1
BAB I PENDAHULUAN Sumber daya manusia merupakan elemen organisasi yang sangat penting. Sumber daya manusia merupakan pilar utama sekaligus penggerak roda organisasi dalam upaya mewujudkan visi dan misinya. Karenanya harus dipastikan sumber daya ini dikelola dengan sebaik mungkin agar mampu member kontribusi secara optimal. Maka diperlukanlah sebuah pengelolaan secara sistematis dan terencana agar tujuan yang diinginkan dimasa sekarang dan masa depan bisa tercapai yang sering disebut sebagai manajemen sumber daya manusia. Tujuan manajemen sumberdaya manusia adalah mengelola atau mengembangkan kompetensi personil agar mampu merealisasikan misi organisasi dalam rangka mewujudkan visi. Rumah sakit merupakan organisasi pelayanan jasa yang mempunyai kespesifikan dalam hal SDM, sarana prasarana dan peralatan yang dipakai. Sering rumah sakit dikatakan sebagai organisasi yang padat modal, padat sumber daya manusia, padat teknologi dan ilmu pengetahuan serta padat regulasi. Padat modal karena rumah sakit memerlukan investasi yang tinggi untuk memenuhi persyaratan yang ada. Padat sumberdaya manusia karena didalam rumah sakit pasti terdapat berbagai profesi dan jumlah karyawan yang banyak. Padat tehnologi dan ilmu pengetahuan karena di dalam rumah sakit terdapat peralatan-peralatan canggih dan mahal serta kebutuhan berbagai disiplin ilmu yang berkembang dengan cepat. Padat regulasi karena banyak regulasi/peraturan-peraturan yang mengikat berkenaan dengan syarat-syarat pelaksanaan pelayanan di rumah sakit.
2
BAB II PEMBAHASAN
2.1. Model Manajemen SDM di Rumah Sakit Sumber daya manusia yang ada di rumah sakit terdiri dari : 1) Tenaga kesehatan yang meliputi medis (dokter), paramedis(perawat) dan paramedis non keperawatan yaitu apoteker, analis kesehatan, asisten apoteker, ahli gizi, fisioterapis, radiographer, perekam medis. 2) Tenaga non kesehatan yaitu bagian keuangan, administrasi, personalia, dan sebagainya. Ada sebuah model manajemen SDM yang di kenal yaitu model 7P yang merupakan kependekan dari Perencanaan – Penerimaan – Pengembangan – Pembudayaan – Pendayagunaan – Pemeliharaan – Pensiun yang keseluruhannya menggambarkan siklus kegiatan manajemen SDM mulai dari perencanaan SDM sampai karyawan memasuki masa pensiun. Penerapan model 7P di rumah sakit meliputi : 1. Perencanaan. Perencanaan merupakan aktivitas proses penetapan apa yang ingin dicapai dan pengorganisasian sumberdaya untuk mencapainya. Perencanaan sumber daya manusia meliputi jenis tenaga yang dibutuhkan dan berapa jumlahnya yang disesuaikan dengan lingkup pelayanan yang akan dilaksanakan. berapa jumlah dokternya, perawatnya dan tenaga lainnya serta apakah perlu fisioterapis atau tenaga yang lain tergantung lingkup pelayanannya. Lingkup pelayanan ini biasanya ditentukan berdasarkan tipe rumah sakitnya. Lingkup pelayanan rumah rumah sakit (tipe A/B/C/D) mempunyai standar minimal. Misalnya untuk rumah sakit tipe C minimal pelayanan medisnya adalah 4 besar spesialistik yaitu spesialis obsgyn, anak, bedah dan dalam. Dengan adanya ketentuan tersebut maka tentu saja perencanaan SDM di rumah sakit tipe C akan berbeda dengan tipe yang lain.
3
2. Penerimaan. Penerimaan karyawan merupakan tahap yang sangat kritis dalam manajemen SDM. Bukan saja karena biaya proses penerimaan karyawan sangat mahal tetapi merekrut orang yang tidak tepat ibarat menanam benih yang buruk. Ia akan menghasilkan buah yang dapat merusak tatanan sebuah organisasi secara keseluruhan. Rumah sakit perupakan sebuah organisasi pelayanan jasa yang sifat produknya intangible (tidak bisa dilihat) tetapi bisa dirasakan. Dan pelayanan ini hampir mutlak langsung diberikan oleh karyawan (bukan oleh mesin/atau alat). Sehingga sikap, perilaku dan karakter karyawan sangat mempengaruhi kualitas jasa yang diberikan. Oleh karena itu, proses penerimaan SDM rumah sakit harus memperhatikan sikap, perilaku dan karakter calon karyawan. 3. Pengembangan. Kompetensi SDM tidak terbentuk dengan otomatis. Kompetensi harus dikembangkan secara terencana sesuai dengan pengembangan usaha agar menjadi kekuatan untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi. Di rumah sakit diperlukan karyawan yang selalu meningkat kompetensinya karena tehnologi, ilmu pengetahuan tentang pelayanan kesehatan berkembang sangat pesat dari waktu kewaktu. Adanya peralatan baru, metode perawatan yang berubah merupakan contoh betapa perlunya pengembangan kompetensi. Kegiatan pengembangan kompetensi ini antara lain pendidikan dan pelatihan, pemagangan di rumah sakit lain, rotasi, mutasi. 4. Pembudayaan. Budaya perusahaan merupakan pondasi bagi organisasi dan pijakan bagi pelaku yang ada didalamnya. Budaya organisasi adalah norma-norma dan nilai-nilai positif yang telah dipilih menjadi pedoman dan ukuran kepatutan perilaku para anggota organisai. Anggota organisasi boleh pintar secara rasional, tetapi kalau tidak diimbangi dengan kecerdasan emosional dan kebiasaan positif maka intelektual semata akan dapat menimbulkan masalah bagi organisasi. Pembentukan budaya organisasi merupakan salah satu lingkup dalam manajemen SDM.
4
5. Pendayagunaan. The right person in the right place merupakan salah satu prinsip pendayagunaan. Bagaimana kita menempatkan SDM yang ada pada tempat atau tugas yang sebaik-baiknya sehingga SDM tersebut bisa bekerja secara optimal. Ada SDM yang mudah bergaul, luwes, sabar tetapi tidak telaten dalam hal keadministrasian. Mungkin SDM ini cocok di bagian yang melayani publik
daripada
bekerja
di
kantor
sebagai
administrator.
Lingkup
pendayagunaan ini adalah mutasi, promosi, rotasi, perluasan tugas dan tanggung jawab. 6. Pemeliharaan. SDM merupakan manusia yang memiliki hak asasi yang dilindungi dengan hukum. Sehingga SDM tidak bisa diperlakukan semaunya oleh perusahaan karena bisa mengancam organisasi bila tidak dikelola dengan baik. SDM perlu dipelihara dengan cara misalnya pemberian gaji sesuai standar, jamisan kesehatan, kepastian masa depan, membangun iklim kerja yang kondusif, memberikan penghargaan atas prestasi dsb. 7. Pensiun. Dengan berjalannya waktu SDM akan memasuki masa pensiun. Rumah sakit harus menghindari kesan ” habis manis sepah dibuang”, dimana ketika karyawannya sudah masa pensiun kemudian di keluarkan begitu saja. Karena itu sepatutnya rumah sakit mempersiapkan karyawannya agar siap memasuki dunia purna waktu dengan keyakinan. Ada banyak hal yang bisa disiapkan yaitu pemberikan tunjangan hari tua yang akan diberikan pada saat karyawan pensiun, pemberikan pelatihan-pelatihan khusus untuk membekali calon purnakarya.
2.2. Analisa Kebutuhan Training di Rumah Sakit Salah satu peran manajemen SDM adalah melakukan pengembangan terhadap kompetensi semua karyawan agar memenuhi dan menjadi kekuatan organisasi untuk mencapai tujuan dan cita-citanya. Secara sistematis proses pengembangan kompetensi diawali dengan mengidentifikasi kebutuhan melalui
5
analisa kebutuhan pelatihan (Training Need Analysis) atau penilaian kompetensi berdasarkan tugas dan tanggung jawab karyawan baik sekarang maupun yang akan datang. Analisa kebutuhan pelatihan bertujuan untuk menemukan kesenjangan antara pengetahuan dan kemampuan karyawan dengan yang seharusnya di ketahui dan dilakukan. Analisa kebutuhan adalah menganalisis apa yang senyatanya dengan apa yang seharusnya. Apa yang seharusnya merupakan persyaratan kompetensi yang harus dipunyai oleh karyawan. Kesenjangan (gap) yang teridentifikasi
dari
pembandingan
itu
merupakan
ruang
pengembangan
kompetensi dengan pelatihan atau yang lainnya. Idealnya pengembangan kompetensi tersebut dilakukan secara seimbang antara dimensi mental, social, spiritual dan fisik sehingga mampu menciptakan kekuatan sinergis. Rumah sakit merupakan organisasi dengan kompleksitas yang sangat tinggi. Sering rumah sakit diistilahkan sebagai organisasi yang padat modal, padat SDM, padat teknologi, padat ilmu pengetahuan dan padat regulasi. Jumlah SDM yang banyak dengan berbagai profesi yang ada, teknologi dan ilmu pengetahuan yang selalu berkembang serta regulasi yang berubah menuntut adanya program pengembangan kompetensi yang selalu berjalan terus menerus agar rumah sakit bisa menjaga eksistensinya. Selain itu, rumah sakit sebagai organisasi pelayanan jasa, SDM mempunyai peran sangat penting dalam menentukan kualitas produk rumah sakit. Sehingga kompetensinya harus selalu di kembangkan. Pelatihan merupakan salah satu program pengembangan kompetensi dan agar bisa efektif dan mencapai sasaran perlu di lakukan analisa kebutuhan pelatihan. Ada 3 tipe analisa kebutuhan pelatihan yaitu, 1. Organizational based need analysis 2. Job competency based need analysis 3. Person Competency need analysis
1. Organizational based need analysis Organizational based need analysis merupakan analisa yang dilakukan berdasarkan pada kebutuhan strategis rumah sakit dalam merespon bisnis
6
masa depan. Kebutuhan strategis ini dirumuskan dengan mengacu pada corporate strategy dan corporate value yang merupakan faktor kunci efektifitas dan keberhasilan organisasi. Sebagai contoh hasil rumusan dari corporate strategy dan corporate value yang merupakan faktor kunci keberhasilan rumah sakit adalah Communication, Teamwork, Exelence service, Learning , Leadership, Development. Dari faktor-faktor kunci tadi dilakukan penilaian untuk mengidentifikasi pada faktor apa rumah sakit masih mengalami kekurangan
yang paling besar, dan karenanya perlu diprioritaskan
pengembangan pelatihannya. Misalnya dari hasil menilaian ternyata teamwork kurang dan pelayanan belum excellence maka perlu dilakukan pelatihan tentang dua hal tersebut di bagian-bagian yang terkait. 2. Job competency based need analysis Job competency based need analysis adalah analisa kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada profil kompetensi yang dipersyaratkan untuk setiap posisi/jabatan. Dalam setiap jabatan dalam organisasi pasti ada persyaratanpersyaratan yang menyertainya. Misalnya bagian pemasaran dipersyaratkan mampu melakukan analisis pasar dan membuat program-program pemasaran, maka salah satu pelatihan yang harus diikuti oleh pejabat tersebut adalah pelatihan tentang pemasaran. Kepala bangsal dipersyaratkan mampu mengelola bangsal dengan baik, maka perlu ada pelatihan manajemen kepala bangsal. 3. Person Competency need analysis Person Competency need analysis adalah analisa kebutuhan pelatihan yang didasarkan
pada
kesenjangan
(gap)
antara
level
kompetensi
yang
dipersyaratkan dengan level kompetensi aktual karyawan/individu. Misalnya untuk perawat di unit gawat darurat dipersyaratkan mempunyai sertifikat PPGD, maka masing-masing indivisu dinilai apakah sudah memenuhi syarat tersebut atau belum. Kalau belum, maka perlu diberikan pelatihan tersebut. Dokter yang berada di unit gawat darurat dipersyaratkan mempunyai sertifikat ATLS dan ACLS, maka bagi dokter yang belum memenuhi perlu diikutkan pelatihan
tersebut.
Selain
mengidentifikasi
kemampuan
skill
dan
7
knowledgenya, perlu juga di analisis kesenjangan perilaku karyawan dari standar
yang
dipersyaratkan,
misalnya
kemampuan
komunikasinya,
keberagamaannya dan lain-lain. Hasil-hasil
analisis
identifikasi
kesenjangan
kompetensi
tadi
dirangkum sebagai dasar dalam pembuatan perencanaan program pelatihan. Dengan analisis kebutuhan pelatihan yang komprehensif ini maka diharapkan program pelatihan menjadi salah satu program pengembangan karyawan yang terintegrasi sehingga mampu menaikkan daya saing rumah sakit.
2.3. Jenis Dan Metode Pelaksanaan Training Setelah mendapatkan hasil analisa kebutuhan training, kita perlu mendesain materi pelatihan dan menyelaraskannya dengan metode pelaksanaan (training delivery) yang sesuai dengan kebutuhan dan juga keadaan yang ada. Pilihan untuk metode pelaksanaan training sebenarnya cukup banyak, tidak hanya training dalam kelas yang akhir-akhir ini cukup menguras biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan:
Class room training Memberikan training dalam ruang-ruang kelas sesuai dengan topik yang dibutuhkan oleh para peserta.
Pelatihan di Tempat Kerja (On the Job Training) Memberikan pelatihan untuk peningkatan ketrampilan dan pengetahuan secara langsung on the spot di tempat kerja.
Action-based Learning Proses training yang dilakukan secara kontinyu dengan mengacu pada pemecahan problem riil yang ditemui dilapangan. Peserta belajar mengenai konsep sambil memecahkan problem riil (learning by doing principle)
Cross Training Mengirimkan karyawan untuk mengikuti training dalam bidang lain (cross skills); bertujuan untuk mempersiapkannya masuk dalam beragam pilihan jabatan.
8
Di perusahaan seringkali pelaksanaan training hanya dilaksanakan karena sudah menjadi rutinitas dan untuk sekedar menghabiskan budget yang memang sudah ditetapkan sejak memasuki tahun buku. Seharusnya keputusan pelaksanaan training tidak hanya berdasarkan hal tersebut. Sebagai seorang manajer yang bertanggung jawab terhadap kelancaran pekerjaan dan pengembangan team kerja, keputusan terhadap perlu atau tidaknya training seharusnya mengacu pada kondisi kerja dan hal-hal sebagai berikut:
Karyawan tidak mempelajari hal-hal yang sesuai dengan kehendak kita, atau hal-hal yang dibutuhkan sesuai dengan tuntutan kerjanya
Mereka tidak mempelajari cara-cara terbaik (yang kita kehendaki) dalam melaksanakan tugas
Mereka perlu diingatkan setiap saat tentang cara kerja yang benar.
2.4. Panduan Penyusunan Skills Matrix Skills Matrix (Matriks keterampilan) merupakan salah satu alat yang paling sederhana namun efektif untuk meninjau kebutuhan pelatihan. Matriks keterampilan dapat dengan mudah ditinjau, diupdate, dan menampilkan semua anggota tim dalam bentuk gambar, karena tidak membutuhkan banyak penafsiran. Matriks keterampilan sangat umum digunakan di Shop Floor pada perusahaan manufaktur, juga terbukti berguna di setiap wilayah organisasi. Tools ini berfungsi sebagai alat perencana yang dengan sendirinya membangun beberapa struktur pada “on the job” training yang diselenggarakan di kebanyakan organisasi. 2.4.1. Pertimbangan:
Matriks keterampilan perlu ditinjau secara berkala, karena dokumen ini bersifat dinamis dan datanya dapat berubah. Sehingga biasanya dibahas pada saat pertemuan bulanan tim.
Ketika membuat Matriks keterampilan Anda mempunyai beberapa pilihan. Anda dapat menggunakan proforma yang ada, atau difotokopi dengan kertas ukuran A3 ataupun menggunakan format yang Anda miliki. Dokumen ini bisa disimpan oleh management, tetapi yang paling utama
9
ketika hasilnya dibahas maka anggota tim harus ikut terlibat. Sebagai alternatif Anda dapat membuatnya pada white board dan memasangnya di tempat kerja Anda. 2.4.3. Persiapan:
Data seluruh anggota tim.
Data semua pekerjaan yang harus dilakukan atau keterampilan yang harus dimiliki oleh tiap anggota tim. Anda dapat membuatnya sendiri atau mendiskusikannya dengan anggota tim, atau bahkan mengaju pada standard
kompetensi
perusahaan
yang
sudah
ditetapkan
untuk
mendapatkan panduan standar yang relevan, yang berisi semua daftar keterampilan yang dibutuhkan, misalnya keterampilan yang diperlukan oleh tim dari bagian gudang. Anda dapat menggunakan panduan / distribusi & pergudangan di perusahaan sebagai tolak ukur. Keuntungan menggunakan panduan kompetensi standar sebagai tolak ukur adalah adanya standard kinerja yang baku, sehingga memudahkan penilaian terhadap kemampuan karyawan.
Gunakan kode untuk menampilkan karyawan yang terlatih. Bisa menggunakan kode seperti pada contoh di bawah ini. Meskipun beberapa manager memilih untuk menggunakan kode berwarna, yaitu :
merah (stop)
: tidak memiliki keterampilan
kuning (ready)
: sebagian dilatih
hijau (go)
: dilatih penuh
Beberapa perusahaan menerapkan standar kinerja yaitu :
Kemampuan mengerjakan tugas.
Kemampuan mengerjakan tugas sesuai kualitas yang dibutuhkan.
Kemampuan mengerjakan tugas sesuai kualitas yang dibutuhkan dan dalam jangka waktu yang dipersyaratkan
Kemampuan mengerjakan semua poin 1 sampai 3 sekaligus kemampuan untuk melatih karyawan lain.
Untuk menghindari karyawan yang ingin mengikuti pelatihan dalam segala bidang padahal perusahaan tidak membutuhkannya, Anda bisa mencantumkan jumlah
10
peserta maksimum yang dibutuhkan perusahaan untuk mengikuti pelatihan di tiap akhir kolom subject pelatihan (lihat proforma terlampir). Poin ini dapat dibahas ketika pertemuan tim misalnya jika beban kerja menjadi lebih besar dalam satu area kerja tertentu pada periode dua bulan mendatang. Seorang manajer boleh memutuskan untuk memilih 3 karyawan yang memiliki kemampuan dalam melaksanakan tugas, tetapi jika dianggap tidak
mencukupi maka boleh
ditambahkan lagi 2 orang untuk mengikuti “on the job” training. 2.4.3. Pemetaan Skill dan Investasi terhadap SDM Indikator utama Karyawan belajar dan berkembang secara efektif. Pemetaan skills adalah salah satu metode untuk merecord aktivitas karyawan. Maka, buktinya adalah:
Karyawan baru, dapat memberitahukan bahwa mereka telah mendapatkan induksi / orientasi yang efektif.
Organisasi mampu menampilkan bahwa karyawan mampu belajar dan mengembangkan dirinya secara efektif.
Karyawan memahami alasan mereka harus mengikuti kegiatan pelatihan dan pengembangan dan apa yang diharapkan organisasi kepada mereka.
Karyawan mampu memberikan contoh dari kegiatan pengembangan yang pernah dilakukan. (baik dari segi knowledge, skills, and attitude).
Pengembangan karyawan diutamakan yang selaras dengan kualifikasi atau standard eksternal yang sesuai (atau keduanya).
Indikator Tambahan 1. Karyawan dianjurkan untuk meningkatkan performa masing-masing dan juga orang lain. Sangat penting bagi karyawan untuk meninjau pemetaan skills sehingga mereka merasa didorong untuk berpartisipasi. 2. Pengembangan karyawan sejalan dengan tujuan dan goal organisasi. Matriks keterampilan membantu untuk meninjau kebutuhan pelatihan pada tingkat individu maupun tim. Jika Anda menyertakan jumlah maksimum peserta pelatihan di akhir kolom matriks pada tiap keahlian, maka Anda telah menunjukkan
kebutuhan
organisasi.
Matriks
keterampilan
membantu
menetapkan tujuan untuk “on the job” training, sebagaimana Anda harus
11
membuktikan kompetensi sehingga mendapatkan tanda kotak yang disilang (menandakan Anda sudah terlatih). 2.4.4. Contoh Pemetaan dengan Skills Matrix
12
BAB III KESIMPULAN Rumah sakit merupakan perusahaan pelayanan jasa, dimana produk yang dihasilkan sifatnya tidak berujud (intangible) dan berasal dari pemberi pelayanan tersebut yang dalam hal ini adalah petugas atau kita sebut SDM. SDM merupakan unsur penting baik dalam produksi maupun penyampaian jasa. SDM menjadi bagian diferensiasi yang mana perusahaan jasa menciptakan nilai tambah dan memperoleh keunggulan kompetitifnya. Sumber daya alat dan prasarana yang lain memungkinkan untuk ditiru dan juga dipunyai oleh rumah sakit lain, tetapi tidak demikian dengan SDM. Berbicara masalah SDM tentu saja terkait dengan kompetensi. Kompetensi pada umumnya didefinisikan sebagai kombinasi antara pengetahuan, ketrampilan dan sikap/perilaku (attitude) seorang karyawan sehingga mampu melaksanakan pekerjaannya. Sumber daya manusia merupakan elemen organisasi yang sangat penting. Sumber daya manusia merupakan pilar utama sekaligus penggerak roda organisasi dalam upaya mewujudkan visi dan misinya. Karenanya harus dipastikan sumber daya ini dikelola dengan sebaik mungkin agar mampu member kontribusi secara optimal. Maka diperlukanlah sebuah pengelolaan secara sistematis dan terencana agar tujuan yang diinginkan dimasa sekarang dan masa depan bisa tercapai yang sering disebut sebagai manajemen sumber daya manusia. Tujuan manajemen sumberdaya manusia adalah mengelola atau mengembangkan kompetensi personil agar mampu merealisasikan misi organisasi dalam rangka mewujudkan visi.
