mem/ua uatt ran6 ran6an anga gan n *egi *egiat atan an apli apli*a *asi si yang yang digu diguna na*a *an n untu untu* * mempermuda pem/uatannya adala Gantt Project 2 2.*.2
Ranangan S$!te
Ran6an Ran6angan gan sistem men6a*up men6a*up tentang tentang Context Context Diagram, Diagram, Decompositio Decomposition n Diagram, Conceptual Data Model, Physical Data Model, !a/el Database. !a/el Database. a. Cont Contex extt Dia Diagr gram am adala diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggam/ar*an ruang ling*up suatu sistem2 b. Deco Decomp mposi ositi tion on Dia Diagr gram am menun+u**an de*omposisi stru*tur se/ua sistem2 !erdapat !erdapat /e/erapa poin yang menyusun stru*tur sistem2
Login ; Login ; Bai* admin maupun petugas diarus*an login mengguna*an username dan username dan passord passord 12 Login Admin Login Admin ; Halaman login untu* admin )2 Login Petugas Login Petugas ; Halaman login untu* petugas
Panel ; ;
> 12 Admi Admin n Panel ; Halaman untu* a* a*ses admin mela*u*an peru/aan sistem2 )2 Panel Petugas Petugas ; Halaman untu* a* a*ses petugas mela*u*an update data2 update data2
Surat masu* dan *eluar ; 12 !am/a am/a surat surat ; 'itur untu* untu* mena menam/a m/a surat surat /ai* data untu* surat masu* maupun *eluar2 )2 Hapu Hapuss sura suratt ; 'itu 'iturr untu untu* * meng menga apu puss surat surat yang yang tela ter6atat dalam sistem2 =2 "pda "pdate te sura suratt ; 'itu 'iturr untu untu* * update ! edit surat +i*a ter+adi *esalaan atau ingin mela*u*an peru/aan surat yang di masu**an2
#isposisi #isposisi ; 'itur 6atatan sing*at yang /erisi pendapatCinstru pendapatCinstru*si *si dari seorang atasanCpe+a/at *epada /a.aanCanggotanya2
Re4erensi ; Penam/aan in4ormasi untu* re4erensi surat2
Pengat Pengatura uran n instan instansi si ; Halama Halaman n untu* untu* mela*u mela*u*an *an pengat pengatura uran n instansi yang ter*ait dengan #inas Pendidi*an2
Pengaturan "ser ; Halaman untu* mela*u*an pengaturan pada user2
c. #es*ripsi +enis ta/el dan ara pana ;
&ota* i+au menanda*an a*ti7itasC*egiatan yang ter+adi ;
&ota* *uning menanda*an user yang /er*aitan dengan a*ti7itas terse/ut ;
D
&ota* puti dengan ) garis ditepi *ota* menanda*an ta/el pada database ;
Ara pana menanda*an *emana alur sistem /er+alan ;
d. Conc Concep eptu tual al Data Data Mode Model l E# ,Con ,Concep ceptua tuall Data Data Model" Model" adala se/ua representasi seluru muatan in4ormasi yang di*andung ole database. 12 P& , Primary #ey" ; P& adala adala suatu suatu nilai nilai dalam dalam /asis /asis data data yang yang diguna diguna*an *an untu* untu* mengidenti4i*asi suatu /aris dalam ta/el2 Nilai dari primary key adala uni* ma*a dari itu tida* sama dengan Primary #ey tabel lain. )2 '& , $oreign #ey #ey-- ; '& adala suatu suatu *olom pada pada suatu ta/el yang /er4ungsi /er4ungsi se/agai se/agai *un6i tamu dari ta/el lain2 '& merupa*an P& dari ta/el lain2 =2 Relasi ; Relasi adala u/ungan antara /e/erapa entitas atau atar entitas satu satu deng dengan an enti entita tass yang yang lain lainny nya2 a2 Relas Relasii memi memili li*i *i /e/e /e/era rapa pa ma6am diantaranya ;
One to One ; empunyai pengertian setiap /aris data pada ta/el pertama diu/ung*an anya *e satu /aris data pada ta/el *e dua2
One to any ; empunyai pengertian setiap /aris data pada ta/el pertama diu/ung*an *e satu /aris atau le/i data pada ta/el *e dua2
8
any to One ; empunyai pengertian setiap /aris data pada ta/el pertama diu/ung* diu/ung*an an *e satu /aris atau le/i le/i data dan ta/el *e dua anya memili satu2
any to any ; empunyai pengertian setiap /aris data pada ta/el pertama diu/ung*an *e le/i dari 1 data pada ta/el *edua dan ta/el *edu *eduaa +uga +uga diu diu/u /ung ng*a *an n *e le/i le/i dari dari 1 data data pada pada ta/e ta/ell pertama
e. P# , Physical Data Model P# merupa merupa*an *an gam/ar gam/aran an se6ara se6ara detail detail database dalam /entu* 4isi* 4isi*22
Peng Pengga gam/ m/ara aran n
ran6an ran6anga gan n
P# P#
memp memperl erli iat* at*an an
stru* stru*tu tur r
penyimpanan data yang /enar pada /asis data yang diguna*an sesunggunya2 %.
!a/el Database !a/el Database !a/el database adala database adala ta/el yang menampung menampung semua isi dari database. ! database. !a/el a/el ini memili*i < *olom yaitu;
Nama $ield Nama $ield ; ; tempat untu* mengisi*an namanama data &ype ; &ype ; adala +enis tipe data dari namanama data2 !erdapat /e/erapa ma6am tipe data yang diguna*an pada sistem ini diantaranya ; 12 $ntege $ntegerr ; mend mendi4i i4inisi nisi*an *an /ilang /ilangan an /ulat2 /ulat2 )2 @ar6ar
,'ariable ariable
Character Character -
;
untu*
te*s
yang
merupa*an ga/ungan uru4 ang*a spasi dan /er/agai *ara*ter2 =2
&ext ; ; diguna*an untu* mengisi data te*s sa+a2
<2 Date ; diguna*an untu* mengisi data tanggal2
Length ; pan+ang *ara*ter setiap tipe data2
9
&eterangan ; menun+u**an /aris yang merupa*an P& atau '&2
BAB III
"RA$AN &%G$A!AN #.1.
Gar$! Gar$! /akt /aktu u Pe-u Pe-uata atan n A%l$ A%l$ka! ka!$$
Beri*ut garis .a*tu pem/uatan apli*asi mulai tanggal )> aret )018 ingga )> ei )0182
Ga-ar #. 1 Garis altu Pem/uatan Apli*asi
10
11 De!kr$%!$ Keg$atan 0
21 O/ser7asi
; en6ari a*ar masala yang a*an diatasi dengan system yang a*an di/uat2
2) enentu*an proye*
; engola asil o/ser7asi untu* mendapat*an solusi dari masala terse/ut
2= Analisa
; engola asil o/ser7asi untu* menyusun alur program pemilian /aasa pemrograman yang di pa*ai dan *e/utuan*e/utuan lain yang mendu*ung proye*2
2< eran6 eran6ang ang data/a data/ase se
; ene enentu ntu*an *an +umla +umla ta/el ta/el yang yang a*an a*an di/uat di/uat dan meran6 meran6ang ang data/a data/ase se seusai seusai dengan dengan asil asil analis analisaa
25 odul (ogin
; em/uat modul untu* 4itur login2
2> odul Beran da da
; em/uat alaman a.al yang a*an mun6ul setela login
2D odul Su Surat a asu*
; e em/uat 4i 4itur su surat ma masu*
28 odul Surat &elu ar ar
; em/uat 4itur surat *eluar
29 odu odull #is #ispo posi sisi si
; em em/u /uat at 4itu 4iturr dis dispo posi sisi si 4it 4itur ur yang yang /eri /erisi si tent tentan ang g inst instru ru*s *sii dar darii seo seora rang ng atas atasan an untu untu* * angg anggot otaa di di /a.a /a.an nya ya
210 odul Galeri
; em/uat alaman /erisi tentang galeri 4oto
211 odul Re4erensi
; em/uat /agian untu* *lasi4i*asi surat
21) odul Pengaturan "ser
; em/uat 4itur pengaturan untu* A*un "ser2
21= odul Pengaturan Pengaturan $nstansi ; em/uat 4itur pengaturan pengaturan untu* A*un $nstansi2
1) 21< $nter4a6e
; em/uat inter%ace yang inter%ace yang muda untu* dipaami dan muda diguna*an2
215 odul Print
; Penam/aan 4itur print do*umen2
1=
#.2.
Pe-a Pe-ag$a g$an n Tuga Tuga!! Pe-ua Pe-uatan tan A%l$ka A%l$ka!$ !$
Beri*ut adala pem/agan tugas dalam pem/uatan apli*asi
Ga-ar #. 2 Pem/agian !ugas
BAB I PEMBAASAN MASALA &.1.
Pera!ala"an
Setiap surat yang datang *e #inas Pendidi*an &ota alang a*an di6atat *edalam *edalam /u*u /u*u agenda agenda *emudi *emudian an dila*u dila*u*an *an dispo disposisi sisi untu* untu* disera disera*a *an n *epada *epada /agian yang tepat2 Se*retaris atau &epala #inas la yang mela*u*an disposisi terse/ut a*an tetapi *eduanya sering *ali mela*u*an dinas luar seingga surat sura suratt yang yang masu masu* * aru aruss menu menung nggu gu ing ingga ga sala sala satu satu *em/ *em/al alii *e *ant *antor or22 Penum Penumpu* pu*an an surat surat sering sering *ali *ali ter+ad ter+adii pada pada /agian /agian peneri penerimaa maan n surat surat seing seingga ga menga*i/at*an surat yang /ersi4at penting men+adi ter/eng*alai serta +uga proses /iro*rasi men+adi sema*in lama2 Selain itu setiap *ali petugas di/agian surat menyurat men6ari se/ua surat tertentu prosesnya a*an mema*an .a*tu lama2 Penyimpanan suratsurat terse/ut masi menggun*an menggun*an 6ara yang manual yaitu dengan dengan so4t.are so4t.are i6roso4t i6roso4t %F6el dan setiap 4ile a*an dipisa pisa tiap rentang .a*tu tertentu seingga mem/utu*an .a*tu yang le/i untu* men6arinya2 &.2.
U!ulan Peea"an Ma!ala"
Penulis mengusul*an se/ua solusi yaitu dengan mem/uat se/ua apli*asi yang mampu memuda*an memana+emen surat2 Apli*asi ini a*an di/uat dengan /er/asis .e/site seingga /isa men+adi solusi *eti*a Se*retaris dan &epala #inas *eti *eti*a *a tida tida* * ada ada di temp tempat at22 Se*a Se*ali ligu guss memu memuda da* *an an Bida Bidang ng "mum "mum dalam dalam pem/uatan laporan tentang surat masu* dan *eluar serta disposisinya2 #iarap*an apli*asi ini mampu memper6epat proses *er+a setiap /idang di #inas Pendidi*an &ota alang2 &.#.
Ranangan S$ S$!te
<2=21
EonteFt #ia #iagram
1<
15
Ga-ar &.1 EonteFt #iagram
Contex Contextt Diagra Diagram m aad dala diagram yang yang mengga menggam/ m/ar* ar*an an /agaim /agaimana ana proses proses do*umentasi data2 Context Diagram terdiri Diagram terdiri atas se/ua ling*aran proses trans4ormasi data sources sources dan data destination yang destination yang menerima maupun mengirim data se6ara langsung dari proses trans4ormasi2 Pen+elasan diagram ; 21 Admin 2
Admin /isa login *e sistem ,disdi* surat-2
Admin /isa memasu**an surat masu* surat *eluar dan disposisi *e dalam sistem
Admin /isa mela*u*an pengaturan teradap instansi dalam system
Admin Admin /isa mela*u*an mela*u*an pengaturan pengaturan teradap teradap user yang terdapat di dalam sistem2
2) Siste Sistem m ,#i ,#isd sdi* i* Surat Surat-
Sistem menampil*an admin panel admin panel pada pada admin
Sistem menampil*an user panel pada pada petugas2
Sistem /isa menampil*an galeri re4erensi dan /u*u agenda pada admin dan petugas
1> 2=
<2= <2=2)
Petugas
Petugas /isa login *e sistem2
Petugas /isa memasu**an surat masu* dan surat *eluar pada sistem
#e6o #e6om mposi positi tio on #ia #iagr gram am 12 (ogin 121 (ogin (ogin Admin Admin Admin atau user yang /era* mela*u*an disposisi serta meliat laporan dapat mela*u*an login pada menu ini2 12) (ogin (ogin Petugas Petugas Petugas yang /ertanggung +a.a/ untu* men6eta* lem/ar disposisi dapat mela*u*an login dengan menu ini2 )2 Panel )21 Admin Panel Be/erapa in4ormasi yang ditampil*an pada menu ini antara lain +umla surat masu* dan *eluar +umla disposisi +umla *lasi4i*asi surat serta +umla pengguna2 )2) Panel Petugas Be/erapa in4ormasi yang ditampil*an pada menu ini antara lain +umla surat masu* dan *eluar +umla disposisi serta +umla *lasi4i*asi surat2 =2 Surat Surat masu masu* * dan dan *elu *eluar ar =21 !am/a surat enu ini /er4ungsi untu* menam/a surat yang masu* dengan mengisi*an /e/erapa in4ormasi seperti nomor agenda asil pindai surat des*ripsi perial serta *lasi4i*asi surat2 =2) Hapus Surat enu ini /er4ungsi untu* mengapus surat yang terpili2
1D =2= "pdate Surat enu ini /er4ungsi untu* meru/a data dari surat yang dipili2 <2 #isposisi enu ini /er4ungsi untu* mela*u*an disposisi surat dengan memasu*an tu+uan surat isi disposisi 6atatan /atas .a*tu dan si4at disposisi2 52 Re4erensi enu ini /er4ungsi untu* menam/a *lasi4i*asi surat2 >2 Peng Pengat atur uran an $nsta $nstans nsii enu enu ini /er4un /er4ungsi gsi untu* untu* mengat mengatur ur data data instan instansi si sepert sepertii nama nama status status alamat nama *epala instansi dan logo instansi2 D2 Peng Pengat atur uran an "ser "ser enu enu ini ini /er4 /er4un ungs gsii untu untu* * mema memana na+e +eme men n user user deng dengan an mena menam/ m/a a mengapus serta menyunting data2 1.1 LOGIN ADMIN USER
3.1 TAMBAH SURAT
SURAT KELUAR
3.2 HAPUS SURAT 3.3 UPDATE SURAT USERNAME USERNAME & PASS
SURAT MASUK
ADMIN
PENGATURAN
PANEL 2.1 ADMIN PANEL DISPOSISI DISPOSISI
SETT
REFERENSI 4. DISPOSISI 6. PENGATURAN INSTANSI
KLASIFIKASI 5. REFERENSI
DISPOSISI
7. PENGAT URAN USER
INSTANSI PENGATURAN
Ga-ar &.2 #e6omposition #iagram Admin
18
1.2 LOGIN PETUGAS
USER
SURAT SURAT KELUAR
3.1 TAMBAH SURAT
USERNAME USERNAME & PASS
SURAT MASUK
PETUGAS PANEL 2.2 PANEL PETUGAS SETT
DISPOSISI
Ga-ar &.# #e6omposition #iagram Petugas
<2=2 <2=2= =
Eon6 Eon6ep eptu tual al #at #ataa ode odell
Ga-ar &.& EonteFtual #ata odel
19 Pen+elasan ta/el E# ; 12 !/luser enampung data mengenai user ;
iduser ,p*- se/agai id uni* ta/el t/luser
username dan pass.ord
nama se/agai nama dari user
nip se/agai nip dari user
admin se/agai +enis a* a*ses untu* user ditandai dengan penomoran2 1 se/agai se/agai super admin ; mempunyai mempunyai .e.enang untu* disposisi disposisi 6eta* surat dan mengatur mengatur user ,menam/a ,menam/a mengapus mengapus update-2 update-2 = se/agai petugas petugas disposisi ; mempunyai .e.enang untu* 6eta* surat dan memasu**an surat masu*2
)2 !/lin linst stan ansi si enampung data mengenai user ;
idinstansi ,p*- se/agai id uni* untu* ta/el t/linstansi
institusi menampung nama dari instansi
alamat menampung data alamat dari instansi
*adin menampung nama dari *epala dinas
.e/site menampung alamat .e/site instansi
email menampung alamat email dari instansi
logo menampung gam/ar logo dari $nstansi
=2 !/l !/ldi disp spos osis isii
iddisposisi ,p*- se/agai id uni* ta/el t/ldisposisi
isidisposisi menampung data dari isi surat disposisi
si4at menampung *eterangan tentang surat disposisi
)0
/atas.a*tu menampung /atas .a*tu /erla*u dari surat disposisi disposisi 6atatan menampung 6atatan dari surat disposisi
<2 !/l !/lsu sura rat tma masu su* *
idsuratmasu* ,p*- se/agai id uni* dari ta/el t/lsuratmasu*
asalsurat menampung data asal dari mana surat terse/ut
noagenda menampung nomor agenda yang masu* sesuai urutan
nosurat menampung nomor dari surat
isi menampung semua isi dari surat terse/ut
*ode menampung +enis *ode surat
tglsurat menampung tanggal surat terse/ut masu* *e sistem
tile menampung data surat ,dalam /entu* s6anC4oto-
&eterangan menampung in4omasi tam/aan dari surat
52 !/l !/lsu sura rat t*e *elu luar ar enampung data dari surat *eluar ;
idsurat*eluar ,p*- se/agal id uni* dari ta/el t/lsurat*eluar2
noagenda menampung nomor agenda yang masu* sesuai urutan
tu+uan menampung in4omasi *emana surat terse/ut ditu+u*an2
nosurat menampung nomor dari surat2
isi menampung isi dari surat terse/ut2
*ode menampung +enis *ode surat2
tgl6atat menampung tanggal ter6atatnya di sistem2
tglsurat menampung tanggal surat terse/ut masu* *e sistem2
4ile menampung data surat ,dalam /entu* s6anC4oto-2
)1
&eterangan menampung in4ormasi tam/aan dari surat
>2 !/l !/l*l *las asi4 i4i* i*as asii
id*lasi41*asi ,p*- se/agai id uni* untu* ta/el t/l*lasi41*asi2
uraian menampung in4omasi uraian user2
D2 !/lsett
<2=2 <2=2< <
idsett ,p*- se/agai id uni* ta/el t/lsett2
suratmasu* menampung data surat masu* yang suda ter6atat
surat*eluar menampung data surat *eluar yang suda ter6atat
Pys Pysi6 i6al al #ata #ata ode odell
Ga-ar &.* Pysi6al #ata odel
)) <2=2 <2=252 52 !a/el a/el #ata #ata/a /ase se Ta-el &.1 !a/el t/ldisposisi
Naa F$el(
T3%e
Lengt"
Keterangan
$nt
10
P&
@ar6ar
)50
!eFt
@ar6ar
100
#ate
@ar6ar
)50
idsuratmasu*
$nt
10
'&
$duser
$nt
)
'&
T3%e
Lengt"
Keterangan
$nt
1
P&
$nstitusi
@ar6ar
150
Status
@ar6ar
150
Alamat
@ar6ar
150
&adin
@ar6ar
50
e/site
@ar6ar
50
%mail
@ar6ar
50
(ogo
@ar6ar
)50
iddisposisi !u+uan isidisposisi Si4at /atas.a*tu Eatatan
Ta-el &.2 !a/el t/linstansi
Naa F$el(
idinstansi
Ta-el &.# !a/el t/l*lasi4i*asi
Naa F$el(
T3%e
Lengt"
Keterangan
$nt
*
P&
"raian
!eFt
$duser
$nt
)
id*lasi4i*asi
Ta-el &.& !a/el t/lsett
'&
)= Naa F$el(
T3%e
Lengt"
Keterangan
idsett
$nt
1
P&
suratmasu*
$nt
)
surat*eluar
$nt
)
Re4erensi
$nt
)
iduser
$nt
)
'&
T3%e
Lengt"
Keterangan
idsurat*eluar
$nt
10
P&
noagenda
$nt
10
!u+uan
@ar6ar
)50
nosurat
@ar6ar
50
!eFt
@ar6ar
=0
tglsurat
#ate
tgl6atat
#ate
'ile
@ar6ar
)50
&eterangan
@ar6ar
)50
$nt
)
'&
T3%e
Lengt"
Keterangan
idsuratmasu*
$nt
14
P&
noagenda
$nt
10
nosurat
@ar6ar
50
asalsurat
@ar6ar
)50
!eFt
&ode
@ar6ar
=0
$nde*s
@ar6ar
=0
#ate
Ta-el &.* !a/el t/lsurat*eluar
Naa F$el(
$si &ode
$duser
Ta-el &., !a/el t/lsuratmasu*
Naa F$el(
$si
tglsurat
)< tglditerima
#ate
'ile
@ar6ar
)50
&eterangan
@ar6ar
)50
$nt
)
'&
T3%e
Lengt"
Keterangan
$nt
2
P&
"sername
@ar6ar
=0
Pass.ord
@ar6ar
=5
Nama
@ar6ar
50
Nip
@ar6ar
)5
Admin
$nt
1
$dinstansi
$nt
1
$duser
Ta-el &.5 !a/el t/luser
Naa F$el(
$duser
&.&.
'&
I%leenta!$ Pr+ Pr+gra
<2<21
Admin
Ga-ar &., (ogin
$ni adala tampilan a.al yang a*an mun6ul saat menga*ses Apli*asi ene+emen Surat2 'iture (ogin ini adala tempat userCadmin memasu*an username dan pass.ord2
)5
Ga-ar &.5 Beranda
Pada Pada tamp tampil ilan an ini ini adal adala a tamp tampil ilan an yang yang a*an a*an mun6 mun6ul ul setel setela a admi admin n sura suratt memasu**an user dan pass.ordnya2 !erdapat /e/erapa *ota* yang menun+u**an +umla dari semua +enis surat yang ada di sistem2 Bila di *li* +uga a*an menu+u *e /agian surat terse/ut /erada2 <2<2121 <2<2121 Surat asu*
Ga-ar &.6 enam/a Surat asu*
Pada /agian ini adala 4itur tam/a surat masu* yang memung*in*an admin dan user untu* menam/a*an surat masu* *e dalam sistem2 #isana terdapat /e/erapa /agian seperti no surat lo*asi pengisim surat ,$nstansi- tanggal dll2
)>
Ga-ar &.7 enampil*an Surat asu*
Pada /agian surat masu* di tampil*an semua surat masu* yang ada di sini terdapat /e/erapa pilian untu* menam/a surat /aru mengapus surat meng edit surat mendisposisi*an surat dan print surat masu*2
Ga-ar &.14 %dit Surat asu*
Pada Pada edit edit sura suratt masu masu* * admi admin n dapa dapatt meru meru/a /a /e/e /e/era rapa pa deta detail il sura suratt yang yang memerlu*an pem/enaran2
)D
Ga-ar &.11 Print Surat asu*
Pada Pada print print surat surat masu* masu* userCa userCadmi dmin n dilapo dilapor*a r*an n detail detail dari dari surat surat masu* masu* terse/u terse/utt dengan *olom yang suda disedia*an seperti 4ormat pada umumnya2
Ga-ar &.12 Print @ie. Surat asu*
Pada print 7ie. print ditampil*an tampilan se/elum di print untu* mengetaui /ila ada *esalaan pengeti*an se/elum print dila*u*an2
)8
Ga-ar &.1# Hapus Surat asu*
Pada apus surat masu* admin dapat mengapus surat masu* yang perlu untu* diapus2
<2<212) <2<212) #isposisi #isposisi Surat Surat
Ga-ar &.1& !am/a #isposisi
Pada tam/a disposisi surat admin dapat mendisposisi*an surat masu* yang suda masu* untu* ditinda*i ole /agian tertentu yang /erurusan2
)9
Ga-ar &.1* #isposisi Surat
Pada Pada disposi disposisi si surat surat ditamp ditampi*an i*an semua semua dispo disposisi sisi surat surat yang yang perna perna di*iri di*irim*a m*an n *epada /agian tertentu disini +uga dapat mengedit disposisi terse/ut dan mengapus nya2
Ga-ar &.1, %dit #isposisi Surat
Pada edit disposisi admin dapat memper/ai*i /e/erapa /agian disposisi yang sala *eti* atau *arena penye/a/ lain2 <2<212= <2<212= Surat &eluar
=0
Ga-ar &.15 !am/a Surat &eluar
Pada tam/a surat *eluar admin dapat menam/aa*n surat *eluar dari instansi untu* *e instansi lain2 !erdapat /e/erapa *eterangan yang arus di isi sepertu nomor agenda agenda surat tu+uan surat tanggal isi ring*asan ring*asan dari surat *eluar *eluar *ode *lasi4i*asi *lasi4i*asi , *ode untu* +enis surat yang di*eluar*an- nomor surat *eluar *eterangan tam/aan ,/ila perludan lampiran 4ile untu* pengarsipansurat2
Ga-ar &.16 Surat &eluar
Pada Pada /agian /agian surat surat *eluar *eluar ditamp ditampil* il*an an semua semua surat surat *eluar *eluar dari dari sistem sistem22 !erdapa erdapatt tom/ol aspus dan edit yang dapat dila*u*an ole admin2
=1
Ga-ar &.17 %dit Surat &eluar
Pada edit surat *eluar admin dapat meru/a /e/erapa /agian pada surat *eluar yang suda di tam/a*an se/elumnya2
Ga-ar &.24 Hapus Surat &eluar
Pada apus surat *eluar admin dapat menapus surat *eluar /ila tida* diperlu*an2 <2<212< <2<212< Agenda Agenda Surat asu* asu*
=)
Ga-ar &.21 Agenda Surat asu*
Pada Pada agenda agenda surat surat masu* masu* dapat dapat dilia diliatt /e/era /e/erapa pa surat surat masu* masu* dengan dengan *atego *ategori ri tanggal2 tanggal2 Admin memasu**an memasu**an tanggal tanggal dari surat masu* yang ingin diliat diliat dengan dengan rentang rentang tanggal yang diperlu*an2
Ga-ar &.22 Print Agenda Surat asu*
Pada print agenda surat masu* a*an ditampil*an surat surat yang masu* pada rentan .a*tu yang suda di masu**an2 <2<2125 <2<2125 Agenda Agenda Surat &eluar &eluar
==
Ga-ar &.2# Agenda Surat &eluar
Pada Agenda surat *eluar ditampil*an semua surat *eluar pada tanggal yang di ingin*an2
Ga-ar &.2& Print Agenda Surat &eluar
Pada print agenda surat *eluar ditampil*an semua surat *eluar yang memasu*i rentang tanggal yang suda di masu**an se/elumnya <2<212 <2<212> > Galeri Galeri
=<
Ga-ar &.2* Galeri Surat asu*
Pada galeri di tampil*an semua arsip surat yang ada dalam sistem2
Ga-ar &.2, Galeri Surat &eluar
Pada galaeri surat *eluar ditampil*an arsip surat *eluar yang ada dalam sistem2 <2<212D <2<212D Re4rensi Re4rensi
=5
Ga-ar &.25 Re4rensi
Pada /agian re4rensi terdapat da4tar re4rensi untu* /e/erapa instansi2 Admin +uga dapat mengedit menam/a*an maupun mengapus2
Ga-ar &.26 !am/a #ata Re4rensi
Pada tam/a data re4rensi admin menam/aa*an menam/aa*an *ode instansi yang ter*ait ter*ait untu* pendataan yang le/i muda2
=>
Ga-ar &.27 $mport Re4rensi
Pada import re4rensi admin +uga dapat menam/a*an re4rensi yang suda ada dari internet dengan 4ormat 4ile 4 ile 6s72
Ga-ar &.#4 %dit Re4rensi
Pada /agian edit re4rensi admin mengedit re4rensi yang memerlu*an pem/etulan2 <2<2128 <2<2128 Pengaturan Pengaturan
=D
Ga-ar &.#1 ana+ement $nstansi
Pada Pada mana+em mana+emen en instan instansi si adala adala /agian /agian yang yang mengin mengin4or 4ormas masi*a i*an n tentan tentang g dinas dinas Pendidi*an *ota malang admin dapat meru/anya /ila ada peru/aan ter*ait in4ormasi dinas2
Ga-ar &.#2 ana+ement "ser
Pada mene+emen mene+emen user admin dapat meliat ada user apa sa+a di dalam sistem2 #an admin dapat mengapus maupun mengeditnya2
=8
Ga-ar &.## !am/a "ser
Pada tam/a user admin +uga memili*i a*ses untu* menam/a*an user dalam sistem2
Ga-ar &.#& %dit "ser
Pada edit user admin dapat meru/a /e/erapa in4ormasi user yang memerlu*an peru/aan2 <2<2129 <2<2129 A66ount A66ount
=9
Ga-ar &.#* "ser Admin
Pada pro4il user terdapat in4ormasi user yang dapat diru/a2
Ga-ar &.#, %dit Pro4il Ganti Pass.ord Pass.ord
Pada /agian ini admin dapat meru/a pass.ord dan /e/erapa in4ormasi lain2
<2<2)
"ser
<0
Ga-ar &.#5 Branda "ser
Branda user dala tampila pertama setela user login di sini ditampil*an /e/erapa in4ormasi mengenai surat surat yang ada dalam sistem2
<2<2)21 <2<2)21 Surat asu*
Ga-ar &.#6 Surat asu*
Pada surat masu* user anya /isa meliat dan print surat yang ada dalam sistem2
<1
Ga-ar &.#7 !am/a Surat asu*
Pada Pada tam/ tam/a a surat surat masu* masu* user user +uga +uga dapa dapatt mena menam/ m/a a*a *an n surat surat masu masu* * /ila /ila dipoerlu*an untu* *etentuan didalamnya +uga sama dengan admin2
Ga-ar &.&4 Print Surat asu*
Pada print surat masu* user dapat print surat masu* dengan 4ormat yang suda ditentu*an2 <2<2)2) <2<2)2) Surat &eluar
<)
Ga-ar &.&1 Surat &eluar
Pada surat *eluar user anya dapat menam/a*an dan meliat sa+a2
Ga-ar &.&2 !am/a Surat &eluar
Pada tam/a surat *eluar user dapat menam/a*an surat *eluar +i*a diperlu*an2 "ntu* in4ormasi yang perlu di isi*an +uga sama persis seperti a* admin2 <2<2)2 <2<2)2= = Galeri Galeri
<=
Ga-ar &.&# Galeri Surat asu*
Pada galeri surat masu* user dapat meliat arsip arsip surat masu* yang ada dalam sistem2
Ga-ar &.&& Galeri Surat &eluar
Pada galeri surat *eluar user dapat meliat meliat arsip arsip surat *eluar *eluar yang terdapat terdapat dalam sistem2 <2<2)2< <2<2)2< Re4rensi Re4rensi
<<
Ga-ar &.&* Re4rensi
Pada re4rensi user anya dapat meliat re4rensi yang tela ada2 <2<2)2 <2<2)25 5 Pro4il Pro4il
Ga-ar &.&, Pro4il "ser
Pada Pada pro4 pro4il il user user user user dapa dapatt meli melia att in4o in4orm rmas asii tenta tentang ng diri diriny nya2 a2 #an #an dapa dapatt meru/anya2
<5
Ga-ar &.&5 %dit "ser Ganti Pass.ord
Pada Pada edit edit user user user user dapat dapat meru/a meru/a pass.o pass.ord rd dan /e/erap /e/erapaa in4orm in4ormasi asi tentan tentang g dirinya2 <2<2)2> <2<2)2> 'itur 'itur 'itur
Ga-ar &.&6 'itur 'iltering
!erdapat 4itur 4iltering dalam sistem ini yang dapat mem4ilter surat yang di6ari2
<>
Ga-ar &.&7 'itur Pili !anggal
!erdapat 4irut pili tanggal yang memuda*an pengguna saat memili tanggal2
Ga-ar &.*4 'itur Pen6arian
Pada 4itur pen6arian yang dapat memuda*an user untu* men6ari surat surat2
BAB *.1
Ke!$%ulan
#engan #engan /era* /era*irn irnya ya Pra*ti Pra*ti* * &er+a &er+a (apang (apangan an yang yang tela tela *ami *ami la*u* la*u*an2 an2 &ami tela menyelesai*an Sistem $n4ormasi Surat #isdi* yang /ertu+uan untu* mempermuda pen6atatan surat masu* dan *eluar2 #engan mengguna*an apli*asi ini
ma*a
a*an
mempermuda da
&epala
#inas
atau
Se*retaris ris
untu*
memant memantauC auCmen menga* ga*ses ses surat surat yang yang masu* masu* dan *eluar *eluar se6ara se6ara online online22 Selan+ Selan+utn utnya ya *euntunga *euntungan n lain yang /isa diperole diperole adala men6ari surat sesuai sesuai dengan *ategori *ategori yang diingin*an2 *.2
Saran
Sist Sistem em in4o in4orm rmasi asi ini ini suda suda /isa /isa men+ men+ala alan* n*an an /e/e /e/era rapa pa 4ung 4ungsi si yang yang di/utu*an ole #inas Pendidi*an &ota alang2 A*an tetapi sistem ini tentu masi perlu di*em/ang*an lagi2 Sistem ini a*an le/i /ai* lagi +i*a ditam/a*an 4itur untu* untu* pengar pengaraa aan n langsu langsung ng surat surat *e per/id per/idang ang yang yang ditu+u ditu+u dan menamp menampil* il*an an noti4i*asinya2
<8
