Manual Módulo Finanzas - Nisira v.2

MANUAL DE OPERACIÓN DEL SISTEMA NISIRA v.2.0

MÓDULO FINANZAS CUENTAS POR COBRAR CUENTAS POR PAGAR CAJA Y BANCOS ACTIVOS FIJOS CONTABILIDAD PRESUPUESTOS

NISIRA SYSTEMS S.A.C. Derechos Reservados ® Trujillo – 2007

Manual de Operación

Índice •

Pág. Introducción . Introducción ............................................................................................................ 02

•

Características Generales …....……………………………………………………… 02

•

Configuración General o o o

o

o

•

Iniciar Sesión Nisira v.2.0….…………………..…………………………………… SubMenús del Sistema.……..…..……………………………………………… Sistema.……..…..………………………………………………….. ….. El Submenú Utilitarios  Elegir Periodo…………………..…………………………………………..  Seleccionar Empresa……………………………………………………...  Configuración del Sistema…………………………………………………  Seguridad del Sistema …………………………………………………….  Flujo de Documentos……………………………………………………… Tablas Generales..…………………………………………………………   Procesos…………………………………………………………………….  Salir del Sistema……..……………………………………………………. Barra de Herramientas  Barra de Herramientas de los Submenús Tablas y Movimientos…….  Barra de Herramientas del Submenú Reportes..………………………. Operaciones Frecuentes  Mantenimiento de Registros de una Tabla ……………………………..  Búsqueda y Filtrado de Registros de una Tabla ……………………….  Asociar Documentos y Operaciones a una Ventana o Formulario…...

Módulos de Finanzas o o o o o o

04 05 07 07 08 12 13 15 17 17 18 20 22 23 26

El Módulo Cuentas por Cobrar…………………………………………………….. 30 El Módulo Cuentas por Pagar……………………………….…………………….. 57 El Módulo Caja y Bancos………………………………………………………… Bancos…………………………………………………………… … 74 El Módulo Activos Fijos……..…………………………………………………….... 97 El Módulo Contabilidad….………………………………………………………….. 106 El Módulo Presupuestos…….……………………………………………………… 156

-1-


Índice •

Pág. Introducción . Introducción ............................................................................................................ 02

•

Características Generales …....……………………………………………………… 02

•

Configuración General o o o

o

o

•

Iniciar Sesión Nisira v.2.0….…………………..…………………………………… SubMenús del Sistema.……..…..……………………………………………… Sistema.……..…..………………………………………………….. ….. El Submenú Utilitarios  Elegir Periodo…………………..…………………………………………..  Seleccionar Empresa……………………………………………………...  Configuración del Sistema…………………………………………………  Seguridad del Sistema …………………………………………………….  Flujo de Documentos……………………………………………………… Tablas Generales..…………………………………………………………   Procesos…………………………………………………………………….  Salir del Sistema……..……………………………………………………. Barra de Herramientas  Barra de Herramientas de los Submenús Tablas y Movimientos…….  Barra de Herramientas del Submenú Reportes..………………………. Operaciones Frecuentes  Mantenimiento de Registros de una Tabla ……………………………..  Búsqueda y Filtrado de Registros de una Tabla ……………………….  Asociar Documentos y Operaciones a una Ventana o Formulario…...

Módulos de Finanzas o o o o o o

04 05 07 07 08 12 13 15 17 17 18 20 22 23 26

El Módulo Cuentas por Cobrar…………………………………………………….. 30 El Módulo Cuentas por Pagar……………………………….…………………….. 57 El Módulo Caja y Bancos………………………………………………………… Bancos…………………………………………………………… … 74 El Módulo Activos Fijos……..…………………………………………………….... 97 El Módulo Contabilidad….………………………………………………………….. 106 El Módulo Presupuestos…….……………………………………………………… 156

-1-


Introducción NISIRA v.2.0 es es un software administrativo para la pequeña y mediana empresa, que se compone de distintos módulos de acuerdo a las necesidades de cada cliente y realidad de la empresa. Los módulos son: Almacenes, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Caja y Bancos, Contabilidad, Recursos Humanos y Planillas, Compras, Activos Fijos, Costos, Producción, Presupuestos, Gestión de Ventas, Puntos de Venta, Fertilización y Riego, Maquinarias, Fitosanidad y Acopio de Campo. Cada uno de estos módulos se conecta con el módulo Contabilidad, ya sea para centralizar o para recuperar información.

Características Generales •

Multiusuario Su diseño ofrece la flexibilidad de trabajar el sistema en un solo equipo (monousuario) y en modo de red de área local (multiusuario), ofreciendo un control absoluto de la operación.

•

Multiempresa y multialmacenes Permite la operación concurrente del control administrativo para diferentes empresas, sucursales y almacenes.

•

Facturación y Control de Cuentas por Cobrar Seguimiento de los documentos de venta emitidos, la Factura puede generase desde la edición de una Guía de Remisión; este movimiento generará la cuenta por cobrar, afectando los inventarios y permitiendo el descargo por documento. Registro de notas de crédito para fines financieros y de control del movimiento en almacenes.

•

Compras y Control de Cuentas Cuentas por Pagar La gestión de compra puede iniciarse desde la emisión de la orden, pasar por una remisión y registrar el documento fiscal. Adicionalmente se proporciona un paso para el registro, control de costos y gastos por la adquisición de bienes y servicios administrativos asociados a la gestión de compra-venta del material o producto.

•

Control de Inventarios El inventario será afectado desde el momento en el que registran los movimientos de ingreso y salida de almacén, no obstante, el sistema permite la configuración de este proceso a dos operaciones, es decir, grabar los documentos y luego hacer su respectivo cierre afectando en ese momento el stock en el almacén.

•

Generación de Asientos Automáticos El sistema permite la transferencia de la información procesada en cada módulo, hacia el módulo contable registrándose los asientos contables para cada operación. -2-


Para esto es necesario realizar las configuraciones necesarias en las Tablas de Contabilización (Por Motivos de Almacén, Por Tipo de Movimiento, Por Tipo de Venta) del Módulo de Contabilidad.

•

Contabilidad Bimonetaria El manejo de la información de los módulos de Cuentas Corrientes y Contabilidad se realiza en dos tipos de monedas: un tipo de moneda oficial y un tipo de moneda extranjera. Cabe mencionar que, a parte de estas dos monedas que se registren como los tipos mencionados (oficial y extranjera) el sistema tiene la flexibilidad de registrar sus operaciones en cualquier otra moneda (Nuevos Soles, Dólares, Euros, Pesos, etc.), registrándose tantas monedas como las necesidades de la empresa lo requieran.

•

Generación y Emisión de Reportes Análisis de la información a través de documentos impresos; haciendo un control y seguimiento de saldos y movimientos a nivel detalle, pudiendo identificar hasta quién y en que momento efectuó el registro. Estos pueden ser enviados directamente a impresora o mostrados en pantalla antes de su impresión.

•

Diseño de Formatos El sistema cuenta con un proceso que le facilitará el diseño de los documentos de mayor uso en la gestión administrativa, su manejo resulta simple y ofrece la oportunidad de obtener formatos de gran calidad. No requiere de programación, basta indicar la posición de los datos.

•

Consultas y Reportes Personalizados Una de las utilidades del sistema, es que brinda la posibilidad de realizar consultas personalizadas, las mismas, que podrán ser almacenadas dentro de la base de datos, para poder acceder a ellas en cualquier momento, estas consultas se realizan por medio de instrucciones SQL, guiadas a través de un asistente, es decir, el operador no necesita conocer las sentencias SQL, ya que el asistente lo guiará a realizar la consulta deseada.

•

Velocidad al manejar grandes volúmenes de datos Gracias a su motor SQL Server, el sistema contable maneja grandes cantidades de información en mínimo tiempo. Mucho mas veloz que cualquier otro sistema contable de la competencia.

-3-


Configuración General del Sistema Iniciar sesión Nisira v. 2.0

Una vez realizada la instalación y configuración básica del sistema se puede iniciar una sesión de trabajo en NISIRA v.2.0. Al ejecutar el sistema la primera ventana que se visualiza es la ventana de seguridad del sistema, cuya finalidad es autorizar o restringir el acceso al mismo. En esta ventana se seleccionará de la Empresa con la que se va a trabajar, se ingresará el nombre del Usuario de Nisira y su respectiva Contraseña. Si el usuario ingresó correctamente los datos solicitados se accederá al entorno de trabajo del sistema; de lo contrario, se presentará el siguiente mensaje: “Usuario o clave incorrecta, por favor intente nuevamente”, dándose un máximo de cuatro oportunidades para el ingreso correcto de los datos, después se cerrará automáticamente esta aplicación.

Una vez ingresado al sistema se visualizará la Ventana de Trabajo de NISIRA v.2.0 que contiene: Barra de menú, barra vertical de módulos, barra de estado y área de trabajo. En la barra de estado, parte inferior de la pantalla, se muestra el punto de emisión, usuario y periodo de trabajo, mientras que en la parte superior, barra de título, aparece el nombre de la empresa seleccionada.

-4-


SubMenús del Sistema El entorno de trabajo del sistema NISIRA v. 2.0 presenta una barra horizontal en la parte superior de la pantalla denominada Barra de Menú Principal, la misma que contiene las opciones principales del sistema, las que en adelante denominaremos Submenús, y a partir de las cuales el usuario puede realizar su trabajo. Los submenús que conforman el menú principal del sistema son los siguientes:

Módulos

Presenta los módulos que conforman el sistema: Almacenes, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Caja y Bancos, Contabilidad, Planillas, Compras, Activos Fijos, Presupuestos, Costos, Gestión de Ventas, Puntos de Ventas, Producción, Riego y Fertilización, Fitosanidad, Maquinaria y Acopio. Este submenú se puede visualizar también como una barra vertical a la izquierda de la pantalla (Observar: Ventana de Trabajo de Nisira v.2.0 ). Para activar o desactivar esta barra seleccionar la opción Barra de Módulos del submenú Ventana .

Tablas

Contiene los catálogos del sistema, es decir, las tablas maestras para cada uno de los módulos del sistema. De acuerdo al módulo con el cual se está trabajando se presentarán las tablas correspondientes al mismo, por ejemplo: el módulo Almacenes contiene las tablas Productos, Unidades de Medida, Tipos de Insumo, Clientes y Proveedores, Sucursales y Almacenes, Proyectos, etc..

Movimientos

Contiene opciones que hacen referencia a las transacciones o movimientos que se producen en la empresa debido a las actividades u operaciones realizadas y de acuerdo a la naturaleza de éstas se registrarán en el módulo respectivo; generalmente se registran, a través, de documentos como: guías de recepción, facturas, órdenes de compra, etc., de lo contrario si no tuvieran documento comprobatorio se registran los datos generados por la transacción.

Reportes

Presenta opciones de informes o reportes de interés a cada módulo del sistema. Estos reportes pueden ser generales o específicos; previamente a la generación del reporte se muestra una ventana para realizar la consulta respectiva visualizando los resultados en grillas o cuadrículas, además esta ventana contiene botones que permiten abrir, guardar, dar una vista previa, configurar, copiar al portapapeles, analizar el reporte con Excel, mostrar gráfico del reporte y enviar el reporte por e-mail, etc. Este submenú cuenta con la opción: Administrador de Reportes , el cual es común en todos los módulos del sistema, permitiendo al usuario del sistema crear sus propios reportes, dándoles el nivel de detalle adecuado, de acuerdo a sus necesidades específicas de información.

Procesos

Contiene opciones que permiten procesar la información ingresada en las tablas, dichos procesos se realizan de acuerdo al módulo en el que se esté trabajando, para apertura/cierre de periodos y procesos de cálculos, pero existen también otros procesos específicos como los procesos de interfases con otros sistemas como el PDT (Programa de Declaración Telemática) y el COA (Programa de Confrontación de Operaciones Autodeclaradas) de la SUNAT, así como, procesos de transferencia de información a las AFP y Bancos.

Ventana

Agrupa las opciones de distribución y visualización de las ventanas abiertas en el sistema. En cuanto a la distribución de las ventanas en la pantalla, éstas pueden ser en cascada, en capas o mostrar todas las ventanas simultáneamente en forma horizontal o vertical. También se pueden ocultar o visualizar una o todas a la vez de acuerdo a la necesidad del usuario. Este submenú presenta en la parte inferior una lista de las ventanas abiertas, pudiéndose cambiar fácilmente de una a otra seleccionando simplemente el nombre de la ventana en la lista. -5-


Aquí en este submenú, también se encuentra la opción Barra de Módulos que al seleccionarse activa o desactiva la barra vertical de módulos del sistema que se visualiza en la parte izquierda de la pantalla. Este es un submenú común en todos los módulos del sistema.

Utilitarios

Agrupa las herramientas de configuración y parametrización del sistema para que trabaje en concordancia con los procedimientos de trabajo establecidos por la empresa/usuario. Contiene opciones que van desde la creación de una nueva empresa, la definición de seguridad del sistema, establecimiento de la secuencia de flujo de documentos, asignación de valores a los parámetros del sistema; así como también presenta un editor de menús, una ventana para el manejo de tipo de cambio monetario, entre otras herramientas de utilidad del sistema. Este es un submenú común en todos los módulos del sistema.

Ayuda

Contiene opciones que van a permitir a los usuarios disponer de una ayuda, en forma de contenidos y guías, en cuanto a la implementación, manejo y operación del sistema; así como, información acerca del mismo y del soporte técnico ofrecido. Este es un submenú común a todos los módulos del sistema.

-6-


El Submenú Utilitarios El submenú Utilitarios contiene un conjunto de opciones que van a permitir configurar el sistema NISIRA v.2.0 para su correcto uso, de acuerdo a los procedimientos de trabajo y las necesidades de información de la empresa que está haciendo uso del sistema.

Elegir Periodo

Esta opción permite cambiar el periodo de trabajo del sistema, dicho Periodo está compuesto por el año y el mes en curso, por ejemplo: 200501, que corresponde al mes de Enero del año 2005, el mismo que se visualizará en todas las ventanas, documentos y reportes del sistema. En caso el usuario desee ingresar, modificar o eliminar un documento con una fecha que no está comprendida en el periodo de trabajo actual, será necesario cambiar el periodo por aquel en el que se pueda trabajar el documento mencionado. Es importante elegir el periodo adecuado ya que éste afecta directamente al numerador de las operaciones. Observación: Sólo se podrán elegir o seleccionar Periodos de Trabajo que no se encuentren cerrados en el módulo que esté trabajando (Opción Abrir/Cerrar Periodos – Submenú Procesos ) o que no estén cerrados contablemente (Opción Abrir/Cerrar Periodos Contables – Submenú Procesos – Módulo Contabilidad ).

Seleccionar Empresa

Dado que el sistema es multiempresa, esta opción permite seleccionar la empresa a la que se desea acceder. Por ejemplo si nos encontramos en la empresa A y queremos ver la información de la empresa B bastará con seleccionarla y se iniciará la sesión.

-7-


Configuración del Sistema Editor de Empresas

Dado que una de las características del sistema es ser multiempresa, es decir, poder manejar información de varias empresas con el mismo sistema, esta ventana permite registrar las empresas que van a trabajar con el sistema NISIRA v.2.0, permitiendo registrar datos generales de la misma como: razón social, número de RUC, dirección, representante legal de la empresa, entre otros. Para registrar todos los datos necesarios de cada una de las empresas, referentes a la información general de la misma, la ubicación de carpetas y archivos donde se guarda la información de la empresa (por ejemplo: documentos, fotos, firmas, formatos de reportes), el nombre de su base de datos, en esta ventana se cuenta con tres pestañas u hojas que permiten registrar todos estos datos de acuerdo a la siguiente clasificación que se le ha dado a cada una: Información General, Documentos Asociados y Origen de Datos.

Nota: Cada empresa puede tener su propio formato de reportes, razón por la cual es necesario incluir como dato de la empresa la ruta donde se guardarán los formatos de los reportes. Esto se hace en la pestaña Documentos Asociados de esta ventana, de manera similar a comos e muestra en el siguiente gráfico: (Ver ventana de ejemplo en la página siguiente)

-8-


Editor de Menús

El sistema permite que el usuario pueda crear dinámicamente opciones de menú. En esta ventana se pueden configurar las ubicaciones de las opciones y módulos ya existentes en el menú e inclusive agregar o eliminar nuevas opciones y menús. Se debe tener en cuenta que para crear opciones de menú tienen que haberse creado primero las ventanas o formularios para poder indicar los archivos donde se encuentran guardados estos formularios indicándose correctamente la ruta de acceso a los mismos.

-9-


Parámetros del Sistema

Dada la característica parametrizable del sistema, que define, que las operaciones o procesos se pueden parametrizar para satisfacer las necesidades o requerimientos particulares de cada empresa, esta opción permite definir valores de documentos, operaciones y parámetros necesarios para la ejecución de procedimientos en el sistema, ya sean genéricos o específicos por cada módulo. Como se observa, en la parte izquierda de esta ventana se presenta una lista jerárquica clasificando los parámetros en dos categorías: Organización y Parámetros Iniciales , las mismas que cuentan con subcategorías; y, en la parte derecha se muestran los parámetros requeridos por cada subcategoría, con sus correspondientes valores asignados.

Para asignar o modificar un valor a un parámetro deberá realizar los pasos siguientes: 1° De la lista jerárquica, presentada en la parte i zquierda de la ventana, seleccionar una de las tres categorías: Organización y Parámetros Iniciales , haciendo un click sobre ella o haciendo un click en que se presenta al lado izquierdo del elemento (categoría). Al seleccionar una categoría ésta se abrirá o expandirá mostrando todas las subcategorías o elementos contenidos en ella. Observación: Cuando elige esta opción e ingresa a esta ventana de Configuración del Sistema, sólo se visualiza la lista presentada en el lado izquierdo, la parte derecha de la ventana inicialmente no muestra nada. 2° Hacer un click en uno de los elementos o subcate gorías, en la parte derecha se visualizará una ventana mostrando todos los parámetros necesarios para la realización de procesos en la subcategoría elegida. 3° Si desea podrá asignar un valor a uno o más pará metros. Para cambiar de categoría o subcategoría simplemente ubíquese en la deseada y haga un click sobre ella. 4° Finalmente, para grabar el valor asignado a uno o más parámetros haga un click en el botón Grabar . Importante: Esta ventana cuenta con una barra de herramientas especial, ubicada arriba de la misma, la cual consta de los siguientes botones:

- 10 -


- El primer botón, expande la lista de árbol, mostrando jerárquicamente todos los datos contenidos en ella. - El segundo botón , contrae los elementos de la lista de árbol, mostrando solamente las tres categorías principales de esta lista. - El tercer botón , graba los valores, nuevos o modificados, asignados a los parámetros. - El cuarto botón , en caso el usuario lo desee, cancela los cambios asignados a los valores de los parámetros. - El quinto botón , permite cerrar esta ventana.

Parámetros de Organización

Dentro de la clasificación Organización, se encuentra la subclasificación Información General la misma que agrupa los parámetros generales del sistema, necesarios para definir los procesos o características generales del mismo. Los parámetros que aquí se pueden definir son los que se presentan a continuación:

- Empresa: Aquí se visualiza el nombre o razón social de la empresa consignado al momento de registrar la misma en su respectiva ventana (Opción Empresas – Submenú Utilitarios ). Se puede modificar este dato registrando un nuevo valor a este parámetro. Una vez grabado el nuevo valor para este parámetro automáticamente también se modificará en la tabla Empresas . - R.U.C.: Se visualiza el número de RUC de la empresa. Este parámetro puede ser modificado, el nuevo valor asignado actualizará también la tabla Empresas. - Ruta Reportes: Este parámetro se utiliza para indicar la carpeta del disco duro del servidor donde se guardarán los formatos de reportes para la empresa. En esta especificación se debe incluir la ruta completa de la misma. - Periodo Apertura: Se utiliza para indicar el periodo de trabajo, comprendido por el año y el mes, en que se apertura por primera vez el sistema en la empresa. - Moneda Oficial: Especificar la moneda que se considerará como Moneda Oficial en las operaciones del sistema. Hacer click en el botón para buscar y seleccionar la moneda deseada. - Moneda Extranjera: Especificar la moneda que se considerará como Moneda Extranjera en las operaciones del sistema. Hacer click en el botón para buscar y seleccionar la moneda deseada. - Guardar Registros de Operaciones del Sistema: En este parámetro se indicará si se desea o no guardar un registro por cada operación que se realice en el sistema. De asignársele el valor SI a este parámetro los registros se guardarán en la tabla LogTablas .

- 11 -


Configuración de Avisos

Esta opción permite configurar características para los mensajes o avisos del sistema, las cuales son: Mostrar ventana flash para mensajes pendientes, Frecuencia de flash (segundos), Tiempo de duración del flash (milisegundos), Mostrar flash animado y Reproducir un Sonido para los mensajes pendientes.

Seguridad del Sistema Definición de usuarios y privilegios

La seguridad de las transacciones dependerá mucho de los privilegios con los que cuenten los usuarios para poder realizar las operaciones de: ingreso y grabación de datos, edición/modificación de datos, procesos de cálculo, procesos de cierre, procesos de transferencia, procesos de contabilización, consulta y eliminación de datos, generación e impresión de reportes. Esta opción presenta una ventana que permite registrar a los usuarios del sistema, asignándoles los distintos privilegios para poder acceder a las opciones y/o módulos del sistema a los cuales esté autorizado, indicando también si se le permite o no manipular la información. A cada uno de los usuarios que se encuentran en la lista superior se le asignará permisos (Borrar, Editar, Consultar, Imprimir, Nuevo) o se le quitará los mismos impidiéndoles el acceso a las opciones y/o módulos del sistema con los cuales no estén autorizados a trabajar.

- 12 -


Observación: Esta ventana presenta una casilla de verificación etiquetada como Es un Usuario Tipo , la cual tiene la finalidad de crear un tipo de usuario modelo, cuyos privilegios que le han sido asignados en las distintas opciones y módulos del sistema son guardados como una plantilla la misma que podrá ser utilizada para la asignación de privilegios para otros usuarios. Si marca con un check () esta casilla indicará que el usuario es un Usuario Tipo. Cuando se encuentre registrando los datos de un usuario del sistema, y desee que éste tenga los mismos privilegios que le fueron asignados a otro usuario, haga un click en el botón Usuario Tipo visualizándose la ventana Buscar mostrando todos los Usuarios Tipos definidos en el sistema, para que busque y seleccione el que se ajuste a las necesidades del usuario que está registrando. Una vez hecho esto, en la caja contigua, se visualizará el nombre del usuario tipo seleccionado y automáticamente se copiará la plantilla de sus privilegios asignados. Nota: La plantilla de privilegios copiada de un Usuario Tipo para un usuario del sistema puede ser editada o modificada.

Cambio de Clave

Esta ventana permite cambiar la clave o contraseña de los usuarios para efectos de seguridad. Cada vez que se desee cambiar la clave del usuario es necesario primero ingresar la calve anterior y luego confirmar la nueva clave ingresada para poder grabar los cambios.

Flujo de Documentos Definición de Flujo de Documentos

Esta opción permite establecer la secuencia que tendrán los documentos (pendiente, visto bueno, aprobado, etc.) hasta la generación de nuevos documentos. Este flujo incrementa la consistencia de seguridad de las operaciones, puesto que en cada uno de los estados en que se encuentre un documento será definido por el usuario o grupo de usuarios quienes son los responsables de cambiar dichos estados. La ventana muestra en la parte superior tres listas: la primera muestra los formularios que definirán una secuencia de flujo de documentos, la segunda lista muestra la secuencia misma incluyendo los estados por los que pasará el o los documentos implicados y la tercera lista muestra los estados disponibles en el que puede encontrarse dicho documento. La parte inferior muestra una lista de formularios disponibles para generar la secuencia y al lado derecho se registran los datos del formulario a crear en caso este no se encuentre en la lista de los disponibles. Ejemplo : Definición de secuencia de flujo de documentos para un Pedido. El pedido solo contará con los estados de Pendiente y Aprobado. Se selecciona uno por uno estos estados en ese orden y en la lista central (Secuencia para formulario) se muestra al formulario Pedido con dichos estados. En caso se deseara que el pedido generara una orden de compra, se selecciona este documento de la lista de formularios disponibles el cuál por defecto aparecerá con el estado Pendiente. - 13 -


Privilegios para Flujo de Documentos

En esta ventana se asignan permisos a los usuarios, que serán los responsables de generar los formularios que cuentan con flujo de documentos. Por ejemplo, la orden de compra tiene establecido el estado Aprobado, entonces se le asigna el privilegio de aprobación a un usuario del sistema. En caso de que el usuario cuenta con el permiso de Aprobación, el sistema permite establecer los importes máximos de aprobación por documento individual o acumulado en una semana o un mes y la moneda correspondiente.

- 14 -


Revisar Mensajes Pendientes

Cuando el usuario cuente con mensajes pendientes aparecerá el icono del sistema en la barra de tareas. Los mensajes que reciben los usuarios se pueden generar de dos maneras: La primera, es escribiendo este mensaje en la ventana donde se esta realizando una operación; o, la segunda, si el documento tiene definido un flujo de documentos, cuando este varíe su estado el sistema enviará un mensaje al usuario que cuente con el privilegio correspondiente. Los avisos de los mensajes aparecen en la parte inferior derecha de la pantalla como un flash cada cierto lapso de tiempo pudiendo variar esta frecuencia en los parámetros del sistema. Según la importancia del mensaje cambiará el color del aviso.

Tablas Generales Tipo de Cambio

El sistema permite el registro de las equivalencias (compra/venta) entre la moneda oficial del sistema y la extranjera, tanto en el nivel bancario, paralelo o tributario, presentados en los diferentes días. El sistema trabaja con el tipo de cambio tributario, según el valor que SUNAT publica diariamente. (Ver Ventana Tipo de Cambio en la página siguiente)

- 15 -


Monedas

El sistema NISIRA v.2.0, como ya se ha mencionado, tiene la característica de ser bimonetario, esto es, capaz de manejar y mostrar la información de los módulos de Cuentas Corrientes y de Contabilidad en dos tipos de monedas, un tipo de moneda oficial (ejemplo S/.) y un tipo de moneda extranjera (ejemplo $), definiéndose estos tipos en esta ventana al momento de registrar los datos de la moneda. Dada su flexibilidad sistema brinda la posibilidad de registrar las operaciones y/o documentos en cualquier moneda (Nuevos Soles, Dólares, Euros, Pesetas, Pesos, etc.) permitiendo utilizar tantas monedas como el usuario requiera. Al momento de registrar los documentos se indicará el tipo de cambio de la moneda utilizada en base a la moneda extranjera. Por ejemplo: tenemos definido como tipo de moneda oficial al Nuevo Sol y como tipo de moneda extranjera al Dólar y es necesario registrar un documento que tiene como moneda el Euro; se permite el registro del documento en Euros, indicando el tipo de cambio del Euro en base al Dólar, registrándose, por lo tanto, los importes del documento en euros y además sus equivalencias en la moneda extranjera ($) y la moneda oficial (S/.). En esta ventana entonces se hará el registro de las monedas necesarias para el trabajo en la empresa. Como se trata de una ventana de mantenimiento de tablas, se permite la edición o modificación de un registro, pero con las restricciones respectivas para el tipo de moneda ya que sólo se acepta una moneda con tipo de moneda oficial y una moneda con tipo de moneda extranjera, el resto de monedas deberán registrarse como de otro tipo. (Ver Ventana Monedas en la página siguiente)

- 16 -


Procesos Verificar Productos con Stock Negativo

El sistema permite al usuario verificar, a través de este proceso, los movimientos de los productos de almacén y los saldos históricos disconformes que se haya obtenido.

Salir del Sistema

Esta opción permite salir del sistema, previa confirmación al mensaje que se presenta en la siguiente ventana:

Nota: Para poder salir del sistema no debe haber ninguna ventana abierta, de lo contrario es presentará un mensaje indicando: “Aún hay ventanas abiertas. Cierre todas antes de continuar la operación”.

- 17 -


Barras de Herramientas

Barra de Herramientas de los submenús de Tablas y Movimientos Todos los módulos del Sistema cuentan con una Barra de Herramientas para las ventanas de mantenimiento de tablas y ventanas de movimientos; ésta se encuentra ubicada sobre las ventanas y presenta la siguiente estructura:

Cada uno de los botones contenidos en esta Barra de Herramientas presentan íconos representativos y un pequeño mensaje de orientación acerca de la tarea o acción que realizan, incluyen además una combinación de teclas que al pulsarlas simultáneamente producirán el mismo efecto que al dar un click en el botón. A continuación se hace una descripción de los mismos: o CTRL + N

Para agregar nuevos registros.

o CTRL + E

Para modificar o editar un registro.

o CTRL+ Enter

Para consultar un registro seleccionado de la lista.

o CTRL + Z

Para anular un registro.

o CTRL+ B

Para eliminar el registro seleccionado

o CTRL + W

Para grabar un registro nuevo o las modificaciones del registro actual

o CTRL + G

Para grabar un registro y continuar editando.

o CTRL + Z,

Para deshacer o cancelar los cambios realizados.

o CTRL + Ins

Para insertar una nueva línea en el detalle (cuadrícula) de un documento.

o CTRL + Del

Para eliminar una línea del detalle (cuadrícula) del documento.

o CTRL + X

Para salir del modo de consulta.

o CTRL + S

Para buscar un registro determinado, previa selección del campo por el cual se va a realizar la búsqueda y la asignación del valor a buscar.

o CTRL + F

Para filtrar o seleccionar registros que cumplan una o más condiciones.

- 18 -


o CTRL + R

Para desactivar el filtro.

o CTRL + Inicio

Para desplazarse al primer registro de la lista.

o CTRL + PgUp

Para desplazarse al registro anterior de la lista.

o CTRL + PgDn

Para desplazarse al siguiente registro de la lista.

o CTRL + Fin

Para desplazarse al último registro de la lista.

o CTRL + P

Exportar. Para enviar la información actual a otro programa, como por ejemplo: MS Excel, previa conversión de la misma a otro formato. Importar. Utilizado en módulo de Contabilidad para importar asientos

Para imprimir en formato PDF.

o CTRL + L

Proporciona una vista previa del documento a imprimir.

o CTRL+ I

Para imprimir el registro actual.

o CTRL + H

Para visualizar el historial del registro. Entiéndase por historial a todas las modificaciones realizadas: nuevo, edición, eliminación y/o anulación del registro. Para aprobar el documento activo.

Para asociar archivos vinculados al documento.

o CTRL + M

Para enviar un mensaje a otro usuario del sistema.

- 19 -


Barra de Herramientas del submenú de Reportes Esta Barra de Herramientas es similar a la barra anterior; como se observa contiene casi los mismos botones, pero se le han incorporado otros necesarios para el Submenú de Reportes. La estructura de esta barra es la siguiente:

A continuación se hace una descripción de los mismos: o CTRL + A

Para abrir un reporte existente.

o CTRL + W

Para grabar un reporte.

o CTRL + L

Proporciona una vista previa del documento a imprimir.

o CTRL+ I

Para imprimir el reporte actual. Configurar el reporte. Se pueden establecer las columnas que se desean visualizar en el reporte, los quiebres subtotales y totales, el tamaño y orientación del papel, entre otras características de configuración.

o CTRL + C

Para copiar el reporte en el portapapeles.

o CTRL + S

Para buscar un dato o valor en el reporte. Una vez encontrado, para continuar la búsqueda de este valor en el reporte presionar la tecla .

o CTRL + F

Para filtrar o seleccionar registros que cumplan una o más condiciones.

o CTRL + R

Para desactivar el filtro.

o CTRL + PgDn

Para ordenar los registros del reporte en forma ascendente de acuerdo a la columna seleccionada.

o CTRL + PgUp

Para ordenar los registros del reporte en forma descendente de acuerdo a la columna seleccionada.

o CTRL + J

Para fijar una columna. Se visualizarán las sumatorias de las columnas como subtotales de un reporte.

- 20 -


o CTRL + O

Cambia el color de fondo del área del reporte seleccionada.

o CTRL + L

Para enviar y analizar la información en Microsoft Excel.

o CTRL + G

Para mostrar el gráfico estadístico respectivo del reporte.

o CTRL + M

Para enviar el reporte por correo electrónico.

o CTRL + X

Para salir del reporte.

- 21 -


Operaciones Frecuentes Mantenimiento de Registros de una Tabla

Para realizar un mantenimiento de registros de una tabla, ya sea maestra o de movimientos, se trabajará con la Barra de Herramientas de los Submenús de Tablas y Movimientos explicada anteriormente.

Para crear un nuevo registro: 1. Hacer click en el botón Nuevo Registro o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + N. 2. Proceder al ingreso de datos. Las etiquetas de la ventana indicarán el dato que se deba ingresar. 3. En caso de que se necesite registrar detalles se proporciona una cuadrícula (grilla). Para agregar registros al detalle: a. Hacer click en el botón Nueva Línea de Detalle o presionar las teclas Ctrl + Ins. b. Ingresar los datos correspondientes. Repetir estos pasos tantas veces como líneas o registros se deseen añadir en el detalle. 4. Finalmente, hacer click en el botón Grabar o presionar las teclas Ctrl + W. Se presentará una ventana indicando que “Los datos se guardaron correctamente” si se hizo la grabación con éxito, caso contrario se presentará un mensaje de error.

Para editar o modificar un registro: 1. Hacer click en el botón Modificar Registro o presionar en forma simultanea las teclas Ctrl + E. 2. Proceder a la edición o modificación de los datos. Las etiquetas de la ventana indicarán el dato que se deba ingresar. 3. En caso se necesite modificar el detalle: ⇒ Si se necesita editar o modificar líneas del detalle: ubicarse en la cuadrícula o grilla correspondiente y desplazarse en ella hasta la línea en donde se desea editar, luego proceder al ingreso del nuevo valor. Si se necesita ingresar más líneas de detalle: ubicarse en la cuadrícula o grilla ⇒ correspondiente y: a. Hacer click en el botón Nueva Línea de Detalle o presionar las teclas Ctrl + Ins. b. Ingresar los datos correspondientes. Repetir estos pasos tantas veces como líneas se deseen añadir en el detalle. ⇒ Si se necesita eliminar líneas de detalle: en la cuadrícula o grilla correspondiente ubicarse en la línea que se desea eliminar y: a. Hacer click en el botón Eliminar Línea de Detalle o presionar las teclas Ctrl + Del. b. Se visualizará una ventana de confirmación donde deberá hacer click en SI para confirmar la eliminación de la línea o en NO para cancelar la operación. c. Repetir estos pasos tantas veces como líneas se deseen eliminar en el detalle. 4. Finalmente, hacer click en el botón Grabar o presionar las teclas Ctrl + W. Se presentará una ventana indicando que “Los cambios se guardaron correctamente” si la grabación tuvo éxito o caso contrario se presentará un mensaje de error.

Para anular un registro: La operación de anular un registro consiste en cambiar el estado del registro o documento, más no de eliminarlo físicamente del medio de almacenamiento (generalmente disco duro). Los registros de las tablas maestras y de las tablas de movimientos dentro de su estructura presentan el campo estado; considerando que los registros o documentos pueden pasar por

- 22 -


varios estados (pendiente, V°B°1, V°B°2, V°B°3, cer rado, aprobado, atendido, etc.) esta operación cambiaría el estado actual por el estado ANULADO. Los pasos para realizar esta operación son los siguientes: 1. Hacer click en el botón Anular Registro o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + Z. 2. Se visualizará una ventana de confirmación donde deberá hacer click en SI para confirmar la anulación del registro o en NO para cancelar la operación. Observaciones: - Normalmente, un documento con estado Aprobado no se puede anular, sólo podrá ser anulado por el usuario que aprobó dicho documento. - Se puede cambiar el estado Anulado de un registro o documento, presionando el mismo botón Anular Registro y respondiendo afirmativamente a la pregunta: El registro está anulado . Desea activarlo? automáticamente el estado del registro cambiará a Activo (Ejemplo: Tabla Productos) y si se trata de un documento cambiará a Pendiente (Ejemplo: Tabla Facturas).

Para eliminar un registro: 1. Hacer click en el botón Eliminar Registro o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + B. 2. Se visualizará una ventana de confirmación donde deberá hacer click en SI para confirmar la eliminación del registro o en NO para cancelar la operación.

Para consultar un registro: Esta operación se realiza desde una Ventana de Lista, siendo necesario: 1. Hacer click en el botón Consultar o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + ENTER, inmediatamente se visualizará una ventana de sólo lectura presentando los datos del registro en el cual se está ubicado en la Ventana de Lista. Nota: Haciendo doble clic sobre una línea o registro en una Ventana de Lista también podrá realiza la Consulta de un Registro.

Búsqueda y Filtrado de Registros de una Tabla

La Barra de Herramientas de los Submenús Tablas y Movimientos, también proporcionan botones que permiten la búsqueda de un registro y el filtrado o selección de registros en una tabla, ya sea maestra o de movimientos. Estas operaciones son muy útiles, ya que permiten trabajar, en ambos casos, con condiciones dadas por el propio usuario de acuerdo a sus necesidades o requerimientos de información.

Búsqueda de Registros 1. Hacer click en el botón Buscar o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + S. 2. Se visualiza la Ventana Buscar la cual tiene dos páginas: la primera etiquetada con Búsqueda y la otra con Búsqueda Avanzada, en ambas el usuario ingresa su condición de búsqueda indicando el campo de la tabla por el cual se va a buscar, el operador relacional y el valor a buscar. Ejemplo: Código Producto = 25-MC-MS Elegir la página de acuerdo a la complejidad de su búsqueda. 3. Una vez ingresada la(s) condición(es) de búsqueda adecuada(s), hacer un click en el botón Buscar o presionar la tecla Enter. 4. Se mostrará una lista con todos los registros encontrados, que pueden ser uno o varios, que cumplan la(s) condición(es) de búsqueda dada(s). En caso de que la búsqueda no encuentre registros que satisfaga(n) la(s) condición(es) establecidas, se presenta un mensaje indicando “No existen registros para la consulta o proceso seleccionado”.

- 23 -


5. Ubicarse en el registro buscado y hacer un click en el botón Aceptar o hacer doble click sobre el mismo.

Observaciones: Es conveniente aclarar las diferencias entre los procesos de Búsqueda y Búsqueda Avanzada : Búsqueda Constituye una búsqueda simple pues sólo se permite establecer una condición de búsqueda. Para seleccionar el campo por el cual se va a realizar la búsqueda, no se dispone de todos los campos que componen la estructura de la tabla, sino de aquellos que generalmente se usan más en este tipo de proceso. Los pasos a seguir para realizar este proceso son: En la ventana Buscar elegir la página Búsqueda. Seguir los pasos 3, 4 y 5 explicados en Búsqueda de un Registro. o o

Búsqueda Avanzada Esta es una búsqueda compleja, por cuanto se permite establecer una o más condiciones de búsqueda, disponiendo para ello de todos los campos de la tabla. Para realizar esta búsqueda se trabaja como condiciones de filtrado. Los pasos a seguir para realizar este proceso son: En la ventana Buscar elegir la página Búsqueda Avanzada . Establecer la condición de búsqueda, para ello: seleccionar el campo de búsqueda, el operador relacional y asignar el valor de búsqueda. Hacer click en el botón Filtrar para que esta condición pase a formar parte de la lista de condiciones. Si fuese necesario eliminar una condición de la lista, deberá ubicarse en esa condición y hacer click en el botón Quitar Filtro . En caso se requiera agregar otra condición deberá seleccionar el tipo de operador lógico para unir las condiciones. Se dispone de los operadores AND y OR, los cuales se deben seleccionar haciendo click en la casilla de verificación respectiva, visualizándose activado por defecto el operador And . Repetir los tres últimos pasos hasta establecer todas las condiciones necesarias. Empezar la búsqueda haciendo click en el botón Buscar. Continuar con los pasos 4 y 5 de la explicación general de Búsqueda de un Registro. o o

o

o

o o o

- 24 -


Importante: Esta operación de búsqueda puede realizarse en cualquier ventana de los diferentes módulos del sistema. Siempre que se requiera de la búsqueda de un valor, por ejemplo, cuando en un detalle de registros necesite ingresar un código o identificador y no recuerde el valor exacto de éste, entonces deberá ubicarse en esta columna del código a buscar y la presionar la tecla con lo que se presentará la Ventana Buscar para que realice la búsqueda del registro de acuerdo a los campos especificados como se explicó anteriormente.

Filtrado de Registros 1. Hacer click en el botón Filtrar o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + F. 2. Se visualiza la Ventana Aplicar Filtro, en la cual el usuario ingresará su condición de filtro indicando el campo de la tabla por el cual se hará la selección o el filtrado de los registros, el operador relacional y el valor que deberá tener el campo. 3. Una vez definida la condición de selección, hacer click en el botón Filtrar para que ésta pase a formar parte de la lista de condiciones de filtrado. Si fuese necesario eliminar una condición de la lista, deberá ubicarse en esa condición y hacer click en el botón Quitar Filtro . 4. En caso se requiera agregar otra condición deberá seleccionar el tipo de operador lógico para unir las condiciones. Se dispone de los operadores AND y OR, los cuales se deben seleccionar haciendo click en la casilla de verificación respectiva, visualizándose activado por defecto el operador And . 5. Una vez que haya establecido las condiciones de filtrado necesarias hacer click en el botón Aceptar . Se visualizará una Ventana de Lista con todos los registros de la tabla que hayan cumplido con la(s) condición(es) de filtrado establecida(s).

Importante : Filtro Predeterminado: En la parte inferior de la ventana se visualiza una casilla etiquetada como Predeterminar en el formulario, por defecto está desactivada. La utilidad de esta casilla es establecer que el filtro que se está realizando será considerado como predeterminado en el formulario o Ventana de Lista donde se hizo click al botón Filtrar , esto implica que este filtro quede grabado por usuario y por formulario; por lo tanto, cada vez que se abra esta ventana de lista se activará también este filtro mostrando sólo los registros seleccionados con esta operación. Si desea activar un filtro como predeterminado en el formulario hacer click en la casilla para que se active ().

- 25 -


Quitar Filtro Predeterminado: Este botón es de uso exclusivo en Ventanas de Lista con Filtro Predeterminado. Cuando se desee eliminar este tipo de filtrado de registros deberá hacer un click en este botón e inmediatamente se visualizarán todos los registros guardados en la tabla respectiva, eliminándose de esta manera el filtrado y desactivándose el mismo como filtro predeterminado. Este botón no se visualiza en la Barra de Herramientas, sino dentro de la misma ventana de lista que tiene el filtro predeterminado seguido de las condiciones establecidas para dicho filtro. En la siguiente ventana, observe la parte superior:

Quitar el Filtro

Para filtrados normales, no predeterminados, basta con hacer click en el botón Quitar Filtro o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + R , inmediatamente se desactivará el filtrado y se visualizarán todos los registros de la tabla respectiva en la Ventana de Lista.

Asociar Documentos y Operaciones a una Ventana o Formulario

Para poder registrar documentos a través de las opciones de movimientos de los diferentes módulos de NISIRA, previamente hay que asociar los tipos de documentos que pueden registrarse en una determinada ventana o formulario, así como las operaciones que pueden usarse en ella. Para asociar un documento u operación a una determinada ventana del submenú Movimientos debe realizar los pasos siguientes: 1° Seleccionar la opción del submenú Movimientos en cuya ventana de edición quiere asociar el documento u operación, por ejemplo, la opción Orden de Compras del submenú Movimientos del módulo Compras. Luego de seleccionar esa opción se visualizará una ventana de lista de registros; siguiendo con el ejemplo, se visualizará la Ventana de Lista de Órdenes de Compra . 3° Presionar la tecla Ctrl y simultáneamente hacer un click derecho en cualquier sitio de la parte superior de dicha ventana de lista, tal como se indica en el gráfico siguiente:

- 26 -


Ctrl + Clic Derecho (Sólo en la parte superior delimitada con el círculo rojo)

4° Se presentará la siguiente ventana auxiliar deno minada Asociar Documentos / Operaciones al Formulario, donde deberá seleccionar de las listas de la izquierda: Lista de Documentos Disponibles y Lista de Operaciones Disponibles, los documentos u operaciones que desea se puedan registrar en la ventana o formulario seleccionado (de acuerdo al ejemplo, la ventana Orden de Compra).

- 27 -


Una vez seleccionados los documentos u operaciones, éstos se visualizarán en las listas de la derecha: Lista de Documentos Asociados y Lista de Operaciones Asociadas, respectivamente. 5° Finalmente, hacer un click en el botón para grabar estas asociaciones. Importante: Verificar que tanto los tipos de documento (para el caso de documentos emitidos por la empresa) así como las operaciones asociadas tengan sus numeradores generados para el año en curso. Para el caso de los documentos, estos numerados se registran en la opción Tipos de Documentos del submenú Tablas de los módulos de Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y Contabilidad; para el caso de las operaciones, los numeradores se registran en la opción Operaciones del submenú Tablas del módulo de Contabilidad.

- 28 -


Módulos de Finanzas CUENTAS POR COBRAR CUENTAS POR PAGAR CAJA Y BANCOS ACTIVOS FIJOS CONTABILIDAD PRESUPUESTOS

- 29 -


El Módulo Cuentas por Cobrar Objetivo Realizar el registro y control de los documentos emitidos a los clientes por concepto de venta de productos y/o prestación de servicios que brinda la empresa, permitiendo agilizar los procesos involucrados en la gestión de cobranza y de esta manera suministrar información rápida y confiable en el momento que el usuario lo desee.

Características       

Saldo de Apertura de Cuentas por Cobrar Registro de Ventas y Control de la Facturación Seguimiento de las Cuentas por Cobrar Cálculo de Intereses para Cuentas Vencidas Canjes de Facturas Líneas de Crédito Generación de Documentos de Venta

Opciones de Menú Tablas    

  

    

 



Clientes y Proveedores Lista de Precios Sucursales y Almacenes Ámbito de Documentos por Cobrar Proyectos Vendedores Rubros de Venta Productos Formas de Pago Tipos de Movimiento Tipos de Venta Tasas de Interés Documentos Estado de Letras Operaciones

Movimientos        

Facturas Boletas de Venta Notas de Crédito Notas de Débito Otros Documentos de Venta Letras por Cobrar Saldos de Apertura de Cuentas por Cobrar Cotización de Venta

Procesos  

Abrir/Cerrar Periodos Contabilizar Cuentas por Cobrar

- 30 -


Reportes      

Cuenta Corriente de Clientes Cuentas por Cobrar por Rangos Consolidado de Saldos por Cobrar Consolidado de Saldos por Cobrar - Contable Análisis de Documentos Cliente/Proveedor Registro de Ventas Registro de Ventas Registro de Ventas por Cuenta Ventas por Vendedor Resumen de Ventas Ventas por Fecha Ventas por Tipo de Venta Ventas por Tipo de Movimiento Ventas por Sucursal Ventas por Cliente Ventas por Vendedor Ventas por Proyecto Ventas por Línea de Producto Ventas por Producto Resumen de Ventas Estadística de Ventas Ventas Mensuales por Tipo de Venta Ventas Mensuales por Tipo de Movimiento Ventas Mensuales por Sucursal Ventas Mensuales por Cliente Ventas Mensuales por Vendedor Ventas Mensuales por Proyecto Ventas Mensuales por Línea de Producto Ventas Mensuales por Producto Detalle de Ventas Reporte Pareto Cuentas por Cobrar ABC por el Importe Adquirido del Cliente ABC por Cantidad de Productos Vendidos ABC por Cantidad e Importe de Productos Vendidos Cuenta Corriente por Documento Cuenta Corriente por Cliente y Cuenta Contable Comparativo de Ingresos vs. Gastos por Proyecto o o o



o o o o o o o o o o



o o o o o o o o

 

o o o

  

- 31 -


Opciones de Tablas Clientes y Proveedores

Ver: Módulo Almacén – Submenú Tablas – Opción Clientes y Proveedores

Lista de Precios

El sistema permite al usuario, a través de esta ventana, ingresar los precios a los productos de manera individual o aplicar aumentos o rebajas a estos precios de manera grupal. Esta ventana cumple con la función de asignar precios actuales a los productos, permitiéndose registrar diferentes tipos del mismo: Precio FOB, Precio Stock, Precio 1, Precio 2, Precio 3 y Precio 4, en la moneda que el usuario elija.

Para asignar Precios Nuevos a un Producto: 1° Ubicarse en el producto deseado en la Lista de Productos , que se visualiza en la parte izquierda. 2° Hacer un click en el botón Nuevo de la Barra de Herramientas. 3° Ingresar los datos de Precios Actuales requeridos, previa selección de la Moneda en que se expresan estos precios 4° Finalmente se procede a grabar dando un click en el botónGrabar . Para aplicar Aumentos y Rebajas en Grupo: Se realiza en la parte superior derecha de esta ventana, donde deberá: 1° Hacer una selección de los productos que aparece n en la lista, a los que se aplicará el aumento o rebaja. Se puede hacer una selección de los mismos mediante el botón Filtrar . 2° Ingresar el valor en la caja de texto precedida de la etiqueta Aplicar . Este valor corresponde al porcentaje (%) de aumento o rebaja que se aplicará a todos los productos seleccionados. Este valor ingresado puede ser un número positivo o negativo, dependiendo de si es aumento o rebaja. Ejemplo: si se ingresa 5.00 se aplicará un aumento del 5% a los productos seleccionados y si se ingresa un valor de -10.00 se aplicará una rebaja del 10% a los productos seleccionados. - 32 -


3° Hacer un click click en el botón OK, para iniciar este proceso se solicita una confirmación. Se visualiza también, en la parte inferior de la ventana, un Historial de Precios que permite observar la evolución en el el tiempo de los precios de un determinado producto, puesto que cada vez que se graba un nuevo precio se guardará en la tabla Lista de Precios, así Precios, así como también, en el archivo histórico de precios. Importante: Es necesario registrar precios a los productos, ya que los precios que aquí se consignen se visualizarán de manera automática al momento de registrar las Guías de Remisión que generen documentos de venta (Opción Guías de Remisión – – Submenú Movimientos - Módulo Almacén ) y también en el registro de las Facturas o Boletas (Opciones Facturas o Boletas – Submenú Movimientos - Módulo Cuentas por Cobrar ). ). De los precios considerados en la Lista de Precios (Precio Stock/Estándar, Precio 1, Precio 2, Precio 3, Precio 4), el precio que se toma en cuenta para ser visualizado en forma automática al momento de generar el documento de venta para un determinado cliente es aquel que se seleccionó en Precio concedido al cliente al realizarle una venta en la página Clientes de la Ventana Clientes/Proveedores (Opción Clientes/Proveedores – Submenú Tablas – Módulos: Almacén y Cuentas por Cobrar); por lo general suele seleccionarse el Precio Estándar.

Sucursales y Almacenes

Ver: Módulo Almacén – Submenú Tablas – Opción Sucursales y Almacenes / Catálogo de Sucursales y Almacenes

Ámbito de Documentos por Cobrar

Esta ventana permite la agrupación de documentos de características u operaciones similares dentro de un Ámbito. Este ámbito será de utilidad al momento de realizar consultas y/o reportes de documentos por cobrar. Por ejemplo: Se cuenta con el ámbito denominado Por Cobrar Clientes que que agrupa a las Boletas, Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito; al momento de generar un reporte de Cuentas por Cobrar seleccionando este ámbito se visualizarán sólo los documentos por cobrar pertenecientes a éste; en este caso, se están excluyendo las Letras que también son documentos por cobrar, pero como no pertenecen al ámbito Por Cobrar Clientes no se podrán visualizar.

Proyectos

Ver: Módulo Almacén – – Submenú Tablas – – Opción Proyectos - 33 -


Vendedores

Esta opción permite el ingreso de los datos de los vendedores con los que cuenta la empresa, con la finalidad de determinar el monto de ventas por vendedor o sucursal. Los vendedores pueden ser agentes externos, trabajadores de la empresa, así como, la sucursal misma.

Rubros de Venta

Los rubros de venta clasifican los diversos productos y/o servicios ofertados por la empresa. Estos rubros se asignarán al cliente al momento de su registro o edición como Rubro de Productos que se le vende al cliente (Opción (Opción Clientes & Proveedores – Proveedores – Submenú Tablas) con Tablas) con la finalidad de tener una referencia de los tipos de productos/servicios adquiridos por determinado cliente.

- 34 -


Productos

Ver: Módulo Almacén – – Submenú Tablas – – Opción Productos

Formas de Pago

Las condiciones de pago son las diversas modalidades en que efectuarán los pagos los clientes, cuando se trata de una venta al crédito, o la empresa, cuando se trata de la compra de productos a los proveedores; diferenciándose unas de otras en relación al tiempo convenido para el pago. Esta Ventana Formas de Pago permite registrar las formas o modalidades de pago, por ejemplo: Contado, Crédito 15 días, Crédito 180 días, 50% con Orden – Saldo Contraentrega, 30% con Orden de Compra y saldo a 45 días, etc.

Tipos de Movimiento

La tabla Tipos de Movimiento se utiliza para registrar las diferentes categorías en las que se han clasificado las operaciones de Cuentas por Cobrar dentro de la empresa, por ejemplo: si se considera una clasificación de ventas por sucursales se registrarán los tipos de movimientos: sucursal A, sucursal B, etc.; B, etc.; en una clasificación de ventas por tipos de clientes se registrarán los tipos de movimientos: ventas a socios, ventas a terceros ; etc. Cualquier otra operación, no necesariamente de ventas, puede clasificarse dentro de un tipo de movimiento general que podría llamarse, por ejemplo: Diversos . La clasificación de las operaciones de Cuentas por Cobrar de acuerdo a un Tipo de Movimiento se realiza con fines contables, pues este tipo se utiliza para indicar cómo se va a generar el asiento contable en el proceso de centralización del documento que registró la operación. Específicamente, el tipo de movimiento asociado al tipo de documento de la operación indica la cuenta a utilizar y si el importe de la misma se registrará en el Cargo o en el Abono del asiento contable. Por lo tanto, un mismo tipo de documento puede centralizarse de diferentes maneras, es decir, utilizando diferentes cuentas, dependiendo del tipo de movimiento seleccionado al momento de registrarlo. (Ver Ventana Tipos de Movimiento en la página p ágina siguiente)

- 35 -


Observación : Cuando se registra el documento de una operación determinada se debe seleccionar un Tipo de Movimiento, suponiendo que la clasificación de este tipo se ha hecho en base a sucursales, se deberá elegir aquí la sucursal donde se llevará a cabo dicha operación. Partiendo del hecho de que en una sucursal se llevan a cabo distintas operaciones, las cuales se registran utilizando un tipo de documento específico para cada una de ellas, entonces, para que se pueda generar el asiento contable de un documento es indispensable conocer a qué cuenta corresponde determinada operación de determinada sucursal; por eso, no basta con indicar el tipo de movimiento (sucursal), sino que además éste haya sido previamente configurado de acuerdo a cada tipo de documento que utilice e indicando que corresponden a operaciones de cuentas por cobrar, para asignarles una CUENTA, de acuerdo al Plan de Cuentas que maneja la empresa, y también indicar si el importe asignado a ésta deberá registrarse en el Cargo o en el Abono del asiento contable. Esta configuración de los tipos de movimientos asociados a los diferentes tipos de documentos se realiza en la opción Tabla de Contabilización – Por Tipo de Movimiento del submenú Tablas del módulo de Contabilidad . Ejemplo: Suponiendo que en la edición de una Boleta de Venta en Tipo de Movimiento se selecciona SUCURSAL ICA y, de acuerdo a la Configuración de las Tablas de Contabilización por Tipo de Movimiento, para esta sucursal con el tipo de documento asociado Boletas en operaciones de Cuentas por Cobrar le corresponde la cuenta asociada 1210200 (Cuenta de Valor Venta en Moneda Oficial para Clientes de Ica) e indica también que la misma se contabilice en el Cargo; por lo tanto, en el proceso de centralización este documento generará un asiento contable que registrará el importe de la Boleta en el cargo en la cuenta 1210200. En resumen, en la edición de un documento de Cuentas por Cobrar es indispensable ingresar el Tipo de Movimiento y el Tipo de Venta (que se explicará a continuación), ya que en el proceso de centralización del mismo uno de ellos indicará la Cuenta de Cargo y el otro la Cuenta de Abono del asiento contable.

Tipos de Venta

La tabla Tipos de Venta se utiliza para registrar las diferentes modalidades de una operación de venta, por ejemplo: Adelanto según Cotización , Canje de Facturas por Letra , Descuento por Pronto Pago, Venta Normal , etc. La clasificación de las operaciones de ventas de acuerdo a un Tipo de Venta se realiza con fines contables, pues este tipo se utiliza para indicar cómo se va a generar el asiento contable en el

- 36 -


proceso de centralización del documento que registró la operación. Específicamente, el tipo de venta asociado al tipo de documento de la operación indica la cuenta a utilizar y si el importe de la misma se registrará en el Cargo o en el Abono del asiento contable. Por lo tanto, un mismo tipo de documento puede centralizarse de diferentes maneras, es decir, utilizando diferentes cuentas, dependiendo del tipo de venta seleccionado al momento de registrarlo.

Observación : Cuando se edita el documento de una operación de venta se tiene que seleccionar un Tipo de Venta , por ejemplo: Adelanto según cotización, pero éste puede registrarse en diferentes documentos como: Facturas, Boletas, etc., dependiendo del caso. Entonces, para que se pueda generar el asiento contable de un documento es indispensable conocer a qué cuenta corresponde determinado tipo de venta registrado en determinado tipo de documento; por eso, no basta con indicar el tipo de venta, sino que previamente este tipo de venta seleccionado haya sido configurado de acuerdo a cada tipo de documento que utilice para asignarle una CUENTA, de acuerdo al Plan de Cuentas que maneja la empresa, y también indicar si el importe asignado a ésta deberá registrarse en el Cargo o en el Abono del asiento contable. Esta configuración de los tipos de ventas asociados a los diferentes tipos de documentos se realiza en la opción Tabla de Contabilización – Por Tipo de Venta del submenú Tablas del módulo de Contabilidad . Ejemplo: Suponiendo que, en la edición de una Factura se selecciona Adelanto según Cotización para Tipo de Venta y, de acuerdo a la Configuración de las Tablas de Contabilización por Tipo de Venta, para Adelanto según Cotización con el tipo de documento asociado Facturas le corresponde la cuenta asociada 1220200 (Cuenta en Moneda Oficial para Anticipos Recibidos) e indica también que la misma se contabilice en el Abono. Por lo tanto, en el proceso de centralización este documento generará un asiento contable que registrará el importe de la Factura en el abono en la cuenta 1220200. En resumen, en la edición de un documento de venta es indispensable ingresar el Tipo de Movimiento y el Tipo de Venta , ya que en el proceso de centralización del mismo uno de ellos indicará la Cuenta de Cargo y el otro la Cuenta de Abono del asiento contable.

- 37 -


Documentos

Los documentos se utilizan como medio comprobatorio de la realización de una transacción u operación que serán emitidos o remitidos por las partes involucradas en dicha transacción; por lo tanto, en los documentos quedarán registrados los datos de una operación específica en forma detallada para su posterior utilización y control.

En esta Ventana Tipos de Documento se registrarán los diferentes documentos utilizados por la empresa para el registro de sus operaciones, a los cuales se les asignará los siguientes datos: - Documento: Se establecerá un código o identificación de acuerdo al tipo de documento, el cual estará compuesto por tres caracteres. - Descripción: Constituye el nombre descriptivo del documento, de acuerdo a la función o utilización del mismo. - Código Sunat: Es el código o identificador asignado al documento por la Sunat (Superintendencia Nacional de Administración Tributaria) y que será de utilidad al momento de realizar la transferencia de la información a la Sunat mediante los programas proporcionados por dicha entidad. - Registrar en: Dependiendo de la utilidad y el tipo de operación que registrará el documento, si es un documento de venta se seleccionará Por Cobrar (Ventas,) si se trata de un documento de compra se seleccionará Por Pagar (Compras) y si el documento se utiliza tanto para registrar una venta o una compra se seleccionará Ambos. Esta selección determinará la forma de realizar el asiento contable de este tipo de documento. - Factor en cuenta corriente: Si el documento afecta la cuenta corriente del cliente/proveedor/personal o cualquier otro se deberá ingresar un valor correspondiente a un Factor el mismo que indicará donde se registrará el importe del documento dentro de la cuenta corriente, es decir, si cargará o debitará esta cuenta corriente. - Adicionalmente, se presentan ciertas características comunes a distintos tipos de documentos, como por ejemplo: Es Honorarios?, Es documento de importación, Pide Documento de Referencia, etc. y, que de acuerdo a la naturaleza del documento que está registrando podrá seleccionarlas activando la casilla de verificación respectiva con un check ().

- 38 -


Al momento de registrar una operación, los documentos se van numerando automáticamente, de tal manera que este documento se identificará por el Tipo de Documento, Serie y Número del mismo, por lo tanto, esta ventana también permite registrar los Numeradores por Punto de Emisión a través de una cuadrícula, donde se pueden registrar diferentes series y números por cada Emisor o Punto de Emisión (Ver: Puntos de Emisión en Opción Puntos de Emisión – Submenú Tablas – Módulo Contabilidad) Los numeradores de los documentos están sujetos al punto de emisión y a la serie. Este numerador se va actualizando de acuerdo al registro de documentos que se vayan realizando, y siempre visualizará el número correlativo que continua para el próximo registro. En ocasiones, si así lo requiere este número podrá ser modificado, alterando la correlatividad del mismo, asignándole un número todavía no registrado si así se requiere

Estado de Letras

Esta ventana permite registrar los posibles estados en los que se pueden encontrar las Letras. Ejemplo: Cartera, Cobranza o Descuento.

Operaciones Una operación tiene la finalidad de clasificar los documentos de acuerdo a la naturaleza de la transacción, ya que se puede dar el caso de que uno o más documentos representen una determinada operación, como por ejemplo: Una Factura, una Boleta, una Nota de Crédito son documentos que pueden registrar una Operación de Venta. A esta clasificación se le suma el objetivo de archivar estos documentos en forma ordenada y secuencial por lo que se le asigna un número correlativo a cada operación. Para asignar este número de operación correlativo se va contabilizando gracias al Numerador que se va asignando a cada documento de acuerdo al tipo de operación que registra de las operaciones clasificando los documentos con la finalidad de archivarlos en forma ordenada de acuerdo a los numeradores asignados para cada tipo de operación. Las operaciones agrupan los movimientos por documento siendo su numeración correlativa.

- 39 -


En la parte superior izquierda de esta ventana se visualiza el botón Generador Numeradores para todas las Operaciones tiene la finalidad de generar los numeradores de todas las operaciones registradas para todos los periodos del año, inicializando los contadores con el número uno. Una vez concluido el proceso se visualiza el siguiente mensaje: “Proceso Terminado. Desea grabar los cambios?” , de responder afirmativamente los numeradores quedarán registrados para poder ser usados en las diferentes ventanas de edición de documentos. Automáticamente cada mes el Numerador de Operaciones empieza en uno, es decir, cuando el sistema reconoce que se empieza el trabajo para un nuevo Periodo inicializa este numerador con el valor 0000000001.

Opciones de Movimientos Facturas

La factura es un documento tributario de compra y venta que tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios. En esta Ventana de Edición de Facturas se ingresarán los datos generales que se consignan en un documento de este tipo, siendo indispensable registrar el Tipo de Movimiento y el Tipo de Venta para posteriormente poder generar el asiento contable respectivo (proceso de centralización). Es importante también seleccionar la Moneda con la que se trabajará en este documento y la Condición de Pago, si es un pago a crédito el sistema calculará automáticamente la Fecha de Vencimiento. (Ver Ventana de Edición de Facturas en la página siguiente)

- 40 -


Así mismo, se pueden registrar los documentos asociados a la Factura como es el caso de las Guías de Remisión, para esto hacer click en el botón Buscar – Guía Remisión bajo la etiqueta Documentos Referencia y se visualizará la Ventana Documentos de Referencia presentando las Guías de Remisión emitidas al cliente especificado en la edición de la Factura, de las cuales podrá elegir una o más; en caso este cliente no tenga Guías de Remisión no facturadas aparecerá un mensaje indicando que no hay documentos para mostrar. Una vez seleccionado(s) el(los) documento(s) de referencia, este(os) aparece(n) en la cuadrícula correspondiente para Documentos de Referencia, si se ubica en uno de ellos y hace doble click sobre el mismo se visualizará la Ventana de Edición de ese documento para poder observar los datos consignados en el mismo. En la parte inferior izquierda de esta ventana se presenta el botón Menos Anticipos que permite registrar y aplicar los anticipos para este documento; al hacer click en este botón se visualizará la Ventana Detalle de Aplicación de Anticipos:

Esta ventana muestra en la lista Documentos Emitidos todos los anticipos realizados por el cliente especificado al momento de editar la factura, de los cuales se debe(n) seleccionar el(los) anticipo(s) que se aplicará(n) a esta Factura, para esto:

- 41 -


1° En la lista de Documentos Emitidos ubicarse en el anticipo a aplicar. 2° Seguidamente presionar el botón que permitirá seleccionar el anticipo visualizándose el mismo en la cuadrícula de Documentos Aplicados . 3° Realizar los dos primeros pasos en caso desee se leccionar más de un anticipo, las veces que sean necesarias. 4° En caso desee quitar un anticipo de Documentos Aplicados, ubicarse en el anticipo y hacer click en el botón que hará que este anticipo retorne a la lista de Documentos Emitidos . 5° Observe que los importes de los anticipos selecc ionados se sumarán y el resultado se visualizará en el Total Anticipos a Aplicar. Seleccionados los anticipos a aplicar hacer click en el botón Salir para retornar a la Ventana de Edición de la Factura . Observación: El importe del Total Anticipos a Aplicar siempre mostrará un valor negativo, pues éste es el que se restará al Valor Venta de la Factura para calcularse luego el Importe Total de la misma. Cabe mencionar que los Impuestos de la Factura (de acuerdo a % Afecto de los productos) se calcularán después de aplicar los anticipos al documento, es decir, sobre el valor venta menos el total de anticipos. Al momento de grabar la Factura se realizará automáticamente la centralización y generación del asiento contable correspondiente si el parámetro CENTR_CXC (Parámetro de Centralización de Cuentas por Cobrar - Opción Parámetros del Sistema del submenú Utilitarios ) está configurado para un proceso en línea (Línea), de lo contrario si está configurado para un proceso en lotes (Batch) el proceso de centralización para este documento tendrá que realizarse en la opción Centralización Contable por Módulo del submenú Procesos del módulo de Contabilidad . Después de realizada la centralización de este documento, ya sea en línea o en batch, esta ventana permite visualizar el asiento contable generado, para esto hacer click en el botón Ver Asiento Contable de la Barra de Herramientas. Nota: Tener presente que la Factura también puede ser generada al momento de registrar la salida de los productos en las Guías de Remisión cuyo Motivo de Movimiento de Almacén esté configurado para Generar Documentos de Venta (Opción Guías de Remisión – Submenú Movimientos – Módulo Almacén ).

Ventana de Lista de Facturas – Cuentas por Cobrar

Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Facturas. Visualiza todos los registros de Facturas almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Permite la selección o ubicación en una determinada línea correspondiente a una Factura.

Efecto doble click



Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Facturas mostrando la información del documento seleccionado.

Boletas de Venta La boleta de venta tiene por finalidad acreditar o respaldar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios a los consumidores o usuarios finales en operaciones realizadas por los sujetos del Régimen Único Simplificado. En esta Ventana de Edición de Boletas de Venta se ingresarán los datos generales que se consignan en un documento de este tipo, siendo indispensable registrar el Tipo de Movimiento y el Tipo de Venta para posteriormente poder generar el asiento contable respectivo (proceso de centralización). Es importante también seleccionar la Moneda con la que se trabajará en este documento y la Condición de Pago, si es un pago a crédito el sistema calculará automáticamente la Fecha de Vencimiento. (Ver Ventana de Edición de Boletas de Venta en la página siguiente)

- 42 -


Así mismo, se pueden registrar los documentos asociados a la Boleta de Venta como es el caso de las Guías de Remisión, para esto hacer click en el botón Buscar – Guía Remisión bajo la etiqueta Documentos Referencia y se visualizará la Ventana Documentos de Referencia presentando las Guías de Remisión emitidas al cliente especificado en la edición de la Boleta de Venta, de las cuales podrá elegir una o más; en caso este cliente no tenga Guías de Remisión no facturadas aparecerá un mensaje indicando que no hay documentos para mostrar. Una vez seleccionado(s) el(los) documento(s) de referencia, este(os) aparece(n) en la cuadrícula correspondiente para Documentos de Referencia, si se ubica en uno de ellos y hace doble click sobre el mismo se visualizará la Ventana de Edición de ese documento para poder observar los datos consignados en el mismo. En la parte inferior izquierda de esta ventana se presenta el botón Menos Anticipos que permite registrar y aplicar los anticipos para este documento; al hacer click en este botón se visualizará la Ventana Detalle de Aplicación de Anticipos (Ventana mostrada en la opción Facturas de este mismo submenú y módulo), la cual muestra en la lista Documentos Emitidos todos los anticipos realizados por el cliente especificado al momento de editar la boleta, de los cuales se debe(n) seleccionar el(los) anticipo(s) que se aplicará(n) a esta Boleta de Venta, para esto: 1° En la lista de Documentos Emitidos ubicarse en el anticipo a aplicar. 2° Seguidamente presionar el botón que permitirá seleccionar el anticipo visualizándose el mismo en la cuadrícula de Documentos Aplicados . 3° Realizar los dos primeros pasos en caso desee se leccionar más de un anticipo, las veces que sean necesarias. 4° En caso desee quitar un anticipo de Documentos Aplicados, ubicarse en el anticipo y hacer click en el botón que hará que este anticipo retorne a la lista de Documentos Emitidos . 5° Observe que los importes de los anticipos selecc ionados se sumarán y el resultado se visualizará en el Total Anticipos a Aplicar. Seleccionados los anticipos a aplicar hacer click en el botón Salir para retornar a la Ventana de Edición de la Boleta de Venta . Observación: El importe del Total Anticipos a Aplicar siempre mostrará un valor negativo, pues éste es el que se restará al Valor Venta de la Boleta de Venta para calcularse luego el Importe Total de la misma. Cabe mencionar que los Impuestos de la Boleta de Venta (de acuerdo a % Afecto de los productos) se calcularán después de aplicar los anticipos al documento, es decir, sobre el valor venta menos el total de anticipos.

- 43 -


Al momento de grabar la Boleta de Venta se realizará automáticamente la centralización y generación del asiento contable correspondiente si el parámetro CENTR_CXC (Parámetro de Centralización de Cuentas por Cobrar - Opción Parámetros del Sistema del submenú Utilitarios ) está configurado para un proceso en línea (Línea), de lo contrario si está configurado para un proceso en lotes (Batch) el proceso de centralización para este documento tendrá que realizarse en la opción Centralización Contable por Módulo del submenú Procesos del módulo de Contabilidad . Después de realizada la centralización de este documento, ya sea en línea o en batch, esta ventana permite visualizar el asiento contable generado, para esto hacer click en el botón Ver Asiento Contable de la Barra de Herramientas. Nota: Tener presente que la Boleta de Venta también puede ser generada al momento de registrar la salida de los productos en las Guías de Remisión cuyo Motivo de Movimiento de Almacén esté configurado para Generar Documentos de Venta (Opción Guías de Remisión – Submenú Movimientos – Módulo Almacén ).

Ventana de Lista de Boletas de Venta – Cuentas por Cobrar Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Boletas de Venta. Visualiza todos los registros de Boletas de Venta almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Permite la selección o ubicación en una determinada línea correspondiente a una Boleta de Venta.

Efecto doble click



Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Boletas de Venta mostrando la información del documento seleccionado.

Notas de Crédito La Nota de Crédito es un documento que se emite a un cliente para modificar un comprobante de pago expedido a éste con anterioridad, originando el descargo o disminución del importe consignado al saldo de su cuenta corriente. Contablemente el importe de esta Nota de Crédito se registrará en el abono, ya que se considera que el cliente ha abonado o acreditado este monto a la empresa. Algunos casos por los que se suele emitir este documento son: cuando al importe de una factura no se le ha considerado oportunamente ciertos descuentos, cuando por pronto pago por parte del cliente se le deba conceder un determinado descuento, cuando haya una devolución de productos a almacén, cuando se tenga que anular una operación, entre otros. En esta Ventana de Edición de Notas de Crédito se permite registrar, además de los datos generales como: cliente, serie y número del documento, fecha de emisión, moneda, tipo de movimiento, tipo de venta, etc.; los documentos asociados a esta Nota de Crédito. Estos documentos asociados o Documentos de Referencia varían de acuerdo al Tipo de Venta seleccionado y a la configuración al momento de registrarlo (Opción Tipos de Venta – Submenú Tablas – Módulo Cuentas por Cobrar ); por ejemplo: si el Tipo de Venta seleccionado se configuró marcando () la característica Solicita Salida de Almacén , automáticamente se activará el botón con el icono Buscar – Salida Almacén bajo la etiqueta Documentos Referencia. (Ver Ventana de Edición de Notas de Crédito en la página siguiente)

- 44 -


Al momento de grabar esta Nota de Crédito se realizará automáticamente la centralización y generación del asiento contable correspondiente si el parámetro CENTR_CXC (Parámetro de Centralización de Cuentas por Cobrar - Opción Parámetros del Sistema del submenú Utilitarios ) está configurado para un proceso en línea (Línea), de lo contrario si está configurado para un proceso en lotes (Batch) el proceso de centralización para este documento tendrá que realizarse en la opción Centralización Contable por Módulo del submenú Procesos del módulo de Contabilidad . Después de realizada la centralización de este documento, ya sea en línea o en batch, esta ventana permite visualizar el asiento contable generado, para esto hacer click en el botón Ver Asiento Contable de la Barra de Herramientas.

Ventana de Lista de Notas de Crédito – Cuentas por Cobrar

Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Notas de Crédito. Visualiza todos los registros de Notas de Crédito almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click  Permite la selección o ubicación en una determinada línea correspondiente a una Nota de Crédito. Efecto doble click



Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Notas de Crédito mostrando la información del documento seleccionado.

Notas de Débito

Nota de Débito es un documento emitido por la empresa a un cliente para modificar un comprobante de pago extendido a éste con anterioridad, originando que se le cargue o aumente a su cuenta corriente un importe determinado por concepto de intereses, fletes, moras, devoluciones, etc.. Contablemente el importe de esta Nota de Débito se registrará en el cargo, ya que se considera que el cliente contrae una deuda con la empresa, por lo tanto, se le carga o debita a su cuenta. Algunos casos por los que se suele emitir este documento son: cuando al importe de una factura emitida no se le ha considerado oportunamente gastos adicionales, así como, por el cobro de intereses, por gastos en el descuento de letras, por exceso en aplicación de anticipos, entre otros.

- 45 -


En esta Ventana de Edición de Notas de Débito se permite registrar, además de los datos generales como: cliente, serie y número del documento, fecha de emisión, moneda, tipo de movimiento, tipo de venta, etc.; los documentos asociados a esta Nota de Débito. Estos documentos asociados o Documentos de Referencia corresponden a Documentos de Venta (Facturas o Boletas) a los cuales se le hará la respectiva modificación de acuerdo a la Nota de Débito presentada.

Al momento de grabar esta Nota de Débito se realizará automáticamente la centralización y generación del asiento contable correspondiente si el parámetro CENTR_CXC (Parámetro de Centralización de Cuentas por Cobrar - Opción Parámetros del Sistema del submenú Utilitarios ) está configurado para un proceso en línea (Línea), de lo contrario si está configurado para un proceso en lotes (Batch) el proceso de centralización para este documento tendrá que realizarse en la opción Centralización Contable por Módulo del submenú Procesos del módulo de Contabilidad . Después de realizada la centralización de este documento, ya sea en línea o en batch, esta ventana permite visualizar el asiento contable generado, para esto hacer click en el botón Ver Asiento Contable de la Barra de Herramientas.

Ventana de Lista de Notas de Débito – Cuentas por Cobrar

Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Notas de Débito. Visualiza todos los registros de Notas de Débito almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Permite la selección o ubicación en una determinada línea correspondiente a una Nota de Débito.

Efecto doble click



Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Notas de Débito mostrando la información del documento seleccionado.

Otros Documentos de Venta

Además de las Facturas y Boletas, esta ventana presenta una alternativa para el registro de otros documentos de venta, sin embargo, presenta las mismas características que cualquier otro documento de venta que hemos explicado anteriormente no diferenciándose mucho en su manejo.

- 46 -


Además de los datos generales se permite registrar los anticipos registrados para este documento. Para hacer esto se hace click en el botón Menos Anticipos donde aparecerán todos los anticipos realizados por el cliente; a continuación se escogen los documentos para restar estos anticipos al total del documento de venta. De igual manera se pueden registrar los documentos asociados como es el caso de las guías de remisión. Al momento de grabar se realizará la centralización y generación del asiento contable correspondiente si en la configuración del sistema el parámetro CENTR_CXC tiene el valor LINEA, en caso contrario deberá realizarse el proceso de centralización en el menú Procesos.

Ventana de Lista de Otros Documentos de Venta – Cuentas por Cobrar

Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Otros Documentos de Venta. Visualiza todos los documentos registrados en Otros Documentos de Venta y que se encuentran almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Permite la selección o ubicación en una determinada línea correspondiente a un documento registrado como Otro Documento de Venta.

Efecto doble click



Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Otros Documentos de Venta mostrando la información del documento seleccionado.

Letras por Cobrar

Letra es un documento de crédito que sirve para respaldar las operaciones comerciales realizadas a plazos, por la cual una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al tenedor de este documento. (Ver Ventana de Edición de Letras por Cobrar en la página siguiente)

- 47 -


En esta ventana se crea una letra que hace referencia al canje de ésta por uno o más documentos por cobrar a un cliente. Una vez centralizada la letra se puede ver el asiento contable generado haciendo click en el botón Ver Asiento Contable que aparece en la barra de herramientas, así como, se puede ver el ajuste por tipo de cambio haciendo click en Ver Ajuste por Tipo de Cambio . Al momento de grabar se realizará la centralización y generación del asiento contable correspondiente si en la configuración del sistema el parámetro CENTR_CXC tiene el valor LINEA, en caso contrario deberá realizarse el proceso de centralización en el la opción Centralización Contable del menú Procesos del módulo Contabilidad.

Ventana de Lista de Letras – Cuentas por Cobrar

Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Letras por Cobrar. Visualiza todos los registros de Letras por Cobrar que se encuentran almacenados en su respectiva tabla.

- 48 -


En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Permite la selección o ubicación en una determinada línea correspondiente a una Letra por Cobrar.

Efecto doble click



Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Letras por Cobrar mostrando la información del documento seleccionado.

Observación: En la parte superior derecha de esta Ventana de Lista de Letras por Cobrar se visualiza el botón que, permite cambiar el estado actual de una Letra por otro estado que elija el usuario. Para realizar esto hacer: 1° En esta ventana ubicarse en la línea de la Letra a la que se le desea cambiar el estado haciendo un click sobre ella o con las teclas de desplazamiento (↑↓). 2° Una vez ubicado en la Letra hacer click en el bo tón Cambiar Estado y se presentará la siguiente ventana: 3° En esta Ventana Cambiar Estado de Letra se presenta el Estado Actual de la Letra, para cambiarlo seleccionar uno de los valores que aparecen en la lista desplegable bajo la etiqueta Cambiar A. 4° Finalmente, hacer click en el botón Aceptar . Inmediatamente se observará el nuevo estado del documento en la Ventana de Lista.

Saldos de Apertura de Cuentas por Cobrar En esta ventana el usuario registrará por única vez de manera manual los saldos iniciales o de apertura de los documentos pendientes de cobro al momento de iniciar el manejo de sus operaciones en el software del sistema NISIRA v.2.0. (Ver Ventana Saldos de Apertura de Documentos por Cobrar en la página siguiente)

- 49 -


Para registrar estos saldos de apertura es necesario indicar el Periodo de Apertura, que comprende el mes y año del inicio de operaciones de la empresa con el Sistema NISIRA v.2.0, por ejemplo, si el periodo de apertura es Enero – 2002, los saldos de apertura que se deben ingresar en esta ventana serían los importes de los documentos pendientes de cobro hasta antes de ese periodo, es decir, los pendientes de cobro hasta el 31 de Diciembre del 2001. Después, del registro de los saldos de apertura de las cuentas por cobrar ya no será necesario registrar saldos iniciales para los siguientes periodos, ya que el sistema calculará estos saldos de manera automática al pasar de un periodo a otro. Los datos a ingresar son el cliente, la sucursal, el tipo de movimiento, tipo de venta, proyecto (opcional), el documento con su serie y número, la fecha del documento y fecha de vencimiento del mismo, el tipo de cambio, la moneda, el tipo de cambio de la moneda y el saldo, calculándose su equivalente en moneda oficial y moneda extranjera.

Cotización de Venta

Ver: Módulo Gestión de Ventas – Submenú Movimientos – Opción Cotización de Venta

Opciones de Procesos Abrir/Cerrar Periodo

Ver: Módulo Almacén – Submenú Procesos – Opción Abrir / Cerrar Periodos

Contabilizar Cuentas por Cobrar

Este es un proceso adicional o complementario que permite dar mayor seguridad a las operaciones realizadas en el módulo de Cuentas por Cobrar, pues permite actualizar las Cuentas Corrientes de los clientes de la empresa en base a todos los movimientos de ventas, cobranzas y/o pagos registrados en los respectivos documentos dentro de un rango de fechas especificado. Cabe recalcar que, la actualización de las cuentas corrientes de los clientes se efectúa automáticamente al momento de registrar cualquier movimiento de cuentas por cobrar, lo que implica que este proceso de Contabilizar Cuentas por Cobrar no se necesita realizar frecuentemente para mantener las cuentas corrientes actualizadas, sino, sólo en casos de contingencia o seguridad, pudiéndose realizar una vez al mes o cuando el usuario lo estime conveniente. Por lo tanto, en esta Ventana Contabilizar Cuentas por Cobrar se ingresarán los datos requeridos para llevar a cabo este proceso, siendo necesario la elección de los Documentos a contabilizar, pues se pueden contabilizar todos los documentos o sólo los que no se hayan

- 50 -


contabilizado o se presuma no hayan sido contabilizados correctamente; es necesario también indicar el Rango de Fechas de los documentos a contabilizar, ingresando para ello las fechas Desde y Hasta, lo que permitirá seleccionar los movimientos de Cuentas por Cobrar que se hayan registrado dentro de esas fechas. Desactivar la casilla Volver a generar la centralización de los documentos procesados si y sólo si se quiere actualizar las cuentas corrientes por pagar ya que por defecto cada vez que se contabilice el sistema vuelve a generar la centralización contable si ésta ya fue procesada. Luego hacer click en el botón Procesar para iniciar el proceso de contabilización, finalizado el mismo se presentará el siguiente mensaje “Proceso terminado exitosamente”.

Opciones de Reportes Consolidado de Saldos por Cobrar

Este reporte muestra los saldos por cobrar de cada uno de los clientes dentro de un rango de fechas determinado. Este reporte visualiza los documentos a cobrar de acuerdo al ámbito del documento seleccionado y a la monedan elegida. Recuerde que los ámbitos de documentos se crean en la opción Ámbitos de Documentos por Cobrar del submenú Tablas de este módulo con la finalidad de agrupar determinados documentos bajo este concepto. El ámbito puede ser configurado con la finalidad de poder escoger los documentos a mostrar en el reporte.

- 51 -


Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará el reporte Cuenta Corriente del Cliente.

Consolidado de Saldos por Cobrar – Contable

Este reporte muestra los saldos por cobrar de cada uno de los clientes dentro de un rango de fechas determinado tal como el reporte anterior, pero además discriminado por cuenta contable.

Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará el reporte Cuenta Corriente del Cliente.

Cuentas por Cobrar por Rangos

Este reporte muestra de acuerdo a un rango de días de retrazo los saldos de los clientes según la moneda y el ámbito seleccionado. Se puede realizar la consulta para un rango de fechas específico, además, de configurar el ámbito con la finalidad de poder escoger los documentos a mostrar en el reporte.

- 52 -


Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará el mismo formato de reporte pero con los documentos detallados para el cliente seleccionado.

Cuenta Corriente de Clientes

Este reporte presenta las cuentas corrientes de los clientes, especificando los documentos (facturas o letras) que cargan su cuenta y los que abonan su cuenta (pagos), así como, los saldos. En este reporte también se puede seleccionar la opción documentos pendientes para mostrar aquellos documentos pendientes de pago a la fecha Este reporte permite también seleccionar la moneda en que se desea visualizar los importes y si se quiere para un rango de fechas determinado. Se puede presentar en orden cronológico o por orden de cancelación.

Nota: Al Hacer doble click sobre la columna Documentos de una línea de detalle se visualizará los datos del documento registrado, y al hacer doble click sobre la columna Referencia de una línea de detalle se visualizará los datos del documento de referencia.

Análisis de Documentos Cliente/Proveedor El reporte muestra la relación de los clientes y proveedores con sus respectivos documentos y fechas de emisión de los mismos indicando los importes por cobrar y los importes por pagar, dependiendo si se trata de un cliente o proveedor. Se puede indicar también, que los documentos que se visualicen se encuentren dentro de un rango de fechas específico. Muestra además, los Totales de los Importes a Cobrar y de los Importes a Pagar permitiendo hacer un análisis comparativo de los mismos. (Ver Ventana Registro de Ventas en la página siguiente)

- 53 -


Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará los datos del documento registrado.

Registro de Ventas

Este reporte presenta los documentos de venta de forma agrupada registrados entre un rango de periodos y para un ámbito específico. Al acceder a esta opción se presenta una ventana donde los usuarios pueden configurar el reporte y asignarle características específicas de acuerdo a sus necesidades de información, ejemplo: definir un rango de periodos (Desde el Periodo, Hasta el Periodo ), la Moneda y el Ámbito de documentos a visualizar (se selecciona un determinado ámbito con la finalidad de visualizar en el reporte sólo los documentos contenidos en el mismo). Esta ventana presenta también el botón , haciendo un click sobre él permite visualizar la Ventana de Ámbito de Documentos por Cobrar para realizar nuevas configuraciones de ámbito o modificar las ya existentes si así se requiere. (Opción Ámbito de Documentos por Cobrar – Submenú Tablas – Módulo Cuentas por Cobrar).

- 54 -



Resumen de Ventas

Este reporte muestra un resumen de las ventas en un rango de fechas específico.

Resumen de Ventas por Cliente

Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará un reporte con el detalle de los documentos del cliente seleccionado.

Estadística de Ventas

El reporte muestra un resumen de ventas por periodo para un rango de fechas específico.

Estadística de Ventas por Cliente

- 55 -


Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará un reporte con el detalle de los documentos del cliente seleccionado.

Detalle de Ventas

El reporte muestra un detalle de ventas mostrando criterios de búsqueda como: Por sucursal, por tipo de movimiento, por cliente, etc. permitiendo además seleccionar más de un criterio y para un rango de fechas específico.


Reporte Pareto Cuentas por Cobrar ABC por el Importe Adquirido del Cliente

El reporte muestra un resumen de ventas por cliente y que porcentaje representa estas ventas del total facturado en un rango de fechas especificado.

- 56 -


El Módulo Cuentas por Pagar Objetivo

Realizar el registro y control de todas las obligaciones que la empresa tiene con terceros.

Características     

Saldos de Apertura de Cuentas por Pagar Provisión de Facturas Canjes de Letras por Pagar Registro de Compras Manejo de Cuenta Corriente de Proveedores

Opciones de Menú Tablas Clientes y Proveedores  Sucursales y Almacenes Ámbito de Documentos por Pagar   Plan de Cuentas  Centros de Costo  Proyectos  Áreas de la Empresa  Rubros de Inversión Tipos de Documentos   Tipos de Movimiento  Tipos de Régimen Tributario  Tipos de Detracción 

Movimientos      

Provisión de Documentos por Pagar Liquidación de Gastos Canje de Letras por Pagar Saldos de Apertura de Cuentas por Pagar Programar Documentos por Pagar Liquidaciones de Compras

Procesos  

Abrir/Cerrar Periodo Contabilizar Cuentas por Pagar

Reportes       

Consolidado de Saldos por Pagar Consolidado por Cuenta y Proveedor Cuentas por Pagar por Rangos Cuenta Corriente de Proveedores Cuenta Corriente por Proveedor - Contable Análisis de Documentos Cliente/Proveedor Registros y Libros Registro de Compras Compras por Operación Compras por Cuenta o o o

- 57 -


Registro de Honorarios Libro Comprobantes de Retención Resumen de Compras Compras por Fecha Compras por Tipo de Movimiento Compras por Operación Compras por Sucursal Compras por Área y Rubro de Inversión Compras por Proveedor Compras por Cuenta y Centro de Costo Resumen de Compras Estadística de Compras Compras Mensuales por Tipo Movimiento Compras Mensuales por Operación Compras Mensuales por Sucursal Compras Mensuales por Proveedor Consistencia de Compras Documentos Programados por Pagar Liquidaciones de Gastos o o



o o o o o o o o



o o o o

  

Opciones de Tablas Clientes y Proveedores



Ver: Módulo Almacén – Submenú Tablas – Opción Sucursales y Almacenes – Subopción Catálogo de Sucursales y Almacenes

Ámbito de Documentos por Pagar

Esta ventana permite la agrupación de documentos, el mismo, que se usará al momento de realizar consultas y/o reportes. Por ejemplo, se crea el ámbito PROVEEDORES que contiene los documentos: boletas, facturas, anticipos y letras; al momento de generar un reporte seleccionando este ámbito, aparecerán todos los documentos que sean de los tipos registrados en dicho ámbito.

- 58 -


Plan de Cuentas

Ver: Módulo Contabilidad - Submenú Tablas – Opción Plan de Cuentas

Centros de Costo

Ver: Módulo Contabilidad - Submenú Tablas – Opción Centros de Costo

Proyectos

Ver: Módulo Almacenes - Submenú Tablas – Opción Proyectos

Áreas de la Empresa

Ver: Módulo Compras – Submenú Tablas – Opción Áreas para generar pedidos

Rubros de Inversión

Esta ventana permite registrar los diferentes rubros de inversión de la empresa para que sirvan de clasificación al momento de registrar las provisiones por pagar. Posteriormente se cuenta con un reporte de compras por Área y Rubro de Inversión. La finalidad es identificar los rubros de inversión de la empresa por área.

Tipos de Documentos

Ver: Módulo Cuentas por Cobrar – Submenú Tablas – Opción Documentos

Tipos de Movimiento

Ver: Módulo Cuentas por Cobrar – Submenú Tablas – Opción Tipos de Movimiento

Tipos de Régimen Tributario

Esta ventana permite registrar los diferentes campos de aplicación de los impuestos, de manera específica el Impuesto General a las Ventas (I.G.V.), los mismos que indicarán si un determinado documento estará afecto o no a dicho impuesto. Este dato será utilizado al momento de registrar la Provisión de los Documentos por Pagar, en donde deberá seleccionar para la etiqueta Régimen el tipo de campo de aplicación según la naturaleza del documento que está registrando (Opción Provisión Documentos por Pagar – Submenú Movimientos – Módulo Cuentas por Pagar).

- 59 -


Tipos de Detracción

Esta ventana permite registrar los diferentes tipos de detracción configurados por la Sunat. Este dato será utilizado al momento de registrar la Provisión de los Documentos por Pagar, en donde deberá activar la casilla Detracción e ingresar los datos requeridos para esta. (Opción Provisión Documentos por Pagar – Submenú Movimientos – Módulo Cuentas por Pagar).

Nota: Los datos de Código Sunat y Tasa son requeridos al momento de hacer el envío de información para el PDB – Programa de Declaración de Beneficios.

Opciones de Movimientos

- 60 -


Provisión de Documentos por Pagar

Esta opción permite registrar un documento donde se registran todos los pagos pendientes. Esta ventana permite referenciar al documento de Provisión los documentos asociados a éste, los mismos, que se encuentran bajo la etiqueta Doc. de Referencia, pudiendo tratarse de documentos de almacén, órdenes de compra u órdenes de servicio y documentos de aplicación. Por ejemplo: si se ha registrado mediante una Provisión la Factura de un proveedor, podemos elegir las Órdenes de Compra de este Proveedor relacionadas con esta Factura. Del mismo modo, se permite registrar los anticipos a esta provisión indicando los documentos, importe y fecha. Otra de las opciones es el poder elegir los impuestos que se van a asignar al documento como el IGV, Impuesto Selectivo al Consumo, etc. y en caso de ser una importación se pueden registrar datos para la declaración de DUA (Declaración Única de Aduanas) y los Gastos de Aduanas.

En la parte inferior izquierda de esta ventana se presenta el botón Aplicaciones que permite registrar y aplicar los anticipos para este documento; al hacer click en este botón se visualizará la Ventana Detalle de Aplicación de Anticipos , la que muestra en la lista Documentos Emitidos todos los anticipos realizados al proveedor especificado de los cuales se debe(n) seleccionar el(los) anticipo(s) que se aplicará(n) a esta Provisión, para esto:

- 61 -


1° En la lista de Anticipos Emitidos ubicarse en el anticipo a aplicar. 2° Seguidamente presionar el botón que permitirá seleccionar el anticipo visualizándose el mismo en la cuadrícula de Documentos Aplicados . 3° Realizar los dos primeros pasos en caso desee se leccionar más de un anticipo, las veces que sean necesarias. 4° En caso desee quitar un anticipo de Documentos Aplicados, ubicarse en el anticipo y hacer click en el botón que hará que este anticipo retorne a la lista de Documentos Emitidos . 5° Observe que los importes de los anticipos selecc ionados se sumarán y el resultado se visualizará en el Total Anticipos a Aplicar. Seleccionados los anticipos a aplicar hacer click en el botón Salir para retornar a la Ventana de Edición de la Provisión por Pagar . Observación: El importe del Total Anticipos a Aplicar siempre mostrará un valor negativo, pues éste es el que se restará al Valor Venta de la Provisión para calcularse luego el Importe Total de la misma. Al momento de grabar el documento de provisión se realizará automáticamente la centralización y generación del asiento contable correspondiente si el parámetro CENTR_CXP (Parámetro de Centralización de Cuentas por Pagar - Opción Parámetros del Sistema del submenú Utilitarios ) está configurado para un proceso en línea (Línea), de lo contrario si está configurado para un proceso en lotes (Batch) el proceso de centralización para este documento tendrá que realizarse en la opción Centralización Contable por Módulo del submenú Procesos del módulo de Contabilidad . Después de realizada la centralización de este documento, ya sea en línea o en batch, esta ventana permite visualizar el asiento contable generado, para esto hacer click en el botón Ver Asiento Contable de la Barra de Herramientas. En la parte superior derecha de esta ventana se observa el estado del documento, por ejemplo Pendiente, al hacer click sobre esta caja de texto se visualizará la Ventana Detalles del Documento , la cual muestra el saldo actual del documento, así como, sus documentos asociados de aplicación y obligaciones, tal como, se observa en la siguiente imagen. Al dar doble click sobre la línea de detalle que muestra los documentos asociados se abrirá la ventana con la información de éste.

Ventana de Lista de Provisión de Documentos por Pagar

Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Provisión de Documentos por Pagar. Visualiza todos los registros de documento provisionados almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Permite la selección o ubicación en una determinada línea correspondiente a un documento de provisión.

- 62 -


Efecto doble click



Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Provisión de Documentos por Pagar mostrando la información del documento seleccionado.

Liquidación de Gastos

Es el documento donde se registran los gastos incurridos por el personal de la empresa o por agentes externos que brindan algún servicio, actualizando la cuenta corriente de este ente.

Al momento de grabar el documento de provisión se realizará automáticamente la centralización y generación del asiento contable correspondiente si el parámetro CENTR_CXP (Parámetro de Centralización de Cuentas por Pagar - Opción Parámetros del Sistema del submenú Utilitarios ) está configurado para un proceso en línea (Línea), de lo contrario si está configurado para un proceso en lotes (Batch) el proceso de centralización para este documento tendrá que realizarse en la opción Centralización Contable por Módulo del submenú Procesos del módulo de Contabilidad . Después de realizada la centralización de este documento, ya sea en línea o en batch, esta ventana permite visualizar el asiento contable generado, para esto hacer click en el botón Ver Asiento Contable de la Barra de Herramientas.

Ventana de Lista de Liquidación de Gastos

Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Liquidación de Gastos. Visualiza todos los registros de liquidación de gastos almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Permite la selección o ubicación en una determinada línea correspondiente a una liquidación de gastos.

Efecto doble click



Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Liquidación de Gastos mostrando la información del documento seleccionado.

- 63 -


Canje de Letras por Pagar

Este formulario permite ingresar los documentos que van a ser canjeados por las letras pendientes de pago a un proveedor. Al momento de grabar se realizará la centralización y generación del asiento contable correspondiente si en la configuración del sistema el parámetro CENTR_CXC tiene el valor LINEA, en caso contrario deberá realizarse el proceso de centralización en el menú Procesos.

Al momento de grabar el documento de provisión se realizará automáticamente la centralización y generación del asiento contable correspondiente si el parámetro CENTR_CXP (Parámetro de Centralización de Cuentas por Pagar - Opción Parámetros del Sistema del submenú Utilitarios ) está configurado para un proceso en línea (Línea), de lo contrario si está configurado para un proceso en lotes (Batch) el proceso de centralización para este documento tendrá que realizarse en la opción Centralización Contable por Módulo del submenú Procesos del módulo de Contabilidad . Después de realizada la centralización de este documento, ya sea en línea o en batch, esta ventana permite visualizar el asiento contable generado, para esto hacer click en el botón Ver Asiento Contable de la Barra de Herramientas.

Ventana de Lista de Letras por Pagar

Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Letras por Pagar. Visualiza todos los registros de letras por pagar almacenados en su respectiva tabla. En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Permite la selección o ubicación en una determinada línea correspondiente a una letra por pagar registrada.

Efecto doble click



Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Letras por Pagar mostrando la información del documento seleccionado.

Saldos de Apertura de Cuentas por Pagar

En este formulario se ingresan los saldos iniciales de los documentos pendientes de pago, indicando el periodo. Los datos a ingresar son el proveedor, la sucursal, el tipo de movimiento, tipo de venta, proyecto (opcional), el documento con su serie y número, la fecha del documento y fecha de vencimiento

- 64 -


del mismo, el tipo de cambio, la moneda, el tipo de cambio de la moneda y el saldo, calculándose su equivalente en moneda oficial y moneda extranjera.

Programar Documentos por Pagar

En esta ventana se registra la Programación de Fechas de Pago de los documentos por pagar. En la parte superior se indican datos como el Emisor (Punto de Emisión), Periodo, Número, Fecha, T.Cambio, Moneda y Glosa y, en la parte inferior, en una cuadrícula o grilla, se visualizan los documentos programados para su respectivo pago.

Observe que, en la parte superior derecha de la grilla se visualiza el Total Programado, que corresponde al importe total programado para pago en la Fecha especificada, resultante de la suma del Importe de los documentos a pagar especificados en el detalle (grilla).

- 65 -


Observación: La ventana presenta el botón que permite visualizar una ventana auxiliar denominada Programación de Documentos con la finalidad de seleccionar, de una la lista que muestra los documentos pendientes de pago, aquellos documentos a los que se programará su pago en la Fecha indicada.

Liquidaciones de Compras

Este documento permite registrar los gastos incurridos por motivo de compra de productos y/o servicios a un determinado proveedor, actualizando la cuenta corriente de éste.

- 66 -


Opciones de Procesos Abrir / Cerrar Periodo


Contabilizar Cuentas por Pagar

Este es un proceso adicional o complementario que permite dar mayor seguridad a las operaciones realizadas en el módulo de Cuentas por Pagar, pues permite actualizar las Cuentas Corrientes de los proveedores de la empresa en base a todos los movimientos de compras, provisiones de pago y/o pagos registrados en los respectivos documentos dentro de un rango de fechas especificado.

Cabe recalcar que, la actualización de las cuentas corrientes de los proveedores se efectúa automáticamente al momento de registrar cualquier movimiento de cuentas por pagar, lo que implica que este proceso de Contabilizar Cuentas por Pagar no se necesita realizar frecuentemente para mantener las cuentas corrientes actualizadas, sino, sólo en caso de contingencia o seguridad, pudiéndose realizar una vez al mes o cuando el usuario lo estime conveniente. Por lo tanto, en esta Ventana Contabilizar Cuentas por Pagar se ingresarán los datos requeridos para llevar a cabo este proceso, siendo necesario la elección de los Documentos a contabilizar, pues se pueden contabilizar todos los documentos o sólo los que no se hayan contabilizado o los que se presuma no hayan sido contabilizados correctamente; es necesario también indicar el Rango de Fechas de los documentos a contabilizar, ingresando para ello las fechas Desde y Hasta, lo que permitirá seleccionar los movimientos de Cuentas por Pagar que se hayan registrado dentro de esas fechas. Desactivar la casilla Volver a generar la centralización de los documentos procesados si y sólo si se quiere actualizar las cuentas corrientes por pagar ya que por defecto cada vez que se contabilice el sistema vuelve a generar la centralización contable si ésta ya fue procesada. Luego hacer click en el botón Procesar para iniciar el proceso de contabilización, finalizado el mismo se presentará el siguiente mensaje “Proceso terminado exitosamente”.

Opciones de Reportes Consolidado de Saldos por Pagar

El reporte muestra el total de los documentos por pagar por proveedor según la moneda, el ámbito seleccionado y un rango de fechas específico. Este reporte es columnado con un saldo inicial, saldo final y los movimientos del periodo seleccionados por tipo de documento. (Ver Ventana Consolidado de Saldos por Pagar en la página siguiente)

- 67 -


Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará el reporte Cuenta Corriente del Proveedor.

Consolidado por Cuenta y Proveedor

El reporte muestra el total de los documentos por pagar por proveedor según la moneda y clasificados por cuenta contable dentro de un rango de fechas específico.

Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará un reporte Cuenta Corriente de Proveedores por Cuenta Contable.

- 68 -


Cuentas por Pagar por Rangos

El reporte muestra en rango de días de retraso los saldos por pagar a los proveedores según la moneda y el ámbito seleccionado.

Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará el mismo formato de reporte pero con los documentos detallados para el proveedor seleccionado.

Cuenta Corriente de Proveedores

El reporte presenta las cuentas corrientes o documentos pendientes por proveedor para una moneda seleccionado en un ámbito específico y si lo desea para un rango de fechas.

Nota: Al Hacer doble click sobre la columna Documentos de una línea de detalle se visualizará los datos del documento registrado, y al hacer doble click sobre la columna Referencia de una línea de detalle se visualizará los datos del documento de referencia.

- 69 -


Cuenta Corriente de Proveedores – Contable


Análisis de Documentos Cliente/Proveedor

Ver: Módulo Cuentas por Cobrar – Submenú Reportes – Opción Análisis de Documentos Cliente/Proveedor

Registro de Compras

Este reporte presenta los documentos registrados por las compras realizadas por la empresa en un periodo determinado y según moneda especificada.

- 70 -



Registro de Honorarios

El reporte muestra todos los recibos por honorarios por pagar para un periodo y moneda específicos.


Resumen de Compras Resumen de Compras por Proveedor

- 71 -


Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará un reporte con el detalle de los documentos del proveedor seleccionado.

Estadística de Compras Estadística de Compras por Proveedor

Nota: Al Hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará un reporte con el detalle de los documentos del proveedor seleccionado.

Consistencia de Compras

- 72 -



Documentos Programados para Pagar

El reporte muestra la lista de documentos por pagar programados en un periodo seleccionado indicando la razón social, el importe y la fecha de vencimiento.

Liquidaciones de Gastos

El reporte muestra la lista de documentos de liquidaciones de gastos registrados para un periodo determinado, indicando los nombres e importes de dichas liquidaciones.

- 73 -


El Módulo Caja y Bancos Objetivo

Realizar el registro y control de todas las operaciones financieras a nivel de la empresa, con el fin de obtener la disponibilidad monetaria.


Registro de Operaciones Bancarias: Ingresos y Salidas Conciliación Bancaria Comprobantes de Retención Manejo de transferencias entre cuentas de bancos de la misma empresa. Liquidación de Caja.

Opciones de Menú Tablas 

   

         

Operaciones Bancarias Bancos Formato de Cheques Plan de Cuentas Centros de Costo Cobradores Beneficiarios – Pagos Masivos Interbank Beneficiarios – Pagos Masivos Wiese Clientes y Proveedores Sucursales y Almacenes Proyectos Documentos Tipos de Transacción Tipos de Gasto Chequeras por Cuenta Corriente

Movimientos Ingreso a Bancos Egreso de Bancos  Ingreso a Bancos – Varios  Liquidación de Caja  Comprobante de Retención  Requerimiento de Gastos  Advance  Warrants  Conciliación de Bancos  Saldos de Apertura  Pagos Masivos  Registro de Entrega de Cheques  

Procesos 

Abrir / Cerrar Periodo - 74 -

Manual de Operación   

Contabilizar Movimientos de Bancos Generar Pagos Masivos – Interbank Generar Pagos Masivos –Wiese

Reportes Flujo de Caja Libro Bancos  Libro Bancos por Selección  Saldos Conciliados  Movimiento por Operación de Banco  Relación de Cheques Emitidos  Resumen de Liquidación de Cobranza  Consolidado de Saldos Conciliados  Consolidado de Bancos  Arqueo de Caja Chica  Entrega de Cheques al Cobrador  Saldos Conciliados por Moneda  Advances  

Opciones de Tablas Operaciones Bancarias

Las operaciones bancarias son aquellas transacciones de un determinado bien económico y/o servicio que las personas realizan a través de cuentas bancarias. En el sistema se entiende por operación bancaria al tipo de movimiento que se realiza en los bancos y describen el motivo de los ingresos y salidas de dinero de las cuentas bancarias. Esta opción, por lo tanto, permite registrar las diferentes operaciones que realiza la empresa en los bancos, así como, definir las características de cada una de ellas. Al elegir esta opción se presenta la siguiente ventana:

- 75 -


Para registrar una nuevo Operación Bancaria debe realizar los siguientes pasos: 1° Hacer click en el botón Nuevo registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + N. 2° En la parte derecha de esta ventana ingresar los siguientes datos requeridos: - Código: Asignar un código de identificación de la operación bancaria. Como se trata del campo identificador del registro, debe asignarse un valor único para cada operación bancaria que se registre en el sistema. La longitud máxima de este código es de cuatro caracteres. - Descripción: Corresponde al nombre o descripción que se asigne a la operación bancaria que está registrando. - Tipo de Proceso: Seleccionar el tipo de proceso a realizar cuando se asigne esta operación bancaria a un determinado documento, es decir, la forma como se comportará el documento de acuerdo a la operación bancaria especificada en él. Este tipo puede ser: Cancela Cuenta por Cobrar, cancela cuenta por pagar, Crea Documento por Pagar, Crea Documento por Cobrar, Sólo Cuenta Contable, Transferencia o Ninguno . - Tipo de Operación: Indicar si se trata de una operación bancaria de Ingreso o Egreso. - Ajuste de Tipo de Cambio: Marque con un check esta casilla de verificación si se trata de una operación bancaria que registra diferencias de cambio. - Préstamo al Personal: Marque con un check esta casilla de verificación si se trata de una operación bancaria que registra préstamos de dinero al personal de la empresa. - Con Programa Pago: Marque con un check esta casilla de verificación si se trata de una operación bancaria que requiera obligatoriamente de un programa de pago registrado previamente, de tal manera que, cuando se especifique esta operación en un documento de egreso el sistema verificará que exista un programa de pago que justifique este egreso, de lo contrario, no permitirá registrar este documento. - La Transferencia Genera: Cuando en el Tipo de Proceso de una operación bancaria se haya seleccionado Transferencia, se activarán los objetos agrupados bajo esta etiqueta para que se especifiquen los datos de la operación de ingreso que se generará automáticamente como resultado de la transferencia. Estos datos son: . Operación de Ingreso por Defecto: Especificar la Operación de Ingreso que por defecto generará esta operación bancaria de transferencia. Para esto debe ingresar el código de la Operación de Ingreso en la primera caja, si no lo recuerda haga click en el botón o presione la tecla F2 en dicha caja, con lo que se visualizará la Ventana Buscar para que en ella busque y seleccione la Operación deseada. Observación: Las Operaciones que se visualizan en esta ventana Buscar son las que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Operaciones - Submenú Tablas – Módulo Contabilidad). . Operación Bancaria de Ingreso: Especificar la Operación Bancaria de Ingreso que por defecto generará esta operación bancaria de ingreso. Para esto debe ingresar el código de la Operación Bancaria en la primera caja, si no lo recuerda haga click en el botón o presione la tecla F2 en dicha caja, con lo que se visualizará la Ventana Buscar para que en ella busque y seleccione la Operación Bancaria deseada. Observación: Las Operaciones Bancarias que se visualizan en esta ventana Buscar son las que se registraron previamente a través de esta ventana de mantenimiento (Opción Operaciones Bancarias - Submenú Tablas – Módulo Caja y Bancos). - Solo Cuenta Contable (Cuenta por Defecto): Cuando en el Tipo de Proceso de una operación bancaria se haya seleccionado Sólo Cuenta Contable, se activarán los objetos agrupados bajo esta etiqueta para que se ingrese la cuenta contable asociada a esta operación bancaria, de tal manera, que cuando en un documento se especifique esta operación bancaria la cuenta contable aquí establecida se visualice por defecto. Para esto debe ingresar el código de la Cuenta Contable en la primera caja, si no lo recuerda haga click en el botón o presione la tecla F2 en dicha caja, con lo que se visualizará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione la Cuenta Contable deseada. Observación: Las Cuentas Contables, pertenecientes al Plan de Cuentas de la empresa, que se visualizan en esta ventana Buscar son las que se registraron previamente en el

- 76 -


sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Plan de Cuentas - Submenú Tablas – Módulos Contabilidad, Caja y Bancos). Nota: En esta ventana puede no establecerse la Cuenta Contable por defecto a la que se asociará una Operación Bancaria, por lo tanto, el usuario tendrá que ingresarla manualmente en el documento donde se especifique esta operación bancaria. 3° Finalmente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para grabar los datos registrados para esta nueva Operación Bancaria. Observación: Una vez grabado el registro, éste se visualizará inmediatamente en la lista que se presenta en la parte izquierda de esta ventana, la cual muestra el Código y Descripción de todas las Operaciones Bancarias matriculadas en el sistema.

Bancos Desde el punto de vista contable, se entiende por Banco al nombre de la cuenta que representa a la institución financiera en donde la empresa tiene depositado su dinero. El sistema registra los datos necesarios de los bancos en los cuales se matricularán las cuentas bancarias de la empresa.

Formato de Cheques

Esta opción permite configurar los formatos de cheques para diferentes entidades bancarias, indicando para ello las medidas: para las distancias horizontales y verticales para la Ubicación de Fecha, Ubicación del Monto, Ubicación del Titular, Ubicación Descripción Monto, así como también, se muestra una casilla de verificación etiquetada como Debe imprimir ‘ / / ‘ para indicar si se imprimirán o no los slachs como separadores de fechas. (Ver Ventana de Configuración de Formatos de Cheques en la página siguiente)

- 77 -


El botón que se presenta en esta ventana, se utiliza para probar la impresión de un cheque con datos predeterminados en el sistema, a fin de verificar la configuración establecida para el formato de ese cheque.

Plan de Cuentas

Ver: Módulo Contabilidad - Submenú Tablas – Opción Plan de Cuentas

Centros de Costo

Ver: Módulo Contabilidad - Submenú Tablas – Opción Centros de Costo

Cobradores

Un cobrador es la persona, natural o jurídica, que se encarga de realizar las cobranzas a los clientes. Esta ventana permite registrar a los diferentes cobradores que la empresa asigna para la realización de sus cobranzas.

- 78 -


Beneficiarios – Pagos Masivos Interbank

Esta opción permite registrar los proveedores “beneficiarios” para el pago masivo, a través de operaciones bancarias con el Banco Interbank.

Observación: En la parte inferior derecha de esta ventana se muestra el botón El que se utilizará para generar el archivo de texto que contiene los datos de los proveedores “beneficiarios” para pago masivo que será remitido al Banco Interbank, de acuerdo al formato proporcionado por esta entidad financiera.

Beneficiarios – Pagos Masivos Wiese

Esta opción permite registrar los proveedores “beneficiarios” para el pago masivo, a través de operaciones bancarias con el Banco Wiese.

- 79 -


Clientes y Proveedores



Ver: Módulo Almacén – Submenú Tablas – Opción Sucursales y Almacenes – SubOpción Catálogo de Sucursales y Almacenes

Proyectos

Ver: Módulo Almacén – Submenú Tablas – Opción Proyectos

Documentos


Tipos de Transacción

Esta ventana registra los tipos de transacción que serán utilizados al momento de editar un documento de retención (Opción Comprobante de Retención – Submenú Movimientos – Módulo Caja y Bancos).

Tipos de Gasto

Indica los diferentes tipos de gastos tales como, hospedaje, movilidad, etc. en los que puede incurrir la empresa. A cada uno de estos gastos se le asigna una cuenta. Estos tipos de gastos aquí registrados podrán ser utilizados al momento de editar un documento Requerimiento de Gastos (Opción Requerimiento de Gastos – Submenú Movimientos – Módulo Caja y Bancos) o un documento de Liquidación de Gastos (Opción Liquidación de Gastos – Submenú Movimientos – Módulo Cuentas por Pagar). (Ver Ventana Tipos de Gasto en la página siguiente)

- 80 -


Chequeras por Cuenta Corriente

Esta opción permite registrar los datos de las chequeras de las cuentas corrientes que tiene la empresa en distintas entidades financieras.

- 81 -


Opciones de Movimientos Ingreso a Bancos

Son los movimientos realizados que representan ingreso de dinero a las cuentas bancarias de la empresa. Por ejemplo cobranzas a clientes, ganancia por tipo de cambio, etc. Estos ingresos además de actualizar los movimientos en bancos, actualiza los datos en la(s) cuentas(s) corrientes(s), por ejemplo: en el caso ingreso por cobranza a un cliente. Al momento de grabar se realizará la centralización y generación del asiento contable correspondiente si en la configuración del sistema el parámetro CENTR_CAJA CENTR_CAJA tiene el valor LINEA, LINEA, en caso contrario deberá realizarse el proceso de centralización en el menú Procesos.

Egreso de Bancos

Son los movimientos realizados que representan salida de dinero de las cuentas bancarias de la empresa. Por ejemplo pago a proveedores, pérdida por tipo de cambio, etc. Al momento de grabar se realizará la centralización y generación del asiento contable correspondiente si en la configuración del sistema el parámetro CENTR_CAJA CENTR_CAJA tiene el valor LINEA, LINEA, en caso contrario deberá realizarse el proceso de centralización en el menú Procesos. (Ver Ventana Edición de Egresos de Bancos en la página siguiente)

- 82 -


Ingreso a Bancos - Varios

Al igual que un Ingreso a Bancos , son movimientos realizados que representan ingreso de dinero a las cuentas bancarias de la empresa, con la diferencia de que este documento permite registrar las operaciones provenientes de varios clientes, mientras que, en el primer caso el documento sólo permite registrar la operación de un cliente. Estos ingresos además, de actualizar los movimientos en bancos, actualiza los datos en la(s) cuentas(s) corrientes(s), por ejemplo en el caso de ingreso por cobranza a un cliente. Al momento de grabar se realizará la centralización y generación del asiento contable correspondiente si en la configuración del sistema el parámetro CENTR_CAJA CENTR_CAJA tiene el valor LINEA, LINEA, en caso contrario deberá realizarse el proceso de centralización en el menú Procesos.

- 83 -


Liquidación de Caja

Son los movimientos realizados que representan salida de dinero de las cuentas bancarias de la empresa con la diferencia de que en este documento se pueden registrar egresos para el pago de varios proveedores, trabajadores u otros; mientras que, en un documento de Egreso de Bancos sólo se puede registrar un egreso para una empresa/persona específica. Al momento de grabar se realizará la centralización y generación del asiento contable correspondiente si en la configuración del sistema el parámetro CENTR_CAJA CENTR_CAJA tiene el valor LINEA, LINEA, en caso contrario deberá realizarse el proceso de centralización en el menú Procesos.

Comprobantes de Retención

Mediante Resolución de Superintendencia No. 037-2002/SUNAT, que regula el régimen por el cual, los sujetos designados por la SUNAT como Agentes de Retención deberán retener parte del Impuesto General a las Ventas que le es trasladado por algunos de sus proveedores, para su posterior entrega al Fisco según la fecha de vencimiento de sus obligaciones tributarias que les corresponda. La tasa de la retención es el seis por ciento (6 %) del importe total de la operación gravada. Se exceptúa de la obligación de retener cuando el pago efectuado es igual o inferior a setecientos y 00/100 nuevos soles (S/.700.00) y la suma del importe de la operación de los comprobantes involucrados, ajustados por las notas de contabilidad que correspondan, no supera dicho importe. Por lo tanto, esta Ventana de Edición de Comprobantes de Retención será utilizada por las empresas que sean consideradas por la SUNAT como Agentes de Retención para registrar el documento comprobatorio de la retención del % de I.G.V. a aquellos proveedores sujetos de retención, tal como lo estipula la Resolución citada anteriormente. Se ingresarán los datos necesarios como Tipo de Movimiento, Tipo, Serie y Número del Documento, Fecha de Emisión del Documento, T. Cambio, Cliente, Sucursal y Moneda. El % de % de Retención se visualiza de manera automática, debido al registro de este impuesto en la tabla Impuestos (Opción Impuestos – Impuestos – Submenú Tablas – Tablas – Módulo Contabilidad). (Ver Ventana de Edición de Comprobantes de Retención en la página siguiente)

- 84 -


También se ingresará el detalle de los documentos (por ejemplo: Facturas) a los cuales se les aplicará el % de Retención, para lo cual deberá: 1°

Ubicarse en la cuadrícula o grilla correspondien te, haciendo un click sobre la misma.

2°

Hacer clic en el botón

3°

En la columna Doc. Presionar la tecla F2 (Buscar) para que se visualice la ventana que nos permita seleccionar el documento, una vez seleccionado se presentará el Tipo del Doc., Serie, Número, Fecha de Emisión y Monto de Pago del documento en sus respectivas columnas.

4°

Seleccionar el Tipo de Transacción.

5°

Ingresar el Monto Pago.

6°

Digitar una Glosa adecuada.

7°

Automáticamente se visualizará el Importe de la detracción aplicada al documento especificado.

Nueva Línea de Detalle de la barra de herramientas.

Al momento de grabar se realizará la centralización y generación del asiento contable correspondiente si en la configuración del sistema el parámetro CENTR_CAJA tiene el valor LINEA, en caso contrario deberá realizarse el proceso de centralización en el menú Procesos.

Requerimiento de Gastos

Este documento es utilizado con la finalidad de hacer un comparativo de los gastos registrados a priori con los gastos incurridos al momento de registrarse una Liquidación de Gastos. Al momento de registrarse una Liquidación de Gastos se indicará el respectivo Requerimiento de Gastos para poder verificar ambos documentos y tomar las medidas de ajuste correspondientes. (Ver Ventana de Edición de Requerimientos de Gastos en la página siguiente)

- 85 -


Advance

Esta opción permite registrar documentos Advance, que relacionan los préstamos de financiamiento con Bancos con las facturas que respaldarán dicho préstamo.

El registro de un Advance se puede hacer en dos tiempos. Un primer momento en el que se registre los datos del banco, cuenta corriente a la que se abonara el dinero proveniente del banco y la factura o facturas que sustentaran el financiamiento; así como, los Datos del cliente del cual se tomaran las facturas. En la pantalla vendría a ser la cabecera, los Datos del cliente y los Documentos a Financiar. Además de poder utilizar Facturas, también se podrá seleccionar Warrants en el caso sean estos los que sustenten el Financiamiento; Para esto se deberá de haber creado con anterioridad los Warrants y quitar el check a Post Embarque. En un Segundo momento, se podrá registrar los datos del desembolso, teniendo en cuenta que esto generara un Ingreso a Bancos y una Provisión automáticamente al momento de

- 86 -


guardar el Advance. No pudiendo ser modificada ni eliminado este Advance una vez grabado el desembolso. Observación: En el caso de que se desee modificar los Datos del Desembolso , tendrá que eliminar manualmente el Ingreso a Bancos y la Provisión generados al momento de grabar los datos del desembolso. Para ello podrá acceder desde el mismo Advance a estos Documentos, haciendo doble click en las respectivas Referencias . Además, cabe señalar que la Fecha de Pago se llenará automáticamente en el momento de hacer el pago del Advance mediante un Egreso de Bancos.

Referencias

Ventana de Lista de Advances

Este formulario muestra todos los Advance registrados por la empresa, mostrándose de color negro los que estén cancelados y de color rojo los que estén pendientes de pago.

- 87 -


En esta ventana de lista se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Permite ubicarse en una determinada línea de la grilla, correspondiente a un documento de Registro de Advance.

Efecto doble click



Permite seleccionar un documento de Registro de Advance para poder visualizar todos sus datos en la Ventana de Advance.

Para registrar un Nuevo Documento Advance se deben realizar los siguientes pasos: 1° Hacer click en el botón Nuevo registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + N. 2° Se presentará la siguiente ventana de edición de nominada Advances. 3° En esta ventana ingresar los siguientes datos: En un primer Momento: Se ingresaran los datos de la presentación del Advance al banco. - Banco: Banco al cual se le solicitara el Financiamiento. - Cuenta Corriente: Especificar la cuenta corriente se hará el deposito del financiamiento. - Cliente: Cliente del cual se tomaran las Facturas o Warrants para ser usadas como sustento para solicitar el Financiamiento. - Post Embarque: Esta opción estará marcada con un check por defecto, con lo cual se buscara facturas como sustento; en el caso se desee utilizar Warrants, se deberá de quitar el check. - Fecha Presentación: Fecha en la que se presentó el documento al banco para el financiamiento. -

: Este botón nos servirá para abrir una ventana auxiliar en la que se podrá seleccionar los documentos a utilizar como sustento.

- Total: Suma de los totales de los documentos seleccionados para sustento. - % Financiamiento: Porcentaje de Financiamiento que otorgará el banco del total de los documentos presentados. - Financiado: Cantidad que se financiara del total. Esta cantidad se puede calcular o ingresar manualmente. El icono de una calculadora sirve para hacer este cálculo, toma el valor Total y lo multiplica por el % de Financiamiento.

- 88 -


En un Segundo Momento: Se ingresaran los datos del desembolso una vez que el banco hizo el depósito del efectivo. - Fecha: Fecha de desembolso del financiamiento del banco. - Vencimiento: Aquí se registran los días de préstamo. - F. Vence: Ingresar fecha de vencimiento del préstamo y se deberá de cancelar el Advance. Este dato se calcula de la suma de la Fecha mas los días del Vencimiento. - Número de Cobranza: Número de Cobranza - Número de Advance: Número de Advance. -

: Este botón se utilizará para ingresar los datos necesarios para generar el Ingreso a Bancos y la Provisión automáticamente. Al hacer clic en este botón se abrirá una pantalla adicional para el ingreso de los datos.

- Fecha de Pago: Se registra la fecha de pago del Advance al banco. Este campo se llenará automáticamente cuando se haga el pago del Advance mediante un Egreso de Bancos. - Doc. Ingreso Banco: Se guarda la referencia al Documento Ingreso de Banco que se genera al grabar los datos del Desembolso. - Doc. Provisión: Se guarda la referencia al Documento de Provisión que se genera al grabar los datos del Desembolso. Nota: Una vez grabados los datos del desembolso usted puede ingresar a los documentos generados haciendo doble clic en cada referencia, en el caso desee ver los datos del documento. 4° Posteriormente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para guardar este Registro de Advance.

Warrants

Esta opción permite registrar documentos de productos que posteriormente servirán como garantía de un préstamo o financiamiento con una entidad financiera. En este documento se registra los productos de un determinado almacén, con sus respectivas cantidades, precios, que se registrarán como garantía. - 89 -


Conciliación de Bancos

La conciliación consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la empresa y el banco. Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar algunas operaciones por falta de información. Por ejemplo, uno de los casos más comunes es cuando la empresa entrega un cheque a un tercero, inmediatamente lo contabiliza en sus registros y en el libro Banco, pero el Banco recién lo registrará cuando el beneficiario se presente a cobrarlo o lo deposite. Esta diferencia se conoce con el nombre de cheque pendiente o cheque no debitado.

- 90 -


Saldos de Apertura

En esta ventana se registran los saldos de apertura de cada banco, así como, también los cheques girados y no cobrados al periodo de apertura.

Para registrar saldos iniciales del banco, se especificará la Operación “Ingreso a Bancos” y el Tipo “Ingreso”, omitiéndose el número de Cheque , si el Saldo del banco es negativo, se ingresa el total en negativo. Estos se visualizarán en el reporte de Libro Bancos como saldo inicial del banco. Para registrar los cheques girados y no cobrados, se especificará la Operación “Egreso de Bancos” y el Tipo “Egreso”, debe especificarse obligatoriamente el número de Cheque. Estos cheques registrados se usarán en la Conciliación de Bancos.

Pagos Masivos

Esta opción permite registrar los pagos masivos a los proveedores, el mismo, que se hará mediante la emisión de un cheque de una determinada cuenta bancaria de una entidad financiera.

- 91 -


Registro de Entrega de Cheques

Opciones de Procesos Abrir/Cerrar Periodo


Contabilizar Movimientos de Bancos

Este es un proceso adicional o complementario que permite dar mayor seguridad a las operaciones realizadas en el módulo Caja y Bancos, pues, permite actualizar las Cuentas Corrientes Bancarias y las Cuentas Corrientes de los Clientes/Proveedores/Personal de la empresa en base a todas las operaciones de ingresos y egresos de bancos por concepto de ventas, cobranzas y/o pagos registrados en los respectivos documentos dentro de un rango de fechas especificado. Cabe recalcar que, la actualización de estas cuentas corrientes se efectúa automáticamente al momento de registrar cualquier operación de ingreso o egreso de bancos, lo que implica que este proceso de Contabilizar Movimientos de Bancos no se necesita realizar frecuentemente para mantener las cuentas corrientes actualizadas, sino, sólo en casos de contingencia o seguridad, pudiéndose realizar una vez al mes o cuando el usuario lo estime conveniente.

- 92 -


Por lo tanto, en esta Ventana Contabilizar Movimientos de Bancos se ingresarán los datos requeridos para llevar a cabo este proceso, debiendo seguir los siguientes pasos: 1° 2° 3°

Elegir los Documentos a contabilizar, pues se pueden contabilizar todos los documentos o sólo los que no se hayan contabilizado o se presuma no hayan sido contabilizados correctamente. Indicar también el Rango de Fechas de los documentos a contabilizar, ingresando para ello las fechas Desde y Hasta, lo que permitirá seleccionar los movimientos de Ingresos y Egresos de Bancos que se hayan registrado dentro de esas fechas. Luego hacer click en el botón Procesar para iniciar el proceso de contabilización de movimientos de Bancos, finalizado se presentará el siguiente mensaje “Proceso terminado exitosamente”.

Generar Pagos Masivos – Interbank

Esta opción permite generar el archivo de texto con los documentos por proveedor que se cancelarán en el banco. El procedimiento para llevar a cabo este proceso es el siguiente: En la ventana que se presenta al elegir esta opción, como primer paso hay que seleccionar el Banco , en este caso será Interbank, el rango de fechas (Desde y Hasta) de los documentos procesados por liquidación de cajas (Ver: Opción Liquidación de Caja – Submenú Movimientos – Módulo Caja y Bancos ). Estos documentos filtrados se visualizarán en la lista para que el usuario elija el o los documentos que se exportarán.

Una vez procesado se visualizará un vista previa de los documentos que se exportarán (botón Exportar ) al archivo de texto que será procesado por el banco.

- 93 -


Archivo de texto generado:

Generar Pagos Masivos – Wiese

Esta opción permite generar el archivo de texto con los documentos por proveedor que se cancelarán en el banco. El procedimiento para llevar a cabo este proceso es el siguiente: En la ventana que se presenta al seleccionar esta opción, como primer paso hay que elegir el Banco , en este caso será Wiese, así como, el rango de fechas (Desde y Hasta) de los documentos procesados por liquidación de cajas (Ver: Opción Liquidación de Caja – Submenú Movimientos – Módulo Caja y Bancos ). Estos documentos filtrados se visualizarán en la lista para que el usuario elija el o los documentos que se exportarán.

Una vez procesado se visualizará un vista previa de los documentos que se exportarán (botón Exportar) al archivo de texto indicado, el mismo que será procesado por el banco.

- 94 -


Archivo de texto generado:

Opciones de Reportes Flujo de Caja Libro Bancos

Presenta todos los movimientos realizados en un rango de fechas para un banco y una cuenta específica.

Libro Bancos por Selección

El reporte presenta todos los movimientos realizados en un rango de fechas para uno o más bancos seleccionados con sus respectivas cuentas.

Saldos Conciliados

El reporte presenta la conciliación bancaria de un banco y una cuenta específica dentro de un rango de fecha dado; es decir, los saldos, cheques girados, depósitos y egresos no registrados.

Movimiento por Operación de Banco

El reporte presenta todos los movimientos registrados para una operación bancaria, banco y cuenta específicos y en un rango de fechas establecido.

Relación de Cheques Emitidos

El reporte muestra la lista de cheques emitidos, el importe, la operación bancaria y el cliente/proveedor en un rango de fechas específico.

Resumen de Liquidación de Cobranza

El reporte muestra todas las cobranzas registradas a los clientes: cliente, documento, importe, banco, fecha; en un rango de fechas específico.

Consolidado de Saldos Conciliados

El reporte presenta la conciliación bancaria de todos los bancos y sus respectivas cuentas para un rango de fechas específico, mostrando su saldo inicial, ingreso, egresos, los cheques no cobrados, abonos y cargos para llegar al saldo conciliado.

Consolidado de Bancos

El reporte presenta los saldos de los bancos y sus cuentas, saldo inicial así como los ingresos y egresos en la moneda nacional y extranjera para un rango de fechas específico.

Arqueo de Caja Chica

- 95 -


Entrega de Cheques al Cobrador Saldos Conciliados por Moneda Advances

- 96 -


El Módulo Activos Fijos Objetivo Realizar el registro y control de cada unos de los activos fijos que posee la empresa y permitir realizar la depreciación contemplando los ajustes por inflación de los mismos.


Manejo de Activos Fijos por Tipo de Activo Depreciación de Activos Fijos. Baja de Activos. Estrictos niveles de validación y control en la información enviada al Módulo Contable. Genera reportes de: Análisis de Activos Fijos Libro de Activos Fijos. o o

Opciones de Menú Tablas    

Tipos de Activos Activos Fijos Centros de Costo Factor de Ajuste de Activos

Movimientos   

Movimientos de Activos Fijos Informe Técnico de Activos Depreciación de Activos

Reportes   

Libro Activos Fijos Análisis de Activos Fijos Análisis de Activos Fijos (Detallado)

- 97 -


Opciones de Tablas Tipos de Activo

El sistema registra los diferentes tipos de activo que agruparán a los activos fijos según su naturaleza. Por ejemplo: unidades de transporte, muebles y enseres, equipos de cómputo, etc.

Para registrar un nuevo Tipo de Activo deberá realizar los pasos siguientes: 1° 2°

3°

Hacer click en el botón Nuevo registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + N. Se presenta la ventana Tipos de Activo, donde se requieren los datos que a continuación se detallan: - Código: Identificador único del tipo de activo. - Descripción: Descripción o nombre del tipo de activo - Cuenta Activo: Indica la cuenta del tipo de activo - Cuenta Depreciación: Indica la cuenta de depreciación del tipo de activo. - Tasa de Depreciación (%): Es la razón o tasa constante a la que se va a depreciar al activo anualmente durante su vida útil. - Tipo de Depreciación: Indica si la depreciación es por porcentaje o por centro de costo. Si es por centro de costo es necesario llevar el seguimiento (control) de los activos en los distintos centros de costo a los que pertenece en el tiempo durante su vida útil. Finalmente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + W para grabar los datos ingresados.

Activos Fijos

Representan la inversión que tiene la empresa en bienes con materia corpórea, como son: maquinarías, instalaciones, muebles y enseres, terrenos, edificios, equipos, etc. o intangibles como por ejemplo licencias de uso de software; necesarios para desarrollar las funciones de una empresa. Al adquirir el activo fijo el sistema le dará entrada en los libros o su valor de costo, según factura de compras más los desembolsos realizados por estas compras (transporte, seguros, derechos de

- 98 -


aduana etc.). Es decir, cargamos directamente a la cuenta que representa el bien adquirido todos los desembolsos realizados correspondientes a su compra.

Para registrar un Activo nuevo deberá realizar los pasos siguientes: 1° 2°

Hacer click en el botón Nuevo registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + N. En la parte derecha de la ventana que se present a especificar los siguientes datos: - Tipo de Activo: Indica el tipo o grupo de activos al que pertenece el activo por su naturaleza, clasificación o calificación. - Activo Fijo: identificador único del activo. El código es generado por el sistema basándose en el tipo de activo al cual pertenece más un correlativo. - Serie: Indica el número de serie (si lo tuviese) - Cantidad (Unidades): número de unidades del activo. - Fecha de Compra: Fecha de adquisición del activo. - Vida Útil (años): número de años de la vida útil del activo. - Fecha de Activación: Fecha en la que el activo empieza a operar. - Tasa Depreciación (%): Es la razón o tasa constante a la que se va a depreciar al activo anualmente durante su vida útil. Esta tasa se obtiene al momento de seleccionar el tipo de activo. - Centro de Costo: Se refiere al centro de costo asignado para ese activo. - Cta. Depreciación: Cuenta de depreciación del activo. - Partida Presupuestal: Indica la partida presupuestal a la que pertenece el activo. - Con Valores Históricos: Indica los valores históricos con los que se registra al activo. Cuando se registra un activo nuevo no se marca esta opción. - Valor Compra: Es el valor de compra del activo. Se registra el valor tanto en moneda nacional como extranjera. - Valor Residual: Es el valor de límite o de salvamento hasta el cual se puede depreciar un activo. Se registra este valor tanto en moneda nacional como en moneda extranjera. Se registra el valor tanto en moneda nacional como extranjera. - Activos Fijos Histórico año anterior: Es el valor histórico del activo. Este valor es calculado por el sistema. Se registra el valor tanto en moneda nacional como extranjera. - Activos Fijos En libros año anterior: Es el valor en libros a diciembre del año anterior. Este valor tiene que ser registrado por el usuario. Se registra el valor tanto en moneda nacional como extranjera. - 99 -


- Depreciación Histórico año anterior: Es el valor histórico de la depreciación del activo. Este valor es calculado por el sistema. Se registra el valor tanto en moneda nacional como extranjera. - Depreciación En libros año anterior: Es el valor de la depreciación acumulada del activo a diciembre del año anterior. Se registra el valor tanto en moneda nacional como extranjera. 3°

En esta ventana también se presentan tres pestañ as para que ingrese información detallada del activo que está registrando. Estas pestañas son: - Informes Técnicos: Se visualizan los informes técnicos del activo registrado en el sistema. - Características: Se registran todas las características y /o especificaciones técnicas del activo. - Compras para el Activo: Se registran todas las compras que van a provocar mejoras al activo incrementando su valor y al mismo tiempo su vida útil. Por ejemplo un banco de memoria para un computador. No se registran compras por reemplazo, por ejemplo si un computador se le compra un disco duro nuevo para sustituir otro por falla no es considerado mejora sino mantenimiento.

4°

Finalmente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + W para grabar los datos ingresados para este nuevo Activo.

Centros de Costo

Ver: Módulo Cuentas por Pagar – Submenú Movimientos – Opción Pedidos para Compra

Factor de Ajuste

Valor utilizado para el cálculo del ajuste por inflación. Este valor se deriva del índice de precios al por mayor y menor y cambia cada fin de mes; dividiendo el índice actual del mes con el último índice a diciembre del año anterior.

- 100 -


Opciones de Movimientos Movimientos de Activos

El sistema permite el registro de los centros de costo a los cuales el activo fue asignado en una fecha determinada. Esto permite que al momento de la distribución se conozca a cuál centro de costo se asignó el activo en ese periodo. Al elegir esta opción se presentará la siguiente ventana:

Para registrar un nuevo Movimiento de Activo deberá realizar los siguientes pasos: 1° Especificar el Activo Fijo para el cual se desea registrar el movimiento. Para esto, debe ingresar el código del Activo, si no lo recuerda haga click en el botón o presione la tecla F2 en la primera caja, con lo que se visualizará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el Activo Fijo deseado. Observación: Los Activos Fijos que se visualizan en esta ventana Buscar son los que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Activos Fijos - Submenú Tablas – Módulo Activos Fijos ). Nota: Al salir de esta caja, presionando la tecla o la tecla o haciendo un click en cualquier parte de esta ventana, se visualizarán en la grilla Movimientos del Activo los movimientos de este Activo Fijo a diferentes Centros de Costo registrados en el sistema. 2° Hacer un click en el botón Modificar Documento o presionar simultáneamente las teclas + , lo cual permitirá editar los movimientos del activo fijo. 3° A continuación, ingresar los datos del movimient o que desea registrar en una nueva línea de la grilla Movimientos del Activo. Para esto deberá realizar lo siguiente: a) Ubicarse en esta grilla haciendo un click sobre la misma. b) Hacer un click en el botón Nueva Línea de Detalle de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . c) Se pintará una línea de color amarillo para que en ella ingrese los datos solicitados en cada una de las columnas de la grilla, las cuales se describen a continuación: - Item: Número correlativo del registro de detalle, el mismo que se genera automáticamente. - Fecha: Corresponde a la fecha del movimiento del activo fijo.

- 101 -


- Centro de Costo: Especificar el Centro de Costo al cual se destina el activo fijo en el movimiento que se está registrando. Debe ingresar el código del Centro de Costo en esta columna, si no lo recuerda presione la tecla con lo que se visualizará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el centro de costo deseado. Observación: Los Centros de Costo que se visualizan en esta ventana Buscar son los que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Centros de Costos - Submenú Tablas – Módulos Contabilidad, Activos Fijos ). - Descripción del Centro de Costo: Se visualizará automáticamente el nombre o descripción del Centro de Costo cuyo código se especificó en la columna anterior. - Cuenta: Cuenta de depreciación del activo Por lo que deberá ingresar el código de la Cuenta Contable en esta columna, si no lo recuerda presione la tecla con lo que se visualizará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione la Cuenta Contable deseada. Observación: Las Cuentas Contables que se visualizan en esta ventana Buscar son las que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Plan de Cuentas - Submenú Tablas – Módulo Contabilidad ). Descripción de la Cuenta: Se visualizará automáticamente el nombre o descripción de la Cuenta Contable cuyo código se especificó en la columna anterior. Nota: Para eliminar una línea o registro de la grilla Movimiento del Activo , deberá ubicarse en la línea del movimiento que desea eliminar y hacer un click en el botón Eliminar Línea de Detalle de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . 4° Finalmente, hacer un click en el botón Grabar de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + para grabar los datos registrados para este movimiento.

Informe Técnico de Activos

Esta opción permite registrar un Informe Técnico de un determinado activo fijo en una fecha específica.

- 102 -


Para registrar un nuevo Informe Técnico de Activos deberá realizar los siguientes pasos: 1° Hacer un click en el botón Nuevo Documento de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . 2° En la parte derecha de esta ventana especificar los siguientes datos: - Nro. De Informe: - Fecha: Fecha en la que se realizó el informe - Activo: Código del activo al que se le evaluó - Descripción del Informe: Se registran todos datos referentes al informe técnico (fallas, causas de error, mejoras, etc.) en detalle. - Revaluación del Activo: Indica si el informe es para revaluar al activo; si es así se indica la moneda y el nuevo valor del activo. . Moneda: moneda a registrar. Tiene que ser la moneda oficial. . Valor: Nuevo valor del activo en moneda oficial. 3° Finalmente, hacer un click en el botón Grabar de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + para grabar los datos registrados.

Depreciación de Activos

Teniendo en cuenta el principio contable de "Aplicación en el Tiempo" el cual sostiene que los gastos e ingresos deberán reflejarse en el periodo al cual corresponden, la depreciación es un procedimiento de distribución y tiene por objeto distribuir las perdidas de valores de nuestros activos sujetos a depreciación entre los períodos en los cuales se realicen estas perdidas. Todos nuestros bienes tangibles son susceptibles al desgaste aún no usándolos la sola acción del tiempo modifica, altera o desgasta los bienes del activo fijo. Puede entenderse que al ser usados aceleramos su desgaste. La depreciación que realiza el sistema contempla la inflación a la que puede estar sujeta la realidad económica, solo tiene que haberse registrado los factores de ajuste del periodo respectivo.

- 103 -


Para registrar la Depreciación de un Activo deberá realizar los siguientes pasos: 1° Hacer un click en el botón Nuevo Documento de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . 2° En la parte derecha de esta ventana especificar los siguientes datos: - Sucursal: Es la sucursal en la cual se va a realizar la depreciación de los activos. Debe ingresar el código de la sucursal, si no lo recuerda presione la tecla con lo que se visualizará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione la sucursal deseada. - Serie: Es la serie del documento de depreciación de activos. - Número: Es el número del documento de la depreciación de activos. - Fecha: Indica la fecha en la que se realiza la depreciación. Normalmente es el último día del mes. - Tipo de Cambio: Es e tipo de cambio a la fecha indicada en el documento. - Moneda: Es la moneda en la cual se va a realizar la depreciación. Nota: Se debe realizar en la moneda oficial la depreciación de activos. 3° Hacer un click en el botón Generar Depreciación . 4° Finalmente, hacer un click en el botón Grabar de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + para grabar los datos registrados.

Opciones de Reportes Libro de Activos Fijos

El reporte muestra los valores del activo en un periodo (año y mes) agrupado en los diferentes tipos de activos.

Análisis de Activos Fijos

El reporte muestra los valores (activos histórico y ajustado en libros, depreciación histórica y en libros) de todos los tipos de activo para el periodo (año y mes) seleccionado. (Ver Ventana de Reporte de Análisis de Activos Fijos en la página siguiente)

- 104 -


Análisis de Activos Fijos (detallado)

El reporte muestra los valores (activos histórico y ajustado en libros, depreciación histórica y en libros) de todos los activos fijos de un tipo de activo específico para un determinado periodo.

- 105 -


El Módulo Contabilidad Objetivo

Es el módulo receptor de la información contable de los demás módulos del sistema. También se puede realizar el registro de operaciones de diario. Su finalidad es emitir los Estados Financieros de la empresa para el análisis de los resultados.

Características    

Maneja un Plan de Cuentas. Realiza el Registro de Asiento Contable. Realiza el Registro de Asiento de Apertura. Genera reportes contables: Libro Diario, Libro Mayor Estados Financieros Gastos Saldos de Cuentas o o o o

Opciones de Menú Tablas

Plan de Cuentas  Centros de Costo  Subdiarios Contables  Operaciones  Configuración de Estados Financieros Balance General Estado de Ganancias y Pérdidas por Función Estado de Ganancias y Pérdidas por Naturaleza Flujo Efectivo Presupuesto Flujo de Caja  Tabla de Contabilización Por Motivos de Almacén Por Tipo de Movimiento Por Tipo de Venta Por Concepto de Planillas Definición por Cuenta y Centro de Costo  Excepciones de Cuentas Puntos de Emisión   Clientes y Proveedores  Proyectos  Tipos de Venta  Tipos de Movimiento  Tipos de Documento  Impuestos  Funciones de Distribución de Costos (Drivers)  Configurar Distribución de Gastos por Centro de Costo 

o o o o o o

o o o o o

Movimientos Asiento de Apertura   Registro de Asientos de Diario

- 106 -

Manual de Operación     

Aplicación de Documentos Ajustes por Diferencia de Cambio Reclasificación de Cuentas de Cobranza Dudosa Asientos de Cierre Administración de Errores

Procesos  Centralización Contable por Módulo  Descentralización Contable  Contabilización de Movimientos  Revisión de Asientos Contables  Abrir/Cerrar Periodo Contable  Distribuir Costos  Centralizar Distribución de Costos  Interfases PDT DAOT - Operaciones con Terceros PDB - Programa de Declaración de Beneficios PDT - Retenciones PDT - Honorarios y Dietas PDT - Liquidaciones de Compras o o o o o

Reportes  Balance de Comprobación Columnado  Libros Contables: Libro Diario: General y Analítico Libro Mayor: General y Analítico Libro Bancos Libro Caja Bancos Libro de Retenciones Libro de Inventarios y Balances  Estados Financieros: Balance General Estado de Ganancias y Pérdidas: Por Función, Por Naturaleza y Por Sucursal Flujo Efectivo  Balance de Saldos  Reportes de Gastos: Por Centro de Costo Por Proyecto Por Sucursal Comparativo Naturaleza VS Función Acumulados por Cuenta Naturaleza de Gastos  Reportes de Análisis Análisis de Cuentas Análisis de Almacén VS Contabilidad Cuenta Corriente de Cliente por Cuenta Cuenta Corriente de Proveedor por Cuenta  Reportes de Costos Resumen de Costos Directos Resumen de Costos Distribuidos Detalle de Costos Distribuidos Origen de Costos Distribuidos Resumen de Costos por Tipo de Costos Resumen de Costos de Consumidor por Periodo  Reportes de Saldos y Resúmenes Cuentas por Documento Resumen por Cuenta Resumen por Cuenta por año o o o o o o

o o o

o o o o o o

o o o o

o o o o o o

o o o

- 107 -

Manual de Operación  

Revisión de los Datos Contables Cuenta Corriente - Documento

Opciones de Tablas Plan de Cuentas

Un Plan de Cuentas es un listado que contiene todas las cuentas que son necesarias para registrar los hechos contabilizables, es decir, es la ordenación sistemática de la totalidad de las cuentas que integran el sistema contable. El Plan de Cuentas sirve:  Como estructura básica en la organización y diseño del sistema contable  Como medio para obtener información  Para utilizar la misma cuenta frente a hechos similares Facilita la confección de los estados contables 

Para registrar una nueva cuenta deberá realizar los pasos siguientes: 1° 2°

Hacer click en el botón Nuevo registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + N. En la parte derecha de esta ventana ingresar los datos requeridos, los cuales se detallan a continuación: - Código: Corresponde al campo identificador de la cuenta. Se recomienda asignarle el número de la cuenta según el Plan Contable. - Descripción: Corresponde al nombre o descripción de la cuenta contable. - Tipo de Cuenta: Aquí se debe indicar si la cuanta es de Balance, de Naturaleza, de Función, de Naturaleza y Función o Ninguna. - Es Cuenta de Título? Se utiliza para indicar si la cuenta es una cuenta de título o no. Es cuenta de título cuando ésta contiene una subclasificación o subcuentas. - Exige Centro de Costo? Se deberá marcar esta casilla cuando se desee que cada vez que se digite esta cuenta en una operación la misma exija el ingreso de un centro de costo.

- 108 -


- La Cuenta Exige: De manera similar, en esta lista desplegable deberá seleccionar los datos que deben exigirse cuando en el registro de alguna operación o movimiento del sistema se digite esta cuenta. Las opciones posibles son: . Sólo cuenta contable, no será necesario indicar otro dato más que la cuenta contable. . Cuenta y código de persona, aparte de ingresar la cuenta contable será obligatorio ingresa el código de la persona, sea ésta un cliente, un proveedor, un cliente/proveedor o un trabajador de la empresa. . Cuenta, código de persona y número de documento, además de ingresar la cuenta contable, será necesario y obligatorio ingresar el código de la persona (cliente, proveedor, cliente/proveedor o trabajador) y el número del documento que origina o hace referencia a la transacción u operación. . Cuenta y código de producto, además de ingresar la cuenta contable se exigirá obligatoriamente ingresar el código del producto que origina o referencia la operación que se está registrando. - Moneda Origen: Se deberá especificar la moneda origen en que se expresarán los importes que se registren para esta cuenta contable. Para esto deberá hacer un click en el botón con lo que se presentará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione la moneda deseada. - Naturaleza: Seleccionar la naturaleza de la cuenta, dependiendo si se trata de una cuenta de Activo o Pasivo . - De los Asientos Automáticos: Si se trata de las cuentas de la clase 6 o la clase 9, se deberán especificar las cuentas de cargo y de abono que generarán los asientos de destino del registro de estas operaciones. La exigencia de estos datos dependerá de la configuración de los siguientes parámetros: . Definición de cuentas Automáticas: Por Cuenta . Definición de Cuentas de Gastos, (Función (clase 9) o Naturaleza (clase 6)). - Ajustar por Tipo de Cambio: Esta casilla se utiliza para indicar si la cuenta deberá ajustarse por las diferencias presentadas a causa del tipo de cambio de la moneda. Ver: Módulo Contable - Submenú Movimientos – Opción Ajustes por Tipo Cambio - Tipo de Cambio: Seleccionar el tipo de cambio de la moneda: Compra o Venta, que se utilizará en las operaciones que utilicen esta cuenta. - Como Ajustar: Se indicará la forma como se procederá al proceso de ajuste por tipo de cambio, la cual normalmente suele ser Por Saldo de Cuenta. - Cuenta de Ganancia: Se indicará la cuenta donde se registrarán las ganancias por diferencia de cambio - Cuenta de Pérdida: Se indicará la cuenta donde se registrarán las pérdidas por diferencia de cambio 3° Finalmente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para grabar los datos ingresados para la nueva cuenta contable.

Centros de Costo

Un Centro de Costo es una unidad orgánica u operativa, con relación al cual se busca agrupar o concentrar los costos, por ejemplo, un centro de costo puede ser una camioneta la cual consume recursos como combustible, mantenimiento, etc., por tanto los centros de costo son segmentos de la empresa, perfectamente delimitados, que permiten identificar los costos de las operaciones realizados bajo su responsabilidad específica. Para registrar un nuevo Centro de Costo se deben realizar los pasos siguientes: 1° 2°

Hacer click en el botón Nuevo registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + N. En la parte derecha de esta ventana ingresar los datos requeridos, los cuales se detallan a continuación: - Código: Corresponde al campo identificador de la cuenta. Se recomienda asignarle el número de la cuenta según el Plan Contable. - Descripción: Corresponde al nombre o descripción de la cuenta contable. - Características - 109 -


Es de Título, se utiliza para indicar si el centro de costo es de título o no. Es de título cuando el centro de costo contiene una subclasificación. . Es Final, configuración para la distribución de costos, para indicar que los importes acumulados en el centro de costo no serán distribuidos en el módulo de Costos. y la Cuenta - Generar Asiento Automático: Se deberán especificar la Cuenta de Cargo y de Abono de de los asientos de destino que generarán el registro de estas operaciones. La exigencia de estos datos dependerá de la configuración del siguiente parámetro: . Definición de Cuentas Automáticas: Por Centro de Costo .

3°

Final Finalmen mente te,, hac hacer er click click en en el el bot botón ón Grabar registro de la barra de herramientas para grabar los datos ingresados para este nuevo centro de costo.

Subdiarios Contables

Los subdiarios contables son agrupaciones de operaciones, que permiten conocer la naturaleza contable del documento. Esta ventana presenta en la parte izquierda una lista con todos los subdiarios contables registrados en el sistema y en la parte derecha se muestran los datos registrados para el subdiario sobre el cual se encuentre ubicado en dicha lista. Para registrar un nuevo subdiario contable se deben realizar los pasos siguientes: 1° 2°

Hacer acer cli click en el el bot botón ón Nuevo registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + N. En la parte derecha derecha de esta ventana ventana ingresar ingresar los datos requeridos, requeridos, los cuales se detalla detallann a continuación: - Código: Corresponde al campo identificador del subdiario. - Descripción: Corresponde al nombre o descripción del subdiario. - Tipo de Cambio: Aquí se debe indicar el tipo de cambio que se utilizará en el voucher contable cuando se elija el subdiario. subdiario. - No Genera Cuenta Automática en Asiento Diario: Se utiliza para indicar que no se generarán asientos de destino en el voucher contable. Se usa en los subdiarios de Apertura, Cierre y Costos. - Es para Ajuste por Diferencia de Tipo de Cambio: Para indicar que el asiento sólo se generará en la moneda indicada en el voucher.

- 110 -


- Pedir Importes en Moneda Oficial y Moneda Extranjera: Por defecto los vouchers contables se registran en la moneda seleccionada y el sistema genera los importes en la moneda oficial o extranjera según sea el caso. Pero si se desea registrar manualmente los importes en ambas monedas hay que marcar esta opción. - Numeradores del Punto de Emisión: Se deberá registrar los numeradores por periodo para que se lleve el control del mismo. Puede dejar de registrar los numeradores y usar el botón “Generar Numeradores para todos los subdiarios”.

3°

Final Finalmen mente te,, hac hacer er click click en en el el bot botón ón grabar los datos recién ingresados.

Grabar registro de la barra de herramientas para

Importante:

Este botón generará numeradores para todos los subdiarios. Si el subdiario ya tiene numeradores asignados éstos ya no se generarán.

Operaciones

Ver: Módulo Cuentas por Cobrar - Submenú Tablas – – Opción Operaciones

Tipos de Venta

Ver: Módulo Cuentas por Cobrar - Submenú Tablas – – Opción Tipos de Venta

Tipos de Movimiento

Ver: Módulo Cuentas por Cobrar - Submenú Tablas – – Opción Tipos Tipos de Movimiento

- 111 -


Configuración de Estados Financieros

Esta opción presenta un conjunto de subopciones que permitirán configurar la estructura o composición de los distintos estados financieros de acuerdo al manejo contable de la empresa. Posteriormente en las opciones de reportes se mostrará la información tal como se haya definido la estructura del estado financiero correspondiente. Los Estados Financieros a configurar son los siguientes:

Balance General

Es el estado financiero que muestra, en una fecha determinada, la estructura y el valor del Activo, así como, la composición y el valor del Pasivo y del Patrimonio de una empresa. Esta Ventana Definición de Columnas para Balance permite establecer la estructura de un Balance General, a través, de un Formato de Balance, en el que se detallará la composición de las columnas que lo conforman: Activo, Pasivo y Patrimonio. En la ventana se distribuyen las columnas del Balance de la siguiente manera: la columna del Activo a la izquierda y las columnas del Pasivo y Patrimonio a la derecha.

Para crear un nuevo Formato de Balance se Balance se deben seguir los pasos siguientes: 1° Hacer Hacer click click en el el botón botón Nuevo de de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + N. 2° En la parte parte superior superior izquierda izquierda de esta esta ventana b ajo la etiqueta etiqueta Formatos de Balance ingresar ingresar la Descripción o o nombre por el cual se identificará al nuevo formato, el Código se generará en forma automática. Una vez ingresada la descripción hacer un click en cualquier parte de la cuadrícula de Formatos de Balance y se visualizará en ella una línea conteniendo los datos de este nuevo formato. 3° Proceder Proceder a establecer establecer la estructura estructura de este este form ato, creando creando las líneas (de título, de detalle o de suma) que definirán las columnas del Activo, Pasivo y Patrimonio del Balance General. Para crear una Línea de Balance , siga los siguientes pasos: a) Estando ubicado en la línea de este nuevo formato dentro de la cuadrícula respectiva, hacer click en el botón Nueva Línea de Detalle de la barra de herramientas. b) Se observa en la parte parte superior derecha los los casilleros agrupados bajo la etiqueta Datos para la Línea de Balance se se activan; proceda a ingresar los datos requeridos:

- 112 -


Hacer click en el botón desplegable de Columna, se observan los valores Activo, Pasivo y Patrimonio, se deberá seleccionar uno de ellos, dependiendo de en cual de estas columnas se debe visualizar esta línea. En Tipo de Etiqueta seleccionar si la línea que se está creando será un título, un detalle o el resultado de una suma, dependiendo de su utilidad. En Tipo de Análisis seleccionar cómo es que se quiere analizar las cuentas de este ítem, ya sea sólo por cuenta, cuenta + persona, cuenta + persona + documento, cuenta + producto o conciliación bancaria. Ingresar un valor numérico para Ítem, el cual indicará la ubicación de esta línea dentro de su columna al momento de generar el reporte. Se recomienda no usar números correlativos para establecer la ubicación de las líneas del balance, ya que en caso de que se desee editar posteriormente este formato se puedan insertar líneas sin ningún problema. En Descripción ingrese un nombre significativo para esta línea, que represente a las cuentas que agrupará. c) Finalizado el ingreso de datos hacer un clic en el botón Aceptar, para agregar esta línea a la estructura del Formato del Balance. 4° Si se trata de una línea de detalle se le deben asociar una o más cuentas, las cuales se encuentran definidas en el Plan de Cuentas. (Opción Plan de Cuentas – Submenú Tablas – Módulo Contabilidad ). Para esto, hacer un click en el botón Detalle de Cuentas y se presentará la Ventana Definición de Cuentas:

Esta ventana tiene la finalidad de definir las cuentas que estarán asociadas a una respectiva línea de detalle. En esta ventana se observa, en la parte superior: - Descripción, que muestra el nombre de la línea de detalle a la que se le asociará(n) la(s) cuenta(s). - Columna, que indica el nombre de la columna (Activo, Pasivo o Patrimonio) en la que está registrada esta línea. - Lista de Cuentas por Definir, contiene la relación de las cuentas registradas en el Plan de Cuentas de la empresa, que todavía no han sido asociadas a una línea de detalle. - Lista de Cuentas Definidas, se visualizará la relación de cuentas asociadas para esta línea de detalle. Inicialmente, cuando recién se ha creado la línea de detalle o habiéndola creado no se le ha asignado cuentas, esta lista aparecerá en blanco. Para asociar una o más cuentas a la línea de detalle, se procederá a: a) En la Lista de Cuentas por Definir ubicarse en la cuenta que se desea asociar. b) Hacer click en el botón , que permitirá seleccionar esta cuenta, visualizándose ahora en la Lista de Cuentas Definidas o asociadas para esta línea de detalle. En caso desee desasociar una cuenta de la línea de detalle hacer click en el botón , que permitirá que la cuenta seleccionada pase de la Lista de Cuentas Definidas a la Lista de Cuentas por Definir.

- 113 -


c) Repetir los pasos a) y b) las veces que sean necesarias para definir las cuentas apropiadas a esta línea de detalle. d) Una vez definidas las cuentas hacer click en el botón Aceptar, quedando asociadas estas cuentas a esta línea de detalle. 5° Repetir los pasos 3 y 4 para seguir agregando l íneas a la estructura del formato que está trabajando, tantas veces como sean necesarias. 6° Finalmente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para grabar el Formato de Balance creado. Nota: Hacer doble click sobre una línea de detalle tiene el mismo efecto que hacer click sobre el botón Detalle de Cuentas, visualizará la Ventana de Definición de Cuentas con el objetivo de asociar cuentas a esta línea. Observación: Una vez grabado el Formato de Balance puede accederse a él, para editar o modificar su estructura, para lo cual en la cuadrícula de Formatos de Balance deberá ubicarse en la línea del formato que desea editar y hacer click en el botón Modificar registro , luego de lo cual podrá agregar o eliminar líneas en las columnas del Activo, Pasivo o Patrimonio, e incluso asociar o desasociar cuentas a las líneas de detalle. Después de las modificaciones realizadas hacer click en el botón Grabar registro.

Estado de Ganancias y Pérdidas por Función

Este estado financiero tiene por objetivo mostrar en forma resumida las variaciones que ha sufrido el capital en un determinado ejercicio, tomando en cuenta todos los ingresos, costos, gastos o pérdidas ocurridas en un ejercicio económico con la finalidad de establecer la utilidad o pérdida en un lapso determinado. Esta Ventana Definición de Columnas para Estado de Ganancias y Pérdidas por Función permite establecer la estructura de este estado financiero, a través, de un Formato de EE. GG. y PP. en el que se detallan las líneas que lo conformarán. Para crear un nuevo Formato de EE. GG. y PP. se deben seguir los pasos siguientes: 1° Hacer click en el botón Nuevo de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + N. 2° En la parte superior izquierda de esta ventana b ajo la etiqueta Formatos de EE. GG. y PP. ingresar la Descripción o nombre por el cual se identificará al nuevo formato, el Código se generará en forma automática. Una vez ingresada la descripción hacer un click en cualquier parte de la cuadrícula de Formatos de EE. GG. y PP. y se visualizará en ella una línea conteniendo los datos de este nuevo formato. 3° Proceder a establecer la estructura de este form ato, para lo cual deberán crearse las líneas (de título, de detalle, de subtotal detalle o de subtotal) que lo conformarán. Para crear una Línea del EE. GG. y PP., siga los siguientes pasos: a) Estando ubicado en la línea de este nuevo formato dentro de la cuadrícula respectiva, hacer click en el botón Nueva Línea de Detalle de la barra de herramientas. b) Se observa que, en la parte superior derecha, los casilleros agrupados bajo la etiqueta Datos para la Línea del EE. GG. y PP. se activan; proceda a ingresar los datos requeridos: En Número de Línea se ingresará un valor numérico que indique la ubicación de ésta dentro del Estado de Ganancias y Pérdidas al momento de generar el reporte. En Tipo de Etiqueta se visualizarán los valores: Título, Detalle, Subtotal detalle y Subtotal; seleccionar uno de ellos dependiendo de la utilidad de la línea. En Descripción ingrese un nombre significativo para esta línea, que represente a las cuentas que agrupará. El Tipo de Operación, se debe indicar solamente en el caso de que se haya especificado una línea de detalle, permite seleccionar la operación (Suma o Resta) a realizar con el importe total de esta línea (este importe resulta de la suma de los importes de las diferentes cuentas agrupadas bajo esta línea) en relación con las otras líneas que conforman la estructura del formato al momento de generar el reporte de este estado financiero. - 114 -


En los datos adicionales que se solicitan a través de casillas de verificación, hacer un click sobre las mismas para activar () la casilla si así lo requiere. c) Finalizado el ingreso de datos hacer un click en el botón Aceptar, para agregar esta línea a la estructura del Formato del EE. GG. y PP.

4° Si se trata de una línea de detalle se le deben asociar una o más cuentas. El modo de trabajo para esta tarea es igual a la explicada anteriormente en la opción Balance General de la opción Configuración de Estados Financieros del submenú Tablas de este módulo de Contabilidad. 5° Repetir los pasos 3 y 4 para seguir agregando l íneas a la estructura del formato en el cual está trabajando, tantas veces como sean necesarias. 6° Finalmente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para grabar el Formato del Estado de Ganancias y Pérdidas creado. Nota: Hacer doble click sobre una línea de detalle tiene el mismo efecto que hacer click sobre el botón Detalle de Cuentas, visualizará la Ventana Definición de Cuentas con el objetivo de asociar cuentas a esta línea. Observación: Una vez grabado el Formato de EE. GG. y PP. puede accederse a él para editar o modificar su estructura, para lo cual en la cuadrícula de Formatos de EE. GG. y PP. deberá ubicarse en la línea del formato que desea editar y hacer click en el botón Modificar registro , luego de lo cual podrá agregar o eliminar líneas, e incluso asociar o desasociar cuentas a las líneas de detalle. Después de las modificaciones realizadas hacer click en el botón Grabar registro.

Estado de Ganancias y Pérdidas por Naturaleza

Este estado financiero tiene por objetivo mostrar en forma resumida las variaciones que ha sufrido el capital en un determinado ejercicio, tomando en cuenta todos los ingresos, costos, gastos o pérdidas ocurridas en un ejercicio económico con la finalidad de establecer la utilidad o pérdida en el lapso determinado.

- 115 -


Esta Ventana Definición de Columnas para Estado de Ganancias y Pérdidas por Naturaleza permite establecer la estructura de este estado financiero, a través, de un Formato de EE. GG. y PP. en el que se detallan las líneas que lo conformarán. Para crear un nuevo Formato de EE. GG. y PP. se deben seguir los pasos siguientes: 1° Hacer click en el botón Nuevo de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + N. 2° En la parte superior izquierda de esta ventana b ajo la etiqueta Formatos de EE. GG. y PP. ingresar la Descripción o nombre por el cual se identificará al nuevo formato, el Código se generará en forma automática. Una vez ingresada la descripción hacer un click en cualquier parte de la cuadrícula de Formatos de EE. GG. y PP. y se visualizará en ella una línea conteniendo los datos de este nuevo formato. 3° Proceder a establecer la estructura de este form ato, para lo cual deberán crearse las líneas (de título, de detalle, de subtotal detalle o de subtotal) que lo conformarán. Para crear una Línea del EE. GG. y PP., siga los siguientes pasos: a) Estando ubicado en la línea de este nuevo formato dentro de la cuadrícula respectiva, hacer click en el botón Nueva Línea de Detalle de la barra de herramientas. b) Se observa que, en la parte superior derecha, los casilleros agrupados bajo la etiqueta Datos para la Línea del EE. GG. y PP. se activan; proceda a ingresar los datos requeridos: En Número de Línea se ingresará un valor numérico que indique la ubicación de ésta dentro del Estado de Ganancias y Pérdidas al momento de generar el reporte. En Tipo de Etiqueta se visualizarán los valores: Título, Detalle, Subtotal detalle y Subtotal; seleccionar uno de ellos dependiendo de la utilidad de la línea. En Descripción ingrese un nombre significativo para esta línea, que represente a las cuentas que agrupará. El Tipo de Operación, que se debe indicar solamente en el caso de que se haya especificado una línea de detalle, permite seleccionar la operación (Suma o Resta) a realizar con el importe total de esta línea (este importe resulta de la suma de los importes de las diferentes cuentas agrupadas bajo esta línea) en relación con las otras líneas que conforman la estructura del formato al momento de generar el reporte de este estado financiero. En los datos adicionales que se solicitan a través de casillas de verificación, hacer un click sobre las mismas para activar () la casilla si así lo requiere.

- 116 -


c) Finalizado el ingreso de datos hacer un click en el botón Aceptar, para agregar esta línea a la estructura del Formato del EE. GG. y PP. 4° Si se trata de una línea de detalle se le deben asociar una o más cuentas. El modo de trabajo para esta tarea es igual a la explicada anteriormente en la opción Balance General de la opción Configuración de Estados Financieros del submenú Tablas de este módulo de Contabilidad. 5° Repetir los pasos 3 y 4 para seguir agregando l íneas a la estructura del formato en el cual está trabajando, tantas veces como sean necesarias. 6° Finalmente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para grabar el Formato del Estado de Ganancias y Pérdidas creado. Nota: Hacer doble click sobre una línea de detalle tiene el mismo efecto que hacer click sobre el botón Detalle de Cuentas, visualizará la Ventana Definición de Cuentas con el objetivo de asociar cuentas a esta línea. Observación: Una vez grabado el Formato de EE. GG. y PP. puede accederse a él para editar o modificar su estructura, para lo cual en la cuadrícula de Formatos de EE. GG. y PP. deberá ubicarse en la línea del formato que desea editar y hacer click en el botón Modificar registro , luego de lo cual podrá agregar o eliminar líneas, e incluso asociar o desasociar cuentas a las líneas de detalle. Después de las modificaciones realizadas hacer click en el botón Grabar registro.

Flujo Efectivo

Esta Ventana Definición de Columnas para Flujo de Efectivo permite establecer la estructura de este estado financiero, a través, de un Formato de Flujo de Efectivo en el que se detallan las líneas que lo conformarán, la información a mostrar será extraída de los movimientos del módulo de Caja y Bancos.

Para crear un nuevo Formato de Flujo de Efectivo se deben seguir los pasos siguientes: 1° Hacer click en el botón Nuevo de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + N. 2° En la parte superior izquierda de esta ventana b ajo la etiqueta Formatos de Flujo de Efectivo ingresar la Descripción o nombre que identificará al nuevo formato, el Código se generará en forma automática. Una vez ingresada la descripción hacer un click en cualquier parte de la - 117 -


cuadrícula de Formatos de Flujo de Efectivo y se visualizará en ella una línea conteniendo los datos de este nuevo formato. 3° Proceder a establecer la estructura de este form ato, se deberá crear las líneas (de título, de detalle, de subtotal detalle o de subtotal) que los conformarán. Para crear una Línea del Flujo de Efectivo , siga los siguientes pasos: a) Estando ubicado en la línea de este nuevo formato dentro de la cuadrícula respectiva, hacer click en el botón Nueva Línea de Detalle de la barra de herramientas. b) Se observa en la parte superior derecha, los casilleros agrupados bajo la etiqueta Datos para la Línea del Flujo ; proceda a ingresar los datos requeridos: En Número de Línea se ingresará un valor numérico que indique la ubicación de ésta dentro del Flujo de Efectivo al momento de generar el reporte. En Tipo de Etiqueta se visualizarán los valores: Título, Detalle, Subtotal detalle y Subtotal; seleccionar uno de ellos dependiendo de la utilidad de la línea. En Descripción ingrese un nombre significativo para esta línea, que represente a las cuentas que agrupará. El Tipo de Operación, que se debe indicar solamente en el caso de que se haya especificado una línea de detalle, permite seleccionar la operación (Suma o Resta) a realizar con el importe total de esta línea (este importe resulta de la suma de los importes de las diferentes cuentas agrupadas bajo esta línea) en relación con las otras líneas que conforman la estructura del formato al momento de generar el reporte de este estado financiero. En los datos adicionales que se solicitan a través de casillas de verificación, hacer un click sobre las mismas para activar () la casilla si así lo requiere. c) Finalizado el ingreso de datos hacer un click en el botón Aceptar, para agregar esta línea a la estructura del Formato del Flujo de Efectivo. 4° Si se trata de una línea de detalle se le deben asociar una o más cuentas. El modo de trabajo para esta tarea es igual a la explicada anteriormente en la opción Balance General de la opción Configuración de Estados Financieros del submenú Tablas de este módulo de Contabilidad. Si desea información al respecto consulte en… 5° Repetir los pasos 3 y 4 para seguir agregando l íneas a la estructura del formato en el cual está trabajando, tantas veces como sean necesarias. 6° Finalmente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para grabar el Formato del Flujo de Efectivo creado.

Nota: Hacer doble click sobre una línea de detalle tiene el mismo efecto que hacer click sobre el botón Detalle de Cuentas, visualizará la Ventana Definición de Cuentas con el objetivo de asociar cuentas a esta línea. Observación: Una vez grabado el Formato del Flujo de Efectivo puede accederse a él para editar o modificar su estructura, para lo cual en la cuadrícula de Formatos de Flujo de Efectivo deberá ubicarse en la línea del formato que desea editar y hacer click en el botón Modificar registro , luego de lo cual podrá agregar o eliminar líneas, e incluso asociar o desasociar cuentas a las líneas de detalle. Después de las modificaciones realizadas hacer click en el botón Grabar registro.

Flujo de Caja

Esta Ventana Definición de Columnas para Flujo de Caja permite establecer la estructura de este estado financiero, a través, de un Formato de Flujo de Caja en el que se detallan las líneas que lo conformarán. (Ver Ventana de Definición de Columnas para Flujo de Caja en la página siguiente)

- 118 -


Para crear un nuevo Formato de Flujo de Caja se deben seguir los pasos siguientes: 1° Hacer click en el botón Nuevo de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + N. 2° En la parte superior izquierda de esta ventana b ajo la etiqueta Formatos de Flujo de Caja ingresar la Descripción o nombre que identificará al nuevo formato, el Código se generará en forma automática. Una vez ingresada la descripción hacer un click en cualquier parte de la cuadrícula de Formatos de Flujo de Efectivo y se visualizará en ella una línea conteniendo los datos de este nuevo formato. 3° Proceder a establecer la estructura de este form ato, para lo cual deberán crearse las líneas (de título, de detalle, de subtotal detalle o de subtotal) que lo conformarán. Para crear una Línea del Flujo de Caja , siga los siguientes pasos: a) Estando ubicado en la línea de este nuevo formato dentro de la cuadrícula respectiva, hacer click en el botón Nueva Línea de Detalle de la barra de herramientas. b) Se observa que, en la parte superior derecha, los casilleros agrupados bajo la etiqueta Datos para la Línea del Flujo se activan; proceda a ingresar los datos requeridos: En Número de Línea se ingresará un valor numérico que indique la ubicación de ésta dentro del Flujo de Efectivo al momento de generar el reporte. En Tipo de Etiqueta se visualizarán los valores: Título, Detalle, Subtotal detalle y Subtotal; seleccionar uno de ellos dependiendo de la utilidad de la línea. En Descripción ingrese un nombre significativo para esta línea, que represente a las cuentas que agrupará. El Tipo de Operación, que se debe indicar solamente en el caso de que se haya especificado una línea de detalle, permite seleccionar la operación (Suma o Resta) a realizar con el importe total de esta línea (este importe resulta de la suma de los importes de las diferentes cuentas agrupadas bajo esta línea) en relación con las otras líneas que conforman la estructura del formato al momento de generar el reporte de este estado financiero. c) Finalizado el ingreso de datos hacer un click en el botón Aceptar, para agregar esta línea a la estructura del Formato del Flujo de Caja. 4° Si se trata de una línea de detalle se le deben asociar una o más cuentas. El modo de trabajo para esta tarea es igual a la explicada anteriormente en la opción Balance General de la opción Configuración de Estados Financieros del submenú Tablas de este módulo de Contabilidad. 5° Repetir los pasos 3 y 4 para seguir agregando l íneas a la estructura del formato en el cual está trabajando, tantas veces como sean necesarias.

- 119 -


6° Finalmente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para grabar el Formato del Flujo de Efectivo creado. Nota: Hacer doble click sobre una línea de detalle tiene el mismo efecto que hacer click sobre el botón Detalle de Cuentas, visualizará la Ventana Definición de Cuentas con el objetivo de asociar cuentas a esta línea. Observación: Una vez grabado el Formato del Flujo de Efectivo puede accederse a él para editar o modificar su estructura, para lo cual en la cuadrícula de Formatos de Flujo de Efectivo deberá ubicarse en la línea del formato que desea editar y hacer click en el botón Modificar registro , luego de lo cual podrá agregar o eliminar líneas, e incluso asociar o desasociar cuentas a las líneas de detalle. Después de las modificaciones realizadas hacer click en el botón Grabar registro.

Tabla de Contabilización

Esta opción se utiliza con la finalidad de configurar la Tabla de Contabilización la que será de utilidad al momento de generar el asiento contable de un determinado documento u operación. De acuerdo a la naturaleza de las operaciones esta configuración se puede realizar tomando en cuenta: los Motivos de Almacén, el Tipo de Movimiento, el Tipo de Venta y el concepto de remuneración.

Por Motivos de Almacén

Esta opción se utiliza para configurar la Tabla de Contabilización de acuerdo a los Motivos de Movimientos de Almacén; por lo tanto, esta configuración se utilizará al momento de contabilizar los documentos del módulo de Almacén.

En esta Ventana Tabla de Contabilización de Almacenes se observa la lista de Motivos de Movimientos de Almacén (los cuales fueron registrados en la subopción Motivos de Movimientos de Almacén – Opción Sucursales y Almacenes – Submenú Tablas – Módulo Almacén). Para cada uno de estos motivos se le debe realizar la configuración contable respectiva, para esto: 1° Ubicarse en la línea del motivo al cual se desea configurar en la Lista de Motivos de Movimientos de Almacén, ya sea utilizando las teclas de desplazamiento o haciendo un click sobre la línea. - 120 -


2° 3° 4°

5°

6°

7°

Hacer click en el botón Modificar registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + E . Se observa que los botones de la parte superior derecha de la ventana se activan. La configuración de las cuentas de acuerdo a los motivos de almacén se realiza por grupos de productos, por lo que tendrá que hacer click en el botón Actualizar Grupos de Productos cuyo efecto es incorporar todos los grupos en los cuales se clasifican los productos de almacén a la lista etiquetada como Contabilización por Grupo de Productos. En esta última lista ubicarse en cada uno de los grupos y proceder a asignarle sus respectivas cuentas de Cargo y Abono, de acuerdo a las cuentas registradas en el Plan Contable de la empresa (Opción Plan de Cuentas – Submenú Tablas – Módulo Contabilidad). En el caso de que las cuentas asignadas, tanto para el cargo como para el abono, sean las mismas en todos los grupos de productos basta con indicar las cuentas para el primer grupo de productos y luego hacer click en el botón Copiar las mismas cuentas en todos los grupos. En la parte inferior derecha de la ventana se ob serva una lista con la etiqueta Productos con Contabilización distinta a la de su grupo, la cual se utilizará en el caso de que por alguna razón existe algún(os) producto(s) que necesitan ser configurados contablemente de forma distinta a los demás productos de su grupo, por lo que serán configurados de manera individual. Aquí en esta lista se ingresarán los datos del producto y se indicarán las cuentas de Cargo y Abono respectivas que se utilizarán al momento de generar los asientos contables. Una vez que se han ingresado las cuentas para to dos los grupo y productos para un motivo específico hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para guardar la configuración contable de este motivo.

Por Tipo de Movimiento

Esta opción se utiliza para configurar la Tabla de Contabilización de acuerdo a los Tipos de Movimiento de las operaciones de la empresa; por lo tanto, esta configuración se utilizará al momento de centralizar los documentos que especifiquen un tipo de movimiento .

En esta Ventana Configurar Contabilización por Tipos de Movimiento se observa la lista de Tipos de Movimiento (los cuales fueron registrados en la opción Tipos de Movimientos – Submenú Tablas – Módulo Cuentas por Cobrar). A cada uno de estos tipos de movimiento se le debe realizar la configuración contable respectiva, para esto: - 121 -


1° 2° 3° 4°

5°

En la Lista de Tipos de Movimiento ubicarse en la línea del tipo que se desea configurar, ya sea utilizando las teclas de desplazamiento o haciendo un click sobre la línea. Hacer click en el botón Modificar registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + E . Observe, que en la parte central de la ventana se visualiza una lista de Documentos Disponibles, tanto Por Cobrar, como Por Pagar así como, los impuestos asociados. Se procede a digitar las cuentas para la moneda oficial y para la moneda extranjera en las grillas correspondientes así como el tipo de operación Cargo o Abono y el tipo de cambio asociado. En algunos casos, de acuerdo a la naturaleza del tipo de documento que se está configurando, se procederá a ingresar el detalle de las Cuentas para Impuestos, para esto deberá ubicarse en esta cuadrícula y, seleccionar si se registrará en el Cargo o Abono e indicar la Cuenta M.N. (Cuenta en Moneda Nacional) y la Cuenta M.E. (Cuenta en Moneda Extranjera) que se utilizarán para registrar el importe de la deducción de este impuesto. Una vez que se han configurado todos los documen tos asociados para el tipo de movimiento seleccionado hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para guardar la configuración contable de este tipo de movimiento.

Por Tipo de Venta

Esta opción se utiliza para configurar la Tabla de Contabilización de acuerdo a los Tipos de Venta de las operaciones de la empresa; por lo tanto, esta configuración se utilizará al momento de centralizar los documentos de ventas.

En esta Ventana Configurar Contabilización por Tipos de Venta se observa la lista de Tipos de Venta (los cuales fueron registrados en la opción Tipos de Venta – Submenú Tablas – Módulo Cuentas por Cobrar). A cada uno de estos tipos de venta se le debe realizar la configuración contable respectiva, para esto: 1° En la Lista de Tipos de Venta ubicarse en la línea del tipo que se desea configurar, ya sea utilizando las teclas de desplazamiento o haciendo un click sobre la línea. 2° Hacer click en el botón Modificar registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + E . 3° Observe, que en la parte central de la ventana se visualiza una lista de Documentos Asociados, donde aparecen todos los documentos registrados en el sistema (Opción Documentos – Submenú Tablas – Módulo Cuentas por Cobrar . - 122 -


4°

5°

Ahora si proceda a configurar por cada documento los datos requeridos, los cuales son: Contabilizar en que indicará la columna del asiento contable (Cargo/Abono) en que se registrará el importe del documento a contabilizar y, las cuentas para Moneda Nacional y Moneda Extranjera. Estas cuentas que aquí se registran establecen la configuración contable para todos los grupos de productos, pero si se presentara el caso de que un(os) grupo(s) de productos requiere(n) de una contabilización distinta, en este tipo de documento y tipo de venta que se está configurando, se utilizará la cuadrícula Grupo de Productos con contabilización distinta en la cual se ingresará el grupo de productos y las cuentas para moneda nacional y para moneda extranjera que se utilizarán para contabilizar este grupo. Una vez que se han establecido las cuentas para todos los documentos asociados al tipo de venta seleccionado hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para guardar esta configuración contable que acaba de realizar.

Por Concepto de Planilla

Esta opción se utiliza para configurar la Tabla de Contabilización de acuerdo a los Conceptos de Remuneraciones de la empresa; por lo tanto, esta configuración se utilizará al momento de centralizar las planillas.

En esta Ventana Configurar Contabilización por Conceptos de Planilla se observa la lista de Tipos de Planilla (los cuales fueron registrados en la opción Tipos de Planilla – Submenú Tablas – Módulo Planillas). A cada uno de estos tipos de planilla se le debe realizar la configuración contable respectiva, para esto: 1° En la Lista de Tipos de Planilla ubicarse en la línea del tipo que se desea configurar, ya sea utilizando las teclas de desplazamiento o haciendo un click sobre la línea. 2° Hacer click en el botón Modificar registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + E . 3° Observe, que en la parte central de la ventana se visualiza una lista de Conceptos Asociados, donde aparecen todos los conceptos registrados en el sistema (Opción Conceptos de Remuneración – Submenú Tablas – Módulo Planillas . 4° Ahora si proceda a configurar por cada concepto los datos requeridos, los cuales son: Contabilizar en, que indicará la columna del asiento contable (Cargo/Abono) en el que se registrará el importe del concepto a contabilizar y, las cuentas para Moneda Nacional y Moneda Extranjera. Estas cuentas que aquí se registran establecen la configuración - 123 -


5°

contable para los descuentos de ley, en lo que respecta a los concepto de pago de los trabajadores se utilizará la cuadrícula Centros de Costo Asociados a Conceptos en la cual se ingresará el grupo de productos y las cuentas para moneda nacional y para moneda extranjera que se utilizarán para contabilizar este centro de costo. Una vez que se han establecido las cuentas para todos los documentos asociados al tipo de venta seleccionado hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para guardar esta configuración contable que acaba de realizar.

Definición por Cuenta y Centro de Costo

Esta opción permite definir las cuentas automáticas de la generación de los asientos de destino para las cuentas de gastos. La definición de cuentas automáticas en el sistema se pueden trabajar tomando en cuenta cualquiera de las tres formas: Por Cuenta, Por Centro de Costo o por ambos, según se haya configurado el parámetro DEF_AUTOM en el sistema (Opción Parámetros del Sistema – Submenú Utilitarios). Si el parámetro está configurado como CUENTA la definición de las cuentas automáticas se hace de acuerdo a las cuentas para los asientos automáticos registradas en el Plan de Cuentas (Opción Plan de Cuentas – S ubmenú Tablas - Módulo Contabilidad), si está configurado como CENTRO DE COSTO la definición de las cuentas automáticas se hace de acuerdo a las cuentas registradas para generar los asientos automáticos en la edición de los Centros de Costos (Opción Centros de Costos – S ubmenú Tablas - Módulo Contabilidad), pero si el parámetro tiene el valor AMBOS la definición de las cuentas automáticas se hará de acuerdo a la configuración de éstas en esta ventana: Ventana Tabla para Definición de Cuentas Automáticas. Entonces, esta ventana se utiliza para establecer las cuentas del Cargo y el Abono que definirán las cuentas automáticas para los asientos de destino en la contabilización de las cuentas de gastos, de acuerdo a una Cuenta y a un Centro de Costo, es decir cuando el parámetro del sistema DEF_AUTOM esté configurado con el valor Ambas.

Para definir las cuentas automáticas en esta ventana, el procedimiento es el siguiente: 1°

Observará en la parte izquierda de la ventana un a lista conteniendo todas las cuentas de gastos registradas en el Plan de Cuentas de la empresa. Estas cuentas de gastos están clasificadas como cuentas de Función o como cuentas de Naturaleza, y de acuerdo a como esté configurado el parámetro DEF_GASTO (Opción Parámetros del Sistema – Submenú Utilitarios) que indica si las cuentas de gastos se trabajaran por Naturaleza o por Función - 124 -


2° 3° 4°

5°

6°

7° 8°

se visualizarán las cuentas en el referido listado. Como ejemplo, en la ventana que se muestra a continuación aparecen listadas las cuentas de gastos configuradas como cuentas de Función, ya que el parámetro DEF_GASTO tiene el valor Función e incluso se indica esto en el mensaje mostrado arriba de la lista: “La definición de cuentas automáticas está configurado por Función (parámetro DEF_GASTOS), es decir, las cuentas de función van a generar la automática”; si el parámetro estuviera configurado como Naturaleza el listado presentará las cuentas de gastos configuradas como cuentas de Naturaleza. En la lista de las cuentas de gastos, ubíquese e n la cuenta que se desea configurar, ya sea utilizando las teclas de desplazamiento o haciendo un click sobre la línea. Hacer clic en el botón Modificar registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + E . Para incorporar los centros de costos (registrad os en la Opción Centros de Costo – Submenú Tablas – Módulo Contabilidad) a la cuenta seleccionada haga click en el botón Actualizar Centros de Costos por Cuenta, para visualizar los registros de los centros de costos en la cuadrícula etiquetada como Contabilización por Centro de Costo. Ubicarse en una línea de un Centro de Costo e in gresar las cuentas respectivas en las columnas de Cargo y Abono, las que se tomarán en cuenta en la generación de los asientos automáticos por Cuenta y Centro de Costo. Seguir trabajando de manera similar para ingresar las cuentas del resto de centros de costos incluidos dentro de la cuenta de gastos seleccionada. En caso las cuentas ingresadas en Cargo y Abono sean las mismas para todos los centros de costos, después de haber ingresado las cuentas para el primer centro de costo, bastará con hacer click en el botón Copiar las mismas Cuentas en todos los Centros de Costo. En la parte inferior derecha de la ventana se vi sualiza una cuadrícula etiquetada como Contabilización por Centro de Costo y Anexo, que servirá para configurar las cuentas automáticas de Cargo y Abono, en caso se desee definir las cuentas automáticas por Cuenta, Centro de Costo y Anexo. En este caso ubicarse en un centro de costo en la cuadrícula superior, y luego proceder a ingresar los anexos de este centro de costos en la cuadrícula inferior, indicando sus respectivas cuentas automáticas para el cargo y el abono. Repetir los pasos del 2 al 6 para seguir definie ndo las cuentas automáticas para las otras cuentas de gastos registradas en la lista de la parte izquierda de la ventana. Finalmente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para guardar esta configuración de cuentas automáticas.

Excepciones de Cuentas

Dada la configuración del parámetro Definición de Cuentas de Gastos: Por función o Naturaleza el sistema restringirá el uso de estas cuentas en los diferentes formularios de ingreso de datos. Pero si se necesita de igual forma trabajar con cuentas que no pertenecen a esta forma de trabajo preestablecida, estas cuentas son las que deberán ser ingresadas en este formulario. Para registrar los datos realizar los siguientes pasos: 1° 2° 3º 4°

Hacer click en el botón Modificar registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + E. En la parte derecha de esta ventana se ingresará n los datos generales de las cuentas como: Código, Descripción. En la parte izquierda de esta ventana se muestra el listado de las cuentas por definir y, en la derecha un listado de cuentas de naturaleza aceptadas, deberá ubicarse en los botones derecha izquierda para definir sus cuentas. Finalmente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para grabar el nuevo registro de las cuentas.

(Ver Ventana de Excepciones de Cuentas en la página siguiente)

- 125 -


Puntos de Emisión

Un Punto de Emisión identifica a un lugar físico-geográfico de la empresa. Generalmente, se usa para designar a una sucursal de la empresa. La utilidad de trabajar con Puntos de Emisión es que éstos permiten identificar en que lugar físico o sucursal de la empresa se han emitido o registrado los documentos de las operaciones realizadas. Esta ventana, por lo tanto, se utiliza para registrar los diferentes puntos de emisión de la empresa, consignándose su Código, Descripción y Estado de los mismos.

Nota: El trabajar con un Punto de Emisión específico no implica que no se pueda registrar un documento con una sucursal distinta a ese punto de emisión. Por ejemplo: Si se está trabajando

- 126 -


con el Punto de Emisión: Trujillo , se puede registrar una Guía de Remisión del almacén de Ica, por lo tanto en el documento se indicará la Sucursal: Ica , tal como se observa en la siguiente ventana, y el Punto de Emisión: Trujillo se observará también en la ventana del documento así como en la barra de estado (parte inferior de la pantalla).

Observe

Clientes & Proveedores


Proyectos

Ver: Módulo Almacén – Submenú Tablas – Opción Proyectos

Documentos


Impuestos

Esta ventana permite registrar los diversos impuestos de ley que gravan las transacciones u operaciones comerciales. Observe que, en la parte izquierda de la ventana se visualiza una lista que contiene el código y la descripción de los impuestos ya registrados; si aún no se registraron impuestos, la lista aparecerá en blanco. (Ver Ventana de Impuestos en la página siguiente)

- 127 -


Para registrar los datos de un impuesto realizar los siguientes pasos: 1° Hacer click en el botón Nuevo registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + N. 2° En la parte derecha de esta ventana se ingresará n los datos generales del impuesto como: Código, Descripción, Descripción Corta y Estado. 3° De manera complementaria se presenta también una casilla de verificación etiquetada como Discrimina destino de adquisición. Si se activa () esta casilla, haciendo un click sobre la misma, se indica que en los reportes donde se incluya este impuesto, éste se visualizará desagregado en tres partes, de acuerdo al tipo de destino: Adquisiciones Gravadas con Destino Gravado y/o Exportación, Adquisiciones Gravadas con Destino Mixto y Adquisiciones Gravadas con Destino No Gravado, tal como lo exige la SUNAT. (Por ejemplo: Reporte de Registro de Compras del módulo de Cuentas por Pagar). 4° También se presenta una casilla de verificación etiquetada como Resta a la Base Imponible. Si se activa ( ) esta casilla, haciendo un click sobre la misma, se indica que este impuesto se disminuirá de la base imponible para calcular el total del documento, como es el caso del impuesto a la renta. 5° Se visualiza además una cuadrícula etiquetada como Valores del Impuesto en el tiempo que se utiliza para registrar, de acuerdo a leyes y/o normas vigentes, el valor del impuesto que se está creando, para esto: a) Ubicarse en la grilla mencionada haciendo un click sobre la misma. b) Hacer click en el botón Nueva línea de detalle de la barra de herramientas. c) Observe la línea creada, en la columna Fecha Impuesto se presenta por defecto la fecha actual del sistema, la misma que podrá ser modificada si es que así se requiere. d) Proceder al ingreso del valor, expresado en porcentaje, en la columna Valor del Impuesto (%). 6° Finalmente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para que los datos de este impuesto queden grabados en su respectiva tabla, incorporándose el mismo en la Lista de Impuestos que se visualiza en el lado izquierdo de la ventana. Observaciones: En la Ventana Impuestos, la cuadrícula Valores del impuesto en el tiempo permite visualizar los diferentes valores asignados a un impuesto en el transcurso del tiempo. Para asignar nuevos valores a un impuesto ya registrado con anterioridad, realizar los pasos siguientes: 1° En la Lista de Impuestos , que se visualiza en la parte izquierda de esta ventana, ubicarse en la línea del impuesto al cual se le desea agregar un nuevo valor, ya sea haciendo un click sobre la línea o utilizando las teclas de desplazamiento (↑↓). - 128 -


2°

Hacer click en el botón Modificar registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + E . Ubicarse en la cuadrícula Valores del impuesto en el tiempo. Hacer click en el botón Nueva línea de detalle de la barra de herramientas, para crear una línea, en la columna Fecha Impuesto (que por defecto presenta la fecha actual pero que puede ser modificada) se deberá ingresar la fecha de inicio de la vigencia de este nuevo valor del impuesto y, en la columna Valor del Impuesto (%) deberá registrarse el nuevo valor del mismo, expresado en porcentaje. Finalmente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para grabar el nuevo valor del impuesto.

3° 4°

5°

Funciones de Distribución de Costos

Son las funciones o drivers de distribución con los que cuenta el sistema, los cuales son:       



Por Porcentaje, distribuye en base a un porcentaje asignado en los centros de costo. Por Área General, distribuye entre todos los centros de costo en base al área de terreno de cada consumidor asociado a éste. Por Área de Hijos, distribuye en base al área de terreno de cada consumidor hijo asociado al centro de costo Por Volumen de Agua, distribuye a los centros de costos cuyos consumidores asociados han hecho uso de agua y se han registrado en el módulo de Riego y Fertilización. Por Kilos Cosechados Por Uso de Maquinaria, distribuye a los centros de costos cuyos consumidores asociados han hecho uso de la maquinaria, y se han registrado en el módulo de Maquinaria. Por Asistencia de Personal, distribuye a los centros de costos cuyos consumidores asociados han hecho uso de horas-hombre y se han registrado en las asistencias del módulo de Recursos Humanos y Planillas. Por Gastos Directos, distribuye en base a los gastos imputados en cada consumidor hijo asociado a este centro de costo.

Nota: El usuario puede generar sus propios drivers programando estos en la base de datos a través de un store procedure y agregarlo a esta lista indicando en el campo Stored Procedure el nombre del mismo.

- 129 -


Configurar Distribución de Gastos por Centro de Costo

Consiste en asignar los drivers de distribución a cada centro de costo final por cuenta de gasto generada. Esta configuración es por periodo, la misma que es obtenida del periodo anterior para ser reconfigurada o aceptada tal como está. Luego de configurado cada centro de costo con su respectivo driver se procede a grabar esta configuración dando click en el botón en la parte superior derecha de la ventana.

que se encuentra ubicado

Opciones de Movimiento Registro de Asiento de Apertura

En esta ventana se registra el voucher o asiento contable de apertura, es decir, el asiento que contiene todas las cuentas con sus respetivos saldos iniciales al momento de implementar el sistema por primera vez en la empresa. Por tanto, este registro se hará por única vez, ya que posteriormente los saldos iniciales para nuevos periodos contables el sistema los generará de manera automática. Para registrar el asiento de apertura realizar los siguientes pasos: 1° Hacer clic en el botón Modificar registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + E. 2° En la parte superior de esta ventana se ingresar án los datos generales del voucher contable, los cuales se detallan a continuación: - Subdiario: Los subdiarios contables se utilizan para clasificar los vouchers o asientos contables de acuerdo al tipo de operación que registrarán, por ejemplo: Compras, Caja y Bancos, Personal, Ventas, Aplicación, etc. Si no recuerda el código del subdiario puede hacer un click en el botón Buscar. - Número Voucher: Corresponde al número correlativo del voucher de acuerdo al subdiario seleccionado. Este dato se genera automáticamente al momento de seleccionar el subdiario.

- 130 -


3°

4°

- Fecha: Se visualiza la fecha actual del sistema, pero puede ser modificada. - Tipo de Cambio: Muestra, solo en modo de consulta, el tipo de cambio del día de la moneda extranjera en relación con la moneda nacional (Según a lo registrado en la subopción Tipo de Cambio de la opción Tablas del submenú Utilitarios). - Moneda: Permite seleccionar la moneda, oficial o extranjera, que se utilizará para el registro de los importes o cantidades monetarias en este asiento contable. - Observaciones: De manera opcional, se permite incluir ciertas observaciones respecto al asiento contable que se está registrando, que pueden consistir en el tipo y número del documento que origina el asiento y/o la razón social del cliente, proveedor, personal, etc. a quien se emite o quien emite el documento, o cualquier otra observación que se estime conveniente. Luego, en la cuadrícula que se presenta en esta ventana se ingresarán las líneas de detalle del asiento contable, es decir, las líneas que registran las cuentas e importes del Cargo y del Abono. Para esto deberá: a) Ubicarse en la cuadrícula o grilla correspondiente. b) Hacer clic en el botón Nueva línea de detalle de la barra de herramientas, para crear una línea donde ingresará los datos correspondientes en cada una de las columnas. Finalmente, hacer clic en el botón Grabar registro de la barra de herramientas. Si el asiento no está cuadrado tanto en moneda oficial como moneda extranjera se visualizará un mensaje indicando el error y evitando la grabación del registro y obligando a que el usuario corrija el(los) error(es); de lo contrario, si no hay errores en los datos, este asiento contable registrado quedará grabado en su respectiva tabla.

Registro de Asiento Contable

En el sistema, los asientos contables o vouchers de contabilidad tienen dos maneras de generarse, la primera: como resultado del proceso de centralización de un documento (ya sea éste un proceso en línea o en batch), y la segunda: registrando manualmente el asiento contable de una operación y/o transacción. Esta ventana Edición de Voucher de Contabilidad se utiliza para que el usuario registre manualmente los vouchers contables, ingresando los datos requeridos para tal fin.

- 131 -


Para registrar un nuevo voucher o asiento contable realizar los siguientes pasos: 1° Hacer clic en el botón Nuevo registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + N. 2° En la parte superior de esta ventana se ingresar án los datos generales del voucher contable, los cuales se detallan a continuación: - Subdiario: Los subdiarios contables se utilizan para clasificar los vouchers o asientos contables de acuerdo al tipo de operación que registrarán, por ejemplo: Compras, Caja y Bancos, Personal, Ventas, Aplicación, etc. Si no recuerda el código del subdiario puede hacer un clic en el botón Buscar. - Número Voucher: Corresponde al número correlativo del voucher de acuerdo al subdiario seleccionado. No es necesario ingresar este dato, pues se genera automáticamente al momento de seleccionar el subdiario. - Fecha: Se visualiza la fecha actual del sistema, pero puede ser modificada. - Tipo de Cambio: Muestra, solo en modo de consulta, el tipo de cambio del día de la moneda extranjera en relación con la moneda nacional (Según a lo registrado en la subopción Tipo de Cambio de la opción Tablas del submenú Utilitarios). - Moneda: Permite seleccionar la moneda, oficial o extranjera, que se utilizará para el registro de los importes o cantidades monetarias en este asiento contable. Después de realizar la selección, observe que en la parte superior de esta ventana, bajo la etiqueta Mostrar en, se activa la opción correspondiente a la moneda seleccionada. - Observaciones: De manera opcional, se permite incluir ciertas observaciones respecto al asiento contable que se está registrando, que pueden consistir en el tipo y número del documento que origina el asiento y/o la razón social del cliente, proveedor, personal, etc. a quien se emite o quien emite el documento, o cualquier otra observación que se estime conveniente. 3° Luego, en la cuadrícula que se presenta en esta ventana se ingresarán las líneas de detalle del asiento contable, es decir, las líneas que registran las cuentas e importes del Cargo y del Abono. Para esto deberá: a) Ubicarse en la cuadrícula o grilla correspondiente. b) Hacer clic en el botón Nueva línea de detalle de la barra de herramientas, con lo que se crea una línea donde ingresará los datos correspondientes en cada una de las columnas. Es necesario precisar detalles de algunas de ellas: Las columnas Operación Banco y Descripción Operación Banco se utilizan cuando se trabaja con las cuentas de la Clase 10: Caja y Bancos, es decir, cuando - 132 -


se selecciona un Subdiario que incluya estas cuentas, por ejemplo, subdiario Caja y Bancos Ingresos o subdiario Caja y Bancos Egresos. Las columnas Código y Razón Social , TD (Tipo de Documento), Serie y Número de Documento, y Centro de Costo no necesariamente requieren el ingreso de datos, pues dependen de cómo la cuenta con la cual se está trabajando (columna Cuenta ) haya sido configurada al momento de su registro en el Plan de Cuentas (Opción Plan de Cuentas – Submenú Tablas – Módulo Contabilidad). Por ejemplo: Si al momento de registrar una cuenta se indica que ésta deberá exigir Centro de Costo cuando se trabaje con la misma, entonces cuando se proceda al registro de un voucher o asiento contable en el cual se utilice esta misma cuenta, obligatoriamente en la columna Centro de Costo se deberá ingresar un valor (código del Centro de Costo); y, por el contrario, si en la edición de un voucher contable se emplea una cuenta, la cual registra que no deberá exigir Centro de Costo al momento de su utilización y, se ingresa un valor en la columna Centro de Costo se visualizará el mensaje: “Inconsistencia de datos. La cuenta contable NO EXIGE Centro de Costo. Verifique en el Plan de Cuentas”, que indica que en esta columna no se deberá ingresar un valor de Centro de Costo ya que este dato no es necesario para la cuenta que se está utilizando. La columna TD (Tipo de Documento): En el caso de que la cuenta que se está utilizando en el registro del asiento contable obligue a solicitar Código de Persona y Número de Documento (esto depende de cómo la cuenta se haya registrado en el Plan de Cuentas; ver Opción Plan de Cuentas – Submenú Tablas – Módulo Contabilidad), después de haber ingresado el Código de la Persona (Cliente, Proveedor, Personal, etc.) tal como se solicita, deberá ubicarse en esta columna TD y presionar la tecla F2 (Buscar) con lo que se visualizará la Ventana de Lista de Documentos Pendientes de la persona que se consignó.

Esta ventana, que contiene el nombre o razón social de la persona, presenta en la parte superior los Documentos pendientes de Cuentas por Cobrar y en la parte inferior los Documentos pendientes de Cuentas por Pagar, de los cuales se deberá seleccionar el documento que se desea centralizar, de cualquiera de las dos formas siguientes. 1ª. Ubicarse, haciendo un clic sobre la línea del documento o con las teclas de desplazamiento, y luego hacer clic en el botón Aceptar. 2ª. Hacer doble clic sobre la línea del documento. Con cualquiera de las dos formas empleadas para la selección del documento se cerrará esta ventana y los datos del documento seleccionado se visualizan en las columnas TD, Serie y Número de la Ventana de Edición de Voucher de Contabilidad.

- 133 -


4°

Finalmente, hacer clic en el botón Grabar registro de la barra de herramientas. Si los datos no se ingresaron correctamente o se presentan inconsistencias en los mismos se visualizará un mensaje indicando el error, por ejemplo: “Faltan datos o dato ingresado es incorrecto” o “Hay inconsistencias en los importes. Entre Cargos y Abonos o entre Cabecera y Detalle” , evitando la grabación del registro y obligando a que el usuario corrija el(los) error(es); de lo contrario, si no hay errores en los datos, este asiento contable registrado quedará grabado en su respectiva tabla.

Observaciones: - En la parte superior de la ventana se presentan dos opciones Moneda Nacional y Moneda Extranjera agrupadas bajo la etiqueta Mostrar en, estas opciones se utilizan para seleccionar el tipo de moneda en que se desea se visualicen los importes del Cargo y Abono y el Total Voucher cuando se accede a un registro de un voucher o asiento contable en modo de consulta. - Así mismo, en la parte superior de la ventana, se visualiza Referencia que muestra el documento centralizado que origina este asiento contable. Haciendo doble click sobre el documento de referencia se podrá acceder a la Ventana de Edición de este documento. - Cuando se registra un asiento contable que utiliza cuentas de función (6 y 9), el usuario registra el Asiento por Naturaleza y al momento de grabar el mismo, el sistema realiza la Generación Automática de los Asientos de Destino, visualizándose inmediatamente en la ventana de edición. Importante: Estos vouchers registrados manualmente pueden editarse o modificarse posteriormente, más no los vouchers generados por los procesos de centralización. Si se intenta modificar un voucher generado automáticamente se presentará el siguiente mensaje: “Operación no disponible, el documento ha sido generado automáticamente, modifique el documento origen”.

Ventana de Lista de Vouchers de Contabilidad

Esta ventana precede a la Ventana de Edición de Voucher de Contabilidad . Visualiza todos los registros de los vouchers o asientos contables contenidos en su respectiva tabla. En esta ventana se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Efecto doble click



Permite la ubicación en una determinada línea de registro de un voucher o asiento contable. Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Edición de Vouchers de Contabilidad, mostrando la información de la línea del voucher contable en el cual se encuentra ubicada.

Aplicación de Documentos

Una aplicación de documentos consiste en cancelar los saldos de documentos entre sí, por ejemplo: • Una Entrega a Rendir contra una Liquidación de Gastos • Una Nota de Crédito contra una Factura • Un Anticipo contra una factura, boleta, etc. La aplicación puede hacerse entre documentos de un mismo Cliente/Proveedor o entre documentos de distinto Cliente/Proveedor entre sí. El manejo de esta ventana es similar al manejo de la Ventana de Edición de Asiento de Diario de Contabilidad explicada anteriormente (Opción Registro de Asiento de Diario – Submenú Movimientos – Módulo Contabilidad), seleccionando por supuesto el Subdiario correspondiente al asiento de aplicación. La finalidad de utilizar esta Ventana de Aplicación de Documentos consiste en dar un nivel adicional de seguridad al ingreso de datos al momento de registrar un asiento contable, pues un usuario que tiene privilegios para registrar aplicaciones de documentos (por ejemplo: registrar una aplicación de un anticipo a proveedor) no necesariamente tiene privilegios para editar vouchers contables. (Ver Ventana de Aplicación de Documentos en la página siguiente)

- 134 -


Nota: Una Aplicación de Documentos también puede registrarse en la Ventana de Edición de Vouchers de Contabilidad (Opción Registro de Asiento Contable – Submenú Movimiento Módulo Contabilidad), seleccionando para tal fin el Subdiario: Aplicación , pero con la diferencia de que cuando se utiliza esta ventana el registro del asiento contable de la aplicación no se visualiza en la Ventana de Lista de Vouchers de Contabilidad sino en la Ventana de Lista de Aplicación de Documentos.

Ventana de Lista de Aplicación de Documentos

Esta ventana precede a la Ventana de Aplicación de Documentos . Visualiza todos los registros de los asientos contables de aplicación de documentos contenidos en su respectiva tabla. En esta ventana se pueden producir los siguientes efectos: Efecto click



Efecto doble click



Permite la ubicación en una determinada línea de registro de una aplicación de documentos. Se visualizará, en modo de consulta, la Ventana de Aplicación de Documentos , mostrando la información de la línea de la aplicación de documentos en la cual se encuentre ubicada.

Ajustes por Diferencia de Cambio

En esta ventana se realiza el ajuste por diferencia de cambio de los documentos y/o cuentas. La necesidad de realizar estos ajustes en los documentos y cuentas (configuradas para tal fin en el Plan de Cuentas) es determinar los nuevos importes de saldo de éstos a una fecha determinada, para calcular el saldo ajustado y el importe de pérdida o ganancia después de este ajuste, monto que se registrará automáticamente en la Cuenta de Pérdidas o Ganancias, respectivamente. Los ajustes pueden hacerse tanto en moneda extranjera como moneda nacional. Cuando el ajuste selecciona moneda extranjera los importes de ganancia o pérdida se generan en moneda nacional y cuando se selecciona ajustar moneda nacional los importes de ganancia o pérdida se generan en moneda extranjera, esto es posible ya que el sistema puede llevar una contabilidad bimonetaria. (Ver Ventana de Edición de Ajustes por Tipo de Cambio en la página siguiente)

- 135 -


En la parte superior de esta ventana se ingresarán los datos necesarios para registrar este asiento contable de ajuste, entre los que se requieren: - Tipo de Cuenta: Indica el tipo de cuenta: Por Cobrar , Por Pagar o Por Cuenta - Moneda a Ajustar: Seleccionar la moneda cuyo tipo de cambio se ajustará en los documentos del Tipo de Cuenta seleccionado. - Documento, Serie y Número: Seleccionar el tipo de documento de ajuste y la serie del mismo, así como ingresar el número del mismo. - Fecha: Fecha de registro del documento de ajuste que se está editando. Por defecto se visualiza la fecha actual del sistema pero la misma podrá ser modificada. - T. Cambio: Visualiza de manera automática el tipo de cambio de la moneda seleccionada de acuerdo a la fecha de registro ingresada. - Ajustar a la Fecha: Indicar la fecha de ajuste de los documentos - Tipo Cambio Compra y Tipo Cambio Venta: Estos valores se visualizan de manera automática después de ingresada la fecha de ajuste (Ajustar a la Fecha) y corresponden a los tipos de cambio de compra y venta de la moneda en la fecha de ajuste. - Centro de Costo: Seleccionar el Centro de Costo para el cual se realizará el ajuste de los documentos del tipo de cuenta seleccionada, por defecto aparecerá el Centro de Costo configurado en el parámetro: Diferencias por Tipo de Cambio – Centro de Costo Una vez ingresados los datos requeridos, deberá hacer un click en el botón para que se generen automáticamente los ajustes a los documentos que así lo requieran del Centro de Costo especificado. Los ajustes generados se visualizarán en la cuadrícula o grilla que presenta la ventana, mostrando por cada documento ajustado el saldo del mismo, el tipo de cambio al que se facturó el documento (de acuerdo a la moneda especificada), el saldo ajustado (saldo después del proceso de ajuste) y el importe de pérdida o ganancia que se haya producido. Así mismo, después de este proceso de ajuste se visualizan, en la parte derecha de la ventana encima de la cuadrícula, los importes de Total Ganancia y Total Pérdida En la parte inferior se muestran todos los documentos que hacen referencia al centro de costo, mostrando el ajuste (saldo) y monto de la pérdida o ganancia el cuál irá a la cuenta de pérdidas o ganancias respectivamente. Finalmente, hacer click en el botón Grabar registro de la barra de herramientas para guardar los datos del ajuste generado y generar el asiento contable respectivo.

- 136 -


Reclasificación de Cuentas de Cobranza Dudosa

En esta ventana se procede a reclasificar los documentos que se encuentran como cobranza dudosa por cliente.

Para registrar estos documentos debe realizar los siguientes pasos: 1° Hacer clic en el botón Nuevo registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + N. 2° En la parte superior de esta ventana se ingresar án los datos generales del voucher contable, los cuales se detallan a continuación: - Subdiario: Los subdiarios contables se utilizan para clasificar los vouchers o asientos contables de acuerdo al tipo de operación que registrarán, por ejemplo: Compras, Caja y Bancos, Personal, Ventas, Aplicación, Cobranza dudosa, etc. Si no recuerda el código del subdiario puede hacer un click en el botón Buscar. - Número Voucher: Corresponde al número correlativo del voucher de acuerdo al subdiario seleccionado. No es necesario ingresar este dato, pues se genera automáticamente al momento de seleccionar el subdiario. - Fecha: Se visualiza la fecha actual del sistema, pero puede ser modificada. - Tipo de Cambio: Muestra, solo en modo de consulta, el tipo de cambio del día de la moneda extranjera en relación con la moneda nacional (Según a lo registrado en la subopción Tipo de Cambio de la opción Tablas del submenú Utilitarios). - Moneda: Permite seleccionar la moneda, oficial o extranjera, que se utilizará para el registro de los importes o cantidades monetarias en este asiento contable. - Observaciones: De manera opcional, se permite incluir ciertas observaciones respecto al asiento contable que se está registrando, que pueden consistir en el tipo y número del documento que origina el asiento y/o la razón social del cliente, proveedor, personal, etc. a quien se emite o quien emite el documento, o cualquier otra observación que se estime conveniente. - Cuenta de Reclasificación: Seleccionar la cuenta de activo con la que se va a reclasificar los documentos. - Cuenta de Cobranza: Seleccionar la cuenta de pasivo con la que se va a reclasificar los documentos.

- 137 -


3°

4°

- Cuenta de Provisión: Para seleccionar la cuenta de gastos donde registrar el gasto incurrido en esta reclasificación. - Centro de Costo: Seleccione el centro de costos donde se registrará el gasto incurrido en esta reclasificación - Cliente: Dada que la reclasificación se hace por cliente hay que elegir el cliente cuyos documentos de cobranza se van a reclasificar. - Tipo de Documento: Seleccionar el tipo de documento que se va a generar dada la reclasificación. Luego, hacer click en el botón Documentos para seleccionar los documentos que se van a reclasificar de la ventana auxiliar que se muestra a continuación activando las casillas de los mismos.

Finalmente, hacer clic en el botón Grabar registro de la barra de herramientas, y el sistema generará los documentos reclasificados y cancelará los documentos seleccionados respectivamente.

Registro de Asiento de Cierre

En esta ventana se registra el voucher o asiento contable de cierre, es decir, el asiento que traslada los saldos de las cuentas de gastos a las cuentas de balance.

- 138 -


Administración de Errores

En esta ventana se presentan todos los errores ocurridos durante la centralización de los módulos, es decir, muestra los documentos que no se pudieron centralizar para su corrección y su reprocesamiento.

Opciones de Procesos Centralización Contable por Módulo

Este proceso centraliza todos los documentos para un módulo específico o todos los módulos y en un periodo determinado, al mismo tiempo muestra un resumen del proceso visualizando el número total de documentos procesados, el número de documentos procesados con éxito y el número de documentos errados. La centralización de documentos es un proceso contable que consiste en la generación de los asientos contables en forma automática, generando los respectivos vouchers de cada operación contable. Este proceso de centralización se realiza por módulos del sistema (Almacén, Planillas, Cuentas por Pagar, etc.) y puede ejecutarse en línea o en lotes (batch), de acuerdo a la configuración de los parámetros del TIPO DE CENTRALIZACIÓN POR MÓDULOS (Opción Configuración del Sistema / Parámetros Iniciales / Configuración Contable del Submenú Utilitarios ). Si el sistema está configurado para realizar la centralización en línea, ésta se realiza al momento de grabar el documento; en caso contrario, la centralización se realiza en el módulo de Contabilidad del sistema, a través de esta opción de Centralización Contable por Módulo, seleccionando el módulo a centralizar y su respectivo periodo.

- 139 -


Descentralización Contable

Este proceso descentraliza los documentos de uno o todos los módulos del sistema de un periodo determinado, es decir, revierte el proceso de centralización de documentos realizado previamente.

Contabilización de Movimientos

Este proceso sirve para actualizar las cuentas corrientes por cobrar y/o pagar dados los movimientos en asientos de diario o aplicaciones que afectaron a documentos por cobrar y/o pagar.

Abrir/Cerrar Periodo Contable


- 140 -


Distribuir Costos

Esta opción permite generar la distribución de los gastos hacia los centros de costo finales por periodo, previa configuración de los drivers para el periodo a procesar.

Centralizar Distribución de Costos

Proceso que genera el asiento contable respectivo de la distribución de gastos generada con el proceso anterior. Para centralizar ubicarse en el periodo distribuido y dar click sobre el botón Para descentralizar un periodo al cual ya se le había generado el asiento contable hacer click en el botón

hacer doble clic sobre una línea de detalle Nota: Al hacer detalle se visualizará el asiento contable de la distribución de costos respectivo.

- 141 -


Interfases con el PDT – Programa de Declaración Telemática de SUNAT

Estos procesos realizan la transferencia de información de las transacciones registradas en el sistema hacia archivos de texto con los datos requeridos por la SUNAT, según sea el proceso, para poder ser tratados posteriormente por el PDT. Para procesar esta información realizar los siguientes pasos: 1° 2° 3° 4°

Sele Selecci cciona onarr el peri period odoo o rango rango de de peri periodo odoss a pro cesa cesar. r. Selecc Seleccion ionar ar el direc director torio io donde donde se guarda guardará rá el d ocument ocumentoo de texto texto gener generado ado.. Activa Activarr casil casillas las según según lo lo reque requerid ridoo a proces procesar. ar. Dar Dar clic clic en en el botó botónn Proc Procesa esarr para para gener generar ar el el pr oces oceso. o.

DAOT – Operaciones con Terceros

PDB - Programa de Declaración de Beneficios

- 142 -


PDT – Retenciones

PDT – Honorarios

- 143 -


Opciones de Reportes Balance de Comprobación Columnado

Libros Contables

Los Libros Contables son los que están obligados a tener las empresas, los profesionales y los comerciantes para anotar la entrada y salida de dinero. Esta opción nos permite obtener los reportes de los diferentes libros contables generados por el sistema.

Libro Diario General y Analítico

- 144 -


Libro Mayor General y Analítico

Libro Bancos – Contable

Libro Caja Bancos Libro de Retenciones Libro de Inventarios y Balances - 145 -


Estados Financieros Balance General

Nota: Al doble click sobre una línea de detalle se muestra el análisis de la cuenta tal como se haya definido en la configuración del estado financiero.

Estados de Ganancias y Pérdidas por Función

- 146 -


Estados de Ganancias y Pérdidas por Naturaleza

Flujo de Efectivo

- 147 -


Reportes de Gastos Gastos por Centro de Costo

Nota: Al doble clic sobre una línea de detalle se muestra el reporte de Gastos por Centro de Costo Detallado.

Gastos por Proyecto Gastos por Proyecto – Detallado Gastos por Sucursal

Nota: Al doble clic sobre una línea de detalle se muestra el reporte de Gastos por Sucursal Detallado. - 148 -


Gastos Acumulados por Cuenta

Cuadro Comparativo Naturaleza vs Función

Naturaleza de Gastos

- 149 -


Reportes de Saldos y Resúmenes Saldos de Cuentas por Documento

Nota: Al doble clic sobre una línea de detalle se muestra el voucher contable.

Resumen por Cuenta

Nota: Al doble clic sobre una línea de detalle se muestra el voucher contable.

Resumen de Cuenta por Año

- 150 -


Reportes de Costos Resumen de Costos Directos

Resumen de Costos Distribuidos

Nota: Al hacer doble click sobre una línea de detalle se visualizará un reporte detalle de costos distribuidos. - 151 -


Detalle de Costos Distribuidos

Origen de Costos Distribuidos

- 152 -


Resumen de Costos por Consumidor

Nota: Al hacer doble clic sobre una línea de detalle se visualizará un reporte detallado de Costos por Consumidor, como el siguiente:

- 153 -


Resumen de Costos de Consumidor por Periodo

Nota: Al hacer doble clic sobre una línea de detalle se visualizará un reporte detallado de Costos por Consumidor.

Revisión de los Datos Contables

Nota: Al doble clic sobre una línea de detalle se muestra el análisis de la cuenta tal como se observa en la imagen siguiente: - 154 -


- 155 -


El Módulo Presupuestos Objetivo

Este módulo tiene por objetivo manejar los presupuestos definidos por la empresa, registrando las partidas presupuestales asignadas a cada departamento o área de la empresa a través de sus diferentes periodos presupuestales; así mismo, permite controlar el gasto presupuestal en los diferentes módulos del sistema. Permite obtener información, en cualquier momento, acerca de los Presupuestos, el Gasto Presupuestal, Comparativos entre lo Presupuestado y lo Gastado, Comparativos entre el Presupuesto y los Estados Financieros, para su respectivo análisis y toma de decisiones.

Características          

Registro del Presupuesto de la empresa mediante Partidas Presupuestales por Jerarquías/Orígenes Presupuestales y Periodos Presupuestales. Registro de Partidas Presupuestales Adicionales a un Presupuesto aprobado. Registro detallado de los Tipos de Gastos Presupuestales, clasificando y subclasificando los mismos. Transferencia de Saldos entre las mismas Partidas y Partidas diferentes. Permite la acumulación de saldos de los distintos periodos presupuestales de una Partida. Consulta de saldos de las diferentes Partidas Presupuestales en cualquier momento, de forma general o por periodos presupuestales. Registro y Control del Gasto Presupuestal en los diferentes módulos del sistema, por Partidas y Periodos Presupuestales. Aprobación del gasto presupuestado, a través del flujo de documentos. Reportes Comparativos, generales y detallados, entre los importes presupuestados e importes gastados. Reportes Comparativos del Presupuesto con los Estados Financieros.

Opciones de Menú Tablas  Presupuesto  Jerarquía/Origen Presupuestal  Tipo de Gasto Presupuestal  Destino del Gasto  Asociar Presupuesto vs. Tipo de Gasto  Orígenes por Usuario Movimientos  Partidas del Presupuesto  Partidas Adicionales  Transferencia de Partidas Aplicación de Gastos al Presupuesto  Reportes  Presupuesto General Por Partidas Presupuestales Por Periodos Presupuestales Por Tipo de Gasto  Partidas Presupuestales por Cuenta (Plan de Cuentas)  Saldos de Partidas Presupuestales  Reportes de Gastos, Comprometidos y Saldos  Comparativo Presupuesto – Gasto Comparativo General Comparativo Detallado – Por Periodos Presupuestales

- 156 -

Manual de Operación  

Comparativo Presupuesto – Estados Financieros Kárdex por Partida Presupuestal

Opciones de Tablas Presupuesto

Esta opción permite registrar los presupuestos que manejará la empresa. En la ventana que se presenta para esta opción se ingresarán los datos del Presupuesto y los de sus correspondientes Periodos Presupuestales, no ingresándose aún sus Partidas Presupuestales, éstas se registrarán posteriormente en la opción Presupuesto del submenú Movimientos . En la parte izquierda de la ventana se muestra una lista con todos los presupuestos registrados en el sistema y, en la parte derecha, los datos de cada presupuesto según se vaya desplazando en los registros de dicha lista.

Para registrar un nuevo Presupuesto deberá realizar los siguientes pasos: 1° Hacer un click en el botón Nuevo Documento de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . 2° Ingresar los datos del Presupuesto a registrar: - Código: Corresponde al código único de identificación del Presupuesto. Será ingresado por el usuario, considerando que este dato tiene una longitud máxima de seis caracteres. - Descripción: Se debe ingresar un nombre o descripción para el Presupuesto, recomendándose que el mismo sea lo más representativo o explicativo posible. - Moneda: Se debe especificar una moneda en la que se expresarán los montos o importes asignados a las Partidas Presupuestales del Presupuesto que se está editando. Para esto deberá hacer un click en el botón o presionar la tecla F2 en la caja contigua a este botón, con lo que se presentará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione la moneda deseada. Observación: Las Monedas que se visualizan en esta ventana Buscar son las que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Tablas / Monedas – Submenú Utilitarios).

- 157 -


3° A continuación deberá definir los Periodos Presu puestales que tendrá el Presupuesto. Estos periodos se definirán en base al tiempo que comprenda el Calendario Presupuestal de la empresa, el cual, dependiendo del tipo de organización, puede ser mensual, trimestral, semestral, anual, etc. Para esto deberá realizar lo siguiente: a) Hacer un click en el botón

, visualizándose el siguiente recuadro:

b) Ingresar los siguientes datos requeridos: - Número de Periodos: Corresponde al número de Periodos Presupuestales que tendrá el Presupuesto durante la ejecución del calendario presupuestal. Por ejemplo, si desea planificar su presupuesto semanalmente ingresará el valor 52, si lo desea hacer mensualmente ingresará 12 o también podrá ingresar cualquier otro valor de acuerdo a las políticas o formas de presupuestar que tiene su empresa. - Fecha de Inicio: Corresponde al primer día del calendario presupuestal. A partir de esta fecha y, considerando el número de periodos especificado en la caja anterior, se generarán los Periodos Presupuestales con sus correspondientes fechas de inicio y término. c) Finalmente, para proceder a la generación automática de los Periodos Presupuestales por el sistema deberá hacer un click en el botón . Concluido este proceso, los periodos generados se visualizarán en la grilla o cuadrícula que se presenta en esta ventana principal de Presupuestos, mostrando las columnas de Periodo Presupuestal, Fecha de Inicio y Fecha de Término. Observación: Si después de ingresados los datos solicitados en el recuadro ya no desea realizar el proceso de Generación de Periodos Presupuestales haga un click en el botón para cancelar esta operación. 4° Una vez ingresados los datos requeridos y genera do, opcionalmente, los periodos presupuestales deberá hacer un click en el botón Grabar de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + , para guardar estos datos en su respectiva tabla. Nota: Podrá grabar, sin ningún problema, el registro del nuevo Presupuesto sin que haya generado sus Periodos Presupuestales. Si luego desea generar estos periodos deberá ingresar al Presupuesto en modo de edición (Botón o las teclas Ctrl + E, para modificar el registro). Importante: La Fecha de Inicio y la Fecha de Término que se visualizan en la grilla de Periodos Presupuestales y que fueron generadas automáticamente en el proceso de Generación antes descrito, pueden ser modificadas, para lo cual deberá: 1° En la lista de la izquierda, ubicarse en la líne a del Presupuesto que contiene el Periodo Presupuestal a modificar y luego hacer un click en el botón Modificar Documento de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . 2° En la grilla de los Periodos Presupuestales, ubicarse en la línea del periodo para el cual desea modificar la Fecha de Inicio o la Fecha de Término , o ambas. Proceder a editar el(los) nuevo(s) dato(s). Nota: El valor presentado en la columna Periodo Presupuestal no podrá ser modificado, ya que corresponde al código de identificación asignado a este periodo. 3° Una vez hecha la modificación hacer un click e n el botón Grabar de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + , para guardar estos cambios del registro en su respectiva tabla.

- 158 -


Jerarquía/Origen Presupuestal

Esta opción permite crear Jerarquías u Orígenes Presupuestales, entendiendo que éstas son los entes responsables de la elaboración de sus partidas presupuestales y la asignación de montos para éstas en los diferentes periodos del presupuesto. Estas Jerarquías/Orígenes Presupuestales pueden ser una gerencia, un área o un trabajador de la empresa. La ventana que se presenta al elegir esta opción muestra, al lado izquierdo, una lista que visualiza de manera jerárquica las Jerarquías y Orígenes Presupuestales creados en el sistema, mostrando claramente el nivel de dependencia entre cada uno de ellos. Se pueden crear Jerarquías y Orígenes Presupuestales hasta el cuarto nivel de dependencia. El trabajo en esta ventana se inicia con la creación de las Jerarquías Presupuestales (primer nivel) y luego, si es necesario, se crearán sus correspondientes Orígenes Presupuestales (segundo, tercer y cuarto nivel).

Para crear una nueva Jerarquía/Origen Presupuestal deberá realizar los siguientes pasos: 1° Hacer un click en el botón Nuevo Documento de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . 2° Observará que, en la ventana se incorpora la eti queta Nivel al que Pertenece y junto a ella un cuadro desplegable que contiene una lista de todas las Jerarquías/Orígenes registrados hasta el momento en el sistema, de los cuales deberá seleccionar la Jerarquía u Origen al que desea que pertenezca el nuevo Origen Presupuestal a crear. Si se trata de una nueva Jerarquía Presupuestal deberá seleccionar el valor Ninguno, que significará que por ser una Jerarquía ésta no pertenecerá a ningún nivel (Jerarquía u Origen). 3° Luego deberá ingresar los siguientes datos: - Código: Compuesto por cuatro caracteres. Se ingresará un código de identificación único para cada Jerarquía u Origen Presupuestal. - Descripción: Se debe ingresar una descripción para la Jerarquía/Origen Presupuestal, la misma que debe ser lo más representativa o explicativa posible. 4° Una vez ingresados los datos requeridos hacer u n click en el botón Grabar de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + , para guardar estos datos en su respectiva tabla. Nota: Para visualizar todas las Jerarquías y Orígenes Presupuestales definidas para la empresa, en forma jerárquica o a modo de árbol, en la lista que se presenta al lado izquierdo de la ventana deberá hacer un click en el botón que se encuentra ubicado en la parte superior - 159 -


izquierda de esta lista. Y, por el contrario, el botón que se encuentra en la parte superior derecha de esta lista sirve para contraer o disminuir las Jerarquías y Orígenes Presupuestales desplegados, visualizándose los mismos sólo a nivel de Jerarquías Presupuestales (primer nivel).

Tipo de Gasto Presupuestal

Visualiza una ventana denominada Catálogo y Clasificación de los Gastos Presupuestales, la misma que tiene por función registrar los diferentes tipos de gastos presupuestales de la empresa, clasificándolos de acuerdo a las necesidades particulares de ésta. En la parte izquierda de esta ventana se muestra una grilla o cuadrícula denominada Tipos de Gasto, donde se visualiza el Código y la Descripción de los mismos; y en la parte derecha, se muestran dos grillas más, la de la parte superior denominada Clasificación para el Tipo de Gasto Seleccionado y, la de la parte inferior denominada Clasificación para el SubTipo de Gasto Seleccionado, las cuales visualizan, respectivamente, la clasificación y subclasificación del Tipo de Gasto en el cual se encuentra ubicado (línea de color amarillo).

Para registrar un nuevo Tipo de Gasto con su respectiva clasificación y subclasificación deberá realizar los siguientes pasos: 1° Hacer un click en el botón Nuevo Documento de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . 2° En la parte derecha de la ventana, ingresar los siguientes datos: - Código: Compuesto por cuatro caracteres. Se ingresará un código de identificación único para cada Tipo de Gasto. - Descripción: Corresponde al nombre o descripción que se le asigne al Tipo de Gasto, el mismo que deberá ser lo más representativo o explicativo posible. 3° Si enseguida desea ingresar los registros de la clasificación del Tipo de Gasto que está editando deberá: a) Ubicarse en la grilla Clasificación para el Tipo de Gasto Seleccionado. Para ubicarse sobre la grilla haga un click en cualquier parte de la misma. Si no se ubica en una grilla se visualizará el siguiente mensaje “Sitúese en la grilla correspondiente para añadir una nueva línea”. b) Hacer un click en el botón Nueva línea de detalle o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + Ins. - 160 -


c) Observar que en esta grilla se agrega y visualiza una línea de color amarillo, que indica que en ella se deberán ingresar los datos: Código y Descripción del nuevo registro de la clasificación del tipo de gasto d) Si desea seguir ingresando más registros de clasificación de este tipo de gasto tendrá que hacer un click en el botón Nueva línea de detalle por cada registro nuevo que desee agregar. 4° Si inmediatamente desea ingresar registros para clasificar un SubTipo de Gasto (registrado en la grilla Clasificación del Tipo de Gasto) deberá: a) En la grilla superior Clasificación para el Tipo de Gasto Seleccionado ubicarse en la línea del subtipo de gasto en donde desea hacer la clasificación. Para ubicarse en dicha línea puede hacer un click sobre la línea deseada o puede desplazarse hasta ella utilizando las teclas de cursor ↑ ↓. b) Luego, ubicarse en la grilla etiquetada como Clasificación para el SubTipo de Gasto Seleccionado. Para ubicarse sobre esta grilla haga un click en cualquier parte de la misma. Si no se ubica en una grilla se visualizará el siguiente mensaje “Sitúese en la grilla correspondiente para añadir una nueva línea”. c) Hacer un click en el botón Nueva línea de detalle o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + Ins. d) Observar que en esta grilla se agrega y visualiza una línea de color amarillo, que indica que en ella se deberán ingresar los datos: Código y Descripción del nuevo registro de la clasificación del subtipo de gasto e) Si desea seguir ingresando más registros de clasificación de este subtipo de gasto tendrá que hacer un click en el botón Nueva línea de detalle por cada registro nuevo que desee agregar. 5° Una vez ingresados los datos requeridos deberá hacer un click en el botón Grabar de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + , para guardar estos datos en su respectiva tabla. Nota: Si no desease crear las clasificaciones del tipo de gasto y de los subtipos de gastos al momento de crear el Tipo de Gasto podrá obviar los pasos 3°y 4°, y grabar directamente el tipo de gasto realizando el paso 5°. Observación: Para crear, modificar o agregar registros de clasificación de un Tipo de Gasto ya creado deberá ubicarse en la línea que contiene este tipo de gasto en la grilla de la izquierda y luego hacer un click en el botón Modificar Documento o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + E de la barra de herramientas.

Destino del Gasto

Esta opción presenta una ventana que permite registrar los diferentes destinos de los gastos presupuestales, los mismos, que serán utilizados cuando se registren las Partidas Presupuestales en su respectiva ventana de edición ((Opciones Partidas del Presupuesto y Partidas Adicionales – Submenú Movimientos – Módulo Presupuestos). Opcionalmente, se podrán asociar uno o más Consumidores a un Destino de Gasto. (Ver Ventana Destino del Gasto Presupuestado en la página siguiente)

- 161 -


Para registrar un nuevo Destino de Gasto deberá realizar los siguientes pasos: 1° Hacer un click en el botón Nuevo Documento de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . 2° En la parte derecha de esta ventana ingresar los siguientes datos requeridos: - Código: Corresponde al código de identificación de cada Destino de Gasto registrado en el sistema. La longitud máxima de este código es de diez caracteres. - Descripción: Es el nombre o descripción asignado al Destino de Gasto, el mismo que deberá ser lo más representativo o explicativo posible. 3° En la grilla etiquetada como Consumidor (Opcional) deberá registrar, de manera opcional, los Consumidores asociados a este Destino de Gasto con la finalidad de distribuir los gastos presupuestales por Consumidor y Centro de Costo, pues como se explicó en la ventana Consumidores a cada Consumidor se le asigna un Centro de Costo específico. Para esto deberá: a) Ubicarse en esta grilla haciendo un click sobre la misma. b) Hacer un click en el botón Nueva línea de detalle de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + Ins. c) Observe que en la grilla se pintará una línea de color amarillo para que en ella ingrese los siguientes datos: - Código: Especificar el código del Consumidor, si no lo recuerda presione la tecla F2 con lo que se visualizará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el consumidor deseado. - Descripción: Corresponde al nombre o descripción asignado al Centro de Costo. Se visualizará automáticamente después de especificar su código en la columna anterior. También puede hacer un click en el botón desplegable que se presenta en esta columna, con lo que se desplegará una lista de Consumidores donde deberá seleccionar uno de ellos haciendo un click, una vez hecho esto automáticamente se visualizará el código del Consumidor elegido en la columna Código. d) Repetir los pasos b) y c) por cada Consumidor que desee asociar a este Destino de Gasto. 4° Finalmente, hacer un click en el botón Grabar de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + para guardar los datos registrados para este nuevo Destino de Gasto.

- 162 -


Asociar Presupuesto vs. Tipo de Gasto

Esta opción permite asociar un tipo de gasto presupuestal a un determinado producto o mano de obra, con la finalidad de distribuir los costos de los gastos presupuestados.

Para asociar Productos/Mano de Obra a un Tipo de Gasto Presupuestal deberá realizar los pasos siguientes: 1° En la lista Clasificación del Tipo de Gasto, que se presenta en la parte izquierda de la ventana, ubicarse en la línea del Tipo de Gasto Presupuestal para el cual desea asociar productos/mano de obra haciendo un click sobre la misma. Observará que al lado derecho de esta ventana se visualizan los datos de este tipo de gasto en las cajas etiquetadas como Tipo Gasto, Clasificación y Sub Clasificación. 2° Luego, hacer click en el botón Modificar registro de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + E. 3° Indicar si al Tipo de Gasto Presupuestal selecci onado se le asociarán insumos (productos) o mano de obra (actividades/labores). Para esto, en el cuadro desplegable etiquetado como Tipo de Asociación, seleccionar Insumos o Mano de Obra. Dependiendo de lo que se haya seleccionado, se activará la pestaña correspondiente. 4° Si se seleccionó Insumos, en su respectiva pestaña registrar los insumos que se asociarán al Tipo de Gasto Presupuestal, para ello deberá realizar lo siguiente: a) Ubicarse en la pestaña Insumos , situarse en la grilla que en ella se presenta haciendo un click sobre la misma. b) A continuación hacer un click en el botón Nueva línea de detalle de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + Ins, con lo que se presentará la siguiente ventana auxiliar:

- 163 -


c) En esta ventana deberá trabajar de la siguiente manera: c.1) Filtrar los productos a seleccionar por Grupo y SubGrupo de Producto. Para esto: - En Grupo hacer clic en el botón o presionar la tecla F2 en la primera caja, con lo que se presentará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el Grupo de productos deseado. Observación: Los Grupos de Productos que se visualizan en esta ventana Buscar son los que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Productos / Grupos de Productos – Submenú Tablas – Módulo Almacenes). o presionar la tecla F2 en la primera caja, - En SubGrupo hacer clic en el botón con lo que se presentará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el subgrupo de productos deseado. Observación: Los SubGrupos de Productos que se visualizan en esta ventana Buscar son los que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Productos / Grupos de Productos – Submenú Tablas – Módulo Almacenes). c.2) Luego, hacer click en el botón con lo que se visualizarán los productos pertenecientes a este grupo y subgrupo en la grilla que se presenta a la izquierda de esta ventana. c.3) Seleccionar un producto, haciendo doble click sobre la el mismo, con lo que éste se visualizará ahora en la grilla de la derecha Productos Seleccionados. Si desea seleccionar más productos haga doble click sobre los productos que desea seleccionar, visualizándose los mismos en la grilla de la derecha. Nota: Si desea quitar un producto de la grilla Productos Seleccionados, hacer doble click sobre la línea del producto que desea quitar, con lo que éste pasará a visualizarse en la grilla de la izquierda. c.4) Finalmente, hacer click en el botón con lo que se cerrará esta ventana y los productos seleccionados se visualizarán automáticamente en la grilla de la pestaña Insumos mostrando los siguientes datos: Item, Producto, Descripción y U.M. 5° Si se seleccionó Mano de Obra, en su respectiva pestaña registrar las actividades y/o labores que se asociarán al Tipo de Gasto Presupuestal, para ello deberá realizar lo siguiente: a) Estando ubicados en la pestaña Mano de Obra, situarse en la grilla que en ella se presenta haciendo clic sobre la misma. b) A continuación hacer clic en el botón Nueva línea de detalle de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas Ctrl + Ins. c) Observe que en la grilla se pintará una línea de color amarillo para que en ella especifique los siguientes datos: - Item: Número correlativo del registro de detalle. Se visualiza automáticamente.

- 164 -


- Actividad: Digitar el código de la actividad a asociar como mano de obra, si no lo recuerda presione la tecla F2 con lo que se visualizará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione la actividad deseada. Observación: Las Actividades que se visualizan en esta ventana Buscar son las que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Actividades – Submenú Tablas – Módulos Almacenes y Producción y Opción Catálogos / Actividades – Submenú Tablas – Módulo Recursos Humanos y Planillas ). Desc.Actividad: Se visualizará automáticamente el nombre o descripción de la actividad cuyo código se especificó en la columna anterior.

- Labor: Digitar el código de la labor, perteneciente a la actividad especificada, a asociar como mano de obra, si no lo recuerda presione la tecla F2 con lo que se visualizará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione la labor deseada. Observación: Las Labores que se visualizan en esta ventana Buscar son las que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Actividades – Submenú Tablas – Módulos Almacenes y Producción y Opción Catálogos / Actividades – Submenú Tablas – Módulo Recursos Humanos y Planillas ). - Desc. Labor: Se visualizará automáticamente el nombre o descripción de la labor cuyo código se especificó en la columna anterior. d) Repetir los pasos b) y c) si desea asociar una nueva actividad/labor al Tipo de Gasto Presupuestal seleccionado. 6° Finalmente, hacer un click en el botón Grabar de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + para grabar los datos registrados. Importante: Si ya asignó productos (Insumos) o actividades/labores (Mano de Obra) a un determinado Tipo de Gasto Presupuestal y desea cambiar el Tipo de Asociación se presentará el siguiente mensaje:

- 165 -


Orígenes por Usuario

Esta opción permite asignar a un usuario del sistema una o más Jerarquías/Orígenes Presupuestales, de tal manera que los usuarios sólo puedan tener acceso a sus correspondientes Orígenes Presupuestales para el manejo de sus partidas, esto con fines de seguridad y confidencialidad de la información. Cuando un usuario ingrese al sistema y trabaje con el módulo de Presupuestos, sólo podrá crear, modificar y visualizar las Partidas Presupuestales en sus correspondientes Jerarquías/Orígenes a los cuales fue asociado.

Observación: Los usuarios que se visualizan en la lista Usuarios del Sistema son los que se encuentran almacenados en su respectiva tabla y que fueron registrados mediante la ventana Lista de Usuarios del Sistema (Opción Seguridad del Sistema/Definición de Usuarios y Privilegios – Submenú Utilitarios). Observación: Las jerarquías/orígenes presupuestales que se encuentran en la lista Jerarquías/Orígenes son los que se encuentran almacenados en su respectiva tabla y que fueron registradas en el sistema a través de la ventana Jerarquía Presupuestal (Opción Jerarquía/Origen Presupuestal – Submenú Tablas – Módulo Presupuestos). Para asignar una Jerarquía u Origen Presupuestal a un Usuario del Sistema deberá realizar los siguientes pasos: 1° En la lista Usuarios del Sistema, ubicada en la parte izquierda de la ventana, seleccionar, haciendo un click, el usuario al cual desea asignar una o más Jerarquías/Orígenes Presupuestales. Observe que, el código y el nombre del usuario seleccionado se visualizan al lado derecho de la ventana en las cajas de texto precedidas por la etiqueta Usuario. 2° En la lista Jerarquías/Orígenes, ubicada en la parte superior derecha de la ventana, seleccionar, haciendo un click, la jerarquía u origen presupuestal que desea asignar al usuario elegido. Observe que, el código y la descripción de la jerarquía/origen presupuestal seleccionado se visualizan al lado derecho de la ventana en las cajas de texto precedidas por la etiqueta Jerarquía/Origen. 3° Hacer un click en el botón para proceder a asignar la Jerarquía/Origen Presupuestal seleccionado al Usuario seleccionado. Observe que la Jerarquía/Origen que se acaba de seleccionar se visualiza en una nueva línea de la grilla, la misma que contiene todas

- 166 -


las Jerarquías/Orígenes Presupuestales asignados al Usuario del Sistema seleccionado y cuyo código y nombre se están visualizando. 4° Si desea asignar otra(s) Jerarquía/Origen Presup uestal al mismo Usuario seleccionado deberá repetir los pasos 2°y 3°. 5° Al cerrar esta ventana automáticamente todas las asignaciones de Jerarquías/Orígenes Presupuestales hechas a los Usuarios del Sistema quedarán grabadas automáticamente en su respectiva tabla. Nota: Si desea desasignar o quitar una Jerarquía/Origen Presupuestal asignado a un Usuario deberá ubicarse en la línea de la grilla que contiene la jerarquía a eliminar y luego hacer un click en el botón

.

Importante: Sólo tendrá acceso para asignar las Jerarquías u Orígenes Presupuestales a los usuarios del sistema el usuario Administrador o algún otro usuario con los mismos privilegios de éste.

Opciones de Movimientos Partidas del Presupuesto

Esta opción permite ingresar y/o editar las partidas presupuestales a un determinado Presupuesto, especificando todos los detalles de la misma. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación entre lo presupuestado con lo realmente ejecutado. Las partidas presupuestales permiten asignar los recursos a las distintas Jerarquías/Orígenes Presupuestales, dependencias de la empresa, que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones. Esta opción presenta la ventana Edición de Partidas del Presupuesto la misma visualiza, en la parte izquierda, una lista que muestra de manera jerárquica todas las Jerarquías y Orígenes Presupuestales registrados en el sistema, notándose claramente el nivel de dependencia entre cada una de ellas. Esta lista también permite observar las Partidas Presupuestales que se han ido creando para un determinado Presupuesto dentro de las Jerarquías u Orígenes a los que pertenecen, tal como se puede apreciar en la siguiente ventana: Para crear una nueva Partida Presupuestal deberá realizar los siguientes pasos: 1° Seleccionar el Presupuesto al cual pertenecerá l a Partida Presupuestal a crear. Esto se hará haciendo un click en el botón del cuadro desplegable etiquetado como Presupuesto, con lo que se visualizará una lista de Presupuestos y usted deberá seleccionar uno de ellos. Observación: Los Presupuestos que se visualizan en esta lista desplegable son los que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Presupuesto – Submenú Tablas – Módulo Presupuestos ). 2° Elegido el Presupuesto, hacer un click en el botón Nuevo Documento de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . 3° Especificar los datos que se requieren definir p ara la Partida Presupuestal, los mismos que se detallan a continuación: Partida: Corresponde al código de la Partida Presupuestal, el mismo que es generado automáticamente por el sistema al momento de grabar el registro de la misma. La longitud de este código es de 16 caracteres, donde los seis primeros corresponden al código del Presupuesto al cual pertenece la partida y los diez últimos a un número correlativo de partida. Jerarquía Presupuestal: Se tendrá que especificar la Jerarquía u Origen Presupuestal a la cual corresponde la Partida Presupuestal que se está creando. Para esto deberá hacer un click en el botón o presionar la tecla en la caja adjunta a éste, con lo que se

- 167 -


mostrará la ventana Buscar para que en ella seleccione la Jerarquía u Origen Presupuestal deseado. Observación: Las Jerarquías/Orígenes Presupuestales que se visualizan en la Ventana Buscar son las que se registraron en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Jerarquía/Origen Presupuestal – Submenú Tablas – Módulo Presupuestos).

Jerarquí a Presupuestal

Orígenes Presupuest.

Partida Presupuestal

Área: Especificar el área de la empresa para la cual se está editando la presente Partida Presupuestal. Para esto deberá hacer un click en el botón o presionar la tecla en la caja adjunta a ésta, con lo que se mostrará la ventana Buscar para que en ella seleccione el Área deseada. Observación: Las Áreas que se visualizan en la Ventana Buscar son las que se registraron en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Áreas para Generar Pedidos – Submenú Tablas – Módulo Compras). Tipo de Gasto: Indicar el tipo de gasto presupuestal que genera la Partida. Para esto deberá hacer un click en el botón o presionar la tecla en la caja adjunta a éste, con lo que se mostrará la Ventana Buscar para que en ella seleccione el Tipo de Gasto Presupuestal deseado. Observación: Los Tipos de Gastos Presupuestales que se visualizan en la Ventana Buscar son los que se registraron en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Tipo de Gasto Presupuestal – Submenú Tablas – Módulos Presupuestos). Clasificación del Gasto: Si lo desea puede detallar el tipo de gasto presupuestal seleccionado anteriormente especificando la clasificación de este gasto. Para esto deberá hacer un click en el botón o presionar la tecla en la caja adjunta a éste, con lo que se mostrará la ventana Buscar para que en ella seleccione la Clasificación del Gasto requerido. Observación: Las Clasificaciones del Gasto para un Tipo de Gasto Presupuestal específico que se visualizan en la Ventana Buscar son las que se registraron previamente en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Tipo de Gasto Presupuestal – Submenú Tablas – Módulo Presupuestos). SubClasificación del Gasto: Si lo desea puede especificar en mayor detalle la clasificación del tipo de gasto presupuestal seleccionado anteriormente ingresando una subclasificación para este gasto. Para esto deberá hacer un click en el botón o presionar la tecla en la caja adjunta a ésta, en donde se mostrará la ventana Buscar para que en ella seleccione la SubClasificación del Gasto requerido. - 168 -


Observación: Las SubClasificaciones del Gasto para una Clasificación del Gasto específica que se visualizan en la Ventana Buscar son las que se registraron previamente en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Tipo de Gasto Presupuestal – Submenú Tablas – Módulo Presupuestos). Destino del Gasto: Se utiliza para indicar un área, unidad, proyecto (la misma que opcionalmente estará asociada a uno o más Consumidores) a donde se destinará el gasto ejecutado por esta Partida Presupuestal. Para esto deberá hacer un click en el botón o presionar la tecla en la caja adjunta a éste, con lo que se mostrará la ventana Buscar para que en ella seleccione el Destino del Gasto deseado. Observación: Los Destinos del Gasto que se visualizan en la Ventana Buscar son los que se registraron en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Destino del Gasto – Submenú Tablas – Módulo Presupuestos). Descripción: Corresponde a la descripción o glosa que se asigne a la Partida Presupuestal. Si se trata de una Partida de tipo Gasto, el sistema genera automáticamente esta descripción en base a la descripción del tipo de gasto y su respectiva clasificación y/o subclasificación del gasto que se haya especificado para la Partida, anteponiendo a las mismas las palabras “GASTO POR”. Por ejemplo: GASTO POR PAGO DE EMPLEADOS – OF. CENTRAL. La descripción generada automáticamente es editable. Cuenta Asociada: Permite asociar una Cuenta Contable a la Partida Presupuestal con la finalidad de comparar los Presupuestos con los Estados Financieros de la empresa. Para esto deberá hacer un click en el botón o presionar la tecla en la primera caja, con lo que se mostrará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione la Cuenta Contable deseada. Observación: Las Cuentas Contables, pertenecientes al Plan de Cuentas de la empresa, que se visualizan en esta ventana Buscar son las que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Plan de Cuentas – Submenú Tablas – Módulo Contabilidad). Acumula Saldos de Periodos Presupuestales: Esta casilla de verificación permite indicar si la Partida acumulará los saldos de los diferentes periodos presupuestales al siguiente periodo. Por defecto, la casilla está desmarcada lo que indica que la Partida no acumulará el saldo de un periodo presupuestal para el siguiente, así ésta tenga saldo éste ya no podrá ser utilizado en el siguiente periodo, a menos que sea transferido a cualquier otro periodo o a otra Partida Presupuestal, si la definición de esta Partida así lo permitiese. Si desea que la Partida acumule los saldos de los periodos presupuestales al periodo presupuestal actual que se está trabajando deberá marcar esta casilla haciendo un click sobre la misma, con lo cual se marcará con un check (). Partida Transferible: Esta casilla de verificación indica si los importes asignados a cada periodo de la Partida Presupuestal podrá ser asignado a otros periodos de la misma Partida o incluso a periodos de otra Partida Presupuestal. Por defecto, la casilla aparece desmarcada que indica que se trata de una Partida No Transferible, si desease definirla como una Partida Transferible marque la casilla haciendo un click sobre la misma con lo cual se marcará con un check (). Nota: La transferencia de importes entre diferentes periodos presupuestales de una Partida o entre diferentes Partidas Presupuestales se realiza en la opción Transferencia de Partidas del submenú Movimientos de este módulo. 4° A continuación, luego de haber defendido las car acterísticas de la Partida, deberá detallar los importes asignados a cada Periodo Presupuestal de esta Partida. No es necesario especificar todos los Periodos Presupuestales que comprende el Presupuesto con el que se está trabajando sólo los que sean necesarios y se hayan planificado presupuestar. Para asignar un monto o importe al Periodo Presupuestal de una Partida deberá: a) Ubicarse en la grilla Detalle de la Partida Presupuestal, haciendo un click sobre la misma. b) Hacer un click en el botón Nueva Línea de Detalle de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . c) Se pintará una línea de color amarillo para que en ella se registren los datos de un nuevo Periodo Presupuestal.

- 169 -


El cursor se ubicará en la columna Periodo Gasto, donde deberá hacer un click en el botón desplegable para visualizar todos los periodos que comprende el Presupuesto, de los cuales deberá elegir el periodo para el cual desea asignar un monto, dando un click sobre el mismo. Observará que después de seleccionar el Periodo Presupuestal en la columna Fecha Gasto se visualiza automáticamente la fecha de inicio del Periodo de Gasto (Observe los Periodos Presupuestales para el Presupuesto que está trabajando en la ventana Presupuestos: Opción Presupuesto –Submenú Tablas – Módulo Presupuestos ), la misma que podrá ser modificada. En la columna Importe deberá ingresar el monto asignado a la Partida en ese periodo presupuestal. d) Deberá repetir los pasos b) y c) por cada Periodo Presupuestal al cual necesite asignarle un importe o monto de la Partida. Nota: Si desease eliminar un Periodo Presupuestal del Detalle de la Partida, deberá ubicarse en la línea del periodo a eliminar y presionar el botón Eliminar Línea de Detalle de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . 5° Una vez ingresados los datos de la Partida Presu puestal y de sus correspondientes Periodos Presupuestales hacer un click en el botón Grabar de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + , para guardar estos datos en sus respectivas tablas. Importante: Sólo podrá agregar Partidas Presupuestales a un determinado Presupuesto, siempre y cuando el estado de dicho Presupuesto sea Pendiente, en caso de que el presupuesto ya haya sido Aprobado el sistema no permitirá que se le creen nuevas Partidas, presentándose el siguiente mensaje “El documento no tiene el estado indicado para realizar el proceso”. Si necesitase ingresar nuevas Partidas Presupuestales a un Presupuesto Aprobado utilice la opción Partidas Adicionales del submenú Movimientos de este módulo. , Observación: Esta ventana Edición de Partidas del Presupuesto cuenta con el botón cuya función es importar registros de partidas presupuestales de un determinado Presupuesto desde una hoja de Excel; para esto, deberá contar con el formato adecuado. Al hacer click sobre este botón se presentará la siguiente ventan auxiliar:

Donde deberá especificar en Ruta de Datos el archivo Excel que contienen los registros a importar al sistema NISIRA. Si no recuerda exactamente el nombre del archivo o la ruta, hacer click en el botón con lo que se presentará una ventana para que en ella busque y seleccione la carpeta y archivo adecuados, una vez seleccionado éste se visualizará en la caja respectiva mostrando la ruta completa del archivo.

Partidas Adicionales

Esta opción permite ingresar nuevas Partidas Presupuestales para un determinado Presupuesto Aprobado, o modificar una Partida de un Presupuesto ya aprobado, para asignarle importes a nuevos periodos presupuestales o incrementar el monto de periodos presupuestales ya existentes para la Partida. Esta opción presenta la ventana Edición de Partidas Adicionales, donde se visualiza en la parte izquierda, una lista que muestra las Jerarquías y Orígenes Presupuestales registrados en el sistema, notándose claramente el nivel de dependencia entre cada una de ellas. Esta lista también permite observar las Partidas Presupuestales que se han ido creando para un determinado Presupuesto dentro de las Jerarquías u Orígenes a los que pertenecen.

- 170 -


Para crear una nueva Partida Adicional deberá realizar los siguientes pasos: 1° Seleccionar el Presupuesto al cual pertenecerá l a Partida Presupuestal a crear. Esto se hará haciendo un click en el botón del cuadro desplegable etiquetado como Presupuesto, donde se visualizará una lista de Presupuestos y usted deberá seleccionar uno de ellos. Observación: Los Presupuestos que se visualizan en esta lista desplegable son los que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Presupuesto – Submenú Tablas – Módulo Presupuestos ). 2° Elegido el Presupuesto, hacer un click en el botón Nuevo Documento de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . 3° Observe que, como se trata de una nueva Partida, se visualizará la etiqueta Nueva Partida Adicional al lado derecho de la caja Partida .

4° Especificar los datos que se requieren para defi nir las características de la nueva Partida Adicional, con sus correspondientes periodos presupuestales e importes asignados, de la misma manera que se hace para una Partida Presupuestal normal (Opción Partidas del Presupuesto – Submenú Movimientos – Módulo Presupuestos ). 5° Finalmente, hacer un click en el botón Grabar de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + , para guardar estos datos en sus respectivas tablas. Importante: Sólo podrá editar Partidas Presupuestales para un determinado Presupuesto, siempre y cuando el estado de dicho Presupuesto sea Pendiente, en caso el presupuesto ya haya sido Aprobado el sistema ya no permitirá el ingreso de nuevas Partidas para el mismo, presentándose el siguiente mensaje “El documento no tiene el estado indicado para realizar el proceso”.

Transferencia de Partidas

Esta opción permite realizar la transferencia del saldo de un periodo presupuestal de una determinada Partida hacia otro periodo presupuestal de la misma Partida o de una Partida diferente. Al elegir esta opción se presenta la ventana Transferencia de Partidas Presupuestales , la cual presenta al lado izquierdo la lista de las Partidas Presupuestales a Transferir y, al lado derecho, la lista de las Partidas Presupuestales donde Transferir.

- 171 -


Para realizar la Transferencia de Saldos de una Partida deberá realizar los siguientes pasos: 1° Observe que en la parte superior izquierda se vi sualiza el Presupuesto del año en curso, lo que indica que sólo se podrán realizar transferencias de saldos entre periodos presupuestales de la misma Partida o de diferentes Partidas sólo para el presupuesto en ejecución. 2° De la lista de Partidas Presupuestales a Transferir ubicarse en la Partida de la cual se desea transferir y desplegar la misma haciendo un click en que se presenta al lado izquierdo del código de la Partida, con lo que se visualizarán sus distintos Periodos Presupuestales con sus correspondientes saldos. Observación: Los Periodos Presupuestales que se visualizarán para la Partida desplegada corresponderán a periodos anteriores al periodo presupuestal actual, según la fecha del sistema, ya que sólo se podrán transferir importes de los saldos de periodos ya ejecutados.

3° Seleccionar un Periodo Presupuestal

En esta ventana se visualizan los datos de la transferencia a realizar, mostrando De Partida Psptal. E l código y descripción de la Partida desde donde se va a transferir, así como, su

- 172 -


Periodo de donde se tomará el importe a transferir y, A Partida Psptal. se mostrarán el código y descripción de la Partida a la cual se transferirá el importe en el Periodo mostrado. En la caja Importe a Transferir se visualizará inicialmente el saldo del periodo presupuestal seleccionado de la Partida Origen, el cual podrá ser modificado por el usuario, dependiendo de si se desea transferir la totalidad del saldo mostrado o un importe menor. Luego de especificado el monto a transferir hacer un click en el botón con lo que se procederá con el proceso de la transferencia de saldos entre Partidas, luego del cual tanto el periodo seleccionado para la Partida origen como el periodo seleccionado para la Partida Destino contarán con nuevos saldos, visualizándose esto automáticamente en las listas de la ventana.

Aplicación de Gastos al Presupuesto

Esta opción permite realizar directamente un documento de gastos que afecte al presupuesto.

Para registrar un nuevo documento de Aplicación de Gastos al Presupuesto deberá realizar los siguientes pasos: 1° Hacer un click en el botón Nuevo Documento de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + . 2° Ingresar los siguientes datos requeridos: - Sucursal: Especificar la sucursal de la empresa responsable de la emisión de este documento. Para esto debe digitar el código de la sucursal en la primera caja, si no lo recuerda presione la tecla F2 o haga un click en el botón con lo que se presentará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione la sucursal deseada. Observación: Las Sucursales que se visualizan en la ventana Buscar son las que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Sucursales y Almacenes / Catálogo de Sucursales y Almacenes – Submenú Tablas – Módulo Almacenes ). - Presupuesto: Seleccionar el Presupuesto al cual se aplicarán los gastos a su correspondientes Partidas Presupuestales. Para esto debe hacer un click en el botón desplegable de este cuadro y de la lista de presupuestos que se presentan debe seleccionar uno de ellos haciendo un click sobre el mismo.

- 173 -


- Documento: Especificar el tipo de documento que se utilizará en esta ventana para registrar la aplicación del gasto al documento. - Serie: Seleccionar una serie del documento. - Número: Número del documento. Se visualiza automáticamente según el numerador de documentos de acuerdo al Tipo de Documento y Serie especificados. Este valor es editable. - Fecha: Fecha de registro del documento. - T.Cambio: Tipo de cambio de la moneda extranjera en relación con la moneda oficial. - Moneda: Seleccionar el tipo de moneda con la cual trabajará este documento y, por lo tanto, en la cual se expresarán los importes monetarios aquí registrados. Para esto debe ingresar el código de la moneda en la primera caja, si no lo recuerda presione la tecla F2 o haga click en el botón , con lo que se presentará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione la Moneda deseada. 3° A continuación especificar los datos solicitados en las columnas de la grilla que se presenta en esta ventana, los cuales son: Item: Número correlativo del registro de detalle. Se genera automáticamente. Partida Psptal.: Especificar la Partida Presupuestal a la cual se aplicará el gasto de esta línea de detalle. Para esto debe ingresar el código de la Partida en esta columna, si no lo recuerda presione la tecla F2 con lo que se visualizará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione la Partida Presupuestal deseada. Descripción Partida: Se visualizará automáticamente el nombre o descripción de la Partida Presupuestal cuyo código se especificó en la columna anterior. Glosa: Ingresar el motivo, razón o descripción del gasto registrado en esta línea de detalle. Periodo: Seleccionar el periodo presupuestal en el cual se aplicará el gasto de la Partida. Importe: Es el importe o monto que se aplicará al gasto de la Partida Presupuestal por el concepto indicado en la Glosa. 4° Finalmente, hacer un click en el botón Grabar de la barra de herramientas o presionar simultáneamente las teclas + para guardar los datos especificados para este nuevo documento. , cuya Observación: En la parte derecha de esta ventana se presenta el botón función es mostrar un resumen de las Partidas Presupuestales aplicadas al Presupuesto, en las diferentes líneas de la grilla, mostrando una ventana auxiliar similar a la siguiente:

- 174 -


Opciones de Reportes Presupuesto General Por Partidas Presupuestales

Esta opción permite generar una consulta y/o reporte de las partidas presupuestales de un determinado Presupuesto. Esta ventana permite filtrar de acuerdo al tipo de la Partida Presupuestal, pudiendo seleccionar por Partidas Normales, Partidas Adicionales o Todas (incluye ambos tipos de partidas). La información generada visualizará la Fecha de creación de la Partida, el código de la Partida Presupuestal, la Glosa o descripción de la Partida, el Destino del Gasto de la Partida, el Importe presupuestado para la Partida y el Tipo Partida. (Ver Ventana de Reporte de Presupuesto por Partidas Presupuestales en la página siguiente)

- 175 -


Por Periodos Presupuestales

Esta opción permite generar una consulta y/o reporte de las partidas presupuestales de un determinado Presupuesto, detalladas por Periodos Presupuestales. Esta ventana permite seleccionar el Presupuesto y el rango de periodos presupuestales en las cajas etiquetadas como Desde Periodo y Hasta Periodo. La información generada visualizará el código de la Partida Presupuestal en IdPartidaPstal, su correspondiente Glosa o Comentarios , los montos presupuestados en cada uno de los periodos los cuales estarán etiquetados de manera similar a la siguiente: P_060001, P_060002,…, etc. y el Importe Total presupuestado para la Partida en el rango de periodos seleccionado.

- 176 -


Por Tipo de Gasto

Esta opción permite generar una consulta y/o reporte de las partidas presupuestales de un determinado Presupuesto, detalladas por el Tipo de Gasto Presupuestal. Esta ventana permite seleccionar el Presupuesto y el Tipo de Gasto. La información generada visualizará el código de la Partida Presupuestal , su correspondiente Glosa, la descripción del Tipo de Gasto presupuestal, la descripción de la Clasificación del Tipo de Gasto, de la SubClasificación del Tipo de Gasto y el Importe de la Partida asignado en el Presupuesto seleccionado.

Partidas Presupuestales por Cuenta (Plan de Cuentas)

Esta opción permite generar una consulta y/o reporte de las Partidas Presupuestales de un determinado Presupuesto detalladas por Cuenta Contable. Esta ventana permite seleccionar el Presupuesto y la Cuenta contable La información generada visualizará el código de la Partida Presupuestal en IdPartidaPstal , su correspondiente Glosa, la descripción del Tipo de Gasto registrada para la Partida, el Área a la cual pertenece la Partida, la descripción de la Cuenta contable y el Importe de la Partida asignado en el Presupuesto seleccionado.

- 177 -


Nota: Para poder obtener la información adecuada en este reporte, se debió haber asignado previamente la cuenta contable asociada a la Partida Presupuestal al momento de registrar dicha partida en el presupuesto a la cual pertenece (Opción Partidas del Presupuesto – Submenú Movimientos – Módulo Presupuestos ).

Saldos de Partidas Presupuestales

Esta opción permite generar una consulta y/o reporte de los saldos de las partidas presupuestales de un determinado presupuesto en un rango de periodos presupuestales definido por el usuario. Esta ventana permite seleccionar el Presupuesto, el rango de periodos presupuestales en Desde Periodo y Hasta Periodo, el Área y el Tipo de Gasto presupuestal. La información generada visualizará el código o Id de la Partida Presupuestal, su correspondiente Glosa o Comentario , la Jerarquía Presupuestal de la Partida, el área en Desc_Area, el Tipo de Gasto , el importe presupuestado (por ejemplo: P_060001), el importe gastado (por ejemplo: G_060001) y el saldo de la partida en cada uno de los periodos a visualizarse (por ejemplo: S_060001). Observe que las columnas de los saldos de los distintos periodos presupuestales, por ejemplo: S_060001, S_060002, S_060003, etc., se visualizan de otro color, para poderlas distinguir con mayor claridad y diferenciarlas rápidamente de las columnas de los importes presupuestados y de las columnas de los importes gastados.

Comparativo Presupuesto – Gasto

Si la empresa controla el gasto presupuestal, estas consultas y/o reportes permiten al usuario visualizar la información que permita comparar los importes presupuestados para las partidas presupuestales con los importes gastados o ejecutados por cada una de las partidas, a fin de verificar los logros o remediar las diferencias. Esta comparación puede presentarse de manera general o detallada por periodos presupuestales.

- 178 -


Comparativo General

Esta opción permite generar una consulta y/o reporte comparativo de los importes presupuestados y los importes gastados de cada una de las Partidas Presupuestales de un determinado Presupuesto de manera genérica, es decir, presentará el importe total presupuestado para la partida y el importe total gastado a la fecha de la generación de la consulta. Esta ventana permite seleccionar el Presupuesto y la Cuenta contable La información generada visualizará el código de la Partida Presupuestal en IdPartidaPstal , su correspondiente Glosa, la descripción del Tipo de Gasto registrada para la Partida, el Área a la cual pertenece la Partida, la descripción de la Cuenta contable y el Importe de la Partida asignado en el Presupuesto seleccionado.

Comparativo Detallado – Por Periodos Presupuestales

- 179 -


Comparativo Presupuesto – EE.FF.

Importante: En la ventana anterior se requiere de la especificación del Formato de Presupuesto (EE.FF.) a utilizar para generar este Estado Financiero el mismo que se comparará con lo Presupuestado. Tener presente que este tipo de formatos se registran y configuran en el módulo de Contabilidad (Opción Configuración de Estados Financieros/ Presupuesto – Submenú Tablas – Módulo Contabilidad ), como se muestra en la siguiente pantalla:

- 180 -


Nota: En este reporte el gasto presupuestal reflejado en los Estados Financieros se puede generar, siempre y cuando se haya registrado la Cuenta Contable Asociada a la Partida Presupuestal, al momento de editar las Partidas del Presupuesto (Opción Partidas del Presupuesto – Submenú Movimientos – Módulo Presupuestos ).

Kardex de Partida Presupuestal

Esta opción permite generar una consulta y/o reporte del Kardex de una determinada Partida Presupuestal, mostrando sus movimientos de montos presupuestados para la partida, montos aplicados a la partida y su correspondiente saldo. Esta ventana permite seleccionar el Presupuesto y la Partida Presupuestal de la cual se desea visualizar su respectivo kardex o cuenta corriente. La información generada visualizará el código o Id de la Partida Presupuestal, su correspondiente Glosa o Comentarios, el tipo de movimiento, presupuesto o gasto, en TipoMovPsto, el Identificador de Referencia o código de identificación asignado por el sistema al registro del documento de gasto, en Documento se muestra el tipo, la serie y el número del documento que registra el gasto, la Fecha Gasto , el Periodo Gasto (periodo presupuestal), el Importe Total del movimiento y el Saldo de la Partida.

- 181 -


Control del Gasto Presupuestal Como se mencionó en las características del módulo Presupuestos, el sistema NISIRA v.2.0 permite el Control del Gasto Presupuestal en los diferentes módulos donde se registre egreso de dinero. El Control del Gasto Presupuestal es parametrizable, dependiendo de si la empresa desea o no controlar sus gastos de acuerdo a lo presupuestado, para lo cual se deberá configurar el parámetro CONTROL DEL GASTO PRESUPUESTAL realizando los pasos siguientes: 1° Seleccionar la opción Configuración del Sistema del submenú Utilitarios. 2° Se presenta la ventana Configuración del Sistema. En la parte izquierda de esta ventana deberá elegir la clasificación de Parámetros Iniciales (haciendo un click sobre ella) y luego seleccionar la subclasificación de Presupuestos. 3° Observe que, después de realizar el paso anterio r, en la parte derecha de esta ventana se presentan los parámetros utilizados en el Módulo de Presupuestos, debiendo configurar acá el parámetro Control del Gasto Presupuestal asignándole el valor SI.

4° Una vez configurado este parámetro deberá hacer un click en el botón Grabar de la barra de herramientas que se presenta para esta ventana. El Control del Gasto del Presupuesto se hará en todas aquellas ventanas donde se registren egresos de dinero para la empresa, siendo éstas: Pedidos para Compras Pedidos de Servicios Órdenes de Compra Órdenes de Servicio Provisiones de Documentos por Pagar Liquidaciones de Gastos Egresos de Bancos Orden de Pago Planillas - 182 -


En el detalle (grilla) de cada una de estas ventanas se presentará una columna etiquetada como Partida Pstal., como en el siguiente ejemplo:

En esta columna se tendrá que especificar el Código de la Partida Presupuestal de la cual se descargará el importe consignado en la línea de detalle, para esto deberá digitar el código, si no lo recuerda presione la tecla F2 con lo que se visualizará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione la Partida deseada. Observación: Las Partidas Presupuestales que se visualizan en esta ventana Buscar corresponden a las que se ingresaron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Partidas del Presupuesto – Submenú Movimientos – Módulo Presupuestos ).

- 183 -


En esta ventana Buscar se visualiza la descripción del Presupuesto que se corresponde según la fecha del documento, es decir, el Presupuesto en ejecución, el mismo que no se podrá editar. Luego en Área podrá seleccionar el área de la empresa para la cual desea visualizar las Partidas que se le han presupuestado. Opcionalmente, podrá especificar el Tipo de Gasto, la Clasificación del Gasto, la SubClasificación del Gasto y el Destino del Gasto, para filtrar los registros de las Partidas por esos datos. Para realizar esas especificaciones deberá digitar el código en la primera caja, si no lo recuerda presione la tecla F2 en esta caja o haga un click en el botón , con lo que se mostrará la ventana Buscar para que en ella busque y seleccione el Tipo de Gasto, la Clasificación del Gasto, la SubClasificación del Gasto o el Destino del Gasto deseado, de acuerdo al dato que esté buscando. Observaciones: Los Tipos de Gasto, las Clasificaciones del Gasto y las SubClasificaciones del Gasto que se visualizan en la ventana Buscar son los que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Tipo de Gasto Presupuestal – Submenú Tablas – Módulo Presupuestos). Los Destinos de Gasto que se visualizan en la ventana Buscar son los que se registraron previamente en el sistema en su respectiva ventana de mantenimiento (Opción Destino del Gasto – Submenú Tablas – Módulo Presupuestos). Luego hacer click en el botón con lo que se visualizarán en la grilla las Partidas Presupuestales que se hayan registrado en el sistema para el Área y Presupuesto especificados, de las cuales deberá seleccionar una de ellas haciendo doble click sobre la misma o ubicándose en ella, haciendo un click sobre la misma, y luego dando un click en el botón . Una vez seleccionada la Partida Presupuestal en la ventana Buscar se visualizará el código de esta Partida en la columna Partida Psptal. y su correspondiente nombre o descripción en la columna Descripción Partida Psptal de la grilla del documento. El sistema valida la Partida Presupuestal especificada, para determinar si efectivamente el importe del gasto indicado en esta línea de detalle podrá ser cubierto por dicha Partida, pudiéndose dar el caso de que se presenten los siguientes mensajes:   

“No se puede presupuestar. La Partida no se ha programado para el Periodo Presupuestal donde está incluida la fecha del documento”. “La Partida seleccionada ya no tiene saldo en este Periodo Presupuestal”. “El saldo de la Partida seleccionada es insuficiente para cubrir el importe de esta línea de detalle”.

Si la Partida Presupuestal pasa todas las validaciones contempladas por el sistema, entonces el importe del gasto de la línea de detalle afectará a dicha Partida disminuyendo el saldo de la misma. En las ventanas donde se especifican Partidas Presupuestales se visualiza el botón , situado arriba de la grilla, cuya función es mostrar un resumen de las Partidas Presupuestales que se han utilizado al presupuestar las líneas de detalles del documento, mostrando para cada Partida su correspondiente código, descripción, el importe total presupuestado para la partida, el importe ejecutado o gastado de la partida, el importe gastado de la partida en el documento y el saldo de la partida.

- 184 -


Observación: Al hacer click derecho sobre una las líneas de la grilla se visualizará un menú emergente o menú contextual que incluye la opción Kardex de Partida, la cual nos permita acceder al reporte del Kardex de la Partida Presupuestal seleccionada, el mismo que puede ser accedido también desde la opción Kardex de Partida Presupuestal del submenú Reportes del módulo de Presupuestos.

Nota: Sólo se visualizarán datos en esta grilla de la ventana auxiliar de Partidas Aplicadas después de que el documento haya sido Presupuestado. Como ya se sabe para aprobar un documento tiene que hacer click en el botón

Presupuestado Quitar del Presupuesto

Para esto el documento donde se controle el gasto presupuestal tiene que incluir el estado Presupuestado en su flujo de documentos (Opción Flujo de Documentos – Definición de Flujo de Documentos – Submenú Utilitarios ), tal como se muestra en el ejemplo siguiente, donde se visualizan los estados definidos para el documento de Orden de Compra:

- 185 -

Manual Módulo Finanzas - Nisira v.2

Recommend Documents