MINISTERIO DE EDUCACIÓN DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN DE JÓVENES Y ADULTOS DIRECCIÓN DE ALFABETIZACIÓN Y EDUACIÓN PRIMARIA DE JÓVENES Y ADULTOS
Diplomado en línea dirigido a Técnicos Nacionales, Departamentales y municipales de la Dirección General de Educación de Jóvenes y Adultos del Ministerio de Educación
PowerPoint Avanzado
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Contenido I. Introducción ....................................................................................................................................
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II. Herramienta lectora .....................................................................................................................
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III. Opciones de Revisión ................................................................................................................
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IV. Procesamiento de información .................................................................................................
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V. Exportar un presupuesto a PowerPoint .................................................................................
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VI. Gráficos SmartArt .....................................................................................................................
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VII. Características de una buena presentación ........................................................................
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VIII. Bibliografía ................................................................................................................................. 18
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I. Introducción PowerPoint, aunque es un programa de presentación que también puede ser utilizado para procesar información y desde luego usarlo en forma integral, junto con el resto de aplicaciones de Microsoft Office. Si analizamos PowerPoint como una herramienta integral de Microsoft Office, podremos tener más beneficios en su uso. Entre los usos más destacados que PowerPoint, podemos destacar los siguientes: •
Usarlo como programa de presentación
•
Usarlo como herramienta lectora
•
Usarlo para corregir Ortografía
•
Usarlo para procesar datos (textos, números e imágenes )
•
Usar Word vinculado a Excel, PowerPoint u otro programa
En este módulo vamos a explorar y aprender a usar las herramientas de PowerPoint. Asimismo, vamos utilizar las opciones de Revisión y vamos a exportar una tabla de presupuesto desarrollada en Word a PowerPoint. Además vamos a usar las opciones de copiar y pegar e integrar PowerPoint con Excel y Word. El Ministerio de Educación de Nicaragua, a través de la Dirección General de Educación de Jóvenes y Adultos, promueve el uso de las TIC y los programas de oficina desde una perspectiva más integradora, es decir, haciendo énfasis en que los programas oficina pueden servir para fortalecer nuestro hábito por la lectura, nuestras capacidad de redacción y comunicación.
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El presente documento Word Avanzado es un pequeño manual que busca brindar información y consejos a técnicos nacionales, departamentales y municipales, de la Dirección General de Educación de Jóvenes y Adultos del Ministerio de Educación, para garantizar la efectividad en el desempeño con el uso de los programas de oficina.
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II. Herramienta lectora PowerPoint también puede verse como una herramienta lectora y no sólo de presentación, aunque su uso preponderante. Y decimos que es una herramienta lectora porque los conferencista, generalmente, envían sus presentaciones para que los participantes de sus conferencias para que las lean. Analicemos algunas técnicas de lectura. La barra de estado de PowerPoint, en la parte inferior derecha de la pantalla, contiene tres íconos con opciones de lectura: Normal , Clasificador de diapositivas , y Presentación con diapositivas. Adicionalmente tiene una herramienta de Zoom, que permite alejar o acercar las diapositivas.
Haciendo clic sobre el signo + y – se puede manipular el Zoom fácilmente. Coloque el puntero del ratón encima de cada ícono y lea los mensajes que aparecen en pantalla. La barra de desplazamiento vertical de PowerPoint no tiene más recursos que poder desplazar una presentación hacia arriba o hacia abajo, según las imágenes de flecha. Las opciones descritas des critas anteriormente también se pueden encontrar en la ficha Vista .
Haga clic en el ícono que dice Presentación con diapositivas, ubicado en la parte inferior de la barra de tareas . La presentación ocupará la pantalla completa. Analice cada una de las diapositivas haciendo clic con el mouse encima de la
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pantalla o usando las teclas de dirección, derecha para avanzar o izquierda para regresar. Haga clic con la parte derecha del ratón y explore las opciones que aparecen en el menú desplegable.
En el modo de pantalla completa, aparentemente, no existen botones de comandos, pero si desliza el puntero del ratón en la zona inferior izquierda, notará que se resaltan varios botones de comandos, entre ellos botones con símbolos de flechas para desplazarse hacia la derecha o izquierda. Abra una presentación y explore esos botones de comandos hasta tener dominio pleno de la interfaz en pantalla completa y de los botones de comandos para leer.
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III. Opciones de Revisión PowerPoint tiene incorporado también herramientas de ortografía ubicadas en la ficha Revisión. Revisión. En la ficha Revisar encontraremos Revisar encontraremos bajo la imagen ABC, Ortografía, Ortografía, luego los íconos de Referencia, Referencia , Sinónimos y Traducir . Antes de operar estas opciones, es necesario configurar las opciones de Revisión. Para tal efecto, haga clic en el íconoPersonalizar ícono Personalizar barra de herramientas herramientas, en la parte superior de la interfaz, seleccionamosMás seleccionamos Más comandos, comandos, luego de lo cual escoja la opción Revisión. Revisión.
Deberá leer y revisar con cuidado cada una de las l as opciones que se presentan en este cuadro de diálogo. Una vez leído, seleccione las opciones que más le convengan. Puede hacer uso de la Ayuda de PowerPoint, haciendo clic en F1, si quiere profundizar en algunos conceptos (de (de nuevo, leer es la llave para el aprendizaje). aprendizaje). Una vez configurada la opción de Revisión, Revisión, puede empezar a utilizar las opciones de Ortografía haciendo un clic en el botón correspondiente. Esta opción se utiliza, generalmente, al finalizar la redacción de un documento. Si por ejemplo escribimos: La manera mas eficaz para aprendiendo un programa de informática es leyendo los mensjes del icono o i mágenes, poniendo poniendo el puntero del mouse en esos elmenetos… Inmediatamente Inmediatamente PowerPoint va a subrayar en rojo los errores detectados, en este caso: mensjes y elmenetos. elmenetos. Si colocamos el puntero del mouse sobre las palabras en rojo y hacemos clic en la parte derecha del mouse, aparecerá un menú contextual con sugerencias para escoger de un grupo de palabras. Desde luego se requiere conocer de ortografía para hacer la selección correcta.
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En mensjes, por ejemplo, aparecerá mensajes y manjes, entre otras palabras sugeridas. La puede sustituir simplemente dando un clic a la palabra correcta. En elmenetos, saldrán varias opciones, entre ellas la expresión correcta, elementos. elementos . Igual sucederá con otras palabras que estén mal escritas. También podemos escoger sinónimos de las palabras usadas. A veces es fácil escoger un sinónimo, pero esto puede presentarse a confusiones. En ese caso podemos hacer uso del comando Referencia, un comando que permite buscar la palabra en el diccionario de la Real Academia española. En caso que nos funcionen adecuadamente algunas opciones, podemos podemos trasladar los textos para revisarlos en Word, en donde tenemos más opciones en el menú contextual (para ver el menú contextual, subraye la palabra y luego haciendo clic en la parte derecha, aparecerán las opciones de revisión). Aunque hemos logrado que PowerPoint nos corrija algunas palabras, podemos observar que el corrector no identificó el mal uso del gerundio aprendiendo. Lo que debemos advertir es que no podemos confiar la corrección ortográfica y de estilo enteramente a los programas de oficina, como siempre la formación académica es determinante. PowerPoint también corrige la ortografía, pero sus opciones de Redacción y Gramática son limitadas, por ende, es recomendable que el usuario utilice el procesador de textos, Word, para escribir y corregir sus textos.
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IV. Procesamiento de información Microsoft PowerPoint también tiene la herramienta Portapapeles, ubicada en la ficha Inicio, Inicio, en la parte inferior del grupo de comandos de Copiar y Pegar. Para desplegar el portapapeles haga clic en el Iniciador de cuadro de diálogo
.
Con el buscador de su preferencia, busque un artículo del escritor Mario Vargas Llosa, Llosa, cuyo título es Más información, menos conocimiento. conocimiento. Antes de empezar a leerlo abra el portapapeles de PowerPoint. Empiece a leer el texto y mientras vaya leyendo, seleccione las ideas principales del texto y apriete la tecla Ctrl., y la letra C simultáneamente, para copiar el texto. Una vez terminadas las copias selectivas, vuelva a la presentación en PowerPoint, y verá que todas las citas copiadas están almacenadas en el portapapeles. La selección hecha por nosotros, se presenta a continuación:
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Nicholas Carr, se hizo un profesional y un experto en las nuevas tecnologías de la comunicación sobre las que ha escrito extensamente en prestigiosas publicaciones de Estados Unidos e Inglaterra. Un buen día descubrió que había dejado de ser un buen lector, y, casi casi, un lector. Su concentración se disipaba luego de una o dos páginas de un libro, y, sobre todo si aquello que leía era complejo y demandaba mucha atención y reflexión, surgía en su mente algo así como un recóndito rechazo a continuar con aquel empeño intelectual . intelectual . A finales de 2007, él y su esposa abandonaron abandonaron sus ultramodernas instalaciones instalaciones de Boston y se fueron a vivir a una cabaña de las montañas de Colorado, donde no había telefonía móvil y el Internet llegaba tarde, mal y nunca. Allí, a lo largo de dos años, escribió el polémico libro que lo ha hecho famoso. Se titula en inglés The Shallows: What the Internet is Doing to Our Brains y, en español, Superficiales: ¿Qué está haciendo Internet con nuestras mentes? (Taurus, 2011). El libro de Carr es una reivindicación de las teorías del ahora olvidado Marshall MacLuhan, a quien nadie hizo mucho caso cuando, hace más de medio siglo, aseguró que los medios no son nunca meros vehículos de un contenido, que ejercen una solapada influencia sobre éste, y que, a largo plazo, modifican nuestra manera de pensar y de actuar. No es verdad que el Internet sea sólo una herramienta. Es un utensilio que pasa a ser una prolongación de nuestro propio propio cuerpo, de nuestro propio propio cerebro, el que, también, de una manera discreta, se va adaptando poco a poco a ese nuevo sistema de informarse y de pensar, renunciando poco a poco a las funciones que que este sistema hace por él y, a veces, mejor que él. La "inteligencia artificial" que está a su servicio, soborna y sensualiza a nuestros órganos pensantes, los que se van volviendo, volviendo, de manera paulatina, dependientes dependientes de aquellas herramientas, herramientas, y, por fin, en sus esclavos. ¿Para qué mantener fresca y activa la memoria si toda ella está almacenada en algo que un programador de sistemas ha llamado "la mejor y más grande biblioteca del mundo"? ¿Y para qué aguzar la atención si pulsando las teclas adecuadas los recuerdos que necesito vienen a mí, resucitados por esas diligentes máquinas? Joe O'Shea, filósofo de la Universidad Universidad de Florida, afirme: "Sentarse "Sentarse y leer un libro de cabo a rabo no tiene sentido. No es un buen uso de mi tiempo, ya que puedo tener toda la información que quiera con mayor rapidez a través de la Web. Cuando uno se vuelve un cazador experimentado en Internet, los libros son superfluos". Lo atroz de esta frase no es la afirmación final, sino que el filósofo de marras crea que uno lee libros sólo para "informarse". "informarse". Es uno de los los estragos que puede causar la adicción frenética a la pantallita. La revolución de la información está lejos de haber concluido. Por el contrario, en este dominio cada día surgen nuevas posibilidades, logros, y lo imposible retrocede velozmente. ¿Debemos alegrarnos? Si el género de cultura que está reemplazando a la antigua nos parece un progreso, sin duda sí. Pero debemos debemos inquietarnos si ese ese progreso significa aquello aquello que un erudito estudioso de los efectos del Internet en nuestro cerebro y en nuestras costumbres, Van Nimwegen, 9
dedujo luego de uno de sus experimentos: que confiar a los ordenadores la solución de todos los problemas cognitivos reduce reduce "la capacidad de nuestros nuestros cerebros para construir construir estructuras estables de conocimientos". En otras palabras: cuanto más inteligente sea nuestro ordenador, más tontos seremos
Una vez que haya terminado de copiar el texto al portapapeles de PowerPoint, inserte un Cuadro de texto en una diapositiva y coloque el primer texto copiado ahí. Inserte las restantes diapositivas para colocar el resto de las citas copiadas, previo a la inserción de un cuadro de texto, si es necesario. Una vez que haya colocado el texto, puede resumirlo y ajustarlo a sus necesidades de presentación. Incluso puede parafrasear los textos de Vargas Llosa o eliminar aquellos elementos repetitivos. Escoja un título para su presentación. Una vez que haya terminado de acomodar el texto, descargue de la Web fotografías de los personajes que se mencionan en el artículo, incluso la portada del libro. Use siempre el portapapeles para copiar las imágenes y luego péguelas en PowerPoint. Posteriormente, vaya a la ficha Diseño, seleccione un tema que se ajuste al mensaje del artículo Más información, menos conocimiento. conocimiento. El Portapapeles de Microsoft Office permite copiar varios elementos de texto y gráficos y pegarlos en otro documento. Igualmente, puede copiar imágenes y hojas de cálculo. Puede copiar hasta 24 ítems, luego de lo cual puede borrarlos, y nuevamente utilizarlo como memoria temporal.
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V. Exportar un presupuesto a PowerPoint Una vez que Ud., ha elaborado su presupuesto en Word o Excel, puede copilarlo directamente en PowerPoint haciendo uso de las técnicas de copiar y pegar, que es parte del procesamiento de información. Suponga que el presupuesto elaborado es el siguiente (desarrollado en ): Word ): Rubro
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Total
1. Salarios
1000
1000
1000
1000
4000
2. Prestaciones
2100
2100
2100
2100
8400
0
1500
0
1500
3000
500
500
500
500
2000
5. Agua, luz, tel.
1200
1200
1200
1200
4800
Total
4800
6300
4800
6300
22200
3.Capacitaciones 4. Papelería
PowerPoint tiene varias opciones para pegar información una vez que ha sido copiada, a saber: o
Pegar
o
Pegado Especial
o
Pegar como hipervínculo
La forma más efectiva de pegar la tabla del presupuesto es hacer uso de las opciones de Pegado Especial . En el cuadro de pegado salen varias 11
alternativas: Formato HTML, Objeto de Documento Word, y diferentes formatos de imágenes , además de Pegar Vínculo .
Tratándose de una tabla de Word es una buena decisión usar Pegado Especial , y desde el cuadro de diálogo, escoger Pegar Vínculo . La ventaja de pegarlo de esa manera es que si se hace un cambio en la tabla de Word, se actualizará en PowerPoint en forma simultánea. La tabla se puede ampliar e incluso editarla in situ desde PowerPoint. Para editar la tabla de presupuesto, selecciónela, y luego haga clic con la parte derecha del mouse, y escoja Objeto Documento Vinculado , Editar o Abrir . Una vez que lo tenga abierta la tabla de presupuesto desde PowerPoint puede hacer los cambios que quiera, y después cerrar Word. Si el presupuesto hubiese sido desarrollado en Microsoft Excel el procedimiento es el mismo. Simplemente copie la tabla de Excel, abra PowerPoint y en una diapositiva en blanco haga uso de las opciones de Pegado Especial , Pegar Vínculo. Esta
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manera de copiar y pegar asegura también que si Ud., hace ajustes en la tabla hoja de cálculo de Excel, igualmente, los datos se ajustarán en PowerPoint. Igualmente, puede hacer con los gráficos de Excel, es una mejor manera. En este proceso de copiar y pegar también se podría pegar el presupuesto como imagen, que puede ser una opción favorable, pues la imagen se puede achicar o agrandar, según las necesidades de diseño,.
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VI. Gráficos SmartArt Los gráficos SmartArt, son una potente herramienta de los programas de presentación, presentan una particularidad en PowerPoint pues esta opción aparece en la ficha Inicio y también en Insertar. La diferencia es que en el primer caso puede convertir un texto estructurado en un gráfico SmartArt y en el segundo, tiene que construirlo desde el comienzo. Haga la prueba, poniendo el puntero del ratón en cada uno de esos comandos y leyendo los pequeños cuadros de diálogo.
Existen diferentes tipos de estos gráficos, que pueden ser de Proceso , Jerarquía , Ciclo o Relación . Un tipo es similar a una categoría de gráfico SmartArt y cada tipo contiene varios diseños diferentes. Los gráficos SmartArt se pueden utilizar en forma más automática como parte del procesamiento de la información , que es clave en el aprendizaje de los programas de oficina. Un ejemplo de automatización sería por ejemplo graficar el siguiente temario sobre Branding Corporativo: 14
•
Comunicación de la Identidad Corporativa •
•
Conducta Corporativa •
Conducta Externa
•
Conducta Interna
Comunicación Corporativa •
Comunicación Comercial
•
Comunicación Institucional
Debe seleccionar todo el texto y luego ir a Inicio, Convertir a SmarArt y el resultado sería el siguiente gráfico:
El sentido de automatización del procesamiento de trabajo debe ser una constante en el uso de los programas de oficina y la exploración de las diferentes opciones que tiene la suite de Microsoft Office (si usa OpenOffice , el usuario debe tener la misma perspectiva y capacidad de manipulación ).
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VII. Características de una buena presentación Steve Job, el célebre fundador de la empresa de tecnologías, Apple Cumputer, se ha convertido aún después de su muerte, en un modelo de expositor, por sus presentaciones espectaculares. Job, cautivaba a la audiencia. Según la revista, BusinessWeek , el controversial líder de Mac, antes de hacer una presentación aplicaba diez principios: 1. Establecer un tema de la presentación, el concepto clave sobre el que va a girar todo el discurso, y comunicarlo al principio o varias veces durante el mismo. 2. Demostrar entusiasmo. Debe disfrutar mientras se hace la presentación, expresando entusiasmo y vigor. 3. Proporcionar un esquema mental. Puede comenzar enumerando cuatro a cinco puntos a desarrollar en su exposición. pre sentación, analizarlas en contexto y en 4. Las cifras debe formar parte de la presentación
forma gráfica. Las cifras aisladas cansan, al igual que su exceso. presentac ión sea inolvidable. El público debe 5. Hacer que un momento de la presentación
recordar al menos algo de la presentación por méritos propios. 6. Las diapositivas deben tener fuerza visual v isual. Y con poco texto. Menos es más. Ensayar más y escribe menos. Aprenderse algunos temas de memoria. 7. Enfoque multimedia. Se deben incluir gráficos, fotos, películas. Se debe invitar a alguien a colaborar en la presentación. No conviertas tu presentación en un circo, ni tampoco en un entierro. 8. Los fallos. Tienes que estar preparado por si algo va mal y, en ese caso, salir airoso. Debe revisar una hora o dos horas antes el cañón de las presentaciones. Tienes que divertirte para divertir a los demás. 9. Céntrate en las ventajas. ¿Por qué resulta beneficioso? ¿Cuáles son los puntos fuertes? Responde las preguntas de la audiencia sin que ellos las hagan, anticípate a sus posibles preguntas. 16
10. Ensayar. Ensayar hasta lograr pleno domino del tema. Es recomendable utilizar un control de mando durante las presentaciones, así no tendrá que utilizar a otra persona para que despliegue las diapositivas. Si no tiene control de mando, programe el tiempo en que quiere que se desplacen sus diapositivas, mientras Ud., expone. Durante su exposición, no lea literalmente lo que dicen los textos de las diapositivas. Sólo ayúdese para recordar y haga parafasias de los textos. Muévase alrededor o dentro del público, según sean las condiciones. No se quede estático. Haga uso de las manos y la entonación de su voz para darle fuerza a su exposición. Las diapositivas de PowerPoint solo son un medio para comunicarse, la verdadera comunicación dependerá de la claridad y fuerza de sus mensajes.
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VIII. Bibliografía http://office.microsoft.com/es-es/training/descripcion-generalRZ010068986.aspx?section=1 Recuerde consultar la Ayuda de Microsoft PowerPoint, haga clic en F1 Estrada, Eduardo. Cómo leer en la era digital. Editorial Digital Gorki. Estrada, Eduardo. Copiando y Pegando. Editorial Digital Gorki. http://www.aulafacil.com/Word/temario.htm La Biblia Microsoft PowerPoint
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