Manual de Ventas

InstrumentMusic S.A. DE C.V.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE VENTAS AL CONTADO Y A CRÉDITO

OBJETIVOS:

•Proporc •Proporcion ionar ar una herrami herramient enta a admini administr strati ativa va que norme norme las activi actividad dades es que reali realiza zan n las las área áreass invo involu lucra cradas das en la recep recepci cin! n! cont contro rol!l! "uar "uarda da # custo custodi dia a cotidiana de los $ienes de consumo del Almac%n! para propiciar un a$astecimiento e&ic e&icie ient nte e # raci racio onal nal de las las áreas reas soli solici cita tant ntes es!! procu rocura rand ndo o as' as' un me(o me(or  r  aprovechamiento de los $ienes de consumo. •El •El manu manual al de proce roced dimie imient ntos os a#ud a#udar ará á al empl emplea eado do a comp compre ren nder der los procedimientos de venta internos de la empresa.

•El manual de procedimiento procedimientoss le permitirá al empleado comprender # analizar analizar las pol'ticas de servicio al cliente! optimizando los niveles de venta so$re los servicios que InstrumentMusic S.A. DE C.V. o&rece.

•El manual de operaciones servirá como "u'a para que el empleado aprenda a tratar con clientes! as' tratando de conocer sus necesidades.

•Con •Con el manu manual al de opera peraci cion ones es el emple mplea ado o$te o$tend ndrá rá la se"u se"urridad idad # conocimientos necesarios para o&recer el servicio que InstrumentMusic S.A. DE C.V. a nuestros clientes.

•Con el manual de operaciones el empleado lo"rará "enerar ventas e)itosas del servicio que InstrumentMusic S.A. DE C.V. les o&rece.

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MISIÓN:

De&inir # coordinar estrate"ias de mercadeo a nivel de sus clientes potenciales! que conlleven a realizar la presencia directa ante el cliente a trav%s de charlas # pres presen enta taci cion ones es del del prod produc ucto to!! dond donde! e! con con ante antela laci cin n dete determ rmin ines es prec precio ios! s! descuen descuentos tos!! marca marca de product producto! o! promoci promocione oness # otros otros element elementos os diri"i diri"idos dos al incentivo de consumo del producto.

ALCANCE:

El manual de operaciones esta en&ocado principalmente al área de ventas para la opti optimi miza zaci cin n el trat trato o que que nues nuestr tro o perso personal nal de$e de$erá rá adopt adoptar ar como como su#o su#o para para $rindarle as' un servicio de calidad a nuestros clientes.

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CARGOS DEL ÁREA DE VENTAS

GERENTE DE VENTAS MISI*+ Ela$or Ela$orar ar planes planes estrat estrat%"i %"icos cos de las ventas! ventas! presupue presupuesto stoss # demás demás paquete paquetess conta$les que la or"anizacin necesite! además de realizar reportes mensuales de las ventas realizadas en la compa,'a mediante re"istros! &acturas! archivos # otros documentos que hacen parte del departamento de ventas! para no a&ectar a los inte"rantes de la compa,'a a nivel econmico # as' mismo no perder clientes # empleados por malas estrate"ias e&ectuadas. -+CI/+ES Coordi Coordinar nar!! revisa revisarr # apro$a apro$arr el presupu presupuest esto o para la compra compra de instru instrument mentos os musicales que se requiere para la venta de la or"anizacin. Ela$orar el in&orme anual de ventas de la or"anizacin. 0ealizar la pro"ramacin # asi"nacin de los recursos del departamento de ventas para dar cumplimiento a los pro"ramas. Coord Coordin inar ar # ne"o ne"oci ciar ar con con e(ec e(ecut utiv ivos os # perso personal nal de alto alto nive nivell el &utu &uturo! ro! los los pro"ramas! las pol'ticas entre otros.! de la or"anizacin  Analizar en con(unto con sus cola$oradores las ventas # todo lo re&erente al departamento de ventas evaluando si se han cumplido los o$(etivos! la causa de des$alances # las oportunidades posi$les que se puedan presentar. 0ealizar pro"ramacin de asi"nacin de recursos para los pro"ramas # pro#ectos del departamento de ventas para el de$ido desarrollo de los procesos.

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Velar Velar por el orden # aseo constante constante dentro de su puesto de tra$a(o para un me(or  am$iente al momento de la e(ecucin de sus la$ores. Entre"ar al "erente in&ormes constantes acerca de las ventas de la or"anizacin para llevar un constante control en el mane(o &iscal de la or"anizacin # no se presenten &uturos pro$lemas. Cono Conoce cerr # apli aplica carr perm perman anen ente teme ment nte e las las norm normas as # proc proced edim imie ient ntos os de la or"anizacin para un me(or am$iente la$oral. In&ormar so$re condiciones # actos inse"uros dentro de la or"anizacin para prevenir tanto accidentes como inconvenientes teniendo en cuenta las normas de se"uridad que se de$en mane(ar.

Jefe de Departae!t" DESC0IPCI*+ 0esponsa$le de un determinado n1mero de vendedores! realiza el control de la "est "esti in n de los los vend vended edor ores es!! se enca encar" r"a a de la &orm &ormac aci in n del del pers person onal al del del departamento! ela$ora in&ormes cuantitativos # cualitativos con respecto a las ventas. -+CI/+ES Determinacin de las cuotas de venta! de los miem$ros del equipo Supervisin # control de los vendedores Control de actuacin en equipo Ela$oracin de in&ormes de la actividad del equipo Supervi Supervisi sin n de tareas tareas admini administr strati ativas vas22 Partes! Partes! contra contratos tos!! co$ros! co$ros! citas! citas! # los o$(etivos de ventas propios.

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-ormacin so$re el terreno de los vendedores Motivacin individualizada de los inte"rantes del equipo Control de carácter de clientes 3atencin especial &idelizacin4 Visitas a clientes importantes 5ratamiento de reclamaciones con respecto a ventas 6 clientes

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POL#TICAS

POL#TICAS DE VENTAS AL CONTADO: +o se aceptan devoluciones de productos una vez que el cliente ha salido •

de las instalaciones de la empresa. Es de$er del cliente revisar su mercader'a al momento de la entre"a para

•

compro$ar el $uen estado de la misma. 7a actividad de venta solo será realizada en el área desi"nada por la

•

empresa # $a(o la supervisin del (e&e de ventas. 7as &acturas de contado de$en llevar el sello de PA8AD/! en una parte visi$le de la &actura! una vez realizado el pa"o total # e&ectivo de la misma.

POL#TICAS DE LAS VENTAS A CRÉDITO: • •

El plazo del cr%dito será de 9: d'as de plazo sin intereses. 7os requisitos que los clientes de$en presentar para optar a un cr%dito son2 copia de la credencial! o en su de&ecto numero 0-C # razn social! solicitud # ; re&erencias comerciales # personales! un listado de los art'culos que

•

desee comprar a cr%dito. El pa"o del cr%dito se realizara en dos a$onos. El <:= al momento de la transaccin transaccin de venta a cr%dito cr%dito # el restante <:= antes de &inalizado &inalizado los 9:

•

d'as calendario! contados a partir del d'a en que concedi el cr%dito. Si el plazo del cr%dito del cliente se vence! este incurrirá en mora # no

•

podrá solicitar otro cr%dito hasta que halla cancelado el anterior. 7os reci$os de >PA8AD/? solo se emitieran cuando el cliente realice el

•

pa"o e&ectivo del 1ltimo a$ono del cr%dito. Para e&ectos del a$ono al cr%dito por parte del cliente! se emitirá un reci$o de a$ono! del cual quedara copia en la empresa.

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•

Por cada cliente al que se le conceda cr%dito! se a$rirá un archivo con los datos de la venta! los datos del cliente # la &orma # plazos de pa"o. Este

•

e)pediente queda $a(o custodia del (e&e del departamento de ventas. El cliente puede dele"ar el pa"o de los a$onos al cr%dito! a terceros. Para hace hacerr e&ec e&ectitivo voss los los pa"o pa"oss el repr represe esent ntan ante te de$e de$erá rá traer traer su cedul cedula a de identidad # el 1ltimo reci$o de a$ono.

$IRMAS AUTORI%ADORAS AUTORI%ADOR AS PARA VENTAS DE CRÉDITO2 CRÉDITO2 •@e&e del departamento de ventas. •8erente.

PROCEDIMIENTO PARA VENTAS:

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&' Se esta$lece esta$lece el contacto contacto del cliente cliente con la empresa a trav%s trav%s del a"ente de ventas. (' El a"ente de ventas asesora al cliente so$re el producto que o&rece! # so$re las di&erentes &ormas de compra! a cr%dito o ha contado. )' El cliente especi&ica el pedido que realizará. *' El cliente decide si comprara a cr%dito o ha contado. +' Si el cliente compra a contado! el a"ente de venta realizará el llenado de la requisicin de mercanc'a de acuerdo a la orden de pedido realizado por el cliente. ,' El a"ente pide la autorizacin del (e&e del departamento de ventas para prose"uir con la venta del producto. -' na vez o$teni o$tenida da la autoriz autorizaci acin! n! la requisi requisici cin n de mercanc mercanc'a 'a pasa pasa al encar"ado de $ode"a. .' El encar"ado de $ode"a env'a la mercanc'a requerida con un car"ador al departamento de venta. /' El a"ente de venta ela$ora la &actura de contado. &0'Se &0' Se diri"e el cliente hacia el custodio de ca(a! para e&ectuar el pa"o del valor  de la mercanc'a. &&'El &&' El cliente reci$e la &actura de contado ordinal! quedando una copia en conta$ilidad # una copia en el departamento de venta. &('El &(' El a"ente de venta hace entre"a de la mercanc'a al cliente. &)'El &)' El cliente revisar la mercanc'a antes de salir de las instalaciones del local. &*'Si &*' Si el cliente decide comprar a cr%dito! el a"ente de venta comprue$a que el cliente llene los requisitos! si los cumple! lo remite al (e&e del departamento de venta. &+'El &+' El (e&e del departamento de venta reci$e al cliente # revisa en el archivo de list listado ado de clie client ntes es!! si el clie client nte e #a ha reali realiza zado do tran transac sacci cion ones es con con la empresa! para que esta in&ormacin &orme parte del archivo del cliente. &,'El &,' El cliente de&ine la cantidad de art'culos # la &orma de pa"o. &-'El &-' El (e&e del departamento de venta env'a el archivo del cliente (unto con la orden de pedido al "erente! para que este autorice el cr%dito. &.'Si &.' Si el "erente aprue$a el cr%dito! env'a la orden de pedido al (e&e del departamento de ventas para que este aprue$e el cr%dito. &/'El &/' El a"ente de ventas realiza la &actura de cr%dito acorde a la orden de pedido. (0'Se (0' Se diri"e el cliente hacia el custodio de ca(a! para e&ectuar el pa"o del <:= del valor de venta de la mercanc'a.

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(&'El (&' El cliente reci$e la copia de la &actura de cr%dito! quedando una copia en conta$ilidad # el ori"inal en el departamento de venta. (('El ((' El a"ente de venta hace entre"a de la mercanc'a al cliente. ()'El ()' El cliente revisar la mercanc'a antes de salir de las instalaciones del local. (*'El (*' El cliente realiza el pa"o del <:= restante de la &actura! para cancelar el cr%dito despu%s del tiempo pactado! se"1n las pol'ticas de venta a cr%dito de la empresa. (+'Se (+' Se hace entre"a de la &actura de cr%dito ori"inal! (unto con la copia del reci$o de a$ono del 1ltimo pa"o.

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