Para crear, editar, eliminar y mostrar todas las reglas de formato condicional del libro, use el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional.En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, en Administrar reglas.Cuando se aplican dos o más reglas de formato condicional a un rango de celdas, estas reglas se evalúan por orden de prioridad (de arriba a abajo en función de cómo apare!can en este cuadro de diálogo.
En este ejemplo, las celdas con números de identificador de empleados cuyas fechas de certificación vencen en "# d$as están en formato amarillo, y los números de identificador de empleados con certificación vencida están en rojo. %as reglas de muestran en la siguiente imagen.
%a primera regla (&ue, si es verdadera, define el color de fondo de la celda como rojo prueba un valor de fecha f echa en la columna ' frente a la fecha f echa actual (obtenida mediante la función HOY en una fórmula. %a fórmula debe estar asignada al primer valor de datos de la columna ', &ue es '. %a fórmula para esta regla es )'*+-. Esta fórmula se usa para probar las celdas de la columna ' (celdas ''/0. 1i la fórmula de alguna celda de la columna ' se evalúa como verdadera, su celda correspondiente de la columna 2 (por ejemplo, 20 corresponde a '0, 2// corresponde a 2//, se le aplica el formato de color de fondo rojo. 3na ve! evaluadas todas las celdas especificadas en Se
aplica a con esta primera regla, se prueba la segunda regla. Esta fórmula comprueba si los valores de la columna ' tienen menos de "# desde la fecha actual (por ejemplo, supongamos &ue la fecha de hoy es //4#54#/#. %a celda de '6, #64/#4#/#, tiene menos de "# d$as desde hoy, por lo &ue se evalúa como verdadera, y se le aplica un formato con color amarillo. %a fórmula para esta regla es )'*+-(7"#. Cual&uier celda a la &ue se le haya aplicado primero el formato rojo por la regla más alta de la lista se deja sin tocar.
3na regla más alta en la lista tiene una mayor prioridad &ue una regla más baja en la lista. 8e manera predeterminada, las nuevas reglas siempre se agregan al principio de la lista y, por tanto, tienen una mayor prioridad, pero puede cambiar el orden de prioridad mediante las flechas Subir y Bajar del cuadro de diálogo.
Qué ocurre cuando más de una regla de formato condicional da como resultado erdadero Para un rango de celdas, puede tener más de una regla de formato condicional &ue d9 como resultado verdadero. %as reglas pueden entrar en conflicto o no hacerlo !uando las reglas no entran en conflicto Por ejemplo, si una regla aplica a una celda el formato de fuente en negrita y otra regla aplica a la misma celda el formato de color rojo, se aplica un formato a la celda con una fuente en negrita y color rojo. 8ebido a &ue no hay conflicto entre los dos formatos, se aplican ambas reglas. !uando las reglas entran en conflicto Por ejemplo, una regla establece un color de fuente de celda en rojo y otra establece un color de fuente de celda en verde. 8ebido a &ue estas dos reglas entran en conflicto, solo se puede aplicar una. %a regla &ue se aplica es la de mayor prioridad (la más alta en la lista del cuadro de diálogo.
!"mo pegar# rellenar $ c"mo afectan las reglas de formato condicional a !opiar formato :ientras se edita la hoja de cálculo, puede copiar y pegar valores de celdas &ue tengan formatos condicionales, rellenar un rango de celdas con formatos condicionales o usar Copiar formato. Estas operaciones pueden afectar a la prioridad de regla de formato condicional de la siguiente manera se crea una nueva regla de formato condicional basada en las celdas de d e origen para las celdas celd as de destino.
1i copia y pega los valores de celda &ue tienen formatos condicionales en una hoja de cálculo abierta en otra instancia de E;cel (otro proceso de E;cel.e;e &ue se ejecute a la ve! en el e&uipo, no se crea ninguna regla de formato condicional en la otra instancia y no se copia el formato a dicha instancia.
Qué ocurre cuando un formato condicional $ un formato manual entran en conflicto En un rango de celdas, si una regla de formato es verdadera, tiene prioridad sobre un formato manual. El formato manual se aplica con el comando Formato en el grupo !eldas de la ficha Inicio. 1i elimina la regla de formato condicional, el rango de celdas conserva el formato manual. %ota& El formato manual no se muestra en el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales ni se utili!a para determinar prioridad.
!ontrolar cuándo se detiene la ealuaci"n de la regla mediante la casilla de erificaci"n 'etener si es erdad Para obtener compatibilidad con versiones anteriores, puede seleccionar la casilla 'etener si es erdad en el cuadro de diálogo Administrar reglas para simular de &u9 forma podr$a aparecer el formato condicional en versiones anteriores de E;cel &ue no admiten más de tres reglas de formato condicional, o varias reglas aplicadas al mismo rango. Por ejemplo, si tiene más de tres reglas de formato condicional para un rango de celdas y trabaja con una versión de E;cel anterior a E;cel ##<, dicha versión •
1olo evalúa las tres primeras reglas.
•
2plica la regla de mayor prioridad &ue sea verdadera.
•
mite las reglas de menor prioridad si son verdaderas.
%a siguiente tabla resume todas las condiciones posibles para las tres primeras reglas
Si la regla
Es
Y si la Es regla
Y si la Es regla
3no
=erdadera 8os
=erdadera o ?res >alsa
3no
>alsa
=erdadera
8os
?res
Entonces
1e aplica la regla uno y =erdadera o se omiten las reglas dos >alsa y tres.
=erdadera o 1e aplica la regla dos y >alsa se omite la regla tres.
Si la regla
Es
Y si la Es regla
Y si la Es regla
Entonces
3no
>alsa
8os
>alsa
?res
=erdadera
1e aplica la regla tres.
3no
>alsa
8os
>alsa
?res
>alsa
@o se aplica ninguna regla.
Puede activar o desactivar la casilla de verificación 'etener si es erdad para cambiar la conducta predeterminada •
•
•
Para evaluar únicamente la primera regla, active la casilla de verificación 'etener si es erdad para la primera regla. Para evaluar únicamente la primera y la segunda regla, active la casilla de verificación 'etener si es erdad para la segunda regla. Para evaluar la primera, la segunda y la tercera regla, active la casilla de verificación 'etener si es erdad para la tercera regla.
%ota& @o es posible activar o desactivar la casilla de verificación 'etener si es erdad si el formato de la regla se aplica mediante una barra de datos, una escala de colores o un conjunto de iconos.
Principio de página
Editar la prioridad de la regla de formato condicional /. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Administrar reglas.
%a lista de reglas de formato condicionales se muestra para la selección actual incluyendo el tipo de regla, el formato, el rango de celdas al &ue se aplica la regla y la configuración 'etener si es erdad. 1i no ve la regla &ue desea, en el cuadro de lista (ostrar reglas de formato para, asegúrese de &ue está seleccionado el rango de celdas, la hoja de cálculo, la tabla o el informe de tabla dinámica adecuados.
. 1eleccione una regla. 1olo se puede seleccionar una regla cada ve!. A. Para subir la regla seleccionada en prioridad, haga clic en Subir. Para bajar la regla seleccionada en prioridad, haga clic en Bajar.
6. pcionalmente, para detener la evaluación de una regla espec$fica, active la casilla de verificación 'etener si es erdad. Principio de página Principal Tutoriales Excel Cinta de Opciones Guía defnitiva a los Formato condicionales en Excel
Guía defnitiva a los Formato condicionales en Excel Daniel Cedeño Urbina 1!"#!$"1 Cinta de Opciones% Excellentias &lo'% Tutoriales Excel (o )a* comentarios +ola, BCómo han estado En esta oportunidad les &ueremos hablar del Formato !ondicional de E)cel una e;celente opción disponible en E;cel la cual nos permitirá enfati!ar valores, visuali!ar datos según unos criterios &ue seleccionemos con anterioridad. Formato condicional de Excel +,u- es el .ormato condicional de Excel/ El formato condicional de E;cel es la manera de decirle a a la herramienta el formato de todas las celdas &ue respondan a un criterio en cierta manera. Por ejemplo puedes utili!ar el formato condicional para cambiar el color de la fuente de todas las celdas con valores negativos o cambiar el color de fondo de las celdas con valores duplicados. +Por 0u- utiliar el .ormato condicional/
1e puede cambiar manualmente el formato de las celdas &ue cumplan un criterio, pero esto ser$a un proceso engorroso y repetitivo, especialmente si tienes un gran conjunto de valores o sus valores cambian con frecuencia. Es por ello &ue debes utili!ar el formato condicional, para cambiar el formato de forma automática cuando una celda cumpla con ciertos criterios. +C2mo puedo aplicar .ormato condicional/ Es muy simple. 13 4elecciona las celdas a las 0ue deseas dar .ormato condicional3 $3 En la cinta de opciones selecciona 5en6 7nicio% Formato condicional * esco'es la re'la 0ue desea aplicar a las celdas seleccionadas3
En E;cel ##< e;isten 0 tipos de reglas generales del formato condicional &ue podemos utili!ar en distintos casos •
8esaltar re'las de celdas
•
8e'las superiores e in.eriores
•
&arras de datos
•
Escalas de color
•
Con9unto de iconos
:En Pr;ctica< 2lgunos ejemplos 2&u$ les tenemos algunos ejemplos de los resultados &ue obtendrán al aplicar formato condicional
%es dejamos ane;os el archivo con el &ue preparamos este art$culo, en versión para E;cel ##< para &ue puedan aplicar sus propias prácticas ensayando con los datos de los mismos o aplicando sus propios datos. >ormato Condicional E;cel ##<
Funci"n B*S!A+, en E)cel 1inta;is de la función de E;cel '31C2D= )'31C2D=(valorbuscadoFmatri!buscarenFindicadorcolumnasFordenado
=i9ndola desde un punto de vista mas simple la función B*S!A+, se puede traducir en )'31C2D=(BGu9 criterio referencial deseas buscarFB8ónde buscas ese criterio referencialFBEl valor de &u9 columna &uieres &ue te muestreFBGuieres &ue el valor sea e;acto o apro;imado
Estructura de la función de E;cel '31C2D= ,alor-buscado se entiende como el criterio &ue se va a buscar en la primera columna de la matri! de tabla. =alorbuscado puede ser un valor o una referencia. 1i valorbuscado es inferior al menor de los valores de la primera columna de matri!buscaren, '31C2D= devuelve al valor de error H@42. (atri.-buscar-en& 8os o más columnas de datos. 3sa una referencia a un rango o un nombre de rango. %os valores de la primera columna de matri!buscaren son los valores &ue busca valorbuscado. •
Es importante resaltar &ue al momento de seleccionar la matri! donde buscaremos la información, el valor referencial debe estar en la primera columna.
Estos valores pueden ser te;to, números o valores lógicos. %as mayúsculas y minúsculas del te;to son e&uivalentes Indicador-columnas Es el valor del número de columna de matri!buscaren desde la cual debe devolverse el valor coincidente. 1i el argumento indicadorcolumnas es igual a /, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matri!buscarenF si el argumento indicadorcolumnas es igual a , devuelve el valor de la segunda columna de matri!buscaren y as$ sucesivamente. 1i indicadorcolumnas es •
•
1i es inferior a /, devuelve al valor de error H=2%3EI 1i es superior al número de columnas de matri!buscaren, devuelve el error HDE>I
Ordenado Es el valor lógico &ue especifica si la función va a buscar una coincidencia e;acta o apro;imada •
•
1i se omite o es =ED828ED, se devolverá una coincidencia e;acta o apro;imada. 1i no locali!a ninguna coincidencia e;acta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valorbuscado. %os valores de la primera columna de matri!buscaren deben estar clasificados según un criterio de ordenación ascendenteF en caso contrario, es posible &ue la función no devuelva el valor correcto. Para obtener más información.
•
1i es >2%1, la función sólo buscará una coincidencia e;acta. En este caso, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de matri!buscaren. 1i hay dos o más valores en la primera columna de matri!buscaren, se utili!ará el primer valor encontrado. 1i no se encuentra una coincidencia e;acta, se devolverá el valor de error H@42.
Para mejor comprensión de la función '31C2D= veamos el siguiente ejemplo
JEn PrácticaI Kmagina &ue dispones de una lista de frutas y sus cantidades, donde no se repite en ninguna fila los tipos frutas. Cada fila contiene un tipo de fruta diferente. 1i alguien te preguntara la cantidad de uvas en tu lista, y esta fuera muy larga ser$a incómodo revisar fila por fila, elemento por elemento, para conocer la respuesta. %o mejor ser$a utili!ar la función '31C2D=/ Pongamos este ejemplo en práctica con una lista de valores sencillos, como los de la tabla ane;a
Para comen!ar a buscar los datos deseados tan solo inserta en una celda de tu preferencia la función '31C2D=,esta forma )B*S!A+,(E012B20&2!234141FA5SO 8onde E0& Depresenta el valor buscado &ue en este caso es el nombre de la fruta. 2B20&2!234& Depresenta la matri! donde se van a buscar los datos. 4& Depresenta el indicador de columnas de donde se va a e;traer la información FA5SO& Depresenta de &ue forma se &uieren los datos y en efecto se desean de manera e;acta.
2 continuación se e;plica en detalle la función de E;cel E67+AE/ %a función EL?D2E devuelve un número espec$fico de caracteres de una cadena de te;to, comen!ando en la posición &ue especifi&ues y en función del número de caracteres &ue especifi&ues. %a función EL?D2E se utili!a con idiomas &ue emplean un conjunto de caracteres de un byte (1'C1. (SB!S 1ingle 'yte Character 1et& se utili!a para referirse a conjuntos de caracteres &ue utili!an e;actamente un byte por cada carácter gráfico. %a función EL?D2E siempre cuenta cada carácter como /, ya sea de un byte o de doble byte e independientemente de la configuración predeterminada de idioma. %a función EL?D2E la podemos hallar dentro de las funciones de ?e;to como se aprecia en la imagen
En la siguiente imagen se puede apreciar la sinta;is de esta función
7e)to Cadena de te;to &ue contiene los caracteres &ue se desea e;traer. 8osici"n-inicial Posición del primer carácter &ue se desea e;traer del te;to. %a Posicióninicial del primer carácter de te;to es /, y as$ sucesivamente. %9m-de-caracteres Espec$fica el número de caracteres &ue se desea &ue EL?D2E devuelva del argumento te;to.
2 considerar •
•
•
•
1i posicióninicial es mayor &ue la longitud de te;to, EL?D2E devuelve MN (te;to vac$o. 1i posicióninicial es menor &ue la longitud de te;to, pero posicióninicial más númdecaracteres e;cede la longitud de te;to, EL?D2E devuelve los caracteres hasta el final de te;to. 1i posicióninicial es menor &ue /, EL?D2E devuelve el valor de error HJ=2%DI 1i númdecaracteres es negativo, EL?D2E devuelve el valor de error HJ=2%DI
:En 8ractica; =eamos a continuación un ejemplo para comprender mejor esta función E;iste un una tienda por departamentos en la cual se necesita reali!ar una organi!ación de los datos de tal manera &ue este asociado un código con un departamento en especifico, sin embargo los códigos &ue se tienen están con caracteres adicionales &ue no se re&uieren, por lo tanto se necesita hacer la e;tracción del código antes para &ue sea combinado con el nombre del departamento. En la imagen ane;a se encuentra el ejemplo propuesto
BCómo lo vamos a reali!ar =amos a emplear inicialmente la función EL?D2E y luego vamos a emplear la función de ?e;to C@C2?E@2D para hacer la combinación del departamento con el código, veamos en la imagen ane;a la solución a este ejemplo
Como se puede apreciar la combinación de ambas funciones (>ormula soluciono el ejercicio propuesto ya &ue con el uso de la función EL?D2E y C@C2?E@2D se obtiene el dato re&uerido. El uso de la función EL?D2E simplifica el trabajo en alto grado ya &ue optimi!amos el tiempo &ue normalmente invertimos en los procedimientos manuales y además &ue puede ser anidada con una gran diversidad de funciones con lo &ue se crean formulas nuevas para solucionar problemas más complejos.
%es dejamos ane;os los archivos con los &ue preparamos este art$culo, en versiones para E;cel ##< y E;cel ##A, para &ue puedan aplicar sus propias prácticas ensayando con los datos de los mismos o aplicando sus propios datos. Empleando el .ormato condicional para 'r;fcas en Excel Paso 1= Tener limpios * or'aniados nuestros datos3 Como toda historia en E;cel lo primero es tener nuestros datos ya debidamente organi!ados y listos para graficar. Para &ue puedas seguir este tutorial paso a paso puedes descargar los datos de prueba &ue nosotros empleamos. @o obstante es perfectamente aplicable a cual&uier grupo de datos &ue hayas organi!ado previamente bajo un formato similar al &ue empleamos, es decir en columnas donde definas claramente lo &ue deseas graficar en el eje L y en el eje -.
Paso $= >acer una 'r;fca de barras simple3 1eleccionamos nuestros datos, incluyendo los rótulos y hacemos clic en la pestaOa Knsertar y luego en el botón Columna, en el módulo de ráficos. En la lista de opciones &ue se despliega seleccionamos un gráfico de Columna en Q8, columnas agrupadas, &ue nos permitirá compara valores entre categor$as usando rectángulos verticales para codificar los valores de cada punto de datos. 8eberás obtener como resultado un gráfico muy similar a la imagen ane;a. JEse será nuestro punto de partidaI
Paso #= Formular nuestra tabla de datos3 2hora aplicaremos algunas fórmulas &ue nos permitirán sentar las bases para hacer el efecto de cambio condicional. En nuestro tutorial cambiaremos el color de las barras de acuerdo a su valor. Para ello insertamos en la parte superior de nuestra tabla dos filas en las &ue cargaremos los valores de los l$mites inferiores y superiores de los cambios. En la celda C0 de nuestra tabla insertamos una fórmula simple &ue copiamos hasta la celda K0. Esta fórmula nos permite crear un encabe!ado dinámico para nuestra tabla de datos )CRN * - *) MRCA En la celda C" empleamos la siguiente fórmula para clasificar de forma automática en cada columna de nuestra nueva tabla de datos los valores de acuerdo a los l$mites establecidos en la fila superior )1K(-(CS*S'"FS'"*)CSAFS'"FNN %a fórmula solo le indica a E;cel &ue muestre el valor de la columna ' si este se encuentra entre los l$mites &ue establecimos en las filas y A. En caso contrario &ue arroje un valor en blanco. 3na ve! cargada esta fórmula en el rango C" la podemos copiar para aplicarla a todo el rango C"K/T. 8eben obtener como resultado una tabla como la de la imagen ane;a.
Paso = Cambiar el ori'en de datos de nuestra 'r;fca3 Cuando seleccionamos nuestra gráfica original de forma automática podemos ver cual es el origen de los datos &ue esta muestra. Para cambiar el origen de los mismos tan solo debemos modificar los rangos arrastrando para cubrir nuestra nueva tabla de datos, sin incluir los datos de la columna '. 2s$ debemos ir de esto
2 esto
- obtendremos como resultado una gráfica similar a la de la imagen siguiente, &ue muestra siete conjuntos de barras de colores para cada rango de datos de nuestro inter9s.
2un debemos corregir algunos detalles para mejorar la visuali!ación. Por ejemplo los colores por defecto no son los ideales y cada barra visible está agrupada con otras barras invisibles. JCorregiremos estos detalles en los pró;imos pasosI
Paso ?= Corre'ir visualiaci2n de las barras3 +aremos de nuestra barras visibles las protagonistas de la historia de datos a contar, conforme las barras invisibles en el gráfico &uedarán detrás del telón. Para ello simplemente seleccionamos alguna de nuestras barras visibles, hacemos clic derecho con nuestro ratón y elegimos la opción M8ar formato a serie de datos..N En la ventana emergente &ue nos aparecerá seleccionaremos en Mpciones de serieN la superposición al /##U (1uperpuestas /##U, tal como en la imagen ane;a.
1i lo desean tambi9n pueden corregir el ancho de intervalo para mejorar la visuali!ación de las barras. 8eberán obtener como resultado un gráfico como este.
Paso @= Corre'ir el color de las barras * otros detalles para me9orar la visualiaci2n3 J%legó el momento de mejorar los colores por defectoI @osotros confiamos esa tarea en Color'reVer , una e;celente herramienta en l$nea para seleccionar escalas de colores ideales para mapas y otras visuali!aciones. Para este caso buscamos una escala divergente de < colores. Color 'reVer por defecto te mostrará los códigos de color en escala he;adecimal (+EL y para crearlos en E;cel los necesitamos en escala D', as$ &ue no olviden cambiar esta opción en Color 'DeVer para &ue les muestre los códigos D'.
Es momento de preparar nuestra nueva escala de colores en E;cel. En la ficha Knicio, buscamos el icono del cubo de pintura y hacemos clic sobre la fecha para &ue se
despliegue un menú en el &ue seleccionaremos la opción M:ás coloresN. En el menú emergente MColoresN &ue nos aparecerá seleccionaremos la ficha MPersonali!adoN y all$ cargaremos en cada campo (Dojo, =erde, 2!ul los valores &ue correspondan de acuerdo al color a preparar. 8eberán repetir estas instrucciones hasta preparar los siete colores. ?ras efectuar estos cambios en la escala de colores, y algunos otros cambios menores en los colores de los ejes y rótulos de eje (con el objetivo de hacerlos más grises para &ue no capten toda la atención del observador si no &ue sean solo referencia de lectura deberán obtener como resultado el formato condicional para gráficas en E;cel ya aplicado, como en la imagen adjunta
%o mejor de todo es &ue nuestro gráfico es ya dinámico, y está preparado para cambiar de color en función de los valores &ue carguemos en los datos de origen y los l$mites &ue establecemos para los mismos.
2hora ya sabes cómo aplicar formato condicional para gráficas en E;cel, es momento de comen!arlo a emplear.
