Manual de Normas y Procedimientos

INVERSIONES G.D.P.

Fecha: 20/06/2011

Rif. V 12613149-0 Dirección: Avenida Dirección: Avenida Central al lado del Circulo Militar. La Concordia

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Página: 1 de 21 Código: T4NB

AREA: DEPARTAMENTO DE COBRANZA ASUNTO: DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO DE LA FRONTERA IUFRONT SEDE SAN CRISTOBAL


Elaborado por: Velazco D, Johan A. Velazco D, Vanessa Contreras G, Wuendy

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INDICE INDICE

2

INTRODUCCION

3

OBJETIVO DEL MANUAL

4

DEPARTAMENTO DE VENTA

5

OBJETIVO, ALCANCE Y NORMAS

6

PROCEDIMIENTO 1

7

DEPARTAMENTO DE ALMACEN

11


12

PROCEDIMIENTO 2

13

DEPARTAMENTO DE COBRANZA

16


17

PROCEDIMIENTO 3

18

INTRODUCCION


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AREA: DEPARTAMENTO DE COBRANZA ASUNTO: DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

Por disposición de la Ley, se crea en la empresa Inversiones G.D.P que está encargada en la distribución de Lubricantes para todo tipo de vehículos y por ende un Manual de Normas y Procedimientos, que informa a los empleados de los Departamentos y Funciones realizadas por los mismos, este es realizado de manera minuciosa y rigurosa; tomando en cuenta que cada paso

de los

procedimientos sea hecho al pie de la letra. Igualmente

todas

las

observaciones

y

sugerencias

orientadas

al

mejoramiento del siguiente manual, serán atendidas por los departamentos pertinentes con el mayor compromiso institucional.

OBJETIVO DEL MANUAL Elaborado por: Velazco D, Johan A. Velazco D, Vanessa Contreras G, Wuendy

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GENERAL Establecimiento de los lineamientos organizacionales, que controlen el desarrollo y cumplimiento que las funciones que se lleven a cabo en Inversiones G.D.P.

ESPECIFICO: Organización en el manejo de las funciones de cada departamento y sus empleados, para que no hayan mal funcionamiento, llevando a cabo con orden y disciplina los pasos adecuados para realizar un proceso de manera concreta y correcta.


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DEPARTAMENTO DE VENTAS


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OBJETIVO: Este departamento se encarga en desarrollar y manipular el producto con la responsabilidad de su distribución física, con estrategias, financiamientos, estudio de mercadeo promociones y servicios. Por lo

cual

debe

establecer una organización

y

determinar

los

procedimientos del personal su dirección y coordinación del trabajo.

ALCANCES: Planear, ejecutar y hacer cumplir las funciones respectivas, siendo este uno de los departamentos más importantes dentro de esta empresa, ya que las gestiones del mismo son el equilibrio fundamental para el desarrollo a nivel nacional y el éxito en las ventas.

NORMAS: 1. Fijarse metas y cumplirlas 2. Crearse propósitos claros y concisos 3. Flexibilidad a la hora de la elaboración de un plan estratégico acorde al desarrollo de las ventas. 4. Debe procurarse contar con opiniones de diversas personas, sobre todo sus puntos de vista representan ángulos distintos y complementarios


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PROCEDIMIENTO 1 VENTA DEL LUBRICANTE RESPONSABLE Vendedor

ACCION Visitar clientes para la venta del lubricante •

Revisar la lista de clientes

•

Organizar a los clientes por zona

•

•

Cliente

Dirigirse al local para la visita del cliente Revisar el inventario

•

Verificar si hace falta el producto o no

•

Si hace falta pedir el producto al vendedor. Llenar los datos del cliente y el producto que pidió

•

Vendedor

•

Entrega al cliente original y copia del recibo de

•

Cliente

pedido Revisa conforme y sella el original y copia,

•

aceptando el pedido Se queda con la copia Lleva el original firmado y sellado.

•

Vendedor

•

Entrega a la secretaria el pedido Recibe el pedido, lo revisa y sella

•

Secretaria

•

Saca una copia del pedido y el original lo archiva

•

•

Vendedor

VENDEDOR

INICIO Elaborado por: Velazco D, Johan A. Velazco D, Vanessa Contreras G, Wuendy

Entrega al vendedor la copia Guarda la copia del pedido

•

CLIENTE Revisado por:

SECRETARIA Aprobado por:

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Visitar clientes para la venta de lubricante

Revisar lista de clientes

Organizar los clientes por zona Ir al local para la visita del cliente Revisar el inventario

Verificar si hay producto Mandar a venir al vendedor otro día

Pide

NO SI Pedir al vendedor el lubricante A

VENDEDOR

CLIENTE

SECRETARIA

A

Elaborado por: Llenar los Velazco D, Johan datos delA. Velazco D,cliente Vanessa Contreras G, Wuendy

Entregar original Recibo dely Llevar original Original copia del pedido Entregar a la firmado y del recibo recibo del secretaria

Revisado por:

Recibir conforme, Copia del sella el recibo original y

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B

VENDEDOR

CLIENTE

SECRETARIA B

Elaborado por: Velazco D, Johan A. Velazco D, Vanessa Contreras G, Wuendy Copia del Recibir la recibo copia FINy

Revisado por:

Recibir el Aprobado por: pedido, revisar y sellar

Original y copia Copiadel delal Entregar recibo recibo la vendedor

P

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DEPARTAMENTO DE ALMACEN


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OBJETIVO: Este departamento se encarga en el manejo de la mercancía, su embalaje, inventario y organización a la hora del despacho del producto al cliente correspondiente ALCANCES: Planear, ejecutar y hacer cumplir las funciones y el buen manejo del producto para evitar daño y preparación de envío. NORMAS: 1. Seguir paso a paso las normas para despachar y almacenar producto. 2. Organización y buen desempeño del inventario de los productos en existencias y los que ya se han despachados. 3. Portar el equipo reglamentario que se utilizan en el almacén. 4. Todos los informes deber estar firmados y con letra legible

PROCEDIMIENTO 2 DESPACHO DEL LUBRICANTE RESPONSABLE Elaborado por: Velazco D, Johan A. Velazco D, Vanessa Contreras G, Wuendy

ACCION Revisado por:

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Almacén

•

•

Verifica el pedido lo firma y envía al depósito. Revisa el pedido y saca copia para archivar

•

Busca en stock el producto

•

Si hay hace el recibo de depósito sino lo hay lo

•

Deposito

Revisa el pedido de mercancía

archiva

Almacén

•

Hacen un recibo de entrega de lubricantes

•

Envían el lubricante a almacén con recibo original y

•

copia Recibe original y copia de entrega de mercancía y el pedido de lubricante

•

Verifican la mercancía con el pedido

•

Si esta correcto firman y sella.

•

Cargan la mercancía al transporte

•

Envían la mercancía surtiendo los puestos de ventas del lubricante

ALMACEN

DEPOSITO

INICIO

Revisar el Elaborado por: Revisado por: Velazco D, Johan A. Velazco D, Vanessa Contreras G, Wuendy Verificar, firmar y enviar al depósito

Aprobado por:

Revisar Buscar el en pedido el stock y Stoc Copia del pedido saca el copia producto k para

P

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NO T

SI Hacer un recibo de entrega del Enviar el lubricante con recibo a almacén original+y A

ALMACEN

DEPOSITO A

Elaborado por: Revisado por: Velazco D, Johan A. Velazco D, Vanessa Recibir original y Contreras G, Wuendy copia del recibo con Cargar Enviar Firmar Verificar mercancía mercancía, y sellar la al FIN mercancía surtiendo transporte con a losel

Aprobado por: Recibo de entrega

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DEPARTAMENTO DE COBRANZA


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OBJETIVO: Los responsables y administradores de este departamento, deben disponer y asignar los recursos y la autoridad, para el logro de la meta y la recaudación entera de los créditos de las ventas. ALCANCES: La recuperación optima de las ventas a crédito, esto conlleva a la mejor eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos obteniendo así una buena planificación y ganancias de la empresa NORMAS: 1. Servicio insuperable en el manejo de las líneas de crédito 2. Excelencia en el servicio tanto en los usuarios internos como externos 3. Calidad, responsabilidad al trabajo y comunicación entre los encargados


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PROCEDIMIENTO 3 COBRO DE LA MERCANCIA RESPONSABLE Secretaria

ACCION Facturar el pedido •

•

•

Entrega a los vendedores Recibe las facturas

•

Organiza por zona el cobro

•

Vendedor

•

Cliente

Imprimir original y copia

•

Dirigirse al cliente Revisar la factura si concuerda con la orden de entrega

•

Vendedor

•

Cancelar el pedido Hacer la factura de cancelación y entregar copia firmada y sellada al cliente

•

Secretaria

•

•

Enviar al banco para deposito de la factura Recibir dinero en efectivo o cheque

•

Dirigirse al banco y depositar

•

Mensajero

•

Secretaria

Lleva a la secretaria el cobro de la factura Revisar el cobro y la copia de la factura

•

Entregarle a la secretaria el bauche con el deposito Recibe y envía el bauche por correo a la oficina principal.

SECRETARIA

VENDEDOR

CLIENTE

MENSAJERO

INICIO Elaborado por: Revisado por: Facturar el Velazco D, Johan A. Velazco D, Vanessa Contreras G, Wuendy Imprimir original y copia Entregar a los Hacer la factura Organizar por Ir donde el la vendedores yRecibir entregar zonas el cobro Factura

Aprobado por:

Cancelar Revisar la el

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A

SECRETARIA

VENDEDOR

CLIENTE

MENSAJERO

A


Revisado por:

Aprobado por:

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Copia de la factura

Llevar a la secretaria cobro de la Revisar el cobro y la copia de la

Enviar al banco para el depósito del dinero Recibir dinero

Ir al banco a depositar

Entregar el bauche a la

B

SECRETARIA

VENDEDOR

CLIENTE

MENSAJERO

B

Elaborado por: Recibir el Velazco D, Johan A. Velazco D, Vanessa bauche y Contreras G, Wuendy enviarlo por Bauche correo bauche a la FIN secretari

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