MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
INTRODUCCIÓN El manual de organización y funciones de la florería “DiloconRosas ”, es un documento de gestión institucional, operativo; en el cual se detalla la estructura orgánica, funciones, relaciones de Coordinación y tareas de las diferentes unidades orgánicas de la Institución, en estrecha relación con co n el regl reglam amen ento to de orga organi niza zaci ción ón y Func Funcio ione nes, s, el cuad cuadro ro para para asignación y presupuesto analítico de personal. Asimismo, determina los cargos dentro de la estructura orgánica, del Cuadro para asignación de personal aprobado y las funciones específicas Que le compete desarrollar a la dirección regional agraria puno.
Finalidad El presente Manual de Organización y Funciones es un instrumento de gestión que describe las funciones de la unidad orgánica, así como las funciones a nivel de cargo específico de la Gerencia General de ventas de la florería “DiloconRosas”.
Alcance Las funciones contenidas contenidas en el presente presente Manual deberán deberán ser cumplidas por el gerente general de del área de ventas de la empresa.
Actualización El pres presen ente te Manu Manual al de Orga Organi niza zaci ción ón y Func Funcio ione ness será será ac actu tual aliz izad ado o cuan cuando do se prod produz uzca can n ca camb mbio ioss o mo modi difi fica caci cion ones es en la Estr Estruc uctu tura ra Orgánica o en el Reglamento de Organización y Funciones de la florería. A su vez este será comunicado de manera oportuna al encargado del área para evitar posteriores represarías o fallas en la empresa.
ORGANIGRAMA DE LA FLORERIA
PRESIDENCIA
VICEPRESIDENC IA
COMPRAS
VENTAS
ADMINISTRACI ON
PRODUCCION
RELACIONISTA PÚBLICO
VENDEDOR
GERENTE GENERAL DE VENTAS I. II.
Título del cargo: Gerencia General de ventas. Ubicación: Gerencia
III.
Superior inmediato: Vicepresidencia
IV.
Responsabilidad por personas: Supervisor de ventas, Vendedor directo.
Objetivo general La Gerencia General de ventas tiene como propósito, organizar, dirigir y coordinar el funcionamiento y desarrollo de la florería en cuanto al área de ventas de la florería “DiloconRosas“ de acuerdo a la política institucional establecida por la Presidencia y vicepresidencia de la florería.
Funciones del gerente de ventas Al Gerente General de ventas le competen las siguientes funciones: o
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Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas para el área. Proponer a la Presidencia y dirigir la aplicación de planes, presupuestos, organización, estrategias de acuerdo a los objetivos del área de ventas (promoción, productos, distribución y aumento del nivel de ventas). Evaluar el logro de objetivos y el desempeño del área a su cargo. Dirigir las acciones de mejora y rediseño de algunos procesos del área y la calidad del servicio. Participar en el seguimiento y evaluación del desempeño del personal a su cargo. Desarrollar acciones a realizar por el personal a su cargo. Supervisar la administración de los recursos humanos, financieros y materiales asignados a su área, para lograr una eficiente labor. Delegar las atribuciones necesarias para la mejor marcha del área (supervisor de ventas). Desempeñar las demás funciones que propias de su cargo que le son indicadas por la Presidencia o la Vicepresidencia de la empresa. Coordinar la elaboración y supervisión del presupuesto asignadas al área.
Acciones a realizar del gerente de ventas. •
Planificación de un presupuesto para el área de ventas, el cual será
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Implementar un programa para la promoción del producto. Tomar las decisiones administrativas y financieras necesarias para el buen desarrollo de las actividades de la empresa, mediante la emisión, análisis e interpretación oportuna de la información financiera Realización de un catálogo para los diferentes arreglos florales que se pretenden vender, todo ello para lograr la expansión de las ventas en el mercado. Promover actividades que permitan el incremento de ventas al mercado nacional.
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Realizar un plan de acción para promover el servicio delivery y la atención personalizada al cliente. Desarrollar actividades que permitan al área la maximización del presupuesto para ofrecer mejores servicios al cliente.
RELACIONISTA PÚBLICO Título del cargo: Relaciones Publicas.
I.
II.
Ubicación: Órgano de línea.
III. Superior inmediato: Gerente general de ventas. Responsabilidad: Vendedor.
V.
Objetivo general: El área Relaciones Publicas tiene como principal objetivo la coordinación y la búsqueda de la mejor fluidez de la a tensión al cliente. Así como la ejecución y coordinación de actividades orientadas a la divulgación de información y mejora de la imagen institucional.
Funciones del Relacionista Publico o
Proponer, organizar y evaluar las actividades de relaciones públicas de la florería.
o
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Elaborar y editar notas de prensa, artículos, boletines y revistas que permitan proyectar la imagen institucional, sobre la base de una adecuada información sobre acciones de la florería. Mantener debidamente informada, a la opinión pública regional y local, a través de los medios de comunicación social, de las actividades y eventos en los cuales se ve involucrada la florería. Analizar y evaluar las informaciones que emiten, sobre las acciones de la florería.
Acciones a realizar por el relacionista público: o
o
o
Elaboración de diferentes actividades con la finalidad promocionar a la florería. diseñar distintas campañas publicitarias de acuerdo a las temporadas de inscripción señaladas en el “Plan General de Desarrollo Anual” que es elaborado con su participación. Buscar la mejora continua en el servicio que se ofrece, de manera que se satisfagan las necesidades de compra que el cliente posee, todo ello con miras hacia la exportación y el adecuado uso de recursos financieros con los que cuenta el área.
VENDEDOR Título del cargo: vendedor
I. II.
Ubicación: Órgano de línea.
III.
Superior inmediato: Gerente general de ventas.
Funciones del vendedor: o
Establecer un nexo entre el cliente y la empresa.
o
Contribuir activamente a la solución de problemas.
o
Administrar su territorio de ventas.
o
o
o
Integrarse a las actividades de mercadotecnia de la empresa. Tener conocimientos de la empresa, de los productos y servicios que la empresa comercializa y del mercado para establecer la fidelización del cliente. Elabora documentos tales como: boletas, cartas, certificados, expedientes y demás documentos necesarios relacionados directamente con caja.
Acciones a realizar por el vendedor: o
Tener habilidades para las ventas para irse desarrollando con esfuerzo, disciplina y el apoyo de la empresa.
o
Habilidad para encontrar clientes
o
Habilidad para generar y cultivar relaciones con los clientes
o
o
o
o
o
Habilidad para determinar las necesidades y deseos de los clientes. Habilidad para hacer presentaciones de venta eficaces. Habilidad para cerrar la venta, mostrando empatía con los clientes al comento de la compra Habilidad para brindar servicios posventa. Habilidad para retroalimentar a la empresa de lo que sucede en el mercado
