Laporan PKL Teknik Informatika

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
SEKOLAH TINGGI ILMU KOMPUTER DARUL MUTA'ALLIMIN
NGANJUK JAWA TIMUR

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
ANALISIS DAN DESAIN APLIKASI KEPEGAWAIAN MENGGUNAKAN
BAHASA PEMROGRAMAN DELPHI DAN DATABASE ACCESS
DI PABRIK GULA LESTARI PATIANROWO

Oleh:
HANIK ROSYIDAH
11555091
Diajukan Sebagai Syarat Menyelesaikan Mata Kuliah
Praktik Kerja Lapangan dan Syarat Penyusunan Skripsi
NGANJUK
2014



NGANJUK

LEMBAR PENGESAHAN PEMBIMBING

NAMA : HANIK ROSYIDAH

NIM : 11555091

PROGRAM STUDI : TEKNIK INFORMATIKA

JENJANG PEDIDIKAN : S1

JUDUL LAPORAN :ANALISIS DAN DESAIN APLIKASI KEPEGAWAIAN MENGGUNAKAN
BAHASA PEMROGRAMAN DELPHI DAN DATABASE ACCESS DI
PABRIK GULA LESTARI PATIANROWO

Nganjuk, 14 September 2014

"Mengetahui, "Menyetujui, "
"Ketua STIKDAM, "Pembimbing PKL "
" " "
" " "
" " "
"Drs. Ahmad Darwis Tohari, M.Si "Marsudi, SE. "



NGANJUK

LEMBAR PENGESAHAN PENGUJI

NAMA : HANIK ROSYIDAH

NIM : 11555091

PROGRAM STUDI : TEKNIK INFORMATIKA

JENJANG PENDIDIKAK : S1

JUDUL LAPORAN :ANALISIS DAN DESAIN APLIKASI KEPEGAWAIAN MENGGUNAKAN
BAHASA PEMROGRAMAN DELPHI DAN DATABASE ACCESS DI
PABRIK GULA LESTARI PATIANROWO

"Tanggal : "Tanggal : "
"Penguji 1: "Penguji 2 : "
" " "
" " "
" " "
"Marsudi,SE. "Ahmad Juprianto,M.PdI "
" Menyetujui, "
"Ketua STIKDAM, "
" "
" "
"Drs. Ahmad Darwis TohariM.Si "

ABSTRAK

Program sistem informasi merupakan salah satu program yang banyak
digunakan oleh banyak instansi-instansi pemerintah maupun swasta seperti
perusahaan-perusahaan dalam menjalankan aktifitasnya sehari-hari yang
berhubungan dengan penyajian data secara cepat dan akurat. Dalam hal ini
penulis akan merancang sebuah aplikasi sistemm informasi untuk membantu
perusahaan dalam menghadapi persaingan di era globalisasi sekarang ini.
Pabrik Gula Lestari masih menggunakan aplikasi manual dalam mengelola
data pegawai dengan menggunakan Microsoft Office Excel 2003. Dengan
pengelolaan yang manuak tersebut, sering ditemui kesalahan-kesalahan dalam
pengolahan data serta pengelolaannya menjadi tidak efektif lagi. Oleh
karena itu, dalam melaksanakan Praktik Kerja Lapangan ini penulis mencoba
merancang sebuah program aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian di Pabrik
Gula Lestari. Dalam perancangan aplikasi ini, penulis menggunakan aplikasi
Borland Delphi 7, serta perancangan database menggunakan Microsoft Office
Access.

Kata Kunci: kepegawaian, input data pegawai.

KATA PENGANTAR

Puji Syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa, yang
telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat
menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang berjudul "Analisis
dan Desain Aplikasi Kepegawaian Menggunakan Bahasa Pemrograman Delphi dan
Database Access di PT. Perkabunan Nusantara X (Persero) – Pabrik Gula
Lestari Patianrowo.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Laporan Praktik Kerja
Lapangan ini tidak akan terwujud tanpa adanya bimbingan, bantuan dan
dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis
menyampaikan ucapan terima kasih serta penghargaan yang tak terhingga
kepada:
1. Yth. Bapak Drs. Ahmad Darwis Tohari, M.Si selaku Ketua Umum Sekolah
Tinggi Ilmu Komputer Darul Muta'allimin.

2. Yth. Bapak Ahmad Khuza'i Faruq, S.Hum, M.Pd.I selaku Ketua Program Study
Teknik Informatika.

3. Yth. Bapak Marsudi, S.E selaku Dosen Pembimbing.

4. Yth. Seluruh Dosen Pengajar dan Staff Sekolah Tinggi Ilmu Komputer Darul
Muta'allimin.

5. Yth. Bapak Soni Wijaya selaku pembimbing PT. Perkebunan Nusantara X
(Persero) – Pabrik Gula Lestari Patianrowo

6. Seluruh staff dan karyawan PT. Perkabunan Nusantara X (Persero) – Pabrik
Gula Lestari Patianrowo yang telah memberikan bantuan selama Praktik
Kerja Lapangan.

7. Keluarga tercinta yang telah memberikan semangat, dorongan, dan doa bagi
penulis.

8. Rekan-rekan mahasiswa dan sahabat yang telah banyak membantu penulis dan
memberikan dukungan dalam penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan.

9. Semua pihak yang telah memberikan bantuan dan dorongan atas selesainya
penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini yang tidak dapat penulis
sebutkan satu persatu.
Semoga segala bantuan yang telah diberikan kepada penulis mendapat
balasan dari Tuhan yang Maha Esa. Penulis menyadari masih banyak kekurangan
dalam penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini baik dari segi
panulisan, penyajian materi maupun pembahan. Demi kesempurnaan laporan ini,
saran dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan. Semoga Laporan
Praktek Kerja Lapangan ini dapat memberikan manfaat dan dapat membikan
sumbangan yang berarti.

Nganjuk, 14 September 2014

Penulis

DAFTAR ISI

ABSTRAK iv

KATA PENGANTAR v

DAFTAR GAMBAR x

DAFTAR TABEL xi

DAFTAR LAMPIRAN xii

BAB I PENDAHULUAN 1

1.1 Latar Belakang 1

1.2 Rumusan Masalah 2

1.3 Batasan Masalah 3

1.4 Tujuan dan Manfaat 3

1.4.1 Tujuan 3

1.4.2 Manfaat 4

1.5 Metode Penulisan 5

1.5.1 Lokasi Pabrik Gula Lestari 5

1.5.2 Waktu Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan 5

1.1 Teknik Pengumpulan Data 6

1.6.1 Data yang Digunakan 6

1.6.2 Teknik Pengembangan Sistem 7

1.2 Landasan Teori 7

1.7.1 Sistem 7

1.7.2 Informasi 9

1.7.3 Manajemen 10

1.7.4 Sistem Informasi 11

1.7.5 Data dan Informasi 13

1.7.6 Organisasi Data 15

1.7.7 Hierarki Data 16

1.7.8 Definisi Basis Data 18

1.7.9 Sistem Basis Data 19

1.7.10 DBMS 20

1.7.11 Sekilas Tentang Delphi 21

1.3 Sistematika Penulisan 29

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 30

2.1 Sejarah Singkat PG Lestari 30

2.2 Kondisi Perusahaan 32

2.3 Lokasi Perusahaan 32

2.4 Struktur Organisasi 33

2.4.1 Bagian atau Unit Kerja 33

2.4.2 Job Description 34

2.5 Bagian / Unit Kerja 36

2.5.1 Aktifitas yang Dilakukan 36

2.5.2 Prosedur Bagian/Unit Kerja 37

BAB III LAPORAN KEGIATAN 38

3.1 Hasil Pengamatan 38

3.1.1.1 Prosedur yang Digunakan 38

3.1.1.2 Analisis Sistem yang Digunakan 38

3.1.2 Permasalahan dan Kendala 39

3.1.3 Alternatif Solusi 39

3.2 Perancangan Aplikasi 40

3.2.1 Prosedur dan Kelebihan Aplikasi 40

3.2.2 Alat Bantu Pengembangan Sistem 40

3.2.3 Rancangan Basis Data 43

3.2.4 Rancangan Tatap Muka 45

3.2.5 Rancangan Kebutuhan Spesifikasi 50

1. Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware) 50

2. Perangkat Lunak yang Digunakan 50

3. Spesifikasi Jaringan Komputer 50

3.2.6 Reancana Implementasi 50

3.2.6.1 Jadwal Implementasi 51

3.2.6.2 Instalasi Aplikasi Kepegawaian 51

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN 52

4.1 Simpulan 52

4.2 Saran 52

DAFTAR PUSTAKA 54

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Hirarki Data 17

Gambar 1.2 Tampilan IDE Delphi 24

Gambar 1.3 Menubar dan Toolbar 24

Gambar 1.4 Component Pallette 25

Gambar 1.5 Form Designer 26

Gambar 1.6 Code Exporer 27

Gambar 1.7 Object Treeview 27

Gambar 1.8 Object Inspector 28

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PG Lestari 34

Gambar 3.1 Simbol-simbol Flowchart 41

Gambar 3.2 Flowchart Aplikasi Kepegawaian 42

Gambar 3.3 Form Awal 46

Gambar 3.4 Form Login 46

Gambar 3.5 Form Home 47

Gambar 3.6 Form Karyawan Tetap 48

Gambar 3.7 Form Karyawan PKWT 48

Gambar 3.8 Form Karyawan Honorer 48

Gambar 3.8 Form Karyawan PPJP 49

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Kegiatan PKL di Bulan Puasa 5

Tabel 1.2 Kegiatan PKL di Luar Bulan Puasa 5

Tabel 3.1 Tabel Login 43

Tabel 3.1 Tabel Pegawai Tetap 43

Tabel 3.3 Tabel Pegawai PKWT 44

Tabel 3.4 Tabel Pegawai Honorer 44

Tabel 3.5 Tabel Pegawai PPJP 45

DAFTAR LAMPIRAN

1. Lampiran 1. Surat Persetujuan Tempat PKL

2. Lampiran 2. Surat Keputusan Dosen Pembimbing PKL

3. Lampiran 3. Lembar Konsultasi Bimbingan PKL

4. Lampiran 4. Surat Penilaian dan Absensi PKL

5. Lampiran 5. Listing Kode Program/Denah

BAB I

PENDAHULUAN

1 Latar Belakang

Dalam aktivitas sehari–hari kita akan selalu berhubungan dengan
data. Dengan data-data ini kita dapat mengolahnya agarmendapatkan
sesuatu yang bermanfaat. Agar data-data tersebut dapat dimanfaatkan
dengan baik maka haris diorganisir dalam suatu basis data yang bertujuan
agar data-data tersebut dapat memberikan informasi tertentu yang
dibutuhkan. Cara penyajian datanya pun bermacam-macam baik dalam bentuk
gambar, teks, diagram, hingga dijadikan sebuah aplikasi.
Bagi sebuah instansi atau perusahaan, informasi merupakan sesuatu
yang sangat dibutuhkan. Dengan informasi ini akan diketahui sejauh mana
perkembangan suatu perusahaan, dan juga dapat diketahui permasalahan
yang timbul melalui informasi yang diberikan oleh suatu data. Dan
berdasarkan informasi itu juga maka akan dapat ditemukan solusi untuk
permasalahan yang ada.
Suatu data dapat memberikan informasi yang baik ketika data
tersebut telah diolah dan diproses hingga menjadi sebuah aplikasi.
Dengan aplikasi yang dihubungkan dengan data inilah sebuah instansi atau
perusahaan dapat dengan mudah mengolah data yang ada tanpa melalui
proses manual. Sebuah aplikasi dibuat untuk mempermudah pengolahan dan
penyimpanan data sehingga menghasilkan suatu informasi yang tepat dan
akurat. Aplikasi yang baik dan sesuai dapat meminimalisir terjadinya
kesalahan dan dapat meningkatkan kecepatan operasional serta
meningkatkan efisiensi instansi tersebut.
Pabrik Gula Lestari merupakan salah satu instansi yang bergerak di
segala bidang. Namun dalam melaksanakan tugasnya PG Lestari masih belum
menerapkan sistem informasi dan aplikasi untuk mempermudah pengolahan
data. Salah satu contohnya adalah pengolahan data pegawai yang masih
menggunakan Microsoft Office Excel. Dengan sisitem tersebut pengolahan
data belum dapat berjalan maksimal, cepat, dan efisien.
Dengan penggunaan suatu aplikasi atau sistem informasi dapat
memungkinkan adanya optimasi dalam pengolahan data kepegawaian demi
terwujudnya pelayanan yang baik. Maka dari itu diperlukan suatu aplikasi
kepegawaian guna mempermudah dan mempercepat pengolahan data.
Berdasarkan hal tersebut penulis mengembangkan sebuah aplikasi
pengolahan data pegawai dalam Praktik Kerja Lapangan (PKL) berbasis
desktop. Aplikasi ini diharapkan mampu membantu pengolahan data
kepegawaian yang ada di PG Lestari.

2 Rumusan Masalah

Berdasarakan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan
permasalahan antara lain:
1. Bagaimana cara meningkatkan efisiensi kerja para pegawai dengan
aplikasi yang diusulkan.
2. Apakah penggunaan Delphi 7 dalam membuat program akan lebih mudah?
3. Apakah penggunaan Ms. Access dapat memudahkan pembuatan basis data?
4. Bagaimana menciptakan sistem yang tidak manual untuk peningkatan
efektifitas kinerja perusahaan.

3 Batasan Masalah

Agar pembahasan tidak menyimpang dari topik permasalahan yang ada
yaitu tentang aplikasi data pegawai, maka penulis membatasi masalah
hanya pada pengolahan data pegawai Pabrik Gula Lestari dalam bentuk
aplikasi data kepegawaian.
Laporan PKL ini membahas pembuatan aplikasi data kepegawaian yang
akan diterapkan di Pabrik Gula Lestari. Aplikasi ini di bangun dengan
menggunakan bahasa pemrograman Delphi 7.0 dan database Access.

4 Tujuan dan Manfaat

1 Tujuan

1. Memahami tentang database.
2. Menerapkan pengolahan data dengan sistem Excel manjadi sistem
basis data.
3. Merubah pengolahan data yang manual ke dalam pengolahan data
otomatis.
4. Merancang sebuah aplikasi yang dapat dihubungkan dengan database
secara otomatis.
5. Merancang dan membuat aplikasi pengolahan data pegawai.

2 Manfaat

1. Bagi Penulis
a) Penulis dapat mengenal labih jauh realita ilmu di lingkungan
kerja yang sebenarnya
b) Memperdalam dan meningkatkan keterampilan dan kreatifitas
dalam membangun sebuah aplikasi.
c) Menambah wawasan keilmuan penulis mengenai pengolahan database
dan perancangan aplikasi.
2. Bagi Pabrik Gula Lestari
a) Sebagai pengenalan kepada generasi akademis tentang teknologi
industri yang ada di PG Lestari.
b) Mendapat alternatif solusi terhadap permasalahan yang ada di
perusahaan terutama dalam pengolahan data.
c) Dapat menggunakan aplikasi yang disarankan untuk mempermudah
pengolahan data pegawai
3. Bagi Akademis
a) Sebagai bahan evaluasi kurikulum yang telah diterapkan, serta
menemukan penyesuaiannya dengan kebutuhan tenaga kerja yang
kompeten di bidangnya.
b) Untuk memperkenalkan instansi pendidikan Jurusan Teknik
Informatika, Fakultas Teknik, Sekolah Tinggi Ilmu Komputer
Darul Muta'allimin kepada Badan Usaha yang membutuhkan lulusan
Teknik Informatika.

5 Metode Penulisan

1 Lokasi Pabrik Gula Lestari

a) Nama Perusahaan : PT. Perkebunan Nusantara X (Persero)
Pabrik Gula Lestari Kertosono
b) Alamat : Desa Ngrombot, Kecamatan
Patianrowo, Nganjuk 64391
c) Telp/Fax : (0358)-552468, 551439 Fax (0358)-552468

2 Waktu Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan

Kegiatan Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan tanggal 30 Juni s/d 01
Agustus 2014 dengan jawalkerja sebagai berikut:
"Hari Kerja "Jam Kerja "Jam Istirahat"
"Senin s/d Kamis "07.00-15.00 "11.30-12.00 "
"Jum'at "07.00-11.00 "- "
"Sabtu "07.00-11.30 "- "

Tabel 1.1 Kegiatan PKL di Bulan Puasa

"Hari Kerja "Jam Kerja "Jam Istirahat "
"Senin s/d Kamis "06.30-15.00 "12.00-13.00 "
"Jum'at "06.30-11.00 "- "
"Sabtu "06.30-11.30 "- "

Tabel 1.2 Kegiatan PKL di Luar Bulan Puasa

1 Teknik Pengumpulan Data

Metode yang digunakan untuk pengumpulan data terdiri dari dua
macam, yaitu:
1. Studi Pustaka
Studi pustaka dilakukan dengan cara mempelajari teori-teori literatur
dan buku-buku yang berhubungan dengan objek kerja praktek sebagai
dasar dalam penelitian ini.
2. Studi Lapangan
Studi ini dilakukan dengan cara meneliti perusahaan secara langsung
untuk mendapatkan keterangan yang diperlukan untuk memecahkan masalah
yang diteliti.
Studi lapangan tersebut meliputi:
a. Interview, yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan
melakukan wawancara secara langsung kepada pihak terkait.
b. Observasi, yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan secara
langsung di lapangan.

1 Data yang Digunakan

Dalam melakukan analisis dan perancangan ini, penulis
menggunakan dari PG Lestari antara lain data karyawan tetap, data
karyawan PKWT, data karyawan honorer, dan data karyawan PPJP.
Berdasarkan pada data-data tersebut, penulis menggunakan data
kualitatif sebagai sumber datanya.

2 Teknik Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem yang penulis gunakan dalam
penelitian ini adalah metode Extreme Programing (XP). Tahapan-
tahapan pengembangan aplikasi ini antara lain:
1) Planning, tahapan ini adalah tahapan perencanaan pada program yang
akan dikembangkan. Pada tahapan ini penulis melakukan:

Pengumpulan permintaan user (user stories), pengamatan terhadap
sistem yang sedang berjalan di Pabrik Gula Lestari, menentukan
alur bisnis dan aplikasi serta wilayah persoalan data yang akan
didukung oleh sistem yang akan dikembangkan serta ditentukan pula
jangkauan atau batasan sistem.

2) Design, tahapan berikutnya adalah melakukan perancangan (design).
Design ini meliputi design aplikasi, design basis data, dan design
tampilan atau interface.

3) Coding, pada tahapan ini sebelum dilakukan pengembangan aplikasi
bedasarkan tahapan-tahapan sebelumnya, dilakukan proses
pengkodingan atau pengisian syntax pada program yang telah dibuat.

2 Landasan Teori

1 Sistem

Menurut Kusrini, M.Kom sistem adalah sebuah tatanan yang
terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan tugas/fungsi
khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan
untuk memenuhi suatu proses/pekerjaan tertentu.[1]
Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks di mana
pengertian sistem itu digunakan. Berikut akan diberikan beberapa
definisi sistem secara umum:
a) Kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja sama untuk mencapai
tujuan yang sama.
b) Sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi
serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan
yang dirancang untuk mencapai satu tujuan
Sistem adalah hubungan satu unit dengan unit-unit lainnya
yang saling berhubungan satu sama lainnya dan yang tidak dapat
dipisahkan serta menuju suatu kesatuan dalam rangka mencapai tujuan
yang telah ditetapkan. Apabila satu unit terganggu, unit lainnya
pun akan terganggu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
tersebut.[2]
Organisasi/perusahaan adalah tempat sumber daya manusia
bekerja sama dan berinteraksi untuk merealisasikan formulasi tujuan
yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, sebuah sistem dengan
sendirinya sangat rumit. Di pihak lain, sistem membantu masalah
yang esensial dan rumit sehingga nantinya dapat bekerja di dalam
lingkungan tempat dioperasikannya. Merupakan hal yang sangat
penting untuk mengenal karakteristik secara bulat dan utuh dari
sistem tertentu, termasuk di dalamnya adalah realitas bahwa tiap
sistem memiliki masukan (input), maupun keluaran (output) dan dapat
dipandang sebagai suatu unit yang bekerja dengan sendirinya. Yang
perlu diperhatikan bahwa sistem organisasi dalam versi apapun,
merupakan suatu bagian dari sistem yang lebih besar.
Chr. Jimmy L. Gaol mengatakan, sistem sebagai suatu gugus
komponen yang dirancang untuk mnyelaraskan suatu tujuan tertentu
sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Suatu sistem merupakan
totalitas yang kompleks dan terorganisasi, suatu perpaduan hal-hal
atau bagian-bagian yang mebentuk suatu totalitas yang kompleks dan
terorganisasi secara utuh. Istilah sistem sebenarnya mencakup suatu
spektrum yang sangat luas dari suatu pemahaman. sistem dapat berupa
abstrak atau fisik. Sistem abstrak adalah suatu susunan teratur
atas suatu gagasan atau konsep yang saling tergantung satu sama
lainnya, sedangkan sistem fisik adalah susunan teratur dari unsur-
unsur yang berkesinambungan.[3]

2 Informasi

Dikatakan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah ke
dalam bentuk tertentu sesuai keperluan manajemen. Dengan alat
pengolah komputer, data dapat diolah dalam jumlah banyak, dengan
cara yang cepat dan teliti, serta sesuai dengan bentuk yang
dikehendaki.[4]
Menurut Abdul Kadir, informasi adalah hasil analisis dan
sintesis terhadap data. Dengan kata lain, informasi dapat dikatakan
sebagai data yang telah diorganisasikan ke dalam bentuk yang sesuai
dengan kebutuhan seseorang, entah itu manajer, staf, ataupun orang
lain di dalam suatu organisasi atau perusahaan.[5]

3 Manajemen

Manajemen adalah proses kerja sama antara dua orang atau
lebih untuk mencapai tutjuan-tujuan yang sudah ditetapkan.
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan
dan pengawasan dalam rangka untuk mencapai tujuan. Manajemen adalah
mendapatkan sesuatu melalui kegiatan-kegiatan orang lain. [6]
Manajemen adalah pengkoordinasian semua sumber daya melalui
proses perencanaan, pengorganisasian, dan pemberian pengarahan dan
pengawasan agar tercapai sasaran-sasarn dan tujuan yang telah
ditetapkan.

4 Sistem Informasi

Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi
informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk
mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas,
istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada
interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi.
Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak
hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi
(TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan
teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.
Sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari
manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan
sumber data dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi
dalam organisasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Ada beberapa ahli yang belum sependapat tentang penyatuan
pemahaman sistem informasi manajemen. Menurut Chr. Jimmy L.
Gaol,[7] sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem informasi
yang selain melakukan pengolahan transaksi yang sangat berguna
untuk kepentingan organisasi juga banyak memberikan dukungan
informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen untuk pengambilan
keputusan.
Secara historis, gagasan sebuah sistem informasi tidak
dikenal sebelum munculnya komputer. Akan tetapi, komputer telah
banyak memberikan dampak dengan terwujudnya gagasan tersebut
menjadi realitas. Organisasi dalam segala motif selalu membutuhkan
sistem-sistem untuk mengklasifikasi, mengolah, menyimpan, melihat
kembali, dan mendistribusikan informasi. Komputer telah memberikan
sumbangan yang tinggi berupa teknologi canggih dan terandalkan pada
sisitem informasi. Dampaknya, sebuah sistem informasi berdasarkan
komputer akan mengalami perbedaan dengan sistem-sistem yang diolah
secara manual.
Sistem informasi manajemen secara umum dapat dikatakan
sebagai sebuah sistem manusia dan mesin yang terintegrasi dalam
menyediakan informasi guna mendukung fungsi opersi manajemen dan
penentuan alternatif tindakan dalam sebuah organisasi sistem
tersebut. Dalam operasinya, sistem informasi manajemen menggunakan
perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), prosedure,
model manajemen, dan keputusan serta sebuah terminal data.
Sistem informasi manajemen merupakan sebuah kesatuan, sistem
mesin pengguna yang terintegrasi dalam memberikan informasi untuk
mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pembuatan keputusan dalam
suatu organisasi. Sistem yang dimaksud di sini adalah sistem yang
menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur
manual, model yang digunakan untuk menganalisis, merencanakan,
mengendalikan, dan membuat keputusan serta sebuah basis data.

5 Data dan Informasi

Sebelum membahas tentang basis data, terlebih dahulu akan
dibahas data dan informasi. Dalam beberapa buku, kedua istilah ini
sering kali dipertukarkan.
Data berasal dari bahasa latin yaitu "datum" yang berarti
fakta, kenyataan, kejadian, atau peristiwa. Jadi data adalah fakta
dasar yang mewakili suatu kejadian. Data diproses oleh sistem
komputer untuk menghasilkan informasi. Salah satu komponen dalam
pengolahan data yang diperlukan adalah merupakan program aplikasi
(program komputer) yang berisikan sederet instruksi yang disusun
dan dapat diterima oleh komputer.
Data adalah bahan utama dari pekerjaan manajemen sistem
informasi. Tanpa data pekerjaan sistem informasi tidak akan pernah
ada. Data adalah fakta yang terjadi karena adanya kegiatan
organisasi yang terjadi pada lini transaksi, manajemen lini bawah,
lini tengah, dan lini atas.[8]
Data adalah fakta mengenai objek, orang, dan lain-lain. Data
dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau simbol).
Sejumlah penulis menggunakan data untuk menyatak nilai-nilai yang
secara aktual terkandung dalam basis data. Sedangka informasi
digunakan untuk menyatakan makna nilai ketika dipahami oleh
pengguna.[9]
Informasi merupakan fakta data yang telah diproses sehingga
telah berubah bentuk menjadi informasi atau informasi adalah data
yang telah diambil kembali diolah atau sebaliknya digunakan untuk
tujuan informatif, argumentasi ataupun sebagai dasar untuk
pengambilan keputusan. Informasi ini adalah hasil proses data yang
kurang berguna menjadi data yang berguna.
Informasi adalah hasil analisis dan sintesis terhadap data.
Dengan kata lain, informasi dapat dikatakan sebagai data yang telah
diorganisasikan ke dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan
seseorang, entah itu manajer, staf, ataupun orang lain di dalam
suatu organisasi atau perusahaan.
Kualitas dari sebuah informasi tergantung dari tiga hal,
yaitu:
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan
dan tidak menyesatkan
2. Tepat pada waktunya, berati informasi yang datang pada penerima
tidak boleh terlambat.
3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk
pemakainya.

6 Organisasi Data

Komputer pada awalnya digunakan untuk memecahkan masalah-
masalah yang membutuhkan kalkulasi angka yang rumit dan
membosankan. Masalah-masalah ini mambutuhkan sedikit input dan
sedikit output. Dewasa ini, perusahaan membutuhkan jumlah input dan
output yang sangat besar. Perusahaan seringkali membutuhkan
komputer untuk memecahkan masalah yang sama dengan input yang
berbeda secara berulang kali.[10]
Menurut McLeod dan George perusahaan menyimpan data dalam
jumlah besar di sistem informasi bebasis komputernya hanya karena
perusahaan tersebut melakukan bagitu banyak transaksi bisnis.
Terdapat begitu banyak data sehingga data tersebut tidak akan
berguna dalam pengambilan keputusan bisnis tanpa adanya satu cara
pengorganisasian yang efektif dan efisien. Agar dapat menggunakan
data dan terhindar dari kekacauan, konsep "data" telah dipecah dan
dikurangi menjadi konsep-konsep yang lebih kecil. Konsep-konsep
data yang lebih kecil akan menyediakan balok-balok pembangun yang
dapat dikombinasikan untuk menghasilkan kembali data awal dalam
suatu bentuk yang terorganisasi dan dapat diakses.[11]

7 Hierarki Data

Data secara tradisional telah diorganisasikan ke dalam suatu
hierarki field-field data yang bergabung untuk membentuk record,
dan record yang yang bergabung untuk membentuk file. Field data
adalah unit data yang terkecil, mencerminkan jumlah data terkecil
yang akan ditarik dari komputer dari satu waktu. Record adalah
suatu koleksi field-field data yang saling berhubungan. File adalah
koleksi record yang saling berhubungan. Hierarki sederhana field
yang membantuk record yang bergabung menjadi satu file menciptakan
organisasi mendasar dari seluruh data yang dipergunakan dalam
pengambilan keputusan dengan bantuan komputer
Menurut Abdul Kadir, secara tradisional data diorganisasikan
ke dalam suatu hirarki yang terdiri atas elemen data, rekaman
(record), dan berkas (file).[12]
1. Elemen Data

Elemen data adalah satuan data terkecil yang tidak dapat
dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna. Pada data
kepegawaian, elemen data dapat berupa nama pegawai, alamat, kota
tempat tinggal, dan atribut lain yang menyangkut seorang
pegawai. Istilah lain untuk menyebut elemen data adalah medan
(field), kolom, item, dan atribut.
2. Rekaman
Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling
terkait. Sebagai contoh, nama, alamat dan kota seorang pegawai
dapat dihimpun dalam sebuah rekaman. Dalam sisitem basisi data
relasional, rekaman biasa disebut dengan istilah tupel atau
baris.
3. Berkas
Himpunan seluruh rekaman yang bertipa sama membentuk
sebuah berkas. Berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan rekaman
data yang berkaitan dengan suatu objek. Dalam sistem basis data
relasional, berkas mewakili komponen yang disebut tabel atau
relasi.

Gambar 1.1 Hirarki Data

8 Definisi Basis Data

Menurut Kusrini, M.Kom, basis data dapat didefinisikan dalam
berbagai sudut pandang seperti berikut:
1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasi
sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat
dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara
bersama sedemikian rupa tanpa pengulangan (redudancy) yang tidak
perlu, untuk memenuhi kebutuhan.
3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan
dalam media penyimpan elektronik.[13]
Menurut Raymond McLeod, Jr dan George P. Schell, basis data
adalah sekumpulan file. Definisi umum dari basis data adalah bahwa
basis data merupakan kumpulan dari seluruh data berbasis komputer
sebuah perusahaan. Definisi basis data yang lebih sempit adalah
bahwa basis data merupakan kumpulan data yang berada di bawah
kendali peranti lunak sistem manajemen basis data. Menurut definisi
yang lebih sempit, data perusahaan yang dikendalikan dan
diadministrasi oleh sistem manajemen basis data akan dianggap
sebagai basis data.[14]

9 Sistem Basis Data

Sistem basis data merupakan perpaduan antara basis data dan
sistem manajemen basis data (SMBD). Komponen-komponen sistem basis
data meliputi:
1. Perangkat Keras (Hardware) sebagai pendukung operasi pengolahan
data.
Perangkat keras komputer adalah semua bagian fisik komputer.
seperti mouse, keyboard, monitor, CPU, dan sebagainya.
2. Sistem Operasi (Operating System) atau perangkat untuk mengolah
basis data.
Sistem operasi merupakan suatu software sistem yang bertugas
untuk melakukan kontrol dan manajemen hardware serta operasi-
operasi dasar sistem, termasuk menjalankan software aplikasi
seperti program-program pengolah kata dan browser web. Secara
umum, sistem operasi adalah software pada lapisan pertama yang
ditaruh pada memori komputer pada saat komputer dinyalakan.
Sementara software lainnya dijalankan setelah sistem operasi
berjalan, dan sistem operasi akan melakukan layanan inti umum
untuk software-software tersebut.
3. Basis Data (Database) sebagai inti dari sistem basis data.
4. Database Management System (DBMS)
DBMS adalah software yang menangani semua akses ke basis data.
contoh dari DBMS antara lain seperti Microsoft Access, Microsoft
SQL Server 2000, Oracle, MySQL, Interbase, Paradox, dan lain-
lain.
5. Pemakai (User).
Pemakai merupakan orang atau sistem yang akan mengakses dan
merubah isi data. Beberapa jenis pengguna basis data yaitu:
1. Programmer Aplikasi: orang yang mengkodekan aplikasi dengan
bahasa pemrograman.
2. User Mahir: orang yang mampu menggunakan basis data secara
langsung dengan menggunakan DBMS.
3. User Umum/End User: orang yang memakai basis data dengan
menggunakan perantara program aplikasi.
4. User Khusus: bisa berupa sistem lain.
6. Aplikasi Lain
Aplikasi lain merupakan software yang dibuat untuk memberikan
interface kepada user sehingga lebih mudah dan terkontrol dalam
mengakses basis data. Aplikasi lain ini merupakan komponen
tambahan dalam sistem basis data yang sifatnya opsional.[15]

10 DBMS

Satu Database Management System (DBMS) berisi satu koleksi
data yang saling berelasi dan satu set program untuk mengakses data
tersebut. Jadi DBMS terdiri dari Database dan Set Program pengelola
untuk menambah data, menghapus data, mengambil dan membaca
data.[16]
Definisi DBMS pada sejumlah literatur sangatlah bervariasi.
Secara umum, DBMS diartikan sebagai suatu program komputer yang
diganakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus, memanipulasi, dan
memperoleh data atau informasi dengan efektif dan efisien.[17]
Dibandingkan dengan sistem yang bebasis kertas, DBMS
memiliki empat keunggulan:
7. Kepraktisan: Sistem yang berbasis kertas akan menggunakan kertas
yang sangat banyak untuk menyimpan informasi, sedangkan DBMS
menggunakan media penyimpan sekunder yang berukuran kecil tetapi
padat informasi.
8. Kecepatan: Mesin dapat mengambil atau mengubah data jauh lebih
cepat daripada manusia.
9. Mengurangi Kejemuan: orang cenderung menjadi bosan ketika
melakukan tidakan yang berulang-ulang yang masih dilakukan
dengan manual (dengan tangan).
10. Kekinian: Informasi yang tersedia pada DBMS akan bersifat
mutakhir dan akurat setiap saat.

11 Sekilas Tentang Delphi

Borland Delphi adalah sebuah alat pengembangan aplikasi-
aplikasi untuk sistem operasi Microsoft Windows. Dalphi sangat
berguna dan mudah digunakan untuk membuat suatu program bebasis GUI
(Graphical User Interface) atau console (Mode Text). Bahasa
pemrograman yang digunakan oleh Delphi sebenarnya merupakan turunan
daribahas pemrograman pascal.
Delphi relatif lebih mudah dipahami dibandingkan dengan
bahasa pemrograman lain. Sampai saat ini, Borland sebagai
perusahaan pembuat Delphi terus menyempurnakan Delphi mengikuti
perkembangan teknologi.
Menurut M. Agus J. Alam, Borland Delphi 7 adalah paket
bahasa pemrograman yang bekerja pada sistem operasi Windows. Delphi
merupaka bahasa pemrograman yang mempunyai cakupan kemampuan yang
luas dan sangat canggih. Berbagai jenis aplikasi dapat dibuat
dengan Delphi, termasuk aplikasi untuk mengolah teks, grafik,
angka, database, dan aplikasi web.[18]
Secara umum, kemampuan Delphi adalah menyediakan komponen-
komponen dan bahasa pemrograman yang andal, sehingga memungkinkan
untuk membuat program palikasi yang sesuai dengan keinginan dengan
tampilan dan kemampuan yang canggih.
Untuk mempermudah pemrograman dalam membuat program
aplikasi, Delphi menyediakan fasilitas pemrograman yang sangat
lengkap. Fasilitas pemrograman tersebut dibagi dalam dua kelompok,
yaitu object dan bahasa pemrograman. Secara ringkas, object adalah
suatu komponen yang mempunyai bentuk fisik dan biasanya dapat
dilihat (visual). Object biasanya dipakai untuk melakukan tugas
tertentu. Sedangkan bahasa pemrograman secara singkat dapat disebut
sebagai sekumpulan teks yang mempunyai arti tertentu dan disusun
dengan aturan tertentu serta untuk menjalankan tugas tertentu.
Delphi menggunakan struktur bahasa pemrograman Object Pascal yang
sudah sangat dikenal di kalangan pemrogram profesional. Gabungan
dari object dan bahasa pemrograman ini sering disebut sebagai
bahasa pemrograman berorientasi object atau Object Oriented
Programming (OOP).
Khusus untuk pemrograman database, Delphi menyediakan object
yang sangat kuat, canggih, dan lengkap sehingga memudahkan
pemrogram dalam merancang, mebuat dan menyelesaikan aplikasi
database yang sangat diinginkan. Selain itu, Delphi juga dapat
menangani data dalam berbagai format database, misalnya format MS-
Access, SyBase, Oracle, FoxPro, Informix, DB2, dan lain-lain.
Format database yang asli dari Delphi adalah Paradox dan dBase.
IDE Delphi dibagi menjadi tujuh bagian uatama, yaitu
Menubar, Toolbar, Component Pallete, Form Designer, Code Explorer,
Object Treeview, dan Object Inspector.[19]

Gambar 1.2 Tampilan IDE Delphi

a) Menubar dan Toolbar
Menubar dan Toolbar merupakan dua bagian yang biasanya
terdapat pada aplikasi-aplikasi windows lain, fungsinyapun
relatif hampir sama

Gambar 1.3 Menubar dan Toolbar

b) Component Pallette
Component Pallette berisi kumplan VCL (Visual Component
Library) yang berguna dalam desain apikasi. VCL merupakan
pustaka untuk komponen visual, dimana di component pallette
dilambangkan dengan ikon-ikon yang merepresentasikan komponen
tersebut. Komponen-komponen VCL pada component pallette
dikelompokkan ke dalam tab-tab sesuai dengan fungsinya dengan
maksud untuk memudahkan programer dalam memilih komponen yang
diinginkan.

Gambar 1.4 Component Pallette

c) Form Designer
Setiap aplikasi biasanya memiliki jendela atau background
interface, yang dalam bahasa pemrograman Delphi atau bahkan
dalam bahasa pemrograman lain yang berbasis visual, biasa
disebut dengan Form. Form Designer berfungsi sebagai tempat
untuk mendesain form untuk aplikasi yang akan kita buat, dan
juga sebagai tempat untuk meletakkan komponen-komponen yang kita
ambil dari component palette. Form sendiri sebenarnya merupakan
komponen di mana property-nya bisa diatur melalui object
inspector layaknya komponen-komponen lain. Form bisa jadi
merupakan bagian terpenting dari sebuah aplikasi, namun meskipun
begitu, beberapa aplikasi ada yang tidak membutuhkan form sama
sekali, seperti aplikasi untuk memonitor ketukan keyboard.

Gambar 1.5 Form Designer

d) Code Explorer
Code Explorer merupakan area di mana kita menuliskan kode
program, posisinya secara default terletak dibelakang form.
Untuk menampilkan code explorer di depan form, Anda bisa
menggunakan tombol F12 pada keyboard. Pada code explorer
tersebut, terdapat kode-kode dalam bahasa pemrograman delphi
yang secara otomatis digenerate oleh Delphi, hal ini jelas akan
memudahkan atau mempercepat kita dalam menulis program.
Pada code explorer Delphi, ada sebuah fitur yang disebut
dengan code completion. Sesuai dengan namanya, code completion
berfungsi melengkapi kode yang kita tulis dalam bentuk
pilihan/list dari code-code yang bisa kita gunakan, hal ini akan
sangat membantu apabila kita lupa terhadap kode tertentu.

Gambar 1.6 Code Exporer

e) Object Treeview
Object TreeView adalah bagian yang berisi daftar komponen
yang digunakan dalam form designer. Dengan model tampilan
bercabang, akan memudahkan kita dalam menunjuk komponen tertentu
terutama jika aplikasi yang dibuat menggunakan banyak komponen.

Gambar 1.7 Object Treeview

f) Object Inspector
Object Inspector adalah bagian yang digunakan untuk
memanipulasi sifat atau karakteristik dan event dari komponen
yang digunakan dalam form designer. Jendela object inspector
terbagi menjadi dua bagian tab, yaitu tab property dan tab
event. Tab property digunakan untuk memanipulasi properti yang
dimiliki oleh komponen tertentu, misalkan ukuran, warna, dan
caption dari komponen. Sedangkan Tab Event digunakan untuk
menangani pemasukan kode pada kejadian tertentu dari suatu
komponen, misalnya: kejadian ketika komponen button (tombol)
diklik atau onClick.
Sebagaimana yang telah dijelaskan di atas, salah satu
fungsi dari object inspector ini adalah untuk mengatur property
dari komponen, pengaturan tersebut tidak akan disimpan pada file
unit, melainkan akan disimpan pada file form (*.dfm).

Gambar 1.8 Object Inspector

1 Sistematika Penulisan

Tujuan pembuatan sistematika penulisan Laporan PKL ini adalah
untuk mempermudah penulisan laporan serta membuat analisa yang lebih
terarah. Sistematika penulisan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini adalah
sebagai berikut:
BAB 1 : PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan secara garis besar mengenai pokok permasalahan
yang mencangkup latar belakang, rumusan masalah, batasan
masalah, tujuan dan manfaat, metode penulisan, landasan
teori dan sistematika penulisan.
BAB 2 : GAMBARAN UMUM
Bab ini menguraikan tentang profil Pabrik Gula Lestari,
struktur organisasi, dan unit kerja yang ditempati di
Pabrik Gula Lestari
BAB 3 : LAPORAN KEGIATAN
Bab ini menguraikan tentang hasil dari pengamatan,
perancangan / desain aplikasi.
BAB 4 : SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menguraikan tentang kesimpulan dari Laporan PKL
dan saran yang berguna untuk menyempurnakan pembuatan
aplikasi yang akan datang. Juga dilengkapi dengan daftar
pustaka.

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

1. Sejarah Singkat PG Lestari[20]

Pada tahun 1909, CV. Cultur Maatchapy (CVCM) Panji mendirikan
pabrik gula yang diberi nama "LESTARI" yang terletak di desa Ngrombot,
Kecamatan Patianrowo, Kabupaten Nganjuk. Kemudian tata pengurusan serta
tata usahanya diserahkan kepada Trandement On Van Kerchen Indonesian
yang berkedudukan di Surabaya.

Setelah Indonesia memprokalamasikan kemerdekaannya, PG Lestari
ditempatkan di bawah Kementerian Kemakmuran Badan Penyelenggaraan
Perusahaan Gula Negara (BPPGN) sebagaimana pabrik-pabrik gula lainnya.

Setelah Classh II bulan Oktober 1950, PG Lestari mulai giling lagi
di bawah kepengurusan lama yaitu Trandement On Van Kerchen Indonesian
yang berkedudukan di Surabaya.

Dalam rangka aksi Irian Barat dan bangsa Indonesia sedang gencar-
gencarnya membebaskan Irian barat pada akhir tahun 1957 dan jatuh Classh
II Baru dan digolongkan dalam Pra unit gula A. Setelah PP no.166/1961 PG
Lestari masuk dalam kesatuan II (Karesidenan Kediri) yang berbadan hukum
sendiri.

Dengan adanya Peraturan Pemerintah no.14 Tahun 1966 (LN tahun 1968
no.23) telah didirikan PNP XXI dalam peraturan pasal 1 ayat 2 di
tentukan bahwa PG Lestari beserta hak dan kewajibannya serta Kekayaan
dan perlengkapannya diserahkan atau beralih kepada PNP XXII. Peraturan
Pemerintah no.23 tahun 1973 , dalam pasal 1 ayat 2 dengan dialihkannya
bentuk PNP XXI dan PNP XXII menjadi Persero yaitu PTP XXI - XXII
(persero) yang terdiri dari 12 (dua belas) Pabrik Gula dan 2 (dua) rumah
sakit.

Kemudian berdasarkan Peraturan Pemerintah Negara RI no.15 tahun
1996, maka perusahaan perseroan (persero) PTP XXI-XXII dan perusahaan
perseroan (persero) PTP XXVII yang masing-masing didirikan berdasarkan
Peraturan Pemerintah no.13 tahun 1990, no.25 tahun 1973 dan Peraturan
Pemerintah no.7 tahun 1972 dilebur dalam satu perusahaan perseroan
(persero) baru dengan nama "perusahaan perseroan" (persero) PT.
Perkebunan Nusantara X, yang disingkat dengan PTPN X (Persero), yang
terdiri dari 12 Pabrik dan 2 Rumah sakit, yaitu:

1. PG Lestari, di Kertosono-Nganjuk.

2. PG Modjopanggung, di Tulungagung

3. PG Ngadirejo, di Kediri

4. PG Pesantren Baru, di Kediri

5. PG Meritjan, di Kediri

6. PG Tjoekir, di Jombang

7. PG Djombang Baru, Jombang

8. PG Gempol Kerep, di Mojokerto

9. PG Watoe Toelis,di Sidoarjo

10. PG Krian, di Krian - Sidoarjo

11. PG Toelangan, di Toelangan Sidoarjo

12. PG Krembong, di Krembong – Sidoarjo

Sedangkan kedua Rumah Sakit itu adalah:

1. RS Gatoel di Mojokerto.

2. RS Toeloengredjo di Pare Kediri.
Jadi sampai saat ini PG Lestari berada dalam naungan PTPN X
(Persero) yang berkedudukan di Kotamadya Surabaya, Provinsi Jawa Timur.
2. Kondisi Perusahaan
Saat ini areal tanaman PG Lestari terletak di empat Kabupaten
yaitu: Kabupaten Kediri, Nganjuk, Bojonegoro dan Tuban. Pengelolaan
masing-masing wilayahnya ditetapkan dalam Rencana Kerja Anggaran
Perusahaan (RKAP) yang dilaksanakan setiap tahun. Berikut produksi /
angka dasar:

- Luas Areal: 5.244.746 Ha.

- Jumlah Tebu: 423.984.9 Ton

- Rendemen: 6.81

- Bagi Hasil SHS (NSL X 1, 002) : 28.941.51 Ton

3. Lokasi Perusahaan

PTPN X (Persero) PG Lestari ini berada di Desa Ngrombot, Kecamatan
Patianrowo, Kabupaten Nganjuk. Lokasi ini dipilih karena pertimbangan
lokasinya strategis dan juga mempertimbangkan faktor alam dan lingkungan
diantaranya adalah:

1. Pada jaman Belanda Patianrowo jauh dari pemukiman penduduk atau
penduduknya masih jarang sehingga keberadaan pabrik gula ini dengan
segala aktifitas produksinya tidak mengganggu.

2. Di sekitar PG Lestari terdapat lahan yang menyediakan bahan baku
produksi yaitu Tebu, diantaranya di daerah Kunjang, Jatikalen, Baron,
dan lain-lain.

3. Posisi PG Lestari dekat dengan sungai Brantas (sumber air) yang sangat
dibutuhkan untuk pendingin Imbibisi

4. Struktur Organisasi
1. Bagian atau Unit Kerja
Struktur Organisasi (SO) merupakan bagian yang penting dalam
suatu Instansi, karena dari Struktur Organisasi dapat dilihat
secara jelas garis tanggung jawab serta wewenang dari masing-masing
bagian.
Adapun yang dimaksud dengan Struktur Organisasi adalah
hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawab masing-masing
dalam suatu sistem kerja sama.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa Struktur
Organisasi (SO) menujukkan wewenang, kedudukan dan tanggung jawab
dari masing-masing bagian demi kelancaran dan keberhasilan tujuan
organisasi. Di bawah ini sampaikan bagan Struktur Organisasi secara
umum di PG Lestari.

STRUKTUR ORGANISASI
PG LESTARI

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PG Lestari

2. Job Description

Pabrik Gula dipimpin oleh seorang Administratur yang
menjalankan kebijaksanaan yang ditetapkan Direksi PTPN X (Persero)
dan bertanggung jawab kepeda direksi atas kelancaran tugas
pengelolaan di pabrik gula. Administratur mempunyai tugas pokok
sebagai berikut:

a. Melaksanakan dan mengamankan program kegiatan secara keseluruhan
yang telah ditetapkan direksi dalam pengolahan pabrik gula.

b. Memimpin dan mengkoordinir tugas para kepala bagian di PG
Lestari agar terdapat kesatuan tindak dalam melaksanakan
operasional yang terpadu guna mencapai target produksi secara
efektif dan efisien.

c. Mengelola dan mempertanggung jawabkan penggunaan sumber daya
manusia, sumber dana, dan peralatan pabrik sesuai norma yang
berlaku.

Dalam pelaksanaan tugasnya, administratur dibantu oleh 4
orang kepala bagian, yaitu sebagai berikut:

a. Kepala Bagian Tanaman, mempunyai tugas pokok:

Melaksanakan dan menangani segala kegiatan produksi tebu
di kebun dan persiapan lahan, penyediaan bibit, pemeliharaan
tanaman, kegiatan tebang dan angkut sampai timbangan dalam
rangka penyediaan dan pemasukan bahan baku tebu siap untuk
digiling baik secara kualitatif maupun kuantitatif.

b. Kepala Bagian Instalasi mempunyai tugas pokok:

Melaksanakan kegiatan operasional di bidang mesin atau
peralatan instrumentasi pabrik yang meliputi perbaikan,
perawatan, dan persiapan pemakaian selama giling dengan tujuan
agar diperoleh efisiensi setinggi mungkin berdasarkan standar
yang ditetapkan.

c. Kepala Bagian Pengolahan mempunyai tugas pokok:

Melaksanakan kegiatan operasional di bidang pengolahan
bahan baku tebu menjadi gula berdasarkan metode-metode atau
syarat-syarat pengolahan dengan tujuan agar terpenuhi kualitas
dan kuantitas produksi sesuai standar yang ditetapkan.

d. Kepala Bagian Administrasi Keuangan dan Umum (AK&U) mempunyai
tugas pokok:

Melaksanakan kegiatan operasional dibidang administrasi
yang meliputi perencanaan atau pengawasan. Pengendalian dalam
pembukuan sumber dana sesuai dengan aturan yang di tetapkan
dalam RKAP serta melakukan pengadaan barang/ bahan sesuai
kebutuhan dan dibidang ketenagakerjaan meliputi perencanaan,
pengadaan dan perawatan serta pembinaan tenaga kerja, mengawasi
dan mengendalikan biaya tenaga kerja.

5. Bagian / Unit Kerja

Selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan, penulis bersaman dua
orang rekan lainnya melakukan kegiatan Praktik Kerja Lapangan di Kantor
Pabrik Gula Lestari tepatnya dibagian AK&U yang dibimbing oleh akuntan
PG Lestari yang juga bertindak sebagai staff IT.

1. Aktifitas yang Dilakukan

Kegiatan yang dilakukan selama Praktik Kerja Lapangan adalah
membuat rancangan aplikasi kepegawaian yang akan dibuat serta
berkonsultasi tentang keperluan sistem kepada pembimbing. Kegiatan
lain yang juga dilakukan penulis adalah membantu staf dalam bidang
komputer dan teknologi dan bidang lain apabila staf mengalami
kesulitan dan membutuhkan bantuan.

2. Prosedur Bagian/Unit Kerja

Penulis bekerja pada bagian AK&U. Penulis melakukan
beberapa prosedur pekerjaan ketika penulis ditempatkan pada bagian
AK&U ini. Prosedur kerja yang penulis lakukan antara lain:

1. Melakukan perancanaan

2. Pengumpulan data lapangan.

3. Melakukan analisis terhadap data yang diperoleh.

4. Membuat rancangan data alir.

5. Membuat rancangan basis data.

6. Membuat desain form.

7. Melakukan pengkodean terhadap form yang telah dibuat.

8. Prosedur terakhir adalah melakukan uji coba.

BAB III

LAPORAN KEGIATAN
1. Hasil Pengamatan

Saat ini sistem pengolahan data pegawai yang di Pabrik Gula
Lestari masih bebasis Microsoft Office Excel. Sistem ini dinilai kurang
cepat dan efisien dalam menangani beberapa data. Beberapa data terkadang
juga acak dalam penyimpanannya sehingga dapat memperlambat proses
administrasi dalam perusahaan.

Berdasarkan hal tersebut penulis berusaha mengembangkan suatu
aplikasi kepegawaian berbasis desktop. Aplikasi ini dapat menangani
pengolahan data kepegawaian di PG Lestari seperti data pegawai, tanggal
masuk pegawai, tanggal pensiun pegawai, dan lain sebagainya.

1. Sistem yang Digunakan
1. Prosedur yang Digunakan
Prosedure yang dilakukan penulis adalah membuat perencanaan,
pengumpulan data, analisis data, perancangan database dan
form serta melakukan pengujian.
2. Analisis Sistem yang Digunakan
Dalam menganalisa sistem yang digunakan penulis melakukan
analisa secara langsung. Penulis melakukan analisis sistem
dengan menggunakan Ms. Access 2003 dan bahasa pemrograman
Delpi 7

2. Permasalahan dan Kendala

Pada sistem yang digunakan dalam pengolahan data karyawan di
PG Lestari masih banyak terdapat permasalahan. Hal ini ditimbulkan
karena dalam pengolahan data masih menggunakan cara manual. Banyak
kesulitan yang dialami dengan sistem ini. Seperti kesulitan mencari
folder penyimpanan, pengeditan data yang lama dan masalah ketika
membuat laporan.

Data yang dimasukkan dengan cara manual menyebabkan
pengolahannya kurang efisien. Waktu yang dibutuhkanpun menjadi
lebih banyak. Karena semua operasi seperti menambah data, mengedit,
dan menghapus datanya masih dilakukan secara manual.

3. Alternatif Solusi

Permasalahan seperti di atas disebabkan karena pengolahan
datanya masih dilakukan secara manual. Untuk mengatasi masalah
tersebut dibutuhkan suatu aplikasi yang dapat digunakan untuk
pengolahan data, sehingga operasi datanya tidak perlu dilakukan
dengan manual. Dengan cara tersebut diharapkan dapat membantu
meringankan masalah yang ada. Dengan sebuah aplikasi pengolahan
data ini, pengolahan datanya juga dapat dilakukan dengan efisien
karena tidak perlu memakan waktu yang terlalu lama seperti ketika
dilakukan dengan cara manual.

2. Perancangan Aplikasi
1. Prosedur dan Kelebihan Aplikasi

Aplikasi ini penulis buat dengan metode yang sederhana
sehingga tidak ada prosedur khusus yang digunakan. Prosedur yang
digunakan untuk pembuatan aplikasi ini antara lain:

a) Merancang flowchart

b) Membuat tabel.

c) Membuat rancangan desain form.

d) Merancang form.

e) Mengisi source code program.

f) Setelah program berhasil langkah terakhir adalah membuat
installer.
Kelebihan aplikasi yang penulis buat ini adalah kemudahan
dalam penggunaannya karena tidak memiliki kerumitan yang tinggi.
Dengan aplikasi yang penulis buat ini, pengolahan data dapat
dilakukan dengan lebih efisien dibandingkan jika dilakukan dengan
cara manual dan operasi datanya dapat dilakukan dengan mudah.
2. Alat Bantu Pengembangan Sistem
a) Flowchart

Flowchart berguna untuk membantu analis dan programer dalam
memecahkan masalah dalam pemrograman. Diagram alir (flowchart)
adalah gambaran secara fisik yang terdiri dari simbol-simbol
dari algoritma-algoritma dalam suatu program, yang menyatakan
arah dari alur program. Berikut gambar simbol-simbol diagram
alir (flowchart):

Gambar 3.1 Simbol-simbol Flowchart

Dan berikut adalah flowchart untuk program aplikasi data pegawai.

Gambar 3.2 Flowchart Aplikasi Kepegawaian

3. Rancangan Basis Data

Database adalah sekumpulan data yang terdiri atas satu lebih
tabel yang saling berhubungan, dimana pengguna mempunyai wewenang
untuk mengakses data tersebut, baik menambah, mengganti, menghapus,
dan mengedit data yang ada dalam tabel-tabel tersebut. Untuk
aplikasi kepegawaian penulis merancang 4 tabel yaitu:

a) Tabel Login

Tabel login ini berisi username dan password untuk login user

"No "Nama "Type "Ukuran "
" "Field " " "
"1 "Username"Text "5 "
"2 "Password"Text "5 "

Tabel 3.1 Tabel Login

b) Tabel Pegawai Tetap

Tabel pegawai tetap berisikan data-data pegawai tetap di PG
Lestari
"No "Nama Field "Type "Ukuran "
"1 "Unit "Text "2 "
"2 "Nopeg "Numb "6 "
"3 "Nama "Text "25 "
"4 "Bagian "Text "3 "
"5 "Golongan "Text "4 "
"6 "Sex "Text "1 "
"7 "Pendidikan "Text "5 "
"8 "Tanggal Masuk "Date and Time"Short Date "
"9 "Tanggal Lahir "Date and Time"Short Date "
"10 "Bebas Tugas "Date and Time"Short Date "
"11 "Tanggal "Date and Time"Short Date "
" "Pensiun " " "
"12 "SK Pensiun "Date and Time"Short Date "

Tabel 3.1 Tabel Pegawai Tetap

c) Tabel pegawai PKWT

Tabel ini berisi field-field untuk mengisi data pegawai PKWT.

"1 "Unit "Text "2 "
"2 "Nopeg "Number "6 "
"5 "Sex "Text "1 "
"7 "Tanggal "Date and "Short Date "
" "Masuk "Time " "
" "Lahir "Time " "

Tabel 3.3 Tabel Pegawai PKWT

d) Tabel pegawai honorer

Tabel ini berisi data-data pegawai honorer yang ada di PG
Lestari

"1 "Unit "Text "2 "
"6 "Sex "Text "1 "
" "Masuk "Time " "
" "Lahir "Time " "

Tabel 3.4 Tabel Pegawai Honorer

e) Tabel pegawai PPJP

Tabel PPJP berisikan data-data pegawai PPJP

"1 "Unit "Text "2 "
"3 "Nama "Text " 25 "
"6 "ID "Text "5 "
"7 "Sex "Text "1 "
" "Lahir "Time " "
"10 "Pensiun "Date and " Short "
" " "Time "Date "

Tabel 3.5 Tabel Pegawai PPJP

4. Rancangan Tatap Muka

Rancangan antarmuka perangkat lunak merupakan proses
pembuatan rancang bangun dari interaksi pengguna sistem dangan
komputer. Interaksi ini dapat berupa penambahan data, pengubahan
data, menghapus data, pencarian data, dan sebagainya. Dalam
pengimplementasian aplikasi kepegawaian ini, penulis menggunakan
satu layar utama yang tampil di awal ketika pengguna membuka
aplikasi ini. Adapun layar-layar yang dimasud adalah:

1. Form awal

Form awal merupakan tampilan utama yang di dalamnya terdapat dua
tombol utama yang mempunyai funsi sebagai berikut:

a. Tombol Login: untuk menampilkan form login

b. Tombol Cancel: untuk membatalkan aplikasi

Gambar 3.3 Form Awal

2. Form Login

Form login ini merupakan form untuk mengkonfirmasi akun sebelum
masuk ke form selanjutnya. Form login dibuat untuk menjaga
keamanan pengolahan data. Form ini terdiri dari dua tombol yaitu
tombol login dan tombol cancel. Tombol login untuk masuk ke form
home, dan tombol cancel untuk membatalkan printah.

Gambar 3.4 Form Login

3. Form Home

Form ini berfungsi untuk menunjukkan menu input data. Dari form
inilah penyeleksian input data akan dipilih. Form ini terdiri
dari lima tombol. Tombol tetap untuk menampilkan form data
keryawan tetap. Tombol PKWT untuk menampilkan form data
karyawan tetap. Tobol honorer untuk menampilkan form data
karyawan tetap dan tombol ppjp untuk menampilkan form data
karyawan ppjp. Selain itu masih ada tombol profil dan log out.
Tombol profil untuk menampilkan form profil aplikasi dan tombol
log out untuk keluar dari akun.

Gambar 3.5 Form Home

4. Form Input Data

Form ini terdiri dari form-form untuk melakukan operasi
manipulasi data karyawan.

Gambar 3.6 Form Karyawan Tetap

Gambar 3.7 Form Karyawan PKWT

Gambar 3.8 Form Karyawan Honorer

Gambar 3.8 Form Karyawan PPJP

Form-form tersebut memiliki standar operasi sebagai berikut:

a. Edit untuk mengisi data unit, nopeg, nama, bagian, golongan,
id, dan sebagainya.

b. Combobox untuk memngisi data yang berisi item-item seperti
jenis kelamin dan pendidikan.

c. DateEdit unuk mengisi input data yang berupa tanggal, bulan,
atau tahun.

d. Tombol add untuk menambah data

e. Tombol save untuk menyimpan data.

f. Tombol edit untuk mengedit data yang ada sebelumnya.

g. Tombol delete untuk menghapus data.

h. Tombol back untuk kembali ke Home

i. Tombol log out untuk keluar dari akun.

5. Rancangan Kebutuhan Spesifikasi
1. Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)

Dalam membuat program aplikasi ini penulis menyelaraskan
aplikasi dengan semua perangkat keras yang ada.

2. Perangkat Lunak yang Digunakan

Perangkat lunak merupakan perangkat yang berfungsi untuk
melakukan pengerjaan dalam proccessing system untuk mendukung
pekerjaan sistem komputer. Untuk melaksanakan pembuatan aplikasi
ini, penulis menggunakan beberapa perangkat lunak antara lain:

a) Delphi 7 dan Crystal Report

b) Microsoft Office Access 2007

c) Microsoft Office Visio 2007

d) Notpad

e) CorelDraw X5

3. Spesifikasi Jaringan Komputer

Dalam pengerjaan aplikasi ini penulis tidak menggunakan
spesifikasi jaringan tertentu. Penulis hanya menggunakan layanan
wireless yang ada di PG Lestari untuk mencari beberapa
referensi.

6. Rencana Implementasi

Pada tahap implementasi ini, penulis memaparkan strategi
implementasi untuk sistem yang telah dikembangkan karena aplikasi
ini belum dapat diimplementasikan secara umum.

1. Jadwal Implementasi

Rencana implementasi untuk sistem ini dijadwalkan dapat
terlaksana sejak diselesaikannya aplikasi yang penulis buat
dan jika telah diselesaikannya seluruh kegiatan Praktik Kerja
Lapangan.

2. Instalasi Aplikasi Kepegawaian

Aplikasi ini diterapkan di bagian umum yaitu pada bagian SDM
atau kepegawaian Pabrik Gula Lestari

BAB IV

SIMPULAN DAN SARAN
1. Simpulan
Dari penelitian yang telah penulis lakukan, maka dapat ditarik
kesimpulan sebagai berikut:
1. Efisiensi kerja para pegawai dapat ditingkatkan dengan melalui
aplikasi yang disarankan dengan menggunakan aplikasi tersebut secara
tepat.
2. Delphi 7 merupakan perangkat lunak yang menyediakan layanan bahasa
pemrograman yang tidak terlalu rumit sehingga dapat memudahkan dalam
penggunannya.
3. Ms. Access adalah perangkat lunak basis data yang mempumyai tingkat
kesulitan yang rendah sehingga dapat memudahkan penulis dalam
merancang basis data.
4. Penciptaan sistem otomatis dapat dilakukan dengan membuat sebuah
aplikasi yang dapat membantu kerja sistem sebelumnya yang masih
manual.
2. Saran
1. Dengan adanya sistem pengolahan data pegawai yang penulis usulkan,
maka diharapkan agar pihak yang menguasai bidang teknologi informasi
untuk melakukan pelatihan kepada operator-operator yang ditunjuk agar
dapat menggunakan aplikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Disarankan kepada operator/user agar melakukan back up data
(penyimpanan cadangan) untuk menghindari kehilangan data karena
gangguan di luar perkiraan.
3. Untuk user penulis menyarankan untuk menggunakan aplikasi yang penulis
buat secara bijak sehingga dapat bermanfaat bagi pengelolaan data
kepegawaian di Pabrik gula Lestari.
4. Sistem aplikasi kepegawaian ini sangat bermanfaat dalam pengelolaan
data kepegawaian. Maka bagi siapapun yang berminat untuk mengembangkan
sistem ini secara lebih lanjut, dan memperbaiki kekurangan yang ada
secara lebih lanjut penulis sarankan untuk menambahkan fitur
pengelolaan data pegawai sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan
dan teknologi. Sehingga jika kedepannya terjadi perkembangan teknologi
yang sedemikian rupa, sistem masih mampu mengkoordinir segala
kebutuhan pengguna.

DAFTAR PUSTAKA

Kusrini. M.Kom.. 2007. Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta:
Andi Offset

Kadir, Abdul. 2009. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta:
Andi Offset

McLeod, Reymond dan George P. Schell. 2008. Sistem Informasi Manajemen.
Jakarta: Salemba Empat

Gaol, Jimmy. 2008. Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi.
Jakarta: Grasindo

Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama

Kristanto, Harianto. Ir. 1994. Konsep dan Perancangan DATABASE. Yogyakarta:
Andi

M. Alam, J. Agus. 2003. Mengolah Database dengan Borland Delphi 7. Jakarta:
Elex Media Komputindo

-----------------------
[1] Kusrini. M.Kom., 2007, Perancangan dan Pengelolaan Basis Data,
Yogyakarta: Andi Offset. hlm.11.
[2] Chr. Jimmy L. Gaol, 2008, Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan
Aplikasi, Jakarta: Grasindo. hlm. 9.

[3]Ibid, hlm. 11.

[4] Drs. Zulkifli Amsyah, MLS, Manajemen Sistem Informasi, Jakarta:
Gramedia Pustaka Utama, 2005. hlm. xiii.
[5] Abdul Kadir, Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data, Yogyakarta: Andi.
hlm. 7.
[6]Chr. Jimmy L. Gaol, Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi,
Jakarta: Grasindo, 2008. hlm. 5.

[7] Ibid, hlm. 14-15
[8] Drs. Zulkifli Amsyah, MLS., Manajemen Sistem Informasi, Jakarta:
Gramedia Pustaka Utama, 2005. hlm. 83.
[9] Abdul Kadir, Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data, Yogyakarta: Andi.
hlm. 7.
[10] Raymond McLeod, Jr. dan George P. Schell, Sistem Informasi Manajemen,
Jakarta: Salemba Empat, 2008. hlm. 157.

[11]Ibid, hlm. 157-158.
[12]Abdul Kadir, Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data, Yogyakarta: Andi.
hlm. 7.

[13]Kusrini, M.Kom., Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data,
Yogyakarta: Andi Amikom, 2007. hlm. 2.
[14] Raymond McLeod, Jr. dan George P. Schell, Sistem Informasi Manajemen,
Jakarta: Salemba Empat, 2008. hlm. 158.
[15]Kusrini, M.Kom., Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data,
Yogyakarta: Andi, 2007. hlm. 11-13.
[16] Ir. Harianto Kristanto, 1994, Konsep dan Perancangan DATABASE,
Yogyakarta: Andi. hlm. 1
[17]Abdul Kadir, Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data, Yogyakarta: Andi.
hlm. 17.
[18]M. Agus J. Alam, Mengolah Database dengan Borland Delphi 7, Jakarta:
Elex Media Komputindo, 2003. hlm. 15.
[19] Disadur dari Diktat Perkuliahan Pemrograman II, Oleh: Tim Programming
IF UNIKOM
[20] Hasil Dokumentasi dari Arsip Bagian Umum PG Lestari

-----------------------
KEPALA QC

KEPALA INSTALASI

KEPALA PENGOLAHAN

KEPALA AK&U

ADMINISTRATURR

KEPALA TANAMAN

SKK AGRO

SKK T.A

SKK LITBANG

RC PERENCANAAN

RC AKUNTANSI

RC PTK

RC SEKUM

RC UMUM

RC UMUM

RC QC

SKW

PTRI

SKW

RC GUDANG

RC TU HASIL

RC POLIKLINIK

RC SATPAM

CHEMIKER

MASINIS

PTA

PTRI

PELAKSANA

PELAKSANA

PELAKSANA

PELAKSANA

PELAKSANA

PELAKSANA

Laporan PKL Teknik Informatika

Recommend Documents