MEMORANDO DE CONTROL INTERNO DEBILIDADES PENDIENTES DE IMPLEMENTACIÓN QUE SE DESPRENDE DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO A LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA Nº 38237MxP "SAN RAM RAMÓN" ÓN" DE LA PROVINCIA DE HUANTA. I.
II.
A mérito
del OFICIO Nº 047--2006-ME-GR-AYAC-UGE-HTA/OCI. de fecha 13-Mar-2006, el Órgano de Control Institucional de la Unidad de Gestión Educativa Local Huanta, ha efectuado ef ectuado una A cción cción de Control inopinado a la Institución Educativa S AN R A MÓ MÓN, donde se ha evaluado la Estructura del Sistema de Control Interno, implementado por la gestión y administración y administración de la Institución Educativa, habiéndose evidenciado deficiencias y debilidades de orden or den técnico administrativo; significando, que éstas no constituyen la totalidad de las debilidades y de ficiencias de Control Interno, ya que fueron determinadas determi nadas como resultado de la evaluación a las actividades, procesos y sistemas relacionados r elacionados con los objetivos del Plan A nual nual de Control aprobado aprobado por Reso lución Contraloría Nº 036-2006-CG. INTRODUCCIÓN. DEFICIENCIAS DE ORDEN TÉCNICO ADMINISTRATIVO EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA SAN RAMÓN. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS. Se ha evidenciado debilidades de control por acciones y omisiones. Tal es así que inicialmente se ha solicitado al Director del plantel: El libro de Caja, Recibo de ingresos y egresos, al cual manifestó que dichos documentos se encuentran en custodia para su revisión por el Área de dministración (Tesorería). En el proceso de verificación "In -Situ" el A dministración Prof. Ramiro La Rosa Minaya Director de la I.E. S AN R A MO MON, recién el día 16-Mar-2006, puso a disposición el Libro Caja y otros documentos contables a la comisión del OCI-UGE-HU ANT A . A l
evaluar la documentación proporcionada proporcionada,, se precisa que mediante memorando Nº 032-2005-IE. Nº 38257-Mx-"San Ramón"-D de fecha 23Mar-2005, se delega la función de Tesorería a la profesora Sandra CH A CCHI CCHI ORREGO, quien en el oficio Nº 009-2006-DIE "SR"/UGEHT A /DRE /DRE A de fecha 02-Feb-2006, hace entrega de un saldo en efectivo por S/. 908.37 ( Novecientos ocho y 37/100 Nuevos soles), al Director del Plantel.
Por otra parte, al evaluar el Libro Caja, los registros de ingresos y e gresos al 31 de Diciembre del ejercicio presupuestal 2005, se determina que no efectuaron el balance de fin de año y apertura del ejercicio año 2006. A l
realizar el arqueo de caja de fecha 16-Mar-2006, se ha encontrado que los ingresos asciende a la suma de S/. 1 382.40, y los gastos a la suma de S/. 623.00 Nuevos Soles, teniendo un saldo en efectivo por la suma de S/.759.40 nuevos soles, dinero en efectivo que quedó en custodia del señor Director Prof. Ramiro La Rosa Minaya, resultante de la captación de los Recursos Directamente Recaudados, correspondientes a los meses de Enero, Febrero y parte de Marzo del 2006. Estos fondos a la fecha no han sido depositados a una cuenta corriente, tal como lo establecen los dispositivos legales. De la verificación de los actos resolutivos de los años 2005 -2006, se ha evidenciado la inexistencia de la Resolución de conformación del Comité de Gestión Financiera. Del mismo modo la Institución Educativa no posee de una Cuenta Corriente recaudadora para la administración de los Recursos Directamente Recaudados. La Institución Educativa San Ramón no posee a la fecha el registro único de contribuyentes (RUC), puesto que al recaudar fondos por la fuente de financiamiento de Recursos Directamente Recaudados RDR, deberán tener obligatoriamente dicho registro.
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL A l evaluar las
tarjetas de control de asistencia del personal docente y administrativo, nombrados y contratados, se observa debilidades y deficiencias de control interno, donde no son consignados el número de orden de plaza aprobados según C A P, se carece de un consolidado diario (Record de asistencia y permanencia), en donde se registre las tardanzas, faltas injustificadas, Permisos por Salud, comisiones de servicios, omisión en el registro de tarjetas, vacaciones, etc. Nº APELLIDOS Y NOMBRES TARJ.
7 15
25
CARGO
T A
Arias Quiste, Luis
Prof 2do C
1
Ayala Sanchez, Consuelo
Prof 4to C
2
Cisneros Morales, Yoe
Pers
DÍAS NO CONDICIÓN MARCADOS
09 al 14
Nombrado Nombrado
Admtvo
Nombrado
22
Escalante Cáceres, Herbert
1
Nombrado
6
Medina Ore, Bertha
Prof 2do B
1 1
Nombrado
17
Modesto Ore, Vilma
Prof 5to B
1
Nombrado
16
Muchari Hinostroza, Merie
Prof 5to A
13
Quispe Martínez, Franklin
Prof 4to A
1
Nombrado
11
Rivas Ventura, Nelly
Prof 3ro C
2
Nombrado
23
Soto Espinoza, Sergio
Ed. Física
1
Nombrado
5
Suarez Astopillo, Bethy
Prof 2do A
1
Nombrado
9
Torres Arone, Carlos
Prof 3ro A
1
Nombrado
Vega Inga, Joselito
Prof 6to B
1
Nombrado
20
10
Contratada
T: Tardanzas A: Ausencias A l
evaluar los actos administrativos del proceso de selección y evaluación, para contratación de personal tanto administrativo y docente del ejercicio presupuestal 2005, la IE Nº 38237/Mx-P "San Ramón, conformó el Concejo Educativo Institucional, mediante Resolución Directoral Nº 0062005 de fecha 14 de A bril del 2005, y para el ejercicio presupuestal año 2006, mediante acta de fecha 01-marzo-2006 Fs.118, sin formalizar con acto resolutivo, conforme los establece las normas legales vigentes.
A simismo,
en la propuesta de contrata de la Prof. Muchari Hinostroza Merie como docente de aula 5 º " A ", se observa que el CEI-CONOEI, no convocó a reunión permanente de sus integrantes a efectos de evaluar el perfil de los postulantes, como producto de la convocatoria para cubrir la plaza vacante por ausencia del titular por Designación como Director del Programa Sectorial II de la Unidad de Gestión Educativa Local Víctor Fajardo; resultando, oficialmente ganadora con 295.5 la señora Huamaní Quicaño Lourdes, quien posteriormente desiste a la adjudicación, por lo que se optó en otorgar al 2do lugar, la Prof. Muchari Hinostroza Merie, acto que no fue registrado en el libro de A ctas del CONOEI.
DOCUMENTOS DE GESTIÓN DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA Los documentos de gestión como: Cuadro para A signación de Personal (C A P), Cuadro Nominativo para Personal (C NP), Manual de Organización y Funciones (MOF), Reglamento Interno, Plan A nual de Trabajo, TUP A , Proyecto Educativo Institucional (PEI) y otros Instrumentos de Gestión institucionales que regula una transparente participación en la gestión y recursos del estado, no se encuentran actualizados de acuerdo con el marco del proceso de descentralización educativa y la Ley General de Educación Nº 28044, Resolución Suprema Nº 204-2002-ED y el Decreto Supremo Nº 015-2002-ED. PROYECTO HUASCARÁN A l
entrevistarse con el responsable del Proyecto Huascarán Prof. Esc alante Cáceres Herbert Ernesto, se optó en visitar los ambientes de la sala de cómputo de la Institución Educativa, lográndose detectar una deficiente sistema de seguridad en cuanto a la custodia de los equipos de cómputo, los cuales están expuestos a posibles sustracciones de los activos fi jos, que posee el plantel. EVALUACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO DE BIENES
De la evaluación efectuada al Inventario Físico de los Bienes de los años 2003, 2004, 2005 y parte del 2006 se ha evidenciado que el registro de los bienes no se han realizado de manera específica en la cuenta 332-01 Maquinaria, Equipo; 332.02, 332.03, 381 .01 y las Sub Divisionarias, omitiendo consignar la condición actual del bien, la transferencia documentada, dimensión (medidas), marcas modelos, etc. Del mismo modo en el caso de los bienes almacenados en uno de los ambientes del plantel se ha observado debilidades en la custodia, conservación y documentación sustentatoria de los Inventarios del A ctivo Fijo, Inventario Físico General y A mbiental las mismas que no concuerdan con las Tarjetas de Control Visible. En el Inventario efectuado en el año 2004, no consideraron una (01) impresora de marca Epson ±LX-300, Serie CDT TO49945, adquirido por la Direcciòn del Plantel, dicha impresora se encuentra ubicado en la dirección de la Institución Educativa. A simismo al evaluar el inventario del 2004, se observó que se registran 22 computadoras , y en el inventario físico del año 2005 registran 24 computadoras. A simismo se aprecia que el inventario del Programa Huascarán registró al 3l de Diciembre -2005, un total de 19 computadoras. A l realizar la verificación física se comprobó la existencia de 27 computadoras, estas diferencias se debe a la omisión en el registro de los bienes donados, que a la fecha no han sido ingresados y registrados en el Inventario de los activos fijos.
A l
verificar los bienes existentes en el A lmacén de la Institución Educativa se constató físicamente los siguientes bienes de capital: -01 Impresora marca Olive ti-JP-192 desuso -02 Computadora marca IBM desuso -05 computadoras- marca compatible BTC desuso Estos bienes pos su naturaleza de no estar siendo usado, debía ser comunicado a la UGEL a fin de que sea reportado a la DRE A y/o Superintendencia de Bienes Nacionales SBN, según el caso. Con estos hechos se han transgredido la siguiente normativa:
o
o
o
Lo estatuido en los Incisos a), d) y h) del A rt. 21° del Decreto Legislativo N° 276 "Ley de Bases de la Carrera A dministrativa y de Remuneraciones del Sector Público", y el A rts. 23ª, 25ª ,26ª ,35ª 69, 127, 128,129,132 y 133. de su R eglamento aprobado por D.S. N° 005-90-PCM. LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO : N°s100-03 "Estructura Orgànica" 100-06 "Monitoreo de Controles Internos", 100-10 "Responsabilidad", 100-11 "Control de Calidad sobre los Servicios brindados "NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE TESORERIA , 230-11 Depósitos oportunos en cuentas bancarias, 230-12 A rqueos de fondos y valores, Área de Contabilidad:; 280-03 Conciliaciòn de Saldos, 280-04 Control de saldos pendientes de rendiciòn y/o devoluciòn, 280-06 "Documentación Sustentatorio"; "NTCI PARA EL AREA DE ABASTECIMIENTO Y ACTIVOS FIJOS " 300-02 Unidad de almacén, 300-03 Toma de inventarios físico 300-06 " A cceso, Uso y Custodia de los Bienes"; NTCI PARA EL AREA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL: 400-04 Capacitaciòn y entrenamiento permanente, 400-07 Información actualizada del personal, 400-09 A sistencia y permanencia de personal; NTCI PARA UNA CULTURA DE INTEGRIDAD TRANSPARENCIA Y RESPONSABILIDAD EN LA FUNCION PUBLICA . 700-02 Responsabilidad en la función pública , 700-10 Registro de personal; estas NTCI del Sector Pùblico aprobados con R.C. N° 072-98-CG de fecha 26-Jun-2000, Se A prueban las NTCI Para el Sector Pùblico y su modificatoria RC Nª 123-2000-CG"de 23-Jun-2000. R.M. Nº 0218-2004-ED, A prueban la DIRECTIVA Nº 0022004-ME/SPE-UP "Normas para la recaudación y administración de los recursos directamente recaudados en las Instituciones Educativas Públicas" y su modificatoria aprobado mediante R.M. Nº 01882005-ED.
Como consecuencia de estos hechos vienen generando deficiencias de orden técnico administrativo en la administración de los Recursos Directamente Recaudados, en la presentación de documentación sustentatoria y administración de los bienes del activo fijo, de la I.E. Nª 38257/ Mx- "San R amón ". La causa fundamental por lo que ocurrió estas deficiencias se debe al desconocimiento en el desempeño de sus funciones por parte del Director de la I.E. "San R amòn " por no haber evaluado en forma permanente las operaciones y adoptar medidas correctivas oportunas ante cualquier deficiencia existente. IV.
V.
RECOMENDACIONES.
En Mérito a los Comentarios y Conclusiones expuestos en el presente Memorando de Control Interno y con el propósito de contribuir a la adecuada Gestión A dministrativa de la Institución Educativa SAN RAMON se considera pertinente formular las recomendaciones relacionadas y otras al Director de la citada Institución Educativa, el mismo que se detalla a continuación: 6. 7.
8.
9.
10.
Implementar la actualización y registro del Inventario Físico de los Bienes Patrimoniales mediante una comisión de la Institución Educativa y propiciar la aprobación mediante acto resolutivo los nuevos registros y las bajas de manera acumulada y comunicar a la UGEL en cumplimiento a la normativa existente al respecto. Formular a inicios de cada año la actualización de los documentos técnico administrativos siguientes: Inventario Físico Patrimonial de Bienes e Inventario de Bienes de A lmacén, las mismas que deberán ser aprobados mediante Resolución Directoral por el Titular del plantel. Según el rubro 5.5 de la sección V ± INGRESOS, de la R.M. N° 2182004-ED y su modificatoria R.M. Nº 0188-2005-ED, deberá conformar el Comité de Gestión Financiera, el cual estará presidido por el Director de la I.E., representantes de los docentes, de los administrativos y de los padres de familia de ser el caso, para cuyo efecto el Concejo Educativo Institucional (CEI) cautelará por la vigilancia en la correcta y transparencia ejecución del presupuesto de la Institución Educativa. La Dirección de la Institución Educativa deberá propiciar a que los archivos como documentos emitidos, Decretos Directorales, Directivas, Resoluciònes, Manuales y otros tengan la correlación y archivo correspondiente.
11.
12. 13.
14.
15.
16.
17.
18.
La Dirección de la Institución Educativa deberá garantizar la custodia de los documentos fuente de ejecución de los Planes A nuales de Trabajo, libros de control de asistencia, inventarios de bienes muebles e inmuebles, resoluciones y decretos, sustento de gastos e ingresos y otros de importancia, según el reglamento Interno de la I.E. La Dirección de la Institución Educativa, deberá enfatizar en el control de A sistencia del personal docente y administrativo. La Dirección de la Institución Educativa debe disponer la actualización de los Documentos de Gestión, priorizando en el Plan A nual de Trabajo, donde deberá considerar aspectos que beneficien a la educación y concordando en la ejecución de acciones y actividades de la A P A F A , en beneficio del plantel, la misma que deberá incluir el presupuesto por actividad y cronograma. Toda A dquisición realizado por la institución será de acuerdo a una necesidad, es decir deberá tener su requerimiento correspondiente, excepcionalmente no estarán afectos las compras de fondos de pagos en efectivo (C A J A CHIC A ), por ser de naturaleza de atención inmediata, y se evite en lo posible, la emisión de Declaraciones Juradas, para sustentar gastos, en lugares donde se puede obtene r las boletas y/o facturas respectivas, salvo en extremos casos, por cantidades muy ínfimas. Por lo que deberá separar un fondo dinerario denominado Fondo para Pagos en Efectivo (C A J A CHIC A ), dependiendo de la disponibilidad presupuestal y capacidad de gasto. Formular en el inicio del año el Cuadro A nual de Necesidades donde deben prever la compra de bienes, servicios y otros que se requerirán durante el ejercicio presupuestal del año. El Cuadro A nual de Necesidades será aprobado por el titular de la institución educativa mediante A cto Resolutivo. Que se realice supervisiones permanentes al Responsable de Tesorería a fin de verificar la correcta administración de los ingresos por concepto de los Recursos Directamente Recaudados, la misma que deberá limitarse a tener un solo tipo de recibo de ingresos. Todo desembolso de dinero deberá efectuarse previa aprobación del Comité de Gestión Financiera de la I.E, el cual deberá constar en Libro de A ctas de la Comisión. A simismo los egresos deberán poseer los sustentos correspondientes. Que se de cumplimiento al numeral 8.1.3) de las Normas Específicas 8.1 DE L A A DMINISTR A CIÓ N DE LOS RECURSOS DIRECT A MENTE REC A UD A DOS, aprobado mediante RESOLUCION MINISTERI A L Nº 0218-2004-ED A prueban Directiva "Normas para la recaudación y administración de los recursos directamente recaudados en las Instituciones Educativas Públicas" y su modificatoria la Resolución Ministerial N° 0188-
2005-ED, donde establece que se efectuará los depósitos correspondientes de los fondos dinerarios a una cuenta corrient e. A demás deberá tramitar el Registro Único de Contribuyentes RUC.
