LA ADMINISTRACIÓN APLICADA A ORGANIZACIONES _________________________________________________
UNIVERSIDAD IBEROAMERICANA DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS
LA ADMINISTRACIÓN APLICADA A ORGANIZACIONES
JORGE ROSSEL HIRIART
Marzo 2005 ______________________________________
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LAS ORGANIZACIONES Y LA SOCIEDAD Las organizaciones han estado presentes a lo largo de todo el desarrollo de la humanidad, ya sea como organizaciones religiosas, civiles, ejércitos, deportivas, comerciales, educativas, etc. Como elementos en común de todas estas formas de unión podemos reconocer los siguientes elementos constitutivos: • • • • • • •
Personas Propósitos o metas Programas o métodos (planes) Recursos Infraestructuras Formas de administración Etc.
Necesidad del estudio de las organizaciones y su administración Debido a la importancia representada por las diversas organizaciones para el desarrollo y funcionamiento de la propia sociedad, es de crucial relevancia no sólo el estudio constitutivo de éstas, sino también su administración; pues esto permite finalmente su propia existencia y perdurabilidad. Concretamente podemos identificar cuatro razones que justifican su estudio: a) Contribuyen al nivel de vida de las personas: La sociedad depende de las diversas organizaciones para procurarse los alimentos, viviendas, comunicaciones, empleo, servicios, asistencia, etc.
b) Preparan el futuro: las organizaciones perfilan un futuro deseable mediante la investigación y el desarrollo, pues los productos y servicios son el resultado del poder creativo del trabajo en equipo, permitiendo el crecimiento y desarrollo de toda la sociedad con el posterior uso de éstos. ______________________________________
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c) Preservan el conocimiento: las organizaciones conservan la mayor parte de los conocimientos importantes de la humanidad (memoria tecnológica y científica). Contribuyendo como verdaderos puentes culturales entre generaciones pasadas y presentes, como así mismo las organizaciones enriquecen el conocimiento de la humanidad al desarrollar nuevos y más eficientes métodos de realizar las cosas.
d) Cambios en su administración: las organizaciones no tienen un comportamiento estático; también evolucionan, pues de la introducción de cambios oportunos, depende la continuidad de su existencia. Estos cambios comprenden obviamente su forma de administración, por esto la administración debe estar también constantemente generando nuevos conocimientos, teorías y herramientas para dar respuestas a las necesidades de las organizaciones en una sociedad cada vez más cambiante.
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LA EMPRESA BÁSICA
COMO
UNIDAD
ECONÓMICA
La empresa es la unidad económico–social básica existente en nuestra sociedad, en la cual el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para lograr una producción o servicio que responda a los requerimientos de la sociedad. Pudiéndose afirmar que las empresas privadas -principalmente- (pues el Estado también cuenta con empresa de producción y distribución), tienen la capacidad para organizar los complejos procesos de producción y de distribución que las sociedades modernas exigen. Podemos estudiar el rol de las empresa en la sociedad actual desde diversos ángulos, los cuales nos facilita su comprensión y posterior análisis, para lo cual daremos algunas definiciones sobre la base de tres áreas de estudio:
Definición Económica: La empresa es la unidad económica básica destinada a transformar los diversos insumos en bienes y/o servicios para la satisfacción de su mercado. La empresa como unidad económica está centrada en resolver el llamado “problema económico”, el cual consiste en que hay múltiples y diversas necesidades, las cuales deben ser resueltas con recursos escasos, por lo tanto se debe jerarquizar la satisfacción de dichas necesidades.
Definición Industrial: Las empresas deben transformar los insumos en bienes y/o servicios, para lo cual poseen la capacidad para organizar los complejos procesos de producción y de distribución.
Definición social: Las empresas cumplen un rol asignado por la sociedad; el cual consiste en satisfacer las necesidades de la población, contribuyendo de esta forma al bienestar colectivo de la sociedad.
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OBJETIVOS DE LA EMPRESA Los objetivos constituyen los fines que se pretende alcanzar, cualquiera que estos sean, ya sean como empresa en su conjunto o departamentos, áreas, secciones, etc.; pero siempre estos objetivos deben ser racionalmente alcanzables. Podemos realizar una clasificación en base a tres categorías de objetivos:
Servicios •
Consumidores: La empresa debe ofrecer a los consumidores ofertas que satisfagan sus necesidades, mediante productos y servicios. Pudiéndose encargar las empresas desde la producción hasta su posterior comercialización.
social •
Empleados: Con respecto a sus trabajadores debe haber una retribución monetaria y también motivacional y a través de ésta a sus respectivas familias o personas que dependan de ellos.
•
Gobierno: Se debe cumplir con las respectivas tasas tributarias y todas las regulaciones gubernamentales complementarias, especialmente la fiscalización y el control (Impuestos Internos, Inspección del Trabajo, INP, Sesma, etc.).
•
Comunidad: Las empresa deben proveerla de los bienes necesarios y que esta producción se realice respetando tanto las tradiciones, valores culturales como el entorno medioambiental (ecosistema).
Económico •
Inversionistas: La empresa debe lograr el pago de un dividendo razonable que sea proporcional al riesgo asumido. ( acciones).
•
Acreedores: Se les debe lograr el pago oportuno de intereses y montos (Bancos y entidades creditícias).
•
Empresa: Reinversión de una cifra proporcional de las utilidades, la cual garantice el sostenimiento y buen crecimiento de la organización.
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CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS / TIPOLOGÍAS DE EMPRESAS
A) SEGÚN
EL
ORIGEN
DEL
CAPITAL,
SE
CLASIFICAN
EN:
.
•
Privadas: La propiedad del capital es generada por los particulares, ya sea por persona natural o jurídica, distinta del Estado.
•
Públicas: La propiedad del capital es del Estado. Actualmente en Chile rige el principio de subsidiaridad, el cual significa que el Estado desarrolla actividades empresariales exclusivamente cuando los privados no les es rentable, no pueden o les está prohibido realizar una determinada actividad económica .
•
Mixtas: Son aquellas en las cuales el aporte del capital es realizado conjuntamente entre el Estado y los particulares. Se debe recalcar que el Estado debe poseer el 50+1% de la propiedad, de lo contrario sería una empresa particular con aportes estatales.
B) CANTIDAD DE TRABAJADORES QUE OCUPA:
Las clasificaciones son relativamente estandarizadas dependiendo de la institución u organismo que haga la clasificación según sus propios intereses, como también por criterios tributarios, según cada país. Por lo tanto hay distintos tipos de clasificación, las cuales son realizados por organismos internacionales, de gobierno, banca y diversa organizaciones que apoyan y promocionan las iniciativas empresariales. •
Microempresa
: este tipo de organización está constituido por un número reducido de trabajadores , los cuales no superan por lo general al grupo familiar (5-6 ).
•
Pequeña empresa
: trabajadores de 6 a 50
•
Mediana empresa
: trabajadores de 51 a 400
•
Gran empresa
: trabajadores sobre 401
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El modelo económico actual le da un fuerte énfasis a los microempresarios (pyme), destinando al desarrollo de este tipo de empresas considerables recursos, como apoyo en capacitación, créditos blandos y gestión.
C) MATERIAS PRIMAS QUE UTILIZA (ORIGEN DE LOS PRODUCTOS) • Empresas primarias: Se consideran a las empresas que obtienen directamente las materias primas de la naturaleza, o tierra, utilizando las materias primas en su estado natural también se les denominan extractivas o sector primario Ejemplo: empresas agrarias y forestales, mineras, pesqueras, ganaderas. • Empresas secundarias: Este tipo de empresas están integradas por aquellas empresas que hacen uso, para conseguir la elaboración de sus productos, de otros productos, los cuales son suministrados por las empresas del sector primario. El sector secundario realiza básicamente transformaciones, ensambles y/o montajes de las materias primas; por ejemplo la industria automovilística utilizará para su producción de vehículos, productos que son proporcionados por otras empresas del sector secundario como: motores, baterías, ruedas, etc. Para aquellas empresas suministradoras/proveedoras; los bienes que facilitan a la industria del automóvil, son productos terminados o bienes finales, mientras que para el sector que componen la industria del automóvil no son más que componentes; que en este caso sería un producto que está destinado al consumo intermedio (bienes intermedios), y el automóvil al consumo final (bien final). Finalmente podemos caracterizar a las empresas secundarias como aquellas que poseen proceso de transformación al cual se le introduce un valor agregado: comúnmente son denominadas simplemente Industrias o industrias manufactureras. • Empresas terciarias: estas empresas utilizan los productos provenientes de la empresa secundaria, siendo sus productos destinados al consumo final. Estas son empresas relacionadas con servicios, tales como las empresas comerciales cuya finalidad principal consiste en poner los productos elaborados por los sectores primarios y secundarios a disposición de los demandantes, generalmente consumidores finales, en el lugar más adecuado, en el momento más oportuno y en las mejores condiciones posibles de precio y cantidad prestando un autentico servicio de intermediación; por lo general estas empresas no elaboran bienes tangibles, dedicándose a la oferta de intangibles; la prestación de un servicio, ejemplo de ellas son las empresas de comercio, transporte, banca, publicidad, telecomunicaciones, informática, turismo, profesiones liberales etc.
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d)TECNOLOGÍA A UTILIZAR • Artesanal: Estas empresas se caracterizan por poseer poco capital, por lo tanto la adquisición de tecnología es casi nula, a su vez la mano de obra no es calificada y tampoco es capacitada. El producto que elaboran es de consumo restringido y generalmente de venta local. • Industriales: En estas empresas el capital tiene una fuerte presencia, por lo cual pueden adquirir y utilizar tecnología avanzada, por lo tanto la mano de obra es calificada y necesita ser capacitada en forma permanente, puesto que las tecnologías van quedando obsoletas. Los productos son de consumo masivo y de venta nacional como internacional. • Avanzada tecnología: Estas empresas son las encargadas de la creación de tecnología, por lo tanto el item de investigación es el de mayor asignación de recursos, debido a que la creación de es fruto directo de la investigación .Sus clientes son empresas altamente calificadas o de consumo selectivo, obviamente los ingresos son considerables. Ejemplos de este tipo de empresas, lo constituyen el rubro electrónica, informática, instrumental de precisión etc.
e) PRODUCTOS QUE ENTREGAN: .
.
• Empresas productoras de bienes: Son todas aquellas empresas que elaboran productos tangibles. • Empresas productoras de servicios: Bienes intangibles.
f) GIRO O ACTIVIDAD : • Empresas industriales: Por extensión son todas aquellas empresas productoras de bienes que por determinados procesos de transformación o conversión de insumos o materias primas elaboran finalmente un determinado producto. • Empresas de servicio industrial: Son todas aquellas que se dedican a prestar servicios relacionados con la actividad industrial, ejemplo de ellas pueden ser las de mantención, reparaciones, limpieza, corte, etc. ______________________________________
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• Empresas comerciales: estas son empresas de compra y venta; siendo su aporte la distribución y comercialización de los productos • Empresas mixtas o multiactivas; Son empresas que a la vez producen bienes y prestan servicios de algún tipo, por ejemplo una empresa que fabrique y venda sus productos y a la vez venda productos fabricados por otra empresa. • Empresas de servicio comunitario: Estas empresas se caracterizan por prestar servicios que satisfacen necesidades especificas de la comunidad y que no están ligadas a una determinada actividad industrial ni comercial y que no necesariamente busca el lucro; ejemplo de ellas pueden ser las ONG, organizaciones de tipo religioso, defensoras del medio ambiente. • Empresas punto com : Este es el rubro más reciente de empresas, nacidas al alero de internet. Estas empresas “virtuales”, realizan una intermediación entre múltiples servicios y potenciales clientes. Los cuales pueden estar ubicados físicamente en diversos puntos del planeta pero unidos en línea gracias a la red.
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ENFOQUE SISTÉMICO ADMINISTRACIÓN
DE
LA
INTRODUCCIÓN LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS La teoría general de sistemas surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwig Von Bertalanffy, quien publicó sus investigaciones entre 1950 y 1968. Las diversas ciencias y áreas de estudio anteriores a la Teoría General de Sistemas, habían topado con el problema de la especificación metodológica, la cual consistía en la utilización de una determinada metodología de interpretación propia y única para ese objeto de estudio lo cual traía la parcelación del conocimiento. La TGS al introducir el concepto unificador de sistema otorga el elemento común para interpretar los diversos fenómenos de la realidad, centrando su objetivo en los principios de organización. A continuación se entregan algunos elementos claves para comprender la teoría de sistemas: SISTEMA
1.
DEFINICIÓN:
En términos generales puede ser definido como un conjunto de partes coordinadas y en constante interacción para alcanzar un conjunto de objetivos. Es un todo que funciona y logra un resultado determinado, el que se compone, a su vez de diferentes subsistemas. En el ámbito de las ciencias sociales permite interpretar la realidad, para después intervenirla y transformarla. También podemos definir un sistema como un conjunto de elementos relacionados que interactúan para lograr objetivos predeterminados, los cuales tienen la capacidad de aceptar estímulos del medio ambiente, pudiendo por lo tanto reaccionar ante éstos.
2.
IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS:
Para el área de la administración un sistema puede ser definido como un modelo de ordenamiento que se aplica a una determinada organización, la cual opera en un entorno cambiante. ______________________________________
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Dentro del campo de la administración es interesante el estudio de las organizaciones como sistemas abiertos, en el cual existe una constante interacción con su entorno o medio ambiente. Por ejemplo: proveedores, clientes, tecnología, leyes, etc.
3.
ELEMENTOS (COMPONENTES) DE UN SISTEMA
Entorno: Es el medio ambiente donde está inserto el sistema, el cual es afectado por los acontecimientos del entorno, influyendo en el sistema abierto. Frontera: Son las restricciones o limitaciones que distinguen al sistema de su entorno, por lo tanto diferencian lo que pertenece al sistema y lo que pertenece al entorno; demarcando lo que está dentro y lo que se encuentra fuera. En un sistema cerrado , el limite o frontera es rígido; en un sistema abierto el límite es más flexible, en un mundo cada vez con mayor información y expansión de derechos, las empresas deben tomar en cuenta el interés de la ciudadanía, ya que estas exigen a las empresas una mayor responsabilidad. De esta forma, una empresa petrolera para realizar perforaciones marítimas necesariamente tendrá que tomar en cuenta los intereses de la ciudadanía. Entradas: También se les denomina energía, insumos, materia primas o información y son los elementos que ingresan al sistema desde el entorno. Es lo que el sistema requiere del entorno para poder cumplir sus objetivos. Siendo la energía lo que le da el sentido para que el sistema procese Proceso: Es la actividad propia que transforma las entradas en salidas que el sistema debe generar. Es lo que el sistema tiene que hacer; para lo que está programado. El procesos es la conversión de insumos en posteriores productos o servicios. Salidas: También recibe el nombre de producto o resultado, siendo el objetivo del sistema; es decir lo que el sistema entrega al entorno sobre la base de las entradas que recibió. Es la finalidad propia y última del sistema.
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Retroalimentación: Consiste en información que el sistema recibe del entorno, luego de entregar sus salidas para controlar su desempeño, permitiendo optimizar su producto o servicio. También recibe el nombre de “alimentación de retorno.” Para nuestro enfoque sistémico de empresa esto permite mejorar y actualizar nuestros productos y/o servicios, tratando de mantener o perfeccionar el desempeño del proceso, haciendo que su resultado sea siempre adecuado al estándar o criterio escogido. Actualmente, en terminos de gestión, también se le conoce como autoevaluación. Por su parte, la retroalimentación bien utilizada permite contrarrestar el fenómeno de la entropía (deterioro natural que afecta a todo sistema).
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ESQUEMA TEÓRICO DE UN SISTEMA ABIERTO ENTORNO / MEDIOAMBIENTE FRONTERAS
ENTRADAS ( IMPUTS )
SISTEMA ( PROCESO )
SALIDAS ( OUTPUTS )
RETROALIMENTACIÓN ( FEED-BACK ) ______________________________________
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LOS FLUJOS Y LA RETROALIMENTACIÓN EN UN SISTEMA ABIERTO MERCADO
FRONTERAS FRONTERAS TERRITORIALES, ECONÓMICAS, IDEOLÓGICAS ÉTICAS, ETC.
INSUMOS
RRHH CAPITAL TERRENOS EQUIPOS EDIFICIOS TECNOLOGÍA INFORMACIÓN ENERGÍA ETC.
PRODUCTOS PROCESO DE TRANSFORMACIÓN O CONVERSIÓN
BIENES SERVICIOS OTROS
ENCUESTAS, SUGERENCIAS, ENTREVISTAS, FONO CONSULTA, FOCUS GROUPS, TELEMARKETING, ETC.
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4. CLASIFICACIONES DE LOS SISTEMAS
a) Con respecto al medio ambiente, los sistemas pueden ser: • Cerrados: son los que no presentan intercambios con el medio ambiente que los rodea. En estricto rigor no existen estos sistemas, los autores han dado este nombre a aquellos sistemas cuyo comportamiento es totalmente deterministico y programado y que operan con poco intercambio de energía, como también es utilizado para sistemas completamente estructurados (sistemas mecánicos: equipos y maquinas). • Abiertos: son aquellos sistemas que presentan relaciones de intercambio con el ambiente, a través de entradas (insumos) y salidas (productos). Los sistemas abiertos intercambian materia y energía regularmente con el ambiente.
b) Con respecto a los eventos (cambios), los sistemas pueden ser: • Estáticos: en los cuales no ocurren eventos. • Dinámicos: en estos sistemas sí se producen eventos en el tiempo. • Homeostáticos: pueden ser definidos como sistemas que mantienen su estado en un medio ambiente dinámico gracias a sus ajustes internos, lo cual les permite sobrevivir en el tiempo. También se aplica el sinónimo de autocontrol o autorregulación.
c) Con respecto a la naturaleza de sus elementos los sistemas pueden ser: • Abstractos: sus elementos son conceptos, planes, hipótesis e ideas. conceptualmente los símbolos representan atributos y objetos, que muchas veces sólo existen en el pensamiento de las personas (modelos matemáticos, software, pentagrama, etc ). • Concretos o físicos: sus elementos son objeto. De esta clasificación se desprenden otras dos: • Naturales: sistemas existentes independientes del ser humano (biológicos, físicos, químicos, etc.). •
Artificiales: sistemas hechos por el ser humano (organización social, empresas). Los podemos definir como sistemas creados por el hombre, en los cuales se puede intervenir. Nos interesan los sistemas que interaccionen entre personas y objetos y precisamente nos interesa los sistemas de organizaciones sociales (Empresa).
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Dentro de nuestro enfoque sistémico nos interesa percibir la empresa como un sistema organizacional con las siguientes características: concreto, artificial, abierto y homeostático 5. PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS
Principios son aquellos elementos que le dan consistencia y que son parte integrante del sistema. La falta o ausencia de cualquiera de estos elementos o principios invalida la existencia misma del sistema. Principio en términos generales es una verdad incuestionada y sirven como mecanismo de ordenamiento. También podríamos asimilarlas a leyes que dirigen el funcionamiento de algo. Por ejemplo en el ámbito jurídico existe el principio de presumir la inocencia, en la contabilidad existen los llamados principios contables, nuestra Constitución, consagra el principio de igualdad ante la ley, etc. De esta manera las sociedades, las ciencias y las teorías constan de principios.
Principio de subordinación: Diremos que el sistema es primario o principal y las partes que lo componen son secundarias, donde la importancia de cada parte dependerá del propósito para el cual existe en el sistema.
Principio de interacción: El sistema se comporta como un todo indisoluble el cual está integrado por partes interrelacionadas interdependientes e interactuantes, de tal manera que ninguna de las partes puede ser afectada sin que a su vez afecte a otras.
Principio de unidad: El sistema se conduce como una unidad, es decir como un todo sin importar lo complejo o simple que éste sea. Principio organización: El sistema es más que la suma de sus partes, esto se entiende como una organización que confiere u otorga sinergía, es decir aquella propiedad de los sistemas en que si dos o más elementos actúan unidos generan un producto mayor que si cada uno interviene en forma aislada; lo cual significa que como conjunto se agregan nuevas características diferentes de aquellas que poseen las partes consideradas de manera individual.
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Principio de jerarquía: Los sistemas están relacionados en forma jerárquica, de tal manera que cada nivel sistémico está compuesto por subsistemas, los cuales a su vez pueden formar parte de un sistema mayor o suprasistema. Principio de Organicidad. En una empresa se parte comprendiendo que como estructura tiene cierto orden. Este orden interno no es casualidad ni espontáneo; es el conjunto de un esfuerzo colectivo y consciente, en términos administrativos se hace referencia a la intervención humana directa, canalizado a través de la Dirección , Gestión o Administración. El principio de organicidad permite combatir o eliminar una supuesta fuerza destructiva, actuante en los sistemas, subsistemas y suprasistemas, la cual tiende a destruir el orden, el cual lleva finalmente al sistema al caos, entropía. La entropía es efectiva en los sistemas cerrados, sin embargo los sistemas vivos o abiertos, debido a sus salidas de corriente, permite retroalimentarse y generar energía suficiente para contrarrestar este fenómeno. En términos sistémicos este fenómeno se conoce con el nombre de negentropía
6. VIABILIDAD DE UN SISTEMA
Se entiende por sistema viable cuando las corrientes de salidas permiten una suficiente retroalimentación, para asegurar la supervivencia del sistema, obviamente esto es sólo posible si el medio ambiente tiene un sentido para el sistema. Si la corriente de salida no es suficiente para provocar la autogeneración de energía necesaria para mantener vivo el sistema, entonces la retroalimentación actuará como señal de inviabilidad (es decir el sistema ya no se puede mantener).
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TEORÍA DE SISTEMAS Y ORGANIZACIONES El estudio y comprensión de las organizaciones se ha enriquecido con los aportes de la Teoría General de Sistemas. Bajo este enfoque podemos comprender que las organizaciones se comportan como sistemas abiertos, siendo específicamente de interés para la administración, su estudio desde la perspectiva de sistemas: artificiales, abiertos y hemostáticos. Permitiendo de esta manera a la Administración, abordar la organización como una totalidad y no como simples “segmentos”, con propósitos independientes y aislados. De esta forma en terminos administrativos la organización será comprendida como sistema compuesto por subsistemas los cuales interrelacionan entre si. Este enfoque ofrece una enorme ventaja, pues permite a los gestores visualizar la organización como un todo, en el cual siempre estarán presentes los principios antes detallados. También es importante el considerar la organización como un subsistema dentro de un sistema mayor (sistema económico). Funciones Sistémicas de las Organizaciones Para algunos autores existen ciertas funciones básicas o propiedades que son comunes a todos los sistemas abiertos y viables, estas funciones también son conocidas como funciones sistémicas o subsistemas funcionales o simplemente por extensión se conocen como funciones.
Funciones: • • • • •
Producción Apoyo Mantención Adaptación Dirección
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Producción: es la conversión de la energía en el bien y/o servicio característico del sistema. Este se asimila a fabricar, transformar materias primas, finalmente en productos o servicios. Este subsistema es el encargado del procesamiento, de la transformación energética o de información, cuya actividad constituyen las funciones principales del sistema. Cada organización es clasificada de acuerdo a su proceso productivo, la cual identifica a una organización de otra, de esta manera se pueden distinguir por ejemplo: educativas, cuando estas están dedicadas a la instrucción y enseñanza, políticas cuando estas afectan a las relaciones de poder, económicas cuando están dedicadas a la creación de riquezas, etc. Por lo tanto este subsistema siempre puede ser reconocido en cualquier tipo de empresa, como aquella instancia que realiza la conversión de la energía en el bien y/o servicio característico del sistema. Apoyo: Este subsistema tiene por objeto hacer posible el proceso de producción, para lo cual se debe proveer de suficiente energía al proceso de producción, si se aprecia como una corriente de entrada en términos sistémicos comprende: comprar, suministrar y entregar todos los recursos necesarios para cumplir su objetivo. En términos sistémicos como corriente de salida sería la venta del proceso, la cual tiene que tener aceptación en el mercado. Mantención: La tarea de este subsistema consiste que todos los componentes del sistema permanezcan dentro del sistema, cuando éste los requiera, tanto física como psicológicamente, teniendo como objetivo principal mantener la estabilidad interna de la organización Para el caso específico del sistema empresa, se requiere que éste siempre permanezca cohesionado (unido) e interrelacionado; siendo importante entonces la consideración y valoración del factor humano al interior de cualquier organización, considerando que todos los intereses de quienes trabajan en una empresa son respetables, pero debe primar el interés general de la empresa y evitar la contraposición de intereses, es decir que no se formen grupos informales que tengan ideas en otras direcciones que no representen el pensamiento de la empresa (grupos de presión). Adaptación: Comprende todas las funciones destinadas a observar los cambios que suceden en el medio ambiente, predecir las consecuencias que éstos tendrán para el sistema y proponer las medidas necesarias para adaptar el sistema a las nuevas condiciones del medio. Este subsistema tiene por lo tanto el objetivo de innovar, ajustar el sistema a su medioambiente, ya que la empresa no puede desentenderse de su entorno, por lo tanto podemos afirmar que el medioambiente o entorno modifica a la empresa, pero también la empresa debe modificar el medio, es por este motivo que la empresa debe estar atento a las llamadas señales del entorno que no es más que el cambio o modificación de hábitos de consumo.
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Dirección: Es quien gobierna el sistema y coordina a los demás subsistemas. Todos los subsistemas tienen objetivos, pero éstos confluyen en un sólo gran objetivo que es el propio de la empresa; por lo tanto todos son indispensables para dicho funcionamiento, como también todos son interdependientes. Entonces el subsistema llamado dirección estará encargado de coordinar a todos los subsistemas y que el resultado final sea para el sistema en su conjunto y no pensando que el cumplimiento de los objetivos de cada subsistema debe hacerse a costa del sacrificio de los objetivos de cualquier otro subsistema, pues se debe tender al cumplimiento de los objetivos generales planteados por la empresa.
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SISTEMA EMPRESA
Subsistemas funcionales
Producción
Apoyo
Mantención
Adaptación
Dirección
Áreas de trabajo
- producción (manufacturación)
- Compras - Comercialización (ventas) - Finanzas - Contabilidad - Costos - Informática - Asesoría Jurídica - Personal (obtención, contratación)
- Personal (mantención, desarrollo)
- Comercialización (promoción, investigación) -Asesoría jurídica
Está presente en todas las áreas y coordina a todos los subsistemas
Pablo Illanes, La Administración del Sistema Empresa
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S I S T E M A
SUBSISTEMAS FUNCIONALES
E M P R E SA
ÁREAS DE TRABAJO
PRODUCCIÓN
PRODUCCIÓN (MANUFACTURACIÓN) DEPT. DISEÑO DEPT. CONTROL DE CALIDAD SOPORTE PROYECTOS
APOYO
ADQUISICIONES, COMERCIALIZACIÓN (VENTAS) TELEMARKETING, FUERZA DE VENTA DISTRIBUCIÓN (BODEGA), ABASTECIMIENTOS FINANZAS CONTABILIDAD COSTOS INFORMÁTICA ASESORÍA JURÍDICA PERSONAL (OBTENCIÓN, CONTRATACIÓN) LOGÍSTICA DESARROLLO DE TECNOLOGÍAS COBRANZA RELACIONES PÚBLICAS FISCALÍA MANTENCIÓN DE EQUIPOS
MANTENCIÓN
PERSONAL (MANTENCIÓN, DESARROLLO) BIENESTAR SOCIAL, REMUNERACIONES
ADAPTACIÓN
COMERCIALIZACIÓN (PROMOCIÓN, INVESTIGACIÓN) ASESORÍA JURÍDICA MARKETING (INVESTIGACIÓN DE MERCADO) CALL CENTER
DIRECCIÓN
ESTÁ PRESENTE EN TODAS LAS ÁREAS Y COORDINA A TODOS LOS SUBSISTEMAS
Pablo Illanes, La Administración del Sistema Empresa (adaptación),
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LOS SUBSISTEMAS FUNCIONALES AL INTERIOR DE UN BANCO
DIRECCIÓN Gerencia Negocios
entradas Procesos de Información de indicadores Análisis, de datos
Gerencia Finanzas
de
económicos nacional como toma de decisiones internacional para la realización de inversiones Información contable Análisis del resultado, control Control sobre lo valorizada de gestión presupuestado, capacidad de reacción, evaluación de gestión Coordinar procesos de Campañas de publicidad Reconocimiento alza de las Merchandising, distribución ventas, control en los gastos de los recursos
Gerencia de Marketing y Publicidad Asesorías negocios Indicadores de mercado Internacionales
PRODUCCIÓN Crédito Hipotecario Cajeros Automáticos Inversiones en el Mercado de Valores
MANTENCIÓN Reclutamiento Capacitación Bienestar Remuneraciones
salidas para la Políticas, decisiones, acciones
internacionales Soporte de especialistas Inversiones en el extranjero externos respecto de evaluaciones de riesgo de inversiones en el exterior
entradas
procesos
salidas
Solicitudes de crédito
Análisis de las solicitudes, Otorgamiento del crédito aprobación o rechazo del crédito Ingreso tarjetas crédito y Consulta estado de cuenta Cancelaciones, pagos débito Captación de inversionistas, Análisis captaciones para Pago de intereses por depósitos a plazo inversiones inversión
entradas Recepción de curriculum
procesos
Estudio comportamiento, aplicación de test, entrevistas, etc. Candidatos para capacitar Capacitaciones dentro y fuera de la empresa Propuestas de la empresa y Generación de convenios de sindicatos prestaciones, seguros, etc. Tarjetas de asistencia, Cálculo descuentos boletas, indicadores previsionales, atrasos, previsionales, etc ausencias, compras convenios, etc
salidas Contratos laborales Personal con las competencias requeridas Listado de beneficios Liquidaciones de sueldo, depósitos en cuenta corriente, cheques, etc.
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EMPRESA Y MEDIO INDIRECTO
AMBIENTE DIRECTO E
Las empresas como una organización más dentro de la sociedad, necesariamente deben relacionarse con una diversidad tanto de individuos como de organizaciones ya sean de carácter públicos como privados, esta interacción es realizada de manera permanente. Esta relación se establece principalmente con las siguientes instancias: 1.- Relación con conjunto de consumidores: El cual se constituye en su mercado meta, este es la selección de un componente determinado de la sociedad que serán sus consumidores ( estudios de mercado) Los consumidores establecen una relación de adquisición con la empresa para satisfacer sus necesidades y en esta relación dual entre el producto y/o servicio que ofrecen las empresas y lo que requieren los consumidores, la empresa necesita estar constantemente adaptándose a los cambios que experimentan las sociedades para lograr el objetivo de comerciar dichos productos por lo tanto las empresas deben hacer minuciosos estudios sobre las opciones de su población o mercado metas. La empresa competitiva hoy en día debe ser innovadora, debe crear el efecto de necesidad mediante una publicidad efectiva que involucre tanto utilitariamente como emocionalmente al cliente con el producto. 2.-Organismos estatales o gubernamentales: El Estado cuenta con diversos organismos que fiscalizan la actuación de las empresas. Los organismos estatales regulan el actuar de la empresa en la sociedad con la finalidad que la empresa cumpla con no solo sus objetivos económicos sino con sus objetivos sociales. El Estado tiene diversos entes que cumplen esta labor fiscalizadora por ejemplo SII, Tesorería de la República, Inspección del trabajo, SESMA. 3.- Proveedores: Las empresas se relacionan con sus proveedores en términos de adquirir materias primas a precios convenientes y en forma regular, con la finalidad de surtir de insumos los diversos procesos productivos y necesidades propias de cada área al interior de la empresa, esta adquisición puede ser realizada tanto el ámbito local como internacional, dependiendo de los precios, disponibilidad, calidad, etc.
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4.- Instituciones financieras. La relación se establece en captar recursos financieros a través de créditos. Esta gestión debe hacerse de la manera más conveniente para la empresa; consiguiendo el menor interés posible y devolución en el plazo más largo posible. 5.- Con otras empresas: Esta relación en una economía de libre mercado está regulada en términos de lealtad y libre competencia, para lo cual se debe garantizar jurídicamente la prohibición de establecer monopolios; como también respetar las leyes internacionales de libre comercio.
6.-Organizaciones de diversa índole: Las empresas luego de interaccionar con las organizaciones antes descritas, se relacionan directa o indirectamente con el conjunto total de organizaciones existentes en una saciedad, por ejemplo: partidos políticos, con quienes discuten, aprueban, proponen o modifican el conjunto de leyes relacionadas con las actividades comerciales. También se relacionan con instituciones que marcan ciertas pautas valóricas como las iglesias, instituciones sin fines de lucro a través de donativos, grupos de presión, etc.
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ÁREAS
DE LAS EMPRESAS Y SU RELACIÓN
CON EL ENTORNO
EMPRESA RELACIONES INTERNAS
PERSONAL
CONTABILIDAD
PRODUCCIÓN
INFORMÁTICA
COSTOS
EMPRESA RELACIONES EXTERNAS COMERCIALIZACIÓN
ABASTECIMIENTO
ASESORÍA JURÍDICA
FINANZAS
RELACIONES PÚBLICAS
ENTORNO / MERCADO CONSUMIDORES
OTRAS
EMPRESAS
PROVEEDORES
BANCOS
ORGANISMOS PÚBLICOS
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FUERZAS MEDIOAMBIENTES QUE RODEAN EMPRESA
A LA
(MODELO PROPUESTO POR JOHN IVANCEVICH, PHILIP CROSBY)
MEDIO AMBIENTE EXTERNO REMOTO SOCIOCULTURAL
ECONÓMICO
MEDIO AMBIENTE EXTERNO DE TAREA PROVEEDORES
COMPETIDORES MEDIO AMBIENTE INTERNO
ECOLÓGICO
(CULTURA ORGANIZACIONAL) CLIENTES
POLÍTICO / LEGAL
EMPLEADOS
TECNOLÓGICO
JOHN IVANCEVICH, PHILIP CROSBY: GESTIÓN, CALIDAD Y COMPETITIVIDAD
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LA EMPRESA Y LOS NIVELES DE SU
AMBIENTE
(MODELO PROPUESTO POR SAMUEL CERTO)
AMBIENTE GENERAL Social
económico AMBIENTE OPERATIVO Global / internacional
proveedores
AMBIENTE INTERNO (EMPRESA) • Comercialización • Finanzas • Personal • Producción • dirección
Mercado laboral
ético
clientela
SAMUEL CERTO:DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
Político-legal
tecnológico
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SUBSISTEMAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA Y SUS RESPECTIVAS ÁREAS DE TRABAJO
La Teoría de Sistemas, permite enfocar a la empresa como un Sistema abierto, compuesto por subsistemas. Esto ha significado un gran aporte pues permite comprender y visualizar a la empresa como un conjunto de subsistemas que interactúan y ayudan a cumplir el propósito general de la empresa. Los subsistemas funcionales también son conocidos como áreas funcionales y éstas están constituidas por la agrupación de tareas o actividades relacionadas, destinadas a cumplir un determinado objetivo; siendo agrupadas dentro de un conjunto sistematizado de conocimientos. Las cuales son aplicadas posteriormente en la empresa en unidades denominadas subsistemas o áreas.
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN:
.
Antiguamente se ligaba a esta función una simple actividad de venta, pero hoy en día el concepto es más amplio pues se ha visto la necesidad de comprender a la empresa como una organización que capta y asegura mercados dentro de un contexto de gran competencia, en la cual se debe adaptar constantemente la producción hacia los gustos y preferencias de los consumidores. El concepto se ha enriquecido pues no solamente se debe estar preocupado en captar e incorporar nuevos mercados, sino también en mantenerlos, por lo tanto se habla de una función objeto, el cual contempla: detectar, asegurar, mantener e incrementar un segmento o porción del mercado al cual vender los bienes y/o servicios. ELEMENTOS DE COMERCIALIZACIÓN: La comercialización trabaja con tres elementos
determinados. 1. investigación o estudio de mercados 2. segmentación de mercados 3. mercado meta • Investigación o estudio de mercado: Consiste en estudiar las características del mercado (consumidores) con la finalidad de producir algo deseado o requerido, se debe investigar para definir el producto requerido y también identificar este producto en cuanto a la calidad y cantidad requerida por el mercado. ______________________________________
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• Segmentación de mercado: Esta consiste en dividir o tipificar un mercado en grupos de consumidores similares y de elegir el grupo o los grupos más apropiados para el tipo de producto o de servicio que la organización pueda ofrecerles; por lo tanto segmentar un mercado es homogeneizar un conjunto de potenciales clientes-por esencia heterogéneosen uno o varios subconjuntos con características afines, de esta forma, surgen segmentos o grupos de potenciales consumidores que tienen uno o varios atributos en común, que son de interés Los mercados pueden segmentarse a partir de dimensiones o bases muy diversos, para lo cual se expondrán tres técnicas de segmentación:
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TÉCNICAS DE SEGMENTACIÓN DE MERCADOS Segmentación Geográfica Región
Norte, Centro, Sur
Ciudad (tamaño) Tipo de población
Menos de 5.000. 5.000-20.000 20.000-50.000 etc. Urbana, suburbana, rural
Clima
Árido, cálido , seco, lluvioso. Etc.
Segmentación Demográfica Género
Masculino, femenino
Edad
Menos de 6, 6-12, 13-19, 20-29 etc.
Tamaño de la familia
1-2, 3-5, o más
Características de la familia
Jóvenes: sin hijos, con hijos Mayores: sin hijos, con hijos Número de hijos etc.
Ingresos
Bajos, medios, altos
Ocupación
Profesionales, técnicos, funcionarios, propietarios, vendedores, dueñas de casa, estudiantes, desempleados, jubilados etc.
Educación
Básica, media, superior.
Segmentación Psicográfica Clase social
Baja-baja, alta-baja, baja-media, alta-media, baja-alta, alta-alta.
Estilo de vida
Tradicional, sofisticado, popular, ecológico, etc.
Personalidad
Dócil, agresivo, triunfador, etc.
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• Mercado “meta”: La segmentación del mercado permitirá establecer aproximadamente el segmento de consumidores (denominado también mercado objetivo) a los cuales se pretende vender un determinado producto. Y las variables comúnmente a utilizar como hemos apreciado son el ingreso, el sexo, la edad, ubicación geográfica, nivel socioeconómico, apreciaciones estéticas, etc.
Estratificación socioeconómica utilizada en chile para estudios de mercados En nuestro país se trabaja mayoritariamente con un determinado modelo de estratificación para los estudios de mercado, los criterios de clasificación utilizados han sido desarrollados por la AIM, Asociación de Instituciones de Estudios y Opinión Publica, entidad que aglutina a las principales firmas dedicadas a la investigación de mercados. La AIM también se preocupa de mantener actualizados los estudios acerca del número de hogares que integran en Chile cada uno de los cinco grupos socioeconómicos definidos grupos :
A,
B,
C1,
C2,
C3,
siendo estos los siguientes: A, un 2% C3, un 35%
D,
E.
B, un 7% D, un 10%
C1, un 20% E, un 10%
C2, un 25%
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ESTRATIFICACIÓN SOCIOECONÓMICA UTILIZADA EN CHILE PAR A ESTUDIOS DE MERCADO ESTRATO Antecedentes generales
Nivel de ingresos
ALTO A-B Compuesto por grandes empresarios, pueden darse todo tipo de lujos
MEDIO ALTO C1 Hogares que cubren sus necesidades sin problemas
MEDIO C2 Hogares que pueden cubrir sus necesidades con ciertas comodidades en general
MEDIO BAJO C3 Hogares que pueden cubrir sus necesidades básicas de alimentación , vivienda, vestuario, educación con esfuerzo pero con muy escasa comodidad.
Minimo: $ 4.700.00
Minimo: $ 1.500.00
Minimo: $ 500.000
X: $ 6.260.000
X: $ 2.250.000 Máximo: $ 4.700.000
Máximo:__
Educación formal
Sus modales y Sus modales y lenguaje lenguaje reflejan reflejan educación y educación y cultura cultura
Ocupación, Importanactividad jefe del tes empresarios, hogar grandes comerciantes, latifundista, altos ejecutivos, funcionarios internacionales y profesionales de prestigio. Muebles decorados
Posesiones hogar
Profesionales de carrera de prestigio: ingenieros, médicos , abogados, etc., ejecutivos de nivel técnico, enpresarios de pequeñas industrias.
MUY BAJO E Hogares que no poseen un ingreso fijo, lo cual no permite satisfacer completamente ninguna necesidad básica. En muchos casos viven de la mendicidad
Minimo: $ 300.000
BAJO D Hogares que disponen de un ingreso fijo, pero muy reducido satisfacen con mucha estrechez sus necesidades básicas de alimentación, vestuario y vivienda Minimo: $ 150.000
X: $ 1.200.000
X: $ 430.000
X: $ 300.000
X: $ 87.000
Máximo: $ 1.800.000
Máximo: $ 620.000
Máximo: $ 500.000
Son personas de Personas en su apariencia mayoría de sobria y apariencia modesta y elegancia común y su moderada vocabulario es simple
Profesionales de áreas de menor prestigio , profesores E. Media, técnicos Universitarios, ejacutivos de nivel medio, pequeños industriales, comerciantes. y Muebles finos Muebles Amoblado de estilo modernos, en funcional en exclusivo. excelente estado buen estado, cuadros de administramoderno, de orinales. ción producción más Alhajamien en serie to moderno y artístico del Todos los Poseen todos los Prácticamente artefactos electrodotodos los electrodomesticos de uso electrodoMésticos de corriente y otros mésticos de uso avanzada más sofisticados, corriente, técnología: equipos de video, artículos de computadores sonido, etc. marcas de ,videos, equipos buena calidad, de sonodos, sin ser de un incluso los más alto costo sofisticados
De aparencia modesta y vestuario barato, lenguaje muy sencillo, más bien popular. Empleados de bajo nivel, obreros en general, feriantes, juniors, la mujer desempeña labores fuera de casa.
Muy bajo nivel educacional, escasamen-ente primario
Muebles de regular calidad y con varios años de uso, su decoración es simple y sin estilo.
Incompleto y muy económico , de muchos años de uso, en regular o mal estado.
Muchas veces no tienen, se improvisa. Pobreza generalizaDa
Poseen electrodomésticos de uso corriente, antiguos, económicos y convencionales, marcas económicas
Poseen sólo Unicamenalgunos te lo más esencial y artefactos de uso en muy mal estado corriente, antiguos, económicos, con averias
Empleados públicos y particulares sin rango o categoría, llamados comunmente “oficinistas” obreros calificados, comerciantes menores
Obreros especialización trabajadores ocasionales
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sin ,
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ESTRATEGIAS DE COMERCIALIZACIÓN: es conocida como mezcla comercial y está
constituida por la combinación de cuatro herramientas que apuntan a satisfacer el mercado meta, siendo estas las denominadas 4P (producto, promoción, precio, plaza). • Producto: Es un elemento determinado el cual se constituye de diversos atributos por ejemplo: color, tamaño, peso, forma, utilidad, etc. Fuera de estos atributos físicos también el producto debe contener los llamados servicios post-venta (garantía, soporte técnico, transporte a domicilio, asesoría telefónicas, etc.). El producto debe dar confianza al consumidor, debe reducir o eliminar cualquier matiz de incertidumbre por parte del consumidor. • Promoción: Es la comunicación propagandista efectiva la cual busca alterar o reforzar los patrones adquisitivos tanto individual como colectivo y cuya finalidad es persuadir provocando en el individuo el deseo de comprar. Las promociones, hoy en día, abarcan degustaciones, exhibiciones itinerantes, sorteos, premios, precios ofertas, etc. • Precio: Es una relación entre la oferta y la demanda, el cual expresa numéricamente el valor de un determinado producto y/o servicio. Los precios están determinados por los diversos costos del productor y del margen de utilidad; pero también están determinado por las preferencias de los consumidores, por su capacidad económica y finalmente por lo que el consumidor esté dispuesto a pagar. • Plaza: Es el lugar físico de distribución (ventas), este incluye desde el comercio mayorista al comercio minorista; constituyendo los llamados canales de distribución, el cual está constituido por los diferentes medio en los cuales los fabricantes hacen llegar el producto al mercado, conformado por los diferentes conductos, senderos, o intermediarios; integrados por diversas organizaciones económicas mayoristas y minoristas, las cuales unen al productor con el consumidor. Hoy en Chile los patrones culturales se han ido desplazando, en donde el comercio minorista tiende a desaparecer, siendo reemplazado por grandes cadenas de distribución como los megamercados o mall .
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ÁREA DE PRODUCCIÓN:
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Es la actividad por la cual los recursos o insumos se transforman en un producto determinado de acuerdo a los objetivos propios de la empresa.
Componentes: • Insumos: los cuales pueden ser clasificados en: -Materias primas: bienes intermedios para ser transformados. -Recursos humanos: profesionales, técnicos, administrativos, etc. -Recursos materiales: equipos, plantas, máquinas, espacios físicos, muebles, etc. -Capital: recursos monetarios. -Información: procesos, software, tecnologías, métodos. • Actividad de transformación: Son tecnologías o actividades mecánicas, eléctricas, digitales, etc. que permiten la transformación de insumos en productos o servicios. • Resultados: Son los productos propiamente tal, bienes o servicios terminados con sus respectivos nombres comerciales. • Control: El control permite evaluar constantemente de acuerdo a lo planificado. Cualquier sistema de producción siempre debe estar midiendo, retroalimentando, comparando con cierto standard de producción, certificación, normativas y calidad; para finalmente aplicar las medidas correctivas.
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ÁREA DE PERSONAL:
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(Recursos Humanos) A esta función también se le llama departamento de personal. Básicamente se preocupa de la planificación, obtención, mantención, desarrollo y desvinculación del recurso humano, dentro de una organización cualquiera. El recurso humano está compuesto por las diversas personas que trabajan al interior de la empresa siendo estas: profesionales, técnicos, administrativos y funcionarios en general; condiderándose el capital más preciado de la empresa. Dentro de esta área encontramos las siguientes temáticas a tratar:
1. Planificación del personal: La planificación es un proceso que consta de dos etapas: la primera se preocupa de la previsión de las necesidades futuras en cuanto a recursos humanos demandadas por las diversas áreas al interior de una organización y, seguidamente, la planificación, como una manera de satisfacer y de gestionar estas necesidades. El objetivo principal que se plantea en la planificación de los RRHH es determinar cómo utilizar de la mejor forma posible las cualidades y capacidades disponibles para lograr lo que se cree mejor; tanto para el individuo como para la organización
2. Obtención: Se refiere a captar los recursos humanos, según las propias necesidades de la empresa, de acuerdo a sus propias planificaciones, por lo tanto se determinará la cantidad y la clasificación del personal a requerir. Obtención contiene las siguientes etapas: • Especificación del cargo: Esta etapa incluye determinar el conjunto total de requisitos que debe poseer idealmente quienes va a ocupar el cargo ejemplo: experiencia, edad, títulos, disponibilidad, capacidad de liderazgo, manejo PC nivel usuario, etc. • Reclutamiento: Es un proceso permanente al interior de la empresa que tiene como finalidad captar gran número de candidatos, de modo que la organización pueda seleccionar a los empleados calificados que ésta necesita, tanto para una necesidad inmediata, como para posibles eventualidades, por lo tanto este reclutamiento cuenta de dos tipos de fuentes: las llamadas internas y las externas a) Internas son las que suceden al interior de una empresa: traslados, promociones, ascensos e incluso despidos. ______________________________________
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b) Externas consisten en captar personal del medio ambiente externo, a través de avisos publicitarios de la misma empresa o por medio de agencias especializadas (agencias de colocación o consultoras). • Selección: Consiste en elegir una o más personas de acuerdo al número de puestos. El proceso de selección debe ser lo más racional posible (científico), mediante la utilización de instrumentos objetivos de selección, las cuales comprenden: entrevistas, test psicológicos, pruebas específicas de conocimientos, medición de habilidades laborales, capacidad de aprendizaje, exámenes físicos, sanitarios, etc. • Contratación: Es el acto jurídico y administrativo de formalizar una relación contractual. A través del contrato debe quedar establecido con claridad las diversas condiciones de ambas partes. • Inducción (entrenamiento): Consiste en informar, orientar e introducir al sujeto en la dinámica, valores y cultura organizacional; con la finalidad de que el sujeto trabaje con comodidad y eficacia en la respectiva empresa. La información a entregar debe contener como mínimo los siguientes aspectos: - información general sobre la rutina diaria del trabajo. - repaso de la historia de la organización, su misión, objetivos, etc. - entrega de manuales y reglamentos. - presentación detallada de sus políticas, reglas de trabajo, presentación del personal y espacios físicos.
3. Mantención: Hace referencia a desarrollar todos los medios y las acciones posibles (políticas, acciones e instrumentos), con la finalidad de conservar el recurso humano. Mantención cuenta de las siguientes herramientas • Remuneraciones: Es la retribución por los servicios prestados, el cual comprende elementos monetarios (sueldo, gratificaciones, aguinaldos, bonos de producción, incentivos, participación de utilidades, asignaciones, bonificaciones, etc.) y no monetarios o especies (alimentos, vivienda, servicios, transporte etc.). • Evaluación del cargo: Corresponde a la fijación de un valor determinado de acuerdo a cada cargo, con el objeto de fijar un nivel de remuneraciones. ______________________________________
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•
Seguridad y bienestar: Este departamento se encarga de informar respecto de los beneficios que contrae la empresa para sus trabajadores como convenios médicos, deportivos, sociales, etc. También está encargado de informar y capacitar al personal acerca de la seguridad al interior de la empresa. Como también cumplir y orientar al trabajador en todo lo relativo a la seguridad social (subsidios por enfermedades, prestaciones por accidentes y enfermedades del trabajo y diversos beneficios).
4. Desarrollo: Esta instancia busca desarrollar las potenciales capacidades y habilidades de los trabajadores, no sólo en su variable funcional, sino también desde un enfoque como persona integral; es decir abordar dimensiones tales como el reconocimiento, la autoestima, la automotivación, las realizaciones de la persona, etc. Los instrumentos utilizados por desarrollo son los siguientes: •
Capacitación: Consiste en desarrollar diversas capacidades y habilidades en la perspectiva de contar con un personal que responda a las exigencias y necesidades cambiantes tanto del entorno como del interior de la empresa misma y especialmente de acuerdo a las exigencias planteadas por el mismo cargo (actividad propia del trabajador). Actualmente esta capacitación se puede desarrollar dentro de la empresa donde se generan cursos (profesionales que dictan charlas), o simplemente la capacitación vía SENCE.
•
Ubicación: Aquí corresponde determinar el puesto adecuado según las habilidades, experiencia y potencialidades del trabajador. Se trata de elegir un cargo para un determinado funcionario según lo indicado anteriormente, como también considera los requisitos propios del cargo. Los instrumentos específicos del desarrollo son: promociones, traslados, ascensos e inclusive despidos.
•
Evaluación del desempeño: Se enmarca dentro de una técnica de control de las actividades realizadas por el trabajador, pero hablamos de evaluación y no de calificación. La evaluación reporta periódicamente la satisfacción o expectativas de la empresa sobre el trabajo de un operario en la perspectiva de retroalimentación de las áreas deficientes y obviamente retroalimentación positiva en las áreas de logros alcanzados (estímulos, reconocimiento por la labor realizada), con la finalidad de estimular, recapacitar, reconocer etc. Se recomienda, dentro de la perspectiva de evaluación, la utilización de instrumentos conceptuales tales como: frecuente, ocasional, poco, siempre etc.
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•
Participación: Es el derecho de los individuos ya sea por si mismo o en forma colectiva tanto a través de grupos formales (consejos, comités, grupos de estudios, grupos de mejoramiento continuo, etc.), como informales (grupos de afinidad) de ser considerados en los procesos de toma de decisiones. Los márgenes ascendentes de participación tienden a involucrar al trabajador con su empresa pues se les considera su opinión, es decir sus puntos de vista son válidos; con lo cual se facilita el grado de identificación del personal con su empresa. Debemos recordar que a mayor involucramiento mayores posibilidad de identificación.
5. Desvinculación: Esta prepara e informa al trabajador para el alejamiento voluntario (renuncia, jubilación, retiro) o involuntario (despidos, accidentes laborales, quiebra) de la empresa.
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PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE LOS RRHH EN LAS ORGANIZACIONES
MEDIO AMBIENTE
PLANEACIÓN DE LOS RRHH
MANTENCIÓN
OBTENCIÓN
DESARROLLO
SELECCIÓN
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
PROMOCIONES TRANSFERENCIAS Y SEPARACIONES
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ÁREA FINANZAS:
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Esta área tiene por finalidad la captación, asignación y distribución de los recursos financieros en una organización para su óptimo desempeño y máximo rendimiento. Para lo cual se requiere obtener dineros y créditos al menor costo posible, esto significa devolución en el largo plazo y al menor interés posible (para la fuentes externas). - captación: se refiere a la obtención de fondos, ya sean internos (ventas) como externos (bancos) - asignación: determinar el uso de los recursos de acuerdo a las planificaciones elaboradas por departamentos o áreas - distribución: procedimiento de entrega y certificación de los recursos asignados a cada área, incluidos los diversos mecanismos de evaluación y control. No hay que confundir esta área con Contabilidad, puesto que la contabilidad está encargada de informar los hechos económicos de la empresa.
ÁREA DE ABASTECIMIENTO
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Puede recibir el nombre de Compras o Adquisiciones. Esta área a dado lugar a una técnica del mismo nombre llamada administración de materiales. Antiguamente se le conocía o asociaba simplemente a bodega. Actualmente es aquella función que tiene como objetivo suministrar los materiales, materias primas o insumos en el lugar que sean necesarios con el mínimo riesgo de material y de personal, al precio justo, en la cantidad adecuada y con la calidad y oportunidad requerida. La función abastecimiento también debe considerar el abastecimiento del entorno o medio ambiente en cuanto a los centros de abastecimientos. Por ejemplo: cercanía, cantidades reales, infraestructura de comunicaciones, carreteras, redes ferroviarias, centros de embarques, etc.
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ÁREA DE INFORMÁTICA:
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Esta es un área relativamente nueva, la podríamos definir como el tratamiento automático y racional de la información, prestando asesoría en todos los niveles de la empresa y proporcionando información útil. El desarrollo tecnológico actual y la utilización de herramientas computacionales ha derivado en esta nueva especialización, la cual se encarga de planificar, organizar, dirigir, controlar el desarrollo y explotación de los sistemas de información y diversos software aplicados a la organización. Por lo tanto informática no es computación, pues informática se refiere a la administración de la información automatizada y computación está referida a los implementos tecnológicos que han hecho posible dicha automatización. Uno de los objetivos que debe cumplir la información, es que esta debe ser oportuna para la toma de decisiones; para lo cual dicha información debe cumplir con las siguientes condiciones. - confiable:
estar dotada de validez, como así mismo ser útil en términos de cantidad y calidad
- expedita:
debe estar al alcance de quien la requiera, como también ser de fácil acceso
- económica: los beneficios logrados con la información tiene que ser mayores a los esfuerzos por generarla - oportuna :
la información debe estar presente en el instante requerido
ÁREA JURÍDICA:
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La función de esta área es eminentemente de asesoría o de staff, (carácter asesor) Esta área proporciona a la empresa la información necesaria y relativa a los diversos problemas legales; los cuales incluyen: trámites de formación de la empresa (iniciación de la empresa), término de sociedades, relaciones de negocios, legislación laboral, tributaria, comercial, etc. Siendo su finalidad velar por un correcto ajuste del actuar de la empresa a la reglamentación jurídica existente en un determinado país.
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La modalidad de asesoría se presenta de dos formas: como un área al interior de la empresa o simplemente contratando los servicios de un staff jurídico exterior. Generalmente las empresas contratan en forma externa, dependiendo de las necesidades de la empresa como también el costo (asesoría por casos).
ÁREA DE CONTABILIDAD:
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Esta función se preocupa de detectar en un momento dado el inventario o balance de la empresa, el cual está compuesto por los activos (lo que la empresa tiene o posee), los pasivos (lo que la empresa debe a proveedores y acreedores en general) y el capital (lo que la empresa debe a sus dueños o accionistas). También le corresponde a la contabilidad determinar el estado resultado (pérdida o utilidad) obtenida por la empresa en un período determinado (año, día, semestre). Finalmente podemos afirmar que es la contabilidad la encargada de proporcionar los antecedentes cuantitativos que permiten tomar las decisiones correctas a la dirección.
ÁREA DE COSTOS:
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Su objetivo es calcular lo más aproximadamente posible lo que cuesta a la empresa la producción que está vendiendo. La función costos plantea las siguientes aplicaciones principales: - representar una base para que comercialización fije sus precios. - estimar o presupuestar el costo de artículos fabricados a pedido,
permitiendo presentar presupuestos al cliente. - preparar todo tipo de presupuesto de operación y planear utilidades.
- determinar los productos más convenientes o rentables para su futura planificación.
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RESPONSABILIDAD SOCIAL Y ÉTICA DE LAS EMPRESAS Dentro de la gestión las empresas modernas , cada vez toma más importancia los temas relacionados con la ética y la responsabilidad social de las empresas frente a la sociedad; específicamente en fijar ciertos marcos de referencia al momento de tomar decisiones que atañen a la sociedad en su conjunto, pues estas tienen implicaciones sociales. Entenderemos por •
responsabilidad social: A las prácticas (tipos de relaciones) de una determinada empresa respecto a terceros, tales como, clientes, competidores, gobierno, empleados, proveedores y acreedores. •
Ética:
Aquellas conductas que son razonables y justas, las cuales trascienden las leyes y a las reglamentaciones existentes.
Luego de estas definiciones podemos fácilmente comprender que las diversas actuaciones de las empresas no son indiferentes tanto para la sociedad como para el conjunto de organizaciones existentes en ella. Sin duda que las empresas gestionadas modernamente deberán comprender que todas sus operaciones con su medio ambiente externo deberán buscar entendimientos en los cuales resulten beneficiados tanto la empresa como la sociedad.
RESPONSABILIDAD SOCIAL El actuar de las empresas se enmarca dentro de las leyes de cada país, pero siempre existe un “sello” que es propio de cada organización, la cual forma parte de su cultura y en el cual se refleja el enfoque propio de la empresa en lo que respecta a las responsabilidades sociales. Las respectivas decisiones y políticas pueden reflejar una de las siguientes posiciones:
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•
Reactivas: la empresa responde a un asunto social después de que éste ha puesto en riesgo las metas de la empresa.
•
Defensiva: la empresa actúa para protegerse de un conflicto.
•
Acomodaticia: la empresa se ciñe a los requisitos del gobierno y la opinión pública.
• Proactiva: la empresa se anticipa a las demandas que no han sido planteadas.
NIVELES DE ORGANIZACIONES
INTERRRELACIÓNES
ÉTICAS
EN
LAS
La discusión del comportamiento ético de las empresas es un tema que debe ser abordado tanto en su actuar interno como en su relación con el entorno externo; esto hace posible una visión de totalidad el cual enriquece el actuar de las empresas dentro de un contexto de sociedad. A continuación se proponen cuatro niveles par ser discutidos y revisados en que las empresas interaccionan con respecto a sus negocios y desenvolvimiento en general. • • • •
Sociales Grupos de interés Política interna personales
SOCIALES: Para este nivel es necesario establecer análisis y plantear interrogantes respecto a ciertos métodos de actuación por parte de las instituciones básicas de una determinada sociedad específicamente en cuanto la existencia, actuar y alcance en la defensa y consolidación de los derechos civiles, económicos, sociales, culturales etc. de la población en una sociedad global caracterizada por la expansión de los derechos, consolidación de la democracia como forma de gobierno y mayor acceso a los bienes. Dentro de esta realidad cabe preguntarse que papel le corresponde al Gobierno en la regulación del mercado, la visión de la empresa con respecto a temas tales como: desigualdades en el campo ocupacional (discapacitados, menor remuneración femenina), trabajo infantil, niveles mínimos de salarios, contribuciones a planes de desarrollo, ayuda a organismos sociales sin fines de lucro, impacto medioambiental etc. ______________________________________
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GRUPOS DE INTERÉS: Estos están comprendidos principalmente por proveedores, clientes y accionistas. Los planteamientos éticos a este nivel se presentan básicamente en cuanto al trato que la empresa debe dar a los grupos externos, los cuales se ven afectados por sus decisiones como también el trato que estos grupos deben dar a la empresa. Por ejemplo información pertinente en cuanto a posibles peligros de sus productos, respetar obligaciones y compromisos con sus proveedores, transparencia en la gestión financiera de la empresa, riesgo medioambiental en la utilización de determinados productos en sus proceso productivos, respeto a los derechos de autor (patentes, invenciones), etc.
POLÍTICA INTERNA: En este nivel se plantea la discusión entorno al tipo de relaciones de la empresa con sus empleados, contemplando los siguientes puntos: • • • • • •
obligaciones reciprocas entre trabajadores , mandos medios y gerentes cumplimiento de los contratos laborales derechos de los empleados ejercicio del mando despidos ajustados a las normativas etc.
PERSONALES: En este nivel se sitúan las relaciones interpersonales al interior de los lugares de trabajo dentro de cualquier organización; especialmente es de preocupación los temas relativos a: • • • •
honestidad en el trabajo en equipo obligaciones como persona y como profesional en el desempeño laboral respeto por la dignidad de todos los funcionarios independiente de las labores desempeñadas respeto por la autoría intelectual de los compañeros de trabajo (utilización en provecho propio)
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INSTRUMENTOS DE LA ÉTICA El racionamiento ético consciente o inconsciente como así mismo el propio comportamiento debe contemplar a lo menos cuatro dimensiones básicas a ser discutidos y contemplados en toda organización: valores, derechos y obligaciones, reglas, y relaciones humanas. A continuación se exponen las respectivas definiciones y ciertos lineamientos para ser discutidos. •
Valores: tipo determinado de comportamiento, sentimientos o visión, los cuales son aceptados, compartidos y legitimados por el grupo correspondiente a estudiar (sociedad, empresa, partido político, etc.). -
•
Derechos y obligaciones: los derechos representan ciertos “espacios”, los cuales son necesarios para el actuar del individuo en una determinada organización, los cuales han sido el fruto de la propia historia de la organización, llegando a constituir parte de la propia cultura organizacional expresadas en la políticas de la empresa. -
•
creación de derechos ampliación
Reglas morales: estas sirven de guía para dirimir situaciones en que existen intereses contrapuestos, mascando lineamientos socialmente aceptados -
•
creación de valores respeto y congruencia alcances y ámbito
creación de reglas cumplimiento, obligatoriedad, reciprocidad
Relaciones Humanas: en el ámbito de las relaciones humanas se parte de ciertas ideas matrices o generales las cuales regulan y orientan la interrelación con el otro; de su contemplación dependen el situar el entendimiento en un nivel superior de comunicación. -
cumplimiento de promesas buena fe y confianza respeto por la persona y su actividad
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APLICACIÓN DE LA ÉTICA En la gestión de las empresas, los administradores deben crear un ambiente organizacional el cual contemple la incorporación de la ética en las relaciones y acciones diarias y sobre todo en la toma de decisiones. Concretamente estas ideas se han ido materializando en la creación de instancias y normativas por las cuales se sancionan la transgresión de los valores éticos de una determina organización. Para lo cual se ha institucionalizado los Códigos de Etica y la Auditoría Social. •
Código de ética: es una declaración escrita de políticas, principios, reglas, creencias, valores y normas de conducta esperadas. Las cuales deben guiar el comportamiento de todos los integrantes.
•
Auditoria social: también son llamados Consejos o Comité de Etica, instancia encargada por lo general de analizar aspectos éticos, definir posición de la organización, difundir el Código, resolver situaciones de incumplimiento y proponer sanciones, mediante Tribunales de Etica, comisiones, etc.
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EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LA TEORÍA ADMINISTRATIVA Introducción: Utilidad del estudio de la evolución de las diversas teorías de la administración. 1. Nos da a conocer el origen de las diversas ideas acerca de las organizaciones y sus respectivos autores. 2. Al estudiar las diversas teorías se comprende y se entiende que cada una de ellas no es más que el producto de su entorno, es decir sus circunstancias históricas, factores sociales, tecnológicos, económicos, etc., por lo tanto se entiende que cada teoría puede ser la más adecuada para diferentes circunstancias. 3. Las teorías son fuentes de nuevas ideas, como también nos permiten y nos posibilitan el observar desde diversos puntos de vista una determinada realidad, pero debemos comprender que no existe una sola realidad y por lo tanto una sola teoría y de esta manera siempre tendremos que pensar que debe primar un enfoque ecléctico (reúne lo mejor de todo).
TEORÍA CLÁSICA DE LA ADMINISTRACIÓN Introducción: La llamada Escuela Clásica o Enfoque Clásico, buscó un sistema de reglas y leyes de comportamiento, que al ser aplicado, llevaría al máximo de eficiencia a cualquier organización, de esta forma se daría una respuesta eficiente a la desorganización de las empresas. El panorama histórico heredado en el cual se formulan estas teorías, es claramente el producto de la Revolución Industrial de los siglos XVIII y XIX; surgiendo dos fenómenos claramente distinguibles, que se transformarán en las problemáticas centrales a resolver por los llamados “teóricos clásicos” de la administración, siendo estas las siguientes: • Un crecimiento acelerado y desorganizado de las empresas • La necesidad de aumentar la eficiencia y la competencia entre las empresas. ______________________________________
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De esta forma las respuestas a estas condicionantes estarán dadas por los posteriores estudios e investigaciones de los representantes de esta Escuela de pensamiento, dividiéndose esta corriente de pensamiento en dos vertientes claramente diferenciadas pero a la vez complementarias, siendo estas:
1. Administración Científica 2. Teoría Clásica de las Organizaciones
Esquema para la comprensión de la llamada Escuela Clásica
ESCUELA CLÁSICA
ADMISTRACIÓN CIENTÍFICA AUTOR: TAYLOR
O ENFOQUE CLÁSICO DE LA ADMINISTRACIÓN
TEORÍA CLÁSICA DE LAS ORGANIZACIONES AUTOR: FAYOL
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Teoría de la Administración científica
El autor y su época: Frederick Taylor 1856 – 1915, Taylor ingresa desde muy joven a trabajar en diversas fábricas, en un plazo relativamente corto, logra destacarse y es ascendido rápidamente hasta ocupar los más altos cargos de dirección. Su conocimiento de la realidad laboral era completa, pues se fue desempeñando en los diversos niveles de las empresas. La obra de Taylor se divide en dos grandes períodos:
Primer Período: Objetivo de Estudio Taylor se preocupa exclusivamente por la elaboración, desarrollo y aplicación de técnicas de “racionalización” en el trabajo del operario, las cuales fueron resultantes del estudio de los llamados “Tiempos y Movimientos”, el cual consistía en una observación y medición de los movimientos y tiempos necesarios que un determinado trabajador debía realizar para una determinada actividad y luego así precisar el tiempo optimo requerido para dicha actividad, y de esta manera establecer un standard de producción.
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Resultados de los estudios del primer período de Taylor
1. El objetivo de una buena administración es pagar salarios altos, pero también tener bajos costos de producción. 2. Para lograr el objetivo anterior, el administrador debe aplicar métodos científicos en la investigación y en la experimentación, con la finalidad de formular principios o ideas generales y establecer ciertos procesos estandarizados o patronizados. 3. Los trabajadores en general debían ser ubicados donde los materiales y las condiciones de trabajo estuvieran correctamente seleccionadas, y de esta manera fuese posible la aplicación de los métodos ya establecidos (patrones) 4. Los trabajadores deben ser científicamente adiestrados. 5. Taylor se preocupa del ambiente laboral, en el cual siempre debe existir una atmósfera de íntima y cordial cooperación entre la administración y los trabajadores, sólo de esta forma es posible la aplicación de todos los principios. 6. Es posible subdividir cada tarea en sus respectivos componentes o actividades. 7. Logró diseñar los mejores y los más rápidos métodos para realizar una tarea, efecto que en la práctica se tradujo en un mejor salario al obrero más productivo. 8. Se calculan las tarifas con mayor precisión, de acuerdo a estándares de rendimiento 9. Se estimula a los trabajadores a superar sus propios niveles de producción.
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Segundo periodo de estudio
Objetivo de estudio Las preocupaciones en su segundo período están apuntadas a la estructura general de la empresa. Taylor concluye que la racionalización del trabajo operacional (primer periodo), debe ser acompañado de una estructuración general de la empresa (un cambio), para que fuese posible aplicar todos sus estudios anteriores. Los estudios de este segundo período van a apuntar, por lo tanto, específicamente a la Administración. Sus investigaciones van a ser denominadas Administración Científica. las conclusiones generales de este periodo pueden ser resumidas bajo el concepto de “principios”, los cuales orientarán las labores principalmente del administrador en la función específica de las tareas de dirección.
Principios de la Administración Científica 1. Principio del planeamiento: Taylor afirma que se debe reemplazar el criterio individual del trabajador, es decir la improvisación y la práctica empírica (lo cotidiano), se debe reemplazar por métodos científicos mediante una planeación de las actividades. 2. Principio de la preparación: Taylor afirma que se debe seleccionar científicamente a los trabajadores, de acuerdo a sus aptitudes y luego prepararlos y entrenarlos para una mejor producción, de acuerdo a lo planificado, como también preparar, en el sentido de disponer, de mejor manera tanto las herramientas como los materiales y la distribución física en general. 3. Principio de la ejecución: Se debe distribuir distintamente las atribuciones y las responsabilidades, para que la ejecución del trabajo sea disciplinada. 4. Principio del control: Toda actividad debe ser controlada para certificar que se está ejecutando de acuerdo a lo planificado. 5. La administración debe buscar el respeto y la consideración del trabajo del operario y debe tener una justa remuneración.
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LIMITACIONES DE LA TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA (CRÍTICAS BÁSICAS)
1. Se limita a concebir suposiciones inherentes (por naturaleza) al ser humano, el cual era considerado como estrictamente racional, lo que se expresaba en una satisfacción única de necesidades físicas y económicas, es decir la teoría del homoecomicus , en el cual se omitía cualquier otra satisfacción o autorrealización del tipo laboral, por ejemplo la consideración, la motivación, el sentido de pertenencia, como así mismo necesidades de grupo.
2. Un énfasis excesivo en la productividad y por ende en la rentabilidad, lo cual condujo a una explotación de los trabajadores, deteriorando aún más las relaciones obrero - patrón, transformándose en una atmósfera de sospecha y desconfianza mutua.
3. Se critica a Taylor por el hecho de querer estandarizar el trabajo humano, asimilándolo a máquinas, es decir no había ninguna consideración por la diversidad humana.
4. Los sistemas de incentivos también fueron criticados, porque obligaban a los trabajadores a un alto desempeño en forma continua y porque los aumentos de productividad eran recibidos, en gran medida, por la empresa y no por los trabajadores.
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APORTES DE TAYLOR
• Las líneas de ensamblaje, fruto directo de los estudios de "Tiempos y Movimientos"
• El desarrollo de técnicas de eficiencia, las cuales enseñaron que cualquier tarea, por más simple que fuese, puede realizarse de manera más eficiente y racional.
• El énfasis puesto, hoy en día, por las empresas en el diseño y planificación del trabajo, como también en la selección y en la capacitación del trabajador.
• Taylor situó las relaciones de los trabajadores y patrones en una dimensión trascendente e importantísima dentro de la administración, como también el rol del administrador.
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Teoría Clásica de las Organizaciones (Fayol)
Introducción: Así como la Administración Científica (Taylor) buscaba elevar la productividad, tanto de la fábrica como individual, la Teoría Clásica de la Organización (Fayol) también busca productividad, pero enfatizando en la dirección de las organizaciones y específicamente en el estudio de su estructura ( forma, relaciones, disposición). Entonces podríamos decir que la Teoría Clásica de la Administración (Fayol y Taylor), buscaba principalmente eficiencia. Esta se alcanzaba según Taylor a través de la racionalización del trabajo del operario y en la sumatoria de las eficiencias individuales y por su parte la Teoría Clásica de la Organización, formulaba por Fayol, la eficiencia se alcanzaba bajo una reestructuración de la organización. En términos generales el estudio de Fayol apunta a la racionalización de la empresa a partir de los niveles directivos, y Taylor se interesaba por la racionalización de las actividades al nivel operativo. Taylor: Racionalización a nivel operativo Fayol: Racionalización a nivel directivo Reestructuración de la organización
1. El autor y su época: Fayol de origen francés, contemporáneo de las consecuencias directas de la revolución industrial y de la primera guerra mundial. Nace en 1841 y muere en 1925. Desarrolló una rápida carrera profesional, llegando a temprana edad a ocupar los más altos cargos gerenciales. Fayol se define como un científico que aplica la ciencia para el estudio, interpretación y gestión de las empresas. Dentro de esta perspectiva, las temáticas de estudio de Fayol se concentraron básicamente en dos ámbitos. Primeramente definir las funciones básicas existentes al interior de toda empresa, como también elaborar una sólida teoría administrativa que sirviese como referente para la gestión de las empresas.
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APORTES DE FAYOL A LA TEORÍA ADMINISTRATIVA La producción teórica de Fayol, puede ser dividida en dos aportes; estos son:
Las Funciones básicas de las empresas o áreas funcionales La Teoría de las Organizaciones
2. Las funciones básicas de la empresa o áreas funcionales
Fayol aseguraba que en la historia de la administración de las empresas había reinado el empirismo, es decir el conocimiento a través de la experiencia, en que cada jefe administraba a su manera sin preocuparse por saber si existen leyes o principios que rijan ciertos fenómenos. Entonces en la ausencia de una teoría, él afirmaba que había un espacio de libertad absoluta para las fantasías; por lo tanto era necesario la investigación científica con un determinado método, el cual consistía en observar, clasificar e interpretar los hechos para luego sacar ciertas reglas, principios o leyes. Fayol visualizó que las actividades en una empresa podían y debían dividirse en seis áreas definidas y relacionadas entre sí, a las cuales denominó funciones
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Funciones técnicas Funciones comerciales Funciones financieras Funciones de seguridad Funciones contables Funciones administrativas
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1. Funciones técnicas: Son todas aquellas relacionadas con la producción de bienes o servicios, como también su transporte. 2. Funciones comerciales: Son todas aquellas actividades relacionadas con la compra de materias primas y la venta de productos. 3. Funciones financieras: Son todas aquellas relacionadas con la adquisición y utilización de capitales. 4. Funciones de seguridad: Son todas aquellas actividades relacionadas con la protección de los empleados, la propiedad y bienes de la empresa. 5. Funciones contables: Son las actividades relacionadas con los inventarios, registros, balances, costos y estadísticas. 6. Funciones administrativas: Esta última función es la más importante según Fayol, pues en su tiempo era la menos considerada; por lo tanto para Fayol debe ser la que adquiera más importancia en la empresa. Para Fayol esta última función tiene que ver con la integración de las otras cinco funciones anteriores, por lo tanto la función administrativa coordina y sincroniza a las restantes funciones.
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Función Administración (Fayol)
1. Preveer / Planear 2. Organizar 3. Comandar 4. Coordinar 5. Controlar
• Preveer: significa visualizar el futuro y trazar el programa de acción • Organizar: construir tanto el organismo material como social de la empresa. • Comandar: guiar y orientar al personal, hoy en día se llama dirección. • Coordinar: ligar, unir, armonizar todos los actos y esfuerzos colectivos. • Controlar: verificar que todo se realice dé acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas Para Fayol estos cinco puntos están localizados en todas las actividades, áreas y niveles dentro de una organización; pero Fayol aclara que existe una proporcionalidad en la distribución de la Función Administrativa, es decir a pesar de estar presentes en todos los niveles de la jerarquía, no es exclusiva de la alta dirección, sino que se distribuye en forma proporcional en toda la empresa. Funciones administrativas
Niveles Jerárquicos
Preveer Organizar Comandar Coordinar Controlar
Más alto
Más bajo
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3. Teoría de la Organización (Fayol)
Fayol afirmaba que se debe estudiar y tratar la organización y la administración de manera científica, eliminando el empirismo y la improvisación, por técnicas de carácter científico. Fayol concebía la idea de la organización como una estructura influenciada por una idea antigua de organización y específicamente tomada de las estructuras militares y eclesiásticas, por lo tanto esta estructura debía ser rígida y jerarquizada. Fayol no plantea nada nuevo, sólo recoge experiencias históricas.
Los principales aspectos de la teoría de la organización: • División del trabajo • Autoridad y responsabilidad • Unidad de mando • Unidad de dirección • Centralización • Jerarquía o cadena a escalar
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COMPONENTES DE LA TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN
1. División del trabajo: Esto afirma o corresponde al principio de la especialización necesaria para la eficiencia. Consiste en la designación de tareas específicas a cada una de las partes de la organización. 2. Autoridad y responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de la posición ocupadas por las personas, a esto se le llama autoridad oficial y ésta debe ser combinada con la inteligencia, con la experiencia y el valor moral de la persona, a esto se le denomina autoridad personal. 3. Unidad de mando: Una persona debe recibir órdenes de sólo un único superior, es el principio de la autoridad única, sólo así se puede evitar la duplicidad de mando. 4. Unidad de dirección: Es el principio según el cual cada grupo de actividades, que tienen un mismo objetivo, deben tener un sólo jefe y un sólo plan, todo esto en la perspectiva de lograr eficiencia. 5. Centralización: Se refiere a la concentración de autoridad en la cima jerárquica de la organización. 6. Jerarquía o Cadena escalar: Debe haber una línea de autoridad del escalón más alto al escalón más bajo de la organización. Todo orden pasa por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde debe ser ejecutado.
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4. LOS 14 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE FAYOL Introducción: Fayol propuso catorce principios para guiar el pensamiento de los gestores en la solución de problemas, el autor nunca recomendó una obediencia ciega a estos principios, pero sugirió que la experiencia y el sentido común de un administrador debería guiar el grado de aplicación de cualquier principio en una situación determinada. Por lo tanto estos se han constituidos en una orientación a los administradores en su desempeño. Transformándose, desde que fueron formulados, en un marco de referencia conceptual válido aun hoy en día; el cual ha servido como base al desarrollo de la actual teoría administrativa.
1. División del trabajo. Cuantas más personas se especializan, más eficientemente realizarán su trabajo. Este principio se materializó en la cadena de montaje. 2. Autoridad. Los administradores deben dar ordenes para que puedan e realizarse las tareas. Aunque su autoridad formal les da el derecho de mandar, no siempre impondrá la obediencia a menos que cuente además con una autoridad personal (por ejemplo, una gran pericia) 3. Disciplina. Los miembros de una organización necesitan respetar las reglas y acuerdos que la rigen. Para Fayol, la disciplina resultará de un buen liderazgo en todos los niveles de la organización, de los acuerdos justos (como las normas para premiar un desempeño superior) y los castigo que se imponen prudentemente a las infracciones. 4. Unidad de mando. Cada empleado debe recibir instrucciones sobre determinada operación, únicamente de una determinada persona. Fayol pensaba que, cuando un empleado “reportaba” a más de un superior, surgían necesariamente conflictos en las instituciones y habría inevitablemente confusión de autoridad. 5. Unidad de dirección. Las operaciones de las organizaciones que tienen los mismos objetivos deben ser dirigidas por un solo administrador que utilice un único plan. Por ejemplo, el departamento de personal no debería tener dos directores, cada uno con distintas políticas. 6. Subordinación del interés individual al bien común. En cualquier empresa, los intereses de los empleados no se antepondrán a los de la organización en general. ______________________________________
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7. Remuneración. El estipendio del trabajo ejecutado deberá ser justo para empleado y empleador. 8. Centralización. El papel creciente de los subordinados en la toma de decisiones es la descentralización; un papel decreciente en esa actividad es la centralización. Fayol estaba convencido de que los administradores deberían tener la responsabilidad suprema, aunque también es necesario que den a los subordinados suficiente autoridad para realizar bien su trabajo. La relación entre centralización y descentralización es una cuestión de proporción; ha de encontrarse un balance óptimo para cada organización. 9. La jerarquía / cadena escalar. La línea de autoridad en una organización, se representa por casillas y líneas bien definidas estructuradas en los organigramas; en el cual se dibuja por orden de rango, abarcando desde la alta gerencia hasta el nivel más bajo de la organización. Por lo tanto los subordinados deben respetar la cadena formal de mando. 10. Orden. Materiales y personas deben estar en el sitio que les corresponde. 11. Equidad. Los administradores han de ser a la vez amistosos y justos con sus subalternos. 12. Estabilidad del personal. Una alta rotación de empleados no favorece el funcionamiento eficiente de una organización 13. Iniciativa. Los subordinados deberán tener la libertad de idear y poner en práctica sus planes, aun cuando puedan incurrir en errores. 14 Espíritu de solidaridad. Favorecer el espíritu de solidaridad dará a la organización un sentido de unidad y será clave para el éxito de la organización. Para Fayol, incluso los factores pequeños pueden fomentar este espíritu, por ejemplo; recomendó utilizar en lo posible la comunicación verbal en lugar de la comunicación escrita y formal.
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APORTES Y CRÍTICAS DE LA TEORÍA CLÁSICA DE LA ORGANIZACIÓN
Aportes: Gran parte de los elementos del Teoría de Fayol, siguen vigente aplicándose en las diversas organizaciones, pese a predominar el análisis y a la estructuración de lo formal, especialmente en la administración pública y en los inicios de cualquier organización. Sus principios generales, pese a la polémica que causan hoy en día, de todas maneras, son estudiados, recetados, aplicados y sobre todo reinterpretados.
Críticas y limitaciones: •
Se afirma que es una teoría más apropiada para su momento histórico de formulación
•
Con un entorno relativamente estable y predecible, donde los principios clásicos parecían válidos, eran incuestionados.
•
La autoridad formal, hoy en día, es cuestionada, en un ambiente donde cualquier integrante tiene formación académica, necesaria y suficiente para desempeñarse.
•
La organización sólo es concebida en términos formales, sin considerar su contenido psicológico y social.
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Conclusiones Generales de la Teoría Clásica (Fayol - Taylor): Las ideas de estos dos autores dieron origen a la Teoría Formal de la Organización, cuyos postulados principales son los siguientes:
• El ser humano puede asimilarse a una máquina, donde sólo trabaja por miedo y por la codicia de mayores salarios, pero substancialmente es flojo y hace lo menos por obtener lo más. • Los trabajadores deben amoldarse a los cargos creados por la organización. • En un esquema de rígida jerarquía todo está planeado y reglamentado y el plan es inflexible, por lo tanto el ámbito de la creatividad del trabajador se restringe considerablemente.
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ENFOQUE ESTRUCTURALISTA DE LA ADMINISTRACIÓN: EL MODELO BUROCRATICO DE ADMINISTRACIÓN El Autor y su Epoca.A diferencia de otros iniciadores del estudio de las organizaciones como Taylor y Fayol, Weber se preocupó de estudiar las organizaciones como parte de una teoría social que incorporaba las estructuras económicas y políticas de la sociedad. Weber fue uno de los fundadores de la sociología moderna y contribuyó de manera notable al pensamiento económico, social y administrativo. Escribió durante la primera mitad del siglo XX; fue contemporáneo del movimiento de la administración científica, sin embargo, no sólo estudió la administración de una sola organización, sino que también se interesó en la estructura económica y política de la sociedad. Sus ideas acerca de la organización burocrática sólo fueron parte de una teoría social total. En sus diversos escritos delineó los cambios producidos principalmente en las estructuras eclesiásticas, militares y administrativas de gobierno. Como también estudió la influencia del capitalismo y los efectos de la industrialización en las estructuras organizacionales, en donde el mecanismo burocrático fue el resultado natural de diversas consideraciones históricas y sociales que condujeron al desarrollo de organizaciones complejas.
Orígenes Históricos de la Teoría de la Burocracia. Dentro de la evolución histórica de la teoría administrativa los planteamientos expresados por los clásicos Taylor y Fayol, como también, los de la escuela de las relaciones humanas (Elton Mayo) no permitían acceder a un enfoque global, integrador y totalizador de los problemas organizacionales derivados de la expansión del capitalismo y de la industrialización. Por lo tanto se hacía necesario un enfoque que abarcara de manera más amplia los problemas estructurales de la organización como también quienes participaban de ella. Este modelo organizacional estaría basado exclusivamente en la racionalidad, el cual fuese capaz de caracterizar y controlar todas las variables involucradas, tanto en la gestión, como en el comportamiento de las personas.
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El Modelo Burocrático de Weber. Introducción. El modelo burocrático plantea determinadas características y normas que debieran estar presentes en el diseño de una estructura organizacional compleja, este diseño daría solución "racional" a los diversos problemas organizacionales. Esta racionalidad está basada en el análisis de las relaciones existentes entre un determinado individuo y el cargo que desempeña, para lo cual desarrolló los conceptos de autoridad legal - racional (el derecho de ejercer autoridad basada en el cargo).
Características del Modelo Burocrático.
A.- Estructura Burocrática: Según el concepto popular la burocracia es considerada generalmente como el papeleo o como aquella empresa en donde los papeles se multiplican impidiendo las soluciones rápidas. El término también es empleado en el sentido de apego de los funcionarios a los reglamentos e ineficiencias de la organización. Estos aspectos pasaron a dar el nombre de burocracia al sistema, pero sin embargo, estos son los defectos de ella. El concepto elaborado por Weber de burocracia, es bastante distinto, pues él no definió la burocracia, sino que la consideró no como un tipo determinado de sistema social, sino como un tipo específico de poder definido como aquella capacidad de hacerse obedecer. Para comprender mejor la burocracia estudió respectivamente determinados tipos de poder y determinados tipos de autoridad en calidad de estados puros o ideales. B.- Tipos de Sociedad:
Weber, estudió y concluyó que existen tres tipos de sociedad con sus respectivos tipos de autoridad. - Sociedad Tradicional : Autoridad Tradicional - Sociedad Carismática : Autoridad Carismática - Sociedad Legal, Racional o Burocrática : Autoridad Legal, Racional o Burocrática
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Sociedad Tradicional.- En este tipo de sociedad los poderes señoriales existen desde siempre, su tipo más puro es el del dominio patriarcal, en donde el que ordena es el "señor" y los que obedecen son los "súbditos", en tanto que el cuerpo administrativo lo forman los "servidores". Se obedece a la persona en virtud de su propia dignidad santificada por la tradición y por la fidelidad. Este tipo de sociedades son típicas de aquellas que poseen características patriarcales y hereditarias, Ej. Clanes y la sociedad medieval.
Sociedad Carismática.- Esta se caracteriza por una devoción a una determinada persona y a sus dotes sobrenaturales (carisma) y en particular a ciertas facultades de carácter mágico, capacidad de intermediar revelaciones, generalmente provistos de un gran poder intelectual y capacidades de oratoria que establece una relación emotiva que provoca una fuente permanente de devoción personal. Sus tipos más puros están identificados en el prototipo del profeta, el héroe guerrero, y el gran demagogo. Se obedece o se sigue a este prototipo exclusivamente por sus cualidades excepcionales y no en virtud de su posición estatuida o de su dignidad tradicional. En cuanto a las sociedades son características de este tipo aquellas lideradas por caudillismos, determinados grupos revolucionarios, partidos políticos, etc.
Sociedad Legal, Racional o Burocrática.- Este tipo de sociedad está sustentada en un conjunto de reglas normativas, impersonales que asignan la autoridad para ejercer el poder. Este modelo está basado en virtud del estatuto, su tipo más puro es la dominación burocrática, su idea básica es: que cualquier derecho puede crearse y modificarse por medio de un estatuto sancionado correctamente. La asociación dominante es elegida o nombrada, y ella misma y todas sus partes son servicios. La obediencia está dada a una determinada persona, no en virtud de derecho propio sino a una regla estatuida, la que determina a quién, por cuánto tiempo y de qué forma se debe obedecer. Por su parte quien manda también obedece a una determinada regla, ley o normativa, la cual es formalmente abstracta.
De estos tres tipos, Weber señala que la autoridad legal, racional o burocrática es la base para el concepto de burocracia, en donde predominan las siguientes características: • Existe una organización continua de cargos delimitados por normas. • Cada cargo representa un área específica de competencia definida por determinadas obligaciones (división de labores funcionales, ejercer autoridad en función de un determinado cargo). ______________________________________
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• La organización de los cargos sigue el principio de la jerarquía, permitiéndose el derecho de los cargos inferiores a apelar y a presentar reclamos a los cargos superiores. • La conducta de un individuo en el desempeño de su cargo está regulada por normas o reglas técnicas, lo que implica la necesidad de que dicho individuo tenga la habilidad o entrenamiento técnico necesario, al ser considerado para dicho cargo. • Los actos administrativos, decisiones y reglas son formuladas y registradas por escrito; de esta manera, un determinado cargo estaría constituido por la combinación de documentos escritos y un conjunto continuo de funciones. • La administración burocrática significa fundamentalmente el ejercicio del control, sobre la base del conocimiento; aún más se podría decir que este tipo de administración tiene la tendencia a aumentar su poder como consecuencia del aumento de conocimiento debido a la experiencia que entrega el ejercicio del cargo.
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Tipología de sociedad según Weber
TRADICIONAL –patriarcal -patrimonialista -conservatismo TIPOS DE SOCIEDAD CARISMATICA -personalista -mística y arbitraria -revolucionaria
LEGAL RACIONAL O BUROCRÁTICA
-Racionalidad de los medios y de los objetivos.
-Familia -Clan -tribu -Soc. Medieval -Grupos revolucionarios - Part. Polít .
-Est. Moder. -Grandes empresas -Ejército.
Tipología de Autoridad según Weber
TRADICIONAL
TIPOS DE AUTORIDAD
–No racional -Poder heredado
CARISMÁTICA –No racional -No heredada -No delegable -Basada en el “Carisma”
LEGAL RACIONAL O BUROCRÁTICA
-Tradición -Hábitos -Usos -Costumbres - Características personales carismáticas del líder.
- Meritocrática -Justicia de la Ley -Legal -Normas legales -Racional previamente -Impersonal definidas. -Formal
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CARACTERÍSTICAS DE LA BUROCRACIA (WEBER)
La Burocracia es el sistema eficiente por excelencia. 1.-Carácter legal de las normas y reglamentos. 2.-Carácter formal de las comunicaciones. 3.-Carácter racional y división del trabajo. 5.-Impersonalidad en las relaciones. 6.-Jerarquía de autoridad. 7.-Competencia técnica y meritocrática. 8.-Especialización de la administración separada de la propiedad. 9.-Profesionalización de los participantes. 10.-Completa previsibilidad del funcionamiento.
VENTAJAS DE LA BUROCRACIA
1.-Racionalidad. 2.-Precisión 3.-Rapidez. 4.-Univocidad de interpretación 5.-Uniformidad de rutinas y procedimientos 6.-Continuidad de la organización 7.-Reducción de la fricción entre las personas. 8.-Constancia. 9.-Subordinación de los más nuevos a los más antiguos. 10.Confiabilidad 11.Beneficios desde el punto de vista de las personas.
DISFUNCIONES DE LA BUROCRACIA 1.-Mayor internalización de las reglas y exagerado apego a los reglamentos. 2.-Exceso de formalismo y de papeleo. 3.-Resistencia al cambio 4.-Despersonalización de las relaciones. ______________________________________
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5.-Categorización de las decisiones 6.-Superconformidad con las rutinas y procedimientos. 7.-Exhibición de señales de autoridad 8.-Dificultades con los clientes.
APRECIACIÓN CRÍTICA DE LA TEORÍA DE LA BUROCRACIA
▲ Excesivo racionalismo ▲ Mecanicismo y las limitaciones de la Teoría de la Máquina ▲ Conservatismo de la burocracia ▲ Enfoque de sistema cerrado ▲ Enfoque descriptivo y explicativo
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INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
La administración la entenderemos como un proceso, ya que en ella se realizan funciones en cierto orden y secuencia, por lo tanto la administración no es estática, debido a esto se hace necesario que constantemente se esté replanteando. Este proceso será de carácter permanente, ininterrumpido y sistemático, el cual tiende al logro de un objetivo por parte de personas que aportan su esfuerzo y conocimiento de acuerdo a acciones interrelacionadas y coordinadas, es decir acciones planificadas organizadas, dirigidas y controladas.
I.
ELEMENTOS
DE LA ADMINISTRACIÓN
.
En cualquier organización que se aplique administración, siempre estarán presentes los siguientes elementos, sin los cuales sería imposible administrar. • • • • • •
Personas o recursos humanos Actividades, tareas Recursos financieros Equipos, maquinarias, etc. Métodos (conocimientos, aplicaciones tecnológicas y operativas) Etc.
Todos estos elementos nos van a ayudar en forma coordinada a cumplir con nuestros objetivos.
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ELEMENTOS DE LAS ORGANIZACIÓN
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION O PROCESO ADMINISTRATIVO
RRHH ACTIVIDADES, TAREAS RECURSOS MÉTODOS INFRAESTRUCTURA
II.
PLANIFICACION
O BJETIVOS . PREDETERMINADOS
DIRECCION X
ORGANIZACIÓN
CONTROL
ROL DE LA ADMINISTRACIÓN
La administración tiene como finalidad interpretar los objetivos propuestos por cualquier organización y transformarlos en una acción organizada, entonces el rol del administrador es poder interpretar los objetivos propuestos por una organización para finalmente cumplirlos. ORGANIZACIÓN
ADMINSTRACION
OBJETIVOS
Lo que va desde la organización al objetivo es la administración, por lo tanto la administración es lograr objetivos en todos los niveles.
III. CONDICIONES
EN
QUE
SE
LOGRA
LA
ADMINISTRACIÓN
Para la Administración estos objetivos se deben lograr reuniendo las siguientes condiciones: Eficacia: cumplir los objetivos. Eficiencia: es lograr objetivos con el máximo ahorro de recursos.
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IV. CARACTERÍSTICAS
DE
LA
ADMINISTRACIÓN
.
Podemos distinguir claramente tres características que son propias de la Administración y que la distingue de otras ciencias.
Colaboración: cuando dos o más personas aúnan sus esfuerzos para el logro de un objetivo que, individualmente no podría realizarse, se denomina colaboración; y se traduce en el trabajo en equipo; es la característica principal de la administración. Universalidad: significa que la administración está presente en todas las actividades del ser humano. Todo se administra, todo es posible de ser administrado y todo requiere ser administrado. Neutralidad: la administración es independiente de las personas y de las situaciones en las cuales se produce, por lo tanto la administración es independiente del objetivo, es decir la administración no contempla categorías valóricas al administrar.
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PROCESO ADMINISTRATIVO O FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN La administración es el proceso de planear (planificar), organizar, liderar y controlar los esfuerzos de todos los miembros de la organización y el empleo de todos los recursos organizacionales establecidos, por lo tanto la administración no es estática y debido a lo cambiante del entorno, lo cual modifica a nuestra propia organización, se hace necesario que la administración constantemente se esté replanteando. La administración cuenta de etapas, las cuales se constituirán en un lenguaje técnico en las llamadas etapas del proceso administrativo, las cuales se fundan en etapas previas, de carácter lógico.
Orden de proceso administrativo 1. Determinar objetivos: Esta etapa implica que hacer o que rumbo tomar, esto resuelve la incógnita de lo que se pretende o que es lo que se desea, esto hace referencia a la planificación. 2. Medios a utilizar: Para obtener un objetivo es necesario realizar un proceso de racionalización para determinar como lograr lo que se pretende, es decir resuelve nuestra incógnita el cómo hacer y esto hace referencia a la organización. 3. Integración Esta etapa implica tener todos los puestos de trabajo ocupados, pues de esta manera es posible cumplir con los objetivos de la organización o de una determinada unidad, de esta forma se hace referencia a la integración de personal 4. Actuación: Una vez fijados los objetivos y determinados los medios, corresponde una actuación o ejecución de una acción y es simplemente hacer, esto tiene que ver con la dirección. 5. Verificación: Esta última etapa comprende un análisis evaluativo sobre si dicha acción condujo en la práctica, al objetivo que se buscaba y en esto hacemos referencia al control. ______________________________________
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PROCESO ADMISTRATIVO
ORDEN LÓGICO / SABER POPULAR
LENGUAJE TÉCNICO O ADMINISTRATIVO
¿QUE HACER?
PLANIFICACIÓN
¿CÓMO HACERLO?
ORGANIZACIÓN
¿QUIÉNES LO REALIZARÁN?
INTEGRACIÓN
HACERLO O REALIZARLO
DIRECCIÓN Y EJECUCIÓN
VERIFICACIÓN
CONTROL
Los componentes del proceso administrativo, antes señalados, ya sean como etapas o como pasos, siempre se encuentran presentes en toda organización y en todas sus áreas de trabajo o funciones de la empresa.
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ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANIFICACIÓN ORGANIZACIÓN INTEGRACIÓN DIRECCIÓN CONTROL
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PLANIFICACIÓN
Introducción: Planificación es una función o una etapa fundamental del proceso administrativo, pudiéndose afirmar que es básica para el cumplimiento de las otras etapas del proceso, pues sin la previa determinación de las diferentes actividades, por medio de la planificación no se darían las siguientes situaciones:
• • • •
No habría nada que organizar Nada para ejecutar Nada para dirigir Nada para ser controlado y nada que necesite control
Independientes de los diversos enfoques de organización que existan, con respecto a prevenir el futuro, lo importantes es que exista un consenso en que la necesidad de planear conduce o conlleva positivamente a la obtención de resultado.
Definición: Podríamos definir la planificación como la determinación de objetivos para ser alcanzados mediante el empleo de recursos humanos, materiales y técnicos. • Planear es definir los objetivos y determinar los medios para alcanzarlos. • Planificación es la selección de objetivos y las acciones para lograrlos.
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IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS
Definición de objetivo o meta: Son los fines a los cuales se dirige una determinada actividad. Se caracteriza por establecer un período determinado y por logros específicos susceptibles de ser cuantificados (medibles) para alcanzar lo deseado, por lo tanto es necesario establecer metas específicas, medibles , con fechas realistas y con sus respectivos indicadores.
¿POR QUÉ SON IMPORTANTES LAS METAS?, RELACIONES
1. META / DIRECCIÓN : Las metas proporcionan un sentido de dirección: Sin una meta las organizaciones, al igual que los individuos, tienden a la confusión, sin dirección no hay una reacción o respuesta clara ante los cambios del entorno, sin un claro sentido de lo que en realidad se quiere alcanzar. 2. META / RECURSOS : Las metas permiten enfocar nuestros esfuerzos: Los recursos son indiscutidamente escasos, pero pueden potencialmente usarse para lograr varias metas, por lo tanto debemos seleccionar una meta o una serie de metas relacionadas, pero para este fin debemos establecer prioridades o jerarquizaciones. 3. META / DECISIÓN : Las metas guían los planes y decisiones: Las organizaciones al enfrentar diversas decisiones, responden formulando planes contextualizados éstos a largo o corto plazo, lo cual ayuda a tomar decisiones claves, las cuales se simplifican al plantearse según las siguientes interrogantes: ¿Cuál es nuestra meta?, Una determinada acción, ¿acerca o distancia a la organización de su meta?. 4. META / EVALUACIÓN: Las metas permiten evaluar nuestro progreso: Una meta claramente definida, medible y con fecha determinada, fácilmente se convierte en un standar de desempeño, que permite tanto a los operarios como a los administradores evaluar sus progresos, por lo tanto las metas son parte esencial del control y aseguran que las diversas acciones que se emprendan correspondan a las metas y planes creados para alcanzarlos.
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IMPORTANCIA Y VALORACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN
1. Hace posible la realización de las actividades de forma ordenada y con un propósito determinado, ya que todos los esfuerzos van dirigidos hacia los resultados que se desean. 2. Permite especificar las metas u objetivos para un período determinado, el cual puede ser: corto plazo (menos de 1 año); mediano plazo (1 a 5 años); largo plazo (más de 5 años). 3. La planificación disminuye las contingencias y el azar. 4. Facilita la coordinación por cuanto los planes de las diversas unidades organizativas deben estar integradas entre sí y con el plan general o principal de la organización. 5. La planificación reduce el trabajo improductivo. 6. Produce economía, pues concentra las diferentes acciones en una orientación definida, mediante la fijación de tareas, en forma ordenada y con un propósito que ya está definido, por lo tanto permite un mejor aprovechamiento de los recursos. 7. Permite el control, ya que compara lo realizado con lo proyectado, como también introduce los cambios y medidas correctivas necesarias para el cumplimiento del objetivo.
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FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN Definición de Principio: Es una proposición, formulada para servir de guía de acción. Introducción: Podemos afirmar que para que la planificación sea efectiva se debe inspirar o debe considerar ciertos conceptos fundamentales de validez general denominados principios. Pero también debemos considerar que cada organización requiere modalidades diferentes para planificar su acción, debido a que no todas son iguales. Entonces los principios pueden variar y pueden ajustarse a estas circunstancias individuales (por algo son principios y no leyes).
1. Principio de Unidad: Se refiere a que debe haber un plan para cada tarea y el concepto de éstos debe estar coordinado e integrado, de tal forma que pueda afirmarse que existe un sólo plan general. Todas las planificaciones de las diversas unidades o áreas de una organización, deben estar orientadas al cumplimiento del objetivo de la organización, por lo tanto no debe haber contraposición entre los distintos planes.
Objetivo de la Organización Tarea
2. Principio de Precisión: Es necesario que los planes se preparen con la mayor precisión posible y no con afirmaciones vagas o generales, por lo tanto los elementos variables que contienen los planes deben definirse con exactitud y claridad. 3. Principio de Flexibilidad: Todo plan debe contemplar un margen para cambios que surjan en él, por lo tanto todo plan, por preciso que sea, debe proveer en lo posible, los principales supuestos cambios que puedan ocurrir. Cómo es posible contemplar estos cambios: • Fijando máximos y mínimos con una tendencia central entre ellos. • Contemplando anticipadamente caminos de sustitución para tales circunstancias. • Estableciendo sistemas de alerta para su rápida revisión ______________________________________
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Entonces podemos decir, que la inflexibilidad de los planes atenta contra su efectividad, pues si el plan es estático y no es capaz de adaptarse a los cambios que se vayan observando en las variables que lo sustentan, la planificación se rigiriza , pierde validez y se hace inoperante.
4. Principio de Universalidad (o extensión): Dice que la planificación abarca las diferentes etapas, tanto de los procesos económicos, sociales y administrativos de todas las actividades humanas, por lo tanto dentro de una determinada organización la planificación se desarrolla en todos los niveles y en todas las áreas, desde los niveles directivos hasta los niveles operativos. Entonces la diferencia entre las planificaciones, desarrollada por cada nivel, radica en el ámbito que abarca, por ejemplo:
Ámbito de Aplicación GERENCIAL
- Afecta a toda la empresa - Es más general
SUPERVISORES
- Más
ADMINISTRADORES
- Afecta
específico a determinadas unidades de la Empresa
OPERARIOS
- Detalla
lo operativo - Afecta individualmente
5. Principio de la Continuidad: Dice que la planificación no tiene fin, pues la realidad misma obliga a realizar nuevas cosas, y por lo tanto se debe planificar cada vez que se logra un objetivo, pues aparecen nuevos objetivos, por lo que nuevamente deberá planificarse.
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6. Principio de Compromiso: Este principio afirma que los diversos planes deben ser motivadores para lograr el compromiso de todos quienes intervienen en el proceso y así poder cumplirlos.
7. Principio de Factibilidad: Todo plan debe prepararse considerando la viabilidad de los
resultados, es decir todo plan debe ser posible realizarlo.
8. Principio de Racionalidad: La planificación se basa en la idea de seleccionar y evaluar
en sus ventajas y desventajas la alternativa de mayor factibilidad y esta selección la hacemos de manera inteligente, es decir seleccionamos la idea más coherente y la que permita maximizar nuestros recursos disponibles.
9. Principio de Contribución: Afirma que si los planes no están debidamente integrados y encaminados hacia un propósito central, a través de objetivos entrelazados, los esfuerzos se diseminan y la planificación se torna antieconómica e inútil
Posibles limitaciones de la planificación Tipo y calidad de la información: En relación con los resultados obtenidos, la mayor o menor exactitud dependerá de la calidad, vigencia, veracidad y oportunidad de la información considerada en la formulación del plan.
I N
Calidad
F O
Real
R
Oportuna
M A C
Vigente
I O N
etc.
Mejora la exactitud del plan
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Exceso de planificación: El exceso de planificación junto con lo inflexible de muchos planes termina por retardar una acción conectiva, inmediata, como así mismo lo que está totalmente planificado del individuo, no hace necesario ningún grado de iniciativa (la planificación retardaría la acción y atrofiaría la iniciativa), pero en una empresa u organización no hay tiempo mejor invertido que el que se emplea en pensar, en lo que se va hacer y cómo se va ha realizar y como siempre se presentarán emergencias o situaciones no previstas, siempre habrá un espacio para que surja la iniciativa y el talento innato para afrontar dichas situaciones.
Objetivos no expresados: Se afirma que los objetivos se plantean en forma encubierta o implícita: Los objetivos no se formulan, no se hacen evidente, porque se afirma que los objetivos son obvios, entonces se termina por no señalarlos , pero nosotros como planificadores por más obvios y elementales que sean nuestras metas siempre debemos señalarlos de un modo claro y preciso, a fin de evitar lo obvio.
TIPOS DE PLANES O TIPOLOGÍAS DE PLANES
Los tipos de planes también son conocidos como componentes de la planificación. Existen distintos tipos de planes y cada uno de ellos con objetivos o fines bien definidos, la no diferenciación entre estos distintos tipos de planes dificulta la planificación, pues no precisa que es lo que se va hacer, cómo, cuándo, con quién, etc.. Por lo tanto, una vez planificado, los distintos tipos de planes, estos nos ayudan a clarificar que actividades debemos realizar.
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PROPÓSITO O MISIÓN
OBJETIVOS O METAS ESTRATEGIAS POLÍTICAS PROCEDIMIENTOS REGLAS PROGRAMAS PRESUPUESTOS
Propósito o misión: Cualquier tipo de organización debe contemplar su misión o propósito en una sociedad y este está dado por la función o la utilidad que la empresa tenga en dicha sociedad o que la sociedad le otorga a la organización (o empresa). Entonces los propósitos o misiones van más allá de la simple ganancia y podemos afirmar que las empresas buscan un rol en la sociedad, por ejemplo: factor de desarrollo, como un factor de integración, etc. Podríamos afirmar que la empresa tiene una misión más trascendente que lo simplemente económico. Objetivos o metas: Esto se refiere a los fines a los cuales se dirige la actividad y representa no sólo el punto final de la planeación, sino también el fin hacia el cual se dirige la organización con todos sus componentes, es decir recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos, etc. Los objetivos se clasifican en generales y específicos.
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• Objetivos generales: Son aquellos enunciados por la gerencia o dirección y afectan a toda la organización. • Objetivos específicos: Son aquellos enunciados por las diferentes unidades o áreas de las organizaciones y van en apoyo de los objetivos generales y los explicitan y en la medida que se va bajando de nivel organizacional, estos objetivos se van haciendo cada vez más específicos, concretos, llegando a ser detallados en lo operativo.
Estrategias: existen diversas definiciones de estrategia: •
Pauta o plan que integra los objetivos, las políticas y las secuencias de acciones principales de una organización en un todo coherente.
•
Conjunto de decisiones y acciones relativas a la elección de los medios y a la articulación de los recursos con miras a lograr un objetivo.
•
Programa de objetivos individualizando los cambios a lograr y los diversos recursos que se utilizarán
•
Determinación de los objetivos básicos a largo plazo, contemplando los cursos de acción (la forma de hacer algo).
En concreto podemos concluir que las estrategias son programas generales de acción y despliegue de recursos para obtener objetivos generales. Siendo su finalidad determinar y transmitir, a través de objetivos y políticas básicas, la imagen que la empresa (organización) desea proyectar. Finalmente agregar que las estrategias sirven para orientar el pensamiento y la acción (cómo hacer realidad el objetivo).
Políticas: Se definen como líneas de acción que orientan la conducta administrativa. Las políticas permiten la discrecionalidad administrativa y se constituyen en un vital elemento para la toma de decisiones. Entonces podríamos definir la discrecionalidad como el margen que nos concede la institución para operar según nuestro criterio, pero reguladas o enmarcadas por las políticas. ______________________________________
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Para minimizar los riesgos de la discrecionalidad se deben establecer claramente las políticas, es conveniente que las políticas se manifiesten por escrito, para evitar diversas interpretaciones.
Para algunos autores las políticas las definen como ciertas fronteras o límites, dentro de las cuales deberá desenvolverse una acción, es decir son las reglas del juego o el trazado de la cancha. Las políticas pueden ser expresas o implícitas. Políticas expresas: Estas se basan en orientaciones o lineamientos generales o también reglamentos o normas específicas. Políticas implícitas: Corresponden a cosas obvias, pero generalmente implican riesgo, porque se ubican en la esfera de la subjetividad, por lo tanto suelen entrar en conflicto con las anteriores.
Las políticas también las podemos clasificar en generales y específicas. Políticas generales: Son aquellas enunciadas generalmente por la gerencia o dirección y afectan a todos los trabajadores de la empresa. Ejemplos: Dentro del ámbito del personal la política general de vacaciones de una empresa es que sus trabajadores harán uso de sus vacaciones legales entre los meses de diciembre a marzo. Como política de ascenso: a tantos años a lo largo de una determinada labor, mostrando responsabilidad, cumplimiento, capacidad, etc. se procede a una responsabilidad mayor. Como política de capacitación: todas las personas tiene que tener un mínimo determinado de horas de capacitación anual. Como política general de bienestar: para las fiestas patria y navidad se otorgará una canasta familiar y un aguinaldo.
Políticas específicas: Son aquellas enunciadas por las distintas secciones y unidades de la empresa y afectan, solamente, a los trabajadores y a las acciones de las respectivas unidades. Ejemplos: Como política de venta: sólo se vende al por mayor ______________________________________
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Como política de adquisiciones: previo presupuesto o cotización en tres ejemplares, se comprará dentro de 15 días. Como política de calidad: una determinada área de producción opera con un número determinado de control de calidad que es diferente para otra área.
Procedimientos: Son las etapas o pasos necesarios para cumplir con una determinada actividad o trabajo, es decir nos indican las formas o maneras de hacer las cosas. También podemos afirmar que es un plan que describe la “secuencia cronológica de las tareas necesarias para ejecutar cierto trabajo u operación”. Ejemplo: proceso de cobranza, requiere de los siguientes pasos: 1. Notificación escrita: aquí se da aviso al cliente de la morosidad 2. veinte días después se envía una segunda nota donde se fija un plazo perentorio para cancelar la deuda pendiente. 3. De no cumplir, el cliente con el respectivo pago, se procede a cobranza judicial. Finalmente los procedimientos están detallados en los llamados Manuales de Procedimiento, los cuales son públicos, de fácil acceso y del conocimiento de todos los trabajadores.
Reglas: Podríamos definir las reglas como “normas de conductas impuestas”, cuya transgresión implica una falta gravísima. Las reglas están manifestadas en los reglamentos internos, donde son detalladas, para ser públicamente conocidas. Generalmente se refieren a las relaciones interpersonales, el trato hacia los jefes, al cumplimiento de ciertas disposiciones, el proceder de ciertas acciones al interior de la empresa, etc. Para que estas reglas internas tengan validez deben cumplir con los siguientes requisitos: • • • •
Estar impresas Entregadas a cada trabajador Enviar una copia a la Inspección del Trabajo, para su aprobación Deben estar actualizadas, según las modificaciones que imponga cada empresa, señalando la fecha de modificación • Deben estar en conocimiento de los Sindicatos. ______________________________________
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En términos generales las reglas son taxativas (explícitas) y no se prestan a interpretaciones
POLÍTICAS
REGLAS
Orientan la acción
Dirigen la acción
Programas (definición): estos son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas asignaciones de tareas, recursos a emplear y todo tipo de elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de acción, en un tiempo determinado, en el cual se tiende a alcanzar las metas fijadas. Los programas nos indican que metas deben ser distribuidas en el tiempo, de modo que su logro resulte de un paulatino cumplimiento de metas parciales dentro de una exacta calendarización del tiempo.
Componentes: • Comprende un grupo extenso de actividades • Muestra y detalla los pasos principales que se requiere para conseguir un objetivo • Identifica a la unidad, sección, departamento, etc. o miembros de una organización encargada de cada paso • Indica el orden y la sincronización de cada paso.
Utilidades y ventajas de los programas: 1. Facilita la óptima utilización de los recursos de la empresa y selecciona los mejores medios para alcanzar los fines de ésta. 2. Reduce las improvisaciones y los cambios injustificados de orientación 3. Disminuye las interferencias departamentales y facilitan una acción con mayor integración y dirección. 4. Existe mayor actividad intelectual que la simple rutina, desarrolla la capacidad profesional y mejora el conocimiento de la empresa. ______________________________________
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Ejemplo de Programa: Programa de selección de personal a) Objetivos: Dotar de funcionarios idóneos a las distintas unidades organizativas b) Políticas: El cargo vacante de Jefe de División, será proveído a través de fuentes internas de reclutamiento y los cargos de secretarias y administrativos, mediante fuentes externas. d) Procedimientos:
1. Recepción de postulaciones 2. comunicación a postulantes, seleccionados, de documentos a presentar 3. Comunicación de día y hora de exámenes (conocimientos generales, específicos, examen sicológico, médico, etc.) 4. Entrevista 5. Etc.
c) Reglas:
• La información proporcionada será tratada confidencialmente • Toda información proporcionada, por los postulante, que no sea comprobable o certificada, será motivo de eliminación del proceso de selección. • No se aceptarán curriculum fuera de plazo.
e) Presupuesto:
Funcionario
Sueldo
Jefe de División (1) Secretarias (3) Administrativos (2)
400.000 200.000 150.000
Total 400.000 600.000 300.000 ________ 1.300.000
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Presupuestos: Es un plan numérico para asignar recursos a actividades específicas. También lo podemos definir como estimaciones cualitativas y cuantitativas de los recursos necesarios para cumplir con un objetivo. Podemos afirmar, entonces, que el presupuesto es un programa con expresión numérica.
Importancia de los presupuestos: Es importante para la planeación, ya que por medio del presupuesto es posible: • Conocer la cantidad de recursos que requiere un determinado programa • Permiten controlar las actividades de una organización.
Objetivos de los presupuestos: Establecer objetivos concretos de funcionamiento o ejecución presupuestaria para la empresa. Permiten formular normas para las operaciones futuras. Determina, anticipadamente, los fondos que se necesitarán cuando sean necesarios y de que fuente se extraerán. Establecer comparaciones y comprobaciones para mostrar constantemente el grado y la calidad de los resultados operativos.
Tipos de presupuesto: Los presupuestos de una empresa son de 2 tipos: Presupuesto de Operación y Presupuesto Financiero.
Presupuesto de operación: Estos presupuestos indican los bienes y servicios que la organización espera consumir en el período del presupuesto. Generalmente contienen, tanto las cantidades físicas (ejemplo: barriles de petróleo, camionetas, horas hombres, etc.), como las cantidades de los costos. Presupuestos específicos que componen el presupuesto de operación: • Presupuesto de costos • Presupuesto de ingresos • Presupuesto de utilidades ______________________________________
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Presupuestos financieros: Estos especifican, con detalles, el dinero que la empresa tiene la intención de gastar en el mismo período y las fuentes de donde se obtendrán. Se componen de: Presupuesto de capital • Presupuesto de efectivo • Presupuesto financiero.
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ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN
Introducción: El trabajo de planeación es una actividad que depende del tipo de empresa y de las personas que la dirigen, sin embargo la mayor parte del trabajo planeado se ejecuta considerando las siguientes etapas de tipo cronológico:
Etapa previa: determinación de una oportunidad Cualquier empresario visionario debe captar la oportunidades que constantemente existen en la realidad, la diferencia está en poseer una sensibilidad especial para captarlas, junto con la información adecuada para poder interpretar dicha oportunidad. La idea general es poder realizar, de esta oportunidad, un negocio, una empresa o idea con proyecciones, lo cual es diferente de un negocio fugaz.
Etapa 1: Determinación de objetivo: Este pasa a ser el primer paso lógico, ya que constituye la fijación de metas u objetivos que persigue la organización. También podríamos afirmar, como un entender el problema, es decir, poder interpretar correctamente en la perspectiva de otorgar una solución.
Etapa 2: Recopilación de antecedentes: En esta etapa será necesario reunir todos los antecedentes, datos y estadísticas necesarias para formular nuestro plan. Será necesario tratar de recopilar la mayor cantidad de antecedentes, por ejemplo para una empresa, volúmenes de venta, nuevas leyes, ordenanzas tributarias y del trabajo, el estado general de la economía, la inflación prevista, aparición de nuevos competidores, etc. Entonces, todo lo que consideramos como relevante, debe ser consignado, por lo tanto, debemos tratar de obtener la más completa información sobre las actividades involucradas.
Etapa 3: Análisis y clasificación de antecedentes: En esta etapa estableceremos la veracidad de los antecedentes recopilados y el grado en que ellos nos interesan para nuestros objetivos. Por ejemplo clasificar en antecedentes históricos, como niveles de precios, ventas, años anteriores, ciclos de ventas, etc. La idea es poder hacer de la información, ya clasificada, un elemento que reduce la incertidumbre.
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Etapa 4: Pronóstico: Una vez recolectada y clasificada toda la información como confiable, podemos determinar ciertos sucesos que posiblemente ocurrirán en el futuro y estas condiciones pueden ser internas como externas. Etapa 5: Formulación de supuestos (premisas): Esta etapa consiste en la elaboración consciente en donde ciertos supuestos deben ser convenientemente analizados, pero siempre en concordancia con la realidad, sólo así obtendremos confiabilidad y siempre dependiendo de la calidad de la información. La idea, finalmente, es poder estar en condiciones de adelantarnos a problemas futuros, en la perspectiva de poder resolverlos, por lo tanto cualquier situación o variable que se nos presente en el futuro, nosotros estemos en condiciones de controlar. Etapa 6: Formulación de planes alternativos: Son las llamadas vías o cursos opcionales de acción. Estos planes alternativos dependen de los recursos con que cuenta la empresa, de las condiciones requeridas para su éxito y, en general, depende de la formulación de los supuestos. Lo importante es advertir a la empresa sobre la conveniencia de formular distintos planes, ante múltiples cambios que se produzcan a raíz de diferentes condiciones. En resumen la idea es crear varias alternativas (que se puedan realizar), pues no nos podemos quedar con un sólo plan.
Etapa 7: Determinación del plan definitivo: Entre más planes alternativos se tengan contemplados, será necesario determinar un sólo plan definitivo en base a lo que nosotros consideramos como el más favorable, es decir, el que reúne las mejores condiciones, pero los demás planes alternativos no serán desechados totalmente pues servirán, en un futuro próximo, como información útil.
Etapa 8: Control de avance del plan: El éxito de cualquier plan se mide por sus resultados, la idea es poder establecer una comparación con lo programado, es decir, establecer, poder comparar cuanto de lo realizado estaba programado y de esta forma establecer diferencias que nos permitan recocer sus causas. Pero principalmente el controlar significa supervisar constantemente el desarrollo del plan para poder corregir, con la debida oportunidad, cualquier problema que surja.
Etapa 9: Evaluación: Debemos evaluar la totalidad del proyecto realizado, pues esto nos permite actuar retroalimentando los errores, las omisiones, las fallas, etc. con la perspectiva de enriquecer futuros planes.
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TÉCNICAS DE PROGRAMACIÓN O INSTRUMENTOS DE CONTROL
Diversas técnicas se han desarrollado para verificar el desarrollo de la planificación. Presupuesto base 0 (cero): Este tipo de presupuesto pone énfasis en descartar ciertos "derechos adquiridos", que por lo común ofrecen los presupuestos operacionales de un período para el siguiente. El presupuesto base 0 nos presupone los gastos, los bienes y los servicios anteriores, pues todo esto debe volverse a ser calculado, el nuevo presupuesto. La finalidad es evitar y desterrar la comodidad que implica no detectar nuevas necesidades y gastos, pues traspasamos la información del período anterior, privándose la empresa entonces, de detectar nuevas oportunidades.
Presupuesto por Programa: Este es un proceso integrado tendiente a lograr una mayor racionalización de la función administrativa, el cual parte de una clara definición de objetivos y metas determinando las respectivas acciones para ser ejecutadas y conjuntamente definiendo gastos y responsabilidades, donde finalmente se determinarán las tareas necesarias, se determinan las unidades responsables y, finalmente, se desarrolla un control y evaluación de los resultados obtenidos.
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GRÁFICA DE GANTT: Su nombre deriva del ingeniero del mismo nombre, discípulo de Taylor . Hoy en día, la gráfica o carta de Gantt, a pesar de seguirse utilizando, ha sido ampliamente enriquecida por programas computacionales, rotulados como administradores de proyectos, pero sin duda, que la gráfica o carta Gantt sentó las bases para las posteriores técnicas de control. La gráfica de Gantt nos permite llevar un control de las actividades programadas, considerando el factor tiempo, paralelamente nos permite comparar las actividades programadas con las actividades realizadas, en la perspectiva de corregir desviaciones o incumplimiento de lo planeado, realizando los ajustes necesarios.
Objetivos de la carta Gantt: • • • • • • •
Graficar secuencialmente lo planeado. Graficar lo realizado. Determinar el tiempo que demora la ejecución o realización de cada una de las actividades planificadas. Permite la toma de decisiones oportunas. Permite corregir futuras experiencias. Permite determinar casualidad
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CARTA GANTT
Actividad
Tiempo
Control
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R Nota : E = tiempo estimado. R= tiempo real.
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CARTA GANTT
Tiempo programado Actividades
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Tiempo real
10
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ORGANIZACIÓN Introducción: La Organización debe contar con herramientas para poder instrumentalizar nuestros objetivos. Por lo tanto organizar será determinar las tareas necesarias para el logro de los objetivos planteados por la Organización mediante la determinación de cargos y actividades necesarios dentro de la empresa, distribuyéndolas de acuerdo con las mejores relaciones funcionales, definiendo claramente:
Cargo: Autoridad Responsabilidad Actividad: Las necesarias que estime la organización
UTILIDAD DE LA ORGANIZACIÓN: Al organizar personas y recursos se logran las siguientes ventajas: 1. Se conocen de mejor manera las actividades y sus responsabilidades Mediante una buena organización los componentes de un determinado grupo saben que actividades desempeñar y cuales son sus responsabilidades, de esta manera la actividad se desarrollará con mayor eficiencia y eficacia 2. Se mejoran las relaciones de trabajo: Con una organización adecuada las relaciones laborales quedan claramente definidas, pues cada trabajador sabe cual es su lugar y su responsabilidad, como así mismo tiene conocimiento de las relaciones, tanto con sus superiores (de quienes recibe órdenes), como con sus subordinados a los cuales va a dirigir. 3. Ayuda a la especialización: Gracias a una buena organización se logran relaciones apropiadas y convenientes entre las actividades y quien la ejecuta, de esta forma se deriva en la especialización de la actividad ______________________________________
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4. Se facilita la delegación de autoridad: Al existir una buena organización se conocen perfectamente las actividades y quienes las llevarán a cabo, de esta manera se facilita delegar a la persona asignada a determinada labor, la autoridad necesaria para que realice su trabajo.
FUNDAMENTOS Y PRICIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN El principio es un concepto que nos facilitará la tarea de organizar y, podríamos definir principio como una proposición de validez general, el cual nos va a servir como guía de acción.
Principio del objetivo perseguido: Toda organización debe tener un enunciado claro, detallado y completo de los objetivos perseguidos.
Principio de sencillez: Deben eliminarse todas aquellas actividades que no sean absolutamente necesarias.
Principio de la funcionalización: Toda empresa y toda organización debe construirse teniendo en cuenta las principales funciones, es decir, las tareas y no a los individuos o grupos de individuos, por lo tanto, la funcionalización es el agrupamiento lógico de las operaciones o actividades análogas.
Principio de la centralización de la autoridad y la responsabilidad: Debe existir un control ejecutivo centralizado en donde la autoridad y la responsabilidad estén centralizadas. Es importante señalar que se pueden delegar funciones y responsabilidades, pero finalmente quien delega la responsabilidad no puede desligarse de ella.
Principio de la especialización: Mientras más se divide el trabajo, asignado a cada empleado, mediante una actividad limitada y concreta, se obtiene siempre mayor eficiencia, eficacia, precisión y destreza. ______________________________________
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Principio de la unidad de mando: Para cada función debe haber un sólo jefe, por lo tanto, cada subordinado debe recibir órdenes de un sólo jefe y así evitar la duplicidad del mando
Principio de la división del trabajo: Al dividir el trabajo se logran mejores resultados, con la misma cantidad de esfuerzo y si a esto se le suma la especialización de la empresa, ahorra tiempo y recursos.
Principio de departamentalización: Bajo este principio deben definirse claramente los departamentos y secciones de las diferentes funciones de la organización y el trabajo de cada una de estas secciones debe organizarse de manera lógica.
HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN
Introducción: La organización debe contar con las herramientas necesarias para poder instrumentalizar nuestros objetivos, esto nos facilitará la realización de las diversas actividades contempladas dentro de una organización. Sin estas herramientas la autoridad carece de precisión y de perspectiva. Estas herramientas también nos permiten describir, controlar y delimitar el trabajo al interior de cualquier organización. Las herramientas de organización son las siguientes: • • • • •
Organigramas Departamentalización Manual de Organización Manual de Procedimiento Formularios de descripción de cargos
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1. ORGANIGRAMAS: Tienen como sinónimos gráficos, diagramas. Los organigramas son cuadros esquemáticos que nos muestran la disposición general de la organización, es decir, la estructura administrativa, mostrándonos cada uno de los departamentos, unidades o secciones que la componen y sus respectivas relaciones con respecto a las demás unidades. En los organigramas se representan los diversos cargos, mediante rectángulos unidos por líneas. Estos no definen las relaciones de autoridad, dentro de la organización, como también los niveles al interior de ésta.
Objetivos de los organigramas 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Determinar las diversas unidades que conforman la organización Determinar la posición o nivel jerárquico de las distintas unidades Determinar las dependencias de cada unidad Determinar los canales formales de comunicación Determinar las unidades de asesorías y comités Determinar el tipo de departamentalización
Reglas para confeccionar organigramas: 1. En el rectángulo se indica el nombre de la unidad, no de la persona. 2. Deben estar permanentemente actualizados, ya que representan la estructura oficial. 3. Todos los rectángulos deben ser del mismo tamaño, no existe relación entre el tamaño del rectángulo y la jerarquía. 4. Las líneas deben ser rectas y bajar o entrar por la parte superior o interior de un rectángulo desde el centro de él. 5. Las unidades que estén dentro de la misma jerarquía deben dibujarse al mismo nivel. Elementos de representación: La empresa u organización está representada a través del organigrama, el cual representa en forma esquemática los siguientes elementos: • • •
la estructura administrativa las secciones o unidades de trabajo las relaciones (mando - subordinación) entre las distintas unidades.
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Estos tres elementos se representan en el organigrama a través de dos dimensiones o ejes cardinales: 1. La dimensión horizontal (división funcional) 2. La dimensión vertical (jerarquía de posiciones)
Dimensión horizontal: Aquí están representados los departamentos o unidades, los cuales constituyen tres tipos de unidades:
1. Unidades de líneas 2. Unidades de auxiliares 3. Unidades asesoras •
Unidades de líneas: Son aquellas unidades operativas, específicas, las cuales ejecutan las funciones relacionadas directamente con el objetivo de la institución y constituyen la razón de ser de éstas, (recursos humanos, producción, contabilidad, informática, etc).
•
Unidades auxiliares: Estas unidades prestan apoyo a las unidades de líneas y entregan servicios que hacen posible el desarrollo de sus actividades.
•
Unidades asesoras: También llamadas Staff, son aquellas que realizan funciones consultivas y apoyan a las funciones de líneas, mediante estudios, recomendaciones, proyectos, etc.. Estas pueden ser internas como externas, dependiendo de los recursos solamente.
Dimensión vertical: La organización se estructura verticalmente según la delegación progresiva de autoridad, desde el vértice o cúspide hacia la base utilizando los principios de la organización, especialmente centralización y responsabilidad, unidad de mando, división del trabajo y especialización.
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Simbología:
Unidad de trabajo
Línea jerárquica o mando
Comité: Son organismos transitorios constituidos de trabajadores que se reúnen en comités para ayudar a unidades superiores a tomar decisiones sobre asuntos específicos. Se grafican por el costado como las asesorías. También pueden ser unidades asesoras de línea.
------ Asesoría externa
----
asesoría interna
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2. TIPOS O CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN Por función: Una de las formas más comunes de agrupar es por las funciones ha realizar, considerándose a éstas, como las principales al interior de la empresa. La departamentalización por funciones puede aplicarse en organizaciones de cualquier tipo, aunque las funciones cambian de acuerdo con los objetivos y actividades de trabajo propios de cada organización.
Numérico: Es el más básico de todos, es elemental, pues se da en lo niveles inferiores de la organización y consiste en distribuir actividades en base al número de personas, por ejemplo la estructura militar, la estructura educacional, etc.
Por producto o servicio: Este es un agrupamiento de acuerdo con las actividades propias de la empresa, ya sea por un determinado producto fabricado o por un determinado servicio prestado, ejemplo por líneas de producción, por cadena de producción, etc.. Este criterio se utiliza cuando existe una alta especialización en la producción. Las empresas que funcionan a gran escala utilizan este tipo de departamentalización y sus utilidad radica en que representan una perfecta división del trabajo.
Por proceso: Este agrupa por fases del proceso, pone énfasis en las instalaciones técnicas y por eso se le utiliza en los niveles operativos de la producción. Por ejemplo en la fabricación de telas:
1
2
COLORANTE
LINEA DE MONTAJE 3
ESTAMPADO
FIJACIÓN DE COLORES
4 SECADO
Por zonas geográficas o territorial: Este es un agrupamiento en conformidad a la localización. Este tipo de criterio es común en las organizaciones de las ventas, por ejemplo unidad de ventas por barrios, por comunas, por ciudad, región, etc.. Especialmente se agrupan por un sector determinado o centros geográficos con características estratégicas, en la cual deben tomarse las características propias de cada zona, como también la naturaleza de los productos. Como por ejemplo tenemos las agencias de buses interregionales, las bombas de bencina, etc. ______________________________________
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Por clientes: Este es un agrupamiento conforme al tipo o volumen de la clientela o compradores y esta distribución sirve para brindar un mejor servicio al cliente. Por ejemplo las grandes tiendas departamentalizan por edad, sexo, rubro, etc. Mixta: En este tipo se combinan los diversos tipos de departamentalización, según la conveniencia de la propia empresa. Ejemplos de este tipo lo constituyen las grandes tiendas comerciales y supermercados, simbolizados en la frase: “todo en un solo lugar, pero de manera ordenada”.
Utilidad o contribuciones de la departamentalización
Ayuda a la coordinación, debido a que se asigna un trabajo determinado a una unidad específica. Facilita el control, pues cada unidad tiene identificada sus tareas. Contribuye a la especialización, debido a la concentración de esfuerzos y actividades durante un período determinado, finalmente la persona tiende a especializarse. Colabora en la reducción de los costos, debido a que una estructura organizativa, planeada lógicamente, tiende a no crear más unidades que las estrictamente necesarias, lo cual significa economía de costos.
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3. MANUAL DE ORGANIZACIÓN: Es documento oficial, cuyo propósito es describir por escrito la estructura u organización formal de la institución, señalando los objetivos, las funciones y las responsabilidades de cada unidad. Esta información es correlativa con el organigrama. Para cada empresa existe un manual determinado, según sus propias necesidades. El Manual de Organización, también contiene las Descripciones y Evaluaciones de Cargos, en el cual se expresan las funciones y responsabilidades de cada operario, como también las dependencias, supervisión, requisitos etc. 4. MANUAL DE PROCEDIMIENTO: En estos manuales se indican los procedimientos o pasos a seguir, el cual nos indica la forma en que se desarrolla cada actividad, la que debe ser cumplida por todos los miembros de la organización. También nos indican como se procede, para cada trámite, en la respectiva unidad. Estos manuales son documentos oficiales de la organización. Algunos procedimientos pueden ser expresados a través de los llamados flujogramas, que es una técnica de representación visual. 5. DESCRIPCIÓN DE CARGO La descripción de cargos, es una técnica de la administración de personal, el cual consiste en un resumen escrito de las actividades laborales que implica un determinado puesto: identificación, resumen, sus actividades, responsabilidades, dependencias, supervisión y requisitos. Esta técnica tiene como objetivo dentro de la organización diversos fines, tales como: • • • • • • •
Planificación y diseño puestos de trabajo Reclutamiento de nuevos trabajadores Relación puesto de trabajo con aptitudes e intereses Necesidades de capacitación Determinar remuneraciones Identificar supervisiones recibida y ejercida Identificar tareas especificas
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FORMULARIO DE DESCRIPCIÓN DE CARGO I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO UNIDAD / DEPT. NÚMERO DE PUESTOS
II. DEPENDENCIA JERARQUICA / SUPERVISIÓN RECIBIDA NOMBRE DEL CARGO UNIDAD / DEPT. NÚMERO DE PUESTOS
III. SUPERVISIÓN EJERCIDA NOMBRE DEL CARGO UNIDAD / DEPT. NÚMERO DE PUESTOS
IV. RESUMEN DEL CARGO
V. REQUISITOS DEL CARGO
VI. TAREAS Y DEBERES DEL CARGO 1. 2. 3. 4. 5. 6.
ACTIVIDAD ACTIVIDAD ACTIVIDAD ACTIVIDAD ACTIVIDAD ACTIVIDAD
………………………………... ………………………………... ………………………………... ………………………………... ………………………………... ………………………………...
DIARIA…. DIARIA…. DIARIA…. DIARIA…. DIARIA…. DIARIA….
PERIÓDICA… PERIÓDICA… PERIÓDICA… PERIÓDICA… PERIÓDICA… PERIÓDICA…
OCASIONAL… OCASIONAL… OCASIONAL… OCASIONAL… OCASIONAL… OCASIONAL…
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FORMULARIO DE DESCRIPCIÓN DE CARGO I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO UNIDAD / DEPT. NÚMERO DE PUESTOS
JEFE DE LOGÍSTICA CENTRO DE DISTRIBUCIÓN 1
II. DEPENDENCIA JERARQUICA NOMBRE DEL CARGO UNIDAD / DEPT.
GERENTE GERENCIA
III. SUPERVISIÓN EJERCIDA NOMBRE DEL CARGO UNIDAD / DEPT. NÚMERO DE PUESTOS
ADMINISTRADOR DE BODEGA CENTRO DE DISTRIBUCIÓN 1
NOMBRE DEL CARGO UNIDAD / DEPT. NÚMERO DE PUESTOS
SUPERVISOR DE RECEPCIÓN Y DESPACHO CENTRO DE DISTRIBUCIÓN 2
NOMBRE DEL CARGO UNIDAD / DEPT. NÚMERO DE PUESTOS
SECRETARIA CENTRO DE DISTRIBUCIÓN 2
IV. RESUMEN DEL CARGO EL CARGO IMPLICA GESTIONAR Y SUPERVISAR EL CONTROL DE STOCK E INVENTARIOS, MAXIMIZANDO LOS RECURSOS Y MEDIOS DE DISTRIBUCIÓN TANTO AL INTERIOR DE LA EMPRESA COMO EN SU RELACIÓN CON LOS CLIENTES, CONTEMPLANDO EL MENOR TIEMPO POSIBLE Y EL MÁS BAJO COSTO. V.
REQUISITOS DEL CARGO TITULADO UNIVERSITARIO EN EL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN CON ESPECIALIZACIÓN EN LOGÍSTICA. EXPERIENCIA MÍNIMA DE DOS AÑOS EN CARGOS SIMILARES
VI. TAREAS Y DEBERES DEL CARGO 1. ACTIVIDAD SUPERVISIÓN DEL PERSONAL 2. ACTIVIDAD REDACCIÓN DE INFORMES FINANCIEROS 3. ACTIVIDAD INFORMES DE VENTAS 4. ACTIVIDAD SITUACIÓN CON LOS CLIENTES
DIARIA X PERIÓDICA… OCASIONAL… DIARIA…. PERIÓDICA X OCASIONAL… DIARIA X DIARIA X
PERIÓDICA… OCASIONAL… PERIÓDICA… OCASIONAL…
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DIRECCIÓN Introducción: Es la función ejecutiva que consiste en guiar, influir y supervisar a los miembros de la institución para el logro de los objetivos, abarcando principalmente los aspectos interpersonales de la administración. Es la tercera etapa del proceso administrativo. y es fundamental en los siguientes puntos: •
Las organizaciones, a través de la administración, requieren de una instancia que la ponga en movimiento.
•
La administración comprende a grupo humanos que cooperan entre sí y, como las personas son diferentes y complejas, deben ser coordinadas e integradas por alguien que las dirija.
•
Las personas requieren ser guiadas en su accionar con la finalidad de lograr los objetivos de la organización.
FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN 1. Impartir órdenes generales o específicas para el cumplimiento de los propósitos de la organización. 2. Coordinación de acciones o actividades destinadas a lograr objetivos, las cuales se realizan mediante un concepto moderno de colaboración de las personas (trabajo en equipo). 3. La dirección es una función que se realiza en todos los niveles de la organización. 4. Es altamente compleja, pues trabaja con personas, considerando que cada persona tiene su propia personalidad, ritmo de trabajo, ritmo de aprendizaje y carácter. Por lo tanto es eminentemente singular. 5. Es la etapa más creativa del proceso administrativo, pues los directivos se encuentran constantemente enfrentados a problemas que deben solucionar. ______________________________________
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6. La universalidad de la función directiva dice que los directivos desempeñan funciones independiente del puesto que ocupan en la estructura de la organización y más aún, de los fines que ésta persigue.
HERRAMIENTAS DE LA DIRECCIÓN : La instancia de dirección va a trabajar con 4 elementos claves, los cuales correctamente considerados nos ayudarán a lograr los objetivos de la empresa. Estos elementos son los siguientes: • • • •
Motivación Liderazgo Comunicación Trabajo en equipo
1. MOTIVACIÓN: Significa persuadir o inducir que en el ámbito propio de la administración será específicamente motivar, es decir, convencer a otros para que realicen determinadas acciones que queremos que las realicen. Sin duda que para que se logre esto será necesario la existencia de una cierta empatía entre el subordinado y el jefe, en la perspectiva de que el subordinado logre realizar de manera ejecutiva y espontánea lo que el jefe desee que se realice. y desde el punto de vista del subalterno es más grato hacer lo que desea y no lo que le imponen. Por lo tanto el supervisor debe lograr transmitir su propia convicción. La motivación en esencia consiste en hacer que cada cual cumpla con su trabajo con entusiasmo, porque deseen hacerlo. De esta manera la misión del supervisor será crear y facilitar todas las condiciones necesarias, dentro del ámbito laboral, para que se desarrolle y preserve los niveles de motivación y entusiasmo por parte de los trabajadores.
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Motivación y trabajo: La motivación en el trabajo puede facilitarse estructuralmente: 1. Suprimiendo controles innecesarios y a la vez incrementando la responsabilidad del individuo por su propio trabajo. 2. Otorgar al trabajador una actividad que implique su finalización 3. Proporcionar autonomía y libertad al empleado, naturalmente dentro de un marco de responsabilidad. 4. Introducir tareas novedosas y complejas.
La automotivación: La podemos definir como la capacidad propia interior, la cual está relacionada con la creatividad de cada cual.
Recomendaciones para la automotivación: • • •
Establecer una meta y no alejarse de ella. Complementar objetivos de largo plazo con objetivos de corto plazo. Constantemente aprender cosas nuevas, las cuales signifique un desafío.
Conclusión: En la medida que yo puedo cumplir con estas recomendaciones, se acercará a la esfera de la satisfacción, que es el placer que se experimenta al cumplir una meta.
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2. LIDERAZGO El liderazgo está asociado a la capacidad de mando, el cual tiene que ver con el poder informal, es decir, que no está expresamente detallada jurídica como organizacionalmente, sino con aquella capacidad propia de ciertas personas de hacerse obedecer por otros. Entonces podríamos resumir que liderazgo es aquella capacidad de hacer que el otro obedezca por su propia voluntad. El liderazgo contiene tres elementos, estos son los siguientes: • • •
Capacidad de mando y emisión de ordenes Estilos de liderazgo Liderazgo y poder
a) capacidad de mando y emisión de ordenes: Mando: Se define como el acto de integrar los esfuerzos de los miembros del equipo, que al cumplir las tareas asignadas, satisfagan las necesidades tanto individuales como de equipo. Bajo esta perspectiva, el mando bien entendido puede ser una forma de motivación, porque el subordinado espera que se le proporcione ciertos datos y ciertos procedimientos que él requiere para realizar una determinada actividad, pero obviamente encuadradas dentro de sus capacidades y habilidades.
Órdenes: Este es un instrumento importante dentro del mando, pues la orden inicia, detiene o modifica la acción. La orden es una exigencia, pero dentro del marco de la motivación y también como exigencia debe ser formulada de tal manera que se note que lo es. Para la emisión de órdenes se requiere de dos elementos: •
Que la actividad haya sido claramente establecida y asignada, es decir, que hacer y quien debe hacerlo.
•
Se debe saber que autoridad da la orden y cual son sus límites.
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b) Estilos de Liderazgo Definiremos estilo de liderazgo como una forma de ejercer el poder la cual pasa a ser una característica de quien ejerce la función directiva, la cual está determinada fundamentalmente por el carácter del jefe y también por circunstancias y políticas institucionales. Se ha llegado a determinar que existen tres grandes estilos: • • •
Autoritario o autocrático Liberal o permisivo Democrático o participativo
1.- AUTORITARIO:
Este estilo está relacionado con una personalidad autoritaria, los cuales tienden a centralizar el poder y la toma de decisiones en si mismos y estructuran toda la situación de trabajo para sus empleados, de quienes esperan que hagan lo que se les dice. Características: •
• • • • • •
•
El jefe determina todas las decisiones, impone sus criterios Planifica y diseña el trabajo y decide quién debe hacerlo No promueve la asesoría, no necesita ser asesorado No utiliza mecanismos de participación Ejerce un control permanente sobre los subordinados Constantemente siente dudas sobre las capacidades del equipo No emplea la autocrítica, ni tampoco le afecta las críticas mantiene un comportamiento enérgico y firme y exige disciplina y obediencia a sus subordinados
Efectos de este estilo: • • •
• • • •
Bajo nivel de motivación Poca participación en el trabajo Predominio del trabajo individual permite decisiones rápidas Poca colaboración Los resultados se obtienen por presión psicológica Se genera un clima general de temor e inseguridad
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2.- LIBERAL O PERMISIVO
Este estilo se relaciona con personas altamente influenciables y con escasa capacidad de autonomía. Características : • Constantemente delega funciones, desligándose de las responsabilidades • se deja influenciar por personas o determinados equipos • no ejerce control, no supervisa • tiende a resolver todo a través de reuniones • autoridad ausente
Efectos de este estilo • • • •
despreocupación, relajamiento desorden por parte del personal grupos de presión mantienen una presencia y fuerza activa sobre el jefe el personal tiende a no responsabilizarse por ausencia de control se evidencia una baja en la productividad
3.- DEMOCRÁTICO O PARTICIPATIVO:
Este se relaciona con un tipo de personalidad que es consultiva y respeta la diversidad. Características: • • • • • •
• •
Promueve la participación Recurre a la asesoría Estimula el trabajo, en equipo Confía en la capacidad del equipo Tiene una disposición a la revisión, a la autocrítica y acepta errores Utiliza la política de puertas abiertas logra empatía con sus subordinados asigna tareas con sus respectivas responsabilidades
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Efectos de este estilo: • • • •
Eleva el nivel de la participación Aumenta el grado de satisfacción en el trabajo Cuenta con mayor colaboración y apoyo por parte del equipo Los resultados se obtienen por colaboración
c) Poder y Liderazgo Influir en la conducta de otros es la esencia del liderazgo. para lograrlo, los líderes utilizan su poder, que es, simplemente, la habilidad para que otras personas hagan algo, que de otro modo, no lo harían. Los gestores, por lo común, disponen de diversas fuentes de poder. A continuación se detallan algunas fuentes de poder al interior de las organizaciones: •
Poder de recompensa: el poder de recompensa es la capacidad del gestor para intercambiar recursos de la organización por cooperación. Es probablemente la forma de poder más comúnmente aplicada. Las subidas salariales y los ascensos son herramientas motivacionales muy poderosas.
•
Poder coercitivo El poder coercitivo, llamado también poder de castigo, es lo opuesto al poder de recompensa. El poder de coerción es la capacidad del gestor para aplicar sanciones cuando el empleado deja de cooperar. Por ejemplo, a un empleado que muestra una conducta o que transgrede las normas de la empresa, puede dársele una evaluación del rendimiento ”inferior a la media” o incluso puede pasársele por alto para fines de ascenso. Sin embargo, el poder de castigo puede sembrar el terror y la desconfianza entre el personal. Estos aspectos negativos de castigo deben pesar más que los beneficios para que el castigo pueda aplicarse con éxito intentando modificar la conducta de un empleado.
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•
Poder de experto El poder del experto se basa en el conocimiento técnico o experto de un área específica. La pericia puede adoptar la forma de experiencia, información o educación avanzada. El conocimiento especializado superior al de los seguidores ayuda al líder a persuadir a otros de que hagan lo que él desea. Al ejecutivo del área de la publicidad que ha dirigido muchas campañas de éxito se le pide consejo y tiene, por lo tanto, poder de experto.
•
Poder de referente El poder de referente surge de las características personales del individuo que merece el aprecio de otros. El poder de referente estimula la imitación e inspira lealtad. Por consiguiente, la gente por la que sentimos admiración tiene poder de referente. Cuando alguien al que admiramos nos pide que hagamos algo, nos sentimos más inclinados a hacerlo que si la petición procede de alguien por el que no sentimos admiración.
•
Poder legitimado El poder legitimado está altamente correlacionado con la posición del individuo dentro de la organización. La utilización del poder legitimado para dirigir, recompensar, disciplinar y controlar a los trabajadores se llama autoridad. La autoridad es el poder del líder otorgado por los miembros de la organización.
fuente: Comportamiento Humano en el trabajo Keith Davis, John Newstrom
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3. COMUNICACIÓN Este es un medio de facilitar la administración, no es una actividad ni una función independiente, sino un componente interrelacionado dentro de la administración. Las comunicaciones se dan en todos los niveles y en todas las direcciones (como rumbo) dentro de la organización, por lo tanto, hablamos de comunicación ascendente, descendente, transversal, etc. Las comunicaciones se pueden clasificar de las siguientes maneras: Consultivas: Estas recogen opiniones y sacan conclusiones. Por ejemplo las encuestas. Ejecutivas o imperativas: Estas son ordenes directas sin consultas.
Principios elementales de la comunicación •
Saber lo que se quiere comunicar, es decir, que comunicar.
•
Comunicar lo justo y necesario en el sentido que el receptor comprenda lo que se le está comunicando.
•
En lo posible usar símbolos y elementos visuales comprensibles.
•
Tener presente que al difundirse la comunicación ésta puede puede sufrir alteraciones, distorsiones (rumor).
•
Utilizar canales formales, es decir, aquellos establecidos por la organización, como las reuniones, revistas, cartas, boletines, paneles, memorándum, circulares, etc.
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4. TOMA DE DECISIONES Esta la podemos definir como seleccionar, entre diversas alternativas, un determinado curso de acción. Para la toma de decisiones no podemos afirmar que existe un determinado plan hasta que se haya tomado, dentro de la planificación, una determinada decisión, ya que antes de la decisión sólo son estudios y análisis de planeación. Para una buena toma de decisiones es fundamental analizar previamente los fenómenos y diagnósticos sobre una problemática determinada, antes de decidir, y siempre será mejor el análisis colectivo que el personal.
El proceso de toma de decisiones: Este proceso decisional se inicia con la captación de un problema o la determinación de un objetivo, el cual implica una decisión. En función de ellos (problema u objetivos) el administrador extrae o importa del medio exterior información relevante para la solución de un problema o de análisis de alternativas para determinar el objetivo. Esta información debe proceder de una corriente de habitualidad (diversos informes internos, por ejemplo, estadísticas, publicaciones, información clasificada, etc.) o bien de una investigación específica. Luego de esto el administrador combina la información conocida con información acumulada por el mismo y también por habilidades, conocimientos y experiencias propias. Para logra esto, es decir, esta combinación que da como resultado una nueva información, se requiere que la información se seleccione, se clasifique y se relacione y luego de esto formulemos diversas alternativas, bajo diversos supuestos. Entonces la habilidad del administrador consistirá en combinar capacidades intelectuales, capacidades analíticas, más instrumentos metodológicos (métodos cuantitativos, matemáticos), ayudados por soportes técnicos como calculadoras y determinados software.
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5. TRABAJO EN EQUIPO
fundamentos: Desde los inicios del poblamiento humano, éstos han formado grupos; estas agrupaciones han permitido el desarrollo de la humanidad. Las conductas de estos grupos ha variado desde un caos total hasta un éxito notable, pero cada vez es más evidente que los grupos alcanzan su mayor éxito al convertirse en unidades más productivas llamada equipos. En muchas organizaciones los gerentes parecen contentarse con el desempeño del grupo y con frecuencia se debe a que no han pensado más allá de lo que se logra y no en lo que pudiera lograrse en circunstancias ligeramente diferente. El propósito de la formación de equipos es permitir que éstos funciones con mayor eficacia para mejorar su desempeño.
VENTAJAS DEL TRABAJO EN EQUIPO
El trabajo en equipo ofrece diversas ventajas sobre el individual, como las siguientes:
• Facilita las tareas. De hecho, muchos trabajos en una organización no podrían llevarse a cabo por otros medios • Puede solucionar más rápidamente los problemas, al contar con diversos enfoques o puntos de vista. • Existe menor deterioro físico y mental de los trabajadores • Incrementa la motivación y la satisfacción de sus miembros en el trabajo en un grado que no suele conseguirse usualmente por otros medios • Se aprende más rápidamente •
Contribuye al conocimiento de la propia organización y aporta experiencias que pueden aplicarse a otros equipos de la misma
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DIFERENCIAS ENTRE GRUPOS Y EQUIPOS
GRUPOS EQUIPOS • Los miembros piensan que están agrupados • Los miembros reconocen su interdependencia y comprenden que los objetivos personales y los del equipo solamente con fines administrativos. Los se alcanzan mejor con respaldo mutuo; no perdiendo individuos trabajan independientemente; a tiempo de lograr ventajas personales a costa de los veces con fines opuestos entre sí. demás. •
Los miembros tienden a concentrarse en sí • mismos porque no están suficientemente involucrados en planificar los objetivos de la unidad. Su enfoque es simplemente el de un empleado.
Los miembros tienen la sensación de ser dueños de su trabajo y unidad, porque están comprometidos con los objetivos que ayudaron a fijar.
•
Se ordena a los miembros qué deben hacer en • lugar de preguntárseles ¿cuál sería el mejor enfoque?.
Los miembros contribuyen al éxito de la organización aplicando sus talentos y conocimientos a los objetivos del equipo.
•
Los miembros desconfían de los motivos de sus • colegas porque no entienden el papel que tienen los demás. Las expresiones de opiniones o desacuerdos se consideran como disidentes o separatistas
Los miembros trabajan en un ambiente de confianza y se les alienta para que expresen sus ideas, opiniones, desacuerdos y sentimientos. Las preguntas son bienvenidas.
•
Los miembros tienen tanto cuidado con lo que • se dice que finalmente es imposible entenderse. Puede haber intrigas y trampas al comunicarse para enredar al desprevenido
Los miembros practican la comunicación franca y honesta. Hacen un esfuerzo por comprender el punto de vista de los demás.
•
Los miembros pueden recibir un buen • adiestramiento, pero están limitados para aplicarlo al trabajo por su supervisor u otros miembros del grupo.
Se les alienta para que desarrollen sus habilidades y apliquen lo aprendido al trabajo. Reciben el respaldo del equipo.
•
Los miembros se ven en situaciones • conflictivas que no saben cómo solucionar. El supervisor puede retrasar su intervención hasta que se hayan causado daños graves.
Los miembros reconocen que el conflicto es un aspecto normal de la interacción humana; pero visualizan la situación como una oportunidad para obtener nuevas ideas y fomentar la creatividad. Trabajan para resolver el conflicto en forma rápida y constructiva
•
Los miembros pueden participar o no en las • decisiones que afectan al grupo. A veces la conformidad parece más importante que los resultados positivos.
Los miembros participan en las decisiones que afectan al equipo; pero comprenden que su dirigente debe tomar la decisión final cuando el equipo no pueda ponerse de acuerdo, o en casos de emergencia. Los resultados positivos y no la conformidad, son el objetivo.
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TÉCNICAS PARA LA TOMA DE DECISIONES EN EQUIPO
fundamentos: Comúnmente es considerado eficiente aquel jefe que decide todo de manera unilateral, en las cuales los subordinados sólo se limitan a ejecutar. El manager exitoso de hoy y del futuro es un miembro de un equipo que comparte su experiencia y conocimiento para encontrar soluciones a una amplia gama de problemas.
¿POR QUÉ TOMAR DECISIONES EN CONJUNTO? Dos personas piensan mejor que una. Y más de dos lo hacen todavía mejor. Si el proceso de toma de decisiones resulta eficaz, reunirá las capacidades, conocimientos, experiencias y opiniones de los miembros de su equipo y producirá una solución que es mayor que la suma de sus partes.
BENEFICIOS DE LAS TOMAS DE DECISIÓN EN EQUIPO
•
Ideas frescas e inusuales
•
Una posibilidad de minimizar los equívocos y los prejuicios
•
Aprendizaje y crecimiento personal incrementados
•
Mayor desafío y autonomía
•
Mayor comprensión del panorama global
•
Mejores resultados
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¿QUÉ TIPOS DE DECISIONES DEBERÍAN SER TOMADAS POR EL EQUIPO EN SU CONJUNTO?
Todas las decisiones no tienen que ser tomadas necesariamente en conjunto por un equipo. Algunas decisiones es mejor que las tome una sola persona, o con algún aporte de los demás. Una manera de juzgar actualmente a un jefe exitoso en el ambiente de trabajo es su habilidad para determinar qué decisiones deberían ser adoptadas por el grupo y cuales ser tomadas de manera individual.
En general, las decisiones deberían ser tomadas por todo el equipo si: • El resultado va a afectar a todo el equipo • La solución es crítica para los clientes del equipo, ya que la satisfacción del cliente se encuentre basada en los esfuerzos de equipo, no en los esfuerzos individuales. • La solución puede tener consecuencias de largo plazo • Se trata de una cuestión delicada, y los miembros del equipo necesitan conocer y comprender cómo se llegó a dicha decisión. Las cuestiones espinosas pueden incluir acción afirmativa, programación y disciplina
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TORMENTA DE IDEAS O BRAINSTORMING
Los miembros del grupo, exponen con absoluta libertad cualquier cosa que se les ocurra sobre un tema o problema que plantea el moderador con la intención de producir ideas originales o soluciones nuevas. La única regla consiste en no hacer crítica ni autocrítica, es decir, se prefiere la cantidad a la calidad. Bajo la dirección de un moderador se forma un jurado que no ha participado en la técnica y se seleccionan las ideas que tengan calidad, originalidad, realismo, eficacia y que puedan llevarse a cabo rápidamente.
Tener presente: •
No criticar ninguna idea, aun las más osadas, que alguien pudiera emitir
•
No corregir lo que se diga
•
Al principio tratar solamente de generar la mayor cantidad de ideas posibles; la lista se reducirá más adelante por el jurado
•
Alentar las ideas osadas, exageradas y humorísticas. Aquí la clave debe ser la creatividad
•
Construir sobre las ideas de los demás (por ejemplo, un miembro del equipo puede decir algo que “dispare” la idea de otro miembro)
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TÉCNICA DEL GRUPO NOMINAL
Esta técnica combina aspectos del voto silencioso con una limitada discusión que permite lograr consenso y arribar a una decisión en equipo. Los miembros del equipo están físicamente presente, como en la reunión propia del equipo, pero operan en forma independiente de la siguiente manera:
PASOS 1. Los participantes se reúnen en equipo, pero antes de iniciar la discusión, cada uno escribe por su cuenta sus ideas referentes al problema.
2. Al período de silencio le sucede la presentación de una idea por parte de cada miembro. Todos toman su turno exponiendo su idea, la cual es anotada en un pizarrón o portafolio. La discusión principia cuando todas las ideas han sido anotadas.
3. El grupo discute la claridad de las ideas y las evalúa.
4. Cada miembro del equipo clasifica las ideas en silencio y de manera independiente. La decisión final se toma a partir de la idea que logre la clasificación global más elevada.
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TÉCNICA DELPHI O DELFOS Esta es una alternativa más compleja y lenta, el cual consiste en comparar múltiples rondas de juicios anónimos de los miembros del equipo sobre una decisión o problema, para lo cual no es necesario la presencia física, en efecto, nunca permite que se reúnan. Cada ronda proporciona a los miembros un resumen acerca de lo que los miembros del equipo dijeron en la ronda anterior de comentarios. Al final de tres rondas, el equipo debería llegar a un consenso.
PASOS: 1. El problema se identifica y se pide a los miembros del equipo aportar posibles soluciones mediante una serie de cuestionarios prediseñados.
2. Cada miembro completa el primer cuestionario en forma anónima e independiente.
3. Los resultados del primer cuestionario se recopilan, se transcriben y reproducen.
4. Cada miembro recibe una copia de los resultados.
5. Después de ver los resultados, se pide de nuevo la solución a los miembros. Los resultados suelen dar origen a nuevas soluciones o modificaciones en la postura inicial.
6. Los pasos 4 y 5 se repiten no más de tres veces para alcanzar el consenso.
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ESTRATEGIAS PRÁCTICAS PARA ANIMAR Y LIDERAR EL TRABAJO EN EQUIPO
El desarrollo de una organización implica también el desarrollo de equipo. Este proceso no es mera decisión administrativa, ni tampoco un producto del azar. Como todo proceso, requiere de la coordinación de diferentes acciones y puntos de vista, como también organización de las acciones, entrenamiento y aprendizaje.
1. Trate de conocer lo que motiva a las personas de la organización para estructurar equipos de trabajo.
2. Todos los integrantes del equipo deben estar al tanto de la misión y objetivos de su equipo de trabajo; los deben sentir como una meta común del equipo, asimilándolo como algo propio; logrando finalmente identificarse con ellos.
3. El equipo debe tener en claro cual es la contribución especifica al logro de los objetivos organizacionales con su trabajo, esto es necesario para aumentar la cohesión del equipo
4. Se debe explicitar la competencia del equipo reunido, el cual es capaz de lograr cumplir con las tareas que tiene encomendadas, resaltando siempre lo importante para la organización y para los objetivos el funcionamiento del equipo de trabajo.
5. Permanentemente se debe reconocer y señalar los resultados como el fruto del trabajo en equipo.
6. Las anomalías y conflictos al interior del equipo de deben presentar como oportunidades para el desarrollo de las capacidades y también como una posibilidad para aprender a superar obstáculos.
7. Al implementar cambios, se deben explicar las razones de los cambios que se introducirán como también implicar en el proceso a todos los que se van a ver afectados por el cambio. ______________________________________
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8. Se debe contribuir a crear las condiciones en las cuales los miembros del equipo puedan expresar libremente sus opiniones y expectativas respecto a los objetivos y metodologías de un determinado programa como también escuchar las opiniones y puntos de vista de los demás.
9. Se debe favorecer las condiciones que hagan fáciles y frecuentes las interacciones positivas entre los miembros del equipo, tanto en las redes formales como en las informales, porque de este modo se está contribuyendo a promover la cohesión y la cooperación .
10. Evitar los comentarios que inhiben la creatividad, tales como: “esa propuesta no encaja en una organización como la nuestra” “es demasiado pronto para una propuesta como esa” “nunca hemos hecho una cosa así y no la vamos a hacer ahora” “podemos ser la risa de todos si lo hacemos” “Ya se intento en otras ocasiones y no funcionó” “no veo motivo por el cual tenga que funcionar ahora” “los de arriba nos van a decir que no” “no tenemos gente preparada para hacer eso” “si fuera buena la idea, ya se le habría ocurrido a alguien, y no ha sido así”
Fuente:
Los secretos de la dirección: manual práctico para organizaciones y equipos. Miguel Costa, Ernerto Lopez Editorial Pirámide, Madrid 1996
dirigir
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PROPIEDADES Y CARACTERÍSTICAS DEL DESEMPEÑO DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO EFICACES
Una característica principal dentro de los equipos de trabajo, es que estos logran desarrollar y mantener su sentido de importancia y autoestima tanto a nivel individual como grupal, como también es de gran importancia la identificación correcta del rol del liderazgo y de las relaciones de apoyo mutuo. A continuación se entregará un listado con algunas de las características visibles que poseen ( o debieran poseer) los equipos con un alto desempeño. 1. El equipo de trabajo cuenta con relaciones funcionales bien establecidas y tranquilas entre sus integrantes. 2. Los valores y metas del equipo son una integración y expresión satisfactoria de los valores y necesidades relevantes de sus miembros. 3. Cada miembro está motivado para hacer todo lo que razonablemente ayude al equipo a conseguir sus objetivos centrales. 4. Toda la interacción, solución de problemas y las actividades relacionadas con la toma de decisiones del equipo tienen lugar en una atmósfera propicia. Aunque los miembros aceptan que hay diferencias de opinión reales e importantes, se centran en llegar a soluciones adecuadas sin que deseen exacerbar ni agravar los conflictos. 5. El equipo desea ayudar a cada miembro a adquirir su pleno potencial. 6. Cada miembro acepta con gusto y sin resentimiento las metas y normas establecidas por el equipo. 7. Los miembros se prestan ayuda mutua cuando es necesaria o recomendable, de manera de que cada alcance sus objetivos. 8. Existe una gran motivación en todos los miembros para iniciar y recibir abiertamente las comunicaciones. 9. Los miembros son flexibles y adaptables en sus metas y actitudes. 10. Los miembros se sienten seguros al tomar decisiones que les parecen apropiadas porque las metas y filosofía de la operación son claramente entendidas por cada uno de ellos. Fuente: Comportamiento Organizacional Stephen Robbins Edt. Printe-Hall, 1987. ______________________________________
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CONTROL Introducción Control es una constante verificación de lo realizado y de lo que se está realizando. Esta verificación adquiere sentido cuando existe algo con que confrontarlo y esto es el plan. Si no hay planificación no hay nada que controlar, por lo tanto, el control es un proceso que determina lo que se está realizando y lo que se ha realizado, valorando y aplicando medidas correctivas para orientar la acción hacia los objetivos y eventualmente reformular los planes.
FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS DEL CONTROL Ámbito de control: El control debe aplicarse en todos los niveles y en todas las áreas, por lo tanto, el control no debe estar circunscrito a determinadas áreas o personas, sino a todo el accionar de la empresa, es decir, el control es para todo y para todos.
Finalidades del control: El control es, por esencia, dinámico, constante, continuo y su objetivo es arrojar resultados que permitan ser analizados en la perspectiva de corregir el plan o simplemente planear de nueve y volver a controlar. Si el control se vuelve estático u ocasional, no sirve para tomar decisiones sobre el desarrollo de una determinada actividad. Proceso del control: El control se basa en una medición, la cual debe ser completa, objetiva y sensible. Esto se realiza a medida que transcurre el proceso de acción y no sólo cuando termina. Si así fuera se estaría perdiendo tiempo valioso en una espera improductiva e innecesaria, pero también cabe la posibilidad de controlar al término, pero sólo cuando es un proceso breve y necesariamente debamos esperar el resultado global.
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ETAPAS DEL PROCESO CONTROL: 1. Establecimiento de las normas de control (construcción de indicadores) 2. Medición de las actividades 3. Evaluación de las actividades mediante conceptos y escalas (suficiente. Deficiente, aprobado, logrado, no logrado, números etc.) 4. Corrección de las desviaciones, es decir, poder rectificar de acuerdo a la evaluación.
TIPOLOGÍAS DE CONTROL: Existen diversos tipos de controles que se pueden realizar en cualquier organización. Los más importantes son los siguientes:
Control cuantitativo: Estos se refieren a cantidades, por ejemplo producción de unidades (control meramente numérico).
Control legal: Este tipo de control está orientado a verificar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales que afectan a una empresa, las que se realizan para no incurrir en ilegalidades y recibir las respectivas sanciones, como por ejemplo normas ambientales.
Control de calidad: Estos miden si el producto o servicio cumple o no con las especificaciones señaladas.
Control contable: Estos se realizan mediante las técnicas de la contabilidad y están destinados a controlar las variaciones del capital, como así mismo de cumplir con las normas de impuestos internos, establecidas por la Ley.
Control de tiempo: Estos controles están encargados de ver si se cumple con las cronologías establecidas (períodos).
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Clasificación del Control
Según el ámbito: !
Interno: Es aquel realizado por personas de la propia institución, especialmente por los supervisores, como así mismo por unidades especializadas de auditoría, personal, contabilidad, etc.
!
Externo: Este se realiza por organismos ajenos a la institución, como el Servicio de Impuestos Internos, la Inspección del Trabajo, Servicio Nacional de Salud, las respectivas Superintendencias, etc.
Según la oportunidad !
Previo: Este se realiza antes que se consuma la acción para no toparse con imprevistos.
!
Posterior: Este se realiza para verificar si se ha cumplido con lo programado.
!
Simultáneo: Este se realiza cuando la acción se está llevando a cabo.
Técnicas de Control no presupuestados:
Datos estadísticos: Estos pueden ser de naturaleza histórica o de producción. Esta información nos muestra las tendencias y con ellas podemos comparar, diferenciar, etc. Auditoría de proceso o auditoría operacional: Esta está referida a procesos (formas de hacer algo), son realizadas por evaluadores internos, se llaman auditores y pueden ser internos como externos. Los externos ofrecen la ventaja de ser independiente frente a la empresa y su labor radica en evaluar políticas, procedimientos, cursos de autoridad, eficacia en los métodos, etc. Observaciones personales: Este método es ejecutado de manera personal por los administradores y se refiere básicamente a la capacidad especial del administrador para ______________________________________
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poder detectar ciertos problemas sobre la base de la observación en terreno, para lo cual debe llevar un registro (un cuaderno de notas, agenda, etc.) y sacar sus propias conclusiones.
Técnicas de Control Presupuestario Presupuesto: Es la formulación de planes para un período determinado, expresado en términos numéricos. Presupuesto de ingreso: Estos registran, en términos numéricos, las diversas cantidades que una empresa proyecta a través de sus ventas futuras. Presupuesto de gasto: Este ordena las principales actividades que emprenderá una determinada unidad, a la cual se le asigna una cierta cantidad de dinero. Presupuesto de gasto de capital: Este presupuesto proyecta las inversiones en propiedades, edificios y equipos mayores de la organización.
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Actividades de aprendizaje
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UNIVERSIDAD IBEROAMERICANA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN
NORMAS GENERALES PARA EL DESARROLLO, PRESENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES PARTICIPATIVAS EN HORAS DE TALLERES DE APRENDIZAJE
Cátedra: Profesor: Carrera Semestre
Administración I Jorge Rossel H. Ingeniería Comercial Otoño 2005
I.-INSTRUCCIONES 1. Los alumnos deben ajustar sus indicaciones en los márgenes indicados del presente formato, pudiendo ampliarse como máximo una hoja por item. 2. Los equipos de trabajo no deben sobrepasar cinco integrantes
II.-CRITERIOS PORTAFOLIO
GENERALES A CONSIDERAR PARA EVALUACIÓN DEL
1. Capacidad de detección, identificación y discriminación de problemáticas 2. Capacidad de relacionar e incorporar contenidos tratados en clases con nuevas fuentes de información 3. Estructuración y redacción coherente de ideas. 4. Descripciones breves, correcta utilización de conceptos técnicos. 5. Exposición concisa de ideas matrices, evitando generalizaciones. 6. Formalidades ortográficas: puntuación, acento, mayúsculas, etc. 7. Proposición de ideas originales y novedosas; se valorará por sobretodo la creatividad 8. Por cada día de atraso en la fecha señalada de entrega, se descontará medio punto
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III.- PRESENTACIÓN Y ARCHIVO DEL PORTAFOLIO 1. Cada equipo deberá presentar y archivar su material en un portafolio, el cual se utilizará para todos los talleres (no anillar)
IV.-AUTOEVALUACIÓN 9. Todo portafolio debe ser presentado con su equipo
respectiva hoja de autoevaluación por
VI.-APRENDIZAJE RETROALIMENTADO 10. Todo portafolio tiene la posibilidad de incrementar su calificación, siempre que haya cumplido con los respectivos plazos de entrega, mediante la incorporación de correciones, observaciones y nueva información detectadas en la primera entrega
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UNIVERSIDAD IBEROAMERICANA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN
LA EMPRESA COMO SISTEMA
ACTIVIDAD : TALLER DE APRENDIZAJE OBJETIVO: DESCRIPCIÓN Y RECONOCIMIENTO DE UNA EMPRESA COMO UN SISTEMA TÍTULO DEL TALLER: LA EMPRESA COMO SISTEMA NÚMERO DEL TALLER: N° 1
PROFESOR CARRERA ASIGNATURA UNIDAD TEMÁTICA NOMBRE ALUMNOS FECHA DE ENTREGA
: JORGE ROSSEL : INGENIERÍA COMERCIAL : ADMINISTRACIÓN : TEORÍA DE SISTEMAS Y ORGANIZACIONES : :
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I.- DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA EMPRESA Describa el tipo de empresa giro, número de trabajadores, ubicación, años de servicio, misión, valores, reseña histórica, etc.
II.- IDENTIFICACIÓN DE FRONTERAS Identifique, explique y justifique cuatro fronteras establecidas por el sistema
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III.- IDENTIFICACIÓN DE RELACIONES ESTABLECIDAS CON OTROS SISTEMAS EXISTENTES DENTRO SU MEDIOAMBIENTE DIRECTO
Identifique, explique y justifique los tipos de relaciones que establece el sistema con cuatro sistemas de su entorno directo.
IV.- IDENTIFICACIÓN DE RELACIONES ESTABLECIDAS CON OTROS SISTEMA EXISTENTES DENTRO SU MEDIOAMBIENTE INDIRECTO
Identifique, explique y justifique los tipos de relaciones que establece el sistema con otros sistemas dentro de su medioambiente indirecto.
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V.IDENTIFICACIÓN RETROALIMENTACIÓN DEL
DE MECANISMOS SISTEMA
DE
Identifique y explique cuatro mecanismos de retroalimentación del sistema; evaluando su impacto en la gestión.
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UNIVERSIDAD IBEROAMERICANA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN
LA EMPRESA COMO SISTEMA
ACTIVIDAD : TALLER DE APRENDIZAJE OBJETIVO: IDENTIFICACIÓN, DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE LOS SUBSISTEMAS AL INTERIOR DE LA EMPRESA
TÍTULO DEL TALLER: LOS SUBSISTEMAS AL INTERIOR DE LA EMPRESA NÚMERO DEL TALLER: N° 2
PROFESOR CARRERA ASIGNATURA UNIDAD TEMÁTICA NOMBRE ALUMNOS FECHA DE ENTREGA
: JORGE ROSSEL : INGENIERÍA COMERCIAL : ADMINISTRACIÓN : SUBSISTEMAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA : :
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DESARROLLO DEL TRABAJO IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE SUBSISTEMAS: Identifique tres departamentos o áreas de trabajo al interior de cada subsistema funcional al interior de su empresa, con sus respectivas entradas, procesos y salidas SUBSISTEMA FUNCIONAL PRODUCCIÓN:
ENTRADAS
PROCESOS
SALIDAS
1.
2.
3.
APOYO: 1.
2.
3.
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MANTENCIÓN: 1.
2.
3.
ADAPTACIÓN: 1.
2.
3.
DIRECCIÓN: 1.
2.
3.
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UNIVERSIDAD IBEROAMERICANA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN
AUTOEVALUACIÓN GRUPAL
Alumno
alumno
alumno
alumno
alumno
Asiste a reuniones y actividades Se responsabiliza por labores asignadas Colabora con ideas y sugerencias Ayuda a optimizar el tiempo en reuniones Participa en resolución de problemáticas Respeta decisiones acordadas Manifiesta motivación e interés por la actividad Fomenta el trabajo colaborativo Evaluación final por alumno
A: totalmente logrado o muy satisfactorio B: logrado o satisfactorio C: parcialmente logrado o poco satisfactorio D: no logrado o insatisfactorio E : no observable, no corresponde
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UNIVERSIDAD IBEROAMERICANA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN
LA EMPRESA COMO SISTEMA
ACTIVIDAD : TALLER DE APRENDIZAJE OBJETIVO: IDENTIFICACIÓN, DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DEL MEDIOAMBIENTE INTERNO EXTERNO DE LA EMPRESA
TÍTULO DEL TALLER: FODA, ANALISIS MEDIOAMBIENTAL NÚMERO DEL TALLER: N° 3
PROFESOR CARRERA ASIGNATURA UNIDAD TEMÁTICA NOMBRE ALUMNOS FECHA DE ENTREGA
: JORGE ROSSEL : INGENIERÍA COMERCIAL : ADMINISTRACIÓN : FODA, ANALISIS MEDIOAMBIENTAL : :
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ANÁLISIS Y DIÁGNOSTICO MEDIOAMBIENTAL
PROFESOR CARRERA ASIGNATURA CONTENIDO CURSO NOMBRE ALUMNOS FECHA DE ENTREGA
: JORGE ROSSEL : CONTABILIDAD GENERAL : ADMINISTRACIÓN : ANÁLISIS DE MEDIOAMBIENTE (FODA) : . :
I.-
INSTRUCCIONES
A) Los alumnos deben ajustar sus indicaciones en los márgenes indicados del presente formato. B) Los grupos de trabajo no deben sobrepasar cinco alumnos
II.A) B) C) D) E) F)
ASPECTOS GENERALES A CONSIDERAR PARA EVALUACIÓN Capacidad de detección, identificación y discriminación de problemáticas. Capacidad de resolución de problemas. Estructuración y redacción coherente de ideas. Descripciones breves sobre la base de una correcta utilización de conceptos técnicos. Exposición concisa de ideas matrices, evitando generalizaciones. Formalidades ortográficas: puntuación, acento, mayúsculas, etc.
III.
FUNDAMENTO Y UTILIDAD DEL ANÁLISIS MEDIOAMBIENTAL
El análisis medioambiental es el proceso de seguimiento de los diversos ambientes (interno externo) en los cuales se desenvuelven las empresas y organizaciones en general, con la finalidad de identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA) que pueden influir en la capacidad de la empresa para lograr el cumplimiento de sus objetivos. Esta técnica de análisis es conocida como análisis FODA. El análisis FODA obliga a los administradores a entender y dar respuestas a los diversos factores dentro de cada medio ambiente, los cuales son calificados de mayor importancia para el desempeño de la empresa. Estos factores constituyen asuntos de interés estratégicos, pues probablemente influirán en la capacidad de la empresa para el logro de sus objetivos. Un ejemplo de análisis FODA puede estar concentrado en identificar nuevas tecnologías, tendencias del mercado, nuevos competidores, tendencias de la moral de los empleados etc. ______________________________________
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FUNDAMENTO Y UTILIDAD DEL ANÁLISIS MEDIOAMBIENTAL (FODA)
El análisis medioambiental es el proceso de seguimiento de los diversos ambientes (interno o microambiente y externo o macroambiente), en los cuales se desenvuelven las empresas y organizaciones en general, con la finalidad de identificar las: FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS Estos cuatros componentes pueden influir en la capacidad de la empresa para lograr el cumplimiento de sus objetivos. Esta técnica de análisis es conocida como análisis FODA. El análisis FODA obliga a los administradores a entender y dar respuestas a los diversos factores dentro de cada medio ambiente, los cuales son calificados de mayor importancia para el desempeño de la empresa. Estos factores constituyen asuntos de interés estratégicos, pues probablemente influirán en la capacidad de la empresa para el logro de sus objetivos. Un ejemplo de análisis FODA puede estar concentrado en identificar ambiente:
EXTERNAS
INTERNAS
nuevas tecnologías tendencias del mercado nuevos competidores políticas públicas cambios demográficos evolución económica economías globales “globalización” controles de gobierno Etc.
rendimiento del personal condiciones infraestructura estructura organizacional plataforma tecnológica redes de comunicación clima laboral responsabilidad social etc.
POSITIVO
NEGATIVO
INTERNOS
FORTALEZAS
DEBILIDADES
EXTERNOS
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
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FORTALEZAS: RECURSOS Y DESTREZAS QUE HA ADQUIRIDO LA ORGANIZACIÓN, AQUELLO EN LO QUE TIENE UNA POSICIÓN MÁS CONSISTENTE QUE LA COMPETENCIA
OPORTUNIDADES: VARIABLES QUE ESTÁN A LA VISTA DE TODOS PERO QUE , SI NO SON RECONOCIDAS A TIEMPO, SIGNIFICAN LA PÉRDIDAD DE UNA VENTAJA COMPETITIVA
DEBILIDADES: AQUELLOS FACTORES EN LOS QUE LA ORGANIZACIÓN SE ENCUENTRA EN UNA POSICIÓN DESFAVORABLE RESPECTO DE SUS COMPETIDORES
AMENAZAS: VARIABLES QUE PONEN A PRUEBA LA SUPERVIVENCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y QUE RECONOCIDAS A TIEMPO, PUEDEN ESQUIVARSE O SER CONVERTIDAS EN OPORTUNIDADES ______________________________________
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FORTALEZAS
DEBILIDADES
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
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UNIVERSIDAD IBEROAMERICANA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN
AUTOEVALUACIÓN GRUPAL
Alumno
alumno
alumno
alumno
alumno
Asiste a reuniones y actividades Se responsabiliza por labores asignadas Colabora con ideas y sugerencias Ayuda a optimizar el tiempo en reuniones Participa en resolución de problemáticas Respeta decisiones acordadas Manifiesta motivación e interés por la actividad Fomenta el trabajo colaborativo Evaluación final por alumno
A: totalmente logrado o muy satisfactorio B: logrado o satisfactorio C: parcialmente logrado o poco satisfactorio D: no logrado o insatisfactorio E : no observable, no corresponde
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UNIVERSIDAD IBEROAMERICANA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN
PLANIFICACIÓN
ACTIVIDAD : TALLER DE APRENDIZAJE OBJETIVO: ELABORAR UNA PLANIFICACIÓN, MEDIANTE UNA SECUENCIA LÓGICA DE ACTIVIDADES TÍTULO DEL TALLER: ETAPAS O PASOS DE LA PLANIFICACIÓN NÚMERO DEL TALLER: N° 2
PROFESOR CARRERA ASIGNATURA UNIDAD TEMÁTICA NOMBRE ALUMNOS FECHA DE ENTREGA
: JORGE ROSSEL : : ADMINISTRACIÓN : PLANIFICACIÓN : :
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ETAPAS DE LA PLANIFICACION FORMATO DE PRESENTACION
I.- Determinación de objetivos. Indique las metas y/o logros a alcanzar.
II.- Recopilación de antecedentes. Reúna en lo posible todos los antecedentes necesarios para la formulación del plan.
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III.- Análisis y clasificación de los antecedentes. Discriminar veracidad y establecer el interés de la información recolectada en función de las metas.
IV.- Pronóstico. Determine los principales supuestos o premisas, tanto del medio ambiente como internos.
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V.- Formulación de supuestos / premisas. Describa los supuestos acerca de las condiciones en las que el plan será puesto en practica (políticas, mercado, productos, financiamiento, clima social, etc.)
VI.- Formulación del planes alternativos. Formular planes alternativos
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VII. determinación del plan definitivo
Identificar y evaluar las diversas alternativas de planes, determinando el plan definitivo
VIII.- control de avance del plan. Señale los mecanismos de control del plan .
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IX.- Evaluación. Detectar y registrar los los errores, omisiones, fallas, etc.; en la perspectiva de enriquecer futuros planes.
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UNIVERSIDAD IBEROAMERICANA DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS
PLANIFICACIÓN
ACTIVIDAD : TALLER DE APRENDIZAJE OBJETIVO: ELABORAR UN PLAN DE ACCIÓN MEDIANTE LA SECUENCIA PROGRAMADA DE LA PLANIFICACIÓN TÍTULO DEL TALLER: PLAN DE ACCIÓN NÚMERO DEL TALLER: N° 3
PROFESOR CARRERA ASIGNATURA UNIDAD TEMÁTICA NOMBRE ALUMNOS FECHA DE ENTREGA
: JORGE ROSSEL : : ADMINISTRACIÓN : PLANIFICACIÓN : :
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LA ADMINISTRACIÓN APLICADA A ORGANIZACIONES _________________________________________________ Plan definitivo Objetivos Unidad Tareas responsable
Recursos físicos / materiales
Recursos humanos asignados
plazos Inicio
Costos
Indicadores de logro
término
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UNIVERSIDAD IBEROAMERICANA DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS
PLANIFICACIÓN
ACTIVIDAD : TALLER DE APRENDIZAJE OBJETIVO: ELABORAR UNA CARTA GANTT, MEDIANTE LA SECUENCIA PROGRAMADA DEL PLAN DE ACCIÓN TÍTULO DEL TALLER: CARTA GANTT NÚMERO DEL TALLER: N° 4
PROFESOR CARRERA ASIGNATURA UNIDAD TEMÁTICA NOMBRE ALUMNOS FECHA DE ENTREGA
: JORGE ROSSEL : : ADMINISTRACIÓN : PLANIFICACIÓN : :
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Actividad
N°
Tiempo E
1
Control
septiembre
octubre
noviembre diciembre
enero
febrero
marzo
abril
mayo
juni o
julio
agosto
R E R
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
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EMPRESA TRUPAN MEDIOAMBIENTE ECONÓMICO: ECONOMÍAS GLOBALES FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
•
•
• • •
•
Liquidez suficiente para solicitar créditos bancarios Bajo nivel de endeudamiento Posee bienes raíces propios Trupan es percibido como el mejor proveedor en aspectos tales como: relación comercial, apoyo de marketing, asistencia técnica, fuerza de venta, despacho y producto La principal materia prima es adquirida a nuestro propio grupo económico
• • •
Reforzar la venta la zona norte del país, mediante una bodega en la Serena Realizar ventas mediante página web Reactivación de la economía; posibilidad de aumentar precios Exportar a países latinoamericanos línea de productos
DEBILIDADES
AMENAZAS
• •
• • • •
Restricción de formatos del producto Dificultad para la inversión; lo cual no permite crecimiento de la empresa
•
Fusión de empresas del rubro Sostenimiento de crisis económica Guerra de precios Problemas de pago y quiebra de clientes atendidos por Trupan Mayor posicionamiento de la competencia
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MEDIOAMBIENTE SOCIOCULTURAL: RECURSOS HUMANOS FORTALEZAS • • • • • •
Se privilegia trabajo en equipo • Beneficios adicionales a la remuneración: seguro de vida y salud, • uniformes, aguinaldos, bonos, etc. Unidad de capacitación Evaluación de desempeño anual Sueldos a nivel de mercado Estricto reclutamiento y selección del personal
DEBILIDADES • • • •
OPORTUNIDADES Destinar mayor cantidad de horas a capacitación del personal Debido al prestigio de la empresa, existe bastante demanda por ingresar a ella
AMENAZAS
Evita contratar personal femenino, • influyendo esto en una mala imagen de la empresa a nivel social Falta de control administrativo en algunas áreas de la empresa El personal no cumple con los horarios de entrada y salida No aprovechar experiencia y habilidades comunicacionales de algunos trabajadores para implementar plan interno de cursos con monitores
Mayor salario, ofrecido por otras empresas
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EMPRESA RIPLEY PLATAFORMA TÉCNOLOGICA FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
•
• • •
• • • • •
Cuenta con dos tipos de sistemas informáticos incorporados: ventas (Oracle Crédito 2000) y administrativo Todos los terminales conectados en red Todos los equipos poseen Windows 2000 Cuenta con CC-mail interno, que agiliza las comunicaciones y el trabajo Posee intranet para uso de todo el personal Los números telefónicos están conectados vía anexo, a todo el país
DEBILIDADES • • •
•
Creación de página web Adquirir antivirus actualizado Actualización de plataforma computacional Ampliar planta telefónica
AMENAZAS
Dependencia de las conexiones en red • del servidor central; saturación provoca caída del sistema No existe política de renovación de • equipos Obsolescencia de equipos computacionales
El costo en la adquisición de tecnología es muy elevado y los equipo se deprecian rápidamente Virus y ciberpiratas
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RECUSOS HUMANOS FORTALEZAS • • • •
Recurso humano es considerado como • lo más valioso dentro de la empresa Actuar del personal orientado a un trato preferencial con el cliente Capacitación permanente del recurso • humano, para entregar una mejor atención al cliente • En las evaluaciones del personal, el nivel de desempeño es recompensado gratificaciones económicas y sociales (bienestar)
DEBILIDADES • • • •
OPORTUNIDADES Creación de programa de apoyo e inducción a cargo del personal antiguo, el cual oriente y ayude al personal recién ingresado Desempeño orientado a la gestión de calidad total Creación de código de Etica
AMENAZAS
Reuniones poco efectiva • Presión laboral, desgaste físico y psicológico del personal de ventas • (estrés laboral) Constante rotación de personal • Contratación preferente de personal joven, sin experiencia laboral
Mayor pago de sueldos e incentivos por la competencia Reducción de personal por disminución de ventas Diversidad de valores al momento de ingresar nuevo personal
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EMPRESA DE PROGRAMAS COMPUTACIONALES ALFA MEDIOAMBIENTE INTERNO: CULTURA ORGANIZACIONAL, VALORES FORTALEZAS OPORTUNIDADES • Agilidad en la comunicación efectiva • Capacitación del personal para una en todos los canales, ya sean verticales mejor delegación de tareas u horizontales • Disminuir resistencia al cambio • Responsabilidad y compromiso tanto fomentando I+D (investigación y en el cumplimiento de los horarios desarrollo ) en nuevos nichos de como en el trabajo en general mercado • Fácil adaptación del personal • Excelentes relaciones interpersonales, lo cual implica escasez de conflictos • Respeto integral por las personas • Transparencia en la información relativa al trabajo y la toma de decisiones
DEBILIDADES AMENAZAS • Resistencia al cambio por parte del • Concentración de la información en las personal administrativo grandes corporaciones relacionadas con la implementación de nuevas formas • Liderazgo excesivamente paternalista de influir en los valores del personal del Gerente General, lo cual provoca exceso de confianza en el personal • Excesiva concentración de tareas y responsabilidades en algunos cargos • No posibilitar modelos de autogestión que faciliten la autorrealización del personal al disminuir el numero de las tareas delegables
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MEDIOAMBIENTE POLÍTICO LEGAL: POLÍTICAS DE GOBIERNO FORTALEZAS • •
Imagen pública intachable, tanto en la • gestión de la empresa como de los gestores Implementación tecnológica cuenta con las licencias respectivas de los fabricantes •
DEBILIDADES •
OPORTUNIDADES Baja en los aranceles (impuesto de libre comercio entre países) posibilita expandir el mercado a países sudamericanos menos desarrollados tecnológicamente Posibilidad de aumentar la capacidad productiva o agrandar la empresa, mediante las nuevas políticas gubernamentales, en cuanto al financiamiento en Bancos de fomento y Corfo para la pequeña empresa
AMENAZAS
Bajo poder de negociación frente al • gobierno debido a su tamaño (pequeña empresa)
Falta de preocupación por las tendencias monopolísticas de las grandes empresas
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HERRAMIENTAS DE ADMINISTRACIÓN PLANIFICACIÓN • • • • • • •
Diagnostico Medioambiental Foda (fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas) Carta gantt Diagramas de flujo Gráficos pert Matriz toma de decisiones Matriz impacto organizacional Plan de acción
ORGANIZACIÓN • • • • • •
Organigramas Departamentalización Descripciones de cargos Manual de organización Manual de procedimientos, Códigos de ética
INTEGRACIÓN • • • • •
Políticas de reclutamiento Políticas de selección Políticas de contratación Políticas de inducción Políticas de capacitación
• • • •
Técnicas de liderazgo Técnicas motivacionales Técnicas comunicacionales Técnicas de trabajo en equipo
• • • •
Técnicas de control cuantitativas Control legal Manuales de control de calidad Carta gantt
DIRECCIÓN
CONTROL
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PAUTA DE EVALUACION INDICACIONES: A) Los contenidos tendrán una ponderación de un 80% y 10% respectivamente para los aspectos formales y de autoevaluación. B) Se deben considerar para un mejor uso de esta pauta, los "Aspectos generales a considerar para evaluación", contenidos en el item II. CONTENIDOS Detección, identificación y discriminación de problemáticas.
NOTA
PORCENTAJE
NOTA FINAL
Resolución de problemas. Utilización de lenguaje técnico. Análisis de datos. Relación: calidad de información - metas. Metas claramente definibles. Coherencia de planes alternativos. Extensión y oportunidad del control. Establecimiento de tiempos y tareas en Gráfica Gantt.
FORMALIDADES Respeto de márgenes (adecuación al formato).
NOTA
PORCENTAJE
NOTA FINAL
Ortografía. Redacción. Tipeo.
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LA ADMINISTRACIÓN APLICADA A ORGANIZACIONES _________________________________________________
PLAN DE ACCIÓN Objetivos
Unidad Responsable
Implementar un
Sección:
Acciones
- Efectuar un
Alternat.de Acciones
Recursos Humanos
Indicadores de Logro
Fechas/plazos cronograma
- Fondo especial
- Oficina, instala-
- Tres ejecutivos
- Crecimiento de
- Término del
mutuo de renta va- de mercado nacio-
para nuevas inver-
ciones y personal
de cuentas, para
Las inverisones en
semestre en que se
de inversión:
nes del Departa-
riable
nal de inversión,
siones creado a par-
capacitado para
implementar una
implementaron los
Colocación de
mento de Finanzas manda por inversión
ahorro y fondos
tir de un cálculo
la incorporación de
Los nuevos productos atención perosnali- a corto y mediano
mutuos.
de lso costos y uti-
los nuevos produc-
zada a los nuevos
tos de inversión
inverisonistas
acciones con un mínimo de
- Invertir en mer-
- Estudio integral
Recursos físicos/materiales
nuevo instrumento Nuevas Inversio- estudio de mercado que estime la de-
- Crear un fondo
Acciones definitivas Recursos financieros
- Crear un nuevo
$ 300.000
cados accionarios lidades potenciales de producto de invermargen de - Creación de un de los nuevos ejerutilidades sión con una colomenor que nuevo instrumento cicios financieros. incremen cación más accesible ten valores a corto de inversión fidudiaplazo
ria con una coloca-
financiera
- Publicidad en diferentes medios
nuevos productos
Plazo.
- Incremento en
- Promedio de
- Un administrador valores de las
valores trimestrales,
a cargo de la sección responsable de las
cotizaciones bursá-
semestrales y anua-
tiles por aumento
les.
ción inicial promedio
diferentes inversio- de la demanda por
menor
nes y captaciones.
acciones
Departamento de Finanzas Corredora Larraín Vial
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ESQUEMA TEÓRICO DE UN SISTEMA ABIERTO ENTORNO / MEDIOAMBIENTE FRONTERAS
ENTRADAS ( IMPUTS )
SALIDAS
SISTEMA
( OUTPUTS )
( PROCESO )
RETROALIMENTACIÓN ( FEED-BACK )
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LOS FLUJOS Y LA RETROALIMENTACIÓN EN UN SISTEMA ABIERTO MERCADO
FRONTERAS FRONTERAS TERRITORIALES, ECONÓMICAS, IDEOLÓGICAS ÉTICAS, ETC.
PROCESO DE TRANSFORMACIÓN O CONVERSIÓN
INSUMOS
RRHH CAPITAL TERRENOS EQUIPOS EDIFICIOS TECNOLOGÍA INFORMACIÓN ENERGÍA ETC.
PRODUCTOS BIENES SERVICIOS OTROS
ENCUESTAS, SUGERENCIAS, ENTREVISTAS, FONO CONSULTA, FOCUS GROUPS, TELEMARKETING, ETC.
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