Estados
Financieros
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ESTADOS
FINANCIEROS EL PRESENTE CAPÍTULO, TENDRÁ COMO OBJETIVO DAR A CONOCER LOS SIGUIENTES TEMAS:
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Describir la estructura básica del Balance General y Estados de Resultados. Establecer información financiera requerida para tomar decisiones asertivas, con respecto a la operación de la organización.
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tabla de contenido
pág.
1. ESTADOS FINANCIEROS
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1.1 DEFINICIÓN
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1 . 2 CLASIFICACIÓN
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1.2.1 Estructura del Balance General y Estado de Resultados 1.2.2. Elementos de los Estados Financieros
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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1. ESTADOS FINANCIEROS
1.1. DEFINICIÓN Los Estados Financieros son los documentos que proporcionan informes periódicos a fechas determinadas, sobre el estado o desarrollo de la administración de una compañía, es decir, la información necesaria para la toma de decisiones en una empresa.
1.2. CLASIFICACIÓN En Colombia, se tienen definidos los siguientes estados financieros básicos, que deben elaborarse siempre:
EL BALANCE GENERAL
EL ESTADO DE RESULTADOS
EL ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO
EL ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA
EL ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO
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1.2.1. Estructura del Balance General y Estado de Resultados En el informe del Balance General: el valor de los recursos es equivalente al valor de las obligaciones adquiridas por el ente:
B A L AN C E G EN ER AL
valor de los recurs os
valo r d e las o bligac io n es
A partir de este momento en el Balance General para referirnos a los recursos del ente contable utilizaremos el nombre del ACTIVO y para describir las obligaciones a cargo del ente contable usaremos las expresiones de PASIVO y de PATRIMONIO.
p&g i n g r e s o s
b al an c e g en er al
ga s t os r ec u r so s u t i l i da d
d eu das o b l i gac i o n es
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Es importante aclarar que si el Estado de Resultados genera información que se debe utilizar para realizar el Balance General, entonces en el proceso de elaborar los Estados Financieros se debe procurar hacer primero el Estado de Resultados y luego hacer el Balance General, aunque son diferentes, en uno se presentan los activos, pasivos y patrimonio, y en el otro los ingresos, gastos y utilidades del período. No son informes completamente independientes por dos razones:
1.
2.
Las actividades que generan ingresos afectan el Estado de Resultados y modifican al mismo tiempo el Balance General porque aumentan los activos y al aumentar las utilidades también aumenta el patrimonio.
Las actividades que generan gastos afectan el Estado de Resultados y modifican el Balance General porque reducen el activo (o aumentan el pasivo) y al disminuir las utilidades reducen también el patrimonio.
esta d o d e r e s u lta d os
ingres os gastos u tilidades
b al an c e g en er al
ac t ivo
pas ivo pat rim o ni o
En el Balance General encontramos que estos tres grandes conceptos se dividen en Activo, Pasivo y Patrimonio, los cuales explicaremos detalladamente:
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Activo
pasivo A corto plazo A largo plazo
CIRCULANTE
capital contable
NO CIRCULANTE
Contribuído Ganado
1.2.2. Elementos de los Estados Financieros 1.2.2.1. Balance General Este informe mide la riqueza de la firma. Es un estado financiero estático el cual puede ser analizado en su estructura y comparado con otros balances de la firma en diferentes instantes de tiempo. Relación entre estos grandes grupos: activos, pasivos y patrimonio.
pa s i vo ac tivo pat r i m oni o Para utilizar con propiedad la información contenida en el Balance General es absolutamente necesario que los conceptos de Activo, Pasivo y Patrimonio sean claramente entendidos y asimilados. Por esto nos interesa entonces que estos conceptos básicos queden perfectamente definidos:
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ACTIVOS
“Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluya a la empresa beneficios económicos futuros”.
Activo: Todos los bienes que posee la firma. Por medio del siguiente diagrama, podemos visualizar que un activo representa el valor de los recursos o derechos que reúnan al menos dos características:
ACTIVO
RECURSOS
BIENES DERECHOS
Que sea propiedad del ente contable, es decir, que se pueda demostrar la propiedad del recurso por parte del ente contable.
PROPIOS Y CUANTIFICABLES MONETARIOS
Que sean cuantificables monetariamente, esto es que se le pueda asignar un valor monetario.
Los Activos se clasifican en:
Ac ti vos Cor r i e nt e s o C i r c u l an t es Son aquellos activos muy líquidos, que se pueden convertir en efectivo en un tiempo relativamente corto (menos de 1 año). Los ejemplos más conocidos de Activos Corrientes son:
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Efectivo y equivalentes de efectivo.
Caja Bancos Inversiones temporales
Cuentas y documentos por cobrar a clientes y otros, neto.
Clientes Documentos por cobrar Deudores Funcionarios y empleados IVA acreditable Anticipo de impuestos
Inventarios.
Inventario de materia prima Inventario de producción en proceso Inventario de productos terminados Mercancia en transito Anticipo a proveedores
Pagos anticipados y otros activos circulantes.
Propaganda pagada por anticipo Seguros pagados por anticipos Rentas, intereses pagados por anticipo
CIRCULANTE
Ac ti vo s n o C i r c u l an tes Se componen de:
Act ivo s F ijo s Son aquellos que por su naturaleza se pueden convertir en dinero, en un tiempo mucho mayor que los activos corrientes, o sea que son menos líquidos.
Ca r act e r ís t ica s : La firma no compra los activos fijos para venderlos, sino para utilizarlos en la operación del negocio. El valor histórico de los activos fijos incluye todas las erogaciones y cargos que fueron necesarios hasta colocarlos en condiciones de utilización tales como los de ingeniería, supervisión, impuestos, intereses, etc.
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Los activos fijos pueden ser tangibles o intangibles. Los activos tangibles son aquellos que pueden ser depreciables, no depreciables o agotables. Los terrenos son activos tangibles que no se deprecian. Los activos fijos que se deprecian son: edificios, maquinaria, equipos, vehículos. Los recursos naturales también son activos fijos pero no se deprecian sino que se agotan. Los activos intangibles generalmente corresponden a costos en los que la empresa ha incurrido en la adquisición de potenciales servicios.
Agotamiento
De p re c iac ión
Reconocimiento de la pérdida de valor de un recurso natural en razón a la explotación que se hace de él.
Concepto contable que consiste en distribuir el costo de adquisición de un activo fijo como gasto durante la vida útil del activo cargando a cada periodo un valor equitativo.
Generalmente los intangibles tienen existencia limitada por ley, por convenio o por la naturaleza del mismo y no se deprecian, ni se agotan sino que se amortiza. Son activos fijos intangibles: Las patentes, crédito mercantil (Goodwill), mejoras en localidad arrendada, marcas y franquicias.
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NO CIRCULANTE
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Propiedad, planta y equipo.
Terrenos Edificio Maquinaria Mobiliario y equipo de oficina Equipo de transporte Equipo de cómputo
Intangible.
Gastos preoperatorios, gastos de constitución, gastos de organización, patentes, marcas registradas, nombres comerciales, crédito mercantil
Pagos anticipados y otros activos a largo plazo.
Papelería Seguros y finanzas, rentas intereses, pagadas por anticipado a más de un año Depósitos en garantia, terrenos no utilizados, maquina No utilizada
O t r o s ac ti vos Son los que no se pueden clasificar ni como corrientes, ni como fijos.
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PASIVOS
“Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en un futuro se deberán transferir recursos o proveer servicios a otros entes”.
Pasivos: Son obligaciones que la empresa tiene con terceros que se denominan acreedores. En el siguiente diagrama, observamos que el pasivo, se utiliza para representar las deudas a cargo del ente contable bajo las siguientes condiciones:
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pasivo
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DEUDAS
A CARGO DEL ENTE CONTABLE CON EXISTENCIA REAL CUANTIFICABLE MONETARIAMENTE
Es necesario insistir en que por aplicación del principio contable de entidad, debe tratarse de deudas a cargo del ente contable y no de las que estén en cabeza de los propietarios del negocio. Debe tratarse de deudas cuya existencia pueda ser realmente demostrada documentalmente. Deben ser deudas que sea posibles cuantificar monetariamente.
Pa sivos Cor r i e nt e s Son aquellos pasivos que se deben cancelar en un tiempo relativamente corto (menos a 1 año).
Proveedores, pasivos acumulados y otras cuentas por pagar.
A CORTO PLAZO
Proveedores Documentos por pagar Acreedores Dividendos por pagar IVA causado Rentas cobrada por anticipado Intereses cobrados por anticipado Impuesto por pagar
Préstamos. Anticipos de clientes. Provisiones. Pasivo por impuesto a la utilidad causado. Pasivo por participación de los trabajadores en la utilidad causada.
Pa sivos a l a r go p la z o Son aquellos que tienen que pagarse en un tiempo mucho mayor o sea que son menos exigibles.
A LARGO PLAZO
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Deuda a largo plazo
Acreedores hipotecarios Documentos por pagar a largo plazo
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PATRIMONIO
“El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos“.
En otras palabras, el patrimonio representa la obligación que el ente contable tiene con quienes le hicieron aportes en calidad de propietarios. El patrimonio de la empresa debe entonces incluir como mínimo el valor de los aportes hechos por los propietarios y también el valor de las utilidades que en el momento de elaborar el Balance General no se les haya entregado.
APORTES
patrimonio
CAPITAL - PROPIETARIO CAPITAL - SOCIAL CAPITAL - ACCIONES
UTILIDADES RETENIDAS
Las características que se encuentran en el patrimonio son:
E l c a p i ta l Es decir las sumas de dinero o de bienes que los dueños entregaron al comienzo de la operación del negocio y que se utilizó por ejemplo, para comprar maquinaria, materias primas o productos para vender, para pagar la nómina, etc.
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Capital Propietarios
Capital Social
Capital Acciones
Para empresas de único dueño se coloca el nombre del propietario después de la palabra capital. Ejemplo “CAPITAL-JAIRO VÉLEZ“.
En las sociedades de personas se utiliza la expresión “CAPITAL SOCIAL – ANÍBAL RESTREPO” y se abre una cuenta para cada uno de los socios.
Para las sociedades anónimas se utiliza la expresión “CAPITAL EN ACCIONES”.
Ut il ida d e s R e t e nida s Excedente que hubo entre los Ingresos por Ventas que tuvo la firma al operar comercialmente y sus Egresos, de años anteriores, lo cual se puede devolver o repartir entre los dueños, o se puede acumular o retener para que la firma siga funcionando con más holgura.
En las utilidades retenidas, se pueden incluir diferentes tipos de reservas. Ejemplo: reservas legales, para inversiones futuras, etc.
Ut il ida d e s d e l Pe r io d o Corresponden al periodo que se está analizando y estas se hayan determinadas en el Estado de Resultados o de Pérdidas y Ganancias.
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A continuación se muestra un ejemplo de la estructura de un Balance General:
BALANCE GENERAL CO M PA Ñ Í A X YZ A D I C I E M B R E 31 D E 20 09 (En miles de peso s) ACTIVOS
PASIVOS
Corrientes
Corto plazo
Caja y Bancos
25.000 Proveedores
150.000
Cuentas por cobrar
150.000 Oblig. Banc. C:P
200.000
Inventarios
350.000 Otros Acreed C.P
80.000
10.000 Total Pasivo C. P
430.000
Inversiones temporales Otras cuentas por cobrar Total activos corrientes
5.000 Largo Plazo 540.000 Obligac. Ban L.P
Fijos Terrenos
Otras Oblig L.P 30.000 Total Pasivo L.P
Edificio
300.000 Total Pasivo
Maquinaria
100.000 Patrimonio
250.000 50.000 300.000 730.000
Vehiculos
30.000 Capital
200.000
Equipo de oficina
20.000 Utilidades de per. An
150.000
Equipo de computo
20.000 Utilidad del Per
Total activos fijos
500.000 Total Patrimonio
10.000 360.000
Otros Activos Inversiones Largo Plazo
50.000
Total Otros Activos
50.000
TOTAL ACTIVOS
1.090.000 Total Pasivo + Pat
1.090.000
1.2.2.2. Estados de Resultados Este informe se conoce también como Estado de Pérdidas y Ganancias o “P y G”. Presenta los resultados obtenidos por la empresa durante el periodo contable, en términos de mostrar si el negocio cumplió con el objetivo de generar utilidades o si por el contrario ocasionó perdidas.
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Para cumplir con el objetivo de medir los resultados, en este informe se utilizan los conceptos de INGRESOS y GASTOS, respecto de los cuales, sin entrar en detalles en cuanto a su significado, se plantea la siguiente ecuación:
Estado de Resultado: Refleja la actividad económica de una firma en un determinado periodo de tiempo.
UTILIDAD = INGRESOS - GASTOS Esta ecuación es válida cuando los ingresos del periodo son mayores al total de los gastos. Si se presenta una situación opuesta, de que los ingresos son menores que los gastos, se obtiene como resultado una perdida. Es importante mencionar que el Estado de Resultados, indican qué bienes o servicios vendió, cuánto le costaron a la firma los bienes o servicios que entregó a sus clientes, cuanto le costó mantener la organización para desarrollar su actividad y cuánto fueron las utilidades que le quedaron a los socios o dueños de la firma. A continuación, explicaremos cada uno de los componentes del Estado de Resultados:
1
Ingresos
Son todos los ingresos que se generan en la actividad propia del negocio y que se originan en la venta de bienes o servicios, por lo que en esta cuenta no se pueden incluir ingresos provenientes, por ejemplo de la venta de activos.
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La ventas en una empresa comercial o industrial, se hallan con la siguiente operación:
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INGRESOS = NÚMERO UNIDADES VENDIDAS * PRECIO VENTA
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Gastos
Se define como el valor de los recursos consumidos o utilizados para generar ingresos. Es necesario resaltar dos aspectos básicos en esta definición:
No se establece conexión entre el reconocimiento del gasto y el que se esté o no haciendo algún pago. En otras palabras, el gasto se origina porque se están usando o consumiendo recursos sin importar que el pago correspondiente se haya hecho en momentos anteriores, se esté haciendo al consumidor o se vaya hacer en momentos futuros. En la definición hay implícita una relación de causa – efecto: consideramos que hay gastos cuando se consumen o utilizan recursos para generar ingresos, lo cual nos lleva precisar que el objetivo del informe es presentar respecto a cada periodo contable el valor de los ingresos realizados en él, asociándolos con sus correspondientes gastos.
Las actividades que generan gastos afectan el Estado de Resultados y modifican el Balance General, como lo muestra el siguiente diagrama:
INGRESOS GASTOS
AUMENTAR EL ACTIVO AUMENTAR EL PATRIMONIO DISMINUIR EL ACTIVO Ó AUMENTAR EL PASIVO DISMINUIR EL PATRIMONIO
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Una vez hecha la anterior aproximación a los conceptos de Ingresos y de Gastos, es conveniente introducir algunos principios Contables que tienen aplicación directa al hacer el Estado de Resultados como son los de: Periodo, Realización y Asociación.
Pr incipio co nta bl e d e pe r io d o Cuando la empresa, para presentar información más oportunamente, elabora sus Estados Financieros cada mes, el Estado de Resultados acumulará información acerca de los ingresos y de los gastos realizados desde enero 1 hasta el último día del correspondiente mes. En estas condiciones las cuentas solamente se cerrarán al finalizar el periodo contable, en diciembre 31 del año en cuestión.
Pr incipio Co nta bl e d e R e a l izació n Establece que se deben reconocer y por lo tanto contabilizar e informar, en el periodo contable en el que la empresa adquiera el derecho a recibir el valor correspondiente a ellos. Este derecho es evidente que se adquiera en el periodo contable en el cual la empresa hace la venta.
principio contable de realización
ingreso
Derecho
gastos
Obligación
Con relación a los gastos, el principio Contable de Realización establece que se deben reconocer y por lo tanto contabilizar e informar, en el periodo en el que la empresa adquiera la obligación de hacer correspondiente el pago.
Pr i n ci p i o C onta b l e d e a s oc iació n Con este principio contable se establece que al elaborar el Estado de Resultados se debe hacer una triple asociación, en la cual se relacionan los conceptos de ingresos y de gastos con el periodo contable en el cual estos se haya realizado.
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principio contable o de asociación
Ingresos
Gastos Período
A continuación se muestra un ejemplo de la estructura de un Estado de Resultados, con las variables anteriormente mencionadas:
La Es tud ian til , S. A . Es ta d os d e Resu ltado s
E N C A B EZ A D O
Por el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2013 Ventas o ingresos netos Menos
Costos de ventas
=
Utilidad Bruta
Menos
Gastos Generales Gastos de Venta Gastos de Administración
Más / menos Más / menos Más / menos Más / menos
Otros Ingresos y Gastos Resultado Integral de Financiamiento Participación en los resultados de subsidiarias no consolidadas y asociadas Partidas no ordinarias
=
Utilidad o Pérdida antes de impuesto a la utilidad
Menos
Impuesto a la utilidad
=
Utilidad o Pérdida antes de operaciones discontinuas
Más / menos =
C U E R P O
Operaciones discontinuadas Utilidad o pérdida neta
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1.2.2.3. Estado de Cambio en el Patrimonio Tiene como objetivo que, mientras el Balance General informa el valor del patrimonio al finalizar el periodo contable, el Estado de Cambios en el Patrimonio explica con el detalle suficiente cuales fueron las causas para los aumentos o disminuciones del patrimonio ocasionadas durante el último periodo contable. En su estructura más sencilla encontramos la siguiente representación:
nombre de la empresa estado de cambios en el patrimonio Enero 1 a Diciembre 31 del año 1
sa l do inicia l mas
menos
a portes del periodo util ida des del periodo pérdida s del periodo retiros ó div idendos sa l do f ina l
Este sistema financiero tiene como objetivo mostrar de dónde provienen o cuáles fueron las fuentes de recursos o fondos a las que la administración de la empresa recurrió durante el periodo contable y la forma como esos recursos fueron utilizados o aplicados en las operaciones del negocio. A continuación explicaremos cada uno de los conceptos que tienen implicación en el estado:
F ue nt e s Se refiere al origen de los recursos financieros que la empresa obtuvo durante el periodo contable.
A pl icacio ne s Se refiere al uso que la empresa hizo de los recursos financieros que generó durante el periodo contable.
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fuentes de fondos
aplicaciones de fondos
aportes de capital
CAPITAL
COMPRA DE ACTIVOS
ACTIVOS
obtención de prestamos
PASIVOS
PAGO DE DEUDAS
PASIVO
venta de activos
ACTIVOS
PAGO DE DIVIDENDOS
PATRIMONIO
operativos
UTILIDADES
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL AFAF De acuerdo a lo anterior se disponen de los siguientes criterios de clasificación de acuerdo al aumento o disminución de las cuentas.
criterios de clasificación c u e nta s
aumentos
d i sm i n u c i o n es
act i vos
a plicaci ó n
f u e n te s
pa s i vos pat r i m oni o
f u e n te
a plicaci ó n
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS De Rojas, G. C. (2004). Contabilidad para la gestión empresarial. Thomson. Ortiz Anaya, H. (2003). Finanzas básicas: para no financieros. Bogotá: Thomson. Warren, C. S., Reeve, J. M., & Fess, P. E. (2000). Contabilidad Financiera. Thomson.