Matriz de Riesgos Estándares de un Proceso de Ventas.
Descripción: SEGURIDAD INDUSTRIAL
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Matriz de Riesgos y Controles Proceso Contable A continuación encontrarán una guía para la identificación de riesgos y controles sugeridos dentro del proceso contable. Esta guía es solo un modelo que busca orientar al Gerente o Auditor, y por lo cual cada compañía deberá analizar la viabilidad de los controles sugeridos de acuerdo a los riesgos de su industria.
www.auditool.org 12 de diciembre de 2011
Riesgo y/o Componente de Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
Parametrización
Modificaciones no autorizadas al plan de cuentas
Asignación inadecuada de accesos
1
Definición de políticas y procedimientos formalmente establecidos para el proceso contable
Asignar a un funcionario de nivel adecuado la aprobación de las modificaciones en el plan de cuentas.
Toda creación o modificación en el plan de cuentas debe estar debidamente soportada.
El sistema no permite la duplicidad de cuentas ni la creación de cuentas con más de un digito a los permitidos
El sistema genera un aviso de error cuando se ingresa una cuenta por fuera de los parámetros establecidos
Las cuentas inactivas son bloqueadas por personal de nivel adecuado
La aprobación de los accesos a los sistemas es realizada por el Gerente Contable.
Los accesos son verificados periódicamente, validando que solo las personas autorizada tienen los accesos correctos según el nivel de segregación de funciones.
Los accesos no autorizados son investigados oportunamente.
Riesgo y/o Componente de Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
Cambios en el libro mayor que no son procesados de forma completa y precisa
Todo cambio realizado en el libro mayor es registrado y comparado contra los documentos originales.
Un funcionario independiente a la función de registro y modificación de la información, verifica lo adecuado y pertinente de los cambios.
Todos los cambios se encuentran debidamente documentados.
Registro de operaciones que no corresponden con la realidad del hecho económico
Todos los registros contables tienen niveles de preparación, revisión y aprobación.
Todos los registros contables cuentan con documentación soporte adecuado y pertinente a la naturaleza de la operación.
Diferencias en el registro contable
Todos los registros contables tienen niveles de preparación, revisión y aprobación.
El sistema no procesa un registro que no esté cuadrado, generando un mensaje de error
Registro
2
Riesgo y/o Componente de Riesgo
Registro de operaciones no autorizadas
Registro inadecuado de las facturas
3
Control 1
Control 2
Control 3
Los accesos son verificados periódicamente, validando que solo las personas autorizada tienen los accesos correctos según el nivel de segregación de funciones.
Todas las operaciones deben contar con niveles de preparación, revisión y aprobación.
Todas las facturas ingresadas corresponden con las ordenes de pedido
Se concilian los valores totales de las facturas ingresadas con los pedidos
El sistema valida que la información de las facturas corresponda con los parámetros preestablecidos
El sistema solo permite registrar una orden de compra por factura
Los precisos de lista, las referencias y los terceros no pueden ser modificados al momento de ingresar las facturas
Todas las facturas tienen el registro de aceptación y aprobación
Toda factura anulada debe contar con un nivel de aprobación
Todo registro de anulación debe contar con los correspondientes registros
En el sistema se encuentran parametrizados los descuentos que pueden ser otorgados al momento de facturar
Riesgo y/o Componente de Riesgo
Control 1
Pérdidas económicas por inadecuada aplicación de pagos
Para la aplicación del pago de una factura, la misma debe tener la orden de compra asociada
Los beneficiarios del pago y su cuenta bancaria son inscritos a cada factura automáticamente
Se realizan confirmaciones periódicas entre los reportes de cuentas por pagar y el saldo de proveedores.
El sistema no permite modificar la fecha de pago establecida según previo acuerdo.
El sistema solo permite pagar una factura una sola vez.
La anulación de pagos en el sistema solicita un nivel de autorización.
Los recaudos del efectivo son reportados, registrados y conciliados diariamente
Los registros contables de los recaudos son previamente validados
La aplicación de los pagos recaudos afecta en línea los saldos de las cuentas por cobrar
Los pagos que son rechazados por banca electrónica son investigados y solucionados oportunamente.
Se realiza confirmación de saldos con los proveedores.
Control 2
Control 3
Pagos
Pérdidas económicas por pagos no registrados
4
Riesgo y/o Componente de Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
El sistema una vez se realiza el cierre contable, no permite realizar modificaciones a los registros
Todos los ajustes a realizar antes de hacer el cierre tiene un nivel de revisión y aprobación, así como tiene su correspondiente documentación soporte
Todos los módulos del sistema son conciliados con el libro mayor
Se han establecido listas de validación para garantizar que se han cumplido con todos los controles para el cierre contable.
Los estados financieros son revisados y aprobados por un nivel adecuado
Los estados financieros antes de su emisión oficial son avalados por diferentes áreas de la organización
Se ha establecido un cronograma de cierre que es conocido por toda la organización
Se llevan indicadores de errores, que permiten ejecutar planes de mejoramiento haciendo más eficiente los cierres
Los cronogramas de cierre y los resultados del mismo son acordes a las necesidades de la administración para la toma de decisiones.
Cierre
Pérdidas económicas por modificaciones en los registros no autorizados
Los estados financieros no reflejan la realidad económica de la compañía
Pérdidas económicas por información financiera no oportuna
5
Riesgo y/o Componente de Riesgo
Pérdidas económicas por información financiera errada
Presentación inadecuada de estados financieros para su análisis y evaluación
6
Control 1
Control 2
Control 3
La información financiera es aprobada por un nivel adecuado a la administración
La información financiera es presentada en los reportes requeridos por la administración
Los módulos del sistema no permiten ser modificados una vez se ha realizado el cierre.
Los estados financieros se presentan en los modelos estándar de informes definidos por la organización
Las áreas evalúan periódicamente si el modelo de presentación de informes se ajusta a las necesidades de la organización
