Ajustes
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AJUSTES
AJUSTES Explicar el procedimiento de ajustes.
EL PRESENTE CAPÍTULO, TENDRÁ COMO OBJETIVO DAR A CONOCER LOS SIGUIENTES TEMAS:
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Diferenciar cada una de las situaciones que ocasionan un ajustes. Describir el procedimiento para contabilizar los ajustes correspondientes.
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tabla de contenido
pág.
1. PROCEDIMIENTO DE AJUSTES
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1.1. DEFINICIÓN
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1.2. SITUACIONES MÁS FRECUENTES DE AJUSTES
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1.2.1. Gastos Pagados Por Anticipado
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1.2.2. Ingreso Cobrado por Anticipado
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1.2.3. Gastos Acumulados por Pagar
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1.2.4. Ingresos Acumulados por Cobrar
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1.2.5. consumo de materiales
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1.2.6. Depreciación
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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1. PROCEDIMIENTO DE AJUSTES Es un procedimiento que se realiza, antes de elaborar los estados financieros, al finalizar cada mes o como mínimo en diciembre 31 y consiste en tomar las cifras del balance de prueba elaborado después de registrar las transacciones externas y mediante un análisis que permita aplicar específicamente los principios contables de Realización y Asociación, hacer los cambios necesarios para que dichas cifras reflejen razonablemente la situación financiera y los resultados del negocio.
1.1. Definición Los ajustes son los registros que se efectúan al cierre de un período contable con el fin de: Ajustar los saldos de las cuentas a su valor real. Causar los gastos y realizar los ingresos correspondientes al período aunque no hayan sido cancelados o no se haya recibido su pago. Corregir errores u omisiones.
Ajustes Serie de cambios que debemos hacer en las cuentas al finalizar cada periodo contable, cambios que tendrán como consecuencia que algunas cuentas disminuyan y otras aumenten sin que se altere la ecuación contable.
Dado que son muchas las posibles situaciones que dan origen a los ajustes, es posible que el tema genere confusión y dificultades para su comprensión. Por tal motivo es conveniente agrupar dichas situaciones para su comprensión. Por tal motivo es conveniente agrupar dichas situaciones en algunas categorías homogéneas que nos permitan entender cómo proceder en cada uno de los casos. Las situaciones más frecuentes de ajustes son:
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Gastos Pagados por Anticipado
Ingresos Cobrados por Anticipado
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Gastos Acumulados por Pagar
Ingresos Acumulados por Cobrar
Registro del Consumo de Materiales
Registro de la Depreciación
1.2. Situaciones más frecuentes de ajustes 1.2.1. Gastos pagados por anticipado Se originan en el momento en que la empresa paga por un servicio que se va a consumir durante varios meses. En la literatura contable se conocen también con los nombres de Gastos Prepagados o incluso con el de Gastos Diferidos. Nos referiremos en concreto al trato contable de los ajustes ocasionados por los GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO. En este caso es fundamental tener claro que en el momento del pago no se reconoce ningún gasto sino que se da por aceptado, por aplicación del Principio contable de Realización, que la empresa adquiere el derecho a recibir el respectivo servicio en los meses siguiente. Por tal motivo los gastos pagados por anticipado se contabilizan en cuentas del activo que tienen la particularidad que a medida que transcurre el tiempo y recibimos los servicios correspondientes se les debe ir modificando (AJUSTANDO) para que su salgo refleje la cantidad que falta por consumir.
Todos los desembolsos que una empresa haga antes de iniciar actividades, conocidos como desembolsos preoperativos, se consideren como un activo bajo la denominación de CARGOS DIFERIDOS, con la finalidad de amortizarlos como gastos en los primeros años de actividades del negocio cuando ya la empresa haya generado ingresos.
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CONCEPTO DE PAGO
CUENTA DEL ACTIVO
Arrendamiento Honorarios Intereses Seguros Salarios Transporte
Arrendamiento Honorarios Intereses Seguros Salarios Transporte
PAGADOS POR ANTICIPADO
En relación con este tipo de pagos es indispensable tener claramente definidos los registros contables en dos momentos completamente diferentes. El primero se refiere al momento de hacer el pago, en el cual al reconocer que aumentan los activos de la empresa se debe DEBATIR la correspondiente cuenta del grupo de gastos pagados por anticipado y ACREDITAR la cuenta de Disponible. Ejemplo: En Octubre 28 del año 1, Coltejer S.A. le paga a Delima y Cia $12 mil por una póliza de seguros contra incendio que tiene una vigencia de 12 meses, de noviembre 1 del año 1 a octubre 31 del año siguiente. Solución:
REGISTRO LIBRO DIARIO
REGISTRO LIBRO MAYOR
Débito Crédito Seguro pagados por anticipado $12.000 Disponible $12.000
Seguro pagados por anticipado
Cuenta
Oct. 28 - año 1
$12.000
Los momentos adicionales que es indispensable tener bien diferenciados se refieren al último día de cada uno de los meses durante los cuales tenga vigencia la póliza, en los que se requiere disminuir la cuenta “Seguros Pagados por Anticipado” y aumentar la cuenta “Gasto – Seguros” por el equivalente al valor de la póliza que se haya consumido durante cada mes. Al finalizar cada mes será necesario hacer un ajuste para debitar la cuenta “Gasto – Seguros” porque, al aumentar, los gastos de deben debitar, y acreditar la cuenta “Seguros Pagados por Anticipado” porque, al disminuir, las cuentas del activo se deben acreditar.
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Un inconveniente adicional que tiene el hacer ajustes radica en que además de identificar las cuentas que han de modificarse, es necesario analizar la información para determinar cuál es la cifra de gastos o de ingresos que le corresponda a cada periodo contable. En nuestro ejemplo, la situación es bien sencilla: si pagamos $12 mil por una suscripción a 12 meses, entonces a cada mes le corresponden proporcionalmente $1.000. En el diario, el registro será:
REGISTRO LIBRO DIARIO Cuenta Gastos - Seguros
Débito $1.000
Crédito $1.000
Seguro pagados por anticipado
Al hacer los registros contables al final de cada uno de los meses siguientes, se irá acreditando la cuenta “Seguros Pagados por Anticipado” para que su saldo paulatinamente vaya disminuyendo, de modo que finalmente en octubre 31 del año 2, sea cero. Mientras que la cuenta “Gasto – Seguros” se va debitando hasta que finalmente en octubre 31 del año 2, haya recibido la totalidad del valor de la póliza. Así, el Libro Mayor mostrará los siguientes registros:
REGISTRO LIBRO MAYOR Gastos - Seguros $1.000 $1.000 $2.000
Octubre 28 - año 1 Noviembre 30 - año 1 Diciembre 31 - año 1
Seguro pagado por anticipado $12.000 $1.000 $1.000 $10.000
1.2.2. Ingreso cobrado por anticipado Se originan al recibir totalmente el dinero correspondiente a servicios que se van a presentar durante varios meses. Se denominan también Ingresos Diferidos. Los ingresos cobrados por anticipado se contabilizan en cuentas del pasivo que tienen la particularidad que no se cancelan mediante pagos en Disponible sino que a medida que pase el tiempo y se vaya prestando el servicio respectivo se les debe ir modificando (AJUSTANDO) para que su saldo refleje el valor del servicio pendiente por entregar.
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CONCEPTO DE COBRO
CUENTA DEL PASIVO
Arrendamiento Honorarios Intereses Mantenimiento Matrículas Transporte
Arrendamiento Honorarios Intereses Mantenimiento Matrículas Transporte
COBRADOS POR ANTICIPADO
Con relación a este tipo de cobros es necesario que se tenga claramente definidos los registros contables en dos momentos completamente diferentes: El primero se refiere al momento de recibir el dinero, en el cual al reconocer que aumentan los pasivos de la empresa se deben ACREDITAR una cuenta del grupo Ingresos Cobrados por Anticipado y lógicamente DEBITAR la cuenta de Disponible.
Ejemplo: En marzo 1 del año 1, el Banco de Santander recibe de uno de sus clientes $7.500 de intereses por el periodo de marzo 1 a mayo31 de dicho año. El registro contable en forma de Libro Diario y Mayor serán: Solución:
REGISTRO LIBRO DIARIO Cuenta Disponible Intereses cobrados por anticipado
Débito $7.500
REGISTRO LIBRO MAYOR Crédito
Intereses cobrados por anticipado
Marzo 1 - año 1
$7.500
$7.500
Al finalizar cada mes será necesario hacer un ajuste para DEBITAR la cuenta “Intereses Cobrados por Anticipado” porque, al disminuir, las cuentas del pasivo se deben debitar. También será necesario ACREDITAR la cuenta “Ingreso – Intereses” porque, al aumentar, las cuentas de ingresos se deben acreditar.
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Además de determinar las cuentas que han de modificarse, es necesario analizar cuál es el valor de ingresos que le corresponde a cada mes. En nuestro ejemplo la situación es fácilmente entendible: si recibimos intereses de $7.500 por 3 meses, a cada uno le corresponderá la tercera parte, es decir, $2.500 por mes. El registro en forma de Libro Diario será:
REGISTRO LIBRO DIARIO Cuenta
Débito Intereses cobrados por anticipado $2.500
Crédito
Ingresos - Intereses
$2.500
En el libro mayor, en cada una de esas fechas, marzo 31, abril 30, mayo 31, se irá debitando la cuenta “Intereses Cobrados por Anticipado” de modo que su saldo vaya disminuyendo para que finalmente en mayo 31 del año 1 sea cero. En cambio, la cuenta “Ingreso-Intereses” se irá acreditando hasta que finalmente en mayo 31 de dicho año, tenga registrados los intereses de los 3 meses. Así:
REGISTRO LIBRO MAYOR Intereses cobrados por anticipado $7.500 Marzo 1 - año 1 $2.500 Marzo 31 - año 1 $2.500 Abril 30 - año 1 $2.500
Ingreso - Intereses $2.500 $2.500 $5.000
1.2.3. Gastos acumulados por pagar Se reconoce contablemente que hay gastos acumulados por pagar cuando al finalizar un periodo detectamos que existen servicios que han sido consumidos pero cuyo pago y contabilización aún no se ha realizado. Esto habitualmente ocurre cuando el prestador del servicio no hace llegar oportunamente la factura de cobro correspondiente a cada periodo. Deben contabilizarse en cuentas del Pasivo que permitan acumular allí el valor de los servicios pendientes de pago y que lógicamente se cancele al hacer el desembolso respectivo.
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CONCEPTO DE GASTO
CUENTA DEL PASIVO
Arrendamiento Honorarios Intereses Mantenimiento Salarios Transporte
Arrendamiento Honorarios Intereses Mantenimiento Salarios Transporte
ACUMULADOS POR PAGAR
Es conveniente insistir en que los ajustes se hacen al final de cada periodo para incluir el servicio utilizado dentro de los Gastos del periodo y reconocer la deuda dentro del Pasivo. Al aumentar los gastos se debe DEBITAR la cuenta de gastos correspondientes al servicio utilizado y al aumentar los pasivos se debe ACREDITAR la respectiva cuenta del grupo “Gastos Acumulados por Pagar”
Ejemplo: En noviembre 30 del año 1 en el Deportivo Independiente MEDELLÍN, antes de elaborar los Estados Financieros mensuales, detectan que no se han pagado los salarios correspondientes al mes de noviembre por valor de $80 mil. A pesar de que todavía no se ha hecho el pago, es necesario hacer un ajuste para reconocer el gasto, aumentando la cuenta “Gastos Salarios” y para reconocer la deuda, aumentando la cuenta “Salarios Acumulados por Pagar” por el valor de $80 mil correspondientes a los salarios pendientes de pago. En noviembre 30 del año 1, es necesario entonces DEBITAR la cuenta “Gasto Salarios” porque, al aumentar, las cuentas de gastos se deben debitar y ACREDITAR la cuenta “Salarios Acumulados por Pagar” porque, al aumentar, las cuentas del pasivo se deben acreditar. En el Libro Diario el registro será:
REGISTRO LIBRO DIARIO Cuenta Gastos - Salarios Salarios acumulados por pagar
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Débito $80.000
Crédito $80.000
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El registro en el Libro Mayor implica abrir en el grupo de cuentas del Pasivo la cuenta “Salarios Acumulados por Pagar” la cual se acredita al final de cada mes con el valor de los salarios pendientes de pago y se debitará en el momento de hacer los pagos respectivos. Si suponemos adicionalmente que los salarios del mes de diciembre por valor de $70 mil tampoco se pagaron oportunamente y que el pago de los salarios de noviembre y diciembre se hace en enero 5 del año siguiente, las cuentas del mayor tendrán, hasta diciembre 31, los siguientes registros:
REGISTRO Gastos salarios $80.000 $70.000
Noviembre 30 - año 1 Diciembre 31 - año 1
Salarios acumulados por pagar $80.000 $70.000 $150.000
La cifra de $150 mil que tiene la cuenta de “Salarios Acumulados por Pagar” en diciembre 31 del año 1 refleja la situación real de la empresa en esa fecha y por lo tanto, el Balance General que se elabore informará más razonablemente la situación financiera del negocio, que era lo que se pretendía con el ajuste. En enero 5 del año siguiente, al pagar los salarios atrasados, se hará un registro simple en el cual se debite la cuenta “Salarios Acumulados por Pagar” y se acredite la cuenta “Disponible” por $150.000.
1.2.4. Ingresos acumulados por cobrar Se reconoce contablemente que hay ingresos acumulados por cobrar cuando al finalizar un periodo detectamos que existen servicios que han sido realizados o prestados, cuyo dinero aún no hemos recibido ni tampoco contabilizado. Deben ser contabilizados en la cuenta del Activo que permitan acumular el valor de los servicios pendientes de cobro y que lógicamente se cancelen al recibir el dinero respectivo.
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CONCEPTO DE INGRESO
CUENTA DEL ACTIVO
Arrendamiento Honorarios Intereses Mantenimiento Reparaciones Transporte
Arrendamiento Honorarios Intereses Mantenimiento Reparaciones Transporte
ACUMULADOS POR COBRAR
Es conveniente insistir en que los ajustes se hacen al final de cada periodo para incluir el servicio realizado dentro de los Ingresos del periodo y reconocer la deuda a favor de la empresa como un Activo. Al aumentar los ingresos se debe ACREDITAR la cuenta de ingresos correspondiente al servicio realizado y al aumentar los activos se debe DEBITAR la respectiva cuenta del grupo “Ingresos Acumulados por Cobrar”.
Ejemplo: En julio 31 del año 1 en el Hotel Buena Vista S.A., antes de elaborar los Estados Financieros mensuales, detectan que aún no se han facturado servicios de alojamiento por valor de $45 mil correspondientes a clientes que se alojaron en julio y abandonarán el hotel en los primeros días del mes de agosto. A pesar de que aún no se ha recibido el pago, es necesario que en esa fecha se haga un ajuste para reconocer el ingreso, aumentado la cuenta “Ingreso – Alojamiento” y para reconocer la deuda a favor del hotel, aumentando la cuenta “Alojamiento Acumulado por Cobrar” en $45 mil correspondientes al alojamiento pendiente de cobro. En julio 31 del año 1 es necesario entonces ACREDITAR la cuenta “Ingreso – Alojamiento” porque, al aumentar, las cuentas de ingresos se deben acreditar y DEBITAR la cuenta “Alojamiento Acumulado por Cobrar” porque, al aumentar, las cuentas del activo se deben debitar. En el Libro Diario el registro será:
REGISTRO LIBRO DIARIO Cuenta Alojamiento acumulado por cobrar Salarios acumulados por pagar
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Débito $80.000
Crédito $80.000
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El registro en el Libro Mayor implica abrir en el grupo de cuentas del Activo la cuenta “Alojamiento Acumulado por Cobrar”, la cual se debita al final de cada mes con el valor de los alojamientos pendientes de cobro y se acreditara en el momento de hacer los cobros respectivos. Si suponemos adicionalmente que los alojamientos pendientes de cobro en el mes de julio se recaudan el día 10 del mes siguiente, las cuentas en el libro mayor tendrán los siguientes registros:
REGISTRO LIBRO MAYOR Alojamiento acumulado por cobrar $45.000
Ingreso - Alojamiento $45.000 Julio 31 - año 1 Agosto 10 - año 1
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$45.000
Disponible $45.000
La cifra de $45 mil que tiene la cuenta “Alojamiento Acumulado por Cobrar” en julio 31 del año 1 refleja la situación real de la empresa en esa fecha y por lo tanto el Balance General que se elabore informara más razonablemente la situación financiera del negocio que era lo que se pretendía con el ajuste. En agosto 10 al recibir el pago, el saldo de la cuenta queda en cero.
1.2.5. Consumo de materiales Para contabilizar el gasto correspondiente al uso de materiales de consumo es posible implementar un procedimiento de ajustes que se basa en los siguientes puntos: Utilizar una cuenta del activo denominado “Materiales” en la que se registran como débitos todas las compras de dichos materiales y la cual es necesario tener claramente diferenciada de la cuenta de “Inventarios” utilizada en empresas comerciales para contabilizar el valor de las mercancías para la venta y en las empresas industriales para contabilizar el valor de las materias primas y los productos para la venta.
Al finalizar el periodo contable hacer un inventario físico de los materiales que quedaron disponibles con su correspondiente precio de compra.
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Calcular aproximadamente el valor de los materiales consumidos durante el periodo, estableciendo la diferencia entre el saldo de la cuenta “Materiales” y el valor de los materiales que quedan disponibles al final el periodo, mediante la siguiente formula:
MATERIALES CONSUMIDOS = SALDO DE CUENTA MATERIALES - INVENTARIO FINAL DE MATERIALES
Contabilizar la diferencia así establecida como un aumento en el valor de los gastos y una reducción en el valor de la cuenta “Materiales”, mediante un registro DEBITO en la cuenta “Gasto – Materiales” y un registro crédito en la cuenta “Materiales”. El registro en el Libro Diario será así:
REGISTRO LIBRO DIARIO Cuenta Gasto - Materiales Materiales
Débito XXXX
Crédito XXXX
1.2.6. Depreciación Para reconocer la disminución en el valor del activo, en lugar de acreditar la cuenta del respectivo activo, se utilizan cuentas en las cuales se acumula, durante toda la vida útil del activo, el valor de la depreciación que ya ha sido registrada como gastos. Las cuentas en cuestión se consideran como parte de los activos pero con la característica de representar un menor valor de ellos, por tal motivo se presentan en el Balance General inmediatamente después de la cuenta del respectivo activo pero restándose. Estas últimas reciben la denominación de “Depreciación Acumulada” y para cada tipo de activos fijos se utiliza una cuenta específica, así: “Depreciación Acumulada - Muebles “, “Depreciación Acumulada – Equipos”, Etc. Al registrar la depreciación estas cuentas de deben Acreditar. Para contabilizar la depreciación de un periodo contable, el registro en el Libro Diario tiene la siguiente estructura:
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REGISTRO LIBRO DIARIO Cuenta Débito Gasto - Depreciación XXXX Depreciación acumulada
Crédito XXXX
En el libro Mayor, las cuentas contienen la siguiente información:
REGISTRO LIBRO MAYOR Gasto depreciación - Muebles XXXX
Depreciación acumulada - Muebles XXXX
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS De Rojas, G. C. (2004). Contabilidad para la gestión empresarial. Thomson. Ortiz Anaya, H. (2003). Finanzas básicas: para no financieros. Bogotá: Thomson. Warren, C. S., Reeve, J. M., & Fess, P. E. (2000). Contabilidad Financiera. Thomson.
