Excelencia Académica
Tabla de contenido
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Presentación Programa general Unidad I Introducción a proyectos y estructura
9
Proyectos en Ingeneria de Sistemas
10
Tipos de proyectos
11
Partes que conforman la evaluacion de un proyecto
12
Ciclo de vida de los proyectos sociales
13
Ciclo de vida de los proyectos - PMBOK
15
Estructuramínima para el proyecto
16
Resumen
19
Bibliografía recomendada
19
Párrafo nexo
19
Autoevaluación formativa
19
Unidad II Metodología para identificar proyectos y Marco Lógico
21
Nombre del proyecto
22
Metodlogía para identificar proyectos:pasos
22
Importancia del marco Lógico
31
Elementos y estructura del marco logico
31
Los indicadores
34
Los medios de verificación
35
Los supuestos
36
Ejemplos de marco logico
40
Resumen
39
Bibliografía recomendada
40
Párrafo nexo
40
Autoevaluación formativa
40
Unidad III Formulación del proyecto Estudio de mercado o cuantificacion de necesidades Recopilacion de información
41 41 42 5
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Universo y Muestra
43
Analisis de la demanda
44
Demanda en proyectos informaticos
48
Demanda en el desarrollo de un SI
48
Analisis de la Oferta
51
Balande de Oferta y demanda
53
Oferta en proyectos informáticos
56
Resumen
56
Bibliografía recomendada
56
Párrafo nexo
56
Autoevaluación formativa
57
Unidad IV Estudio Técnico Ingeneria del proyecto
59 59
Determinacion de necesidades de insumo
62
Calendario de ejecucion del proyecto
62
Organización y estructura del proyecto
64
Estudio tecnico para un proyecto de software
65
Organización del proyecto
70
Actividades
71
Resumen
73
Bibliografía recomendada
74
Párrafo nexo
74
Autoevaluación formativa
74
Unidad V Aspecto Económico Financiero
75
Inversión y Financiamineto
75
Presupuesto de ingresos, costos y gastos
81
Estados financieros proyectados
83
Aspecto economico en un Sistema de Información
89
Estimacion para proyectos de software
90
Estimacion de costos del proyecto
96
Estimacion de beneficios del proyecto
97
Resumen
98
Bibliografía recomendada
99
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Párrafo nexo
99
Autoevaluación formativa
99
Unidad VI Evaluación de proyectos y Gestión de riesgos
101
Evaluación de proyectos
101
Instrumentos de evaluación
102
Herramientas informáticas para la evaluación
106
Evaluación Social
107
Gestión de riesgos
114
Planificación de riegos
115
Analisis cualitativo de riesgos
118
Analisis cuantitativo de riesgos
119
Estrategias para amenazas
121
Estrategias para oportunidades
122
Seguimiento y control de riesgos
124
Resumen
124
Bibliografía recomendada
124
Párrafo nexo
125
Autoevaluación formativa
125
Unidad VII Gestión de control en el desarrollo
127
Funciones de la etapa de control
127
Seguimineto de proyectos
128
Control de proyectos
131
Caso de ejemplo
133
Actividades
136
Resumen
138
Bibliografía recomendada
138
Párrafo nexo
138
Autoevaluación formativa
138
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Unidad VIII Gestión de la calidad, sostenibilidad y sensibilidad
139
Gestión de la calidad
139
Planeamineto de la calidad
140
Metricas
140
Aseguramiento de la calidad
143
Control de la calidad
145
Analisis de sensibilidad
147
Analisis de sostenibilidad
147
Analisis de impacto ambiental
148
Resumen
149
Bibliografía recomendada
149
Párrafo nexo
150
Autoevaluación formativa 150
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Introducción a proyectos y estructura El enfoque de la Gestión de Proyectos viene cambiando su concepción y enfoque en vista a que los proyectos se presentan actualmente bajo dos contextos de su inversión, los que se hacen de manera particular y los que están en el marco social. Dentro de cualquiera de los contextos se presentan los proyectos informáticos que están relacionados mayormente al desarrollo de software. Frente a cualquier contexto que se tiene debemos considerar a las etapas de un proyecto que en esencia se presentan bajo el marco del Sistema Nacional de Inversión Pública SNIP en caso de proyectos sociales y actualmente se viene dando con el enfoque de Gestión de Proyectos el Marco del PMI con su Guía para la gestión de proyectos PMBOK. En esta primera parte definiremos los conceptos de proyecto, los tipos el, Ciclo de vida de un proyecto y la estructura.
Al terminar el estudio de la presente unidad, el estudiante:
Define y explica lo que es un proyecto. Conoce los tipos de proyectos Diferencia los ciclos de vida de un proyecto social y PMBOK Describe la estructura de un proyecto.
PROYECTOS EN INGENIERIA DE SISTEMAS Antes de empezar a tratar directamente este componente daremos algunas definiciones básicas que nos permitirán comprender mejor el panorama de los proyectos en la carrera de Ingeniería de Sistemas. Proyecto Existen diversas definiciones que se le da a los proyectos: Un proyecto es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendente a resolver, entre muchas una necesidad humana. Es un modelo en el cual, en base a un conjunto de información y antecedentes, se puede estimar las ventajas y desventajas que se derivan de asignar ciertos recursos para la producción de un bien o la realización de un servicio. 9
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Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto. Temporal no necesariamente significa de corta duración. En general, esta cualidad no se aplica al producto, servicio o resultado creado por el proyecto; la mayor parte de los proyectos se emprenden para crear un resultado duradero. Por ejemplo, un proyecto para construir un monumento nacional creará un resultado que se espera que perdure durante siglos. Por otra parte, los proyectos pueden tener impactos sociales, económicos y ambientales que durarán mucho más que los propios proyectos. (PMBOK) Es una propuesta de acción técnico económica para resolver una necesidad sentida de la población objetivo o demanda insatisfecha de un nicho de mercado, mediante la utilización de un conjunto de recursos disponibles (recursos humanos, materiales, tecnológicos, etc.). Es un documento por escrito con un esquema determinado cuyo contenido está formado por una serie de estudios que permiten al inversionista, empresario o emprendedor poner en marcha una idea de negocio, así como a las instituciones que lo apoyan o apuestan por esa idea, saber si es viable, se puede realizar y obtener rentabilidad. Es una alternativa para crear, ampliar, mejorar, modernizar, recuperar o rehabilitar la capacidad productora o de provisión de bienes y servicios. Gestión de proyectos La gestión de proyectos es el conjunto de actividades encaminadas a ordenar, disponer y organizar los recursos y las necesidades para completar con éxito un proyecto dado. La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los 42 procesos de la dirección de proyectos, agrupados lógicamente, que conforman los 5 grupos de procesos. Estos 5 grupos de procesos son: Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, y Cierre. (PMBOK) Ingeniería de Sistemas Se refiere a la planeación, diseño, evaluación y construcción de sistemas hombremáquina. Su interés teórico se centra en el hecho de aquellas entidades cuyos componentes son heterogéneos, pueden ser analizados como sistemas o se les puede aplicar el análisis de sistemas. Proyectos de Ingeniería de Sistemas Una vez concebido las definiciones anteriores podemos considerar que los proyectos en Ingeniería de Sistemas consisten en un proceso ordenado de identificar, construir o diseñar, producir o mejorar sistemas, haciendo realidad un 10
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sistema basado en tecnología y/o sistémica enfocados a ver aspectos privados y sociales. Los proyectos en Ingeniería de Sistemas son un proceso iterativo e incremental que va desde la identificación del problema o necesidad del usuario hasta la entrega de un sistema de adecuada configuración que represente una solución al problema reconocido correctamente.
TIPOS DE PROYECTO. Los proyectos son clasificados desde diversos puntos de vista de acuerdo a sus características. Dependiendo del tipo de inversión y el objetivo del beneficio: Proyecto de Inversión Privado. Es realizado por un empresario particular para satisfacer sus objetivos. Los beneficios que le espera del proyecto (no necesariamente económico), son los resultados del valor de la venta de los productos (bienes o servicios) o mejora de los mismos, que generará el proyecto. Proyecto de Inversión Pública o Social. Busca cumplir con objetivos sociales a través de metas gubernamentales o alternativas, empleadas por programas de apoyo. Los términos evolutivos estarán referidos al término de las metas bajo criterios de tiempo o alcances poblacionales. Tipos de proyectos informáticos: Sustitución o actualización de un sistema de procesamiento de datos. La empresa desea sustituir un sistema manual de procesamiento de datos por un sistema automatizado utilizando computadoras o por obsolescencia de una existente. (Sistema de ventas, compras, contabilidad, etc.) Elaboración de software para venta al público en general. Especialmente se presentan en empresas elaboradoras de software que cada día tienen que ver cual será el contenido del nuevo software, el cual puede ir desde el desarrollo de pasatiempos como los videojuegos, la elaboración de cursos que apoyen a la enseñanza a cualquier nivel y de cualquier tópico o software que resuelva algún problema en áreas especificas de la las organizaciones como los ERP y otros. Elaboración o desarrollo de sistemas para uso especifico dentro de una empresa. Las empresas perciben sus necesidades de procesamiento de información y creación de conocimiento sobre cierta área y encargan profesionales internos o externos a la empresa, el desarrollo de sistemas, lo cual implica el diseño y uso de una red de cómputo. Desarrollo de sistemas de empresa a empresa y manejo de proveedores vía internet También denominada como e-bussines, mayormente utilizado para eliminar vendedores especializados para negocios entre empresas y compradores, reducir 11
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costos de intermediación y acelerar los procesos de venta, implica el desarrollo y uso de una red de cómputo. Desarrollo de sistemas de alta complejidad En esencia los sistemas expertos, inteligencia artificial y redes neuronales que en el nombre llevan la complejidad de sus habilidades.
PARTES QUE CONFORMAN LA EVALUACIÓN EN UNPROYECTO. Estudio de Mercado o Cuantificación de necesidades: El objetivo aquí es cuantificar las necesidades para el periodo de vida del proyecto. Lo primero es definir el producto o servicio: ¿Qué es?, ¿Para que sirve?, ¿Cuál es su "unidad de medida": piezas, litros, kilos, bytes, etc.?, después se debe ver cual es la DEMANDA de este producto, ¿A quién le compran? y ¿Cuánto se compra en la ciudad?, o ¿En qué área donde esta el "mercado"?. Una vez determinada la demanda, se debe estudiar la OFERTA, es decir, la competencia, ¿De dónde obtiene el mercado ese producto ahora?, ¿Cuántas tiendas o talleres hay?, ¿Se importa de otros lugares?, se debe hacer una estimación de cuanto se oferta. Como tramo final se debe hacer un balanceo entre oferta y demanda, para determinar la demanda insatisfecha y a partir de ahí definir cuanto será lo que se produce, a que precio y a que segmento de la población o área está dirigido el producto. El Estudio Técnico. Una vez que se ha determinado una demanda insatisfecha, lo cual es una justificación para llevar a cabo un proyecto, viene el estudio técnico o de ingeniería. Este estudio permite conocer los procesos y diseñar como se producirá el futuro bien o servicio. Si se elige una idea es porque se sabe o se puede investigar como se hace un producto o servicio. En el estudio técnico se define: • Donde ubicar la empresa, o las instalaciones del proyecto. • Donde obtener los materiales o materia prima. • Que maquinas, equipos y procesos usar. • Que personal es necesario y su nivel de calificación para llevar a cabo este proyecto. En este estudio, se describe que proceso se va a usar (es decir; y cuanto costara todo esto, que se necesita para producir y vender) Estos serán los presupuestos de inversión y de gastos. Debemos contemplar en este nivel el aspecto legal y de política interna. Es decir que para obtener un producto o servicio debe ir acompañado de toda la información legal que existe a nivel nacional e internacional y las sanciones a que se hace acreedor a quien haga mal uso del producto. En la informática no importa que dichas leyes sean violadas a diario por la práctica de la piratería, es necesario conocerlas y mostrarlas a los usuarios y posibles infractores.
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El Estudio Financiero. Esto lleva a determinar la inversión inicial total, los cargos de depreciación, los costos totales, financiamiento en caso que se requiera y determinar la tasa aceptable de rendimiento o ganancia por la inversión. Aquí se demuestra lo importante: ¿La idea es rentable?. Para saberlo se tienen tres presupuestos: ventas, inversión y gastos; que salieron de los estudios anteriores. Con esto se decidirá si el proyecto es viable, o si se necesita cambios, como por ejemplo, si se debe vender mas, comprar maquinas mas baratas o gastar menos. Hay que recordar que cualquier "cambio" en los presupuestos debe ser realista y alcanzable, si la ganancia no puede ser satisfactoria, ni considerando todos los cambios y opciones posibles entonces el proyecto será "no viable" y es necesario encontrar otra idea de inversión. En esta etapa se fuerza a utilizar técnicas de evaluación económica que tomen en cuenta el valor del dinero a través del tiempo como VAN, TIR. Sin embargo dado el tipo y la duración en caso de proyectos informáticos es necesario hacer uso de otras técnicas como el análisis incremental, el análisis de reemplazo de equipo, etc. También se puede hacer uso del Análisis Costo beneficio, costo efectividad y otros. Así, después de modificaciones y cambios, y una vez seguro de que la idea es viable, entonces, se pasara al último estudio. El Estudio de Organización. Este estudio consiste en definir como se hará la empresa, o que cambios hay que hacer si la empresa ya esta formada. • ¿Qué régimen fiscal es el más conveniente? • ¿Qué pasos se necesitan para dar de alta el proyecto? • ¿Cómo organizaras la empresa cuando el proyecto este en operación? CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS SOCIALES Se distinguen tres etapas de profundidad en un estudio de evaluación de proyectos pre-inversión, inversión y operación y post-inversión.
Figura 1.1 Etapas del ciclo de un proyecto social Preinversion. Es la fase preliminar para la ejecución de un proyecto que permite, mediante elaboración de estudios, demostrar las bondades técnicas, económicas-financieras, institucionales y sociales de este, en caso de llevarse a cabo. En la etapa de 13
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preparación y evaluación de un proyecto, o etapa de análisis de preinversión, se deben realizar estudios de mercado, técnicos, económicos y financieros. Conviene abordarlos sucesivamente en orden, determinado por la cantidad y la calidad de la información disponible, por la profundidad del análisis realizado, y por el grado de confianza de los estudios mencionados. Etapas de Inversión Esta etapa del proyecto se inicia con los estudios definitivos y termina con la puesta en marcha. Sus fases son: FINANCIAMIENTO: Se refiere al conjunto de acciones, trámites y demás actividades destinadas a la obtención de los fondos necesarios para financiar la inversión, en forma o proporción definida en el estudio de pre-inversión correspondiente. Por lo general se refiere a la obtención de préstamos. ESTUDIO DEFINITIVOS: Denominado también estudio de ingeniería, es el conjunto de estudios detallados para la construcción, montaje y puesta en marcha. Generalmente se refiere a estudios de diseño de ingeniería que se concretan en los planos de estructuras, planos de instalaciones eléctricas, planos de instalaciones sanitarias, etc., documentos elaborados por arquitectos e ingenieros civiles, eléctricos y sanitarios, que son requeridos para otorgar la licencia de construcción. Dichos estudios se realizan después de la fase de pre-inversión, en razón de su elevado costo y a que podrían resultar inservibles en caso de que el estudio salga factible, otra es que deben ser lo mas actualizados posibles al momento de ser ejecutados. La etapa de estudios definitivos, no solo incluye aspectos técnicos del proyecto sino también actividades financieras, jurídicas y administrativas. EJECUCIÓN Y MONTAJE: Comprende al conjunto de actividades para la implementación de la nueva unidad de producción, tales como compra del terreno, la construcción física en si, compra e instalación de maquinaria y equipos, instalaciones varias, contratación del personal, etc. Esta etapa consiste en llevar a ejecución o a la realidad el proyecto, el que hasta antes de ella, solo eran planteamientos teóricos. PUESTA EN MARCHA: Denominada también "Etapa de Prueba" consiste en el conjunto de actividades necesarias para determinar las deficiencias, defectos e imperfecciones de la instalación de la instalación de la infraestructura de producción, a fin de realizar las correcciones del caso y poner "a punto" la empresa, para el inicio de su producción normal. Etapa de Post-Inversión. Es la etapa en que el proyecto entra en producción, iniciándose la corriente de ingresos generados por la venta del bien o servicio resultado de las operaciones, los que deben cubrir satisfactoriamente a los costos y gastos en que sea necesario incurrir. Esta etapa se inicia cuando la empresa entra a producir hasta el momento en que termine la vida útil del proyecto, periodo en el que se hará el análisis evaluación de los resultados obtenidos. La determinación de la vida útil de un proyecto puede determinarse por el periodo de obsolescencia del activo fijo más importante (ejemplo: maquinarias y equipo de procesamiento). Para efecto de evaluación económica y financiera, el horizonte o vida útil del proyecto mas utilizado es la de 10 años de operario, en casos excepcionales 15 años.
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ETAPAS DE UN PROYECTO
Figura 1.2 Etapas de un proyecto social
CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS-PMBOK Dentro del marco del PMI propone cinco etapas que debe cumplir un proyecto los cuáles son: Iniciación
Definen y autorizan un proyecto.
Planificación
Definen y refinan los objetivos y preparan el plan de gestión del proyecto.
Ejecución
Integra a personas y otros recursos para ejecutar plan de gestión del proyecto.
Seguimiento y Control
Mide, supervisa y controla regularmente el avance del proyecto y los cambios.
Cierre
Formalizan la aceptación del producto servicio o resultado y terminan el proyecto.
Figura 1.3 Etapas de un proyecto – PMBOK 15
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Por lo que el Ciclo de Vida es:
1.1
1. ¿Identifique que proyectos de software se podrían implementar en su trabajo? 2. ¿Cuál es la diferencia entre el ciclo de vida de un proyecto social y privado?
ESTRUCTURA MÍNIMA PARA EL PROYECTO El contenido mínimo para el estudio de pre-inversión a nivel de perfil es el siguiente: Aspectos Generales Este punto viene a constituir una breve presentación del proyecto, en la que se señalan sus principales características. Antecedentes: Se deberá describir cualquier hecho importante que tenga que ver con el origen del proyecto y su evolución hasta la Ejecución del mismo. Nombre del Proyecto: El nombre que se asigne al proyecto, deberá identificarlo de forma inequívoca y deberá mantenerse durante toda la vida del proyecto. Participación de los involucrados: Se deberá describir el proceso mediante el cuál se ha recogido la opinión, en cuanto al planteamiento del problema u oportunidad y de las alternativas de solución, de los relacionados al proyecto. Identificación Este punto tiene como finalidad definir el problema a solucionar u oportunidad a aprovechar y las alternativas de solución. Definición del problema: Se debe consignar claramente cuál es el problema que se va a resolver u oportunidad a aprovechar, para lo cual es muy importante que se haga un diagnóstico que incluya los siguientes puntos como mínimo: a. Características del problema b. Población y zona afectada 16
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c. Características socioeconómicas y culturales de la población afectada d. Intento de soluciones anteriores e. Posibilidades y limitaciones para implementar la solución al problema o características de la oportunidad a aprovechar Análisis de objetivos: La definición y análisis de los objetivos se realizará a partir de la definición del árbol de medios y fines. La solución del problema central constituye el objetivo central o propósito del proyecto. Planteamiento de Alternativas: A partir del análisis realizado anteriormente se definirán las alternativas posibles que serán evaluadas. Formulación Se establecerá la demanda que atenderá el proyecto; sobre la base de ésta se definirán los recursos necesarios para la inversión y operación, así como los respectivos presupuestos, para cada una de las alternativas a analizarse. Horizonte del proyecto: En función de la naturaleza del proyecto, aplicando criterios establecidos en el sector o para proyectos similares se determinará el horizonte temporal de evaluación del proyecto. Uno de los criterios podrá ser la vida económica del PIP (período de maduración) o del activo principal. Análisis de demanda: Se deberá describir las características generales de la demanda, así como la identificar las principales variables que inciden en ella. Hecho esto podrá realizarse una proyección de la misma, sobre la base de supuestos que deberán describirse. Análisis de oferta: Se analizará cuáles son las formas de provisión del bien o servicio que existen y si son suficientes para cubrir la demanda o se requiere incrementarlas. Costos en la situación “sin proyecto”: Se consignarán todos los costos del proceso de producción o dotación del bien o servicio y su proyección en el horizonte del proyecto. NOTA: La situación “sin proyecto” se define como la situación actual optimizada. Es decir, deberá describirse cómo se encuentra la provisión del bien o servicio público en la actualidad y, entonces, deberá analizarse la posibilidad de hacer algún tipo de optimización (dígase algún arreglo normativo o inversión pequeña que vaya en la misma dirección de la solución del problema, pero sin implicar una alternativa que compita en magnitud con el proyecto). Si no es posible hacer tal optimización, entonces la situación “sin proyecto” coincidirá con la situación “actual”. Costos en la situación “con proyecto”: Se deberá presentar una proyección de los costos para las diferentes alternativas del proyecto, tanto los costos de inversión como los de operación y mantenimiento, para el horizonte del proyecto. Costos incrementales: Se calculan como la diferencia entre la situación “con proyecto” menos la situación “sin proyecto”. Todos los costos se calcularán en nuevos soles a valores constantes. Evaluación Es muy importante identificar adecuadamente cuáles son los beneficios directos atribuibles al proyecto, para tratar, de ser posible, de valorarlos en la misma moneda en que se valoraron los costos. De no ser posible la valoración de los beneficios, se deberán determinar indicadores que estén relacionados con el logro de metas de provisión del bien o servicio analizado, que permitan luego una comparación de las alternativas.
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Beneficios en la situación “sin proyecto”: Se deberán estimar los beneficios derivados de la satisfacción de la demanda actual por el bien o servicio que se provee y su proyección en el mismo horizonte del proyecto. Beneficios en la situación “con proyecto”: Se deberá presentar una proyección de los beneficios para las diferentes alternativas del proyecto, para el horizonte del proyecto. Beneficios incrementales: Se calculan como la diferencia entre la situación “con proyecto” menos la situación “sin proyecto”. Impacto ambiental: Es necesaria la identificación de los impactos directos positivos y negativos del proyecto y el planteamiento de medidas de mitigación. De igual modo, se deberá elaborar un plan de manejo ambiental, sobre la base de cifras estimadas gruesas. Evaluación económica a. Metodología costo/beneficio: Este método se aplica a los proyectos en los cuales los beneficios se pueden valorar y, por lo tanto, se pueden comparar directamente con los costos. Los beneficios y costos que se comparan son los “incrementales”. Se deberá utilizar los indicadores de Valor Actualizado Neto (VAN), Tasa Interna de Retorno (TIR) u otros. Se seleccionan las alternativas cuyo VAN sea mayor que 0. Para los cálculos de actualización de los flujos sociales se deberá utilizar la tasa de descuento social vigente y los costos y beneficios se deberán ajustar de acuerdo a los factores de corrección, que periódicamente calculará y difundirá el MEF. b. Metodología costo/efectividad: Este método de evaluación se aplicará sólo en el caso de que los beneficios atribuidos al proyecto no se puedan valorar monetariamente. Se recomienda efectuar una buena selección de los Indicadores de metas, a fin de permitir la evaluación de las diferentes alternativas. Generalmente se seleccionan las alternativas que tienen un menor costo por indicador y cuyo valor se encuentra por debajo de las líneas de corte previamente establecidas. Análisis de sensibilidad: Se deberá analizar escenarios en los cuales se puede generar un cambio sustantivo en alguna variable que afecte ya sea los beneficios o costos del proyecto. Análisis de Sostenibilidad: Se refiere a la posibilidad que el proyecto genere los beneficios esperados a lo largo de su vida. Se deberá analizar en referencia: a. Los arreglos institucionales previstos para las fases de operación y preoperación del proyecto. b. La capacidad de gestión de la organización encargada del proyecto en su etapa de inversión y operación. c. La disponibilidad de recursos. d. Financiamiento de los costos de operación y mantenimiento, señalando cuáles y para qué serían los aportes de las partes interesadas. e. La participación de los beneficiarios. Selección y priorización alternativas: De acuerdo con el resultado de los indicadores utilizados en la evaluación económica se ordenarán las alternativas en orden de prioridad, procediendo luego a seleccionar la(s) mejor(es) alternativa(s).
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Matriz del marco lógico para la alternativa seleccionada: Se presentará la matriz definitiva del marco lógico de la alternativa seleccionada o de las alternativas priorizadas; es importante la definición de indicadores medibles y verificables, así como la realización de líneas de base a efectos de un adecuado seguimiento, monitoreo y evaluación de los proyectos. CONCLUSIONES: De acuerdo con el resultado de la evaluación económica, de impacto ambiental y del análisis de sostenibilidad del proyecto, se concluirá respecto a la viabilidad del proyecto.
1.2 1. Identifique un proyecto de software y realice una pequeña estructura del proyecto según lo indicado hasta esta parte del capitulo
En el presente fascículo se ha abordado los principales conceptos que se le dan a un proyecto. Donde, inicialmente, se definió lo que es un proyecto, gestión de un proyecto, además se vio el ciclo de vida de un proyecto considerando un proyecto social y privado (PMBOK), aunque el PMBOK enfoca netamente la gestión de un proyecto. Seguidamente, se definió la estructura de un proyecto de manera general en vista a que estos pasos pueden variar según el tipo de proyecto y el ámbito en el cuál se pueda implementar.
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Guía Perfil del Portal SNIP, Ministerio de Economía y Finanzas - Perú Dirección y Gestión de Proyectos – Alberto Domingo Ajenjo. Formulación y evaluación de proyectos informáticos – Gabriel Baca Urbina PMBOK Cuarta Edición
La siguiente unidad se encarga de identificar problemas que nos permitan generar un proyecto y crear su matriz de marco lógico.
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Autoevaluación formativa Introducción a proyectos y estructura - Unidad No. 1 Desarrolle lo que se pide: 1. Elaborar un listado de 3 ideas de proyectos del tipo Privado, 3 ideas de proyectos del tipo social y 3 proyectos informáticos y descríbalos. 2. Realice una comparación entre el ciclo de vida de un proyecto social y el marco del PMBOK.
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Metodología para Identificar Proyectos y Marco Lógico
En esta parte del fascículo vamos a centrarnos en una metodología propuesta para la identificación de problemas basado en la identificación de las causas y efectos del problema, el cuál después generara un árbol de objetivos. También se le conoce como el árbol de problemas y objetivos, que nos permitirán a la vez tener las alternativas para el proyecto. Cabe decir que se recomienda para esta fase trabajar con una lluvia de ideas con el grupo interesado para de esta manera abarcar la mayor gama de situaciones problemáticas y también alternativas.. Seguidamente trataremos del Marco Lógico que es una matriz en la que una vez seleccionada la alternativa requiere plantearse una serie de acciones para cada objetivo y propósito determinado en la etapa anterior, no de los aspectos más importantes de esta fase es la utilización de indicadores que permitirán la gestión del proyecto.
Al terminar el estudio de la presente unidad, el estudiante:
Define claramente el titulo de un proyecto. Desarrolla el árbol de problemas y objetivos Genera la matriz de marco lógico para un proyecto.
METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACION DE OPORTUNIDADES O PROBLEMAS El análisis o diagnostico de la situación actual de una oportunidad, un problema latente o por ocurrir, nos dará un indicio para la Definición de un problema o el Reconocimiento de una Oportunidad, esto luego nos permitirá Analizar las causas y efectos que los generaron, pudiendo así entonces plantear Objetivos y Metas que pudieran lograr el Proyecto, mediante el Planteamiento de Alternativas de Solución a estos hechos. El grafico 2.1 muestra una secuencia de acciones que permiten identificar proyectos.
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Procesos de Iniciación
Figura 2.1 Acciones que permiten identificar proyectos Nombre del proyecto Las pautas que se recomiendan para formular el Nombre de un Proyecto según el SNIP son: • La Naturaleza de la intervención, • El tipo de Bien o Servicio que se ofrecerá, • La Identificación o Localización geográfica Ejemplo:
Metodología de Identificación de proyectos: pasos A continuación presentamos un cuadro de la metodología que nos permite identificar un proyecto.
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Paso 1: Identificación de problemas ¿Qué es un problema? Es una situación insatisfactoria que se refiere a: a. Una necesidad insatisfecha. b. Una oportunidad no aprovechada. Refleja la situación actual Identificación de problemas: procedimiento 1) Plantear los problemas considerados fundamentales, en el contexto de la situación analizada. 2) A partir de esta primera lluvia de ideas, establecer el problema central. 3) Determinar si el problema encontrado guarda relación con los lineamientos de la organización. 4) Determinar el área o zona afectada por el problema y determinar la población afectada o beneficiaria, indicando sus indicadores socioeconómicos. 5) Los proyectos deben reflejar las necesidades de los interesados o de los involucrados (stakeholders), y no solo de las necesidades internas de la organización. 6) Asimismo, cada problema debe incorporar la magnitud en la población afectada, el riesgo de los mismos y la importancia por los beneficiarios. Diagnóstico de la Situación Actual Se debe recoger la información necesaria para realizar una correcta identificación del problema central del proyecto. ¿Qué buscamos con un diagnóstico? Entender las condiciones actuales en las que se encuentra una determinada localidad, área u organización, respecto al tema escogido para desarrollar el proyecto. Identificar el Área de Influencia, la afectada por el problema y la ser atendida por el proyecto. Explicar los motivos que generan y sustentan la elaboración del proyecto. Explicar los problemas encontrados y la gravedad de los mismos (Desde cuando, relevancia y grado de avance) 23
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A nivel de perfil se utiliza información secundaria (Doc. Estadísticas). El Problema Central El problema central es aquella situación negativa que afecta a un sector de la población u organización. Definición del Problema Central El problema no debe ser expresado como la negación de una solución, sino que debe dejar abierta la posibilidad de encontrar múltiples alternativas para resolverlo. Si se diera el caso de que hay una solución predominante, o que parece ser única, un procedimiento que facilitaría la correcta identificación del problema central es preguntarse ¿por qué es necesaria esta solución? Ejemplos: Incorrectamente formulado Correctamente formulado Falta un sistema de información Ineficiente capacidad de procesamiento de datos. No existe un generador local de Limitada provisión de energía eléctrica energía eléctrica durante el día. Necesidad de un programa de Baja participación de la mujer en la empleo femenino generación de ingresos de los hogares en situación de pobreza Se debe tomar en cuenta que un problema NO ES LA AUSENCIAa una solución o la FALTA DE ALGO, sino la diferencia entre lo que se tiene y lo que se quiere. Así, al plantear el problema central, NO se debe usar frases como “FALTA DE” o “NO HAY”,se recomienda el uso de palabras alternativas como: costoso, debilitado, diferente, difícil, escaso, excesivo, improductivo, inaccesible, inadecuado, ineficiente, obsoleto, retraso. Algunos ejemplos 1) Alta tasa de deserción escolar en niñas menores de 10 años 2) Limitado suministro de energía eléctrica durante el día. 3) Alto grado de incidencia de enfermedades diarreicas agudas y parasitosis en niños menores de 5 años 4) Difícil traslado de los excedentes de producción hacia los principales mercados 5) Baja calidad de la fibra de alpaca en las provincias altas 6) Deficiente sistema de riego de parques y jardines en la ciudad Paso 2: Análisis de problemas Procedimiento 1. Colocar el problema principal en el centro del árbol. 2. Identificar las causas inmediatas (directas). 3. Analizar las causas mediatas (indirectas). 4. Análisis de efectos inmediatos (directos). 5. Análisis de efectos mediatos (indirectos). 6. Identificar aquellas que no son causas
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Figura 2.2 Estructura de árbol de problemas Cuáles son las CAUSAS que originan el Problema Central Luego de identificar el problema central, es necesario encontrar sus causas. Estas responden a la pregunta: ¿Por qué ocurre este problema? ¿Cuál es el origen del problema? Conociendo las causas se podrán plantear las acciones que permitan atacar dichas causas y así solucionar el problema. …. El tema es determinar las causas (nudos críticos) que originan el Problema Central…… Se procede a relacionar las causas y a agruparlas de acuerdo a su relación con el Problema Central; siguiendo una lógica de causalidad, de abajo hacia arriba. Es preciso, pues, identificar las causas vitales (directas)del problema principal. ¿POR QUÉ?: Porque solucionando estas pocas causases posible resolver prácticamente todo el problema. Árbol de problemas: recomendaciones 1) Focalizar el análisis de causas y efectos sólo en el problema central (PC). 2) Las causas esenciales y directas del PC son colocadas en forma paralela, debajo del PC. 3) Los efectos esenciales y directos son colocados en forma paralela, encima del PC. 4) Las causas y los efectos son presentados siguiendo el mismo principio, de modo que se forman varios niveles causales y ramificaciones. 5) El árbol queda concluido cuando existe la convicción de que se ha utilizado la información esencial. Zona y Población Afectada Se debe conocer cuál es la zona y población en donde la situación que se pretende atender se hace presente. Asimismo, para poder definir el tamaño del proyecto es necesario, previamente tener claro, la cantidad afectada por esa situación. 25
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Paso 3: Análisis de Objetivos Características de los objetivos Los objetivos deben: 1) Especificar la naturaleza del cambio. 2) Ser realistas; número limitado. 3) Ser específicos: el progreso hacia su logro puede ser atribuido al proyecto. 4) Ser mensurables, a costo y esfuerzos razonables. 5) Ser redactados usando verbos fuertes, en modo infinitivo. Análisis de objetivos: Procedimiento 1) Conversión del problema central en objetivo principal o propósito del proyecto. 2) Conversión de las causas en medios. 3) Conversión de los efectos en fines.
Figura 2.3 Realización de cambios de problemas a objetivos Ejemplo:
Figura 2.4 Estructura de un árbol de objetivos 26
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Árbol de objetivos: recomendaciones 1. “TRUCO”: cambiar todos los estados negativos en situaciones positivas. 2. Las dificultades en la formulación indican deficiencias en el análisis de problemas. 3. Evitar expresiones que no tiene sentido o que puedan ser cuestionadas por la ética. 4. Añadir nuevos encadenamientos MEDIO - FINES si es necesario. 5. Eliminar fines IRREALES o NO DESEADOS, si es necesario. 6. Evitar redacción confusa y uso de términos complejos. Tampoco usar muchos verbos, acciones o frases. 7. No redactar los objetivos como productos o metas, minimizando la importancia de los procesos.
Paso 4: Análisis de Alternativas Análisis de alternativas: procedimiento 1. Se identifican los medios que podrían transformarse en alternativas o componentes de una alternativa. 2. Se excluyen, en principio, aquellos medios que no son deseables, en razón de que no encajan en los criterios de priorización adoptados: a) Grupo meta. b) Monto máximo. c) Sector o tipo de proyecto, etc. 3. Se seleccionan los medios fundamentales que sean técnicamente factibles y se analizan las relaciones entre alternativas resultantes, identificando posibles situaciones: a) Acciones mutuamente excluyentes (No se pueden ejecutar de manera simultánea). b) Acciones independientes (pueden ejecutarse de manera conjunta con acciones mutuamente excluyentes y/o complementarias). c) Acciones complementarias (pueden ejecutarse de manera conjunta a fin de generar sinergias). 4. Se selecciona la alternativa de mínimo costo, en base a un análisis costo efectividad. 5. Si persistiesen las dudas, serian necesario realizar estudios de pre-factibilidad y factibilidad, en los que se realicen análisis más profundos del proyecto, en los 27
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siguientes aspectos: institucional, financiero, económico, social-cultural, técnico y ambiental.
Ejemplo 1:
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Ejemplo 2: Árbol de Problemas
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Árbol de Objetivos
Alternativas
2.1
1
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¿Cree el árbol de problemas y objetivos para que la alternativa seleccionada sea un proyecto de software?
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Importancia del Marco Lógico ¿Qué es el Marco Lógico? Es una herramienta útil para facilitar el proceso de conceptualización, diseño, ejecución y evaluación de proyectos, principalmente en su etapa de formulación por las siguientes razones: 1. Contribuye al diseño de un sistema de objetivos jerárquico y coherente que toma en cuenta los problemas priorizados que se quiere resolver. 2. Aporta un formato para llegar a acuerdos precisos acerca de los objetivos e indicadores del proyecto. 3. Suministra información para preparar el plan operativo y los cambios producidos en el proyecto. 4. Incorpora supuestos que están fuera del proyecto que permitirá tomar las medidas necesarias para que no afecten su ejecución. 5. Proporciona una estructura para expresar en un solo cuadro la consistencia de un perfil con sus principales componentes (bienes o servicios) o resultados. 6. Identifica las actividades clave que servirán de medios necesarios para garantizar el logro de los resultados y objetivos del proyecto. 7. Contribuye a elaborar indicadores para el monitoreo y evaluación (impacto) del proyecto.
Figura 2.5 Función que cumple el marco lógico Elementos y estructura del Marco Lógico Es una matriz de 4 filas y 4 columnas que presenta de manera resumida la información básica de la alternativa (proyecto) recomendada.
Figura 2.6 Estructura del Marco Lógico El marco lógico en la estructura a nivel de matriz que presenta tiene en base a cada columna y fila un nivel de detalle que nos permite tener una perspectiva más coherente. 31
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A nivel de columnas se presenta la característica de que los objetivos, indicadores, medios y supuestos se deben plantear para cada fila.
Figura 2.7 Información a nivel de columnas del marco Lógico A nivel de filas la matriz de marco lógico presenta el fin, el propósito, los componentes y acciones que permitirán lograr en toda la etapa del desarrollo del proyecto.
Figura 2.8 Información a nivel de filas del Marco Lógico Un buen proyecto exige una lógica perfecta: la perfección se logra cuando las condiciones establecidas en cada nivel son las necesarias y suficientes para alcanzar el nivel siguiente. La jerarquía de Objetivos del proyecto FIN: Objetivo global Los impactos del proyecto en el Sector. Como el proyecto contribuye en el mediano o largo plazo al Objetivo de Desarrollo. 1. Debe ser consistente con la estrategia de desarrollo y se reflejan en el Programa, Sistema o Sector que comprende al Proyecto. 2. Es un Objetivo de desarrollo de mayor nivel, que responde directamente a los problemas que se quiere resolver con el proyecto. 3. Los FINES son los “objetivos superiores” a cuyo logro contribuye el PROPÓSITO 4. Debe ser consistente con la misión de la institución. 5. Debe representar una correcta justificación de la inversión que se hace con el proyecto. Es una apuesta de mediano y largo plazo. 6. Está representado como un objetivo deseado, no como un medio o proceso. Es el último nivel del árbol de objetivos. 32
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7. Es equivalente a la visión y describe los beneficios que los grupos beneficiarios esperan ganar del proyecto EJEMPLO DE FIN:Si el problema principal de Huancayo es los bajos ingresos de los pequeños productores agropecuarios, el FIN del proyecto tendría que ser: “Lograr aumentos en los ingresos de los pequeños productores agropecuarios de Huancayo”. PROPOSITO es el objetivo inmediato del proyecto Es el resultado o efecto directo que se espera lograr cuando el proyecto haya concluido en la población objetivo y haya resuelto el problema. 1. El proyecto tiene un solo propósito(es el objetivo central que asegura la solución del problema). 2. El propósito describe un cambioen la conducta o performance de los beneficiarios al terminar el proyecto en un lugar determinado. 3. El propósito identifica claramente a la población beneficiara. 4. Nos indica el impacto directo del proyecto de la utilización de los productos (resultados/componentes) 5. No es una tautología; es decir, una reexpresión de los componentes. 6. El titulo del proyecto debe surgir de la definición del propósito EJEMPLOS DE PROPOSITOS Mejoras en el funcionamiento administrativo y financiero de la Caja Municipal de Huancayo. Disminución de la tasa de analfabetismo femenino en la provincia de Concepción Mejoras en la calidad de la enseñanza de estudiantes del primer ciclo en Satipo.
COMPONENTES objetivos tangibles Son los productos o servicios concretos que debe producir y entregar el proyecto o la gerencia. 1. Están incluidos en el proyecto todos los resultados (No más de 5) necesarios para lograr el propósito. Definen la estrategia básica. 2. Son bienes y servicios que entrega el proyecto, concretado en obras estudios, servicios, capacitación entre otros. Deben expresarse como ya se hubieran realizado. 3. Los COMPONENTES constituyen la CAPACIDAD INSTALADA del Proyecto y generalmente se expresan en: Obras construidas, Equipos instalados, Capacidad institucional desarrollada, Comunidad educada y/u organizada 4. Solo son incluidos los resultados de cuya realización se puede responsabilizar. 5. Existe sinergia entre los resultados. 6. Los resultados están orientados hacia la demanda y no hacia la oferta. 7. El sistema de gestión del proyecto o sistema de monitoreo y evaluación puede ser incluido como un resultado. EJEMPLOS DE COMPONENTES •Oficinas y laboratorios equipados adecuadamente. •Personal profesional y promotores campesinos capacitados. •Estudios de mercado y proyectos de asistencia técnica elaborados. •Empresas de los pequeños productores de la sierra abasteciendo a los mercados de Lima Metropolitana. •Créditos agropecuarios concedidos oportunamente. 33
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ACTIVIDADES Son las acciones o tareas que se deben llevar a cabo para producir y entregar cada componente del proyecto. o Son las tareas diarias que el Ejecutor tiene que realizar para obtener una actividad y lograr los Componentes o Productos, dentro de los plazos y presupuestos programados. o Las actividades que se incorporarán en cada bloque son todas las necesarias para la entrega de un componente dado. o Deben ser planteadas en orden cronológico de ejecución, desde la (a) hasta la (h), para cada uno de los componentes. Lo recomendable es que no exceda de 7 por cada componente. o Las actividades a realizarse debe ser una combinación para lograr el componente con la mejor opción de éxito al mínimo costo posible. o El Marco Lógico solo contiene actividades eje y no tareas o Actividades menores que no incorporen costo. o Las actividades son la base para el cálculo del proyecto y la Elaboración del plan operativo y cronogramas. EJEMPLOS DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD: “Licitación Pública Internacional” TAREAS: 1. Elaboración de bases de términos de referencia. 2. Convocatoria pública. 3. Recepción de propuestas técnicas y económicas. 4. Otorgamiento de la buena pro. 5. Firma de Contrato.
Los Indicadores Es toda magnitud estadística, expresada en cifras absolutas o relativas, obtenida mediante la agregación de datos primarios o mediante operaciones matemáticas sobre las observaciones primarias, que permite conocer, describir o evaluar las características de una situación dada. En el marco Lógico expresan las medidas de los resultados, objetivos, Componentes y actividades. 34
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Si el resultado está expresado en términos vagos, no podremos saber si el proyecto está avanzando en la dirección y en la intensidad deseada. Por ello, es necesario que cada nivel de objetivo se exprese con claridad y concreción y se apoye en INDICADORES que permitan: 1. Darle un valor al resultado que se esperará lograr con el proyecto (meta), y 2. Medir los logros de avance y los resultados obtenidos al término de los plazos establecidos. La confrontación de 2 vs 1 le permite a la gerencia conocer el rumbo y la intensidad efectiva del proyecto durante sus fases de ejecución y operación. Objetivos, indicadores y metas OBJETIVOS: Son los beneficios que genera un proyecto. Son los cambios deseados en las personas o un entorno INDICADORES: Son las magnitudes estadísticas que se emplean para medir los objetivos, tanto su situación actual como el progreso hacia su logro. METAS: Son los niveles cuantificables de los indicadores que el proyecto desea lograr en un periodo dado” Carácter de los indicadores Dependiendo del nivel de objetivo se debe tener en cuenta alguna característica acerca de los indicadores.
EJEMPLOS DE INDICADORES SI LO QUE SE QUIERE MEDIR ES: EL INDICADOR SERÍA: Mejora en la educación de la población •Tasas de repetición y deserción •Número de estudiantes por profesor Mejora en el desempeño económico del sector agrícola por el uso de riego 35
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•Rendimientos con riego (TM/ha) •Tasa Interna de Retorno (%) Los Medios de Verificación 1. Los medios de verificación establecen: - Como adquirir evidencia de que los objetivos se han logrado. - Cuáles son los documentos y/o materiales que proveen la data/información requerida para cada indicador, y donde encontrarlos. 2. Los medios de verificación, conjuntamente con los indicadores, conforman la base del sistema de monitoreo y evaluación del proyecto. 3. Los medios de verificación son, en general, de dos tipos: - Fuentes primarias. - Fuentes secundarias. Las Fuentes de Verificación pueden construirse en base a: 1. ESTADISTICAS Existentes o preparadas para el proyecto (Primarias) 2. MATERIAL PUBLICADO que contenga información útil para verificar el logro de los objetivos del proyecto. 3. INSPECCION DIRECTA para verificar el logro de los componentes, tanto en calidad como en cantidad. 4. ENCUESTAS que pueden ser ejecutadas por el proyecto para medir Calidad. 5. INFORMES Y REGISTROS CONTABLES son medios de verificación que ayudan al cálculo de indicadores de Costos y Eficiencia. Los Supuestos Los supuestos son las condiciones suficientes para el éxito del proyecto. Si cumplió con realizar las actividades que circunstancias podrían impedir alcanzar los resultados. Características de los Supuestos Se deben formular de manera positiva, es decir mostrando las condiciones que deben existir para que el proyecto tenga éxito. Ser evaluados y analizar su importancia en relación a la viabilidad de proyecto. Establecer las condiciones de suficiencia para el logro de los objetivos en los diferentes niveles Debe medir el grado de incertidumbre del proyecto. Si esto es alto se debe pensar en cambiar el diseño del proyecto Ejemplos de Marco Lógico En el tema anterior estuvimos viendo algunos casos acerca de la identificación de problemas a través del árbol de causas y efectos como también del árbol de medios y fines para poder determinar el árbol de objetivos. Veamos ahora como el árbol de objetivos general el Marco Lógico del proyecto.
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Figura 2.9 Ejemplo de generación del marco Logico
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CASO: DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Procesos de Seguimiento y control
Procesos de Planificación
Procesos de Ejecución
Eficiente trabajo organizacional
Eficiente tratamiento de Información
Reportes consistentes
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Cumplimiento de tareas sin retraso
IDENTIFICACIÓN
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OBJETIVO
INDICADOR
FIN Cumplimiento de tareas sin retraso Reportes consistentes Toma de decisiones acertadas
Porcentaje de tareas retrasadas Nro de reportes con errores Porcentaje de decisiones acertadas Numero de errores en los datos de entrada, proceso y salida
PROPOSITO Eficiente tratamiento de la información
COMPONENTES Utilización de SI/TI Procesos optimizados
Numero de procesos automatizados con SI/TI
ACTIVIDADES Análisis y mejoramiento de Procesos Automatización de procesos con SI/TI
Cantidad de requerimientos para el SI Tiempo estimado de culminación Costo total de desarrollo
MEDIOS DE VERIFICACION Reportes de jefe de área Hoja de Verificación de reportes
SUPUESTOS
Hoja de verificación
La verificación se realiza de manera correcta y con sumo cuidado. El software se desarrolla de acuerdo a la planificación estimada. El personal de la empresa colabora de manera acertada con el equipo de desarrollo.
Informes de avance de desarrollo del SI Validación del software Hoja de requerimientos Informe del proyecto según cada fase Análisis económico
El personal trabaja con información real en cada área involucrada
1.2 1. Realice una matriz de marco lógico para un proyecto de software (De la actividad 1.1).
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En el presente fascículo se ha abordado la metodología para la identificación de proyectos, que nos permiten identificar las causas y efectos del problema para luego generar el árbol de problemas y el árbol de objetivos. Después de este paso identificamos y elegimos la alternativa para la cual creamos su matriz de marco lógico el cuál es la herramienta que nos va a apoyar a la gestión del proyecto en las diversas etapas que se presentan.
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Curso SNIP - 2008 Dirección y Gestión de Proyectos – Alberto Domingo Ajenjo. Formulación y evaluación de proyectos informáticos – Gabriel Baca Urbina PMBOK Cuarta Edición
La siguiente unidad se encarga de la formulación de un proyecto para determinar si es factible desde el punto de vista de las necesidades determinadas.
Autoevaluación formativa
Desarrolle lo que se pide: 1. Cuál es la diferencia entre una meta, objetivo e indicador. 2. Realice el marco lógico para un proyecto de desarrollo de un sistema (software) considerando los elementos indicados. Para ello debe determinar en primera instancia un árbol de objetivos. 3. Del caso 2 identifique todas las actividades detalladas que se deben realizar en el proceso de desarrollo del sistema.
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Formulación del proyecto- Factibilidad En esta parte del fascículo vamos a centrarnos en el aspecto de la oferta y demanda como se denomina en proyectos privados y sociales y para el caso de proyectos informático lo denominamos cuantificación de las necesidades del producto o servicio. Determinar si realmente lo que se pretende realizar dentro del proyecto, sea un producto o servicio debe de evaluarse si realmente es factible desde el punto de vista del mercado es decir si existe la necesidad de hacerlo o no y para determinar si se va a realizar hay que hacer el balance de la oferta y la demanda. En esta fase del proyecto y para el caso de proyectos informáticos debemos de considerar a la oferta como lo que la organización tiene o realiza pero que no es suficiente y a la demanda como esas necesidades que hasta el momento no lo realiza con el apoyo de un software.
Al terminar el estudio de la presente unidad, el estudiante:
Diferencia lo que es la oferta y demanda. Establece las necesidades como la demanda para un proyecto de software Realiza el balance de la oferta y demanda.
ESTUDIO DE MERCADO O CUANTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES DEL SERVICIO O PRODUCTO Definición de Mercado Es el lugar donde se realizan las transacciones económicas entre demandantes y ofertantes, es decir entre el que ofrece un bien y el que necesita satisfacer una necesidad con un bien determinado, dentro del desarrollo de un software se da a través de la interlocución entre el analista y el cliente en el cuál se empiezan a determinar las necesidades del sistema que normalmente es el área de la empresa o toda la organización Importancia del Estudio de Mercado o Cuantificación de necesidades Importancia: Es la columna vertebral de todo proyecto, y a partir de ello se realiza los demás estudios técnicos, costos, financiamiento y evaluación económica de su viabilidad.
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El estudio de mercado debe servir para determinar la cantidad de consumidores que demandan un bien o servicio en un periodo de tiempo determinado y sujeto a un precio. También permite conocer las características y especificaciones del servicio o producto que desea comprar el cliente. Nos dirá igualmente qué tipo de clientes son los interesados en nuestros bienes (población objetivo), lo cual servirá para orientar la producción del negocio o la forma de trabajo para el desarrollo. Finalmente, el estudio de mercado nos dará la información acerca del precio apropiado para colocar nuestro bien o servicio y competir en el mercado, o bien imponer un nuevo precio por alguna razón justificada. SEGMENTACIÓN EN PROYECTOS SOCIALES En el caso de proyectos sociales de debe: Cuantificar la población afectada actual... Delimitarla en una referencia geográfica. Estimar su evolución para los próximos años. Definir los bienes y servicios necesarios para atenderla RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Una de las cosas que debemos tener en claro, en el mundo de los negocios, es que existe la necesidad de recopilar información sobre lo que piensan las personas (público objetivo) del producto o servicio que le vamos a ofrecer. Un grave error nuestro sería pensar que todos pueden tener el mismo pensamiento de nosotros frente al producto o servicio que pensamos introducir al mercado, por tal motivo el proceso de recopilación de información tanto cuantitativa y cualitativamente nos permitirá tomar decisiones relacionadas con el producto o servicio a ofrecer; también nos permitirá establecer una política de precios, determinar los canales de distribución que nos permita llegar de la mejor manera a nuestro público objetivo, etc. Dentro del desarrollo de software la determinación de la demanda es la determinación de las necesidades o requerimientos del sistema que finalmente deben de convertirse en un producto software.
Figura 3.1 Requerimientos y producto software El procesamiento de la información contempla dos tipos de fuentes: * Primarias. Es toda información de primera mano, proporcionado por el propio usuario o consumidor del producto, las formas de obtenerla es a través del: · Método de observación. Consiste en ir con el usuario y observar su conducta. · Método de experimentación. Consiste en usar u observar los cambios de conducta. · Acercamiento y conversación directa del usuario. (Encuestas)
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Ejemplos de Preguntas Abiertas en una encuesta para determinar las necesidades del usuario o requerimientos del sistema: Del Usuario
¿Quién es el cliente?
¿Quién es el usuario?
¿Son sus necesidades diferentes?
¿Cuáles son sus habilidades, capacidades, ambiente?
Del Proceso
¿Cuál es la razón por la que se quiere resolver este problema?
¿Cuál es el valor de una solución exitosa?
¿Cómo usted resuelve el problema actualmente?
¿Qué retrasos ocurren o pueden ocurrir?
Del Producto
¿Qué problemas podría causar este producto en el negocio?
¿En qué ambiente se usará el producto?
¿Cuáles son sus expectativas para los conceptos fácil de usar, confiable, rendimiento?
¿Qué obstáculos afectan la eficiencia del sistema?
* Secundaria. Es toda información sistematizada que es producida por instituciones, como la información escrita que existe sobre el tema, ya sean estadísticas del gobierno, libros, datos de la propia empresa. · Ajenas. A la empresa, como las estadísticas de las cámaras de comercio, las revistas especializadas, etc. · Provenientes de la empresa, como lo es toda información que se reciba a diario por el solo funcionamiento de la empresa, como lo son las facturas de venta, esta información puede no solo ser útil sino la única disponible por el estudio. UNIVERSO Y MUESTRA UNIVERSO Podemos decir que una población o universo es, el conjunto de todas las cosas que concuerdan con una determinada serie de especificaciones. En general, toda investigación puede considerarse como una búsqueda de los datos apropiados que permitan resolver ciertos problemas de conocimiento. Estos datos son obtenidos a través de un conjunto de unidades que constituyen el universo relevante para la investigación. Existen universos que resultan demasiado amplios para el investigador, pues éste no tienen ni el tiempo ni los recursos para abordar el estudio de cada una de las unidades que lo componen (el conjunto de ciudadanos de un país, la flora de una región o las innumerables galaxias). Para resolver este inconveniente, se acude a la operacionalización del universo mediante la extracción de muestras.
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Debemos determinar que en el desarrollo de un software el universo viene a ser el área de la empresa o la organización completa. LA MUESTRA Una muestra es un conjunto de unidades, una porción del total, que nos representa la conducta del universo en su conjunto. Cuando una muestra cumple con ser representativa, es decir, cuando nos refleja en sus unidades lo que ocurre en el universo, la llamamos muestra representativa. Por lo tanto, una muestra representativa contiene las características relevantes de la población en las mismas proporciones en que están incluidas en tal población. Sus conclusiones son susceptibles de ser generalizadas al conjunto del universo, aunque para ello debamos añadir un cierto margen de error en nuestras proyecciones. En proyectos de desarrollo de software muchas veces la muestra es inexistente o simplemente el igual a la población. TAMAÑO DE LA MUESTRA Al realizar un muestreo probabilística nos debemos preguntar ¿Cuál es el número mínimo de unidades de análisis (personas, organizaciones, capitulo de telenovelas, etc.), que se necesitan para conformar una muestra. En el tamaño de una muestra de una población tenemos que tener presente además si es conocida o no la varianza poblacional. Para determinar el tamaño de la muestra cuando los datos son cualitativos es decir para el análisis de fenómenos sociales o cuando se utilizan escalas nominales para verificar la ausencia o presencia del fenómeno a estudiar. ANÁLISIS DE LA DEMANDA DEFINICIÓN La demanda se define como la cantidad que están dispuestos a comprar los consumidores de un determinado producto o servicios, considerando un precio y en un determinado periodo. La finalidad de estudio de mercado es probar que existe un número suficiente de individuos, empresas u otras entidades que dadas ciertas condiciones presenta una demanda que justifica la puesta en marcha de un determinado programa de producción de bienes o servicios. En un proyecto de software la demanda consiste en todos los requerimientos o necesidades de usuario que quieren que sean apoyadas por un software. METODOLOGÍA PARA ESTUDIAR LA DEMANDA La metodología para estudiar la demanda, consiste en ordenar en forma cronológica la información que se va a recolectar y a analizar. Para analizar la demanda se deben seguir 3 pasos: 1. Medir la demanda. Se debe cuantificar tanto la demanda actual como la potencial, lo cual puede realizarse de tres maneras: a) En unidades físicas. b) En valores monetarios. c) En términos de participación en el mercado.
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2. Explicar la demanda. Se deben identificar las variables que determinan la demanda y averiguar de qué modo influye en su comportamiento, así como las interacciones que existen entre tales variables. 3. Pronosticar la demanda. El conocimiento del comportamiento actual y pasado de la demanda, así como de las variables que influyen en dicho comportamiento, puede ser utilizado para efectuar un pronóstico de la demanda, es decir, una previsión del nivel de demanda en el futuro. Demanda en proyectos Sociales Conceptos básicos: 1. Población de referencia (N): Es la población total del área o áreas geográfica donde se llevará a cabo el proyecto. 2. Población afectada (A): Es la parte de la (N) que requiere de los servicios del proyecto para satisfacer la necesidad identificada (= Población Carente o Población Demandante). 3. Población Objetivo (B): Es aquélla parte de la (A) a la que el proyecto, una vez examinados los criterios y restricciones, está en condiciones de atender. 4. Población ya atendida por otras entidades u oferta
3.2 Identificando la población afectada (enfoque social)
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Figura 3.3 Identificando la demanda potencial (Enfoque de mercado o privado) Población de referencia Está constituida por la población comprendida en el área de influencia que potencialmente recibiría los beneficios del proyecto. Hay que considerar la segmentación del mercado de salud, educación u otro en la que la población de referencia es claramente diferenciada para cada uno de los agentes productores de servicios. Métodos alternativos de estimación: • A partir de la información estadística actual disponible • A partir de una proyección • A partir de información indirecta y supuestos simplicadores • Obtenida de una investigación de campo. Información para estimación de la Población Objetivo y Carente A partir de identificar las fuentes de información estadística relevante: Directorio de Centro Poblados Censo Nacional de Población y Vivienda de 1993 y del 2005 Censo Nacional Agropecuario de 1994 Perú Compendio Estadístico de diferentes años Comunidades Campesinas y Nativas del Perú (1972) Relación de Comunidades Tituladas por el PETT( 2005) Estudio de campo si la información es muy antigua, dudas de su veracidad y la población es muy pequeña. Estudios de diagnósticos realizados por el Ministerio de Agricultura, Educación y Salud. Criterios y caracterización de la población Objetivo Criterios Grado y nivel del problema (o pobreza). Grupos con vulnerabilidad Valor del impacto del proyecto Afectados por la violencia política Articulación al mercado Concentración geográfica, potencialidad de recursos y activos, etc. Por atributos varios (Indicadores)
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Por Por Por Por Por Por
Edad (jóvenes o adultos), Nivel de Ingresos Nivel de Activos (tangibles e intangibles) Nivel educativo, Idioma (quechua) Sexo impacto o gravedad del problema dimensión geográfica su nivel productivo / tecnológico la disponibilidad y calidad de los RRNN acceso de los servicios públicos disponibilidad de servicios financieros y no financieros
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Por dimensión temporal
DETERMINACIÓN DE LOS SERVICIOS Los bienes o servicios públicos que se ofrecerán surgen directamente de las Alternativas de Solución. Por ejemplo: Py. Saneamiento ---) Ss. Dotación de agua y Capacitación para uso adecuado del agua. Py. Educación ---) Ss. Educativos para tres primeros años de nivel primaria, para educación especial, etc. Así como las unidades que estos serán medidos. Educación Alumnos/año Salud Atenciones/año Acueducto, alcantarillado M3/año, litros/seg. Electricidad Kilovatios - hora Transporte Pasajeros/día o año Limpieza Pública Toneladas/día o año Matadero Cabezas/día, Ton/año ESTIMACION DE LA POBLACION OBJETIVO: ALGUNOS METODOS 1. INFORMACIÓN DISPONIBLE: · Censos o registros · Estudios recientes · Certificación del INEI 2. PROYECCIONES INTER CENSALES
Ejemplo: 1. Estimar la población de referencia. Si no se requiere estimación de campo: o A partir de información estadística actual disponible o A partir de una tasa porcentual que indica la existencia del problema o necesidad o A partir de información indirecta existente y supuestos simplificadores Resultado: - Población Chaquepay 1998: 766 - Tasa crecimiento anual: 1.7% 47
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- Población Chaquepay 2004: (766) x (1+0.017)2009-2003 = (766) x (1+0.02)5 = 833 personas
Demanda en proyectos Informáticos Los sistemas de información tienen cuatro componentes: hardware, software, dispositivos de transmisión de datos a distancia y personal que opera el sistema. La demanda deberá medirse en cada uno de estos aspectos. Para el caso de la demanda del servicio que puede proporcionar el hardware de una red de cómputo, es la capacidad que tiene cada uno de los componentes del hardware de la red para almacenar, transportar, transformar y procesar datos. La capacidad puede expresarse de manera cuantitativa. Si el caso es de almacenamiento de datos, debemos considerar los tipos de memoria RAM, caché y memoria de disco duro. Los cuáles se pueden expresar en kilo, mega, giga, peta, etc. Si la actividad sobre los datos es transmitirlos debemos tener en cuenta el tipo de cable (UTP, Coaxial y fibra óptica) si hay conexión física entre las PC de la red y el ancho de banda si se usan microondas o un satélite para la transmisión. Si son los cables de transmisión la transmisión está dada por el calibre del cable y por las propiedades que tiene para transmitir expresada en bits por segundo. Si la transmisión es por microondas o vía satélite se usa el ancho de banda que es la diferencia entre las frecuencias más alta y más baja autorizada para transmitir la información (Hertz). Si la actividad sobre los datos es transformarlos, entonces se utiliza la impresora y la capacidad de transformación de datos se expresa en líneas impresas por minuto. Cuando hablamos de proyectos informáticos en especial de sistemas de información podemos definir la demanda como: Hardware: La demanda de hardware es la capacidad y número de equipos como procesadores, impresoras, monitores, etc., que son necesarios para que el sistema de información funcione y pueda proporcionar un determinado nivel de servicio a los usuarios del nuevo sistema. Software: La demanda de software es el conjunto de tareas de procesamiento que debe ejecutar el nuevo sistema para que la información sea procesada de acuerdo a las necesidades de la organización. Dispositivos de comunicación: La demanda de dispositivos de comunicación a distancia dependerá de la cantidad de mensajes y de información que se haya calculado que va a manejar la empresa en un momento determinado, a mayor cantidad de datos enviados, mayor capacidad del dispositivo de comunicación. Personal: La demanda de personal dependerá del nivel de servicio que se quiera otorgar a los usuarios del sistema de información. A mayor nivel de servicio mayor cantidad de personal, aunque hay excepciones por supuesto. Demanda en el Desarrollo de un SI La pregunta aquí sería ¿Cómo se detecta y mide la necesidad de un sistema de información, ya sea parcial (ventas, contabilidad, etc.) o integral? 48
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Primero, la necesidad de un sistema de información se detecta porque en la organización se presentan problemas de retraso de flujo de información, información recibida o transmitida con errores, contar con información tardía para tomar decisiones, etc. Para cuantificar la demanda, se elabora un mapa de los procesos de flujo de información en la empresa, y se determina en cuál de estas actividades existen problemas de flujo de información. Una vez que se cuantifique el tiempo de flujo de información y la cantidad de errores en los datos, estos pueden expresarse en términos económicos. Además en los SI la demanda más efectiva a tomar en cuenta si es que se va a desarrollar un nuevo sistema debe ser el conjunto de tareas de procesamiento que debe ejecutar el nuevo sistema para que la información sea procesada de acuerdo a las necesidades de la organización. A esto nosotros lo denominamos requerimientos del Sistema de Información Vamos a considerar un ejemplo de un Sistema de ventas:
Utilizando la técnica IDEF0 DIAGRAMA CONTEXTUAL
Figura 3.4 Diagrama contextual conIDEF Descomponiendo el sistema en actividades:
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Figura 3.5 Descomposición de procesos IDEF0 Demanda en requerimientos: REQUERIMIENTOS FUNCIONALES: Registro de productos, clientes y trabajadores Registro del pedido del cliente. Registro de entrega de productos por delivery Actualización del stock del producto Generación de reporte cuando el producto este en su stock minimo Registro de pagos de las ventas Generación de boletas de venta. Generación de facturas. Cálculo venta diaria, semanal y mensual. Utilizando los diagramas de Casos de Uso Ejemplo: DESCRIPCIÓN DEL PROCESO El proceso comienza cuando el actor huésped y recepcionista interactúan en una solicitud de habitación, dicho proceso incluye mostrar las características de la habitación, luego el huésped conjuntamente con el botón ubican la habitación. Después el recepcionista genera el documento de servicio en el cuál se le puede agregar el recargo por bar o daños si hubiera, el hecho de generar el documento de servicio involucra cancelar el documento el cuál se puede realizar en efectivo o con tarjeta.
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Figura 3.6 Diagrama de casos de uso
Figura 3.7 Requerimientos Funcionales
Figura 3.8 Requerimientos No Funcionales 51
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3.1
3. ¿Determine la demanda de un proyecto de software realizando una encuesta? 4. ¿Realice un diagrama de procesos con IDEF? 5. ¿Genere el diagrama de casos de uso del sistema?
ANÁLISIS DE LA OFERTA Definición de la Oferta La oferta se define como la cantidad de bienes o servicios que se ponen a la disposición del público consumidor en determinadas cantidades, precio, tiempo y lugar, para que, en función de éstos, aquél los adquiera.
Figura 3.9 Grafica precio-Cantidad En informática podemos hacer definiciones de la oferta en base al tipo: En el caso de Redes: La oferta es la capacidad que tiene el sistema actual para realizar ciertas actividades sobre los datos como almacenamiento, transmisión, transformación y procesamiento. En el caso de Software: La oferta de software es la cantidad de tareas que el sistema actual ya está realizando, pero que al parecer son insuficientes, dado que se está demandando la creación o compra de un mejor software. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA OFERTA Identificar y analizar el comportamiento y evolución de todos los agentes oferentes del bien o servicio (si los hubiere) en el área de influencia del proyecto. La oferta actual corresponde al volumen de servicio provisto al momento en que se está desarrollando el estudio. Por ejemplo en Educación, el análisis de oferta dependerá de la existencia o no de establecimientos educacionales en el ámbito donde se ha detectado el problema. Por lo tanto, existirán dos tipos de análisis de oferta: Cuando NO existe un establecimiento educacional. Cuando el problema se sitúa en un establecimiento especifico
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ESTIMACION DE LA OFERTA ACTUAL Identificados los oferentes, se debe estimar la capacidad actual de producción del bien o servicio que el proyecto producirá. Tipos de Oferta En el análisis de mercado para evaluar un proyecto, lo que interesa es saber cuál es la oferta existente del bien o servicio que se desea introducir al circuito comercial, para determinar si los productos que se proponen colocar en el mercado cumplen con las características deseadas por el público. El ambiente competitivo en que se desenvolverá el proyecto, puede adquirir una de las siguientes formas: competencia perfecta, competencia imperfecta, monopolio, competencia monopolística y oligopolio. Determinantes de la Oferta En todo proyecto, la recopilación de información referente a oferta y demanda se debe efectuar simultáneamente para optimizar la búsqueda, ya que, algunas fuentes proporcionan información para ambas variables. La investigación de la oferta que se realice al evaluar un proyecto, debe contemplar las variables que la determinan y condicionan los volúmenes ofrecidos, tales como: • Precio del producto. Los incrementos en el precio del producto, motivarán un mayor volumen en la oferta del mismo. • Insumos disponibles y su precio. Cuando los insumos son escasos se limita la cantidad de bienes producidos. • Políticas y regulaciones gubernamentales. El Estado puede incidir en los volúmenes ofrecidos de dos formas. La primera través de políticas y regulaciones que promuevan la producción de un determinado bien, ya sea reduciendo las tasas de impuestos, concediendo créditos de fomento, facilitando la exportación de maquinaria, etc. La segunda forma, es que restrinja alguna actividad empresarial, tomando medidas contrarias a las anteriores, produciéndose reducciones en el volumen de la oferta. • Cambios tecnológicos. La incorporación de adelantos tecnológicos en una actividad empresarial puede llevar a la reducción de costos y a incrementos en el volumen producido, al lograrse mayores índices de eficiencia. • Variaciones en el clima. El factor clima tiene gran incidencia, especialmente en los proyectos agrícolas. Por ejemplo, cuando las condiciones climáticas no son buenas se presenta una disminución en la cantidad ofrecida. • Precio y disponibilidad de bienes o servicios relacionados o sustitutos. Productos sustitutos son aquellos que satisfacen la misma necesidad o una similar y por lo tanto el consumidor puede optar por el consumo de uno de ellos en lugar del proveniente del proyecto, ante incrementos en el precio. La oferta de bienes sustitutos puede hacer variar las cantidades ofrecidas. Metodología para estudiar la Oferta Estudiar la oferta de un producto, es en la práctica analizar la competencia que se debe enfrentar en el futuro cuando el proyecto esté operando. Mientras mayor sea el conocimiento que se obtenga sobre los competidores, mejores elementos de juicio se tendrán para diseñar las estrategias de comercialización que aumente las posibilidades de éxito para dichos productos en el mercado.
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BALANCE DE OFERTA Y DEMANDA Una vez realizada la proyección para la demanda y oferta del producto, se procede a comparar cuantitativa y gráficamente los pronósticos especificados. Al establecer la diferencia entre la oferta y demanda, se puede determinar el tipo de demanda que se espera para los próximos años. Un estudio de mercado de calidad, debe dar una correcta aproximación del riesgo en que incurriría un nuevo productor, al tratar de penetrar un mercado existente.
Figura 3.10 proyección de la Oferta
Figura 3.10 proyección de la Demanda
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Punto de Equilibrio El punto de corte de las curvas de oferta y demanda se denomina punto de equilibrio, determinando una cantidad y un precio de mercado.
Figura 3.11 Punto de equilibrio En este punto la cantidad que los compradores quieren adquirir coincide con la que los vendedores desean vender. Ambos grupos quedan satisfechos y no surgen presiones sobre el precio (ni al alza ni a la baja). En un mercado competitivo las decisiones individuales de miles de compradores y vendedores empujan de forma natural hacia el punto de equilibrio.
Figura 3.12 Punto de equilibrio Precio-Cantidad Ejemplo: El mercado de celulares se encuentra en equilibrio, con ventas anuales de 100 000 unidades a un precio medio de $ 100. Tras una nueva tecnología creada con los que cuentan los nuevos equipos y modelos, se hacen muy popular en el país, desplazando hacia la derecha la curva de demanda.
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Al precio actual ($ 100) surge un desequilibrio: los vendedores continúan ofreciendo 100 000 unidades pero los compradores desean adquirir 180.000 unidades. Este exceso de demanda empuja al alza el precio del celular, subida que hará que los vendedores quieran vender más y los compradores adquirir menos. Este proceso finaliza cuando se alcanza el nuevo punto de equilibrio, en el cual el precio del celular ha subido a $ 120 y las ventas anuales a 140 000 unidades.
DETERMINACIÓN DE METAS o El proyecto debería tener como meta global cubrir su demanda potencial; o En muchos casos se considera como meta global atender un cierto porcentaje de la demanda no atendida. o También deben plantearse metas parciales (% de avance en los períodos previos a la consolidación). PLAN DE PRODUCCIÓN DE SERVICIOS Se estima el volumen de cada servicio que el proyecto ofrecerá a partir de su consolidación, que será el producto de: La demanda efectiva de servicios no atendida en el año de consolidación; El porcentaje de la demanda efectiva no atendida que el proyecto cubrirá. Oferta en Proyectos Informáticos La oferta de software es la cantidad de tareas que el sistema actual ya está realizando, pero que al parecer son insuficientes, dado que se está demandando la creación o compra de un mejor software. En caso que la organización no cuente con Pcs y todo se haga de manera rudimentaria o manual en el manejo de información podríamos decir que la oferta es cero. Demanda insatisfecha En este caso será la diferencia entre la demanda calculada y la oferta actual, en este caso sería el número de tareas que se quieren realizar, pero que el sistema actual es incapaz de hacer. Al existir una demanda insatisfecha podemos determinar que el proyecto es viable de desarrollar y ejecutar desde el punto de vista de la oferta y demanda.
3.2 1. Determine la oferta para un proyecto de comercio electrónico.
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En el presente fascículo se ha abordado el estudio de la oferta y demanda, que también se denomina estudio de cuantificación de necesidades en el que podemos finalmente hacer un balance de la oferta y demanda y a través de este medio decir que el proyecto es factible porque existe una necesidad insatisfecha.
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Curso SNIP - 2008 Dirección y Gestión de Proyectos – Alberto Domingo Ajenjo. Formulación y evaluación de proyectos informáticos – Gabriel Baca Urbina PMBOK Cuarta Edición
La siguiente unidad se encarga de la formulación de un proyecto para determinar si es factible desde el punto de vista técnico.
Autoevaluación formativa
Desarrolle lo que se pide:
Realice el estudio de demanda y Oferta para un Sistema de Información de Gestión Académica para una institución educativa. Determine cuál es la demanda y oferta en un proyecto de implementación de redes.
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Estudio Técnico - Factibilidad En esta parte del fascículo vamos a centrarnos en el estudio técnico que requiere un proyecto, esta fase de un proyecto es muy importante debido que se tiene en cuenta el aspecto de ambientes, equipos, recursos humanos, insumos etc. Necesarios para que el proyecto pueda desarrollarse a cabalidad. Un aspecto muy importante es la determinación de las actividades que comprenderá parea obtener el producto o servicio, los cuáles deben tener un tiempo estimado de duración el cual permitirá más adelante el control del mismo y para ello se tiene al diagrama de Gantt que permite ver gráficamente la evolución que deben tener las actividades. Dentro de los proyectos de software el estudio técnico está más orientado a la determinación de la metodología de desarrollo, los equipos a utilizar, los diversos software para base de datos, modelamiento, programación, las especificaciones para cada integrante del equipo de desarrollo, etc.
Al terminar el estudio de la presente unidad, el estudiante:
Determinar las características del ambiente, organización y tareas del proyecto Realizar el estudio técnico para un proyecto de software.
INGENIERÍA DEL PROYECTO Comprende los aspectos técnicos y de infraestructura que permitan el proceso de fabricación del producto o la prestación del servicio, debe resolver las clásicas preguntas qué, cuándo, cómo, cuánto, dónde. En un proyecto informático, está parte también deberá definir la plataforma de hardware, el sistema de administración de base de datos, la capacidad de cada componente del hardware y toda la arquitectura del sistema. TECNOLOGÍA Consiste en definir el tipo de maquinarias y equipos que serán necesarios para poder fabricar el producto o la prestación del servicio, por ejemplo en el caso de una empresa metal mecánica tenemos las máquinas de soldar, máquinas de cortar metal, etc. en una empresa textil tenemos las máquinas de costura recta, remalladoras, bordadoras, etc. 59
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ELEMENTOS DEL ESTUDIO TÉCNICO Se compone principalmente de: a. Descripción del producto b. Descripción del proceso de manufactura elegido (con diagramas de flujo) c. Determinación del tamaño de planta y el programa de producción d. Selección de maquinaria y equipo e. Localización de la planta f. Distribución de la planta g. Disponibilidad de materiales e instalaciones h. Requerimientos de mano de obra i. Estimación del costo de inversión y de producción de la planta. PROCESOS PRODUCTIVOS En toda actividad productiva existen procesos que permiten llevar a cabo la producción de un producto de una manera eficiente que permite un flujo constante de la materia prima, eficiencia en el uso del tiempo, orden, etc. Por tal motivo es importante diseñar los subprocesos dentro del proceso de producción de tal manera que pueda darse un proceso óptimo en la fabricación del producto o la prestación del servicio. Diagramas de Flujo La descripción del proceso se complementa con la presentación de los diagramas de flujo. Resulta muy objetivo graficar las operaciones que se realizan durante el proceso productivo los diagramas de flujo son modelos esquemáticos que muestran el movimiento y la transformación de los bloques a través de los departamentos de una planta. Los diagramas de uso general son: Diagramas de bloques Diagramas de flujo del proceso. Diagrama gráfico de flujo. * Métodos para representar el proceso. a) Diagrama de bloques- Cada una de las actividades necesarias para la elaboración del bien o servicio se enmarcan en un rectángulo y se une con su actividad anterior o posterior, indicando la secuencia del flujo. b) Diagrama de flujo del proceso Aunque el diagrama de bloques también es un diagrama de flujos, éste se diferencia del de flujo en que tiene una simbología muy específica e internacional, donde cada figura tiene su propio significado. El diagrama de proceso es una forma gráfica de presentar las actividades involucradas en la elaboración de un bien y/o servicio terminado. En la práctica, cuando se tiene un proceso productivo y se busca obtener mayor productividad, se estudian las diversas operaciones para encontrar potenciales o reales “cuellos de botella” y dar soluciones utilizando técnicas de ingeniería de métodos. La simbología utilizada en la elaboración de un diagrama de proceso es la siguiente:
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Figura 4.1 Simbología para procesos E Sirve para denotar que en esa actividad se cometen errores con la información, generalmente por trascripción manual de datos. c) Cursograma analítico: Es una técnica más avanzada que las anteriores, pues presenta una información más detallada del proceso, que incluye la actividad, el tiempo empleado, la distancia recorrida, el tipo de acción efectuada y un espacio para anotar las observaciones. Esta técnica se puede emplear en la evaluación de proyectos, siempre que se tenga un conocimiento casi perfecto del proceso de producción y del espacio disponible. INFRAESTRUCTURA O INSTALACIÓN Y RIESGO DE DAÑO Todo proceso de fabricación o de prestación de servicios se realiza en un lugar físico y dicho lugar debe responder a las necesidades de los procesos que allí se van a realizar, en tal sentido establecer las características del local o de la infraestructura en donde se van a llevar estos procesos de producción o de prestación de servicios, por lo que se tiene que contar con: - El área del local suficiente - Las características del techo, la pared y de los pisos adecuadas al tipo de producción - Los ambientes adecuados y suficientes - La seguridad de los trabajadores (ventilación, lugares de salida ante posibles accidentes o desastres naturales) 61
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En proyectos informáticos siempre es necesario contar con un lugar físico adecuado para instalar el hardware y trabajar cómodamente. En informática, la localización de cada uno de los equipos está relacionada con el riesgo de daño físico y con la seguridad, algunos de los ambientes que se consideran son: Ambiente de Desarrollo – Modelado y programación Ambiente de Calidad – Prueba de interfaces y de procesos Ambiente de Producción – Carga y migración de datos – Registro de transacciones
DETERMINACIÓN DE NECESIDADES DE INSUMOS En todo proceso productivo el uso de materia prima o de insumos que permitan llevar a cabo el proceso de fabricación del producto es necesario y en todo proceso de planeación es importante prever y por consiguiente determinar las necesidades de insumos durante el horizonte temporal del proyecto, va a depender de los insumos que se empleen en la fabricación del producto en cuanto a variedad y cantidad, sumado a ello la política de inventarios para insumos que en la empresa se puedan establecer (proyecto), por lo tanto es necesario contar con el presupuesto de materia prima proyectado. CALENDARIO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO. El calendario es la guía para la planeación y el registro del avance durante toda la obra. Debe indicar las fechas de iniciación y terminación de negociaciones en las entidades que financiarán el proyecto, de las autoridades de cuya aprobación depende; de los estudios finales de ingeniería, de la construcción de las obras, adquisición, transporte y montaje de maquinaria y equipos y de la puesta en marcha e iniciación de las operaciones. * El tipo de modelo usual es el Diagrama de Gantt o gráfica de barras. Para elaborar el calendario es necesario enlistar los materiales que controlan el avance de la obra. Hacer el diagrama de flujo y el plano de distribución de la planta es útil para tener fuentes de información adicional. Por ejemplo podemos apreciar algunas actividades que relacionadas al desarrollo de software donde cada actividad tiene una estimación temporal, en la figura se puede apreciar el diagrama de Gantt generado.:
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Figura 4.2 Diagrama de Gantt LOCALIZACIÓN Y TAMAÑO DEL PROYECTO Es parte importante de la Ingeniería de Proyecto, nos brindar el lugar apropiado donde ubicar el proyecto, así como su tamaño de ellos se podrá deducir el volumen de producción del proyecto, y luego los costos necesarios. LOCALIZACIÓN Toda empresa formalmente constituida tiene un domicilio fiscal de conocimiento público o fácil de identificar, lo cual le permitiría a la empresa que sus clientes puedan llegar a ella fácilmente a adquirir el producto que está ofreciendo, lo cual muchas veces no sucede con la empresa informal y lo grave de la informalidad es que muchas empresas que operan dentro de la clandestinidad ofrecen productos que al final atentan contra la integridad física del consumidor, así tenemos por ejemplo el caso de los embutidos cuya materia prima es carne de caballo, de burro, de perro y en el peor de los casos la materia prima proviene animales que viven en los basurales (chillan); es horripilante, pero se dan esos casos en nuestro país y no es el único, son muchos, así tenemos en los chupetes, conservas de pescado, panetones, golosinas, licores, etc. Entonces hay un problema de honestidad que ha alcanzado a todos los niveles de nuestra sociedad, en tal sentido la formalidad de alguna manera le podría dar al consumidor cierta garantía que lo que consume es un producto de una calidad aceptada. Por lo tanto de acuerdo a lo descrito anteriormente, es necesario que nuestro proyecto a realizar contemple un domicilio fiscal para nuestra empresa, si es necesario indicarlo gráficamente (croquis). FACTORES DETERMINANTES DE LA LOCALIZACIÓN Si bien es cierto que la localización consiste en la ubicación del proyecto, existen factores que al final pueden influir en la decisión final, así tenemos: - La política tributaria del gobierno - La existencia de vías de comunicación (terrestre, aérea o marítima) 63
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- La existencia de infraestructura urbana (agua, desagüe, luz y teléfono) - La existencia de mercados insatisfechos y potenciales - Disposiciones municipales - Mano de obra disponible - Costo del transporte - Existencia de universidades, institutos, colegios En el caso de un proyecto informático: Área con facilidades para instalar aire acondicionado Área construida con materiales no flamables Necesidad de que una persona sea cliente de la red Uso que le dará a la red Número de consultas por día y duración de las consultas Posibilidad de compartir la terminal con otro personal. TAMAÑO DEL PROYECTO En el mundo empresarial encontramos micro, pequeña, mediana y gran empresa. Entonces uno de los aspectos que debemos considerar es la magnitud de nuestro proyecto ¿hacia dónde va? Una micro, pequeña, mediana o gran empresa, todo ello va a depender del objetivo del productor y de su capacidad de inversión. Cuando se habla de un sistema de información las cosas cambian, porque este sistema está constituido de cuatro partes: hardware, software, comunicaciones y personal. El tamaño de las instalaciones se puede definir como la capacidad que tiene el SI para ejecutar de manera óptima cierto número de tareas. Esto se refiere a que los cuatro componentes del SI deben ser determinados de manera óptima, porque si alguno de ellos falla, el sistema no será capaz de ejecutar la tarea o tareas para las que fue creado. FACTORES DETERMINANTES Para determinar el tamaño de nuestro proyecto existen ciertos parámetros, entre los que tenemos: - Las ventas - Capital - Número de trabajadores, etc. ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA DEL PROYECTO Para que el proyecto funcione adecuadamente será necesario organizarlo de tal forma que sus órganos colaboren con el fin principal del proyecto. FORMALIZACIÓN DEL NEGOCIO Uno de los aspectos dentro de un proyecto es la formalidad, considerando que el presente trabajo puede ser empleado como un instrumento de acceso a capitales de terceros, en tal sentido la formalización contempla los siguientes aspectos: - Definición de la personería natural o jurídica, en caso de ser personería jurídica, establecer el tipo de sociedad (E.I.R.Ltda., S.C.R.Ltda. S.A., etc) - Una vez que se definió el tipo de personería, en caso de ser jurídica, se tiene que establecer una razón social (nombre de la empresa) - Luego de ello, se tiene que realizar una serie de trámites administrativos en los registros públicos, Essalud, Ministerio de Trabajo y Municipios distritales para el funcionamiento de la empresa.
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ORGANIZACIÓN Toda forma empresarial tiene que nacer bajo estructuras sólidas y una de ellas es su organización, en la que se definen la estructura funcional de la empresa y la función de cada persona relacionada con ella. ÁREAS FUNCIONALES En las organizaciones modernas ya no existen los supermanes (aquel individuo que hacía de todo: vendedor, contador, difusión, etc.), hoy en día nadie puede ser indispensable, el trabajo en equipo encaminados hacia un objetivo común, he permitido que las áreas o departamentos cumplan un rol importante en la consecución de los objetivos y la visión dentro de la empresa, por tal motivo, dependiendo la magnitud de la empresa es necesario establecer estas áreas funcionales para un mejor desenvolvimiento de las personas que laboran dentro de ella.
3.1
1 ¿Realice el modelamineto de procesos para el area de una organización utilizando la simbología presentada. 2 ¿Qué aspectos de seguridad se debe de tener en los ambientes de desarrollo de software? ESTUDIO TECNICO PARA UN PROYECTO DE SOFTWARE Considerando la información proporcionada anteriormente ahora la relacionaremos para un proyecto de SI/TI. Debemos tener en cuenta que el desarrollo de un SI no sólo es el aspecto de programación.
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Figura 4.3 Elementos para desarrollo de software Los siguientes son los antecedentes a entregar para la evaluación técnica de un proyecto informático: 1. Definir la Metodología de desarrollo 2. Estimación de volúmenes de información 3. Arquitectura lógica de la solución 4. Arquitectura de hardware y software 5. Herramientas a utilizar para la construcción de la solución 6. Operación de la Solución 7. Mantención de la Solución 8. Necesidades de capacitación técnica 9. Personal nuevo necesario 10. Organización del proyecto 11. Calendarización del Proyecto A continuación, se detalla cada uno de ellos: Definir la Metodología de Desarrollo Cuando se desea desarrollar un Sistema de Información debemos considerar la metodología a utilizar, existen diversas metodologías que están relacionadas con el Ciclo de Vida de un Software. Por ejemplo tenemos el Cascada, Espiral, Prototipeo, RUP así como también las metodologías agiles como XP, MFS, etc. Así como también podríamos definir nuestra propia metodología. Esto nos va a permitir ordenar la secuencia de actividades que se harán para la construcción del Software. Por ejemplo si utilizamos RUP debemos tener en cuenta los flujos de trabajo y las Fases, ya que en cada fase la intensidad del flujo de trabajo varia.
Figura 4.4 procesos RUP En el caso que elijamos Cascada debemos tener en cuenta su forma de trabajo para de esta manera determinar más adelante un cronograma de actividades
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Figura 4.5 Ciclo de vida en cascada Estimación de volúmenes de Información Se deben entregar estimaciones para los siguientes indicadores: a) Información de la base de datos: • Número de tablas • Tamaño de registro de cada tabla • Número de índices por tabla (permanentes y temporales) • Número de registros por tabla • Crecimiento (anual, mensual) esperado b) Número de clientes c) Número de transacciones (total o por cliente) por tipo (actualizaciones, consultas) d) Crecimiento esperado de clientes e) Crecimiento esperado de transacciones (total o por cliente) f) Número de procesos masivos Arquitectura Lógica de la Solución Se debe indicar si la solución se basará en una arquitectura cliente - servidor, tecnología Internet, aplicaciones “stand-alone”, etc. Deberá justificarse la arquitectura seleccionada en términos funcionales y otras consideraciones que se estimen relevantes. Particular relevancia tienen consideraciones de carácter estratégico de la institución.
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Figura 4.6 Arquitectura de una solución Arquitectura de Hardware y Software Básico Detallar, con diagramas y cuadros descriptivos, la solución en términos de sus componentes de hardware y software básico: a) Servidores • CPU • Unidades de almacenamiento (tipo, capacidad) • Memoria RAM • Unidades de respaldo • Periféricos • Otros (hardware redundante, etc.) b) Sistemas operativos • Fabricante • Versión (número y fecha liberación) • Tipo de licenciamiento c) Software de aplicación de terceros • Fabricante • Versión (número y fecha liberación) • Tipo de licenciamiento d) Componentes de red y comunicaciones (hardware y software) • Servidores de comunicaciones • Routers, modems, DTU, etc. • Protocolos de comunicación e) Estaciones de trabajo • CPU • Unidades de (tipo, capacidad)
almacenamiento
• Memoria RAM • Unidades de respaldo • Periféricos f) Impresoras • Tipo de impresoras (láser, inyección de tinta, etc.) • Breve descripción características técnicas (calidad de impresión, velocidad, etc.) 68
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g) Otros dispositivos (scaners, capturadores ópticos, dispositivos de video, etc.) Herramientas a utilizar para la construcción de la solución Detallar el software a utilizar para la construcción de la solución: En este caso los aspectos más importantes que debemos tener en cuenta son: a) Base de datos
b) Herramientas de productividad
c) Aplicaciones clientes d) Otros Operación de la Solución Debe estimarse todos los elementos que se requieran para la operación de la solución y la curva de evolución de éste, con el fin de predecir la vida útil de la solución. Aquí deben considerarse: a) Insumos y materiales físicos b) Recursos humanos (Quienes operaran el Sistema) c) Otros Mantención de la Solución Esta información complementa la anterior, debiendo incluirse: a) Upgrade o mantención de licencias b) Actualizaciones de hardware c) Proyección de requerimientos de nuevos desarrollos d) Otros Capacitación Técnica En esta parte se requiere normalmente realizar la capacitación al personal involucrado con la Operación del Sistema a) Personal involucrado Personal nuevo necesario Indicar eventual necesidad de contratación de personal para el desarrollo, la operación y mantención de la solución, describiendo perfil y costos. Analista de Sistemas. El perfil establecido es: Ingeniero de Sistemas con conocimientos de UML y Gestión de requerimientos, y tener experiencia en sistemas afines a la línea del proyecto.
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Analistas - Programadores. Con experiencia en el entorno de desarrollo del proyecto, con el fin de que los prototipos puedan ser lo más cercanos posibles al producto final. Ingeniero de Software. El perfil establecido es: Ingeniero de Sistemas con experiencia en labores de gestión de requisitos, gestión de configuración, documentación y diseño de datos. Encargado de las pruebas funcionales del sistema, realizará la labor de Tester. Organización del proyecto Aquí debemos tener en cuenta las diversas funciones que deben cumplir cada integrante del equipo de desarrollo, en base a su experiencia, dominio y especialización para poder cumplir las tareas establecidas dentro del proyecto. Puesto
Jefe de Proyecto
Analista Sistemas
Programador
Ingeniero Software
Responsabilidad El jefe de proyecto asigna los recursos, gestiona las prioridades, coordina las interacciones con los clientes y usuarios, y mantiene al equipo del proyecto enfocado en los objetivos. El jefe de proyecto también establece un conjunto de prácticas que aseguran la integridad y calidad de los artefactos del proyecto. Además, el jefe de proyecto se encargará de supervisar el establecimiento de la arquitectura del sistema. Gestión de riesgos. Planificación y control del proyecto. Captura, especificación y validación de requisitos, interactuando con el cliente y los usuarios mediante de entrevistas. Elaboración del Modelo de Análisis y Diseño. Colaboración en la elaboración de las pruebas funcionales y el modelo de datos. Construcción de prototipos. Colaboración en la elaboración de las pruebas funcionales, modelo de datos y en las validaciones con el usuario Gestión de requisitos, gestión de configuración y cambios, elaboración del modelo de datos, preparación de de las pruebas funcionales, elaboración de la documentación. Elaborar modelos de implementación y despliegue.
Calendarización del proyecto Como parte final del proyecto debemos hacer una calendarización y asignación de recursos a cada actividad que debe establecerse en base a la Metodologia elegida y la complejidad del software que, para el que se hizo una estimación en base a la demanda del SI en términos de requerimientos.
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ACTIVIDADES Haciendo uso de MsProject realice el siguiente caso: DESARROLLO DE CASOS CREAR UN NUEVO PROYECTO Y CONSIDERAR LAS SIGUIENTES CONDICIONES: -
FECHA DE INICIO DEL PROYECTO : 10/11/2010 MONEDA : $ TAREA GENERAL ANALISIS, DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE SOFTWARE TAREAS RESUMEN 1 REALIZAR UN INVENTARIO GENERAL DEL SOFTWARE
ABCDEF-
ACTIVIDADES
DURACION
IDENTIFICACION DEL SOFTWARE DE BASE IDENTIFICACION SOFTWARE APLICACIÓN IDENTIFICACION DE SOFTWARE DE BD ESTANDARIZACION DE SOFTWARE EXPOSICION DEL RESUMEN TOTAL ESPERA DE RESULTADOS
2 DIAS 2 DIAS 1 DIA 1 DIA 2 DIAS HITO
RESTRICCIONES -
LAS ACTIVIDADES A Y B DEBEN SER DE COMIENZO A COMIENZO LA ACTIVIDAD C DEBE COMENZAR AL TERMINO DE B LA ACTIVIDAD D DEBE SER CON C DE FIN A FIN CON UNA POSPOSICION DE 2 DIAS LA ACTIVIDAD E DEBE SER AL TERMINO DE D CON UNA POSPOSICION DE 2 DIAS LA ACTIVIDAD HITO (DURACION 0 DIAS) DEBE DE CUMPLIRSE AL FINAL DE E 71
Excelencia Académica
TAREA RESUMEN 2 : EVALUAR LA ARQUITECTURA DE HARDWARE ACTIVIDADES ABCDEF-
DURACION
EVALUACION DE RENDIMIENTOS EVALUACION DE SERVIDOR Y PLACAS EVALUACION DE EQUIPOS EVALUACION DE RENDIMIENTO INTEGRAL PREPARACION DEL INFORME TOTAL EXPOSICION DE RESULTADOS
2 DIAS 3 DIAS 5 DIAS 3 DIAS 1 DIA 1 DIA
RESTRICCIONES -
ESTA TAREA RESUMEN DEBE DE INICIARSE AL TERMINO DE LA TAREA RESUMEN 1 LA ACTIVIDAD B DEBE DE INICIARSE AL TERMINO DE A LA ACTIVIDAD C DEBE INICIARSE AL TERMINO DE A LA ACTIVIDAD D DEBE DE INICIARSE AL TERMINO DE C LA ACTIVIDAD E DEBE DE INICIARSE AL TERMINO D CON UNA POSPOSICION DE 2 DIAS LA ACTIVIDAD F DEBE DE SER CON E UNA DEPENDENCIA DE FIN A FIN TAREA RESUMEN 3: EVALUAR EL SISTEMA DE INFORMACION Y DISEÑO DE LA BASE DE DATOS.
ACTIVIDADES ABCDEFG-
EVALUACION DE PROCESOS EVALUACION DE REQUISITOS SIMULACION DE DATOS DISEÑO DE TABLAS Y CONSULTAS DISEÑO GENERAL POR PROCESOS PRUEBAS DE CONSISTENCIA ESTABLECER DISEÑO FINAL EN SOFTWARE
DURACION 2 3 DIAS 2 DIAS 3 3 2 2 DIAS
DIAS
DIAS DIAS DIAS
RESTRICCIONES DE LA TAREA RESUMEN 3 -
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ESTA TAREA RESUMEN DEBE INICIARSE EN PARALELO A LA TAREA RESUMEN 2 LA ACTIVIDAD B DEBE INICIARSE AL TERMINO DE A LA ACTIVIDAD C EN PARALELO A B LAS ACTIVIDADES D, E, F Y G SE CONCATENAN UNA TRAS OTRA CON UNA POSPOSICION DE 2 DIAS CADA UNA
Excelencia Académica
TAREA RESUMEN 4: DESARROLLAR APLICACIÓN
ABCDEF-
ACTIVIDADES
DURACION
ESTABLECER BASE DE DATOS ESTABLECER FORMULARIOS PROGRAMAR OBJETOS PROGRAMAR CONSULTAS Y ACCESOS ESTABLECER CONEXIONES PRUEBA FINAL
2 1 2 3 2 3
DIAS DIA DIAS DIAS DIAS DIAS
RESTRICCIONES DE LA TAREA RESUMEN 4 -
ESTA TAREA RESUMEN DEBE INICIARSE AL TERMINO DE LA TAREA RESUMEN 3 LA ACTIVIDAD B Y C DEBEN INICIARSE AL TERMINO DE A LAS ACTIVIDADES D, E, y F SE CONCATENAN UNA TRAS OTRA CON UNA POSPOSICION DE 2 DIAS CADA UNA TAREA RESUMEN 5: IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE
ACTIVIDADES ABCD-
DURACION
IMPLEMENTACION DE BD INSTALAR PROGRAMA POR AREAS ESTABLECER CONEXIONES Y ACCESOS PRUEBA FINAL
2 2 2 3
DIAS DIAS DIAS DIAS
RESTRICCIONES DE LA TAREA RESUMEN 5 -
ESTA TAREA DEBE DE INICIARSE AL FINAL DE LA TAREA RESUMEN 4 LAS TAREAS DEBEN DE CONCATENARSE UNA TRAS OTRA CON POSPOSICIONES DE 1 DIA TAREA RESUMEN 6: PUESTA EN MARCHA.
ACTIVIDADES ABCD-
PRUEBA DE CONEXIONES PRUEBA DE DATOS PUEBA FINAL DE PROCESOS Y OBJETOS EJECUCION FINAL
DURACION 2 2 2 1
DIAS DIAS DIAS DIAS
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RESTRICCIONES DE LA TAREA RESUMEN 6 -
ESTA TAREA DEBE DE INICIARSE AL FINAL DE LA TAREA RESUMEN 5 LAS TAREAS DEBEN DE CONCATENARSE UNA TRAS OTRA CON POSPOSICIONES DE 1 DIA
4.2 1. Determine las actividades para el desarrollo de una aplicación de comercio electrónico y genere su diagrama de Gantt..
En el presente fascículo se ha abordado el estudio técnico de un proyecto en el cuál se determina el ambiente, los equipos, el software, los insumos, las actividades e inclusive el modelamiento de los procesos, con la finalidad de especificar que técnicamente el proyecto es viable.
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Guía Perfil del Portal SNIP, Ministerio de Economía y Finanzas - Perú Dirección y Gestión de Proyectos – Alberto Domingo Ajenjo. Formulación y evaluación de proyectos informáticos – Gabriel Baca Urbina. Metodología de preparación y evaluación de proyectos Informáticos-Chile Curso SNIP – 2008
La siguiente unidad se encarga de la formulación de un proyecto para determinar si es factible desde el punto de vista técnico.
Autoevaluación formativa Desarrolle lo que se pide:
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Realizar el estudio técnico para una aplicación Web que permita las ventas y el pago On-Line Hacer una comparación entre el uso de Software Libre y propietario a nivel de Servidores, Base de Datos y Programación. Indique las ventajas y desventajas. Busque una herramienta de Software libre que permita gestionar proyectos que sea similar a MsProject, luego presente las actividades de su proyecto en este software.
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Aspecto Económico Financiero - Factibilidad En esta parte del fascículo vamos a centrarnos en el aspecto económico y financiero del proyecto, en la etapa anterior se determino todos los recursos necesarios para la realización del proyecto, ahora debemos de cuantificar económicamente cuál es el monto total que cuesta realizar el proyecto. Además si en caso que el monto determinado no se contase en el momento existen varias maneras de poder financiar el proyecto, este financiamiento nos debe llevar a hacer un estudio minucioso del costo real del dinero y el costo total a pagar en un plazo determinado. Finalmente determinar el flujo de caja considerando los gastos por cierto periodo de tiempo y los ingresos que se pudieran obtener hasta el mismo periodo, esto nos dará un balance económico que servirá para determinar más adelante la factibilidad económica del proyecto.
Al terminar el estudio de la presente unidad, el estudiante debe: Realizar el estudio de proyección del estado financiero del proyecto Realizar la estimación de costos de proyectos de software. INVERSIÓN Y FINANCIAMIENTO La implementación del proyecto implica el uso de una serie de recursos, los cuales deben ser identificados en forma minuciosa, porque de ello depende que al momento de implementar el proyecto no surjan problemas, que al final podrían atentar contra la implementación del proyecto. Por tal motivo es importante que aquellos que promuevan una inversión conozcan profundamente lo que pretenden realizar o en todo caso profundicen sobre el tema si es que no hay un conocimiento total. DEFINICIÓN DE INVERSIÓN La inversión son los recursos (sean estos materiales o financieros) necesarios para realizar el proyecto; por lo tanto cuando hablamos de la inversión en un proyecto, estamos refiriéndonos a la cuantificación monetaria de todos los recursos que van a permitir la realización del proyecto. Por lo tanto cuando se va a determinar el monto de la inversión, es necesario identificar todos los recursos que se van a utilizar, establecer las cantidades y en función de dicha información realizar la cuantificación monetaria. Cuando se determina la inversión necesaria para el proyecto se tiene que tener cuidado en lo siguiente: a) La Subvaluación: Es importante que al momento de averiguar el precio de los recursos, estos sean reales, porque el indicar precios inferiores podría en el futuro truncar el proyecto por falta de financiamiento. 75
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b) La Sobrevaloración: Si la subvaluación nos puede ocasionar problemas de financiamiento, la sobrevaloración, que es fijar los precios por encima de su real valor (sobre la par), nos puede ocasionar gastos financieros elevados, que al final repercuten en las utilidades proyectadas del proyecto. En el proceso de determinar la inversión, podemos clasificarla en: INVERSIÓN FIJA Son aquellos recursos tangibles (terreno, muebles y enseres, maquinarias y equipos, etc.) y no tangibles (gastos de estudios, patente, gastos de constitución, etc.), necesarios para la realización del proyecto CAPITAL DE TRABAJO Son aquellos recurso que permiten que la empresa pueda iniciar sus actividades, entre lo que tenemos efectivo, insumos, etc. * Caso Resuelto:Considerando la siguiente información, determinar la inversión necesaria para implementar un proyecto relacionado a la industria textil, y elaborar los anexos que justifiquen las cifras que se han consignado Solución: INVERSIÓN I. Inversión Fija a. Tangible - Terreno
$ 12,500
- Concióstrucn
$ 7,500
- Maquin. yequip. (anexo 01)
$ 6,800
- Muebles y enseres (anexo 02)
$ 2,450
- Accesorios (Anexo 03)
$ 1,500
- Otros
------$ 30,750
Total b. Intangible - Gastos de Estudios
$ 1,850
- Gastos de constitución
$ 850
- Patente
$ 150
- Promoción
$ 200
- Otros Total
---$ 3,050
II. Capital de Trabajo a. Efectivo b. Insumos (anexo 04) Total INVERSIÓN TOTAL
76
$ 6,500 $ 2,800 $ 9,300 $ 43,100
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Nota: Los anexos son cuadros adicionales que nos proporcionan una información detallada de ciertos rubros, de tal manera que se justifique del porque se han consignado ciertas cifras en el cuadro de la inversión. A continuación mostraremos un ejemplo con el rubro de Maquinarias y Equipos. Anexo 01: Maquinarias y Equipos Cantidad Concepto C/U Importe 03 Maq. Cost. Rect. $ 350 $ 1,005 06 Maq. Remall. $ 450 $ 2,700 02 Mar. Cort $ 290 $ 580 02 Maq. Boton. $ 190 $ 380 03 Maq. Bast. $ 230 $ 690 Otros ----$ 1,445 Total $ 6,800 Como se puede apreciar en el anexo N° 01, se ha especificado las maquinarias y equipos con sus respectivos costos que se utilizaran en este proyecto, justificando así el porqué se consignó $ 6,800 en el cuadro de inversión. Es importante indicar que el número de anexos está en función de aquellos rubros en la cual es necesaria detallar la información. EL FINANCIAMIENTO Una vez que se haya determinado la inversión para llevar a cabo un determinado proyecto, la pregunta que nos planteamos es ¿de dónde consigo esos recursos financieros?, es decir tenemos que pensar en el mercado financiero e identificar las alternativas que nos permitan obtener los recursos financieros. El financiamiento en un proyecto consiste en las fuentes de financiamiento que se van a utilizar para conseguir los recursos que permitan financiar el proyecto; a través del financiamiento podremos establecer la estructura de financiamiento del proyecto, lo cual implica determinar el grado de participación de cada fuente de financiamiento. FUENTES DE FINANCIAMIENTO Entre las fuentes de financiamiento que se pueden utilizar para financiar un proyecto, pueden ser: - Fuentes Internas Es el uso de recursos propios o autogenerados, así tenemos: el aporte de socios, utilidades no distribuidas, incorporar a nuevos socios, etc. - Fuentes Externas Es el uso de recursos de terceros, es decir endeudamiento, así tenemos: préstamo bancario, crédito con proveedores, leasing, prestamistas, etc. Ejemplo: La inversión determinada en el ejemplo resuelto del tema inversión ($ 43100), será financiada de la siguiente manera: - Aporte de Socios = 45% (43,100) = 19,395 - Préstamo Bancario = 55% (43,100) = 23,705 Total 43,100
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COSTO DEL DINERO Considerando que el dinero a lo largo del tiempo no mantiene el mismo valor (por culpa de la inflación), las instituciones financieras dedicadas al negocio del dinero, determinan un precio para el dinero, que es la tasa de interés, por tal motivo es conveniente tener en cuenta los siguientes conceptos: - Interés (I) Es la utilidad que genera un determinado capital - Tasa de Interés (i) Es la relación entre el interés y el capital que lo generó Donde C, es el capital inicial - Tasa de Interés Simple o Nominal (j) Es aquella tasa, donde los intereses no se capitalizan, es decir que los intereses de diferentes periodos, se determinan en función del capital inicial - Tasa de Interés Efectiva (TIE) Es aquella tasa en la cual los intereses se capitalizan, es decir que los intereses se van sumando al capital inicial, para el cálculo de los nuevos interese. n j TIE 1 1 x100 m
TIE= Tasas de Interés Efectiva Anual m = periodo de capitalización n = número de periodos En la TIE, m = n - Factores Financieros Son aquellos utilizados en las diversas operaciones del sistema financiero, entre los que tenemos: a. EL Factor Simple de Capitalización (FSC) Este factor permite transformar un valor presente en un valor futuro. F = P (1 + i )n Donde: P = Valor presente F = Valor futuro n = Número de periodos * Caso Resuelto: Una empresa hizo un depósito a un banco de S/. 47,800 determinar cuánto tendrá en año y medio, sabiendo que el banco paga un interés nominal del 12% con capitalización mensual. Solución Antes de aplicar la fórmula, es necesario hallar la tasa efectiva anual.
0.12 12 TIE 1 1 x100 12 TIEAnual = 12.7% Teniendo la tasa efectiva anual procedemos a determinar el valor futuro según la fórmula proporcionada F = 47,800 (1 + 0.127)1.5 F = 57,189.2 78
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Caso Resuelto: Una empresa dentro de dos años hará una ampliación de planta, lo cual demandaría una inversión de S/. 245,100. determinar cuánto tendría que depositar el día de hoy para que dentro de dos años tenga dicha cifra, si se sabe que el banco paga un interés nominal del 14.4% con capitalización trimestral. Solución Antes de aplicar la fórmula, es necesario hallar la tasa efectiva anual.
0.144 4 TIE 1 1 x100 4 TIEAnual = 15.2% Teniendo la tasa efectiva anual procedemos a determinar el valor futuro según la fórmula proporcionada P = 245 100 / (1 + 0.152)2 P = 184 687.9 c. Factor de Recuperación de Capital (FRC) Este factor permite transformar un valor presente en una serie uniforme:
P 1 i I 1 i n 1 n
A
Donde: A = Serie constante o uniforme * Caso Resuelto: Una empresa solicitó un préstamo por S/. 18,900 para cancelarlo en medio año a través de cuotas fijas mensuales. Determinar el monto a pagar, sabiendo que la institución financiera cobra un interés nominal del 36% con capitalización trimestral. Solución Antes de aplicar la fórmula, es necesario hallar la tasa efectiva anual.
0.36 4 TIE 1 1 x100 4 TIEAnual = 41.16% Un segundo problema que se nos presenta, es el hecho de que los pagos son mensuales y la tasa que hemos determinado es anual, por lo tanto tenemos que convertir dicha tasa anual en una tasa mensual de la siguiente manera:
1 ianual 1 imensual
12
imensual
12
1 0.4116 1 x100
imensual 2.9% Con la tasa que se acaba de determinar, se puede aplicar en forma directa a la fórmula anteriormente indicada y determinar el monto de la cuota.
189001 0.029 0.029 A 6
1 0.029 6 1
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A = 3479.47 SISTEMAS DE PAGOS DEL SERVICIO DE LA DEUDA Las instituciones que acceden a préstamos en el sistema financiero, tienen que hacer pago del servicio de la deuda (el cual comprende amortización de la deuda más los intereses), existiendo una serie de mecanismos de pago, entre las que tenemos: a. Pago con Cuotas Fijas Mediante este sistema de pago el deudor va cancelando la deuda principal mediante pagos fijos periódicos. * Caso Resuelto: En base a la información anterior (del financiamiento), determinar el monto de la cuota y elaborar el cuadro de amortización de la deuda, sabiendo que la deuda contraída se cancelará en 4 años a través de cuotas fijas anuales, aplicando la institución financiera una tasa de interés nominal del 36% con capitalización trimestral. Solución Deuda = S/. 23,705
0.36 4 TIE 1 1 x100 4 TIE = 41.2% Calculo de la Cuota:
23705 1 0.412 0.412 A 4
1 0.412 4 1
A = 13,049 N° Cuotas 1 2 3 4
Deuda
Interés
Amortiz.
Cuota
Saldo
23705.0 20422.5 15787.6 9243.1
9766.50 8414.10 6504.5 3808.1
3282.5 4634.9 6544.5 9240.9
13049 13049 13049 13049
20422.5 15787.6 9243.1 2.2
b. Pagos con Amortización Constante Bajo este sistema los pagos son variables, pero el pago de la deuda en si o la amortización es constante * Caso Resuelto: En base a la información del caso de las cuotas fijas elaborar el cuadro de amortización de la deuda. N° Deuda Interés Amortiz. Cuota Saldo Cuotas 1 23705.0 9766.46 5926.25 15692.71 17778.7 2 17778.75 7324.85 5926.25 13251.10 5 3 11852.50 4883.23 5926.25 10809.48 11852.5 4 5926.25 2441.62 5926.25 8367.87 0 5926.25 00.00 80
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Nota: Para determinar el valor de la amortización, se tiene que dividir la deuda total entre el número de pagos, en este caso 23705/4 PRESUPUESTOS DE INGRESOS, COSTOS Y GASTOS Los presupuestos nos darán los costos totales por cada tipo: Ingresos, Costos y Gastos. PRESUPUESTOS La palabra Presupuesto, se deriva del verbo presuponer, que significa "dar previamente por sentado una cosa. Se acepta también que presuponer es formar anticipadamente el cómputo de los gastos o ingresos, de unos y otros, de un negocio cualquiera. "El presupuesto es un proyecto detallado de los resultados de un programa oficial de operaciones, basado en una eficiencia razonable. Aunque el alcance de la "eficiencia razonable" es indeterminado y depende de la interpretación de la política directiva, debe precisarse que un proyecto no debe confundirse con un presupuesto, en tanto no prevea la corrección de ciertas situaciones para obtener el ahorro de desperdicios y costos excesivos. Objetivos del Presupuesto Consideración del futuro, para que los planes trazados, permitan la obtención de la utilidad máxima, de acuerdo con las condiciones que se presenten. La coordinación de las actividades, para obtener ése fin. Asegurar la liquidez financiera de la empresa. Establecer un control para conocer si los planes son llevados a cabo y determinar la dirección que se lleva con relación a los objetivos establecidos. PRESUPUESTO DE INGRESOS Es aquel presupuesto que permite proyectar los ingresos que la empresa va a generar en cierto periodo de tiempo. Para poder proyectar los ingresos de una empresa es necesario conoce las unidades a vender, el precio de los productos y la política de ventas implementadas, también es necesario conocer el comportamiento del mercado, así como la política económica reinante en ese momento. POLÍTICAS DE VENTAS Son disposiciones que se fijan en cuanto a la forma de realizar los cobros de los productos vendidos, teniendo en cuenta que lo ideal es vender al contado, pero como estrategia se puede implementar las ventas al crédito. * Caso Resuelto: Una empresa ha proyectado sus ventas mensuales para el segundo semestre del año: Meses
Ventas (unidades)
Julio
4500
Agosto
4620
Septiembre
4200
Octubre
3800
Noviembre
4300
Diciembre
4800
El precio del producto es de S/. 30 y al inicio del periodo no existen cuentas por cobrar y la política de ventas es la siguiente: 60% al contado, 30% a 30 días y el saldo a 60 días. 81
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Proyectar los ingresos de dicha empresa a lo largo del horizonte temporal. mes Jul Ago Set Oct Nov Dic
Ventas S/. 135000 138600 126000 114000 129000 144000
Contado 81000 83160 75600 68400 77400 86400
30 días ---40500 41580 37800 34200 38700
60 días ------13500 13860 12600 11400
Ingreso Total 81000 123660 130680 120060 124200 136500
Presupuesto de Costos En toda actividad productiva al ofrecer fabricar un producto o prestar un servicio se generan costos, entendiéndose que los costos son desembolsos monetarios relacionados justamente con la fabricación del producto o la prestación del servicio ya sea en forma directa o indirectamente. Dentro los elementos del costo tenemos (los cuales constituyen el costo de producción): Costo de la Mano de Obra Directa Relacionado con el personal que trabaja directamente con la fabricación del producto y la remuneración que percibe por dicha actividad, así tenemos a los operarios, obreros, ayudantes, etc. En el caso de sistemas de información puede ser necesario tener programadores, analistas. Administrador de base de datos, director de sistemas , etc. Costo de Insumos Constituida por el valor monetario de la materia prima o insumos que se consume en el proceso de producción. Costo Indirecto de Fabricación (CIF) Son aquellos recursos que participan indirectamente en la fabricación del producto o del servicio, así tenemos: seguro, mantenimiento, artículos de limpieza, depreciación, etc. Presupuestos de Gastos Operativos Los gastos operativos son desembolsos monetarios relacionados con la parte administrativa de la empresa y la comercialización del producto o del servicio. Por tanto estos gastos operativos pueden ser: Gastos Administrativos Estos gastos comprenden por ejemplo el sueldo del gerente, las secretarias, auxiliares de oficina, contador, útiles de oficina, servicios públicos, pago de servicio de internet, compra de vacunas antivirus, etc. Gastos de Ventas Los gastos de ventas están relacionados con la distribución y comercialización del producto o del servicio, así tenemos a los vendedores, gastos de publicidad, comisiones, etc.
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* Caso Resuelto: Proyectar los gastos operativos para un proyecto de 3 años, sabiendo que los gastos administrativos equivalen al 15% de las ventas y los gastos de ventas equivalen al 10% de las ventas. El precio del producto es de S/. 30 y las ventas proyectadas son: Años Ventas Unid. S/. 1
8,500
255,000
2
8,993
269,790
3
9,515
285,450
Teniendo en cuenta la información sobre las ventas proyectadas y la condición establecida para establecer los gastos administrativos y de ventas, los gastos operativos se proyectan: Años Gastos Operativos Total Administrativos Ventas 1
38250
25500 63750
2
40468.5
26979 674475
3
42817.5
28545 71362.5
Nota: La proyección de los gastos operativos, sean estos administrativos o de ventas se pueden proyectar en forma similar en el caso de los trabajadores de planta, también se le puede agregar los diferentes recursos que se consumen en las áreas mencionadas (administrativo y ventas) como consumo de agua, útiles de oficina, etc. en este caso para facilitar el proceso de cálculo, se ha establecido que dichos valores se determinen en función de las ventas. ESTADOS FINANCIEROS PROYECTADOS Los estados financieros son documentos de resultados, que proporcionan información para la toma de decisiones en salvaguarda de los intereses de la empresa, en tal sentido la recisión y la veracidad de la información que pueda contener es importante. Entre los estados financieros tenemos: Estado de Ganancias y Pérdidas Este estado financiero nos permite determinar si la empresa en un periodo determinado ha obtenido utilidades o pérdidas Estructura: Un estado de ganancias y pérdidas por lo general presenta la siguiente estructura: Ventas 1000.0 (Costo de ventas) (600.0) Utilidad bruta 400.0 (Gastos operativos) (120.0) Utilidad operativa 280.0 (Gastos financieros) (10.0) Utilidad antes de impuesto 270.0 (Impuesto 29%) 78.3 Utilidad neta 191.7 Flujo Neto de Caja El flujo neto de caja es un estado financiero en el cual se registran los ingresos y egresos generados en un periodo determinado, es decir que el flujo neto de caja es el saldo entre los ingresos y egresos de un periodo determinado. 83
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Estructura: La estructura de un flujo neto de caja es el siguiente: * Ingresos - Caja inicial - Ventas (contado) - Cuenta por cobrar - Otros ingresos * Egresos - Mano de obra - Insumos (contado) - Cuenta por pagar - Cif (1) - Gastos administrativos - Gastos de ventas - Intereses - Amortización de deuda - Impuesto - Otros egresos * Flujo Neto de caja (1) sin depreciación de maquinarias y equipos, porque no constituye un egreso real inmediato. CASO INTEGRAL DE PROYECTOS (PROYECCIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS) Un proyecto de inversión tiene un horizonte temporal de 3 años, se ha estimado que para el primer año las ventas deben ser de 8500 unidades, para que en el siguiente año se expanda en 15% y en el último año se contraiga en 10%. El precio del producto se ha establecido en S/. 135. Este proyecto demanda una inversión de S/. 185 400, el cual será financiado de la siguiente manera: 45% aporte de socios y la diferencia a través de un préstamo bancario, el cual se cancelará en 3 años a través de cuotas fijas. La tasa de interés nominal activa es del 36% con capitalización trimestral. Los costos y gastos que genera este proyecto son los siguientes: - Mano de Obra Directa En planta laboran 6 operarios y 4 ayudantes, todos en planillas; los operarios ganan mensualmente S/. 1150 y los ayudantes ganan S/. 840, los operarios todos tienen hijos (los importes antes indicados no incluyen beneficios como la asignación familiar) - Insumos Cada unidad producida consume los siguientes insumos: Insumo Insumo A Insumo B - Costo Indirecto de Fabricación
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Cantidad 3.8 lt. 1.4 lt.
Costo unitario S/ 2.10 S/. 3.5
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Los costos indirectos que genera el presente proyecto son: Concepto
Importe parcial
Seguro Mantenimiento Depreciación Serv. Públicos
720 mens 3000 semest 3600 anual 840 mens.
Total - Los Gasto administrativos equivalen al 12% de las ventas - Los gastos de ventas equivalen 15% de las ventas - Política de Inventarios · Productos Terminados: inventario final equivalente al 8% de las ventas · Insumos: inventario final equivalente al 5% de las unidades a consumir - Política de Ventas: 75% al contado y el saldo se cobra en el siguiente periodo - Política de Compras: 55% al contado y el saldo se paga en el siguiente periodo (aplicable a la compra de insumos) Proyectar los estados financieros en este proyecto industrial a lo largo del horizonte temporal Solución Proyección de la producción Años Concepto
1
2
3
Ventas Inv. Final
8500 680
9775 782
8798 704
Unid. Requer Inv. Inicial
9180 (0)
10557 (680)
9502 (782)
Producción
9180
9877
8720
Proyección del Costo de la Mano de Obra Directa Considerando el personal que trabaja directamente en planta, vamos a proceder a proyectar el costo de la mano de obra directa. Es importante resaltar que los montos indicados están en función de lo que le cuesta al empleador tener cierto personal en planilla; en el caso de los trabajadores que se encuentran en honorarios solo se multiplica por los 12 meses, considerando que estos no gozan de beneficios sociales.
Trabajador
Salario Salario Gratificación mensual anual
Asignación familiar (*)
Operario 1 S/. 1140 S/. Operario 2 S/. 1140 13680
S/. 2280
S/. 644
S/. 2280
S/. 644
Operario 3 S/. Operario 4 1140
S/. 13680
S/. 2280
S/. 644
S/. 2280
S/. 644
Operario 5 S/. 1140 S/. Operario 6 S/. 1140 13680
S/. 2280
S/. 644
S/. 2280
S/. 644
S/. 1680
---
Ayudante
S/. 1140 S/.
CTS
Aporte empleador
Total
S/. 1618.9 S/. S/. 1383.7 S/. 1618.9 19606.6 S/. 1618.9 S/. S/. 1383.7 S/. 1618.9 19606.6 S/. S/. 1618.9 S/. 1383.7 S/. 1618.9 19606.6 S/. S/. 1146.6 S/. 85
Excelencia Académica
1
S/. 840
13680
S/. 1680
---
Ayudante 2
S/. 840
S/. 13680
S/. 1680
---
S/. 1680
---
Ayudante 3 Ayudante 4
S/. 840
S/. S/. 840 13680
1383.7 S/. 1146.6 19606.6 S/. S/. 1146.6 S/. 1383.7 19606.6 S/. 1146.6 S/. S/. 1383.7 19606.6
S/. 10080
S/. 980.0
S/. 13886.6
S/. 10080
S/. 980.0
S/. 13886.6
S/. 10080
S/. 980.0
S/. 13886.6
S/. 10080
S/. 980.0
S/. 13886.6 S/. 173186
Total
Proyección del Costo de Insumos Para proyectar el costo de los insumos tenemos que considerar el consumo unitario de insumos por cada unidad producida y luego multiplicar dicha necesidad por la producción proyectada de cada periodo. En base a esta operación lo que vamos a proyectar es la necesidad de insumos a lo largo del horizonte temporal del proyecto. Insumo A Años Concepto
1
2
3
Unidades a consumir Inv. Final
34884.0 1744.2
37532.6 1876.6
33136.0 1656.8
Unid. Requer Inv. Inicial
36628.2 (0.0)
39409.2 (1744.2)
34792.8 (1876.6)
Total a comprar
36628.2
37665.0
32916.2
Insumo B Años Concepto
1
2
3
Unidades a consumir Inv. Final
12852.0 642.6
13827.8 493.9
12208.0 610.4
Unid. Requer Inv. Inicial
13494.6 (0.0)
14321.7 (642.6)
12818.4 (493.9)
Total a comprar
13494.6
13679.1
12324.5
Es necesario resaltar en este punto que al momento de proyectar el costo de los insumos se va a generar dos valores: uno necesario para el costo de producción en el caso de las unidades a consumir y el segundo necesario para el flujo neto de caja, que se produce por las compras de insumos, tal como se aprecia en el siguiente cuadro. 86
Excelencia Académica
años Costo de Insumos Costo de Producción Flujo Neto de Caja 1
S/. 118238.4
S/. 124150.3
2
S/. 127215.8
S/. 126973.4
3
S/. 112313.6
S/. 112259.8
- Para determinar el costo de los insumos para el costo de producción, lo que se ha hecho es multiplicar las unidades a consumir de cada insumo por su costo unitario y luego se ha sumado. - Para determinar el costo de los insumos para el flujo neto de caja lo que se ha hecho es multiplicar las unidades a comprar de cada insumo por su costo unitario y luego se ha sumado. Esta diferencia es como consecuencia de que para el costo de producción lo que nos interesa es la cantidad de insumos que se han utilizado en el proceso productivo, sin embargo cuando vamos a programar nuestros pagos, esta programación está en función de la cantidad de insumos que hemos comprado. Proyección del Costo Indirecto de Fabricación Importe parcial
Concepto Seguro Mantenimiento Depreciación Serv. Públicos
Importe Anual
720 mens 3000 semest 3600 anual 840 mens.
Total
S/ 8640 S/. 6000 S/. 3600 S/. 10080 S/. 28320
Resumen de Costo de Producción Años
1
2
3
Costo producc. Mano de obra
S/. 173186.0
S/. 173186.0
S/. 173186.0
Insumos
S/. 118238.4
S/. 127215.8
S/. 112313.6
CIF Total
S/. 28320.0 S/. 28320.0 S/. 28320.0 S/. 319744.4
S/. 328721.8
S/. 313819.6
Proyección de los Gastos operativos Como sabemos dentro de los gastos operativos tenemos a los gastos administrativos y de ventas, considerando la información proporcionada el gasto operativo proyectado es el siguiente:
87
Excelencia Académica
Años Ventas S/.
Gastos Operativos Total Administrativo Ventas
1
S/. 1147500
S/. 137700.0
S/. 172125.0
S/. 309825.0
2
S/. 1319625
S/. 158355.0
S/. 197943.8
S/. 356298.8
3
S/. 1187730
S/. 142527.6
S/. 178159.5
S/. 320687.1
Nota: La proyección de los gastos operativos sean estos administrativos o de ventas se pueden determinar en forma similar a como se determinó los costos de producción, pero en este caso para hacerlo mas simple lo hemos establecido en función de las ventas (según la condición establecido en el problema) Proyección de los gastos Financieros Considerando que el proyecto contempla un préstamo en el sistema financiero, es necesario determinar el monto de la cuota a pagar en cada periodo, considerando las condiciones y en base a ello elaborar el cuadro de amortización de la deuda. Considerando que la inversión asciende a S/. 185400, de los cuales el 55% será financiado a través de un préstamo bancario que asciende a S/ 101970 Como la tasa que nos han proporcionado es nominal, tenemos que capitalizarla.
0.36 4 TIE 1 1 x100 4 TIEA = 41.2% Calculo de la cuota:
101970 1 0.412 0.412 A 3
1 0.412 3 1
A = 65156.4 Tenemos la tabla siguiente: N° Deuda
Interés
amortización
Cuota
Saldo
1
101970.0
42011.6
23144.8
65156.4
78825.2
2
78825.2
32476.0
32680.4
65156.4
46144.8
3
46144.8
19011.7
46144.6
65156.4
0.2
Es importante elaborar el cuadro de amortización de la deuda, para que cuando se proyecte el estado de ganancias y pérdidas se necesitará conocer los gastos financieros, que en este caso serán los intereses que ha generado el préstamo para financiar la inversión. Proyección de los Estados Financieros a. Estado de Ganancias y Pérdidas Considerando la información que hemos generado, estamos en condiciones para proyectar el estado de ganancias y pérdidas del presente caso. 88
Excelencia Académica
Años
1
2
3
Concepto Ventas
1147500.0
1319625.0
1187730.0
Costo Ventas (*)
319744.4
328721.8
313819.6
Utilidad Bruta
827755.6
990903.2
873910.4
Gasto Operativo
309825.0
356298.8
320687.1
Utilidad Operativa
517930.6
634604.4
553223.3
42011.6
32476.0
19011.7
Utilidad Antes Imp
475919.0
602128.4
534211.6
Impuesto (30%)
142775.7
180638.5
160263.5
Utilidad Neta
333143.3
421489.9
373948.1
Gasto Financiero (**)
(*) El costo de ventas es el costo del producto vendido, en este caso, hemos utilizado el costo de producción. (**) El gasto financiero es el interés que se pagan por la deuda contraída, en este caso la información se obtiene del cuadro de amortización de la deuda. b. Flujo Neto de Caja Considerando que en el flujo neto de caja se registran los ingresos y egresos de fondos ocasionados en un periodo determinado, entonces procederemos a determinar el flujo neto de caja del caso planteado, según las condiciones establecidas en las políticas de ventas y de compras (la cual se aplica solo a la compra de insumos. Años
1
2
3
concepto Ingresos Ventas (contado)
989718.8
890797.5
860625.0
286875.0
329906.2
173186
173186
173186
68282.7
69835.4
61742.9
--.--
55867.6
57138.0
24720.0
24720.0
24720.0
Gasto adminis.
137700.0
158355.0
142527.6
Gasto ventas
172125.0
197943.8
178159.5
65156.4
65156.4
65156.4
142775.7
180638.5
160263.5
76679.2
350891.1
357809.8
Cuenta por cobrar Egresos MOD Insumos (contado) Cuenta por pagar CIF (*)
Cuota Impuesto Flujo Neto de Caja
89
Excelencia Académica
- Para proyectar los egresos en cuanto a los insumos, se utilizó la información en cuanto al costo de los insumos a comprar y luego se aplicó la política de compras - En cuanto al CIF, el valor consignado en el flujo neto de caja no considera la depreciación de maquinarias y equipos, porque este concepto no es un egreso
5.1 1¿Considere que va a realizarse un préstamo para poder desarrollar un Sistema de Información en el cual requiere un préstamo de S/60 000, indague en tres entidades financieras y determine de cuál de ellas le convendría el préstamo? 2¿Halle que formulas han utilizado para determinar las cuotas programadas en 3 años?
ASPECTO ECONOMICO EN UN SISTEMA DE INFORMACIÓN Cuando se desarrolla un Software hemos podido apreciar que en el estudio técnico se ha realizado un análisis de todos los elementos necesarios que se requieren para el proyecto, y ahora es necesario determinar los costos que pueden acarrear, está labor no es muy dificultosa ya que sólo requiere la averiguación de los precios de los ítems. Pero el inconveniente está en la forma de determinar los costos de desarrollo de software el cuál involucra el tamaño del software, el costo que llevará a implementarlo, la cantidad de personal y el tiempo que se requiere. Para está labor no existe una formula general para poder determinar sino más bien existe una variedad de formas de realizar la estimación para proyectos de software: ESTIMACIÓN PARA PROYECTOS DE SOFTWARE Aunque la estimación es tanto un arte como una ciencia, está importante actividad no necesita realizarse en una forma improvisada. Existen técnicas útiles para la estimación del tiempo y esfuerzo. Puesto que la estimación coloca los cimientos para las demás actividades de planificación del proyecto, y está proporciona la ruta para la ingeniería del software exitosa. El software es el elemento más caro de virtualmente todos los sistemas basados en computadora. En sistemas complejos, personalizados, un gran error en la estimación del costo puede hacer la diferencia entre beneficio y pérdida. Rebasar el costo puede ser desastroso para el desarrollador. Para lograr estimaciones confiables de costos y esfuerzo se tiene varias opciones: Demorar la estimación hasta más tarde en el proyecto (obviamente, se puede lograr 100% de estimaciones precisas después de que el proyecto esté terminado.) Basar las estimaciones en proyectos similares que ya hayan sido completadas. Emplear técnicas de descomposición relativamente simples para generar estimaciones de costo y esfuerzo del proyecto. Utilizar uno o más modelos empíricos en la estimación de costo y esfuerzo. La primera opción es muy difícil de aplicarla en vista que el proyecto se hace y presenta antes de la ejecución de la misma. 90
Excelencia Académica
La segunda opción en caso que el proyecto sea muy similar al que ya se desarrollo puede ayudar a hacer su estimación pero nunca dos proyectos son iguales debido a que se presentan cambios en diversas dimensiones. Las siguientes opciones nos pueden ayudar a realizar una estimación más aproximada del proyecto. Estimación basada en líneas de código LDC Este tipo de estimación se aplica en las estimaciones basadas en el problema, para lo cual en el ítem de identificación de problemas hemos utilizado una metodología para poder identificar el problemas y en la parte de la demanda del proyecto hemos identificado las necesidades que debe cumplir el software es decir las tareas que finalmente debe desarrollar que también son conocidas como requerimientos funcionales. Aquí se recomienda conocer en cierto nivel de profundidad cada uno de los requerimientos ya que debemos de hacer una estimación para cada tarea que va a desempeñar el sistema. Por la cual la técnica consiste en descomponer todas las funciones del software y realizar una estimación optimista, probable y pesimista en cantidad de línea de código para cada función.
FUNCIÓN
OPTIMIS TA
LDC ESTIMADAS PROBAB PESIMIS TOTAL LE TA
Registro de productos, clientes y trabajadores
300
400
500
400
Registro del pedido del cliente.
250
350
500
358
Registro de entrega de productos por delivery
120
200
300
203
Actualización del stock del producto
100
150
200
150
Generación de reporte cuando el producto este en su stock mínimo
100
150
200
150
Registro de pagos de las ventas
200
300
400
300
Generación de boletas de venta.
150
200
250
200
Generación de facturas.
200
250
300
250
200
300
400
Cálculo venta diaria, semanal y mensual.
LINEAS DE CODIGO ESTIMADAS
300 2311
A partir de ahí se obtiene un promedio para el cual se utiliza lo siguiente: El valor esperado se calcula mediante una ponderación de: S = (Sopt + 4Sm + Spes) / 6 Luego de ahí debemos contemplar la información histórica de la organización para determinar: Productividad para sistemas de este tipo 400 LDC/pm Tarifa laboral 2000 dólares al mes Costo por línea de código 5 dólares Con esta información podemos determinar el costo del proyecto: Costo estimado del proyecto: 2311*5= 11555 dólares Esfuerzo estimado 6 personas-mes 91
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La característica de las técnicas de estimación si nos hacemos la siguiente pregunta ¿Son correctas las estimaciones?, realmente no podemos estar seguro. Cualquier técnica de estimación, no importa cuán sofisticada sea, debe contrastar con otro enfoque. Estimación basada en puntos de función PF La descomposición de la estimación basada en PF se centra en los valores de dominio de información más que en las funciones de software. Los puntos de función se derivan empleando una relación empírica basada en medidas contables (directas) del dominio de la información del software y las evaluaciones de la complejidad de éste. Los valores del dominio de la información se definen de la siguiente manera: Número de entradas externas (EE): Cada entrada externa se origina en un usuario o es transmitida desde otra aplicación y proporciona distintos datos orientados a la Valor del dominio de información
Factor de ponderacion
Conte o
Simpl e
promedi o
Complej o
TOTAL
Entradas Externas (EE)
x
3
4
6
=
Salidas externas (SE)
x
4
5
7
=
Consultas externas (CE)
x
3
4
6
=
Archivos de lógica interna (ALI) Archivos de interfaz externa (AIE)
x
7
10
15
=
x 5 7 10 = --------------------------------------------------TOTAL DE CONTEOS ---------> aplicación o información de control. Las entradas suelen emplearse para actualizar archivos lógicos externos (ALI). Las entradas deben distinguirse de las consultas, que se cuentan por separado. Número de salidas externas (SE): Cada salida externa se deriva en el interior de la aplicación y proporciona información al usuario. En este contexto, salida externa alude a informes, pantallas, mensajes de error, etc. Número de consultas externas (CE): Una consulta externa se define como la entrada en línea que lleva a la generación de alguna respuesta inmediata por parte del software, en la forma de salida en línea ( a menudo recuperada en un ALI). Número de Archivos Lógicos Internos (ALI): Cada archivo lógico interno es un agrupamiento lógico de datos que reside dentro de los límites de las aplicaciones y que se mantiene mediante entradas externas. Número de archivos de interfaz externos (AIE): Cada archivo de interfaz externo es un agrupamiento lógico de datos externo a la aplicación pero que proporciona datos que podrían usarse en está. Una vez que se completan los datos, se deben de completar la siguiente tabla:
En la cual se debe asociar a cada dominio un valor de complejidad con cada conteo. 92
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Las organizaciones que usan métodos de puntos de función desarrollan criterios para determinar si una entrada determinada es simple, promedio o compleja. No obstante la determinación de la complejidad es un poco subjetiva. Para calcular los puntos de función se usa la siguiente relación: PF=conteo total * [0.65+0.01*∑(Fi)] Donde conteo total es la suma de todas las entradas de puntos de función obtenidas en la tabla. Fi (i = 1 a 14) son factores de ajuste de valor basados en las respuestas a las siguientes preguntas: 1. ¿El sistema requiere respaldo y recuperación confiables? 2. ¿Se requieren comunicaciones de datos especializadas para transferir información a la aplicación, u obtenerla de ella? 3. ¿Hay funciones distribuidas de procesamiento? 4. ¿El desempeño es critico? 5. ¿El sistema se ejecutara en un entorno existente que tiene un uso pesado de operaciones? 6. ¿El sistema requiere entrada de datos en línea? 7. ¿La entrada de datos en línea requiere que la transacción de entrada se construya en varias pantallas u operaciones? 8. ¿Los ALI se actualizan en línea? 9. ¿Las entradas, las salidas, los archivos o las consultas son complejos? 10. ¿Es complejo el procesamiento interno? 11. ¿El código diseñado será reutilizable? 12. ¿Se incluyen la conversión e instalación en el diseño? 13. ¿Está diseñado el sistema para instalaciones múltiples en diferentes organizaciones? 14. ¿La aplicación está diseñada para facilitar el cambio y para que el usuario lo use fácilmente? Cada una de estás preguntas se responde empleando una escala que va de 0 (no importante o aplicable) a 5 (absolutamente esencial) por lo que finalmente se hace una sumatoria y se reemplaza el valor en la ecuación. Tengamos en cuenta el caso del desarrollo de un sistema de ventas para lo cual se determino lo siguiente: Estimación de valores del dominio de información: Valor del dominio de información
Factor de ponderación Simple promedio Complejo
Conteo
TOTAL
Entradas Externas (EE)
10
x
2
3
5
=
20
Salidas externas (SE)
12
x
3
4
6
=
48
Consultas externas (CE) Archivos de lógica interna (ALI) Archivos de interfaz externa (AIE)
15
x
2
4
5
=
30
2
x
5
8
12
=
10
2 x 4 6 10 = ----------------------------------------------------------->
08
TOTAL DE CONTEOS
116
93
Excelencia Académica
Ahora estimamos y ponderamos el factor de ajuste: FACTOR 1.
¿El sistema requiere respaldo y recuperación confiables?
VALOR (0-5) 3
2. ¿Se requieren comunicaciones de datos especializadas para transferir información a la aplicación, u obtenerla de ella?
3
3.
¿Hay funciones distribuidas de procesamiento?
0
4.
¿El desempeño es critico?
3
5. ¿El sistema se ejecutara en un entorno existente que tiene un uso pesado de operaciones?
2
6.
4
¿El sistema requiere entrada de datos en línea?
7. ¿La entrada de datos en línea requiere que la transacción de entrada se construya en varias pantallas u operaciones?
4
8.
¿Los ALI se actualizan en línea?
3
9.
¿Las entradas, las salidas, los archivos o las consultas son complejos?
4
10. ¿Es complejo el procesamiento interno?
3
11. ¿El código diseñado será reutilizable?
1
12. ¿Se incluyen la conversión e instalación en el diseño?
3
13. ¿Está diseñado el sistema para instalaciones múltiples en diferentes organizaciones? 14. ¿La aplicación está diseñada para facilitar el cambio y para que el usuario lo use fácilmente?
5
FACTOR DE AJUSTE DE VALOR
42
Por lo tanto: PFestimado= conteo total*[0.65+0.01*Σ(Fi)] PFestimado= 116*[0.65+0.01*42] PFestimado= 124 Luego con información de la organización determinamos: Productividad para sistemas de este tipo 17 PF/pm Tarifa laboral 2000 dólares al mes Costo por punto de función 118 dólares
94
4
Excelencia Académica
ACTIVIDAD
CC
Planificaci ón
Análisi s de riesgo
Ingeniería Anális Dise is ño
TAREA
Liberación de E Totale construcció C s n Códi Prue go ba
FUNCIÓN Registro de productos, clientes y trabajadores
0.15
0.5
0.2
0.35
1.2
Registro del pedido del cliente. Registro de entrega de productos por delivery Actualización del stock del producto Generación de reporte cuando el producto este en su stock mínimo
0.1
0.4
0.15
0.2
0.85
0.1
0.25
0.2
0.2
0.2
0.1
0.5
Registro de pagos de las ventas
0.1
0.3
Generación de boletas de venta.
0.1
0.35
0.15 0.25
0.85
Generación de facturas. Cálculo venta diaria, semanal y mensual.
0.12
0.25
0.15 0.25
0.77
0.1
0.25
0.12
0.67
0.15 0.25
0.75
0.25
0.85
0.15
0.2
0.95
0.2
0.3
0.9
0.2
TOTALES
0.2 5
0.25
0.25
1.07
3
1.47 2.25
% ESFUERZO
0.5 0%
0.50%
0.50%
15%
35%
20% 30%
7.79
CC = comunicación del cliente EC = evaluación del cliente Por lo tanto el costo estimado del software es de 14632 dólares y el tiempo estimado es de 7 personas-mes. Estimación basada en el proceso La técnica más común para estimar un proyecto es basar la estimación en el proceso que se empleará. El proceso se descompone en un conjunto relativamente pequeño de tareas y se estima el esfuerzo requerido para lograr cada tarea. Está estimación comienza con un bosquejo de las funciones del software obtenidas a partir del ámbito del proyecto. Las funciones y actividades del marco de trabajo relacionadas se presentan como parte de una tabla. Las primeras estimaciones de de esfuerzo corresponden a comunicación con el cliente, planificación y análisis de riesgos. Los totales horizontal y vertical ofrecen un indicio del esfuerzo estimado que se requiere para análisis, diseño, código y prueba. Se debe señalar que 50% es el esfuerzo en tareas de Ingeniería, lo que indica la importancia de este trabajo. 95
Excelencia Académica
Con base a la escala promedio de 2000 dólares por mes, el costo total estimado del proyecto es 16 000 dólares y el esfuerzo estimado es de 8 personas–mes. Modelos empíricos de estimación Un modelo de estimación para software de computadora utiliza fórmulas obtenidas empíricamente para predecir el esfuerzo como una función de LDC o PF. Los valores de LDC o PF se estiman mediante el enfoque descrito en las secciones anteriores. Pero en lugar de emplear las tablas descritas en dichas secciones, los valores resultantes para LDC o PF se colocan en el modelo de estimación. Los modelos de estimación tienen la siguiente forma: E = A + B * (ev)c Donde A, B y C son constantes obtenidas empíricamente, E es el Esfuerzo en personames y ev es la variable de estimación ya sea LDC o PF. Veamos algunos de estos modelos para LDC: E=5.2x(KLDC)0.91 E=5.5+0.73x(LDC)1.16 E=3.2x(KLDC)1.05 E=5.288x(KLDC)1.0457 Tambien se han propuesto E = -91.4+0.355PF E = -37 + 0.96PF E = -12.88 + 0.405PF
modelo WaltsonFelix modelo Bailey-Basili modelo simple de Boehm modelo Doty para KLDC>9 modelos orientados para PF. modelo de Albrecht y Gaffney modelo de kemerer modelo de regresión para proyecto pequeño
Tambien existe el modelo COCOMO II, el cuál dejaremos para la investigación del alumno. Ejemplo: En el caso que estamos viendo habíamos determinado la estimación de LDC de 2311 y 124 PF Aplicando estos modelos podemos determinar: E=5.2x(KLDC)0.91 E=5.2x(2.311)0.91 E= 11 persona-mes
modelo WaltsonFelix
E = -37 + 0.96PF E=-37+0.96x124 E=82
modelo de kemerer
Un rápido examen de estos modelos indica que cada uno producirá un resultado diferente para los mismos valores de LDC o PF. La implicación es clara. Los modelos de estimación deben calibrarse para las necesidades locales.
96
Excelencia Académica
ESTIMACIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO En este apartado debemos tener en cuenta que el desarrollo de un SI o Software para nuestro caso no sólo involucra el esfuerzo de las personas y el costo estimado sino que conlleva una serie de gastos o inversión adicional para el cuál debemos de tener presente lo siguiente: Costos privados En general tendremos los siguientes ítems: Compra de hardware Compra de software Conversión/Adaptación de software existente Desarrollo de software Estudios y capacitación Instalación y puesta en marcha Habilitación de locales y muebles Costos de operación Remuneraciones Servicios externos (asesorías y otros) Comunicaciones (arriendo de líneas) Arriendo de programas Materiales de uso y consumo corriente (Cds, hojas perforadas, toner de impresoras, etc.) Mantención y reparaciones Consumo de energía Por lo tanto debemos de generar nuestro flujo de gastos de manera total para determinar el costo total del proyecto.
ESTIMACIÓN DE BENEFICIOS DEL PROYECTO Los costos de los proyectos de informática son relativamente manejables de cuantificar, no así los beneficios, que se presentan como ahorro de costos con respecto a la situación base, siendo particularmente compleja la estimación de las horas - hombre liberadas. Por otra parte, estos tipos de proyectos tienen costos y beneficios intangibles, los cuáles se deberán describir en forma cualitativa. Beneficios privados Dependiendo de la naturaleza del proyecto, se pueden presentar algunos de los siguientes beneficios: Ahorro de Horas-Hombre (H-H) Por no tener que contratar personal adicional con respecto a la situación optimizada. Se considera como situación base optimizada (sin proyecto) la contratación de personal adicional que permitiría alcanzar los mismos objetivos que la configuración computacional; es decir, la alternativa de sustitución de recursos de capital por trabajo. Este beneficio lo es en la medida que exista dicha alternativa.
97
Excelencia Académica
Del personal que actualmente labora en el sistema. Este beneficio lo es bajo el supuesto de que las H-H liberadas tengan un uso alternativo productivo. Si la alternativa es el ocio, en el caso de que con el proyecto disminuyan los requerimientos diarios de H-H, tendríamos sólo un beneficio individual difícil de valorar. Este ahorro de H-H corresponde a un aumento de la productividad. Tipos de aumento de productividad El aumento de la productividad puede provenir de tres tipos: Ahorro del tiempo de desplazamiento Con el nuevo sistema, se pretende reducir o eliminar el tiempo que las personas gastan en desplazarse para intercambiar información o para realizar alguna acción que pudiera ser llevada a cabo desde su escritorio. Como ejemplos típicos se tiene: Entrega de información vía USB. Ir a colocar papel a una impresora compartida. Levantarse a buscar información escrita. Mejora del actual sistema Con el nuevo sistema, se pretende mejorar las características básicas del sistema actual. Por ejemplo: Aumentar la robustez del sistema. Hacer más rápido el acceso y procesamiento de la información. Reducción de tiempo de espera en colas de impresión. Automatización En este caso, mediante la implantación de un sistema computacional se pretende lograr que una tarea deje de ser manual para ser automatizada. Como por ejemplos típicos se tiene: Ordenamiento de archivos. Generación automática de cheques. Búsqueda de información. El primero de estos tres tipos de aumento de la productividad se produce principalmente en proyectos que involucran mejoras en las comunicaciones. El segundo tipo se produce con mayor frecuencia en proyectos que involucran un aumento de la capacidad de procesamiento y un mejoramiento del diseño del sistema. El tercer tipo de aumento de la productividad está relacionado con proyectos que formulan el equipamiento de un sistema computacional por primera vez en alguna área determinada. Venta de información Al implementar el proyecto se deben cuantificar los servicios que la institución puede ofrecer hacia el exterior. Como ejemplo se tiene: venta de software, venta de información, etc. Ahorro en arriendo de oficinas En el caso en que se esté arrendando una oficina que ya no se va a necesitar una vez adquirido el equipo computacional, se cuenta como ahorro el monto de dicho arriendo. También ocurre cuando se traspasa a medios magnéticos la información antes contenida en archivos y carpetas. En el caso en que la oficina sea de propiedad de la institución que adquiere el equipo, el ahorro proviene del uso alternativo que se le puede dar a esta oficina. 98
Excelencia Académica
Ahorro en costos de operación Se refiere a ahorros en costos de operación, con respecto a situación base. A modo de ejemplo, una disminución de los costos de mantención; o bien, dejar de pagar por servicios a empresas, pues con la realización del proyecto estos servicios podrán desarrollarse internamente. Se debe mencionar el detalle de cada uno de los costos de operación que van a disminuir o bien desaparecer, acompañado por el monto anual del ahorro que se produce al adquirir el equipo. Mejoras en la gestión y en la toma de decisiones Este tipo de beneficios son frecuentes, pero generalmente de muy difícil cuantificación, lo que puede en ocasiones llevar a que se consideren sólo como intangibles, o bien, como el primer tipo de ahorro de H-H antes expuesto, es decir, del personal adicional que se requeriría para obtener el mismo efecto de mejora en la gestión y la toma de decisiones. Es importante tener presente no cometer el error de contabilizar más de una vez algún beneficio. Para ello debe ponerse atención al clasificarlo. Por ejemplo, si se usa el método de estimar el ahorro de H-H adicionales equivalentes para alcanzar la misma mejora en la gestión que logra el equipamiento computacional, no debe considerarse como un beneficio adicional del proyecto dicha mejora de la gestión.
1. Realice la estimación de costos para un proyecto de software utilizando las diversos mecanismos establecidos en el presente etxto.
En el presente fascículo se ha abordado el aspecto económico financiero para el proyecto, que nos permitirá establecer y evaluar si económicamente el proyecto es factible en el tiempo haciendo uso de proyecciones financieras.
-
Roger Pressman, Ingeniería de Software Un enfoque práctico - México Guía Perfil del Portal SNIP, Ministerio de Economía y Finanzas - Perú Dirección y Gestión de Proyectos – Alberto Domingo Ajenjo. Formulación y evaluación de proyectos informáticos – Gabriel Baca Urbina. Formulación y Evaluación de proyectos – Rafael Suarez Chacón Curso SNIP – 2008
99
Excelencia Académica
La siguiente unidad se encarga de la evaluación económica del proyecto, el cuál establecerá la factibilidad del proyecto desde el punto de vista económico
Autoevaluación formativa Desarrolle lo que se pide:
100
Realice una investigación acerca de la estimación de proyecto de software con Casos de Uso y del Modelo COCOMO II Realice el flujo de caja para un proyecto de software
Excelencia Académica
Evaluación de proyectos y gestión de Riesgos En esta parte del texto vamos a centrarnos en el aspecto de la evaluación del proyecto que consiste en evaluar si en el tiempo es rentable o no para de esta manera determinar la ejecución o no del proyecto. Debemos considerar que la evaluación se puede realizar desde el punto económico y social para lo cual dependerá del tipo de proyecto y la forma de evaluación que sea acorde con lo que se plantea. Además se verá en esta parte del texto la gestión de los riesgos, para lo cual se debe tener en cuenta que los riesgos siempre están presentes por lo tanto hay que identificarlos, evaluarlos y asignar un valor de impacto para de esta manera tener que buscar las estrategias de mitigarlos y no afecten al proyecto en el proceso de ejecución.
Al terminar el estudio de la presente unidad, el estudiante debe:
Realizar la evaluación de un proyecto Explicar y realizar un plan de gestión de riesgos.
EVALUACIÓN DE PROYECTOS En la actualidad debido a los grandes riesgos que se incurren al realizar una inversión, se han establecido técnicas que ayuden a realizar un pronóstico en base a información cierta y actual de los factores que influirán al proyecto del que se trate, con el fin de evaluar los resultados para tomar una decisión Los riesgos del cual se mencionan son situaciones que pueden contribuir en el fracaso de la inversión y por consiguiente la pérdida total o parcial de los recursos utilizados. IMPORTANCIA DE LA EVALUACIÓN La importancia de evaluar un proyecto radica en el hecho de establecer si el proyecto en mención primeramente es viable (si existen las condiciones comerciales, técnicas y de infraestructura para concretar el proyecto) y en segundo lugar para establecer si es rentable o no, si va a generar ganancias o pérdidas para quienes promuevan dicha inversión (inversionistas). La importancia radica en experiencias ingratas de inversionistas que apostaron por una idea, crearon una empresa y al poco tiempo quebraron, perdiendo todo o parte de su inversión y quedando en muchos casos endeudados; si estos inversionistas hubiesen evaluado antes su inversión, hubiesen llegado a la conclusión de que el proyecto no era rentable y por lo tanto no hubiesen invertido y por consiguiente no hubiesen perdido sus recursos ni mucho menos hubiesen quedado endeudados. 101
Excelencia Académica
En caso de ser proyectos del tipo social o públicos, no brindara una idea clara de los beneficios y los costos en que incurrirá el estado o la institución benéfica. Hay dos tipos de evaluación de proyectos:
Figura 6.1 Tipos de evaluación Evaluación económica Mide la rentabilidad del proyecto sin importar la estructura de financiamiento. Se realiza bajo el supuesto de que el conjunto de la inversión será financiado con recursos propios; es decir, recursos del inversionista o entidad ejecutora. Evaluación financiera Se realiza bajo el supuesto de que toda o parte de la inversión será financiada con recursos de terceros. (se incluye el módulo de financiamiento). Permite determinar la “capacidad financiera” del proyecto. Análisis Costo-Beneficio Flujo de costos y beneficios en términos monetarios. Se calcula el VAN, TIR. Análisis Costo-Efectividad Flujo de beneficios no se pueden expresar en términos monetarios. Ejemplo: proyectos de salud, educación o nutrición y en general en las inversiones sociales). Se calcula el costo anual equivalente (CAE), normalmente por unidad de beneficiario INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN Para evaluar los proyectos de inversión existen instrumentos de evaluación, que a través de los cuales se determinará si el proyecto es rentable o no; entre los principales instrumentos de evaluación de proyectos tenemos: Valor Actual Neto (VAN) Es el valor actual de los beneficios netos que genera el proyecto durante toda su vida. Para su cálculo se requiere predeterminar una TASA DE DESCUENTO que representa el “costo de oportunidad” del capital (COK) Mide, en moneda de hoy, cuanto más dinero recibe el inversionista si decide ejecutar el proyecto en vez de colocar su dinero en una actividad que le reditúe una rentabilidad equivalente a la tasa de descuento. 102
Excelencia Académica
Su valor depende del tiempo. El VAN es el valor presente de los beneficios netos que genera un proyecto a lo largo de su vida útil, descontados a la tasa de interés que refleja el COK. Costo de oportunidad, se define como el costo de la mejor alternativa dejada de lado que tiene el inversionista para colocar el capital que se destinará al proyecto. Se trata entonces de la rentabilidad efectiva de la mejor alternativa especulativa de igual al riesgo.
Figura 6.2 Determinación del VAN
Ejemplo: Para un proyecto determinado, se necesita una inversión de 100 (en miles de soles). Este proyecto se realizará en tres periodos (siendo el periodo 0 una etapa preoperativa) En los periodos siguientes, se tienen saldos positivos debido a que el proyecto genera ingresos, con los siguientes flujos: Periodo 0 Periodo 1 Periodo 2 Periodo 3 Beneficio neto -100 50 60 45
Ello significa que 28.85 (miles de soles) será la rentabilidad sobre la alternativa expresada por el COK, y el proyecto en mención vale la pena o, en otras palabras, la decisión de invertir es buena dado el signo positivo Interpretación del VAN: VAN < 0, Proyecto Inconveniente VAN = 0, Proyecto Indiferente de realizar VAN > 0, Proyecto Conveniente Tasa Interna de Retorno (TIR) Es la tasa de retorno o tipo de rendimiento interno de una inversión; es decir, es aquel tipo de actualización que hace igual a cero el valor del capital. 103
Excelencia Académica
El VAN nos informa del beneficio absoluto que se va a obtener del proyecto de inversión. Así, entre varias opciones escogeremos aquélla cuyo VAN sea más alto, porque será la que nos proporcionará un beneficio más elevado. En cambio, el TIR nos informa de la rentabilidad de la inversión, por lo tanto, es un indicador relativo al capital invertido. Al escoger, lo haremos de aquella opción que nos producirá mayor beneficio por sol invertido. Matemáticamente la TIR se expresa de la siguiente manera:
Figura 6.3 Determinación del TIR a partir del VAN Las alternativas para la toma de decisiones, son las siguientes:
TIR > COK, Económicamente Conveniente TIR = COK, Económicamente Indiferente TIR < COK, Económicamente Inconveniente
Para poder determinar la TIR es necesario interpolar, para lo cual es necesario contar don dos VAN, tal como se muestra en el siguiente caso: Caso Desarrollado: a) Una Pc tiene un costo inicial de S/. 1100 y una vida útil de 6 años, al cabo de los cuales su valor de salvamento es de S/.100 Los costos de operación y mantenimiento son de S/. 30 al año y se espera que los ingresos por el aprovechamiento de la maquina asciendan a S/. 300 al año ¿Cuál es la TIR de este proyecto de inversión? DATOS: Ci = 1100 n = 6 años Vs = 100 Cop = 30 S/. /año Ingresos = 300 S/. /año TIR = ?
104
Excelencia Académica
FLUJO DE CAJA PROYECTADO
Coeficiente Beneficio/Costo (B/C) Cociente de dividir los beneficios actualizados entre los costos actualizados, estimados para el proyecto a lo largo de toda su vida útil.
n
BT t t 0 1 i B/C n CT t t 0 1 i Las características de este instrumento de evaluación, son: Su cálculo implica previamente elegir una Tasa de Descuento Su valor expresa el valor bruto de los beneficios recibidos por el inversionista por unidad de moneda que asigna al proyecto. A. B/C> 1 El valor actual de los flujos de beneficios es mayor al valor actual de los flujos de costos. B. B/C=1 Es indiferente para el inversionista, pues, le brinda la misma rentabilidad que su mejor alternativa de inversión. La TIR es igual al COK. C. B/C <1 El proyecto se debe rechazar, ya que la mejor alternativa ofrece mayor rentabilidad. La TIR es menor que el COK. 105
Excelencia Académica
Confiabilidad de los Indicadores De todos los indicadores, el más confiable es el VAN, debido a que la TIR y el Ratio B/C presentan serios problemas cuando: _ Existen flujos no convencionales _ Las alternativas tienen períodos de inversión distintos _ Los horizontes de las alternativas son distintos HERRAMIENTAS INFORMATICAS PARA LA EVALUACION Existen varios programas especializados en llevar a cabo tareas relacionadas con el análisis de inversiones la mayoría son comerciales y por ello tiene múltiples funciones y propiedades, lo que los hacen complejos y algo dificultosos en su manejo; sin embargo el EXCEL de Microsoft Office es una aplicación de esta hoja de calculo que nos permite determinar las dos herramientas de evaluación mas usadas, con cierta facilidad y en un aplicativo de uso difundido. Si bien Microsoft Excel no es específico para el análisis de inversiones, es uno de los más utilizados ya que cuenta con diversas funciones específicas para el análisis financiero de proyectos de inversión, también debemos saber que las funciones para el análisis de inversiones están agrupadas bajo la categoría “financieras” dentro de las funciones. Las funciones mas utilizadas son “TIR” y “VAN”, Función VAN En Excel la función para el cálculo del VAN se llama VNA. Esta función devuelve el valor actual neto a partir de un flujo de fondos y de una tasa de descuento. Veremos que esta función tiene un argumento más que la función para el cálculo de la TIR, la tasa de descuento. Se debe tener en cuenta, que el Excel tiene en cuenta los pagos futuros como ocurridos al final de cada período, por lo que el primer valor que se indique en la matriz de pagos será actualizado a la tasa de interés que indiquemos. Por esto no se debe incluir a la inversión inicial en esta matriz, sino que la matriz debe incluir sólo los pagos futuros. Sintaxis: =VNA(tasa de descuento; matriz con el flujo de fondos futuros)+ inversión inicial
Figura 6.4 Hallando el VAN en Excel 106
Excelencia Académica
Nota: Como habrá observado en el flujo de fondos, en el período inicial se incluye un flujo de caja negativo. Si la inversión inicial se ingresó con valor positivo, la fórmula del VAN debe incluirla con signo negativo. =VNA(tasa de descuento; matriz con el flujo de fondos futuros)- inversión inicial Función TIR Esta función calcula la tasa interna de rendimiento. La TIR es el tipo de interés que anula el VAN de una inversión (VAN=0). Se utiliza también para analizar la rentabilidad de una inversión temporal. Como regla general, una inversión cuya TIR sea mayor que el coste de capital, se puede considerar rentable. La función TIR se utiliza con un único argumento que es el rango que incluye la inversión y los rendimientos: Sintaxis: =TIR(matriz que contiene los flujos de caja) Debido a que Excel calcula la TIR mediante un proceso de iteraciones sucesivas, opcionalmente se puede indicar un valor aproximado al cual estimemos que se aproximará la TIR, si no se especifica ningún valor, Excel utilizará 10%. =TIR(matriz que contiene los flujos de caja;valor estimado de la TIR)
Figura 6.5 Hallando el TIR en Excel Como habrá observado en el flujo de fondos, en el período inicial se incluye un flujo de caja negativo. Esta salida de fondos representa la inversión inicial, y debe incluirse en la fórmula del TIR ya que si todos los flujos de fondos son positivos, la TIR tiende a infinito.
107
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EVALUACIÓN SOCIAL La Evaluación Social es el procedimiento que utilizamos para medir la contribución de determinado Proyecto al bienestar de la sociedad. Esto lo logramos mediante la comparación de los beneficios sociales generados por cada Alternativa de Solución contra el Costo Social Actual de cada una de ellas. Precios sociales El precio social es el precio que existiría si no hubiese distorsiones (impuestos, subsidios, monopolio, monopsonio, etc.) en los mercados relacionados al bien que se está tratando. Por lo tanto, el precio social de un bien, servicio, insumo o factor productivo, es igual al precio privado corregido por un factor de ajuste o de conversión, en el cual se resume las distorsiones e imperfecciones del mercado pertinente.
Figura 6.6 Obtención del precio social
COSTOS SIN PROYECTOS: Constituidos por todos los costos de producción o dotación del bien o servicio que existen actualmente y su proyección en el horizonte del proyecto. Los costos sin proyecto también pueden ser cero.
Costos “Con Proyecto” Se realizará una proyección de los costos para las diferentes alternativas del proyecto. Estos incluirán los costos de inversión y los de operación y mantenimiento.
108
Excelencia Académica
Cálculo de Beneficios Los beneficios obtenidos por el proyecto en mención están relacionados con la mejora de la producción agraria expresada en el cambio del rendimiento de los cultivos, producto de la adquisición, por ejemplo, de insumos de mayor calidad (semillas mejoradas), siendo éste servicio tecnológico otorgado por el proyecto. Al ser los beneficios cuantificables, la metodología adoptada es la de costo – beneficio. Los beneficios consisten en la ganancia que perciben los productores por la venta de la producción Es necesario, al igual que los costos, hallar los beneficios incrementales Los beneficios “sin proyecto”, son los beneficios que percibe la población en la actualidad, es decir, el Valor Neto de la Producción “sin proyecto”. El Valor Neto de la Producción “sin proyecto” se calcula de la diferencia de los ingresos por la venta de productos y servicios en la zona afectada y los costos de producción en la situación actual. Beneficios “Sin Proyecto” Son los beneficios derivados de la satisfacción de la demanda actual y proyectada. Ingresos que genera una actividad que es llevada a cabo en la situación actual.
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Excelencia Académica
Beneficios “Con Proyecto” Son los beneficios obtenidos por la puesta en marcha del proyecto, para sus distintas alternativas, en el horizonte considerado para su evaluación.
110
Excelencia Académica
Beneficios Incrementales Son el resultado de la comparación entre los beneficios “con proyecto” y los beneficios “sin proyecto”. Son los beneficios que, efectivamente, pueden atribuirse al proyecto.
BENEFICIOS EN INFORMÁTICA Esta es la determinación más difícil y polémica de los proyectos informáticos. No hay duda de que la inversión en tecnología informática (hardware, software y sistemas de información) reportan grandes beneficios a las empresas, el problema es cómo medir esos beneficios. En general, una organización decide invertir en un proyecto informático porque está convencida de que va a obtener uno o más de los siguientes beneficios: b) Un ahorro en costos, derivado de disminuir tiempos de procesamiento, disminuir el personal necesario en el procesamiento de información o disminución de errores cometidos en el procesamiento, lo cual ocasiona reprocesos o toma de decisiones equivocadas que origina costos adicionales. c) Una ventaja competitiva. d) Una ventaja estratégica 111
Excelencia Académica
e) Un flujo de información más rápido y confiable METODOLOGÍA COSTO - BENEFICIO Esta metodología se basa en estimar la rentabilidad social de un Proyecto a partir de la comparación de los beneficios sociales con los costos sociales. Esta es la misma metodología que utilizamos en la evaluación económica a precios privados. METODOLOGÍA COSTO - EFECTIVIDAD Para utilizar esta metodología necesitamos definir un indicador que exprese los objetivos y metas del Proyecto, a este indicador se le conoce como INDICADOR DE IMPACTO. Sin embargo, no siempre podremos encontrar indicadores de impacto, por lo que utilizaremos como medida de aproximación indicadores basados en resultados inmediatos: INDICADOR DE EFECTIVIDAD.
Figura 6.7 Obteniendo indicador de efectividad
Una vez conocidos los indicadores, se calcula el RATIO COSTO EFECTIVIDAD, el cual está conformado por la división entre el VALOR ACTUAL DE COSTOS SOCIALES y el INDICADOR DE EFECTIVIDAD.
Donde: CE = Ratio Costo – Efectividad VACSN = Valor Actual a Costos Social Neto El indicador de efectividad debe expresar los objetivos y metas del proyecto como indicadores de impacto. No obstante, la ausencia de información hace que muchas veces sólo se puedan tener indicadores vinculados con los resultados inmediatos obtenidos (llamados usualmente indicadores de eficacia). A manera de ejemplo se muestra, a continuación, algunos indicadores para medir los resultados de proyectos de salud.
112
Excelencia Académica
Tipos de proyectos y líneas de Acción
Indicadores
Corto plazo
Mediano plazo
Proyectos de promoción y prevención de la salud a) Programas de información y/o capacitación en temas vinculados con la salud y el uso adecuado de los servicios de salud.
• No. campañas informativas y de difusión. • No. personas capacitadas en materia de salud.
• Porcentaje de la población con conocimientos básicos sobre temas vinculados con la salud. • Porcentaje de la población informado sobre los beneficios del uso adecuado de los servicios de salud. • Porcentaje de la población capacitada o informada que aplica los conocimientos aprendidos. • Aumento de la demanda de consultas médicas (preventivas y/o curativas) que se deben a un mayor acceso a información.
b) Programas específicos de prevención de la salud (vacunación, examen de papanicolau, control de nutrición, etc.)
• No. personas atendidas.
• Tasa de mortalidad y morbilidad de grupos específicos. • Reducción de casos de enfermedades específicas controladas por los programas de prevención. • Tasa de prevalencia de las principales enfermedades controladas por los programas de prevención.
Los plazos para alcanzar lo objetivos del proyecto nos pueden permitir definir los Indicadores de Impacto.
113
Excelencia Académica
6.1
1¿Realice todo el flujo de cada para un proyecto de software considerando ingresos y egresos totales, luego realice la evaluación económica y social?
GESTIÓN DE RIESGOS ¿QUÉ ES UN RIESGO?
Evento o condición incierta, que si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo en por lo menos un objetivo del proyecto. Es un evento futuro que puede o no puede ocurrir. La probabilidad de ocurrencia está entre 0% y 100%. Efecto, consecuencia o impacto probable es determinado o calculado.
¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE RIESGOS? Proceso sistemático de identificación, análisis y respuesta a los riesgos del proyecto. Propósito: Maximizar las probabilidades y consecuencias de sucesos positivos y minimizar las probabilidades y consecuencias de sucesos adversos a los objetivos del proyecto.
114
Excelencia Académica
CAMPO DE ACCIÓN DE LA GERENCIA DE RIESGOS
Demora en el flujo de información. Los flujos se detienen l
Demora en el flujo de información. Los flujos se
INFORMACION/ COMUNICACION
TIEMPO Expectativas de
INTEGRACION DE LA GERENCIA DE PROYECTOS
ALCANCE
Ciclo de
Almacenamiento de información que puede ser temporal. Almacenarlo en archivero, Disco
Objetivos de Objetivos de
CONTRATO/ PROCURA
COSTO GERENCIA DE RIESGOS DEL PROYECTO
RECURSOS HUMANOS CALIDAD
Almacenamiento de información que puede ser temporal. Almacenarlo en
Figura 6.7 Campo de acción de la gerencia de riesgos
PROCESOS DE LA GESTIÓN DE LOS RIEGOS DEL PROYECTO
1
2
3
PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS
6
5
4
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE RIESGOS
PLANIFICACIÓN DE RESPUESTA A LOS RIESGOS
ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS
PLANIFICACION DE RIESGOS Es el proceso de decidir cómo se va a enfocar y conducir las actividades de gerencia de riesgos para un proyecto.
115
Excelencia Académica
Es importante para asegurar que el nivel, tipo y visibilidad de la gerencia de riesgos es apropiada tanto para el riesgo así como la importancia del proyecto en la organización, así proveer suficientes recursos y tiempo para las actividades de gerencia de los riesgos, y establecer una base acordada para evaluar los riesgos
GESTIÓN DE LOS RIESGOS
1. Planificación de la Gestión de Riesgos Entradas 1. Factores ambientales de la empresa. 2. Activos de los procesos de la organización. 3. Enunciado del alcance del proyecto. 4.Plan de gestión del proyecto. Herramientas y Técnicas. 1. Reuniones y análisis de planificación. Salidas 1.Plan de gestión de riesgos.
2. Identificación de Riesgos Entradas 1. Factores ambientales de la empresa. 2. Activos de los procesos de la organización. 3. Enunciado del alcance del proyecto. 4. Plan de gestión de riesgos. 5. Plan de gestión del proyecto Herramientas y Técnicas 1. Revisiones de documentación. 2. Técnicas de recopilación de Información. 3. Análisis de listas de control. 4. Análisis de asunciones. 5. Técnicas de diagramación. Salidas 1. Registro de riesgos.
3. Análisis Cualitativo de Riesgos Entradas 1. Activos de los procesos de la organización. 2. Enunciado del alcance del proyecto. 3. Plan de gestión de riesgos. 4. Registro de riesgos. Herramientas y Técnicas 1. Evaluación de probabilidades e impacto de los riesgos. 2. Matriz de probabilidad e impacto. 3. Evaluación de la calidad de los datos sobre riesgos. 4. Categorización de riesgos. 5. Evaluación de la urgencia de riesgos. Salidas 1. Registro de riesgos (actualizaciones).
Contenido del Plan de Gestión de riegos: Metodología. Roles y responsabilidades. Asignación del presupuesto. Periodicidad. Categorías de riesgo. Probabilidad e impacto de los riesgos. Matriz de probabilidad e impacto. Tolerancias revisadas de los interesados. Formatos de reportes. Seguimiento. IDENTIFICACION DE RIESGOS Identificar los riegos que puedan ocurrir, determinar cuales podrían afectar los objetivos del proyecto y documentar sus características. En este proceso participan: 116
El gerente del proyecto.
Excelencia Académica
Los líderes del equipo del proyecto. El equipo del proyecto. El equipo de gerencia de riesgos del proyecto. Los expertos en temas técnicos de fuera del equipo del proyecto. Clientes usuarios finales, otros gerentes de proyectos, stakeholders, y expertos externos.
GESTIÓN DE LOS RIESGOS
4. Análisis Cuantitativo de Riesgos
5. Planificación de la Respuesta a Riesgos
6. Seguimiento y Control de Riesgos
Entradas 1. Activos de los procesos de la organización. 2. Enunciado del alcance del proyecto. 3.Plan de gestión de riesgos. 4. Registro de riesgos. 5.Plan de gestión del proyecto *Plan de gestión del cronograma. *Plan de gestión de costos. Herramientas y Técnicas. 1. Técnicas de recopilación y representación de datos. 2. Técnicas de análisis cuantitativo de riesgos y de modelado Salidas 1. Registro de riesgos. (actualizaciones)
Entradas 1.Plan de gestión de riesgos. 2.Registro de riesgos.. Herramientas y Técnicas 1. Estrategias para riesgos negativos o amenazas. 2. Estrategias para riesgos positivos o oportunidades. 3. Estrategia común ante amenazas y oportunidades. 4. Estrategia de respuesta para contingencias. Salidas 1. Registro de riesgos (actualizaciones). 2. Plan de gestión del proyecto (actualizaciones). 3.Acuerdos contractuales relacionadas con el riesgo.
Entradas 1. Plan de gestión de riesgos. 2.Registro de riesgos. 3. Solicitudes de cambio aprobadas. 4. Información sobre el rendimiento del trabajo. 5. Informes de rendimiento. Herramientas y Técnicas 1. Reevaluación de los riesgos. 2. Auditoria de los riesgos.. 3. Análisis de variación y de tendencias. 4. Medición de rendimiento técnico. 5. Análisis de reserva. 6.Reuniones sobre el estado de la situación. Salidas 1. Registro de riesgos (actualizaciones). 2. Cambios solicitados. 3. Acciones correctivas recomendadas. 4. Acciones preventivas recomendadas. 5.Activos de los procesos de la organización (actualizaciones). 6.Plan de gestión del proyecto (actualizaciones).
Algunas técnicas y herramientas • • • •
Tormenta de Ideas. Técnica de Delphi. Entrevistas. Identificación de las causas (Diagramas de causa y efecto. También conocidos como de Ishikawa o de espina de pescado (fishbone). Útiles para identificar causas de riesgos. Diagramas de flujo de sistemas o procesos. Muestra como se relaciona diferentes elementos de un sistema y el mecanismo de causalidad. Diagramas de influencia. Una presentación grafica de un problema mostrando las influencias causales, el orden en el tiempo de los sucesos y otras relaciones entre las variables y los resultados
•
Análisis FODA.
Mayores posibilidades para el éxito del proeycto
Determinar como usar fortalezas para defenderse
Dejar estas oprtunidades exploren otros
Area de alto riesgo
para
que
117
Excelencia Académica
EL REGISTRO DE RIESGOS CONTIENE: Lista de los riesgos identificados, incluyendo sus causas raíz. Lista de expuestas potenciales, que serán usadas en la planificación de expuesta a los riesgos. Causas raíz de los riesgos, condiciones fundamentales o eventos que podrían dar lugar al riesgo identificado. Categorías de riesgos actualizadas.
Amenazas
118
EJEMPLO DE LISTA DE RIESGOS Vulnerabilidades
Identificador
Divulgación de información respecto al área de su trabajo Modificación, o robo de datos
Personal disconforme y que no tenga conocimiento de su responsabilidad con la seguridad o Ingeniera Social Acceso sin control a las base de datos y control en los lugares de almacenamiento de datos
R1
Control de acceso a los sistemas de información y servicios Controlar el uso de los servicios según necesidades de usuarios Control de los servicios de red e internet Mostrar información confidencial encriptada Mantener transmisión de datos encriptados Controlar con software antivirus, spam y otros.
Acceso sin usuarios
de
R3
Modificación de datos en base a necesidades y funciones
R4
Identificar a equipos o usuarios que accedan a los servicios
R5
Exista robo de datos que no sean descifrados.
R6
Infiltración en las redes o escuchas que capturen información Perdida de datos y sistemas malogrados
R7
Daño a los sistemas por errores de software o Hardware Control de permisos a los usuarios
Falta de actualizaciones en los sistemas
R9
Uso malintencionado de datos o servicios
R10
Control de acceso físico a equipos
Robos o acceso a servicios a través de equipos que tienen privilegios
R11
identificación
R2
R8
Excelencia Académica
ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS Incluye los métodos para priorizar los riesgos identificados, para una mayor acción tal como un análisis cuantitativo de los riesgos o una planificación de respuestas a los riesgos. Mejora el desempeño del proyecto enfocándose principalmente en los riesgos críticos. Importancia en la calidad de la información. Método rápido y efectivo para establecer prioridades. Debería revisarse durante el ciclo de vida del proyecto
La probabilidad y las consecuencias de los riesgos pueden ser descritas en términos cualitativos tales como muy alto, alto, moderado, bajo, muy bajo. • •
Probabilidad del riesgo. Es la posibilidad de que un riesgo pueda ocurrir. Impacto del riesgo. Es el efecto en los objetivos del proyecto si el suceso de riesgo ocurre.
Estas dos dimensiones del riesgo son aplicadas a sucesos específicos de riesgo, no al proyecto en su conjunto. El análisis de riesgos, usando la probabilidad y las consecuencias ayuda a identificar a aquellos riesgos que deben ser tratados agresivamente.
ANALISIS CUALITATIVO DEL RIESGO Identificador R1
NOA 11
R2
3
R3
4
R4
7
R5
14
R6
16
R7
20
RANGO 0–9 BAJO 10 – 20 MEDIO > 21 ALTO 0–2 BAJO 3–5 MEDIO >6 ALTO 0–2 BAJO 3–5 MEDIO >6 ALTO 0–2 BAJO 3–5 MEDIO >6 ALTO 0–7 BAJO 7 – 12 MEDIO > 13 ALTO 0–7 BAJO 7 – 12 MEDIO > 13 ALTO 0–9 BAJO 10 – 20 MEDIO > 21 ALTO
CRITICIDAD NOA MEDIO
MEDIO
MEDIO
ALTO
ALTO
ALTO
MEDIO
119
Excelencia Académica
R8
75
0 – 10 BAJO 11 – 40 MEDIO > 41 ALTO
ALTO
R9
33
ALTO
R10
14
R11
7
0 – 10 BAJO 11 – 25 MEDIO > 26 ALTO 0 – 10 BAJO 11 – 25 MEDIO > 26 ALTO 0–5 BAJO 6 – 12 MEDIO > 13 ALTO
MEDIO
MEDIO
ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS Analizar numéricamente la probabilidad de cada riesgo y sus consecuencias en los objetivos del proyecto, así también la magnitud del riesgo total del proyecto.
Cuantificar los posibles resultados del proyecto y sus probabilidades. Determinar la probabilidad de logar los objetivos específicos del proyecto. Identificar los riesgos que requieren una mayor atención mediante cuantificación de su contribución relativa al riesgo del proyecto.
la
TÉCNICAS DE RECOPILACION Y REPRESENTACION DE DATOS • • •
Entrevistas. Distribuciones de probabilidad. (Distribución Normal, Distribución triangular, Distribución beta) Juicio de expertos.
TÉCNICAS ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGO Y DE MODELADO • • • •
Análisis de sensibilidad. Análisis del valor monetario esperado. Análisis mediante árbol de decisiones. Modelado y simulación.
•
Caso 01
Pregunta: El costo del elemento A se distribuye normalmente con una media de $10 y una desviación estándar de $3.El costo del elemento B se distribuye normalmente con una media de $20 y una distribución estándar de $4. ¿Cuál es el costo esperado para A y B al 97.7 % de probabilidad acumulada? Respuesta: 120
Excelencia Académica
En una distribución normal la media + 2S(desviación estándar)nos da un 97.7 % de probabilidad acumulada. El costo con 97.7 % de certeza: A=$10+/- $6 y B=$20 +/- $8 Costo del proyecto se distribuye con una media igual a la suma de las medias de los elementos de costo. La desviación estándar se obtiene a través de la raíz cuadrada de la suma de los cuadrados de las desviaciones de los elementos de costo. Costo del proyecto = 30, S(desviación estándar) =(3) Costo del Proyecto con un 97.7% de certeza = $30+/- $10 Caso 02 Pregunta: Supongamos que un proyecto tiene 90% de probabilidades de terminar en 30dias a un costo de $90 000.Si demora mas de 30 días, se aplica una penalidad de $50 000 ¿Cuál es el costo esperado del proyecto? Respuesta: Valor Esperado= [90%($90 000)+10%($140 000)]/100% Valor Esperado=$ (81 000+14 000) Valor Esperado= Costo Esperado del Proyecto =$95 000
CUANTIFICANDO EL RIESGO Criticidad CUI Criticidad Criticidad NOA CUI del Riesgo
Identificado r
NOA
R1
11
MEDIO
50
MEDIO
MEDIO
550
R2 R3
3 4
MEDIO MEDIO
45 60
MEDIO ALTO
135 240
R4 R5
7 14
ALTO ALTO
250 200
ALTO ALTO
MEDIO MEDIOALTO ALTO ALTO
R6 R7 R8 R9 R10
16 22 75 33 14
ALTO MEDIO ALTO ALTO MEDIO
90 50 25 30 60
ALTO MEDIO ALTO ALTO ALTO
R11
7
MEDIO
360
ALTO
ALTO MEDIO ALTO ALTO MEDIOALTO MEDIOALTO
CRIA ($)
1750 2800 1440 1100 1875 990 840 2520
PLANIFICACIÓN DE RESPUESTA A LOS RIESGOS
Desarrollar opciones y determinar acciones. Reducir amenazas a objetivos del proyecto. Mejorar las oportunidades. Identificar responsabilidades para cada respuesta. Asegurar la eficacia de las respuestas que determinan el nivel de riesgo del proyecto. Asegurar una respuesta proporcional a la severidad. Evaluar las múltiples opciones que pueden existir. 121
Excelencia Académica
ESTRATEGÍAS PARA AMENAZAS EVITARLAS
Cambiar el plan del proyecto para eliminar el riesgo o sus condiciones, con el fin de proteger del impacto a los objetivos del proyecto. Aunque el equipo del proyecto no puede eliminar todos los sucesos de riesgo, algunos sucesos específicos pueden ser evitados. Ejemplos: * Clarificar los requerimientos . * Obtener información. * Mejorar la comunicación. * Adquirir experiencia. * Reducir alcance para evitar actividades de alto riesgo. * Adicionar recursos o tiempo. * Seguir caminos conocidos. * Contratar proveedores conocidos.
TRANSFERIR Trasladar las consecuencias de un riesgo a una tercera parte conjuntamente con la responsabilidad por la respuesta. Transferir el riesgo simplemente le otorga a la otra parte la responsabilidad de su gestión; no elimina. La transferencia no es gratis.
Ejemplos: * Seguros . * Garantías de cumplimiento. * Cauciones. * Certificados de garantía. * Contratos a precio fijo.
MITIGAR
122
Reducir la probabilidad y/o consecuencias de sucesos adversos de riesgo a un límite aceptable. Tomar acciones tempranas para reducir la probabilidad de ocurrencia o el impacto de un riesgo es más efectivo que tratar de reparar las consecuencias. Ejemplos: Cursos alternos, prototipos, redundancia.
Excelencia Académica
ESTRATEGÍAS PARA OPORTUNIDADES
Aceptar: * No se cambia el plan del proyecto. * No se ha identificado una estrategia de respuesta adecuada. Compartir: Buscar a un tercero mejor capacitado para el beneficio del proyecto. Ejemplos :”Join venture”.
Explotar: Buscar que la oportunidad se concrete. Ejemplos :Asignar los mejores recurso para reducir el tiempo de elaboración.
Mejorar: Trata de aumentar la probabilidad o los impactos positivos. Identifica y maximiza las fuerzas impulsoras claves de estos objetivos. Puede ser Pasiva o Activa: * Pasiva no se toma acción, se gestiona a medida que los eventos se producen. * Activa, se establece un fondo contingente :tiempo, recursos y dinero.
CONTROLES PARA LOS RIESGOS REQUERIMIENTO S DE SEGURIDAD
Controles recomendados
Establecer políticas Asignación de responsabilidades para la y funciones considerando la contratación y seguridad, Selección y política funciones del de personal personal. Restringir el acceso gestión de usuarios y privilegios a los datos Asignar al personal gestión de usuarios y un sistema de contraseñas identificación único para ser validado Controlar el acceso Eliminación de usuarios a datos predeterminados en la BD, validación de datos Controlar el acceso Control a través de IP, a nivel Intranet e Firewall, Sistema de detección Internet. de Intrusos, control de sesiones y Certificados Digitales Encriptación de Encriptación de contraseñas y datos Transmisión segura con TLS
Tiempo de implementación (días)
Costos ($)
10
1360
3
408
4
544
6
816
12
1632
5
680
123
Excelencia Académica
Encriptar datos a nivel de redes
Proteger datos y sistemas de software malicioso Mantener al día los parches de software Mantener niveles de privilegios de usuarios. Restringir el acceso físico a los equipos.
Encriptación para conexión a nivel de intranet e internet de usuarios, certificados digitales para identificación y transmisión. Copias de respaldo, Instalación de Antivirus y monitoreo del sistema Instalación y configuración del servidor, Actualizaciones automáticas, tener información actualizada de vulnerabilidades
4
544
4
544
3
408
Registro y gestión de privilegios,
2
272
Perímetro de seguridad, protección contra amenazas externas, mantenimiento de equipos y retiro de propiedad
5
680
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE RIEGOS DETERMINAR SI: • • • • • • • •
Las respuestas a los riesgos han sido implantadas como fueron planeadas. Las acciones de respuestas a los riesgos son tan efectivas como se esperaba o si se debe desarrollar nuevas respuestas. Las hipótesis del proyecto son aun validas. Las reservas de contingencia de coste o cronograma requieren ser modificadas. La exposición a los riesgos ha cambiado desde su anterior estado, a través del análisis de tendencias. Un disparador de riesgo ha ocurrido. Se han seguido políticas y procedimientos apropiados. Han aparecido u ocurrido riesgos que no habían sido previamente identificados.
Puede involucrar: • • • •
124
La La La La
elección de estrategias alternativas. implantación de un plan de contingencia. toma de acciones correctivas. re-planificación del proyecto
Excelencia Académica
6.2
1. Identifique los riesgos para un proyecto de software orientado a una aplicación web y realice todas las actividades concernientes a la gestión de riesgos.
En el presente fascículo se ha abordado el aspecto de la evaluación del proyecto para ver si es viable desde el punto de vista económico o social, el cuál dependerá del tipo de proyecto. Aunque a un proyecto se le puede realizar los dos tipos de evaluación. Además se vio la parte de la gestión de riesgos que nos ayuda a identificarlos, y buscar su ponderación cualitativa y cuantitativa que nos permita finalmente priorizarlos y elegir algunas medidas para mitigarlos.
-
Guía Perfil del Portal SNIP, Ministerio de Economía y Finanzas - Perú Dirección y Gestión de Proyectos – Alberto Domingo Ajenjo. Formulación y evaluación de proyectos informáticos – Gabriel Baca Urbina. Curso SNIP – 2008 Project Management Institute PMBOK “Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos”, Cuarta Edición 2008
La siguiente unidad se encarga de la gestión del control del proyecto.
Autoevaluación formativa Desarrolle lo que se pide: Realice un estudio y presente un informe acerca de los riesgos que se presentan en proyectos de desarrollo de software, aplicando todos los procesos de la gestión de riesgos
125
Excelencia Académica
126
Excelencia Académica
Gestión de control en el desarrollo En esta parte del texto vamos a centrarnos en el aspecto de la gestión de la calidad, en proyectos de desarrollo de software se utilizan las métricas que son elementos que indican aspectos importantes del software y permitirán ver la calidad del producto. Además se verá en esta parte la sostenibilidad del proyecto que nos permitirá hacer un análisis de cómo se mantendrá el proyecto una vez terminado, además el análisis de sensibilidad nos permitirá encontrar algunos elementos que pueden que el proyecto sea sensible de lograrse y finalmente el impacto medioambiental si se presentará en el proyecto.
Al terminar el estudio de la presente unidad, el estudiante debe:
Realizar la gestión de un proyecto en base a métricas Determinar la sostenibilidad, sensibilidad y el impacto ambiental.
GESTIÓN DE CONTROL EN EL DESARROLLO El seguimiento y control de los proyectos de desarrollo de software tiene como objetivo fundamental la vigilancia de todas las actividades de desarrollo del sistema que se está construyendo. Es una de las labores más importantes en todo desarrollo del producto, pues un adecuado control hace posible evitar desviaciones en costes y plazos, o al menos detectarlas cuanto antes. Para poder ejercer un correcto seguimiento y control del proyecto es necesario que el Jefe de Proyecto dedique todo el tiempo que sea preciso a vigilar el estado de cada una de las tareas que se están desarrollando, prestando especial interés a aquellas que están sufriendo algún retraso. En el momento en que se detecta cualquier desviación hay que analizar las causas para poder efectuar las correcciones oportunas y recuperar el tiempo perdido. Las Actividades de Seguimiento y Control de un proyecto se llevan a cabo desde la asignación de las tareas hasta su aceptación interna por parte del equipo de proyecto, previa a la aceptación del Cliente. Funciones de la etapa de control: Vigilar las desviaciones del plan. Emprender acciones correctivas. 127
Excelencia Académica
Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitado Cambiar los calendarios del proyecto. Adaptar los niveles de recursos. Cambiar el alcance del proyecto. Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes.
Porque realizar el seguimiento y control Porque al realizar la planificación, hacemos estimaciones de: o Tamaño de la aplicación. o Tareas necesarias. o Recursos para cada tarea. o Productividad esperada. Además suele cambiar el objetivo a alcanzar. Es normal que no coincida exactamente lo planificado con la realidad. Los proyectos informáticos no son repeticiones de un conjunto de tareas realizadas previamente.
Seguimiento de proyectos Seguimiento de proyectos puede definirse con el conjunto de actividades incluidas en el proceso de medir, recopilar, registrar, procesar y analizar datos para generar y comunicar la informaciónrequerida por la administración del proyecto y facilitar la adopción de decisiones que contribuyan a mantener o reorientar la conducción de éste hacia objetivos considerados en su diseño. El proceso de seguimiento se caracteriza por: Ser continuo, no se interrumpe, dura todo el proceso y se efectúa durante la ejecución de un proyecto. Está dirigido a múltiples aspectos del proyecto como son: objetivos, insumos, actividades, participación de los interesados, beneficiarios, productos, resultados, etc. Debe ser preciso y eficaz. Debe precisar el método utilizado para recoger los datos e información correspondiente. Se efectúa por todos los que mantienen un interés en la ejecución del proyectos o sus resultados, el equipo o oficinas de gestión de proyectos, por los clientes, la gerencia de la organización, etc. En el proceso de seguimiento es muy importante la actualización constante de los valores reales, que no son más que los detalles del proyecto. Los valores reales son un elemento importante en el seguimiento de los proyectos, pues nos permiten comparar las diferencias existentes entre lo planificado y la realidad de los indicadores, apoyando la toma de decisiones y las acciones correctivas cuando sea necesario. Entre los aspectos fundamentales detectados a través del seguimiento se encuentran: Avance de los proyectos según las fechas planificadas. Identificación significativa de tiempo, costos y calidad. Resultados comparativos una vez aplicadas las medidas o acciones correctivas.
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Figura 7.1 Procedimiento para ejecutar el seguimiento de proyectos
Definir los objetivos del seguimiento: en este primer paso se determinan que aspectos son los que interesan registrar específicamente.
7.2 Definir los objetivos del seguimiento Identificar agentes de seguimiento: en esta actividad se identifican, describen, priorizan los responsables del seguimiento, dentro y fuera del proyecto.
7.3 Identificar agentes de seguimiento 129
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Seguimiento de las tareas: El seguimiento se lleva a cabo revisando el estado de cada tarea con el miembro del equipo asignado par su realización y verificando su estado con los responsables de dichas unidades de trabajo
7.4 Seguimiento de Tareas Gestionar las Incidencias: esta actividad consiste incidencia, valorar su impacto y proponer una solución.
en
registrar
la
7.5 Gestionar las incidencias Planificar el presupuesto para el seguimiento: se planifica y distribuye el presupuesto entre los distintos niveles de seguimiento, en algunos casos este presupuesto resulta elevado por las características críticas de algunos proyectos.
7.6 Planificar el presupuesto para el seguimiento
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Confeccionar los productos del seguimiento: se elaboran los documentos de salida del proceso, dígase informes de seguimiento con el avance del proyecto, planes de trabajo, recomendaciones, acciones correctivas, etc.
7.7 Confeccionar productos de seguimiento
7.1
6. Realice un seguimiento al conjunto de actividades de desarrollo de software y aplique cada paso mostrado en el texto, teniendo en cuenta las entradas y salidas de cada etapa. Control de proyectos La necesidad de programadas del avance físico y el entre el tiempo y
hacer una revisión permanente de la ejecución de las actividades proyecto lleva a definir un sistema de control que posibilite medir el uso de recursos humanos, materiales y financieros, así como la relación el costo.
Se define como control, al proceso de comparar la realización real del proyecto con la planificada, analizando las variaciones existentes entre ambas, evaluando las posibles alternativas, y tomando las acciones o medidas correctoras apropiadas según se necesiten.
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Comparar lo planificado y lo real
El control abarca:
Cambios al alcance
Los cambios al presupuesto
El cumplimiento de las normas de calidad
Los cambios al programa
Los recursos consumidos
El desempeño laboral
7.8 Procedimiento para el control Definir los puntos de control: son los momentos donde se decide realizar el control (al finalizar una fase relevante del proyecto, al final de una actividad clave, etc.)
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7.9 Definir puntos de control Controlar las tareas: en esta actividad se establece la comparación entre los resultados obtenidos del seguimiento y los previstos con el plan, se calculan las diferencias y se realiza el análisis de las posibles causas de esas diferencias, especialmente si son significativas.
7.10 Controlar tareas Proponer acciones correctivas: se proponen acciones correctivas para corregir o compensar los problemas detectados, se revisan los planes originales de ser necesario.
7.11 proponer acciones correctivas Controlar los cambios: se realizarán las solicitudes y registro de los cambios, evaluados por el equipo del proyecto e información a todos de los cambios efectuados.
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7.12 Controlar los cambios Caso de Ejemplo El proyecto, es un proyecto de informatización nacional, es una aplicación web de gestión, desarrollado en PHP. El proyecto se encuentra en fase de modelamiento del negocio y levantamiento de requisitos, pues se necesita determinar como se realiza el comportamiento de los indicadores de tiempo en cada fase de desarrollo. Para este proyecto se han definido tres niveles de chequeo, un nivel bajo o interno para el proyecto donde el líder sigue y controla los cronograma definidos, un chequeo de nivel medio donde de informa el estado de avance de los proyectos del programa al Departamento de informática del cliente y un chequeo alto o externo, donde se le informa el estado de los proyectos a los Jefes de primer nivel de las entidades interesadas. SEGUIMIENTO Definir los objetivos del seguimiento: 1. Informar el avance de los procesos definición de los alcances, modelamiento del negocio y levantamiento de requisitos con respecto al cronograma definido. Identificar agentes de seguimiento:
Seguimiento de las tareas: El sistema contiene una totalidad en esta versión de 15 subsistemas.
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Gestionar las Incidencias: Los principales incidencias detectadas en estos procesos son la inasistencia de especialistas funcionales a los encuentros de definición de alcance, mal entendimiento entre funcionales e informáticos, indefinición de los tiempos de revisión de los funcionales para la aprobación de los alcances, igualmente sucede con el modelamiento del negocio y levantamiento de requisitos. Planificar el presupuesto para el seguimiento: Esta actividad no se desarrolla puesto que los desarrollos nacionales se realizan de forma gratuita. Confeccionar los productos del seguimiento: En esta actividad para cada nivel se desarrollan distintos informes de estado.
CONTROL Definir los puntos de control:
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Controlar las tareas:
En la definición de los alcances existió un atraso de 20 días por concepto de pérdidas de encuentros para sus definiciones, además de las indefiniciones de los tiempos de revisión por parte de los funcionales. El resto de las actividades en análisis aún continúan en ejecución falta un 1 mes y 4 días para su culminación. Proponer acciones correctivas:
Algunas de las acciones definidas en la tabla anterior requieres de replanificación pues son actividades que no se pueden recuperar, por lo que es imperioso actualizar los planes y cronogramas de desarrollo ya definidos e informar los cambios a los interesados. Controlar los cambios: El control es un proceso muy importante en la gestión de un proyecto, pues soporta las decisiones con respecto a los cambios que surgen y solicitan los clientes, para mantener el control sobre las versiones. Por la complejidad que este proceso lleva no se tratará en este artículo, pero es válido tenerlo en cuenta por su importancia. 136
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ACTIVIDADES CASO 2. En la parte del Estudio técnico se determino un conjunto de actividades y tareas para el proyecto, ahora agregue lo siguiente al proyecto dentro del Microsoft Project. RECURSOS -
-
-
RECURSOS HUMANOS
SALARIO X H
-
$20.00 $10.00 $6.00 $6.00 $6.00 $6.00
INGENIERO JEFE DE PROYECTO ANALISTA PROGRAMADOR OPERADOR DE HARDWARE 1 OPERADOR DE HARDWARE 2 OPERADOR DE HARDWARE 3 ASISTENTE DE SISTEMAS
RECURSOS MATERIALES
COSTO X USO
-
$80.00 $40.00 $40.00 $40.00
SERVIDOR CENTRAL PC DE DESARROLLO 1 PC DE DESARROLLO 2 PC DE DESARROLLO 3
SE PIDE: CREAR LA HOJA DE RECURSOS ASIGNAR LOS RECURSOS DE ACUERDO A LAS SIGUIENTES CONDICIONES: INGENIERO JEFE DE PROYECTO TODAS LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS A LAS TAREAS RESUMENES 1, 3,4, 5 Y 6 ANALISTA PROGRAMADOR TODAS LAS ACTIVIDADES DE LAS TAREAS 1, 4, 5 Y 6 OPERADOR DE HARDWARE 1, 2 Y 3 TODAS LAS ACTIVIDADES DE LA TAREA RESUMEN 2 SERVIDOR CENTRAL TODAS LAS ACTIVIDADES DE LA TAREA RESUMEN 2 Y 5 PC DE DESARROLLO 1, 2 Y 3 TODAS LAS ACTIVIDADES DE LA TAREA RESUMEN 4 NOTA IMPORTANTE UNA VEZ ASIGNADOS LOS RECURSOS Y SUS COSTOS DEBE GUARDARSE UNA LINEA DE BASE
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-
REPORTE DE GESTION SE PIDE MOSTRAR EL REPORTE RESUMEN DEL PROYECTO PARA EVALUAR TIEMPOS, COSTOS Y DURACIONES
-
REPORTE DE GESTION IMPLEMENTE UN SEMAFORO.
7.2
2. Realice la aplicación del control al proyecto del caso 02 para lo cuál debe asignar un porcentaje de avance a cada actividad encontrada..
El proceso de seguimiento tiene como objetivo principal hacerle un rastreo a las actividades que se han planificado e ir registrando el comportamiento de los costos, el tiempo y la calidad. El proceso de control tiene como entrada los registros del comportamiento de los indicadores definidos en el seguimiento y compara los resultados detectando desviaciones y tomando acciones correctivas, Existen actividades y tiempo que se pueden recuperar pero otras no. En muchos casos las incidencias impactan contra los planes originales y hay que actualizar, El seguimiento de los indicadores debe ser un proceso eficiente y eficaz y continuo..
BIBLIOGRAFIA - Nadiesda Sanz Carmenantes, Control y seguimiento de proyectos de desarrollo de Software - 2010 - Dirección y Gestión de Proyectos – Alberto Domingo Ajenjo. - Formulación y evaluación de proyectos informáticos – Gabriel Baca Urbina. - Project Management Institute PMBOK “Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos”, Cuarta Edición 2008
Autoevaluación formativa Desarrolle lo que se pide: 1.
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Identifique un proyecto de desarrollo de software dentro de una organización y establezca las actividades y luego haciendo uso del seguimiento y control, determine asignando un porcentaje de avance a las actividades y sus respectivos recursos reportes y conclusiones de la situación del proyecto y que medidas a adoptado en caso de retrasos.
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Gestión de la calidad, sostenibilidad, sensibilidad e impacto ambiental En esta parte del texto vamos a centrarnos en el aspecto de la gestión de la calidad, en proyectos de desarrollo de software se utilizan las métricas que son elementos que indican aspectos importantes del software y permitirán ver la calidad del producto. Además se verá en esta parte la sostenibilidad del proyecto que nos permitirá hacer un análisis de cómo se mantendrá el proyecto una vez terminado, además el análisis de sensibilidad nos permitirá encontrar algunos elementos que pueden que el proyecto sea sensible de lograrse y finalmente el impacto medioambiental si se presentará en el proyecto.
Al terminar el estudio de la presente unidad, el estudiante debe:
Realizar la gestión de un proyecto en base a métricas Determinar la sostenibilidad, sensibilidad y el impacto ambiental.
GESTIÓN DE LA CALIDAD Incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto alcanzará a satisfacer las necesidades por las cuales se inició. Incluye todas las actividades de las funciones gerenciales para determinar políticas de calidad, objetivos, responsabilidades y su implementación en el plan de calidad, aseguramiento de la calidad y control de la calidad y la mejora continuamente dentro de un sistema de calidad. DESARROLLO DEL PROCESO Proceso/Área
Gestión de la Calidad
Inicio
Planificación
Ejecución
Control
Cierre
3. Control de 1. Planificación 2. de la calidad. Aseguramiento calidad. de la calidad.
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Calidad Es el grado en el que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos. Índice Es la relación cuantitativa entre dos variables referidas a un resultado. Tipos: Eficiencia, Eficacia, Efectividad. Política de Calidad Declaración que manifiesta la orientación hacia la calidad. Visión, Misión, Valores. Proceso Conjunto de recursos y actividades que interactúan para transformar entradas en salidas. Proceso claves. PLANEAMIENTO DE LA CALIDAD El planeamiento de la calidad considera los siguientes objetivos Identificar estándares de calidad. Determinar cómo se conseguirán
METRICAS Cualquier medida relacionada con un sistema, proceso o documentación de software. Medida cuantitativa del grado en que un sistema, componente o proceso posee un atributo dado (IEEE Standard Glossary of Software Engineering, 1993)
Figura 8.1 Proceso de software y métricas 140
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Ejemplos: métricas para calcular el tamaño del un producto en líneas de código métricas de la claridad de un párrafo en un texto escrito, por ejemplo, en un manual (índice de Fog) número de errores localizados en un producto software entregado número de personas-día necesarias para desarrollar un componente Se aplican a: Procesos (métricas de control): por ejemplo, tiempo y esfuerzo medios necesarios para corregir un error. Productos (métricas de predicción): complejidad ciclomática de un módulo, número de métodos y atributos asociados con los objetos de un diseño,... Permiten tomar decisiones Se sugiere que para las propiedades de calidad que se identifiquen en el proyecto se definan métricas para evaluarlas. En las secciones siguientes se muestran ejemplos de métricas y como se definen para determinadas propiedades de calidad. Estas métricas se basan en el borrador de estándar ISO/IEC 9126 [3]. Métricas Internas
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Métricas Externas
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Aplicar actividades de calidad planificadas y sistemáticas para asegurar que el proyecto logrará satisfacer los requerimientos previstos.
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Los elementos más importantes para el aseguramiento de la calidad están referidas a la aplicación de: Auditorias de Calidad y a Verificar el cumplimiento de lo establecido y de los resultados.
Figura 8.2 Comparación entre lo que se hace y debe hacer Requerimientos y controles adoptados REQUERIMIENTOS Controles adoptados Establecer políticas para la Asignación de responsabilidades y funciones considerando contratación y funciones del la seguridad, Selección y política de personal personal. Restringir el acceso a los gestión de usuarios y privilegios datos Asignar al personal un sistema de identificación gestión de usuarios y contraseñas único para ser validado Controlar el acceso a datos Eliminación de usuarios predeterminados en la BD, validación de datos Controlar el acceso a nivel Intranet e Internet. Encriptación de datos
Control a través de IP, Firewall, Sistema de detección de Intrusos, control de sesiones y Certificados Digitales
Encriptar datos a nivel de redes
Encriptación de contraseñas y Transmisión segura con TLS Encriptación para conexión a nivel de intranet e internet de usuarios, certificados digitales para identificación y transmisión.
Proteger datos y sistemas de software malicioso
Copias de respaldo, Instalación de Antivirus y monitoreo del sistema
Mantener al día los parches de software Mantener niveles de privilegios de usuarios. Restringir el acceso físico a los equipos.
Instalación y configuración del servidor, Actualizaciones automáticas, tener información actualizada de vulnerabilidades Registro y gestión de privilegios, Perímetro de seguridad, protección contra amenazas externas, mantenimiento de equipos y retiro de propiedad 143
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CONTROL DE LA CALIDAD Monitorear los resultados específicos del proyecto para verificar el cumplimiento de atributos y estándares de la calidad, así como identificar no conformidades, determinar su causa y eliminarlas.
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8.1
7. Realice un estudio y presente un informe acerca de las métricas que se presentan en cada fase del proceso de desarrollo de software.
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ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD Todos los Proyectos están expuestos a riesgos no necesariamente controlables por los ejecutores u operadores del Proyecto, que afectan su funcionamiento normal a lo largo del horizonte contemplado. ¿Para qué realizar el Análisis de Sensibilidad? El propósito de esta tarea es determinar cuánto podría afectarse el Valor Actual Neto a precios sociales: VAN SOCIAL o el Ratio de Costo - Efectividad, ante cambios en los rubros más importantes de ingresos y costos. Específicamente se requiere encontrar los valores límites que ciertas variables pueden alcanzar sin que el Proyecto deje de ser rentable. ¿En qué consiste esta metodología? La metodología consiste en determinar posibles variaciones (hacia arriba y hacia abajo) de los valores de las variables más importantes de la Alternativa. Por ejemplo, en el caso de nuestro Proyecto de salud, podríamos hacer sensibilizaciones al número de atenciones en porcentajes de 10%, 20% y 30%, hacia arriba y hacia abajo, y veríamos cuánta es la variación en el INDICADOR DE COSTO EFECTIVIDAD y así saber hasta qué punto una Alternativa es mejor que la otra.
Figura 8.3 Ejemplo de análisis de sensibilidad ANÁLISIS DE SOSTENIBILIDAD Es muy importante que cuando se evalúe un Proyecto se realice un ANÁLISIS DE SOSTENIBILIDAD que permita asegurar que los Objetivos del Proyecto podrán ser alcanzados: La Sostenibilidad es la habilidad de un Proyecto para mantener un nivel aceptable de flujo de beneficios a través de su vida económica. Para ello, el principal análisis a realizar está referido al financiamiento de los costos de Operación y Mantenimiento del Proyecto. Para ello ya debe haberse estimado los requerimientos de recursos para la Operación y Mantenimiento de la situación con Proyecto. Tomando ello en cuenta, en esta etapa deberá analizarse si los recursos que se requieren están asegurados.
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Así, se debe partir por identificar qué entidades se encargarán de financiar la Operación y Mantenimiento y la magnitud de los aportes de cada una de ellas. Las entidades pueden ser la Unidad Ejecutora, los Gobiernos Locales, los Gobiernos Regionales, los beneficiarios, entre otros. No basta tener un grupo de entidades que señalan que contribuirán con la Operación y Mantenimiento, sino que debe verificarse que el aporte de cada entidad será financieramente posible y que en conjunto financiarán el 100 % de los requerimientos. Así, será importante que las entidades que financiarán parte de los requerimientos se comprometan a incorporar los gastos a cubrir en sus respectivos presupuestos, en el rubro de Gasto Corriente. En resumen: El análisis de sostenibilidad tiene como objetivo determinar la capacidad del proyecto alternativo elegido para cubrir sus costos de inversión y los costos de operación y mantenimiento que se generan a lo largo de su horizonte de evaluación. Para ello se deberá retomar su flujo de costos a precios de mercado, elaborado anteriormente, e identificar todas las fuentes de ingresos que permitirán cubrir dichos costos año tras año, así como los montos atribuibles a cada una de ellas. Por ello se emplean la secuencia siguiente:
a) Identificar y estimar las principales fuentes de ingresos b) Estimar la proporción de los costos del proyecto que no son cubiertos por sus ingresos esperados
c) Analizar las posibilidades de cobertura de los costos del proyecto a través del presupuesto público de la institución ejecutora ANÁLISIS DE IMPACTO AMBIENTAL Se denomina Análisis de Impacto Ambiental al conjunto de estudios, informes técnicos y consultas que permitan estimar las consecuencias que un determinado Proyecto o actividad causa sobre la salud humana y el medio ambiente. ¿Qué medidas se deben tomar ante estos impactos? Para cada efecto ambiental significativo, calificado como impacto ambiental, se deberá plantear medidas para su prevención, corrección, mitigación y/o monitoreo. * Medidas de prevención: Evitan que se presente el impacto o disminuyan su magnitud. * Medidas de corrección: Permiten la recuperación de la calidad ambiental del componente afectado luego de una determinada escala de tiempo. * Medidas de mitigación: Propias para los impactos irreversibles y se orientan a atenuar los efectos sobre el medio. ¿Cómo identifico los Impactos Ambientales? Para identificar los Impactos Ambientales se pueden usar alguna de estas metodologías: Listas Pre-fabricadas Redes de Interacción Matriz de Interacción (Matriz de Leopold)
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Una vez identificados los impactos negativos se debe implementar acciones o medidas que puedan prevenirlas, corregirlas y mitigarlas. Los costos de ejecución de tales acciones o medidas deberán ser calculados. Se suele emplear el siguiente formato para su elaboración:
8.2 1.
Dentro de un proyecto analice y explique si se puede presentar el análisis de sostenibilidad, sensibilidad e impacto ambiental.
En el presente fascículo se ha abordado el aspecto de la gestión de la calidad que está basado mayormente en la identificación de indicadores que dentro de la ingeniería del software se conocen como métricas, la que nos permitirá definir el logro y la calidad del producto. Además se vio la parte del análisis de sostenibilidad, sensibilidad e impacto ambiental, que permitirá considerar la durabilidad y los efectos del proyecto.
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BIBLIOGRAFIA - Guía Perfil del Portal SNIP, Ministerio de Economía y Finanzas - Perú - Dirección y Gestión de Proyectos – Alberto Domingo Ajenjo. - Formulación y evaluación de proyectos informáticos – Gabriel Baca Urbina. - Curso SNIP – 2008 - Project Management Institute PMBOK “Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos”, Cuarta Edición 2008
Autoevaluación formativa Desarrolle lo que se pide:
1. Incluya en el proyecto final del curso todo el plan de calidad en base a métricas.
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