112
PEMBAHASAN
KONSEP DAN APLIKASI CBIS
Pendahuluan
Komputer pada jaman sekarang sudah menjadi kebutuhan dan bagian dari gaya hidup manusia. Fungsinya yang multifungsi dan mudah digunakan, membuatnya sangat berguna bagi manusia. CBIS atau Computer Based Information System merupakan salah satu bagian dari komputer yang memudahkan manusia. Apakah itu? Berikut ini akan dibahas apa itu CBIS.
Pengertian CBIS
Dalam Bahasa Indonesia disebut juga Sistem Informasi Berbasis Komputer yang merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah "computer-based" atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
CBIS dalam system yang dikomputerisasikan, program yang secara terus-menerus memantau transaksi pemasukan yang diproses atau yang baru diproses guna pengidentifikasian dan secara otomatis melaporkan lingkungan perkecualian yang memperoleh perhatian manajemen.
Agar suatu perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan lain dalam memperkenalkan produk barang maupun jasa yang dimilikinya kepada konsumen diberbagai belahan dunia, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang tepat agar dapat memberikan petunjuk aktual tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh setiap komponen dalam perusahaan tersebut. Sistem informasi yang tepat, tentunya akan menghasilkan informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya. Informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya tersebut sangat diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan keputusan strategis perusahaan untuk dapat semakin maju dan bersaing di lingkungan yang penuh gejolak ini.
Penerapan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer misalnya, merupakan salah satu alternatif jawaban yang tepat jika pihak manajemen menginginkan suatu sumber informasi yang dapat menghasilkan masukan sesuai yang diinginkannya. Istilah-istilah yang terkait dengan CBIS adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer.
Data
Banyak terdapat pengertian data yang dirangkum dari berbagai sumber. Bagian ini akan mengutip tiga pengertian data dari sudut pandang yang berbeda-beda.
Menurut berbagai kamus bahasa Inggris-Indonesia, data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata "datum" yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan.
Dari sudut pandang bisnis, terdapat pengertian data bisnis sebagai berikut : "Business data is an organization's description of things (resources) and events (transactions) that it faces".
Jadi data, dalam hal ini disebut sebagai data bisnis, merupakan deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi.
Pengertian yang lain mengatakan bahwa "data is the description of things and events that we face". Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.
Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.
Informasi
Berikut juga akan disampaikan pengertian informasi dari berbagai sumber.
Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : ConceptualFoundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.
Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.
Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.
Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.
Dari keempat pengertian seperti tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.
Sistem Informasi
Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.
Berbasis Komputer
Sistem Informasi "berbasis komputer" mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah "computer-based" atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
Sub sistem dari CBIS adalah:
1. Sistem Informasi Akuntansi
2. Sistem Informasi Manajemen
3. Sistem Pendukung Keputusan
4. Automasi Kantor (Virtual Office)
5. Sistem Pakar
Gambar. Cara Penggunaan Subsistem CBIS dalam Pemecahan Masalah
Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan. Aplikasi ini ditandai dengan volume pengolahan data yang tinggi.
Pengolahan data terdiri dari 4 tugas utama, yaitu;
Pengumpulan data
Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
Menipulasi data
Data perlu dimanipulasi untuk mengubahnya menjadi informasi.
Meliputi :
Pengklarifikasian
Elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode
Penyortiran
Catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain
Perhitungan
Operasi aritmatika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data untuk menghasilkan elemen-elemen data tambahan
Pengikhtisaran
Terdapat begitu banyak data yg perlu disintesiskan/disarikan menjadi bentuk total, subtotal, rata-rata, dst
Penyimpanan data
Setiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data, dan data ini harus disimpan di suatu tempat sampai diperlukan.
Penyiapan dokumen.
SIA menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam dan luar perusahaan.
Ada beberapa karakteristik pengolahan data yang jelas yang membedakan SIA dari subsistem CBIS yang lain :
Melaksanakan tugas yang diperlukan.
Berpegang pada prosedur yang relatif standar
Menangani data yang rinci
Terutama berfokus historis
Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal.
Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen merupakan sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah "data base".
Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.
Contoh Aplikasi SIM:
Namila merupakan ERP kecil yang dibangun dengan teknologi unggul dan mutakhir, didisain dan dibangun oleh tenaga ahli dan praktisi sdm dengan pengalaman panjang. Sistem ini telah terbukti membantu managemen sdm perusahaan dengan jumlah karyawan lebih dari 1000 orang baik di sektor pemerintahan maupun swasta.
Namila adalah aplikasi bisnis Sumber Daya Manusia berbentuk modular yang dapat dipilih dan dipasang secara bertahap untuk memudahkan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan aplikasi sdm sesuai anggaran dan berdasarkan bisnis proses spesifik yang ditangani perusahaan tersebut.
Namila HR Soft, terdiri dari:
Attendance System,
HR Administration System,
Payroll System,
PPH- 21 System.
Sistem Pendukung Keputusan
DSS merupakan salah satu produk perangkat lunak yang dikembangkan secara khusus untuk membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan (Indrajit 2001, p.179). Sesuai namanya, tujuan digunakannya system ini adalah sebagai "second opinion" atau "information source" yang dapat dipakai sebagai bahan pertimbangan sebelum seorang manajer memutuskan kebijakan tertentu. Pendekatan yang paling sering dilakukan dalam proses perancangan sebuah DSS adalah dengan menggunakan teknik simulasi yang interaktif, sehingga selain dapat menarik minat manajer untuk menggunakannya, diharapkan system ini dapat merepresentasikan keadaaan dunia nyata atau bisnis yang sebenarnya.
Hal yang perlu ditekankan di sini adalah bahwa keberadaan DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk menjadi sarana penunjang (tools) bagi mereka. DSS sebenarnya merupakan implementasi teori-teori pengambilan keputusan yang telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti operation research dan management science. Hanya bedanya adalah bahwa jika dahulu untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi harus dilakukan perhitungan iterasi secara manual (biasanya untuk mencari nilai minimum, maksimum, atau optimum), saat ini komputer PC telah menawarkan kemampuannya untuk menyelesaikan persoalan yang sama dalam waktu relatif singkat.
Komponen SPK
Hardware dan network resources
Software resources
Data resources
Model resources
People resource
Aplikasi SPK:
Institutional DSS: Perencanaan strategis perusahaan
Ad hoc DSS: untuk masalah & situasi tertentu
Industrial DSS: Airline DSS, Real Estate DSS
GIS (Geographic Information Systems) adalah DSS yang mendukung keputusan menyangkup distribusi geografis dari sumberdaya
4. Automasi Kantor (Virtual Office)
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Pengguna Office Automation:
OA diguankan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada 4 (empat) katagori pemakai antara lain:
Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
Pegawai administratif melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti emngoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.
Gambar. Model Office Automation
Aplikasi Office Automation
Pengolah kata (word processing)
Surat elektronik (e-mail)
Pesan suara (voice mail)
Kalender elektronik (electronic calendaring)
Konferensi audio (audio conferencing)
Konferensi video (video conferencing)
Konferensi komputer (computer conferencing)
Transmisi faximili / FAX (facsimile transmision)
Pencitraan ( image storage and retrieval)
5. Sistem Pakar
Sistem pakar adalah suatu program komputer yang dirancang untuk mengambil keputusan seperti keputusan yang diambil oleh seorang atau beberapa orang pakar. Menurut Marimin (1992), sistem pakar adalah sistem perangkat lunak komputer yang menggunakan ilmu, fakta, dan teknik berpikir dalam pengambilan keputusan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang biasanya hanya dapat diselesaikan oleh tenaga ahli dalam bidang yang bersangkutan.
Dalam penyusunannya, sistem pakar mengkombinasikan kaidah-kaidah penarikan kesimpulan (inference rules) dengan basis pengetahuan tertentu yang diberikan oleh satu atau lebih pakar dalam bidang tertentu. Kombinasi dari kedua hal tersebut disimpan dalam komputer, yang selanjutnya digunakan dalam proses pengambilan keputusan untuk penyelesaian masalah tertentu.
Kontribusi CBIS
Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :
1. Penghematan waktu (time saving)
2. Penghematan biaya (cost saving)
3. Peningkatan efektivitas (effectiveness)
4. Pengembangan teknologi (technology development)
5. Pengembangan personel akuntansi (accounting staff development)
Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat.
Perusahaan-perusahaan membentuk suatu organisasi jasa informasi yang terdiri dari para spesialis informasi untuk menyediakan keahlian dalam pengembangan system berbasis komputer :
1. EDP Manager ( Manajer pengolahan data elektronik )
2. System Analysts (Analis system)
3. Database Administrator (Pengelola Database)
4. Spesialis Jaringan (Network Specialist)
5. Programmer (Pembuat Program)
6. Operator / User (Pemakai)
Dalam beberapa hal tiap subsistem CBIS menyerupai suatu organisme hidup-lahir, tumbuh menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Proses evolusi ini disebut Siklus hidup system (system life cycle = SLC), adapun tahap – tahapnya :
1. Planning (Perencanaan)
2. Analysts (Analisis)
3. Design (Rancangan)
4. Implementation (Penerapan)
5. Using (Penggunaan)
Pengelolaan CBIS
Kecenderungan menuju End-User Computing
End-User Computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai.
End-User Computing berkembang karena :
Meningkatnya pengetahuan tentang komputer, berbagai tingkatan manajemen, mulai tingkat bawah diisi orang-orang yang menguasai komputer dengan baik.
Antrian jasa informasi, para spesialis informasi selalu memiliki lebih banyak pekerjaan dengan yang dapat mereka tangani. Pemakai ingin mendapat layanan cepat.
Perangkat keras yang murah.
Perangkat lunak jadi; menawarkan dukungan peningkatan dan kemudahan penggunaan, dan memampukan perusahaan dan pemakai individu dengan sedikit atau tanpa keahlian komputer untuk menerapkan sistem berbasis komputer.
CBIS biasanya dibedakan menjadi beberapa tipe aplikasi, yaitu:
1. Transaction Processing Systems (TPS)
2. Management Information Systems (MIS)
3. Decision Support Systems (DSS)
4. Expert System and Artificial Intelligence (ES dan AI)
Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat. Begitulah penjelasan tentang CBIS, selanjutnya saya akan menjelaskan bagaimana evolusi dari CBIS itu sendiri
Evolusi CBIS
Dalam perjalannya Sistem Informasi Manajemen tidak serta merta langsung menjadi sebuah sistem yang seperti kita rasakan saat ini melainkan ada tahapan-tahapan perkembangan dari sistem yang terfokus untuk menghimpun,menyimpan dan memproses data saja sampai terciptanya sistem yang mengelola data tersebut menjadi sebuah informasi dan dari informasi tersebut terciptalah sistem pendukung keputusan berikut perinciannya :
1. Fokus awal pada data
Sistem pemrosesan transaksi merupakan jenis sistem yang pertama kali di impelementasikan. FoKus utama sistem ini adalah pada data transaksi.sistem informasi ini digunakan untuk menghimpun , menyimpan dan memproses data transaksi serta sering kali mengendalikan keputusan yang merupakan bagian dari transasksi.misalnya yang mengendalikan keputusan adalah sistem pemrosesan transaksi yang sekaligus dapat memvalidasi keabsahan kartu kredit atau mencarikan rute pesawat terbang yang terbaik sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
2. Fokus baru pada informasi
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tersebut. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar karena dengan adanya Manajemen Informasi perusahaan akan mudah mendapatkan Informasi yang akurat dan tepat guna mendukung dalam pengambilan keputusan dalam perusahaan tersebut.
3. Fokus revisi pada pendukung keputusan.
Sistem pendukung keputusan (Decision support system) adalah sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan dan pemanipulasian data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada situasi yang tidak terstruktur di mana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana seharusnya dibuat
4. Fokus pada Komunikasi
Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission.
5. Fokus potensial pada konsultasi
Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence) atau biasa disebut dengan sistem pendukung kecerdasan.
Evolusi dari Computer Based Information System mengikuti life cycle, yang terdiri dari siklus hidup suatu system bisa berlangsung beberapa bulan ataupun beberapa tahun (dalam satuan bulan atau tahun). Penentu lama dan yang bertanggung jawab atas SLC berulang ialah pemakai CBIS. Walau banyak orang yang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk pengembangan system berbasis komputer, pemakailah yang bertanggung jawab atas SLC berulang ialah pemakai CBIS.
Walau banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk pengembangan system berbasis komputer pemakailah yang bertanggung jawab atas siklus hidup sistem. Tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer. Seiring berkembangnya CBIS, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Tanggung jawab keseluruhan manajer dan dukungan tahap demi tahap yang diberikan oleh spesialis informasi.
Ketika manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informasi, kedua pihak bekerja sama untuk mengidentifikasikan masalah, mengidentifikasi dan mengidentifikasi dan mengevaluasi solusi alternative, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, membuat basis data, dan menjaga kemuktakhiran sistem.
KONSEP DAN PERANCANGAN DBMS
Pengertian DBMS
Menurut James A. Hall, DBMS adalah sebuah sistem perangkat lunak khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen data mana yang bisa diakses (didapatkan otorisasinya) oleh pemakai.
Menurut Connoly, DBMS atau Database Management System merupakan sebuah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, mengambil data, dan mengontrol akses kepada database (Conolly, p16). DBMS merupakan sebuah perangkat lunak yang menginterasikan database dengan aplikasi program pada pengguna.
Lingkungan Sistem Database
Pelaku yang terlibat dalam lingkungan database
Database Administrator
Dalam lingkungan database, sumber utama adalah database itu sendiri dan sumber kedua adalah DBMS dengan softwarenya. Pengaturan sumber ini dilakukan oleh seorang Administrator Database (DBA). DBA bertanggungjawab atas otorisasi akses ke database, mnegkoordinir dan memonitor penggunaannya dan mendapatkan sumber hardware dan software yang dibutuhkannya. DBA bertanggungjawab atas masalah-masalah seperti pelanggaran keamanan atau waktu respon sistem yang buruk. Dalam organisasi yang lebih besar, DBA dibantu oleh seorang staff yang menyelesaikan fungsi-fungsi ini.
Database designer
Database designer bertanggungjawab atas identifikasi data yang disimpan dalam database dan pemilihan struktur yang sesuai untuk mewakili dan menyimpan data ini. Tugas-tugas ini perlu dilakukan sebelum database yang sebenarnya diimplementasikan dan berisi data. Selain itu juga bertanggungjawab untuk mengkomunikasikan semua user database untuk memahami kebutuhannya, dan mencapai desain yang sesuai dengan kebutuhan user. Dalam banyak kasus, desainer adalah seorang staff dari DBA dan kemungkinan ditugaskan untuk hal lain jika desain database selesai dibuat. Desainer database secara khusus berinteraksi dengan setiap kelompok user dan membangun view dari database yang sesuai dengan data dan memproses kebutuhan kelompok tersebut. View ini kemudian dianalisis dan diintegrasikan dengan view dari kelompok user yang lain. Desain database akhir mampu mendukung kebutuhan dari semua kelompok user.
End users
End user merupakan orang2 yang pekerjaannya membutuhkan akses ke database untuk query, update dan generate laporan. Beberapa kategori dari user :
Casual end user
Yang mengakses database, tetapi mereka membutuhkan informasi yang berbeda setiap saat. Mereka menggunakan bahasa query database yang canggih untuk menspesifikasikan permintaan dan mereka adalah manajer tingkat tinggi atau menengah.
Naïve atau parametric end user
Fungsi pekerjaaan utama mereka adalah berkisar pada query dan update database, menggunakan tipe standar dari query dan update – disebut canned transaction – yang perlu diprogram dan diuji secara hati-hati.
Sophisticated end users
Mencakup ahli teknik, ilmuwan, analis bisnis, dan lainnya yang terbiasa dengan fasilitas dari DBMS untuk mengimplementasikan aplikasi sesuai kebutuhannya.
Stand-alone end users
Memaintain database personal dengan menggunakan paket program yang sudah jadi yang menyediakan menu yang easy user dan interface tabg berbasis grafik.
System analysts and application programmers (software engineers)
Analis sistem menentukan kebutuhan user khususnya end user yang naïve dan parametric dan membuat spesifikasi untuk canned transaction yang sesuai dengan kebutuhan. Pemrogram aplikasi mengimplementasikan spesifikasi ini sebagai program; kemudian diuji, didebug, didokumentasikan. Software engineers ini perlu terbiasa dengan kemampuan DBMS dalam menyelesaikan tugas-tugasnya.
Pelaku lainnya
DBMS system designers and implementers
Tools developers
Orang-orang yang mendesain dan mengimplementasikan tool – paket software yang menyediakan dan menggunakan desain sistem database dan meningkatkan kinerja.
Operators and maintenance personnel
Bertanggungjawab atas hardware dan software dari sistem database yang dioperasikan dan dimaintenace
Fasilitas-fasilitas yang terdapat pada DBMS
Data Definition Language (DDL) memperbolehkan pengguna untuk mendeskripsikan database, misalnya merinci tipe dan batasan data yang akan disimpan dalam database.
Data Manipulation Language (DML) memperbolehkan pengguna untuk memanipulasi data, misalnya memasukkan data, menghapus data, dan mendapatkan data dari database.
Menyediakan akses terkontrol ke database, misalnya security system, integrity system, concurrency control system, recovery control system, user-accesible catalog.
Komponen DBMS
Ada 5 komponen utama DBMS, yaitu :
Hardware (Perangkat Keras)
DBMS dan aplikasi membutuhkan perangkat keras untuk dapat berjalan. Perangkat kerasnya dapat berupa satu personal computer, satu mainframe, maupun jaringan yang terdiri dari banyak komputer. Perangkat keras yang dibutuhkan bergantung dari permintaan dari organisasi dan DBMS yang digunakan.
Software (Perangkat Lunak)
Komponen dari perangkat lunak terdiri dari perangkat lunak DBMS itu sendiri dan program aplikasi, bersama dengan sistem aplikasi, termasuk perangkat lunak jaringan jika DBMS digunakan melalui jaringan.
Data
Mungkin komponen yang terpenting pada DBMS, terutama dari sudut pandang pengguna, adalah data. Data berperan sebagai jembatan antara komponen mesin (hardware dan software) dan komponen manusia (prosedur dan manusia). Database berisi baik data, maupun meta data, yaitu data tentang data. Struktur dari database disebut skema.
Prosedur
Prosedur menunjuk pada instruksi dan aturan yang mempengaruhi desain dan penggunaan dari database. Para pengguna sistem dan para staf yang mengatur dokumen prosedur database yang dibutuhkan dan bagaimana cara menggunakan atau menjalankan sistem. Hal ini mungkin mengandung instruksi dari :
Bagaimana cara memasuki DBMS
Bagaimana menggunakan fasilitas DBMS atau program aplikasi tertentu
Bagaimana memulai dan mengakhiri DBMS
Bagaimana membuat salinan dari database
Bagaimana mengatasi kegagalan perangkat keras dan perangkat lunak. Hal ini termasuk prosedur tentang bagaimana mengidentifikasi komponen yang gagal, bagaimana memperbaikinya, dan mengikuti perbaikan dari kesalahan, bagaimana memulihkan database.
Bagaimana mengubah struktur dari table, mengorganisasi ulang database yang terdapat pada lebih dari satu tempat penyimpanan, memperbaiki performa, atau menyimpan data ke penyimpanan kedua.
Manusia
Orang-orang yang berhubungan dengan sistem antara lain :
Database designers
Ada dua tipe dari database designer, yaitu :
Logical database designer, tugasnya berhubungan dengan mengidentifikasi data, relasi antar data, dan batasan pada data yang akan disimpan di database.
Physical database designer, bertugas untuk memutuskan bagaimana desain logical database direalisasikan. Hal ini termasuk memetakan desain logical database kepada seperangkat table dan batasan integritas, memilih struktur penyimpanan yang spesifik dan metode akses data untuk mencapai performa yang baik, dan mendesain aturan keamanan yang dibutuhkan oleh data.
Application developers
Ketika database diimplementasikan, program aplikasi yang menyediakan fungsi yang dibutuhkan oleh pengguna harus diimplementasikan juga. Ini adalah tanggung jawab dari application developers. Biasanya, application developers bekerja dari spesifikasi yang diproduksi oleh system analyst. Setiap program mengandung kalimat yang meminta DBMS untuk melakukan beberapa operasi pada database. Hal ini termasuk mengambil data, memasukkan, mengubah, dan menghapus data.
End-users
Para pengguna dapat diklasifikasikan berdasarkan bagaimana mereka menggunakan sistem, yaitu :
Pengguna dasar
Pengguna dasar adalah pengguna yang terlatih menggunakan DBMS secara awam. Mereka mengakses database melalui program aplikasi tertulis khusus yang diusahakan untuk membuat operasi sesederhana mungkin.
Mereka menggunakan operasi database dengan memasukan perintah sederhana atau memilih pilihan dari menu. Hal ini berarti mereka tidak perlu mendalami topik khusus mengenai database atau DBMS.
Pengguna berpengalaman
Pengguna berpengalaman biasanya sudah mengenal struktur dari database dan fasilitas yang ditawarkan oleh DBMS. Pengguna berpengalaman mungkin menggunakan bahasa query yang dengan tingkat tinggi seperti SQL untuk melakukan operasi yang dibutuhkan.
Keuntungan menggunakan DBMS
Controlling redundancy
Redundansi terjadi jika banyak data disimpan dua kali, masing-masing pada file dari setiap kelompok user. Kelompok user yang lain boleh menyalin beberapa atau semua data yang sama ke file mereka. Beberapa masalah yang timbul yaitu pertama kebutuhan untuk update secara logika menjadi berulang-ulang. Kedua adalah ruang penyimpanan yang besar ketika data yang sama disimpan berulang-ulang. File yang berisi data yang sama, menjadi tidak konsisten. Meskipun update diaplikasikan ke seluruh file yang sesuai, data tetap tidak konsisten karena update dilakukan bebas oleh setiap kelompok user.
Restricting unauthorized access
Ketika multiple users berbagi database, ada beberapa user yang tidak diotorisasikan untuk mengakses semua informasi dari database. Beberapa ini mungkin diijinkan untuk retrieve data, meskipun yang lainnya diijinkan untuk retrieve dan update. Operasi retrieve dan update juga perlu dikontrol. Secara khusus user atau kelompok user memiliki password untuk dapat mengakses database. DBMS menyediakan keamanan dan subsistem otorisasi yang DBA gunakan untuk membuat account dengan batasan-batasannya.
Providing persistent storage for program object and data structures
Ini yang mengawali sistem database berorientasi objek. Misal tipe record dalam pascal atau definisi kelas di C++. Nilai dari variable program dihilangkan setiap program selesai, kecuali pemrogram menyimpannya secara permanen dalam file, yang biasanya dikonversi ke format yang sesuai. Untuk membacanya, pemrogram harus mengkonversi dari format file ke struktur variable program. Objek ini disebut persistence.
Struktur data pada tradisional database tidak kompatibel dengan struktur data bahasa pemrograman, disebut impedance mismatch problem.
Permitting inferencing and actions using rules
Sistem database deduktif memiliki kemampuan mendefinisikan rule deduksi untuk menginfer informasi baru. Misal menentukan siswa dalam masa percobaan. Ini dideklarasikan sebagai rule. Pada DBMS tradisional, kode program prosedural seperti ini secara eksplisit perlu ditulis. Tetapi jika rule diubah, yang tepat diubah adalah rule deduksi yang dideklarasikan daripada mengkoding prosedur programnya. Sistem database aktif menyediakan rule yang aktif yang dapat secara otomatis menginisialisasi aksi.
Providing multiple user interfaces
Karena banyak tipe user dengan level pengetahuan teknik yang bermacam2 dalam menggunakan database, DBMS perlu menyediakan interface user yang bermacam2 pula, yaitu bahasa query bagi casual user; bahasa pemrograman interface untuk pemrogram aplikasi; form dan kode perintah bagi parametric user; menu-driven interface dan natural-language interface bagi stand-alone user (dikenal dengan GUI).
Representing complex relationships among data
Database terdiri dari bermacam2 data yang saling berhubungan. DBMS memiliki kemampuan untuk mewakili bermacam2 hubungan yang kompleks diantara data secara mudah dan efisien.
Enforcing integrity constraints
DBMS memiliki kemampuan untuk membuat suatu integrity constraint. Tipe yang paling sederhana dari integrity contraint adalah menspesifikasikan tipe data untuk setiap item data. Misal item data untuk Class yang boleh disimpan adalah integer 1 hingga 5, nilai Name harus string dan tidak lebih dari 30 karakter. Perancang database bertanggungjawab untuk mengidentifikasikan integrity constraint selama perancangan database. Beberapa constraint dibuat dan secara otomatis dijalankan, beberapa lagi ada yang harus diperiksa dengan program update atau pada saat data entry.
Providing backup and recovery
Backup dan sub sistem recovery merupakan fasilitas yang harus disediakan DBMS. Misal jika sistem komputer gagal saat sedang mengupdate program, sub sistem recovery bertanggungjawab untuk memperbaiki atau memastikan database direstore ke keadaan sebelum program dieksekusi kembali. Atau sub sistem recovery memastikan bahwa program diresume dari keadaan dimana diinterupsi sehingga database dapat menyimpannya.
NETWORK SYSTEM DAN PERANGKATNYA
Jaringan proyek adalah alat yang digunakan untuk perencanaan, penjadwalan dan pengawasan perkembangan suatu proyek. Jaringan ini dikembangkan dari informasi yang dikumpulkan untuk WBS dan merupakan grafik diagram alir untuk rencana pekerjaan proyek.
Jaringan ini menampilkan aktivitas proyek yang harus diselesaikan, urutan logisnya, ketergantungan satu aktivitas dengan yang lainnya, dan juga waktu penyelesaian suatu aktivitas dengan waktu start dan finishnya, serta jalur yang terpanjang di dalam suatu network – disebut juga critical path (lihat bab 5). Dengan terbentuknya jaringan ini, seorang manajer proyek dapat membuat keputusan yang menyangkut masalah penjadwalan, biaya dan kinerja proyek.
Aktivitas-aktivitas yang tertera pada jaringan kerja proyek, merupakan penggunaan hasil yang telah diperoleh dari proses WBS. Setiap aktivitas dalam WBS, dapat diterjemahkan langsung sebagai suatu aktivitas dalam jaringan kerja. Dan lama waktu penyelesaian untuk aktivitas tersebut dapat dilihat pada Gantt chart-nya.
Proses penyusunan diagram jaringan kerja ini mulai dari WBS-entry (level 1 sampai level-level berikutnya) dapat digambarkan sebagai berikut:
Disini terlihat untuk aktivitas D pada level 1, dapat diuraikan menjadi beberapa sub-aktivitas pada level 2, yang juga terangkai secara logis. Demikian pula aktivitas di level 3, merupakan rangkaian sub-aktivitas dari level 2.
Bila ditinjau sekarang dari level terbawah, yang langsung mendefinisikan aktivitas yang memberikan hasil nyata, maka penguraian ke dalam jaringan kerja, dapat dilakukan sebagai berikut:
Lintasan atau jalur dari A-B-D-F-K merupakan jalur kritis dengan durasi total 11 satuan waktu.
Istilah-istilah dalam jaringan kerja
Di dalam konteks jaringan kerja, istilah-istilah berikut ini memegang peranan yang sangat penting untuk dapat memahami, membuat dan mengevaluasi suatu jaringan kerja (project network).
Activity
Aktivitas, yaitu elemen yang memerlukan waktu.
Merge activity
Aktivitas gabungan, yaitu aktivitas yang memiliki lebih dari satu aktivitas yang mendahuluinya.
Parallel activity
Aktivitas paralel, yaitu aktivitas-aktivitas yang dapat terjadi pada waktu bersamaan, jika diinginkan.
Burst activity
Aktivitas yang memiliki beberapa aktivitas yang perlu dilakukan sesudah aktivitas ini selesai.
Path
Jalur, suatu urutan dari aktivitas-aktivitas yang tergantung satu sama lain.
Critical path
Jalur kritis, jalur dengan waktu (durasi) terpanjang yang terdapat di suatu jaringan kerja. Jika satu atau lebih aktivitas yang ada di jalur kritis tertunda, maka waktu penyelesaian seluruh proyek akan tertunda sebanyak waktu penundaan yang terjadi. Bisa saja terjadi dalam suatu jaringan kerja akan terbentuk lebih dari satu jalur kritis, namun hal ini jarang terjadi.
Event
Kejadian, adalah satu titik waktu di mana suatu aktivitas dimulai atau diselesaikan. Tidak membutuhkan waktu.
Pendekatan jaringan kerja dan konsepnya
Di bawah ini akan dijelaskan bagaimana konsep suatu jaringan kerja dan asumsi-asumsi apa saja yang ada di dalamnya:
Activity-on-node (AON) – aktivitas digambarkan di dalam suatu node (simpul).
Activity-on-arrow (AOA) – aktivitas digambarkan pada panah.
Pada kenyataannya, lebih banyak yang menggunakan AON, dan yang akan. Aturan-aturan dasar AON:
Jaringan biasanya dari kiri ke kanan;
Satu aktivitas tidak dapat mulai sampai semua aktivitas pendahulunya selesai;
Panah-panah di dalam jaringan mengidentifikasikan pendahulu dan alurnya;
Panah dapat bersilangan;
Dua aktivitas (node) yang saling berhubungan namun tidak berpengaruh pada jadwal keseluruhan proyek, dihubungkan dengan panah pelengkap (dummy), biasanya digunakan pada AOA;
Setiap aktivitas harus memiliki nomor identifikasi unik;
Sebuah nomor identifikasi aktivitas harus lebih besar dari aktivitas yang mendahuluinya;
Looping (pemutaran balik) tidak diperbolehkan, jadi panah loop tidak boleh ada;
Pernyataan kondisi tidak diperbolehkan (contoh: jika aktivitas a sukses, maka…. à tidak boleh);
Pengalaman menyarankan jika ada beberapa point untuk memulai, satu node awal dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan proyek dimulai;
Hal ini juga berlaku untuk mengidentifikasi akhir yang jelas.
Activity on Node (AON)
Di dalam pengaplikasian konsep kerja AON, ada beberapa dasar yang harus diketahui. Dasar ini akan mempengaruhi cara pandang terhadap proyek dan aktivitasnya.
Contoh AON lengkap dengan durasinya adalah sebagai berikut:
Precedence Diagramming Method (PDM)
Konsep kerja AON di atas juga mengimplementasikan apa yang dikenal sebagai Precedence Diagramming Method (Metode Diagram Pendahuluan). Di dalam PDM ini dikenal istilah-istilah sebagai berikut :
DariKeDariKeFinish-to-start (FS): aktivitas "dari" harus selesai sebelum aktivitas "ke" boleh dimulai;
Dari
Ke
Dari
Ke
Finish-to-finish (FF): aktivitas "dari" harus selesai sebelum aktivitas "ke" boleh selesai;
DariKeDariKe
Dari
Ke
Dari
Ke
DariKeDariKeStart-to-start (SS): aktivitas "dari" harus dimulai sebelum aktivitas "ke" boleh dimulai (dengan kata lain aktivitas "dari" dan "ke" boleh mulai bersamaan);
Dari
Ke
Dari
Ke
DariDariStart-to-finish (SF): aktivitas "ke" tidak boleh selesai sampai aktivitas "dari" dimulai;
Dari
Dari
KeKe
Ke
Ke
Lead: perubahan pada logika aktivitas yang mengijinkan percepatan "ke" aktivitas.
Lag: perubahan pada logika aktivitas yang menyebabkan perlambatan / penundaan (delay) pada "ke" aktivitas karena harus menunggu "dari" aktivitas selesai.
Hammock: rangkuman dari aktivitas. Aktivitas-aktivitas yang berhubungan diperlihatkan sbg satu kesatuan.
Slack (Float): Jumlah waktu yang diijinkan dalam perlambatan suatu proyek dari waktu dimulainya tanpa memperlambat waktu akhir penyelesaian proyek keseluruhan.
Network Forward dan Backward Pass
Terlebih dahulu diperkenalkan istilah-istilah sebagai berikut:
Forward pass – Earliest Times (dasar perhitungan adalah waktu tercepat)
o Seberapa awal sebuah aktivitas dapat dimulai? (early start – ES)
o Seberapa awal sebuah aktivitas dapat diselesaikan? (early finish – EF)
o Seberapa awal sebuah proyek dapat diselesaikan? (time expected – TE)
Backward pass – Latest Times (dasar perhitungan adalah waktu terpanjang dalam proyek), dapat digunakan untuk menghitung float.
o Seberapa terlambat sebuah aktivitas dapat dimulai? (late start – LS)
o Seberapa terlambat sebuah aktivitas dapat diselesaikan? (late finish – LF)
o Berapa lama sebuah aktivitas dapat ditunda? (slack or float – SL)
Aktivitas-aktivitas mana yang merepresentasikan jalur kritis/critical path (CP)?
Pada setiap aktivitas digunakan node (simpul) dengan model sebagai berikut:
Untuk arti masing-masing kotak lihat keterangan di atas.
Tambahan untuk: ID menunjukkan aktivitas; Description memberi keterangan kepada aktivitas; Dur menunjukkan durasi aktivitas tersebut.
Forward pass
Berarti pembuatan jaringan dimulai dari aktivitas awal hingga aktivitas terakhir.
Syarat penggunaan:
Setiap simpul memiliki EF yang dihitung dengan cara EF = ES + Dur;
EF pada aktivitas "dari" dapat dibawa menuju ES pada aktivitas "ke", kecuali;
Aktivitas "ke" diawali beberapa aktivitas lainnya (merge activity), dalam hal ini harus dipilih nilai EF terbesar pada aktivitas yang mengawalinya.
Contoh:
Backward pass
Berarti pembuatan jaringan dimulai dari aktivitas terakhir terus dihitung mundur hingga aktivitas awal.
Syarat penggunaan:
Setiap simpul memiliki LS yang dihitung dengan cara LS = LF - Dur;
LS pada aktivitas "ke" dapat dibawa menuju LF pada aktivitas "dari", kecuali;
Aktivitas "dari" mengawali beberapa aktivitas lainnya (burst activity), dalam hal ini harus dipilih nilai LS terkecil yang berasal dari aktivitas "ke".
Contoh:
Menghitung SLACK
Setelah Forward dan Backward pass terkonstruksi, maka dapat dihitung nilai slack-nya, yaitu mengevaluasi aktivitas mana saja yang dapat ditangguhkan pelaksanaannya dan berapa lama dapat ditangguhkan. Caranya adalah dengan mencari selisih antara LS dan ES atau SL = LS – ES.
Setelah slack dari masing-masing aktivitas dikalkulasi, dapat terlihat dengan jelas aktivitas mana saja yang membentuk critical path / jalur kritis. Ini ditandai dengan mencari aktivitas-aktivitas yang nilai slack-nya nol.
Menggunakan LAG
Lag dapat diartikan sebagai waktu penundaan untuk memulai aktivitas karena menunggu aktivitas pendahulu selesai. Lag biasanya digunakan pada aktivitas-aktivitas yang saling bergantung.
Sebagai contoh:
Aktivitas C dan D di bawah ini tergantung pada aktivitas B (Start on Start). Dimulainya aktivitas C relatif terhadap aktivitas B adalah 10 satuan waktu (C dapat dimulai apabila B telah dimulai, ditambah lagi dengan 10 satuan waktu). Kemudian penyelesaian aktivitas H, harus menunggu 10 satuan waktu setelah aktivitas G selesai.
Aktivitas Hammock
Aktivitas Hammock, berarti penggabungan beberapa aktivitas sebagai satu kesatuan, misalnya untuk memudahkan pengaturan penggunaan sumberdaya pada aktivitas-aktivitas yang disatukan tersebut. Durasi aktivitas Hammock adalah jumlah total durasi aktivitas-aktivitas yang digabungkan.
Contoh:
Pada contoh di bawah ini, aktivitas B,D dan F digabungkan menjadi satu aktivitas. ES dari aktivitas Hammock ini adalah: 5 (dari aktivitas B), EF adalah 13 (dari aktivitas F), dan durasinya adalah 1 + 4 + 3 = 8 (B,D,F).
Kompresi Durasi (Crashing)
Ada beberapa alasan mengapa pada saat pelaksanaan proyek dibutuhkan percepatan, antara lain:
Adanya pembatasan deadline di luar rencana, misalnya: perbaikan jaringan komputer pada suatu instansi harus dipercepat karena gedungnya akan diperbaiki;
Sebagai kompensasi penundaan pelaksaan aktivitas-aktivitas proyek pada jalur kritisnya;
Untuk mengurangi risiko pada hal-hal yang mendadak, misalnya: ada isu bahwa harga perangkat komputer akan naik tajam pada masa akhir proyek;
Mengurangi biaya-biaya langsung pada jalur kritis;
Untuk mengalihkan sumberdaya pada proyek atau aktivitas lainnya;
Adanya bonus dari pihak pemberi order jika proyek dapat diselesaikan sebelum deadline.
Dengan berdasarkan pada salah satu dari alasan ini, seorang manajer proyek dapat mengambil tindakan untuk mempercepat laju proyek. Hal ini dikenal dengan istilah crashing.
Crash time merupakan tindakan untuk mengurangi durasi keseluruhan proyek setelah menganalisa alternatif-alternatif yang ada (dapat dilihat dari jaringan kerja) untuk mengoptimalisasikan waktu kerja dengan biaya terendah. Seringkali dalam crashing terjadi "trade-off", yaitu pertukaran waktu dengan biaya. Biaya yang dikeluarkan untuk melakukan crashing disebut: crash cost.
Waktu untuk crashing:
Jika melakukan di awal proyek mungkin dapat berakhir menghabiskan biaya dengan percuma. Dalam beberapa kasus, biaya besar yang dihabiskan di awal proyek akan hilang begitu saja dan kurang bermanfaat.
Akan tetapi bisa saja perpendekan di awal bisa berguna jika kita sudah memperkirakan bahwa kemungkinan tertundanya aktivitas-aktivitas kritis di belakang cukup tinggi. Maka perlu dipertimbangkan dulu kapan yang paling baik.
Meskipun crashing dianggap sesuatu yang positif, namun harus diperhitungkan kelemahan dari crashing antara lain:
Mengurangi kualitas proyek;
Mengsubkontrakkan (outsourcing) sebagian aktivitas;
Menambah sumberdaya;
Menyusun kembali logika jaringan kerja;
Mengurangi cakupan proyek;
Bertambahnya biaya produksi langsung (trade-off dengan biaya).
Dalam melakukan implementasi crashing ada beberapa asumsi yang harus diperhatikan:
Asumsi linearitas: belum tentu hubungan antara waktu dan biaya adalah linear. Untuk mengatasi hal ini bisa saja digunakan teknik present value agar lebih akurat (akan dibahas lebih lanjut).
Solusi komputer: hati-hati, jangan terlalu mengandalkan hasil perhitungan crashing komputer, karena komputer tidak memperhitungkan resiko dan ketidakpastian.
Bagaimana kita tahu apakah crashing cukup berharga? Jawabannya adalah tergantung. Resiko harus dipertimbangkan. Untuk ini, dapat dilakukan analisa sensitivitas untuk proyek.
Prosedur crashing
Untuk melakukan crashing, diperlukan pengamatan yang cermat dan analisis terhadap kemungkinan-kemungkin yang ada. Dalam melakukan analisa untuk crashing, harus dilakukan konstruksi waktu dan biaya.
Tiga langkah diperlukan untuk mengkonstruksikan grafik waktu-biaya:
Cari total biaya langsung, contoh: biaya pegawai dan peralatan yang dipakai dalam proyek, untuk lama proyek yang telah dipilih.
Cari total biaya tidak langsung, contoh: biaya konsultansi dengan consultan dan biaya administrasi, untuk lama proyek yang telah dipilih.
Totalkan biaya langsung dan tidak langsung untuk lama proyek yang telah dipilih tersebut.
Grafik waktu-biaya ini digunakan untuk membandingkan alternatif tambahan biaya dan menilai manfaatnya bagi proyek secara keseluruhan. Tantangan tersulit yang dihadapi dalam mengkonstruksikan grafik biaya-waktu ini adalah mencari total biaya langsung untuk lama proyek tertentu dalam jangka waktu yang relevan. Misalkan saja pengurangan waktu selama 3 hari, mungkin akan lebih mahal dibandingkan dengan pengurangan waktu selama 5 hari (ditinjau dari biaya tidak langsung dan sumberdaya), sedangkan usaha yang dibutuhkan untuk melakukan pengurangan selama 5 hari jauh lebih besar. Maka akan dipilih pengurangan waktu selama 3 hari, karena lebih optimal ditinjau dari perbandingan biaya dan waktunya.
Contoh grafik waktu-biaya:
Dari contoh grafik ini terlihat bahwa proyek dengan durasi selama 10 satuan waktu adalah yang paling optimal.
Pertimbangan utama pada saat crashing adalah menentukan aktivitas mana yang perlu dikurangi dan sebagaimana jauh untuk melaksanakan pengurangan proses. Manajer perlu mencari aktivitas kritis yang dapat diperpendek dengan tambahan biaya per unit waktu yang terkecil. Rasional untuk memilih aktivitas ini tergantung dari pengidentifikasian aktivitas normal dan waktu perpendekan serta biaya yang berhubungan dengannya. Yang perlu menjadi masukan juga adalah normal time (waktu normal), yaitu penyelesaian aktivitas dalam kondisi normal yang telah direncanakan sebelumnya. Jika perbedaan waktunya tidak signifikan, maka crashing tidak memberikan nilai lebih bagi proyek, malah hanya akan memperbesar risiko proyek secara keseluruhan.
Informasi mengenai normal time maupun crash time serta crash cost didapatkan dari orang yang paling familiar dengan penyelesaian aktivitas, seperti dari: pekerja dalam tim, konsultan ataupun pihak sponsor. Setelah informasi ini didapat kemudian dibuatlah grafik aktivitas.
Grafik aktivitas
Dalam melakukan analisa untuk crashing, sebelum mengevaluasi grafik biaya-waktu, harus diamati grafik per aktivitas (untuk menentukan biaya langsung) dalam proyek. Analisa ini berlaku untuk semua aktivitas di dalam proyek, tidak hanya yang berada di jalur kritis karena dengan mengubah durasi pada salah satu aktivitas, jalur kritis proyek bisa berubah.
Asumsi pada grafik aktivitas dalam kondisi ideal adalah:
Hubungan waktu-biaya adalah linear.
Normal time adalah penyelesaian dengan biaya rendah dan metode yg efisien.
Crash time adalah limitasi – waktu perpendekan terbesar yg memungkinkan.
Slope mewakili biaya per unit waktu (konstan).
Semua percepatan harus terjadi dalam normal time dan crash time.
Bila harga dari slope sudah diketahui maka seorang manajer proyek dapat membandingkan aktivitas pada jalur kritis yang mana yang dapat dipilih untuk diperpendek.
Rumus untuk slope adalah:
Setelah menghitung slope dan waktu crash maksimum pada tabel di atas, mulailah proses crashing dengan melihat nilai slope terkecil pada jalur kritis (critical path) dalam jaringan kerja sebagai titik awal proses crashing.
Setelah terbentuknya jaringan kerja yang baru, lihat kembali pada critical pathnya, kemudian pilih kembali aktivitas dengan nilai slope terkecil untuk melanjutkan proses crashing. Beberapa pengecualian:
Jika terbentuk beberapa jalur kritis, maka pilihlah aktivitas yang merupakan "aktivitas gabungan (merge activity)" dari jalur-jalur kritis yang terbentuk.
Jika keseluruhan jalur dalam jaringan menjadi kritis, karena "aktivitas gabungan" tidak dapat direduksi lagi, maka pilihlah slope terkecil dari aktivitas yang masih dapat direduksi pada jalur-jalur kritis tersebut.
Aktivitas yang sudah berada dalam kondisi "waktu maksimum crashing", tidak dapat dipilih kembali.
Proses crashing dapat dilangsungkan sejauh yang kita inginkan, namun perlu diingat bahwa yang ingin dicapai adalah biaya yang optimal dengan waktu penyelesaian yang tersingkat. Sisi lain yang harus diperhatikan adalah waktu crashing maksimum (maximum crash time) pada setiap aktivitas. Bila aktivitas-aktivitas pada jalur kritis yang ada sudah tidak dapat direduksi lagi, maka proses crashing harus dihentikan.
Sebagai contoh, lihat proses crashing dalam gambar-gambar jaringan kerja sebagai berikut.
Time_25 adalah kondisi awal jaringan dan kita berupaya untuk mengoptimalkannya.
Untuk biaya langsungnya harus dihitung slope-nya pada setiap aktivitas (lihat tabel hal. 63). Dalam tabel terlihat bahwa aktivitas dengan perpendekan satu hari harus dimulai dari aktivitas dengan nilai slope terendah di jalur kritisnya (dalam contoh ini aktivitas A). Lihat gambar (a) ke (b). Biaya perpendekan untuk 1 hari yang terjadi adalah: $ 450 + $ 20 + $ 350 = $ 820. "x" pada durasi aktivitas A menyatakan, bahwa aktivitas itu tidak bisa diperpendek lagi.
Langkah berikutnya adalah mereduksi waktu aktivitas D (slope terkecil dari sisa aktivitas pada jalur kritisnya). Lihat dari gambar (b) ke (c) untuk durasi 23 hari. Total biaya langsung saat ini menjadi $ 450 + $ 20 + $ 25 = $ 495. Saat ini terdapat dua jalur kritis A,C,F,G dan A,D,F,G.
Untuk mereduksi menjadi 22 hari, aktivitas F menjadi pilihan (karena berada pada kedua jalur kritis, pilih "merge activity"-nya). Total biaya langsung untuk ini adalah $ 495 + $ 30 = $ 525. Aktivitas F tidak dapat direduksi lagi. Lihat gambar (c) ke (d)
Setelah direduksi menjadi 22 hari, semua jalur menjadi kritis. Yang harus dilakukan sekarang adalah mereduksi sejumlah 1 hari semua aktivitas pada jalur kritis tersebut dengan biaya yang terendah, yaitu aktivitas C,D dan E dengan biaya masing-masing $ 30, $ 25 dan $ 30. Total biaya langsung saat ini menjadi $ 525 + $ 85 = $ 610. Lihat gambar (d) ke (e) di atas.
Dalam contoh ini dianggap bahwa untuk setiap unit waktu perpendekan (per hari), biaya tak langsungnya mengalami penurunan $50. Nilai biaya tak langsung mula-mula (25 hari) adalah $400.
Dengan membuat grafik biaya-waktu (diberikan sebagai latihan bagi pembaca) dapat dilihat bahwa reduksi proyek dari 25 hari ke 22 hari adalah yang paling optimal. Sehingga pilihan jatuh untuk crashing proyek selama 3 hari (dari 25 menjadi 22 hari).
Lihat hasil perbandingan durasi, biaya langsung dan tak langsung, serta totalnya dalam tabel di bawah ini.
Dengan demikian selesailah proses crashing untuk contoh sederhana ini, dengan terpilihnya durasi 22 unit waktu sebagai titik optimum dalam crashing pada jaringan kerja ini.
ANALISIS SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN (PIECES & SWOT)
Analisa Pieces
Dalam kelemahan sistem penulis menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency dan Service) sebagai alat ukur untuk menentukan sistem baru layak atau tidak karena enam aspek ini harus mengalami peningkatan ukuran yang lebih baik dari sistem lama (Hanif Al Fatta).
Analisa PIECES dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan hasil kerja sistem baru yang efisien, penyajian informasi yang akurat, dan menjamin keamanan data dan informasi.
Analisis Kinerja ( Performance Analysis )
Peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif.
Sebuah sistem dapat dikatakan punya kinerja yang baik dengan syarat :
Response time (waktu tanggap)
Adalah interval waktu antara perintah input yang siap untuk terminal sistem sampai dengan adanya tanggapan lagi pada terminal.
Troughput
Jumlah atau banyaknya pekerjaan yang dapat dilakukan dalam satuan waktu tertentu.
Kinerja merupakan bagian pendukung dalam menyelesaikan proses kerja dalam suatu organisasi atau perusahaan. Masalah dapat terjadi ketika tugas-tugas operasional yang dikerjakan belum mencapai sasaran yang diinginkan
Analisis Informasi ( Information Analysis )
Merupakan hal penting bagi pengguna akhir pada suatu sistem dalam mengambil keputusan. Dengan sistem informasi yang baik maka akan menghasilkan informasi yang bermanfaat yang dapat mendukung dalam menangani masalah.
Analisis Ekonomi ( Economy Analysis )
Motif ekonomi mungkin merupakan salah satu pertimbangan dari alasan mengapa diperlukannya pengembangan sebuah sistem. Harapan sebuah perusahaan atau organisasi terhadap sistem yang baru adalah dukungan terhadap proses manajerial perusahaan yang lebih efisien. Sehingga adanya pemborosan waktu dan alat-alat yang dapat mengakibatkan pembengkakan biaya pada sistem sebelumnya (sistem lama) dapat dikurangi semaksimal mungkin, khususnya seperti biaya pengadaan kertas dan tinta.
Analisis Kontrol ( Control Analysis )
Aktivitas sebuah perusahaan atau organisasi perlu mendapat perhatian dan control yang terus menerus agar tidak terjadi penurunan kinerja dibawah standar yang sudah ditetapkan. Hal ini untuk mengurangi dan mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjaga keamanan data dan kecurangan yang akan terjadi. Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk mengurangi dan mencegah hal-hal yang dapat merugikan perusahaan atau organisasi itu sendiri. Dengan adanya control maka tugas atau kinerja yang mengalamai kendala dapat diperbaiki.
Analisis Efisiensi ( Eficiency Analysis )
Efisiensi pada sebuah sistem informasi menyangkut hal bagaimana menghasilkan output atau informasi sebaik mungkin dengan input yang diberikan, sehingga informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan bagi pihak-pihak yang memerlukannya. Selain itu efisiensi juga berkaitan dengan bagaimana sebuah sistem tidak melakukan pemerosesan secara berlebih, dan usaha yang dikeluarkan untuk melakukan tugas-tugas tidak berlebihan juga.
Analisis Servis ( Service Analysis )
Untuk menilai kualitas dari sebuah sistem adalah salah satunya bisa kita lihat dari segi pelayanannya. Pada sistem informasi perpustakaan peningkatan pelayanan terhadap anggota merupakan bagian dari tujuan utama diadakannya pengembangan sistem dari sistem lama ke sistem yang baru. Pada sistem informasi perpustaakan yang sebelumnya digunakan, pelayanan dari segi waktu terhadap anggota terlihat masih kurang cepat dan akurat sehingga menjadi salah satu alasan diandakannya pengembangan sistem.
Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu :
Relevansi (relevancy)
Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi.
Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :
Banyak laporan yang isinya terlalu panjang
Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.
Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.
Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.
Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi
dan disebarluaskan.
Kelengkapan (completeness)
Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif.
Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).
Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.
Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.
Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data dari sumber-sumber dokumennya.
Kebenaran (correctness)
Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara lain :
Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya.
Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.
Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.
Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan.
Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.
Keamanan (security)
Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.
Ketepatan waktu (timeliness)
Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :
Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan.
Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan.
Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan.
Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).
Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.
Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan.
Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff pemeliharaan program dan staff operasinya.
Ekonomi (economy)
Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek.
Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan sistem informasi yang didapat.
Efisiensi (eficiency)
Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan $100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut.
Efisiensi dari sistem tersebut adalah :
100.000
——————- = 20%
500.000
Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :
Keluaran / nilai uang (trougput/dollar).
Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours worked).
Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).
Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).
Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of programmers).
Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).
Dapat dipercaya (reliability)
Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabilitas, antara lain :
Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan.
Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru ditraining.
Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.
Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.
Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.
Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu menguranginya.
Kegunaan (usability)
Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah dalam sistem. Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, antara lain:
Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.
Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi.
Naiknya keluhan-keluhan pemakai.
Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.
Information systems backlog
Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja berikutnya.
Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya (to keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update) sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius.
Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan terjadi tumpukan (backlogs) dan masalah-masalah yang sebabkan systems backlogs.
Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat terjadi :
Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase).
Penurunan kinerja (decreasing performance).
Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover).
System downtime.
Transaction variances.
Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain :
Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency).
Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates).
Kenaikan biaya (increased costs).
Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover).
Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi :
Keluhan pemakai (user complaints).
Perhatian top manajemen (top management concerns)
Penunjuk jalan (scouting).
Pengawas pemakai (user surveys).
Pengawas (audits).
Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).
Laporan awal masalah
Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat digunakan oleh sistem analis untuk studi awal (preliminary study). Studi ini memutuskan jika laporan atau deteksi masalah adalah cukup serius untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perlu untuk dilakukan.
Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemen berikut:
Source, dari mana sumber masalah informasi berasal.
Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah.
Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem nature).
Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan.
Tipe recommendation, terdiri dari :
Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan.
Masalahnya membutuhkan kemampuan sistem.
Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail. Rekomendasi ini dimulai dari system development life cycle. Detail analisis memutuskan apakah sistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.
Analisis SWOT
SWOT adalah sebuah singkatan dari Strenghths (S), Weakness (W), Opportunities (O), dan Threats (T). Analisa SWOT sendiri memiliki tujuan untuk memisahkan masalah pokok dan memudahkan pendekatan strategis dalam suatu bisnis atau organisasi. Definisi analisa SWOT secara umum adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis.
Penjelasan dari masing-masing SWOT , sebagai berikut:
Strenght (Kekuatan)
Setiap perusahaan perlu menilai kekuatan dan kelemahannya dibandingkan para pesaingnya. Penilaian tersebut dapat didasarkan pada faktor-faktor seperti teknologi, sumber daya finansial, kemampuan kemanufakturan, kekuatan pemasaran, dan basis pelaggan yang dimiliki. Strenght (kekuatan) adalah keahlian dan kelebihan yang dimiliki oleh perusahaan pesaing.
Weaknesses (Kelemahan)
Kegiatan-kegiatan organisasi yang tidak berjalan dengan baik atau sumber daya yang dibutuhkan oleh organisasi tetapi tidak dimiliki oleh organisasi. Kelemahan itu terkadang lebih mudah dilihat dari pada sebuah kekuatan, namun ada beberapa hal yang menjadikan kelemahan itu tidak diberikan solusi yang tepat dikarenakan tidak dimaksimalkan kekuatan yang sudah ada.
Opportunity (Peluang)
Opportunity (Peluang) merupakan faktor positif yang muncul dari lingkungan dan memberikan kesempatan bagi organisasi atau program kita untuk memanfaatkannya. Opportunity tidak hanya berupa kebijakan atau peluang dalam hal mendapatkan modal berupa uang, akan tetapi bisa juga berupa respon masyarakat atau isu yang sedang diangkat.
Threat (ancaman)
Threat (ancaman) adalah faktor negatif dari lingkungan yang memberikan hambatan bagi berkembangnya atau berjalannya sebuah organisasi dan program. Ancaman ini adalah hal yang terkadang selalu terlewat dikarenakan banyak yang ingin mencoba untuk kontroversi atau out of stream (melawan arus) namun pada kenyataannya organisasi tersebut lebih banyak layu sebelum berkembang.
Tabel Spesifikasi Strategi SWOT
Analisis permasalahan dengan metode analisis SWOT
Kekuatan (Strenght)
Website sekolah memudahkan siswa untuk mengakses informasi.
Website sekolah mampu meningkatkan efektifitas belajar sekolah.
Website sekolah mampu meluaskan jangkauan sekolah.
Kelemahan (Weakness)
Sistem lama pada SMP Diponegoro masih manual.
Kesempatan (Opportunity)
Sistem informasi membuat sekolah menjadi lebih dikenal luas.
Sebagai media dalam pemanfaatan Teknologi Informasi.
Strategi SO
Dapat meningkatkan proses belajar mengajar
Sekolah semakin dikenal masyarakat luas.
Strategi WO
Dengan adanya keahlian khusus akan mempermudah dalam pengelolaan sistem.
Trafik penggunaan internet semakin tinggi sehingga membuat sekolah dapat dikenal.
Ancaman (Threat)
Ancaman keamanan pada website.
Strategi ST
Otentikasi user dan proteksi password.
Pengamanan pada hosting.
Strategi WT
Admin mengerti tentang masalah security pada website.
PEANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI
Pengertian
Pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.
Tim Pengembangan Sistem
Suatu Tim biasanya terdiri dari :
1. Manajer Analis Sistem
2. Ketua Analis Sistem
3. Analis Sistem Senior
4. Analis Sistem Junior
5. Pemrogram Aplikasi Senior
6. Pemrogram Aplikasi Junior
Semua personil di atas digunakan jika sistem yang akan dikembangkan cukup besar. Apabila sistem yang akan dikembangkan kecil, maka personilnya dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan.
Sistem lama perlu diganti/diperbaiki jika :
Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
Ketidakberesan sistem yang lama
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
Pertumbuhan organisasi
Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
Untuk meraih kesempatan-kesempatan
Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
Adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksiinstruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.
Dengan sistem baru, diharapkan adanya peningkatan dalam beberapa hal, yaitu :
Kinerja, yang dapat diukur dari throughput dan respon time.
Throughput : jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada suatu saat tertentu.
Respon time : Rata-rata waktu tertunda di antara dua transaksi.
Kualitas informasi yang disajikan
Keuntungan (penurunan biaya). Berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan.
Kontrol (pengendalian)
Efisiensi
Pelayanan
Prinsip-prinsip pengembangan sistem, adalah :
Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
Maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini :
- Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan
- Investasi yang terbaik harus bernilai
Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
Tahapan kerja dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem
Proses pengembangan sistem tidak harus urut
Jangan takut membatalkan proyek
Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Siklus Hidup Pengembangan Sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi.
Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas beberapa fase,
yaitu :
Perencanaan sistem
Analisis sistem
Perancangan sistem secara umum / konseptual
Evaluasi dan seleksi sistem
Perancangan sistem secara detail
Pengembangan Perangkat Lunak dan Implementasi sistem
Pemeliharaan / Perawatan Sistem
Fase-fase siklus hidup pengembangan sistem ini dapat digambarkan
seperti pada Gambar di bawah ini.
Fase Perencanaan Sistem
Dalam fase perencanaan sistem :
Dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi.
Proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan.
Sumber daya baru direncanakan untuk, dan dana disediakan untuk mendukung pengembangan sistem.
Selama fase perencanaan sistem, dipertimbangkan :
Faktor-faktor kelayakan (feasibility factors) yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan digunakan,
Faktor-faktor strategis (strategic factors) yang berkaitan dengan pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi
Suatu sistem yang diusulkan harus layak, yaitu sistem ini harus memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut :
Kelayakan teknis
Untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologi yang ada atau apakah teknologi yang baru dibutuhkan.
Kelayakan ekonomis
Untuk melihat apakah dana yang tersedia cukup untuk mendukung estimasi biaya untuk sistem yang diusulkan.
Kelayakan legal
Untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang sedang dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untuk melaksanakan kewajibannya secara legal.
Kelayakan operasional
Untuk melihat apakah prosedur dan keahlian pegawai yang ada cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan atau apakah diperlukan penambahan/pengurangan prosedur dan keahlian.
Kelayakan rencana
Berarti bahwa sistem yang diusulkan harus telah beroperasi dalam waktu yang telah ditetapkan.
Selain layak, proyek sistem yang diusulkan harus mendukung faktor-faktor strategis, seperti :
Produktivitas
Mengukur jumlah output yang dihasilkan oleh input yang tersedia. Tujuan produktivitas adalah mengurangi atau menghilangkan biaya tambahan yang tidak berarti. Produktivitas ini dapat diukur dengan rasio antara biaya yang dikeluarkan dengan jumlah unit yang dihasilkan.
Diferensiasi
Mengukur bagaimana suatu perusahaan dapat menawarkan produk atau pelayanan yang sangat berbeda dengan produk dan pelayanan dari saingannya. Diferensiasi dapat dicapai dengan meningkatkan kualitas, variasi, penanganan khusus, pelayanan yang lebih cepat, dan biaya yang lebih rendah.
Manajemen
Melihat bagaimana sistem informasi menyediakan informasi untuk menolong manajer dalam merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan. Manajemen ini dapat dilihat dengan adanya laporan-laporan tentang efisiensi produktivitas setiap hari.
Fase Analisis Sistem
Fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatan
analisis sistem.
Adanya proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem; definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem; ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi yang berpotensi.
Laporan yang dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk membentuk
suatu tim proyek sistem dan memulai fase analisis sistem.
Tim proyek sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang alasan untuk mengembangkan suatu sistem baru.
Ruang lingkup analisis sistem ditentukan pada fase ini. Profesional sistem mewawancarai calon pemakai dan bekerja dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukan
kebutuhan pemakai.
Beberapa aspek sistem yang sedang dikembangkan mungkin tidak diketahui secara penuh pada fase ini, jadi asumsi kritis dibuat untuk memungkinkan berlanjutnya siklus hidup pengembangan sistem.
Pada akhir fase analisis sistem, laporan analisis sistem disiapkan. Laporan ini berisi penemuan-penemuan dan rekomendasi. Bila laporan ini disetujui, tim proyek sistem siap untuk memulai fase perancangan sistem secara umum. Bila laporan tidak disetujui, tim proyek sistem harus menjalankan analisis tambahan sampai semua peserta setuju.
Fase Perancangan Sistem secara umum/Konseptual
Arti Perancangan Sistem
Tahap setelah analisis dari Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Pendefinisian dari kebutuhan kebutuhan fungsional
Persiapan untuk rancang bangun implementasi
Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi
Termasuk menyangkut mengkonfirmasikan
Tujuan Perancangan Sistem
Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem
Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat
Sasaran Perancangan Sistem
Harus berguna, mudah dipahami dan mudah digunakan
Harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan
Harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer
Harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simponan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern
Dalam fase ini :
Dibentuk alternatif-alternatif perancangan konseptual untuk pandangan pemakai. Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatif perancangan konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untuk memilih rancangan terbaik yang cocok untuk kebutuhan mereka.
Pada fase ini analis sistem mulai merancang proses dengan mengidentifikasikan laporan-laporan dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang diusulkan. Data masing-masing laporan ditentukan. Biasanya, perancang sistem membuat sketsa form atau tampilan yang mereka harapkan bila sistem telah selesai dibentuk. Sketsa ini dilakukan pada kertas atau pada tampilan komputer.
Jadi, perancangan sistem secara umum berarti untuk menerangkan secara luas bagaimana setiap komponen perancangan sistem tentang output, input, proses, kendali, database dan teknologi akan dirancang.
Perancangan sistem ini juga menerangkan data yang akan dimasukkan, dihitung atau disimpan. Perancang sistem memilih struktur file dan alat penyimpanan seperti disket, pita magnetik, disk magnetik atau bahkan file-file dokumen. Prosedur-prosedur yang ditulis menjelaskan bagaimana data diproses untuk menghasilkan output.
Fase Evaluasi dan Seleksi Sistem
Akhir fase perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untuk keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini nilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem.
Jika tak satupun altenatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada fase perancangan sistem secara umum terbukti dapat dibenarkan, maka semua altenatif akan dibuang. Biasanya, beberapa alternatif harus terbukti dapat dibenarkan, dan salah satunya dengan nilai tertinggi dipilih untuk pekerjaan akhir. Bila satu alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan rekomendasi untuk sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk perancangan detailnya.
Fase Perancangan Sistem secara Detail/Fungsional
Fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara detail.
Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format input baik untuk layar dan form-form biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan.
Berdasarkan perancangan output dan input, proses-proses dirancang untuk mengubah input menjadi output. Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkan secara online atau batch. Macam-macam model dikembangkan untuk mengubah data menjadi informasi. Prosedur ditulis untuk membimbing pemakai dan pesonel operasi agar dapat bekerja dengan sistem yang sedang dikembangkan.
Database dirancang untuk menyimpan dan mengakses data. Kendali-kendali yang dibutuhkan untuk melindungi sistem baru dari macam-macam ancaman dan error ditentukan. Pada beberapa proyek sistem, teknologi baru dan berbeda dibutuhkan untuk merancang kemampuan tambahan macam-macam komputer, peralatan dan jaringan telekomunikasi.
Pada akhir fase ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan. Laporan ini mungkin berisi beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasi untuk masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu kesatuan. Laporan ini dapat juga dijadikan sebagai buku pedoman yang lengkap untuk merancang, membuat kode dan menguji sistem; instalasi peralatan; pelatihan; dan tugas-tugas implementasi lainnya.
Meskipun sejumlah orang telah me-review dan menyetujui setiap komponen rancangan sistem, review terhadap rancangan sistem secara detail harus dilakukan kembali secara menyeluruh dan lengkap oleh pemakai sistem dan personel manajemen, sedangkan profesional sistem mungkin tidak terlibat dalam kegiatan ini.
Tujuan dilakukannya review secara menyeluruh ini adalah untuk menemukan error dan kekurangan rancangan sebelum implementasi dimulai. Jika error dan kekurangan atau sesuatu yang hilang ditemukan sebelum implementasi sistem, sumber daya yang bernilai dapat diselamatkan dan kesalahan yang tidak diinginkan terhindari. Setelah semua review secara menyeluruh selesai dilaksanakan, perubahan-perubahan dibuat dan pemakai dan manajer sistem menandatangani laporan perancangan secara detail.
PERANGKAT/TOOLS DAALAM
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Alat-alat perancangan menolong profesional sistem untuk membentuk struktur sistem yang akan memenuhi kebutuhan pemakai selama aktivitas analisis. Alat-alat perancangan sistem yang digunakan adalah :
Spesifikasi proses
Untuk menjelaskan bagaimana data ditransformasikan menjadi informasi, seperti Pseudocode, Structure english, dan Tabel keputusan.
Hierachy Plus Input, Process, Output (HIPO)
Untuk merepresentasikan hirarki modul-modul program tidak termasuk dokumentasi interface antar modul.
Structure chart
Untuk merepresentasikan hirarki modul-modul program termasuk dokumentasi interface antar modul.
Diagram Warnier-Orr (W/O)
Untuk merepresentasikan struktur program dari gambaran umum sampai detail.
Diagram Jackson
Untuk merepresentasikan struktur program.
Fase Implementasi Sistem dan Pemeliharaan Sistem
Pada fase ini :
Sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi.
Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru.
Laporan implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaitu
Rencana implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau Program and Evaluation Review Technique (PERT) Chart dan
Penjadwalan proyek dan teknik manajemen. Bagian kedua adalah laporan yang menerangkan tugas penting untuk melaksanakan implementasi sistem, seperti :
Pengembangan perangkat lunak
Persiapan lokasi peletakkan sistem
Instalasi peralatan yang digunakan
Pengujian Sistem
Pelatihan untuk para pemakai sistem
Persiapan dokumentasi
Pendekatan Pengembangan Sistem
Pendekatan Klasik
Pendekatan Klasik (classical approach) disebut juga dengan Pendekatan Tradisional (traditional approach) atau Pendekatan Konvensional (conventional approach). Metodologi Pendekatan Klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan pada System Life Cycle.
Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan akan berhasil bila mengikuti tahapan pada System Life Cycle.
Permasalahan-permasalahan yang dapat timbul pada Pendekatan Klasik adalah sebagai berikut :
Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit
Pendekatan klasik kurang memberikan alat-alat dan teknik-teknik di dalam mengembangkan sistem dan sebagai akibatnya proses pengembangan perangkat lunak menjadi tidak terarah dan sulit untuk dikerjakan oleh pemrogram. Lain halnya dengan pendekatan terstruktur yang memberikan alat-alat seperti diagram arus data (data flow diagram), kamus data (data dictionary), tabel keputusan (decision table). diagram IPO, bagan terstruktur (structured chart) dan lain sebagainya yang memungkinkan pengembangan perangkat lunak lebih terarah berdasarkan alat-alat dan teknik-teknik tersebut.
Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi mahal
Mahalnya biaya perawatan pada pendekatan sistem klasik disebabkan karena dokumentasi sistem yang dikembangkan kurang lengkap dan kurang terstruktur. Dokumentasi ini merupakan hasil dari alat-alat dan teknik-teknik yang digunakan. Karena pendekatan klasik kurang didukung oleh alat-alat dan teknik-teknik, maka dokumentasi menjadi tidak lengkap dan walaupun ada tetapi strukturnya kurang jelas, sehingga pada waktu pemeliharaan sistem menjadi kesulitan.
Kemungkinan kesalahan sistem besar
Pendekatan klasik tidak menyediakan kepada analis sistem cara untuk melakukan pengetesan sistem, sehingga kemungkinan kesalahan-kesalahan sistem akan menjadi lebih besar.
Keberhasilan sistem kurang terjamin
Penekanan dari pendekatan klasik adalah kerja dari personil-personil pengembang sistem, bukan pada pemakai sistem, padahal sekarang sudah disadari bahwa dukungan dan pemahaman dari pemakai sistem terhadap sistem yang sedang dikembangkan merupakan hal yang vital untuk keberhasilan proyek pengembangan sistem pada akhirnya.
Mulai awal tahun 1970 muncul suatu pendekatan baru disebut dengan Pendekatan Terstruktur. Pendekatan ini pada dasarnya mencoba menyediakan kepada analis sistem dengan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari system life cycle.
Pendekatan terstruktur (Structured Approach)
Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknikteknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Beberapa metodologi pengembangan sistem yang terstruktur telah banyak yang diperkenalkan baik dalam bukubuku, maupun oleh perusahaan-perusahaan konsultan pengembang sistem.
Metodologi ini memperkenalkan penggunaan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem yang terstruktur. Konsep pengembangan sistem terstruktur bukan merupakan konsep yang baru. Teknik perakitan di pabrik-pabrik dan perancangan sirkuit untuk alat-alat elektronik adalah dua contoh baru konsep ini yang banyak digunakan di industri-industri. Konsep ini memang relatif masih baru digunakan dalam mengembangkan sistem informasi untuk dihasilkan produk sistem yang memuaskan pemakainya. Melalui pendekatan terstruktur, permasalahanpermasalahan yang kompleks dalam organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat pada waktunya, sesuai dengan anggaran biayanya, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik (bebas kesalahan).
Dari Bawah Ke Atas (Bottom-up Approach)
Pendekatan ini dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini ciri-ciri dari pendekatan klasik. Pendekatan dari bawah ke atas bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti datanya.
Pendekatan Dari Atas Ke Bawah (Top-down Approach)
Pendekatan Dari Atas Ke Bawah (Top-down Approach) dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini adalah dilakukannya analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedurprosedur operasi dan kontrol. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri pendekatan terstruktur. Pendekatan atas-turun bila digunakan pada tahap analis sistem disebut juga dengan istilah decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu, kemudian data yang perlu diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan.
Pendekatan Sepotong (piecemeal approach)
Pengembangan yang menekankan pada suatu kegiatan/aplikasi tertentu tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tidak memperhatikan sasaran organisasi secara global (memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja).
Pendekatan Sistem (systems approach)
Memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan/aplikasinya dan menekankan sasaran organisasi secara global.
Pendekatan Sistem menyeluruh (total-system approach)
Pendekatan pengembangan sistem serentak secara menyeluruh, sehingga menjadi sulit untuk dikembangkan (ciri klasik).
Pendekatan Moduler (modular approach)
Pendekatan dengan memecah sistem komplek menjadi modul yang sederhana, sehingga sistem lebih mudah dipahami dan dikembangkan, tepat waktu, mudah dipelihara (ciri terstruktur)
Lompatan jauh (great loop approach)
Pendekatan yang menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih, sehingga mengandung resiko tinggi, terlalu mahal, sulit dikembangkan karena terlalu komplek.
Pendekatan Berkembang (evolutionary approach)
Pendekatan yang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasiaplikasi yang memerlukan saja dan terus dikembangkan untuk periode berikutnya mengikuti kebutuhan dan teknologi yang ada.
Keuntungan pendekatan terstruktur :
1. Mengurangi kerumitan masalah (reduction of complexity).
2. Konsep mengarah pada sistem yang ideal (focus on ideal).
3. Standarisasi (standardization).
4. Orientasi ke masa datang (future orientation).
5. Mengurangi ketergantungan pada disainer (less reliance on artistry).
Metodologi Pengembangan Sistem
Metodologi adalah kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan, postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin lainnya. Metode adalah suatu cara, teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi Pengembangan sistem berarti metode-metode, prosedur-prosedur, konsepkonsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat (kerangka pemikiran) yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi. Urut-urutan prosedur untuk pemecahan masalah dikenal dengan istilah Algoritma.
Metodologi pengembangan sistem adalah metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat (dalil) yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi.
Klasifikasi dari metodologi :
Functional decomposition methodologies
Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsistem-subsistem yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami, dirancang dan ditetapkan.
Yang termasuk dalam kelompok metodologi ini adalah :
HIPO (Hierarchy plus Input Process Output)
Stepwise Refinement (SR) atau Iterative Stepwise Refinement (ISR)
Information Hiding
Data Oriented Methodologies
Metodologi ini menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses. Dikelompokkan ke dalam dua kelas, yaitu :
Data flow oriented methodologies, sistem secara logika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan hubungan antar fungsinya di dalam modul-modul di sistem.
Yang termasuk dalam metodologi ini adalah :
SADT (Structured Analysis and Design Techniques)
Composite Design
SSAD (Structured System Analysis and Design)
Data Structured oriented methodologies
Metodologi ini menekankan struktur dari input dan output di sistem.
Yang termasuk dalam metodologi ini adalah :
JSD (Jackson's System Development)
W/O (Warnier/Orr)
Prescriptive Methodologies
Yang termasuk dalam metodologi ini adalah :
ISDOS (Information System Design dan Optimization System), merupakan perangkat lunak yang dikembangkan di University of Michigan. Kegunaan dari ISDOS adalah mengotomatisasi proses pengembangan sistem informasi.
ISDOS mempunyai dua komponen, yaitu :
PSL (Program Statement Language), merupakan komponen utama dari ISDOS, yaitu suatu bahasa untuk mencatat kebutuhan pemakai dalam bentuk machine readable form. PSL dirancang sehingga output yang dihasilkannya dapat dianalisis oleh PSA. PSL merupakan bahasa untuk menggambarkan sistemnya dan bukan merupakan bahasa pemrograman prosedural.
PSA (Program Statement Analyzer) merupakan paket perangkat lunak yang mirip dengan kamus data (data dictionary) dan digunakan untuk mengecek data yang dimasukkan, disimpan, dianalisis dan yang dihasilkan sebagai output laporan.
` Alat dan Teknik Pengembangan Sistem
Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah :
1. HIPO diagram
2. Data flow diagram
3. Structured chart
4. SADT diagram
5. Warnier / Orr diagram
6. Jackson's diagram
Beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat digunakan disemua metodologi yang ada. Alat-alat ini berupa suatu bagan, diantaranya :
Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting) :
Bagan alir sistem (System Flowchart)
Bagan alir program (Program Flowchart)
Bagan alir logika program (Program logic Flowchart)
Bagan alir program komputer (Detailed computer program Flowchart)
Bagan alir kerta kerja (Paperwork Flowchart) atau disebut juga Bagan alir formulir
Bagan alir hubungan database (Database relationship Flowchart)
Bagan alir proses (Process Flowchart)
Gant chart
Bagan untuk menggambarkan tata letak (Layout charting)
Bagan untuk menggmbarkan hubungan personil (Personal relationship charting) :
Bagan distribusi kerja (Working distribution chart)
Bagan organisasi (Organization chart)
Teknik yang digunakan untuk pengembangan sistem diantaranya :
Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique). Teknik ini digunakan untuk penjadwalan proyek
Teknik untuk menemukan fakta (Fact finding technique), yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan menemukan fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Teknik ini diantaranya adalah :
Wawancara (Interview)
Persiapan yang dilakukan :
buat janji pertemuan
pastikan orang yang akan diwawancarai
pokok permasalahan
Pada saat wawancara yang perlu diperhatikan :
Siapa yang akan diwawancarai
Pokok permasalahan
Tanggapan
Kapan akan bertemu kembali
Observasi (Observation)
Daftar pertanyaan (Questionaires)
Pengumpulan Sampel (Sampling)
Teknik analisis biaya/manfaat (Cost Effectiveness Analysis atau Cost Benefit Analysis) adalah suatu teknik yang digunakan untuk menghitung biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi seperti ;
biaya pengadaan
biaya persiapan
biaya proyek
biaya operasi
Serta manfaat yang didapat dari sistem informasi seperti ;
manfaat mengurangi biaya
manfaat mengurangi kesalahan
manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas
manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen
Teknik untuk menjalankan rapat
Tujuan dari rapat dalam pengembangan sistem diantaranya adalah untuk ;
mendefinisikan masalah
mengumpulkan ide-ide
memecahkan permasalahan-permasalahan
menyelesaikan konflik-konflik yang terjadi
menganalisis kemajuan proyek
mengumpulkan data atau fakta
perundingan-perundingan
Tahapan pelaksanaan kegiatan ;
merencanakan rapat
menjalankan rapat
menindaklanjuti hasil rapat
Teknik Inspeksi / Walkthrough
Proses dari analisis dan desain sistem harus diawasi. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan cara memverifikasi hasil dari setiap tahap pengembangan sistem. Verifikasi hasil kerja secara formal disebut dengan Inspeksi (inspection) sedangkan yang tidak formal disebut Walkthrough.
Penyebab kegagalan pengembangan sistem :
Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem
Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai
Kurang sempurnanya evaluasi kualitas dan analisis biaya
Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan
Penggunaan teknologi komputer dan perangkat lunak yg tidak direncanakan dan pemasangan teknologi tidak sesuai
Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara
Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik
KONSEP MANAJEMEN TERHADAP KEBUTUHAN INFORMASI
Peningkatan pemahaman komputer oleh pemakai mudahnya pemakai memperoleh hardware dan software memberikan kesadaran terhadap perusahaan bahwa memang dibutuhkan sistem komputerisasi. Sebagai contoh dua pemakai dalam area yang berbeda ingin mengembangkan sistem secara serentak untuk menyiapkan laporan yang sama, atau mereka masing-masing membeli paket software yang sama. Maka, sebaiknya manajemen puncak dari perusahaan tersebut menetapkan penggunaan komputerisasi dalam organisasinya, yang akan berguna untuk mengetahui pencitptaan sumber informasi dan pengelolaanya. Perencanaan formal untuk manajemen informasi ini disebut Information Reseurces management (IRM) atau manajemen sumber informasi.
Jika sebuah perusahaan menerapkan IRM, maka harus ada tiga unsur utama, yaitu:
1. Eksekutif puncak bagian komputer melaporkan secara langsung kepada pimpinan dan ia diberi titel Chief Information Officer (CIO) atau kepala bagian informasi.
2. CIO turut ambil bagian dengan eksekutif lain dalam menyusunan rencana jangka panjang untuk organisasi.
3. Salah satu rencana jangka panjang tersebut harus dibuat agar kebutuhan informasi dapat memberi kepuasan pelayanan melalui komputerisasi personal (mikrokomputer), dengan penggunaan komputer remote dari terminal, penggunaan kompurisasi terpusat
IRM adalah kebijaksanaan yang bersifat formal terhadap manajemen sumber informasi, dan akan menjadikankeadaan yang dinamis dan bahkan kondisi yang lebih baik dalam penggunaan komputer.
Tinjauan Pustaka
Manajemen Sumber Daya Informasi Amerika ilmuwan Horton (FWHorton) dan Marchand (DAMarchand), yang adalah pendiri teori IRM, para peneliti dan praktisi yang paling berwibawa. IRM risalah mereka tentang banyak hal utamanya adalah:
(1) Sumber Daya Informasi (InformationResources) dan manusia, material, keuangan dan sumber daya alam sebagai sumber daya penting untuk semua bisnis, jadi harus sumber daya lain seperti manajemen, sumber daya manajemen informasi. IRM adalah bagian penting dari manajemen perusahaan, manajemen perusahaan harus disertakan dalam anggaran.
(2) IRM, termasuk manajemen data sumber daya dan manajemen informasi pengolahan. Yang pertama menekankan kontrol data, yang berkaitan dengan manajemen perusahaan dalam kondisi tertentu, bagaimana untuk mendapatkan dan memproses informasi, dan menekankan pentingnya sumber daya informasi perusahaan.
(3) IRM adalah fungsi manajemen baru perusahaan untuk menghasilkan fungsi baru ini dimotivasi oleh perkembangan informasi dan dokumentasi, dan teratur pada semua tingkat manajemen untuk memperoleh informasi dan memproses informasi dengan cepat dan mudah kebutuhan mendesak.
(4) tujuan IRM adalah untuk meningkatkan kondisi dinamis dan statis berhubungan dengan informasi internal dan eksternal kebutuhan untuk meningkatkan efektivitas manajemen. mengejar IRM dari "3E" - Efisien, Efektif dan ekonomis, yang efisien, efektif dan ekonomi; "3E" dekat hubungan antara kendala bersama.
(5) tahap pengembangan IRM's. 20 abad 90an, IRM dapat dibagi ke dalam perkembangan fisik kendali, manajemen teknologi otomatis, manajemen sumber daya informasi dan pengetahuan manajemen dalam empat tahap. Setiap tahap perkembangan, dapat menjadi kekuatan pendorong, tujuan strategis, teknologi dasar, manajemen, status organisasi dan faktor-faktor lainnya dibandingkan.
Beberapa ahli di Cina IRM juga melakukan tindak lanjut studi, Profesor Ma Feicheng bahwa: Manajemen Sumber Daya Informasi (Information Resources Management, IRM) adalah abad ke-20, 70, 80an awal di negara-negara maju Barat (pertama di Amerika Serikat), peningkatan disiplin baru. Meskipun para peneliti dari berbagai bidang manajemen informasi sumber daya memiliki pemahaman dan interpretasi yang berbeda, tetapi inti dari semua informasi sebagai sumber penting, yang perencanaan, anggaran, organisasi, koordinasi, pengendalian dan pengembangan, dalam rangka mencapai paling efektif.
Profesor Gao Fuxian bahwa: informasi manajemen sumber daya perusahaan, adalah dalam produksi dan kegiatan usaha generasi informasi, akuisisi, pengolahan, penyimpanan, transmisi dan penggunaan manajemen yang komprehensif.
Pembahasan
Tipe-tipe dari sumber informasi : Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware.
Informasi sebagai sumber strategis bahwa informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif.
Caranya : Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.
Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan :
- Informasi yang menerangkan kebutuhan produk
- Informasi yang menerangkan penggunaan produk
- Informasi yang menerangkan kepuasan produk
Keuntungan kompetitif dicapai apabila :
- Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen
- Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya
- Pentingnya efisiensi operasi internal
IOS (Interorganizational Information System):
- IOS merupakan sistem informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan
- IOS fasilitator bertugas : menunjukkan para peserta bahwa dengan bekerja dalam sistem tsb mereka akan memperoleh keuntungan kompetitif.
CIO (Chief Information Officer) adalah Kepala bagian Informasi turut berperan dalam pembuatan keputusan penting dalam perusahaan & memberi laporan langsung ke eksekutif. Sebutan lain dari CIO : Direktur SIM, Vice President SIM. Tugas CIO :
- Mempelajari bisnis & teknologinya
- Menjalin kemitraan dengan unit bisnis & manajemen
- Fokus memperbaiki proses bisnis dasar
- Memperkirakan biaya sistem informasi dalam bisnis
- Membangun kredibilitas dengan mengirim service yang terpecaya.
SPIR ( Strategic Planning for Information Resources) adalah Perencanaan strategic merupakan perencanaan yang paling memerlukan perhatian. Karena memerlukan perkiraan yang matang untuk dapat mencapai tujuan organisasi pada masa sekarang dan akan datang.
Gagasan utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk pencapaian tujuan.
Perencanaan yang digunakan Top Down. Langkah pertama adalah menentukan tujuan organisasi kemudian direncanakan aktifitas setiap unit perusahaan. Pendekatan-pendekatan Top Down :
1. BSP IBM (Business System Planning):
- Pendekatan studi total
- Setiap manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan informasi, kemudian sistem diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan informasi.
2. CSF (Critical Success Factor): Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan
3. Transformasi susunan strategis:
Misi, Tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem.
Proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIM
Kesimpulan dan Saran
IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen. Namun harus adanya perencanaan strategi formal untuk sumber-sumber informasi dan harus menyadari bahwa pelayanan informasi sebagai area fungsional. Selain itu juga harus memasukkan sumber-sumber informasi dalam perencanaan strategi.
KONSEP MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI
Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajement manusia (a people management capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.
Dasar-Dasar Organisasional
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan salaing bekerja sama antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem maka terdiri dari beberapa elemen yaitu :
1. orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah satunya ada yang memimpin organisasi tersebut.
2. tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
3. posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau kedudukannya masing-masing.
4. pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan (job) masing-masing sesuai dengan posisinya.
5. teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.
6. struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.
7. lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang organisasi.Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :
1. tujuan organisasi yang jelas
2. tugas yang dilakukan harus jelas
3. pembagian tugas yang adil
4. penempatan posisi yang tepat
5. adanya koordinasi dan integrasi
Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan manajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas (strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanya bekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.
1. Manajemen tingkat bawah (operasional)
Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah ditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila diterapkan dengan benar.
Manajer operasi adalah pembuat keputusan yang pekerjaannya lebih jelas sehingga dapat mempengaruhi implementasi dalam jadwal kerja, kontrol inventaris, penerimaan, dan pengontrolan proses-proses seperti produksi.
Manajer operasi membutuhkan informasi internal yang repetitif, dan sangat tergantung pada informasi yang memuat tentang kinerja terbaru dan merupakan pengguna on-line terbesar, sumberdaya-sumberdaya informasi real-time.
2. Manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial)
Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan mengontrol keputusan-keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisa dialokasikan dengan baik untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasional, dan meramalkan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya dimasa datang untukmeminimalkan problem-problem pegawai yang dapat membahayakan produktivitas.
Manajer tingkat menengah sangat tergantung pada informasi internal dan membutuhkan sangat besar informasi real- time agar dapat melakukan pengontrolan dengan tepat dan informasi terbaru atas kinerja yang diukur sesuai standar.
Manajemen tingkat atas (strategik)
Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbing manajer operasional dan manajer tingkat menengah.
Manajer strategik bekerja di lingkungan pembuat keputusan yang sangat tidak pasti. Membutuhkan informasi yang bersifat strategis, karena tugas kesehariannya adalah pengarahan dan perencanaan.
Informasi yang strategis diperlukan untuk menilai tingkat keberhasilan organisasi menjalankan tugas dan tujuan organisasi.
Membutuhkan informasi internal (agar bisa beradaptasi dengan perubahan-perubahan yang terjadi dengan cepat) dan informasi eksternal (untuk mengetahui peraturan pemerintah,kebijakan perekonomian, kondisi pasar dan strategi perusahaan-perusahaan pesaing).Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut.
Kebijakan SistemKebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah) Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : Perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5 tahun).
Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.
Proses Perencanaan Sistem Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem
Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :
Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan
Mengidentifikasi proyek-proyek sistem
Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis, peraturan yang berlaku)
Menetukan prioritas proyek-proyek sistem
Membuat laporan perencanaan sistem
Meminta persetujuan manajemen
1.Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan Dikembangkan
Persiapan ini meliputi :
Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan)
Mengumumkan proyek pengembangan sistem
1.Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan
Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu :
Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem
Melakukan studi kelayakan
Menilai kelayakan proyek sistem
Membuat usulan proyek sistem
Meminta persetujuan manajemen
Perkiraan Proyek Sistem Informasi
Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat dapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi dan usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal, lingkungan) yang mempengaruhinya.
Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakan pilihan sebagai berikut :
Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek
Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama
Menggunakan teknik dekomposis
Menggunakan satu atau lebih model empiris Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian yang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang diperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :
1. Grafik Gantt
Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas (kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif tugas-tugas yang dikerjakan.
2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)
Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan. Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :
Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas
Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis
Mudah menentukan waktu kendur
3. Penjadwalan proyek berbasis komputer
menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan. Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec's Timeline dan Computer Associates' CA-Super Project.
Proses pengembangan sistem informasi (PL) dikembangkan oleh pelaku-pelaku yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :
1. Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis dan sangat berpengaruh pada proyek tersebut.
2. Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).
3. Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi).
4. Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.
5. Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang dikaitkan dengan penggunaan produk.
KONSEP DAN APLIKASI TERM OF REFERENCE (TOR)
Pengertian
Kerangka Acuan Kerja/Term of Reference (TOR) adalah suatu dokumen yang berisi penjelasan/ keterangan mengenai kegiatan yang diusulkan untuk dianggarkan dan perkiraan biayanya. Komponennya terdiri dari uraian mengenai apa (what), mengapa (why), siapa (who), kapan (when), lokasi (where), bagaimana (how), dan berapa perkiraan biaya (how much) yang dibutuhkan suatu kegiatan.
Fungsi TOR
Informasi yang disajikan dalam TOR dapat berfungsi sebagai :
Alat bagi pimpinan untuk melakukan pengendalian kegiatan yang dilakukan oleh bawahannya.
Alat bagi para Perencana Anggaran untuk menilai urgensi pelaksanaan kegiatan tersebut dari sudut pandang keterkaitan dengan Tupoksi.
Alat bagi pihak-pihak pemeriksa untuk melakukan pemeriksaan realisasi kegiatan tersebut.
Komponen TOR
What
Menguraikan mengenai kegiatan dan output apa yang akan dihasilkan. Berarti tujuan yang akan dicapai oleh kegiatan tersebut secara eksplisit sudah dijelaskan dalam TOR. Apa yang mau dicapai, apa yang akan dihasilkan sudah barang tentu menjadi target dari pelaksanaan kegiatan dimaksud.
Why
Menerangkan tentang alasan perlunya kegiatan tersebut dilaksanakan dalam hubungannya dengan tugas pokok dan fungsi Satuan Kerja (Satker) tersebut. Kegiatan yang dilakukan oleh suatu Satker, harus mengacu pada Tupoksi–nya.
Who
Menjelaskan tentang penanggung jawab kegiatan dan siapa sasaran yang akan menerima layanan tersebut.
When
Menjelaskan rencana waktu pelaksanaan kegiatan.
Where
Menerangkan tentang lokasi penyelenggaraan kegiatan.
How Long
Menjelaskan tentang waktu yang diperlukan untuk menjalankan kegiatan.
How
Menjabarkan tentang bagaimana kegiatan tersebut akan dilaksanakan termasuk metode yang akan digunakan.
How Much
Menguraikan tentang rencana biaya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan tersebut yang dirinci dalam Rincian Anggaran Biaya (RAB).
Contoh Penerapan TOR pada proyek perbaikan lantai 1s.d 5 gedung EX BP7 Departemen Luar Negeri :
KERANGKA ACUAN KERJA ( KAK )
PEKERJAAN PERENCANAAN :
PERBAIKAN LANTAI 1 S/D 5 GEDUNG EX BP7
DEPARTEMEN LUAR NEGERI
PENDAHULUAN
Umum
Perbaikan Lantai 1 s/d 5 Gedung ex BP7 di Departemen Luar Negeri adalah perbaikan prasarana ruang kerja/ kantor dalam rangka peningkatan sarana dan prasarana fisik baik secara kualitas maupun kuantitas yang diharapkan mampu meningkatkan kenyamanan kerja yang memadai sehingga dapat meningkatkan prodiktifitas.
Setiap bangunan gedung negara harus diwujudkan dengan sebaik-baiknya sehingga mampu memenuhi secara optimal fungsi ruang/ bangunannya, andal dapat sebagai teladan bagi lingkungannya.
Setiap bangunan negara harus direncanakan dan dirancang dengan sebaik - baiknya, sehingga dapat memenuhi kriteria teknis bangunan yang layak dari segi mutu, biaya, dan kriteria administrasi bagi bangunan negara.
Pemberi jasa perencanaan untuk bangunan negara dan prasarana lingkungannya perlu diarahkan secara baik dan menyeluruh, sehingga mampu menghasilkan karya perencanaan teknis bangunan yang memadai dan layak diterima menurut kaidah, norma serta tata laku profesional.
Kerangka Acuan Kerja (KAK) untuk pekerjaan perencanaan perlu disiapkan secara matang sehingga mampu mendorong perwujudan karya perencanaan yang sesuai dengan kepentingan proyek.
Maksud dan Tujuan
Kerangka acuan Kerja (KAK) ini merupakan petunjuk bagi Konsultan Perencana yang memuat masukan, azas, kriteria, keluaran dan proses yang harus dipenuhi dan diperhatikan serta diinterpretasikan ke dalam pelaksanaan tugas perencanaan.
Dengan penugasan ini diharapkan konsultan Perencana dapat melaksanakan tanggung jawabnya dengan baik untuk menghasilkan keluaran yang memadai sesuai KAK ini.
Latar Belakang
Pekerjaan yang akan dilaksanakan adalah merupakan bagian dari lingkup kegiatan di lingkungan Sekretariat Departemen Luar Negeri Tahun Anggaran 2008.
Pemegang mata anggaran adalah Departemen Luar Negeri RI yang dalam hal ini adalah. Sekretariat Jenderal yang dibebankan pada DIPA No. 0001.0/011-01.0/-/2008. Tahun Anggaran 2008.
Lingkup Proyek.
Lingkup Kegiatan/Proyek adalah : Perencanaan Perbaikan Kantor Lantai 1 s/d 5 Gedung Ex BP7 , Departemen Luar Negeri RI, Jl Pejambon no. 6, Jakarta
Lingkup Pekerjaan adalah:
Perencanaan Perbaikan/ Renovasi / Penataan ruang Interior Lantai 1 s/d 5 Gedung Ex BP7 yang meliputi
Pekerjaan Struktur
Pekerjaan Asitektur
Pekerjaan Elektrikal
Pekerjaan Mekanikal
Pekerjaan Interior
Lingkup tugas yang harus dilaksanakan oleh Konsultan Perencana adalah mengikuti ketentuan dalam dalam DIPA Nomor : 0001.0/011-01.0/-/2008. Tanggal 31 Desember 2007 Tahun Anggaran 2008.
Tahap yang akan dilaksanakan adalah :
Persiapan Perencanaan termasuk survey.
Penyusunan Pra Rencana termasuk program dan konsep ruang.
Pengembangan Rencana.
Penyusunan Rencana Anggaran Biaya.
Penyusunan Rencana Pelaksanaan.
Penyusunan Rencana Detail (Gambar Kerja, RKS, BQ, dan lain – lain.
Persiapan Pelelangan.
Pelaksanaan Pelelangan.
Pengawasan Berkala.
KEGIATAN PERENCANAAN
Lingkup tugas yang harus dilaksanakan oleh Konsultan Perencana adalah berpedoman pada ketentuan yang berlaku, khususnya Pedoman Teknis Pembangunan Bangunan Gedung Negara, Keputusan Menteri Kimpraswil Nomor : 332/KPTS/M/2002 tanggal 21 Agustus 2002, yang dapat meliputi tugas - tugas perencanaan lingkungan, site/tapak bangunan, dan perencanaan fisik bangunan gedung negara yang terdiri dari :
Persiapan Perencanaan seperti mengumpulkan data dan informasi lapangan, membuat interpretasi secara garis besar terhadap KAK, dan konsultasi dengan pemerintah daerah setempat mengenai peraturan daerah/perijinan bangunan.
Menyusun Pra Rencana seperti rencana lay-out, pra rencana bangunan termasuk program dan konsep ruang, perkiraan biaya.
Penyusunan pengembangan rencana, antara lain membuat :
Rencana arsitektur/ Interior, dan uraian konsep yang mudah dimengerti oleh pemberi tugas.
Rencana struktur, beserta uraian konsep dan perhitungannya.
Rencana utilitas, beserta uraian konsep dan perhitungannya.
Perkiraan biaya.
Penyusunan rencana detail antara lain membuat :
Gambar - gambar detail arsitektur/ Interior, detail struktur, detail utilitas yang sesuai dengan gambar rencana yang telah disetujui.
Rencana Kerja dan Syarat - syarat (RKS).
Rincian volume pelaksanaan pekerjaan, rencana anggaran biaya pekerjaan.
Laporan akhir perencanaan.
Mengadakan persiapan pelelangan, seperti membantu Pemimpin Proyek di dalam menyusun dokumen pelelangan dan membantu Panitia Pengadaan menyusun program dan pelaksanaan pengadaan.
Membantu Panitia Pengadaan pada waktu penjelasan pekerjaan, termasuk menyusun Berita Acara Penjelasan Pekerjaan, evaluasi penawaran, menyusun kembali dokumen pelelangan, dan melaksanakan tugas – tugas yang sama apabila terjadi lelang ulang.
Mengadakan pengawasan berkala selama pelaksanaan konstruksi fisik dan melaksanakan kegiatan seperti :
Melakukan penyesuaian gambar dan spesifikasi teknis pelaksanaan bila ada perubahan.
Memberikan penjelasan terhadap persoalan-persoalan yang timbul selama masa pelaksanaan konstruksi.
Memberikan saran-saran.
Membuat laporan akhir pengawasan berkala.
TANGGUNG JAWAB PERENCANAAN
Konsultan Perencana bertanggung jawab secara profesional atas jasa perencanaan yang dilakukan sesuai ketentuan dan kode tata laku profesi yang berlaku.
Secara umum tanggung jawab Konsultan adalah sebagai berikut :
Hasil karya perencanaan yang dihasilkan harus memenuhi persyaratan standar hasil karya perencanaan yang berlaku.
Hasil karya perencanaan yang dihasilkan harus telah mengakomodasi batasan - batasan yang telah diberikan oleh proyek, termasuk melalui KAK ini, seperti dari segi pembiayaan, waktu penyelesaian pekerjaan dan mutu bangunan yang akan diwujudkan.
Hasil karya perencanaan yang dihasilkan harus telah memenuhi peraturan, standar, dan pedoman teknis bangunan gedung yang berlaku untuk bangunan gedung pada umumnya dan yang khusus untuk bangunan gedung negara.
B I A Y A.
Biaya Perencanaan.
Besar biaya pekerjaan perencanaan untuk Konsultan Perencana mengikuti pedoman dalam Surat Keputusan Menteri Kimpraswil Nomor : 332/KPTS/M/2002 tanggal 21 Agustus 2002, Tentang Pedoman Teknis Pembangunan Bangunan Gedung Negara yaitu :
Untuk pekerjaan standar berlaku maksimum sesuai yang tercantum dalam tabel A s/d tabel D,
Bila terdapat pekerjaan non standar, maka dihitung secara orang, bulan dan biaya langsung yang dapat diganti, sesuai dengan ketentuan "billing rate" yang berlaku.
Pengaturan komponen pembiayaan pada butir a) dan b) diatas adalah dipisahkan antara bangunan standar dan non standar serta harus terbaca dalam suatu rekapitulasi akhir yang menyebut angka dan huruf,
Besarnya biaya Konsultan Perencana merupakan biaya tetap dan pasti.
Ketentuan pembiayaan lebih lanjut mengikuti surat perjanjian pekerjaan perencanaan yang dibuat oleh Pemimpin Proyek dan Konsultan Perencana.
Biaya pekerjaan Konsultan Perencana dan tata cara pembayaran diatur secara kontraktual setelah melalui tahapan proses pengadaan konsultan perencana sesuai peraturan yang berlaku, yang terdiri dari :
Honorarium tenaga ahli dan tenaga penunjang
Materi dan penggandaan laporan,
Pembelian dan atau sewa peralatan,
Sewa kendaraan,
Biaya rapat-rapat,
Perjalanan (lokal maupun luar kota),
Jasa dan over head Perencanaan,
Pajak dan iuran daerah lainnya.
Sumber Dana.
Sumber dana seluruh pekerjaan perencanaan dibebankan pada :
DIPA Nomor : 0001.0/011-01.0/-/2008. tanggal 31 Desember 2007 Tahun Anggaran 2008.
KELUARAN
Keluaran yang dihasilkan oleh Konsultan Perencana berdasarkan Kerangka Acuan Kerja ini adalah lebih lanjut akan diatur dalam surat perjanjian, yang minimal meliputi :
Tahap Konsep Rencana Teknis
Konsep penyiapan rencana teknis, termasuk konsep organisasi, jumlah dan kualifikasi tim perencana, metoda pelaksanaan, dan tanggung jawab waktu perencanaan.
Konsep skematik rencana teknis, termasuk program ruang, organisasi hubungan ruang, dan lain - lain.
Laporan data dan informasi lapangan, termasuk hasil survey fisik dan data pengguna, peraturan-peraturan, dan lain - lain.
Tahap Pra-rencana Teknis
Gambar - gambar Pra-rencana.
Perkiraan biaya pembangunan.
Garis besar rencana kerja dan syarat - syarat (RKS).
Hasil Konsultasi Rencana dengan Pengguna.
Tahap Pengembangan Rencana
Gambar pengembangan rencana arsitektur, struktur dan utilitas.
Uraian konsep rencana dan perhitungan-perhitungan yang diperlukan.
Draft rencana anggaran biaya.
Draft rencana kerja dan syarat - syarat (RKS).
Tahap Rencana Detail
Gambar rencana teknis bangunan lengkap.
Rencana kerja dan syarat - syarat (RKS)
Bill Of Quantity ( BQ).
Rencana anggaran biaya (RAB).
Laporan Perencanaan arsitektur/ Interior, struktur, utilitas, lengkap dengan perhitungan-perhitungan yang diperlukan.
Tahap Pelelangan
Dokumen tambahan hasil penjelasan pekerjaan.
Laporan bantuan teknis dan administratif pada waktu pelelangan.
Tahap Pengawasan Berkala
Laporan pengawasan berkala.
Dokumen petunjuk penggunaan, pemeliharaan, dan perawatan peralatan/perlengkapan/bangunan (bila ada).
K R I T E R I A
Kriteria Umum
Pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh konsultan perencana seperti yang dimaksud pada KAK harus memperhatikan kriteria umum bangunan disesuaikan berdasarkan fungsi dan kompleksitas bangunan, yaitu :
Persyaratan Peruntukan dan Intensitas :
Menjamin bangunan dimanfaatkan sesuai dengan fungsinya.
Menjamin keselamatan pengguna, masyarakat dan lingkungan.
Persyaratan Arsitektur dan Lingkungan :
Menjamin terwujudnya tata ruang yang dapat memberikan keseimbangan dan keserasian terhadap lingkungannya.
Menjamin bangunan gedung dibangun dan dimanfaatkan dengan baik tidak menimbulkan dampak negatif terhadap lingkungan.
Persyaratan Struktur Bangunan :
Menjamin terwujudnya bangunan yang dapat mendukung beban yang timbul akibat perilaku alam dan manusia.
Menjamin keselamatan manusia dari kemungkinan kecelakaan atau luka yang disebabkan oleh kegagalan arsitektur bangunan,
Menjamin kepentingan manusia dari kehilangan atau kerusakan benda yang disebabkan oleh perilaku struktur,
Menjamin perlindungan properti lainnya dari kerusakan fisik yang disebabkan oleh kegagalan struktur.
Persyaratan Ketahanan Terhadap Kebakaran :
Menjamin terwujudnya bangunan yang dapat mendukung beban yang timbul akibat perilaku alam dan manusia.
Menjamin terwujudnya bangunan gedung yang dibangun sedemikian rupa, secara struktur stabil selama kebakaran sehingga :
Cukup waktu bagi penghuni melakukan evakuasi secara aman.
Cukup waktu bagi pasukan pemadam kebakaran memasuki lokasi untuk memadamkan api.
Dapat menghindari kerusakan pada properti lainnya.
Persyaratan Instalasi Listrik dan Komunikasi :
Menjamin terpasangnya instalasi listrik secara cukup aman dalam menunjang terselenggaranya
Menjamin tersedianya sarana komunikasi yang memadai dalam menunjang terselenggaranya kegiatan didalam bangunan gedung sesuai dengan fungsinya.
Persyaratan ventilasi dan pengkodisiaan udara.
Menjamin terpenuhinya kebutuhan udara yang cukup, baik alam maupun buatan dalam menunjang terselenggaranya kegiatan dalam bangunan gedung sesuai dengan fungsinya.
Menjamin upaya beroperasinya peralatan dan perlengkapan tata ruang udara secara baik.
Persyaratan Pencahayaan :
Menjamin terpenuhinya kebutuhan pencahayaan yang cukup, baik alam maupun buatan dalam menunjang terselenggaranya kegiatan dalam bangunan sesuai dengan fungsinya.
Menjamin upaya beroperasinya peralatan dan perlengkapan tata ruang udara secara baik.
Kriteria Khusus
Kriteria khusus dimaksudkan untuk memberikan syarat-syarat yang khusus, spesifik berkaitan dengan bangunan prasarana lingkungan yang akan direncanakan, baik dari segi fungsi khusus bangunan tersebut dan segi teknis lainnya :
Kesatuan perencanaan Interior dengan lingkungan yang ada disekitar, seperti dalam rangka implementasi penataan tata ruangan dan lingkungan.
Tata Ruangan yang akan direncanakan berada pada bangunan yang sudah ada, diupayakan dalam Perencanaan Gedung Ex BP7 ini semaksimal mungkin menyesuaikan modul dan prasarana pendukung bangunan yang ada.
AZAS - AZAS
Selain dari kriteria diatas, dalam melaksanakan tugasnya Konsultan Perencana hendaknya memperhatikan azas-azas bangunan gedung negara sebagai berikut :
Tata ruangan dalam Bangunan gedung negara hendaknya fungsional, efisien, menarik tetapi tidak berlebihan.
Kreatifitas disain hendaknya tidak ditekankan pada kelatahan gaya dan kemewahan material, tetapi pada kemampuan mengadakan sublimasi antara fungsi teknik dan fungsi sosial, terutama sebagai bangunan pelayanan kepada masyarakat.
Dengan batasan tidak mengganggu produktifitas kerja, biaya investasi dan pemeliharaan bangunan sepanjang umurnya, hendaknya diusahakan serendah mungkin.
Desain hendaknya dibuat sedemikian rupa, sehingga pelaksanaan fisisik dapat dilaksanakan dalam waktu yang pendek dan dapat dimanfaatkan secepatnya.
Bangunan Pemerintah hendaknya dapat meningkatkan kualitas lingkungan, dan menjadi acuan tata bangunan dan lingkungan di sekitarnya.
PROSES PERENCANAAN
Dalam proses perencanaan untuk menghasilkan keluaran-keluaran yang diminta, Konsultan Perencana harus menyusun jadwal pertemuan berkala dengan Pengelola Proyek.
Dalam pertemuan berkala tersebut ditentukan produk awal, antara dan pokok yang harus dihasilkan Konsultan sesuai dengan rencana keluaran yang ditetapkan dalam KAK ini.
Dalam melaksanakan tugas, konsultan harus selalu memperhitungkan bahwa waktu pelaksanaan pekerjaan adalah mengikat.
Jangka waktu pelaksanaan, khususnya sampai diserahkannya dokumen perencanaan untuk siap dilelangkan adalah : 60 ( enam puluh) Hari Kalender sejak dikeluarkannya Surat Perintah Mulai Kerja.
M A S U K A N
I N F O R M A S I
Untuk melaksanakan tugasnya Konsultan Perencana harus mencari informasi yang dibutuhkan selain dari informasi yang diberikan oleh Pemberi Tugas termasuk melalui Kerangka Acuan Kerja ini.
Konsultan Perencana harus memeriksa kebenaran informasi yang digunakan dalam pelaksanaan tugasnya, baik yang berasal dari Pemberi Tugas, maupun yang dicari sendiri.
Kesalahan / kelalaian pekerjaan perencanaan sebagai akibat dari kesalahan informasi menjadi tanggung jawab Konsultan Perencana.
TENAGA
Untuk melaksanakan tujuannya, konsultan Perencana harus menyediakan tenaga yang memenuhi ketentuan proyek, baik ditinjau dari segi lingkup proyek maupun tingkat kompleksitas pekerjaan.
Tenaga-tenaga ahli yang dibutuhkan dalam untuk masing-masing kegiatan perencanaan sekurang-kurangnya terdiri dari :
Penanggung Jawab Proyek. : 1 orang
Perencana :
Tenaga Ahli Arsitektur : 1 orang
Tenaga Ahli Interior : 1 orang
Tenaga Ahli Sipil/ Struktur : 1 orang
Tenaga Ahli M/E : 1 orang
Tenaga Ahli Estimator : 1 orang
Tenaga Ahli Spesifikasi Teknis : 1 orang
Tenaga pendukung :
Tenaga Surveyor : 4 orang
Drafter/Juru Gambar : 4 orang
Opr. Komputer : 1 orang
Administrasi : 1 orang
PROGRAM KERJA.
Konsultan Perencana harus segera menyusun program kerja minimal meliputi :
Jadwal kegiatan secara terperinci :
Alokasi tenaga yang lengkap dengan tingkat keahliannya maupun jumlah tenaga yang diusulkan Konsultan Perencana untuk melaksanakan tugas perencanaan, serta harus mendapat persetujuan dari Pemberi Tugas.
Konsep penanganan pekerjaan perencanaan.
Program kerja secara keseluruhan harus mendapatkan persetujuan dari Pemberi Tugas, setelah sebelumnya dipresentasikan oleh Konsultan Perencana dan mendapatkan pandangan/pertimbangan teknis dari Pemberi Tugas.
P E N U T U P
Setelah Kerangka Acuan Kerja (KAK) ini diterima, maka konsultan hendaknya memeriksa semua bahan masukan yang diterima dan mencari bahan masukan lain yang dibutuhkan.
Berdasarkan bahan-bahan tersebut konsultan agar segera menyusun program kerja untuk dibahas dengan Pemberi Tugas.
Jakarta, Pebruari 2008
KONSEP DAN APLIKASI
SYSTEM REQUIREMENTS SPECIFICATION (SRS)
Pengertian :
SRS merupakan sebuah dokumen yang berisi pernyataan lengkap dari apa yang dapat dilakukan oleh perangkat lunak, tanpa menjelaskan bagaimana hal tersebut dikerjakan oleh perangkat lunak .
Mencantumkan deskripsi perangkat lunak dengan lingkungannya (Mencakup antarmuka untuk perangkat keras, perangkat lunak, komunikasi dan pemakai).
SRS umumnya dikembangkan bersama oleh calon pengguna dan para pengembang system/perangkat lunak.
Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam pembuatan SRS:
Untuk siapa perangkat lunak dikembangkan ?
Siapa yang menyediakan dana ?
Kepada siapa proposal pengembangan perangkat lunak akan diberikan ?
Yakinkan calon pengguna bahwa perangkat lunak yang akan dibuat memang dibutuhkan
Masalah apa yang akan diselesaikan dengan kehadiran perangkat lunak yang baru ?
seorang analis perlu berfikir dengan seksama masalah apa yang akan diselesaikan dengan kehadiran perangkat lunak baru.
Harus dingat.! Komputer hanya alat bantu. Komputer tidak dapat memecahkan semua masalah yang ada pada suatu perusahaan.
Dimana perangkat lunak akan diimplementasikan ?
Karakteristik yang berbeda terhadap kebutuhan calon pengguna akan mempengaruhi model dan desain perangkat lunak yang dikembangkan, termasuk implementasi di lapangan.
Kapan perangkat lunak yang baru sudah harus dijalankan ?
Para pengembang harus memperhatikan kapan waktu dimulainya pengerjaan proyek pengembangan perangkat lunak baru dan kapan waktu perangkat lunak tersebut sudah harus dikembangkan
Berpengaruh terhadap model pengembangan perangkat lunak yang akan dipergunakaan.
Fungsi dokumen SRS :
Mencatat semua kebutuhan calon pengguna perangkat lunak.
Sebagai kontrol saat proses pengembangan perangkat lunak dilakukan, sehingga setiap tahapan pengerjaan pengembangan sesuai dengan yang diharapkan.
Digunakan sebagai acuan pada saat pengujian dilakukan sehingga hasil akhir sesuai dengan yang dibutuhkan.
Dijadikan pedoman jika terdapat perbedaan pendapat antara calon pemakai dengan pengembang sistem terhadap hasil dari pengembangan perangkat lunak.
Bukti bahwa pengembang telah melakukan tahap software reguirements analysis.
Tujuan
Tujuan dasar dari SRS adalah untuk menjembatani kesenjangan komunikasi antara klien dan pengembang, sehingga mereka memiliki visi bersama tentang perangkat lunak yang akan dibangun
Oleh karena itu, salah satu keuntungan utama dari SRS yang baik adalah :
SRS menetapkan dasar kesepatakan antara Pengguna dan Pengembang
Jadi, melalui SRS, klien secara jelas menggambarkan apa yang diharapkan dari pengembang.
SRS menyediakan referensi untuk validasi produk akhir
SRS membantu klien menentukan apakah perangkat lunak yang memenuhi persyaratan. Tanpa SRS yang tepat, tidak ada cara klien dapat menentukan apakah perangkat lunak yang disampaikan adalah apa yang diperintahkan, dan tidak ada cara pengembang dapat meyakinkan klien bahwa semua persyaratan telah dipenuhi.
Jika kita ingin hasil akhir berkualitas tinggi yang memiliki beberapa kesalahan, kita harus mulai dengan SRS berkualitas tinggi. Dengan kata lain, kita dapat menyimpulkan bahwa:
Sebuah SRS berkualitas tinggi merupakan prasyarat untuk perangkat lunak berkualitas tinggi.
Sebuah SRS berkualitas tinggi mengurangi biaya pengembangan
Kriteria dokumen SRS yang baik :
Benar (correct)
Setiap pernyataan kebutuhan yang disebutkan adalah benar-benar merupakan fitur yang akan disediankan
Tepat (precise)
Unambiguouity
Setiap pernyataan kebutuhan hanya punya satu interpretasi
Lengkap (complete)
Mencakup seluruh kebutuhan (fungsional, performansi, dll), definisi respon S/W terhadap seluruh data masukan (valid dan tidak valid) dalam berbagai situasi
Bisa diverifikasi (verifiable)
Untuk setiap pernyataan kebutuhan, harus ada proses yang cost-effective untuk memverifikasi bahwa S/W sudah memenuhi kebutuhan tersebut
Konsisten
Konsisten dengan dokumen di level yang lebih atas (mis. system requirement)
Understandable
Bisa dimodifikasi (modifiedable)
Struktur dokumen harus sedemikian rupa sehingga pengubahan yang terjadi dapat dilakukan dengan mudah, lengkap, dan konsisten
Dapat ditelusuri (traceable)
Setiap pernyataan kebutuhan harus jelas sumbernya dan mudah diacu
Harus dapat dibedakan bagian what (bagian spesifikasi) dan how (bagian yang menjelaskan bagaimana menjelaskan what tadi)
Dapat mencakup dan melingkupi seluruh sistem
Dapat melingkupi semua lingkungan operasional, misalnya interaksi fisik dan operasional.
Bisa menggambarkan sistem seperti yang dilihat oleh pemakai.
Harus toleran (bisa menerima) terhadap ketidaklengkapan, ketidakpastian (ambiguous) dan ketidak konsistenan.
Harus bisa dilokalisasi dengan sebuah coupling, yaitu hubungan ketergantungan antara dua model yang tidak terlalu erat.
Hindari hal-hal berikut saat pembentukan SRS :
Over specification (penjelasan berlebih dan berulang-ulang sehingga menjadi tidak jelas)
Tindakan unconcistency.
Ambiguity dalam kata atau kalimat.
Menuliskan "mimpi-mimpi" , yaitu hal-hal yang tidak bisa dilakukan.
Aspek yang harus terlihat di SRS :
Fungsi
Menjelaskan fungsi dari perangkat lunak (digunakan untuk apa keperluan apa), sifat perangkat lunak dan datanya.
Non-Fungsi
reliability
maintainbility
security
integrity
Ergonomic
Performance
Orang yang terlibat dalam pembuatan SRS :
Pemakai (user)
Merupakan orang yang akan mengoperasikan/menggunakan produk final dari perangkat lunak yang dibuat.
Sponsor/ Client
Orang atau perusahaan yang mau membuat sistem (yang menentukan).
Sistem analyst (sistem engineer)
Adalah orang yang biasa melakukan kontak teknik pertama dengan client. Bertugas menganalisis persoalan, menerima requirement dan menulis requirement.
Software engineer
Merupakan orang yang bekerja setelah kebutuhan perangkat lunak dibuat (bekerja sama dengan sistem engineer berdasarkan SRS)
Programmaer
Orang yang akan menerima spesifikasi perancangan perangkat lunak, membuat kode dalam bentuk modul, menguji dan memeriksa (tes) modul.
Test integration group
Kumpulan orang yang melakukan tes dan mengintegrasi modul.
Maintenance group
Orang yang memantau dan merawat performansi sistem perangkat lunak yang dibuat selama pelaksanaan dan pada saat modifikasi muncul (80% dari pekerjaan).
Technical Support
Orang-orang yang mengelola (manage) pengembang perangkat lunak, termasuk konsultan atau orang yang mempunyai kepandaian lebih tinggi.
Staff dan Clerical Work
Bertugas mengetik, memasukkan data dan membuat dokumen.
Contoh Layout Dokumen SRS :
PENDAHULUAN
Tujuan
Ruang Lingkup
Definisi
Referensi
Sistematika
DESKRIPSI UMUM
Perspektif
Kegunaan
Karakteristik Pengguna
Batasan-batasan
Asumsi dan Ketergantungan
SPESISIKASI KEBUTUHAN
Kebutuhan Fungsional
Pendahuluan
Input
Proses
Output
Kebutuhan Antarmuka Eksternal
Antarmuka Pengguna
Antarmuka Perangkat Keras
Antarmuka Perangkat Lunak
Antarmuka Komunikasi
Kebutuhan Performasi
Kendala Desain
Standard Compliance
Perangkat Keras
#. Atribut
Keamanan Sistem
Pemeliharaan
Kebutuhan Lain
Database
Pengoperasian
Penyesuaian Tempat
DAFTAR PUSTAKA
http://elearning.amikom.ac.id/index.php/materi/555004-SI027-4/Yuhilda,%20M.Kom/CBIS%20-%20SIA%20(Sistem%20Informasi%20Akuntansi)
http://elearning.amikom.ac.id/index.php/materi/555004-SI027-6/Yuhilda,%20M.Kom/CBIS%20-%20OA%20(Otomatisasi%20Kantor)
http://elearning.amikom.ac.id/index.php/materi/555004-SI027-34/Yuhilda,%20M.Kom/CBIS
http://www.scribd.com/doc/92972796/1/DALAM-PERUSAHAAN-DAN-APLIKASINYA
http://www.scribd.com/document_downloads/92972796?extension=docx
Al-Fatta, Hanif, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Andi: Yogyakarta, 2007
Musadat, S.T., Analisis Desain Sistem, Bina Sarana Informatika, Purworejo
http://sim-annisa-istiqomah.blogspot.com/2009/12/computer-based-information-system-cbis.html
http://wsilfi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/9882/Pengembangan+Sistem+1+2.pdf
http://dc151.4shared.com/doc/feNN8uLn/preview.html
http://repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_05.12_.1210_.pdf
http://www.scribd.com/doc/50948263/33/Analisis-Informasi-Information-Analysis
http://fairuzelsaid.wordpress.com/2011/09/23/manajemen-proyek-teknologi-informasi-deteksi-masalah/#more-4226
http://triantomedia.blogspot.com/2011/01/contoh-tor-kerangka-acuan-kerja-kak.html
