Sistema de Información sobre In versiones Web
MANUAL DE USUARIO
La Paz – Bolivia v4.3
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Sistema de Información sobre In versiones Web
Contenido 1
INGRESO AL SISTEMA ......................................................................................................................... 6
2
1.1 Certificación de seguridad ............................................................................................................ 7 AUTENTIFICACION DE USUARIO ......................................................................................................... 9
3
TECNICAS DE MANEJO ...................................................................................................................... 10
4
3.1 Accesos de Información ............................................................................................................. 10 3.2 Opciones de Identificación y Salida ............................................................................................. 10 3.3 Mensajes de Advertencia ........................................................................................................... 10 3.4 Uso del Menú Principal ............................................................................................................... 10 3.5 Selectores de página .................................................................................................................. 11 3.6 Filtros de Búsqueda ................................................................................................................... 11 3.7 Botones de Comando ................................................................................................................. 11 3.8 Ordenamiento por columnas ....................................................................................................... 11 3.9 Selección de Filas ...................................................................................................................... 11 3.10 Control de Páginas ..................................................................................................................... 12 3.11 Cuadros de Lista Desplegables .................................................................................................. 12 3.12 Obligatoriedad............................................................................................................................ 12 3.13 Botones de Comando ................................................................................................................. 12 3.14 Cuadros de Fechas .................................................................................................................... 13 DISTRIBUCIÓN DEL SISTEMA ............................................................................................................ 13
5
REGISTRO PROYECTOS .................................................................................................................... 15
6
5.1 Registro de Nuevos Proyectos .................................................................................................... 15 5.2 Estado del Proyecto “En registro”................................................................................................ 16 5.3 Edición y actualización de los datos del proyecto ........................................................................ 16 5.3.1 Problemática ..................................................................................................................... 17 5.3.2 Localización Geográfica ..................................................................................................... 17 5.3.3 Sector................................................................................................................................ 19 5.3.4 Etapa – Componente ......................................................................................................... 20 5.3.5 Metas y/o Productos .......................................................................................................... 21 5.3.6 Empleo .............................................................................................................................. 22 5.3.7 Marcas de Clasificación ..................................................................................................... 22 5.4 Ficha de Proyecto ...................................................................................................................... 23 DICTAMEN .......................................................................................................................................... 24
7
6.1 Dictamen de Inicio de Etapa ....................................................................................................... 24 6.2 Edición y Cierre del dictamen ..................................................................................................... 26 6.3 Estado del Proyecto “Validado Entidad” ...................................................................................... 27 6.4 Dictamen de Cambio de Costos .................................................................................................. 28 6.5 Dictamen de Cambio de Fechas ................................................................................................. 31 6.6 Dictamen de Cambio de Fechas y Costo..................................................................................... 33 6.7 Dictamen de Cambio de Etapa ................................................................................................... 33 6.8 Dictamen de Cambio de Autoridad Autoridad o Responsable ......................... ............ .......................... .......................... ........................... ................... ..... 34 6.9 Dictamen de Cambio Nombre Original ........................................................................................ 35 6.10 Lista de Dictámenes ................................................................................................................... 36 RELACION PLAN-PROGRAMA ............................................................................................................ 37
8
RECURSOS ......................................................................................................................................... 41
9
8.1 Registro de nuevos recursos ...................................................................................................... 41 8.2 Distribución de recursos ............................................................................................................. 42 PROGRAMACIÓN DE LA INVERSION ................................................................................................. 43
9.1 Sector y Categoría Programática ................................................................................................ 44 9.2 Clasificadores ............................................................................................................................ 46 9.3 Programación y Reprogramación Reprogramación de la Inversión.......................... ............. .......................... .......................... .......................... ..................... ........ 46 9.4 Solicitud Catálogo ...................................................................................................................... 48 10 PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA ............................................................................................. 49
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Contenido 1
INGRESO AL SISTEMA ......................................................................................................................... 6
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1.1 Certificación de seguridad ............................................................................................................ 7 AUTENTIFICACION DE USUARIO ......................................................................................................... 9
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TECNICAS DE MANEJO ...................................................................................................................... 10
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3.1 Accesos de Información ............................................................................................................. 10 3.2 Opciones de Identificación y Salida ............................................................................................. 10 3.3 Mensajes de Advertencia ........................................................................................................... 10 3.4 Uso del Menú Principal ............................................................................................................... 10 3.5 Selectores de página .................................................................................................................. 11 3.6 Filtros de Búsqueda ................................................................................................................... 11 3.7 Botones de Comando ................................................................................................................. 11 3.8 Ordenamiento por columnas ....................................................................................................... 11 3.9 Selección de Filas ...................................................................................................................... 11 3.10 Control de Páginas ..................................................................................................................... 12 3.11 Cuadros de Lista Desplegables .................................................................................................. 12 3.12 Obligatoriedad............................................................................................................................ 12 3.13 Botones de Comando ................................................................................................................. 12 3.14 Cuadros de Fechas .................................................................................................................... 13 DISTRIBUCIÓN DEL SISTEMA ............................................................................................................ 13
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REGISTRO PROYECTOS .................................................................................................................... 15
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5.1 Registro de Nuevos Proyectos .................................................................................................... 15 5.2 Estado del Proyecto “En registro”................................................................................................ 16 5.3 Edición y actualización de los datos del proyecto ........................................................................ 16 5.3.1 Problemática ..................................................................................................................... 17 5.3.2 Localización Geográfica ..................................................................................................... 17 5.3.3 Sector................................................................................................................................ 19 5.3.4 Etapa – Componente ......................................................................................................... 20 5.3.5 Metas y/o Productos .......................................................................................................... 21 5.3.6 Empleo .............................................................................................................................. 22 5.3.7 Marcas de Clasificación ..................................................................................................... 22 5.4 Ficha de Proyecto ...................................................................................................................... 23 DICTAMEN .......................................................................................................................................... 24
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6.1 Dictamen de Inicio de Etapa ....................................................................................................... 24 6.2 Edición y Cierre del dictamen ..................................................................................................... 26 6.3 Estado del Proyecto “Validado Entidad” ...................................................................................... 27 6.4 Dictamen de Cambio de Costos .................................................................................................. 28 6.5 Dictamen de Cambio de Fechas ................................................................................................. 31 6.6 Dictamen de Cambio de Fechas y Costo..................................................................................... 33 6.7 Dictamen de Cambio de Etapa ................................................................................................... 33 6.8 Dictamen de Cambio de Autoridad Autoridad o Responsable ......................... ............ .......................... .......................... ........................... ................... ..... 34 6.9 Dictamen de Cambio Nombre Original ........................................................................................ 35 6.10 Lista de Dictámenes ................................................................................................................... 36 RELACION PLAN-PROGRAMA ............................................................................................................ 37
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RECURSOS ......................................................................................................................................... 41
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8.1 Registro de nuevos recursos ...................................................................................................... 41 8.2 Distribución de recursos ............................................................................................................. 42 PROGRAMACIÓN DE LA INVERSION ................................................................................................. 43
9.1 Sector y Categoría Programática ................................................................................................ 44 9.2 Clasificadores ............................................................................................................................ 46 9.3 Programación y Reprogramación Reprogramación de la Inversión.......................... ............. .......................... .......................... .......................... ..................... ........ 46 9.4 Solicitud Catálogo ...................................................................................................................... 48 10 PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA ............................................................................................. 49
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10.1 Distribución Geográfica .............................................................................................................. 49 10.2 Programación Presupuestaria ..................................................................................................... 50 11 CIERRE PRESUPUESTARIO ............................................................................................................ 51 12
SEGUIMIENTO FINANCIERO ........................................................................................................... 57
13
12.1 Edición del Seguimiento Financiero ............................................................................................ 58 CIERRE FINANCIERO ...................................................................................................................... 59
13.1 Cierre de Programación.............................................................................................................. 59 13.1.1 Carga de la Programación Financiera ................................................................................. 61 13.2 Cierre de Ejecución .................................................................................................................... 67 14 ETAPA-COMPONENTE..................................................................................................................... 70 15
SEGUIMIENTO FISICO ..................................................................................................................... 71
16
RECURSOS PLURIANUAL ................................................................................................................ 78
17
16.1 Distribución de recursos plurianual ............................................................................................. 78 CIERRE DEL PROYECTO ................................................................................................................. 81
17.1 Cuestionario Principales Problemas ............................................................................................ 81 17.2 Cuestionario Lecciones Aprendidas ............................................................................................ 82 17.3 Cantidad Ejecutada de Metas y/o Productos ............................................................................... 82 17.4 Cantidad de empleo generado .................................................................................................... 82 17.5 Dictamen de Cierre .................................................................................................................... 83 18 PROYECTOS CERRADOS ................................................................................................................ 85 19
REPORTES....................................................................................................................................... 87
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USUARIOS ....................................................................................................................................... 89
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Sistema de Información sobre In versiones Web
Lista de Gráficos Gráfico 1 Dirección del sitio oficial............................................................................................................................................................................. 6 Gráfico 2 Página Web del VIPFE .............................................................................................................................................................................. 6 Gráfico 3 Autentificación de Usuario ......................................................................................................................................................................... 9 Gráfico 4 Pantalla principal del SISIN-Web SISIN-Web ............................. ............................................. ...................................... ....................................... ........ 9 Gráfico 5 Distribución del Sistema .......................................................................................................................................................................... 13 Gráfico 6 Panel de Proyectos .................................................................................................................................................................................. 15 Gráfico 7 Registro de nuevo proyecto ..................................................................................................................................................................... 15 Gráfico 8 Registro de datos específicos del proyecto ...................................... ....................................... ....................................... ......................... 16 Gráfico 9 Registro de datos específicos del proyecto ...................................... ....................................... ....................................... ......................... 16 Gráfico 10 Definición de la Problemática ..................................... ....................................... ....................................... ....................................... ...... 17 Gráfico 11 Localización geográfica del proyecto....................... proyecto....................... ...................................... ............................................. ....................................... .... 18 Gráfico 12 Registro de Etapas ................................................................................................................................................................................ 20 Gráfico 13 Registro de Componentes .............................. ............................................. ...................................... ....................................... ............. 20 Gráfico 14 Adicionar costo de inversión por componente del proyecto ...................................... ....................................... ..................................... 21 21 Gráfico 15 Metas y/o productos ...................................... ....................................... ....................................... ....................................... .................... 22 Gráfico 16 Empleo ................................................................................................................................................................................................... 22 Gráfico 17 Marcas de Clasificación ....................................... ....................................... ....................................... ....................................... ............. 23 Gráfico 18 Ficha del proyecto .............................. ............................................ ....................................... ....................................... .......................... 23 Gráfico 19 Dictamen Inicial....................................... ....................................... ...................................... ....................................... ........................... 24 Gráfico 20 Formulario del Dictamen Inicial ............................................................................................................................................................. 25 Gráfico 21 Etapa EDTP ........................................................................................................................................................................................... 26 Gráfico 22 Edición de Dictámenes .......................................................................................................................................................................... 26 Gráfico 23 Reporte Dictamen Inicial ...................................... ....................................... ....................................... ....................................... ............. 26 Gráfico 24 Confirmación del cierre de Dictámenes.............................. ............................................. ....................................... ............................... 27 Gráfico 25 Validación del cierre de Dictámenes ........................................................................ ....................................... ...................................... 27 Gráfico 26 Filtro de estados del Proyecto ............................................................................................................................................................... 28 Gráfico 27 Lista de Estados del Proyecto ............................................................................................................................................................... 28 Gráfico 28 Lista de Dictámenes .............................................................................................................................................................................. 28 Gráfico 29 Formulario del Dictamen de Cambio de Costos ............................... ............................................ ....................................... .................. 29 Gráfico 30 Reporte del Dictamen de cambio de costos .............................. ............................................ ....................................... ......................... 30 Gráfico 31 Validación del Dictamen de cambio de costos ...................................... ....................................... ....................................... .................. 30 Gráfico 32 Cambio de Fechas ............................. ............................................ ....................................... ....................................... .......................... 31 Gráfico 33 Validación del Dictamen de Cambio de Fechas............................... ............................................ ....................................... .................. 31 Gráfico 34 Formulario del Dictamen de Cambio de Fechas ............................................................... ............................................ ........................ 32 Gráfico 35 Formulario del Dictamen de Cambio de Etapa................................................. ....................................... ....................................... ....... 33 Gráfico 36 Reporte del Dictamen de cambio de etapa ........................................................... ............................................ .................................... 34 Gráfico 37 Formulario del Dictamen de Cambio de Etapa................................................. ....................................... ....................................... ....... 35 Gráfico 38 Formulario del Dictamen Nombre Original ..................................... ....................................... ....................................... ......................... 36 Gráfico 39 Lista de Dictámenes .............................................................................................................................................................................. 37 Gráfico 40 Dictámenes Cerrados ............................................................................................................................................................................ 37 Gráfico 41 Lista de planes de la Entidad ...................................... ....................................... ....................................... ...................................... ....... 37 Gráfico 42 Asignación de plan y programa a proyectos .............................................. ....................................... ....................................... ............. 38 Gráfico 43 Listado de Recursos de la Entidad ............................... ............................................ ....................................... ...................................... 41 Gráfico 44 Registro de Nuevos Recursos de la Entidad ............................. ............................................. ...................................... ......................... 41 Gráfico 45 Registro Distribución de Recursos ..................................................................... ....................................... ....................................... ..... 42 Gráfico 46 Listado Distribución de Recursos ...................................... ....................................... ...................................... ....................................... 42 Gráfico 47 Entidades a las que se Transferirán Recursos........................................... ....................................... ....................................... ............. 42 Gráfico 48 Incremento de montos ........................................................................................................................................................................... 43 Gráfico 49 Programación de la Inversión por Proyectos........................................ ....................................... ....................................... ................... 43 Gráfico 50 Sector y Categoría Programática .......................................................................................................................................................... 44 Gráfico 51 Categoría Programática ....................................... ....................................... ....................................... ....................................... ............. 45 Gráfico 52 Clasificadores......................................................................................................................................................................................... 46 Gráfico 53 Programación.............................. ............................................ ....................................... ....................................... ................................. 47 Gráfico 54 Reprogramación..................................................................................................................................................................................... 47 Gráfico 55 Recursos disponibles............................... ............................................. ...................................... ....................................... .................... 48 Gráfico 56 Solicitud de Catálogo ............................... ............................................. ...................................... ....................................... .................... 49 Gráfico 57 Distribución Geográfica.......................................................................................................................................................................... 49 Gráfico 58 Distribución Geográfica.......................................................................................................................................................................... 50 Gráfico 59 Programación presupuestaria ..................................... ....................................... ....................................... ....................................... ...... 50 Gráfico 60 Registro de G astos a Nivel de Partida Presupuestaria ............................................................ ............................................. ................ 51 Gráfico 61 Presupuesto por Objeto de Gasto ...................................................... ...................................... ............................................. ................ 51 Gráfico 62 Cierre Presupuestario .............................. ............................................. ....................................... ...................................... .................... 52 Gráfico 63 Dictamen de Aprobación del Anteproyecto de Presupuesto..................................... ....................................... ..................................... 52 Gráfico 64 Formulario “Certificado del Anteproyecto de Presupuesto” ..................... ....................................... ............................................. ......... 53 Gráfico 65 Cierre de Presupuesto .............................. ............................................ ....................................... ....................................... ................... 54 Gráfico 66 Certificado Cierre de Presupuesto......................................................................................................................................................... 54 Gráfico 67 Reporte Recursos Destinados a Inversión y Prog. Presupuestaria por Objeto de G asto ............................................................. ....... 55 Gráfico 68 Reporte Catálogo de Proyectos............................................................................................................................................................. 55
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Sistema de Información sobre In versiones Web
Gráfico 69 Reporte Catálogo de Proyectos............................................................................................................................................................. 55 Gráfico 70 Seguimiento Financiero ....................................... ....................................... ....................................... ....................................... ............. 57 Gráfico 71 Seguimiento Financiero por Partidas............................................................. ............................................. ....................................... .... 57 Gráfico 72 Edición del Seguimiento Financiero ............................. ............................................ ....................................... ...................................... 58 Gráfico 73 Saldos Seguimiento Financiero ............................. ............................................. ...................................... ....................................... ...... 58 Gráfico 74 Formulario “Cierre de Programación” ............................................................. ............................................ ....................................... .... 59 Gráfico 75 Dictamen de Aprobación del Anteproyecto Presupuesto ............................................................... ............................................. .......... 59 Gráfico 76 Formulario “Certificado de la Programación Financiera”...................................................................... ....................................... .......... 60 Gráfico 77 Certificado Cierre de Programación Financiera ............................... ............................................ ....................................... .................. 60 Gráfico 78 Reporte Programación Presupuestaria vs. Programación Financiera ..................................................................... ............................. 60 Gráfico 79 Reporte Programación Financiera de Inversión Pública ...................................................................... ....................................... .......... 61 Gráfico 80 Cierre de Programación ....................................... ....................................... ....................................... ....................................... ............. 61 Gráfico 81 Descarga archivo Excel Programación Financiera ...................................... ...................................... ....................................... ............ 62 Gráfico 82 Formato de archivo .CSV....................................................................................................................................................................... 64 Gráfico 83 Carga del archivo para la Prog. Financiera ............................... ............................................ ....................................... ......................... 64 Gráfico 84 Validación de la Prog. Financiera ...................................... ....................................... ...................................... ....................................... 66 Gráfico 85 Carga Exitosa de la Prog. Financiera ...................................... ....................................... ....................................... ................................ 66 Gráfico 86 Formulario “Cierre de la Ejecución Financiera” ............................... ............................................. ....................................... .................. 67 Gráfico 87 Certificado de Registro de Ejecución m ensual...................................... ....................................... ....................................... .................. 67 Gráfico 88 Formulario “Certificado de Cierre de la Ejecución Financiera” ............................................. ....................................... ......................... 68 Gráfico 89 Certificado Cierre de Ejecución Financiera ................................................ ...................................... ....................................... .............. 68 Gráfico 90 Reporte Ejecución Financiera de Inversión Pública ............................... ............................................. ...................................... ............ 68 Gráfico 91 Reporte Programación Financiera de Inversión Pública ...................................................................... ....................................... .......... 69 Gráfico 92 Cierre de Programación ....................................... ....................................... ....................................... ....................................... ............. 69 Gráfico 93 Datos de los componentes .................................................................................................................................................................... 70 Gráfico 94 Datos de las actividades por componente............................................................................................................................................. 71 Gráfico 95 Seguimiento Físico por componente/actividad ...................................... ....................................... ....................................... .................. 71 Gráfico 96 Seguimiento Físico por com ponente/actividad mensual ............................... ............................................ ....................................... ..... 72 Gráfico 97 Programación Seg. Físico por componente/actividad mensual ....................................... ...................................... ............................... 72 Gráfico 98 Resumen de seguimiento fí sico............................. ............................................. ...................................... ....................................... ...... 73 Gráfico 99 Cierre de la Programación física por componente ...................................... ....................................... ....................................... ............ 73 Gráfico 100 Ejecución física por Componente ............................... ............................................ ....................................... ...................................... 74 Gráfico 101 Reporte Seguimiento Físico por c omponente/actividad y gestión ....................................... ....................................... ........................ 76 Gráfico 102 Listado de Recursos Plurianuales de la Entidad ....................................... ....................................... ....................................... ............ 78 Gráfico 103 Distribución de Recursos Plurianuales de la Entidad............................ ............................................ ....................................... ........... 78 Gráfico 104 Proyectos destino de los Recursos Plurianuales de la Entidad ............................... ............................................. .............................. 79 Gráfico 105 Cuestionario de Problemas ................................................................................................................................................................. 81 Gráfico 106 Cuestionario de Lecciones Aprendidas ............................. ............................................ ....................................... ............................... 82 Gráfico 107 Dictamen de cierre ............................................................................................................................................................................... 83 Gráfico 108 Reportes PDF o Excel ......................................................................................................................................................................... 87
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Sistema de Información sobre In versiones Web
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INGRESO AL SISTEMA
Para ingresar al Sistema de Información Sobre Inversiones Web (SISIN-Web) debe ingresar a la dirección https://sisin.vipfe.gob.bo o ingresar a la página web del VIPFE http://www.vipfe.gob.bo (seleccione el enlace SISIN Web) . El SISIN Web funciona únicamente con el navegador “FIREFOX” (descargue este navegador de manera gratuita de: http://www.firefoxdownload.com/ ), e instálelo en su equipo (la versión de Firefox requerida es mayor o igual a 40.0.1).
Gráfico 1 Dirección del sitio oficial
Gráfico 2 Página Web del VIPFE
Debido a que este sitio se encuentra bajo normas de seguridad, en su primera visita a la aplicación web se encontrara con un mensaje de certificación de usuario, el mismo aparece debido a que el portal web de la aplicación se encuentra con medidas de seguridad. Para realizar la certificación debe realizar los siguientes pasos:
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Sistema de Información sobre In versiones Web
1.1
Certific ación de seguri dad
Al ingresar el navegador le muestra el siguiente mensaje de seguridad
Si visualiza el siguiente mensaje de Precaución presione el botón de “ Aceptar ”, caso contrario seleccione de la parte inferior de la pantalla “o puede agregar una excepción” (mensaje al final de la pantalla en color azul y subrayado).
Luego para acceder al portal web la pantalla de inicio se presentará de la siguiente manera: Para continuar, presione el botón “ Agr egar Exc epción ”
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Sistema de Información sobre In versiones Web
A continuación se le presentara el siguiente formulario:
En este, presione el botón “Obtener certificado”, en este paso el navegador se autentificara de acuerdo a las medidas de seguridad establecidas en el portal Web, luego se presentara al usuario la siguiente pantalla:
Donde le pide confirmar el acceso al portal Web, para ello presione el botón “Confirmar excepción de seguridad”.
Cabe mencionar, que la renovación de los certificados de seguridad se realiza de manera anual por lo cual deberá aceptar el certificado una vez por gestión.
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Sistema de Información sobre In versiones Web
2
AUTENTIFICACION DE USUARIO
Una vez que haya sido realizada la certificación de firmas del sitio mediante su navegador, le aparecerá un formulario de ingreso, introduzca el nombre de usuario y su respectiva contraseña, ambos, proporcionados por el administrador del sistema (usuario habilitado para este fin) del VIPFE. Gráfico 3 Autentificación de Usuario
Si no cuenta con estos datos, favor enviar un correo electrónico con los datos de la entidad a la que pertenece, nombre completo de la persona que será responsable del llenado de la información en el SISIN Web, número de carnet de identidad y números de contacto al correo del analista responsable o al correo
[email protected]. Una vez que haya presionado el Botón de “Ingresar”, el sistema realizará una verificación de sus datos y habilitará las opciones personalizadas para el usuario.
Gráfico 4 Pantalla prin cipal d el SISIN-Web
La pantalla, se encuentra dividida de la siguiente manera: En la parte superior-derecha, se encuentra la información del usuario y la entidad habilitada para el seguimiento de proyectos, en este mismo lugar se presentará un menú de opciones para el cambio de entidad (solo aquellos usuarios que tengan habilitada esta función). La región central se halla dividida en dos paneles , el panel izquierdo muestra las opciones de registro y seguimiento, una vez que se haya seleccionado uno de ellos, se habilitara, el panel derecho con los formularios habilitados para su registro. 9
Sistema de Información sobre In versiones Web
3
TECNICAS DE MANEJO
Para facilitar el entendimiento de operabilidad del Sistema, a continuación se describirán las convenciones utilizadas.
3.1
Accesos de Informaci ón
Permiten acceder a documentación en formato PDF para la consulta de los usuarios, al elegir la opción deseada esta automáticamente desplegara la ventana para la descarga del archivo en formato PDF, con la opción de abrir o guardar en la PC del usuario (el mouse cambiara su forma dependiendo de la configuración del Windows cuando exista el enlace a un documento).
3.2
Opciones de Identificación y Salida
Identificación: En la parte superior derecha de los formularios del sistema se visualizara de acuerdo al usuario de ingreso el nombre del usuario y la Entidad a la cual pertenece. Cierre de Sesión: Mediante la opción de cierre de Sesión el usuario podrá salir de forma segura del sistema.
3.3
Mensajes de Advertenc ia
Al ingresar al sistema el usuario visualizará mensajes de advertencia en caso de que se exista algún cambio que deba considerar antes de continuar el proceso de registro de datos.
3.4
Uso del Menú Princ ipal
Los comandos aparecen en el menú principal en forma de lista. Situado al lado izquierdo de la ventana. Botón de Acción: Ocultará el menú principal en caso de que el usuario lo requiera
Para elegir una opción del menú principal el usuario deberá acercar el puntero de mouse y oprimir el botón izquierdo del mouse El comando seleccionado automáticamente cambiara la ventana del lado derecho a esta, para mostrar los datos referentes a la selección
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Sistema de Información sobre In versiones Web
3.5
Selectores de página
De acuerdo a la cantidad de proyectos que estén registrados por la entidad se desplegará un “selector de página” al lado derecho superior de la ventana.
Botones de desplazamiento: a) Permite al usuario visualizar entre intervalos de 4 proyectos a la vez. b) Permite al usuario visualizar el último intervalo de proyectos.
3.6
Lista desplegable: Permite al usuario moverse a la página que requiera
Filtros de Búsqueda
En las diferentes ventanas se pueden realizar búsquedas de un Texto (cadena de caracteres que puede contener letras y/o números), esta búsqueda se realiza en todas las columnas. Sobre el cuadro en blanco, coloque el dato a buscar y oprima la tecla Enter (Intro < ┘)
3.7
Botones de Comando
Los botones de comando se eligen para poder iniciar una acción, como por ejemplo listar proyectos, crear un nuevo proyecto, adicionar un nuevo recurso, imprimir, etc.
3.8
Ordenamiento por columnas
Selecciona la forma de ordenamiento deseada por columna, presionando el nombre de la columna automáticamente procederá a ordenar los datos de forma Ascendente o Descendente.
3.9
Selección de Filas
Al seleccionar una fila automáticamente la misma cambiara de color para que el usuario identifique con facilidad la fila elegida con el botón izquierdo del mouse.
La selección de una fila permite visualizar en la parte inferior de la ventana los datos relacionados al registro elegido.
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Sistema de Información sobre In versiones Web
3.10 Control de Páginas Este contiene múltiples páginas, las cuales pueden contener otros tipos de controles como hojas de datos, cuadros de opciones, etc. La página es activada al hacer un clic con el Mouse en el título de la misma.
3.11 Cuadros de Lista Desplegables Aparecen inicialmente en forma de cuadros rectangulares, en los cuales figura la selección actual.
Cuando se presiona la flecha hacia abajo situada a la derecha de cuadro, aparecerá una lista de opciones. Si hay más elementos de los que entren en el cuadro, ésta lista incluirá barras de desplazamiento. Se puede encontrar el elemento deseado, digitando los primeros caracteres del mismo. Esta opción de búsqueda es, muchas veces, una alternativa más rápida que haciendo uso del Mouse. Los cuadros de lista desplegables son utilizados para hacer consultas a clasificadores del Sistema.
3.12 Obligatoriedad Es obligatorio ingresar la información solicitada.
3.13 Botones de Comando Los botones de comando se eligen para poder iniciar una acción, como por ejemplo ejecutar o cancelar un comando. Grabar: Registra definitivamente todos los posibles cambios realizados en un formulario. Crear Nuevo Registro: Habilita la pantalla para la creación de un nuevo registro. Borrar: Elimina la información del registro activo. Editar: Editar la información del registro activo. Opción de despliegue: Permite desplegar o contraer la opción seleccionada.
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3.14 Cuadros de Fechas Aparecen inicialmente en forma de cuadros rectangulares, como la figura actual.
Cuando se presiona sobre el cuadro con el puntero del mouse se desplegará un calendario para facilitar el ingreso de la fecha deseada
Este comando se encuentra activo en todos los campos del tipo fecha.
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DISTRIBUCIÓN DEL SISTEMA
Para facilitar el registro de la información solicitada a las entidades, el sistema se encuentra organizado de la siguiente manera:
Gráfico 5 Distribución del Sistema
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Sistema de Información sobre In versiones Web
MODULO I PROYECTOS INVERSION
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Sistema de Información sobre In versiones Web
5
REGISTRO PROYECTOS
Seleccione la opción y en el panel central se cargará el formulario para el registro o el seguimiento de los proyectos, tal como se muestra el Gráfico, donde se presenta una lista de todos los proyectos registrados –según la entidad seleccionada –
Gráfico 6 Panel de Proyectos
5.1
Registro de Nuevos Proyectos
Para registrar un nuevo proyecto, seleccione la opción del panel un tablero de opciones:
y se habilitará en la parte inferior
Gráfico 7 Registro de nuevo proyecto
El botón
concatena la Acción, el Objeto y la Localización que conforman el nombre del proyecto.
Una vez que haya registrado los datos, presione el botón grabar 15
Sistema de Información sobre In versiones Web
Recuerde: a) Los 5 dígitos del código SISIN son administrados por la entidad, en caso de que desee continuar el correlativo de los proyectos registrados, deje el campo en blanco el sistema automáticamente le asignara el correlativo correspondiente. b) En el nombre del Proyecto no se denota la etapa actual del mismo, el sistema tiene habilitado otro campo para el registro de las etapas. c)
Si existiera alguna corrección en los datos generales del proyecto se podrán realizar antes de que registre el dictamen de inicio de etapa.
d) De acuerdo a la acción seleccionada se desplegaran el o los tipos de inversión relacionados a la acción. e) El tipo de Inversión se define por proyecto (no por etapa), es único no se puede cambiar con un cambio de etapa. Ejemplo. Si el proyecto es una Construcción y está en etapa “Estudio de Identificación” el tipo de Inversión es “Capitalizable” porque el producto final del Proyecto será la Construcción (objeto tangible).
5.2
Estado del Proyecto “ En registro”
El sistema asignará un estado a los proyectos conforme se registre su información en el sistema.
Al grabar los datos generales del proyecto se le asigna el estado de “En registro”, es decir, el Proyecto ha sido registrado por primera vez en el Sistema y aún no tiene ningún Dictamen cerrado por la Entidad. Gráfico 8 Registro de datos específicos del proyecto
El usuario podrá modificar los datos del módulo de Proyectos sin restricciones hasta el registro del dictamen de inicio de etapa (que debe ser registrado en el módulo de “Dictamen”; cabe mencionar que no podrá registrar información en el módulo de “Presupuesto de Inversión” para Programación de la Inversión y Prog. Presupuestaria, hasta cerrar el dictamen de inicio de etapa, que en consecuencia cambiará el proyecto ha estado “Validado Entidad” ).
5.3
Edición y actualización de los datos del proyecto
Al seleccionar un registro de la lista de proyectos, podrá visualizar en la parte inferior, un grupo de opciones, como se muestra en el Gráfico, según vaya desplazándose a través del menú, el sistema presentará formularios personalizados con la última información registrada.
Gráfico 9 Registro de datos específicos del proyecto
16
Sistema de Información sobre In versiones Web
5.3.1 Problemática Esta opción consta de: a) La clasificación del proyecto en un plan y programa definidos por la entidad. b) Descripción del problema, la solución propuesta, objetivo general y específicos del proyecto, la información registrada debe ser clara y concreta, porque estos datos formaran parte del dictamen del proyecto.
Recuerde:
Gráfico 10 Definic ión de la Problemática
a) La entidad debe solicitar la incorporación de nuevos planes y/o programas para relacionar sus proyectos, con la finalidad de obtener reportes personalizados por la entidad que coadyuven al seguimiento de sus proyectos. b) Todo proyecto debe tener la descripción del Problema, Solución, Fin y Propósito, por tal motivo todos los campos son obligatorios. c) El sistema validará que no se mantengan las frases por defecto. d) Los datos de la problemática, se imprimirán en los dictámenes de inicio, cambio de etapa y cambio de autoridad o Responsable, por tal motivo, se debe tener cuidado en su llenado.
5.3.2 Localización Geográfica Un proyecto podría encontrarse en varios departamentos o en varios municipios. Para adicionar nuevos departamentos, haga click con el ratón sobre habilitaran los departamentos.
y se
Si se desea adicionar municipios se realizan los mismos pasos, una vez que haya registrado la localización donde se ejecutará el proyecto, podría visualizarse como 17
Sistema de Información sobre In versiones Web
se muestra en el siguiente Gráfico, se mostrará además, el número total de habitantes total, como también separado por sexo – información fue proporcionada por el Instituto Nacional de Estadística (INE) Censo 2012 –.
Gráfico 11 Localización geográfica del proyecto
Registrado el Municipio se habilitará la opción Ver mapa, misma que permitirá el registro de la información georeferencial del proyecto.
Seleccionando la opción se visualizará el mapa del municipio registrado.
El mapa cuenta con los siguientes botones: a) Tamaño del mapa: Acercar mapa
Alejar mapa
b) Identificar la ubicación del proyecto, por medio de las siguientes opciones de marcado.
Dibujar Línea, elija un punto de inicio y término para dibujar una línea que identifique el tramo relacionado al proyecto (Ejemplo Mejoramiento del asfaltado de calles).
18
Sistema de Información sobre In versiones Web
Dibujar Polígono, para identificar un área de incidencia (Ejemplo Mejoramiento de Áreas Verdes).
Dibujar Circunferencia, identifique el área de incidencia (Ejemplo Apoyo de cultivos Hortícolas en varias comunidades).
Marcador, marque distintos puntos de incidencia del proyecto (ejemplo Manejo y disposición de residuos sólidos en distintos municipios). c)
Edición y eliminación (de los marcadores anteriores) Edición, modificar los marcadores previamente utilizados. Eliminación, eliminar los marcadores previamente utilizados.
d) Edición de Coordenadas: seleccionando la opción Editar se pueden registrar directamente las coordenadas del proyecto.
Después de utilizar alguno de los marcadores mencionados o la edición de coordenadas proceda a Grabar la ubicación georeferencial del proyecto
5.3.3 Sector El usuario debe asignar un código de Sector, Sub sector y tipo de proyecto (tipología) al proyecto. Si conoce el Código Presupuestario del Sector requerido ingrese el número separado por puntos por cada nivel de clasificación. En el clasificador presupuestario encontrará:
19
Sistema de Información sobre In versiones Web
Entonces registre el código presupuestario en la caja de texto de la siguiente manera y oprima enter: O si no conoce el código y recuerda la descripción utilice las listas de desplegables del Sector, Subsector y Tipo de Proyecto
Recuerde: a) El código Sectorial asignado al proyecto permitirá que el sistema le muestre las metas asociadas al tipo de proyecto o tipología para su asignación al proyecto. b) Cerrado el primer dictamen del proyecto el sector no podrá ser modificado. c) El sector que se asigne en el registro de proyecto restringirá el uso del clasificador sectorial en la programación de la Inversión.
5.3.4 Etapa – Componente Para registrar una nueva etapa registre las Fechas Inicio y Término de la misma, presione el botón Grabar como lo indica el mensaje que se puede visualizar en el Gráfico, realizada esta acción recién podrá registrar los componentes que corresponden al proyecto.
Gráfico 12 Registr o de Etapas
Registrada la etapa, el sistema le permitirá adicionar nuevos componentes y sus costos expresados en bolivianos.
Gráfico 13 Registro de Componentes
20
Sistema de Información sobre In versiones Web
Para registrar el Costo total de la etapa, presione el botón “Adicionar” registrar los costos por cada componente de la etapa que selecciono.
Recuerde:
, el sistema le permitirá
Gráfico 14 Adicionar costo de inversión por c omponente del proy ecto
a) Las fechas de Inicio y Término de las etapas deben estar dentro de las Fechas Inicio y Término del Proyecto, antes del cierre del dictamen de inicio de etapa (2do. Módulo del sistema). b) El sistema le mostrará solo los componentes relacionados a la Etapa y Tipo de Inversión. c) Si por equivocación registro una etapa que no corresponde al proyecto, utilice el Botón “Eliminar Etapa” para borrar la etapa y sus componentes, el sistema no le permitirá borrar la etapa que tenga datos relacionados en la Programación de la inversión. d) El sistema controlará que la primera etapa del proyecto este entre el rango de las fechas de inicio y término del mismo, en caso de una segunda etapa el sistema no controlará que este dentro del este rango si ya se registró un dictamen de inicio de etapa. e) Para modificar el sector asignado al proyecto, debe eliminar las metas registradas, antes del cierre del primer dictamen. NOTA: El componente “Gestión de Riesgo de Desastres” permite incluir los gastos que se destinen exclusivamente a este componente dentro del Proyecto. De acuerdo al nuevo Reglamento Básico de Preinversión, todo proyecto debe considerar la viabilidad en el aspecto de Gestión de Riesgos, es decir que debe incorporar en su formulación aspectos que permitan asegurar la resiliencia del proyecto ante la ocurrencia de eventos climáticos adversos a través de un enfoque integral que permita gestionar la incertidumbre relativa a estas amenazas. En ese sentido, se incluirá en este componente, por ejemplo, el presupuesto que se destine al reforzamiento de medidas de seguridad: muros de contención, gaviones, o a la introducción de medidas especiales para que se puedan reducir o mitigar los efectos negativos del riesgo.
5.3.5 Metas y/o Productos Se registran las metas y/o productos relacionados al proyecto – de acuerdo al tipo de inversión, etapa y sector previamente asignado al proyecto - (en caso de requerir nuevas metas, solicitar su registro a su analista responsable). Ejemplo: número de hectáreas regadas, número de alumnos o pacientes a ser atendidos, consumo específico de agua, etc.
La Cantidad Programada de la meta podrá ser modificada hasta el cierre del dictamen de inicio de la etapa.
21
Sistema de Información sobre In versiones Web
Gráfico 15 Metas y/o productos
5.3.6 Empleo Debido a la necesidad de contar con la información de los empleos generados, se deberá registrar la información de los empleos que genera el proyecto de inversión. Se deberán registrar los requerimientos de mano de obra demandados por el Proyecto, empleos directos generados por la inversión según el costo y nivel de calificación en las diferentes etapas del ciclo de vida del proyecto. Se deberá identificar una o varias categorías de mano de obra: Mano de Obra Calificada, corresponde al nivel de instrucción técnico superior y universitario. Se considera en esta categoría a los gerentes, administradores y profesionales que son necesarios para la ejecución del proyecto. Mano de obra Semicalificada, corresponde a la población económicamente activa que alcanza a un nivel de instrucción medio, normal y técnico medio. En esta categoría se consideran a los empleados y obreros que dependiendo su nivel de instrucción alcanzado son requeridos para la ejecución del proyecto. Mano de Obra No Calificada Urbana o Rural , corresponde a la población económicamente activa que alcanzó a un máximo nivel de instrucción intermedio. En esta categoría se incluyen los obreros y peones que por el nivel instrucción alcanzado son requeridos para la ejecución del proyecto.
Gráfico 16 Empleo
5.3.7 Marcas de Clasificación Importancia para Seguimiento: La entidad puede clasificar sus proyectos en 3 niveles para obtener reportes específicos para un mejor seguimiento, para esta clasificación el usuario debe considerar el costo, la magnitud y/o impacto, cobertura de los proyectos que ejecuta la entidad, para clasificarlos de la siguiente manera: a) Importancia Alta, proyectos que son importantes (por costo, magnitud y/o impacto) y/o estratégicos para la entidad, a los cuales se realiza un seguimiento continuo y permanente, cuyos plazos de ejecución pueden ser medianos o largos. b) Importancia Media, proyectos con costos y cobertura intermedia y de ejecución a mediano y corto plazo. 22
Sistema de Información sobre In versiones Web
c)
Importancia Baja, proyectos con costos menores, pequeños en magnitud y cobertura, y de ejecución a corto plazo.
Tipo Competencia: El usuario podrá identificar el nivel de competencia al cual se apropian sus proyectos.
Gráfico 17 Marcas de Clasific ación
5.4
Ficha de Proyecto
El usuario tiene la posibilidad de imprimir la Ficha de proyecto
Gráfico 18 Ficha del proyecto
23
Sistema de Información sobre In versiones Web
6
DICTAMEN
Seleccione la opción y en el panel central se cargará el formulario para el registro de los dictámenes del proyecto, donde se presenta una lista de todos los proyectos registrados – según la entidad seleccionada. El sistema tiene habilitados 8 tipos de dictámenes: -
6.1
Dictamen de Inicio de Etapa Dictamen de Cambio de Fechas Dictamen de Cambio de Costos Dictamen de Cambio de Fechas y Costos Dictamen de Cambio de Autoridad o Responsable Dictamen de Cambio de Etapa Dictamen de Cambio Nombre Original Origin al
Dictamen de Inicio de Etapa
Si está registrando un proyecto nuevo el sistema desplegará la opción “Iniciar la Etapa”. Gráfico 19 Dictamen Inicial
Elija la opción y seleccione para que el sistema le permita registrar los datos del primer dictamen del proyecto, se desplegará el formulario de registro de la l a etapa inicial del proyecto. Elija la etapa para la cual suscribirá el dictamen.
Al seleccionar la etapa el sistema automáticamente automáticamente mostrará las fechas que se registraron en el registro r egistro de proyecto pestaña Etapa – Componente (ver apartado 4.3.3), la fecha del dictamen será la fecha del día del registro y no podrá modificarse.
El formulario le permitirá visualizar los costos que se registraron para la etapa seleccionada, solo debe oprimir la opción para que el sistema sistema le muestre la estructura de costos que se agregaron en el registro de proyecto pestaña Etapa – Componente.
24
Sistema de Información sobre In versiones Web
Complete los datos que el Dictamen solicita, la información de las preguntas 1, 2, 3, 4 no podrán modificarse para otra etapa, por tal motivo, verifique la información registrada y grabe el dictamen.
Gráfico 20 Formulario del Dictamen Inicial
25
Sistema de Información sobre In versiones Web
El dictamen de Inicio de Etapa para la etapa de “Estudio de Diseño Técnico de Preinversión” habilita los tipos de EDTP que se explican en el Reglamento de Preinversión aprobado el 12 de mayo 2015, de acuerdo a Resolución Ministerial No 115 (descargue el documento en la página pági na del Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento Externo www.vipfe.gob.bo www.vipfe.gob.bo). ).
Gráfico 21 Etapa EDTP
6.2
Edición Edició n y Cierre del dic dictamen tamen
Una vez grabado el dictamen el sistema le permitirá: -
Editar los datos del dictamen. Eliminar el el dicta dictamen men en en caso caso de requerir la modificación de las fechas fechas de la la etapa. Modificar todas las pa partes rtes del registro registro del proyecto proyecto excepto excepto las fechas fechas de la etapa. Impresión de una versión en borrador del del dictamen para su revisión.
No se le permitirá: -
Gráfico 22 Edición de Dictámenes
Registrar otro dictamen mientras no cierre el vigente. Modificar la fecha de registro del dictamen. No se permitirá imprimir la ficha del proyecto. Se bloquearan todos lo loss módulos módulos a partir de la Programación Programación de la inversión hasta hasta que el usuario usuario proceda al cierre del mismo
Una vez revisado el borrador de impresión del dictamen.
Gráfico 23 Report Report e Dictamen Inicial
26
Sistema de Información sobre In versiones Web
Cabe recalcar que únicamente se podrá modificar el último dictamen del proyecto hasta su cierre. De no exist existir ir observ observac acione iones, s, proce proceda da al cie cierre rre del del dict dictame amenn presiona presionand ndoo el botón botón sistema le mostrara los siguientes mensajes:
Recuerde: -
, al cerrar cerrar el dict dictame amenn el
Gráfico 24 Confirmación del cierre de Dictámenes
Por ningún motivo se se podrá abrir un dictamen cerrado, por lo mismo revise revise la impresión borrador borrador antes de cerrar el mismo. Verifique Verifiq ue los datos de la MAE y Responsable Responsabl e antes del cierre. Verifique los costos de la etapa antes de cerrar el dictamen. De acuerdo a las fechas del del dictamen dictamen la etapa se habi habilitara litara en en las distintas gestiones, Por ejemplo, El proyecto tiene las siguientes fechas: Inicio Inicio 01/01/2012 Término 31/12/2013. El dictamen se registró para la etapa de EI con fechas: Inicio 01/01/2012 Término 25/12/2012 El sistema activa la etapa solamente en la gestión 2012 y para otras gestiones le mostrara el siguiente mensaje:
Gráfico 25 Validaci Validaci ón del cierre de Dictámenes
El sistema le confirmara el cierre del dictamen:
Por ser el registro del dictamen de inicio de etapa el sistema le informará que el proyecto está cambiando a estado “Validado Entidad” .
6.3 6. 3
Estado Esta do del Proyecto “ Va Validado lidado Entidad”
El proyecto cambia a estado “Validado Entidad” cuando se registra el primer dictamen del proyecto, es decir el de inicio de etapa. 27
Sistema de Información sobre In versiones Web
Gráfico 26 Filtro de estados del Proyecto
A partir del cierre del dictamen y cambio de estado el usuario: -
No puede modificar los datos generales del proyecto. Los costos de la etapa con dictamen no pueden ser modificados directamente en el registro del proyecto, el usuario debe registrar un dictamen por cambio de costos. En caso de que se requiera modificar las fechas de la etapa se debe registrar un dictamen de cambio de fechas.
En la cabecera de los listados de proyectos, el usuario cuenta con una lista desplegable que identifica los estados de los proyectos. La lista le ayuda a filtrar los proyectos con un determinado estado. Gráfico 27 Lista de Estados del Proyecto
6.4
Dictamen de Cambio de Costos
Para el ajuste o modificación de los costos referentes a una etapa con dictamen, el sistema le permite el registro de un dictamen de “Cambio de Costos”. Seleccione “Cambio de Costos” y oprima Agregar Dictamen. Gráfico 28 Lista de Dictámenes
El sistema le mostrará el dictamen de cambio de costos de la etapa vigente.
28
Sistema de Información sobre In versiones Web
Seleccione el motivo por el cual se está registrando el dictamen, registre el resto de la información solicitada y grabe.
Gráfico 29 Formulario del Dict amen de Cambio de Costos
Luego
proceda
con
el
cambio
de
costos
correspondiente
presionando
en
la
opción
Puede modificar y/o adicionar nuevos componentes, solo podrá eliminar los componentes que no tengan asociada una actividad en el módulo de Seguimiento Etapa.
29
Sistema de Información sobre In versiones Web
Al igual que en el dictamen anterior el sistema le permite la edición, eliminación o cierre del mismo.
Imprima el reporte borrador y revise la modificación de los costos del proyecto, el reporte mostrará una comparación porcentual del costo original respecto al último costo, en caso de existir más de un dictamen de cambio de costos, también le mostrara un comparación entre el ultimo dictamen de costos y el nuevo que está registrando, con la finalidad de hacer un análisis de modificaciones el reporte le mostrará el histórico de los cambios de costos que se realizaron.
Gráfico 30 Report e del Dictamen de cambio de costos
En caso de no existir ninguna modificación al costo el sistema le mostrará el siguiente mensaje, para que valide las modificaciones que desea realizar.
Gráfico 31 Validación del Dictamen de cambio de costos
30
Sistema de Información sobre In versiones Web
Cerrado el dictamen el cambio de los costos se reflejara en el registro del proyecto y podrá imprimir la ficha del proyecto.
6.5
Dictamen de Cambio de Fechas
Para la modificación de las fechas de la(s) etapa(s), el sistema le permite el registro de un dictamen de “Cambio de Fechas”. Seleccione “Cambio de Fechas” y oprima Agregar Dictamen. El sistema le permitirá seleccionar la etapa cuyas fechas serán modificadas, seleccione la etapa.
Modifique la fecha de inicio, término o ambas, presione la opción cambios que realizara el sistema a consecuencia de la modificación de fechas.
, para verificar los
Gráfico 32 Cambio de Fechas
En caso de existir algún problema con la modificación de las fechas el sistema le pedirá verificar sus datos
Gráfico 33 Validaci ón del Dict amen de Cambio de Fechas
Luego proceda con el registro de los datos que el formulario le solicita:
31
Sistema de Información sobre In versiones Web
Recuerde:
Gráfico 34 Formulario del Dict amen de Cambio de Fechas
-
Las nuevas fechas de la etapa pueden modificar las fechas del proyecto para adelantarlo o para extenderlo, es decir, si se registró como fecha de inicio de la etapa 01/01/2013 (fecha de inicio del proyecto) y la etapa se iniciara el 05/12/2012, el usuario podrá registrar un dictamen adelantando la fecha de inicio de la etapa y en consecuencia la del proyecto y lo mismo para el término de la etapa.
-
El sistema no permitirá que la fecha de inicio de la etapa se modifique a una gestión posterior a la registrada inicialmente, es decir, si el proyecto se registró con gestión de inicio 2011 y el usuario desea cambiarlo a 2012, el sistema validara que en la gestión 2011 no se tengan datos presupuestados y/o reprogramados, en caso de existir no se permitirá la modificación, lo mismo se aplicara para la fecha de término.
32
Sistema de Información sobre In versiones Web
6.6
Dictamen de Cambio de Fechas y Costo
Para el ajuste o modificación de fechas y costos con el registro de un solo dictamen, el sistema le permite el registro del dictamen de “Cambio de Fechas y Costos”. Seleccione “Cambio de Costos” y oprima Agregar Dictamen. Siga los mismos pasos descritos en el dictamen de Cambio de Fechas y dictamen Cambio de Costos.
6.7
Dictamen de Cambio de Etapa
Para realizar un cambio de etapa, registre los datos de la nueva etapa como se indica en el apartado 4.3.3 Etapa – Componente. Luego, en el módulo de dictámenes seleccione la opción “Cambio de Etapa” El sistema le mostrará el dictamen de cambio de etapa:
Gráfico 35 Formulario del Dictamen de Cambio de Etapa
33
Sistema de Información sobre In versiones Web
Para realizar un cambio de etapa se deben cumplir las siguientes condiciones: a) Las etapas Estudio de Identificación (EI), Estudio Técnico Económico Social y Ambiental (TESA), Estudio de Diseño Técnico de Preinversión (EDTP – etapa creada en el nuevo reglamento de preinversión) y Ejecución (EJEC), se pueden activar cuando se requiere pasar de: - EI a TESA - EI a EJEC - TESA a EJEC - EDTP a EJEC b) No se permitirá cambiar a: - TESA a EI - EJEC a TESA - EJEC a EI - EJEC a EDTP c)
Dos etapas no se pueden activar en la misma gestión al mismo tiempo, la etapa actual se inhabilitara cuando se cierre el dictamen de la nueva etapa. Es decir, si “EI” termina el 31/09/12 y se habilita por medio de un dictamen la “Ejecución” con fecha de inicio 31/10/12, el sistema mostrará en modo de consulta los datos del “EI” y solo se podrá adicionar, editar y eliminar información de la ejecución en todos los módulos.
d) Se validará que las fechas de las etapas no se sobrepongan es decir, si la fecha de término del “EI” es 31/12/2012 y se desea iniciar la etapa “Ejecución” en la gestión 2012, primero se deberá firmar un dictamen de cambio de fechas retroceder la fecha de término del “EI” y recién se podrá firmar un dictamen de cambio de etapa o uno de cambio de fechas para activar la etapa “Ejecución” en la gestión 2012. Imprima el reporte borrador y revise los datos de la nueva etapa, antes del cierre del dictamen.
Gráfico 36 Report e del Dictamen de cambio d e etapa
6.8
Dictamen de Cambio de Autor idad o Responsable
Por los cambios de Autoridad y/o Responsables de proyectos en las entidades, para la continuidad del proyecto se habilito el dictamen de Cambio de Autoridad o Responsable. Seleccione
“Cambio
de
Autoridad
o
34
Sistema de Información sobre In versiones Web
Responsable” y oprima Agregar Dictamen. El sistema le permitirá actualizar los datos de la MAE o Responsable de proyecto de la etapa vigente, manteniendo las últimas fechas y costos registrados.
Gráfico 37 Formulario del Dictamen de Cambio de Etapa
Imprima el reporte borrador y revise los datos de las nuevas autoridades.
6.9
Dictamen de Cambio Nombre Original
Para modificar el Nombre original de un proyecto, se habilito el dictamen de Cambio Nombre Original. Seleccione “Cambio de Nombre Original” y oprima Agregar Dictamen.
35
Sistema de Información sobre In versiones Web
El sistema le permitirá actualizar los datos del nombre original del proyecto.
Recuerde:
Gráfico 38 Formulario del Dictamen Nombre Original
El certificado de nombre original no modificará el nombre formal que se envió al SIGEP. Imprima el reporte borrador y revise los datos con el nuevo nombre original.
6.10 Lista de Dictámenes El usuario podrá visualizar una lista de todos los dictámenes suscritos para el proyecto e imprimirlos si lo requiere.
36
Sistema de Información sobre In versiones Web
Gráfico 39 Lista de Dictámenes
Una vez cerrados los dictámenes deberán ser impresos y firmados.
Gráfico 40 Dictámenes Cerr ados
7
RELACION PLAN-PROGRAMA
Seleccione la opción por la entidad.
, para relacionar proyectos con planes y programas definidos
Seleccione el Plan que desea relacionar a los proyectos.
Gráfico 41 Lista de planes de la Entidad
El sistema habilitará los Programas relacionados al plan seleccionado, elija el programa que desea relacionar a los proyectos.
37
Sistema de Información sobre In versiones Web
Elija los proyectos que se relacionaran al plan y programa
Presione Grabar Seleccionados
Los proyectos relacionados al programa desaparecerán de la lista, la relación podrá visualizarse en la lista Proyectos Asignados.
Gráfico 42 Asignación de plan y programa a proyectos
38
Sistema de Información sobre In versiones Web
Si existe una errada apropiación del proyecto en algún programa, la entidad deberá solicitar al analista responsable de su entidad la eliminación de dicha asignación. En la lista de Proyectos Asignados se puede seleccionar el nombre del programa para visualizar solo los proyectos que se tengan asignados a este. También se puede utilizar el filtro de búsqueda por código SISIN o nombre de proyecto.
Si el usuario visualiza la siguiente opción significa que la entidad no tiene ningún programa asignado, por lo mismo podrá remitirle el listado de los planes - programas que se desee se activen al analista correspondiente.
39
Sistema de Información sobre In versiones Web
MODULO II PRESUPUESTO INVERSION
40
Sistema de Información sobre In versiones Web
8
RECURSOS
Seleccione la opción y en el panel central se cargará el formulario para el registro de los recursos con los que cuenta la institución, donde se presenta una lista de todos los recursos registrados –según la entidad seleccionada – utilice la lista desplegable para seleccionar la gestión con la que desea trabajar.
Gráfico 43 Listado de Recursos de la Entidad
8.1
Registro de nuevos recursos
Para registrar un nuevo recurso de la entidad, haga click con el ratón sobre y se habilitará en la parte superior del listado, las opciones para la registrar un nuevo registro, a medida que vaya seleccionando las opciones de la primer lista, se habilitarán subsiguientes listas de selección.
Gráfico 44 Registr o de Nuevos Recursos de la Entid ad
Una vez que haya presionado el botón grabar
, el listado general se actualizará automáticamente.
En caso que no existiera la Fuente, Organismo o Convenio comunicarse con el Analista VIPFE que fue asignado a la institución.
41
Sistema de Información sobre In versiones Web
8.2
Distribución de recursos
Para la distribución de recursos, seleccione un registro, luego observará que se habilita un panel en la parte inferior del listado de recursos, presione o haga click con el ratón sobre
.
Gráfico 45 Registro Distribución de Recursos
Según el concepto que haya seleccionado y la entidad, se habilitan nuevas opciones al registro.
Gráfico 46 Listado Distribución de Recursos
Si presionamos para su registro.
, se habilitará un cuadro donde podrá seleccionar (según el concepto seleccionado) ítems
Gráfico 47 Entidades a las que se Transferirán Recurso s
42
Sistema de Información sobre In versiones Web
Una vez que haya terminado de registrar la distribución de recursos, se podrá visualizar esta distribución agrupada en: “Distribución de Inversiones”, “Distribución de Transferencias a otras entidades” y “Distribución de Gastos”. Recuerde: a) Los datos que se registren para Provisiones de Gasto corriente, Gasto Capital, Deuda Pública, Gasto Corriente y otros solamente es referencial. No se cargaran al SIGMA central para la formulación presupuestaria. b) Si desea hacer más transferencias o destinar mayores recursos a inversión primero incremente el monto en la parte superior de recursos, luego edite los montos de la parte inferior, de otra manera el sistema le mostrará el mensaje de que no existen saldos.
Gráfico 48 Incremento de montos
9
PROGRAMACIÓN DE LA INVERSION
Para registrar la Programación de la Inversión presione el botón , aparecerá el listado de proyectos de la institución que tengan fecha estimada de término mayor o igual a la gestión seleccionada, luego seleccionar el proyecto requerido (se debe poner de otro color el registro seleccionado), una vez realizada esta acción, se habilitarán pestañas relacionadas con la Programación de la Inversión.
Gráfico 49 Programación de la Inversión por Proyectos
Recuerde: a) Puede cambiar de gestión para visualizar los datos registrados del proyecto de acuerdo a la gestión requerida. b) Los proyectos deben tener la fecha estimada de término actualizada para que aparezcan en el listado en otro caso revise en la opción proyectos. c)
Se puede utilizar el Filtro para buscar el código SISIN o parte del nombre del proyecto.
situado en la parte superior
43
Sistema de Información sobre In versiones Web
9.1
Sector y Categoría Programátic a
En esta opción se registra el clasificador de Sector Económico y la categoría programática del proyecto (DA, UE, programa y proyecto. Para precautelar la integridad de los datos el sistema copiará el sector del registro del proyecto en los clasificadores del módulo “Programación de la Inversión” del proyecto.
Gráfico 50 Sector y Categoría Programáti ca
En caso de que el código de sector del “Registro del proyecto” tuviese relación con más de un código de sector económico el sistema permitirá la edición del código siguiendo los siguientes pasos: Si no conoce los clasificadores favor consultar el clasificador presupuestario de la gestión emitido por el Ministerio de Economía y finanzas Públicas o ingrese a la página http://www.sigma.gob.bo. Sector Económico: El proyecto seleccionado debe ser clasificado en un sector económico de acuerdo a los clasificadores aprobados para la gestión vigente. Si conoce el Código Presupuestario del Sector Económico ingrese el número separado por puntos por los niveles de clasificación. En el clasificador presupuestario encontrará:
Entonces registre el código presupuestario en la caja de texto de la siguiente manera y oprima enter:
44
Sistema de Información sobre In versiones Web
O si no conoce el código y recuerda la descripción utilice las listas de desplegables del Sector, Subsector y Tipo de Proyecto
Categoría Programática: Registre los datos de la categoría Programática del proyecto (DA, UE, programa y proyecto
Gráfico 51 Categoría Programática
Seleccione la DA para visualizar las UE’s relacionadas a esta.
Registre el Programa (2 dígitos, Proyecto (4 dígitos) y Actividad (valor por defecto ‘00’ por tratarse de un proyecto de Inversión Pública)
45
Sistema de Información sobre In versiones Web
En caso de que la categoría esté asignada a otro proyecto el sistema le proporcionara el código SISIN y nombre del proyecto asignados para su revisión.
9.2
Clasificadores
Gráfico 52 Clasificadores
Finalidad Función y Plan Nacional de Desarrollo (PND-2014) o Plan de Desarrollo Económico Social (PDES-2015): En ambos clasificadores se puede realizar las mismas acciones que se utilizan para el clasificador sectorial, el sistema mostrará los datos del clasificador aprobado en la gestión seleccionada.
9.3
Programación y Reprogramación de la Inversión
Las pestañas de Programación de la Inversión o Reprogramación de la Inversión se emplean para registrar los montos totales a nivel de recursos que se utilizaran en el proyecto para la gestión considerando la etapa que corresponda. Solamente podrá visualizar las etapas que tengan dictámenes. 46
Sistema de Información sobre In versiones Web
Los botones de adición y/o edición se activaran en la pestaña programación cuando se realice la el proceso de formulación presupuestaria.
Gráfico 53 Programación
Los botones de adición y/o edición se activaran en la pestaña reprogramación para la gestión vigente.
Gráfico 54 Reprogramación
Los recursos se encuentran divididos en dos grupos: Recursos Internos (TGN, IDH, Recursos Propios, etc.) y Recursos Externos (Donaciones, Créditos). Para adicionar nuevos recursos presione el botón de adición que se visualiza al final del nombre del tipo de Recurso. El mismo abrirá la ventana del Gráfico 55 donde estará la lista de los recursos que se agregaron en la opción Recursos, (si no aparece el recurso que requiere revise el apartado 5. Recursos de este manual). La ventana le mostrará en la parte superior izquierda el tipo del recurso que selecciono para evitar confusiones. Columnas: 1.
Reprogramación: La ventana le mostrará el Monto Reprogramado total del recurso.
2.
Saldo Reprog.: Muestra el Saldo que falta por distribuir del recurso, este saldo se calcula considerando el monto que se registró en todos los proyectos que se financiaran con el recurso seleccionado.
3.
Monto Reprog.: Monto que se reprogramo para el proyecto seleccionado.
4.
El botón de adición solo aparecerá si el proyecto no tiene ningún registro con el recurso seleccionado. 47
Sistema de Información sobre In versiones Web
Recuerde: Se activaran las columnas Programación, Saldo Prog. y Monto Prog. cuando se esté realizando el proceso de la formulación presupuestaria.
Gráfico 55 Recursos disponibles
Para la edición de los recursos (aumento o decremento), se debe utilizar el icono de edición que aparece al lado del recurso, en caso de no existir saldo el sistema le informará para que proceda con el incremento de sus recursos totales (apartado 7 RECURSOS), o bien deberá identificar los proyectos en los que deberá reducir los recursos a nivel de partida para generar saldos.
El sistema mostrará una alerta de comparación del costo Total de la etapa en relación a la ejecución registrada a la fecha, si la ejecución fuese mayor al costo total para el registro de un dictamen de cambio de costos.
9.4
Solici tud Catálogo
Para las entidades que requieran que su proyecto sea registrado en el Catálogo SIGMA/SIGEP, podrán utilizar esta opción para marcar el proyecto, el mismo será validado y enviado para su registro por el analista responsable de la entidad. Al elegir la opción “SI” automáticamente el sistema bloqueara la información registrada hasta este momento, por tal motivo revise sus datos antes de realizar la solicitud.
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Gráfico 56 Solicitud de Catálogo
10 PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA Para iniciar la Programación de presupuestaria presione el botón , aparecerá el listado de proyectos de la institución que tengan fecha estimada de término mayor o igual a la gestión seleccionada, luego seleccionar el proyecto requerido (se debe poner de otro color el registro seleccionado), una vez realizada esta acción, se habilitarán pestañas relacionadas con la Programación Presupuestaria.
10.1 Distribuc ión Geográfica La Pestaña solicita al usuario el registro de la Distribución Geográfica Presupuestaria, es decir la participación porcentual de los municipios a nivel presupuestario del monto presupuestado y/o reprogramado para la gestión.
Gráfico 57 Distribución Geográfica
Esta distribución puede diferir de la Localización Geográfica Física del Proyecto (Registro de Proyecto). Por ejemplo: La gestión 2008 el Proyecto puede ser financiado por el municipio1 (100%) La gestión 2009 el Proyecto puede ser financiado por el municipio1 (30%), y por el municipio2 (70%) La gestión 2010 el Proyecto puede ser financiado por el municipio2 (100%) Se aplica el mismo cálculo para varios departamentos (pueden financiar el proyecto municipios de distintos departamentos) El sistema valida que la suma del porcentaje de los departamentos sume 100% y dentro del departamento la suma de los municipios sume 100%
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Gráfico 58 Distribución Geográfica
Para registrar los datos en la programación presupuestaria debe completarse previamente la información del registro de proyecto y los clasificadores, caso contrario el usuario visualizara mensajes de alerta con la descripción de los datos que debe complementar.
10.2 Programación Presupuestaria En esta pestaña se muestran los recursos que se registraron en la Programación o Reprogramación de la Inversión para la gestión y etapas seleccionadas. Si se tuvieran más de 5 recursos asignados a la Entidad Ejecutora utilice el filtro para buscar la fuente u organismo requeridos y presione la tecla Enter (Intro < ┘)
Gráfico 59 Programación presupuestaria
El Saldo x Prog. o Reprog. Mostraran el saldo disponible de los recursos que se tienen para continuar distribuyendo a nivel de partida. Para asignar los montos presupuestados a nivel de partida, presione el botón con el icono , al realizar esta acción se visualizará el cuadro del Gráfico 60, donde podrá seleccionar las partidas presupuestarias de gasto y asignar los montos. Seleccione la partida presupuestaria, luego la entidad destino si la partida es 12100, 13110, 13120 ó 13200, (en otro caso el campo quedara inactivo) y registre el monto programado o reprogramado.
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Gráfico 60 Registro d e Gastos a Nivel de Partid a Presupuestaria
Las partidas de gasto que haya registrado podrán ser visualizadas en la cuarta pestaña “Presupuesto por objeto de gasto”, tal como se muestra en el Gráfico
Gráfico 61 Presupu esto por Objeto d e Gasto
Para registrar los datos a nivel de partida las pestañas Programación o Reprogramación Presupuestaria, la información de la Programación de la Inversión y la distribución geográfica deben tener toda su información completa, no debe de existir un dictamen abierto, caso contrario el usuario visualizara mensajes de alerta con la descripción de los datos que debe complementar o que debe cerrar o eliminar sus dictámenes pendientes.
11 CIERRE PRESUPUESTARIO Para realizar el Cierre Presupuestario presione el botón siguiente formulario.
, el sistema le mostrará el
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Pasos a seguir: 1.
Gráfico 62 Cierre Presupuestario
Registro de Dictamen: Llene la información solicitada en el formulario que se activará al presionar el botón “Registrar Dictamen” y verifique el Monto total del Presupuesto Aprobado por su entidad (monto resaltado de color Amarillo), lea detenidamente las preguntas que el Certificado contiene, complete los datos de la MAE de la Entidad, terminado el registro presione el botón grabar.
Gráfico 63 Dictamen de Aprobación del Anteproyecto de Presupuesto
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Gráfico 64 Formulario “ Certificado del Anteproyecto de Presupuesto”
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2.
Validados y revisados los datos del certificado y reportes en formato Excel proceda al cierre del presupuesto, al final del formulario el sistema le mostrará un m ensaje de cierre resaltado.
Recuerde: a) Se existe alguna diferencia entre los montos totales de los reportes solicitados y el certificado de cierre el sistema no le permitirá cerrar el presupuesto. Realizado el cierre el sistema le mostrará el siguiente mensaje.
Gráfico 65 Cierr e de Presupu esto
Imprima el certificado con los datos registrados
Gráfico 66 Certif icado Cierre de Presupuesto
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1.
Imprima los reportes de los Recursos Destinados a Inversión y el Reporte de la Programación Presupuestaria por Objeto del Gasto (ordenado por Código SISIN o por Categoría Programática – solo se requiere la impresión de uno -). Los montos totales de estos deberán coincidir con el monto total del certificado de cierre.
Gráfico 67 Reporte Recursos Destinados a Inversión y Prog. Presupuestaria por Objeto de Gasto
2.
Imprima el reporte del Catálogo de Proyectos (ordenado por Código SISIN o por Categoría Programática – solo se requiere la impresión de uno -) y revise los datos de sus proyectos.
Gráfico 68 Report e Catálogo de Proyect os
3.
Imprima el reporte de la Asignación de la Categoría Programática a los proyectos, revise la asignación de DA’s, UE’s y Categoría Programática.
Recuerde: a)
Gráfico 69 Report e Catálogo de Proyect os
Los datos que se registre en el Presupuesto General del Estado no podrán modificarse después de su aprobación, por eso es importante que revise todos los reportes en formato EXCEL antes del cierre del Formulario del Anteproyecto de la gestión.
b) Si existe alguna diferencia entre los montos totales de los reportes solicitados y el certificado de cierre el sistema no le permitirá cerrar su anteproyecto. c)
Todos los reportes deben ser firmados y remitidos al Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento Externo de acuerdo a las fechas que se establezcan para el proceso de Formulación Presupuestaria, con la documentación de respaldo que se solicite (el comunicado será publicado en la página Principal del Sistema y en la página Web www.vipfe.gob.bo).
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MODULO III SEGUIMIENTO FINANCIERO Y FISICO
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12 SEGUIMIENTO FINANCIERO Para iniciar el Seguimiento Financiero presione el botón , aparecerá el listado de proyectos de la institución que tengan fecha estimada de término mayor o igual a la gestión seleccionada, luego seleccionar el proyecto requerido (se debe poner de otro color el registro seleccionado), una vez realizada esta acción, se habilitarán pestañas relacionadas con el Seguimiento Financiero. En esta sección se visualizaran los datos registrados para el proyecto en la programación presupuestaria.
Gráfico 70 Seguimiento Financiero
Presione el botón para ingresar al registro de la Programación, Reprogramación y Ejecución Financiera, la misma le mostrará todas las partidas que se hayan registrado en la Programación Presupuestaria.
Gráfico 71 Seguimiento Financiero por Partidas
1. Selección de Mes: Elija el mes que desee editar (si el mismo tiene datos se resaltara de color amarillo). 2. Monto Prog.: Columna para el registro de la Programación Financiera, la misma mostrará el icono de cierre cuando suscriba el “Certificado de la Programación Financiera” (revise el Apartado de cierres). 3. Monto Reprog.: Columna para el registro de la Reprogramación Financiera. 4. Monto Ejec.: Columna para el registro de la Ejecución Financiera mensual, la misma mostrará el icono de cierre cuando se suscriba el “Certificado de Cierre de Ejecución Mensual” (revise el Apartado de cierres).
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12.1 Edición del Seguimiento Financiero Presione el icono
para editar los montos de la columna requerida, esta acción activara la columna
completa para su edición como se puede visualizar en el Gráfico 72, terminado el registro oprima
, en
caso de que desee cancelar la acción oprima
Gráfico 72 Edición del Seguimiento Financiero
La ventana le mostrará los siguientes saldos: Saldo Prog.: Monto disponible para su programación, este monto se obtiene en base a la información registrada en la Programación Presupuestaria (disponible en la época de la formulación presupuestaria). Saldo Reprog.: Monto disponible para su reprogramación, este monto se obtiene en base a la información registrada en la Reprogramación Presupuestaria. Saldo Ejec.: Monto disponible para su ejecución, este monto se obtiene en base a la información registrada en la Reprogramación Presupuestaria menos el monto que este Ejecutado.
Gráfico 73 Saldos Seguimi ento Financiero
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13 CIERRE FINANCIERO 13.1 Cierre de Programación Para realizar el Cierre de la Programación presione el botón mostrará dos opciones sistema mostrara el siguiente formulario.
, el sistema le seleccione la pestaña Cierre Programado, el
Gráfico 74 Formulario “ Cierre de Programación”
Pasos a seguir: 1.
Registro de Certificado: Llene la información solicitada en el formulario que se activará al presionar el botón “Registrar Certificado”, verifique el Monto total del Presupuesto Aprobado y el monto total Programado por su entidad (monto resaltado de color Amarillo, en caso de existir diferencias el sistema resaltara un mensaje de error al lado de los montos), lea detenidamente las preguntas que el Certificado contiene, complete los datos del responsable de certificar la validez de los datos programados, terminado el registro presione el botón grabar e imprima el certificado.
Gráfico 75 Dictamen de Aprobación del Anteproyecto Presupuesto
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Gráfico 76 Formulario “Certificado de la Programación Financiera”
El certificado mostrará una matriz con los montos programados por la entidad mensualmente por fuente y organismo expresado en miles de bolivianos.
Gráfico 77 Certif icado Cierre de Programación Financi era
2.
Imprima el reporte de comparación “Programación Presupuestaria vs. Programación Financiera” y revise que las columnas de diferencias tengan valor cero. Los montos totales deberán coincidir con el monto total del certificado de cierre.
Gráfico 78 Reporte Programación Presupuestaria vs. Programación Financiera
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3.
Imprima el reporte de Programación Financiera de Inversión Pública, el monto total deberá coincidir con el monto total del certificado de cierre.
Gráfico 79 Reporte Programación Financiera de Inversión Pública
4.
Validados y revisados los datos del certificado y reportes proceda al cierre de la programación financiera, al terminar el cierre el sistema le mostrará un mensaje de cierre resaltado al final del formulario.
Gráfico 80 Cierr e de Progr amación
Recuerde: a) Se existe alguna diferencia entre los montos totales de los reportes solicitados y el certificado de cierre el sistema no le permitirá cerrar su programación financiera. b) Todos los reportes deben ser firmados y remitidos al Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento Externo de acuerdo a las fechas que se establezcan para el cierre de la programación financiera.
13.1.1 Carga de la Programación Financiera En caso de que la entidad desee realizar su Programación Financiera en formato Excel el sistema tendrá habilitado al principio de cada gestión durante el tiempo que sea establecido por la Dirección General de Gestión de la Inversión Pública el Utilitario
.
Seleccione la opción Seguimiento del Módulo de Reportes, elija la gestión para la cual realizar la programación financiera, genere el Reporte “08. Archivo de la programación financiera” presionando en el icono , guarde el archivo generado en su equipo (el tiempo de generación varia de acuerdo a la cantidad de proyectos que tiene la entidad).
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Gráfico 81 Descarga archivo Excel Programación Financiera
Abra el archivo Excel y llene la programación financiera en las columnas de enero, febrero,……, diciembre. Recomendaciones: No debe modificarse el orden de las columnas del archivo, ninguna columna debe ser eliminada o modificada. La programación financiera debe ser con números enteros sin decimales, el total de la programación financiera (sumatoria de los 12 meses) debe ser igual al monto presupuestado de la fila. Si utilizo formulas del Excel en las columnas de meses conviértalos en valores. Si adiciona alguna columna para algún cálculo adicional borre dicha columna antes de convertir el archivo a formato csv. El usuario solo debe llenar las columnas de enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre, si en algún mes no corresponde programar mantenga el valor cero por defecto. Las entidades que tienen pocos proyectos podrán alternativamente, registrar su programación financiera directamente en el SISIN-WEB. 13.1.1.1
Formato del archivo
Una vez registrada la información mensual en el archivo SF_prog_fin.xls, verifique que las columnas Monto_presupuestado, enero, febrero, ….diciembre, no tengan decimales, además que no tengan formato numérico. Para borrar el formato numérico seleccione con el mouse las columnas Monto_presupuestado, enero, febrero, ….diciembre oprima el botón derecho del mouse seleccione del menú desplegable “Formato de Celdas …”
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Seleccione el formato Número, las posiciones decimales deben ser cero y la opción Usar separadores de miles debe estar en blanco como la figura lo muestra.
Luego eliminar las cuatro primeras filas (cabecera) del mismo y cualquier columna adicional que haya incorporado (de acuerdo a las recomendaciones, el archivo debe contener la misma cantidad de columnas originales y en el mismo orden).
Guardar archivo con formato .csv, utilizando el menú “Archivo” de su Excel y seleccionar la opción “Guardar Como”, renombre el archivo (ejemplo: pf_abc, si la entidad = abc)
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Sistema de Información sobre In versiones Web
Seleccionar “Tipo”: Presione el botón “Guardar”
Gráfico 82 Formato de archiv o .CSV
13.1.1.2
Carga del archivo
Ingrese al Sistema, en el Menú Principal seleccione el módulo “Utilitarios”, opción “Carga Prog Financiera”. La selección habilitará la ventana para el cargado de la Programación Financiera.
Gráfico 83 Carga del archiv o para la Prog. Financiera
Oprimir el botón Examinar y se habilitará la ventana “Carga de Archivos” como se muestra en la siguiente figura; seleccionar el archivo con formato .csv. y oprimir el botón “Abrir”. 64
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Una vez seleccionado el archivo con formato .csv, oprimir el botón Subir. Lo cual permitirá incorporar los datos del archivo .csv para iniciar el procedimiento de validación. Si el formato del archivo es el correcto, el Sistema le mostrará el siguiente mensaje:
Oprimir el botón Ejecutar
para iniciar el proceso de validación.
Durante el proceso el Sistema mostrará el mensaje de “PROCESANDO”.
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Sistema de Información sobre In versiones Web
En caso de detectarse cualquier tipo de error sobre los datos a incorporarse, el siguiente mensaje de error será visualizado:
Gráfico 84 Validaci ón de la Prog. Financiera
Podrá observar los errores generados:
En formato Excel
En formato PDF
Deberá corregir los errores detectados y ejecutar nuevamente a partir del apartado 11.2.1.1 FORMATO DEL ARCHIVO Si no se generaron errores, se visualizará el siguiente mensaje y se habrá cargado correctamente la información en el módulo de seguimiento financiero del SISIN.
Gráfico 85 Carga Exitosa de la Prog. Financiera
Si la información fue cargada correctamente, proceda a la llenar el Certificado de la Programación Financiera y cierre su programación financiera, como se describe en el apartado 11.2 Cierre de Programación.
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Sistema de Información sobre In versiones Web
13.2 Cierre de Ejecución Para realizar el Cierre de la Ejecución mensual presione el botón mostrará dos opciones sistema mostrara el formulario del Gráfico.
, el sistema le
seleccione la pestaña Cierre Ejecutado, el
Gráfico 86 Formulario “ Cierre de l a Ejecución Financiera”
Pasos a seguir: 1.
Registro de Certificado: Llene la información solicitada en el formulario que se activará al presionar el botón “Registrar Certificado”, verifique el Monto Ejecutado al y el monto total Programado por su entidad (monto resaltado de color Amarillo, en caso de existir diferencias el sistema resaltara un mensaje de error al lado de los montos), lea detenidamente las preguntas que el Certificado contiene, complete los datos del responsable de certificar la validez de los datos programados, terminado el registro presione el botón grabar e imprima el certificado.
Gráfico 87 Certificado de Registro de Ejecución mensual
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Sistema de Información sobre In versiones Web
Gráfico 88 Formulario “Certificado de Cierre de la Ejecución Financiera”
Gráfico 89 Certif icado Cierre de Ejecución Financi era
2.
Imprima el reporte de la Ejecución Financiera mensual. El monto total deberá coincidir con el monto total del certificado de cierre.
Gráfico 90 Reporte Ejecución Financiera de Inversión Pública
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Sistema de Información sobre In versiones Web
3.
Imprima el reporte de la Ejecución Financiera acumulada. El monto total deberá coincidir con el monto total del certificado de cierre.
Gráfico 91 Reporte Programación Financiera de Inversión Pública
4.
Validados y revisados los datos del certificado y reportes proceda al cierre de la ejecución financiera, al terminar el cierre el sistema le mostrará un mensaje de cierre resaltado al final del formulario.
Gráfico 92 Cierr e de Progr amación
Recuerde: a) Después de validar sus datos cierre su ejecución mensual y luego recién proceda a la impresión de los reportes, para evitar que otro usuario asignado a la entidad realice un cambio de último momento. b) Todos los reportes deben ser firmados y remitidos al Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento Externo hasta el 10 de cada mes impostergablemente en cumplimiento a lo establecido en el la Ley Financial de la Gestión, es decir, el cierre y la certificación de la ejecución de enero se deberá remitir hasta el 10 de febrero. c)
El sistema cuenta con un procedimiento que cerrará los “certificados de Ejecución” de las entidades que no remitan su información hasta la fecha establecida, posterior a este cierre la información mensual no podrá modificarse.
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Sistema de Información sobre In versiones Web
14 ETAPA-COMPONENTE Seleccione la opción , para registrar la información de los componentes y actividades relacionadas con el proyecto en cada etapa. Al seleccionar el proyecto el sistema mostrará los componentes registrados en el costo de la etapa, el usuario deberá registrar el tiempo de duración de cada componente, el porcentaje de Ponderación de cada componente en la etapa (el total del porcentaje de Ponderación de todos los componentes de la etapa sumará máximo 100%) y la modalidad de la ejecución de cada componente. El sistema en base a las fechas registradas calculará el tiempo de duración en m eses del componente.
Gráfico 93 Datos de los componentes
Cuando complete los datos el sistema le permitirá registrar las actividades relacionadas al (o los) componente(s), seleccione el botón
.
Se desplegará una ventana con la lista de actividades activas para el componente, por defecto se habilitará como actividad el componente seleccionado, hasta que la entidad defina conjuntamente el analista responsable actividades por sector y etapa de acuerdo a sus competencias y proyectos.
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Sistema de Información sobre In versiones Web
Gráfico 94 Datos de las actividades por componente
De igual manera se solicitará la cantidad y Porcentaje de Ponderación de la(s) actividad(es) de acuerdo al componente seleccionado (el total del porcentaje de Ponderación de todas las actividades del componente sumará máximo 100%)
15 SEGUIMIENTO FISICO
Seleccione del menú principal la opción , el sistema permitirá registrar el avance físico de los componentes/actividades registrados por cada etapa del proyecto. Al seleccionar el proyecto se visualiza los componentes y actividades registrados en la opción seguimiento etapa.
Gráfico 95 Seguimiento Físico por componente/actividad
Registre la programación física de las actividades relacionadas a cada componente el icono
.
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Sistema de Información sobre In versiones Web
Al ingresar a esta opción, seleccione el mes para el cual registrará la programación física de la actividad, distribuya el porcentaje de avance mensual que programará para la(s) actividad(es) en el o los meses que requiera (el total del porcentaje mensual de cada actividad deberá sumar máximo 100% durante toda la ejecución del componente), el usuario deberá programar la ejecución física del proyecto considerando si el mismo es plurianual (varias gestiones).
Gráfico 96 Seguimiento Físico por componente/actividad mensual
Al igual que la programación financiera se deberá registrar el monto programado del avance físico por actividad de cada componente mensualmente.
Gráfico 97 Programación Seg. Físico por componente/actividad mensual
Para visualizar la programación física y posteriormente la ejecución física el sistema cuenta con: - “Resumen del Seguimiento Físico Gestión” que muestra los datos que se registraron en la gestión mensualmente.
- “Resumen del Seguimiento Físico” que muestra los datos que se registraron en la gestión de manera trimestral, más la ejecución física acumulada y la programación de las gestiones siguientes (proyecto plurianual). 72
Sistema de Información sobre In versiones Web
Gráfico 98 Resumen de seguimiento físico
Terminado el registro de la programación, proceda con el cierre del seguimiento físico programado del componente utilizando la opción de cierre , en el caso de que el proyecto sea plurianual se puede registrar la programación física de gestiones futuras como dato referencial, el cierre de la programación debe efectuarse para habilitar el registro de la ejecución física del componente requerido, el cierre validará que se registre la programación del componente al 100%. La información registrada en gestiones futuras se considera referencial.
Gráfico 99 Cierre de la Programación física por componente
Antes de proceder con el cierre el sistema confirmará la acción, porque cerrada la programación física del componente esta no podrá ser modificada y el sistema permitirá el registro de la ejecución de las actividades del componente.
Cerrada la Programación Física el usuario podrá registrar la Ejecución física de las actividades relacionadas al componente seleccionado. El porcentaje % de ejecución Física deberá ser el avance del mes no el acumulado al mes, adicionalmente el usuario tiene un campo de justificación para registrar alguna referencia o comentario del porcentaje % ejecutado.
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Sistema de Información sobre In versiones Web
Gráfico 100 Ejecución física por Componente
Elija la opción ampliar que se activa en la casilla de Justificación para agregar los comentarios requeridos.
Elija “Aceptar” y Grabar para guardar la Justificación
.
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Sistema de Información sobre In versiones Web
Nota: Los meses se habilitarán de acuerdo a las fechas de inicio y término de la etapa seleccionada, es decir si la fecha de inicio de la etapa es 01 de enero 2016 al 29 de marzo 2016 en el listado solo se visualizaran los meses de enero a marzo de la gestión 2016
El sistema tiene habilitado el reporte del seguimiento físico por proyecto con la información registrada por el usuario.
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Sistema de Información sobre In versiones Web
Gráfico 101 Reporte Seguimiento Físico por componente/actividad y gestión
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Sistema de Información sobre In versiones Web
MODULO IV PROGRAMACION PLURIANUAL
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Sistema de Información sobre In versiones Web
16 RECURSOS PLURIANUAL Seleccione la opción y en el panel central se cargará el formulario para el registro de los recursos plurianuales con los que estima contar la institución, donde se presenta una lista de todos los recursos solicitados por la entidad utilice la lista desplegable para seleccionar la gestión con la que desea trabajar.
Gráfico 102 List ado de Recurs os Pluri anuales de la Entidad
16.1 Distribución de recursos plurianual Para la distribución de recursos plurianuales, seleccione un registro, luego observará que se habilita un panel en la parte inferior del listado de recursos, presione o haga click con el ratón sobre realizar la distribución de los recursos a nivel de proyectos seleccione la opción inversión.
. Para
Gráfico 103 Distribución de Recursos Plurianuales de la Entidad
Para la distribución de recursos a los proyectos plurianuales de la entidad, seleccione el icono desplegará un nueva venta, presione o haga click con el ratón sobre proyecto destino del recurso.
, se
, para seleccionar el
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Sistema de Información sobre In versiones Web
Gráfico 104 Proyectos destino de los Recursos Plurianuales de la Entidad
Al presionar el botón Adicionar solo se visualizaran los proyectos que tengan etapas con fechas de término mayores a la última gestión cerrada de formulación presupuestaria.
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Sistema de Información sobre In versiones Web
MODULO V CIERRE INVERSION
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Sistema de Información sobre In versiones Web
17 CIERRE DEL PROYECTO Seleccionar la opción proyectos.
, para proceder con el cierre de los datos de los
La lista de proyectos mostrará únicamente los proyectos que terminen en la gestión seleccionada, es decir si la gestión elegida es 2015, el listado mostrará proyectos con fecha de terminó entre el 01/01/2015 al 31/12/2015.
17.1 Cuestionario Princ ipales Problemas Elija el proyecto para visualizar la lista de posibles problemas por los cuales pudiese haber atravesado el proyecto y registre el nivel de Incidencia y un comentario acerca del problema que selecciono. El sistema solicita para el cierre el registro de un comentario como mínimo a un problema que considere importante como ayuda memoria de los que sucedió con el proyecto.
Gráfico 105 Cuestionari o de Problemas
Elija la opción
para registrar su observación y/o Respuesta a la pregunta seleccionada
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Sistema de Información sobre In versiones Web
17.2 Cuestionario Lecciones Aprendidas Registre un comentario acerca de una lección aprendida durante la ejecución de todo el ciclo de vida del proyecto, el sistema solicita para el cierre el registro de un comentario acerca de una lección aprendida como mínimo.
Gráfico 106 Cuestionario de Lecciones Aprendidas
17.3 Cantidad Ejecutada de Metas y/o Produc tos Registre la cantidad ejecutada de las metas que se definieron en el registro del proyecto.
17.4 Cantidad de empleo generado Registre la cantidad ejecutada de los empleos generados que se definieron en el registro del proyecto.
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Sistema de Información sobre In versiones Web
17.5 Dictamen de Cierre Para realizar el “cierre del proyecto” se deberá registrar un dictamen en la opción “Dictamen cierre”, como consulta esta opción muestra el listado de todos los dictámenes registrados hasta la fecha de cierre.
Gráfico 107 Dictamen de ci erre
El cierre del proyecto se realizará en la última etapa vigente registrada, el registro del dictamen bloqueará el sistema para realizar otras actualizaciones. El cierre del proyecto se deberá realizar después de que la entidad proceda con el cierre Operativo, Financiero y Legal de todo el proyecto en sus distintas etapas.
Al igual que el módulo de registro de dictámenes, el dictamen de cierre puede ser editado o eliminado antes de su cierre, cerrado el dictamen el mismo no podrá ser abierto nuevamente, por tal motivo se recomienda revisar el reporte borrador antes del cierre para verificar que los datos registrados sean los correctos.
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Sistema de Información sobre In versiones Web
Al efectuar el cierre el sistema solicitará la confirmación de la acción, porque el proyecto cambiara a estado de “cierre” y únicamente será de consulta.
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Sistema de Información sobre In versiones Web
18 PROYECTOS CERRADOS Toda la información del proyecto podrá ser consultada en la opción
.
Al seleccionar un proyecto cerrado el sistema mostrará la lista de reportes resumen del proyecto.
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Sistema de Información sobre In versiones Web
MODULO VI REPORTES
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Sistema de Información sobre In versiones Web
19 REPORTES Los usuarios del sistema tienen habilitados varios grupos de reportes: Los reportes se agrupan de acuerdo a su tipo:
Al seleccionar uno de los grupos podrá visualizar todos los reportes habilitados, elija la gestión de la cual desea generar su información, dependiendo del reporte elegido el sistema le permitirá imprimirlo en formato PDF o Excel. El listado puede ordenarse por medio de las columnas de nombre o descripción, todos los reportes cuentas con una descripción resumen referencial para que el usuario fácilmente elija el reporte que necesita.
Gráfico 108 Reportes PDF o Excel
Por ejemplo, seleccione uno de los siguientes grupos: , para visualizar los reportes relacionados al módulo de la programación Presupuestaria (Programado y Reprogramado). , reportes relacionados al módulo de Seguimiento Financiero (Programación, Reprogramación y Ejecución Financiera). , reportes para la validación de los datos registrados por el usuario por gestión. , reportes de los clasificadores que el sistema utiliza.
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Sistema de Información sobre In versiones Web
MODULO VII ADMINISTRACION
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