Manual de Procedimientos Para Auditoria Interna

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA AUDITORIA INTERNA DEL SECTOR PÚBLICO EMPRESA CANTONAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE GUAYAQUIL (ECAPAG) Tesis de maestría presentada por

Jhony Alberto Sagubay Bernal Para obtener el Grado de: Magíster en Administraci Ad ministración ón de Empresas Mención Especial: Negocios Internacionales

Ante la Facultad de Ciencias Administrativas Administrativas Universidad de Guayaquil

Director de Tesis:

Ing. Martha Cecilia Silva, MBA 19 de Julio del 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA AUDITORIA INTERNA DEL SECTOR PÚBLICO EMPRESA CANTONAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE GUAYAQUIL (ECAPAG) Tesis de maestría presentada por

Jhony Alberto Sagubay Bernal Para obtener el Grado de: Magíster en Administración de Empresas Mención Especial: Negocios Internacionales Ante la Facultad de Ciencias Administrativas Administrativas Universidad de Guayaquil

Miembros del Tribunal: Miembro del Tribunal 1 Miembro del Tribunal 2 Miembro del Tribunal 3

19 de julio de 2006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA AUDITORIA INTERNA DEL SECTOR PÚBLICO (ECAPAG)


Ficha Catalográfica

Jhonny Alberto Sagubay Bernal

Tesis de maestría: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA AUDITORIA INTERNA DEL SECTOR PÚBLICO EMPRESA CANTONAL DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE GUAYAQUIL (ECAPAG)

La reproducción total o parcial de este libro en forma idéntica o modificada, Escrita a máquina o por el sistema "multigraph", mimeógrafo, impreso, etc., no autorizada por los editores, viola derechos reservados. Cualquier utilización debe ser previamente solicitada. Año 2006 by Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil.

© Derechos Reservados del Autor


INTRODUCCIÓN La Auditoría Interna es un mecanismo moderno disponible en la actualidad para e l control de los recursos públicos, la regulación y determinación de responsabilidades, así como a la administración del Estado moderno y las máximas autoridades de las diversas entidades que componen el sector público, que permite el ejercicio de funciones de control, fiscalización o revisión de manera profesional, independiente y confiable, sin interferir o demorar las funciones administrativas. Otros mecanismos de fiscalización y control externo, muchos de los cuales fueron netamente empíricos y sin base teórica y práctica, han sido desechados por el Estado moderno debido a la necesidad de utilizar prácticas y métodos profesionales basados en una disciplina considerablemente avanzada. A la tradicional justificación del control que basa su razón de ser en la necesidad de mantener una administración legal y honesta de los bienes sociales, cuentas claras, se ha venido sumando, con las transformaciones que ha sufrido el Estado moderno, la imperiosa necesidad de fortalecer aquellos aspectos mediante la búsqueda de mecanismos dirigidos a procurar un uso eficiente y eficaz de tales bienes. En esta tarea, las auditorías internas tienen una gran responsabilidad que cumplir, la colaboración entusiasta, inteligente y técnica de ellas, pretende mejoras sustanciales en el control de las actividades de la Entidad. La Auditoria Interna debe replantearse el papel que han venido jugando hasta el presente y su proyección hacia el futuro. La Contraloría General del Estado busca asignar debidamente las competencias, procurando que estas unidades ejerzan realmente auditoria, dejen de cumplir funciones que no les competen y con ello contribuyan a mejorar el control con aquellos objetivos de búsqueda de eficiencia y eficacia. El presente Manual constituye un conjunto orgánico de disposiciones que busca definir lo que debe ser la Dirección de Auditoria Interna de ECAPAG y facilitar, mediante directrices, normas y procedimientos complementarios, la canalización de sus recursos hacia la ansiada meta de un mejor aprovechamiento de los mismos. Como todo esfuerzo humano, este documento es susceptible de ser mejorado; esperamos la colaboración de aquellos a quienes va dirigido; la mejor forma es poniéndolo en ejecución lo que permitirá enriquecerlo con el tiempo.


INTRODUCTION The Internal Audit is a modern mechanism available at the present time for the control of the resources publics, the regulation and determination of responsabilities, as well as to the administration of the modern State and the maximum authorities of the diverse organizations that compose the public sector, that allows the exercise of functions of control, fiscalization or revision of professional way, independent and reliable, without interfering or delaying the administrative functions. Other mechanisms of fiscalization and external control, many of which were net empirical and without theoretical and practical base, have been rejected by the modern State due to the neccesity considerably to use practices and professional methods based on a discipline outpost. To the traditional justification of the control that bases its reason of being in the neccesity to maintain a legal and honest administration of the social properties, clear accounts, have come adding, with the transformations that the modern State has undergone, the urgent necessity to fortify those aspects by means of the search of directed mechanisms to try an efficient and effective use of such goods. In this task, the internal audits have a great responsibility that to fulfill; the enthusiastic, intelligent and technical collaboration of them, tries substantial improvements in the control of the activities of the Organization. The Internal Audit must reframe the paper that has come playing until the present and its projection towards the future. The General Contralory of the State looks for to properly assign the fields, trying that this units really exert audit, don’t fulfill functions that are not incumbent on to them and with it they

contribute to improve the control with those objectives based in the search of efficiency and effectiveness. The present manual constitutes an organic set of dispositions that it looks for to define what must be the Direction of Internal Audit of ECAPAG and to facilitate, by means of complementary directives, norms and procedures, the canalization of its resources towards the longed for goal of a better advantage of such. Like all human effort, this document is susceptible to be improved; we waited for the collaboration of those who it goes directed; the best form is putting it in execution which will allow to enrich it with time.


INDICE DE CONTENIDO Definición del problema Descripcion del contenido Base Legal de la Creación de la ECAPAG Concesión de los servicios al sector privado Nuevo rol de la ECAPAG Objetivos del manual

PAG. 1 1,2 2 2,3 3 4

CAPITULO I BASE LEGAL Y ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA Base legal y normativa de la Dirección de Auditoria Interna Misión y Visión Políticas de la Dirección de Auditoria Interna Naturaleza y fines de la Dirección de Auditoria Interna Estructura orgánica y funcional de la Dirección de Auditoria Interna Objetivos de la Dirección de Auditoria Interna Alcance de la Dirección de Auditoria Interna Supervisión técnica

5,6 6,7 7-17 18-21 21,24 24-25 25-26 27

Manejo del archivo técnico Personal de la Dirección de Auditoria Interna Normas para el ejercicio profesional de la Auditoria Interna Código de ética profesional del auditor interno

27 27-35 35-37 37-41

CAPITULO II COMPONENTES BASICOS DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL Control interno Marcas de auditoria El riesgo en auditoria

42-49 49-51 51-54


INDICE DE CONTENIDO Indicadores de gestión institucional Técnicas de auditoria Papeles de trabajo

PAG. 54,55 55-57 57-83

CAPITULO III LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA Generalidades Fases de la planificación Evaluación del control interno Programas básicos de auditoria

84,85 85-89 89-95 95-97

CAPITULO IV LA EJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA Generalidades Pruebas de auditoria Técnicas y prácticas de auditoria Muestreo en auditoria Hallazgos en auditoria Productos de la ejecución de la auditoria

98 98-100 100-108 109-111 111-117 117-118

CAPITULO V COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA Generalidades Tipos de opinión El informe de auditoria Estructura del informe Síntesis del informe Seguimiento e implementación de recomendaciones BIBLIOGRAFIA

119-123 124-128 128-143 143-146 146-149 149-150


INDICE DE ANEXOS

ANEXOS ANEXO I – Hoja de Instrucciones ANEXO II – Orden de trabajo ANEXO III – Notificación de inicio de examen especial ANEXO IV – Plan general de Auditoría ANEXO V – Convocatoria a la conferencia final de resultados ANEXO VI – Acta de conferencia final ANEXO VII – Carta de presentación


DEFINICION DEL PROBLEMA

Determinamos, pues que una de las debilidades de cara al nuevo milenio que enfrentaba la Unidad de auditoría Interna de la ECAPAG, en su afán de desarrollar las técnicas y metodologías actuales que la profesión de la auditoria requiere para ejercer un eficiente y efectivo control, era, la falta de un manual actualizado de Procedimientos de Auditoria Interna que recoja las disposiciones legales vigentes que esta Unidad de Control esta sujeta a cumplir en el desarrollo de sus actividades, la misma que dependerá técnicamente del Organismo Superior de Control, debido a que cuenta hoy con una Ley Orgánica fundamental para su estructura y funcionamiento cuyo texto se encuentra vigente, luego de que el Congreso Nacional, estudió, analizó, discutió, y aprobó la ley 2002-73, LEY ÓRGANICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, LOCGE publicada en el Suplemento del Registro Oficial 595 de 12 de junio del 2002; cuyo TÍTULO I señala que el OBJETO (Art 1) es establecer y mantener, bajo la dirección de la Contraloría General del Estado, el Sistema de Control, Fiscalización y auditoria del estado, y regular su funcionamiento, con la finalidad de examinar, verificar y evaluar el cumplimiento de la visión, misión y objetivos de las Instituciones del Estado. Por los antecedentes expuestos, originó que en el año del 2005, se inicie la recopilación de la información relativa a las normatividades y procedimientos para elaborar un instrumento básico de trabajo que permita practicar auditorias y exámenes especiales de conformidad a las leyes y Reglamentos del sector público que son exigidos por el Organismo superior de Control, cuyo propósito es describir las actividades, proporcionar procedimientos, cuestionarios y guías de trabajo para la ejecución de auditorias internas – integrales- a ejecutar por la Auditoria General de la ECAPAG, con el objeto de evaluar, la suficiencia, la eficacia, la eficiencia y la efectividad del sistema de control interno de su dependencia. DESCRIPCION DEL CONTENIDO El manual comprende cinco capítulos, cuyo contenido es el siguiente: El capítulo I, contiene la base legal, políticas, naturaleza y fines de la Dirección de Auditoria Interna, objetivos, supervisión, normas y código de ética profesional.

BASE LEGAL Y ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

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En el capítulo II Gubernamental.

se mencionan los componentes básicos de la Auditoria Interna

Los capítulos III Planificación, IV Ejecución, y V Comunicación de Resultados, se refieren a la metodología del trabajo a desarrollar en cada una de las fases de la auditoria, donde se describen las actividades básicas para ejecutarla, así como los controles a ejercer para lograr los objetivos previamente establecidos.

BASE LEGAL DE LA CREACION DE LA ECAPAG Mediante Decreto Ley 08 del doce de agosto de 1994, publicado en el Registro Oficial No. 508 el día 19 del mismo mes y año, fue creada la Empresa Cantonal de Agua Potable y Alcantarillado de Guayaquil (ECAPAG), que tiene como objeto contribuir a mejorar las condiciones básicas a través de la prestación de los servicios de abastecimiento de agua potable, recolección y disposición de aguas servidas, y aguas lluvias en el Cantón Guayaquil. Para cumplir con este objetivo es necesario informar y concienciar a la ciudadanía (usuarios) a través de medios publicitarios los servicios que presta la entidad, a fin de garantizar su transparencia. CONCESIÓN DE LOS SERVICIOS AL SECTOR PRIVADO En marzo 15 de 1995, el Directorio de la ECAPAG resolvió: ―delegar al sector priva do

la fusión empresarial de los servicios de agua potable, alcantarillado sanitario y drenaje fluvial, mediante otorgamiento de uno o varios contratos de concesión‖.

Mediante Decreto Ejecutivo No. 872, publicado en el Registro Oficial No. 186 del 18 de octubre del 2000, el Presidente de la República autoriza a ECAPAG, para que en representación del Estado ecuatoriano, delegue al sector privado, mediante un contrato de concesión, la prestación de los servicios de agua potable y saneamiento de Guayaquil y dispone que ECAPAG ejerza el control del contrato de concesión, con las funciones establecidas en dicho contrato y en las leyes y reglamentos aplicables a la materia. El Directorio de ECAPAG, mediante sesión extraordinaria No. 64/2000 del 22 de diciembre del 2000, según Resolución: 1.22.12.2000 procedió adjudicar el Contrato de Concesión integral de los Servicios públicos de Agua Potable y Saneamiento del cantón Guayaquil, a la 2



Firma Internacional Water Services (Guayaquil) B. V., en condiciones de exclusividad regulada, por el plazo de 30 años. El 11 de abril del 2001, en la ciudad de Washington D.C. en la Sede del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) se firmó el contrato de concesión integral de los servicios públicos de agua potable y saneamiento de la ciudad de Guayaquil, entre la Empresa Cantonal de Agua Potable y Alcantarillado de Guayaquil (ECAPAG) e International water Services (Guayaquil) Interagua Cía. Ltda., en condiciones de exclusividad regulada por un lapso de 30 años; además contemplándose contractualmente un plazo de 120 días para la transferencia de los servicios de agua potable y alcantarillado de Guayaquil, dándose por finalizado el proceso de transferencias, el 9 de agosto del 2001. Una vez que ECAPAG ha transferido los servicios de agua potable y saneamiento a la concesionaria, asume su rol de ente de regulación y control de la concesión, así como continuar con las actividades remanentes de su anterior etapa como prestadora de servicios y la terminación de las obras financiadas por el Contrato de préstamo BID 1026/OC-EC. NUEVO ROL DE LA ECAPAG Una vez concluido el proceso de concesión, el nuevo rol que tiene ECAPAG, comprende las siguientes funciones y objetivos: 1. Ejercer el rol de autoridad de aplicación del contrato de concesión, en representación del concedente. 2. Regular y controlar: El monopolio de la concesión; los aspectos tarifarios, la calidad del agua y expansión de los servicios; y, la gestión empresarial del concesionario. 3. Mantener la gestión de ECAPAG prestador en las cuestiones no traspasadas a la concesión. 4. Actuar como Dirección ejecutora del préstamo BID 1026-OC-EC, hasta su finalización.


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OBJETIVOS DEL MANUAL El presente manual se ha elaborado con el propósito de establecer la metodología y principios básicos requeridos para el desarrollo del trabajo de auditoria y brindar una ayuda práctica a los auditores de la Dirección de Auditorìa Interna de ECAPAG, quienes son los encargados de ejercer la revisión posterior de las actividades realizadas por la Entidad, con el objeto de evaluar, la suficiencia, la eficacia, la eficiencia y la efectividad del sistema de control interno de todas las áreas de la Entidad. Todo trabajo de la Dirección de Auditoria Interna se ejecutará en función de las siguientes fases, que serán de cumplimiento obligatorio: Plan general de la auditoria  Ejecución de la auditoria   Comunicación de resultados Trámite de resultados de la auditoria  Además de fortalecer la sistematización del trabajo del auditor, el presente manual intenta: a) Ser un mecanismo de capacitación para el personal que se pueda incorporar a la Dirección de Auditoria Interna de ECAPAG. b) Fomentar la calidad de las auditorias que se practiquen , cuyo logro dependen principalmente de los siguientes factores: Definición, comprensión y manejo de los principios, normas técnicas y practicas de las auditorias internas  Eficiente asignación y administración de los recursos para la prácticas de las auditorias  Adecuada planificación y programación de las actividades  Capacitación continua y permanente del personal auditor 

Soporte de los hallazgos, afirmaciones y conclusiones con evidencias suficientes, pertinentes y convincentes.

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CAPITULO I

BASE LEGAL Y ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA 1.1 BASE LEGAL Y NORMATIVA DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

La Dirección de Auditoría Interna, tiene su base legal en leyes y reglamentos del país, y disposiciones de la Contraloría General del Estado, que ha emitido la respectiva normativa, a continuación se presenta normativa relevante: 1. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control (LOAFYC), publicada en Registro Oficial 337 del 16 de mayo de 1997, actualmente se han derogado sus Títulos del VI al XII, por así disponerlo en artículo 99 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (LOCGE). 2. Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y transparencia Fiscal, publicada en el Registro Oficial 589 del 4 de junio del 2002. 3. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (LOCGE), publicada en Suplemento del Registro Oficial 595, del 12 de junio del 2002. 4. Reglamento de La Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicado en el Registro Oficial # 119 de julio 7 del 2003. 5. Reglamento de Responsabilidades, publicado en el Registro Oficial # 258 del 27 de agosto del 1985. La Contraloría General del Estado, ha emitido varios manuales y normas para la práctica de la auditoría gubernamental, como son: 1. Manual de Auditoría Financiera Gubernamental, publicado en Registro Oficial 407 del 7 de septiembre del 2001.


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2. Manual de Auditoría de Gestión, publicado en Registro Oficial 469 del 7 de diciembre del 2001. 3. Código de Ética de los Servidores de la Contraloría General y del Auditor Gubernamental, publicado en Registro Oficial 674 del 1 de octubre del 2002. 4. Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental Aplicables y Obligatorias en las Entidades y Organismos del Sector Público sometidas al Control de la Contraloría General del Estado, difundidas en Edición Especial 5 del Registro Oficial del 30 de noviembre del 2002. 5. Normas de Control Interno que serán aplicadas en las Entidades y Organismos del Sector Público que se encuentran bajo el ámbito de competencia de la Contraloría General del Estado, difundidas en Edición Especial 6 del Registro Oficial del 10 de octubre 2002. 6. Reglamento sobre la organización, funcionamiento y dependencia técnica de las Unidades de Auditoría Interna de las entidades que controla la Contraloría General del Estado, publicado en el Registro Oficial 70 de 28 de abril del 2003. 7. Manual General de Auditoría Gubernamental, expedido con acuerdo 012 CG, publicada en el Registro Oficial No. 107 del 19 de junio del 2003. 8. Normas que regulan el otorgamiento de copias de Borradores de Informes de Auditoría Externa y Auditoría Interna, publicado en el Registro Oficial 152 de 21 de agosto del 2003. 1.2 MISIÓN Y VISIÓN Misión- La auditoria interna, para cumplir con sus objetivos, realizará el examen y evaluación posterior de las operaciones y actividades de la ECAPAG, a través de auditorías, exámenes especiales y/o análisis, con sujeción a las disposiciones legales, normas nacionales e internacionales. Generará informes de calidad con recomendaciones tendientes a mejorar la gestión institucional. Proporcionará asesoría técnica administrativa a las autoridades, niveles directivos y servidores de la entidad, exclusivamente en las áreas de control. 6



Visión.- La Dirección de Auditoria Interna de ECAPAG, se constituirá con una estructura flexible con sujeción a normas y políticas claras, aplicará procedimientos modernos de auditoria, con personal de actitud positiva, altamente capacitado, acorde con el avance de la ciencia y la tecnología, comprometido con el desarrollo y mejoramiento continuo de su trabajo, contribuirán en la prevención y corrección oportuna de las desviaciones y en la optimización de la gestión técnica - administrativa de la Entidad y, contribuirán al logro de la eficiencia del rol como Ente de Control de un servicio público. 1.3 POLÍTICAS DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA Las políticas constituyen orientaciones generales para el funcionamiento de una actividad, regulan, guían y limitan las acciones, formulando una línea de conducta general y asegurando la uniformidad de actividades similares llevadas a cabo por diferentes personas, grupos o unidades. Es esencial que una Dirección de auditoría interna, formule y comunique a todos sus auditores las políticas que deben aplicarse en la ejecución de la auditoría profesional. El propósito es presentar algunas políticas básicas de auditoría gubernamental que deben considerarse de acuerdo a la realidad. Las áreas de políticas básicas más importantes incluyen: Dirección de los Esfuerzos Requisitos de la Auditoría Sentido Constructivo Desarrollo Profesional de los Auditores Importancia de Conocer los Métodos, Políticas Procedimientos de la Entidad Oportunidad en la Labor de Auditoría Importancia del Control interno, la Auditoría Interna y su Evaluación Importancia de los Sistemas Administrativos y Financieros y su Evaluación Operaciones Básicas de Auditoría Fases de Trabajo de Auditoría Conducta a Observar por el Auditor Revisión de Áreas Técnicas BASE LEGAL Y ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

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Prevención y Descubrimiento de Fraudes Comunicación Oportuna Independencia

1.3.1 Dirección de los esfuerzos Normalmente la envergadura y profundidad del interés y responsabilidades de auditoría, requieren el uso más eficiente posible de los auditores. Por lo tanto, la política básica aconsejable es dirigir los recursos y talentos disponibles hacia aquellas áreas en las cuales pueden ser utilizados con mayor eficacia para servir, de mejor manera, a las necesidades más importantes de la Institución y alcanzar los máximos beneficios La eficaz utilización de los recursos humanos de auditoría requiere, entre otras cosas, mantener una relación balanceada entre el planeamiento efectuado y el emprendido, entre la supervisión proporcionada y el trabajo supervisado y entre los hallazgos desarrollados y su informe oportuno. En todos los casos las labores de auditoría deben ser lo bastante intensivas como para asegurar la validez y utilidad de los hallazgos y lo suficientemente amplias como para respaldar plenamente toda opinión, conclusión y recomendación. Algunos factores que deben considerarse al tomar decisiones respecto a la naturaleza, dirección e intensidad de las labores de auditoría son: 1. Requisitos legales específicos de ciertas auditorías. 2. El plan anual de auditoría a ser ejecutado. 3. Solicitudes de exámenes específicos. 4. Disponibilidad de personal de auditoría capaz de llevar a cabo el examen requerido. 5. Importancia relativa de los programas o actividades a ser examinados, según la magnitud de sus operaciones y volumen de los recursos financieros involucrados.

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6. Naturaleza de las experiencias anteriores con la entidad. 7. Conocimientos acerca de la efectividad del sistema de control interno en general. 8. Estado de desarrollo del sistema contable y/u otros sistemas administrativos. 9. Otros factores especiales (por ejemplo, establecimiento de un nuevo programa). Las decisiones tomadas en cada caso deben representar un juicio combinado de todos los factores pertinentes, siendo uno determinante la contribución potencial hacia el mejoramiento de la administración de las operaciones y programas. En todo caso, debe tenerse muy en cuenta la capacidad operativa de la institución para llevar a cabo el examen contemplado o propuesto. Emprender tareas de auditorías sofisticadas o de probable fracaso puede dañar la reputación de la Dirección de auditoría, limitando la confianza depositada en ella para el futuro.

1.3.2 Requisitos de la auditoria Para que la auditoría logre los resultados esperados de ella, se requiere: 1. Un conjunto de normas, procedimientos y prácticas que orientan su acción y permitan medir sus resultados. 2. Auditores profesionales altamente capacitados y experimentados para su ejecución. La experiencia práctica necesaria para el ejercicio de la auditoría, únicamente, puede obtenerse bajo la supervisión de un auditor ya experimentado en las labores prácticas. La capacitación en servicio es indispensable en la auditoría. 3. Un grado de libertad o independencia suficiente para aplicar el ejercicio profesional de la auditoría. 4. El respaldo de los niveles superiores de la entidad implantación de las recomendaciones resultantes.

que faciliten el trabajo y la


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1.3.3 Sentido constructivo Al planificar y conducir la auditoría, el auditor gubernamental debe enfatizar en aquellos aspectos de las operaciones y actividades de una entidad en las cuales hayan indicios y oportunidades de lograr mejoras, tomando en cuenta el significado e importancia de cada asunto. Esta política admite la necesidad de examinar las áreas que se conocen son de interés principal, permitiendo al mismo tiempo una utilización más efectiva del potencial humano de auditoría disponible. La oportunidad de mejorar las operaciones de la Entidad es mucho más importante que la formulación de criticas y la toma de acciones correctivas. La aplicación de esta política da como resultado un mayor énfasis en debilidades administrativas conocidas o sospechadas, tales como ineficacia, desperdicio y derroche, pagos indebidos, incumplimiento de leyes y otras áreas problema. Con este tipo de énfasis, la política ideal es proporcionar a la entidad, cuando sea necesario, la oportunidad de remitir información y explicaciones adicionales acerca de los hallazgos individuales, lo cual permitirá una total consideración de todos los factores importantes pertinentes y asegurará la presentación completa y balanceada de los hallazgos de auditoría en los informes. El examen de transacciones individuales para verificar y probar la naturaleza y eficacia de los controles administrativos es una parte importante de la labor de auditoría. Estos casos deben ser tratados de manera positiva y constructiva en las discusiones con los funcionarios responsables y en los informes de auditoría. 1.3.4 Desarrollo profesional de los auditores La Dirección de Auditoría Interna tiene la obligación de desarrollar y mantener personal de auditoría altamente calificado y capaz. Para asegurar este fin es esencial mantener un programa de capacitación continua y desarrollo profesional. Un auditor profesional puede beneficiarse de la mejor educación a nivel universitario, pero si no se mantiene al día con los avances de la administración y la auditoría en pocos años se convertirá en un profesional desactualizado.

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Los auditores de la Dirección de Auditoria Interna de ECAPAG, son capacitados por la Contraloría General del Estado, que cuenta con sus propias escuelas de capacitación básica (la esencialmente requerida por todo auditor) y capacitación continua (la necesaria para mantener al auditor actualizado y lograr el avance en su carrera profesional), además de cursos de capacitación proporcionados por la Entidad, de importancia relativa para el desarrollo profesional de los auditores internos. Una política básica que exige el cumplimiento con cierto número mínimo de horas de capacitación continua, puede contribuir al desarrollo y mantenimiento de auditores profesionales capaces de cumplir las elevadas responsabilidades de sus funciones.

1.3.5 Importancia de conocer los métodos, políticas y procedimientos de la entidad El punto de partida en la auditoría de una operación y/o actividad, es averiguar la forma en que la entidad la efectúa, para verificar la base de sus determinaciones o decisiones. Sin un conocimiento tal, la efectividad de los métodos, políticas o procedimientos de la entidad no podrán ser juzgados satisfactoriamente. El examen directo de las operaciones o actividades llevadas a cabo por la entidad es indispensable al conocimiento y entendimiento de sus métodos, políticas y procedimientos. De igual modo, la política debe indicar que la supervisión de los exámenes de auditoría incluyendo las medidas de control de calidad también deben llevarse a cabo por el Jefe de la Dirección.

1.3.6 Oportunidad de la labor de auditoria El control posterior realizado por la Dirección de Auditoría Interna es una acción efectuada con posterioridad a la ejecución de las operaciones y transacciones sujetas a revisión. Sin embargo, resulta más efectiva cuando la revisión se lleva a cabo en el menor tiempo posible después de dicha ejecución. Por lo tanto, la auditoría moderna requiere actividades dirigidas a examinar y evaluar las operaciones y transacciones últimamente ejecutadas. BASE LEGAL Y ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

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En la auditoría operacional el examen debe limitarse a las operaciones de los últimos años e incluirse las operaciones en proceso al momento del examen. La Dirección de Auditoría Interna tienen una ventaja por la estrecha relación con la entidad, lo que te permite examinar inmediatamente sus operaciones más importantes, criticas o problemáticas. 1.3.7 Importancia del control interno, la auditoria interna y su evaluación En la auditoría se utiliza el término control interno o control interno gerencial en el sentido amplio de abarcar todo es sistema de organización, políticas, procedimientos y prácticas empleados al administrar las operaciones de una entidad y estimular el cumplimiento de las atribuciones, funciones y deberes en forma efectiva y de manera planeada para obtener los resultados deseados. La función de auditoría interna es, entre otros, un elemento básico del sistema de control interno de una entidad pública. Debido a la gran envergadura de las operaciones y/o actividades de la administración, es físicamente imposible efectuar auditorías de todas esas actividades. Asimismo, las auditorías efectuadas tienen que tratar con las áreas más críticas e importantes para que los recursos humanos sean empleados de manera más productiva como fue discutido anteriormente. Por tales motivos la calidad de la auditoría interna es de importancia primordial al buen funcionamiento de la Entidad. La política básica de auditoría debe reconocer la importancia del sistema de control interno. Debe reconocer que el control interno es mucho más amplio que la auditoría interna y es responsabilidad del titular ó máxima autoridad de la entidad establecer y mantener una Dirección de auditoría interna profesional. Dicha Dirección no es responsable del control interno de la entidad, sino más bien su responsabilidad es revisarlo, evaluarlo y presentar recomendaciones al titular o máxima autoridad para mejorarlo. 1.3.8 Importancia de los sistemas administrativos y financieros y su evaluación En la gerencia moderna el establecimiento de sistemas administrativos y financieros es un concepto popularizado por el enfoque de sistemas especialmente desarrollado por el empleo de sistemas electrónicos de procesamiento de datos. Sin embargo, dicho concepto también

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ha sido ampliamente aceptado para sistemas manuales y otros sistemas en los cuales el procesamiento de datos es únicamente un factor entre muchos otros. La auditoría moderna aprovecha de los conceptos de sistemas para enfocar en el examen y evaluación del sistema en lugar del examen y evaluación de cada transacción individual. Por supuesto, es necesario escoger transacciones típicas y rastrearlas a través del sistema que las procesa para poder evaluar dicho sistema. En la auditoría financiera una parte importante consiste en el examen y evaluación del sistema contable de la entidad. La existencia de buenos registros y procedimientos contables sólidos facilita la labor de auditoría. Sin embargo, no es una condición preliminar para llevar a cabo una labor de auditoría en una entidad. La función contable es una responsabilidad administrativa, cuyo cumplimiento está sujeto a revisión de auditoría de la misma forma en que lo está cualquier otra responsabilidad. De igual manera en la auditoría operacional es necesario examinar y evaluar cualquiera de los sistemas administrativos dentro de los cuales el auditor ha podido identificar una posible área débil. Si no se han ubicado evidencias de debilidades en el sistema al concluir la tercera fase o revisión y evaluación del control interno, no sería necesario examinar profundamente el sistema administrativo. El examen de los sistemas administrativos en la auditoría operacional se basa, primero en identificar las áreas débiles de actividades u operaciones relacionadas con el sistema y después determinar si la debilidad es verdadera, significativa y si su causa se relaciona con deficiencias en la aplicación de procedimientos señalados por un sistema administrativo o deficiencia en el sistema mismo. Frecuentemente las deficiencias en las operaciones de línea determinadas en la Entidad tienen como causa principal o subyacente una o más deficiencias en el sistema administrativo que apoya dichas operaciones. 1.3.9 Operaciones básicas de auditoria Las operaciones básicas efectuadas para alcanzar tos objetivos específicos de auditoría y establecidos para exámenes específicos comprenden una combinación integrada de lo BASE LEGAL Y ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

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siguiente: 1. Recopilar información, 2. Efectuar evaluaciones, 3. Desarrollar recomendaciones. Uno de los métodos más importantes para obtener la información necesaria para una auditoría es revisar y averiguar la forma en que se cumple con los diversos tipos de responsabilidad. La mayor parte de la información necesaria se obtendrá por medio del examen detallado de transacciones u operaciones individuales. El motivo principal para obtener información de esta manera y efectuar evaluaciones relacionadas es probar la efectividad del control interno gerencial sobre la actividad, programa, función u operación bajo examen y establecer una base apropiada para informar de los resultados de la auditoría. 1.3.10 Fases de trabajo de auditoria El concepto general de la auditoría gubernamental actualmente difundido y recomendado por organismos profesionales e internacionales se basa en la comprensión de la auditoría de alcance amplio, más frecuentemente denominada auditoría operacional, que abarca todas las áreas de operación incluyendo las operaciones financieras y no f inancieras. Esta situación descansa en la evolución de la auditoría operacional de la financiera y el hecho de que cualquier operación sea de la naturaleza que fuere tiene su costo y consecuentemente su examen involucra aspectos financieros. Sin embargo, ciertas auditorías tienen enfoques netamente financieros dirigiéndose al examen de los estados financieros o el sistema financiero de la entidad y la emisión del tradicional dictamen del contador público. Para estas auditorías las fases son más sencillas debido al hecho de que el objeto del examen (los estados financieros) está claramente establecido desde el principio, en contraste con la auditoría operacional cuyo objeto específico (una o más áreas determinadas como críticas) se desarrolla progresivamente a través de la ejecución de varias fases. 1. Planeamiento — Esta fase comprende la preparación, revisión de la información disponible y pertinente, disposiciones legales y otra documentación contenida en el

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archivo permanente sobre la entidad y la elaboración del programa de auditoría. Esta fase es de responsabilidad del auditor encargado del examen. 2. Trabajo de Campo — Abarca la aplicación del programa de auditoría elaborado en la primera fase (que debe ser ajustado a las circunstancias encontradas, de ser necesario) que incluye el estudio y evaluación del sistema de control interno y la obtención de evidencia pertinente a través de la aplicación de pruebas selectivas y otros procedimientos de auditoría considerados necesarios en las circunstancias. Es responsabilidad del equipo completo de auditoría el cual puede incluir varios auditores y asistentes con diversos niveles de experiencia y habilidad. 3. Comunicación de Resultados — Comprende la preparación y emisión del informe de auditoría que incluye el dictamen del Auditor General sobre los estados financieros y/o los comentarios, conclusiones y recomendaciones pertinentes. Cuando no se han elaborado estados financieros el informe contiene las opiniones del auditor sobre el sistema de control interno financiero y el sistema financiero en general. Es responsabilidad del auditor encargado del examen. 1.3.11 Conducta a observar por el auditor El personal de la Dirección de Auditoría Interna, por la naturaleza de sus labores, debe observar una conducta ejemplar. El mantenimiento de buenas y cordiales relaciones con el personal de la entidad mientras se mantiene la debida independencia es esencial. El auditor siempre debe observar las reglas de buena conducta tratando a todos los niveles de servidores públicos con tino y cortesía. La política básica de auditoría, al respecto, debe considerar la aplicación de los elementos fundamentales de las buenas relaciones humanas en todo contacto con los servidores de la entidad. 1.3.12 Prevención y descubrimiento de fraudes En general el detectar fraudes no es el motivo principal de la auditoría gubernamental. Se investigan, por supuesto, los indicios de fraudes y se tomarán en cuenta todas las posibilidades de que estos se descubran durante la auditoría. Sin embargo, se considera que el evitar fraudes es de principal importancia y que la administración de la entidad tiene BASE LEGAL Y ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

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la responsabilidad de evitarlo. La estructura de la organización, la división de responsabilidades y los procedimientos de control relacionados deben ser ideados en tal forma que eviten el fraude, a través de un sólido sistema de control interno. Dicho sistema es la mejor manera de evitar y descubrir el fraude. Existe un alto grado de incompatibilidad entre las funciones negativas conocidas como de tipo policial o fiscal y las funciones positivas de la auditoría moderna orientada a mejorar la administración pública. La imagen negativista proyectada por auditorías dirigidas a criticar y castigar puede compensar y hasta eliminar todo esfuerzo positivo de recomendar mejoras en las operaciones. 1.3.13 Comunicación oportuna Los resultados de la auditoría no son productivos si no se comunican con oportunidad para permitir la adopción de la acción correctiva. Cualquier asunto referente a un hallazgo importante de auditoría debe ser comunicado y discutido con los funcionarios o empleados responsables durante el desarrollo del hallazgo, para asegurar la obtención de toda la información pertinente y el punto de vista de la persona responsable que sin duda tendrá más conocimiento del asunto. La labor de auditoría no es secreta y con excepción de casos que involucren fraudes, desfalcos o cuestiones de seguridad, el auditor tiene el deber de discutir abierta y francamente sus hallazgos con los servidores afectados y responsables. Estas discusiones deben ser realizadas lo más pronto posible después de que el auditor haya reunido la suficiente evidencia. La oportuna comunicación de los resultados de cada parte importante del examen asegura la eficiencia de la acción correctiva y el cumplimiento de recomendaciones para mejoras, sin esperar la finalización del examen. En el informe de auditoría se deben comunicar los hallazgos desarrollados, con suficientes comentarios, de modo que se permita su total entendimiento, junto con los puntos de vista presentados por tos servidores afectados o responsables. En el informe también se debe manifestar las conclusiones del auditor y sus recomendaciones para mejorar las operaciones o actividades.

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1.3.14 Independencia Posiblemente entre todas las cualidades del auditor, la más importante es su independencia. El auditor no debe estar vinculado de ninguna manera con las operaciones o actividades que están bajo su examen porque la menor falta de independencia destruiría su trabajo como auditor. El auditor no sólo tiene que ser independiente de hecho, sino que tiene que aparecer como tal ante todos aquellos con quienes llega a establecer relaciones. Para mantener la independencia profesional, el auditor muchas veces tiene que evitar amistades y reuniones sociales, que pueden comprometerlo aún sólo ante los ojos de otras personas. El auditor gubernamental debe ejercer la independencia y mantenerla latente a través de todo el proceso de la auditoría, a efecto de conservar incólume la confianza que en él tienen depositada quienes utilizan sus servicios. Además, sus acciones profesionales primordialmente deben estar revestidas de la más absoluta independencia, hasta donde le sea posible, que le permita estar en condiciones de emitir juicios justos y libres de toda subjetividad. 1.3.15 Otras políticas de auditoria Existen varias otras áreas en las cuales la Dirección de Auditoría Interna debe considerar la conveniencia de establecer políticas básicas. En general las políticas básicas de auditoría establecidas deben complementar, ampliar o explicar disposiciones legales e inclusive llenar los vacíos encontrados en las mismas. Desafortunadamente en muchos casos las disposiciones legales que fueron adecuadas en una época se vuelven obsoletas, inaplicables o poco prácticas. A través del establecimiento de políticas básicas de auditoría moderna y profesional puede solucionar estos problemas, por lo menos temporalmente hasta que se presente la oportunidad de actualizar la legislación. Dichas políticas pueden incorporarse en reglamentos, directivas o enunciados específicos de política u otras disposiciones internas.


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1.4 NATURALEZA Y FINES DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA La auditoría profesional hoy en día, es reconocida como elemento indispensable para el logro completo de una adecuada administración, tanto en el sector público como en el privado. La larga historia de evolución y desarrollo incluyó el paso por un período inicial de enfoque negativo, no sistematizado y empírico. También atravesó un período de énfasis dirigido únicamente a los aspectos financieros en el sector privado y de cumplimiento legal en el sector público. En la actualidad está dirigida a cualquier actividad u operación, dando énfasis aún a los aspectos financieros, especialmente los de costos y beneficios, sin dejar de lado lo relativo a su legalidad. Sin embargo, el enfoque moderno es netamente positivo, sistematizado y profesional. Evidentemente, este proceso evolutivo continuará en los años venideros. La ejecución de la auditoría representa una forma de entregar servicios profesionales de carácter personal. Ha resultado necesaria debido al desarrollo logrado por la administración moderna haciendo de las entidades verdaderas organizaciones, que ofrecen servicios o producen bienes. El término ''auditoría" frecuentemente ha sido mal empleado. Además, siendo un término técnico, de relativamente reciente introducción al idioma español, en algunos países es desconocido, no utilizado o empleado únicamente en sentidos incorrectos. Repetidamente se observa, en la literatura, el empleo de términos tales como: "censura de cuentas", "intervención", "fiscalización", "revisión de cuentas" y aún a veces "control de cuentas" o simplemente "control", pero ninguno de estos términos describe adecuadamente la "auditoría". Por lo tanto es necesario determinar sus características, para luego definirla claramente con el objeto de efectuar su estudio y aplicación. La auditoría en el sector público engloba todos los conceptos del examen de estados financieros; además agrega aspectos de cumplimiento de las disposiciones legales y los objetivos de los programas, utilizando los recursos públicos de manera eficiente, efectiva y económica. Sin embargo, la auditoría profesional efectuada en el sector público no debe ser considerada diferente de la auditoría realizada en el sector privado por firmas de contadores públicos profesionales y por auditores internos profesionales. En la realidad la auditoría gubernamental ha evolucionado de dichas actividades, de las cuáles ha obtenido y utilizado casi la totalidad de su filosofía.

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En realidad, sin embargo, es del todo incorrecto considerar la auditoría como subdivisión de la contabilidad. La auditoría se ocupa de la contabilidad, lo que explica que los auditores sean contadores primeramente, pero no es una parte de la contabilidad. Su labor consiste en revisar las mediciones y comunicaciones de la contabilidad para determinar su propiedad. La auditoría es analítica, no constructiva; es crítica, investigativa, concerniente a las bases de las mediciones y aseveraciones contables. La auditoría da énfasis a la prueba, el soporte de los estados y datos financieros. De este modo la auditoría tiene sus raíces principales, no en la contabilidad a la que revisa sino en la lógica en la que se apoya fuertemente para sus ideas y métodos. La auditoría se ocupa de la verificación, requiere la aplicación de las técnicas y métodos de prueba. De hecho, cualquier disciplina que se apoya fuertemente en la evidencia, se basa en la lógica . . . la auditoría tiene sus raíces primarias en la lógica, de la que se sustenta, pero alcanza a otros campos del conocimiento también, como el de las matemáticas, el de las ciencias normativas, comunicaciones y ética, como porciones de su teoría. Y aunque la auditoría abrevia en otros campos, ello no significa que no tenga una identidad independiente, la auditoría se relaciona con la evidencia, también se relaciona con el muestreo y naturalmente debe recurrir a un estudio de la teoría de la estadística. Después de una larga y seria consideración, no podemos llegar a ninguna otra conclusión que la de que la auditoría es un campo especializado de conocimiento. La auditoría trata con ideas abstractas; tiene sus cimientos en los más básicos tipos del saber: tiene una racional estructura de postulados, conceptos, técnicas y preceptos; entendida adecuadamente, es un riguroso estudio intelectual digno de ser calificado como "disciplina" en el sentido corriente de este término. De este modo la auditoría da oportunidades para, y aún demanda, un enérgico esfuerzo intelectual. Es por medio de tal esfuerzo como su teoría subyacente podrá ser descubierta, desarrollada, comprendida y utilizada para el mejoramiento de la profesión". 1.4.1 Características: La auditoría, con base en su evolución, presenta hoy en día las siguientes características: 1.

Es un examen que incluye evaluaciones, estudios, revisiones, diagnóstico e investigaciones necesarias.


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2.

Es objetiva, objetiva, siendo una condición que el auditor sea independient independientee de de las las actividades actividades revisadas, cuidando siempre mantener una actitud mental independiente.

3.

Es sistemáticamente sistemática mente planeada y efectuada.

4.

Es profesionalmen profesionalmente te dirigida dirigida por un un auditor auditor o contador contador público a nivel nivel universitario universitario o equivalente, afiliado a un organismo profesional que prescriba las normas profesionales y el código de ética profesional.

5.

Cubre las operaciones financieras o administrativas administrativas de una entidad.

6.

Se efectúa efectúa posteriormente posteriormente a la ejecución de las operaciones operaciones examinadas, sin embargo, su valor disminuye directamente en proporción a cualquier demora indebida entre la ejecución de las operaciones y su examen. Por lo tanto, a pesar de ser posterior debe ser oportuna.

7.

Verifica las operaciones operacione s determinando su legalidad, veracidad y propiedad.

8.

Evalúa las operaciones operaciones examinadas comparándolas comparándolas con normas de de rendimient rendimiento, o, de calidad y cualquier otra norma aplicable, incluyendo las políticas, estrategias, planes, objetivos y metas, tanto como, las disposiciones legales aplicables, los principios y prácticas generalmente aceptadas en el área de estudio y las prácticas prudentes resultantes de la aplicación del sentido común.

9.

Concluye con un informe tanto verbal como por escrito, presentando presentando los resultados resultados del examen.

10. El informe contiene comentarios del auditor auditor sobre sobre los hallazgos hallazgos desarrollad desarrollados os durante el curso de su examen. En los comentarios se presentan y discuten las condiciones, criterios, causas y efectos correspondientes. correspondientes. 11. El informe presenta las conclusiones conclusiones del auditor auditor con respecto respecto a cada área área del hallazgo. 12. El informe contiene contiene recomendacio recomendaciones nes constructivas para introducir introducir mejoras en las operaciones examinadas. 20



13. Cuando el examen ha comprendido los estados financieros financ ieros de la entidad, el informe proporciona una opinión o dictamen profesional del auditor sobre la razonabilidad en la presentación presentación de los mismos. Las características enumeradas constituyen el marco general de cualquier examen efectuado en la Institución y denominado "auditoría". Este término debe ser empleado únicamente, para describir una actividad o labor circunscrita a dichas características y de este modo se evita confundir a personas poco familiarizadas con la auditoría. Por el mismo motivo es aconsejable evitar el empleo de otros términos que no impliquen las características enumeradas. Aún el término "control" debe emplearse con sumo cuidado porque mientras la "auditoría" constituye un mecanismo de control en el sector público, el "control" no necesariamente significa, ni implica la "auditoría". Por lo tanto es siempre preferible utilizar el término "auditoría" al referirse a un examen cuyas características han sido enumeradas. enumeradas.

1.5 ESTRUCTURA ESTRUCTURA ORGANICA ORGANICA Y FUNCIONAL DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA DE ECAPAG La estructura orgánica funcional de la Dirección de Auditoría Interna, es aprobada por la Contraloría General del Estado, tendrá en e n cuenta las necesidades, requerimientos, requerimientos, recursos, productos, procesos y complejidad de las actividades de la Institución.

DIRECTORIO

GERENTE GENERAL

AUDITOR GENERAL

SECRETARIA

AUDITOR

AUDITOR

INTERNO

INTERNO

Figura 1.5: Estructura Orgánica y Funcional de la Dirección de Auditoría Interna de ECAPAG


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La Dirección de Auditoría Interna de ECAPAG, esta ubicada orgánicamente en el nivel asesor de la máxima autoridad, y para este fin se tendrá en cuenta la organización corporativa de la Entidad.

La Dirección de Auditoria Interna de ECAPAG, esta conformada con un equipo de trabajo interdisciplinario que labora con responsabilidad, entusiasmo y armonía al servicio de la Entidad y fundamentalmente comprometida con su misión, visión y valores, cuyo personal deberá estar regulado por la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa y su Reglamento, y demás normas de gestión de personal que dicte la Contraloría General del Estado. Las siguientes son las funciones y atribuciones de la Dirección de Auditoría Interna:

1.

Asesorar a las autoridades y a los funcionarios funcionarios que requieran los servicios servicios profesionales de la auditoría interna, con sujeción a las leyes y normas de auditoría de general aceptación, en el análisis, desarrollo, implantación y mantenimiento de los sistemas y procesos institucionales, a través de una participación activa y oportuna en el campo de su competencia, y en función del mejoramiento continuo del sistema de control interno de la entidad a la que sirven.

2.

Preparar los planes anuales de auditoría y presentarlos a la la Contraloría Contraloría General hasta el 30 de septiembre de cada año. Dichos planes serán elaborados de acto con las políticas y normas de la Contraloría General.

3.

Realizar principalmente principalme nte auditorias de gestión y exámenes especiales planificados e imprevistos, para evaluar la gestión operativa, administrativa, financiera, ambiental y técnica de la entidad, en términos de costo, tiempo, legalidad, economía, efectividad, eficiencia y transparencia. transparencia.

4.

Evaluar los estudios, prestación de servicios, adquisición de bienes y construcción de obras que la entidad realice.

5.

Examinar los ingresos ingresos de la la entidad, entidad, provenientes provenientes de de diferentes diferentes fuentes fuentes de financiamiento. financiamiento. El control de los ingresos no interferirá en las facultades reglamentaria, reglamentaria,

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determinadota, resolutiva, sancionadora, recaudadora y otras propias de la Administración Tributaria.

6.

Examinar los gastos, inversiones, utilización, administración y custodia de recursos institucionales.

7.

Identificar y evaluar los procedimientos y sistemas de control y de prevención internas para evitar actos ilícitos y de corrupción que afecten a la entidad.

8.

Mantener un programa de seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones establecidas en los informes de auditoria, practicados por las auditorias internas y por las auditorias externas.

9.

Facilitar mediante sus informes que la Contraloría General determine, las responsabilidades administrativas y las responsabilidades civiles culposas, así como también los indicios de responsabilidad penal, conforme lo previsto en los artículos 39 inciso segundo, 45, 52, 53, 65, 66 y 67 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, la cual, en estos casos, necesariamente realizará el control de calidad que corresponda.

10. Requerir y obtener información conforme lo previsto en los artículos 76, 81 y 88 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

11. Procurar la capacitación del personal de la Dirección de Auditoría.

12. Mantener independencia mental y actuar con objetividad en el cumplimiento de sus funciones, observando el Código de Etica y las normas profesionales de la auditoría de carácter nacional e internacional.

13. Estar libre de cualquier injerencia política, o de autoridad, para actuar con profesionalismo, objetividad, independencia y ética, en el ejercicio del control. BASE LEGAL Y ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

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14. Preparar mensualmente y semestralmente información de las actividades cumplidas por la Dirección de Auditoria Interna en relación con los planes operativos de trabajo, la cual será enviada a la Contraloría General para su revisión.

15. Enviar a la Contraloría General y a la respectiva entidad a la que sirven y controlan, los informes de auditoria y de exámenes especiales, en el plazo máximo de 30 días laborables después de la conferencia final de resultados.

16. Cumplir con las normas e instrucciones que expida la Contraloría General para el eficaz funcionamiento técnico de las unidades de auditoria interna.

17. 7Ejercer las demás funciones conferidas por la ley.

1.6 OBJETIVOS DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA Establecer el grado en que la Entidad y sus servidores han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados. Determinar si tales funciones se han ejecutado de manera económica, eficiente y eficaz. Determinar si los objetivos y metas propuestas han sido logrados. Determinar si se están llevando a cabo, exclusivamente, aquellos programas o actividades legalmente autorizados. Proporcionar una base para mejorar la asignación de recursos y la administración de éstos por parte de la Entidad. Alentar a la administración de la entidad para que produzca procesos tendientes a brindar información sobre la economía, eficiencia y eficacia, desarrollando metas y objetivos específicos y mensurables.

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Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a operaciones gubernamentales, como así también de los planes, normas y procedimientos establecidos. Determinar el grado en que la Entidad y sus funcionarios controlan y evalúan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos.

1.7 ALCANCE DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA A pesar de que el término ―auditoría‖ y otros afines o similares, tradicional y continuamente

han sido aplicados el proceso de examen dirigido a la legalidad, veracidad y propiedad de los gastos públicos, en cambio, la auditoría gubernamental moderna en la actualidad debe tener un alcance mucho más amplio, pues no se limita a aspectos legales y financieros solamente. El alcance de la auditoría en el sector público puede extenderse a todos los aspectos significativos de las operaciones de una entidad pública. Asimismo, queda excluido del posible alcance de la auditoría gubernamental únicamente lo insignificante o inmaterial. En la práctica para cada auditoría es necesario definir su alcance, siendo impracticable y un desperdicio en relación con su costo, el examen profundo de todas las operaciones de una entidad. Además, en la auditoría operacional mientras se van desarrollando las fases del examen se elimina de su alcance las áreas consideradas no significativas y aquellas que no son las principalmente criticas o problemáticas, concentrando el examen profundo en las áreas en las cuales las conclusiones y recomendaciones del auditor pueden ser más beneficiosas a la entidad y al gobierno. El control que realizará la Dirección de Auditoria Interna se ejercerá mediante la auditoría gubernamental y el examen especial, utilizando normas nacionales e internacionales y técnicas de auditoría. Examen Especial.- Como parte de la auditoría gubernamental el examen especial verificará, estudiará y evaluará aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa y medio ambiental, con posterioridad a su BASE LEGAL Y ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

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ejecución, aplicará las técnicas y procedimientos de auditoría, de la ingeniería o afines, o de las disciplinas específicas, de acuerdo con la materia de examen y formulará el correspondiente informe que deberá contener comentarios, conclusiones y recomendaciones. Auditoría de Gestión.- La Auditoría de Gestión es la acción fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestión, utilizando recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable, o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, se está realizando, o se ha realizado, de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia. Este tipo de auditoría examinará y evaluará los resultados originalmente esperados y medidos de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeño pertinentes. Constituirán objeto de la auditoría de gestión: el proceso administrativo, las actividades de apoyo, financieras y operativas; la eficiencia, efectividad y economía en el empleo de los recursos humanos, materiales, financieros, ambientales, tecnológicos y de tiempo; y, el cumplimiento de las atribuciones, objetivos y metas institucionales. A diferencia de la auditoría financiera, el resultado de la fiscalización mediante la auditoría de Gestión no implica la emisión de una opinión profesional, sino la elaboración de un informe amplio con los comentarios, conclusiones y recomendaciones pertinentes. Auditoría de Aspectos Ambientales.- La Dirección de Auditoría Interna podrá en cualquier momento, auditar los procedimientos de realización y aprobación de los estudios y evaluaciones de impacto ambiental en los términos establecidos en la Ley de Gestión Ambiental, publicada en el Registro Oficial No. 245 del 30 de julio de 1999 y en el artículo 91 de la Constitución Política de la República. Auditoría de Obras Públicas o de Ingeniería.- Evaluará la administración de las obras en construcción, la gestión de los contratistas, el manejo de la contratación pública, la eficacia de los sistemas de mantenimiento, el cumplimiento de las cláusulas contractuales y los resultados físicos que se obtengan en el programa o proyecto específico sometido a examen.

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1.8 SUPERVISION TÉCNICA Las unidades de auditoría interna, pertenecientes a las instituciones del Estado, como integrantes del control interno, serán objeto de evaluación por parte de la Contraloría General del Estado. Su dependencia técnica, consistirá principalmente en la aprobación de los planes anuales de trabajo y sus modificaciones, el control de calidad de los informes, cuando se lo considere necesario, la determinación de responsabilidades, la evaluación de desempeño de sus miembros con la utilización de indicadores objetivos y cuantificables, la aprobación de los manuales específicos de auditoría interna, el cumplimiento de las normas que se expidan sobre la materia, y la aprobación o negativa de la creación, reestructuración o supresión de esas unidades y, además, las señaladas en el numeral 23 del artículo 31 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en lo que fuere aplicable. 1.9sMANEJO DEL ARCHIVO TECNICO

Para la organización del archivo de Auditoria de la ECAPAG, los documentos son previamente analizados y clasificados, en orden cronológico y de ser posible numéricos. Existen documentos de uso restringido o confidencial, los cuales se debe manejar con mayor seguridad, y dependiendo del caso, dejarlos en un lugar con las seguridades del caso. Los papeles de son confidenciales y están sujetos al secreto profesional. Para que cualquier papel de trabajo pueda ser mostrado a terceras personas se requiere la autorización del auditor general. SI por cualquier razón las áreas de la Entidad solicitan a la Dirección de Auditoria Interna un papel de trabajo por considerarlo necesario, el Auditor deberá si lo cree oportuno, facilitarle copia del mismo, reteniendo en su poder el original, en este caso cuidará de que dicho papel no contenga conclusiones o notas reservadas que no deban ser mostradas a persona ajena al equipo de auditoria. 1.10 PERSONAL DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA La calidad de la auditoría aplicada en la Institución dependerá de la calidad, grado profesional, capacidad, desarrollo y disciplina de los recursos humanos de la Dirección de Auditoría Interna. BASE LEGAL Y ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

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1.10.1 Naturaleza de su función El Auditor Interno, es el profesional que posee entrenamiento y experiencia en los campos de la contabilidad y la auditoría y que, como función básica, efectúa labores de auditoría. Por la naturaleza especial de su función tiene la responsabilidad de efectuar el control posterior, el cual lo ejerce a través de la auditoría. Las cualidades personales y las responsabilidades del auditor interno son similares a las del auditor independiente del sector privado; esta semejanza se hace más palpable si se considera que ambos deben poseer la técnica especializada de la auditoría y tienen una responsabilidad pública . El auditor independiente del sector privado es responsable directamente ante: la entidad que contrata sus servicios, (sus funcionarios, directores y accionistas) y terceras personas que le son desconocidas pero que podrían utilizar sus informes como base para la toma de decisiones sobre negocios, inversiones, obtención de crédito, etc. La responsabilidad en la Institución alcanza al auditor interno por la naturaleza misma de su función, es responsable ante: la entidad y otros funcionarios que podrían utilizar sus informes. La única diferencia significativa entre el auditor independiente del sector privado y el auditor gubernamental, es el campo de trabajo. La administración financiera gubernamental a veces es bastante distinta de la gerencia financiera privada y la contabilidad gubernamental en ciertos aspectos es distinta a la contabilidad de empresas privadas. Por tal motivo, el auditor del sector privado no puede ser trasladado fácilmente a la auditoría gubernamental. El auditor gubernamental, además de los conocimientos de contabilidad y auditoría que tiene, debe conocer el funcionamiento de la Institución en general, saber interpretar la legislación y reglamentación gubernamental, saber evaluar las transacciones relacionadas con el presupuesto y otros aspectos que suceden en la administración pública.

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1.10.2 Cualidades Personales Para tener éxito como auditor interno se deben reunir las siguientes cualidades personales: 

Poseer ideales — El éxito en una profesión exige el poseer ideales que den fundamento a la profesión. El auditor debe cuidar que sus ideales no decaigan con el transcurso del tiempo, ni tampoco por la aplicación de diversas presiones.



Cultura — El auditor debe tener un conocimiento amplio de la cultura que constituye el cimiento de la sociedad en que vive.



Aptitud de líder — Un puesto importante dentro de una profesión es imposible de lograrse, sin poseer la aptitud de un líder.



Personalidad — Un auditor tiene que poseer una personalidad agradable y de tacto, dignidad y habilidad necesarias para poder relacionarse con los demás.



Carácter - El auditor tiene que ser una persona honesta, de altos principios morales, diligente en sus labores, de buenos hábitos y respetada por sus asociados y la comunidad. La situación económica del auditor debe ser sólida en todo momento.



Capacidad intelectual - El auditor debe desarrollar su habilidad al grado de poder realizar análisis de cualquier situación.



Ser constructivo — Como asesor y como critico, el auditor tiene que hacer sugerencias y recomendaciones constructivas para mejorar la administración pública.

El auditor siempre debe tratar de mejorar y desarrollar sus cualidades personales para llegar a ser un profesional eficiente. 1.10.3 Educación y Capacitación La base de un profesional es la educación en su campo. El auditor Interno debe poseer en este aspecto lo siguiente:


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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA AUDITORIA INTERNA DEL SECTOR PÚBLICO (ECAPAG) 



Título - La posesión del título de Contador Público o equivalente, demostrará su preparación a nivel universitario en el campo profesional Dominio del idioma— El auditor debe saber comunicarse verbalmente en forma efectiva, así como escribir con claridad de manera interesante y a veces con energía.



Conocimiento de la administración Pública — El auditor tiene que haber estudiado los fundamentos de la administración pública y está obligado a conocer la estructura y funcionamiento de la Institución.



Conocimientos legales y jurídicos —El auditor debe conocer los fundamentos de las leyes y el sistema jurídico.



Conocimientos sobre finanzas—Es imprescindible que el auditor conozca ampliamente los principios, fundamentos y la teoría de la contabilidad, el presupuesto y de la economía.



Conocimiento sobre los principios y prácticas de administración general —Con la ampliación de la auditoría gubernamental hacia la auditoría operacional, el auditor necesita poseer conocimientos generales de administración, procesamiento electrónico de datos, estadística, adquisiciones, administración de personal, finanzas, ingeniería, etc.



Aprendizaje continuo — La capacitación profesional no se detiene. Todos los campos y por consiguiente la auditoría, siempre se encuentra en un estado dinámico. El auditor debe buscar su capacitación en forma continua con el fin de actualizarse permanentemente.

1.10.4 Experiencia Existen tres canales principales de realización y actualización profesional: 

Mediante la lectura continua de nuevos libros v revistas técnicas relacionadas con la profesión.



Asistencia a seminarios, cursos y otros eventos profesionales.

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

Mediante la aplicación práctica de la profesión.

Un verdadero profesional sigue progresando por medio de su experiencia práctica tan variada como le sea posible. La experiencia práctica bajo supervisión adecuada es indispensable para la formación del auditor interno. El auditor debe procurar poseer o buscar la oportunidad de adquirir experiencia en los siguientes campos: -

Contabilidad — El auditor preferentemente debe tener alguna experiencia como contador. Es difícil examinar libros si uno nunca los ha llevado.

-

Presupuesto — El auditor debe tener algo de experiencia en la elaboración del presupuesto público y el control presupuestario.

-

Sistema Financiero — El auditor debe tener la habilidad de elaborar e implantar nuevos sistemas financieros.

-

Procedimientos y practica de auditoría — Es indispensable que el auditor domine las técnicas de auditoría y gane amplia experiencia en sus procedimientos, así como en su práctica.

-

Procesamiento electrónico de datos — El crecimiento rápido de este campo exige que el auditor tenga conocimientos básicos de él.

-

Administración general — Es recomendable que el auditor cuente con experiencia administrativa práctica para evaluar las actividades de la administración.

1.10.5 Actividad Profesional El auditor interno debe ser activo en su profesión. Debe pertenecer al Colegio de Contadores Públicos y a otras organizaciones profesionales, participando activamente en ellas para fomentar el desarrollo de su profesión.


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1.10.6 Ética de la Profesión El auditor interno debe observar las normas de ética profesional propias de la profesión del Contador Público. Dichas normas están expresadas en los Códigos de Ética Profesional de los respectivos Colegios de Contadores Públicos y Contralorìa General del Estado 1.10.7 Comportamiento Profesional El comportamiento del auditor interno tanto en su vida personal como en la profesional, debe reflejar las normas más elevadas de moralidad, honradez y dignidad. Una persona no puede ser un verdadero profesional, si su comportamiento no es lo suficientemente recto como para dar el ejemplo a los demás. La naturaleza del trabajo efectuado por el auditor exige un nivel de comportamiento mucho más alto que el de los demás funcionarios y empleados. 1.10.8 Responsabilidad El auditor interno de la entidad es responsable ante sus superiores jerárquicos en el orden siguiente: 

El Titular o máxima autoridad de la entidad



El Jefe de la Dirección de Auditoría Interna



El Auditor Jefe del equipo de auditoría, cuando integre dicho equipo

Además el Director de Auditoría Interna responde ante: 

La Contraloría General del Estado quien puede solicitar sustente sus informes



Las autoridades judiciales, cuando sus informes deriven a ese nivel.

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En este sentido el auditor es responsable de observar una conducta intachable y desempeñar labores profesionales de la más alta calidad posible. Es responsable de cumplir con las normas de auditoría generalmente aceptadas y las demás normas de auditoría establecidas por la Contraloría General del Estado. 1.10.9 Personalidad del Auditor Conocer la técnica no basta para dominar una disciplina; es el talento, la capacidad profesional, la voluntad y el esfuerzo lo que determinan que el conocimiento de la tecnología rinda los productos deseados. Todo lo anterior significa: sentirse dueño de si mismo y tener autoridad para desarrollar en forma adecuada todas las acciones, saber las técnicas y aplicar las doctrinas, proceder con seguridad y mantener con certeza el rumbo de su accionar en las tareas encomendadas. Pero el auditor no puede alcanzar el adecuado equilibrio necesario en su delicada labor, si no llega a obtener una formación integral como profesional desde el punto de vista técnico y humanístico. Para comprender la personalidad del auditor debe visualizarse y clarificarse antes, el concepto de imagen. Se habla siempre de ella. La imagen del auditor aspira a ser plasmada en un concepto donde concluyen la capacidad profesional y la ética en el sentido más amplio. En tal virtud, su función no es inquisidora ni incisiva, es más bien la aplicación de una técnica diplomática de indagación y no de interrogatorio a presión. Desde el momento en que el auditor recibe la autorización para hacer un trabajo, debe poner de manifiesto su originalidad, evidenciar el conocimiento de las normas, técnicas y procedimientos y activar su facultad creadora para definir el problema, esbozar el plan de trabajo y formular su programa; si no aplica su formación técnica y humanística, será una tarea más que habrá de cumplir en su mecanismo de rutina, pero si se siente un profesional preparado integralmente, procurará realizar una obra de arte, quizás la mejor que ha plasmado hasta el momento. Para llevarlo a cabo seguirá un método en el que no puede faltar la búsqueda e interpretación de informaciones extraídas de documentos, archivos, entrevistas con sus jefes, cambios de ideas con sus colegas o colaboradores; en este sentido, es necesario hacer hincapié en el incremento de la técnica de trabajo en equipo.


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1.10.10 El personal de auditoria En la Dirección de auditoría interna generalmente existen tres niveles de auditores: Auditor Jefe de la Dirección Auditor Jefe de Equipo Auditor También existe otro grupo muy importante de profesionales de otras disciplinas, que a pesar de no ser auditores colaboran con el auditor como miembros del equipo de auditoría cuando es necesario examinar asuntos altamente técnicos. Estos profesionales pueden ser ingenieros, analistas de sistemas, estadísticos, matemáticos, especialistas en procesamiento electrónico de datos, etc., en consecuencia deben familiarizarse con el contenido de este documento y observar las normas profesionales aplicables a sus labores. 1.10.11 El equipo de auditoria El equipo de auditoría se compone de dos o más auditores, nombrados por el Auditor General de la Institución. Para una auditoría específica trabajando en forma integrada. Cuando fuere necesario, también se nombrará como miembro de un equipo de auditoría a un técnico o especialista de otra disciplina, por ejemplo un ingeniero o un analista de sistemas. Simultáneamente el funcionario responsable designa a un auditor como Jefe del Equipo para coordinar y supervisar el trabajo del equipo. 1.10.12 Colaboración entre los Miembros del Equipo Los miembros de los equipos de auditoría deben cooperar y colaborar entre sí como un conjunto, bajo la dirección del Auditor Jefe del Equipo a quien deben respetarlo y obedecerlo, desempeñando sus labores según el programa de auditoría y dejándose dirigir por él. Si un miembro del equipo de auditoría no está de acuerdo con el jefe sobre cualquier asunto, tiene que someter sus opiniones a las del Auditor General.

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Si existen problemas de cooperación y colaboración entre los miembros del equipo de auditores, el auditor jefe tiene que tomar las medidas disciplinarias que sean necesarias. De igual manera está obligado a tomar tales medidas, en el caso de que cualquier miembro del equipo no realice sus labores de acuerdo a las instrucciones impartidas o como haya sido dirigido. En el caso del personal técnico de apoyo de otras disciplinas, como ingenieros u otros, que se desempeñan como miembros del equipo de auditoría, obviamente tienen derecho de decisión final en sus áreas de especialidad, sin embargo, trabajan bajo la supervisión administrativa del Auditor Jefe del Equipo. 1.10.13 Disciplina La naturaleza del control y de la auditoría exige de todo el personal, una disciplina muy rígida y recta. Los auditores jefes de equipos tienen que establecer y hacer que se cumpla la disciplina entre los miembros. Los Directores de Auditoría establecen y hacen que se cumpla la disciplina entre los auditores. El mantenimiento de una disciplina profesional es indispensable para que el personal de Auditoría Interna realice sus labores. Cualquier infracción a las normas establecidas o cualquier manifestación de indiferencia frente a los deberes y responsabilidades del auditor, tiene que estar sujeta a medidas disciplinarias según las circunstancias.

1.11 NORMAS PARA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA AUDITORIA INTERNA La estructura de las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental es la siguiente: 

Normas Relacionadas con el Auditor Gubernamental

Este grupo de Normas, hace referencia a la responsabilidad del auditor para la conducción de un trabajo, basado en su capacidad, independencia, cuidado y pericia profesional con BASE LEGAL Y ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA

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que se desempeñará, al conducir una auditoría y generar un producto final objetivo y de calidad. - A.G.1. Requisitos Mínimos del Auditor Gubernamental. - A.G.2. Cuidado y Esmero Profesional del Auditor Gubernamental. - A.G.3. Responsabilidad de la Función del Auditor - A.G.4. Entrenamiento Técnico y Continuo. -A.G.5. Participación de Profesionales y/o Especialistas en la Auditoría Gubernamental. - A.G.6. Independencia del Auditor. - A.G.7. Confidencialidad del Trabajo de Auditoría. - A.G.8. Control de Calidad de la Auditoría Gubernamental. 

Normas Relacionadas con la Planificación de la Auditoría Gubernamental

Tienen relación con la planificación de la auditoría, obteniendo suficiente comprensión de la misión, visión, metas, objetivos institucionales y controles, que permita al auditor determinar la naturaleza, duración y extensión de los procedimientos de auditoría a aplicarse para que el trabajo resulte efectivo. - P.A.G.1.- Planificación Anual de la Auditoría Gubernamental. - P.A.G.2.- Planificación de la Auditoría Gubernamental. - P.A.G.3.- Designación del Equipo de Auditoría. - P.A.G.4.- Planificación Preliminar de la Auditoría Gubernamental. - P.A.G.5.- Planificación Específica de la Auditoría Gubernamental. - P.A.G.6.- Evaluación del Riesgo. - P.A.G.7.- Estudio y Evaluación del Control Interno. - P.A.G.8.- Memorando de Planeamiento de la Auditoría Gubernamental. - P.A.G.9.- Comprensión Global de los Sistemas de Información Computarizados.



Normas Relativas con la Ejecución de la Auditoría Gubernamental

Este grupo hace relación con la ejecución del trabajo en el campo, proporcionan al auditor una base para juzgar la calidad de la gestión institucional y de los estados financieros en su conjunto; obteniendo evidencia suficiente, comprobatoria y relevante.

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- E.A.G.1.- Programas de Auditoría Gubernamental. - E.A.G.2.- Materialidad en la Auditoría Gubernamental. - E.A.G.3.- Evaluación del Cumplimiento de las Disposiciones Legales Reglamentarias. - E.A.G.4.- Papeles de Trabajo en la Auditoría Gubernamental. - E.A.G.5 - Evidencia Suficiente, Competente y Relevante. - E.A.G.6.- El Muestreo en la Auditoría Gubernamental. - E.A.G.7.- Fraude y Error. - E.A.G.8.- Verificación de Eventos Subsecuentes en la Auditoría Gubernamental. - E.A.G.9.-Comunicación de Hallazgos de Auditoría. - E.A.G.10.-Supervisión del Trabajo de Auditoría Gubernamental 

Normas Relativas al Informe de la Auditoría Gubernamental

Se relacionan con el producto final del trabajo del auditor gubernamental, en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones; y, para el caso de auditoría financiera el correspondiente dictamen. - I.A.G.1.- Informe de Auditoría Gubernamental. - I.A.G.2.- Contenido y Estructura del Informe de Auditoría Gubernamental. - I.A.G.3.- Convocatoria a la Conferencia Final. - I.A.G.4.- Oportunidad en la Comunicación de Resultados. - I.A.G.5.-Presentación del Informe de Auditoría Gubernamental. - I.A.G.6.- Aplicación de Recomendaciones.

1.12 CODIGO DE ETICA PROFESIONAL DEL AUDITOR INTERNO El Código de Ética constituye un compendio de los valores y principios que guían la labor cotidiana de los auditores. La independencia, las facultades y las responsabilidades del auditor en el sector público, plantean elevadas exigencias éticas a la Contraloría y al personal que emplea o contrata para la auditoria. De ahí que, el auditor debe estar familiarizado con el Código de Ética de los servidores de la Contraloría y con el propio del auditor gubernamental.


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El Código de Ética deberá ser observado por el auditor; su quebrantamiento dará lugar a la determinación de responsabilidades administrativas, civiles e indicios de responsabilidad penal, a que hubiere lugar. 

Honor.- El auditor, al que se le impute la comisión de un delito de acción pública, deberá facilitar la investigación para esclarecer su situación, a fin de dejar a salvo su honra y la dignidad de su cargo.



Independencia.- El auditor mantendrá total independencia respecto a la Instituciòn, así como de las personas y actividades sometidas a su examen. No efectuará labores de auditoria en instituciones en las que hubiere prestado sus servicios durante los últimos cinco años. Tampoco auditará actividades realizadas por su cónyuge, por sus parientes comprendidos dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, ni cuando existiere conflicto de intereses. El auditor debe esforzarse por guardar independencia de las entidades fiscalizadas y de los grupos interesados, y ser objetivo en el análisis de las cuestiones y los temas sometidos a su revisión.



Reserva.- El auditor guardará reserva de los hechos que conociere en el cumplimiento de sus funciones y, cuando se trate de información sujeta a sigilo o reserva, la utilizará solo para efectos previstos en la ley.



Conducta del auditor.- La conducta del auditor deberá ser irreprochable en todo momento y circunstancia. Cualquier deficiencia en su conducta profesional o conducta inadecuada en su vida personal, perjudicaría su imagen de integridad de auditor de la Contraloría a la que representa, y la calidad y validez de su labor y puede, entonces, plantear dudas acerca de la fiabilidad y la competencia profesional de la institución. La adopción y la aplicación del Código de Etica para los auditores del sector público, promueve la confianza en el auditor.



Credibilidad y confianza.- Es fundamental que la Contraloría General del Estado suscite credibilidad y confianza. Para lograr tales atributos, el auditor deberá cumplir con las exigencias éticas de los valores encarnados en los conceptos de integridad, independencia y objetividad, confidencialidad y competencia profesional.



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Integridad.- El auditor, durante su trabajo y en las relaciones con el personal, está obligado a observar las normas de conducta, tales como honradez e imparcialidad. BASE LEGAL Y ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA




Confidencialidad.- El auditor deberá ser prudente en el uso y protección de la información adquirida en el transcurso de su trabajo. No la utilizará para lucro personal, o de otra manera que fuere en detrimento de los legítimos objetivos de la Institución.



Cordialidad y buena conducta.- Durante todo el proceso de auditoría, el auditor deberá desempeñar sus tareas teniendo en cuenta los derechos y la dignidad de los auditados; la necesaria eficiencia, eficacia y economía en la administración de los recursos, así como la continuidad del servicio de las áreas examinadas. En consecuencia, observará las reglas de la buena conducta con los servidores públicos, sin poner en riesgo su independencia y probidad; evitará también cualquier exceso de atribuciones que genere un clima inadecuado para su labor.



Expresión oral.- El auditor, en los actos que demanden su intervención oral, mantendrá un ánimo sereno sin que sus gestos y actitudes den a conocer sentimientos de agresividad o de ligereza.



Objetividad e Imparcialidad.- El auditor deberá ser objetivo e imparcial en toda labor que efectúe, particularmente en sus informes; por consiguiente, las conclusiones deberán basarse en las pruebas obtenidas, de acuerdo a las normas de auditoría de la Contraloría General del Estado y a las normas nacionales e internacionales sobre la materia. El auditor deberá utilizar la información aportada por los funcionarios y por terceros. También deberá recoger la información acerca de los intereses institucionales de la entidad y de los de terceros; sin embargo, tales intereses no deben conducir a conclusiones subjetivas del auditor.



Neutralidad Política.- Es indispensable que el auditor conserve su independencia con respecto a las influencias políticas para realizar con imparcialidad su trabajo. Esto es relevante para el auditor, porque el resultado de la intervención de la Contraloría General lo utilizan otros órganos del Estado.



Secreto Profesional.- La información obtenida por el auditor en el proceso de auditoría, no deberá revelarse a terceros, salvo para cumplir con los preceptos legales que


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correspondan a la Contraloría General y como parte de los procedimientos normales de la auditoría. 

Competencia Profesional.- El auditor tiene la obligación de actuar profesionalmente en su trabajo, no deberá realizar tareas para los cuales no demuestre la competencia profesional necesaria. Deberá conocer y observar las normas, las políticas, los procedimientos y las prácticas aplicables a la naturaleza de la auditoría, contabilidad y gestión financiera. De igual manera, deberá conocer los principios y normas que rijan a la Instituciòn.



Compromiso con la institución.- Las acciones del auditor serán orientadas hacia el desarrollo de una eficaz Administración. Para conseguir este objetivo, deberá comprometerse con los intereses de la Contraloría General, en salvaguarda del patrimonio público.



Conflicto de intereses.- Cuando un auditor realice el examen cuidará que su actuación no origine conflicto de intereses.



Rendición de cuentas.- El auditor deberá rendir cuentas ante la autoridad respectiva por sus acciones, decisiones u omisiones, y deberá someterse a la revisión y análisis de aquéllas.



Declaración patrimonial juramentada.- El auditor deberá presentar, al inicio, cuando haya variación de su patrimonio, y al término de su gestión, la declaración patrimonial juramentada, de conformidad con los preceptos constitucionales y legales vigentes.



Impedimento para ser auditor.- No podrá ser designado ni contratado como auditor quien, por su conducta irregular conocida de forma pública y notoria, o evidenciada por la presentación de pruebas, demuestre que su incorporación a la Institución o su permanencia en ella, originaría presunciones de que su actividad sea incompatible con lo establecido en este código. La exigencia de calidad profesional y personal para los auditores y en general, deberán ser rigurosamente cumplidas.



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Beneficios no permitidos.- El auditor no deberá, en ningún caso, de modo directo ni indirecto, para sí ni para terceros, solicitar, aceptar o admitir dinero, obsequios, promesas u otras ventajas, y particularmente en las siguientes situaciones: BASE LEGAL Y ORGANIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA


-

Por retardar o dejar de hacer ciertas tareas relativas a sus funciones. Por hacer valer su influencia ante otro auditor, a fin de que éste retarde o deje de hacer tareas relativas a sus funciones.



Sanciones.- La violación, debidamente comprobada, de lo establecido en el presente Código de Ética da lugar a la aplicación de las sanciones previstas en la ley y en los reglamentos respectivos, y a la instauración de sumario administrativo.


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CAPITULO II

COMPONENTES BASICOS DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL

2.1 CONTROL INTERNO Las entidades y organismos del sector público tienen una misión que cumplir, para lo cual es necesario dictar las estrategias y objetivos para alcanzarlos. La consecución de los objetivos depende del grado de seguridad que proporcione el control interno de la entidad. Los objetivos pueden formularse para la organización como conjunto o dirigirse a determinados proyectos o actividades dentro de la misma institución, clasificándose en tres categorías: 

Operacionales:- Referente a la utilización eficaz y eficiente de los recursos financieros, materiales y humanos.



Financieros:- Referente a la elaboración y publicación de reportes y estados financieros internos y externos oportunos, de calidad, actualizados y confiables.



Legalidad:- Referente al cumplimiento de disposiciones y normativas que le sean aplicables.

La máxima autoridad dispondrá por escrito que cualquier funcionario que tenga a su cargo un programa, proceso o actividad, periódicamente evalúe la eficiencia del control interno y comunicará los resultados ante quien es responsable. Un análisis periódico de la forma en que ese sistema está operando le proporcionará al responsable la tranquilidad de un adecuado funcionamiento, o la oportunidad de su corrección y fortalecimiento.

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Si bien la Dirección de Auditoría Interna lleva a cabo revisiones sobre la eficacia del sistema, son fundamentales los controles efectuados por los funcionarios que tienen bajo su responsabilidad un segmento organizacional, programa, proceso o actividad, los que deben efectuar auto evaluaciones periódicas al sistema de control interno. La competencia técnica, la honestidad y el esmero que cada servidor ponga en el cumplimiento de sus funciones, son los factores fundamentales para definir los controles preventivos y de detección que deban ponerse en práctica. Cada uno de los servidores propiciará con su actitud la incorporación de todos los elementos de control interno dentro de las operaciones a su cargo. Los componentes de control interno serán incorporados dentro de cada una de las fases del proceso administrativo, esto es planificación, organización, dirección, coordinación y control. La estructura orgánica funcional incorporará los componentes de control interno necesarios para asegurar el cumplimiento de la misión y objetivos de la entidad y para que cada persona asuma y ejecute eficientemente las funciones asignadas. En esta estructura se cuidará especialmente de definir las líneas de comunicación entre los distintos niveles de la organización y de separar en unidades organizativas diferentes las actividades financieras, administrativas y operativas o de gestión. La máxima autoridad de cada entidad y organismo, con la asesoría de su Dirección de auditoria interna, establecerá los mecanismos para evaluar periódicamente y con posterioridad a la ejecución de las operaciones: 1. El grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas; 2. Los resultados de la gestión; 3. Los niveles de eficiencia, eficacia, efectividad y economía en la utilización y aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos y naturales; y, 4. El impacto que han tenido en el medio ambiente. COMPONENTES BASICOS DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL

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2.1.1 Componentes del control interno     

Ambiente de control Evaluación de los riesgos de control Actividades de control Sistema de Información y Comunicación Actividades de monitoreo y/o supervisión

2.1.2 El Proceso del Control El proceso de control no puede existir si no existen objetivos, metas, normas o criterios. Si no se conocen los resultados deseados es imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos ni evaluar el grado de su alcance. Por esta razón el concepto de control interno esta íntimamente vinculado con la aplicación de "gerencia o administración por objetivos", a veces denominado "gerencia por objetivos y resultados" para dar énfasis a los resultados concretos. Los siguientes son algunos componentes básicos del control interno que son necesarios para su eficaz funcionamiento: 1. Un deseo básico, necesidad, directiva o disposición y la autoridad y capacidad para su ejecución; 2. Un entendimiento común de los propósitos y resultados esperados de los objetivos perseguidos; 3. Un plan de organización; 4. Un plan de acción; 5. Unidades de organización con autoridad delegada y claramente delimitada; 6. Evidencia que se ha asumido la responsabilidad para el ejercicio de tal autoridad; 44



7. Identificación de los objetivos a ser logrados por cada unidad de organización y las funciones y actividades a ser efectuadas para lograrlos; 8. Establecimiento de políticas que orienten las operaciones, incluyendo políticas pertinentes a control interno, información gerencial y auditoría interna; 9. Desarrollo de normas de rendimiento factibles a ser cumplidas y preparadas en términos que faciliten la comparación; 10. Revisiones continuas por los niveles superiores del flujo de operaciones y rendimiento efectivo por medio de la observación directa e informes internos (retroalimentación), seguidas por decisiones dirigidas a tomar medidas en cuanto a los cambios propuestos de propósito, alcance y procedimiento; y 11. Exámenes profesionales, independientes y objetivos periódicos (auditorías internas y externas) de los objetivos de la entidad, de los logros reflejados en sus actividades, de la presentación razonable de su situación financiera, de los cambios en la misma y de los resultados de sus operaciones presentados en sus estados financieros; la evaluación del valor y aceptación de sus servicios o productos, de la pertinencia del actual plan de operación en lo relativo a su ejecución y rendimiento, así como las recomendaciones para mejoras, modificaciones, reducciones y posibles eliminaciones.

2.1.3 Control Interno Financiero El control interno financiero comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que conciernen a la custodia de los recursos, así como la verificación de la exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros. Este control debe estar proyectado a dar una seguridad razonable de que: 1. Las operaciones y transacciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o específica de la administración.


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2. Dichas transacciones se registran adecuadamente para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados y otros criterios aplicables a esos estados. 3. El acceso a los bienes y/o disposiciones, sólo es permitido previa autorización de la administración. 4. Los asientos contables se hacen para controlar la obligación de responder por los recursos y que además el resultado de su registro se compara periódicamente con los recursos físicos. Por ejemplo: las tarjetas de control de inventario perpetuo de suministros con los recuentos físicos tomados por la entidad. El control interno es responsabilidad principal del titular o máxima autoridad de la entidad y en lo relativo al control interno financiero la responsabilidad recae sobre el funcionario encargado de la dirección financiera, ante la máxima autoridad, quien debe asegurar que este sea adecuado aún dentro de las áreas fuera de su competencia directa de ser necesario.

2.1.4 Control Interno Administrativo El control interno administrativo comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisión que llevan a la autorización de las transacciones y actividades por parte de la gerencia, de manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la observancia de la política prescrita y el logro de las metas y objetivos programados. El control interno administrativo sienta las bases que permiten el examen y evaluación de los procesos de decisión en cuanto al grado de efectividad, eficiencia y economía. Es por ello que tiene relación con el plan de organización, los procedimientos y registros concernientes a los procesos gerenciales, las políticas dictadas al respecto y las metas y objetivos generales. La protección de los recursos y la revelación de errores o desviaciones de los mismos es responsabilidad primordial de los miembros de la alta gerencia. El mantener un adecuado control interno administrativo es indispensable para cumplir con esta responsabilidad. La ausencia o ineficacia del control interno administrativo es signo de una administración débil e inadecuada. Un control interno adecuado existe cuando la administración puede confiar en 46



una auto-evaluación de las operaciones y actividades sin tener que efectuar inspecciones o controles externos a las operaciones normales. Los controles internos administrativos pueden abarcar análisis estadísticos, estudios de tiempo y movimientos, informes de rendimiento, programas de capacitación de empleados y controles de calidad. 2.1.5 Formas de controles internos Es posible considerar las formas o mecanismos de control interno a través del siguiente esquema: Controles de Validación Autorización Comparación Verificación de validez Controles de Perfección Numeración secuencial Totales de control Archivos de pendientes Listas de recordatorio Controles de Re-ejecución Doble verificación Control previo Controles Disciplinados Segregación de deberes Acceso restringido Supervisión Auditoría Interna COMPONENTES BASICOS DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL

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2.1.6 El control interno y el auditor El control interno es de importancia primordial para al auditor profesional. Si el auditor no ha podido extender su examen a cada transacción, cada asiento y cada documentos o registro contable, la única alternativa que le queda es confiar en el sistema de control interno. El auditor puede confiar en el plan de organización de la entidad si basándose en sus observaciones, pruebas del sistema, evaluación de informes internos, etc., según su juicio, funciona el sistema de organización; especialmente en el aspecto de la separación de funciones entre las unidades organizativas y entre los empleados claves. Basándose en su familiarización con los procedimientos del sistema de autorización y los procesos de registro, el auditor puede determinar si se aplican en la actualidad tales procedimientos según prácticas sólidas y de acuerdo con sus propósitos. El auditor puede aprender mucho en este aspecto mediante indagaciones dirigidas a los funcionarios o empleados de la entidad, pero el mejor método de determinar la confiabilidad del sistema de autorización y los procesos de registro es por medio de las pruebas de operación del sistema contable. Tales pruebas pueden ser en forma de (1) análisis de cuentas seleccionadas; (2) seguir el rastro de una serie de transacciones desde su origen hasta su registro final en el mayor general, con el examen simultáneo de todo documento de respaldo; (3) comparar saldos según los registros con inventarios físicos, arqueos, etc.; (4) confirmación directa, etc. Mediante informes críticos sobre deficiencias de control interno y recomendaciones constructivas para mejoras, el auditor se preocupa por el establecimiento de sistemas confiables de control interno. El hecho de efectuar una auditoría implica, que el auditor realizó una investigación del sistema de control interno existente en la entidad bajo examen y que el estudio y evaluación del sistema sirvieron como base para determinar la naturaleza, alcance y oportunidad que diga los procedimientos de auditoría.

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No se puede llevar a cabo ninguna auditoría sin incluir una amplia revisión y evaluación del sistema de control interno. La ventaja más importante de la revisión de control interno es que permite al auditor dirigir su atención a los aspectos de la administración que más lo requieren. Una parte de la revisión formal del sistema de control interno, consiste en emplear el cuestionario o lista de comprobación en ciertas áreas administrativas. Otra herramienta utilizada con frecuencia al revisar evaluar el control interno es la flujo-diagramación que hace hincapié en los puntos de aplicación de los controles mencionados en este capítulo. Sin embargo, durante todas sus labores el auditor tiene re oportunidad de revisar la operación del sistema de control interno. Durante su trabajo toma notas por escrito de sus observaciones sobre deficiencias o problemas en el sistema. Aprovechando todas sus observaciones y los resultados del cuestionario, el auditor puede estar en situación de evaluar el sistema de control interno. La evaluación del sistema de control interno es más que nada el conjunto de las impresiones mentales del auditor sobre la entidad Esta evaluación está sujeta al buen juicio del auditor y su experiencia. 2.2. MARCAS DE AUDITORIA Las marcas de auditoria son signos o símbolos convencionales que utiliza el auditor gubernamental para identificar el tipo de procedimiento, tarea o pruebas realizadas en la ejecución de un examen. Cuando el auditor trabajo sobre los elementos recibidos de la entidad, de terceros ajenos a la entidad y los confeccionados por él, no puede dejar constancia descriptiva de la tarea realizada al lado de cada importe, de cada saldo o de cualquier información, por cuanto implicaría una repetición innecesaria, utilización de mayor tiempo, incremento de papeles de trabajo y se dificultaría cualquier revisión posterior. Las marcas de auditoria son de dos clases: a) con significado uniforme a través de todos los papeles de trabajo y b) con distinto significado a criterio del auditor.


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Marcas con significado uniforme Estos símbolos se incluyen en los papeles de trabajo y representan pruebas o procedimientos de auditoria aplicados a las transacciones u operaciones registradas o informadas por la entidad. Las marcas con significado uniforme se registran en el lado derecho de la información verificada y de ser extensa la información se utiliza un paréntesis rectangular que identifique concretamente la información sujeta a revisión y en el centro se ubicará la marca. Los siguientes símbolos han sido aceptados por la experiencia como marcas de auditoria uniforme: SIMBOLO

SIGNIFICADO Tomado de y/o chequeado con



Documentación sustentatoria Transacción rastreada Comprobado sumas Reejecución de cálculos Verificación posterior

   

Circularizado Confirmado No autorizado Inspección física

Marcas del Auditor Las marcas del auditor (también llamadas "claves de auditoría", "tildes", etc.) son signos particulares y distintivos que hace el auditor para señalar el tipo de trabajo o prueba efectuado. Las marcas del auditor se encuentran en los registros y documentos de la entidad bajo examen y en los papeles de trabajo. Sirven como prueba para recordar al auditor las labores efectuadas. 50



Las marcas básicas de auditoría pueden ser utilizadas en todos los papeles de trabajo y son de dos clases: con significado uniforme y contenido a criterio del auditor, es decir sin significado permanente. Las marcas con significado uniforme son aquellas cuyo concepto se emplea frecuentemente en cualquier auditoría o examen especial y que han sido adoptadas uniformemente por la Contraloría General del Estado o la Dirección de auditoría interna. Las marcas sin significado permanente son utilizadas por el personal de auditoría para expresar conceptos o procedimientos empleados. El significado de la marca utilizada se debe presentar en forma obligatoria en cada cédula. Si durante el curso de la auditoría describiendo obligatoriamente su significado en las cédulas respectivas. El empleo de las marcas en los registros de la entidad es útil, exclusivamente, para que el auditor pueda determinar el progreso de su labor en el caso de una interrupción y para evitar duplicaciones en su trabajo. Por supuesto, los empleados de la entidad no deben conocer el significado de las diversas marcas, pero la explicación debe incluirse en los papeles de trabajo. Es importante que los papeles de trabajo indiquen claramente el significado de cada marca empleada, para que tanto el auditor como otras personas comprendan dicho significado, aún en años futuros. Para las marcas de significado uniforme una hoja explicando los significados ubicada al principio del juego de papeles de trabajo es suficiente. El significado de las otras debe indicarse en cada hoja en la cual se utiliza.

2.3. EL RIESGO EN AUDITORIA En muy pocas oportunidades es posible obtener evidencia concluyente de auditoría que muestre que los estados financieros de la entidad auditada carecen de errores o irregularidades de importancia relativa. Por esta razón, el riesgo de auditoría se refiere al COMPONENTES BASICOS DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL

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hecho que al examinar parte de la información disponible, en vez de toda, existe el riesgo de que inadvertidamente el auditor emita un informe que exprese una opinión de auditoría sin salvedades sobre estados financieros afectados por una distorsión material. El riesgo de auditoría tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección.

2.3.1 Riesgo inherente El riesgo inherente se refiere a la posibilidad de que un saldo de cuenta o una clase de transacciones hayan sufrido distorsiones que puedan resultar materiales Individualmente o al acumularse con otras distorsiones de otros saldos o clases de transacciones, por no haber estado implementados los controles internos correspondientes. El riesgo inherente resulta de los factores internos, presiones y las fuerzas externas que afectan a la entidad. Existen factores que afectan el riesgo inherente, son los siguientes:



Integridad de la administración



La experiencia y conocimiento de la administración y cambios en la administración durante el período, por ejemplo la inexperiencia de la administración puede afectar la preparación de los estados financieros de la entidad.



Presiones inusuales de la administración a dar una representación errónea de los estados financieros.



Naturaleza y tamaño de la entidad, el volumen de las operaciones, su ubicación geográfica.



Susceptibilidad de los activos a pérdidas o malversación, por ejemplo activos que son altamente deseables y móviles como el efectivo.



Transacciones inusuales de la entidad, por ejemplo ajustes que se realizan al final del período.

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2.3.2 Riesgo de control Generalmente, la administración requiere de información financiera confiable para la gestión y control de la entidad. Por lo tanto, la gerencia establece controles internos para protegerse de errores o irregularidades en los datos que pueden derivar en la toma de decisiones erróneas y provocar la pérdida de activos. El riesgo de que el control interno no pueda prevenir o detectar y corregir, errores e irregularidades significativas se denomina riesgo de control. La evaluación preliminar del riesgo de control para una aseveración del estado financiero debería ser alta a menos que:



Pueda identificar controles internos relevantes a la aseveración que sea posible que detecten y corrijan una representación errónea de importancia relativa; y



Planea realizar pruebas de cumplimiento o control para una aseveración de los estados financieros para sustentar la evaluación.

El auditor deberá documentar en papeles de trabajo el riesgo de control, cuando este ha sido evaluado como menos que alto ( es decir riesgo de control bajo), y la base para sus conclusiones. Por tanto, cuando el riesgo de control es bajo, requieren pruebas de cumplimiento más extensas sobre los controles para verificar la eficiencia de los mismos, que una evaluación de riesgo moderado o alto. 2.3.3 Riesgo de detección Para lograr los objetivos de auditoría el auditor selecciona los procedimientos sustantivos necesarios para obtener evidencia de auditoría, en torno a sí las aseveraciones de los estados financieros carecen de errores e irregularidades significativas. Por lo tanto, el riesgo de no detección se refiere al riesgo de que los procedimientos sustantivos de auditoría no detecten tales errores e irregularidades significativas. El riesgo de detección se relaciona directamente con los procedimientos sustantivos del auditor. La evaluación del riesgo inherente y de control, influye en la naturaleza, alcance y


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oportunidad de los procedimientos sustantivos que deben realizarse para reducir el riesgo de detección.

2.4 INDICADORES DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Un indicador es la Dirección que permite medir el alcance de una meta. La planificación estratégica y la planificación operativa anual de cualquier entidad pública, se evaluará mediante la aplicación de indicadores en términos cualitativos y cuantitativos. Se entiende por indicadores de gestión a los criterios que se utilizan para evaluar el comportamiento de las variables. El indicador es la identificación de la realidad que se pretende transformar. Los indicadores pretenden valorar las modificaciones (variaciones, dinámicas) de las características de la unidad de análisis establecida, es decir, de los objetivos institucionales y programáticos. Si la máxima autoridad o el grupo planificador no encuentran los indicadores que permitan valorar los avances y logros de la acción institucional, será necesario desarrollar sus propios indicadores, aportando a la conformación de un banco de indicadores y a su mayor seguridad en los procesos de valoración y evaluación de planes, programas y proyectos sociales. Cada uno de los objetivos, independientemente del nivel de planificación a que pertenezca, serán descompuestos en variables relevantes, y a cada variable se le formulará al menos un indicador a través del cual se pueda valorar y evaluar la dinámica de dichas variables, dando origen así a la trilogía para el desarrollo de cualquier indicador social: objetivos, variables e indicadores. Existe una ruta para desarrollar estos indicadores, la cual se inicia con la focalización de los objetivos tanto institucionales como programáticos y de proyectos, convirtiéndose éstos en las unidades de análisis, los que a su vez, desglosados, arrojan las variables relevantes que caracterizan el objetivo, el último paso será establecer el o los objetivos que permita identificar y seleccionar variables relevantes.

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2.4.1 Indicadores de Gestión o Eficiencia También se les denomina como: de seguimiento, de control, de monitoreo, de actividades, de tarea, de metas intermedias, de adelantos, de avances, de progresos, indicadores internos. Pertenecen al sub-sistema de seguimiento y sirven para valorar el rendimiento (producción física) de insumos, recursos y esfuerzos dedicados a obtener objetivos con tiempos y costos registrados y analizados. Dentro del sistema de seguimiento y evaluación, los indicadores de gestión, permiten la valoración de al menos los siguientes elementos: -

La utilización de los recursos humanos, físicos, financieros, ecológicos y de tiempo. El cumplimiento de actividades, tareas o metas intermedias. El rendimiento físico promedio (productividad) medido éste como la relación que existe entre los logros y los recursos utilizados. El costo promedio/efectividad o mejor, esfuerzo/resultado o costo/beneficio. El grado de eficiencia. El tiempo.

2.4.2 Indicadores de Logro o Eficacia Son también conocidos como indicadores de éxito, externos, de impacto, o de objetivos, los cuales facilitan la valoración de los cambios en las variables socioeconómicas propiciados por la acción institucional. Los indicadores de logro son hechos concretos, verificables, medibles, evaluables, que se establecen a partir de cada objetivo, pertenecen al sub -sistema de evaluación permitiendo la valoración de la eficacia de los planes, programas y proyectos sociales de la institución para resolver los problemas y necesidades del grupo y la región con quien se adelanta el proyecto.

2.5 TECNICAS DE AUDITORIA La ejecución de las labores de auditoría interna están constituidas por la aplicación de ciertas formas de acción detalladas y determinadas por el auditor en su búsqueda de la


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evidencia necesaria que respaldará su informe. Estas formas de acción son las técnicas de auditoría que se utilizan a lo largo del desarrollo del trabajo Las técnicas de auditoría son los métodos básicos utilizados por el auditor para obtener la evidencia necesaria a fin de formarse un juicio profesional sobre lo examinado. Son las herramientas del auditor y su empleo se basa en su criterio o juicio, según las circunstancias. Como cualquier herramienta, unas son empleadas con más frecuencia que otras. Podemos definir las técnicas de auditoría en la forma siguiente: Los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones. Las técnicas de auditoría son métodos prácticos normalmente aplicados por auditores profesionales durante el curso de sus labores. Además de las técnicas, los auditores emplean otras prácticas para reunir la evidencia. Sin embargo, con el fin de unificar criterios entre los auditores, facilitar el entendimiento en el lenguaje técnico empleado y porque técnicamente la realidad establece diferencias en el significado y alcance de dichos términos, se acepta que una técnica de auditoría es distinta a un procedimiento de auditoría. Para aclarar la relación existente entre varios términos se presenta a continuación una definición de aquellos más frecuentemente empleados en la auditoría: Principios, son verdades fundamentales evidentes (algunas veces llamados postulados), aceptados generalmente por la profesión o señalados por disposiciones legales de un país. Normas, son medidas de cumplimiento con las finalidades señaladas en los principios y pueden ser aceptadas generalmente por la profesión o señaladas por disposiciones secundarias. Técnicas, son métodos utilizados por costumbre en la profesión para obtener evidencia de auditoría. 56



Procedimientos, son operaciones específicas a aplicar en una auditoría determinada, aplican técnicas y otras prácticas consideradas necesarias en las circunstancias. Prácticas, son las operaciones o labores de auditoría (no consideradas como técnicas) efectuadas como parte del examen.

2.6 PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son todos los documentos elaborados por el auditor durante el curso de la auditoría que fundamentan y respaldan su informe. Pueden definirse en los siguientes términos: El conjunto de cédulas y documentos en los cuales el auditor registra los datos y la información obtenidos, así como los resultados de las pruebas realizadas durante su examen. El propósito del presente capitulo es discutir y establecer la importancia de los papeles de trabajo y los métodos que aseguren su calidad. 2.6.1 Características generales La cantidad y el tipo de papeles de trabajo a ser elaborados dependerán, entre otros, de diversos factores: -

La naturaleza de la tarea y la clase de auditoria que se va a realizar La condición del área, programa o entidad a ser examinada. EL grado de seguridad en los controles internos La necesidad de tener una supervisión y control de la auditoria y La naturaleza del informe de auditoria

Todo papel de trabajo debe reunir las siguientes características generales:


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-

Prepararse en forma nítida, clara, concisa y precisa; para conseguir esto se utilizará una ortografía correcta, lenguaje entendible, limitación en abreviaturas, referencias lógicas, mínimo numero de marcas y explicación de las mimas.

-

Su preparación deberá efectuarse con la mayor prontitud posible y se pondrá en su elaboración el mayor cuidado para incluir en ellos tan sólo los datos exigidos por el buen criterio del auditor.

-

Deben elaborarse con escritura cuya alternación no sea posible sin que se detecte la enmendadura y asegure la permanencia de la información contenida en ellos.

-

Son de propiedad de las unidades operativas correspondientes, las cuales adoptarán las medidas oportunas para garantizar su custodia y confidencialidad.

-

Los papeles de trabajo deben ser completos, permitir su lectura, estar claramente expresados y ser de fácil comprensión. Deben evitar preguntas o comentarios que requieran respuestas o seguimientos posteriores.

2.6.2 Objetivos Los papeles de trabajo tienen como objetivos los siguientes: Objetivos principales a. b. c. d. e. f. g. h. i.

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Redactar y sustentar el informe de auditoria Ayudar a la planificación Facilitar el examen de auditoria Sentar bases para el control de calidad de la auditoria. Defender las demandas, los juicios y otros procesos jurídicos Demostrar el cumplimiento de las normas de auditoria Documentar las deficiencias encontradas Poner en evidencia la idoneidad profesional del personal de auditoria Registrar la información reunida en la auditoria.



Objetivos secundarios a. Ayudar al auditor en el desarrollo de su trabajo b. Facilitar la supervisión y permitir que el trabajo ejecutado pueda ser revisado por un tercero. c. Constituir un elemento valioso para la programación de exámenes posteriores de la misma entidad o de otras similares La experiencia recogida durante el examen constituirá un antecedente no solo para programar las tareas del ejercicio o examinarse, sino también para planificar actividades en otras entidades. Por tal motivo un papel de trabajo que debe incluirse en los legajos, se denominará ―Asuntos importantes para futuros exámenes‖, en el que se reunirá información con e ste fin. d. Permitir informar a la entidad sobre las deficiencias observadas. Los papeles de trabajo permitirán informar a los funcionarios y empleados de la entidad, sobre diversos aspectos relativos a las actividades de control de los sistemas, los procedimientos contables y otros aspectos de interés sobre la gestión institucional, lo que se concreta igualmente en las conclusiones y recomendaciones. e. Sirvan de defensa en posibles litigios o cargos en su contra. Los papeles de trabajo, preparados con habilidad y destreza profesional, sirven como evidencia del trabajo del auditor y de defensa contra posibles litigios en su contra. 2.6.3 Aspectos básicos La elaboración de los papeles de trabajo, obedecerá a la objetividad en las apreciaciones, la concisión de los comentarios, la precisión de las conclusiones y la indicación de las fuentes de información utilizadas por el auditor.


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El auditor al efectuar su trabajo, debe hacerlo con las más altas normas de calidad profesional y deberá conceder importancia importancia a la creación de papeles de trabajo. Aunque la cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo variarán según las circunstancias, es conveniente que incluyan los siguientes aspectos básicos: a. Evidencia de la información información sobre sobre la que que se esta dictaminando, dictaminando, estén conciliados con los registros de la entidad ent idad y se encuentren formalmente emitidos. emitidos. b. Composición de los activos activos y pasivos que figuren en el balance, balance, incluida incluida la información información a través de notas que indiquen acerca de como se ha verificado su existencia y han obtenido sus valoraciones. valoraciones. c.

Análisis y explicaciones de las cifras que constan en las cuentas de ingreso y gastos.

d. En el caso de papeles de trabajo que reúnan cuentas de cada rubro (hoja principal, cédulas sumarias y subsumarias), incluir los saldos del ejercicio o periodo anterior, a efectos efecto s comparativos la correspondiente correspondient e conclusión sobre la razonabilidad del rubro examinado. e. Todas las tareas realizadas deben estar redactas de tal forma que surja con claridad: -

El criterio utilizado para determinar determinar el tamaño de las muestras y selección selección de ítems.

-

Los comprobantes comprobantes analizados, analizados, revisados o cotejados cotejados o el seguimiento seguimiento realizado realizado evitando expresiones expresiones genéricas. genéricas. Por ejemplo: ―Revisado ―Revisado con documentos‖, documentos‖, deberá deberá reemplazarse por ―revisado con orden de compra

autorizada, factura del proveedor,

informe de recepción valorizado e informe de bodega‖.

f.

En el caso de de encontrar encontrar deficiencias de control control interno, interno, de registro, de evaluación, evaluación, de exposición u otras que merezcan su consideración, se deben redactar los comentarios en un papel de trabajo para cada rubro.

g. Forma en que se se resolvieron resolvieron las las desviaciones, desviaciones, problemas o defectos defectos detectados. detectados.

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h. Como idea general, debe expresarse que un papel de de trabajo esta completo, cuando incluye todos los datos e información correspondiente que respalde los comentarios, conclusiones y recomendaciones del informe y además cuando otro auditor profesional al revisarlo, llegue a conclusiones similares. La calidad de los papeles de trabajo es fundamental, por lo que debe evitarse al máximo su cantidad. Algunas condiciones condiciones típicas típicas a evitarse son: -

Los documentos que solo transcriben la información información disponible disponible en registros técnicos, administrativos o financieros de la entidad. ent idad. La acumulación de copias de informes, reglamentos y disposiciones que carecen de relación directa con las actividades evaluadas o con los hechos materia de la auditoria. La inclusión inclusión de documentos extensos para relacionar aspectos puntuales, casos en los que debe prepararse una síntesis o incluir una referencia a la fuente de información.

2.6.4 Contenido básico El contenido básico del papel de trabajo es el siguiente: -

Nombre de la entidad, programa, área, unidad administrativa, administrativa, rubro o actividad actividad examinada, de acuerdo con el objetivo de la auditoria. Título o propósito de papel de trabajo Indice de identificación identifica ción y ordenamiento Fecha de aplicación del o de los procedimientos procedimiento s de auditoria Referencia al procedimiento procedimiento del programa programa de auditoria o la explicación explicación del del objetivo objetivo del papel de trabajo. Descripción Descripc ión concisa de la labor realizada y de los resultados resultad os alcanzados. Fuentes de información información utilizadas, como archivos, registros, informes o funcionarios que proporcionaron los datos. Base de selección de la muestra verificada, en los casos aplicables Referencia cruzada de datos importantes importantes entre papeles de trabajo Conclusión Conclu sión o conclusiones a la que llegó, si corresponde. corresponde . Rúbrica e iniciales de la la persona que lo preparó y la fecha de conclusión. Los documentos preparados por la entidad deben identificarse con un título que diga


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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA AUDITORIA INTERNA DEL SECTOR PÚBLICO (ECAPAG) ―preparado por la entidad‖, la fecha de recepción y las iniciales del auditor que trabajo

-

con esa información. información. Evidencia de de la revisión realizada por el jefe de equipo y el supervisor superviso r

El uso de marcas simples facilitan su entendimiento, entendimiento, por lo tanto, las siguientes siguientes marcas con significado uniforme, se emplearán en cualquier auditoria o examen especial, efectuado por los auditores de la Contraloría Contraloría General. 2.6.5 Propósitos de los papeles papeles de trabajo trabajo Los principales propósitos de los papeles de trabajo son los siguientes: 

Registrar las Labores - Proporcionar un registro sistemático y detallado de la labor efectuada al llevar a cabo una auditoría.



Registrar los Resultados - Proporcionar un registro de la información y evidencia obtenidas y desarrolladas, en respaldo de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones resultantes de la labor de auditoría.



Respaldar el informe del Auditor - El contenido de los papeles de trabajo tiene que ser suficiente para respaldar las opiniones, conclusiones y el contenido total del informe de auditoría. Este informe bajo ninguna circunstancia debe contener información información o datos no respaldados por los papeles de trabajo. Dichos papeles deben fundamentar la evidencia o la falta de ella, en la cual se basan las reservas del juicio del auditor y constituyen la prueba de la validez de las operaciones y registros examinados y del contenido del informe de auditoría.



Indicar el Grado de Confianza del Sistema de Control Interno - Los papeles de trabajo incluyen los resultados del examen y evaluación del sistema de control interno, así como los comentarios sobre el mismo.



Servir como Fuente de Información - Los datos utilizados por el auditor al redactar el informe, se encuentran en los papeles de trabajo. t rabajo. Muchas veces sirven como fuentes de consulta en el futuro, cuando se necesitan algunos datos específicos.

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

Mejorar la Calidad del Examen - Los papeles de trabajo bien elaborados llaman la atención sobre asuntos importantes y garantizan el que se de atención adecuada a los asuntos más significativos.



Facilitar la Revisión y Supervisión - Los papeles de trabajo son indispensables para la etapa de revisión del informe antes de emitirlo. Permiten a el auditor supervisor u otro funcionario revisar los detalles del examen registrados en dichos papeles. En el caso de cualquier pregunta o duda sobre el contenido del borrador del informe, los papeles de trabajo están para responderlas o aclararlas.



Ayudar en el Desarrollo Profesional - La elaboración correcta de los papeles de trabajo puede ser una ayuda importante en el desarrollo profesional del personal de auditoría. El requisito de establecer por escrito los procedimientos empleados y las conclusiones resultantes de su aplicación, exige que el auditor piense tanto en los propósitos de los procedimientos, como en la claridad de su expresión y la organización de los materiales de información.

Los papeles de trabajo proporcionan una evidencia de la competencia del personal de auditoría y basados en dicha evidencia se puede reconocer la competencia especial o la falta de ella en el personal y tomar las medidas más convenientes. 

Respaldar el Informe de Auditoría en los Procesos Judiciales - En los casos que se llevan a los tribunales, normalmente asociados con fraudes u otros delitos encontrados, los papeles de trabajo son de gran importancia para respaldar el contenido del informe de auditoría. Muchas veces el auditor tiene que presentarse como testigo y los papeles de trabajo pueden ayudarlo a recordar la situación y su examen, a pesar de haber transcurrido varios años de su ejecución. En el caso de una demanda legal, los papeles de trabajo sirven para defender la posición del auditor.

De lo expuesto se concluye, que la calidad de los papeles de trabajo es de una importancia similar a la del informe de auditoría. El auditor interno no sólo debe saber planear y efectuar la auditoría, así como redactar el informe correspondiente, sino que también debe saber que la naturaleza de su trabajo exige


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la elaboración, durante todo el proceso de la auditoría, de una documentación completa de sus procedimientos, hallazgos y la evidencia en la cual va a fundamentar su informe. La información obtenida al realizar una auditoría es de poco o ningún valor, si el personal la retiene sólo mentalmente. Para disminuir errores u omisiones, la información obtenida verbalmente debe registrarse en los papeles de trabajo lo antes posible. 2.6.6 Contenido Los papeles de trabajo incluyen toda la información relativa a una auditoría específica. Los papeles de trabajo contienen lo siguiente: (lo indicado (AF) únicamente se aplica en la auditoría financiera). -

Copia en borrador del informe de auditoría.

-

Programa de auditoría. Cuestionarios sobre el examen y evaluación del control interno. (AF) Hoja principal de Trabajo o Balance de Comprobación. (AF) Asientos de ajustes y reclasificaciones recomendados por el auditor. (AF) Conciliaciones. (AF) Computaciones, (AF) Extractos y copias de documentos importantes, por ejemplo: copias de la legislación vigente y su reglamentación, organización de la entidad, contratos, etc. Análisis de Cuentas. (AF) Confirmaciones obtenidas de terceros. Notas y observaciones del auditor sobre:

-

a. Procedimientos empleados y su alcance. b. Asuntos por aclarar durante el curso de auditoría (notas recordatorias). c. Excepciones, irregularidades, desviaciones de normas, etc. d. Recomendaciones posibles. -

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Otros documentos o información pertinentes a la auditoría.



Obviamente el orden, índice y cuidado de los diversos papeles de trabajo es muy importante. El auditor tiene que emplear su buen juicio en la determinación de lo que constituye material significativo para los papeles de trabajo, con el fin de evitar que éstos lleguen a ser una trascripción completa de todos los documentos de la entidad bajo examen, en lugar de un resumen de las labores de auditoría. El contenido de los papeles de trabajo debe estar construido por todos los asuntos de información, datos y evidencias significativas, que haya acumulado el auditor durante su examen. Dicho Contenido se puede dividir en dos importantes aspectos: 

La información acumulada necesaria para elaborar el informe de auditoría y apoyar su contenido.



La información que demuestra la extensión de las pruebas realizadas por el auditor.

2.6.7 Importancia para el auditor En general, el elemento de juicio para la evaluación del auditor se basa en sus papeles de trabajo. Cuando éstos están elaborados en la forma debida, en orden y legibles, con encabezamientos completos, explicaciones de fuentes de datos y labores de verificación llevados a cabo, crean en los supervisores y otros superiores una confianza plena en el auditor y en su trabajo. Si los papeles de trabajo no están en orden, son ilegibles, están mal redactados o tienen otras fallas, el supervisor y otros superiores, no tendrán confianza en el auditor ni en el contenido de su informe. El progreso del auditor en su carrera profesional depende directamente de la calidad de sus papeles de trabajo, tanto en la elaboración como en su contenido Por éste motivo, su atención siempre debe dirigirse a las técnicas y prácticas sanas para preparar buenos papeles de trabajo.


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2.6.8 Preparación Algunos principios que fundamentan la preparación de los papeles de trabajo son los siguientes: 1. Deben ser totalmente preparados partiendo del punto de vista de la inclusión de todos los datos necesarios. 2. Deberán incluirse en ellos los datos que son pertinentes. 3. Incluirán los datos que sustenten alguna afirmación o concepto expresado. 4. Presentarán todos los datos necesarios que han de respaldar la propiedad de los registros y operaciones. 5. Todos los papeles de trabajo deberán elaborarse con limpieza y ser matemáticamente exactos. 6. Deberán contener un enunciado conciso del trabajo ejecutado, en conexión con su preparación. 2.6.9 Planeamiento La elaboración de papeles de trabajo requiere un planeamiento cuidadoso antes y durante el curso de la auditoría. Durante el desarrollo de las labores, el auditor debe proveer el tipo y forma de papel de trabajo que puede presentar la evidencia de una manera concisa y efectiva. El empleo de papeles de trabajo no planificados o que se hicieron con mucha prisa puede dar como resultado que no presenten bien los datos, que el orden de presentación no sea el mejor o que sea necesario repetir los papeles para incluir toda la información. En condiciones normales hay muchas maneras de elaborar cualquier tipo de papel de trabajo. El auditor debe revisar la cédula empleada en la auditoría anterior, si la hubo, y determinar si el formato utilizado es adecuado o si puede mejorarse.

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Es preferible emplear una hoja o cédula separada para cada asunto, rubro o cuenta analizada. Sin embargo, de vez en cuando, es más práctico y lógico incluir el análisis de distintas cuentas relacionadas del mayor general, en un solo papel de trabajo. Por ejemplo, el análisis de bonos, también puede incluir los intereses devengados o acumulados que están relacionados con dichos bonos. Debe evitarse el uso de hojas de varios tamaños. En general las hojas de tamaño estándar de siete columnas, son las más adecuadas para la mayoría de los análisis. Para la hoja principal de trabajo y otros papeles más amplios, se puede usar hojas de doble tamaño estándar, de catorce columnas. Para los papeles que documentan entrevistas, observación ocular y otras labores presentadas en forma narrativa debe utilizarse hojas rayadas de tamaño estándar. Por supuesto, el papel debe ser de buena calidad y sólo debe usarse una cara de cada hoja. 2.6.10 Archivos de los papeles de trabajo Los archivos de papeles de trabajo para cada labor deben dividirse en dos grupos básicos:   

Archivo corriente. Archivo de Planificación. Archivo permanente.

2.6.11 Clases de papeles de trabajo Se agrupan en dos categorías: - Papeles de trabajo generales - Papeles de trabajo específicos 2.6.11.1 Papeles de Trabajo Generales Los papeles generales son aquellos que no corresponden a una operación especifica y que por su naturaleza o significado tienen uso y aplicación general. Básicamente comprenden los siguientes: COMPONENTES BASICOS DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL

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Borrador del Informe. Programa de auditoría. Evaluación del control interno. Hoja principal de trabajo o balance de comprobación (auditoría financiera). Resumen de asientos de ajustes y reclasificaciones determinados por el

auditor.

(auditoría financiera). Resultados de entrevistas iniciales y otras de naturaleza general.

2.6.11.2 Papeles de Trabajo Específicos Los papeles específicos comprenden básicamente los siguientes: Cédulas principales de las cuentas del mayor general, preparadas por el auditor, (auditoría financiera). Otros documentos que prepara o solicite el auditor, relacionados con: Análisis de cuentas elaborados por el auditor o personal de la entidad (auditoría financiera). Confirmaciones recibidas de: bancos, clientes, proveedores y otros. (auditoría financiera). Análisis de operaciones y actividades. Resultados de entrevistas y conferencias específicas. Cualquier otro documento relacionado con el examen, que directa o indirectamente se utilice para la sustentación del informe.

2.6.12 Notas del Auditor Un grupo especial de papeles de trabajo son las "notas del auditor". En realidad, este tipo de papeles de trabajo sirve al auditor para registrar ciertos asuntos que debe recordar para beneficio propio y el examen. Existen tres clases distintas de éstas notas: 68



Notas recordatorias sobre asuntos que están pendientes de examinarse, aspectos que requieren investigación adicional, etc. Son asuntos que deben ser aclarados o terminados antes de empezar la redacción del informe. Notas sobre observaciones, hallazgos, excepciones o deficiencias que han de ser incluidos en el informe como conclusiones. Notas que han de ser incluidas en el informe en calidad de recomendaciones. Algunos auditores prefieren hacer una sola lista de las notas, pero la manera mas ordenada es hacer tres listas separadas e ir registrando cada clase de nota. En caso de que hubieran muchas observaciones, hallazgos, excepciones o deficiencias, es preferible hacer una hoja para cada clase; por una hoja para "Excepciones en la Observación de inventarios" y así por el estilo. En las hojas de notas, el auditor registra la información suficiente para recordar el asunto en referencia a otros papeles de trabajo relacionados, si los hubiere. Las notas deben ser explicativas y completas, pero no deben repetir datos que estén contenidos en otros papeles de trabajo. 2.6.13 Papeles de trabajo importantes en el examen especial de asuntos financieros 

Hoja Principal de Trabajo (Balance de Comprobación)

De todos los papeles de trabajo el que reviste más importancia para el auditor, es la "hoja principal de trabajo" o "balance de comprobación". Esta hoja presenta el balance de comprobación compuesto de los saldos de todas las cuentas del mayor general y los ajustes necesarios para llegar a los estados financieros. La hoja principal de trabajo contiene la información básica sobre el contenido de los libros, los ajustes necesarios en la opinión del auditor y los saldos finales de las cuentas del mayor general de la entidad.


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Además, sirve como un índice de los papeles de trabajo. La hoja principal de trabajo presenta la información siguiente: -

Código y nombre completo de cada cuenta del mayor general o en otras palabras, el plan de cuentas completo de la entidad) estas cuentas deben ser agrupadas según sus activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gestos, dejando algunas líneas en blanco entre cada grupo para insertar las sumas y otros datos.

-

El balance de comprobación final correspondiente al año anterior. Los saldos finales ajustados de las cuentas del año anterior sirven como base de comprobación con los saldos del año bajo examen. El tener los saldos de los dos años juntos, permite al auditor tomar nota de los cambios o fluctuaciones importantes, que pueden necesitar el examen y verificación profunda y como consecuencia los asientos de ajuste o reclasificación.

-

El balance de comprobación del período bajo examen con los saldos actuales de las cuentas del mayor general al fin del año.

-

Columnas para ajustes y reclasificaciones de auditoría que son los asientos de ajuste o reclasificaciones recomendados por el auditor para perfeccionar los estados financieros.

Son necesarias dos columnas para registrar en ellas los aumentos o disminuciones del saldo que se ajusta o reclasifica, según sea el caso. -

El balance de comprobación del período bajo examen después de los ajustes y reclasificaciones, es decir las cuentas del mayor general con sus saldos finales.

-

El índice de los papeles de trabajo relacionado con la hoja principal consiste en una columna que presenta las claves alfa numéricas de los papeles de trabajo relacionados con las cuentas examinadas o analizadas.

Algunos auditores prefieren separar el balance de comprobación después de los ajustes en dos categorías: las cuentas que muestran la situación financiera y las cuentas que muestran los resultados de las operaciones.

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Durante el curso de sus labores, el auditor ya verificando los saldos de las cuentas para satisfacer de su corrección o elaborando asientos de ajustes y reclasificación para corregir los saldos. Si el saldo de una cuenta es correcto pasa directamente a la última columna (balance de comprobación después de los ajustes). Si es incorrecto el auditor anota los asientos de ajuste o de reclasificación en las columnas apropiadas y computa el nuevo saldo correcto. Cuando todos los saldos son correctos y/o ajustados o reclasificados, la última columna presenta los "saldos finales" del año para la elaboración de los estados financieros. Cuando en los sistemas empíricos o tradicionales de contabilidad del sector público no existe un mayor general u otro resumen organizado de los saldos, una de las primeras tareas del auditor debe ser la obtención y resumen de los mismos en un formato similar al descrito arriba para constituirse en su hoja principal de trabajo. 

Ajustes de Auditoría

Los ajustes de auditoría son aquellos asientos recomendados por el auditor, para perfeccionar la presentación de los estados financieros. En teoría, la administración es responsable de llevar su sistema contable y elaborar los estados financieros. La responsabilidad del auditor se limita al examen de aquellos estados financieros y a la expresión de su opinión sobre los mismos. En la práctica, el auditor durante el curso de su examen, casi siempre encuentra algo que requiere un ajuste de los estados financieros elaborados por la entidad. Pueden ser errores, omisiones, clasificaciones incorrectas, o tal vez acumulaciones no registradas. Los asientos de ajuste recomendados por el auditor son aquellos necesarios para que los estados financieros de la entidad presente adecuadamente la situación financiera y los resultados de sus operaciones. Los asientos de ajuste, se registran en tres sitios importantes: En el papel de trabajo especifico relacionado con la cuenta ajustada (con el fin de que su saldo sea igual al saldo de la cuenta, después de hecho el ajuste). COMPONENTES BASICOS DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL

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En las columnas para ajustes de la hoja principal de trabajo (con el fin de que esta hoja muestre el saldo ajustado). En el papel de trabajo resumen de asientos de ajuste de auditoría.

Cédulas Especificas



Cédulas específicas son aquellas que se relacionan con una cuenta de mayor general o mayores auxiliares, tales como: Cédulas sumarias de las cuentas del mayor general preparadas por el auditor. Otros documentos que prepara el auditor: Análisis de cuentas (forma más típica de papel de trabajo en la auditoría financiera). Conciliaciones Conciliaciones bancarias. Confirmaciones de bancos, deudores deudores y de otros. Cualquier otro documento que elabora u obtiene el auditor para respaldar su informe. Estas cédulas varían según las actividades y naturaleza de la entidad. Son ampliamente ilustradas en los textos universitarios sobre la auditoría profesional.



Extractos y Copias de Documentos Documentos

Varios documentos legales u oficiales son de importancia para el auditor, tales como la legislación, reglamentación, actas oficiales, resoluciones oficiales, contrato, etc. Para tener una información completa en los papeles de trabajo el auditor puede: Obtener copias completas (en el caso de documentos publicados tales como leyes, reglamentos, manuales, etc.). Obtener fotocopias de los documentos o partes de ellos. Preparar extractos manuscritos de porciones de los documentos. En la determinación de cual de los métodos antes descritos ha de emplear el auditor debe tener presente que: 72



Sólo debe incluir información que corresponda corresponda a los papeles de trabajo, por esta razón los extractos o porciones pertinentes son preferibles a los documentos completos (con excepción de documentos básicos como son las leyes, reglamentos, etc.) El uso de fotocopias, cuando sea posible, ahorra mucho tiempo, las fotocopias son preferibles de tener extractos largos y hechos a mano. (Se debe cortar las porciones pertinentes de las fotocopias e incluirlas como papeles de trabajo). El auditor debe aprovechar los análisis elaborados por la entidad siempre que sea posible. Por ejemplo, puede usar una copia de la conciliación bancaria elaborada por la entidad comprobando su veracidad, evitando así la necesidad de efectuar otra conciliación. En general el auditor debe aprovechar el método más sencillo y económico para incluir en los papeles de trabajo la información significativa básica y necesaria.

2.6.14 Revisión y Aprobación de los Papeles de de Trabajo Tanto para lograr la máxima utilidad y eficiencia, como para garantizar la calidad de la auditoría, es necesaria una revisión completa de los papeles de trabajo. Por cierto, el auditor del equipo, revisará los papeles de trabajo elaborados por los miembros del equipo de auditoría al tiempo que reúne el juego completo Esto naturalmente es necesario, pero una revisión objetiva hecha por una persona que no ha participado directamente en las labores de auditoría, es algo imperativo durante su ejecución y al término de la misma. La revisión final y objetiva de los papeles de trabajo es responsabilidad del auditor supervisor. Por supuesto, durante el curso de la auditoría el supervisor debe haber revisado muchos de los papeles de trabajo elaborados, sin embargo, es necesaria una revisión final del juego completo. Siempre resulta más eficiente y económico efectuar esta revisión final dentro de las oficinas de la entidad bajo examen, porque es natural que el auditor a uditor supervisor crea conveniente que COMPONENTES BASICOS DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL

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se debe agregar alguna información información o formular algunas preguntas que solamente se pueden responder teniendo acceso a la información y los funcionarios. El auditor supervisor debe poner sus iniciales en cada papel de trabajo, en señal de aprobación. Al revisar los papeles de trabajo debe determinar si la evidencia resumida en ellos es suficiente, a su juicio, para llegar a las mismas conclusiones y opinión, tal como están expresadas en el borrador del informe. La aprobación final que da el auditor supervisor del informe, tácitamente indica la aprobación de todos los papeles de trabajo relacionados con él y la suficiencia de su contenido para respaldar el informe en su totalidad, además ratifica que se han cumplido con las normas de auditoría establecidas por la Contraloría Contraloría General del Estado. Al revisar los papeles de trabajo, se debe tomar en cuenta factores tales como: Conformidad con el programa de trabajo y con cualquier cualquier instrucción especifica, Precisión, confiabilidad de la labor efectuada y aceptabilidad de los papeles de trabajo relacionados como evidencia de dicha labor y los resultados alcanzados o hallazgos presentados. Validez y racionalidad de las conclusiones alcanzadas. Naturaleza y alcance de la discusión con funcionarios de la entidad, así como la consideración que ha dado a los hallazgos y conclusiones. Conformidad con las normas para la presentación presentación de papeles de trabajo de la Contraloría Contraloría General del Estado.. El auditor encargado debe revisar los papeles de trabajo en el campo, oportunamente, una vez que se ha efectuado la labor una revisión oportuna hace posible la continuación de la labor al aclarar cualquier asunto, evitando la interrupción causada por una revisión de los problemas cuando el personal involucrado involucrado ha sido asignado a o tras fases de la auditoría.

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2.6.15 Naturaleza confidencial de los papeles de trabajo La naturaleza confidencial de los papeles de trabajo es una condición de especial importancia debido al hecho que su contenido revela el alcance de la auditoría y la e xtensión y naturaleza de las pruebas aplicadas en forma selectiva. Esta naturaleza confidencial se mantiene durante el curso de la auditoría y después de realizada ésta, de manera permanente en los archivos de dichos documentos. En ninguna circunstancia, el auditor debe divulgar el contenido de los papeles de trabajo, mostrárselos a otras personas o hacer copias o extractos de los mismos. Debe dejar los papeles de trabajo guardados bajo las debidas seguridades, cuando no estén en su poder. El acceso al archivo de los papeles de trabajo de las diversas auditorías, tiene que limitarse excesivamente al personal de auditoría. 2.6.16 Preparación de resúmenes La naturaleza y resultados de la labor en cada segmento de un examen debe, como asunto de operación sistemática y buen artificio, resumirse de manera clara y concisa en los papeles de trabajo. Se puede considerar un segmento como algo relacionado a un aspecto o grupo de aspectos de un hallazgo o tema. Como resultado de la auditoría se acumula gran cantidad de papeles de trabajo que contienen una variedad de información de diversas formas, por ejemplo, copias de leyes, reglamentos y procedimientos de la entidad, correspondencia, copias de las entrevistas y una variedad de cuadros y programas relacionados con una o varias fases de un examen. A pasar de que esta información puede ser interesante, útil y pertinente es de poco valor si no se analiza y organiza en forma lógica e interrelacionada. En la mayoría de los casos esto puede lograrse con mayor efectividad por medio de la preparación de resúmenes de los papeles de trabajo. El propósito de dichos resúmenes, como su nombre lo indica, es extractar en forma clara precisa y conveniente la esencia de la labor efectuada, para hacer resaltar los resultados


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logrados, las conclusiones alcanzadas y cualquier recomendación, según se reflejan en los papeles de trabajo que lo respaldan. Si los resúmenes de los papeles de trabajo están bien concebidos y preparados, según las circunstancias de una auditoría, ocupan un lugar muy importante y especial en la labor del auditor. Dichos resúmenes sirven a dos propósitos fundamentales e interrelacionados: Obligan a un análisis oportuno y critico de la evidencia obtenido y de la labor efectuada, ayudando a identificar requerimientos adicionales, también sirven de base para decidir acerca de la inclusión de los resultados de la labor en el informe. Hacen posible la preparación del borrador del informe, como parte integral de la labor. Los resúmenes también son beneficiosos en cuanto a lo siguiente: Reúnen los grupos de papeles de trabajo relacionados con un punto en particular, permitiendo un flujo ordenado y lógico de los papeles y facilitando la supervisión u otras revisiones de la labor en particular. Cuando existe un adecuado índice y buena referencia cruzada, éstos se convierten en un punto importante de los papeles de trabajo para cualquier parte de la labor y proporcionan un medio de control mecánico para dichos papeles. Brinda a los nuevos miembros del personal la oportunidad de familiarizarse con la exactitud y precisión requerida en el análisis de la información y con la claridad, brevedad, legibilidad y organización necesaria en la preparación del borrador del informe. Más aún, en muchos casos, los resúmenes presentan el criterio fundamental y la opinión original que fueron el motivo de las conclusiones a las que se han llegado en los informes. Por lo tanto, la experiencia de haberlos preparado proporciona un entrenamiento muy valioso a los miembros del personal, que será útil en el desarrollo de la habilidad para redactar en forma analítica.

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Debido a la diversidad de la naturaleza y alcance de la auditoría gubernamental es necesario que haya cierta flexibilidad en el diseño y preparación de los resúmenes. Cada resumen debe prepararse segué las necesidades de la labor. Un resumen, debe ser considerado como un instrumento de labor interna, un medio para lograr un fin y no un fin en si. Debe diseñarse para que sirva de ayuda a los miembros del personal y la terminación ordenada y oportuna de las auditorías. Por lo tanto, el formato y contenido exacto de los resúmenes debe dejarse al criterio del personal de auditoría. Sin embargo, en los siguientes párrafos se presentan algunos conceptos que deben tomarse en cuenta al preparar dichos resúmenes. Al preparar programas de auditoría y planificar de cualquier otra manera una auditoría, los miembros del personal deben considerar la necesidad de preparar resúmenes convenientes de partes individuales o grupos de partes de la labor efectuada. Cada cierto tiempo durante una auditoría, debe asegurarse que dichos resúmenes estén en conformidad con el propósito principal y se presente para lograrlo el cual es la preparación del borrador del informe—así como se ciñan al plan basándose en la información desarrollada. El diseño y preparación de resúmenes útiles y con sentido permiten que se cumpla con este objetivo y es un arte que los miembros del equipo de auditoría deben tratar de cultivar y perfeccionar. Los elementos básicos de un resumen de auditoría son los siguientes: 

Objetivos. En esta sección debe aparecer una declaración clara sobre el propósito de la labor de auditoría, una explicación del motivo por el cual se efectúa y lo que se está tratando de lograr.



Labor Efectuada,- Debe figurar exactamente lo que se ha ejecutado en relación con lo que se iba a hacer. Si no se ha podido efectuar ciertas labores que se habían pensado, deben informar acerca de éste hecho y explicar los motivos.



Resultados logrados.- Debe incluirse un resumen de los hechos y la evidencia obtenida en relación con el objetivo. No debe contener conclusiones. La evidencia en si debe presentarse como un resumen de los hechos y no como conclusiones a las cuales ha llegado el auditor. Esta sección del resumen debe contener la evidencia y no la interpretación de la misma.


77

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA AUDITORIA INTERNA DEL SECTOR PÚBLICO (ECAPAG) 

Conclusiones.- Aunque frecuentemente son visibles al conocer la evidencia, se deben indicar las conclusiones en relación a los objetivos. Se deben presentar los criterios utilizados para llegar a las conclusiones, las cuales tienen que estar en relación con la labor efectuada y los resultados obtenidos.



Recomendaciones.- Cualquier recomendación de acciones correctivas debe presentarse luego en forma lógica. Las partes narrativas de los resúmenes deben redactarse con claridad. Los auditores encargados no deben aceptar resúmenes preparados en forma descuidada, teniendo que volverse a preparar (por parte del miembro del equipo asignado) hasta que sean satisfactorios. Al mismo tiempo, los resúmenes no son informes ni tampoco están destinados a extraños, por lo tanto no deben prepararse con tanto cuidado en lo relacionado a un lenguaje pulido, estilo y explicaciones detalladas de términos y conceptos utilizados en los informes.

2.6.17 Reglas generales para la elaboración de los papeles de trabajo Las siguientes son las reglas mininas para la elaboración de los papeles de trabajo adecuados: -

Identifique cada hoja. El encabezamiento debe incluir el orden siguiente: a. El nombre de la entidad. b. La descripción de la información presentada. c. El período cubierto o fecha correspondiente.

-

Use una hoja separada para cada asunto. Cualquier dato que sea de suficiente valor para ser incluido en los papeles de trabajo, merece una hoja completa con encabezamiento explicativo.

-

Use sólo una cara de cada hoja. - Esto evita el olvidar los datos que están al dorso de una hoja, así todos los datos serán más legibles.

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-

Identifique a la persona que elaboró el papel de trabajo.- El responsable de cada papel debe registrar sus iniciales y la fecha de elaboración.

-

Identifique al Supervisor. - La persona que revisa los papeles antes de aprobar el informe final y los papeles de trabajo, debe registrar sus iniciales, indicando su aprobación.

-

Incluya la información completa y especifica.- El auditor debe proporcionar datos completos, nombres, títulos, códigos, etc. en cada caso de los análisis de cuentas, entrevistas con empleados, examen de documentos, etc.

-

Suministre índices completos.- Todos los papeles de trabajo deben tener su indios, Cada hoja debe incluir su propio número o letra que le identifique y cuando sea necesario, las referencias cruzadas.

-

Proporcione en forma ciara la fuente de los datos. No dé lugar a dudar sobre la fuente de donde extrajo la información para los papeles de trabajo ya sea libro, registro, documento, cuenta del mayor u otra fuente.

-

Indique la naturaleza de las labores de verificación.- Se debe incluir una descripción de las labores efectuadas por el auditor. Debe efectuarse una descripción de los procedimientos de verificación aplicados, antes que los detalles de cifras y datos.

-

Mantenga hojas de notas, para recordar asuntos por aclarar o examinar durante el curso del examen. Todos estos puntos deben ser aclarados o resueltos antes de terminarse la auditoría.

-

Incluya en cada papel de trabajo el código de las marcas de auditoría sin significado uniforme. Es imposible recordar el significado de las marcas de auditoría. Además su leyenda, es necesaria en las etapas de revisión.

-

Efectúe el procedimiento correspondiente antes de registrar una marca de auditoría.Una interrupción puede hacer que no se cumpla con el procedimiento, pero la marca significarla que se ha cumplido con él.


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-

Incluya observaciones generales o resúmenes de comentarios sobre los resultados de cada fase o aspectos del examen. El auditor debe registrar sus observaciones sobre todos sus hallazgos.

-

Coloque los papeles de trabajo en su sitio apenas acabe de prepararlos. - Cada vez que el auditor termine un papel de trabajo, debe ponerlo en el orden que lo corresponde entre todos los papeles, normalmente, todos los papeles terminados deben ser guardados en el orden establecido para la auditoría.

-

Utilice lápiz.- Los papeles de trabajo deben prepararse a lápiz.

-

Ahorre tiempo - Para ganar tiempo obtenga copias extras de material impreso o utilice el equipo reproductor Sin embargo, se debe velar por que la utilización de tal equipo no dé como resultado el sacar más copias de las que en realidad se necesitan.

-

Indique las fuentes de documentación.- Se deben indicar clara y específicamente las fuentes de documentación incluida en los papeles de trabajo. Cuando se trate de un documento de una entidad se debe indicar en dicho papel quién preparo el documento y por qué, si dicha información no aparece en el documento.

-

Escriba los comentarios a doble espacio.- Para facilitar futuras añadiduras y revisiones y para mejorar la legibilidad, los comentarios incluidos en los papeles de trabajo deben estar escritos a doble espacio

-

Utilice la técnica de referenciación cruzada.- Hasta donde sea posible los papeles de trabajo deben tener una referencia cruzada con otros relacionados. Asimismo, deben tener una referencia cruzada con el programa de auditoría. Una efectiva referencia cruzada a menudo disminuye la necesidad de copiar los datos.

-

Haga referencia a los ajustes y reclasificaciones, si los hay. Si se efectúa ajustes o reclasificaciones de auditoría en las cifras de la entidad, esto debe indicar claramente en todos los papeles de trabajo en los cuales aparecen dichas cifras. Verifique los totales de las columnas.- Se debe efectuar una verificación independiente

-

de los totales de las columnas, totales cruzados y computaciones de datos numéricos.

80



-

Totalidad y precisión - Los papeles de trabajo deben ser completos y precisos para proporcionar un respaldo apropiado para los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y para permitir demostrar la naturaleza y alcance del examen, cuando sea necesario.

-

Claridad y comprensibilidad.- Los papeles de trabajo deben ser claros y comprensibles sin necesidad de explicaciones verbales suplementarias. La información que revelen debe ser clara, completa y concisa cualquier persona que utilice los papeles de trabajo debe poder determinar de inmediato su propósito, la naturaleza y alcance de la labor efectuada y las conclusiones de quien los preparó.

El que sea concisos es importante pero no se debe sacrificar la claridad ni la comprensión sólo por ahorrar tiempo o papel. La información que se obtiene verbalmente y que a veces se registra palabra por palabra frecuentemente debe resumirse. Por lo tanto el auditor debe registrar, cuando sea necesario, la interpretación de lo que el entrevistado dijo o quiso decir y confirmarla con el mismo. -

Legibilidad y pulcritud - Los papeles de trabajo deben ser legibles y lo más pulcros posible. De no ser así se desperdiciará tiempo al revisarlos y al preparar y referenciar los informes. Papeles de trabajo sucios pueden perder su valor como evidencia.

Debe evitarse el amontonar las palabras y escribir entre líneas, dejando espacios adecuados antes de escribirlas. -

Pertenencia.- La información contenida en los papeles de trabajo debe limitarse a los asuntos que son materialmente importantes, pertinentes y útiles con relación a los objetivos establecidos para la auditoría. No hay ningún substituto para un entendimiento de los objetivos específicos de la auditoría, las razones por las cuales se efectúan una tarea especifica y su relación con los objetivos aprobados. Este conocimiento proviene de programas de trabajo bien planificados y organizados y de instrucciones efectivas por parte del auditor jefe de equipo.

Es costumbre que todos los papeles de trabajo contengan una declaración clara del propósito, lo cual es muy útil para asegurar que la información acumulada está en relación COMPONENTES BASICOS DE LA AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL

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con los objetivos y el informe de auditoría. No debe prepararse ni acumularse papeles y documentos innecesarios para el logro de los objetivos de la auditoría. La acumulación y retención de éstos estorban en la administración de un examen y complica las operaciones de almacenaje y archivo. Antes de terminar una auditoría, el supervisor debe hacer los arreglos necesarios para retirar o segregar todos los papeles de trabajo que no son necesarios o pertinentes en respaldo a la labor efectuada Si se reúne una gran cantidad de información o papeles innecesarios, la información importante puede pasarse por alto u oscurecerse. Al efectuar auditorías, especialmente durante las entrevistas y al examinar los archivos de la entidad, se obtiene información sobre material que no está directamente relacionado con los objetivos corrientes, pero que podría ser relevante conforme avanza la labor. Para evitar una acumulación de detalles excesivos en los papeles de trabajo, se deben hacer notas breves sobre dicho material y éstas retenerse en archivos informales hasta que se determine su pertinencia. Este proceso se adapta en especial a los estudios y exámenes preliminares. El costo de preparación de papeles de trabajo es parte importante del costo total del examen que se efectúa y debe estar justificado por la información que figura en ellos. -

Evitar detalles excesivos.- Es necesario cuidarse de los detalles excesivos en los papeles de trabajo. Por ejemplo, generalmente no será necesario tener copias o resúmenes detallados de cuentas del mayor general, largas listas de los comprobantes examinados y descripciones de los procedimientos resúmenes y breves descripciones de las cuentas examinadas, pasos de auditoría aplicados, alcance del trabajo y hallazgos y conclusiones son mucho más importantes e informativos.

-

Identificar los archivos.- La cubierta de cada archivo debe incluir una identificación como la siguiente:

Nombre de la dirección de auditoría y número de código; Nombre y ubicación de la entidad examinada; Tema de la labor efectuada; Período abarcado por la auditoría u otra fecha aplicable; Clasificación de seguridad.

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-

Evitar archivos voluminosos.- Se debe evitar los archivos o carpetas individuales excesivamente gruesos ya que son difíciles de manipular y se deterioran rápidamente con el uso.

-

Incluir indicas del archivo.- En cada archivo de los papeles de trabajo debe haber un índice de su contenido.


83


CAPITULO III LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA INTERNA

3.1. GENERALIDADES La planeación se ha caracterizado por el desarrollo de una estrategia global para obtener la conducta y el alcance esperados de una auditoría. El proceso de planificación abarca actividades que van desde las disposiciones iniciales para tener acceso a la información necesaria hasta los procedimientos que se han de seguir al examinar tal información, e incluye la planificación de número y capacidad de personal necesario para realizar la auditoría. La naturaleza, distribución temporal y alcance de los procedimientos de planificación del auditor varía según el tamaña y complejidad de la entidad bajo auditopría, de su experiencia en la misma y de su conocimiento del negocio de la entidad. De conformidad con las Normas de Auditoría Gubernamental: “El trabajo debe ser debidamente planeado y se debe considerar la materialidad entre otros temas, al determinar la naturaleza,

oportunidad y extensión de los procedimientos de auditoría y al evaluar los resultados de aquellos procedimientos.” El objetivo principal de la planificación consiste en determinar adecuada y razonablemente los procedimientos de auditoría que correspondan aplicar, cómo y cuándo se ejecutarán, para que se cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva. La planificación es un proceso dinámico, que si bien se inicia al comienzo de las labores de auditoría, puede modificarse durante la ejecución de la auditoría. Para iniciar la auditoría, el Auditor General emitirá la "Orden de Trabajo" autorizando su ejecución, la cual contendrá: a. Objetivo general de la auditoría. b. Alcance de la auditoría. 84

LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA INTERNA


c. Nómina del personal que inicialmente integra el equipo. d. Tiempo estimado para la ejecución. e. Instrucciones específicas para la ejecución. (Determinará si se elaboran la planificación preliminar y específica o una sola que incluya las dos fases). La instalación del equipo en la entidad, marca de manera oficial el inicio de la auditoría, la que comenzará con la planificación preliminar, en la cual es preferible que el equipo esté integrado por el supervisor y el jefe de equipo. El Auditor General proporcionará al Jefe de equipo de auditoría, la carta de presentación, mediante la cual se inicia el proceso de comunicación con la administración de la entidad; la que contendrá la nómina de los miembros que inicialmente integren el equipo, los objetivos del examen, el alcance y algún dato adicional que considere pertinente.

3.2. FASES DE LA PLANIFICACION La planificación de cada auditoría se divide en dos fases o momentos distintos, denominados planificación preliminar y planificación específica. En la primera de ellas, se configura en forma preliminar la estrategia a seguir en el trabajo, a base del conocimiento acumulado e información obtenida de la Entidad; mientras que en la segunda se define tal estrategia mediante la determinación de los procedimientos específicos a aplicarse por cada componente y la forma en que se desarrollará el trabajo en las siguientes fases. Las etapas mencionadas, suponen la realización de un trabajo de auditoría recurrente, en estos casos ya se cuenta con un amplio conocimiento de las operaciones de la Instituciòn como resultado de trabajos anteriores, por consiguiente, el análisis debe recaer en los cambios que hayan ocurrido desde el último examen. En un trabajo que se realiza por primera vez, no existe ese conocimiento acumulado y por lo tanto, la etapa de planificación demandará un esfuerzo de auditoría adicional.


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Cuando se trate de exámenes de componentes pequeños, donde no amerite presentar por separado la planificación preliminar y la específica, el Auditor General emitirá la orden de trabajo e instruirá a los miembros del equipo para que el informe o reporte de planificación sea único. Para la fase de planeación el auditor debe realizar las actividades siguientes:     

Conocimiento y comprensión de la entidad Determinación de los objetivos de la auditoría Determinación de la Materialidad y Riesgo de la Auditoría Naturaleza, alcance y oportunidad de los Procedimientos de Auditoría Preparación del Memorándum de Planeación.

El desarrollo de las actividades antes mencionadas es el siguiente: 3.2.1 Conocimiento y Comprensión de la Entidad Esta Actividad se desarrolla de la manera siguiente:     

Obtención de información relevante de la Entidad Análisis de Información Determinación de los componentes de auditoría o ciclos de transacciones. Comprensión del Control Interno Determinación de los puntos críticos

3.2.2 Determinación de los Objetivos de la Auditoria . Con base a la compresión general de la entidad, el auditor determinará si la auditoría a realizar será por componentes importantes de los estados financieros o por ciclos de transacciones, para posteriormente definir los objetivos generales y específicos de la auditoría. Objetivo general.-En el objetivo general, el auditor debe considerar, realizar Auditoría a la entidad de conformidad a Normas de Auditoría Gubernamental, emitidos por la Contraloría General del Estado. 86



Objetivos específicos.-Como objetivos específicos, el auditor podría considerar los siguientes: 1. Emitir un informe que exprese comentarios, conclusiones y recomendaciones sobre sí el rubro o rubros analizados de los Estados de la Situación Financiera, emitidos por la entidad, presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, los derechos y obligaciones, los ingresos recibidos y los gastos incurridos, durante el período auditado, de conformidad a principios de contabilidad gubernamental u otra base comprensiva de contabilidad. 2. Evaluar y obtener suficiente entendimiento del sistema del control interno de la entidad, evaluar el riesgo de control e identificar condiciones reportables, incluyendo debilidades materiales del control interno. 3. Hacer pruebas para determinar sí la entidad cumplió en todos los aspectos importantes con los términos de convenios, leyes y regulaciones aplicables a la entidad. 4. Determinar si la entidad ha tomado acciones correctivas adecuadas sobre las recomendaciones de informes de auditorías anteriores.

3.2.3 Determinación de la materialidad y el riesgo de la auditoria . El auditor tomará en cuenta la materialidad como el límite máximo de error que está dispuesto a aceptar para emitir un informe sin observaciones de importancia relativas. En la determinación de la materialidad los auditores utilizarán su juicio profesional a efecto de emitir un dictamen que permita a los usuarios confiar en los informes para la toma de decisiones. Esto significa que al determinar la materialidad el auditor deberá tener presente quienes son los usuarios primarios y secundarios de los informes, que uso darán probablemente a dicha informaciòn y el grado de precisión que deberá tener su información para que los usuarios fundamenten sus decisiones en ellos.


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3.2.4 Naturaleza, alcance y oportunidad de los Procedimientos de Auditoría Después de evaluar el riesgo de la auditoría y determinar el monto de la materialidad, el auditor debe determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos. La naturaleza se refiere al tipo de pruebas a realizar (procedimientos de control o de cumplimiento, procedimientos analíticos y procedimientos sustantivos) requeridos para reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptable. El alcance de los procedimientos en el examen de la muestra, consiste en determinar con base en el conocimiento del ente, la profundidad y el énfasis de los procedimientos a aplicar a efecto de alcanzar los objetivos de la auditoría. Consecuentemente, se efectuarán menos procedimientos analíticos y sustantivos, por contar con un nivel bajo de riesgo. Por el contrario, si el nivel de riesgo inherente y de control fue evaluado como moderado o alto, y la materialidad ha sido fijada con un monto menor, entonces el auditor deberá realizar más pruebas analíticas y sustantivas, y menos pruebas de control o de cumplimiento. 3.2.5 Preparación del Memorándum de Planeación El memorando de la planeación de auditoría es un documento formal en el cual se resumen los principales resultados obtenidos en la fase de planeación y la estrategia tentativa de la auditoría. Este documento debe ser aprobado por la Dirección de Auditoría respectiva. Toda la información y las decisiones contenidas en el memorando de planeación deben estar respaldadas en documentación ordenada y archivada en papeles de trabajo. El Supervisor y Jefe de Equipo, prepararán conjuntamente el Memorándum de Planeación, que contendrá al menos la información siguiente: Información básica 1. Antecedentes de la Entidad 2. Objetivos, finalidad o propósito de la Entidad 3. Presupuesto para el período objeto de auditoría. 88



4. Componentes del Control Interno - Ambiente de Control - Valoración del Riesgo - Actividades de Control - Información y Comunicación - Vigilancia 5. Leyes, Reglamentos y otras normas aplicables 6. Personal Clave de la entidad

Estrategia de la auditoria 1. Objetivos de la Auditoria 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Objetivo General Objetivos Específicos

Seguimiento a las recomendaciones en proceso de la auditoría anterior Estimación del riesgo de auditoria Determinación de la materialidad Determinación de componentes o ciclos importantes Determinación de áreas críticas Enfoque de la auditoria Enfoque del muestro y tamaño de la muestra

Administración del trabajo 1. Integrantes del Equipo de Auditoria 2. Fechas claves 3. Cronograma de actividades 3.3 EVALUACION DEL CONTROL INTERNO Se debe efectuar un apropiado estudio y evaluación del control interno para identificar las áreas críticas que requieren un examen profundo, determinar su grado de confiabilidad a fin LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA INTERNA

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de establecer la naturaleza, alcance, oportunidad y selectividad en la aplicación de procedimientos de auditoría. El concepto de control interno no sólo se refiere a temas financieros, contables y a la custodia de los activos, sino que incluye controles destinados a mejorar la eficiencia operativa y asegurar el cumplimiento de las políticas de la organización. El control interno es una expresión utilizada con el objeto de describir todas las medidas adoptadas por los titulares, administradores o gerentes para dirigir y controlar las operaciones en las entidades a su cargo. El control interno como el proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y, otros empleados de la entidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a sí están lográndose los objetivos siguientes: 

Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los servicios;



Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal;



Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y,



Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.

Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y la calidad en los servicios. Se refiere a los controles internos que adopta la administración para asegurar que se ejecuten las operaciones, de acuerdo a criterios de efectividad, eficiencia y economía. Tales controles comprenden los procesos de planeamiento, organización, dirección y control de las operaciones en los programas, así como los sistemas de evaluación del rendimiento y monitoreo de las actividades ejecutadas. Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. 90



Esta relacionado con las medidas adoptadas por la administración para prevenir o detectar operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a recursos o, apropiaciones indebidas que podrían resultar en pérdidas significativas para la entidad, incluyendo los casos de despilfarro, irregularidad o uso ilegal de recursos. Cumplimiento de leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales. Se refiere a que los administradores, mediante el dictado de políticas y procedimientos específicos, aseguran que el uso de los recursos públicos sea consistente con las disposiciones establecidas en las leyes y reglamentos, y concordante con las normas relacionadas con la gestión gubernamental. Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad. Tiene relación con las políticas, métodos y procedimientos dispuestos por la administración para asegurar que la información financiera elaborada por la entidad es válida y confiable, al igual que sea revelada razonablemente en los informes. Una información es válida porque se refiere a operaciones o actividades que ocurrieron y que tiene las condiciones necesarias para ser considerada como tal; en tanto que una información confiable es aquella que brinda confianza a quien la utiliza. 3.3.1 Componentes del Control Interno 3.3.1.1 Ambiente de control Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades. En este contexto el personal es la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atribuciones individuales como la integridad y valores éticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema.


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El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las operaciones y actividades, se establecen los objetivos y estiman los riesgos. Igualmente tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las actividades de monitoreo. Los factores que conforman el ambiente de control son los siguientes:       

Integridad y valores éticos (Código de conducta y ética); Compromiso de competencia profesional; Comité de Auditoría; Filosofía de dirección y estilo de gestión; Estructura organizativa; Asignación de autoridad y responsabilidad; y, Políticas y prácticas de recursos humanos

3.3.1.2 Evaluación de los riesgos de control El riesgo se considera como la posibilidad de que un evento o acción afecte adversamente a la entidad. Su evaluación implica la identificación, análisis y manejo de los riesgos relacionados con los procesos gerenciales y la existencia de la entidad, así como con la elaboración de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control interno en la entidad. Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de información financiera, así como las representaciones de la gerencia en los estados financieros. Esta actividad de autoevaluación que practica la Dirección, será verificada por los auditores internos o externos para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y procedimientos han sido apropiadamente ejecutados, en las distintas áreas y niveles de la organización. Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son: 

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Los objetivos que deben ser establecidos y comunicados; LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA INTERNA


  

Identificación de los riesgos internos y externos Gestión del cambio; y, Evaluación de los objetivos, de los riesgos y gestión del cambio.

3.3.1.3 Actividades de control Se refiere a las acciones que realiza la administración de la entidad para cumplir con las funciones asignadas. Son importantes porque implican la forma correcta de hacer las cosas, para lo cual se valen de políticas y procedimientos. Permiten la protección y conservación de los activos, así como los controles de acceso a programas computarizados y archivos de datos. Los elementos que conforman las actividades de control gerencial son:     

Tipo de actividades de control; Integración de las actividades de control con la evaluación de riesgos; Controles sobre los sistemas de información; Necesidades específicas; y, Evaluación.

3.3.1.4 Sistema de Información y Comunicación Está constituido por los métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones administrativas y financieras de la entidad. La calidad y oportunidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la máxima autoridad para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar información confiable. En la Institución el sistema integrado de información financiera se sustentará en una base de datos central y única, cuyo soporte será la informática y las telecomunicaciones, accesible para todos los usuarios de las áreas de presupuesto, tesorería, contabilidad y deuda pública. El sistema de información permite a la máxima autoridad evaluar los resultados de su gestión en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener información sobre su nivel de desempeño.


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Los factores que conforman el sistema de información y comunicación son:      

Estrategias y sistemas integrados de información. La calidad y oportunidad de la información. Comunicación e información interna. Comunicación e información externa. Medios de comunicación. Evaluación.

3.3.1.5 Actividades de monitoreo y/o supervisión Es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran. Debe orientarse a la identificación de controles débiles o insuficientes, para promover su reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: 





Durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad (esta actividad debe ser previa, concurrente y posterior), los problemas se detectan en el presente, no sólo en el pasado. De manera separada, por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades. Mediante la combinación de ambas modalidades.

Los elementos que conforman las actividades de monitoreo o supervisión son:    

Actividades de supervisión continua; Evaluaciones puntuales; Comunicación de deficiencias: y, Evaluaciones.

3.3.2 Métodos de evaluación del control interno Los métodos de evaluación del control interno se clasifican en tres: - Descriptivo - Cuestionario 94



- Gráficos o flujogramas

3.4. PROGRAMAS BASICOS DE AUDITORÍA Los programas de auditoría contienen los procedimientos a seguir. Estos procedimientos se aplicarán en el análisis o evaluación del ciclo o cuenta, según el tipo de auditoría que se realice para obtener la evidencia que sustentará el informe.

3.4.1 Clases de programas a) Programas generales: Son aquellos cuyo enunciado es genérico en la aplicación de las técnicas de auditoría con mención de los objetivos particulares que se persiguen en cada caso y son generalmente destinados al uso de los auditores con amplia experiencia. b) Programas detallados: son los que describen con mayor minuciosidad, la forma práctica de aplicar los procedimientos y técnicas de auditoría y se destinan generalmente al uso de los operativos y auxiliares de auditoría. Estos se clasifican en: 

Los programas estándares o uniformes: son aquellos que pueden aplicarse a varias entidades con similares características.



Los programas específicos: son aquellos que se formulan y preparan concretamente para cada entidad o situación particular, puesto que se basan en la información contenida en la naturaza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría; por tanto, son eficaces.

3.4.2 Objetivos de los programas Tenemos que establecer nuestros objetivos de auditoría y diseñar nuestros procedimientos a la luz de las afirmaciones de la administración. Los objetivos Generales de los programas


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relacionados con las afirmaciones de los estados financieros o rubros que se analicen son los siguientes: Afirmación de la administración sobre:     

Existencia u Ocurrencia. Integridad. Valuación o Asignación. Propiedad- Derechos y Obligaciones Exposición – Presentación y Manifestaciones.

3.4.3 Flexibilidad Los programas de auditoría, no deben ser considerados fijos e incambiables, al contrario, serán flexibles, puesto que ciertos procedimientos planificados al ser aplicados pueden resultar ineficientes o innecesarios, por lo que el programa debe permitir modificaciones, mejoras y ajustes que a juicio del auditor responsable de su ejecución, considera necesario. 3.4.4 Contenido de los programas Los programas de auditoría contendrán:  



  

Encabezado Identificación - Nombre de la Dirección de Auditoría - Nombre de la entidad auditada o proyecto Referencia: se utiliza para identificar el programa. Se ubica en la parte superior derecha del programa Clase de auditoría Ciclo o componente Periodo a examinar

Cuerpo. En el cuerpo del programa van los objetivos específicos y los procedimientos de auditoría, la referencia de papeles de trabajo, hecho por (iniciales o rúbrica), y fecha de finalización de los P/T.

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Fechas y firmas. El programa contendrá fechas y firmas de elaborado por los auditores, revisado por el Jefe de Equipo, y aprobado por el Supervisor. 3.4.5 Elaboración de los programas de auditoría La elaboración de los programas de auditoría financiera y exámenes especiales es responsabilidad de los auditores, serán revisado por el Jefe de Equipo y aprobados por el supervisor. Cuando se requiera del trabajo de un especialista, la elaboración y ejecución del programa de auditoría, será responsabilidad del Especialista. La ejecución de los programas de auditoría será responsabilidad del auditor; y el Jefe de Equipo se asegurará de su adecuada ejecución. El Supervisor, revisará constantemente el avance de los programas, y orientará junto con el jefe de equipo la estrategia a seguir para el desarrollo del mismo en el tiempo establecido para dicha fase. En la elaboración del programa de planificación de la auditoría, podrá inclu irse al menos los aspectos siguientes: -

Obtener un entendimiento suficiente sobre la entidad (o proyecto); Evaluar el control interno establecido por la entidad (o proyecto); Determinar el monto de la materialidad y riesgo de la auditoría; Determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos; Elaborar el memorando de la planeación; Elaborar los programas de auditoría.


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CAPITULO IV LA EJECUCION DE LA AUDITORIA

4.1 GENERALIDADES Durante la planificación específica fueron seleccionados los componentes al ser examinados, los procedimientos a ser aplicados y el alcance del trabajo. Se espera que al aplicar los programas específicos se obtenga la evidencia suficiente y componente para demostrar la veracidad de los resultados obtenidos en cada componente examinado de las afirmaciones contenidas en los informes de la entidad y de los asuntos objeto de la auditoria. Al ejecutar esta fase se insume aproximadamente el 60 por ciento de tiempo presupuestado para ejecutar la auditoria, el que se divide en 50 por ciento para desarrollar los hallazgos y conclusiones y el 10 por ciento para comunicar los resultados en el proceso a los funcionarios de la Entidad. En general las decisiones de planificación se basan en: -

Conocimiento de las actividades sustantivas y adjetivas. Evaluación de los riesgos inherentes y de control Evaluación de los componentes y de las operaciones significativas Expectativas sobre la naturaleza y calidad de la evidencia que se obtendrá mediante los procedimientos individuales que se apliquen, reconociendo factores como la suficiencia, competencia y confiabilidad de la evidencia y los probables niveles de las observaciones.

4.2 PRUEBAS DE AUDITORIA Las pruebas que contribuyen a contar con la suficiente evidencia de auditoria, son dos: pruebas de control y pruebas sustantivas. Las pruebas de control, están orientadas a proporcionar la evidencia necesaria sobre la existencia adecuada de los controles, se dividen en pruebas de cumplimiento y pruebas de observación, las primeras que permiten verificar el funcionamiento de los controles tal como 98

LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA


se encuentran prescritos, aseguran o confirman la comprensión sobre los controles de la entidad y las segundas, posibilitan verificar los controles en aquellos procedimientos que carecen de evidencia documental. Los procedimientos que pueden utilizarse para la aplicación de esta clase de pruebas son: indagaciones y opiniones de los funcionarios de la entidad, procedimientos de diagnóstico, observaciones, actualización de los sistemas y estudio, así como el seguimiento de documentos relacionados con el flujo de las transacciones en un sistema determinado. Las pruebas sustantivas proporcionan evidencia directa sobre la validez de las transacciones y los saldos manifestados en los estados financieros e incluyen indagaciones y opiniones de funcionarios de la entidad, procedimientos analíticos, inspección de documentos de respaldo y de registros contables, observación física y confirmaciones de saldos. La aplicación de los procedimientos analíticos determinados en la fase de planificación específica, es por lo general altamente efectiva y eficaz para evaluar la razonabilidad de los montos de los estados financieros. Sustentándose en los resultados de la evaluación del control interno, el auditor define, prepara y ejecuta las Pruebas de Auditoría. Estas pruebas, en síntesis, corresponden a la selección de las técnicas y las herramientas más adecuadas de llevar a cabo, dentro de una serie de procedimientos de auditoría, a través de los cuales se espera obtener los elementos de juicio pertinentes para detectar, confirmar o delimitar las posibles incidencias o consecuencias que se pueden presentar en la institución, por la ausencia o incumplimiento de ciertos procedimientos básicos y fundamentales para el correcto funcionamiento del área auditada. Al efectuarse la definición de pruebas de auditoria. el profesional debe responder a lo menos a tres variables: Qué tipo de pruebas? Cómo probar? Cuánto probar? En síntesis implica definir la naturaleza (qué tipo de pruebas efectuar), el alcance (cuántas LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

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pruebas efectuar) y el tiempo asignado (cuándo efectuar las pruebas) al desarrollo de los procedimientos de auditoría. 4.3 TÉCNICAS Y PRÁCTICAS DE AUDITORÍA Las técnicas de auditoría constituyen métodos prácticos de investigación y prueba, que el auditor emplea a base de su criterio o juicio según las circunstancias, unas son utilizadas con mayor frecuencia que otras, a fin de obtener la evidencia o información adecuada y suficiente para fundamentar sus opiniones y conclusiones contenidas en el informe. Durante la fase de planeamiento y programación, el auditor determina las técnicas a emplear, cuándo debe hacerlo y de qué manera. Las técnicas seleccionadas para una auditoría al ser aplicadas se convierten en los procedimientos de auditoría. Algunas de las técnicas para la aplicación de las pruebas en la auditoría en el sector público se clasifican generalmente, a base de la acción que se va a efectuar las que pueden ser: oculares, por escrito, por revisión del contenido de documentos y por constatación física. Acogiendo esta clasificación, las técnicas de auditoría se agrupan de la siguiente manera: Técnicas de verificación ocular: -

Comparación Observación Revisión Selectiva Rastreo

Técnica de verificación verbal: -

Indagación

Técnica de verificación escrita: 100

Análisis Conciliación LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA


-

Confirmación

Técnicas de verificación documental: -

Comprobación Computación

Técnicas de verificación física -

Inspección

4.3.1 Técnicas de verificación ocular Comparación La comparación es la relación que existe entre dos o mas aspectos. para observar la similitud o diferencia entre ellos. La forma de comparación más común, constituye la que se efectúa entre los ingresos percibidos o los gastos efectuados, con las estimaciones incluidas en el presupuesto. Asimismo. es frecuente la comparación entre los ingresos mensuales provenientes de una fuente, con meses anteriores o el mismo mes del año precedente. El auditor, si dispone de normas de calidad, estándares de rendimiento, de productividad, entre otros, puede utilizar estos índices en sus comparaciones. Ciertos procedimientos de auditoría, se fundamentan en la comparación de información o realidades, contra criterios aceptables, facilitando la evaluación, la formulación de comentarios y acciones correctivas. Observación Es el examen de la forma como se ejecutan las operaciones, es considerada la técnica más general y su aplicación es de utilidad en casi todas las fases de un examen. Por medio de ella, el auditor verifica ciertos hechos y circunstancias, principalmente relacionados con la forma de ejecución de las operaciones, dándose cuenta, de como el personal realiza las operaciones. LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

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Esta técnica se utiliza especialmente cuando el auditor observa la aplicación de los procedimientos preparados y la realización efectiva del levantamiento de inventarios, que efectúan los servidores de la entidad, sin proceder a efectuar las constataciones físicas de las existencias. Revisión selectiva Es el examen ocular rápido, con el fin de separar mentalmente asuntos que no son típicos o normales Constituye una técnica frecuentemente utilizada en áreas que por su volumen u otras circunstancias no están contempladas en la revisión o estudio más profundo. Consiste en pasar revista rápida a datos normalmente presentados por escrito. En la aplicación de esta técnica, el auditor debe prestar atención a la identificación de operaciones fuera de lo común en la materia sujeta a revisión. Por ejemplo, en todos los casos, la cuenta bancos del mayor general, debería ser debitada mensualmente a base del registro de ingresos y acreditada una vez al mes, a base de! registro de cheques. Al encontrar débitos y créditos adicionales, a través de la revisión selectiva, el auditor aplicará otras técnicas para examinarlos y verificarlos. Rastreo El rastreo consiste en seguir la secuencia de una operación, dentro de su procesamiento. El ejemplo típico de esta técnica. es seguir un asiento en el diario hasta su pase a la cuenta del mayor general, a fin de comprobar su corrección Al evaluar el control interno, es frecuente que el auditor seleccione algunas operaciones o transacciones representativas y típicas de cada clase o grupo, con el propósito de rastrearlas desde su inicio hasta el fin de los procesos normales. 4.3.2 Técnica de verificación verbal Indagación A través de las conversaciones, es posible obtener información verbal. La respuesta a una 102



pregunta de un conjunto de preguntas, no representa un elemento de juicio en el que se puede confiar, pero las respuestas a muchas preguntas que se relacionan entre sÍ, pueden suministrar un elemento de juicio satisfactorio, si todas son razonables y consistentes. La indagación es de utilidad en la auditoria, especialmente cuando se examinan áreas específicas no documentadas, pero los resultados de la indagación por sí solos no constituyen evidencia suficiente y competente 4.3.3 Técnicas de verificación escrita Análisis Analizar una cuenta es determinar la composición o contenido del saldo y verificar las transacciones de la cuenta durante el período, clasificándolas de manera ordenada y separar en elementos o partes. Esta técnica el auditor aplica con más frecuencia en el análisis a varias de las cuentas de mayor general, y sus resultados constan en el papel de trabajo denominado Cédula Analítica. Se puede analizar una cuenta tomando de su registro las transacciones en detalle o en forma selectiva. Otra forma consiste en presentar varias clases o grupos de gastos de una misma naturaleza Otra aplicación común de esta técnica, es analizar un asiento compuesto en el libro diario, para comprender su razón y estructura, el auditor podrá analizar un contrato separándolo en sus componentes o cláusulas, clasificando el efecto de cada una. En la auditoría, con cierta frecuencia, este tipo de análisis se efectúa mediante flujogramas del proceso, que facilita su comprensión. Conciliación Significa poner de acuerdo o establecer la relación exacta entre dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes. LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

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La conciliación bancaria constituye la práctica más común de esta técnica, que implica hacer concordar el saldo de una cuenta auxiliar según el banco, con el saldo según el Mayor General de Bancos. Siempre que existan dos fuentes independientes de datos originados de la misma operación, la técnica de la conciliación es aplicable. Confirmación Consiste en cerciorarse de la autenticidad de la información de los activos, pasivos, operaciones, entre otros, que revela la entidad, mediante la afir mación o negación escrita de una persona o institución independiente y que se encuentra en condiciones de conocer y certificar la naturaleza de la operación consultada. Para que el elemento de juicio obtenido mediante la aplicación de esta técnica tenga valor, es indispensable que el auditor mantenga un control completo y directo sobre los procedimientos para efectuar la confirmación. Existen dos modalidades para efectuar confirmaciones: positiva o negativa y a su vez, la primera puede ser directa o indirecta. La confirmación positiva es cuando se solicita al confirmante conteste a! auditor, si está o no conforme con los datos que se desea confirmar. Si en la solicitud se suministran los datos pertinentes, a fin de que sean verificados, es una confirmación positiva directa. Si no se proporciona dato alguno al confirmante y se solicita remita al auditor la información de sus propias fuentes. es una confirmación positiva indirecta. Si se pide al confirmante conteste al auditor, únicamente en el caso de no estar conforme con ciertos datos que se le envían, la confirmación es negativa. 4.3.4 Técnicas de verificación documental Comprobación La comprobación constituye la verificación de la evidencia que sustenta una transacción u operación, para comprobar la legalidad, propiedad y conformidad con lo propuesto. Así, 104



tenemos que para efectos contables, los documentos de respaldo (facturas, cheques, papeles fiduciarios, contratos, órdenes de compra, informes de recepción,) sirven para el registro original de una operación, constituyendo Una prueba de la propiedad. Al examinar la documentación de respaldo de las transacciones, es decir la revisión de comprobantes, dicha labor debe cubrir los siguientes aspectos: 

Obtener una seguridad razonable respecto de la autenticidad de! documento. Es necesario que el auditor se mantenga alerta para detectar cualquier documento evidentemente fraudulento.



Examinar la propiedad de la operación realizada, para determinar si fue efectuada en los fines previstos por la entidad.



La adquisición de bienes para uso personal de un funcionario o empleado no es una operación propia o legítima de la entidad, por lo tanto debe ser objetada.

En la práctica de la auditoría, la comprobación de ciertas transacciones se la realiza en forma paralela al análisis de la cuenta correspondiente del mayor general. Así, al analizar la cuenta Bienes Muebles Adquiridos, un aumento sustancial del saldo, requerirá un examen de las facturas correspondientes a las nuevas adquisiciones de bienes y cualquier gasto de instalación o adecuación, así como el contrato de compra y el de servicios o similares. Es necesaria la verificación de todos los documentos vinculados con la transacción. Con bastante frecuencia, operaciones no estrictamente financieras, pueden ser comprobadas a base a la documentación sustentatoria Computación Esta técnica se refiere a calcular, contar o totalizar la información numérica, con el propósito de verificar la exactitud matemática de las operaciones efectuadas. Las sumas de los registros de entrada original, los saldos de las cuentas de mayor general y auxiliares, las multiplicaciones y sumas de inventarios, los cálculos de depreciación, amortización, remuneraciones, intereses, facturas, entre otros, requieren ser revisados. LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

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4.3.5 Técnicas de verificación física Inspección La inspección consiste en la constatación o examen físico y ocular de los activos, obras, documentos y valores, con el objeto de satisfacerse de su existencia, autenticidad y propiedad. La aplicación de esta técnica es sumamente Útil, en lo relacionado con la constatación de valores en efectivo, documentos que evidencian valores, activos fijos y similares. La verificación de activos, tales como documentos a cobrar o pagar, títulos, acciones y otros similares, se efectúa mediante la técnica de la inspección. La aplicación del examen físico o inspección, es factible, para los bienes unitarios en un inventario, así como los documentos que representen un título o valor fiduciario. Es aplicable esta técnica, también en la revisión de contratos para obras públicas, así como la inspección de obras durante y después de su construcción. Los aspectos que se deben considerar al momento de determinar las técnicas y herramientas de auditoría son: -

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Si los procesos que se llevan a cabo en la entidad, están automatizados El grado de dependencia de la entidad auditada con los sistemas informáticos que están en funcionamiento y tienen relación con los componentes definidos en la auditoría. Si existe un significativo volumen de transacciones. Si hay transformación de la información mediante procesos sistemáticos. Si las respuestas obtenidas de los considerandos anteriores son afirmativas, se debe obligatoriamente recurrir a la aplicación de las Técnicas de Auditoría Asistidas por Computador (TAAC"S), caso contrario se debe hacer una auditoría normal.

4.3.6 Otras Prácticas de Auditoría Generalmente se utilizan otras prácticas de auditoría, que pueden ser confundidas con las técnicas: sin embargo, se debe tener en cuenta que no obstante ser lo mismo, sirven en auditoría como elementos auxiliares importantes.

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4.3.6.1 El examen y evaluación del control interno Debe ser considerado como práctica antes que como técnica, aunque su ejecución implica la utilización de varias técnicas de auditoría. 4.3.6.2 El arqueo de caja Es contar el dinero y demás valores, relacionar los cheques presentados, los comprobantes pagados y no contabilizados para determinar el saldo contable, en esta práctica es usual la aplicación de varias técnicas de auditoría para conseguir su objetivo como la comparación, computación, análisis, conciliación, confirmación, entre otras. 4.3.6.3 La prueba selectiva Consiste en la práctica de simplificar la labor total de medición o verificación, tomando una muestra típica del total. El cálculo de probabilidades, puede utilizarse para determinar cual debe ser el tamaño de la muestra o el auditor pueda efectuar dicha determinación a base de su juicio profesional. La aplicación de pruebas selectivas a juicio del auditor, puede involucrar otras técnicas revisadas anteriormente y si éstas se basan en principios de muestreo estadístico, incluye la utilización de técnicas de otras disciplinas como la matemática aplicada, estadísticas, entre otras. 4. 3.6.4 Los síntomas Se los considera también como otra práctica de auditoría y se lo define como señales o indicios de una desviación. La utilización de los síntomas como práctica, puede ser provechosa, por cuanto el auditor enfatiza en el examen de determinados rubros, a base de ciertos indicios o síntomas preliminares. En el examen de cualquier operación, actividad, área, proyecto, rubro o transacción, el auditor normalmente aplica un conjunto de técnicas y prácticas. Es imperativo que tenga la LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

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habilidad. juicio y prudencia de escoger las más efectivas de estas herramientas de auditoría, de acuerdo con las circunstancias que le rodean en un determinado momento de su examen. Es el criterio profesional del auditor, el que debe determinar la combinación más adecuada de tales instrumentos, que le suministren la evidencia necesaria y la suficiente certeza para fundamentar sus opiniones y conclusiones, de tal manera que éstas sean objetivas y profesionales.

4.3.7 Técnicas de Auditoría Asistidas por Computadora o T AAC's Responden a programas de computación que son usadas por el auditor, como parte de sus procedimientos, para procesar la información que es significativa en su trabajo. Estas técnicas automatizadas permiten desempeñar varios procedimientos de auditoría, tales como: -

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Analizar registros. Determinar duplicados. Encontrar cortes de secuencia numérica de un campo. Importar y exportar archivos desde o hacia varias plataformas. Hacer operaciones, cálculos. Comparar archivos. Estratificar archivos. Muestreo estadístico. Resumir información. Generar información. Construir archivos de prueba. Extraer información de un archivo. Realizar análisis estadísticos. Simular parte del sistema o el sistema completo.



4.4. MUESTREO EN AUDITORIA 4.4.1 Definición El muestreo puede ser definido como el proceso de inferir conclusiones acerca de un conjunto de elementos denominados universo o población, a base del estudio de una fracción de esos elementos, llamada muestra. El muestreo en el proceso de la auditoría, consiste en la aplicación de un procedimiento de auditoría a menos del 100% de la población total, para obtener evidencia de auditoría sobre ciertas características de la población. Un elemento del plan de auditoría es el cálculo del tamaño de las muestras a examinar. Dicha determinación es crítica para llegar a la decisión sobre el alcance de las pruebas de controles y las pruebas sustantivas a realizar. Dada las limitaciones de costo y de tiempo, no es factible examinar 100% de las partidas que compongan un saldo o una clase de transacciones. Por lo tanto, es necesario examinar una cantidad de partidas que sea representativa de la población entera, y que permita al auditor llegar a una opinión sobre dicha población. 4.4.2 La Muestra Representativa Obtener una muestra representativa es el objetivo principal en la selección de una muestra de la población. Una muestra representativa tiene características similares a las partidas en la población en su totalidad. Por ejemplo, supongamos que los controles internos de una entidad exigen que se agregue una copia del Orden de Compra (OC) a cada factura a pagar, pero no siguen este procedimiento el 5% del total de la muestra. Entonces, si faltan 5 OC en una muestra de tamaño de 100 partidas, la muestra es altamente representativa. Si faltan cuatro o seis OC en la muestra, entonces la muestra es razonablemente representativa. Sin embargo, si faltan más OC, o si no falta ninguna, la muestra no es representativa.


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4.4.3 Riesgo de Muestreo El riesgo de muestreo (error de muestreo ) tiene que ver con la posibilidad de que una muestra, apropiadamente escogida, no sea representativa de la población. En otras palabras, la conclusión del auditor sobre los controles internos, o los detalles de transacciones basadas en la muestra, pueden ser diferentes de la conclusión que resultaría de un examen de la población entera. Enfoques Generales del Muestreo de Auditoría El enfoque del muestreo para auditoría puede ser de tipo estadístico o no-estadístico. Algunos métodos utilizados en el muestreo estadístico, son: -

Muestreo por atributos El muestreo de unidades monetarias Muestreo sistemático Muestreo aleatorio Muestreo por variables

Algunos métodos utilizados en el muestreo no estadístico son: -

Selección a juicio del auditor Selección por bloques o conglomerados Selección estratificada

El muestreo estadístico se define como cualquier proceso de muestreo que aplique las leyes de la probabilidad para medir el riesgo de muestreo que siempre está presente en el muestreo de auditoria. Por ejemplo, si el auditor dice que tiene una confianza de 95% de que el error más probable en la valoración de los activos fijos de la entidad es una sobre evaluación de $ 140,771, (un error de más) eso implica que ha utilizado muestreo estadístico. En el muestreo no-estadístico (basado en el juicio profesional del auditor), el auditor no puede expresar sus conclusiones con una medición cuantitativa del nivel de confianza.

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4.4.4 Etapas del Muestreo El muestreo de auditoría, siendo de tipo e stadístico o no estadístico, involucra las siguientes etapas: I II III IV

Planificación y diseño de la muestra. Determinación del tamaño de la muestra y la selección de las partidas. Auditoría de las partidas; y, Evaluación de los resultados.

4.5. HALLAZGOS EN AUDITORÍA La palabra hallazgo tiene muchos significados y transmite ideas diferentes. El hallazgo en la auditoria gubernamental tiene el sentido de obtención y síntesis de información específica sobre una operación, actividad, proyecto, unidad administrativa u otro asunto evaluado y que los resultados sean de interés para los funcionarios de la entidad auditada. Como herramienta de auditoria al hallazgo se emplea en un sentido crítico y esta referido a las deficiencias identificadas durante el examen a ser presentadas en el informe de auditoria. Cuando se evalúen los hallazgos de auditoria debe considerarse si la información y las condiciones sobre las cuales se preparó el plan de auditoria continúan siendo apropiadas y por consiguiente, si se ha obtenido suficiente información. En especial debe considerarse que: - La evidencia obtenida es suficientemente, competente y confiable. - La naturaleza y el nivel del las observaciones están de acuerdo con lo previsto en la planificación. Esta fase de la auditoria prevé la utilización de profesionales especializados en las materias objeto de la auditoria, casos en los cuales el trabajo incluirá la preparación de los programas que serán sometidos a la revisión del Jefe de equipo y Supervisor.


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Una vez aplicados y completados los programas específicos de auditoria se evaluará si la evidencia obtenida satisface las experiencias establecidas en la planificación. La evidencia será evaluada en términos de la suficiencia, competencia y confiabilidad, así como de la naturaleza e importancia de las observaciones identificadas. También se considerará si la evidencia contradice alguna decisión tomada durante la planificación.

4.5.1 Observaciones de auditoria Pueden surgir evidencias contrarias a las afirmaciones contenidas en los informes de gestión y financieros, o que creen dudas respecto a la eficiencia y efectividad con que se utilizan los recursos de la entidad. A este tipo de evidencia se denomina observación de auditoria y, por lo general, esta relacionada con las siguientes definiciones: -

Los errores están constituidos por omisiones no intencionales al realizar un paso de control, un cálculo matemático, fallas administrativas en los registros, en la aplicación de la normativa técnica y en los principios de control interno, administrativo y financiero. También son identificados como interpretaciones erróneas de hecho que existían al momento que fueron preparados los informes de gestión y financieros.

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Las irregularidades son distorsiones intencionales en los informes de gestión y financieros, tales como, los errores deliberados en las afirmaciones de la alta dirección o en el uso de los recursos de la entidad.

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Las acciones ilegales son actos que presuntamente violan leyes o reglamentos e incluye la colusión , los sobornos y otros pagos dudosos. Las observaciones deben considerarse cuidadosamente, tanto en forma individual como en conjunto, para determinar si los informes están o pueden estar significativamente distorsionados, si se ha obtenido suficiente evidencia sobre la validez de las actividades examinadas y si tienen otras implicaciones para la entidad. La evaluación de las observaciones se realiza para comprender su naturaleza, causas e implicaciones, y resolver sobre la acción apropiada a tomarse. También debe considerarse el interés para el sujeto pasivo de la auditoria, tanto desde el punto de vista operativo como de control.

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4.5.2 Causas que originan las observaciones Generalmente la causa fundamental de la observación está encubierta y su ubicación requiere persistencia y la organización. Si no se identifica la causa de una observación, se pone en peligro la auditoria al desconocer sus implicaciones potenciales en los hallazgos. También debe considerarse si las causas identificadas pueden afectar la validez de la información a ser obtenida mediante procedimientos alternativos para otros componentes de la auditoria. La respuesta a las siguientes preguntas son útiles para identificar las causas de dichas observaciones: -

La observación se originó dentro o fuera de la entidad? Que controles han sido diseñados para evitar o detectar la observación? La observación ha sido el resultado de un error humano o del procesamiento computarizado?

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Cuál es la razón por la que los controles o las funciones de procesamiento no operan adecuadamente? Quién es responsable de operar estos sistemas de control? Los sistemas de control fueron diseñados en forma poco efectiva? Si este fuera el caso, qué impacto tiene sobre las operaciones? Los individuos involucrados fueron debidamente instruidos y son supervisados? La observación ha sido generada por el sistema contable y otro sistema de información de la entidad? La observación ha resultado de errores en los datos comunes para muchas transacciones (por ejemplo cálculo de intereses sobre préstamos) o en datos aplicables a una transacción específica. La observación es el resultado del procesamiento inadecuado de información correcta o del uso de información incorrecta?

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4.5.3 Implicaciones de las observaciones en la evidencia Las observaciones identificadas al obtener evidencia se ubican en uno de los tipos siguientes: LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

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Un desvío en la aplicación de un procedimiento de control interno clave. Un error matemático en una operación examinada como parte de un procedimiento de cumplimiento.

No se espera que los controles clave aplicados en forma manual funcionen siempre en forma efectiva. Por lo tanto, al planificar la auditoria, debe considerarse un porcentaje de desvío en su aplicación. Una vez realizado el trabajo, se debe verificar los desvíos mediante procedimientos de cumplimiento para evaluar el desvío real y determinar si el porcentaje es aceptable. La evaluación del porcentaje real de desvíos es un proceso que requiere aplicar el criterio profesional. Cuando los hallazgos se basan en una muestra representativa, el porcentaje de desvío encontrado es la ―evidencia más objetiva disponible‖ y por lo general, debe considerarse como la mejor estimación del porcentaje de ―desvío más probable‖ del universo

que se trate. Si el porcentaje de desvío más probable es inferior al previsto en la planificación, se concluirá en que los resultados respaldan la confianza anticipada en los controles clave. Pero si el desvío más probable resulta mayor, es posible que el porcentaje de desvío en el universo supera el que se estimó como aceptable y considerarse la necesidad de: -

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Modificar el plan de muestreo para obtener la evidencia requerida mediante la aplicación de procedimientos sustantivos adicionales o sustentarse en la confianza que ofrecen otros controles. Ampliar el alcance de los procedimientos de cumplimiento para determinar si la muestra original es representativa del universo.

Si se detecta un desvío en los controles no considerados clave, la evaluación del riesgo de control se verá afectada. Se modificará el plan de auditoria para obtener evidencia sustantiva adicional, si el ―nivel de satisfacción de auditoria‖ que se planeó obtener es

superior al que resulta de la evaluación del riesgo de control. Cuando la aplicación de los procedimientos de auditoria indican que existe una aparente debilidad en los sistemas de control, ésta se evaluará cuidadosamente y se determinará su efecto en la auditoria. 114



4.5.4 Implicaciones de las observaciones en la evidencia sustantiva Para cada observación identificada como evidencia sustantiva, es necesario determinar la magnitud y os componentes afectados. El interés recae en si estas situaciones individuales o globalmente provocan errores significativos en los informes de gestión y financieros. La presencia de errores monetarios, indica que existe debilidad en el control y que éstas deben ser evaluadas al analizar la confianza en los controles. Los errores monetarios identificados directamente al aplicar los procedimientos de auditoria son: ―los errores conocidos‖. Sin embargo, se debe estimar el error que sería identificado si

se encaminan todas las partidas del universo en lugar de examinar solo una muestra de ellas. La estimación del error, incluyendo el error conocido, const ituye el ―error más probable‖.

4.5.5 Incertidumbre y estimaciones El riesgo de que los informes de gestión y financieros estén distorsionados, es mayor en el caso de operaciones, actividades y transacciones que involucran estimaciones o la aplicación de criterios técnicos los cuales no son susceptibles de mediciones precisas, por lo tanto, la evidencia de auditoria debe utilizarse para determinar el rango de los montos razonables para tales estimaciones o criterios. Ninguna estimación puede considerarse precisa con certeza absoluta, la estimación presentada por la entidad auditada generalmente es aceptada, si se encuentra dentro del rango de montos razonables. Una diferencia razonable entre la mejor estimación de la entidad, no se considera un error. 4.5.6 Evaluación de los hallazgos por componentes Durante la planificación se establecen las fuentes de información que consideramos necesarias para obtener evidencia suficiente con respecto a las afirmaciones de cada componente. Con base en los resultados alcanzados deben definirse las conclusiones sobre cada componente y obtener la evidencia acumulada


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Determinar si la evidencia acumulada para un componente específico es competente y suficiente, depende del criterio aplicado, Esta decisión se basa en una serie de factores, entre los que se incluyen las respuestas a las siguientes interrogantes: -

Han sido adecuadamente tratados todos los riesgos inherentes? La evidencia obtenida es suficiente, competente y confiable? Proporciona la evidencia una visión coherente sobre la validez de las operaciones importantes examinadas? Resulta suficiente la evidencia para llegar a la conclusión de que no existen otros riesgos significativos? Resulta suficiente la evidencia para reducir el ―riesgo error‖ a un nivel adecu adamente bajo?

4.5.7 Evaluación de los hallazgos para la auditoria en su conjunto Al evaluar los resultados de auditoria en su conjunto, se obtienen conclusiones globales basadas tanto en las conclusiones como en el trabajo desarrollado para cada componente. En general este proceso incluye: -

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-

Reevaluar la efectividad de la planificación específica de la auditoria, particularmente la relevancia del riesgo, con base en la información obtenida durante la etapa de ejecución y en los informes de gestión y financieros examinados. Analizar si existen inconsistencias en la evidencia de auditoria obtenida o en las conclusiones determinadas para los componentes individuales. Si se detectan deben ser investigadas y resueltas. Comparar los errores acumulados con los criterios de importancia y la propuesta de corrección o ajustes, cuando fuere apropiado. Formular una conclusión sobre la auditoria global y su consideración para el informe.

4.5.8 Errores acumulados y su significatividad El efecto combinado de los errores identificados o estimados para todos componentes será comparado con los criterios de significatividad considerados para los informes de gestión y financieros. Para facilitar este proceso es conveniente resumir los errores en un solo lugar,

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preferentemente en la documentación que resume la auditoria. La significatividad debe considerarse como efecto acumulado de los siguientes factores: -

Los resultados de operación, tanto en valores como en volúmenes La situación financiera de la entidad. Los componentes individuales que hayan sido auditados Las obligaciones contractuales definidas como índices financieros en convenios de préstamos u otros.

Al determinar los factores de significatividad para la entidad, como mínimo deben clasificarse los errores no corregidos o ajustados, para separar el error más probable, del error conocido y del error estimado.

4.6. PRODUCTOS DE LA EJECUCIÓN DEL TRABAJO La ejecución del trabajo es la fase que utiliza una parte importante del tiempo al aplicar los programas específicos elaborados para cada componente. Los resultados obtenidos deben documentarse en un expedientes de papeles de trabajo relacionados con la evidencia sustentatoria acumulada que respalde los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Los papeles de trabajo deben ser claros y concisos, proporcionar un registro ordenado del trabajo realizado en ambigüedades y contener las razones que sirvieron de base para tomar las decisiones sobre temas conflictivos. Los papeles de trabajo deben ser completos, que permitan su lectura, claramente expresados y su propósito de fácil comprensión. Deben evitar preguntas o comentarios que requieran respuestas o seguimientos posteriores. Los productos principales de la fase de ejecución del trabajo son: -

Estructura del informe de auditoria referenciado a los papeles de trabajo de respaldo. Programa para comunicar los resultados de auditoria a la administración de la entidad. Borrador de informe de auditoria, cuyos principales resultados serán comunicados a la administración.


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Expediente de papeles de trabajo organizado de acuerdo a los componentes examinados e informados. Informe de supervisión técnica de la auditoria Expediente de papeles de trabajo de supervisión



CAPITULO V

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA 5.1. GENERALIDADES En el transcurso de una auditoría, los auditores mantendrán constante comunicación con los servidores de la entidad u organismo bajo examen, dándoles la oportunidad para presentar pruebas documentadas, así como información verbal pertinente respecto de los asuntos sometidos a examen: la comunicación de ]os resultados se la considera como la última fase de la auditoría, sin embargo debe ser ejecutada durante todo el proceso. La labor de auditoría no es secreta y con excepción de casos que involucren fraudes, desfalcos o cuestiones de seguridad, el auditor tiene el deber de discutir abierta y francamente sus hallazgos con los servidores vinculados con las operaciones a ser examinadas, manteniéndose la reserva del caso ante terceras personas que nada tienen que ver con el examen que se efectúa. La importancia atribuida a la oportunidad en la comunicación de los resultados está contemplada en las disposiciones legales pertinentes, en las que se manifiesta "En el curso del examen los auditores gubernamentales mantendrán comunicación con los servidores de la entidad, organismo o empresa del Sector Público auditada y demás personas relacionadas con las actividades examinadas". "Al finalizar los trabajos de auditoría en el campo, se dejará constancia documentada de que fue cumplida la comunicación de resultados en los términos previstos por la Ley y normas profesionales sobre la materia" Las diferencias de opinión entre los auditores y los servidores o ex servidores de la entidad, organismo o empresa de] Sector Público auditada, o terceros relacionados, serán resueltas, en lo posible dentro del curso del examen, de subsistir, en el informe constarán las opiniones divergentes.

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA

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5.1.1 Comunicación al inicio de la auditoría Para la comunicación del inicio del examen de los hallazgos en el transcurso del examen y la convocatoria a la lectura del borrador de informe. se considerarán las disposiciones constantes en el Reglamento de Delegación de Firmas de la Contraloría General del Estado. Para la ejecución de una auditoría, el auditor jefe de equipo, mediante oficio notificará el inicio del examen a los principales funcionarios vinculados con las operaciones a ser examinadas de conformidad con el objetivo y alcance de la auditoría. En el caso de servidores que se encuentren desempeñando funciones, procederá de conformidad con el artículo 11 del Reglamento de Responsabilidades y cuando el servidor respectivo haya renunciado o salido de su cargo, se citará el artículo pertinente de la ley. Dicha comunicación se la efectuará en forma individual y de ser necesario, en el domicilio del interesado, por correo certificado o a través de la prensa. Para el caso de particulares se les notificará o requerirá información de conformidad con las disposiciones legales pertinentes. La comunicación inicial, se complementa con las entrevistas a los principales funcionarios de la entidad auditada, en esta oportunidad a más de recabar información, el auditor puede emitir criterios y sugerencias preliminares para corregir los problemas que se puedan detectar en el desarrollo de tales entrevistas. 5.1.2 Comunicación en el transcurso de la auditoría Con el propósito de que los resultados de un examen no propicien situaciones conflictivas y controversias muchas veces insuperables, éstos deberán ser comunicados en el transcurso del examen y en la conferencia final, tanto a los funcionarios de la entidad examinada, a terceros y a todas aquellas personas que tengan alguna relación con los hallazgos detectados. El informe de evaluación del control interno es una de las principales oportunidades para comunicarse con la administración en forma tanto verbal como escrita. En el desarrollo del examen, el auditor puede identificar algunos hechos que requieren ser corregidos, los cuales pondrán en conocimiento de los directivos para que se tomen las acciones correctivas, luego, el auditor con la evidencia necesaria, llega a conclusiones 120



firmes, aÚn cuando no se haya emitido el informe final. La comunicación de resultados durante la ejecución del examen tiene por finalidad: a. Ofrecer oportunidad a los responsables para que presenten sus opiniones. b. Hacer posible que los auditores dispongan de toda información y de las evidencias que existan. c. Evitar que se presente información o evidencia adicional, después de la conclusión de las labores de auditoría. d. Facilitar la adopción de las acciones correctivas necesarias por parte del titular y funcionarios responsables. incluyendo la implantación de mejoras a base de las recomendaciones, sin esperar la emisión del informe. e. Asegurar que las conclusiones resultantes del examen sean definitivas. f. Posibilitar la restitución o recuperación de cualquier faltante de recursos durante la ejecución del examen. g. Identificar los campos en que hay diferencia concreta de opinión entre losAuditores y los funcionarios de la entidad. Para formarse un criterio correcto sobre el hecho a comunicarse, de considerado necesario, el auditor solicitará la opinión de las unidades de apoyo de la Contraloría o de los organismos técnicos o legales competentes. Las discrepancias de opinión. entre los auditores y los funcionarios de la entidad. serán resueltas en lo posible durante el curso del examen. Para la formulación de las recomendaciones, se deberá incluir las acciones correctivas que sean más convenientes para solucionar las observaciones encontradas.


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5.1.3 Comunicación al término de la auditoría La comunicación de los resultados al término de la auditoría, se efectuará de la siguiente manera: a. Se preparará el borrador del informe que contenga los resultados obtenidos a la conclusión de la auditoría, los cuales. serán comunicados en la conferencia final por los auditores de la Contraloría a los representantes de las entidades auditadas y las personas vinculadas con el examen. b. El borrador del informe debe incluir los comentarios, conclusiones y recomendaciones, debe estar sustentado en papeles de trabajo, documentos que respaldan el análisis realizado por el auditor, este documento es provisional y por consiguiente no constituye un pronunciamiento definitivo ni oficial de la Contraloría General del Estado. c.

Los resultados del examen constarán en el borrador del informe v serán dados a conocer en la conferencia final por los auditores, a los administradores de las entidades auditadas y demás personas vinculadas con él.

d. En esta sesión de trabajo, las discrepancias de criterio no subsanadas se presentarán documentadamente, hasta dentro de los cinco días hábiles siguientes y se agregarán al informe de auditoría, si el asunto lo amerita. e. Los casos en los que se presumen hechos delictivos, no serán objeto de discusión en la conferencia final. 5.1.4 Convocatoria a la conferencia final La convocatoria, a la conferencia final la realizará el jefe de equipo, mediante notificación escrita, por lo menos con 48 horas de anticipación, indicando el lugar, el día y hora de su celebración. 

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Participarán en la conferencia final: La máxima autoridad de la entidad auditada o su delegado. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA


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Los servidores o ex-servidores y quienes por sus funciones o actividades están vinculados a la materia objeto del examen. El máximo directivo de la unidad de auditoría responsable del examen, el supervisor que actuó como tal en la auditoría. El jefe de equipo de la auditoría. El auditor interno de la entidad examinada, si lo hubiere; y, Los profesionales que colaboraron con el equipo que hizo el examen. La dirección de la conferencia final estará a cargo del jefe de equipo o del funcionario delegado expresamente por el Contralor General del Estado, para el efecto.

5.1.5 Acta de conferencia final Para dejar constancia de lo actuado. el jefe de equipo elaborará una Acta de Conferencia Final que incluya toda la información necesaria y las firmas de todos los participantes. (ver apéndice "A" de la comunicación de resultados). 



Para dejar constancia de lo actuado. el jefe de equipo elaborará una Acta de Conferencia Final que incluya toda la información necesaria y las firmas de todos los participantes. (ver apéndice "A" de la comunicación de resultados).

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Si alguno de los participantes se negare a suscribir el acta, el jefe de equipo sentará la razón del hecho en la parte final del documento.

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El acta se elaborará en original y dos copias; el original se anexará al memorando de antecedentes, en caso de haberlo y una copia se incluirá en los papeles de trabajo.

5.1.6 Entrega del informe El último paso de la comunicación de resultados constituye la entrega oficial del informe de auditoría al titular de la entidad auditada y a los funcionarios que a juicio del auditor deben conocer, divulgar y tomar las acciones correctivas.


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5.2. TIPOS DE OPINION 5.2.1 Opinión estándar, limpia o sin salvedades. Todo informe de auditoría financiera cuyo dictamen y opinión profesional sea sin salvedades o sin restricciones expresará: ―que los estados financieros presentan razonablemente, en

todos los aspectos importantes, la situación financiera, los resultados de las operaciones, los flujos del efectivo y la ejecución presupuestaria de la entidad examinada, de conformidad con los Principios de Contabilidad Aplicables en el Sector Público Ecuatoriano y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad‖.

Cuando el dictamen u opinión, se emita sin salvedades o sin restricciones, podemos decir que el informe es estándar o limpio, lo cual significa que como resultado de la auditoría, no existen hallazgos o si los hay, no son relevantes o de ellos no se desprenden responsabilidades. Para estos casos los resultados se podrán tramitar con un informe breve o corto de auditoría, el que contendrá la carta de presentación con su respectivo dictamen, los estados financieros auditados, las notas aclaratorias a los estados financieros y la información financiera complementaria. En ciertas circunstancias, mientras no afecte el dictamen estándar o limpio de los estados financieros el auditor de ser necesario agregará un párrafo de explicación o énfasis, el cual debe seguir al párrafo de opinión, estos casos se pueden presentar cuando: 

El informe del auditor esta basado en parte en el informe de otro auditor (firma privada de auditoría o Unidad de Auditoría Interna de la Entidad).



Se quiere prevenir que los estados financieros resulten engañosos, por circunstancias poco usuales, en que estos contienen una desviación de algún principio de contabilidad.



Los estados financieros están afectados, por incertidumbres con respecto a futuros eventos, cuyos resultados no son susceptibles a una estimación razonable a la fecha del informe del auditor.

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

Han surgido algunos cambios importantes entre los períodos, en la aplicación de los principios de contabilidad o en su método de aplicación.



Ciertas circunstancias en relación con informes de estados financieros comparativos, de años anteriores (sí la opinión del presente período es diferente a la del año anterior, deberá revelar las razones substantivas de la opinión diferente, ejemplo los estados financieros se reestructuraron en el período actual para cumplir con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, el auditor deberá indicar en su informe actual que los estados financieros del período anterior han sido reestructurados y expresar una opinión limpia con respecto a la reestructuración de los estados financieros).

5.2.2 Opinión con salvedades Debe expresarse cuando el auditor concluye que no puede expresar una opinión estándar o limpia, pero que el efecto de cualquier desacuerdo con la administración, limitación al alcance, desviación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, incertidumbres, no son tan importantes como para requerir una opinión adversa (negación) o abstención de opinión. La opinión con salvedades debe expresarse con un ― excepto por‖ los asuntos que se refieren en las salvedades, los estados financieros presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera, los resultados de las operaciones, los flujos del efectivo, la ejecución del programa de caja y la ejecución presupuestaria de la entidad examinada, de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Aplicables en el Sector Público. Esta clase de opinión se emite en los siguientes casos: 

Cuando no hay suficiente evidencia probatoria sobre el asunto o existen limitaciones al alcance de la auditoría, que inducen al auditor a concluir que no está en capacidad de expresar una opinión estándar, limpia o sin salvedades, pero que tampoco debe abstenerse de opinar.



Cuando el auditor basado en su auditoría, considera que los estados financieros contienen desviaciones de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Aplicables al Sector Público, Normas Ecuatorianas de Contabilidad, cuyo efecto es material o importante, pero decide no expresar una opinión adversa (negación).


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

Cuando la información esencial para la adecuada presentación de los estados financieros de conformidad con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, no incluyen en conjunto las notas aclaratorias que revelen adecuadamente la posición financiera y económica de la entidad y siempre que, asumiendo los efectos de tal revelación inadecuada, el auditor concluya que la opinión adversa (negación), es inapropiada.



Cuando se han producido cambios contables que involucren modificaciones en los principios o métodos de contabilidad y no concuerden con los generalmente aceptados, a menos que, por el efecto trascendente del cambio, amerite una opinión adversa.

El auditor en su opinión con salvedades deberá revelar las razones importantes o esenciales de tal salvedad (es), en uno o más párrafos separados, colocados antes del párrafo de la opinión.

5.2.3 Abstención de emitir una opinión Una abstención de opinión es aquella en que el auditor no expresa su opinión sobre los estados financieros. Si el auditor no ha obtenido evidencia suficiente y pertinente para formular una opinión, sobre la equidad o razonabilidad de la presentación de los estados financieros en su conjunto, es necesaria la abstención de opinión. La abstención de opinión se justifica, cuando el auditor no ha ejecutado el examen con el alcance suficiente que le permita formarse una opinión sobre los estados financieros tomados en su conjunto Una abstención de opinión puede derivarse de: 

Una limitación en el alcance del examen;



La existencia de incertidumbres importantes y generalizadas de manera que una opinión con salvedad no resulte apropiada; y,

126





La trascendencia que pueda tener el riesgo de que la entidad examinada ya no pueda seguir en operación (en el sector privado se lo conoce como Negocio en Marcha).

Cuando hay abstención de opinión, el dictamen debe contener todas las razones esenciales de la abstención, así como indicar las reservas o excepciones que el auditor pueda tener con respecto a la razonabilidad o equidad de presentación o falta de uniformidad en la aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Aplicables al Sector Público. En el caso de existir excepciones importantes a los estados financieros que exijan un dictamen negativo (adverso) y a la vez haya incertidumbres también importantes acerca de otros hechos, que requieran una abstención de opinión; aunque se hicieran ajustes por las excepciones, es una cuestión de juicio el emitir un dictamen adverso o una abstención de la opinión. 5.2.4 Opinión adversa o negativa Expresa que los estados financieros no presentan razonablemente la situación financiera, los resultados de las operaciones los flujos del efectivo, ejecución del programa de caja y la ejecución presupuestaria de la entidad examinada, de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Aplicables en el Sector Público y las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Si las excepciones a los estados financieros son de tal importancia que no se justifica una opinión con salvedades, el auditor deberá expresar en un párrafo(s) de explicación por separado, que preceda al párrafo de opinión en el dictamen: a) Todas las razones sustantivas de su opinión adversa y b) Los efectos principales del motivo de la opinión adversa con respecto a la situación financiera, los resultados de sus operaciones, los flujos del efectivo, la ejecución presupuestaria y la ejecución del programa de caja de la entidad examinada, cuando los valores de que se trata son susceptibles de cuantificación. Se identificará claramente también, la naturaleza de la presentación defectuosa. Cuando se expresa una opinión adversa, se debe incluir una referencia directa en el párrafo de la opinión, las bases de dicho juicio. Si los efectos no pueden determinarse razonablemente, debe también consignarse en el dictamen. Además, deben expresarse las COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA

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reservas que se tenga acerca de la presentación razonable y las que originaron la opinión adversa. Las circunstancias que dan lugar a este tipo de opinión, en el cometimiento de desviaciones o violaciones a los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, aplicables al Sistema de Contabilidad Gubernamental. 5.3 EL INFORME DE AUDITORIA 5.3.1 Definición El informe de auditoría constituye el producto final del trabajo del auditor en el que constan: el dictamen profesional a los estados financieros, las notas a los estados financieros, la información financiera complementaria, la carta de Control Interno y los comentarios sobre hallazgos, conclusiones y recomendaciones, en relación con los aspectos examinados, los criterios de evaluación utilizados, las opiniones obtenidas de los funcionarios vinculados con el examen y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para su adecuada comprensión. El auditor es responsable por su trabajo, en consecuencia, la emisión del informe le impone diversas obligaciones. Aún cuando el auditor es el único responsable por la opinión expresada en su informe, la responsabilidad principal por la presentación de los estados financieros, de las informaciones y datos en ellos incluidos, las notas a los estados financieros y la información financiera complementaria recae en las máximas autoridades de las entidades auditadas. 5.3.2 Clases de informes Producto de la auditoría a los estados financieros de las entidades, se presentarán dos clases de informes que son: 

Informe extenso o largo

Es el documento que prepara el auditor al finalizar el examen para comunicar los resultados. en él constan: el Dictamen Profesional sobre los estados financieros e información financiera complementaria. los estados financieros. las notas a los estados financieros, el detalle de la información financiera complementaria, los resultados de la auditoría, que incluye: la Carta de Control interno, el Capítulo de Control Interno, que se organizará en condiciones reportables y no reportables y los comentarios se los estructurará en orden de cuentas, 128



ciclos, procesos o sistemas, dependiendo del enfoque de la auditoría, además se agregarán los criterios y las opiniones obtenidas de los interesados y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para la comprensión completa del mismo. 

Informe breve o corto

Es el documento formulado por el auditor para comunicar los resultados, cuando se practica una auditoría financiera en la cual los hallazgos no sean relevantes ni se desprendan responsabilidades, este informe contendrá: Dictamen Profesional sobre los estados financieros e información financiera complementaria, los estados financieros, las notas a los estados financieros, el detalle de la información financiera complementaria. Los resultados de la auditoría financiera que se han tramitado como un informe breve o corto. producen los mismos efectos legales, administrativos y financieros que los que se tramitan y comunican en los informes largos o extensos. 5.3.3 Requisitos y cualidades del informe En la preparación y presentación del informe de auditoría, se deben considerar los elementos y características que faciliten a los usuarios su comprensión y promuevan la efectiva aplicación de las acciones correctivas. A continuación se describen las cualidades de mayor relevancia: Concisión Los informes deberán incluir los resultados de la auditoría y no contendrán detalles excesivos, palabras, oraciones, párrafos o secciones que no concuerden claramente con las ideas expuestas. El exceso de detalles, causa problemas en la lectura de los informes por parte de los usuarios, por lo tanto, debe evitarse los párrafos largos y complicados Precisión y Razonabilidad El auditor debe adoptar una posición equitativa e imparcial para informar a los usuarios y COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA

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lectores de los informes, que los resultados expuestos son confiables. Un desacierto pone en duda su validez. El auditor debe revelar hechos y conclusiones que han sido corroborados con evidencia que sea suficiente, competente, pertinente y se hallen debidamente documentados en los papeles de trabajo. Los informes deben contener suficiente información sobre las conclusiones y recomendaciones y presentar los hechos de manera convincente, equitativa y en la perspectiva adecuada. Las conclusiones de auditoría deben ser claras y no dejar al usuario del informe la tarea de interpretadas. Respaldo Adecuado Los comentarios y conclusiones presentados en los informes, deben estar respaldados con suficiente evidencia para demostrar o probar las bases de lo informado, su precisión y razonabilidad. No es necesario incluir en el informe datos muy detallados, salvo lo necesario para presentar exposiciones convincentes. Las opiniones de la entidad y las conclusiones contenidas en los informes deben identificarse claramente como tales y estarán evidenciadas en los papeles de trabajo respectivos. Objetividad Se deben presentar los comentarios, conclusiones y recomendaciones de manera veraz, objetiva e imparcial. Los comentarios deben contener suficiente información sobre lo tratado, para proporcionar al lector la perspectiva apropiada, el objetivo es producir informes equitativos o razonables.

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El auditor debe cuidarse de exagerar o enfatizar demasiado en la ejecución deficiente de las operaciones anotadas durante la revisión. Tono Constructivo El tono de los informes, deberá provocar una reacción favorable a las conclusiones y recomendaciones. Los comentarios y las conclusiones, se presentarán en forma clara y directa. El auditor debe considerar que su objetivo, es obtener la aceptación de la entidad y provocar una reacción favorable, la mejor manera de lograrlo es evitar un lenguaje que genere sentimientos defensivos y de oposición. Los títulos y subtítulos deben expresar el hallazgo en forma resumida. Si bien con frecuencia es necesario observar el desempeño anterior, para demostrar la necesidad de introducir cambios para mejorar la administración de la entidad, los informes deben enfatizar en las mejoras necesarias y aplicables para el futuro, antes que en críticas de prácticas y situaciones pasadas. Las observaciones serán presentadas con una perspectiva justa, considerando todas las circunstancias que rodearon al hecho observado. Importancia del contenido Los asuntos incluidos en el informe deben ser importantes para justificar que se los comunique y merecer la atención de los usuarios. La utilidad y efectividad del informe disminuye, cuando se incluyen asuntos de poca importancia, porque tienden a distraer la atención del lector en hechos no relevantes. Las decisiones sobre la importancia de los hechos a ser informados deben representar los juicios de acuerdo a las circunstancias prevalecientes en la entidad, que implican consideraciones tanto cualitativas, como cuantitativas, consecuentemente, entre otros asuntos incluirá lo siguiente: -

El grado de interés del gobierno en los programas o actividades. Importancia de los programas o actividades determinados por parámetros tales como el volumen de los gastos, inversión en activos y monto de ingresos. La oportunidad para contribuir a una motivación a los funcionarios de la entidad,


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tendiente a mejorar la efectividad, eficiencia y eficacia de las operaciones del gobierno. -

La necesidad de proporcionar información útil y oportuna para ayudar a los responsables de la administración de la entidad. La frecuencia con que ocurre una desviación. La falta de decisión de los directivos de la entidad, para tomar los correctivos necesarios, que permitan mejorar las operaciones o áreas débiles.

Utilidad y oportunidad El auditor debe analizar la información a transmitir desde la perspectiva de los receptores del informe. Como el objetivo, es estimular una acción constructiva, los informes deben ser estructurados en función del interés y necesidades de los usuarios. La oportunidad y utilidad son esenciales para informar con efectividad. Un informe cuidadosamente preparado puede ser de escaso valor si llega demasiado tarde al nivel de decisión, consecuentemente, el auditor debe gerenciar la auditoría con esa meta en mente. Claridad Quiere decir que el informe se pueda leer y entender con facilidad, para que el informe sea efectivo debe presentarse tan claro y simple como sea posible. Es importante la claridad porque la información contenida en el informe puede ser usada por otros funcionarios y no sólo por los directamente vinculados al examen. La redacción se efectuará en estilo comente y fácil de seguir a fin de que el contenido sea comprensible, evitando en lo posible el uso de terminología técnica o muy especializada. No se debe presuponer que los usuarios tienen conocimientos técnicos detallados, los esfuerzos en el estilo de redacción deben estar dirigidos a que el significado sea claro. Deben evitarse errores gramaticales, faltas de ortografía y expresiones populares en el 132



informe. 5.3.4 Errores comunes en la preparación de un informe Los siguientes son los errores más comunes en la redacción de un informe de auditoría. La organización del informe es pobre -

-

Cuando el material, no está organizado lógicamente. Cuando la información está fuera de orden, haciendo que el lector tenga que saltar de párrafo en párrafo y tenga que volver a leer el informe muchas veces para encontrarle sentido. Cuando los Comentarios, no tienen un título lógico. Cuando el lector lee el índice de materias y no puede figurarse el contenido y rumbo del informe, porque el texto usado no estaba provisto de una estructuración y lógica presentación del informe.

El lenguaje es poco claro Cuando el usuario, no entiende lo que el auditor está tratando de comunicar, porque las frases, palabras y oraciones son poco claras y específicas. El problema puede ser, la redundancia, el uso de clisés, el uso de jerga, o el uso de términos técnicos confusos, un lenguaje impreciso, una estructura de oraciones demasiado complejas, u otros problemas específicos. Puede ser que la gramática sea incorrecta o la sintaxis pobre. El efecto es confuso y frustrante para el usuario. quien puede dejar de leer, antes que el informe se acabe. Material perdido Cuando el informe no contiene toda la información requerida para comunicar el sentido o la importancia, puede haberse omitido toda una sección del informe. Sin embargo lo más común es que estén incluidos todos los componentes requeridos, pero que alguna información necesaria se haya olvidado. Esto causa un rompimiento en la lógica del contenido del informe y deja al usuario con muchas preguntas sin respuestas. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA

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5.3.5 Sugerencias para la redacción del informe Para redactar un informe organizado, claro y efectivo, haga lo siguiente: Piense antes de escribir Determine el objetivo del informe, los usuarios, la extensión apropiada. Haga algunas notas personales para usted. Determine cuanta información va a necesitar, considere hacer una lista de puntos pendientes de completar Resuma antes de escribir Prepare un resumen detallado del contenido del informe. Inicialmente puede ser un poco largo. 5.3.6 Escriba los reportes largos en párrafos cortos La introducción a la exposición del hallazgo, casi siempre puede ser escrita antes de que los datos hayan sido recopilados y analizados, este procedimiento reduce la cantidad de escritura dejada para el final de la auditoría, cuando se, sienta presionado por la falta de tiempo. Escriba imparcialmente No deje que sus inclinaciones personales influyan en la redacción del informe, utilice un tono objetivo, enfoque las evidencias y cifras objetivamente, cualquier inclinación reduce la credibilidad de su trabajo, si emite su punto de vista en su trabajo, hágalo frontalmente. Primer borrador Cuando ha concluido la redacción del borrador del informe, entregue al supervisor y esté preparado para aceptar una crítica sin molestarse, haga preguntas sobre los cambios recomendados y trate de no hacer cambios sin haber entendido el por qué del cambio, si no trata de identificar los errores no podrá evitarlos en el futuro. 134



Ponga cuidado en el orden y el contenido La organización lógica y la presentación de los hallazgos paso a paso son los requerimientos más importantes para lograr el éxito en la redacción del informe. Si tiene que hacer referencias de una sección a otra, quizás lo que necesite es ordenar de nuevo. Si no se siente conforme con su informe, seguramente es porque necesita una revisión. Esté seguro que su informe no tenga errores mecanográficos ni aritméticos Cuide que el informe tenga un formato que luzca atractivo, a primera vista muchos lectores reaccionan favorablemente al ver un documento que tenga sus páginas escritas sin errores aritméticos y que esté bien organizado, Una escritura desordenada y márgenes inadecuados pueden reducir la buena impresión respecto a la calidad del informe. Las siguientes sugerencias le ayudarán a redactar un informe bien organizado y efectivo. Pensamiento claro y conciso Las ideas vagas y confusas, siempre reflejan inseguridad del auditor, para lograr el éxito organice sus ideas. Escriba lo más simple posible Trate de no usar oraciones largas y complejas para redactar los hallazgos, escriba párrafos cortos (máximo 10 renglones por párrafo), no escriba toda la historia del hallazgo, cuando deba hacer citas sobre comunicaciones de la entidad, no las transcriba textualmente, incluya únicamente lo más importante. Prefiera usar los verbos en forma activa, que en forma pasiva Los documentos son más interesantes y efectivos, cuando se usa la voz activa, "La entidad X provee servicios" es más objetivo que, "Los Servicios provistos por la entidad X". Use un castellano clásico y una sintaxis correcta Esté seguro que los sujetos y los verbos estén de acuerdo al escribirlos; cuide el singular y COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA

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los plurales; tenga el mismo cuidado con los pronombres. Evite los cambios en los tiempos de los verbos, éste es un problema muy común cuando se presentan datos recopilados en el pasado, pero que se dan a conocer por primera vez. Evitar palabras excesivas y material ajeno al tema Elimine las palabras redundante:; y frases innecesarias. Alguna vez puede utilizar repeticiones, para así lograr un mayor efecto, pero no lo haga inconscientemente. Evite abreviaciones y siglas Si va a usar una sigla, esté seguro que la primera vez que lo haga, esté incluido el término completo y con la sigla dentro de un paréntesis. En general las abreviaciones deben ser omitidas, su uso demuestra que es perezoso para escribir todas las palabras. No use comparaciones implícitas Pocas cosas molestan más al lector que leer una comparación implícita o que se considere sobreentendida. Use términos precisos Prefiera dar un número específico o un porcentaje, a dar solo un término indefinido como "varios", "unos cuantos". Esto es importante en la redacción del informe, donde una omisión implica una falta de información. 5.3.7 Responsabilidad de la elaboración del Informe La redacción del informe en borrador es responsabilidad del auditor jefe de equipo, compartida con los miembros del equipo y supervisor. El supervisor, cuidará que en el informe se revelen los hallazgos importantes, que exista el respaldo adecuado en los papeles de trabajo y que las recomendaciones faciliten a las autoridades de las entidades auditadas, tomar las acciones correctivas necesarias, tendientes a solucionar los problemas y desviaciones encontradas.

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5.3.8 Criterios para ordenar los resultados Los resultados de la auditoría se deben ordenar atendiendo a las siguientes consideraciones: Importancia de los resultados Consiste en presentar el informe, dando prioridad a los hechos más significativos. Por ejemplo, los que presenten mayores posibilidades de mejoras en las actividades sustantivas de la entidad. Partir de los componentes o hallazgos generales y llegar a los específicos Una práctica para organizar los resultados de la auditoría, es iniciar la comunicación con los componentes generales y paulatinamente llegar a los relacionados con actividades específicas. Seguir el proceso de las operaciones Existen situaciones que permiten ordenar los resultados utilizando el proceso seguido para alcanzar las metas y objetivos de la entidad. Utilizar las principales actividades sustantivas y adjetivas Esta es una manera generalizada de presentar los resultados, ya que en las planificaciones preliminar y específica, se organizan y desarrollan por los componentes a evaluar, de acuerdo con el objetivo general de la auditoría Combinar los criterios expuestos Es posible combinar las alternativas señaladas para lograr una presentación convincente de los resultados y obtener mayor colaboración de los usuarios del informe, cuando se implanten los correctivos dirigidos a mejorar las actividades o corregir las deficiencias.


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5.3.9 Comentarios, conclusiones y recomendaciones Comentarios Comentario es la descripción de los hallazgos o aspectos trascendentales encontrados en la ejecución de la auditoría, se deben exponer en forma lógica y clara ya que constituyen la base para una o más conclusiones y recomendaciones. Los comentarios pueden referirse a uno o varios hallazgos, constituyen la desviación que el auditor ha observado o encontrado; contiene hechos y otra información obtenida. Para la redacción de un comentario, se pondrá un título que identifique la naturaleza del hallazgo. Este título debe ser un breve resumen de la conclusión. A continuación se redactarán los comentarios que representan las observaciones del auditor con respecto a los hallazgos de auditoría, así como los de la entidad y/o sus funcionarios, junto con los razonamientos y/o análisis del auditor sobre éstos últimos. Cuando sea necesario señalar artículos de leyes, reglamentos y otras disposiciones o normas, se indicará el número, el título o un resumen de su contenido, en ciertas circunstancias se puede transcribir la parte pertinente. En el desarrollo de los comentarios se debe evitar la transcripción de comunicaciones u oficios que tengan relación con los hallazgos, únicamente debe hacerse referencia a dichos documentos. No se deben citar los nombres de los funcionarios relacionados con los hechos comentados, pero siempre se hará referencia al cargo, función o nivel jerárquico de los que han intervenido en los mencionados hechos. Tampoco se incluirán las posibles o potenciales responsabilidades. De ser relevantes los hechos y puntos de vista de la entidad, se incluirán a continuación de los comentarios. Identificándolos con subtítulos. si son extensos. Se tendrá cuidado de hacer constar siempre en el comentario, el criterio y no en las conclusiones o recomendaciones. Se plantean a continuación las características o atributos que debe contener un hallazgo: 138



Condición (Lo que es - situación actual) Es la situación actual encontrada por el auditor con respecto a una operación, actividad o transacción que se está examinando. Esta información servirá para determinar sí: -

Los criterios se están cumpliendo satisfactoriamente Los criterios se están cumpliendo satisfactoriamente Los criterios se están cumpliendo parcialmente. Los criterios no se cumplen

Criterio (Lo que debe ser) Son parámetros de comparación o las normas aplicables a la situación encontrada que permiten la evaluación de la condición actual. Los criterios pueden ser los siguientes: -

Leyes.

-

Reglamentos. Instrucciones constantes en manuales, instructivos, procedimientos, entre otros. Objetivos. Políticas. Normas. Opiniones independientes de expertos. Prácticas generalmente observadas. Otras disposiciones.

Cuando no se han establecido criterios por escrito se podrá emplear el sentido común y la experiencia del auditor, siempre que éstos hayan sido probados previamente, sean lógicos y suficientemente convincentes Efecto Es el resultado adverso, que se produce de la comparación entre la condición y el criterio respectivo. La importancia de un hallazgo se juzga generalmente por el EFECTO. Los efectos. deben exponerse, en lo posible, en términos cuantitativos, tales como unidades COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA

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monetarias, tiempo, unidades de producción o número de transacciones, sin embargo los efectos también pueden presentarse en forma cualitativa, por ejemplo cuando la calidad de un servicio, no es la más adecuada y no guarda relación con parámetros o estándares definidos, tanto por las normas nacionales como internacionales. El efecto es importante para el auditor para persuadir a la administración, que es necesario un cambio o acción correctiva para alcanzar los objetivos y metas institucionales, para lo cual se debe redactar en términos comprensibles para los usuarios del infame de auditoría. El efecto puede reflejarse en: -

Uso antieconómico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o financieros Pérdida de ingresos potenciales. Violación de disposiciones legales. Inefectividad en el trabajo (no sé esta ejecutando conforme a la planificación). Gastos indebidos. Informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos. Control inadecuado de recursos o actividades. - Ineficiencia en el trabajo que se esté realizando. Causa Es la razón fundamental por la cual se originó la desviación o es el motivo por el cual no se cumplió el criterio o la norma. La simple aseveración en el informe de que existe la desviación, no proporciona todos los elementos de juicio para comprender la misma. La determinación de la causa o causas que originaron las desviaciones, es de primordial importancia. porque sin ubicar e identificarla claramente sería imposible sugerir la acción correctiva necesaria para eliminarla. Las causas pueden originarse por: -

Falta de capacitación Falta de comunicación.

-

Falta de conocimiento de los requisitos. Negligencia o descuido. Normas inadecuadas. Inexistentes, obsoletas o imprácticas.

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-

Consciente decisión de desviarse de las normas. Falta de recursos humanos, materiales o financieros. Falta de buen juicio o sentido común. Falta de honestidad. Inadvertencia del problema. Inadvertencia de beneficios potenciales desarrollados al efectuar cambios. Falta de esfuerzo e interés suficientes. Falta de supervisión adecuada. Falta de voluntad para cambiar. Organización defectuosa. Falta de delegación de autoridad. Auditoría interna deficiente.

Las causas señaladas a manera de ejemplo. al momento de ser incluidas en los informes, se las deberá redactar en un lenguaje apropiado y cuidando de no emitir juicio de valor. Es importante que el auditor revele con mayor énfasis las causas de las desviaciones relacionadas con asuntos financieros, con el propósito de contribuir a mejorar la administración financiera. Los hallazgos, deben ser redactados claramente a fin de facilitar la identificación de cada uno de los atributos. A base del desarrollo de los atributos del hallazgo, el auditor redacta la conclusión, que conduce a la formulación de una o varias recomendaciones, orientadas a corregir las deficiencias encontradas. Conclusiones Las conclusiones de auditoría son juicios profesionales del auditor basados en los hallazgos luego de evaluar los atributos y obtener la opinión de la entidad. Su formulación se basa en realidades de la situación encontrada, manteniendo una actitud objetiva positiva e independiente sobre lo auditado. Las conclusiones forman parte importante del informe de auditoría y generalmente se COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA

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refieren a irregularidades, deficiencias o aspectos negativos encontrados con respecto a las operaciones, actividades y asuntos examinados, descritos en los comentarios correspondientes que podrían dar fundamento a la determinación de responsabilidades, cuando las haya y el establecimiento de acciones correctivas. Las conclusiones son presentadas a continuación de los comentarios, en forma separada y podrán redactarse, según el caso, para cada comentario o grupo de ellos, bajo el título CONCLUSION. En la conclusión, no se repetirá lo descrito en el comentario y se utilizará un estilo adecuado de redacción que le permita tener una apreciación objetiva del hecho comentado. Recomendaciones Son sugerencias claras, sencillas, positivas y constructivas formuladas por los auditores que permiten a las autoridades de la entidad auditada, mejorar las operaciones o actividades, con la finalidad de conseguir una mayor eficiencia, efectividad y eficacia, en el cumplimiento de sus metas y objetivos institucionales. Las recomendaciones se presentarán luego de los comentarios y las conclusiones, se asignará a cada recomendación un número correlativo en orden de presentación de los comentarios, en determinados casos una recomendación puede agrupar a varios comentarios y se presentarán en orden de importancia en el Capítulo de Resultados de Auditoría. Las recomendaciones, no se deben limitar a señalar las medidas correctivas sugeridas, consecuentemente, se debe explicar cómo lograr el cumplimiento de los objetivos y de las disposiciones legales. Para este efecto al finalizar el Capítulo de Resultados de Auditoría, conjuntamente con los funcionarios de la entidad involucrados, se preparará un cronograma de implantación de las recomendaciones, en el que se señalará fechas y funcionarios responsables de su cumplimiento. El lenguaje utilizado en la exposición de las recomendaciones, debe ser claro y no dar lugar a interpretaciones. Las recomendaciones deben ser redactadas en oraciones afirmativas y 142



simples. No se deben incluir recomendaciones negativas, tales como la aplicación de sanciones. Dichas acciones son obligaciones que no necesitan ser recomendadas. En caso de que el auditor no pudiere formular las recomendaciones pertinentes debido al alcance limitado de la auditoría o por otra razón, deberá hacer constar en su informe el motivo por el cual es imposible recomendar las medidas correctivas apropiadas y que labor adicional se necesitará realizar para formular dichas recomendaciones. Se debe evitar las recomendaciones que incluyan expresiones como "inmediatamente" o "Sin demora" ya que tienden él generar resistencia por su tono impositivo. Las recomendaciones incluidas en el informe deben estar dirigidas al servidor de la organización que debe ejecutar la acción correctiva, proveyendo la participación del funcionario responsable del área pertinente al nivel más alto o de la máxima autoridad, quienes se ocuparán de lograr su cabal y efectiva aplicación. No se debe recomendar el cumplimiento de Leyes, Normas, Reglamentos o instructivos, por el contrario el auditor tiene que señalar de manera resumida los procedimientos que permitan a la entidad examinada poner en práctica dicha recomendación. 5.4 ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA 1. Carátula. 2. Relación de siglas y abreviaturas utilizadas. 3. índice. 4. Carta de presentación o de envío 5. Informe, que contendrá 2 capítulos: Información introductoria 

Motivo del examen.


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Señalar el número y fecha de la orden de trabajo, precisar si el examen se realiza en cumplimiento del plan anual de auditoría correspondiente o si obedece a un imprevisto autorizado por el Contralor General del Estado, o por el Subcontralor General citando el número y fecha de tal autorización, o por disposición de la máxima autoridad que ejerza la representación legal de la institución según lo dispuesto en el Art. 14 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. 

Objetivos del examen. Se indicarán los objetivos que tienen relación directa con la naturaleza del examen.



Alcance del examen. Se expondrá la amplitud del trabajo realizado, con indicación de: período cubierto, áreas, rubros o componentes examinados.



Base legal. Se señalará el instrumento legal en el cual consta la creación o constitución de la entidad y se presentarán las disposiciones legales que tienen vinculación con la Unidad Administrativa, áreas, rubros o componentes examinados y .otras normas reglamentarias.



Estructura orgánica. Se debe señalar la estructura orgánica de la entidad, la unidad o área examinada, según corresponda, con el propósito de ubicar al lector en el campo de acción de la auditoría.



Objetivos de la entidad. Se debe señalar los que constan en el Reglamento Orgánico Funcional, a fin de divulgar lo que la entidad pretende alcanzar a través de sus unidades, áreas o actividades.



Financiamiento o monto de recursos examinados Señalar, en lo posible, el monto de los recursos examinados en el examen.

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Resultados del examen

En este capítulo se deben desarrollar todos los comentarios sobre cada uno de los rubros o áreas examinadas, ordenándolos de acuerdo al grado de importancia relativa, empezando por el resultado del seguimiento de las recomendaciones de informes anteriores. Todo comentario tendrá un título que revele su contenido en forma resumida y llame la atención al lector.

Todos los comentarios deben presentar sus atributos: condición, criterio, causa y efecto; serán redactados en forma narrativa y contendrán aspectos trascendentes detectados durante el examen, descritos ordenadamente con lógica y claridad, no incluirán términos como "a la fecha" o "en la actualidad", sino precisando con claridad la fecha del evento o hecho; y, su efecto, en lo posible, será cuantificado; además, incluirán las conclusiones y recomendaciones, sin que éstas formen parte de los hallazgos pero que guarden relación directa con ellos.

Cuando se haga referencia a disposiciones legales, comunicaciones, actas y otros documentos, de considerarlo necesario, se transcribirá exclusivamente la parte pertinente.

En los comentarios no constarán los nombres de los funcionarios, únicamente se indicará la denominación del cargo que desempeña; tampoco se especificará la responsabilidad que se desprende del examen.

Los hechos subsecuentes, acciones tomadas y los puntos de vista u opiniones de los funcionarios cuya gestión se examina, deben ir antes de la conclusión, con el respectivo subtítulo.

Las conclusiones son juicios profesionales de los auditores basados en los hallazgos, luego de evaluar los atributos, son una parte importante del proceso; resumen el resultado del trabajo realizado y establecen si los objetivos del examen han sido alcanzados, deben ser redactados en forma separada y bajo el título CONCLUSIÓN.


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Las recomendaciones son sugerencias claras, sencillas y constructivas, formuladas por los auditores a las autoridades de la entidad, con el propósito de mejorar las operaciones o actividades; deben ser objetivas que permitan ser aplicadas de inmediato, se redactarán en oraciones afirmativas y simples, evitando incluir expresiones como "inmediatamente" o "sin demora", ya que tienden a generar resistencia por su tono impositivo.

Las recomendaciones serán dirigidas al titular de la entidad o unidad que debe ejecutar la acción correctiva; no sugerirán el cumplimiento de leyes, normas o reglamentos y estarán enumeradas en forma ascendente, de acuerdo a su presentación bajo el título RECOMENDACIÓN.

Anexos del informe

Anexo 1: Nómina de funcionarios principales: Se incluirá los nombres completos y cargos de los funcionarios y ex funcionarios cuya gestión es examinada, con indicación del período en el que desempeñaron sus funciones. Anexo 2: Movimiento de las cuentas analizadas: Se efectuará el movimiento, partiendo del saldo del último examen realizado, resumiendo los débitos y créditos y estableciendo el saldo contable a la fecha de corte; los ajustes o regulaciones y la presentación y descomposición del saldo de caja bancos, La presentación del saldo .de Caja señalará el saldo inicial, los ingresos y egresos del período y el saldo final. La descomposición del saldo final demostrará los recursos efectivos propios y los recursos efectivos ajenos. Anexo 3: Cronograma de aplicación de recomendaciones: Se elaborará en cumplimiento de la Norma Ecuatoriana de Auditoría Gubernamental IAG-06 "Implantación de Recomendaciones". 5.5 SINTESIS DEL INFORME La síntesis de resultados de cada informe, se elaborará de acuerdo al formato e instructivo, registrando toda la información que se solicita en el mismo y se considerará lo siguiente:

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

Debe existir consistencia entre los valores de las responsabilidades administrativas, civiles y penales, que se señalan en el memorando de antecedentes y síntesis, las mismas que deben guardar conformidad con lo expuesto en el informe.



Cuando no se puedan cuantificar los montos examinados o las responsabilidades penales, se indicará con la palabra ―Indeterminados‖ en la casilla penales, se indicará con la palabra ―Indeterminados‖ en la casilla correspondiente de la síntesis. En ningún

caso se dejará el espacio en blanco. Instructivo para el uso del Formulario de la Síntesis de Informes de Auditoria y de Exámenes Especiales La información a ser consignada en este formulario deberá tomarse del informe y del respectivo memorando de responsabilidades Unidad de Control.- En este espacio se registrará el nombre de la Unidad de Control que ejecutó el examen. Autorización del Examen Origen del examen.- Se establecerá en este espacio, si el examen realizado corresponde a un examen Planificado o a un Imprevisto. Orden de Trabajo No.: En este espacio se registrará el número de la Orden de Trabajo con la cual se autorizó la ejecución del examen que se esta informando. Fecha de la O/T: Se registrará la fecha de la orden de trabajo. Entidad Examinada.- En este espacio irá el nombre de la entidad sujeta a examen, el mismo que debe guardar concordancia con el nombre que consta en la pasta, cuerpo del informe y memorando de antecedentes.


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Información del Examen Tipo de examen: Aquí se indicará el tipo de examen realizado, el que puede ser: Auditoria Financiera, Auditoria de Gestión, Examen Especial Financiero, Examen Especial de Ingeniería, Examen de Control Ambiental, otros. Periodo examinado.- Se señalará el período que cubre el examen, fecha desde – fecha hasta. Monto examinado.- Corresponde al monto de los recursos examinados en el examen. Alcance del examen- Aquí se transcribirá el alcance del examen que consta, en el dictamen correspondiente, en la carta de envío o en la Información Introductoria del informe. Principales hallazgos del examen.- En esta sección, se incluirán las conclusiones de los comentarios más importantes que contiene el informe (incluyendo hechos positivos); en el caso de las conclusiones que originen responsabilidades, se hará referencia a la clase y número de la responsabilidad que consta en el Memorando de Antecedentes así: A1, A2, … (Administrativas de acuerdo al orden); C1, C2… (Civiles de acuerdo al orden), el IP, IP2,…

(Indicios de Penal, de acuerdo al orden en los casos en que estén presentados en el memorando de antecedentes). Al final de esta sección, cuando se haya tramitado informes con indicios de responsabilidad penal como parte del examen, se hará referencia a ellos, señalando los montos y hechos que dan lugar a esta responsabilidad. Sujetos de responsabilidad.- Se indicará los nombres y cargos de los sujetos de responsabilidad, la referencia al número y tipo de la responsabilidad o responsabilidades que se le imputa a cada uno y el valor correspondiente. Resumen de montos totales de responsabilidades sugeridas.- En esta sección se consignará la sumatoria de las responsabilidades administrativas, civiles culposas, indicios de responsabilidades penales, consignadas en el Memorando de Antecedentes. No se incluirán en esta los valores de los indicios de responsabilidad penal tramitados en informes independientes a los que se hace referencia en la parte final del numeral 5.

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Equipo de Trabajo.- Se identificará al personal que intervino en el examen en calidad de Supervisor, Jefe de Equipo y Operativo. Inclusión del informe a la Nación.- Si el informe, a criterio del Jefe de Equipo, Supervisor: y Director de la Unidad, se califique como relevante por aspectos cuantitativos o cualitativos de las operaciones o área examinadas, por trascendencia o interés público o cualquier otro motivo, marcará la casilla SI. El Director de la Unidad de Control correspondiente, firmará este formulario en el espacio destinado para el efecto.

5.6 SEGUIMIENTO E IMPLANTACIÓN DE RECOMENDACIONES La auditoría gubernamental no será completa si no se concretan y materializan las recomendaciones en beneficio de la entidad, es decir el informe de auditoría generará valor agregado. La labor del auditor no termina con la entrega del informe de auditoría, en el que incluya el detalle de las deficiencias existentes, adicionalmente proporcionará soluciones a (valor agregado) a través de las recomendaciones y colaborará con la entidad auditada para proceder a su inmediata implantación. Durante el proceso de una auditoría y examen especial, se formulará una matriz de recomendaciones que serán discutidas con los funcionarios responsables de su cumplimiento y las autoridades de la entidad, para determinar su grado de aplicación, el tiempo y recursos necesarios. La máxima autoridad de la entidad auditada dispondrá y vigilará el cumplimiento de las recomendaciones a base de un cronograma que será elaborado por los funcionarios responsables de su aplicación. Si el cronograma es elaborado en el transcurso del examen, el supervisor y jefe de equipo pueden contribuir en su elaboración para asegurar el cumplimiento de las recomendaciones. Las recomendaciones brindarán la posibilidad a los funcionarios para que adopten las medidas correctivas pertinentes, introduzcan mejoras en los procedimientos de trabajo y contribuyan a fortalecer el control interno del ente o área examinada. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA

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Cada dirección o unidad de control de la Contraloría General del Estado, será responsable de acuerdo a su ámbito de evaluar periódicamente el cumplimiento de las recomendaciones emitidas en los informes de auditoría y examen especial emitidos por el Contralor General del Estado o por las Unidades de Auditoría Interna.

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ANEXO I

HOJA DE INSTRUCCIONES

(Nombre del Examen especial) ORDEN DE TRABAJO No. ………..

Fecha: ………….. Fecha de la Opinión: …………………..

(+) Horas presupuestadas (-) Horas Utilizadas (-) Horas Programadas

FIRMA

CATEGORIA

FECHA

Preparado por:

Revisado por: Aprobado por: Firma de matrices AUDITOR GENERAL No.de Copias

Copias enviadas a quien:

Archivo numérico Papeles de trabajo Otros (especifique) TOTAL DE EJEMPLARES

Medio de envío Correo Mensajero

Fecha de Envío


ANEXO II

ORDEN DE TRABAJO No. _____ PARA: DE:

(Nombre y cargo del auditor asignado- Jefe de Equipo) (Nombre y cargo del Jefe de Auditoría Intrena)

FECHA: ________________________________________________________________________ Esta Dirección de Auditoría Interna lo delega para que realice el Examen Especial ………………………………………., con cargo al Plan Anual de Actividades del año 200..., cuyo alcance, objetivos y fecha de ejecución se detallan a continuación: ALCANCE __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ OBJETIVOS DEL EXAMEN __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ El presente examen tendrá una duración de __ días laborables, en la que se encuentra incluido el trámite de informes para su aprobación por parte de la Contraloría General del Estado. Atentamente,

AUDITOR GENERAL


ANEXO III NOTIFICACION DE INICIO DE EXAMEN ESPECIAL AUDITORIA INTERNA

OFICIO CIRCULAR No. .....................

Guayaquil, Señor …………………………..

Presente.

De mi consideración: De conformidad con lo establecido en el artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 11 del Reglamento de Responsabilidades, notificó a usted que esta Dirección de Auditoria Interna de ……………., dará inicio al Examen Especial ……………………….., por el periodo comprendido ………………………………. En tal virtud, solicito a usted, se le otorgue las facilidades necesarias al (auditor interno designado), designado), con la finalidad de proporcionarle proporcionarle toda la documentación documentación pertinente para efecto del examen. Al participarle de esta labor de control, agradeceré acusar recibo del presente y confirmarnos sus nombres completos, cargo, periodo de actuación, número de cédula de ciudadanía, dirección domiciliaria y teléfono, con el propósito de enviar futuras comunicaciones. La información requerida y que considere de importancia relevante para el examen especial, sírvase remitirla por escrito a la brevedad posible, en la Dirección de Auditoria Interna de ……….., ubicada en ………………………………………………………

Atentamente,

AUDITOR GENERAL


ANEXO IV Pág. 1/4

PLAN GENERAL DE AUDITORIA INTRODUCCION La Unidad de Auditorìa Interna de ECAPAG, basándose en el Art. 14 de la Ley Orgànica de la Contraloría General del Estado; así como el Plan de Auditoria del Año XXXX y a la Orden de Trabajo No. XX, efectuará Auditoría a (Nombre del Examen ______________________________) Esta auditoria será desarrollada según las técnicas y procedimientos establecidos en las Normas de Auditoría Gubernamental adoptadas por la Unidad de Auditorìa Interna de ……,

verificando verif icando el cumplimiento cumplimiento de leyes, decretos, reglamentos reglamentos y otras disposiciones disposicione s legales aplicables. Alcance de la auditoría financiera u operativ o perativa. a.

Evaluar en forma integral la gestión administrativa, administrativa, operativa y financier f inancieraa de la (nombre de la Auditoria o Examen Especial) de la (entidad) verificando, examinando examinando y reportando sobre el cumplimiento de sus objetivos y metas, planes de desarrollo local e indicadores establecidos, establecidos, su sistema de control interno, la conformidad legal sobre su función como Ente de Control. Objetivo general Realizar una evaluación constructiva y objetiva al proceso de gestión de la (nombre de la Auditoria o Examen Especial), con el fin de determinar el grado de economía, eficiencia, eficacia y efectividad con que se manejan los recursos físicos, financieros, técnicos, tecnológicos y su talento humano, los resultados obtenidos de su plan de gestión, programas, proyectos, objetivos, metas, políticas y lo adecuado de sus sistemas de información. Objetivos Específicos. Constatar si se observa el debido cuidado en la administración de sus recursos, observando la economía en términos de cantidades y calidades adecuadas al mínimo costo; su eficiencia en la correcta utilización durante durante su proceso y su eficacia en el logro de los objetivos y metas propuestos. Verificar y evaluar el cumplimiento de los planes y si éstos se han implementado teniendo en cuenta: leyes, normas, decretos, resoluciones, circulares, políticas y normas internas. Examinar la existencia de un sistema integrado de control de resultados, que garanticen permanentemente el cumplimiento de las estrategias, objetivos y metas acordados en su proceso p roceso administrativos.


ANEXO IV Pág. 2/4

Verificar si la entidad ha involucrado dentro de su proceso de administrativo, los elementos que conforman la arquitectura organizacional y si se cumplen de manera razonable dichos elementos, como son: la concepción filosófica de la entidad, Ideas rectoras (visión, misión, principios, valores y políticas), el desarrollo de teorías, métodos y herramientas, innovación en infraestructura y su estructura organizacional. Determinar la existencia de un proceso de planeación estratégica, coherente que permita establecer un adecuado Plan de trabajo, Resultados y sus componentes principales: 

Diagnóstico con relación a sus procesos.



Plan de acción (operativo)



Metas.



Plan financiero (presupuesto, reformas presupuestarias y las disposiciones generales aplicables adoptadas por la máxima autoridad)

Determinar si en la ejecución de los procesos, sistemas, controles, observan y acatan leyes, reglamentos, políticas, normas y disposiciones que les son aplicables y permiten acompañar e impulsar el plan de gestión. Verificar si la Entidad genera y promueve promueve una mayor cobertura, cobertura, menores costos, costos, una mejor calidad y continuidad en la vigilancia como Ente de Control. Determinar la existencia de procedimientos y sistemas razonables de información, que le permitan a la entidad rendir cuenta plena de las actividades originadas en las responsabilidades que se le hayan conferido. Enfoque General. Con el fin de ejecutar la auditoría financiera u operativa, de acuerdo con lo establecido establecido en el alcance y sus objetivos, se ha determinado desarrollar el examen teniendo en cuenta el direccionamiento direccionamiento hacia los siguientes factores y características: características:     

Características del entorno de la organización Normas que la regulan Medio ambiente del sector de los diferentes servicios: Condiciones políticas, sociales, económicas y legislativas. Clima Organizacional. Identidad corporativa, trabajo en equipo, satisfacción del público, importancia del talento humano, liderazgo participativo e innovación y aprendizaje.


ANEXO IV Pág. 3/4

Las anteriores y otras características nos permitirán determinar el grado de estabilidad, complejidad, diversidad de variables y hostilidades en que se desenvuelve la entidad y cuáles son sus repercusiones. Análisis de las características de la organización Arquitectura organizacional - Ideas rectoras - Teoría, Métodos y herramientas - Mejoras Tecnológicas u operativas - Estructura Organizacional. Plan de desarrollo - Plan de acción (operativo) - Plan financiero (presupuesto) Procesos.-Identificación de los principales procesos - Asignación y distribución de los recursos Manuales de procedimientos Conformación física de los Recursos Conformación financiera.-Análisis de la conformación del presupuesto y de las fuentes de ingreso. Estados Financieros. Desarrollo del Talento Humano Sistemas de Información Sistema de Control - Controles preventivos - Controles de ejecución - Controles de verificación - Control evaluativo - Autocontrol Áreas claves o estratégicas de la entidad. El enfoque anterior corresponde al examen de la gestión organizacional y cubre la integrabilidad de la gestión administrativa, operativa y financiera de la entidad.


ANEXO IV Pág. 4/4

Resultados de la auditoría. Proveer un Informe de Auditoría, que permita: 

Retroalimentar a (nombre de la entidad) en forma oportuna para que se corrijan y tomen las decisiones sobre su direccionamiento.



Establecer las causas de desviación o del incumplimiento de los planes de operación y recomendar alternativas de solución.



Determinar el estado global de la entidad, los riesgos en sus operaciones, las debilidades y fortalezas, la formulación de recomendaciones concretas, que a corto, mediano y largo plazo permitan mejorar y fortalecer su gestión y asegurar la transparencia, objetividad e independencia del proceso dentro de un marco de costo beneficio para la auditoría practicada.

Fundamento de la Auditoría. La auditoría se ejecutará según lo establecido en las Normas de Auditoría Gubernamental adoptadas por la Contraloría General del Estado. Estructura de los Responsables de la Auditoría. Equipo de Auditoría: Auditor General Supervisor: Jefe de Equipo: Auditores: Cronograma de Trabajo.-Contendrá: - Actividades - Período de ejecución por cada actividad, - Nombre del auditor responsable de cada Actividad.


ANEXO V CONVOCATORIA A LA CONFERENCIA FINAL DE RESULTADOS

AUDITORIA INTERNA

OFICIO CIRCULAR No. ----

Guayaquil,

Señor …………………………………………… Ciudad.

De mis consideraciones: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 14 del Reglamento de Responsabilidades, esta Dirección de Auditoría Interna, convoca a usted a la Conferencia Final de comunicación de resultados del Examen Especial ………………………………” por el período comprendido entre el …………………………………….. Esta diligencia se llevará a efecto, el día ……(mes) ……….. del presente año, a las ..h.., en la ………………………, ubicado en el ……………………………………….. . Por la atención que se sirva dar a la presente, me reitero de usted. Atentamente,

AUDITOR GENERAL


ANEXO VI

ACTA DE LA CONFERENCIA FINAL DE COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DEL EXAMEN ESPECIAL (Nombre del examen) ” POR EL PERÍODO COMPRENDIDO ENTRE EL ……………….. Y EL ……………….. En la ciudad de Guayaquil, a los ……..días del mes de ………. del año dos mil ……, a partir de las …h…, en la ……………………………, se constituye el …………………, Auditor

General de la (nombre de la empresa), en cumplimiento con lo dispuesto en los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; y 14 del Reglamento de Responsabilidades, con el objeto de dejar constancia de la Conferencia Final y Comunicación de Resultados del Examen Especial “……………………….” por el período comprendido ………………………………., que fue realizado de conformidad a la orden de trabajo No. …. de (día) de (mes) de (año) , suscrita por (funcionario pertinente), se convocó mediante oficio circular …….. de (día) de (mes… de (año) , a los servidores y ex servidores

de la ECAPAG, y personas relacionadas con el trabajo ejecutado.

Al efecto, en presencia de los abajo firmantes, se procedió a la lectura del borrador del informe, diligencia en la cual se dio a conocer los resultados obtenidos a través de sus comentarios, conclusiones y recomendaciones. Para constancia de lo actuado suscriben la presente acta en tres ejemplares de igual tenor y efecto, las personas asistente.

NOMBRES/CARGOS

CEDULA DE IDENT.

FIRMA


ANEXO VII CARTA DE PRESENTACION AUDITORIA INTERNA Guayaquil,

Señor …………………………………..

Máxima autoridad administrativa de la ECAPAG Presente.

Señor Gerente General: Hemos efectuado el examen especial …………………… , por el período comprendido entre el ………………………………... Nuestro examen se efectúo de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental aplicables y obligatorias en las entidades y organismos del Sector Público, sometidas al control de la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea debidamente planificado y ejecutado para obtener certeza razonable que la información y documentación examinadas, no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo; igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan efectuado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas y procedimientos aplicables. Las acciones de control fueron realizadas durante la vigencia, en la parte pertinente, de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, por lo cual las citas corresponden a dicho a dicho cuerpo legal. (Este párrafo se incluye en los periodos analizados hasta junio del 2002) Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Atentamente,

AUDITOR GENERAL


BIBLIOGRAFIA



Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (LOCGE), acuerdo 2002-73, publicada en Suplemento del Registro Oficial 595, del 12 de junio del 2002.



Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicado en el Registro Oficial # 119 de julio 7 del 2003.



Manual de Auditoria Financiera Gubernamental, expedido por la Contraloría General del Estado, Acuerdo 016-CG, publicado en Registro Oficial 407 del 7 de septiembre del 2001.



Manual de Auditoria de Gestión, expedido por la Contraloría General del Estado, publicado en Registro Oficial 469 del 7 de diciembre del 2001.



Manual General de Auditoria Gubernamental, expedido por la Contraloría General del Estado, Acuerdo 012-CG, publicado en Registro Oficial 107 del 19 de junio del 2003.



Reglamento sobre la organización, funcionamiento, y dependencia técnica de las Unidades de Auditoria Interna de las Entidades que controla la Contraloría General del Estado, Acuerdo 008-CG, publicado en el Registro Oficial 70 de 28 de abril del 2003



Normas Ecuatorianas de Auditoria Gubernamental, aplicables y obligatorias en las entidades y organismos del Sector Público sometidas al Control de la Contraloría General del Estado, Acuerdo 019-CG, difundidas en Edición Especial 5 del Registro Oficial del 30 de noviembre del 2002.



Normas de Control Interno, aplicables en entidades y organismos del sector público, que se encuentran bajo el ámbito de competencia de la Contraloría General del Estado, Acuerdo 020-CG, difundidas en Edición Especial 6 del Registro Oficial del 10 de octubre 2002.

Manual de Procedimientos Para Auditoria Interna

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