Memo Control Interno

DIRESA PUNO OFICINA EJECUTIVA DE CONTROL INSTITUCIONAL

MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE TESORERIA DE LA RED DE - JULI JULI DEL PERIODO 2009

I.

INTRODUCCIÓN

La Comisión de Auditoria del Órgano de Control Institucional de la Dirección Regional de - Puno, como parte del Examen Especial al Área de Tesorería de la entidad ; correspondiente a los periodos 2009, se ha efectuado el estudio y evaluación del sistema de control interno de las Área Ár eass Ad Admi mini nist stra ratitiva vass de la RE RED D de Ju Julili,, en cu cump mplilimi mien ento to de la lass No Norm rmas as de Au Audi dito toririaa Gubernamental – NAGU 3.10 “Evaluación de la Estructura de Control Interno”. El si sist stem emaa de co cont ntro roll in inte tern rnoo co comp mpre rend ndee so sobr bree el pl plan an de or orga gani niza zaci ción ón,, lo loss mé méto todo dos, s, procedimientos y la función de auditoría interna, establecidos dentro de una entidad pública para salvaguardar su patrimonio contra el malgasto, pérdida y uso indebido, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones y comprobar el cumplimiento de los objetivos y políticas de la Entidad. Nuestra revisión reveló ciertos cambios que deberán ser hechos, a fin de permitir a la Alta Dirección, salvaguardar los activos de la Entidad. Nuestro estudio y evaluación del sistema de control interno, no revela necesariamente todas las debilidades en el sistema de dichas unidades, en virtud al carácter selectivo de las pruebas sobre los registros y la información examinada. Sin embargo, dicho estudio y evaluación reveló algunas observaciones sobre debilidades de control interno y procedimientos administrativos, los mismos que fueron discutidos con los funcionarios responsables. A continuación detallamos las observaciones detectadas al finalizar nuestro estudio y evaluación del control interno, así como las recomendaciones pertinentes: pertinentes:

Memorándum de Control Interno

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DIRECCIÓN REGIONAL DE - PUNO OFICINA EJECUTIVA DE CONTROL INSTITUCIONAL

II.

DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO

1.

NECESIDAD DE PRACTICAR ARQUEOS DE FONDOS Y VALORES EN LA RED DE - JULI.

De nuestra revisión a los archivos existentes en el área de tesorería de la Red de - Juli, no consta haberse practicado Arqueos de fondos y valores en los periodos 2009 por parte de la Unidad de Economía Por lo que la Comisión de Auditoria, ha efectuado el Arqueo de Caja, el día 29 de agosto del año 2010, en el que se advierte que: 

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La habilitación de fondos para caja chica se habilita al Sr. Gilberto Rivas Capa en su totalidad por S/ 3,950.00 el mismo que realiza la distribución a las micro redes bajo Declaraciones Juradas así como se detalla a continuación: Declaración Jurada Nº 08 Sra. Elisa Maron Mamani; se le asigna la suma de S/ 1,450.00 por concepto de caja chica de micro red desaguadero. Declaración Jurada Nº 04 Sra. Marta Montes de Oca Mollinedo se le asigna la suma de S/ 800.00 para fondos de pagos en efectivo de micro red zepita Declaración Jurada S/N Sr. Romel Beliz Castillo se le asigna la suma de S/ 700.00 por concepto de caja chica de micro red pomata. Así mismo existen planillas pendientes de pago del año 2009; por movilidad local que hacienden a un total de S/ 399.00 que a la fecha no han sido cobrados por los beneficiarios, estando los fondos en el área de tesorería, así como se detalla a continuación: C/P - 2178 Planilla Movilidad Local 29-Dic-09 280.00 C/P - 1908 Planilla Movilidad Local 12-Dic-09 15.00 C/P - 2126 Planilla Movilidad Local 28-Dic-09 40.00 C/P - 1433 Planilla Movilidad Local 21-Sep-09 39.00 C/P - 1932 Planilla Movilidad Local 14-Dic-09 25.00

Sobre el particular, la Norma Técnica de Control Interno para el Sector Público NTC 230-12 Arqueos de Fondos y Valores, aprobado según Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, de fecha 26 de junio de 1998, señala que: “deben practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de fondos y valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva”. El arqueo de fondos y valores permite detectar cualquier situación de carácter irregular, en cuyo caso, ésta debe ser comunicada inmediatamente a la Dirección de la Red de - Jul. o a quien haga sus veces, para la adopción de las medidas correctivas que el caso amerite. Esta situación se debe a que los funcionarios competentes tales como: el Jefe del Área de Tesorería, el Contador y el Administrador no vienen practicando los arqueos sorpresivos sobre la totalidad de los fondos y valores bajo custodia. Este hecho genera un riesgo potencial respecto a los fondos y valores bajo custodia, y que garanticen su integridad. RECOMENDACIÓN


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La Oficina de Administración de la Red de - Juli, practique los arqueos de fondos y/o valores en forma integral, y que se realicen por lo menos con una frecuencia trimestral y al cierre del ejercicio fiscal, a fin de determinar su existencia real que permita la conciliación con los saldos contables. Así mismo se disponga que el giro de fondos para caja chica se realice en forma personal para cada responsable de cada red. El Área de Tesorería, en un lapso de 30 días logre los pagos pendientes existentes del periodo 2009 sobre planillas por movilidad local, bajo responsabilidad. 2.

NECESIDAD DE CONTAR CON UNA CAJA FUERTE QUE PERMITA BRINDAR SEGURIDAD A LOS FONDOS DE LA ENTIDAD.

De acuerdo al Acta de Verificación de fecha 11 de enero de 2009, se determinó que existe una Caja Fuerte de marca OFITECMEER, cerrado por no contar con la clave correspondiente, así mismo se desconoce sobre la ubicación de la llave.

La Caja Fuerte se encuentra ubicado en un ambiente del Unidad de Tesorería - Área de giros se cheques, en la que se encuentran trabajando 2 servidores, señores Miguel Perez Ballena y Ricardo Rojas , por lo que no brinda seguridad adecuada. Situación que inobserva la Norma Técnica de Control 230-05 Medidas de Seguridad para Cheques, Efectivo y Valores, dispone en el numeral 03 "La Tesorería tiene responsabilidad sobre la custodia de fondos, cheques, cartas fianza y valores negociable; por ello es conveniente que las instalaciones físicas de las unidades de Tesorería tengan ambientes con llave, muebles especiales, cajas fuerte, bóvedas, etc.. Según necesidad de cada situación". Esta situación es debido a que la Caja Fuerte, se encuentra inoperativo, por falta de la llave y clave para su uso correspondiente. Este hecho genera un riesgo potencial, respecto a la seguridad de las instalaciones físicas de las Unidad de Tesorería. Así como en la custodia de fondos de la Entidad en una Caja Fuerte. RECOMENDACIÓN

La Oficina de Administración, deberá asignar un ambiente adecuada para el uso de la Caja Fuerte existente, y disponer su operatividad de la Caja Fuerte y establecer procedimientos adecuados referentes al acceso hacia el ambiente donde se encuentra la Caja Fuerte, el acceso de personal será debidamente autorizado.

3.

AUSENCIA DE UNA SUPERVISIÓN DE PARTE DE LA OFICINA DE ECONOMÍA Y UNIDAD DE TESORERÍA AL PERSONAL QUE LABORA EN LA UNIDAD DE TESORERÍA

De acuerdo a la información suministrada por parte de la Oficina de Economía y la Unidad de Tesorería a la Comisión de Auditoría, es en forma incompleta e inexacta


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sobre las aseveraciones señaladas en las Notas a los Estados Financieros del ejercicio fiscal del 2009. Por lo que se aprecia que dichos funcionarios y servidores encargados de las actividades de monitoreo, y responsables de examinar el trabajo realizado por el personal subordinado no se viene cumpliendo en forma adecuada, que permita cumplir con la supervisión al personal que labora en las referidas oficinas. Este hecho inobserva a lo dispuesto por la Norma 100.08 Monitoreo de Controles Internos, aprobado por Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG del 26 de Junio de 1998, del Numeral 2 de Comentarios que menciona: "Los funcionarios encargados de las actividades de monitoreo son responsables de examinar el trabajo realizado por el personal subordinado y aprobar cuando proceda, el trabajo en puntos críticos; debiendo proporcionar directrices y la capacitación necesaria para minimizar errores, despilfarros, actos irregulares o ilícitos, así como asegurar el cumplimiento de las políticas establecidas por la Dirección. La situación expuesta es un riesgo potencial respecto a la seguridad del manejo económico y financiero de la Entidad, por cuanto no se pone en práctica la Norma de Monitoreo de Controles Internos. RECOMENDACIÓN

El Director General de Administración, disponga que el Director de Economía y la Unidad de Tesorería funcionarios y servidores encargados de las actividades de monitoreo, y responsables de examinar el trabajo realizado por el personal subordinado, cumplir con la supervisión al personal que labora en las referidas oficinas. 4.

LOS SERVIDORES QUE MANEJAN O CUSTODIAN DE FONDOS Y VALORES NO CUENTAN CON LA GARANTÍA CORRESPONDIENTE

Se ha evidenciado que los trabajadores que manejan y custodian fondos, responsable de la custodia de Fondo Para Pagos en Efectivo, responsable de recaudaciones, pagadora incluyendo el Director Ejecutivo de Administración, no cuentan con el respaldo de una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad. Situación que contraviene, según lo dispone la NTC Nº 230.04 Garantía de Responsables del Manejo o Custodia de Fondos y Valores, en el numeral 01. La garantía, también se denomina fianza, es un mecanismo que permite reducir el riesgo inherente de una Entidad, ante situaciones de pérdida, Incumplimiento, deterioro, mal manejo etc., de los recursos que desea proteger". La situación descrita se debe a que la Administración de la Entidad, no viene implementado en forma oportuna las recomendaciones derivadas de acciones de control desde ejercicios anteriores.


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Este hecho genera un riesgo potencial ante situaciones de pérdida, incumplimiento, deterioro, mal manejo de los recursos de la Entidad. RECOMENDACIÓN

La Dirección General, deberá disponer mediante la Oficina de Administración, se logre una garantía económica de carácter personal, mediante un seguro de deshonestidad a favor de la Entidad, que respalde por los actos ilegales en que podrían ocurrir los empleados responsables del manejo o custodia de fondos o valores. 5.

NECESIDAD DE EFECTUAR LAS CONCILIACIONES BANCARIAS DE LA TOTALIDAD DE LAS CUENTAS CORRIENTES DE LA ENTIDAD

Los cargos, abonos que aparecen en estados bancarios no son investigados especialmente de años anteriores, ni regularizados al mes siguiente de la conciliación. Respecto a las transferencias de Fondos de la Cuenta Corriente 0701022405 a la Cuenta Corriente 0701-017326 por S/. 5,300.00, las mismas que han sido solicitadas mediante Oficio N° 519-2009 de fecha 31.DIC.2009. Al respecto la NTC 230-03 Conciliaciones Bancarias, dispone: "Los saldos contables de la Cuenta bancos, deben ser conciliados con los extractos bancarios, describe en su numeral 02 de Comentarios: "Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliación con los extractos remitidos por el banco respectivo en forma mensual. Así mismo debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios según Tesorería, con los registros contables". Esta situación se debe a que la Administración de la Entidad, no ha contabilizado por transferencias de fondos, solicitadas al Banco de la Nación de una Cuenta Corriente a otra Cuenta Corriente. Este hecho genera que los saldos contables de las cuentas bancarias no son confiables y no permiten tomar decisiones correctas a los funcionarios responsables. RECOMENDACIÓN

El Director de Administración, deberá disponer mediante la Unidad de Tesorería, que el responsable de las conciliaciones bancarias cumpla en formular las conciliaciones dentro del plazo de 5 días de recibido los extractos de la entidad bancaria, y efectúe los ajustes correspondientes.

________________________________ CPC. ADAM ALFREDO QUESADA MIRANDA JEFE DE COMICION


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