AUXILIAR DE CONTABILIDAD SISTEMATIZADA OBJETIVO: Realizar una descripción detallada de las funciones del cargo de auxiliar contable. ALCANCE: Este manual de funciones tiene un cubrimiento de todas las actividades a realizar por el auxiliar contable. DEPENDENCIA:El cargo de auxiliar contable de acuerdo al organigrama de la empresa, depende de manera directa de la gerencia. Estado civil: No aplica Tener Mínimo 6 meses de experiencia en el manejo de programas contables. Grado de escolaridad: Bachiller Conocimientos básicos de: Sistemas y contabilidad Conocimientos especiales en: Manejo de paquetes contables Liquidaciones de retención en la fuente, iva, aportes a la seguridad social y fondos de pensiones Conciliaciones Bancarias Disponibilidad de tiempo: El requerido por el cargo. Condiciones físicas: Buen estado de salud físico y mental. Recomendaciones especiales: Debe ser una persona honesta, responsable y cumplidora de las labores asignadas. Demostrar habilidades en el manejo de software y calculadoras electrónicas. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES: Elaboración de ingresos por concepto de pago de créditos. Elaboración de descuentos y envió de los mismos a Empresas convenios Copia de seguridad diaria y mensual Pago de seguros de vida, cartera, aportes y demás seguros obligatorios Envío de reportes de seguros de vida Elaboración de ingresos por recaudos de Nómina ±Empresas convenios Elaboración de conciliaciones Bancarias. Elaboración y pago de retefuente Orientación y entrega de extractos de descuentos detallados a los asociados Notas de ajustes Generales en contabilidad y cartera Entrega de descuentos detallados a los asociados (colillas de descuentos). Notas de ajustes generales. Cuadre de módulos de cartera con contabilidad Envió en medios magnéticos a dian. Colaboración con la información para Revisoría, Gerencia y Contador Reglamos de seguros antes ante las entidades aseguradoras Redacción de correspondencias pertinentes al Departamento de Contabilidad. Recibir visita de Teleinformática, Teleinformática, seguimiento al Software y actualización del mismo Recibir visita de Revisoría Fiscal Conciliación con proveedores Colaboración con la Gerencia para la presentación de los informes Recopilación de documentos para solicitud de crédito ante los Bancos. Elaboración de certificados retefuente Orientación al cliente sobre los servicios que presta la empresa. Diligenciamiento y pago contribución de reteica- reteiva- tasa bomberil ± cámara de comercio Elaboración de pago a proveedores de servicios y bienes Pago y reembolsos de caja menor Preparación de auxiliares de bancos para sus respectivas conciliaciones Informes preliminares de Balances Informe de la cartera al comité de Evaluación de Cartera.
Diligenciar formularios de declaraciones de renta. Revisión e impresión del libro de cartera. Impresión de libros auxiliares y principales. Informe y requerimientos a la Superintendencia, en medios magnéticos. Diligenciamiento de pólizas de manejo, vida, aportes y ahorros. Recopilación de documentos para la solicitud de créditos ante los Bancos. Elaboración del presupuesto mensual de ingresos y egresos . Flujo de caja. ASISTENTE DE CONTABILIDAD DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES OBJETIVO GENERAL Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y registrando documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables que se realizan en la Institución. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS Recibe, examina, clasifica, codifica y efectúa el registro contable de documentos. Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las cuentas respectivas. Archiva documentos contables para uso y control interno. Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos. Transcribe información contable en un microcomputador. Revisa y verifica planillas de retención de impuestos. Revisa y realiza la codificación de las diferentes cuentas bancarias. Recibe los ingresos, cheques nulos y órdenes de pago asignándole el número de comprobante. Totaliza las cuentas de ingreso y egresos y emite un informe de los resultados. Participa en la elaboración de inventarios. Transcribe y accesa información operando un microcomputador. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada. 1.- AMBITO DE LA ACTUACIÓN: RESPONSABILIDAD: MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta. DINERO: Es responsable indirecto de títulos y valores. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Ninguna. TOMA DE DECISIONES: Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores, para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo. SUPERVISIÓN: El cargo recibe supervisión específica de manera directa y constante y no ejerce supervisión. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS: RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con personal de la unidad de contabilidad, a fin de ejecutar lo relativo al área; exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación. RELACIONES EXTERNAS: Clientes y proveedores, asesores bancarios, 2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO: AMBIENTE DE TRABAJO: y y
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El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes. RIESGO: El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja. ESFUERZO: El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando periódicamente y requiere de un grado de precisión manual bajo y un grado de precisión visual medio. 3.- PERFIL DEL CARGO: EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA: A) EDUCACIÓN: Bachiller Mercantil, más curso de contabilidad de por lo menos dos (2) años de duración. EXPERIENCIA: Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de registro de asientos contables. B) EDUCACIÓN: Bachiller. EXPERIENCIA: Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de registro de asientos contables. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: CONOCIMIENTOS EN: Aritmética simple. Teneduría de libros. Principios de contabilidad. Sistemas operativos, hojas de cálculo. Procedimientos de oficina. Transcripción de datos. Procesamiento electrónico de datos. HABILIDAD PARA: Seguir instrucciones orales y escritas. Efectuar cálculos con rapidez y precisión. Comunicarse en forma efectiva tanto de manera oral como escrita. DESTREZA EN: El manejo de máquina calculadora. En el manejo de microcomputador. ADIESTRAMIENTO REQUERIDO: Contabilidad general computarizada. Entrenamiento en el sistema de su unidad. Técnicas modernas de oficina. SECRETARIA DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1. SERVICIO AL QUE CORRESPONDE: Dirección Administrativa 2. PUESTO: Secretaria de Dirección Administrativa 3. OBJETIVO DEL PUESTO: Apoyar en el manejo de la documentación, así como en las coordinaciones delegadas por el Director Administrativo. 4. RELACIONES DE COORDINACION: Director Administrativo. 5. FUNCIONES GENERALES: Recepcionar, Archivar y entregar la documentación a las Areas de la empresa y de otras instituciones. 6. FUNCIONES ESPECÍFICAS Velar por el orden, seguridad y privacidad de los documentos de la Dirección Administrativa. Recepcionar la documentación de los usuarios de la Dirección Administrativa, y luego derivarlo al Director Administrativo para su evaluación respectiva. Preparar la documentación y los Informes que correspondan a la Dirección Administrativa. Enviar la documentación a los usuarios de la Dirección Administrativa y realizar el seguimiento respectivo si lo amerita. Recepcionar las llamadas telefónicas y correos electrónicos e informar al Director Administrativo; así como realizar las llamadas telefónicas institucionales. Archivar la documentación de la Dirección Administrativa. y y
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Orientar al usuario que acude a la Dirección Administrativa, con buen trato y calidez. Tener actualizado la agenda de reuniones, el directorio de usuarios y el cuaderno de cargo de la Dirección Administrativa. Realizar los pedidos de útiles de oficina y el material para uso necesario. Realizar las coordinaciones que son delegados por el Director Administrativo. Tener un Back Up. con toda la información actualizada en la computadora. Realizar otras funciones que se le pueda asignar. Dar fe de la autenticidad y legalidad de los registros institucionales. Publicar oportunamente, la información referida al funcionamiento del plantel tales como: calendario fechas para entrega y recepción de documentos, requisitos o exigencias para los procesos institucionales, etc. Misión de la secretaria Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa. y y
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Perfil de la secretaria Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características: Buena presencia. - Desempeñarse eficientemente en su Área. - Persona de buen trato, amable, cortés y seria. - Aptitudes para la Organización. - Excelente redacción y ortografía. - Buenas relaciones interpersonales. - Facilidad de expresión verbal y escrita. - Dinámica entusiasta. - Persona proactiva y organizada. - Habilidades para el planeamiento, motivación, - Facilidad para interactuar en grupos. liderazgo y toma de decisiones. - Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet - Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. - Brindar apoyo a todos los departamentos. Funciones de una secretaria - Ser puntual en todas sus actividades de funciones. - Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente. - Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos. - Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado. - Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa. - Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa. - Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos. - Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe. - Mejora y aprendizaje continúo. Imagen de éxito La imagen profesional es uno de los factores más importantes en el logro de las metas deseadas. Es la combinación balanceada de la salud física, emocional y espiritual de los sgtes elementos: Conocimientos. - Valores. - Modales. - Personalidad. - Tacto. - Humildad y Sencillez..