MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN SIKLUS PENGGAJIAN
Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi dan Pengendalian Internal
Oleh: Areta Widya Kusumadewi Husnunnida Maharani Monica Audrey Jaya Suwana Nurul Qamaril Ramadhani
(2015250957) (2015250964) (2015250968) (2015250972)
PPAK 25 Kelas Pagi
JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2015 ABSTRAK
Proses bisnis telah mengalami perkembangan dari masa ke masa. Perkembangan itu memicu peningkatan permintaan sumberdaya manusia oleh suatu perusahaan. Akibatnya, tingkat kompleksitas manajemen sumber daya manusia di suatu perusahaan pun semakin meningkat. Sistem paling krusial dalam aktivitas ini adalah terkait penggajian. Aktivitas penggajian terdiri dari tiga tahap, yaitu melakukan update master data, menyiapkan penggajian serta mengeluarkan gaji. Proses dalam penggajian sangat rentan terhadap ancaman, akibatnya diperlukan pengendalian yang kuat dalam sistem ini. Berbagai macam pengendalian dibutuhkan untuk melindungi sistem ini. Pengendalian tersebut dipengaruhi oleh jenis ancamannya dan kondisi perusahaan sendiri. Namun, disisi lain, karena besarnya biaya untuk karyawan, perusahaan juga memiliki opsi untuk melakukan outsourcing pegawai. Beberapa keuntungan yang dapat diberikan melalui sistem outsourcing ini adalah pengurangan biaya. jangkauan manfaat yang lebih luas dan penghematan dalam sistem komputer. Kata kunci: Sistem Pengendalian Internal, Sistem Penggajian, Manajemen Sumber Daya Manusia
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Setiap perusahaan baik perusahan dagang maupun perusahaan jasa seperti rumah sakit membutuhkan informasi akuntansi yang relevan, tepat waktu, lengkap, dan mudah dipahami oleh pengguna internal (manajemen) maupun eksternal (investor, kreditur, pemerintah) perusahaan dalam mengendalikan perusahaannya. Untuk mendapatkan informasi akuntansi tersebut, perusahaan dituntut untuk membuat sistem yang dapat mengatur alur informasi akuntansi yang dibutuhkan (Blackburn, et. al., 2013). Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu sistem dari sistem informasi yang banyak digunakan oleh perusahaan. Sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi yang mengubah data akuntansi menjadi informasi yang berguna dalam
penentuan
keputusan
oleh
manajemen
perusahaan,
mulai
dari
pengumpulan, pencatatan, penyimpanan, dan pemrosesan data hingga menjadi informasi yang kemudian didistribusikan kepada para pengguna informasi tersebut. Bodnar dan Hopwood (2004: 1) mengungkapkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur sedemikian rupa untuk mengolah data menjadi suatu informasi. Tujuan dari sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi akuntansi kepada pengguna internal maupun pengguna eksternal perusahaan, mendukung kegiatan operasional, dan mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi akuntansi terdapat lima subsistem informasi akuntansi, yaitu sistem pendapatan, sistem pengeluaran, sistem produksi, sistem manajemen sumber daya, dan sistem keuangan. Sistem pendapatan merupakan subsistem informasi akuntansi yang berhubungan dengan penjualan barang atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan kepada konsumen dan mendapatkan pembayaran dari mereka serta menjabarkan bagaimana sistem pendapatan dan pengakuan pendapatan dapat dicatat dan diakui serta diinterpretasikan kemudian dilaporkan. Sedangkan menurut Romney dan Steinbeart (2015: 469), “Manajemen Sumber Daya Manusia atau Siklus Penggajian merupakan seperangkat aktivitas bisnis yang berulang dan kegiatan pemrosesan data saling terhubung berkaitan dengan pengelolaan tenaga kerja secara efektif.”
Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan. Tujuan utama yang dapat dicapai oleh sebuah perusahaan melalui kebijakan dari siklus penggajian yang tepat adalah untuk menjamin bahwa perusahaan itu mampu menarik, mempertahankan dan memotivasi karyawan yang berkualitas tinggi. Adanya kebijakan dan prosedur yang tepat dan baik, reputasi perusahaan sebagai majikan akan terangkat dan sumber daya manusia yang berkualitas tinggi akan terpikat melamar kerja ke perusahaan itu. 1.2 Rumusan Masalah Rumusan masalah dalam bab ini adalah sebagai berikut: 1. Apa yang dimaksud dengan Manajemen Sumber Daya Manusia/ Siklus Penggajian? 2. Bagimana aktivitas bisnis dan evaluasinya? 1.3 Tujuan Tujuan dalam bab ini adalah sebagai berikut: 1. Mengidentifkasi aktivitas bisnis utama dan pemrosesan informasi dalam manajemen sumber daya manusia dan siklus penggajian 2. Mengidentifikasi major threat dalam aktivitas penggajian mengevaluasi kecukupan pengendalian internal dalam suatu bisnis.
BAB II ANALISIS DAN PEMBAHASAN
dan
Ret, iki pembukaan e ambilen dari skripsi/jurnal mu tentang apa itu sistem, sistem informasi, kutipen Sedangkan Hadi (2007:16) menyatakan bahwa sistem adalah satu kesatuan atau sekelompok komponen-komponen yang terdiri atas dokumen-dokumen, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data penggajian dengan tujuan menghasilkan laporan dalam bentuk informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen perusahaan dan pihak-pihak lain yang berkepentingan. Primatika (2009:7) menyatakan unsurunsur dari suatu sistem adalah: 1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur yang terdiri dari subsistem yang lebih kecil dan terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut. 2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan, berhubungan erat satu dengan yang lain dan sifat serta kerjasama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu. 3. Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu, sedangkan unsur-unsur sistem bekerja berasama untuk mencapai tujuan sistem. Unsur sistem bekerja bersama satu dengan yang lain dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan tertentu. 4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Salah satu dari berbagai macam sistem informasi akuntansi yang diciptakan untuk menunjang kegiatan perusahaan adalah sistem penggajian atau sistem sumber daya manusia. Sebelum didefinisikan mengenai sistem informasi akuntansi penggajian, perlu juga dipahami tentang makna dari gaji. Gaji mempunyai arti sebagai suatu penghargaan dari usaha karyawan atau tenaga kerja yang sudah pasti jumlahnya pada setiap waktu yang telah ditentukan, misalnya bulanan. Gaji merupakan biaya tenaga kerja yang merupakan unsur terbesar yang memerlukan ketelitian dalam penempatan, penggolongan, pencatatan serta pembayarannya (Primatika, 2009:2). Keadaan tersebutlah yang kemudian mendorong perusahaan untuk membentuk suatu sistem informasi akuntansi terkait penggajian. Romney dan Steinbeart (2015: 469) menyatakan bahwa Manajemen Sumber Daya Manusia atau Siklus Penggajian merupakan seperangkat aktivitas bisnis yang berulang dan kegiatan pemrosesan data saling terhubung berkaitan dengan pengelolaan tenaga kerja secara efektif. Sedangkan menurut Primatika (2009:10), Sistem informasi akuntansi penggajian adalah gabungan antara sekumpulan
manusia dan sumber-sumber modal dalam suatu organisasi yang bertanggungjwab atas tersedianya informasi keuangan dalam bidang pembayaran gaji, dimana informasi yang diperlukan tersebut bersal dari pengumpulan dan pengolahan datadata transaksi yang terjadi. Aktivitas utama dalam kegiatan MSDM atau siklus penggajian adalah: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Perekrutan pegawai baru Pelatihan Penugasan kerja Kompensasi (penggajian) Penilaian kinerja Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) baik suka rela ataupun terpaksa
Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali untuk karyawan, sedangkan tugas 2 sampai 5 dilakukan berulang kali selama karyawan bekerja untuk perusahaan. Di sebagian besar perusahaan, 6 kegiatan ini dibagi antara dua sistem yang terpisah. Tugas 4, kompensasi karyawan, adalah fungsi utama sistem penggajian ini. Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia melakukan lima tugas lainnya. Di banyak perusahaan, kedua sistem ini secara organisasi terpisah: Sumber Daya Manusia Pengembangan sistem biasanya tanggung jawab direktur sumber daya manusia, sedangkan controller mengelola sistem penggajian. Sistem ERP mengintegrasikan dua set kegiatan. Bab ini difokuskan terutama pada sistem penggajian, karena akuntan secara tradisional bertanggung jawab untuk fungsi ini. HRM/ Payroll Cycle Information System Menurut Romney dan Steinbeart (2015: 470) menyatakan bahwa kegiatan Sumber Daya Manusia Manajemen-terkait (informasi tentang mempekerjakan, menembak, transfer, pelatihan, dll) dan pengumpulan informasi tentang penggunaan waktu kerja terjadi setiap hari. Pengolahan sebenarnya gaji, bagaimanapun, hanya terjadi secara berkala karena di sebagian besar organisasi karyawan dibayar, secara dua mingguan, atau bulanan mingguan daripada setiap hari. Dengan demikian, gaji merupakan salah satu aplikasi yang terus diproses dalam modus batch.
Berbagai macam fungsi terlibat dalam menunjang sistem akuntansi penggajian di perusahaan. Menurut Primatika (2009:16) fungsi-fungsi yang terkait dalam penggajian adalah: a. Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, menaikkan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. Dalam struktur organisasi, fungsi kepegawaian berada ditangan bagian kepegawaian, dibawah departemen personalia dan umum. b. Fungsi Pencatat Waktu Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi penbuat daftar gaji dan upah. Dalam struktur organisasi fungsi pencatatan waktu berada ditangan pencatatan waktu, dibawah departemen personalia umum. c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadio hak dan berbagai potongan yang menjadi beban bagi setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. Dalam struktur organisasi, fungsi pembuat daftar gaji dan upah berada ditangan bagian gaji dan upah, dibawah departemen personalia dan umum. d. Fungsi Akuntansi Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungan dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. e. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggng jawab guna mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan sek ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan. Departement SDM, menurut Romney (2015), memberikan informasi mengenai pengangkatan tenaga kerja, pemberhentian, dan perubahan tingkat gaji karena adanya kenaikan dan promosi. Cek adalah output utama sistem pengajian.Para pegawai menerima cek gaji terpisah sebagai kompensasi atas layanan yang mereka berikan. Cek gaji di kirim ke bank untuk mentransfer dana dari rekening regular perusahaan ke rekening penggajian. Para pegawai adalah asset organisasi yang paling berharga. Pengetahuan dan keahlian mereka
mempengaruhi kualitas barang dan jasa yang di berikan ke para pelanggan.moral dan sikap pegawai dapat secara signifikan mempengaruhi kinerja keuangan organisasi, tiga fungsi dasar yang di berikan oleh SIA dalam siklus manajemen SDM/pengajian: pemrosesan data transaksi mengenai aktivasi pegawai, penjagaan asset organisasi, dan penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan. Untuk secara efektif memanfaatkan karyawan organisasi, MSDM sistem/ penggajian harus mengumpulkan dan menyimpan informasi yang dibutuhkan manajer untuk menjawab jenis pertanyaan berikut: 1. Berapa banyak karyawan yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai rencana strategis? 2. karyawan yang memiliki keahlian khusus? 3. keterampilan yang dalam pasokan pendek? Keterampilan yang dalam kelebihan pasokan? 4. Seberapa efektif program pelatihan saat ini dalam menjaga dan meningkatkan tingkat keterampilan karyawan? 5. Apakah kinerja secara keseluruhan meningkatkan atau menurun? 6. Apakah masalah ini dengan omset, keterlambatan, atau ketidakhadiran?
Gambar 1 Bagian ERP yang Mendukung Manajemen Sumber Daya Manusia dan Penggajian
Untuk lebih efektif menggunakan pengetahuan dan keterampilan karyawan, banyak organisasi telah diberikan kepada sistem manajemen pengetahuan. Sistem manajemen pengetahuan tidak hanya berfungsi sebagai direktori mengidentifikasi bidang-bidang keahlian yang dimiliki oleh karyawan individu, tetapi juga menangkap dan menyimpan pengetahuan itu sehingga dapat dibagi dan digunakan oleh orang lain. Sistem manajemen pengetahuan secara signifikan dapat meningkatkan produktivitas. Misalnya, perusahaan konsultan profesional sering menyediakan layanan mirip dengan banyak klien yang berbeda. Perangkat lunak manajemen pengetahuan memungkinkan konsultan untuk menyimpan solusi untuk masalah-masalah tertentu dalam database bersama juga memungkinkan karyawan untuk belajar dari rekan-rekan geografis yang telah memiliki pengalaman sebelumnya yang menangani masalah tertentu.
Tabel Ancaman dan Pengendalian dalam MSDM/ Siklus Penggajian
Sumber: Romney dan Steinbart (2015: 473) Aktivitas Siklus Penggajian Pengajian adalah salah satu aplikasi SIA yang terus di proses dalam bentuk batch, karena: 1. cek gaji di buat secara periodik (mingguan, dua mingguan, atau bulanan) 2. sebagian besar pegawai di bayar pada waktu yang bersamaan.
Memperlihatkan sistem manajemen SDM/penggajian berorientasi batch seperti yang di gunakan di AOE. Aktivitas Siklus Penggajian 1. Memperbarui Master Database Penggajian Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan master database penggajian yang mencerminkan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara intenal seperti perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji tertahan yang ditetapkan. Selain itu, master data perlu diperbarui secara berkala untuk menunjukkan perubahan-perubahan tarif pajak dan potongan untuk asuransi.
Gambar 2 Diagram Porsi Penggajian dari MSDM/ Siklus Penggajian Pada gambar di atas dapat dilihat bahwa terdapat lima sumber utama input pada sistem penggajian yaitu departemen MSDM, pegawai, berbagai departemen, badan pemerintah, dan perusahaan asuransi serta perusahaan lain. Departemen MSDM memberikan informasi mengenai perekrutan, pemberhentian, dan perubahan tingkat pembayaran (kenaikan gaji dan promosi jabatan). Para pegawai mengajukan perubahan terkait potongan yang mereka tentukan secara bebas. Departemen-departemen memberikan data mengenai jam kerja aktual para pegawai. Para petugas pemerintahan memberikan tingkat pajak dan instruksi untuk memenuhi ketentuan peraturan. Begitu pula dengan perusahaan asuransi serta organisasi lain yang memberikan instruksinya agar menghitung dan membayarkan berbagai potongan gaju untuk pembayaran pajak. Sejumlah cek merupakan output utama sistem penggajian. Para pegawai menerima cek gaji individu sebagai kompensasi atas jasa mereka.
Cek penggajian dikirim ke bank dengan tujuan untuk mentransfer dana dari rekening umum perusahaan ke rekening penggajian perusahaan. Sejumlah cek juga diberikan ke agen-agen pemerintah, perusahaan asuransi, dan organisasi lain untuk memenuhi kewajiban perusahaan. a. Proses Departemen MSDM bertanggung jawab memperbarui database penggajian untuk perubahan yang diajukan secara internal terkait ketenagakerjaan, sedangkan departemen penggajian memperbarui informasi mengenai tarif pajak dan potongan penggajian lainnya ketika ia menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai unit pemerintahan dan perusahaan asuransi. Meskipun pnggajian diproses dalam batch mode, departemen MSDM memiliki akses online untuk memperbarui master database penggajian sehingga seluruh perubahan penggajian dimasukkan secara tepat waktu dan ditunjukkan dalam periode pembayaran berikutnya dengan benar. Catatan-catatan atas pegawai yang keluar atau dipecat sebaiknya segera dihapus karena beberapa laporan pajak akhir tahun. b. Ancaman dan pengendalian Perubahan yang tidak terotorisasi atas master data penggajian dapat mengakibatkan peningkatan biaya pembayaran kepada pegawai yang tidak dibenarkan. Pemisahan tugas secara tepat merupakan prosedur pengendalian utama untuk menghadapi ancaman tersebut. Hanya departemen MSDM yang diperbolehkan memperbarui master file penggajian untuk perekrutan, pemecatan, kenaikan gaji, dan promosi. Para pegawai departemen MSDM sebaiknya tidak secara langsung ikut serta dalam pemrosesan penggajian atau pendistribusian cek gaji. Pemisahan tugas ini mencegah seseorang yang memiliki akses terhadap cek gaji untuk menciptakan pegawai fiktif atau mengubah tingkat bayaran dan kemudian mengambil cek palsu tersebut. Selain itu, perubahan terhadap master file penggajian tersebut harus diperiksa dan disetujui oleh seseorang, yaitu selain pihak yang merekomendasikan
perubahan
tersebut.
Untuk
memfasilitasi
pemeriksaan ini, sistem harus dikonfigurasikan agar menghasilkan seluruh laporan yang mencantumkan keseluruhan perubahan yang
berhubungan dengan penggajian, kemudian mengirimkan laporan untuk pemeriksaan ke masing-masing supervisor departemen yang dapat terpengaruh dengan perubahan tersebut. Pengendalian akses sistem penggajian juga penting. Sistem tersebut seharusnya diatur untuk membandingkan ID pengguna dan kata sandi dengan sebuah matriks pengendalian akses yang menjelaskan tindakan apa yang diperbolehkan untuk dijalankan setiap pegawai dan menginformasikan file apa yang diperbolehkan untuk diakses setiap pegawai. Ancaman lainnya adalah ketidakakuratan dalam meperbarui master data penggajian sehingga dapat menghasilkan kesalahan dalam pembayaran pegawai dan denda karena tidak membayarkan jumlah yang benar atas pajak penggajian kepada pemerintah. Untuk mengatasi ancaman ini, pengendalian integritas pemrosesan secara tepat sebaiknya diterapkan ke seluruh transaksi perubahan penggajian. Selain itu, memiliki laporan pemeriksaan manajer departemen atas seluruh perubahan terhadap pegawai di departemennya memberikan sebuah cara yang tepat waktu untuk mendeteksi kesalahan. 2. Memvalidasi Data Waktu dan Kehadiran Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai. a. Proses Data waktu dan kehadiran pegawai dikumpulkan secara berbeda bergantung pada status bayaran pegawai. Bagi para pegawai yang dibayar berdasarkan jam, banyak perusahaan mengunakan kartu waktu (time card) untuk mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai setiap harinya. Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap sering mencatat pekerjaan tenaga kerja mereka dengan kartu waktu. Bahkan, para supervisor mereka secara informal mengawasi kehadiran mereka dalam pekerjaan. Perusahaan manufaktur juga menggunakan kartu jam kerja untuk mencatat data secara mendetail mengenai bagaimana para pegawai menggunakan waktu mereka. Data pada tiket waktu tersebut digunakan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja di antara berbagai departemen, pusat biaya, dan pekerjaan produksi. Para
profesional di organisasi jasa seperti KAP, kantor hukum, dan kantor konsultan dengan cara yang sama melacak waktu yang mereka habiskan untuk melakukan berbagai tugas dan bagi klien yang mana saja, mereka mencatat data-data tersebut dalam lembar waktu (time sheet). Para pemberi kerja/atasan menggunakan lembar waktu tersebut untuk menentukan biaya dan menagihkan kepada para klien atas jasa yang telah diberikan perusahaan secara akurat. Staf penjualan biasanya dibayar berdasarkan pada komisi murni atau gaji ditambah komisi. Pembayaran ini memerlukan kecermatan staf untuk mencatat jumlah penjualan mereka. Selain itu, beberapa staf penjualan juga diberi bonus bayaran untuk target yang terlampaui. Penggunaan insentif, komisi, dan bonus memerlukan penghubungan sistem penggajian dan sistem informasi atas penjualan dan siklus lainnya guna mengumpulkan data yang digunakan untuk menghitung bonus. Selain itu, skema bonus/insentif harus didesain dengan tujuan realistis yang dapat dicapai, sehingga dapat diukur secara objektif. Tujuan tersebut harus sama dengan tujuan korporasi dan para manajer mengawasi untuk memastikan bahwa tujuan tersebut akan terus sesuai. b. Ancaman dan pengendalian Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian adalah data waktu dan kehadiran yang tidak akurat. Ketidakakuratan dalam catatan waktu dan kehadiran dapat mengakibatkan biaya tenaga kerja yang meningkat dan laporan biaya tenaga kerja yang salah. Ketidakakuratan dapat menurunkan semangat kerja pegawai atau mengakibatkan gaji jasa tenaga kerja yang tidak terbayarkan. Otomatisasi data sumber dapat mengurangi risiko kesalahan yang tidak diinginkan dalam pengumpulan data waktu dan kehadiran. Contohnya adalah seperti alat pembaca tanda pengenal dapat digunakan untuk mengumpulkan data waktu kerja bagi para pegawai produksi dan secara otomatis menyimpan data ke sistem pemrosesan penggajian. Dengan menggunakan teknologi untuk menangkap data waktu dan kehadiran juga dapat meningkatkan produktivitas dan memotong biaya.
Teknologi informasi (TI) juga dapat mempengaruhi risiko ketidakakuratan yang disengaja untuk data waktu dan kehadiran. Contohnya adalah penggunaan teknik autentikasi biometri seperti pemindai tangan yang digunakan di perusahaan untuk memverifikasi identitas pegawai yang masuk dan keluar kerja. Hal ini bertujuan untuk mencegah pegawai yang meninggalkan pekerjaan lebih dini serta mencegah adanya rekan kerja yang salah mencatat kehadiran orang tersebut di tempat kerja. Pemisahan tugas juga penting. Data kartu waktu yang digunakan untuk menghitung penggajian, harus direkonsiliasi terhadap kartu jam kerja yang digunakan untuk tujuan penentuan biaya dan manajerial, semuanya dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat dalam pembuatan data tersebut. Waktu total yang dihabiskan untuk seluruh tugas seharusnya tidak melebihi waktu kehadiran yang tertera pada kartu waktu seorang pegawai. Sedangkan, seluruh waktu yang dihabiskan di tempat kerja harus dipertimbangkan dalam kartu jam kerja. Selain itu, meminta para supervisor departemen untuk memeriksa dan menyetujui kartu waktu dan kartu jam kerja memberikan sebuah pengendalian detektif pada keakuratan data waktu dan kehadiran. Pemeriksaan supervisor tersebut sangat penting, terutama bagi para pegawai telecommute. Analisis atas log-log sistem dapat memberikan jaminan bahwa para pegawai telecommute benarbenar kerja sesuai dengan jumlah waktu yang dibayarkan kepada mereka dan bahwa mereka tidak menjalankan sebuah kepentingan pribadi di sisi yang lain menggunakan aset yang disediakan perusahaan. Pemrosesan Penggajian Pemrosesan penggajian merupakan langkah ketiga dalam siklus penggajian. Pemrosesan penggajian dapat digambarkan dalam bagan berikut:
Gambar 3 Flowchart Sistem Penggajian (Sumber:Romney dan Stewbart, 2012:558) Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah melakukan pengeditan data dan pensortiran berdasarkan nomor pegawai. Jika dalam sebuah organisasi terbagi atas divisi-divisi, perlu dilakukan penggabungan data dahulu terlebih dahulu. Perusahaan menghitung, dalam langkah pertama ini, jumlah gaji bersih yang diterima pegawai. Gaji bersih tersebut terdiri dari gaji pokok ditambah insentifinsentif atau bonus dikurangi semua potongan gaji, seperti pajak, pembayaran asuransi, dan sebagainya. Perhitungan gaji bersih pegawai ini dilakukan untuk memperbarui master data penggajian. Seluruh setiap gaji kotor karyawan, potongan gaji dan pembayaran bersih dimasukkan dalam register penggajian dalam format multi-kolom. Sebagai data pendukung, apabila diperlukan, perusahaan juga bisa membuat register potongan gaji yang berisi rincian dari potongan gaji secara sukarela. Kemudian, perusahaan membuat laporan pendapatan (earning statement) yang berisi daftar jumlah gaji pokok, potongan
gaji dan gaji bersih untuk periode berjalan. Laporan ini disertakan dalam membuat cek pembayaran gaji karyawan. Selagi transaksi penggajian diproses, sistem juga senantiasa mengalokasikan biaya gaji ke akun buku besar terkait dengan cara memberikan tanda check pada kode di catatan job-time ticket. Sistem ini menjaga semua total alokasi sampai semua catatan gaji pegawai diproses. Total tersebut kemudian digunakan pada daftar gaji, sebagai dasar dari jurnal umum yang kemudian diposting ke buku besar setelah semua cek pembayaran telah dicetak. Berikut adalah laporan-laporan yang buisa dihasilkan dari sistem penggajian.
Gambar 5 Daftar nama laporan, isi dan tujuan laporan yang bisa dihasilkan dari sistem penggajian (Romney dan Stewbart, 2012:561) Sistem penggajian ini cukup rumit, terutama dalam hal perpajakannya. Jumlah gaji yang salah selain akan mempengaruhi jumlah yang salah yang dibayarkan, keterlambatan pembayaran gaji, juga akan mempengaruhi jumlah pajak yang dibayarakan. Dampaknya beberapa sanksi pun mungkin akan diberikan pada perusahaan. Untuk itu, perusahaan haruslah menyusun sistem pengendalian yang baik atas penggajian ini. Usaha pengendalian yang dapat memitigasi kesalalahan sistem penggajian adalah:
a. Dengan melakukan pemrosesan batch pada sistem penggajian, perusahaan pun harus mencocokkan hasil perhitungan saat entri data dengan total yang dapat dibandingkan yang dihitung dari setiap tahap pemrosesan. b. Melakukan cross-footing daftar gaji dengan cara mencocokkan total jumlah gaji bersih dengan total jumlah gaji kotor dikurangi total potongan gaji c. Akun kliring penggajian. Mekanisme akun kliring penggajian dilakukan dengan melakukan zero-balance check. Pertama, saat gaji dibayarkan maka jurnal yang dibuat adalah dengan mendebet akun beban gaji pada kas dan liabilitas. Sedangkan pada proses akuntansi biaya, perusahaan juga melakukan penjurnalan dengan mendebit biaya-biaya tenaga kerja dan mengkredit akun gaji. Sehingga jumlah kedua akun gaji itu harusnya saling menghapuskan bila tidak terjadi kekeliruan. d. Pengawasan oleh supervisor sebagai pengendalian detektif. e. Mengklasifikasikan dengan benar apakah seseorang merupakan pegawai atau bukan pegawai PEMBAYARAN GAJI Kebanyakan pegawai dibayar dengan cek atau transfer langsung ke rekening bank mereka. Tidak seperti pembayaran dengan kas, kedua metode diatas menyediakan sarana untuk mendokumentasikan jumlah upah yang dibayarkan. Proses Setelah cek gaji disiapkan, bagian utang memeriksa kembali dan mensetujui pencatatan penggajian. Slip gaji lalu disiapkan untuk mengotorisasi pentransferan dana dari rekening perusahaan ke rekening pegawai. Slip gaji dipakai untuk memperbarui jurnal umum Setelah memeriksa kembali pencatatan penggajian dan pencairan slip gaji, bagian kasir menyiapakn dan menandatangani sebuah cek (atau mengajukan transaksi electronic funds transfer (EFT)) untuk mentransfer dana kepada rekening bagian penggajian. Apabila perusahaan masih menggunakan cek dalam bentuk kertas maka kasir memeriksa kembali, menandatangani dan membagikan slip gaji pegawai. Daftar dari slip gaji yang belum dicairkan akan dikirim ke departemen audit internal untuk diselidiki lebih lanjut. Transfer langsung adalah salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya dari pemrosesan gaji. Pegawai yang dibayar dengan transfer
langsung umumnya akan mendapat duplikat dari slip gaji yang mencantumkan berapa jumlah yang ditransfer. Sistem pembayaran harus memiliki sekumpulan file pentransferan gaji, masing-masing untuk setiap bank yang digunakan untuk transfer gaji. Setiap catatan memuat nama pegawai, nomor jaminan sosial, nomor rekening bank, dan jumlah bersih yang dibayarkan. Data-data tersebut dikirim secara elektronik menggunakan electronic data interchange (EDI) ke masingmasing bank yang terlibat. Dana kemudian secara elektronik di transfer dari rekening bank pemberi kerja ke rekening pegawai. Transfer langsung akan mengeliminasi kebutuhan tanda tangan kasir untuk masing-masing slip gaji. Tetapi kasir tetap harus mengotorisasi pengeluaran dana dari akun pemeriksaan perusahaan. Transfer langsung akan membantu perusahaan dalam menghemat dengan cara menghilangkan biaya pembelian, pemrosesan dan pembagian slip gaji. Hal ini juga mengurangi biaya bank dan biaya pengiriman. Akibatnya sekarang kebanyakan perusahaan menawarkan kepada pegawainya pilihan untuk transfer langsung dan mengarahkan mereka untuk memilih jenis pembayaran ini. Ancaman Dan Pengendalian Kontrol yang berhubungan dengan pengajian secara tunai, dapat mengurangi ancaman adanya pencurian slip gaji atau dikeluarkannya slip gaji untuk pegawai fiktif, misalnya dengan cara: a. Akses ke slip gaji kosong dan ke mesin pemeriksa tanda tangan seharusnya dibatasi. Selain itu, kemampuan untuk mengotorisasi transaksi EFT harus dibatasi dan dikontrol melalui otentikasi multifaktor yang kuat. b. Semua slip gaji harus secara diurutkan dengan diberi nomor dan setiap periode dihitung kembali. Apabila penggajian dilakukan via transfer langsung, maka semua transaksi EFT harus diperiksa kembali. c. Kasir hanya menandatangani slip gaji apabila didukung oleh adanya dokumen yang memadai (pendaftaran gaji dan voucher pencairan gaji) Sebagai salah satu bentuk kontrol, slip gaji sebaiknya tidak dikeluarkan atas nama rekening regular perusahaan, tetapi menggunakan rekening penggajian yang terpisah. Hal ini akan mempermudah dalam melakukan rekonsiliasi gaji dan mendeteksi pemalsuan slip gaji. Selain itu, pemisahan tugas juga merupakan salah
satu kontrol yg penting. Bagian utang (account payable) memiliki tanggung jawab untuk mencatat penggajian dan kasir bertugas untuk membagikan slip gaji. Penggunaan otentikansi multifaktor dan kontrol lainnya untuk membatasi akses ke database penggajian akan mengurangi resiko dibuatnya slip gaji palsu untuk pegawai fiktif. Selain itu, pegawai yang bertanggung jawab untuk membagikan slip gaji harus dapat mengidentifikasi secara pasti orang yang menerima slip gaji sesuai dengan nama yang tercantum di slip gaji. Slip gaji yang tidak dicairkan harus dikembalikan ke kantor bendahara agar segera dilakukan pengembalian deposit. MENHITUNG DAN MENCAIRKAN PEMBAYARAN PAJAK PEMBERI KERJA DAN PENGURANGAN PEGAWAI SUKARELA Aktivitas penggajian yang terahkir adalah menghitung dan mengirimkan pembayaran pajak penghasilan dan imbalan kerja karyawan kepada lembaga pemerintah yang bersangkutan atau lembaga lain. Proses Pemberi kerja harus membayar pajak jaminan sosial sesuai jumlah yang dipotong dari gaji pegawai. Pemberi kerja bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dana yang dipotong dari gaji pegawai sudah dihitung dan disetorkan secara benar dan tepat waktu kepada lembaga yang bersangkutan. Banyak pemberi kerja juga berkontribusi dalam pembayaran jaminan kesehatan, disabilitas, asuransi jiwa dan dana pensiun pegawai. Sebagian besar pemberi kerja juga menawarkan flexible benefits plan, yaitu program dimana setiap pegawai menerima hak untuk pembayaran minimum yang ditanggung perusahaan untuk asuransi jiwa dan dana pensiun, juga manfaat tambahan yang dapat digunakan untuk waktu cuti ekstra atau tambahan asuransi kesehatan. Ancaman dan Pengendalian Ancaman utama dari aktivitas ini adalah kegagalan dalam melakukan pengiriman uang yang diperlukan, pengiriman uang yang tidak tepat waktu atau kesalahan dalam pengiriman uang. Masalah ini dapat menyebabkan denda dari
pemerinta dan keluhan pegawai apabila ada kesalahaan yang mempengaruhi dana pensiun mereka atau manfaat lainnya. Untuk mengurangi resiko atas pengiriman uang yang tidak tepat waktu, informasi yang tercantum dalam Circular E (Employer’s Tax Guide yang diterbitkan oleh IRS) dapat digunakan untuk mengkonfigurasi sistem penggajian untuk secara otomatis mengeluarkan dana saat penggajian diproses. Melakukan kontrol integritas misalnya pengecekan ulang untuk slip gaji dan dokumen untuk meminimalkan resiko kesalahan. Pemeriksaan ulang oleh supervisor secara rutin atas laporan penggajian dapat digunakan sebagai kontrol deteksi. Selain itu, menyediakan laporan pendapatan pegawai diperlukan agar mereka dapat mendeteksi dan melaporkan apabila terjadi masalah secara tepat waktu. PILIHAN OUTSOURCING: BIRO LAYANAN PENGGAJIAN DAN ORGANISASI PEMBERI KERJA PROFESIONAL Sebagai usaha untuk mengurangi biaya, banyak perusahaan melakukan outsourcing untuk fungsi penggajian dan sumber daya manusia kepada biro layanan penggajian. Biro layanan penggajian (Payroll Service Bureau) adalah sebuah organisasi yang menjaga dokumen utama penggajian untuk masingmasing kliennya dan melakukan aktivitas penggajian dengan tarif tertentu. Jasa outsourcing lainnya adalah organisasi pemberi kerja profesional (Professional Employer Organization), yaitu organisasi yang memproses penggajian dan juga menyediakan jasa manajemen sumber daya manusia misalnya merancang dan mengatur administrasi untuk manfaat yang diterima pegawai. Biro layanan penggajian dan organisasi pemberi kerja profesional khususnya menarik bagi bisnis kecil atau menengah karena alasan-alasan berikut: a. Mengurangi biaya: jasa outsourcing tersebut biasanya menetapkan tarif yang lebih murah apabila dibandingkan dengan memproses penggajian sendiri. Jasa yang disediakan oleh outsourcing ini biasanya lebih hemat karena menghilangkan biaya untuk membangun dan menjaga keahlian yang dibutuhkan akibat peraturan pajak yang terus berganti. b. Cakupan manfaat yang lebih luas: jasa outsourcing seperti Professional Employer Organization mengumpulkan biaya administrasi manfaat semua klien mereka. Karena itu mereka memudahkan perusahaan kecil untuk
menawarkan cakupan manfaat yang sama dengan yang disediakan oleh perusahaan besar c. Membebaskan dari sumber daya komputer: jasa outsourcing dapat menghilangkan satu atau lebih aplikasi sistem informasi akuntansi (sistem penggajian dan manajemen manfaat). Bebasnya perusahaan atas kebutuhan komputer dapat dipakai untuk meningkatkan layanan di area lainnya. BAB III KESIMPULAN Sistem yang terkait dalam manajemen sumber daya manusia terbagi menjadi dua subsitem, yaitu sistem dasar SDM dan sistem penggajian. Sistem pada manajemen sumber daya manusia mencatat dan memproses data tentang aktivitas yang terkait dengan karyawan, seperti rekruitmen, pelatihan, evaluasi dan pemecatan karyawan. Sedangkan sistem penggajian merupakan sebuah sistem yang mencatat dan memproses data yang dapat digunakan untuk membayar jasa yang telah dilakukan karyawan. Sistem dalam ranah ini didesain untuk bisa memenuhi ketentuan dari pemerintah terkait ketenagakerjaan yaitu tentang pembayaran pajak yang tepat dan praktik perlakuan karyawan dengan baik. Selain itu, sistem ini dirancang untuk mencegah terjadinya kecurangan, seperti pembayaran gaji pada pegawai fiktif, maupun kesalahan, seperti kelebihan atau kekurangan pembayaran gaji. Potensi tersebut bisa diminimalkan dengan berbagai cara pengendalian, terutama terkait
pengendalian
akses,
pengendalian
organisasi
dan
pengendalian
dokumentasi. Namun, karena besarnya biaya yang mungkin dikeluarkan untuk sistem penggajian ini, perusahaan pun bisa memilih melakukan outsourcing pekerja yang dinilai bisa mengurangi biaya.
DAFTAR PUSTAKA Romney, Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart. 2015. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. https://www.youtube.com/watch?v=rJ7fgiDJ0Sg. Diakses pada tanggal 18 Mei 2015.
