MANAJEMEN PERPUSTAKAAN Kegiatan Belajar 1 Perpustakaan adalah tempat menyimpan, mengolah dan mencari informasi di mana informasi tsb dapat berbentuk bahan bacaan tercetak,maupun elektronik. Tugas Perpustaakan adalah mengumpulkan, mengolah, memelihara, merawat, melestarikan, mengemas, menyimpan, memberdayakan dan menyajikan koleksi bahan pustaka kepada pemakai. Di dalam perpustakaan ada organisasi dan system yang mengatur agar proses sirkulasi bahan pustaka berjalan dengan lancer. proses tersebut meliputi:Peminjaman bahan pustaka, pengembalian bahan pustaka, perpanjangan bahan pustaka. Perpustakaan dapat berfungsi dengan bijak jika didukung oleh sarana dan prasaran yg memadai, dana yg cukup memdai, SDM yg handal dan bededikasi tinggi. Tugas Perpustakaan semakin banyak dan berkembang diantaranya Menyimpan informasi, mengumpulkan informasi dan menyebarkan informasi. Persyaratan yg harus dipenuhi untuk sebuah perpustakaan diantaranya adalah adanya sekumpulan bahan pustaka yg diolah dan disajikan ke pengguna. Secara garis besar tugas perpustakaan adalah: Mengumpulkan, menyimpan, dan menyediakan informasi dlm bentuk tercetak ataupun dlm bentuk elektronik kepada pemakai Terus memperhatikan kemajuan zaman dan teknologi agar keinginan masyarakat dlm mengakses informasi dapat terpenuhi. Harus mampu menjadi jembatan penyedia informasi pada masa lalu, masa kini dan masa depan. Menurut Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara nomor 132/KEP/M.PAN/12/2002 perpustakaan adalah sebuah unit kerja yg memiliki sumber daya manusia, ruangan khusus dan koleksi bahan pustaka sekurangkurangnya terdiri dari 1.000 judul dari berbagai disiplin ilmu. Perpustakaan dalam Bahasa: Bibliothec (Belanda) Bibliotheca (Portugis) Bibliotheque (Perancis) Pengertian Perpustakaan menurut Encyclopedia Britannica adalah Himpunan bahanbahan tertulis atau tercetak yg diatur dan diorganisasikan untuk tujuan studi dan penelitian atau pembacaan umum atau kedua-duanya.
Kegiatan Belajar 2 Pada dasarnya Fungsi Perpustakaan memiliki 5 Fungsi : 1. 2. 3. 4. 5.
Fungsi Edukatif Fungsi Informatif Fungsi Penelitian Fungsi Kultural Fungsi Rekreasi
Beberapa pakar mengelompokan perpustakaan menjadi 5 jenis: 1. 2. 3. 4. 5.
Perpustakaan Nasional Perpustakaan Khusus Perpustakaan Umum Perpustakaan Sekolah Perpustakaan Perguruan Tinggi
Fungsi Utama Perpustakaan Nsional adalah Untuk menyimpan semua bahan pustaka tercetak, terekam, serta multimedia yg diterbitkan oleh Negara tsb atau mengenai Negara tsb. Tujuan Perpustakaan Nasional : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Pusat deposit koleksi NAsional Pusat Bibliografi Nasional Pusat informasi, referensi dan Penelitian Kerjasama antar perpustakaan di wilayah propinsi Pusat penyimpanan koleksi bahan pustaka yg menyangkut suatu propinsi Pusat penyelenggaraan referensi, informasi & pemelitian dlm wilayah propinsi.
Perpustakaan Umum adalah jenis perpustakaan yg didirikan oleh masyarakat umum dan dibiayai oleh masyarakat itu sendiri. Ciri-ciri Perpustakaan Umum: 1. Perpustakaan terbuka untuk umum 2. Siapa saja boleh masuk 3. Dibiayai dengan dana masyarakat.
Kegiatan Belajar 3 KONSEP DASAR DAN PENGERTIAN MANAJEMEN Fungsi Manajemen modern : 1. 2. 3. 4. 5.
Planning Organizing Staffing Directing Controlling
Prinsip Manajemen : 1. George R. Terry : Planning, Organizing, Actuating (pelaksanaan), Controlling ( POAC) 2. Henrry Fayol : Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controling (POCC) 3. Koont2 & O’Donnel ; Organizing, Staffing, Directing (Pengarahan), Planning, Contolling 4. Wiliam H.Newman ; Planning, Organizing, Asembling, Resources, Directing, Controlling 5. Lethor Gullick ; Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting (laporan), Budgeting(penganggaran). Perencanaan (Planning): 1. Mengenali masalah dan langkah-langkah untuk mengatasinya 2. MEngumpulkan informasi tentang masalah yg dihadapi 3. Menilai berbagai alternative pemecahan serta metode untuk memecahkan masalah. 4. Pengambilan keputusan untuk bertindak 5. Evaluasi pemecahan masalah berdasarkan pengalaman. Secara umum Manjemen adalah pengendalian dan pemanfaatan semua factor dan sumber daya, yang menurut suatu perencanaan diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja yang tertentu.(Prajudi dalam Sutarno, 2004) Kamus Besar Bahasa Indonesia 1. Manajemen adalah sustu proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran. 2. Manajemen adalah pejabat atau pemimpin yg bertanggung jawab atas jalanya perusahaan.
Beberapa hal sebenarnya sudah dilaksanakan sebagai bagian dari manajemen sejak zaman dahulu, yaitu sbb: 1. Adanya suatu sasaran utama (tujuan) dan beberapa sasaran sekunder yg ditetapkan. 2. Adanya prosedur yg dibuat utk melaksanakan kegiatan 3. Adanya organisasi 4. Adanya pengarahan kepada pekerja untuk semua tingkatan 5. Adanya koordinasi mengenai penggunaan tempat maupun waktu 6. Adanya pengendalian untuk menjamin agar semua unsure diselesaikan sesuai dg waktu dan tempat yg telah direncanakan 5 Tahapan Perkembangan Manajemen : 1. 2. 3. 4. 5.
Manajemen Autoriter Manajemen Ilmiah (scientific) dipelopori para insinyur Amerika Manajemen Hubungan Manusia Manajemen Berorientasikan Hasil Manajemen Tanggung jawab Sosial.
Frederick Winslow Taylor (1856-1915) disebut sbg bapak Manajemen Ilmiah Taylor mengembangkan alat-alat /manajeman sbb: 1. Telaah tentang gerak dan waktu ,yg menghasilkan standar kerja 2. Upah perangsang untuk mencapai tugas yg telah ditetapkan 3. Penyelia Fungsional. 4. Perencanaan dan penjadwalan,kartu-kartu instruksi, mistar hitung, table-tabel. 5. Standardisasi metode, alat, dan suku cadang. 6. Penetapan biaya produksi. 7. Pembelian menurut spesifikasi dan penawaran. 8. Sistem – system pengendalian produksi, termasuk metode grafik. Beberapa prinsip yg dikembangkan oleh Fayol (menurut Stueart and Easlick, 1981) : 1. Pengelompokan pekerjaan menjadi divisi atau pembagian tugas. 2. Otoritas/kekuasaan (authority) 3. Disiplin. 4. Satu Komando. 5. Gangplank 6. Satu arah 7. Mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi 8. Remunerasi (Upah yg sama untuk pekerjaan yg sama) 9. Sentralisasi 10. Teratur 11. Persamaan
12. Stabilitas 13. Inisiatif 14. Rasa kebersamaan.
Gangplanks A B C D
L M N
E O F - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -P
Manajerial Teknis
Sifat Pekerjaan Kegiatan Belajar 4 FUNGSI – FUNGSI MANAJEMEN Menurut Koontz dan O’Donnell dlm bukunya The Principle of Management Fungsi Manajemen ada 5 : 1. 2. 3. 4. 5.
Planning ( Perencanaan) Organizing (Pengorganisasian) Staffing (pengisian jabatan) Directing ( pengarahan) Controlling (pengawasan)
Dalam Perencanaan memiliki 5W 1H : What : apa yang akan dilakukan Why
: mengapa melakukan sesuatu
Who
: siapa yang akan melakukan
When : kapan harus dilakukan Where : dimana akan dilakukan How
: bagaiman melakukannya.
MODUL 2 PERENCANAAN PERPUSTAKAAN Kegitan belajar 1 PERENCANAAN PERPUSTAKAAN PERENCANAAN DAN SIKLUS PERENCANAAN 9.Kontrol dan monitoring
8. Implementasi
1. Menentukan kebutuhan
2.Menentukan tujuan
3. Menentukan sasaran 7.Piih cara 4. Menentukan metode/cara mencapai 6. Simulasi
sasaran.
5. Pengujian cara yang dipilih.
TUJUAN PERENCANAAN
Perencanaan adalah proses untuk membawa posisi suatu organisasi dari keadaan saat ini ke keadaan lain yang diinginkan di masa datang dlm suatu paeriode tertentu. Proses perencanaan harus memperhatikan empat factor penting : 1. 2. 3. 4.
Waktu Pengumpulan dan analisis data Level atau tingkatan perencanaan Kelenturan atau fleksibel.
Alasan dalam membuat perencanaan : 1. Untuk menghindari ketidakpastian langkah serta perubahan2.
2. Untuk memilih alternative operasional yg ekonomis. 3. Untuk memungkinkan adanya pengawasan. Tujuan Perencanaan Perpustakaan: 1. Menyediakan arahan dan kerangka kerja perpus yg akan memandu dlm pengambilan keputusan. 2. Meningkatkan pelayanan perpustakaan 3. Memastikan pengembangan yg rasional dan efektif 4. Untuk mengantisipasai kebutuhan sumber2 informasi 5. Memberikan pengalaman dan keahlian bagi pustakawan Tujuan digunakan untuk menunjukan alas an-alasan mengapa sebuah organisasi dibentuk atau mengapa sebuah kegiatan dilaksanakan. Sasaran dipakai untuk menunjukan titik akhir dari suatu program. Target adalah suatu nilai kualitatif yg menjadi tujuan suatu program kerja. Perencanaan dibuat dg melibatkan semua unsur pimpinan dari yg tertinggi sampai pimpinan unit terkecil, berdasarkan data yg sudah dikumpulkan dan dianalisis. Manfaat rencana Ketenagaan adalah : 1. Memperbaiki penggunaan SDM 2. Memadukan kegiatan2 personalia dan tujuan2 organisasi di waktu yg akan datang secara efisien. 3. Melakukan pengadaan karyawan baru secara ekonomis. 4. Mengembangkan informasi dasar manajemen personalia untuk membantu kegiatan2 personalia di unit organisasi lainnya. 5. membantu program2 manajemen personalia yg berbeda beda seperti penarikan seleksi. Rumus Kebutuhan tenaga kerja menurut RANGANATHAN :
Ket : T
: Jml SDM yg dibutuhkan
W
: Jml jam kerja nyata tiap minggu
WH
: Jml jam kerja minimal tiap minggu 37 ½ jam
N
: Jml pengguna
T
: Perubah otomasi pada titik layanan dg nilai konstan t1 = 10; t2 = 20; t = 30
n
: jml titik layanan di semua unit
x
: penambahan koleksi tiap tahun
Y: Besarnya koleksi.
Pada umumnya SDM serta sarana dan prasarana perpustakaan di Indonesia sudah diberikan apa adanya (given), namun perpustakaan tetap paerlu perencanaan. Kegiatan belajar 3 Perencanaan Gedung dan Tata Ruang Perpustakaan Gedung perpustakaan adalah suatu bangunan yg dirancang sebagai tempat untuk menampung kegiatan perpustakaan bersama petugas, perlatan, dan perabot yg diperlukan untuk menunjang perpustakaan. 3 keperluan pokok alokasi penggunaan gedung : 1. Untuk keperluan penggunaan perpustakaan 2. Untuk keperluan koleksi perpustakaan 3. Untuk keperluan ruang kerja petugas Tiga cara dalam penataan ruang perpustakaan: 1. Tata sekat 2. tata parak/rak 3. Tata baur Modular system adalah gedung tsb harus disekat-sekat untuk memudahkan pengamanan. Di Perpustakaan perguruan tinggi biasanya alokasi gedung mengikuti aturan sebagi berikut: 25% untuk keperluan pengguna 50 % untuk koleksi 25 % untuk ruang kerja petugas. 10 Aspek Tata Ruang : 1. Fleksibel 2. Kekompakan bentuk 3. Mudah dijangkau 4. Mudah diperluas 5. Fariatif 6. Organized 7. KOnfortabel (Kenyamanan tanpa mengganggu kenyamanan) 8. 9. Securiti / keamanan 10. Ekonomi Kegiatan belajar 4 Perabot dan Peralatan Perpustakaan Perabot perpustakaan didefinisikan sbg semua kelengkapan fisik berupa mebeler yang digunakan di perpustakaan dalam rangka menunjang kelancaran tugas2 perpustakaan, sedangkan peralatan perpustakaan didefinisikan sebagai semua perangkat peralatan yg ada dlm perpustakaan untuk menunjang kelancaran tugas.
Beberapa aspek yg perlu diperhatikan dlm menentukan perabot dan perlengkapan Perpustakaan adalan : 1. Jumlah dan jenis koleksi, bahan cetak atau bentuk lain yg ada dan akan dimiliki dlm rencana tahun mendatang. 2. Jangkauan layanan yg akan diselenggarakan, termasuk jml tenaga yg akan menempati tiap ruangan dan pengembangannya lima atau sepuluh th ke depan. 3. Pada keadaan tertentu ruangan pasti dipakai untuk perkantoran/kegiatan administrasi dan pengembangannya. Perabot Perlengkapan yang dibutuhkan 1. Almari Penitipan Tas dan Pameran 2. Pintu control 3. Tempat Peminjaman / Meja Sirkulasi 4. Almari Katalog 5. Meja Layanan Rujukan 6. Rak Koleksi Majalah dan Surat Kabar 7. Rak Koleksi Buku 8. Meja Komputer 9. Meja dan Kursi Baca 10. Meja / Kursi untuk Kerja Petugas Peralatan Perpustakaan Mesi Tik, Komputer, Printer, Alat Baca Bahan Mikro, Alat Pemutar Kaset Audio atau Kaset Video, Alat Pemutar VCD dan DVD, Proyektor Film/Slide, Mesin Fotocopy, Pesawat Telepon dan Faximili, Mesin Potong Kertas, Mesin Jahit, Alat Pres, Alat Perekat, Mesin Pencetak. Perabot dan Perlengkapan dlm Ruang Koleksi : Rak buku, Rak majalah, Rak buku untuk anak, Rak atau gantungan surat kabar, Rak atlas, Rak Kamus, Lemari pamflet/brosur, Lemari kaset /film/CD-ROM/bahan mikro,kotak majalah/brosur, Standar buku, Tangga injakan untuk mengambil buku di rak, Alat pemadam api, Label penunjuk rak. Perabot dan Perlengkapan dlm Ruang Baca Meja dan Kursi baca, Study carrel/meja belajar, Bantal untuk anak (perpust umum),Kipas angin /AC, Telepon, Komputer (untuk Katalog,internet, layanan digital, yg sdh ada layanan berbasis Teknologi informasi). Perlengkapan dlm Ruang Pelayanan Meja sirkulsi, Lemari atau rak penitipan tas, Lemari Katalog, Komputer OPAC, Komputer untuk administrasi sirkulasi, Printer, Papan pengumuman, Formulir peminjaman, Kotak kartu buku, Mesin Fotokopi, Telepon, Peralatan untuk layanan digital, Perangkat audio visual, Alat penyejuk ruangan.
Perlengkapan dlm Ruang Kerja Teknis dan Administrasi Meja dan kursi kerja, Lemari arsip, Mesin ketik/computer, Printer, Kartu kartu dan blanko, Buku induk koleksi perpustakaan, cap stempel, Alat tulis kantor,Filling Kabinet, kereta buku, Kotak kotak catalog, Meja kerja Panjang. Perlengkapan Ruang Penjilidan dan Penggandaan Alat pemotong kertas, alat penjahit, alat penjilid, Alat pres, Mesin jahit, mesin perekat, Pisau potong, gunting, penggaris logam, meja kerja panjang, Meja da kursi petugas, lemari, rak buku, Hectmachine, mesin stensil/mesin fotocopy. Perlengkapan Gudang – Rak buku, Lemari, Rak perbekalan kantor, PEnsil, Kertas, disket, CD kosong. MODUL 3 Kegiatan Belajar 1 Pembinaan dan Pengembangan Koleksi di Perpustakaan Untuk melakukan pengembangan koleksi perpustakaan yg terencana dg baik maka diperlukan arahan tertulis bagi pustakawan. Arah tertulis tsb dikenal dg nama Kebijakan Pengembangan Koleksi. Fungsi kebijakan pengembangan koleksi 1. sebagai pedoman bagi petugas seleksi 2. Sebagai sarana komunikasi 3. Sebagai sarana perencanaan Kajian pemakai adalah penelitian dg tujuan untuk mengetahui bagaimana, mengapa, kapan, dan dimana orang mencari informasi dan menggunakan sumber sumber informasi. Kajian formal diperlukan karena : 1. Cara informal sering menghasilkan gambaran subjektif 2. Penelitian formal lebih sistematis dan dapat menghasilkan gambaran yg lebih menyeluruh dari masyarakat 3. Untuk mempertanggungjawabkan layanan dan koleksi yg akan dikembangkan dan alokasi dana perpustakaan, diperlukan data yg objektif dan akurat. Pengadaan Bahan Pustaka (prakatalogan) meliputi: 1. Pemesanan bahan pustaka 2. Penerimaan bahan pustaka
Kegiatan Belajar 2 Perawatan, Pelestarian, dan Penyiangan Bahan Pustaka Tujuan dari perawatan koleksi (bahan pustaka) adalah untuk melestarikan kandungan informasi yg ada pd bahan pustaka. Perawatan meliputi: Mempertahankan bentuk asli, pencegahan terhadap faktor2 perusak koleksi, perawatan fisik seperti dg menjilid ulang, Melaminasi atau memproduksi bahan pustaka, Mengalih bentuk (dari kertas ke microfilm, mikrofis atau digital). Perkembangan teknologi informasi membawa perkembangan pula pada teknik pelestarian ini. saai ini beberapa perpustakaan seperti PDII-LIPI, Perpustakaan Umum Pemerintah Provinsi DKI, beberapa perpustakaan perguruan tinggi sedang giatgiatnya melakukan alih bentuk dari bahan pustaka tercetak menjadi bahan pustaka digital.Bahan pustaka, khususnya terbitan lokal di “scan” dan disimpan dlm format digital dan disimpan dlm media CD-ROM. Alasan lain melakukan penyiangan terhadap koleksi perpustakaan adalah keterbatasan tempat yang dimiliki oleh perpustakaan. Penarikan bahan pustaka dari jajaran koleksi perpustakaan inilah yg dikenal dg penyiangan bahan pustaka atau weeding. Kegiatan Belajar 3 Pengatalogan Deskriptif dan Subjek Tata kerja rutin perpustakaan secara umum dapat dikelompokan menjadi dua macam kegiatan pokok, yaitu kegiatan pengolahan dan kegiatan pelayanan.Kegiatan pengolahan terdiri dari kegiatan prakatalogan (pengadaan bahan pustaka), pengatalogan, dan pascakatalog. Kegiatan pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu pembelian, penukaran dan hadiah.Sarana yang diperlukan di dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka : 1. 2. 3. 4.
daftar permintaan daftar pesanan daftar buku dalam proses daftar majalah buku induk
Pengatalogan terdiri dari dua kegiatan pokok yaitu pengatalogan deskriptif dan pengatalogan subjek. PEngatalogan diskriptif meliputi penentuan tajuk entri utama pembuatan bibliografi. 7 daerah diskripsi : 1. Judul dan kepengarangan 2. Edisi 3. Impresium
4. 5. 6. 7.
Kolasi Seri Catatan Daerah ISBN dan harga
Pengatalogan Subjek atau Klasifikasi KLasifiksi mempunyai fungsi ganda, yaitu: 1. Sebagai cara penyusunan buku di rak 2. Sebagai sarana penyusunan entri bibiliografis dlm Katalog tercetak,bibliografi dan indeks dengan susunan sistematis. Kegitan pengatalogan subjek atau klasifikasi terdiri dari kegiatan : 1. Analisis Subjek 2. penerjemahan unsur-unsur tersebut kedalam bahasa indeks. Dalam hal ini, bahasa subjek adalah berupa skema klasifiksi daftar tajuk subjek dan tesaurus. Pascakatalogan Kegiatan rutin pascakatalogan adalah : 1. 2. 3. 4.
Menyusun kartu catalog Memelihara catalog member perlengkapan fisik buku menjilid majalah dan memperbaiki buku rusak.
Modul 4 Perencanaan Layanan dan Jenis-jenis Layanan di Perpustakaan Kegiatan Belajar 1 Perencanaan Layanan di Perpustakaan A. Sistem Pelayanan Dalam merencanakan layanan perpustakaan kita harus mempertimbangkan kondisi yg ada di perpustakaan.Ada dua macam system layanan dalam perpustakaan yaitu pelayanan terbuka dan pelayanan tertutup. 1. Sistem Pelayanan Terbuka ( Open Access) Dalam system pelayanan terbuka perpustakaan memberikan kebebasan kepada pengunjungnya untuk dapat masuk dan memilih sendiri koleksi yang diinginkannya dari rak.Petugas hanya mencatat apabila koleksi dipinjam atau dikembalikan. Kelebihan sistem pelayanan terbuka : 1. Pengguna bebas memlilih buku sendiri di rak 2. Kebebasan memilih ini menimbulkan rangsangan untuk membaca. 3. Kalau buku yg dikehendaki tidak ada bisa memilih buku yg lain.
4. Kartu catalog tidak cepat rusak 5. Hemat tenaga 6. Pelayanan relative cepat. Kekurangan sistem pelayanan terbuka 1. 2. 3. 4.
Susunan buku di rak menjadi sulit teratur Kemungkinan banyak buku yg hilang Katalog kurang digunakan Pendanaan lebih banyak,karena memerlukan banyak tenaga kerja
2. Sistem Pelayanan Tertutup Kebalikan dari sistem pelayananan terbuka adalah pelayanan tertutup dimana pengunjung tidak boleh masuk ke ruangan koleksi, tetapi koleksi yg dibutuhkannya harus diambilkan oleh petugas.penelusuran /pencarian koleksi harus melalui catalog. Kelebihan sistem pelayanan Tertutup 1. Susunan dan letak buku terpelihara 2. Tidak perlu ada petugas khusus untuk mengawasi pengguna Kekurangan sistem pelayanan tertutup 1. Kebebasan melihat buku tidak ada, harus dicari melalui catalog 2. Melihat dari katalog kadang-kadang mengesalkan karena koleksi dlm catalog ada tetapi di rak tidak ada, dan hrs memilih lg sampai berulang kali 3. Petugas harus mengambilkan dan mengembalikan buku 4. Katalog harus lengkap 5. Pelayanan relative lama 6. Resiko kehilangan kecil 7. Tdk memerlukan ruangan yang luas. 8. Katalog digunakan secara maksimal. Kegiatan Belajar 2 Jenis-Jenis Layanan Pemakai di Perpustakaan A. Layanan Sirkulasi Layanan sirkulasi adalah pelayanan yang menyangkut peredaran bahan-bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. B. Layanan Referensi Adalah kegiatan pelayanan perpustakaan untuk membantu pemakai perpustakaan menemukan informasi dengan cara menjawab pertanyaan dg menggunakan referensi koleksi serta memberikan bimbingan untuk menemukan dan memakai koleksi referns. C. Layanan Pendidikan Pemakai Layanan yang diberikan kepada pemakai berisi penjelasan mengenai cara-cara pemanfaatan baik koleksi maupun layanan perpustakaan.
D. Layanan Penelusuran Informasi adalah layanan berupa bantuan yg diberikan kepada pemakai perpustakaan dalam penelusuran informasi. E. Layanan Penyebarluasan Informasi Terbaru. adalah layanan perpustakaan berupa penyebaran informasi terbaru kepada pemakai perpustakaan. F. Layanan Penyebarluasan Informasi Terseleksi Informasi terbaru diseleksi dahulu agar sesuai dg minat pemakai yg akan menerima informasi. G. Layanan Penerjemahan adalah layanan berupa bantuan yg diberikan oleh pustakawan dalam hal menerjemahkan dokumen atau artikel dari bahasa asing ke dalam bahasa Indonesia. H. Layanan Fotokopi adalah layanan reproduksi dokumen yang diberikan kepada pemakai perpustakaan yang memerlukannya. I. Layanan Anak J. Layanan Remaja Perbedaan antara layanan anak dan layanan remaja setingkat lebih tinggi dalam menyediakan bahan pustaka yaitu yg sesuai dengan selera anak remaja. K. Layanan Kelompok pembaca khusus. pelayanan yg diberikan kepada masyarakat yg berada di lembaga pemasyarakatan, panti asuhan,panti jompo,penyandang cacat,serta petugas yg terpencil, penjaga mercusuar dan perbatasan. L. Layanan Perpustakaan Keliling. Layanan perpustakaan keliling merupakan layanan ekstensi atau atau perluasan layanan dari perpustakaan umum. Modul 5 Layanan Sirkulasi di Perpustakaan Kegiatan Belajar 1 Layanan Sirkulasi Di perpustakaan dikenal ada dua macam layanan, yaitu layanan teknis dan layanan pengguna,sedangkan untuk layanan pengguna dikenal dengan dua macam layanan yaitu layanan sirkulasi dan layanan referensi. Layanan sirkulasi adalah pelayanan yang menyangkut peredaran bahan-bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan.Pada pelayanan sirkulasi ini dilakukan proses peminjaman bahan pustaka yg boleh dipinjam, penentuan jangka waktu peminjaman, pengembalian bahan pustaka yg dipinjam dan pembuatan statistik peminjaman untuk laporan perpustakaan. Di dalam perpustakaan dikenal dengan beberaapa sistem pemantau sirkulasi :
1. Sistem Buku besar 2. Sistem sulih (dummy) 3. Sistem NCR (No Carbon Required) 4. Sistem Book Issue Card (BIC) 5. Sistem Browne 6. Sistem Inslington (variasi Browne) 7. Sistem Newark 8. Sistem Token Charging 9. Sistem kartu tebuk (punched card) 10. Sistem Photocharging atau peminjaman berbasis sistem foto. 11. Sistem berbantuan Komputer. Kegiatan Belajar 2 Otomasi Perpustakaan dan Sirkulsi Pustaka Berbantuan Komputer A. Melakukan Otomasi Perpustakaan Beberapa hal mengapa kita melakukan otomasi di perpustakaan yaitu: 1. Tuntutan terhadap jumlah dan mutu pelayanan perpustakaan. 2. Tuntutan terhadap penggunaan koleksi secara bersama (resource sharing). 3. Kebutuhan untuk mengefektifkan sumber daya manusia. 4. Tuntutan terhadap efisiensi waktu. 5. Kebutuhan akan ketepatan layanan informasi 6. Keragaman informasi yg dikelola. B. Software Otomasi Perpustakaan Untuk melakukan otomasi perpustakaan sesungguhnya banyak pilihan. Beberapa perpustakaan ada yg membuat sendiri software untuk otomasinya namun ada yg memlilih menggunakan Software buatan vendor komersial. beberapa “program jadi” ditawarkan oleh baik dlm negeri (NCI-Bookman Spektra, Adonis,SIPISIS)maupu luar negeri (Dynix, Geac, Libertas, Cardbox).sedangkan program Bibliographic Information System yg diperoleh gratis adalah CDS/ISIS baik berbasis dos maupun Windows. Perangkat lunak CDS/ISIS yang dikembangkan oleh UNESCO sebenarnya tidak memiliki modul pengontrolan akuisisi, modul pengontrolan peminjaman koleksi dan modul OPAC.Oleh karena itu banyak lembaga atau perorangan yang mencoba mengembangkan modul2 tsb di atas untuk kepentingan sendiri bahkan untuk tujuan komersil. Salah satu yg dikembangkan oleh lembaga di Indonesia adalah bernama SIPISIS. C. Keuntungan Sirkulasi Berbantuan Komputer 1. Terpadu dan mudah 2. Praktis dan cepat 3. Fungsional dan akurat
Modul 6 Layanan Referens, Bimbingan Pemakai, dan Promosi Koleksi Referens Kegiatan Belajar 1 Layanan Referens Layanan Referens adalah layanan yg bersifat pribadi dan langsung bagi mereka yang mencari informs di Perpustakaan untuk berbagai tujuan. Fungsi Layanan Referens : 1. 2. 3. 4. 5.
Informasi Bimbingan Pengarahan atau instruksi Supervisi Bibliografi
Tujuan Layanan Referens 1. Memunglkinkan pemakai perpustakaan menemukan informs dg cepat dan tepat. 2. Memungkinkan pemakai melakukan penelusuran literature informasi dg pilihan yg lebih luas. 3. Memungkinkan pemakai menggunakan koleksi referens dengan tepat guna. Layanan Referens pokok, antara lain : 1. 2. 3. 4. 5.
Pemberian informasi yang bersifat umum Pemberian informasi yg bersifat spesifik PEmberian bantuan untuk menelususr literature PEmberian bimbingan untuk menggunakan koeksi referens Pemberian bantuan pengarahan untuk menemukan pokok-pokok bahasan dalam buku yg sesuai dengan minat pemakai.
Pelayanan Referensi Penunjang adalah : 1. 2. 3. 4. 5.
Mengadakan hubungan dan kerja sama dengan perpustakaan lain Menyelenggarakan pendidikan mengenai penggunaan alat-alat penelusuran menyelenggarkan pameran koleksi referens Mengorganisasi koleksi referens Mencatat dan mengumpulkan data(statistic) kegiatan pelayanan referens.
Secara umum pertanyaan referens dibedakan ke dalam dua macam : 1. Pertanyaan dg spesifikasi yang jelas 2. Pertanyaan yg tidak memiliki spesifikasi dg jelas. Pertanyaan dapat dilakukan secara langsung maupun tidak langsung secara tertulis maupun lisan
Penelususran literature merupakan salah satu bagian penting dari tugas pelayanan referens.Penelusuran literature adalah proses penemuan kembali literature baik yg berbentuk artikel jurnal, laporan maupun buku2 referens lainnya Kegiatan Belajar 2 Bimbingan Pemakai Bimbingan penggunaan bahan referens umum diartikan sebagai bimbingan yg diberikan oleh petugas pelayanan referens kepada pemakai poerpustakaan agar mampu menggunkan koleksi dan sumber-sumber referens dengan cepat dan tepat. Bimbingan dapat diberikan secara langsung baik secara formal maupun non formal.akan tetewapi bimbingan dpt diberikan secara tdk langsung yaitu menggunakan media tertentu, seperti Leaflet, booklet . Bimbingan kepada pemakai perpustakaan ini dapat diberikan secara incidental dan juga secara terencana. Tujuan diberikannya bimbingan ini adalah agar pemakai mengenali dan mampu menggunakan koleksi referns umum sbg sumber informasi dengan cepat dan tepat. Isi bimbingan tsb antara lain : 1. Informasi, yg memberikan pengeretian mengenai hubungan antara belajar mengajar dg koleksi referens 2. Uraian mengenai jenis2 bahan referens. 3. Contoh-contoh koleksi referens 4. Cara menggunakan masing-msing koleksi referns 5. Latihan mencari dan menggunakan koleksi referens. Cara memberikan koleksi tsb antara lain dengan cara: 1. 2. 3. 4.
ceramah atau kuliah Tanya jawab Latihan Penugasan
Kegiatan Belajar 3 Promosi Koleksi Referens Maksud dari promosi koleksi referns adalah usaha memperkenalkan koleksi bahan referens umum agar koleksi tsb diketahui dan dikenal oleh para pengguna perpustakaan. Dengan demikian daya guna dan keterpakaian koleksi tsb akan menjadi semakin tinggi . Beberapa cara promosi : 1. 2. 3. 4. 5.
Display Ceramah Lomba Daftar koleksi referens Pameran
Berhasil tidaknya referens selain ditentukan oleh ketrampilan pustakawannya, juga ditentukan oleh kondisi koleksi referens itu sendiri. Untuk menjaga agar koleksi referens tetap dapat diandalkan maka perlu diadakan evaluasi secara berkala setiap periode tertentu karena kebutuhan pengguna bisa berubah setiap periode waktu tertentu. Beberapa pertanyaan pokok yg mesti dijawab oleh pustakawan referens : 1. Berapa ukuran optimum koleksi referns untuk suatu perpustakaan. 2. Apakah isi koleksi referens tsb sesuai dg kebutuhan pemakai. 3. Bagaimana kondisis dana untuk membina koleksi referens tsb. MODUL 7 Organisasi dan Pengisian Jabatan di Perpustakaan Kegiatan Belajar 1 Pengorganisasian Perpustakaan Pengorganisasian dalam Perpustakaan adalah pengaturan orang atau personalia untuk tercapainya tujuan organisasi, yaitu perpustakaan.Kegiatan meliputi pengelompokan aktivitas yang diperlukan guna pecapaina tujuan dan pembagian aktivitas kepada setiap personali dalam perpustakaan. Sturktur organisasi harus dirancang untuk tujuan: 1. Memperjelas lingkungan/lingkup kerja, siapa yg bertanggung jawab atas hasil kerja. 2. Menghilangkan penghalang dalam prestasi kerja yg disebabkan oleh kebingungan dan ketidak tentuan pemberian tugas. 3. Mengadakan jaringan komunikasi bagi pengambilan keputusan yg mencerminkan dan mendukung sasaran organisasi. Organisasi adalah struktur yg mempunyai suatu sistem yg digunakan untuk membentuk aktivitas2 serta pelaksanaan program guna mencapai tujuan organisasi. Menurut Peter Drucker, ada tiga cara untuk menentukan macam struktur yang dibutuhkan oleh organisasi, yaitu : 1. Analisis aktivitas 2. Analisis keputusan 3. Analisis hubungan. Cara Pembentukan Bagian berdasarkan: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Jumlah fungsi territorial produk sasaran pembeli/customer proses atau perlatan
7. subjek 8. bentuk dokumen BAGAN ORGANISASI Kepala Perpustakaan memimpin 1. Kepala Bidang Pelayanan Teknis a. Kepala Subbidang Pengadaan Bahan Pustaka b. Kepala Subbidang Pengolah Bahan Pustaka 2. Kepala Bidang Pelayanan Pengguna a. Kepala Subbidang Pelayanan Sirkulasi Bahan Pustaka b. Kepala Subbidang Pelayanan Referensi Kepala
Kepala Bidang
Kepala Bidang
Pelayanan Teknis
Pelayanan Teknis
Kepala SubBidang Kepala Subbidang
Pelayanan Sirkulasi
Pengadaan Bahan Pustaka
Kepal SubBidang Pelayanan Refernsi Kepala SubBidang Pengolahan Bahan Pustaka
Contoh Bagan Stuktur Organisasi Perpustakaan
Konsep Organisasi Lini dan Staf Wewenang Lini adalah yang menimbulkan tanggung jawab atas tercapainya tujuan tujuan organisasi . Wewenang Staf adalah Wewenang untuk membantu agar orang yang mempunyai wewenang lini bekerja secara efektif dalam mencapai tujuan organisasi.
Organisasi lini atau hierarki kekuatan dan tanggung jawab berjalan dari atas ke bawah mengikuti garis fertikal, biasanya digunakan oleh organisasi kecil dan sederhana dengan jumlah karyawan tidak terlalu banyak/sedikit sekali spesialisasi.
Kepala
Kepala Bidang
Kepala bidang
Pelaksana
Pelaksana
Kepala Bidang
Pelaksana
Contoh Organisasi Lini
Staffing adalah pengisian jabatan dalam struktur organisasi dg cara mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja, mendaftar tenaga yang ada,merekrut, memilih, menempatkan, promosi, minati, member imbalan, dan melatih orang yang diperlukan dalam organisasi. Beberapa langkah yang harus dilakukan dalam pengisian jabatan di Perpustakaan a dalah: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
penyusunan rencana ketenagaan rekruitmen seleksi dan penempatan induksi dan orientasi pemindahan staf pengembangan staf, penilaian staf
Dalam proses perekrutan tenaga di perpustakaan ada bagian penting yg tidak boleh dilupakan yaitu analisis jabatan.Analisis jabatan adalah pengembangan/penyusunan suatu pernyataan tertulis mengenai isi dan kedudukan bagi setiap pekerjaan.Analisis jabatan dapat dianggap sebagai alat bagi pimpinan, dalam memecahkan masaalah kemanusiaan.Pada tingkat operasional, analisis jabatan ini disebut dengan diskripsi kerja (job descriptions), sedangkan pada tingkat manajerial disebut dengan uraian jabatan (positions description). Seleksi pegawai pada umumnya dilakukan dengan menggunakan: 1. Pengisian formulir 2. tes tertulis 3. wawancara
4. melihat referensi Pemindahan staf dapat dilakukan dengan berbagai cara: 1. Mutasi atau rotasi kerja 2. promosi 3. demosi Pengembangan staf dapat dilakukan dengan cara pelatihan baik on the job training maupun dengan off the job training.Penilaian terhadap staf harus dilakukan secara rutin.Pegawai negeri merupakan penilaian satu kali dalam setahun, yang disebut dengan DP3 (Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan). Kegiatan Belajar 3 Jabatan Fungsional Pustakawan. Jabatan Fungsional Pustakawan di Indonesia mulai diterapkan sejak tahun 1988 yaitu dg diterbitkannya SK Menpan No 18 th 1988. Jabatan Pustakawan adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kepustakawanan pada unit-unit perpustakaan, dokumentasi dan informasi pemerintah, swasta, atau unit-unit tertentu lainnya. Jenjang Jabatan Pustakawan Pustakawan terdiri dari : 1. Pustakawan terampil (serendah rendahnya diploma II) a. Pustakawan Pelaksana (I/II/b) sd IIC b. Pustakawan Pelaksana Lanjutan, Gol R pengatur Tk I/II/d sd R Penata muda Tk I/III/b. c. Pustakawan Penyelia, III/c sd I/IIId 2. Pustakawan Tingkat Ahli adalah pustakawan yg memiliki dasar pendidikan untuk pengangkatan pertama kali serendah-rendahnya sarjana perpustakaan, dokumentasi dan informasi atau sarjana lain yang disetarakan(DII, DIII, DIV) Pustakawan Tingkat ahli terdiri dari : a. Pustakawan Pertama (Penata Muda Tk I/III/a.) b. Pustakawan Muda (Penata IIIc, I/III/d) c. Pustakawan Madya (Pembina IVa, IV c). d. Pustakawan Utama (Pembina Utama Madya /IV/d,Pembina Utama/IV/e). Bidang Kegiatan Pustakawan Bidang kegiatan tersiri dari unsur utama dan unsur penunjang. Unsur Utama : 1. Pendidikan 2. Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka/sumber informasi.
3. Pemasyarakatan perpustakaan, dokumentasi dan informasi. 4. Pengkajian pengembangan perpustakaan, dokumentasi dan informasi. 5. Pengembangan informasi. Unsur Penunjang : 1. Mengajar 2. Melatih 3. Membimbing mahasiswa dalam penyusunan skripsi, tesis dan disertasi yg berkaitan dengan ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi. 4. Memberikan konsultasi teknis sarana dan prasarana perpustakaan, dokumentasi dan informasi. 5. Mengikuti seminar, lokakarya, dan pertemuan sejenisnya di bidang kepustakawanan. 6. Menjadi anggota organisasi profesi kepustakawanan. 7. Melakukan lomba kepustakawanan. 8. Mendapat penghargaan/tanda jasa. 9. Memperoleh gelar kesarjanaan lainnya. 10. Menyunting risalah pertemuan ilmiah. 11. Keikutsertaan dalam tim penilai jabatan pustakawan. Tugas Pokok Pustakawan Tugas pokok pustakawan adalah tugas kepustakawanan yg wajib dilakukan oleh pustakawan sesuai dengan jenis jabatannya. 1. Tugas Pokok Pustakawan Tingkat Terampil : a. Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka sumber informasi. Kegiatannya meliputi ( Pengembangan Koleksi, Pengolahan Bahan Pustaka, Pentimpanan dan pelestarian Bahan Pustaka,Pelayanan Informasi). b. Pemasyarakatan Perpustakaan, dokumentasi dan Informasi Kegiatan penyuluhan meliputi : Mengidentifikasi potensi wilayah, Publisitas (menyebarluaskan informasi), Pameran. 2. Tugas Pokok Pustakawan Tingkat Ahli sama dengan tugas poko Pustakawan tingkat terampil. Setiap pejabat fungsional pustakawan yang telah memiliki angka kredit sesuai dengan ketentuan yang berlaku maka yang bersangkutan dapat mengusulkan kenaikan pangkat setiap dua tahun. Para pustakawan mengisi Daftar Usulan Kenaikan (DUPAK) yang dilampiri bukti malaksanakan tugas selama periode penilaian (sekurang-kurangnya dua tahun).DUPAK dan bukti-bukti tsb harus ditandatangani oleh atasan langsung/kepala perpustakaan yang selanjutnya diproses oleh bagian kepegawaian dari instansi yang membawaih perpustakaan yang bersangkutan. MODUL 8
Kegiatan Belajar 1 Fungsi Memimpin (Directing) Directing atau memimpin atau mengarahkan merupakan salah satu fungsi manajemen, fungsi memimpin adalah mengarahkan karyawan agar melaksanakan tugas-tugas yang telah diberikan kepadanya dengan cara yang efisien dan efektif sehingga tujuan organisasi atau lembaga atau institusi dapat dicapai. Dalam mengarahkan karyawan bawahannya seorang pemimpin harus mengetahui karakter dan perilaku bawahannya agar ia dengan mudah dapat mengarahkan bawahannya. Motivasi Suatu keadaan atau suatu dorongan psikologis yang tumbuh dari dalam diri seseorang yang menyebabkan ia berperilaku secara tertentu terutama di dalam lingkungan pekerjaan. Motivasi berkaitan dengan cara mengarahkan daya dan potensi bawahan agar mau bekerja sama secara produktif untuk pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Tujuan Motivasai : 1. Meningkatkan moral dan kepuasan kerja karyawan. 2. Meningkatkan produktifitas kerja karyawan. 3. Mempertahankan kestabilan karyawan. 4. Meningkatkan kedisiplinan karyawan. 5. Mengefektifkan pengadaan karyawan. 6. menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik 7. meningkatkan loyalitas, kreatifitas, dan partisipasi karyawan. 8. meningkatkan tingkat kesejahteraan karyawan. 9. mempertinggi rasa tanggung jawab karyawan terhadap tugas-tugasnya. 10. meningkatkan efisiensi penggunaan alat-alat dan bahan Dalam teori manajemen ada 3 model motivasi: 1. Model Tradisional (Taylor),memberikan insentif. 2. Model hubungan manusia (Elton Mayo), Mempertimbangkan kebutuhan sosial. 3. Model Sumber daya manusia (menawarkan tanggung jawab yang bertambah)
Perwujudan diri
Ego Sosial
Kemanan Fisiologis
Menurut Abraham Maslow kebutuhan manusia diklaasifikasikan ke dalam lima tingkat kebutuhabn.Kebutuhan tsb dimulai dari yang paling dasar : Tingkat 1, Fisiologis
: Air, pangan, papan, dan dasar minimal lainnya.
Tingkat 2, keamanan
:perlindungan terhadap bahaya fisik, ancaman atau ketidak amanan pekerjaan.
Tingkat3, Sosial
:Diterima oleh kelompok membantu orang lain.
Tingkat 4,harga diri
: status,prestasi,pengakuan rasa berguna.
Tingkat 5, perwujudan diri
: prestasi, pemenuhan diri, peluan untuk pertumbuhan lebih lanjut dan pernyataan diri.
persahabatan,
cinta,
Faktor manusia adalah factor yang sangat penting di dalam menjalankan roda perpustakaan. Kegiatan Belajar 2 Pemimpin dan Kepemimpinan Pemimpin adalah seorang yang mempergunakan wewenagnya dan kepemimpinanny mengarahkan baewahan untuk mengerjakan sebagian pekerjaan dalam mencapai tujuan organisasi. Kepemimpinan diartikan sebagai cara seseorang pemimpin mempengaruhi perilaku bawahannya agar mau bekerja sama secaraproduktif, untuk mencapai tujuan organisasi. 5 Macam Type Kepemimpinan : 1. Otokratis egois mempunyai persepsi bahwa tujuan organisasi adalah identik dg tujuan pribadinya. Gaya kepemimpinan ; a. menuntut ketaatan penuh dari bawahan. b. dalam menegakkan disiplin menunjukan kekakuan. c. bernada keras dlm pemberian perintah atau intruksi. d. menggunakan pendekatan hukuman dlm hal terjadinya penyimpangan oleh bawahan. 2. Paternalistik (bersifat dominan) 3. Kharismatik (daya tarik sangat memikat)
4. Laissez fair (bersikap pasif) Gaya kepemimpinan : a. Pendelegasian wewenang terjasi secara ekstensif. b. Pengambilan keputusan diserahkan kepada para pejabat pimpinan yg lebih rendah. c. Status quo organisasi tidak terganggu. d. Penumbuhan dan pengembangan kemampuan berpikir dan bertindak yg inofatif dan kreatif diserahkan kepada para anggota organisasi. 5. Pemimpin Demokratik adalah tipe yang paling ideal,mempunyai persepsi perannya selaku koordinator dan integrator dari berbagai unsur organisasi sehingga bergerak sebagai suatu totalitas. Pemimpin demokratik menggunakan pendekata holistik dan integralistik. KOMUNIKASI adalah suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari satu pihak ke pihak lain. Informasi atau pesan dapat berbentuk Rencana, instruksi, petunjuk, saran. Arah komunikasi yang biasa terjadi di suatu organisasi/institusi adalah: 1. Komunikasi dari atas ke bawah (top down) 2. Komunikasi dari bawah ke atas (bottom up) 3. Komunikasi dari samping Komunikasi dapat dilakukan secara 1. tertulis Kelebihan komunikasi tertulis : a. dpt disebarluaskan seluas luasnya b. dpt diperbanyak dlm waktu singkat c. dpt dijadikan pegangan yg lebih pasti (dijadikan dokumen tertulis) d. sangat tegas Kelemahan komunikasi tertulis a. Tidak dpt menjangkau semua lapisan pegawai karena latar belakang pendidikan penerima informasi tidak sama. b. Tidak semua informasi dapat dilakukan tertulis. c. tidak ada penjelasan yg lebih rinci selain dari pada yang tertulis. 2. lisan Kelebihan Komunikasi lisan : a. Bisa ditambahkan penjelasan apabila informasi yg disampaikan kurang jelas. b. Memungkinkan timbulnya partisipasi secara langsung. c. Memungkinkan komunikasi timbale balik. Kekurangan informasi secara lisan: a. Sulit dibuatkan arsip(dokumen tertulis)
b. Kurang tegas. 3. gambar Informasi yang tidak mungkin disampaikan secara lisan maupun tertulis,Misal rencana tata letak ruang suatu bangunan. Keuntungan Komunikasi yang baik: 1. 2. 3. 4.
Menjamin kelancaran tugas-tugas organisasi/lembaga. Menghemat biaya. Meningkatkan partisipasi. Memungkinkan dilakukannya pengawasan yang baik.
Modul 9 Pengawasan dan Pelaporan Kegiatan Belajar 1 Fungsi Pengawasan Pengawasan atau controlling merupakan suatu usaha yang sistematis untuk menetapkan standara prestasi pada sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik informs membandingkan prestasi actual dengan standar, menentukan apakah ada penyimpangan serta menetapkan bagaimana cara memperbaiki penyimpangan tersebut. Fungsi pengawasan ini dilakukan oleh setiap pimpinan dari semua lini, mulai dari kepala perpustakaan sampai kepada kepala unit terkecil dari organisasi perpustakaan. Tujuan pengawasan adalah untuk menemukan kelemahan dan kesalahan untuk diluruskan kembali serta menjamin bahwa kelemahan dan kesalahan tsb tidak terulang. Dalam proses pengawasan ada tiga langkah yang harus ditempuh : 1. Menentukan atau membuat standar. 2. Mengukur hasil yang dicapai dan membandingkannya dengan standar. a. Pengamatan langsung. b. Laporan lisan c. Laporan tertulis 3. Memperbaiki penyimpangan apabila ditemui penyimpangan-penyimpangan. Kegiatan Belajar 2 Pengawasan Melekat dan Pelaporan Pengawasan Melekat Pengawasan melekat adalah serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendali yang terus menerus dilakukan oleh atasan langsung terhadap bawahannya agar pelaksanaan tugas bawahan tsb dapat berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana dan perundang – undangan yg berlaku.
Atasan langsung adalah pejabat atasan baik karena struktur organisasi atau karena kewenangan khusus, membawaih dan wajib mengawasi bawahannya. Bawahan adalah mereka yang bertanggung jawab melapor kepada atasan tentang pelaksanaan tugasnya. Prinsip Pengawasan Melekat adalah: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
dilakukan secara berjenjang dilakukan oleh setip pimpinan diarahkan pada pencegahan penyelewengan bersifat membina dilakukan secara terus menerus menggunakan sistem tertentu pengawasan melekat merupakan pengawasan pokok.
Sasaran Pelaksanaan Pengawasan melekat: 1. 2. 3. 4.
Meningkatkan disiplin serta prestsi pegawai. Menekan sekecil mungkin penyalahgunaan wewenang menekan sekesil mungkin kebocoran serta pemborosan keuangan Mempercepat penyelesaian perijinan dan peningkatan layanan kepada masyarakat. 5. Mempercepat pengurusn kepegawaian sesuai dengan ketentuan perundangundangan yang berlaku. Sarana Pengawasan Melekat: 1. Struktur Organisasi.(fleksibel,di dukung oleh staf yg memenuhi syarat. Untuk mendapatkan staf yang memenuhi syarat perlu dibuat: a. Bagan Organisasi b. Rincian tugas dan tanggung jawab c. Pendefinisian tugas. d. Penentuan pejabat yg berwenang mengambil keputusan. e. Penentuan sistem pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari atasan ke bawahan. f. Penentuan tanggung jawab bawahan terhadap atasanya, atas pelaksanaan tugas yang diberikan. g. Tidak terjadi duplikasi dalam pembagian tugas, fungsi dan tanggung jawab. 2. Kebijakan pelaksanaan, Kebijakan tersebut harus disusun : a. Berdasarkan kebijakan yang lebih tinggi b. Sesuai dg kebijakan yg lebih tinggi atau yang setingkat. c. Merupakan penjabaran kebijaksanaan yg lebih tinggi d. tertulis dan jelas e. dikomunikasikan kepada bawahannya f. mendorong pelaksanaan dan penyelesaian tugas. g. dievaluasi secara berkala.
3. Rencana kerja Yang diperlukan dalam rencana kerja: a. Diikuti dengan program kerja b. disusun dg memperhitungkan tersedianya anggaran, tenaga, sarpras,waktu. c. luwes/fleksibel d. Memperhatikan batas kewenangan organisasi. 4. Prosedur Kerja Syarat Prosedur Kerja: a. Tertulis b. Berdasarkan pd peraturan yg berlaku c. Sederhana dan mudah dimengerti d. sedapat mungki dilengkapi dg bagan alur kerja e. dapat mencegah terjadinya penyimpangan f. tidak menimbulkan pertentangan dan duplikasi kerja g. untuk hal-hal tertentu harus diinformasikan kepada masyarakat. 5. Pencatatan dan pelaporan 6. Pembinaan Personal 7. Formulir dan alat kerja Pelaporan Pelaporan merupakan penyampaian informasi kepada pemimpin sehingga pimpinan mengetahui apa yg sedang terjadi dan dengan demikian pimpinan tsb dapat mengambil keputusan serta tindakan secara tepat. Bentuk Pelaporan : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Panduan dan pedoman staf Memorandum Pengumuman Surat edaran laporan berkala majalah
Bentuk laporan lisan: 1. telepon 2. tatap muka 3. pertemuan kelompok Fungsi Pelaporan : 1. 2. 3. 4. 5.
Untuk pertanggung jawaban dan pengawasan penyampaian informasi bahan pengambilan keputusan alat untuk membina kerja sama alat untuk tukar menukar pengalaman
Syarat-syarat Laporan 1. 2. 3. 4. 5.
Laporan harus benar dan objektif Jelas dan cermat Langsung pada sasaran laporan harus lengkap Tegas dan Konsisten
6. tepat waktu 7.Tepat penerimaanya
Hambatan Hambatan dalam pelaporan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
penyajian fakta yang tidak benar informasi yang disajikan tidak lengkap organisasi besar dan rumit Kepala perpustakan kurang menghargai pendapat bawahan Bahasa yang tidak lugas dan cenderung berbelit belit Beban psikologis bagi si pelapor Laporan dikhawatirkan dapat menambah beban kerja bagi si pelapor.
Kegiatan Belajar 3 Pengukuran Kinerja Perpustakaan Untuk melakukan evaluasi diri perpustakaan sebaiknya perpustakaan berpedoman pada pengukuran kinerja yang standar. Kinerja yang diukur dlm model ini dipilih berdasarkan pertimbangan-pertimbangan : 1. 2. 3. 4. 5.
Dapat dipakai semua perpustakaan(universal) Pengambilan data serta sampel data dapat dapat dilakukan dengan mudah. Dapat dipakai untuk membandingkan kinerja antar perpustakaan. Ukuran yang diambil bersifat empiris Dapat dipakai untuk mengukur tingkat keberhasilan perpustakaan dalam pencapaian tujuan. 6. Dapat dipakai untuk bahan monitoring dan evaluasi guna pengembangan perpustakaan. Beberapa kinerja yang dihitung: 1. Sirkulasi per kapita 2. Koleksi yang dipakai di ruan per kapita 3. Kunjungan Perpustakaan per kapita 4. Kunjungan ke program perpustakaan per kapita 5. Transaksi Referens per kapita 6. REferens fill rate 7. Title fill rate 8. Subject and author fill rate 9. Registration as a percentage of population 10. Turnover rate.
