KODE : AK-DG-003A;AK-MN-003
PESERTA DIKLAT AKUNTANSI ANGKATAN IV 2006 DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL LEMBAGA PENJAMIN MUTU PENDIDIKAN (LPMP) BANDAR LAMPUNG
KATA PENGANTAR
Tantangan kebutuhan dunia kerja pada era glibalisasi saat ini menuntut dunia pendidikan agar relevansi antara dunia pendidikan dengan dunia kerja kerja yang menunt menuntut ut pada kompet kompetens ensii pesert pesertaa diklat diklat sehing sehingga ga mampu mampu untuk untuk mempra memprakte ktekann kannya ya didunia kerja/ lapangan kerja.
Kuriku Kurikulum lum 2004 2004 menunt menuntut ut agar pesert pesertaa diklat diklat kompet kompeten en untuk untuk melaks melaksanak anakan an diklat diklat sesuai sesuai dengan dengan tuntut tuntutan an dunia dunia kerja kerja yang yang terdapa terdapatt dalam dalam kuriku kurikulum lum berbas berbasis is kompetensi.
Pada modul ini peserta diklat diharapkan mampu memahami dan trampil dalam masalah masalah pengelolaan pengelolaan administrai administrai gudang yang sering sering dijumpai dilapangan dilapangan kerja pada perusahaan dagang maupun industri.
Dala Dalam m penul penulis isan an modu modull ini, ini, masi masih h bany banyak ak kekua kekuara rang ngan anny nyaa maka maka sanga sangatt diharapakan kritikan untuk menuju kesempurnaan modul ini dari rekanrekan guru.
!udamudahan modul ini dapat berman"aat bagi peserta diklat maupaun rekan rekan guru.
#andar $ampung, 2% &ebruari 200'
Tim penyusun
KATA PENGANTAR
Tantangan kebutuhan dunia kerja pada era glibalisasi saat ini menuntut dunia pendidikan agar relevansi antara dunia pendidikan dengan dunia kerja kerja yang menunt menuntut ut pada kompet kompetens ensii pesert pesertaa diklat diklat sehing sehingga ga mampu mampu untuk untuk mempra memprakte ktekann kannya ya didunia kerja/ lapangan kerja.
Kuriku Kurikulum lum 2004 2004 menunt menuntut ut agar pesert pesertaa diklat diklat kompet kompeten en untuk untuk melaks melaksanak anakan an diklat diklat sesuai sesuai dengan dengan tuntut tuntutan an dunia dunia kerja kerja yang yang terdapa terdapatt dalam dalam kuriku kurikulum lum berbas berbasis is kompetensi.
Pada modul ini peserta diklat diharapkan mampu memahami dan trampil dalam masalah masalah pengelolaan pengelolaan administrai administrai gudang yang sering sering dijumpai dilapangan dilapangan kerja pada perusahaan dagang maupun industri.
Dala Dalam m penul penulis isan an modu modull ini, ini, masi masih h bany banyak ak kekua kekuara rang ngan anny nyaa maka maka sanga sangatt diharapakan kritikan untuk menuju kesempurnaan modul ini dari rekanrekan guru.
!udamudahan modul ini dapat berman"aat bagi peserta diklat maupaun rekan rekan guru.
#andar $ampung, 2% &ebruari 200'
Tim penyusun
DAFTAR ISI Haa!a" Sa!#$ Haa!a" F%a"&' Kaa P*"+a"a% Da,a% I' Ga%'$! P*a K*.$.$/a" M.$ Ba I1 P*".a$$a" (. Des Deskri kripsi psi #. Pras Prasy yarat arat ). Petunj Petunjuk uk Penggun Penggunaan aan !odul !odul *. Penj Penjel elas asan an #agi #agi Pese Peserrta Dikl Diklat at 2. Peran +uru
D. Tujuan uan . Kom Kompete petens nsii &. )ek )ek Kem Kemapua apuan n Ba II1 P*!*aa%a" (. -enana -enana #elaja #elajarr is isa a #. Kegia Kegiata tan n #el #elaj ajar ar 1 *. Kegiatan #e #elajar * 2. Kegiatan #e #elajar 2 %. Kegiatan #e #elajar % 4. Kegiatan #e #elajar 4 . Kegiatan #e #elajar Ba III1 4" Sa5 Ea$a'5 K$"&' K$"&' Ja7aa" Ba IV 1 P*"$$# .a" Da,a% P$a/a
B A B I PENDAHULUAN
A1 D'/%'#' .
!odul !odul Pengelo Pengelolaa laan n (dmini (dministr strasi asi +udang +udang berhubu berhubunga ngan n dengan dengan Pemela Pemelajar jaran an tentang Pengadministrasian Proses Penerimaan #arang, !engadministrasi Penyimpanan #arang #arang,, !enyiapk !enyiapkaa dan !engirim !engirimkan kan
dokume dokumen n pengiri pengiriman man barang, barang, !elakukan !elakukan
pemeriksaan atas barang yang datang, !embuat laporan gudang.
Diharapkan setelah menyelesaikan !odul ini, peserta diklat mampu !engelola (dministrasi +udang.
!odul ini berkaitan dengan modul berikutnya yaitu !engelola Kartu Persediaan #arang.
B1 P%a8a%a.
(gar dapat diapai diapai tujuan tujuan akhir di atas, maka maka peserta diklat diklat hendaknya hendaknya sudah menguasai 1 *. !odul Pengelolaan (dministrasi +udang. 2. tandard 3perating Prosedur 3P5 untuk Pengelolaan (dministrasi +udang. %. Pengoperasian peralatan manual. 4. tika komunikasi seara lisan dan tertulis dalam bahasa 6ndonesia dan 6nggris.
41 P*$"$/ P*"++$"aa" M.$ .
*. $angkahlangkah belajar yang ditempuh 1 a. #aalah #aalah dengan ermat ermat rumusan rumusan tujuan tujuan akhir akhir dari kegiat kegiatan an belajar belajar ini ini
yang memuat kinerja yang diharapkan, riteria keberhasilan dan kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi yang akan diapai melalui modul ini. b. #aalah dengan ermat dan pahami dengan baik da"tar pertanyaan pada ek kemampuan sebagai pengukur kompetensi yang harus dikuasai dalam modul ini. $akukan ini pada aal dan akhir mempelajari modul meyakinkan penguasaan kompetensi sebagai penapaian hasil belajar sisa. . Diskusikan dengan sesame peserta diklat apa yang telah anda ermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin diapai dalam modul. #ila masih ragu, maka tanyakan pada guru sampai paham. d. #aalah dengan ermat peta kedudukan modul, prasyarat dan pengertian dari istilahistilah sulit dan penting dalam modul. e. #aalah dengan ermat materi setiap setiap kegiatan belajar, renanakan kegiatan belajar, kerjakan tugasnya dan jaablah pertanyaan tes. Kemudian ookkanlah dengan kuni jaaban. $akukan kegiatan ini sampai sisa tuntas menguasai hasil belajar yang diharapkan. ". #ila dalam proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, maka diskusikan dengan temanteman atau konsultasikan dengan guru. g. etelah sisa menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul selanjutnya pelajari modul berikutnya sesuai yang tertuang pada peta kedudukan modul untuk program keahlian (kuntansi. h. (nda tidak dibenarkan melanjutkan kegiatan belajar berikutnya bila belum menguasai seara tuntas materi kegiatan belajar sebelumnya. i. etelah semua modul untuk menapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari maka ajukan uji kompetensi dan serti"ikasi.
2. Perlengkapan yang harus dipersiapkan 1 a. (lat tulis terdiri dari 1 kertas, pinsil, ballpoint, penghapus dan penggaris. b. (lat hitung 1 Kalkulator manual. . &ormat laporan.
%. 7asil Pelatihan 1 a
Dapat mengisi "ormulir laporan penerimaan barang seara lengkap dan benar.
b. Dapat mengisi Kartu +udang dengan lengkap dan benar. . Dapat membuat laporan pengiriman barang dengan benar. 4. Peran +uru dalam Proses Pemelajaran. a. !embantu peserta diklat dalam merenanakan proses belajar. b. !embimbing peserta diklat melalui tugastugas pelatihan yang dijelaskan dalam tahap belajar. . !embantu peserta diklat dalam memahami konsep dan praktik baru dan menjaab pertanyaan peserta didik mengenai proses belajar sisa. d. !embantu peserta diklat untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang diperlukan untuk belajar. e. !engorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan. ". !erenanakan seorang ahli dari tempat kerja untuk membantu jika diperlukan. g. !elaksanakan penilaian. h. !enjelaskan kepada peserta diklat mengenai bagian yang diperlukan untuk dibenahi dan merundingkan renana pemelajaran selanjutnya. i. !enatat penapaian kemajuan peserta diklat.
D1 T$$a" A/'% .
Peserta diklat mampu melaksanakan Pengelolaan (dministrasi +udang sesuai dengan tandard 3perating Prosedur 3P5 . Pengolahan (dministrasi +udang yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Kemampuan tersebut dapat dilihat dari 1 a. Dapat memproses laporan peneriaan barang. b. !endadministrasi penyimpanan barang. . !emproses laporan pengiriman barang. d. !enentukan jumlah barang sesuai spesi"ikasi. e. !embuat laporan gudang.
PETA KEDUDUKAN MODUL
A1
A12
A13
B1
B.2
I 41 412 413
D12
D1
D1<
D.9
D1
D13
D19
D1=
D10
D12
D13
D19
II D1
D16
D1=
D1
D16
III D1<
E1
BAB II PEMELAJARAN
A1 R*"&a"a A.!'"'%a' G$.a"+
Kompetensi 1 Pengelolaan (ndiministrasi +udang
ub. Kompetensi 1
!engadministrasi Proses Penerimaan #arang
!engadministrasi Penyimpanan #arang
!enyiapakan dan !engirimkan Dokumen Pengiriman #arang
!elakukan Pemeriksaan atas #arang yang Datang
!embuat $aporan +udang
J*"' K*+'aa"
*. !engadministrasi Proses Penereiman #arang 2. !engadministrasi Penyimpanan #arang %. !enyiapkan dan !engirimkan Dokumen Pengiriman #arang 4. !elakuakn Pemerikasaan atas #arang yg datang . !embuat laporan #arang
Ta"++a
>a/$
T*!#a P*"&a#'a"
Aaa" P*%$aa"
T. G$%$
KEGIATAN BELAJAR MENGADMINISTRASI PROSES PENERIMAAN BARANG
A1 T$$a" K*+'aa" P*!*aa%a"
Peserta Diklat mampu 1 *. !enguraikan prosedur penerimaan barang 2. !emproses laporan penerimaan barang B1 U%a'a" Ma*%'
(ktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan menyimpan barang yang dipesan. Departemen penerima barang bertanggung jaab untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok. etelah barang diterima kemudian dilaporkan ke manager bagian gudang, in"ormasi tentang penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan ke "ungsi pengaas persediaan, untuk memperbarui atatan persediaan. Tujuan diselenggarakan prosedur ini adalah 1
8ntuk menjamin baha semua penerimaan yang dibeli telah diotorisasi.
8ntuk menatat transaksi penerimaan dalam atatan akuntansi.
Dokumen dan Prosedur Dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan barang pada siklus pengeluaran adalah laporan penerimaan barang reeiving report 5. $aporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi in"ormasi tentang rinian barang yang diterima, yang menakup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian.
)ontoh laporan penerimaan barang sebagai berikut 1
PT Eliona Sari JL Sawa CT 8/94 Yogyakarta
LAPORAN PENERIMAAN BARANG Barang diterima melalui : …………………………………tgl…………………!9……………………… Jika melalui truk kita" tuli# nama $engemudi :……………………………………………………………… %ama $eru#a&aan $engirim :………………………………………………………………………………… 'lamat :…………………………………………………………………………………………………………
No Mobil #"l Bung$us% Bi&i
No Segel dan
No Sua!
No Sua!
Kondisi Segel
Ode Pe"belian
Ode Pengii"an
Ma'a" Pe"bung$us
(i$erik#a )le& :
U$uan
Pen&elasan leng$a( !!g baang "e$)"u!u dsb
Tanda (ada (e"bung$us
(iterima )le& :
+ambar. $aporan Penerimaan #arang
#entuk $aporan Penerimaan #arang, dapat dilihat di baah ini 1
Kuan!i!as
Kondisi (ada saa! di!ei"a
PT B*%T'+' JL ,elati %o!Yogyakarta
%omor :………… Tgl :…………
LAPORAN PENERIMAAN BARANG Tela& diterima .arang.arang #e$erti ter#e.ut di .awa& ini : No
#enis Baang
Kuan!i!as
Ke!eangan
Yang menerima
0
1
+ambar. $aporan Penerimaan #arang
D*#a%*!*" P*"+a Daa1
etelah menerima input data penerimaan barang, departemen ini menjalankan program
update
"ile
dan
penetakan
laporan
penerimaan
barang,
dengan
menggunakan "ile induk pemasok, "ile induk persediaan dan "ile order pembelian. Pada tahap ini, komputer akan membandingkan data input dengan data pada "ile order pembelian. 9ika ada perbedaan, maka perbedaan ini akan segera ditayangkan dilayar monitor agar segera bisa dikoreksi. elanjutnya program komputer akan memperbaiki "ield kuantitas barang dipesan dan "ield kuantitas tersedia dalam "ile induk persediaan, menatat tanggal penerimaan barang dalam "ile induk persediaan dan menatat kuantitas diterima dalam "ile order pembelian.
Keluaran dari proses ini adalah penerimaan barang sebanyak dua lembar dan diserahkan ke departemen penerimaan barang. etelah menerima laporan penerimaan barang, departemen penerimaan barang mendistribusikan laporan tersebut sebagai berikut 1
$embar ke * bersamasama dengan barangnya diserahkan ke bagian gudang.
$embar k 2 bersamasama dengan order pembelian dan slip pengepakan diarsipkan urut dokumen.
41 Ra"+/$!a"1
$aporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi in"ormasi tentang rinian barang yang diterima, yang menakup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian. Prosedur Penerimaan #arang. Departemen penerimaan barang menerima barang bersamasama dengan slip pengepakan, selanjutnya menookkan barang yang diterima dengan arsip order pembelia, memeriksa kondisi "isik barang, menghitung kuantitas dan mengentry data penerimaan kekomputer
D1 T$+a
*. $akukan observasi kesalah satu perusahaan untuk mengindenti"ikasi apakah perusahaan tersebut mempunyai laporan penerimaan barang 2. Dapatkan bukti yang terkait. %. (pabila terdapat perbedaan dalam proses penatatan, diskusikan dengan teman 4. Kon"irmasikan hasil diskusi tersebut dengan guru.
E1 T* ,%!a', 1
*. 9elaskan pengertian laporan penerimaan barang. 2. 9elaskan prosedur penerimaan barang. KEGIATAN BELAJAR 2 MENGADMINISTRASI PEN?IMPANAN BARANG
A1 T$$a" K*+'aa" P*!*aa%a"
Peserta diklat mampu 1 *. !enghitung saldo barang. 2. !engelompokkan barang. %. !engadministrasi penyimpanan barang. B1 U%a'a" Ma*%'1
etelah menerima laporan penerimaan barang bersamasama barangnya dari departemen penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang, kemudian menandatangani laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan tersebut ke bagian utang. Dalam kegiatan penerimaan barang ada % kemungkinan yang dihadapi 1 *. !enerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan. 2. !enerima barang yang rusak. %. !enerima barang dengan kuantitas rendah. Dalam ketiga kasus tersebut departemen pembelian harus menyelesaikannya dengan pemasok yang bersangkutan. #iasanya pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengoreksi "aktur pembelian terhadap barangbarang yang tidak sesuai dengan pesanan. Peluang Penggunaan Teknologi 6n"ormasi. Penghitungan dan penatatan barang yang diterima dari pemasok ke dalam kartu gudang merupakan tugas yang ukup menyita tenaga dan aktu labor intensive5. alah satu ara untuk memperbaiki e"esiensi proses ini adalah meminta pemasok untuk menantumkan kode bar untuk seluruh produknya. Penggunaan kode bar akan memungkinkan petugas penerima barang untuk membaa epat nomor kode5, nama dan kuantitas barang yang diterima sehingga akan mengurangi kesalahan data.
Penerimaan dan Penyimpanan.
Tujuan utama diselenggarakan "ungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk memveri"ikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang tersebut dari kehilangan atau penurian. #erikut ini anamananaman dan prosedur pengendalian yang berhubungan dengan penerimaan dan penyimpanan barang. Penerima barang yang tidak dipesan. Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang ke pemasok. Kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima. Perhitungan barang yang diterima seara akurat merupakan "aktor penting dalam menyelenggaan atatan persediaan perpetual yang akurat. Penurian #arang. Kehilangan dapat diatasi dengan menerapkan prosedurprosedur pengendalian sebagai berikut 1 a. #arang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut dibatasi. b. eluruh trans"er barang antar bagian dalam perusahaan harus didokumentasikan. )ontoh 1 Departemen penerimaan barang dan departemen penyimpanan harus mengetahui adanya trans"er barang dari lokasi penerimaan ke gudang. Dibaah ini adalah ontoh kartu gudang 1
KARTU GUDANG
%o 2)(E
:……………………………………3*('%3 :………………………………
%',' B'+'%3 : …………………………………… L)2'S SPES52'S
: …………………,%,*,…………,'2S,*,………S'T*'%……
DITERIMA T3L
: ……………………………
%o B*2T
DIPAKAI
2*'%TT'S
T3L
%o B*2T
2*'%TT'S
SISA 2*'%TT'S
2ETE+'%3'%
41 Ra"+/$!a"1 etiap barang yang diterima dari departemen penerimaan barang, barang
tersebut harus dihitung dan diperiksa kembali, apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan laporan penerimaan barang dan menatat ke dalam kartu gudang, kemudian barang disimpan digudang berdasarkan nama, jenis dan spesi"ikasi barang. Demikian juga untuk barang yang dikembalikan kepada pemasok dan barang yang akan dijual mutasinya harus diatat dalam kartu gudang.
D1T$+a 2
*. $akukan observasi kesalah satu perusahaan untuk mengindenti"ikasi apakah perusahaan tersebut mempunyai kartu gudang. 2. Dapatkanmbukti yang terkait. %.
(pabila terdapat perbedaan dalam proses penatatn, diskusikandengan teman teman.
4. Kon"irmasikan hasil diskusi dengan guru.
E1 T* F%!a', 21
9elaskan prosedur penyimpanan barang
KEGIATAN BELAJAR 3 MEN?IAPKAN DAN MENGIRIM
DOKUMEN PENGIRIMAN BARANG
A1 $$a" /*+'aa" *aa%
Peserta diklat mampu 1 *. !enyiapkan dokumen dan menguraikan prosedur pengiriman barang. 2. !elengkapi dokumen pengiriman barang. %. !elakukan prosas laporan pengiriman barang
. B1 U%a'a" Ma*%'
Pada tahap kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi order dan mengirimkan barang. #agian gudang bertanggung jaab intuk memenuhi order pelamggan dengan mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan intruksi yang terantum dalam tiket pengambilan barang piking tiket5. :etoda pengiriman yang digunakan ,departemen pengiriman membutuhkan in"ormasi yang akurat tentang jenis barang apa yang akan dikirim dan kemana barang tersebut akan dikirimkan. 6n"ormasi ini disampaikan melaui dokumen yang diterima dari departemen order penjuala dan gudang. (dapun arus dokumen pada akti"itas pengiriman dapat dilihat pada gambar sebagai berikut 1
BPPBG
M*"+/a' /$a"'a a%a"+ #a.a
Ka%$ BPPBG
N
3
B*%a!aa" .*"+a" #*"8*%aa" a%a"+
2
Keterangan1 *. #agian gudang menerima % lembar bukti permintaan dan pengeluaran barang #PP#+5
2. Proses pengkajian dan mengisikan kuantitas barang sesuai dengan #PP#+ %. $embar * bersambung kebagian akuntansi dan diatat pada kartu gudang. $embar 2 dikirimkan kebagian pengiriman barang bersamaan dengan barang pesanan $embar % dijadikan arsip permanen berdasarkan urutan nonor. Dalam menyiapkan dan mengirimkan dokumen pengiriman barang prosedurnya sbb1 *. Departemen ini mulamula menerima tembusan order penjualan, kemudian diarsipkan urut nomor. elanjutnya departemen ini menerima tiket pengambilan barang bersamaan dengan barangnya dari gudang . 2. Departemen inim akan menghitung barang dan membandingkan hasil perhitungan "isik dengan kuantitas yang tertulis dalam tiket pengambilan barang dan kuantitas yang ditujukkan pada slip pengepakan yang telah diterima sebelumnya. %. Petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari gudang, data tentang nomor order penjualan, kode barang, dan kuantitas barang dimasukkan kedalam komputer dengan menggunakan terminal on line. Pada tahap ini juga dilakukan pengeekan edit sebagaimana pada aktivitas input data sebelumnya, untuk menjamin baha data pengiriman valid, akurat dan lengkap. 4. Departemen
pengolahan
data.
etelah
komputer
menerima
input
data
p;engiriman, baru menjalankan program edit dat dan penetakan dokumen pengiriman, dengan menggunakan "ile induk persediaan dan rile pengiriman. Prasedur ini akan memutakhirkan rile kuantitas dalam "ile induk persediaan. Keluaran dari prosese ini adalah surat meat dan seluruhnya diserahkan kedepartemen pengiriman. urat muat adalah dokumen yang berisi kontrak resmi yang menetapkan tanggung jaab terhadapa barang yang ada dalam proses pengiriman. Dokumen ini mengidentirikasi perusahaan pengangkut, sumber, tujuan dan berbagai instruksi pengiriaman dan menunjukkan pada siapa pemasok atau pelanggan5 yang harus membayar biaya pengiriman. . Departemen pengiriman. etelah menerima surat muat, bagian pengiriman akan mendistribusikannya sbb1
a. $embar ke* diteruskan kebagian penagihan untuk memberitahu bagian penagihan agar mulai menyiapkan "aktur penjualan. b. $embar ke2 diserahkan ke perusahaan pengiriman . $embar ke% beserta barang dan slip; pengepakan dikirimkan ke pembeli d. $embar ke4 bersama dengan tiket pengambilan barang, diarsipkan urut nomor untuk memantau pengiriman barang.
(pabila pesanan pelanggan dapat dipenuhi, seluruhnya ataupun sebagian, bagian pengelolaan data menatat dua jenis dokumen yakni 1 kesanggupan memenuhi pesanan dan order penjualan. Dokumen kesanggupan memenuhi pesanan adalah semaam pemberitahuan kepada pelanggan baha perusahaan bisa memenuhi pesanan bersangkutan sesuai dengan kondisi yang ada. Dokumen ini mber"ungsi sebagai bukti komitmen perusahaan untuk memenuhi pesanan pelanggan dengan kondisi seperti terantum didalam dokumen tersebut. 3rder penjualan adalah dokumen untuk memberikan perintah kepada gudang dan bagian pengiriman untuk mengeluarkan barang yang dipesan pelanggan dari gudang ke bagian pengiriman untuk dikesas dan akhirnya dikirimkan ke pelanggan. 3rder penjualan merupakan dasar bagi otorisasi gudang untuk mengeluarkan barang, dengan kata lain tanpa didukung oleh order penjualan, bagian gudang tidak boleh mengeluarkan barang apapun dari dalam gudang. 3rder penjualan dikirim ke bagian gudang dan bagian pengiriman melalui terminal dan bagian pengiriman melalui terminal yang terdapat pada masingmasing unit organisasi tersebut. Peoses pembuatan order penjualan dan penyerahannya ke bagian gudang dan bagian pengiriman itu senantiasa dapat dipantau oleh bagian penjualan melalui terminal yang tersedia. #ila terjadi kesalahan dalam pembuatan order penjualan tersebut,
bagian
penjualan
dapat
melakukan
koreksikoreksi
dengan
jalan
memberitahukan kepada bagian pengelolaan data. 3rder penjualan yang diterima oleh bagian gudang segera ditindak lanjuti oleh para petugas gudang dengan jalan mengeluarkan barang yang dimaksud untukm dikirmkan ke bagian pengiriman.
3rder penjualan dapat digunakan sebagai bukti pengalihan tanggungjaab atas barang dari bagian gudang kebagian pengiriman. Prngalihan tanggungjaab itu dijelaskan dengan tanda tangan kepala gudang pada order penjualan yang memuat kuantitas barang yang diserahkan. Dibaah ini adalah ontoh "ormulir laporan pengiriman barang sbb1
PT Eliona Sari JL Sawa CT 8/94 Yogyakarta
LAPORAN PENERIMAAN BARANG Barang diterima melalui : …………………………………tgl…………………!9……………………… Jika melalui truk kita" tuli# nama $engemudi :……………………………………………………………… %ama $eru#a&aan $engirim :………………………………………………………………………………… 'lamat :…………………………………………………………………………………………………………
No Mobil Jml Bungku#/ Bi6i
No Segel dan
No Sua!
No Sua!
Kondisi Segel
Ode Pe"belian
Ode Pengii"an
,a7am Pem.ungku#
(i$erik#a )le& :
*kuran
Pen6ela#an lengka$ ttg .arang merk"mutu d#.
Tanda $ada $em.ungku#
2uantita#
(iterima )le& :
41 Ra"+/$!a"
Prosedur dalam menyiapkan dan mengirimkan dokumen pengiriman barang sbb1
2ondi#i $ada #aat diterima
•
#gian gudang menerima tembusan order penjualan dan tiket pengambilan barang, bagian gudang akan menghitung barang dan membandingkan hasil perhitungan "isik dengan kuantitas yang tertulis dalam tiket pengambilan b arang
•
Petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari gudang
•
Data masuk krbagian pengolahan data
•
#agian pengiriman menerima surat muat dan mendistribusikannya
Pengolahan dat menetak dua jenis dokumen yakni1 *. kesanggupan memenuhi pesanan adalah semaam pemberitahuan kepada pelanggan baha perusahaan bisa memenuhi pesanan bersangkutan sesuai dengan kondisi yang ada. 2. 3rder penjualan adalah dokumen untukmemberikan perintah kepada gudang dan bagian pengiriman untuk mengeluarkan barang yang dipesan pelanggan dari gudang ke bagian pengiriman untuk dikemas dan akhirnya dikirimkan ke pelanggan.
3rder penjualan yang dikirim ke bagian gudang ditindak lanjuti oleh para petugas gudang dengan jalan mengeluarkan barang untuk dikirim ke bagian pengiriman.
D1 T$+a
*. $akukan observasi
kesalah satu perusahaan untuk mengidenti"ikasi
apakah perusahaan tersebut mempunyai dokumen laporan pengiriman barang. 2. Dapatkan bukti yang terkait. %. (pabila terdapat perbedaan dalam proses penatatan, diskusikan dengan temanteman. 4. Kon"irmasikan hasil diskusi tersebut dengan "asilitator. E1 T* F%!a', 3
*. #uat bagan alur aktivitas pengiriman barang.
2. 9elaskan prosedur pengiriman barang.
KEGIATAN BELAJAR 9 MENGELOLA ADMINISTRASI GUDANG MELAKUKAN PEMERIKSAAN ATAS BARANG ?ANG DATANG
A1 T$$a" K*+'aa" P*!*aa%a"1
Peserta diklat mampu 1 *. Teliti dan ermat melakukan pemeriksaan atas barang yang datang. 2. !enguraikan prosedur pemeriksaan barang yang datang. %. !enetukan jumlah barang yang sesuai spesi"ikasi.
B1 U%a'a" Ma*%'1
8ntuk memperkuat sistem pengendalian persediaan, perusahaan pada umumnya melakukan penghitungan "isik persediaan seara periodik. Tujuannya adalah untuk menookkan jumlah "isik persediaan dengan atatan perpetual yang diselenggarakan pada buku persediaan. 7asil penghitungan persediaan itu akan menjadi bahan koreksi atatan pada buku persediaan, memisahkan unsur biaya dan aktiva yang terkadang terampur dalam nilai persediaan berikut dengan akun terkait, dan penilaian e"ekti"itas sistem pengendalian persediaan itu sendiri. Pengendalian intern yang baik mensyaratkan agar penghitungan persediaan dapat dilakukan minimal sekali setahun. :amun demikian hasil penghitungan persediaan tidak dapat menggantikan angka yang teratat di buku persediaan, melainkan hanya sebagai pelengkap untuk mengeek keermatan serta untuk mengoreksi perbedaan yang ada. Perbedaan yang mungkin timbul antara hasil penghitungan "isik persediaan dan atatan persediaan antara lain bisa disebabkan oleh kerusakan, aus atau susut barang serta kesalahan dalam penatatan. elain untuk mengoreksi kesalahan atatan persediaan, penghitungan persediaan juga diperlukan karena dipersyaratkan dalam audit yang dilakukan auditor independen. Dalam melakukan pemeriksaan, auditor independen atau akilnya sedapat mungkin ikut hadir dalam pemeriksaan "isik persediaan. &rekuensi pernghitungan persediaan sangat tergantung pada jenis bisnis yang dilakukan perusahaan, tingkat internal hek yang terjalin dalam perusahaan, serta kebijakan manajemen mengenai "rekuensi laporan yang dibuat. Penghitungan persediaan bisa saja dilakukan tahunan, semesteran, triulan, bulanan, dua mingguan atau bahkan seminggu sekali. Penghitungan dengan "rekuensi yang lebih tinggi bisa
dilakukan sebagian demi sebagian atau departemen demi departemen. edangkan penghitungan untuk keseluruhan perusahaan dapat dilakukan dengan "rekuensi yang lebih rendah. Penghitungan "isik persediaan bisa saja dilakukan setiap hari yaitu manakala barang persediaan yang dihitung itu bernilai sangat tinggi. Karena penghitungan "isik persediaan pasti akan mengganggu jalannya kegiatan operaional perusahaan, maka pelaksanaannyasebaiknya dilakukan ketika kegiatan perusahaan
dan
jumlah
persediaan
tengah
menurun.
9ika
perusahaan
menyelenggarakan sistem perpetual dengan baik, saat penghitungan persediaan tidak perlu sama dengan tanggal penutupan buku. Pelaksaan pada akhir tahun memang lebih baik, karena memperkeil kemungkinan terjadinya perbedaan antara atatan persediaan dan "isik persediaan. Tetapi perlu pula diingat baha pada akhir tahun, produksi biasanya tidak berjalan dan karyaan libur tahun baru, sehingga penghitungan lebih aal dianggap lebih praktis. Dilain pihak, jika perusahaan tidak menerapkan sistem perpetual melainkan menggunakan sistem periodik, maka penghitungan persediaan dapat mungkin harus dilakukan pada akhir tahun buku. ebelum
penghitungan dilakukan,
perlu
dilakukan
beberapa
persiapan
pendahuluan. #iasanya perusahaan membentuk semaam tim khusus yang benar benar menguasai tehnik penghitungan barang. #arangbarang yang akan dihitung sebaiknya dipersiapkan dan disusun rapi dan lengkap sebelum dihitung. ebagai alat kontrol harus digunakan "ormulir penghitungan. $ihat peraga *'.*05 yang baik. #entuk "ormulir penghitungan persediaan itu harus dikoordinasikan dengan pihak penatatan harga sehingga penghitungan bisa dilaksanakan lebih e"isien. &ormulir penghitungan bisa dibuat satu jenis saja yang dapat digunakan untuk menatat hasil penghitungann kuantitas maupun untuk menatat harga. :amun demikian "ormulir juga bisa dibuat beberapa jenis, yaitu untuk menatat hasil penghitungan "isik, untuk menatat akumulasi in"ormasi yang terantum pada "ormulir hasil penghitungan "isik, dan
untuk menatat harga dan ikhtisar total
persediaan. )ontoh 1 &ormulir Penghitungan &isik Persediaan. +ambar *'.*0
:omor 1 *=' SELESAI DIHITUNG
:omor 1 *=' HASIL PERHITUNGAN KE DUA :o. Kode barang 1 >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>.. 8raian barang 1 >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>.. $okasi 1 >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>.. 9ml #arang kuantitas 1 >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>.. atuan 1 >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>.. Dihitung 3leh 1 >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>.. :omor 1 *=' HASIL PERHITUNGAN PERTAMA 9umlah #arang 1 Kuantitas 1 >>>>>>>>>>>>. atuan 1 >>>>>>>>>>>>.
Dihitung 3leh 1 >>>>>>>>>>>>>>>>>..
Penghitungan dilakukan oleh tim yang menghitung, menimbang, mengukur atau mengestimasi jumlah berbagai kelompok persediaan di berbagai departemen, serta menatat hasilnya. #eberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses penghitungan antara lain adalah sebagai berikut 1 *5. Pemilihan anggota tim. (nggota tim terdiri dari petugas bukan pengelola persediaan disertai dengan petugas pengelola persediaan.
%5. Tugas penghitung. Perhitungan tidak boleh dilakukan oleh petugas pengelola persediaan seluruhnya, melainkan harus dilakukan oleh dua pihak, dimana salah satu pihak adalah petugas bukan pengelolaan persediaan. Perbedaan itu diperlukan agar teripta mekanisme saling uji antara kedua belah pihak. 45.
#arang berkualitas rendah. 9ika dalam perhitungan itu ditemukan barangbarang yang berkualitas rendah atau rusak, hyendaknya barangbarang tersebut dipisahkan dan dilaporkan seara terpisah pula untuk memperoleh keputusan lebih lanjut oleh manajemen.
5.
Pergerakan barang. elama proses perhitungan setiap pergerakan barang baik masuk maupun keluar lingkungan perhitungan dapat di ijinkan sepanjang memang benarbenar diperlukan, dan pergerakan itu harus diatat dalam suatu "ormulir khusus. 9ika selama proses perhitungan persediaan ternyata aktivitas pabrik tidak dapat dihentikan, pergerakan barang harus benarbenar diaasi sehingga kemungkinan terjadinya perhitungan dua kali atau luputnya barang dari perhitungan didua lokasi dapat di hidarkan.
'5.
Penyusunan barang. #arang hendaknya ditumpuk dengan rapi sehingga memudahkan perhitungan. #arang barang titipan dan konsinyasi, barang rusak, barang usang, serta barang lain yang tidak termasuk dalam persediaan harus diberi tanda dengan jelas.
=5.
Tim penghitung persediaan dibagi menjadi dua kelompok masing ?masing kelompok terdiri dari persediaan dan petugas bukan petugas persediaan. 8ntuk memudahkan penatatan hasil perhitungan dan memperkuat pengendaliaan intern, perhitungan persediaan dilakukan dengan menggunakan alat bantu "ormulir perhitungan yang disesuaikan dengan ara kerja tim. Peraga *'*05 memberikan ontoh mengenai "ormulir tersebut. &ormulir itu dibagi menjadi tiga bagian yaitu 1 a.
#agian
pertama atau bagian baah "ormulir, memuat data hasil
perhitungan yang dilakukan kelompok pertama. b. #agian kedua, yaitu bagian tengah "ormulir, memuat data hasil perhitungan kelompok kedua.
. #agian ketiga yaitu bagian atas "ormulir, apabila perhitungan telah selesai akan
ditinggalkan pada barang dan akan ber"ungsi sebagi tanda baha
barang yang bersangkutan telah selesai dihitung, dan tertulis diatasnya kata kata $(6 D676T8:+.
41 %a"+/$!a"
etelah melakukan P3 Purhase 3rder 5 dari gudang untuk memenuhi stok digudang maka bagian gudang tinggal menunggu barang yang datang. 8ntuk memperkuat sistem pengendalian persediaan, perusahaan pada umunya melakukan perhitungan "isik persediaan seara periodik. Pengendalian intern yang baik mensyaratkan agar perhitungan persediaan digudang dilakukan minimal sekali dalam satu tahun. elain itu perhitungan persediaan juga diperlukan karena dipersyaratkan dalam audit yang dilakukan auditor independen. &ormulir perhitungan "ungsinya 1 *. menatat hasil perhitnungan "isik. 2. menatat akumulasi in"ormasi.%. !enatat harga dan ikhtisar persediaan.
D1 T$+a
*. 8raikan prosedur pemeriksaan barang yang datang @ 2. !asukan pada "ormulir atau blanko yang terkait di dalamnya A
E1 T* F%!a',
*. Kapan persediaan yang ada digudang perlu diisi kembali @ 2. (pa "ungsi "ormulir perhitungan "isik persediaan @ %. ebutkan "rekensi dalam perhitungan persediaan @
KEGIATAN BELAJAR PENGELOLAAN ADMINISTRASI GUDANG
MEMUAT LAPORAN GUDANG A1 T$$a" K*+'aa" P*!*aa%a"
*. !embuat laporan gudang dengan benar dan teliti 2. !enguraikan prosedur pengiriman barang %. !enguraikan prosedur penerimaan barang 4. !eringkas data barang . !embuat laporan barang
B1 U%a'a" Ma*%'
etelah kita membuat laporan gudang dengan baik dan teliti, menguraikan prosedur pengiriman barang dan penerimaan barang serta meringkas barang, maka langkah terakhir adalah membuat laporan gudang, seperti terantum, dalam alur bagan sbb1
urat Perintah pengiriman #arang Ditempel pada Pembungkus #arang
Dimintakan tanda tangan dari pembeli
!engirim #arang
Keterangan 1
Kartu +udang
etelah menerima order penjualan dibagian pesanan penjualan dengan rangkap %, maka bagian gudang akan mendistribusikan lembaranlembaran tersebut pada 1 *. Dokumen pertama surat perintah pengiriman barang sebagai dokumen untuk mengirim barang dan diatat dalam kartu gudang. 2. Dokumen kedua, dimintakan tanda tangan dari pembeli . %. Dokumen ketiga ditempel pada pembungkus barang.
)ontoh "ormulir kartu persediaan barang.
KARTU PERSEDIAAN %ama Barang : ………………… S$e#iika#i
2ode Barang
Titik Peme#anan
Satuan
Pe"belian T g l
S ) % P o
Jml di$ean
E)
3udang
%o Lantai
%o Loka#i
Penei"aan Jml
Si#a
diter
Pe#an
ima
an
2u Tgl
%o LPB
'n Ti
,inimum
Pe"a$aian
rg Stn
%o +ekening
Jml rg
Tgl
ta##
%o
2u
BPP
anti
B3
ta#
Saldo
rg
Jml
Stn
rg
2 u a n t i t a #
Ket.1 Kartu / &ormulir persediaan ini dipergunkan untuk menaat kuantitas barang yan masih ada di gudang
41 T$+a
*. 8raikan prosedur pembuatan $aporan +udang D1 T* F%!a',
*. +ambarkan alur / bagan mengenai $aporan +udang
,ak#imum
rg Stn
Jm l r g
BPPBG
M*"+/a' /$a"'a a%a"+ #a.a
Ka%$ +$.a"+ BPPBG
N
3
B*%a!aa" .*"+a" #*"8*%aa" a%a"+
#entuk $aporan Penerimaan #arang, dapat dilihat di baah ini 1 2
PT B*%T'+' JL ,elati %o!Yogyakarta
%omor :………… Tgl :…………
LAPORAN PENERIMAAN BARANG Tela& diterima .arang.arang #e$erti ter#e.ut di .awa& ini : %o
Jeni# Barang
2uantita#
2eterangan
Yang menerima
0
1
KARTU GUDANG %o 2)(E
:……………………………………3*('%3 :………………………………
%',' B'+'%3 : …………………………………… L)2'S SPES52'S
: …………………,%,*,…………,'2S,*,………S'T*'%……
DITERIMA T3L
%o B*2T
: ……………………………
2*'%TT'S
DIPAKAI T3L
%o B*2T
2*'%TT'S
SISA 2*'%TT'S
2ETE+'%3'%
PT Ekonomi Jln 'ngka#a -;
Yogyakarta
%omor LPB
!-<;4
LAPORAN PENGIRIMAN BARANG Tanggal
%o Surat )rder Pem.elian
Tanggal S)P
Satuan
2uantita#
2e$ada Yt& :………………
(ikirim 2e :………………
%o *rut
%ama Barang
S$e#iika#i Barang
Surat )rder Pengiriman Saudara %omor Tanggal
Bagian Pengiriman
BAB III E V A L U A SI
)ontoh oal %1 Pesanan penjualan1 #erikut ini adalah pesanan barang dari PT. :8+-(7( antara lain1 N Na!a Ba%a"+ K$a"'a Ha%+a P*% U"' J$!a * Kertas &) 0 4.000 2.20.000 2 Disket PhoniB 7D %0 *.000 %=.000 % Kertas Kontinues 2 C0.000 2.20.000 Diminta1 *. Dari data tersebut diatas masukan dalam order penjualan dan laporan pengiriman barang. 2. Distribusikan sesuai dengan alurnyaA
9aaban1 *5. *2%4
3rder Penjualan PT. #6:( )6T-( 9ln. Papandayan :o. %*0 emarang ? 9ateng
Dijual Kepada1 PT.:8+-(7( 9l. (mpera #arat no. = = Tasikmalaya ? 9abar
Dikirim Ke1 PT.:8+-(7( 9l. (mpera #arat :o. Tasikmalaya ? 9abar
Ta"++a
N1 O%.*% P*a"++a
P*$+a P*"$aa"
2@6-09 K$a"'a .'#*a"
6<= K$a"'a K$a"'a .'/'%'! Ba&/ %.*%
A"'
0 boB %0 boB 2 boB
0 boB %0 boB 2 boB
boB
K.* a%a"+
Na!a a%a"+
=** 22* =**
Kertas &) Disket PhoniB Kertas Kontinues
Terima kasih
PT1BINA 4ITRA 9ln. Papandayan :o. %*0 emarang ? 9ateng LAPORAN PENGIRIMAN BARANG
I"%$/' P*"+'%'!a" A"+/$a" Da%a Ha%+a Ta P*% $"' a%+a 4.000 *.000 C0.000
2.20.000 %=.000 2.20.000
N!% $P#
269
Ta"++a
N1 S$%a %.*% #*"$aa"
Ta"++a SOP
Kepada ?1 PT1NUGRAHA 9l. (mpera #arat :o. = Tasikmalaya ? 9abar Dikirim1 K* : PT1NUGRAHA 9l. (mpera #arat :o. = Tasikmalaya 9abar N1 U%$ * 2 %
Na!a Ba%a"+
Kertas &) Disket PhoniB 7D Kertas Kontinues
urat 3rder Pengiriman audara :omor 1 2.
S#*'#'/a'
Putih, (4, 0 gram (4, =0 gram
Sa$a"
K$a"'a
4.000 0 boB *.000 %0 boB C0.000 2 boB #agian Pengiriman
Tanggal 1
#agian gudang menerima order penjualan rangkap %, lalu didistribusikan sebagai berikut1 $embar * 1 dikirimkan ke bagian akuntansi dan diatat dalam kartu gudang o $ember 2 1 dikirimkan ke bagian pengiriman bersamaan dengan penyerahan o barangnya $embar % 1 dijadikan arsip permanen dibagian gudang menurut nomor. o
oal 1
PT. !$(T6 yang beralamat 9l. ultan (gung :o. % emarang yang bergerak dalam bidang usaha mebel, menjual barangbarang kepada T3K3 !(K!8- 9l. udirman :o. =0 9akarta. #arangbarang dikirim ke gudang yang beralamatkan di 9ln. udirman :o. = 9akarta. Pada tanggal * 9uni200 dengan order pelanggan :o. *2%42*. (dapun barang barang yang dipesan sebagai berikut1
N1
* 2 % 4
K.* Ba%a"+ D 2 $T 2 KT 4 TT 2 !! '
Na!a Ba%a"+
o"a Doble $emari 2 pintu Kursi Tamu Tempat Tidur !eja !akan
K$a"'a
set = unit 2 set unit set
9umlah
Ha%+a P*% $"' %.000.000 2.00.000 2.000.000 *.'00.000 *.00.000
J$!a
*.000.000 *=.00.000 4.000.000 .000.000 C.000.000 %.00.000
Pada tanggal *0 9uni, dikembalikan kepada PT. !$(T6 di emarang 2 lemari 2 Pintu dengan harga E -p. 2.00.000,00
Dari data diatas diminta1 *. !asukan data tersebut kedalam "ormulir penjualan 2. #uat data laporan pengiriman barang %. Dari "ormulir tersebut, gambarkan bagan alur dan penjelasan tentang alur dengan gudang.
Kuni 9aaban1 ORDER PENJUALAN PT1 MELATI 9l. ultan (gung :o. %
!(-(:+ Dijual Kepada keF Toko !akmur 9l. udirman :o. =0 :o. = 9akarta Ta"++a
K$a"'a D'#*a"
Dikirimkan Toko !akmur 9l. udirman
9akarta
N1 O%.*% P*a"++a" 2392 K$a"'a D'/'%'!
K$a"'a Ba&/ O%.*%
P*$+a P*"$aa"
K.* Ba%a"+
Na!a Ba%a"+
o"a Doble $emari 2 pintu Kursi Tamu Tempat Tidur !eja !akan
set = unit
set = unit
2 unit
D 2 $T 2
2 set unit
2 set unit
KT 4 TT 2
set
set
!! '
Terima Kasih
PT1MELATI 9ln. ultan (gung :o. % emarang ? 9ateng LAPORAN PENGIRIMAN BARANG
I"%$/' P*"+'%'!a"
Ha%+a P*% U"'
Ta Ha%+a
%.000.000 2.00.000
*.000.000 *=.00.000
2.000.000 *.'00.000
4.000.000 .000.000
*.00.000
C.000.000
N!% $P#
269
Ta"++a
N1 S$%a %.*% #*"$aa"
Ta"++a SOP
Kepada ?1 TOKO MAKMUR 9l. udirman :o. =0 9akarta Dikirim1 K* : TOKO MAKMUR 9l. udirman :o. = 9akarta N1 U%$ * 2 % 4
Na!a Ba%a"+
o"a Doble $emari 2 pintu Kursi Tamu Tempat Tidur !eja !akan
urat 3rder Pengiriman audara :omor 1
%. +ambar (lur #agian +udang
S#*'#'/a'
Sa$a"
D 2 $T 2 KT 4 TT 2 !! '
et 8nit et 8nit et
K$a"'a
= 2
#agian Pengiriman Tanggal 1
BPPBG
M*"+/a' /$a"'a a%a"+ #a.a
Ka%$ +$.a"+ BPPBG
N
3
B*%a!aa" .*"+a" #*"8*%aa" a%a"+
2
2. #agian gudang menerima order penjualan rangkap %, lalu didistribusikan sebagai berikut1 o
$embar * 1 dikirimkan ke bagian akuntansi dan diatat dalam kartu gudang
o
$ember 2 1 dikirimkan ke bagian pengiriman bersamaan dengan penyerahan barangnya
o
$embar % 1 dijadikan arsip permanen dibagian gudang menurut nomor.
BAB
IV
PENUTUP
etelah peserta diklat mempelajari modul ini diharapkan dapat menapai tujuan akhir dari materi Pengelolaan (dministrasi +udang yang telah diuraikan pada modul ini. Peserta diklat diharapkan kompeten dalam Pengelolaan (dministrasi +udang sehingga bagi sisa yang dinyatakan kompeten akan memperoleh serti"ikasi kompetensi dari pihak penguji dan dapat melanjutkan modul berikutnya atau sub kompetensi selanjutnya.
Tiem Penyusun
D AF TA R P US T AK A
*. Proyek Pengembangan Pendidikan (kuntansi Depdikbud, istem (kuntansi, *CC0/*CC*. 2. !odul (kuntansi, 200. %. Krismiadji, istem 6n"ormasi (kuntansi.