Manual de Procedimientos Recepcion

1.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ALMACEN DE REPUESTOS

Fecha

Código: XX-XX-XXX Procedimiento para Recepción de Mercancía

Página de Revisión: 0

OBJETIVO:

Establecer Establecer el procedimi procedimiento ento de Recepció Recepción n de Mercancía Mercancía de Iveco Venezuela, Venezuela, recibida recibida por el operad operador or logíst logístico ico en el almacé almacén n de repues repuesto to ubicad ubicado o en Valenc Valencia, ia, Estado Estado Carabobo. 2.

ALCANCE:

Este procedimiento tiene por alcance regular las actividades relativas a: Recepción y desc descar arga ga de la me merc rcan ancí cía a prov proven enie ient nte e de los los prov provee eedo dore res; s; su insp inspec ecci ción ón,, su identificación y carga por ubicación al stock de repuestos de IVECO VENEZUELA, C.A. 3.

RESPONSABLES: −

Operador Logístico: Logístico: Es respon responsab sabilid ilidad ad del operad operador or logíst logístico ico seguir seguir y respetar lo descrito en este procedimiento, así como también suministrar el personal y otros recursos (según contrato) para la correcta realización de estas actividades.

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Coordinador de Supply Chain Iveco: Iveco : Tiene como responsabilidad velar por el cumplimiento de este procedimiento y en conjunto con el operador logístico garantizar la disponibilidad de recursos y parámetros o estándares para este tipo de operación.

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Analista de Cadena de Suministros Iveco: Iveco: Tiene como responsabilidad velar y garantizar el flujo de la información relacionada a la operación de desp despac acho ho de mate materi rial al,, sumi sumini nist stra rada da a los los resp respon onsa sabl bles es por por part parte e del del operador logístico con el apoyo del responsable del almacén Iveco.

−

Responsable de Almacén Iveco: Iveco: Tiene como responsabilidad garantizar y ejecutar de forma precisa todas las acciones de revisión y cumplimiento de este procedimiento, validar cada una de las condiciones y resultados de la operac operación ión realiz realizada ada por el operad operador or logíst logístico ico,, con el fin de ratifi ratificar car el cumplimiento total de este procedimiento.

Realizado por: Nombre: Cargo:

Aprobado por: Nombre Cargo

Copia impresa no controlada

4.


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GLOSARIO: Plan de Ingreso Mensual: Plan mensual estimado de despachos de aduana al Almacén de Repuesto. La información se presenta de forma mensual y semanal. 4.1.

SRM (Sistema Ricambi Managament): Software utilizado por Iveco Venezuela y el Operador logístico para el control y gestión de las operaciones del almacén de repuestos. 4.2.

Reporte de Aranceles: Listado de productos, según códigos y descripción emitido por el Sistema SRM. Contiene el desglose de diseños, descripciones del material, aranceles, cantidades y la identificación del bulto donde viene cada diseño. Sirve para entre otros: Determinar previo a la recepción de la mercancía, el espacio necesario, la cantidad de etiquetas a imprimir, etc. 4.3.

Reporte de Recepción: Tiene como base el reporte de Aranceles, con el agregado de campos adicionales para el reporte por diseño de: Cantidad real recibida, diferencia si la hay; ubicación final del item; estado de recepción de la pieza (si esta dañada o no); etc. 4.4.

Hablador: Es el mismo reporte de Aranceles; pero desglosado por bulto. El mismo se coloca a cada bulto previo a la inspección y conteo. 4.5.

Reporte de Anomalía: Reporte generando por el sistema de ubicaciones. El mismo resume por diseño y bulto la cantidad real recibida y las diferencias (si las hubiere) respecto a la facturado. 4.6.

Para casos de sobrantes (producto no facturado que vino dentro de la mercancía), se ingresa al momento de la confirmación en el sistema de ubicaciones; en caso de no estar registrado el producto en sistema, se notifica a Iveco quienes documentarán la pieza para evaluar si la misma es aplicable a los vehículos comercializados en Venezuela. De no aplicar, se procede a destruir la pieza y no es incorporada al stock, caso contrario, se ingresa al stock. Etiqueta de Producto: Etiqueta adhesiva con los colores corporativos Iveco, que contiene el código del producto y descripción en español. Se imprimen al momento de recibir el plan de ingreso mensual con la intención de tenerlas listas previo a la recepción física de la factura. 4.7.

Sistema de Ubicaciones (Ubicación Propuesta): El sistema de ubicaciones corre en paralelo al SRM auxiliando a éste en la tarea de 4.8.





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control por ubicación de las cantidades de los diferentes diseños. Durante la recepción, una parte importante es la generación de la ubicación propuesta para almacenar cada diseño. Esta ubicación es confirmada luego de colocar el diseño en dicho lugar o por el contrario podrá ser cambiada (previa autorización del supervisor de recepción) si por razones de espacio no puede ser localizada en ella.

5.

PROCEDIMIENTO: 5.1.

Analista de Cadena de Suministro, envía por correo electrónico al Operador Logístico, el plan de ingreso mensual.

5.2.

El operador logístico (en lo sucesivo OL) evalúa la Programación Mensual y los recursos disponibles para determinar si se puede cumplir con la programación propuesta por Iveco (El contrato de servicio entre OL e Iveco establece dichas capacidades & recursos)

5.3.

5.2.1

Si se dispone de los recursos para cumplir con la programación; pasa a la actividad 5.5.

5.2.2.

Si no se puede cumplir con la programación, OL notifica a Iveco que el Plan de ingreso supera los recursos.

Analista de Cadena Suministro corrige y reestructura la Programación Mensual de acuerdo a la información recibida del OL. Nota: El analista de cadena de suministro, en función de las estrategias del departamento de Customer Service, puede solicitar recursos extraordinarios cuando se exceda la capacidad contratada y el OL no pueda reestructurar internamente la operación para adaptarse. Debe contar con la aprobación del Coordinador de Cadena de Suministro.

5.4.

Analista de Cadena de Suministro envía por correo electrónico al Operador Logístico, nuevo Plan de Ingreso.

5.5.

OL imprime los Reportes de Aranceles, los cuales deben corresponder con el Plan de Ingreso Mensual.

5.6.

OL imprime Reporte de Recepción y Hablador(es) de acuerdo al Reporte de Aranceles.

5.7.

OL notifica al Analista de Cadena de Suministros de Iveco por correo electrónico, la llegada de la Mercancía al Almacén de Repuesto de Valencia.

5.8.

OL Recibe documentos por parte del transportista. Realizado por: Nombre: Cargo:



5.9.


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OL revisa la información de los documentos.

5.9.1.

Si la información es correcta pasa a la actividad 5.10. Criterio de Aceptación: Presencia: Guía de despacho o Pase de Salida o Factura Comercial del Proveedor o Match: o Guía de Despacho Vs Factura Comercial Vs Reportes de Aranceles1. −

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5.9.2.

Si la información no corresponde, se informa al Analista Cadena Suministro, que la documentación recibida presenta incongruencias. Es deber del Analista de Cadena de Suministro determinar y resolver el problema. La mercancía no deberá recepcionarse hasta corregir el asunto.

5.10. OL inspecciona las condiciones del contenedor previo a la apertura del mismo. 5.10.1. En caso de que pase la inspección y no presente ninguna novedad; pasa a la actividad 5.11. 5.10.2. En caso de que el contenedor presente alguna deformación, golpe, fisura o cualquier irregularidad que ponga en riesgo la mercancía, se registra la anomalía en el formato de Reporte de Recepción. 5.11. OL comprueba que el Serial del Precinto de Seguridad coincida con la Nota de Entrega del Agente Aduanal (Pase de salida). 5.11.1. Si coincide el serial; pasa a la actividad 5.12. 5.11.2. Si no coincide, se reporta inmediatamente el evento al Analista de Cadena de Suministro. Este reporte se hace levantando un acta en donde se especifique la anomalía, la misma debe ser firmada por el chofer del vehiculo que transportó la mercancía; el Supervisor de Recepción del OL y el Responsable de Almacén de Iveco. La mercancía contenida en el contendor debe ser inspeccionada al 100%. 5.12. OL autoriza la descarga de los bultos del vehículo. 1

Previamente enviado por IVECO VENEZUELA, C.A. al OL. Realizado por: Nombre: Cargo:




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5.13. OL revisa físicamente la calidad de cada bulto descargado. 5.13.1. En caso de que el bulto este en perfecto estado; pasa a la actividad 5.14. 5.13.2. Si el bulto presenta alguna irregularidad física, se registra la anomalía en el formato de Reporte de Recepción. Nota:

La notificación de la Recepción podrá tener como anexos: informes técnicos con fotografías y/o lo que se considere prudente para explicar algún evento.

5.14. OL llena formato de Reporte de Recepción. 5.15. OL firma, sella y entrega los documentos al Transportista. 5.16. OL ubica los bultos en área de Etiquetado. 5.17. OL identifica con los habladores cada bulto. 5.18. OL verifica que la mercancía del bulto corresponde con los datos contenidos en el Reporte de Recepción. 5.18.1. Si la mercancía corresponde con el Reporte de Recepción; pasa a la actividad 5.20. 5.18.2. Si la mercancía no coincide con el Reporte de Recepción del bulto, informa al Analista de Cadena de Suministro la discrepancia detectada. 5.18.3. El Analista de Cadena de Suministro revisa en conjunto con el Departamento de Comercio Exterior, dicha información y procede a enviar los aranceles correspondientes de la mercancía recibida. 5.19. OL identifica en el Reporte de Recepción el código del producto encontrado. 5.20. OL realiza Control Cuantitativo de la mercancía. 5.20.1. De estar correcto las cantidades; pasa a la actividad 5.29. 5.20.2. De haber diferencias en las cantidades, se registra en el Reporte de Recepción. 5.21. OL realiza Control Cualitativo de embalaje y de las piezas. Realizado por: Nombre: Cargo:




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5.21.1. En caso de estar todo correcto; pasa a la actividad 5.29. 5.21.2. En caso de haber algún defecto encontrado en los empaques o en las piezas, se toman fotos y se reporta a Iveco. 5.22. El Responsable Operaciones Almacén de Repuesto revisa el Reporte de Recepción y valida su contenido, para posteriormente dar V°B° 2 para la carga de la mercancía al stock. El proceso de Validación consta de 2 partes: Validación Documental (100%) y validación física la cual podrá ser parcial o 100% a juicio del Responsable de la Operaciones de Almacén de Iveco. 5.23. El Responsable Operaciones Almacén de Repuesto verifica y certifica por correo electrónico la calidad de las piezas. 5.23.2. En caso de que la pieza esté dañada; pasa a la actividad 5.25. 5.24. OL registra anomalía en formato de Reporte de Recepción. 5.25. OL coloca etiquetas en los productos. 5.26. OL ubica piezas dañadas en el Area de Dañados (estas piezas no son cargadas al stock) y se segregarán en un área determinada para tal fin en espera de su posterior destrucción. El proceso completo debe ser monitoreado y validado por el Responsable de la Operación de Almacén de Iveco. 5.27. OL ingresa y emite propuesta de ubicación de productos en el sistema de ubicaciones. Proceso de Asignación de Ubicaciones (control de ubicaciones): •

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El sistema de ubicación genera de forma automática una ubicación propuesta mediante una “Factura Tránsito”. El OL chequea la capacidad de esta ubicación al momento de ubicar la mercancía y constata si es factible la colocación de este material en esta ubicación, ratifica la ubicación propuesta. Si al momento de ubicar la mercancía, la ubicación no presente espacio disponible, se revisa nuevamente el sistema de ubicación y se verifica si existe una segunda ubicación para dicho material, se repite el punto anterior y si es factible su utilización, se procede a ubicar la mercancía en dicha ubicación Si al momento de finalizar la verificación de todas las ubicaciones asignadas a la pieza y no es factible su ubicación dentro de las mismas, se procede a solicitar la creación de una nueva

Vía Mail, adicionalmente firma ratificando la revisión y validación del Reporte de Recepción. Realizado por: Nombre: Cargo:




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localización, la cual tiene como principal característica la mayor cercanía con respecto a la ubicación primaria emitida. Una vez finalizada la ubicación del producto, se le entrega la “Factura Tránsito” al Transcriptor de Data, quién procederá a realizar el proceso de confirmación en el sistema de ubicaciones

NOTA 1: La creación de nuevas ubicaciones esta registringido solo a los transcriptores de data. NOTA 2: Para evitar la proliferación de ubicaciones se realiza un control indirecto. Periódicamente se chequea la población de diseños vs el promedio de ubicaciones generadas por el sistema, estas en ningún momento deben presentar tendencias al alza, salvo situaciones de creación temporal de ubicaciones por (Nuevos productos, reorganización de almacén, e tc.). 5.28. Una vez confirmada la factura en el sistema de ubicaciones, el OL informa vía correo electrónico al Analista de la cadena de suministro que la factura ha sido confirmada en el sistema de ubicaciones, anexando formato de anomalía realizado de forma manual. 5.29. El Analista de la cadena de suministro descarga del sistema de ubicaciones el Reporte de Anomalías, el cual envía al Responsable de Operaciones de Almacén para su revisión y validación. El Responsable de Operaciones de Almacén compara el Reporte de Recepción vs Reporte de Anomalías y verifica que la información (código, bulto y cantidades) en el reporte de anomalías coincida con el reporte de recepción. 5.30.

Si la información coincide: 5.30.1 Notifica al Analista de Cadena de Suministro la aprobación de la validación. 5.30.2 Si no coincide, avisa inmediatamente al operador logístico la incongruencia para su verificación y corrección. El OL realiza las correcciones necesarias de acuerdo a la información recibida de Iveco (Responsable de Operaciones de Almacén). 5.31. OL transmite Reporte de Anomalía corregido al Analista de Cadena de Suministros. 5.32. El Analista de Cadena de Suministros ajusta y carga en el sistema de SRM la información relacionada a la factura ingresada en el almacén, solo en este momento el material se encuentra disponible para la venta.




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DOCUMENTOS: 6.1.

Plan de Ingreso Mensual (Anexo 1)

6.2.

Reporte de Aranceles (Anexo 2)

6.3.

Reporte de Recepción (Anexo 3)

6.4.

Hablador (Anexo 4)

6.5.

Reporte de Anomalía (Anexo 5)

6.6.

Etiqueta de Producto (Anexo 6)




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ANEXO 1 (PLAN DE INGRESO MENSUAL)




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ANEXO 2 (REPORTE DE ARANCELES)




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ANEXO 3 (REPORTE DE RECEPCION)




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ANEXO 4 (HABLADOR)




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ANEXO 5 (REPORTE DE ANOMALIAS)




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ANEXO 6 (ETIQUETA DE PRODUCTO)




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