MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SERVICIO FARMACEUTICO
BOSCONIA 2009
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION OBJETIVOS LOS SERVICIOS FARMACEUTICOS Objetivos del servicio farmacéutico farmacéutico Funciones del servicio farmacéutico farmacéuti co Requisitos Del Servicio Farmacéutico Recurso humano del servicio farmacéutico dependiente. ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS Método por consumos históricos histórico s Consumo promedio mensual (cpm). Manejo De Stocks En El Servicio Farmacéutico RECEPCION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS Verificación de especificaciones administrativas Verificación de las especificaciones técnicas ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS Condiciones locativas Sub-areas Señalización De Las Subáreas Condiciones Físicas Ordenamiento por grupo farmacológico. farmacológ ico. Ordenamiento por orden alfabético de Nombre Genérico Ordenamiento por orden alfabético del laboratorio fabricante fabrica nte Ubicación Control De Los Factores Ambientales Condiciones Higiénicas DISTRIBUCIÓN INTERNA DE MEDICAMENTOS Sistema De Existencias Por Piso Sistema De Prescripciones Individuales Sistema De Prescripción Individual Y De Existencias Por Pisos Sistema De Distribución En Dosis Unitaria DISPENSACION DE MEDICAMENTOS Características Característic as De La Prescripción. Prescripci ón. Contenido De La Prescripción. Prescrip ción. REGISTRO SANITARIO DE LOS PRODUCTOS FARMACEUTICOS Producto Farmacéutico Fraudulento Producto Farmacéutico Alterado INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL.
Pág. 3 4 5 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 9 10 11 12 13 14 14 14 14 15 15 17 18 19 21 22 22 23 24 25 25 25 25 26
ANEXOS
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INTRODUCCION
Los Servicios farmacéuticos hospitalarios desempeñen un papel de vital importancia en cualquier entidad de salud y tenga bajo su responsabilidad el uso adecuado de los medicamentos en la institución. Este servicio de apoyo terapéutico tiene unas funciones generales muy importantes dentro de la estructura del Sistema Hospitalario, las cuales hay que tener en cuenta en el momento de asumir la responsabilidad de la farmacia en cualquier institución de salud. Servicio Farmacéutico es el conjunto de principios, procesos, procedimientos, técnicas y practicas asistenciales y administrativas esenciales para reducir los principales riesgos causados con el uso innecesario o inadecuado y eventos adversos presentados dentro del uso adecuado, que deben aplicar las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud publicas y privadas, establecimientos farmacéuticos y personas autorizadas, respecto a los procesos aprobados en la prestación del Servicio Farmacéutico´. Es característica fundamental del modelo de gestión del Servicio Farmacéutico la efectividad, el principio de colaboración y el compromiso de mejoramiento continuo.
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OBJETIVOS
OBJETIVOS GENERALES
Conocer las actividades del servicio farmacéutico
Aplicar las normas que rigen el servicio farmacéutico
Identificar cada uno de los procedimientos que realiza el servicio farmacéutico
Comprender la importancia del Servicio Farmacéutico Hospitalario como Servicio de apoyo terapéutico a nivel hospitalario.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Conocer y definir los circuitos de distribución de medicamentos en una institución hospitalaria según su nivel de complejidad.
Conocer los diferentes métodos de distribución de medicamentos y saber como aplicarlos en una institución hospitalaria.
Identificar las areas y sub areas del servicio farmacéutico
Conocer la correcta forma de almacenamiento
Aprender a realizar una correcta dispensación
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LOS SERVICIOS FARMACÉUTICOS Según el decreto 2200 de 2005 es el servicio de atención en salud responsable de las actividades, procedimientos e intervenciones de carácter técnico, científico y administrativo, relacionados con los medicamentos y los dispositivos médicos utilizados en la promoción de la salud y la prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad, con el fin de contribuir en forma armónica e integral al mejoramiento de la calidad de vida individual y colectiva.
Objetivos del servicio farmacéutico . El servicio farmacéutico tendrá como objetivos primordiales los siguientes: 1. Promover y propiciar estilos de vida saludables. 2. Prevenir factores de riesgo derivados del uso inadecuado de medicamentos y dispositivos médicos y promover su uso adecuado. 3. Suministrar los medicamentos y dispositivos médicos e informar a los pacientes sobre su uso adecuado. 4. Ofrecer atención farmacéutica a los pacientes y realizar con el equipo de salud, todas las intervenciones relacionadas con los medicamentos y dispositivos médicos necesarias para el cumplimiento de su finalidad.
Funciones del servicio farmacéutico . El servicio farmacéutico tendrá las siguientes funciones: 1. Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar los servicios relacionados con los medicamentos y dispositivos médicos ofrecidos a los pacientes y a la comunidad en general. 2. Promover estilos de vida saludables y el uso adecuado de los medicamentos y dispositivos médicos. 3. Seleccionar, adquirir, recepcionar y almacenar, distribuir y dispensar medicamentos y dispositivos médicos. 4. Realizar preparaciones, mezclas, adecuación y ajuste de concentraciones de dosis de medicamentos, sujeto al cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura exigidas para tal fin. 5. Ofrecer la atención farmacéutica a los pacientes que la requieran. 5
6. Participar en la creación y desarrollo de programas relacionados con los medicamentos y dispositivos médicos, especialmente los programas de farmacovigilancia, uso de antibióticos y uso adecuado de medicamentos. 7. Realizar o participar en estudios relacionados con medicamentos y dispositivos médicos, que conlleven el desarrollo de sus objetivos, especialmente aquellos relacionados con la farmacia clínica. 8. Obtener y difundir información sobre medicamentos y dispositivos médicos, especialmente, informar y educar a los miembros del grupo de salud, el paciente y la comunidad sobre el uso adecuado de los mismos. 9. Desarrollar y aplicar mecanismos para asegurar la conservación de los bienes de la organización y del Estado, así como, el Sistema de Gestión de la Calidad de los procesos, procedimientos y servicios ofrecidos. 10. Participar en los Comité de Farmacia y Terapéutica, de Infecciones y de Bioética, de la Institución.
Requisitos Del Servicio Farmacéutico . El servicio farmacéutico deberá cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos: 1. Disponer de una infraestructura física de acuerdo con su grado de complejidad, número de actividades y/o procesos que se realicen y personas que laboren. 2. Contar con una dotación, constituida por equipos, instrumentos, bibliografía y materiales necesarios para el cumplimiento de los objetivos de las actividades y/o procesos que se realizan en cada una de sus áreas. 3. Disponer de un recurso humano idóneo para el cumplimiento de las actividades y/o procesos que realice.
Recurso humano del servicio farmacéutico dependiente . El servicio farmacéutico, estará bajo la dirección de un Químico Farmacéutico o de un Tecnólogo en Regencia de Farmacia, teniendo en cuenta el grado de complejidad del servicio, de la siguiente manera:
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1. El servicio farmacéutico de alta y mediana complejidad estará dirigido por el Químico Farmacéutico. 2. El servicio farmacéutico de baja complejidad estará dirigido por el Químico Farmacéutico o el Tecnólogo en Regencia de Farmacia. 1.
ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS
Este es el procedimiento por medio del cual se realiza la programación de las compras, es requisito fundamental un buen proceso de estimación de necesidades, el cual tiene como finalidad establecer los requerimientos de medicamentos necesarios para cierto periodo de tiempo (cantidad, calidad y momento oportuno). Este proceso es de vital importancia ya que este nos garantiza un stock de acuerdo a las necesidades del servicio hospitalario, por lo tanto llevarlo a cabo requiere de mucha responsabilidad y conocimiento. Cuando se tiene claro que es lo que se va a comprar, es necesario determinar en que cantidades debe comprarse para suplir las necesidades por un periodo de tiempo determinado. Lo más importante para la adecuada estimación de las cantidades a adquirir es contar con información actualizada y permanente, y tener en cuenta las tendencias y perspectivas futuras, como por ejemplo el aumento de la demanda de insumos por nuevos contratos, la supresión de un programa, o las variaciones en la oferta de productos en el mercado, procesos virales que se desarrollan en la comunidad, campañas de promoción y prevención etc. Existen métodos prácticos para realizar este proceso de estimación como son:
Método por consumos históricos . Se recopila la información de los elementos (kárdex, comprobantes de entrega, formatos de consumo, etc.) Que evidencien cómo ha sido el movimiento de los medicamentos en la institución, durante un tiempo determinado (mínimo durante seis meses). Con base en esta información se establece el consumo promedio mensual (CPM) de cada producto. 7
Con base en el consumo promedio mensual, el tiempo que transcurre entre el momento en que se inicia el proceso de adquisiciones y el que llega el medicamento a la institución (tiempo de reposición), se determinan los niveles mínimos y máximos de existencias, el punto de reposición (cantidad de existencias a la cual le debe iniciar el proceso de adquisiciones) y la cantidad a pedir. Criterios que son fundamentales para la programación y ejecución de las adquisiciones.
Consumo promedio mensual (cpm). Para conocer este dato se debe obtener el consumo de cada insumo durante los últimos seis meses (tres meses como mínimo, en caso de no contar con información de seis meses), datos que se obtienen directamente de las tarjetas del kárdex, las cuales deben ser actualizadas constantemente con información veraz. Para calcular el consumo promedio mensual, se suman los consumos de los meses analizados y se divide por el número de éstos, Este proceso consiste en la compra de los insumos de acuerdo con las necesidades para atender la demanda. Como apoyo permanente al proceso de adquisición, se cuenta con el comité de compras, conformado como mínimo por el coordinador medico, enfermera jefe, regente de farmacia. Su función principal es adjudicar la compra a la mejor oferta, mediante la consideración de los siguientes aspectos: calidad del producto, precio, plazo de entrega, condiciones de pago, calidad del servicio, cumplimiento del proveedor, exclusividad, oportunidad en la entrega y otros. Una vez realizado el proceso de adquisición pasamos al proceso de recepción.
Manejo De Stocks En El Servicio Farmacéutico Se define como la cantidad óptima de insumos que debe poseer un servicio determinado, de tal forma que pueda prestar el servicio sin contratiempos, pero a la vez sin tener exceso de existencias. Los stocks deben ser definidos por el Comité de Farmacia y Terapéutica. 8
2. RECEPCION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS HOSPITALARIOS La recepción es el proceso mediante el cual se realiza la revisión de los medicamentos solicitados mediante orden de compra realizando una comparación de lo solicitado al proveedor y lo enviado: cantidades, costo, factura, etc. (recepción administrativa), y lo establecido por las normas de calidad, la legislación y lo que el producto muestra (recepción técnica).
Verificación de especificaciones administrativas Aquí se aplica una revisión todos los productos para verificar si el producto cumple con las condiciones pactadas en la adjudicación entre la institución y el proveedor. Estas especificaciones son:
Nombre genérico del producto solicitado
Concentración
Forma Farmacéutica
Valor del producto individual y el total de la factura
Fecha y forma de entrega
Cantidad solicitada vs. Cantidad recibida y facturada
Verificación de las especificaciones técnicas Este proceso permite verificar el grado de cumplimiento de las características técnicas del producto con respecto a las de referencia establecidas por normatividad. Estas especificaciones son:
Fecha de vencimiento
Numero de lote de fabricación
Registro INVIMA
Características físicas y organolépticas
Características relacionadas con la etiqueta, empaque, envase, embalaje y la forma farmacéutica.
Condiciones de almacenamiento establecidas para el producto
Nombre del fabricante
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En el proceso de esta revisión se consigna en una planilla con el nombre de recepción técnica y las especificaciones antes mencionadas. 3.
ALMACENAMIENTO
DE
MEDICAMENTOS
E
INSUMOS
HOSPITALARIOS Almacenar es guardar los medicamentos recibidos bajo técnicas adecuadas que permitan el mantenimiento de todas sus propiedades intrínsecas y extrínsecas. Para garantizar el correcto almacenamiento se deben tener en cuenta aspectos tales como: Diseño del área de almacenamiento, técnicas de almacenamiento, control de fechas de vencimientos, control de inventarios e indicadores de control. La escogencia del área de almacenamiento es un factor clave en el proceso ya que esto depende la garantía de los niveles óptimos de calidad de los medicamentos y comprende selección del sitio, área o tamaño del sitio y diseño del sitio. EL Almacenamiento es considerado como el proceso que asegura la calidad de los Medicamentos durante su permanencia en la bodega, almacén o farmacia. Es decir para que cumplan con la función para la cual fueron diseñados. Las técnicas de almacenamiento son un conjunto de acciones que permiten disponer de medicamentos que cumplen con las características adecuadas para su utilización, garantizando la calidad del producto en todo el proceso. Estas técnicas hacen referencia al ordenamiento, la ubicación técnica de los medicamentos y el control de los factores ambientales. Para un correcto almacenamiento de los insumos, tal que nos garantice la calidad con la que fueron fabricados mientras permanecen en stock, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Los medicamentos fotosensibles, de los cuales se debe tener un listado pegado en el stock, deben almacenarse en recipientes totalmente opacos a la luz.
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Las soluciones de gran volumen (dextrosas, solución salina, suero mixto, Hartman), no deben sacarse de su embalaje original para evitar la aceleración de su deterioro.
Los medicamentos de control especial al igual que los más costosos (anestésicos generales) deben almacenarse bajo llave.
Cada medicamento debe tener su espacio definido (nunca deben estar mezclados) y perfectamente marcado con el nombre genérico y la concentración en el caso de medicamentos.
Por ningún motivo se deben sacar las formas sólidas (tabletas, cápsulas, pastillas, grageas del blíster o sello, debido a que fuera de ellos se deterioran por acción de la luz, la humedad y la manipulación. En caso de que se encuentren fuera de su empaque en el momento del control, estos medicamentos se desecharán y deben ser pagados por el responsable del stock, además debe dejarse constancia de ello en el acta.
Todos los insumos deben estar perfectamente marcados con nombre genérico, número de lote, fecha de vencimiento y concentración para el caso de medicamentos.
Los medicamentos que requieren refrigeración se deben conservar en un termo destinado únicamente para tal fin en este caso se almacenan en una nevera. Se debe hacer control de temperatura cada vez que haya control de stock, teniendo cuidado de no colocar los medicamentos directamente sobre el hielo para evitar su congelación; para un buen almacenamiento, el hielo se debe aislar con algún medio.
Este proceso considera aspectos tales como:
Condiciones Locativas
Condiciones Físicas.
Condiciones Higiénicas.
Condiciones de Infraestructura.
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Condiciones locativas: Hace referencia a las condiciones que debe cumplir el área de almacenamiento desde el punto de vista del local utilizado para este proceso. Se debe tener en cuenta: -
-
-
Determinación del tamaño y volumen del área Número de medicamentos almacenados (según políticas de compras). Características propias del los Medicamentos(los que requieren refrigeración, los de control especial, empacados en frascos, ampollas, cajas, etc.).
-
Numero de personas que trabajan en el sitio de almacenamiento(el flujo de la circulación sea adecuado).
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Establecer el diseño del área:
Sub-areas:
Área de Recepción:
Es el espacio donde se colocan los pedidos a la llegada a la farmacia, para luego ser sometidos al proceso de Recepción (técnica y administrativa) y poder ser utilizados.
Área de cuarentena:
Cerca al área de Recepción en la cual se colocan los medicamentos que por alguna razón no pueden ser distribuidos, pronto vencimiento, deteriorados, problemas en la etiqueta duda, etc..
Área de almacenamiento:
Área destinada a los medicamentos que si pueden ser distribuidos. Dentro de esta área encontramos: Zona de embalajes completos Zona de estanterías (Medicamentos listos para dispensar). Zona de despacho - empaque (entrega de medicamentos). Zona de refrigeración (los medicamentos que lo requieran). Zona de control de seguridad (Medicamentos de Control Especial y algunos que por su naturaleza lo requieran).
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Área de entrega:
Lugar donde se colocan los Medicamentos que van a ser entregados a los servicios
Área administrativa:
Espacio en el cual el responsable de la Farmacia, Droguería, debe ubicar su escritorio y archivo.
Área de servicios sanitarios:
Para evitar que el servicio al publico sea interrumpido inesperadamente.
Señalización De Las Subáreas La señalización debe hacerse con letreros no menos de 20 cm. De ancho con letras de 10 cm. de altura. Se recomiendan los siguientes colores para la señalización de las subáreas. AREA
COLOR
RECEPCION
VERDE
REVISION
ROJO
ALMACENAMIENTO
AMARILLO
CUARENTENA
NARANJA
MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL VIOLETA MATERIAL RECICLABLE
ROJO RAYADO
CADENA DE FRIO
AZUL
PREPARADOS MAGISTRALES
AZUL RAYADO
ADMINISTRATIVA
VINOTINTO
SERVICIOS SANITARIOS
BLANCO
SUSTANCIAS INFLAMABLES
NARANJA
CONDICIONES FISICAS ORDENAMIENTO Consiste en darle una ubicación adecuada y sistemica a los Medicamentos dentro de la FARMACIA, esto nos permite ubicar fácilmente el Medicamento, lo que contribuye a agilizar los procesos de despacho, ayuda a los conteos durante un 13
inventario y además ayuda a optimizar el espacio y a la organización y buen aspecto físico del área, que sea organizada y agradable a la vista. Existen varias formas de ordenamiento, dentro de las cuales tenemos:
Ordenamiento por grupo farmacológico. Es bastante utilizado, y es uno de los mas recomendados debido a que facilita tener agrupados todos los medicamentos que se tienen para una enfermedad determinada. La desventaja, es que el personal debe se5r capacitado en este aspecto, seria necesario por parte de ellos distinguir los medicamentos antiinflamatorios, esteroides, los diferentes antiinfecciosos, etc.
Ordenamiento por orden alfabético de Nombre Genérico Es un tipo de ordenamiento con base en el nombre genérico del medicamento, es de mucha utilidad porque permite al personal establecer una secuencia a la hora de hacer los pedidos o en las labores de conteo, se ordena independientemente del grupo farmacológico al cual pertenezcan, por lo tanto es útil cuando se cuenta con personal que no esta capacitado en grupos farmacológicos. Tienen la desventaja de que se pueden cometer errores ya que no se encuentran separadas las formas farmacéuticas propias del medicamento.
Ordenamiento por orden alfabético del laboratorio fabricante Al existir varios métodos de ordenamiento, ninguno de ellos ideal, se debe definir el método mas apropiado de acuerdo con las características del personal y con el tamaño del área de almacenamiento con que cuenten.
UBICACIÓN Para ubicar los Medicamentos correctamente, existen varios métodos, uno de los cuales es el FIFO, siendo el mas utilizado (first in, first out), que significa "primero en llegar, primero en salir". Otro de los métodos utilizados es por fecha de vencimiento colocando siempre adelante el que primero se vence .Idealmente debe utilizarse la combinación de ambos métodos, teniendo siempre presente que 14
lo primero que entra es lo primero que debe salir, pero no olvidando el parámetro mas critico: la fecha de vencimiento .
CONTROL DE LOS FACTORES AMBIENTALES Las propiedades Físicas de los Medicamentos como: apariencia, tamaño, dureza, color, etc. Químicas como la estabilidad, la potencia y microbiológicas como la presencia de gérmenes, pueden en el ALMACENAMIENTO verse afectadas por factores ambientales como son la Luz, la Temperatura y la Humedad los cuales pueden denominarse como los tres (3) enemigos ambientales de los Medicamentos. -
La luz: Existen medicamentos que se deterioran desde el punto de vista Fisicoquímico por estar en contacto directo con la luz, ya sea natural o artificial, estos medicamentos se denominan FOTOSENSIBLES. LOS Medicamentos fotosensibles generalmente vienen empacadas en blíster de color rojo o ámbar, frascos color ámbar, ampollas de color ámbar. La recomendación es que este tipo de medicamentos nunca, y por ningún motivo debe perder el empaque original de protección (ver listado de medicamentos fotosensibles).
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La temperatura : Es otro de los factores críticos que es necesario controlar para evitar deterioros de los medicamentos. Cada medicamento tiene un limite de temperatura hasta el cual resiste sin deteriorarse, este requisito debe estar indicado en el empaque del producto. Los medicamentos sensibles a la temperatura reciben el nombre de TERMOSENSIBLES. Se hace necesario controlar este factor en el área de ALMACENAMIENTO con el objeto de evitar que se deterioren y que al final tengamos un producto que ya ha perdido su potencia o que, peor aun, ya tiene otros productos que pueden ser tóxicos para el organismo. Las temperaturas de almacenamiento son:
Temperatura ambiente controlada: Rango entre 15-30°C 15
La humedad relativa máxima aceptada para el almacenamiento de los medicamentos es de 50% y 70% de lo contrario se deben tomar las medidas de control pertinentes para garantizar la calidad de los medicamentos.
Cadena de Frio Temperatura comprendida entre 2°c y 8°c,
Proteger de la congelación: La congelación de un producto (por debajo de 0°c.) además del peligro de quebrarse el envase se acompaña normalmente de la perdida de la potencia, el rotulo debe traer indicaciones claras para que el producto no sea congelado. Para llevar a cabo un control adecuado de este factor es necesario colocar
termómetros en los lugares más críticos como son el refrigerador y el sitio del área de almacenamiento donde la temperatura es mas alta, y lo mas importante es llevar un registro de estas temperaturas (tablas de registros de temperatura, humedad y cadena de frío). Además de lo descrito anteriormente se deberá tener en cuenta aspectos tales como: Paredes y pisos: deben ser de material de fácil aseo y limpieza. Buena circulación de aire: apertura de ventanas puertas, colocación de ventiladores y extractores, etc. Sitio exclusivo para sustancias inflamables. Extinguidores de incendios debidamente cargados (saber como utilizarlos por todo el personal). Delimitar y señalizar cada una de las subáreas dentro del área de almacenamiento. Colocar avisos de "NO FUMAR" y de "NO COMER" dentro del área de almacenamiento.
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CONDICIONES HIGIENICAS Son las precauciones que debemos tener desde el punto de vista de las buenas prácticas de aseo y que nos van a permitir mantener los productos bien almacenados sin problema de tipo microbiológico: y
La ventilación debe ser de aire fresco y no que provenga de sitos de contaminación (basureros, parqueaderos).
y
Personal sano
y
Buenas practicas de higiene personal
y
Aseo, limpieza y desinfección de las áreas.
y
Instalaciones sanitarias funcionando, limpias y desinfectadas.
y
Lavamanos apropiado y funcionando.
y
Estantes limpios y libres de polvo. Medicamentos libres de polvo, sin partículas adheridas a las cajas.
y
Fumigaciones periódicas, para eliminar insectos y roedores.
y
Nevera limpia, exclusiva para almacenar medicamentos. no se permiten alimentos, reactivos de laboratorio ni líquidos biológicos como sangre, muestras de laboratorio, etc.,
y
No comer en el área de almacenamiento
y
Limpiar las estibas cada mes.
y
Instalaciones eléctricas adecuadas (programa de seguridad)
y
Que el aseo y la limpieza sean un propósito diario.
y
Implementar programa de bioseguridad
Los medicamentos almacenados requieren un control frecuente de las existencias, con el objetivo de comparar las existencias físicas contra el movimiento de los productos, esto permite determinar la eficiencia en el manejo de los mismos, y tener la información adecuada que permite la tomas de decisiones a nivel administrativo en cuanto a la programación de compras, rotación de inventarios, devoluciones, etc.
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Tipos de inventario: inventario general, es el que se realiza a fin de año y sirve para evidenciar como el fue el manejo, si hubo perdidas o ganancias durante el ejercicio, para elaborar el presupuesto de la próxima vigencia. Inventario periódico: este se realiza a intervalos de finidos de tiempo de acuerdo con políticas de compra y tiempos de entrega, etc. Inventario permanente, se llama también inventario de control, y se realiza cada que hay un movimiento del producto y ayuda a detectar de forma rápida cualquier inconsistencia, permitiendo acciones correctivas ágiles. 4.
DISTRIBUCIÓN INTERNA DE MEDICAMENTOS
La distribución a nivel hospitalario de medicamentos es la forma de entrega de medicamentos en los diferentes servicios hospitalarios para ser administrados a los pacientes, también esta relacionada con el grado de complejidad de la institución hospitalaria y la normatividad vigente. La distribución interna ocurre en el ámbito hospitalario, pues los hospitales cuentan con diferentes servicios, a los cuales llegan medicamentos desde el servicio farmacéutico para ser utilizados en la atención de los usuarios del respectivo servicio. La distribución interna ocurre en el ámbito hospitalario, pues los hospitales cuentan con diferentes servicios, a los cuales llegan medicamentos desde el servicio farmacéutico para ser utilizados en la atención de los usuarios del respectivo servicio. La distribución que realiza un servicio de farmacia al interior de la institución hospitalaria puede ser por piso (stock), por pedido / paciente (para un día de tratamiento o más) o por dosis unitaria. En un sistema de distribución de medicamentos por dosis unitaria, la dispensación de la dosis de medicamentos necesaria para cada paciente, previamente preparadas para cubrir un período de tiempo de 24 horas, ocurre a partir de la interpretación de la orden médica por parte del farmacéutico. 18
La forma tan desarticulada como funciona actualmente el sistema de distribución interna en muchos hospitales, impide que los procedimientos y el resultado final no sean los mejores paro la institución, conllevando a ésta a obtener pérdidas por manejos inadecuados (flujo de información inadecuada, falta de normalización, desconocimiento de parámetros, personal insuficiente, horarios de distribución de almacén y farmacia restringidos). Los sistemas de distribución de medicamentos comprenden el curso que sigue el medicamento desde que entra en la farmacia hasta que se le administra al paciente. Por lo tanto, cualquier sistema debe dar las pautas sobre cómo se maneja el medicamento dentro de la farmacia, cómo se distribuye a todas las áreas del hospital donde están los pacientes (no solamente las unidades de enfermería) y cómo se administra al paciente. Un sistema de distribución también debe proporcionar un programa de inocuidad y de control de calidad para salvaguardar la distribución y el control de los medicamentos en todas las áreas dentro de la institución.
Sistema De Existencias Por Piso Está diseñado para almacenar la mayoría de los medicamentos en forma conjunta en la unidad de enfermería. Cada área de atención del paciente obtiene la medicación de la farmacia cuando su reserva del medicamento está por terminarse o cuando se prescribe una medicación nueva a un paciente. La medicación se lleva a la unidad de enfermería en envases de un tamaño predeterminado. La enfermera toma los medicamentos para los pacientes y se los administra. Algunas medicaciones que no se usan con frecuencia, que requieren un manejo especial (Antineoplásticos), o que necesitan un control estricto (Narcóticos), generalmente no se guardan en las unidades de enfermería si no que se despachan a la unidad de enfermería contra recibo de una receta extendida a un paciente. Este sistema ofrece algunas ventajas, tales como: 1. la mayoría de los medicamentos están a la disposición de las enfermeras y de los médicos en la unidad de enfermería. 2. se extienden menos recetas a los pacientes internados 19
3. la devolución de medicamentos es mínima 4. los requerimientos del personal de la farmacia son más reducidos. Sin embargo, este sistema de distribución de medicamentos ofrece muchas desventajas que reducen la eficiencia y confianza en él. Algunas de estas desventajas son: 1. aumentan las posibilidades de error porque el farmacéutico no revisa las órdenes individuales de medicación de los pacientes. 2. pérdida económica por la apropiación indebida de medicamentos por parte del personal hospitalario y porque se administran los medicamentos a los pacientes antes de cobrarles. 3. aumento del inventario de medicamentos del hospital. 4. costo mayor de pérdida de medicamentos porque caen en desuso o porque se deterioran. 5. capacidad
limitada
de
muchas
clínicas
y
hospitales
para
un
almacenamiento adecuado en las unidades de enfermería. 6. peligro mayor de deterioro no detectado que ponga en peligro la seguridad del paciente.
Sistema De Prescripciones Individuales El segundo tipo de sistemas de distribución de medicamentos es el de prescripción o receta individual. una copia de la prescripción médica o de una receta para reabastecer la reserva de medicamentos de un paciente, se despachan existencias para tres a cinco días a la unidad de enfermería. Todas las órdenes médicas se vuelcan en el perfil del paciente en el cual deben figurar como mínimo el nombre de la medicación, la potencia, la forma dosificada, la vía de administración, el intervalo de administración y la identificación del farmacéutico. Los medicamentos de cada paciente se mantienen en una caja separada en la unidad de enfermería y la medicación que no se usa se devuelve a la farmacia cuando al paciente se lo da de alta. Este sistema de distribución ofrece algunas ventajas sobre el sistema de existencias por servicios ya que permite al farmacéutico revisar las recetas del paciente y su perfil terapéutico antes de ordenarle medicamentos; aumenta el 20
control sobre la distribución de medicamentos dentro de la institución y permite la recuperación del dinero porque se cobra por los medicamentos que se administran a los pacientes en la unidad de enfermería. Pero el sistema también posee algunas desventajas, entre las cuales cabe señalar: 1. aumento de la posibilidad de cometer errores causado por la falta de verificación de las dosis y por la ineficiencia inherente a los procedimientos usados para planificar, preparar, administrar, vigilar y registrar durante el proceso de distribución y administración 2. mayor posibilidad de que pierdan medicamentos por desperdicio, obsolescencia y deterioro. 3. Control inadecuado de la medicación en las unidades de enfermería con la consecuente acumulación de medicamentos que no se devuelven y que se usan en nuevos pacientes.
Sistema De Prescripción Individual Y De Existencias Por Pisos Algunos hospitales adoptan un sistema que combina los dos ya descritos. Este arreglo ³tradicional´ que constituye un tercer tipo de sistema de distribución, utiliza la prescripción individual para la mayoría de las recetas de los pacientes, junto con la existencia limitada en los servicios de aquellos medicamentos que no se adecuan al sistema de prescripción individual tales como las sustancias que exigen un control estricto y la medicación preoperatoria. Este sistema ofrece la ventaja de que los medicamentos se distribuyen con más eficacia que cuando se utiliza sólo uno de los sistemas descritos. Sin embargo, no resuelve ninguna de las desventajas que se observan en cada uno de ellos por separado.
Sistema De Distribución En Dosis Unitaria El sistema de dosis unitaria implica que el farmacéutico proporcione la medicación a los servicios bajo cuyo cuidado está el paciente en una dosis única o paquete unidosificado antes del momento de la administración. Toda medicación se separa en dosis cuya preparación esté tan avanzada como sea posible para su administración.
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Hay varias ventajas de la distribución en dosis unitaria sobre otros sistemas de distribución de medicamentos previamente discutidos. Algunas desventajas incluyen el costo inicial superior comparado con el costo inicial de otros sistemas de distribución de medicamentos, la imposibilidad de obtener o producir todas las formas dosificadas en dosis únicas o empaque para usar una vez, y la resistencia que opone el servicio de enfermería al creer que la farmacia está invadiendo su campo de responsabilidad.
Ventajas Del Sistema De Dosis Unitaria 1. Incidencia reducida de errores de medicación. 2. Disminución del costo total de la distribución de medicamentos. 3. Utilización más eficiente del personal de la farmacia y de enfermería con un período de tiempo máximo al cuidado directo del paciente. 4. Perfeccionamiento del control de los medicamentos. 5. Facturación más exacta. 6. Reducción o eliminación del proceso de acreditación. 7. Disminución de la sustracción de medicamentos en las áreas donde se atiende al paciente. 8. Mayor control de los requerimientos de horario y carga de trabajo de la farmacia. 9. Disminución del inventario de los medicamentos en la unidad de enfermería. 10. Disminución del tiempo que las enfermeras pasan haciendo el registro de los medicamentos controlados y centralización del trabajo de planillas en la farmacia. 11. Adaptación fácil a la automatización y computarización. 12. Menor desperdicio de medicamentos. 13. Mayor participación del farmacéutico en la terapia medicamentosa. En suma, el sistema de distribución de medicamentos en dosis unitaria. Es más ventajoso que los otros sistemas que se han examinado. Proporciona beneficios tanto directos como indirectos al hospital pues contribuye una mejor atención del paciente al tiempo que disminuye los costos. No todas las instituciones de salud tienen igual complejidad y por ende no prestan los mismos servicios de salud ni tampoco cuentan con el mismo talento humano. 22
Debido a ello, se hace necesario establecer un protocolo de ajuste de personal´, acorde con la planta de cargos, que se responsabilice del manejo del sistema de distribución y específicamente de los stocks. Es importante destacar que según la norma (Decreto 2200 de 2005) los hospitales de Segundo, tercer y cuarto nivel en Colombia están en la obligación de implementar un Sistema de Distribución de Medicamentos en Dosis Unitaria SIDMDU, los hospitales de primer nivel de atención deberán establecer un sistema de distribución interno bien organizado y podrán adoptar el Sistema de Dosis Unitaria no siendo obligatorio. 5 .
DISPENSACION DE MEDICAMENTOS
A nivel hospitalario es un proceso que va muy ligado a la distribución y tiene que ver con toda la información sobre los medicamentos con la que va acompañada la entrega de los mismos. La farmacia hospitalaria también realiza expendio de medicamentos en algunas ocasiones, sobre todo en el primer nivel de atención, para esto debe tener en cuenta varias actividades:
Características De La Prescripción . Toda prescripción de medicamentos deberá hacerse por escrito, previa evaluación del paciente y registro de sus condiciones y diagnóstico en la historia clínica, utilizando para ello la Denominación Común Internacional (nombre genérico) y cumpliendo los siguientes requisitos: 1. Solo podrá hacerse por personal de salud debidamente autorizado de acuerdo con su competencia. 2. La prescripción debe ser en letra clara y legible, con las indicaciones necesarias para su administración. 3. Se hará en idioma español, en forma escrita ya sea por copia mecanográfica, medio electromagnético y/o computarizado. 4. No podrá contener enmendaduras o tachaduras, siglas, claves, signos secretos, abreviaturas o símbolos químicos, con la excepción de las
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abreviaturas aprobadas por el Comité de Farmacia y Terapéutica de la Institución. 5. La prescripción debe permitir la confrontación entre el medicamento prescrito y el medicamento dispensado (en el caso ambulatorio) y administrado (en el caso hospitalario) por parte del profesional a cargo del servicio farmacéutico y del Departamento de Enfermería o la dependencia que haga sus veces. 6. La prescripción debe permitir la correlación de los medicamentos prescritos con el diagnóstico. 7. La dosis de cada medicamento debe expresarse en el sistema métrico decimal y en casos especiales en unidades internacionales cuando se requiera. 8. Cuando se trate de preparaciones magistrales, además de los requisitos de prescripción, se debe especificar claramente cada uno de los componentes con su respectiva cantidad.
Contenido De La Prescripción. La prescripción del medicamento deberá realizarse en un formato el cual debe contener, como mínimo, los siguientes datos cuando éstos apliquen: 1. Nombre del Prestador de Servicios de Salud o Profesional de la Salud que prescribe, dirección y número telefónico o dirección electrónica. 2. Lugar y fecha de la prescripción. 3. Nombre del paciente y documento de identificación. 4. Número de la historia clínica 5. Tipo de usuario (contributivo, subsidiado, particular, otro). 6. Nombre del medicamento expresado en la Denominación Común Internacional (nombre genérico). 7. Concentración y forma farmacéutica. 8. Vía de administración. 9. Dosis y frecuencia de administración. 10. Período de duración del tratamiento.
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11. Cantidad total de unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento, en números y letras. 12. Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor. 13. Vigencia de la prescripción. 14. Nombre y firma del prescriptor con su respectivo número de registro profesional.
REGISTRO SANITARIO DE LOS PRODUCTOS FARMACEUTICOS Es el documento publico expedido por el INVIMA o la autoridad delegada, previo el procedimiento tendiente a verificar el cumplimiento de los requisitos tecnicolegales establecidos el cual faculta a una persona natural o jurídica para producir, comercializar,
importar,
exportar,
envasar,
procesar
y/o
expender
los
medicamentos, cosméticos, preparaciones farmacéuticas con base en productos naturales, productos de aseo, higiene y limpieza y otros productos de
uso
domestico. El Registro Sanitario Tiene una duración 10 años, mientras se conserven las características que se le otorgo.
Producto Farmacéutico Fraudulento -
Se considera que un producto farmacéutico fraudulento, el que se encuentra en una de las siguientes situaciones
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El elaborado por laboratorio farmacéutico sin autorización de funcionamiento. El elaborado por laboratorio farmacéutico sin autorización para su fabricación. El que no proviene del titular del registro sanitario. El que utiliza envase, empaque o rotulo diferente al autorizado. El introducido al país sin cumplir requisitos técnicos o legales establecidos. Con marca, apariencia o características de un producto legitimo y oficialmente aprobado.
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Cuando no este amparado con registro sanitario.
Producto Farmacéutico Alterado -
Se considera que un producto farmacéutico alterado, el que se encuentra en una de las siguientes situaciones:
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Cuando se hubiere sustituido, sustraído total o parcialmente o reemplazado los elementos constitutivos que forman parte de la composición oficialmente aprobada o cuando se le hubiere adicionado sustancias que puedan modificar sus
efectos
o
sus
características
farmacológicas,
fisicoquímicas
u
organolépticas. -
Cuando hubiere sufrido transformación en sus características fisicoquímicas, biológicas.
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Cuando se encuentre vencida la fecha de expiración correspondiente a la vida útil del producto.
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Cuándo el contenido no corresponde al autorizado. Cuando por su naturaleza se encuentre almacenado sin las debidas precauciones.
INSPECCIÓN VIGILANCIA y CONTROL. Sin perjuicio de las competencias atribuidas a otras autoridades, corresponde a las entidades territoriales de salud, a la Superintendencia Nacional de Salud, y al Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -INVIMA, ejercer la inspección, vigilancia y control del servicio farmacéutico, dentro del campo de sus competencias. Estas instituciones adoptarán las acciones de prevención y seguimiento para garantizar el cumplimiento de lo dispuesto en el presente decreto. Además, adelantarán las investigaciones y aplicarán las sanciones o medidas correctivas a que haya lugar, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes
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