MOF de la empresa divermotor para sus trabajadores de las areas en general, los cuales deben señirse a estos instructivos para una correcta utilizacio...
area : administracion, manual de organizacion y funcioes
TRABAJO PARA ADMINISTRACIONDescripción completa
MOF
Funciones de La Empresa Industrial
Definición de Empresa y Sus FuncionesDescripción completa
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Manual para organizacion y funcionesDescripción completa
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TRABAJODescripción completa
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MANUAL DE
ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA EMPRESA DIVEMOTOR S.A
PRESENTACION La estructura orgánica de la empresa DIVEMOTOR S.A ha sido aprobada por la gerencia general ue establece el esuema de organi!aci"n de la entidad # por lo tanto determina las áreas ue se harán cargo de las di$erentes acti%idades ue reuieren e$ectuarse para el normal desen%ol%imiento de la empresa # el logro de sus ob&eti%os. El manual de organi!aci"n # $unciones de la empresa DIVEMOTOR S.A establece las $unciones # responsabilidades del departamento de almac'n. Además( en el mismo precisan las $unciones esenciales de cada uno de los miembros ue la con$orman. La estructura orgánica establece la distribuci"n de responsabilidades en $orma arm"nica( ue permita alcan!ar los resultados esperados( a )n de cumplir con los ob&eti%os de la empresa. En tal sentido( el manual de organi!aci"n # $unciones del departamento de almacen.
Origen y objei!o e"#re$%ri%& La empresa DIVEMOTOR S.A la cual pertenece al rubro automotri! # se dedica a la comerciali!aci"n de autos( buses( camiones # a brindar ser%icio de *ost %enta desde el a+o ,--. DIVEMOTOR S.A es el representante o)cial de %eh/culos de las marcas Mercedes 0en!( 1eep( 2hr#sler( Dodge( RAM( 3reightliner # 4estern Star. *or otro lado( DIVEMOTOR S.A $orma parte de las empresas del 5rupo 6au$mann el cual tiene in%ersiones en otros pa/ses de la regi"n como *anamá( 2osta Rica # 7icaragua.
Actualmente DIVEMOTOR S.A cuenta con más de %einte sucursales a ni%el nacional. 0rindando una atenci"n de calidad en la %enta de autom"%iles. As/ mismo( DIVEMOTOR S.A se es$uer!a cada d/a por o$recer el me&or ser%icio post8%enta # brindar el ma#or stoc9 de repuestos. La empresa cuenta con más de ,::: traba&adores( # mantiene un proceso de me&ora continua( tanto en la atenci"n al cliente como en la capacitaci"n de su personal. DIVEMOTOR S.A cuenta con la certi)caci"n ISO; -::, # la moderna herramienta tecnol"gica SA*. Durante los
Mi$i'n Somos una empresa comerciali!adora de autos( buses( camiones # ser%icio post8%enta en el negocio automotri!( aseguramos la calidad del ser%icio de %enta # post8%enta logrando la lealtad # la satis$acci"n de nuestros clientes # la retribuci"n adecuada a los accionistas. 2ontribuimos al desarrollo de nuestra sociedad mediante nuestro compromiso de in%ersi"n a largo pla!o # el desarrollo personal # pro$esional de nuestros colaboradores.
Vi$i'n Ser l/der en los mercados en los ue competimos # ser reconocidos por la calidad del ser%icio ue prestamos.
V%&ore$ In$i()ion%&e$ Co&%bor%)i'n 0uscar llegar a las metas en euipo( # atender las necesidades del cliente sin perder el ritmo de traba&o.
Re$#on$%bi&i*%* =acer el traba&o a tiempo # con total tran sparencia.
Inegri*%*
0rindar in$ormaci"n e>acta # cumplir las $unciones con rectitud( $ranue!a # honestidad.
P%$i'n #or e& )&iene 2umplir con las necesidades del cliente( buscar satis$acer sus demandas # e>ceder sus e>pectati%as
Inro*())i'n Fin%&i*%* *e& "%n(%& El presente manual de organi!aci"n # $unciones tiene como )nalidad dar a conocer en $orma clara # de)nida las $unciones( acti%idades # tareas de los integrantes del departamento de almac'n
A&)%n)e Se entregará a cada miembro del departamento de almac'n( el presente manual( cu#as $unciones contenidas( deberán ser cumplidas por los mismos
A#rob%)i'n El presente manual( ha sido aprobado el , de setiembre del ?:,@ por la 5erencia 5eneral
Re!i$i'n El presente manual de organi!aci"n # $unciones será re%isado anualmente por el departamento de Talento =umano # la 5erencia log/stica
De#%r%"eno *e %&"%)+n
,%$e &eg%& El presente manual ha sido aprobado por la 5erencia log/stica # comunicado con el memorándum 7 :, B :- B ?:,@
Objei!o aC ue el personal cono!ca con claridad las $unciones # atribuciones del cargo ue se le ha asignado bC *ro%eer a los miembros del departamento de almac'n( de una instrumento t'cnico ue debe ser utili!ado como gu/a en la e&ecuci"n de sus labores cC Instruir la aplicaci"n del manual de organi!aci"n # $unciones( para ue los traba&adores( realicen sus acti%idades en obser%ancia con lo ue 'ste establece # las desarrollen con e)ciencia # e)cacia
MOF DEL AREA LOGISTICA -. DEPARTAMENTO DE ALMACEN A ESTRUCTURA ORGANICA
, CARGOS ESTRUCTURALES
C /O0A DE PUESTOS -. C%rgo1 1e$e del departamento de almac'n 2re%1 Log/stica Re3(i$io$1 For"%)i'n1 *ro$esional uni%ersitario en administraci"n o •
Ingenier/a Industrial E4#erien)i%1 M/nima de ? a+os de e>periencia pro$esional relacionada
De$)ri#)i'n *e& )%rgo De#en*e *e1 5erente de log/stica Coor*in% )on1 1e$e de producci"n( 1e$e de compras( 1e$e de distribuci"n( 1e$e de %entas
S(#er!i$% %1 Au>iliares T%re%1 •
La direcci"n de las operaciones de entrada # salida de la mercanc/a. Lo ue inclu#e la elecci"n # posterior super%isi"n de los procedimientos de manipulaci"n de la mercanc/a en su recepci"n # en su e>pedici"n el control de la preparaci"n de los pedidos # su posterior carga en los %eh/culos de transporte además de un control de la calidad de los productos recibidos.
•
El control de la circulaci"n de los %eh/culos ue transporten la mercanc/a de manera ue 'sta resulte rentable # ue cumpla con los criterios de seguridad.
•
La %eri)caci"n del cumplimiento de las "rdenes de pedido( asegurándose de ue los procedimientos planeados se cumplan en el tiempo( con la calidad # la seguridad pre%istas.
•
El control sobre el mantenimiento del almac'n para e%itar errores # agili!ar los procesos de recepci"n de las mercanc/as # preparaci"n de los pedidos.
•
Decidir sobre los recursos ue se deben emplear( #a sean medios materiales o humanos.
•
Decide sobre los procedimientos de control de in%entario # super%isa su cumplimiento. Además( tiene ue controlar los stoc9s # las condiciones en las ue 'ste se almacena. Decidiendo tambi'n la ubicaci"n de la mercanc/a en el almac'n( teniendo en cuenta las caracter/sticas de la misma # las manipulaciones ue %a#a a su$rir.
•
5estionar el almac'n en su sentido más amplio( eligiendo las pol/ticas más rentables # de acuerdo con la estrategia de la empresa.
5. C%rgo1 Au>iliar de recepci"n 2re%1 Log/stica Re3(i$io$1 For"%)i'n1 T'cnico en administraci"n #Fo gesti"n de almacenes E4#erien)i%1 G meses e>periencia en el cargo De$)ri#)i'n *e& )%rgo
De#en*e *e1 1e$e del departamento de almac'n Coor*in% )on1 Au>iliar de almacenamiento( Au>iliar de despacho( Au>iliar de registro
S(#er!i$% %1 ninguno F(n)ione$1 •
Atender a los pro%eedores de bienes # suministros Veri)car los datos de la $acturas en la recepci"n de bienes #
•
suministros Reali!ar una %eri)caci"n $/sica de los bienes # suministros ue
•
•
ingresan al almac'n Reali!ar un in%entario con la identi)caci"n de los bienes Reali!ar peri"dicamente in%entarios $/sicos de bienes #
•
suministros en el almac'n Dar ingreso de los bienes # suministros consignados en las
•
"rdenes de compra en las tar&etas 6ARDEH Otras $unciones ue le asigne el &e$e de almac'n
•
6. C%rgo1 Au>iliar de Almacenamiento 2re%1 Log/stica Re3(i$io$1 For"%)i'n1 T'cnico en administraci"n #Fo gesti"n de almacenes E4#erien)i%1 G meses e>periencia en el cargo De$)ri#)i'n *e& )%rgo De#en*e *e1 1e$e del departamento de almac'n Coor*in% )on1 Au>iliar de recepci"n( Au>iliar de despacho( Au>iliar de registro
S(#er!i$% %1 ninguno F(n)ione$1 •
*reparar los productos del *ic9ing # generar los registros de los pasos establecidos en el en el sistema.
•
Registrar en el sistema los *ic9ing E$ectuados.
•
2oordinar con los Transportistas # el 1e$e de almacen.
•
Despachar los productos %endidos por tienda.
•
Reali!ar acti%idades de 2ontrol.
•
Mantener el almac'n limpio # ordenado.
7. C%rgo1 Au>iliar de despacho 2re%1 Log/stica Re3(i$io$1 For"%)i'n1 T'cnico en administraci"n #Fo gesti"n de almacenes E4#erien)i%1 no necesita e>periencia en el cargo De$)ri#)i'n *e& )%rgo De#en*e *e1 1e$e del departamento de almac'n Coor*in% )on1 Au>iliar de recepci"n( Au>iliar de almacenamiento( Au>iliar de registro
S(#er!i$% %1 ninguno F(n)ione$1
•
Re%isar entrega de documentos. *reparar mercader/a para despacho pedidos Super%isar ue todas las rutas de los cho$eres de la empresa se
•
cumplan. Reali!ar el seguimiento del buen estado de los euipos para ue
• •
se entreguen adecuadamente a los clientes
8. C%rgo1 Au>iliar de registro 2re%1 Log/stica Re3(i$io$1 For"%)i'n1 T'cnico en administraci"n #Fo gesti"n de almacenes E4#erien)i%1 no necesita e>periencia en el cargo
De$)ri#)i'n *e& )%rgo De#en*e *e1 1e$e del departamento de almac'n Coor*in% )on1 Au>iliar de recepci"n( Au>iliar de almacenamiento( Au>iliar de despacho
S(#er!i$% %1 ninguno F(n)ione$1 •
• • • •
• •
Recibir # archi%ar copia de todos los $ormularios de ingresos # egresos de bienes # suministros Registrar los ingresos de bienes # suministros Registrar los egresos de bienes # suministros Elaborar in$ormes de e>istencias al &e$e de almac'n 2omparar las e>istencias de bienes # suministros de los controles contra los in%entarios reali!ados 2ontrolar bienes o suministros mediante in%entario o 6ARDEH Otras $unciones ue le asigne el &e$e de almac'n
5. PROCEDIMIENTOS
6. FLU0OGRAMAS
7. INDICADORES Los indicadores ue mencionaremos a continuaci"n son los de la gesti"n de almacenes propiamente del departamento ue estamos desarrollando los cuales se llaman 6*I 6e# *er$ormance IndicatorsC estos nos muestra c"mo se está desempe+ando la gesti"n del almac'n de la empresa las cuales sir%en para establecer de $orma l"gica # ob&eti%a las decisiones ue se %an a tomar de acuerdo a la clasi)caci"n ue les daremos en las siguientes categor/as; • • • • •
Ser%icio al cliente Jso de edi)cio 2ostos Mane&o de personal Jtili!aci"n de euipos
SERVICIO AL CLIENTE1 Estos indicadores deben ser%ir para medir la satis$acci"n ue recibe el cliente del almac'n( sea este un cliente interno o e>terno. Los principales ue se utili!an son.
N9"ero *e 3(ej%$ re)ibi*%$ : Uni*%* *e ie"#o. Estas ue&as deben estar relacionadas con las acti%idades del almac'n # se toma una unidad de tiempo apropiada mes( semana( etc.C
Por)en%je *e #e*i*o$ enreg%*o$ )on rer%$o.
Se calcula di%idiendo los pedidos ue han tenido retraso entre los pedidos ue se despacharon # deben tomarse una unidad de tiempo para su cálculo. *or e&emplo( puede ser mensual( semanal( etc.
Por)en%je *e #e*i*o$ enreg%*o$ in)o"#&eo$
Debe establecerse el periodo del tiempo en ue se reali!ara el cálculo del porcenta&e
Tie"#o #ro"e*io #%r% *e$#%);o *e #e*i*o$ Se debe lle%ar el tiempo desde ue el pedido se recibe en almac'n hasta ue se entrega # hacer un promedio de todos los pedidos recibidos en un periodo de tiempo
Por)en%je *e *e!o&()ione$ %& %&"%)+n Esto puede ser por eui%ocaciones( art/culos da+ados o in correctos. Se mide la cantidad de de%oluciones por pedido. *uede ue de un pedido no
se de%uel%a nada # de otro todo( se suman las de%oluciones # di%ide entre el n
USO DE EDIFICIO1 Estos indicadores tratan de medir como la gesti"n utili!a la in$raestructura del sistema de almac'n.
Ro%)i'n *e& in!en%rio Se calcula di%idiendo el costo de los bienes %endidos entre el in%entario promedio # nos dice la cantidad de %eces ue el in%entario se ha sacado de almac'n( si se di%ide G: d/as entre el %alor calculado anteriormente tendremos el n
Uni*%*e$ #ro)e$%*%$ #or "ero )(%*r%*o *e e$#%)io Este indicador nos pro%ee una idea de la utili!aci"n del edi)cio
V%&or *e& in!en%rio : e$#%)io *i$#onib&e
Aunue no ha# una relaci"n entre el costo de la mercader/a # el %olumen de espacio ocupa este indicador cuando se lle%a durante un tiempo en el cual las mercader/as siguen siendo las mismas( nos permite saber si se está usando de $orma rentable el espacio
COSTOS1 Los indicadores de costos nos permiten saber si la rentabilidad de la operaci"n ha me&orado o no. Algunos de los principales son;
Por)en%je *e )o$o$ *e& %&"%)+n Se calcula di%idiendo el costo total de los gastos del almac'n entre las %entas # luego se multiplica por cien. En el costo no se toma el %alor de las mercader/as( solo los gastos operacionales en ue se incurre en el almac'n
Por)en%je )o$o$ *e &o$ biene$ %&"%)en%*o$ Se di%ide el costo del in%entario promedio durante un periodo de tiempo( entre las %entas de ese mismo periodo( # el resultado se multiplica por cien( a )n de determinar el porcenta&e de esas %entas ue representa lo ue se tiene almacenado. Es bueno ue obser%e ue no se toma el costo
de los bienes %endidos sino el in%entario promedio ue e>iste. Es decir el %alor en dinero de la mercader/a ue mane&a
Por)en%je *e &o$ g%$o$ *e %&"%)+n % &o$ g%$o$ gener%&e$ y %*"ini$r%i!o$ Se trata de %er ue incidencia tiene el almac'n en la cuenta de gastos generales # administrati%os
G%$o$ en e& %&"%)+n : #e*i*o$ *e$#%);%*o$ Este indicador trata de determinar si los gastos se mantiene por el costo por pedido dentro del almac'n
Re&%)i'n *e &o$ g%$o$ *e& %&"%)+n #%r% (n #erio*o *eer"in%*o enre e& !%&or *e& in!en%rio #ro"e*io Esto mide la relaci"n entre lo ue se gasta en el almac'n # el %alor del ue se mantiene en este
MANE0O DE PERSONAL1 El recurso humano es mu# importante en almac'n( #a ue de estos dependen la e$ecti%idad # e)ciencia de las operaciones. Algunos indicadores ue se usan en este aspecto son;
N9"ero *e ;or%$ r%b%j%*%$ : )%ni*%* *e #e*i*o$ *e$#%);%*o$ Se mide la cantidad de horas hombre ue se destinan a cada pedido
Por)en%je *e %($eni$"o *e& #er$on%& *e %&"%)+n C%ni*%* *e ;or%$ ;o"bre r%b%j%*%$ $in %))i*ene$ &%bor%&e$ Co$o *e &% "%no *e obr% : #e*i*o$ Mide la cantidad de dinero en mano de obra ue se utili!a para mane&ar los pedidos
Re&%)i'n *e& !%&or *e& in!en%rio #ro"e*io : )o$o *e &% "%no *e obr% Se di%ide el %alor del in%entario promedio entre lo ue cuesta el personal # nos dice cuánto dinero se in%ierten por cada producto almacenado
UTILIZACION DE E
La in%ersi"n en euipos( suele ser alta en el proceso de almacena&e( as/ como tambi'n el costo de mantener estos euipos $uncionando adecuadamente.
In!er$i'n en e3(i#o : )o$o *e& in!en%rio #ro"e*io Este es importante( porue nos dice si la in%ersi"n en euipos guarda proporci"n con el %alor de los bienes almacenados
Co$o *e )o"b($ib&e : N("ero *e #e*i*o$ *e$#%);%*o$ Esta proporci"n especi)ca el gasto ue se hace en promedio por cada pedido despachado
=i&'"ero$ re)orri*o$ #or &o$ e3(i#o$ : n9"ero *e #e*i*o$ *e$#%);%*o$ Es importante #a ue determina recorridos reali!ados
/or%$ 3(e #%$%n &o$ e3(i#o$ %!eri%*o$ : ;or%$ *e r%b%jo o%& Sir%e para e%aluar la disponibilidad del euipo( ue tiene una relaci"n directa con la necesidad de cambiar dichos euipos
Co$o *e& "%neni"ieno : ;or%$ r%b%j%*%$ en o%&
