2015 PENGANTAR MANAJEMEN
David Indra Gunawan Akuntansi A 2015 7211415003
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat hidayah dan inayahNYA, penulis dapat menyelesaikan modul yang berjudul “Pengantar Manajemen” ini tanpa halangan yang berarti. Modul ini merupakan suatu ringkasan mata kuliah pengantar manajemen, adapun tujuan penggunaan modul ini adalah untuk mempermudah mahasiswa (khususnya mahasiswa baru) dalam mempelajari mata kuliah pengantar manajemen. Ada beberapa bab yang akan dibahas dalam modul ini mulai dari dasar-dasar manajemen hingga pembahasan mengenai pelaksanaan manajemen dalam dunia usaha. Dalam penyusunan modul ini tentu tidak terlepas dari adanya halangan dan rintangan, maka penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada: 1. Ibu Nina OktariA, S.Pd. M.Pd. dan Ibu Hana Neti Purasani, S.Pd. M.Pd selaku dosen pengantar manajemen yang telah membimbing selama proses pembelajaran pengantar manajemen di dalam kelas 2. Orang tua yang telah mendukung proses perkuliahan baik materi maupun nonmateri sehingga proses perkuliahan berjalan tanpa halangan 3. Teman yang telah membantu dalam penyusunan modul sehingga modul ini dapat diselesaikan dengan baik Penulis berharap modul ini dapat mempermudah mahasiswa dalam mempelajari mata kuliah pengantar manajemen, tentunya modul ini masih jauh dari kesempurnaan maka kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan. Semarang, 8 Desember 2015
Penulis i
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL................................................................................................................ i KATA PENGANTAR ........................................................................................................... ii BAB 1 Pengertian Manajemen dan Manajer serta Evolusi Teori Manajemen. .................... 1 BAB 2 Menganalisis Kekuatan Lingkungan, Globalisasi dan Manajemen serta Tanggung Jawab Sosial dan Etika Manajemen ....................................................................... 10 BAB 3 Fundamental (Dasar-Dasar) Perencanaan ............................................................... 21 BAB 4 Pembuatan Keputusan Manajerial .......................................................................... 29 BAB 5 Dasar-Dasar Pengorganisasian ............................................................................... 40 BAB 6 Desain Pekerjaan dalam Manajemen ..................................................................... 53 BAB 7 Manajemen Sumber Daya Manusia serta Mengelola Perubahan Organisasi dan Inovasi .................................................................................................................... 60 BAB 8 Dasar-Dasar Kepemimpinan .................................................................................. 78 BAB 9 Motivasi Kerja dalam Manajemen .......................................................................... 86 BAB 10 Komunikasi dan Ketrampilan Interpersonal ........................................................... 93 BAB 11 Tim dan Teamwork ............................................................................................... 105 BAB 12 Prinsip-Prinsip Pengendalian ................................................................................ 115 BAB 13 Sistem Informasi dalam Pengendalian ................................................................. 121 BAB 14 Manajemen Operasi dan Jasa. .............................................................................. 127
ii
1
BAB 1 PENGERTIAN MANAJEMEN, MANAJER DAN EVOLUSI TEORI MANAJEMEN A. Pengertian Manajemen Seperti ilmu-ilmu yang lain manajemen sulit didefinisikan, adapun pengertian yang ada hanya pengertian dari para ahli manajemen. Dalam kenyataannya tidak ada pengertian manajemen yang dapat diterima secara umum di masyarakat. Berikut ini diuraikan pengerian manajemen dari para ahli: 1. Marry Parker Follet Manajemen merupakan seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Pengertian ini memberikan penjelasan bahwa manajemen dapat dilaksanakan dengan adanya campur tangan orang lain, tanpa bantuan orang lain manajemen sulit untuk dilaksanakan. 2. Stoner Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. 3. George R. Terry Manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja yang melibatkan bimbingan atau
pengarahan
suatu
kelompok
orang-orang
ke
arah
tujuan-tujuan
organisasional maksud yang nyata. 4. Hilman Manajemen ialah sebuah fungsi yang bertujuan untuk mendapatkan sesuatu dengan kegiatan orang lain & mengawasi berbagai usaha individu agar mencapai
tujuan yang sama. Manajemen merupakan kolektivitas dari berbagai orang yang melakukan suatu aktivitas manajemen. Jadi bisa dikatakan, bahwa beberapa orang yang sedang melakukan suatu aktivitas manajemen dalam suatu organisasi tertentu disebut manajemen. Dari pengertian beberapa ahli di atas kita dapat menyimpulkan bahwa manajemen merupakan suatu proses yang terdiri dari empat unsur pokok yaitu: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan yang dilakukan kepada orangorang dan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Seperti yang telah disebutkan diatas bahwa dalam manajemen ada 4 unsur pokok yaitu: 1. Perencanaan (Planning) Para manajer memikirkan perencanaan-perncanaan terlebih dahulu sebelum melaksanakan suatu kegiatan. Tentunya perencanaan ini adalah hasil pemikiran yang mendalam dan bukan merupakan suatu firasat tertentu. 2. Pengorganisasian (Organizing) Orang-orang, sumber daya dan hal lain yang ada dalam suatu perusahaan harus diorganisasikan sedemikian rupa sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. 3. Pengarahan (Actuating) Manajer tidak dapat mencapai tujuan dengan usaha yang dilakukan oleh seorang diri akan tetapi manajer membutuhkan orang lain dalam artian tenaga kerja dalam mencapai tujuan. Tujuan akan tercapai apabila ada pengarahan dari manajer, pengarahan ini berguna sebagai panduan dasar bagi para tenaga kerja dalam melaksanakan tugasnya dalam rangka pencapaian tujuan.
2
4. Pengawasan (Controlling) Suatu usaha membutuhkan pengawasan dari manajer, pengawasan ini bertujuan untuk membatasi kegiatan/tindakan yang menyimpang dari tujuan perusahaan. Bila ada satu unsur yang menyimpang manajer harus membetulkannya. B. Konsep Dasar Manajemen 1. Manajemen sebagai ilmu Dalam Ilmu Pengetahuan (science) manajemen selalu berusaha secara sistematis agar dapat memahami bagaimana dan mengapa manusia harus bekerja bersama agar dapat mencapai tujuan & membuat sebuah sistem kerjasama ini bisa bermanfaat bagi kepentingan kemanusiaan. 2. Manajemen sebagai seni Manajemen merupakan sebuah seni untuk tercapainya suatu hasil yang optimal dengan usaha yang standar, dan juga agar tercapainya sebuah kebahagiaan dan kesejahteraan yang optimal bagi sebuah pemimpin maupun pekerja serta mampu memberikan layanan yang sangat baik bagi masyarakat. 3. Manajemen sebagai profesi Ialah suatu bidang pekerjaan atau kegiatan yang dikerjakan oleh banyak orang yang mempunyai keterampilan dan keahlian sebagai pemimpin, manajer atau leader pada sebuah perusahaan atau organisasi tertentu. 4. Manajemen sebagai proses Manajemen merupakan sebuah proses khas yang terdiri dari sebuah tindakan yang direncanakan, diorganisasikan, dilaksanakan dan dikendalikan dimana pada masing-masing bidang tersebut menggunakan ilmu pengetahuan dan skill yang
3
diikuti secara urut dalam usaha untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditentukan C. Pengertian Manajer Manajer berarti setiap orang yaang mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya. Manajer ini sebagai pusat dari unsur-unsur manajemen yang telah dijelaskan. Manajemen dapat ditemukan di semua organisasi manusia begitu juga dengan manajer, manajer ada di berbagai organisasi dengan peran utama memimpin dan menggerakan unsur-unsur manajemen agar tujuan erusahaan/organisasi tercapai. Dalam suatu organisasi terdapat tiga tingkatan manajemen antra lain sebagai berikut: 1. Manajemen lini-pertama. Tingkatan paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga operasional. Para manajer yang menduduki posisi ini biasanya disebut kepala, mandor, penyelia (supervisor). Contoh: mandor dalam suatu pabrik, kepala seksi yang membawahi tenaga pengetik dan pembukuan 2. Manajer menengah. Manajemen menegah dapat membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya dan terkadang juga berperan sebagai karyawan operasional. Pada kenyataannya manajer yang berada pada posisi ini disebut sebagai manajer departemen, kepala pengawas, dan sebagainnya. Contoh: kepala bagian yang membawahi beberapa kepala seksi, kepala sub divisi yang membawahi beberapa bagian. 3. Manajemen puncak. Tingkat manajemen tertinggi dalam suatu organisasi. Manajer yang berada pada posisi ini bertanggung jawab atas keseluruhan
4
manajemen organisasi. Sebutan untuk manajer pada posisi ini yaitu: direktur, presiden, kepala devisi, dan sebagainnya. Apa yang dikerjakan manajer? Manajer mmbuat rencana, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengawasi kegiatan-kegiatan orgaisasi. Fungsi-fungsi ini dilakukan dalam bbentuk kegiatan-kegiatan organisasi yang saling tegantung, saling berinteraksi, dan saling berhubungan dari penetapn tujuan sampai pengawasan. Berikut ini beberapa kegiatan manajer: a) Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain b) Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan menetapkan prioritas-prioritas c) Manajer bertanggung jawab dan memepertanggungjawabkan d) Manajer harus berpiir analitis dan konsepsual e) Manajer adalah seorang mediator f) Manajer adalah seorang politisi g) Manajer adalah seorang diplomat h) Manajer mengambil keputusan-keputusan sulit\ Agar semua kegiatan tersebut dapat dilaksanakan dengan baik, seorang manajer perlu memiliki keterampilan-keterampilan manajerial antara lain :
Manajemen puncak Manajemen puncak Manajemen menengah Manajemen menengah
Tingkatan manajemen Tingkatan manajemen
Manajemen lini (pertama) Manajemen lini (pertama)
5
1. Keterampilan konsepsual (Consepsual Skills) Kemampuan mental untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi. Ini mncakup kemampuan manajer untuk melihat organisasi sebagai suatu keseluruhan dan memahami bagian-bagian organisasi yang saling bergantung serta mendapatkan, menganalisa dan mengintrepetasikan informasi yang diterima dari bermacam-macam sumber. 2. Keterampilan kemanusiaan (Human Skills) Kemampuan untuk bekerj dengan memahami dan memotivasi orang laain baik sebagai individu maupun kelompok. Manajer membutuhkan keterampilan ini agar dapat memperoleh partisipasi dan mengarahkan kelompoknya dalam pencapaian tujuan 3. Keterampilan administratif (administratve Skills) Seluruh
keterampilan
yang
berhubungan
denagn
perencanaan,
pengorganisasian, penyusunan kepegawaian dan pengawasan. Keterampialn ini mencakup kemampuan untuk mengikuti kebijaksanaan dan prosedur, mengelola dengan anggaran terbatas dan sebagainya. Manajer melaksanakan keputusan-keputusan melalui penggunaan keterampilan administratif 4. Keterampilan teknik (Technical Skills) Kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan, prosedur-prosedur, atau suatu teknik dari suatu bidang tertentu seperti akuntansi, produksi, penjualan permesinan dan sebagainnya. Kemampuan mana yang lebih penting? Kemampuan yang paling penting untuk dimiliki seorang manajer tergantung pada posisi manajer tersebut, apakah berada pada posisi manajemen lini pertama, menegah atau puncak.
6
Manajer lini pertama lebih cenderung menggunakan keterampilan teknik karena fungsinya yang berhubungan langsung dengan proses pengorganisasian organisasi. Mengapa manajer lini pertama tidak cenderung menggunakan keterampilan konsepsual? Jawabannya adalah bahwa keterampilan konsepsual lebih tepat digunakan oleh manajer yang berada pada posisi manajemen puncak, karena tugas manajer puncak meliputi pengambilan-pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. D. Perkembangan Toeri Manajemen Dalam modul ini akan dibahas tiga aliran pemikiran manajemen yaitu: aliran klasik (yang dibagi menjadi aliran manajemen ilmiah dan aliran manajemen teori organisasi klasik), aliran hubungan manusiawi (aliran neoklasik) dan aliran manajemen modern. 1. Teori manajemen klasik a) Perkembangan awal teori manajemen Robert Owen pada permulaan tahun 1800-an menekankan pentingnya unsur manusia dalam produksi. Dia mengemukakan bahwa melalui perbaikan kondisi karyawanlah yang akan menaikkan produksi dan keuntungan serta investasi yang paling menguntungkan adalah karyawan. Charles Babbage (1792-1871) mencurahkan waktunya untuk membuat operasi-operasi pabrik menjadi lebih efisien. Dia prcaya bahwa aplikasi-aplikasi prinsip ilmiah dalam proses kerja akan meningkatkan produktifitas dan menurunkan biaya. b) Manajemen ilmiah Frederick W. Taylor (1856-1915) mengembangkan manajemen ilmiah pertama kali sekitar tahun 1900-an. Dia mengartikan manajemen ilmiah sebagai penerapan metode ilmiah pada studi, analisa dan pemecahan masalah-masalaah
7
organisasi, manajemen ilmiah adalah seperangkat mekanisme-mekanisme atau teknik-teknik untuk meningkatkan efisiensi kerja organisasi. c) Teori organisai klasik Henri Fayol (1841-1925) dalam teori administrasinya Fayol merinci manajemen menjadi lima unsur yaitu perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian dan pengawasan. Fayol membagi operasi-operasi perusahaan menjadi enam kegiatan, yang semuanya saling tergantung satu dengan yang lain. Kegiatan-kegiataan tersebut adalah: teknik; produksi dan manufacturing produk, komersial; pembelian bahan baku dan penjualan produk, keuangan; perolehan dan penggunaan modal, keamanan; perlindungan karyawan dan kekayaan, akuntansi; pelaporan dan pencatatan biaya, laba dan utang, pembuata neraca dan pengumpulan data statistik. 2. Aliran hubungan manusiawi Aliran ini muncul karena ketidakpuasan atas apa yang dikemukakan mengenai pendekatan klasik karena pendekatan klasik tidak sepenuhnya menghasilkan efisiensi produksi dan keharmonisan kerja. Para manajer masih menghadapi kesulitan-kesulitan karena karyawan tidak selalu mengikuti pola-pola perilaku yang rasional. Sehingga pembahasan “sisi perilaku manusia” dalam organisasi menjadi penting. Hugo
Munsterbeg
menguraikan
penerapan
(1863-1916)
sebagai
pencetus
psikologi
peralataan-peralatan
psikologi
untuk
industri
membantu
pencapaian tujuan produktifitas. Dia menyarankan penggunan teknik-teknik teknologi eksperimen. Sebagai contoh berbagai metode tentang psikologi dapat digunakan untuk memilih karakteristik tertentu yang cocok dengan kebutuhan
8
suatu jabatan. Untuk mencapai peningkatan produktifitas dapat dilakukan melalui penemuan best possible person, penciptaan best possible work, penggunaan best possible effect untuk memotivasi karyawan. 3. Aliran manajemen modern Masa manajemen modern berkembang melalui dua jalur yang berbeda. Jalur pertama merupakan pengembangan dari aliran hubungan manusiawi yang dikenal sebagai perilaku organisasi, dan yang lain dibangun atas dasar manajemen ilmiah, dikenal sebagai aliran kuantitatif (operation search dan management science atau manajemen operasi. EVALUASI Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas ! 1. Jelaskan pengertian manajemen secara umum 2. Sebutkan unsur-unsur manajemen yang anda ketahui 3. Jelaskan pengertian manajemen sebagai ilmu 4. Jelaskan pengertian manajer menurut pendapat anda 5. Sebut dan jelaskan 3 keterampilan yang harus dimiliki seorang manajer
9
BAB 2 MENGANALISIS KEKUATAN LINGKUNGAN, GLOBALISASI DAN MANAJEMEN SERTA TANGGUNG JAWAB SOSIAL DAN ETIKA MANAJEMEN A. Pengertian Analisis Lingkungan, Lingkungan Global dan Globalisasi Analisis lingkungan merupakan proses pengawasan terhadap lingkungan yang ada di sekitar organisasi, dari analisis ini akan ditemukan peluang (opportunities) dan tantangan (threats) yang mempengaruhi kemampuan organisasi untuk mencapai tujuannya. Lingkungan global adalah faktor-faktor yang mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk melakukan bisnis global untuk menjual barang dan jasa guna mencapai tujuan perusahaan. Globalisasi dapat diartikan sebagai suatu pergeseran kegiatan ekonomi kearah yang lebih terintegrasi dan saling ketergantungan dalam dunia ekonomi. B. Faktor-Faktor Lingkungan Eksternal Lingkungan eksternal terdiri atas unsur-unsur di luar organisasi, yang mana lingkungan eksternal ini tak dapat dikendalikan dan mempengaruhi pembuatan keputusan oleh manajer. Dengan adanya faktor eksternaal organisasi mendapatkan masukan-masukan yang dibutuhkan seperti bahan baku, dana tenaga kerja dan energi dari lingkungan eksternal, mentransformasikan menjadi produk dan jasa, dan kemudian memberikan sebagai keluaran-keluaran kepada lingkungan eksternal 1. Lingkungan ekstern mikro Beberapa komponen penting dalam lingkungan eksternal mikro antara ain sebagai berikut:
10
a. Para pesaing (comeptitors) Memahami para pesaing merupakan hal yang penting daalam suatu perusahaan.
Dengan
pemahaman
akan
lingkungan
persaingan
yang
dihadapinya, organisasi dapat mengetahui posisi persaingannya, sehingga lebih mampu mengoptimalkan operasi-operasinya. Pemahaman arena, sifat persaingan serta kekuatan dan kelemahan para pesaing memungkinkan perusahaan dapat mempergunakan kekuatan bersaingnya lebih efektif dan efisien b. Langganan (customers) Langganan dan situasi pasar berpengaruh terhadap strategi, kebijaksanaan dan taktik-taktik pemasaran perusahaan. Analisa langganan ini berguna untuk mengantisipasi perubahan perilaku pasar atau langganan dan mengarahkan pengalokasian sumber dayanya sesuai kebutuhan dan keinginan langganan. c. Pasar tenagaa kerja Suatu organisasi membutuhkan para pekerja dengan berbagai macam keterampilan semakin berdiferensiasi keterampilan yang dimiliki semakin cepat pula pencapaian tujuan, maka dari itu diperlukan suatu cara untuk merekrut karyawan. Kemampuan menarik dan mempertahankan karyawan yang cakap merupakan kebutuhan prasyarat bagi perusahaan yang sukses. Ada tiga faktor yang berpengaruh terhadap pemenuhan kebutuhan karyawan perusahaan, yaitu : 1) Reputasi perusahaan di mata angkatan kerja 2) Tingkat pertumbuhan angkatan kerja 3) Tersedianya tenaga kerja sesuai persyaratan yang dibutuhkan.
11
d. Lembaga-lembaga Keuangan Organisasi/perusahaan dalam usahanya bergantung pada lembaga keuangan dalam rangka peminjaman dana. Perusahaan akan meminjam sejumlah dana dari lembaga keuangan seperti bank-bank komersial, bank-bank instansi, dan perusahaan-perusahaan asuransi termasuk pasar modal, untuk membeli bahan baku, perlatan, menjaga dan memperluas kegiatan-kegiatannya. e. Para penyedia (suppliers) Setiap organisasi sangat tergantung pada sumber daya-sumber dayanya untuk memenuhi kebutuhan bahan baku (mentah), bahan pembantu, pelayanan, energi dan peralatan, yang digunakan untuk memproduksi keluaran. Oleh karena itu setiap organisasi tergantung pada penyedia bahan-bahan dan peralatan-peralatan diatas. f. Perwakilan-perwakilan pemerintah. Hubungan organisasi dengan perwakilan-perwakilan pemerintah berkembang semakin
kompleks.
Perwakilan-perwakilan
pemerintah
ini
biasanya
menetapkan peraturan-peraturan yang harus dipatuhi organisasi dalam operasinya, prosedur-prosedur perijinan, dan pembatasan-pembatasan lainnya untuk melindungi masyarakat. Di samping itu perwakilan-perwakilan pemerintah sering merupakan atau menjadi para penyedia dan kreditur besar bagi perusahaan. 2. Lingkungan ekstern makro a. Perkembangan teknologi Tingkat kemajuan teknologi memainkan peranan berarti dalam penentuan produk dan jasa yang akan diproduksi, peralatan yang akan digunakan, dan
12
bagaimana bermacam-macam operasi akan dikelola. Kemajuan teknologi dapt menjadi penyebab persaingan dalam industri-industri yang berbeda. Misalnya : 1. Pengembangan produksi jam digital elektronik telah menimbulkan persaingan baru bagi perusahaan-perusahaan jam mekanik tradisional; 2. Kemajuan industri mesin fotocopy menimbulkan kesukaran-kesukaran bagi perusahaan-perusahaan kertas karbon. Dengan demikian Manajer perlu senantiasa menaksir arah perkembangan teknologi dan memperkirakan pengaruhnya pada organisasi atau melakukan peramalan teknologi. b. Variabel-variabel ekonomi Manajer senantiasa perlu menganalisa dan mendiagnosa faktor-faktor ekonomi seperti kecenderungan inflasi atau deflasi harga barang-barang dan jasa-jasa, kebijaksanaan-kebijaksanaan moneter, devaluasi atau revaluasi, dan yang menyangkut tingkat bunga, kebijaksanaan-kebijaksanaan fiskal, keseimbangan neraca pembayaran, dan harga-harga yang ditetapkan oleh pesaing dan penyedia. Jadi, manajer-manajer perusahaan harus mencurahkan waktu dan sumber daya-sumber daya untuk melakukan peramalan ekonomi dan antisipasi perubahan-perubahan harga. c. Lingkungan sosial kebudayaan Lingkungan ini mencakup kepercayaan, nilai-nilai, sikap, pandangan serta pola kehidupan yang dibentuk oleh tradisi, pendidikan, kelompok ethnis, ekologi, demografis, geografis, serta agama dan kepercayaan dari sekelompok atau seluruh masyarakat tertentu. Manajer perlu menyadari dan mengantisipasi
13
perubahan-perubahan
iklim
sosial
dan
mengembangkan
cara-cara
mengembangkannya. d. Variabel-variabel poitik-hukum Manager tidak mungkin mengabaikan iklim politik, peraturan-peraturan pemerintah maupun konsekuensi-konsekuensi atau dampaknya terhadap pemerintah dalam pembuatan keputusan. Batasa-batasan yang ditetapkan pemerintah
bermaksud
melindungi
konsumen,
lingkungan,
ataupun
perusahaan, dan menghilangkan perlakuan tidak adil dalam pembayaran kepada karyawan dan sebagainya. Beberapa contoh adalah kebijaksanaankebijaksanaan pemerintah dalam bidang perdagangan, undang-undang antitrus, undang-undang perpajakan, upah minimum, undang-undang hak paten, dan lain-lain e. Dimensi internasional Kekuatan-kekuatan internasional ini berpengaruh melalui perkembangna poitik dunia, ketergantungan ekonomi, penularan nilai-nilai dan sikap hidup serta transfer teknologi. Lebih sempit lagi, kekuatan-kekuatan ini berwujud, misal ketergantungan suber daya import, keadaan resesi atau recovery perekonomian dunia, persaingan dengan perusahaan-perusahaan mitinational, perubahan pola kehidupan menjadi lebih materialistik dan individualistik, tingkat pertukaran mata uang asing dan sebagainya. Manager hendaknya mampu menganalisa dan mengantisipasi untuk kemudian meletakan dasar yang kuat dalam menghadapi perkembangan dunia internasional.
14
C. Tanggung Jawab Sosial Perusahaan Tanggung
Jawab
Sosial
Perusahaan
atau
Corporate
Social
Responsibility adalah bentuk kepedulian perusahaan terhadap lingkungan eksternal perusahaan melalui berbagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka penjagaan lingkungan, norma masyarakat, partisipasi pembangunan, serta berbagai bentuk tanggung jawab sosial lain. Sebagai bagian dari masyarakat, maka organisasi bisnis perlu memiliki tanggung jawab bahwa kegiatan yang dilakukannya membawa kearah perbaikan lingkungan masyarakat pada umumnya, dan bukan sebaliknya.Sebagai contoh, perusahaan yang membuang limbah sembarangan pada dasarnya kurang bertanggung jawab terhadap lingkungan masyarakat. Dengan demikian, sudah semestinya organisasi bisnis atau perusahaan perlu menyadari bahwa dirinya memiliki apa yang dinamakan tanggung jawab sosial.tanggung jawab social ini dapat berupa tanggung jawab kebersihan, dan kesehatan lingkungan, keadaan ekonomi masyarakat pada umumnya , partisipasi perusahhan dalam pembangunan lingkungan dan sebagainya. Terdapat dua pandangan tentang kepada siapa organisasi bertanggung jawab social, yaitu sebagai berikut : 1. Model pemegang saham (Shareholder) Pandangan tentang tanggung jawab social yang menyebutkan bahwa sasaran organisasi yang utama adalah memaksimalkan keuntungan bagi manfaat para pemegang saham. Lebih spesifik lagi, apabila keuntungan meningkat, maka nilai saham perusahaan yang dimiliki oleh pemegang saham akan meningkat juga. 2. Model pihak yang berkepentingan (Stakeholder)
15
Teori tentang tanggung jawab social perusahaan yang mengatakan bahwa tanggung jawab manajemen yang terpenting, kelangsungan hidup jangka panjang (bukan hanya memaksimalkan laba), dicapai dengan memuaskan keinginan berbagai pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan (bukan hanya pemegang saham). 3. Strategi pengelolaan tanggung jawab sosial perusahaan a. Strategi reaktif Kegiatan bisnis yang melakukan strategi reaktif dalam tanggung jawab sosial cenderung menolak atau menghindarkan diri dari tanggung jawab social. Contohnya,
perusahaan
tembakau
di
masa
lalu
cenderung
untuk
menghindarkan diri dari isu yang menghubungkan konsumsi rokok dengan peluang penyakit kanker. Akan tetapi, karena adanya peraturan pemerintah unuk mencantumkan bahaya rokok setiap iklan, maka hal tersebut dilakukan oleh perusahaan rokok b. Strategi defensif Strategi defensif dalam tanggung jawab sosial yang dilakukan oleh perusahaan terkait dengan penggunaan pendekatan legal atau jalur hukum untuk menghindarkan diri atau menolak tanggung jawab sosial .Perusahaan yang menghindarkan diri dari tanggung jawab limbah saja berargumen melalui pengacara yang disewanya untuk mempertahankan diri dari tuntutan hukum dengan berargumen bahwa tidak hanya perusahaannya saja yang membuang limbah ke sungai ketika lokasi perusahaan tersebut beroperasi, terdapat juga perusahaan lain yang beroperasi. c. Strategi Akomodatif
16
Strategi Akomidatif merupakan tanggung jawab sosial yang dijalankan perusahaan dikarenakan adanya tuntutan dari masyarakat dan lingkungan sekitar akan hal tersebut.Tindakan seperti ini terkait dengan strategi akomodatif dalam tanggung jawab sosial. contoh lainnya,perusahaan perusahaan besar pada era orde baru dituntut untuk memberikan pinjaman kredit lunak kepada para pengusaha kecil, bukan disebabkan karena adanya kesadaran perusahaan, akan tetapi sebagai langakah akomodatif yang diambil setelah pemerintah menuntut para korporat untuk lebih memperhatikan pengusaha kecil. d. Strategi proaktif Perusahaan memandang bahwa tanggung jawab sosial adalah bagian dari tanggung jawab untuk memuaskan stakeholders. Jika stakeholders terpuaskan, maka citra positif terhadap perusahaan akan terbangun. Dalam jangka panjang perusahaan akan diterima oleh masyarakat dan perusahaan tidak akan khawatir akan kehilangan pelanggan, justru akan berpotensi untuk menambah jumlah pelanggan akibat citra positif yang disandangnya. Langkah yang dapat diambil oleh perusahaan adalah dengan mengambil inisiatif dalam tanggung jawab sosial, misalnya dengan membuat khusus penanganan limbah, keterlibatan dalam setiap kegiatan sosial lingkungan masyarakat atau dengan membarikan pelatihan terhadap masyarakat di sekitar lingkungan masyarakat. D. Manfaat Tanggung Jawab Perusahaan 1. Manfaat bagi Perusahaan Kegiatan perusahaan dalam jangka panjang akan dianggap sebagai kontribusi positif di masyarakat. Selain membantu perekonomian masyarakat, perusahaan
17
juga akan dianggap bersama masyarakat membantu dalam mewujudkan keadaan lebih baik di masa yang akan datang. Akibatnya, perusahaan justru akan memperoleh tanggapan yang positif setiap kali menawarkan sesuatu kepada masyarakat. Perusahaan tidak saja dianggap sekedar menawarkan produk untuk dibeli masyarakat, tetapi juga dianggap menawarkan sesuatu yang membawa perbaikan masyarakat 2. Manfaat bagi masyarakat Selain dengan
kepentingan
masyarakat
terakomodasi,
hubungan
masyarakat
perusahaan akan lebih erat dalam situasi win-win solution. Artinya
terdapat kerjasama yang saling menguntungkan ke dua pihak. Hubungan bisnis tidak lagi dipahami sebagai hubungan antara pihak yang mengeksploitasi dan pihak yang tereksploitasi, tetapi hubungan kemitraan dalam membangun masyarakat lingkungan kebih baik. Tidak hanya di sektor perekonomian, tetapi juga dlam sektor sosial, pembangunan dan lain-lain. 3. Manfaat bagi pemerintah Memiliki partner dalam menjalankan misi sosial dari pemerintah dalam hal tanggung jawab sosial. Pemerintah pada akhirnya tidak hanya berfungsi sebagai wasit yang menetapkan aturan main dalam hubungan masyarakat dengan dunia bisnis, dan memberikan sanksi bagi pihak yang melanggarnya. Pemerintah sebagai pihak yang mendapat legtimasi untuk mengubah tatanan masyarakat agar ke arah yang lebih baikakan mendapatkan partner dalam mewujudkan tatanan
18
masyarakat tersebut. Sebagian tugas pemerintah dapat dilaksanakan oleh anggota masyarakat,dalam hal ini perusahaan atau organisasi bisnis. E. Etika manajemen Etika (ethic) adalah kode prinsip dan nilai moral yang membangun perilaku seseorang atau sebuah kelompok yang berhubungan dengan benar dan salah. Etika adalah penentu standar-standar dari mana yang baik atau buruk dalam tindakan atau keputusan. Perilaku manusia terbagi dalam tiga kategori, yaitu : 1. Wilayah hukum yang ada (standar hukum) Dimana nila-nilai dan standar-standar ditulis dalam sistem hukum dan diselenggarakan di pengadilan. Dalam area ini, pihak pembuat undang-undang membuat peraturan-peraturan yang harus dipatuhi semua orang dan perusahaaan dengan cara tertentu, seperti mendapatkan surat izin mengemudi atau membayar pajak perusahaan. 2. Wilayah etika (standar sosial) Wilayah ini tidak memiliki hukum yang spesifik, tetapi terdapat standar-standar tingkah laku berdasarkan prinsip dan nilai yang dipegang tentang tingkah laku moral yang menuntun individu atau sebuah perusahaan. 3. Wilayah pilihan bebas (standar pribadi) Banyak perusahaan dan individu bermasalah dengan pandangan yang disederhanakan bahwa pilihan-pilihan dibangun baik oleh hukum atau oleh pilihan bebas. Pandangan ini membuat orang-orang memiliki asumsi yang salah bahwa jika suatu hal tidak ilegal maka pastilah hal itu tidak melanggar etika, seakan wilayah ketiga tidak ada. Pilihan yang lebih baik adalah mengenali
19
wilayah etika dan menerima nilai-nilai moral sebagai daya yang kuat untuk kebaikan yang dapat mengatur perilaku baik di dalam maupun di luar organisasi. EVALUASI Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas ! 1. Jelaskan pengertian etika manajemen 2. Sebutkan faktor eksternal makro yang mempengaruhi analisis lingkungan 3. Apa manfaat dari corporate social responsibility (CSR) 4. Bagimana manfaat tanggung jawab perusahaan terhadap pemerintah 5. Sebutkan program corporate social responsibility (CSR) dari salah satu perusahaan yang anda ketahui
20
BAB 3 DASAR-DASAR PERENCANAAN A. Pengertian Perencanaan Perencanaan merupakan langkah atau unsur pertama dalam pengelolaan manajemen, perencanaan merupakan hal yang penting karena hasil-hasil dalam perencaan akan dilakukan dengan kegiatan pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan. Perencanaan merupakan pemilihan sekumpulan kegiataan dan pemutusan selanjutnya mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, bagimana dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat. Mengapa perlu adanya perencanaan? Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan yaitu untuk mencapai protective benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan dan positive benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi. Adapun manfaat perencanaan antara lain : 1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan 2. Membantu dalam pembentukan kesesuaian pada masalah-masalah utama 3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas 4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih cepat 5. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi 6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi 7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
21
B. Tujuan Perencanaan Tujuan perencanaan antara lain: 1. Untuk mengurangi ketidakpastian Untuk mengurangi ketidakpastian seorang manajer harus membuat rencana dengan memandang jauh kedepan, kemudian harus mampu
meramalkan
perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya 2. Untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien 3. Untuk meminimalisir pemborosan Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan 4. Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan
dalam
fungsi
selanjutnya,
yaitu
proses
pengontrolan
pengevalusasian.
22
dan
Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan. Dalam suatu organisasi rencana diperinci melalui tingkatan-tingkatan yang membentuk hierarki dan paralel dengan struktur organisasi. Pada setiap tingkatan, rencana mempunyai dua fungsi: menyediakan peralatan untuk pencapaian serangkaian sasaran dari rencana tingkatan di atasnya, dan sebaliknya menunjukan sasaran yang harus dipenuhi rencana tingkatan dibawahnya. Rencana dari manajemen puncak akan dibuat menjadi rencanarecana yang lebih terperinci oleh satuan-satuan manajemen menengah dan ini pertama. Ada dua tipe rencana utama antara lain: 1. Rencana strategik Rencana yang dirancang untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas mengimplementasikan misi yang memberikan alsan khas keberadaan organisasi 2. Rencana-rencana operasional Rencana yang menguraikan secara lebih terperinci bagaimana rencanarencana strategik akan dicapai. Rencana operasional dibagi menjadi dua tipe: a) Rencana sekali pakai Rencana sekali pakai merupakan serangkaian kegiatan terperinci yang keungkinan tidak berulang dalma bentuk yang sama di waktu mendatang. Contoh rencana perusahaan membuat gudang baru karena adanya
23
perluasan usaha akan memerlukan rencana sekali pakai khusus untuk proyek tersebut, walaupun perusahaan telah membangun sejumlah gudang lain di waktu yang lalu. b) Rencana tetap Wujud umum rencana tetap adalah kebijaksanaan, prosedur dan aturan. Rencana-rencana ini sekali ditetapkan akan terus diterapkan sampai perlu diubah (modifikasi) atau dihapuskan. Sekali ditetapkan, rencana tetap memungkinkan para manajer menghemat waktu yang digunakan untuk perencanaan dan pembuatan keputusan karena situasi-situasi yang sama ditangani secara konsisten. C. Empat Tahap Dasar perncanaan Ada beberapa tahap dasar perencanaan yang dapat dilaksanakan oleh seorang manajer antara lain : Tahap pertama adalah menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan tujuan sumber daya-sumber daya nya secara tidak efektif Tahap kedua adalah merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan, yang hendak dicapai atau sumber-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan merupakan hal yang penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Setelah keadaan perusahaan dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik Yang didapat melalui komunikasi dalam organisasi.
24
Tahap ketiga mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan. Kekuatan, kelemahana, kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasi untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya atau yang mungkin menimbulkan masalah. Tahap keempat adalah mengembangkan rencana atas serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan . Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paing memuaskan) di antara berbagai alternatif yang ada D. Hambatan-hambatan perencanaan efektif Ada dua jenis hambatan pengembangan rencana-rencana efektif. Pertama adalah penolakan internal dari para perencana terhadap penetapan tujuan
dan
pembutan rencana untuk mencapainya. Dengan kata lain hambatan ini bersumber pada ketidaksediaan dan ketidakmampuan individu–individu perencana utuk melakukan kegiatan-kegiatan perencanaan. Hambatan yang kedua berasal dari eksternal suatu organisasi yaitu keengganan umum para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana-rencana karena perubahan-perubahan yang ditimbulkannya. Karena penetapan tujuan merupakan langkah esensi pertama dalaam perncanaaan, para manajer yang tidak dapat menetapkan tujuan yang cukup berarti akan tidak mampu membuat rencana-rencana efektif. Ada sejumlah alasan mengapa banyak manajer ragu-ragu atau gagal menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi organisasi atau kelompok /satuan kerja mereka, yaitu :
25
1. Kurang pengetahuan dalam organisasi. Dengan kurangnya pengetahuan akan organisasi menyebabkan para manajer tidak dapat menetapkan tujuan-tujuan yang berarti bagi satuan-satuan kerja . 2. Kurang pengetahuan tentang lilngkungan. Pengetahuan tentang lingkungan tersebut antara lain pengetahuan mengenai persaing, penyedia, lembaga-lembaga pemerintah, langganan dan sebagainya. Dengan kurangnya pengetahuan akan lingkungan membuat para manajer bingung tentang arah yang diambil dan enggan menetapkan tujukan yang pasti. 3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif. Rencana-rencana dibuat tidak hanya didasarkan pada pengalaman masa lalu tetapi juga peramalan kondisi-kondisi di masa yang akan datang. 4. Biaya. Perencanaan memerlukan banyak biaya penggunaan sumber daya keuangan , fisik dan manusia. 5. Takut gagal. Para manajer sering memandang kegagalan sebagai ancaman terhadap
keamanan
jabatannya,
penghargaan
dan
respek
orang
lain
terhadapdirinya. Hal ini membuat para manajer enggan mengambil resiko dan menetapkan tujuan tertentu. 6. Kurang peraya diri. Dengan kurangnya percaya diri menjadikan para manajer ragu-ragu menetapkan tujuan yang menantang. Manajer harus merasa bahwa mereka dan kelompok kerjanya atau organisasi mempunyai kemampuan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. 7. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif. Yang dimaksud tujuan alternatif adalah tujuan-tujuan lain selain tujuan pokok usahanya, manajer
26
sering sulit menghilangkan tujuan-tujuan alternatif tersebut sehingga tujuan pokok tidak tercapai. E. Kriteria penilaian efektivitas rencana Beberapa kriteria dapat digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan, yaitu mencakup : kegunaan, ketepatan dan obyektivitas, ruang lingkup, efektivitas, akuntabilitas dan ketepatan waktu. Kesemuanya diuraikan sebagaai berikut: 1. Kegunaan. Agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsi-fungsinya yang lain, suatu rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan, dan sederhana. Fleksibilitas adalah esensi bagi kesuksesan perencaan strategik. Hal ini
memerlukan
analisa,
peramalan,
pengembangan
rencana
dengan
mempertimbangkan segalaa sesuatu dan pembuatan perencanaan sebagai proses yang berkesinambungan. Rencana hendaknya dapat melakukan penyesuaian secara cepat dan lancar terhadap perubahan kondisi lingkungan tanpa kehilangan efektivitas. 2. Ketepatan dan obyektivitas. Rencana-rencana harus dievaluasi untuk mengetahui apakah jelas, ringkas, nyata dan akurat. Berbagai keputusan dan kegiatan manajemen lainnya hanya efektif bila didasarkan atas informasi yang tepat 3. Ruang lingkup. Perencanaan memerlukan prinsip-prinsip kelengkapan, kepaduan dan konsistensi. Berapa luas cakupan rencana? Menyngkut kegiatan-kegiatan apa saja? Bagaimana kerangka hubungan antar kegiatan? Satuan-satuan kerja atau departemen-departeman mana yang terlibat? 4. Efektivitas biaya. Efektivitas dalam perencanaan ini menyangkut waktu, usaha dan aliran emosional. Salah satu pedoman pedoman penting dalam perencaan:
27
jangan lakukan perncanaan bila hasil-hasil meningkatkan penghasilan atau mengurangi biaya lebih kecil daripada niaya perencanaaan dan implementasinya 5. Akuntabilitas.
Ada dua aspek akuntabilitas perencanaan: tanggung jawa atas
pelaksanaan perencanaaan dan tanggung jawab atas implementasinya rencana. Suatu rencana harus mencakup keduanya 6. Ketapatan waktu. Para perencana harus membuat berbagai perencaanaan. Berbagai perubahan yang terjadi sangat cepat akan dapat menyebabkan rencana tidak tepat atau sesuai untuk berbagai perbedaaan waktu. EVALUASI Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas ! 1. Jelaskan pengertian perencanaan menurut pendapat anda 2. Sebutkan manfaat perencanaan bagi proses usaha suatu perusahaan 3. Apa perencanaan anda selama 5 tahun ke depan? 4. Bagaimana pendapat anda jika perencanaan yang dibuat tidak terlaksana? 5. Sebutkan hambatan perencanaan efektif
28
BAB 4 PEMBUATAN KEPUTUSAN MANAJERIAL Pembuatan keputusan merupakan bagian penting dari kegiataan manajer. Kegiatan ini memiliki peran penting ketika seorang manajer membuat perencanaan. Dalam perencanaan, manajer memutuskan tujuan-tujuan organisasi yang akan dicapai, sumber daya-sumber daya yang akan digunakan dan siapa yang akan melaksanakan setiap tugas yang dibutuhkan . Seluruh proses perencanaan itu melibatkan para manajer dalam serangkaian situasi pembuatan keputusan . Kualitas keputusan-keputusan manajer akan menentukan efektivitas rencana yang disusun. A. Pengertian Pengambilan Keputusan Pengambilan keputusan dapat diartikan sebagai suatu proses penilaian dan penentuan pilihan. Keputusan ini diambil setelah melakukan beberapa perhitungan dan pertimbangan alternatif. Sebelum pilihan dijatuhkan , ada beberapa tahap yang dapat dilalui oleh pembuat keputusan. Tahapan itu bisa saja meliputi identifikasi masalah utama, menyusun alternatif yang akan dipilih dan sampai pada pengambilan keputusan yang terbaik. Pengertian pengambilan keputusan adalah sebagai berikut : 1. Claude S. George, Jr Mengatakan proses pengambilan keputusan itu dikerjakan oleh kebanyakan manajer berupa suatu kesadaran, kegiatan pemikiran yang termasuk pertimbangan, penilaian dan pemilihan diantara sejumlah alternatif.
29
2. G. R. Terry Mengemukakan bahwa pengambilan keputusan adalah sebagai pemilihan yang didasarkan kriteria tertentu atas dua atau lebih alternatif yang mungkin 3. P. Siagian Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan sistematis terhadap suatu masalah, pengumpulan fakta dan data, penilaian yang matang atas alternatif dan tindakan. 4. Horold dan Cyril O‟Donnell Mereka mengatakan bahwa pengambilan keputusan adalah pemilihan diantara alternatif mengenai suatu cara bertindak yaitu inti dari perencanaan, suatu rencana tidak dapat dikatakan tidak ada jika tidak terdapat keputusan, suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat B. Tipe-tipe keputusan Manajer akan membuat tipe-tipe keputusan yang berbeda sesuai perbedaan kondisi dan situasi yang ada. Salah satu metode pengklasifikasian yang banyak digunakan adalah dengan menentukan apakah keputusan itu diprogram atau tidak. Keputusan-keputusan juga dapat dibedakan antara keputusan yang dibuat di bawah kondisi kepastian, risiko dan ketidakpastian. 1. Keputusan-keputusan yang diprogram Keputusan yang diprogram adalah keputusan yang dibuat menurut kebiasan, aturan atau prosedur. Keputusan ini rutin dan berulang-ulang. Setiap organisasi mempunyai kebijaksanaaan-kebijaksanaan tertulis atau tidak tertulis yang memudahkan dalam pengambilan keputusan dalam
30
situasi yang berulaang dengan membatasi dan menghilangkan alternatifalternatif. Sebagai contoh: manajer tidak perlu memikirkan penetapan gaji karyawan baru, karena organisasi mempunyai proporsi gaji tersendiri untuk semua posisi, Manajer juga tidak perlu memikirkan masalahmasalah harian yang akan dihadapi karena prosedur-prosedur untuk menangani masalah-masalah rutin telah tersedia. 2. Keputusan-keputusan yang tidak diprogram Keputusan ini merupakan keputusan yang berkenaan dengan masalahmasalah khusus, khas atau tidak biasa. Bila suatu masalah yang timbul tidak dapat diselesaikan oleh satu kebijakan atau sangat penting sehingga perlu penanganan khusus , maka masalah tersebut dapat diselesaikan dengan keputusan yang tidak terprogram. Beberapa contoh masalah yang memerlukan keputusan-keputusan yang tidak diprogram antara lain: cara pengalokasian sumber daya organisasi, penenganan lini produk yang jatuh di pasaran atau cara perbaikan hubungan masyarakat. Teknik-teknik pembuatan keputusan Tipe-tipe keputusan Diprogram:
1. Kebiasaan
Keputusan rutin
2. Kegiatan rutin
Tradisional
Modern 1. Teknik-teknik riset opersi : analisa
dan berulang.
(prosedur-prosedur
matematik, model-
Organisasi
pengoperasian
model simulasi
mengembangkan
standar
komputer
proses-proses
3. Struktur organisasi,
2. Pengolahan data
31
khusus bagi
pengharapan umum,
penanganannya
sistem tujuan,
elektronik
saluran-saluran informasi yang disusun dengan baik.
Tidak diprogram:
1. Kebijakan intuisi dan kreatifitas
Teknik pemecahan masalah yang
Keputusan-
2. Coba-coba
diterapkan pada :
keputusan sekali
3. Seleksi dan latihan
a. Latihan membuat
pakai, disusun
para perencana
tidak sehat,
keputusan b. Penyusunan
kebijaksanaan
program-program
ditangani
komputer
dengan proses pemecahan masalah umum
C. Proses pembuatan keputusan Proses pembuatan keputusan terdiri dari dua tahapan yaitu: tahapan perumusan keputusan dan tahapan implementasi keputusan. Setiap tahapan terdiri dari berbagai langkah atau kegiatan yang secara sistematik dan runtun
32
perlu diikuti oleh setiap pembuat keputusan. Keseluruhan rincian tahapan dan kegiatan pembuatan keputusan tersebut tercantum di bawah ini. 1. Perumusan Keputusan a.
Identifikasi masalah Keputusan diperlukan untuk memecahkan masalah-masalah. Langkah pertama harus diputuskan. Menurut Peter Drucker, seorang eksekutif yang efektif tidak membuat keputusan untuk setiap masalah. Masalah yang harus mendapat perhatian adalah masalah-masalah mendasar yang mempunyai dampak luas dan menyeluruh bagi anggota biasa tidak perlu diputuskan oleh eksekutif, tapi cukup oleh pimpinan tingkat yang lebih rendah berdasarkan aturan organisasi yang berlaku. Identifikasi masalah generik ini tidak perlu ditunjang oleh data yang lengkap, sebab bila data yang lengkap harus terkumpul dahulu, maka tidak akan ada suatu keputusan. Keputusan dapat dimulai dari judgment rasional dari pemimpin.
b.
Perumusan tujuan Tujuan apakah yang harus dicapai melalui pemecahan
suatu
masalah? Asumsi dasar untuk setiap keputusan adalah bahwa suatu keputusan dibuat oleh seorang pemimpin untuk mencapai tujuan tertentu. Ini berarti tidak hanya masalah yang dipecahkan saja yang perlu jelas, tapi juga tujuan yang akan dicapainya harus labih jelas lagi. Kejelasan tujuan ini diperlukan sebagai pedoman untuk menentukan pilihan-pilihan keputusan yang paling tepat untuk suatu masalah. Keberhasilan suatu keputusan ditentukan oleh “apakah tujuan yang
33
sudah ditetapkan itu akhirnya dapat dicapai atau tidak”. Tujuan untuk masalah-masalah yang generik harus dirumuskan secara umum dan mendasar, yang kemudian diterjemahkan kedalam tujuan-tijuan yang lebih operasional yang disebut dengan objektif. Setiap objektif perlu pula dijabarkan kedalam target-target baik yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif. Suatu “decision tree” perlu dikembangkan sehingga jangkauan dampak dan lingkup suatu keputusan dapat diketahui dengan jelas. c.
Identifikasi Alternatif Solusi Alternatif solusi atau pemecahan untuk suatu masalah sangat penting karena setiap masalah tidak mungkin dipecahkan hanya oleh suatu cara pemecahan saja. Alternatif-alternatif ini diperlukan untuk sampai kepada pilihan keputusan yang tepat dengan resiko yang sangat minimal.
Identifikasi alternatif
belakang
pendidikan,
solusi ini ditentukan oleh: latar
pengalaman
hidup,
tingkat
kecerdasan,
kemampuan antisipatif, kemampuan berfikir kedepan, imaginasi, cita-cita, kreativitas, dan kemampuan untuk melihat secara jeli setiap resiko dan dampak serta peluang yang mungkin diciptakan oleh suatu alternatif keputusan tertentu. 1.4 Penentuan Kriteria Pemilihan Alternatif Solusi Kriteria suatu alternatif pemecahan sangat sulit dikembangkan secara pasti, karena sangat bergantung kepada kondisi dan visi pembuat dan pelaksana keputusan
untuk
mencapai
tujuan
yang
34
telah
ditentukan. Namun demikian kriteria umum dapat diungkap seperti dibawah ini: a. Alternatif solusi itu harus tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan b. Altertnatif solusi itu harus jelas dampak, resiko dan peluang yang mungkin diciptakan c. Alternatif solusi itu harus feasible untuk dilaksanakan d. Alternatif solusi itu harus tidak bertentangan dengan nilai, etika, moral yang dipegang oleh anggota organisasi dan oleh organisasi. e. Alternatif solusi itu harus membawa perubahan bagi organisasi menuju yang lebih baik dari keadaan sekarang Secara operasional akhirnya kriteria ini sangat ditentukan oleh pembuat
keputusan.
Alternatif
solusi
yang
dipilih
mungkin
mempunyai resiko tinggi dan sulit dilaksanakan, tapi dapat membawa perubahan yang diinginkan.
Dalam manajemen acapkali ditemukan
suatu alternatif solusi yang sangat mahal yang harus diambil untuk suatu hasil yang mempunyai nilai sangat tinggi. 1.5 Penentuan Pilihan Alternatif Solusi (Keputusan) Penentuan pilihan solusi atau keputusan ini dalam tahapan pembuatan keputusan merupakan tahapan yang sangat kritis dan sangat menentukan. Pembuat keputusan atas dasar semua pilihan yang
35
tersedia, dengan berbagai resiko, dampak dan peluang akhirnya harus sampai pada suatu titik pilihan keputusan. Pilihan ini harus diambil dengan kecermatan, kejelian, keberanian, tanggung jawab, dan komitmen yang besar. Tanpa sikap-sikap seperti itu suatu keputusan tidak akan mempunyai makna apa-apa. Sikap seperti inilah yang menciptakan
berbagai
dinamika dan perubahan dalam suatu
organisasi. D. Keterampilan dalam Pembuatan Keputusan Pembuatan keputusan sebagai unsur utama dalam manajemen dan fungsi esensial dalam kepemimpinan menuntut keterampilan tertentu sehingga keputusan yang dihasilkan memiliki kualitas sebagai produk pemimpin yang professional. Keterampilan pembuatan keputusan semakin terasa amat strategik dalam pembuatan keputusan, pada
abad
informasi,
karena
teknologi informasi dapat menyediakan peluang untuk memperoleh data yang relevan, yang diperlukan oleh pembuat keputusan yang professional. Tuntutan kualitas manajemen yang mendorong untuk mengembangkan kekuatan organisasi dan manajemen dan dalam peran pemimpin dalam proses tersebut.
Karena itu keterampilan yang diperlukan oleh pembuat keputusan
adalah sebagai berikut: 1. Keterampilan kognitif 2. Keterampilan menghimpun dan mengolah data 3. Keterampilan komunikasi
36
4. Keterampilan mempengaruhi 5.. Keterampilan managerial Berikut uraian mengenai masing-masing keterampilan: 1. Keterampilan kognitif Keterampilan ini mencakup: keterampilan dalam mengindentifikasi masalah,
mengidentifikasi
berbagai
alternatif
solusi,
keterampilan
memutuskan dengan cepat dan tepat, keterampilan analisis, keterampilan antisipatik,
dan
keterampilan
berikfir
kreatif
terutama
dalam
mengidentifikasi berbagai alternatif solusi. 2. Keterampilan menghimpun dan mengolah data Keterampilan ini terutama mencakup keterampilan menguasai teknologi dengan
sistem informasi
yang dapat
menghimpun
dan
mengolah serta memanfaatkan data yang relevan dengan kebutuhan untuk membuat keputusan. Ada tiga keterampilan utama yang perlu dikuasai oleh pembuat keputusan: keterampilan mengembangkan sistem informasi, keterampilan retrieval data, dan keterampilan seleksi dan utilisasi data untuk mendukung pembuat keputusan 3. Keterampilan komunikasi Keterampilan komunikasi mencakup: keterampilan menjelaskan dengan tepat dan menarik tentang keputusan yang diambil kepada masyarakat,
keterampilan
membaca
aspirasi
dan
kecenderungan
masyarakat, keterampilan berbicara, dan keterampilan menulis untuk memaparkan keputusan-keputusan baik secara lisan maupun tertulis 37
4. Keterampilan Mempengaruhi Keterampilan mempengaruhi adalah keterampilan untuk menjual keputusan kepada masyarakat dan anggota dengan meyakinkan sehingga terjadi perubahan untuk mendukung dan ikut melaksanakan keputusan yang telah diambil. Keterampilan ini biasanya didukung oleh keterampilan untuk bersosialisasi, keterampilan untuk bergaul dan mendekati orang lain, keterampilan membaca aspirasi orang lain, keterampilan berbicara dan berpidato dengan meyakinkan, dan keterampilan membuat orang lain tertawa, gembira dan menangis sedih. 5. Keterampilan Managerial Keterempilan managerial yang mendukung prses pembuatan keputusan adalah: keterampilan pemimpin terutama dalam implementasi keputusan, keterampilan teknis operasional terutama dalam merumuskan keputusan, kererampilan hubungan manusia, terutama dalam proses sosialisasi keputusan, keterampilan konseptual yang diperlukan untuk merumuskan masalah, identifikasi alternatif solusi, dan memilih keputusan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ketrampilan lain yang mendukung pembuatan keputusan ini terutama dalam tahapan implementasi adalah keterampilan mengembangkan rencana dan program dan keterampilan memecahkan konflik yang terjadi sebagai akibat benturan kepentingan. Keseluruhan keterampilan managerial ni merupakan perangkat esensial untuk keberhasilan keputusan yang bermutu dan
38
generik serta mempengaruhi secara mendasar dan menyeluruh masa depan organisasi EVALUASI Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas ! 1. Apa yang dimaksud dengan pengambilan keputusan? 2. Keterampilan apa saja yang harus dimiliki oleh seorang pembuat keputusan? 3. Sebutkan tipe-tipe keputusan yang anda ketahui 4. Jelaskan secara singkat proses pengambilan keputusan 5. Keputusan apa yang anda akan ambil jika anda sebagai seorang pembuat keputusan (decision maker) ketika terjadi penuntutan kenaikan upah ?
39
BAB 5 DASAR-DASAR PENGORGANISASIAN A. Pengertian organisasi dan pengorganisasian Pengorganisasiaan
merupakan
fungsi
kedua
“Pengorganisasian” merupakan kata yang berasal dari
dalam
manajemen.
kata “organisasi” yang
mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertaama organisasi merupakan lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olahraga Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian yang merupakan suatu cara yang mana kegiataan organisasi dialokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Pengertian organisasi menurut Stoner, organisasi merupakan suatu pola hubungan-hubungan melalui orang-orang di
bawah
pengarahan
manajer
untuk
mengejar
tujuan
bersama.
Dalam
pengorganisasian ada dua batasan, yaitu “organization” sebagai kata benda, “organizing”sebagai kata kerja yang menunjuk pada serangkaian kegiatan yang dilakukan secara sistematis. Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi dan pelaksanaaan struktur tersebut diman kedua hal itu sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya. Pengertian pengorganisasian menurut Terry pengorganisasian merupakan kegiatan dasar dari manajemen dilaksnakan untuk mengatur seluruh sumber-sumber yang dibutuhkan termasuk unsur manusia, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan sukses.
40
B. Unsur-unsur pengorganisasian Dalam organisasi ada tiga komponen penting yaitu orang, kerjasama dan tujuan bersama yang mana ketiga komponen tersebut tidak berdiri sendiri melainkan saling mendukung sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh. Unsur- unsur organisasi diuraikan sebagai berikut : 1. Man (orang-orang) dalam kehidupan organisasi atau ketata lembagaan sering disebut dengan istilah pegawai atau personel. Pegawai atau personnel terdiri dari semua anggota atau warga organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari unsur pimpinan (administrator) sebagai unsur
tertinggi dalam
organisasi, para manajer yang memimpin suatu unit satuan kerja sesuai dengan fungsinya masing-masing dan para pekerja (non management/workers). Semua itu secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi. 2. Kerjasama merupakan suatu perbuatan bantu-membantu akan suatu perbuatan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, semua anggota atau semua warga yang menurut tingkatantingkatannya dibedakan menjadi administrator, manajer, dan pekerja (workers), secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi. 3. Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan tentang apa yang akan dicapai atau yang diharapkan. Tujuan merupakan titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan. Tujuan juga menggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui prosedur, program, pola (network), kebijaksanaan (policy), strategi, anggaran (budgeting), dan peraturan-peraturan (regulation) yang telah ditetapkan
41
4. Peralatan (Equipment), merupakan unsur yang keempat yaitu peralatan atau equipment yang terdiri dari semua sarana, berupa materi, mesin-
mesin, uang
dan barang modal lainnya (tanah, gedung/bangunan/kantor) 5. Lingkungan(Environment), faktor lingkungan misalnya keadaan sosial, budaya, ekonomi dan teknologi. 6. Kondisi atau situasi yang secara langsung maupun secara tidak langsung berpengaruh terhadap daya gerak kehidupan organisasi, karena kondisi atau situasi akan selalu mengalami perubahan 7. Tempat atau lokasi sangat erat hubungannya dengan masalah komunikasi dan transportasi yang harus dilakukan oleh organisasi. 8. Wilayah operasi yang dijadikan sasaran kegiatan organisasi. Wilayah operasi dibedakan menjadi : a. Wilayah kegiatan yang menyangkut jenis kegiatan atau macam kegiatan apa saja yang boleh dilakukan sesuai dengan tujuan organisasi b. Wilayah jangkauan atau wilayah geografis atau wilayah teritorial, menyangkut wilayah atau daerah operasi organisasi. c. Wilayah personil menyangkut semua pihak (orang-orang, badan-badan) yang mempunyai hubungan dan kepentingan dengan organisasi C. Struktur organisasi Struktur organisasi merupakan mekanisme-mekanisme formal dari organisasi yang dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi. Bagian-bagian atau posisi –posisi maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
42
1. Bentuk struktur organisasi a) Organisasi lini Struktur organisasi lini yang diciptakan oleh Henry Fayol ini merupakan bentuk yang paling sederhana dan paling tua dalam organisasi. Struktur ini menggambarkan tekanan bahwa wewenang organisasi dipegang langsung oleh manajemen puncak atau manajer atas yang di terapkan pada karyawannya untuk mencapai keberhasilan. Namun demikian manajer-manajer departemen masih diberi kesempatan untuk membuat pengambilan keputusan bagi departemennya, tetapi tetap dalam komando manajen puncak. Atau, bisa juga didefinisikan sebagai bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah yang dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil. Contohnya; Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun tetangga. Organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut: 1) Jumlah karyawan sedikit 2) Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi 3) Belum terdapat spesialisasi 4) Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan 5) Struktur organisasi sederhana dan stabil 6) Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil
43
7) Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan) Keuntungan penggunaan organisasi lini antara lain : 1) Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik 2) Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan) 3) Koordinasi lebih mudah dilaksanakan 4) Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat 5) Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan 6) Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi 7) Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat 8) Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakatbakat pimpinan. 9) Adanya penghematan biaya 10) Pengawasan berjalan efektif Kelemahan penggunaan organisasi lini : 1) Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi 2) Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri 3) Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel). 4) Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri 5) Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan
44
6) Kurang tersedianya staf ahli b) Organisasi Lini dan Staff Merupakan kombinasi dari organisasi lini, asas komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiranm saran-saran, data informasi yang dibutuhkan. Ciri-ciri dari bentuk oganisasi ini antara lain : Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung, pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff, terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff, jumlah karyawan banyak, organisasi besar, bersifat komplek, adanya spesialisasi. Keuntungan bentuk organisasi ini kelemahan tersebut antara lain: 1) Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan. 1) Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana 2) Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil. 3) Pengembalian
keputusan
relatif
mudah,
karena
mendapat
bantuan/sumbangn pemikiran dari staf. 4) Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas. 5) Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya 6) Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya. 7) Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli Selain memiliki kelebihan, organisasi ini juga memiliki kelemahan. Kelemahan tersebut antara lain:
45
1) Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat 2) Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal 3) Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting 4) Pimpinan lini mengabaikan nasehat staf 5) Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang 6) Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar 7) Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini 8) Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas
yang diberikan sehingga
menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.
c) Organisasi fungsional Organisasi fungsional adalah suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus. Struktur organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi
46
atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas lebih dari satu orang atasan yang berberda-beda. Di lembaga pendidikan khususnya di Indonesia, pada umumnya menggunakan struktur organisasi fungsional Struktur organisasi ini sangat cocok diterapkan karena dapat memudahkan melakukan pengawasan. Bentuk organisasi ini memiliki ciri-ciri: pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan, bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan, pekerjaan lebih banyak bersifat teknis, target-target jelas dan pasti, pengawasan ketat, penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi Keuntungan dari penggunaan struktur organisasi ini antaraa lain: 1) Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal 2) Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing 3) Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan 4) Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib 5) Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi. 6) Pembidangan tugas menjadi jelas Kelemahan dari penggunaan struktur organisasi ini antara lain: 1)
Pekerjaan seringkali sangat membosankan
2) Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja 3) Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan
47
d) Organisasi lini dan fungsional Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan. Struktur organisasi ini memiliki ciri-ciri: tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat bantuan, terdapat spesialisasi yang maksimal, tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja Kelebihan organisasi lini dan fungsional: 1) Solodaritas tinggi 2) Disiplin tinggi 3) Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal 4) Pekerjaan – pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan Kelemahan organisasi lini dan fungsional: 1) Kurang fleksibel dan tour of duty 2) Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang 3) Spesiaisasi memberikan kejenuhan e) Organisasi Lini, Fungsional dan Staf Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk lini dan fungsional.
48
Memiliki ciri-ciri: 1) Organisasi besar dan kadang sangat ruwet 2) Jumlah karyawan banyak. 3) Mempunyai 3 unsur karyawan pokok: a. Karyawan dengan tugas pokok (line personal) b. Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal) c. Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group) f) Organisasi matrik Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu organisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan. Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, biasanya manajer proyck diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah di mana manajer proyek tersebut akan langsung lapor kepada manajer puncak Kelebihan struktur organisasi ini antara lain yaitu. Pada fleksibelitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik tidak mengganggu struktur organisasi yang ada. Sedangkan kekurangannya Manajer proyek tak bisa mengkoordinir berbagai bagian yang berbeda hingga menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang
49
terpadu dikarenakan penyimpangan pclaksanaan perintah untuk masingmasing individu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka manajer proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya: dalam menentukan gaji, mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia g) Organisasi komite Organisasi
komite
adalah
bentuk
organisasi
di
mana
tugas
kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen Organisasi komite terdiri dari : 1) Executive Committe (Pimpinan komite) Yaitu para anggotanya mempunayi wewenang lini 2) Staff Committee Yaitu orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf Kelebihan dari struktur organisasi ini adalah : 1) Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan 2) Kepemimpinan yang bersifat otokratis sangat kecil 3) Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah : 1) Proses decesion making sangat lamban 2) Biaya operasional rutin sangat tinggi 3) Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab
50
D. Bagan Organisasi Formal Struktur organisasi terlalu kompleks untuk dinyatakan secara verbal, maka manajer perlu menggambarkan bagan organisasi (organization chart) untuk menunjukan struktur organisasi. Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsifungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukan bagian hubungan diantaranya. Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi antara lain sebagai berikut: 1. Pembagian Kerja Setiap kotak menunjukan individu atau satuan organisasi mana yang bertanggung jawab untuk kegiatan organisasi tertentu dan tingkat spesialisasi yang digunakan 2. Manajer dan bawahan atau rantai pemerintah. Menunjukan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang menghubungkan atasan dan bawahan dalam keseluruhan organisasi. Aliran ini dimulai dari jenjang yang tertinggi sampi karyawan yang terendah dalam organisasi. 3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan. Label dan deskripsi pada tiap kotak menunjukan pekerjaan organisasional atau bidang tanggung jawab yang berbeda. 4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan bagan menunjukan atas dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi dasar fungsional atau divisional. 5. Tingkatan manajemen. Suatu bagan tidak hanya menunjukan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan. EVALUASI Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas ! 1. Sebutkan unsur-unsur pengorganisasian
51
2. Jelaskan 3 unsur pengorganisasian yang telah anda sebutkan 3. Jelaskan struktur organisasi lini 4. Sebutkan kelebihan struktur organisasi lini dan staff 5. Buatlah satu struktur organisasi lini himpunan mahasiswa
52
BAB 6 DESAIN PEKERJAAN DALAM MANAJEMEN A. Pengertian Desain Pekerjaaan Desain pekerjaan (job design) menurut Gibson dkk. (2006) dinyatakan sebagai suatu proses dimana manajer memutuskan tugas pekerjaan individu maupun wewenangnya. Desain pekerjaan melibatkan keputusan dan tindakan manajerial yang menspesifikasikan tujuan “job depth, range and relationships” untuk memuaskan kebutuhan organisasi maupun kebutuhan sosial dan pribadi dari pekerjaan yang diembannya Herjanto menjelasakan bahwa desain pekerjaan adalah rincian tugas dan cara pelaksanaan tugas atau kegiatan yang mencakup siapa yang mengerjakan tugas, bagaimana tugas itu dilaksanakan, dimana tugas dikerjakan dan hasil apa yang diharapkan. Dari dua pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa desain pekerjaan adalah proses seorang manajer memutuskan tugas-tugas tertentu untuk orang-orang dalam organisasi dalam rangka mecapai tujuan perusahaan. B. Elemen Desain Pekerjaan Menurut Handoko ada 3 elemen dalam desain pekerjaan. Elemen tersebut akan diuraikan sebagai berikut : 1. Elemen organisasional Dalam
menyusun
elemen
organisasional
perlu
memerhatikan
elemen
organisasional ini. Elemen ini berkaitan dengan efisiensi yang merupakan penggunaan sumber daya dengan pengorbanan yang sekecil-kecilnya. Pekerjaan pekerjaan yang dirancang secara efisien mampu
mendorong pegawai dan
memotivasi mereka untuk mencapai keluaran yang maksimal. Elemen
53
organisasional ini terbagi menjadi tiga sub elemen yaitu pendekatan mekanistik, aliran kerja dan praktik-praktik kerja. a) Pendekatan mekanistik Mengindentifikasikan setiap tugas dalam suatu pekerjaan agar tugas-tugas dapat diatur untuk menimbulkan waktu dan tenaga para pegawai. Setelah pengidentifikasian tugas selesai, sejumlah tugas dikelompokkan menjadi satu perkejaan. Hasilnya adalah spesialisasi. Pendekatan ini mendekatkan efisiensi waktu, tenaga, biaya tenaga kerja, latihan dan pengembangan. Teknik ini masih secara luas digunakan dalam operasi-operasi perakitan, dan terutama efektif bila para pegawai kurang berpendidikan atau kurang mempunyai pengalaman. b) Aliran kerja Aliran kerja dalam suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh sifat produk atau jasa. Produk atau jasa biasanya menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaan-pekerjaan sehingga dibutuhkan aliran kerja dari suatu kegiatan. c) Praktek-praktek kerja Merupakan cara bagaimana pelaksanaan kerja yang ditetapkan. Metode praktek kerja ini bisanya terbentuk dari tradisi atau kesempatan kolektif para pegawai atau bagian kontrak (perjanjian) kerja dari serikat buruh. Hal ini mengurangi flerksibilitas departemen personalia dalam merancang pekerjaanperkerjaan.
54
2. Elemen lingkungan Elemen lingkungan merupakan pengaruh ekseternal yang mempengaruhi desain pekerjaan. Kemampuan dan ketersediaan pegawai potensial serta pengharapan-pengharapan sosial merupakan elemen lingkungan pokok yang berperan dalam pembentukan desain pekerjaan. Pertimbangan efisiensi harus diselaraskan dengan
kemampuan dan tersedianya pegawai
yang akan
melaksanakan pekerjaan. Misalnya banyak lowongan kerja yang kadang-kadang sulit untuk diisi karena tidak tersedianya calon pegawai yang mempunyai kemepuan tertentu. Selain itu desain pekerjaan juga dipengaruhi oleh pengharapan masyarakat. Misalnya masyarakat di lokasi perusahaan, meskipun tidak mempunyai keterampilan, namun kenyataannya sering menuntut langan kerja. Disamping itu masyarakat yang mempunyai keterampilan mempunyai pengharapan yang lebih tinggi dalam hal kualitas kehidupan kerja. Meskipun aliran dan praktek-praktek kerja mungkin menyarankan suatu desain perkerjaan tertentu, namun pekerjaan harus memenuhi harapan-harapan para pegawai dan masyarakat. 3. Elemen-elemen Keperilakuan Hal yang perlu diperhatiakan dalam elemen keperilakuan adalah sebagai berikut : a) Otonomi Dalam melaksanakan tugas, seorang pegawai diberi wewenang untuk memutuskan keputusan yang berhubungan dengan tugasnya.
Dengan
diberikannya wewenang untuk mengambil keputusan maka berarti akan bertambahnya tanggung jawab, sehingga akan cenderung meningkatkan perasaan dipercaya dan dihargai. Kurangnya otonomi akan menyebabkan
55
pegawai menjadi apatis atau menurun prestasi kerjanya. Hal ini akan mengakibatkan turunnya kepuasan kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya. b) Variasi Variasi pekerjaan dibuat dengan tujuan agar para pekerja tidak merasa bosan dengan pekerjaannya. Jika seorang pekeja telah merasa bosan dengan pekerjaanya kemungkinan pekerja tersebut membuat kesalahan akan besar, jika kesalahan benar-benar terjadi tentunya pekerja yang bersangkutan akan mendapatkan teguran. Dengan teguran ini maka soerang pegawai dapat merasa tidak senang dan tidak puas dalam melaksanakan tugasnya. c) Identitas tugas Identitas pekerjaan merupakan ciri-ciri, jenjang atau tingkatan dan klasifikasi dari suatu pekerjaan. Bila pekerjaan tidak mempunyai identitas yang jelas, maka para pegawai akan kurang merasa bertanggung jawab atas pekerjaannya. Hal ini berarti bahwa kontribusi (sumbangan-sumbangan atau hasil pekerjaan) para pegawai tidak tampak dengan jelas, sehingga kepuasan kerja dapat menurun d) Umpan balik Umpan balik berupa nilai prestasi atas apa yang telah dikerjakan oleh seorang pekerja. Hasil atau nilai prestasi kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya haruslah
diberitahukan
sehingga
dapat
memperbaikinya
atau
dapat
meningkatkannya. Sehingga kepuasan kerja dari pegawai dapat ditingkatkan.
56
C. Teknik Desain Pekerjaan 1. Penyedarhanaan pekerjaan Pekerjaan dibagi-bagi ke dalam bagian-bagian kecil sehingga memungkinkan bagian-bagian tersebut untuk dikerjakan bersama. 2. Rotasi pekerjaan Mempermudah seorang pegawai secara sistematis berpindah dari satu posisi ke posisi atau pekerjaan yang lainnya di dalam organisasi, dengan ini dapat menjadikan pegawai tidak merasa bosan dan akan mengetahui pekerjaan yang telah dilalui. Tetapi terdapat kelemahan yaitu Produktivitas akan rendah karena setiap pegawai akan menyesuaikan diri terlebih dahulu setiap memasuki pekerjaan yang baru. 3. Pemekaran pekerjaan Pekerjaan diperluas sampai pada tingkat dimana bagian-bagian yang berkaitan erat dan saling mendukung diselesaikan oleh seorang pegawai atau bagian. 4. Pemerkayaan pekerjaan Merupakan penambahan tugas dan tanggung jawab kepada pegawai, dilakukan untuk mengurangi kebosanan. Program ini memberikan lebih banyak otorisasi untuk melaksanakan pekerjaan dan pengambilan keputusan serta meningkatkan tanggung jawab. D. Analisis Jabatan Analisis jabatan merupakan suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002:127). Analisa jabatan akan mencoba mengupas suatu jabatan, dengan memberi jawaban atas suatu pertanyaan tentang apa
57
yang harus dilakukan, bagaimana menjalankannya, mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan. Beberpa studi yang dapat digunakan untuk melakukan analisis jabatan : kuesioner, menuliskan cerita singkat, pengamatan dan wawancara. E. Deskripsi jabatan Deskripsi Jabatan merupakan hasil pertama dari analisis jabatan. Deskripsi jabatan dapat diartikan sebagai suatu statement yang teratur dari berbagai tugas dan kewajiban suatu jabatan tertentu. Deskripsi jabatan adalah penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugas, tanggungjawab, wewenang dan sebagainya. Penyusunan statement ini hendaknya bisa mudah dipahami. Cara seperti ini mungkin bisa dipergunakan: 1. Identifikasi jabatan 2. Ringkasan jabatan 3. Tugas yang dilaksanakan 4. Pengawasan yang diberikan dan yang diterima 5. Hubungan dengan jabatan-jabatan lain 6. Bahan-bahan, alat-alat dan mesin-mesin yang dipergunakan 7. Kondisi kerja 8. Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim 9. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan diatas. Didalam pembuatan deskripsi jabatan bagian terpenting adalah menuliskan atau membuat tugas-tugas yang harus dilaksanakan untuk jabatan tersebut. Untuk itu kita bisa mulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan “apa” dan “mengapa” kita melaksanakannya. Sewaktu penyusunannya lebih baik dimulai dengan kata kerja.
58
EVALUASI Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas ! 1. Jelaskan pengertian desain pekerjaan 2. Sebutkan elemen desain pekerjaan 3. Jelaskan rotasi pekerjaan dalam teknik desain pekerjaan 4. Apa perbedaan analisis jabatan dengan deskripsi jabatan 5. Apa yang dimaksud dengan pemekaran jabatan
59
BAB 7 MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA SERTA MENGELOLA PERUBAHAN ORGANISASI DAN INOVASI A. Pengertian Manajemen Sumberdaya Manusia Sumberdaya manusia merupakan salah satu elemen penting dalam suatu organisasi. Melalui sumberdaya manusia proses dalam perusahaan/organisasi dapat berjalan. Dalam pelaksanaannya proses suatu organisasi dalam mencapai tujuannya menghadapi berbagai masalah yang berhubungan dengan sumberdaya manusia. Karena hal itulah manajemen sumberdaya manusia dalam suatu organisasi sangat penting untuk dilaksanakan. Melayu SP Hasibuan menyatakan bahwa manejemen sumberdaya manusia merupakan ilmu dan seni yang mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat. Sedangkan menurut Achmad S. Rucky manejemen sumberdaya manusia adalah penerapan secara tepat dan efektif dalam proses akusis, pendayagunaan, pengembangan dan pemeliharaan personil yang dimiliki sebuah organisasi secara efektif untuk mencapai tingkat pendayagunaan sumber daya manusia yang optimal oleh organisasi tersebut dalam mencapai tujuan-tujuannya. Dari pengertian diatas dapat ditarik elemen-elemen dalam manajemen sumberdaya manusia : Sasaran manajemen sumberdaya manusia adalah personil dalam suatu organisasi atau perusahaan, manajemen sumberdaya manusia dilaksanakan agar proses yaang terjadi dalam organisasi terlaksana dengan efektif dan efisien, manajemen sumberdaya manusia mendukung perusahaan untuk mencapai tujuannya
60
B. Tujuan Manajemen Sumberdaya Manusia (MSDM) Manajemen sumber daya manusia bertujuan untuk merumuskan kebutuhan pegawai, mengembangkan dan memberdayakan pegawai untuk memperoleh nilai optimal bagi individu pegawai yang bersangkutan, organisasi dan masyarakat yang dilayaninya. MSDM dilaksanakan untuk mewujudkan organisasi yang sehat, yaitu organisasi yang memiliki jumlah dan kualifikasi pegawai sesuai dengan beban dan tugas-tugas organisasi yang ada di dalamnya. MSDM harus mendukung tingkat ketahanan organisasi, pertumbuhan, produktivitas dan kompetisi. C. Model Manajemen Sumberdaya Manusia Dalam memahami berbagai permasalahan pada manajemen sumber daya manusia dan sekaligus dapat menentukan cara pemecahannya perlu diketahui lebih dahulu model-model yang digunakan oleh perusahaan dalam mengelola sumberdaya manusia. Untuk menyusun berbagai aktifitas manajemen sumber daya manusia ada 6 (enam) model manajemen sumber daya manusia yaitu: 1. Model Klerikal
Dalam model ini fungsi departemen sumber daya manusia yang utama adalah memperoleh dan memelihara laporan, data, catatan-catatan dan melaksanakan tugas-tugas rutin. Departemen sumber daya manusia menangani kertas kerja yang dibutuhkan, memenuhi berbagai peraturan dan melaksanakan tugas-tugas kepegawaian rutin. 2. Model Hukum
Dalam model ini, operasi sumber daya manusia memperoleh kekutan dari keahlian di bidang hukum. Aspek hukum memiliki sejarah panjang yang berawal
61
dari hubungan perburuhan. Di masa negosiasi kontrak, pengawasan dan kepatuhan merupakan fungsi pokok yang disebabkan karena adanya hubungan yang sering bertentangan antara manajer dengan karyawan. 3. Model Finansial
Aspek finansial manajemen sumber daya manusia belakangna ini semakin berkembang karena para manajer semakin sadar akan pengaruh yang besar dari sumber daya manusia ini meliputi biaya kompensasi tidak langsung seperti biaya asuransi kesehatan, pensiun, asuransi jiwa, liburan dan sebagainya, kebutuhan akan keahlian dalam mengelola bidang yang semakin komplek ini merupakan penyebab utama mengapa para manajer sumber daya manusia semakin meningkat. 4. Model Manajerial
Model manajerial ini memiliki dua versi yaitu versi pertama manajer sumber daya manusia memahami kerangka acuan kerja manajer lini yang berorientasi pada produktivitas. Versi kedua manajer ini melaksanakan beberapa fungsi sumber daya manusia. Departemen sumber daya manusia melatih manajer lini dalam keahlian yang diperlukan untuk menangani fungsi-fungsi kunci sumber daya manusia seperti pengangkatan dan evaluasi 5. Model Humanistik
Ide sentral dalam model ini adalah departemen sumber daya manusia dibentuk untuk mengembangkan dan membantu perkembangan nilai dan potensi sumber daya manusia di dalam organisasi. Spesialis sumber daya manusia harus memahami
individu
karyawan
dan
membantunya
memaksimalkan
pengembangan diri dan peningkatan karir. Model ini menggabarkan tumbuhnya
62
perhatian organisasi terhadap pelatihan dan pengembangan karyawan mereka. 6. Model ilmu perilaku
Model ini menganggap bahwa, ilmu perilaku seperti psikologi dan perilaku organisasi merupakan dasar aktivitas sumber daya manusia. Prinsipnya adalah bahwa sebuah pendekatan sains terhadap perilaku manusia dapat diterapkan pada hampir semua permasalahan sumber daya manusia yang didasarkan pada prinsip sains meliputi teknik umpan balik, evaluasi, desain program dan tujuan pelatihan serta manajemen karir D. Fungsi-fungsi Manajemen Sumberdaya Manusia Ada beberapa fungsi-funngsi dalam Manajemen Sumberdaya Manusia antaraa lain sebagai berikut: 1. Perencanaan Manajemen Sumberdaya Manusia Perencanaan SDM adalah kegiatan menaksir/menghitung kebutuhan SDM organisasi dan selanjutnya merumuskan upaya-upaya yang perlu dilakukan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Upaya tersebut mencakup kegiatan menyusun dan melaksanakan rencana agar jumlah dan kualifikasi personil yang diperlukan itu tersedia pada saat dan posisi yang tepat sesuai dengan tuntutan organisasi. 2. Analisis pekerjaan Analisis pekerjaan adalah suatu proses menjelaskan dan mencatat tujuan-tujuan pekerjaan, kewajiban dan tanggung jawab utama pekerjaan tersebut dan kondisi di mana pekerjaan itu harus dikerjakan. Analisis pekerjaan merupakan bagian dari perencanaan SDM yang membantu menjelaskan spesifikasi pekerjaan dan spesifikasi kompetensi serta karakteristik kepribadian yang tepat untuk
63
mengerjakan pekerjaan itu. 3. Rekrutmen pegawai Rekrutmen (pengadaan) pegawai adalah seperangkat kegiatan dan proses yang dipergunakan untuk memperoleh sejumlah orang yang bermutu pada tempat dan waktu yang tepat sesuai dengan ketentuan hukum sehingga orang dan organisasi dapat saling menyeleksi berdasarkan kepentingan terbaik masing-masing dalam jangka panjang maupun jangka pendek. 4. Seleksi pegawai Seleksi pegawai adalah suatu proses mengeumpulkan informasi untuk menilai dan memutuskan siapa yang diangkat, dengan berpedoman pada hukum, demi kepentingan jangka panjang dan pendek, perorangan dan organisasi 5. Orientasi, penempatan dan penugasan Orientasi, penempatan, dan penugasan merupakan kegiatan yang dilakukan serempak. Orientasi ditujukan untuk mempercepat sosialisasi pegawai dan penerimaan lingkungan kerja sehingga pegawai tersebut dapat segera beradaptasi dalam sistem, prosedur, serta budaya kerja. Penempatan dan penugasan adalah keputusan kepegawaian yang berazaskan “the right men on the right job” 6. Kompensasi (termasuk kesejahteraan) Kompensasi adalah apa yang diterima pegawai karena ia telah memberikan kontribusi pikiran, perhatian, kemampuan, dan kinerjanya terhadap organisasi. Kompensasi terdiri dari hal berupa uang dan bukan uang. Kompensasi sangat penting untuk memperoleh, memelihara, dan mempertahankan angkatan kerja yang produktif.
64
7. Penilaian Kinerja Penilaian kinerja yaitu suatu proses mempertimbangkan kinerja pegawai pada masa lalu dan sekarang yang dikaitkan dengan latar belakang lingkungan kerjanya serta memperhatikan potensi yang dimiliki pegawai tersebut bagi kepentingan organisasi di masa yang akan datang. Penilaian bertujuan membantu pegawai yang bersangkutan mencapai hasil bagi dirinya sendiri dan organisasi 8. Pengembangan karir Pengembangan karir adalah proses mencermati potensi, kemampuan, kinerja dan komitmen pegawai untuk diposisikan dalam struktur organisasi secara tepat, sehingga pegawai dan organisasi memperoleh maslahat dan nilai tambah optimal 9. Pelatihan dan Pengembangan Pegawai Pelatihan dan pengembangan pegawai adalah upaya memperbaiki kinerja pegawai di masa kini maupun di masa depan dengan meningkatkan kemampuan pegawai untuk bekerja, melalui pembelajaran, biasanya dengan meningkatkan pengetahuan, mutu sikap dan keterampilan. Pelatihan berbeda dengan pengembangan. Pelatihan adalah segala kegiatan yang dirancang untuk memperbaiki kinerja pegawai dalam suatu pekerjaan di mana pegawai tersebut sedang
atau
akan
diangkat
menjabat
pekerjaan
yang
bersangkutan.
Pengembangan adalah upaya membantu pegawai secara individual menangani tanggung jawabnya di masa depan 10. Penciptaan Mutu Lingkungan Kerja Menciptakan lingkungan kerja adalah upaya yang berkaitan dengan mewujudkan pengawasan yang suportif, kondisi kerja yang baik, gaji dan penghargaan yang merangsang, serta menjadikan pekerjaan sebagai sesuatu yang menantang dan
65
memberikan kepuasan 11. Perundingan Kepegawaian Perundingan pegawai adalah kegiatan yang berkaitan dengan menempatkan hak dan kewajiban pegawai dan organisasi menjadi jelas, merumuskan kesepakatankesepakatan menangani perselisihan kepegawaian, dan menyepakati konsekuensi yang akan diperoleh pegawai sebagai akibat pelanggaran hubungan kerja 12. Riset Pegawai Riset atau penelitian sumber daya manusia adalah upaya untuk menemukan tindakan-tindakan kepegawaian secara empirik yang dimaksudkan untuk memperbaiki
tindakan-tindakan
kepegawaian
pada
masa
kini,
dan
pengembangannya di masa depan. Riset SDM dapat dilakukan dalam lingkungan internal organisasi maupun di luar organisasi. Riset SDM dapat dilakukan oleh unit yang ada dalam organisasi itu atau dilakukan oleh lembaga-lembaga khusus yang menaruh perhatian pada pengembangan dan pemberdayaan SDM atau MSDM pada umumnya. 13. Pensiun dan Pemberhentian Pegawai Pensiun merupakan hak pegawai. Fungsi MSDM ini berkaitan dengan merumuskan
syarat-syarat
dan
kondisi-kondisi
yang
memberikan
kejelasan/pedoman bagi pemenuhan hak pensiun. Pemberhentian pegawai terjadi atas permohonan sendiri atau karena diberhentikan organisassi akibat sangsi tertentu yang berkaitan dengan keswepakatan hubungan kerja. Pemberhentian pegawai dalam arti ini biasanya dilakukan dalam periode kontrak kerja (work service)
66
E. Perubahan Organisasi Proses merubah organisasi yang dilakukan secara terus-menerus sebagai reaksi dari keadaan pasar yang senantiasa berubah. Perubahan tersebut berkenaan dengan arah, struktur dan kemampuan untuk melayani kebutuhan yang selalu berubah dari pasar, pelanggan dan para pekerja itu sendiri. Sifat dari perubahan organisasi (Organization Change) merupakan modifikasi substanstive pada beberapa bagian organisasi. Oleh karena itu, perubahan dapat melibatkan hampir semua aspek dari suatu organisasi seperti jadwal pekerjaan, dasar untuk pembagian departemen, rentang manajemen, mesin-mesin, rancangan organisasi, orang-orang didalam organisasi itu sendiri dan lain sebagainya. Setiap perubahan yang terjadi dalam organisasi memiliki dampak yang besar bagi organisasi itu sendiri. Dan tentunya perubahan itu diharapkan mampu memberi dampak positif yang membuat organisasi bisa berjalan secara efektif dan efisien. Perubahan reaktif adalah perubahan yang dilakukan sebagai reaksi terhadap tanda-tanda bahwa perubahan diperlukan melalui pelaksanaan modifikasi sedikitdemi sedikit untuk menangani masalah tertentu yang timbul. Organisasi membuat perubahan structural kecil sebagai reaksi terhadap perubahan dalam lingkungan mikro dan makro. Formulir pendaftaran direvisi untuk mempermudah calon mahasiswa .Program pelatihan peningkatan pelayanan pelanggan dilakukan setiap enam bulan. Perubahan reaktif lebih ditekankan pada perubahan yang bersifat rutin dengan cakupan yang lebih sempit. Perubahan proaktif adalah perubahan yang diarahkan melalui inovasi structural, kebijakan atau sasaran baru atau perubahan filosofi operasi yang dengan
67
sengaja didesain dan diimplementasikan. Proses reaktif dilakukan melalui pelaksanaan berbagai investasi waktu dan sumber daya lainnya yang berarti untuk mengubah cara-cara operasi organisasi. F. Faktor Pemicu Perubahan 1. Faktor pemicu dari lingkungan Terdapat beberapa pengaruh lingkungan yang menyebabkan perubahan dalam organisasi antara lain sebagai berikut: a. Pasar yang dilayani perusahaan ( klien atau konsumen ) b. Globalisasi c. Pemasok d. Reformasi politik e. Lembaga Pemerintah dan Parlemen f. Serikat pekerja g. Asosiasi niaga h. Perubahan status perusahaan dari milik negara i. Pesaing menjadi swasta atau sebaliknya j. Lembaga keuangan k. Perubahan demografis dan struktur keluarga l. Pemasok tenaga kerja m. Tingkat pengangguran n. Kondisi perekonomian o. Kemajuan teknologi p. Perkembangan system computer dan informasi q. Perkembangan e-commerce
68
2. Pengaruh PETS (Politik, Ekonomi, Teknologi dan Sosial) PETS berperan sebagai faktor dari berubahnya suatu organisasi, PETS mempengaruhi strategi, struktur dan kebijakan perusahaan. a. Pengaruh teknologi Internet merupakan factor terpenting dan menyentuh hampir semua aspek operasional perusahaan. Penggunaan internet bukannya tanpa masalah, karena staf menggunakan e-mail dan internet di tempat kerja mencemaskan para atasan sebab penggunaan e-mail menyimpang dari pekerjaannya b. Pengaruh politik Perubahan lingkungan politik tidak saja langsung mempengaruhi perusahaan, tetapi juga berimbas pada perubahan lingkungan ekonomi. Contohnya kebijakan pemerintah dalam pengurangan subsidi BBM, dangan dikuranginya subsidi BBM membuat harga BBM naik sehingga menyebabkan daya beli masyarakat rendah. Jika daya beli masyarakat rendah akan berpengaruh pada pemintaan produk perusahaan, permintaan produk akan menurun yang menyebabkan pendapatan perusahaan akan berkurang c. Pengaruh sosial dan budaya
1) Harapan kenaikan standar hidup secara terus-menerus, sementara peluang pekerjaan permanen yang aman makin langka.
2) Faktor demografis membuat berlimpahnya jumlah kaum muda memasuki pasar kerja.
3) Perubahan struktur keluarga dimana kaum perempuan juga berharap dapat meniti karir seperti layaknya suami mereka.
4) Perusahaan juga dituntut meningkatkan perhatian pada aspek kreatifitas
69
karyawan dengan melakukan penataan system untuk mendorong inovasi
d. Pengaruh ekonomi 1) Pesaing 2) Kurs mata uang 3) Pajak 4) Perijinan 5) Standar Gaji Minimum 6) Serikat buruh yang makin berpengaruh 7) Pergantian direktur atau manager 8) Perubahan struktur administrasi 9) Penataan kelompok kerja Perubahan tata ruang kantor / pabrik G. Proses Perubahan Organisasi Edgar H. Schein mengemukakan tiga langkah proses efektif perubahan organisasi sebagai berikut : 1. Unfreezing (pencairan) Membuat kebutuhan terhadap perubahan demikian jelas sehingga individu, kelompok dan organisasi siap melihat dan menerima bahwa perubahan perlu terjadi. Langkah ini biasanya dikaitkan dengan diagnosis, yang menggunakan pakar eksternal yang disebut agen perubahan yaitu spesialis OD (organizational development) yang melaksanakan diagnosis sistematis atas organisasi dan mengidentifikasi
masalah-masalah
yang berhubungan
dengan
pekerjaan.
Diagnosis membantu karyawan menyadari masalah-masalah perilaku mereka. 2. Changing (pengubahan)
70
Menemukan dan mengadopsi sikap, nilai dan tingkah laku baru dengan bantuan agen perubahan terlatih memimpin individu, kelompok dan seluruh organisasi melewati proses tersebut. Individu-individu bereksperimen dengan perilaku-perilaku baru dan mempelajari keahlian-keahlian baru yang dapat digunakan dalam lingkungan kerja. 3. Refreezing (pemantapan) Transformasi pola tingkah laku menjadi norma baru melalui penguatan dan dukungan mekanisme. Di sini individu-individu menerapkan sikap dan nilai baru dan organisasi memberi imbalan untuk itu. Dampak dari perilaku baru dievaluasi dan diperkuat. H. Sumber Utama Penolakan Terhadap Perubahan Organisasi 1. Budaya Organisasi Budaya merupakan kekuatan untuk mengarahkan tingkah laku karyawan. Karyawan termotivasi bekerja dalam organisasi karena pekerjaan itu membantu mereka memenuhi sasaran kehidupan mereka dan karena kepribadian, sikap dan keyakinan mereka sesuai dengan budaya organisasi. Budaya yang telah tertanam mempengaruhi sikap kerja sehingga mereka merasa terancam dengan usaha untuk melakukan perubahan radikal dalam budaya organisasi dan “cara kami bekerja” yang dirasa akan menyulitkan mereka untuk melakukan penyesuaian terhadap budaya baru. 2. Kepentingan individu Kebutuhan karyawan terhadap hasil kerja sebagai imbalan dari bekerja dengan baik, adanya pengharapan terhadap gaji yang memadai, kondisi kerja yang memuaskan, kepastian adanya pekerjaan, dan penghargaan sampai tingkat 71
tertentu menjadi faktor penolakan perubahan. Dalam hal ini perubahan menyebabkan kekhawatiran karyawan menghadapi periode yang secara potensial tidak menyenangkan untuk menyesuaikan dengan struktur organisasi yang baru atau pekerjaan yang didesain ulang yang akan menimbulkan hilangnya beberapa kepentingan yang selama ini dimiliki karyawan. 3. Persepsi Sasaran dan Strategi Organisasi Sasaran dan strategi sangat penting untuk mengorganisasikan dan mengkoordinasikan usaha organisasi. Sasaran dan strategi yang menjadi pedoman dan telah dipegang sebagai pendorong stabilitas organisasi, sangat sulit dirubah karena terkadang karyawan tidak mengetahui kebutuhan untuk sasaran baru karena mereka tidak mempunyai cukup informasi yang sama dengan manajer. Mereka masih berpijak pada stabilitas masa lalu. sementara lingkungan berubah secara dinamis dan menuntut perubahan. I. Cara Menangani Penolakan Terhadap Perubahan Organisasi Ada enam pendekatan dalam menangani penolakan terhadap perubahan yang dapat dilakukan organisasi. 1. Pendidikan dan Komunikasi. Memberikan penjelasan tentang kebutuhan akan perubahan dan logika dari perubahan kepada individu, kelompok dan organisasi keseluruhan. Pendekatan ini digunakan bila ada kekurangan informasi atau informasi yang tidak tepat serta kekurangan analisanya. 2. Partisipasi dan penyertaan. Meminta atau mengikutsertakan anggota organisasi untuk membantu mendesain perubahan. Pendekatan yang dapat digunakan bila pemrakarsa tidak mempunyai
72
semua informasi yang dibutuhkan untuk mendesain perubahan dan orang lain mempunyai kekuatan cukup besar untuk menolak perubahan. 3. Memberi fasilitas dan dukungan. Memberikan program pelatihan ulang, liburan, dukungan emosional dan memahami orang yang terpengaruh terhadap perubahan. Pendekatan yang dapat digunakan bila orang akan menolak karena masalah penyesuaian. 4. Negosiasi dan persetujuan. Melakukan negosiasi dengan penolak potensial atau mengusahakan surat pemahaman tertulis. Pendekatan digunakan bila beberapa orang atau organisasi dengan kekuatan besar untuk menolak perubahan. 5. Manipulasi dan pemilihan menjadi anggota. Memberikan peran yang diinginkan oleh orang yang berpengaruh dalam mendesain atau mengimplementasikan proses perubahan. Pendektan ini digunakan bila taktik lain tidak akan berhasil atau terlalu mahal. 6. Memaksa secara terang-terangan dan terselubung. Menakut-nakuti
dengan
kehilangan
pekerjaan
atau
pemindahan,
tidak
dipromosikan dan sebaginya. Pendekatan ini digunakan bila kecepatan dalam proses perubahan diperlukan dan pemrakarsa perubahan memiliki kekuatan yang cukup besar. J. Inovasi Kreativitas kemapuan untuk menggabungkan ide-ide dengan cara yang unik atau membuat hubungan yang tidak biasa diantara ide-ide. Inovasi adalah proses mencari ide kreatif dan mengubahnya menjadi produk atau jasa atau metode kerja yang inovatif. 1. Bentuk Kreativitas
73
a. Inovasi Radikal (Radical Inovation) adalah perubahan produk atatu jasa dalam proses manajemen dimana produk dan jasa atau teknologi yang dikembangkan oleh suatu organisasi disusun, dibangun, dan diberikan kepada konsumen. yang sepenuhnya menggantikan produk, jasa atau teknologi yang ada dalam suatu industri. b. Inovasi Produk (Product Innovation) adalah perubahan produk, jasa, atau teknologi baru yang dimodifikasi dalam karakteristik atau kinerja dari produk atau jasa yang produk, jasa, atau teknologi yang ada. ada atau pernciptaan dari produk atau jasa yang sama sekali baru. c. Inovasi Technical (Technical Inovation) adalah perubahan dalam cara produksi dan jasa dibuat, diciptakan, dan dalam penampilan fisik atau kinerja dari suatu produk atau didistribusikan. Inovasi proses secara langsung mempengaruhi manufaktur, jasa atau proses fisik dimana suatu produk atau jasa dibuat. Memenangkan bisnis sekarang ini memerlukan inovasi itulah kenyataan yang dihadapi oleh manajer sekarang ini. Dalam dunia e-bisnis yang dinamis dan kacau serta persaingan global, organisasi harus menciptakan produk dan jasa yang mempunyai teknologi yang canggih jika mereka ingin bersaing. Ada tiga variabel yang ternyata mampu merangsang inovasi yaitu: Variabel Struktur, Variabel Budaya dan Variabel SDM 1) Variable struktur a) Struktur organic karena jenis organisasi itu rendah formlisasi, sentralisasi dan spesialisasi kerjanya, struktur organic memudahkan
74
fleksibilitas, kemampuan beradaptasi dan pemupukan silang yang dibutuhkan untuk memunculkan inovasi. b) Sumber daya melimpah. Melimpahnya sumber daya berarti manajemen mempu membeli inovasi, mampu membayar biaya melembagakan inovasi dan mampu menyerap kegagalan. c) Komunikasi. Tim lintas fungsi, satuan tugas dan desain organisasi semacam itu mampu memperlancar interaksi dan komunikasi antar departemen d) Manajemen tekanan waktu. Organisasi yang inovatif mencoba meminimalkan tekanan waktu yang ekstrem pada kegiatan kreatif dengan mengesampingkan permintaan lingkungan 2) Variable Budaya a) Menerima ambiguitas. Terlalu banyak penekanan pada obyektivitas dan kekhususan dapat menghambat kreatifitas b) Menolerir hal yang tidak praktis. Janganlah mencegah orang-ornag yang mengutarakaan pemikirannya tentang “bagaimana seandainya”. Apa yang mulanya kelihatan tidak praktis, dapat menghasilkan solusi yang inovatif. c) Pengendalian eksternal yang rendah. Aturan atau kebijakan dan kendali organisasi semacam itu dibuat sesedikit mungkin d) Menolerir resiko. Para karyawan didorong untuk bereksperimen tanpa rasa takut terhadap akibatnya. Kesalahan diperlukan untuk modal pembelajaran.
75
e) Menolerir konflik. Keragaman pendapat didorong. Keselarasan dan kesepakatan diantara individu tidak diasumsikan sebagai petunjuk tingginya kinerja f) Berfokus pada hasil bukan cara. Sasaran dibuat jelas dan orang-orang didorong untuk memikirkan jalan alternatef menuju sasaran organisasi. g) Berfokus pada sistem terbuka. Para manajer memantau dengan ketat lingkungannya dan menanggapi perubahan ketika perubahan itu terjadi. h) Umpan balik yang positif. Manajer memberikan umpan balik yang positif, dorongan dan dukungan sehingga karyawan merasa ide kreatif mereka mendapat perhatian. 3) Variabel Sumber Daya Variabel Sumber Daya Manusia Organisasi yang inovatif itu secara aktif memajukan pelatihan dan pengembangan anggotanya agar pengetauan mereka senantiaa mutakhir, memberi karyawan mereka rasa aman kerja yang tinggi untuk mengurangi rasa takut dipecat karena melakukan kesalahan dan mendorong individu menjadi “ jagoan “ perubahan. Jagoan ide secara aktif dan penuh semangat mendukung ide baru, membangun dukungan, mengatasi penolakan dan memastikan diterapkannya inovasi itu. Ciri-ciri jagoan ide : Rasa percaya diri yang tinggi, tahan banting, penuh semangat, penuh tenaga, Cenderung mengambil resiko. Para jagoan ide juga memiliki jiwa kepemimpinan yang dinamis. Mereka mampu mengilhami dan menyemangati orang lain melalui visi mereka tentang inovasi dan keyakinan pribadi yang kuat akan misi mereka. Mereka juga mendapatkan persetujuan orang lain untuk mendukung misi mereka. Selain
76
itu, para jagoan ide juga biasanya mempunyai jabatan yang memberi mereka kebebasan cukup besar untuk pengambilan keputusan.
EVALUASI Jawablah pertayaan di bawah ini dengan singkat dan jelas ! 1. Apa yang dimaksud dengan manajemen SDM? 2. Jelaskan model klerikal dalam manajemen SDM? 3. Sebutkan 5 fungsi manajemen SDM? 4. Sebutkan faktor-faktor pemicu perubahan 5. Jelaskan tahap pencairan dalam proses perubahan
77
BAB 8 DASAR-DASAR KEPEMIMPINAN A. Pengertian Kepemimpinan Stoner mendefinisikan pemimpin sebagai kepemimpinan manajerial yaitu suatu proses penghargaan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya. Sedangkan menurut John D. Pfiffner, Robert Presthus kepemimpinan adalah seni mengkoordinasikan dan memahami. Dari kedua pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa kepemimpinan merupakan suatu proses pengkoordinasian pada orang-orang yang ada dalam suatu organisasi agar mereka saling bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. B. Pendekatan Studi Kepemimpinan Ada tiga pendekatan dalam studi kepemimpinan yaitu pendekatan kesifatan, perilaku, dan situasional yang mana pendekatan ini ditemukan berdasarkan penelitian-penekitian
dan
teori-teori
kepemimpinan.
Pendekatan
pertama
memandang kepemiminan sebagai suatu kombinasi sifat-sifat (traits) yang tampak. Pendekatan kedua bermaksud mengidentifikasikan perilaku-perilaku (behaviours) peribadi yang berhubungan dengan kepemimpinan yang efektif. Kedua pendekatan ini mempunyai anggapan bahwa seorang individu yang memiliki sifat-sifat tertentu atau memperagakan perilaku-perilaku tertentu akan muncul sebagai pemimpin dalam situasi kelompok apapun dimana dia berada. Pemikiran dan penelitian sekarang mendasarkan pada pendekatan ketiga yaitu pandangan situasional tentang kepemimpinan. Pandangan ini menganggap terdapat beberapa kondisi yaang bervariasi yang menentukan efektifitas kepemimpian
78
dengan situasi tugas-tugas yang dilakukan, keterampilan dan penghaaraapan bawahan, lingkungan organisasi, pengalaman masa lalu pemimpin dan bawahan, lingkungan organisasi, dan sebagainya. C. Fungsi-fungsi Kepemimpinan 1. Fungsi Perencanaan Seorang pemimpin perlu membuat perencanaan yang menyeluruh bagi organisasi dan bagi diri sendiri selaku penanggung jawab tercapainya tujuan organisasi. Manfaat – manfaat tersebut antara lain: a. Perencanaan merupakan hasil pemikiran dan analisa situasi dalam pekerjaan untuk memutuskan apa yang akan dilakukan b. Perencanaan berarti pemikiran jauh ke depan disertai keputusan – keputusan yang berdasarkan atas fakta – fakta yang diketahui c. Perencanaan berarti proyeksi atau penempatan diri ke situasi pekerjaan yang akan dilakukan dan tujuan atau target yang akan dicapai. Perencanaan meliputi dua hal, yaitu: a. Perencanaan tidak tertulis yang akan digunakan dalam jangka pendek, pada keadaan darurat, dan kegiatan yang bersifat terus menerus. b. Perencanaan tertulis yang akan digunakan untuk menentukan kegiatan – kegiatan yang akan dilakukan atas dasar jangka panjang dan penentukan prosedur – prosedur yang diperlukan. 2. Fungsi Memandang ke Depan Seorang pemimpin yang senantiasa memandang ke depan berarti akan mampu mendorong apa yang akan terjadi serta selalu waspada terhadap kemungkinan. Hal ini memberikan jaminan bahwa jalannya proses pekerjaan ke arah yang dituju
79
akan dapat berlangusng terus menerus tanpa mengalami hambatan dan penyimpangan yang merugikan. Oleh sebab seorang pemimpin harus peka terhadap perkembangan situasi baik di dalam maupun diluar organisasi sehingga mampu mendeteksi hambatan-hambatan yang muncul, baik yang kecil maupun yang besar. 3. Fungsi Pengembangan Loyalitas Pengembangan kesetiaan ini tidak saja diantara pengikut, tetapi juga unutk para pemimpin tingkat rendah dan menengah dalam organisai. Untuk mencapai 3
kesetiaan ini, seseorang pemimpin sendiri harus memberi teladan baik dalam pemikiran, kata-kata, maupun tingkah laku sehari – hari yang menunjukkan kepada anak buahnya pemimpin sendiri tidak pernah mengingkari dan menyeleweng dari loyalitas segala sesuatu tidak akan dapat berjalan sebagaimana mestinya. 4. Fungsi Pengawasan Fungsi pengawasan merupakan fungsi pemimpin untuk senantiasa meneliti kemampuan pelaksanaan rencana. Dengan adanya pengawasan maka hambatan – hambatan dapat segera diketemukan, untuk dipecahkan sehingga semua kegiatan kembali berlangsung menurut rel yang elah ditetapkan dalam rencana. 5. Fungsi Mengambil Keputusan Pengambilan keputusan merupakan fungsi kepemimpinan yang tidak mudah dilakukan. Oleh sebab itu banyak pemimpin yang menunda untuk melakukan pengambilan keputusan. Bahkan ada pemimpin yang kurang berani mengambil keputusan. Metode pengambilan keputusan dapat dilakukan secara
80
individu, kelompok tim atau panitia, dewan, komisi, referendum, mengajukan usul tertulis dan lain sebagainya. 6. Fungsi Memberi Motivasi Seorang pemipin perlu selalu bersikap penuh perhatian terhadap anak buahnya. Pemimpin harus dapat memberi semangat, membesarkan hati, mempengaruhi anak buahnya agar rajinbekerja dan menunjukkan prestasi yang baik terhadap organisasi yang dipimpinnya. Pemberian anugerah yang berupa ganjaran, hadiah, piujian atau ucapan terima kasih sangat diperlukan oleh anak buah sebab mereka merasa bahwa hasil jerih payahnya diperhatikan dan dihargai oleh pemimpinnya. Di lain pihak, seorang pemimpin harus berani dan mampu mengambil tindakan terhadap anak buahnya yang malas dan yang telah berbuat salah sehingga merugikan organisasi, dengan jalan memberi celaan, teguran, dan hukuman yang setimpal dengan kesalahannya. Untuk melaksanakan fungsi fungsi ini sebaik- baiknya, seorang pemimpin perlu menyelenggarakan daftar kecakapan dan kelakuan baik bagi semua pegawai sehingga tercatat semua hadiah maupun hukuman yang telah diberikan kepada mereka. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar kepemimpinan dapat berperan dengan baik, antara lain: 1. Yang menjadi
dasar
utama dalam
efektivitas
kepemimpinan
bukan
pengangkatan atau penunjukannya, melainkan penerimaan orang lain terhadap kepemimpinan yang bersangkutan 2. Efektivitas kepemimpinan tercermin dari kemampuannya untuk tumbuh dan berkembang
81
3. Efektivitas kepemimpinan menuntut kemahiran untuk “membaca” situasi 4. Perilaku seseorang tidak terbentuk begitu saja, melainkan melalui pertumbuhan dan perkembangan 5. Kehidupan organisasi yang dinamis dan serasi dapat tercipta bila setiap anggota mau menyesuaikan cara berfikir dan bertindaknya untuk mencapai tujuan organisasi. D. Gaya-Gaya Kepemimpinan Para peneliti telan mengidentifikasikan dua gaya kepemimpinan: Gaya kepemimpinan dengan orientasi tugas (task oriented) dan gaya kepemimpinan orientasi karya (employee oriente). Pemimpin berorietasi tugas mengarahkan dan mengawasi bawahan secara tertutup untuk menjamin bahwa tugas dilaksanakan sesuai dengan yaang diinginkannya. Pemimpin lebih memperhatikan pelaksanaan pekerjaan daripada pengembangan dan pertumbuhan karyawan. Pemimpin yang berorientasi pada karyawan berorientasi pada proses memotivasi bawahan dibanding mengawasi mereka. Mereka mendorong anggota kelompok untuk melaksanakan tugas-tugas dengan memberikan kesempatan bawahan untuk berpartisipasi dalam pembutan keputusan, menciptakan suasana persahabatan serta hubungan-hubungan saling mempercayai dan menghormati antar anggota kelompok. Selain gaya kepemimpinan di atas masih terdapat gaya lainnya. 1. Otokratis Kepemimpinan seperti ini menggunakan metode pendekatan kekuasaan dalam mencapai keputusan dan pengembangan strukturnya. Kekuasaan sangat dominan digunakan. Memusatkan kekuasaan dan pengambilan keputusan bagi dirinya sendiri, dan menata situasi kerja yang rumit bagi pegawai sehingga mau
82
melakukan apa saja yang diperintahkan. Kepemimpinan ini pada umumnya negatif, yang berdasarkan atas ancaman dan hukuman. Meskipun demikian, ada juga beberapa manfaatnya antaranya memungkinkan pengambilan keputusan dengan cepat serta memungkinkan pendayagunaan pegawai yang kurang kompeten. 2. Partisipasif Lebih banyak mendesentrelisasikan wewenang yang dimilikinya sehingga keputusan yang diambil tidak bersifat sepihak. 3. Demokrasi Ditandai adanya suatu struktur yang pengembangannya menggunakan pendekatan pengambilan keputusan yang kooperatif. Di bawah kepemimpinan pemimpin yang demokrasis cenderung bermoral tinggi dapat bekerjasama, mengutamakan mutu kerja dan dapat mengarahkan diri sendiri. 4. Kendali Bebas Pemimpin memberikan kekuasaan penuh terhadap bawahan, struktur organisasi bersifat longgar dan pemimpin bersifat pasif. Yaitu Pemimpin menghindari kuasa dan tanggung – jawab, kemudian menggantungkannya kepada kelompok baik dalam menetapkan tujuan dan menanggulangi masalahnya sendiri. E. Perbedaan Kepemimpinan dan Manajemen
Substansi 1. Penyusunan Rencana
Manajemen
Kepemimpinan
Perencanaan dan
Penentuan Arah Kegiatan.
Penganggaran Penentuan
Menyusun visi atau tujuan
rencana spesifikasi dari
jangka panjang yang akan
kegiatan untuk
83
pencapaian tujuan serta
diraih oleh organisasi serta
mengalokasikan segala
strategi
sumber daya yang
perubahan
yang
harus dilakukan
dibutuhkan.
2. Membangun Relasi
Pengorganisasian dan
Mengkoordinasikan visi
antar Manusia atau
Penempatan SDM.
kepada orang-orang serta
Kelompok Kerja untuk
Menyusun struktur
membangun kerjasama
Merealisasikan
organisasi, prosedur
dengan orang-orang yang
Rencana
kerja, tanggung jawab
siap untuk mewujudkan
dari setiap bagian
visi secara bersama-
organisasi serta metode
sama.
implementasi.
3. Implementasi Rencana
Pengawasan dan
Memotivasi dan
Pemecahan Masalah.
Memberikan inspirasi.
Pada tahap implementasi
Peran yang dilakukan
tugas manajemen adalah
pada saat implementasi
melakukan pengawasan
adalah memotivasi
dan pengendalian atas
orang-orang yang telah
berbagai kendala yang
sepakat bekerjasama
mungkin ditemui.
untuk melakukan implementasi dari apa yang telah dibangun sebagai upaya pencapaian visi.
4. Hasil yang diperoleh
Sesuatu yang telah diperkirakan atau
Suatu perubahan yang akan mendukung pencapaian visi.
ditargetkan sebelumnya
84
EVALUASI 1. Menurut anda bagaimanakah kepemiminan yang baik itu? 2. Jelaskan fungsi memberi motivasi dalam kepemimpinan 3. Jelaskan gaya kepemimpinan otokratis 4. Jelaskan perbedaan antara manajemen dan kepemimpinan dalam hal penyusunan rencana 5. Menurut anda bagaimana kepemimpinan komting kelas anda?
85
BAB 9 MOTIVASI KERJA DALAM MANAJEMEN A. Pengertian Motivasi Kerja George R. Terry mendefinisikan motivasi kerja sebagai suatu keinginan dalam diri seseorang yang mendorongnya untuk bertindak sesuatu. Sedangkan menurut John R. Schemerhom, motivasi kerja yaitu mengacu pada pendorong di dalam individu yang berpengaruh atas tingkat, arah dan gigihnya upaya seseorang dalam pekerjaannya. Menurut Ellen A Benowits, motivasi kerja adalah kekuatan yang menyebabkan individu yang bertindak dengan cara tertentu. Orang punya motivasi tinggi akan lebih giat bekerja, sementara yang rendah sebaliknya. Dari beberapa pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa motivasi kerja adalah suatu dorongan dalam diri seseorang yang berpengaruh pada tindakantindakan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Banyak istilah yang digunakan untuk menyebut motivasi (motivation) atau motif, antara lain kebutuhan (need), desakan (urge), keinginan (wish), dan dorongan (drive). Dalam hal ini akan digunakan istilah motivasi yang diartikan sebagai keadaan dalam pribadi seseorang dalam mendorong keinginan individu dalam melakukan kegiatan tertentu guna mencapai tujuan. Motivasi yang ada pada seseorang merupakan kekuatan pendorong yang akan mewujudkan suatu perilaku guna mencapai tujuan kepuasan dirinnya. Motivasi merupakan masalah kompleks
dalam
organisasi,
sehingga
banyak
ahli
telah
mencoba
mengembangkan berbagai teori dan konsep.
86
B. Pandangan Berkaitan dengan Motivasi dalam Organisasi 1. Model Tradisional Pandangan ini menganggap bahwa pada dasarnya para pekerja malas dan hanya dapat dimotivasi dengan uang, maka dari itu digunakan sistem pengupahan insentif untuk memotivasi para pekerja, lebih banyak berproduksi lebih banyak menerima penghasilan. 2. Model Hubungan Manusiawi Model ini memberikan suatu pandangan bahwa kontak-kontak sosial karyawan pada pekerjaannya juga penting. Manager dapat memotivasi bawahan melalui pemenuhan kebutuhan sosial mereka dan membuat mereka merasa berguna dan penting. Sebagai hasilnya karyawan diberi berbagai kebebasan untuk membuat keputusan sendiri dalam pekerjaannya. 3. Model Sumber Daya Manusia Model ini menyatakan bahwa para karyawan dimotivasi oleh banyak faktor tidak hanya uang atau keinginan mencapai kepuasan, tetapi juga kebutuhan untuk berprestasi dan memperoleh pekerjaan yang berarti. Mereka beralasan bahwa kebanyakan orang telah dimotivasi untuk melakukan pekerjaan secara baik dan mereka tidak secara otomatis melihat pekerjaan sebagai sesuatu yang tidak dapat menyenangkan. C. Faktor yang Mempengaruhi Motivasi Kerja 1. Faktor Kebutuhan Manusia a. Kebutuhan Dasar Kebutuhan dasar merupakan hal yang vatal dalam kehidupan manusia. Kebutuhan dasar ini meliputi kebutuhan akan pangan, papan dan sandang.
87
Jika salah satu kebutuhan tersebut tidak dipenuhi maka akan terjadi gangguan dalam kelangsungan hidup manusia. Karena sifatnya yang vatal maka timbul motivasi tersendiri untuk mengusahakan pemenuhan kebutuhan dasar ini sla. b. Kebutuhan rasa aman Termasuk kebutuhan akan status, pengakuan, penghargaan dan lain-lain. Seorang karyawan yang menginginkan status bukan saja karyawan harus mempunyai kesempatan lebih banyak, tetapi harus bersedia menerima kewajiban lebih banyak. c. Kebutuhan sosial Menurut Robert Carison, satu cara meyakinkan karyawan betah bekerja adalah meyakinkan bahwa dirinya memiliki banyak mitra di organisasi. 2. Faktor kompensasi Kompensasi adalah segala sesuatu yang diterima para karyawan sebagai balas jasa bekerja. Apabila kompensasi di berikan secara benar, para karyawan akan lebih terpuaskan dan motivasi untuk mencapai sasaran-sasaran organisasi. Kompensasi penting bagi karyawan karena kompensasi mencerminkan nilai karya karyawan itu sendiri, keluarga dan masyarakat. 3. Faktor Komunikasi Dalam suatu organisasi komunikasi perlu dijalin secara baik antara atasan dengan bawahan atau sesama bawahan, karena dengan komunikasi yang lancar maka arus komunikasi akan berjalan lancar pula serta tidak terjadi adanya miskomunikasi
yang
akan
mengakibatkan
kesimpang
siuran
88
dalam
melaksanakan pekerjaan dalam organisasi. Dengan komunikasi yang lancar kebijakan organisasi akan dapat lebih mudah dimengerti. 4. Faktor Kepemimpinan Menurut Arep dalam manajemen personalia ( 2003: 93 ), kepemimpinan adalah kemampuan seseorang untuk memguasai atau mempengaruhi orang lain atau masyarakat yang berbeda–beda menuju pencapaian tertentu. Dalam mencapai tujuan yakni untuk dapat menguasai atau mempengaruhi serta memotivasi orang lain, maka dalam penerapan manajemen sumber daya manusia digunakan beberapa gaya kepemimpinan, seperti demokratis, diktator dan paternal. 5. Faktor Pelatihan Pelatihan merupakan suatu sarana untuk meningkatkan kemampuan karyawan dalam suatu organisasi.Untuk lebih meningkatkan kualitas sumber daya manusia setiap organisasi perlu melaksanakan pendidikan dan pelatihan bagi karyawannya, baik yang diselenggarakan di dalam maupun di luar organisasi. 6. Faktor Prestasi Penilaian prestasi kerja karyawan bagi organisasi merupakan sarana untuk mengembangkan sumber daya manusia. Sedangkan bagi karyawan penilaian prestasi dapat memacu semangat kerja, guna peningkatkan kinerja selanjutnya. Karena dengan penilaian prestasi ini akan merasa bahwa hasil kerja mereka diakui oleh pihak organisasi dan kemudian menimbulkan harapan untuk memperoleh kompensasi dari organisasi. Ha ini merupakan sumber motivasi kerja yang sangat mempengaruhi kinerja karyawan.
89
D. Cara Meningkatkan Motivasi Kerja Ada beberapa cara dalam meningkatkan motivasi kerja antara lain sebagai berikut: 1. Motivasi karyawan dengan membangun kepuasan Cara untuk memperoleh keuntungan yang berkelanjutan adalah dengan membangun sebuah lingkungan kerja yang nyaman dan menarik, selalu fokus, dan menjaga karyawan yang berbakat. Maksudnya adalah mereka harus bisa termotivasi supaya siap menunjukkan kemampuan dan mendapatkan komitmen
agar
mampu
tampil
di
tingkat
yang
maksimal.
Motivasi kerja berhubungan erat dengan tingkat kepuasan diri pekerja atau karyawan dan hal ini dapat tercipta dengan adanya lingkungan kerja yang menyenangkan. Sebab, jika kita fokus pada menciptakan kepuasan karyawan, lalu fokus pada motivasi karyawan, maka akan tercipta suatu hubungan kerja yang baik, karena karyawan yang puas akan mengurus pelanggan dengan baik. 2. Motivasi karyawan melalui apresiasi Memberikan
apresiasi
kepada
karyawan
sangatlah
penting
agar
membangkitkan perilaku positif dan prestasi karyawan, sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan dengan baik. Manajer yang cerdas dapat meningkatkan motivasi kerja karyawan dengan memberikan perhatian secara personal, seperti memberikan tepukan di punggung, catatan tulisan tangan, atau komentar singkat di aula. Dan menunjukkan atau memberikan penghargaan, usahakan agar mengatakannya dengan lebih spesifik. Dengan menjadi spesifik, karyawan menyadari tindakan mereka benar-benar diawasi. Dan, motivasi tingkat tinggi karyawan akan didapatkan melalui hasil yang alami.
90
3. Motivasi Karyawan Melalui Pengakuan Sebagian orang mampu melakukan apapun hanya untuk mendapatkan pengakuan, mereka juga dengan senang hati akan melakukan hal tersebut tanpa imbalan atau bayaran. Hal ini bisa menjadi senjata rahasia seorang manajer untuk memotivasi kerja karyawannya. Pengakuan merupakan 'hadiah emosional' untuk kerja mereka, sepeti mengakui keunggulan karyawan di tempat kerja, memberikan penghargaan atas keberhasilannya mencapai target penjualan atau bahkan penghargaan untuk kehadiran dan kedisiplinannya. Hal ini dapat dikatakan sangat efektif dalam upaya memotivasi karyawan. 4. Motivasi Karyawan Melalui Inspirasi Inspirasi terlahir dari kepemimpinan. Motivasi kerja karyawan melalui inspirasi ini meliputi misi perusahaan, serta maksud dan tujuannya. Dengan memiliki misi yang jelas, orang yang bergabung dalam sebuah perusahaan / organisasi akan tahu kemana akan pergi, sehingga dengan misi tersebut akan membuat para karyawan menjadi bersemangat dan begairah dalam bekerja. Pastikan setiap orang dalam organisasi perusahaan dapat memahami dan mengkomunikasikan misi, dan ini dilakukan dalam proses pemenuhan misi perusahaan atau organisasi. Sehingga hubungan antara misi-misi dan nilainilai individu serta tujuan dari karyawan tercipta dengan baik. 5. Motivasi Karyawan Melalui Kompensasi Sebagian besar orang akan termotivasi oleh uang. Karena itu, motivasi karyawan melalui kompensasi, bisa dalam bentuk kenaikan gaji, pemberian bonus kinerja, komisi, bagi hasil, dan pembagian hadiah lain seperti, mobil, motor, liburan, atau barang-barang lainnya yang dapat digunakan sebagai
91
hadiah. Apapun metode yang dipilih, harus memiliki sistem yang baik di tempat orang atau manager yang membangun motivasi kerja karyawan. Namun, tidak semua orang dapat termotivasi oleh faktor yang sama, atau harus ada kombinasi faktor. EVALUASI Jawablah pertayaan di bawah ini dengan singkat dan jelas ! 1. Jelaskan pengertian motivasi kerja 2. Jelaskan model hubungan manusiawi dalam konsep motivasi 3. Sebutkan faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi kerja 4. Apa yang dimaksud memotivasi karyawan dengan munumbuhkan kepuasan? 5. Menurut anda motivasi terbesar berasal dari mana? Berikan alasan mengenai pilihan anda?
92
BAB 10 KOMUNIKASI DAN KETRAMPILAN INTERPERSONAL A. Pengertian Komunikasi Komunikasi adalah proses penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang bermakna bagi kedua pihak, dalam situasi yang tertentu komunikasi menggunakan media tertentu untuk merubah sikap atau tingkah laku seorang atau sejumlah orang sehingga ada efek tertentu yang diharapkan (Effendy, 2000 : 13). Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan, informasi dari seseorang ke orang lain (Handoko, 2002:30). Tidak ada kelompok yang dapat eksis tanpa komunikasi : pentransferan makna di antara anggota-anggotanya. Hanya lewat pentransferan makna dari satu orang ke orang lain informasi dan gagasan dapat dihantarkan. Tetapi komunikasi itu lebih dari sekedar menanamkan makna tetapi harus juga dipahami (Robbins, 2002 : 310). Jadi dapat diambil suatu kessimpulan bahwa komunikasi adalah proses penyampaian ide atau gagasan dari seseorang kepada orang lain dalam bentuk lambang-lambang yang dapat dimengerti oleh kedua pihak dengan menggunakan media tertentu. B. Bentuk-bentuk Komunikasi Komunikasi yang dilakukan oleh orang-orang yang berada dalam suatu organisasi
membentuk
pola/bentuk
tertentu,
sehingga
mudah
diidentifikasikan. Bentuk-bentuk komunikasi tersebut antara lain sebagai berikut: 93
1. Komunikasi Vertikal Komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas atau komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan secara timbal balik. Komunikasi ini mengikuti pola airan perintah jadi bersifat formal. 2. Komunikasi Horizontal Komunikasi horisontal adalah komunikasi secara mendatar, misalnya komunikasi antara karyawan dengan karyawan dan komunikasi ini sering kali berlangsung tidak formal yang berlainan dengan komunikasi vertikal yang terjadi secara formal. 3. Komunikasi Diagonal Komunikasi diagonal yang sering juga dinamakan komunikasi silang yaitu seseorang dengan orang lain yang satu dengan yang lainnya berbeda dalam kedudukan dan bagian (Effendy, 2000 : 17) C. Unsur-unsur Komunikasi 1. Pesan Pesan adalah ide atau gagasan yang diterjemahkan ke dalam simbolsimbol untuk kemudian dikirimkan atau dipindahtangankan. Pesan ini dapat mempengaruhi si pnerima pesan karena memiliki maksud tersendiri. 2. Komunikator Komunikator merupakan pihak yang menyampaikan pesan kepada si penerima pesan. Komunikator menggunakan media tertentu dalan menyampaikan pesan.
94
3. Komunikan Orang yang menerima pesan dari komunikator 4. Media Alat yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator ke komunikan. Alat ini dapat berupa telepon, email, fax dan lain-lain 5. Umpan Balik Reaksi yang ditimbulkan oleh komunikan setelah menerima pesan. Biasanya komunikan memberitahukan umpan balik tersebut kepada komunikator. Umpan bailk dapat berupa kesetujuan/ketidaksetujuan, dukungan, saran terhadap pesan yang disampaikan. D. Proses Komunikasi 1. Sumber atau komunikator ketika hendak
menyampaikan pesan
komunikator menentukan macam pesan yang dikirim, susunan pesan dan saluran yang digunakan. 2. Pengubahan berita ke dalam sandi/kode (encoding) Langkah kedua ini mengubah berita kedalam berbagai bentuk simbolsimbol verbal atau nonverbal yang memindahkan pengertian,seperti katakata pencakapan atau tulisan,angka,gerakan ataupun kegiatan. 3. Pengiriman berita Mencerminkan pilihan komunikator terhadap media atau “saluran distribusi”. Dalam kenyataannya, salah satu keputusan penting yang harus dibuat pengirim adalah dalam penentuan saluran yang tepat atau sesuai bagi pengiriman berita tertentu.
95
4. Penerimaan berita Pada dasarnya orang-orang meneriman berita melalui panca inderanya seperti pendengaran, penglihatan, pengecap, peraba dan penciuman. Pengiriman berita beum lengkap jika peneriman pesan belum menerima pesan tersebut. 5. Pengertian atau penerjemahan kembali berita (decoding) Hal ini menyangkut pengartian simbol-simbol oleh penerima. Selalu ada kemungkinan bahwa berita sumber, ketika diartikan oleh penerima, akan menghasilkan pengertian yang jauh berbeda dengan yang dimaksud oleh pengirim. Jadi, penerima mempunyai tanggung jawab besar untuk efektifitas komunikasi, dalam hal komunikasi dua arah. 6. Umpan balik (feedback) Setelah komunikan menerima pesan kemudian dipahami maksud pesan oleh komunikan akan muncul tanggapan dari komunikan. Tanggapantangggapan tersebut dinamakan umpan balik. E. Komunikasi organisasi Unsur-unsur komunikasi diatas terlibat dalam komunikasi antar anggota dalam suatu organisasi. Raymond V. Lesikar menguraikan 3 faktor yang mempengaruhi komunikasi organisasi, yaitu saluran komunikasi formal, struktur organisasi, spesialisasi jabatan. 1. Saluran komunikasi formal Mempengaruhi efektifitas komunikasi dalam dua cara. pertama, liputan saluran formal semakin melebar sesuai perkembangan dan pertumbuhan
96
organisasi. kedua, saluran komunikasi formal dapat menghambat aliran informasi antar tingkat –tingkat organisasi. 2. Struktur wewenang organisasi Perbedaan kekuasaan dan kedudukan dala organisasi akan menentukan pihak-pihak yang berkomunikasi dengan seseorang serta isi dan ketepatan komunikasi. Sebagai contoh percakapan anntara direktur perusahaan dengan pegawai akan dibatasi formalitas dan kesopanan, sehingga tidak ada pihak yang berkehendak untuk menyatakan sesuatu yang tidak penting. 3. Spesialisasi jabatan Spesilisasi jabatan biasanya akan mempermudah komunikasi dalam kelompok-kelompok yang berbeda. Para anggota suatu kelompok kerja yang sama akan cenderung berkomunikasi dengan istilah, tujuan, tugas, waktu, dan gaya yang sama. Komunikasi antara kelompok-kelompok yang sangat berbeda akan cenderung terjadi miskomunikasi 4. Pemilikan informasi Individu-individu mempunyai informasi khusus dan pengetahuan tentang pekerjaan mereka. Informasi tersebut terkadang tidak dibagikan kepada yang lain. Individu-individu yang memiliki informasi khusus ini dapat berfungsi lebih efektif daripada mereka yang tidak memiliki pengetahuan tertentu. 5. Jaringan komunikasi dalam organisasi Organisasi dapat merancang jaringan atau struktur komunikasi dalam berbagai cara. Jaringan komunikasi mungkin dirancang kaku. Jaringan
97
semacam ini biasanya dimaksudkan untuk menghindarkan manajer atas dari informasi berlebihan yang tidak perlu dan menjaga kekuasaan dan statusnya.Sebaliknya, jaringan mungkin dirancang lebih bebas, dimana individu-individu dapat berkomunikasi dengan setiap orang pada setiap tingkat. F. Hambatan-hambatan terhadap komunikasi efektif 1. Hambatan-hambatan organisasional Organisasi memiliki suatu struktur mulai dari kedudukan yaang paling bawah sampai manajer puncak. Pesan yang disampaikan harus melalui struktur-struktur ini yang menyebabkan waktu yang lebih lama untuk pesan
sampai
ketepatannya.
pada
tujuannya
dan
Setiap
tingkatan
dalam
cenderung menjadi rantai
komunikasi
kurang dapat
menambah, mengurangi, mengubah pesan sehingga pesan yang disampaikan berbeda dengan berita aslinya. 2. Wewenang manajerial Keputusan tidak akan dihasilkan apabila tidak ada pengomunikasian wewenang, banyak atasan tidak dapat sepenuhnnya menerima berbagai masalah, kondisi atau hasil yang membuat mereka tampak lemah. Sebaliknya bawahan menghindari situasi dimana mereka harus mengungkapkan informasi yang membuat mereka daam kedudukan yang tidak menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesenjangan antara atasan dan bawahan.
98
3. Hambatan antar pribadi Hambatan antar pribadi yang dapat menjadi penghambat komunikasi antara lain: persepsi selektif; yaitu kemampuan seseorang dalam mengartikan pesan yang mana persepsi orang-orang terhadap suatu pesan akan berbeda-beda, status atau kedudukan komunikator; kredibilitas pesan dilihat dari kedudukan komunikator, manajer harus dipandang sebagai orang yang terpercaya dan dapat dipercaya, keadaan membela diri; perasaan membela diri pada pengirim, penerima berita atau keduanya juga menimbulkan hambatan-hambatan komunikasi, bila seseorang karyawan terancam akan kehilangan kedudukanya, maka dapat kehilangan kemampuan untuk mengartikn berita secara tepat dengan memberi reaksidefersif atau agresif G. Kemampuan interpersonal 1. Pengertian kemampuan interpersonal De Vito mendefinisikan komunikasi interpersonal sebagai komunikasi yang terjadi diantara dua orang yang telah memiliki hubungan yang jelas, yang terhubungkan dengan beberapa cara sedangkan menurut Hardjana komunikasi interpersonal adalah interaksi tatap muka antar dua atau beberapa orang, dimana pengirim pesan dapat menyampaikan pesan secara langsung dan penerima pesan dapat menerima dan menggapi secara langsung pula. Dengan demikian, komunikasi interpersonal adalah penyampaian dan penerimaan pesan antara dua orang secara tatap muka langsung atau melalui berbagai media dengan menggunakan bahasa verbal dan non verbal. Komunikasi
99
interpersonal merupakan komunikasi yang paling efektif, karena para perlakunya dpat terus menyesuaikan diri agar tujuan komunikasi tersebut tercapai. 2. Tujuan komunikasi interpersonal Marhaeni Fajar (2009:78) mengemukakan bahwa tujuan komunikasi interpersonal sebagai berikut: a. Mengenal diri sendiri dan orang lain Dari komunikasi interpersonal kita dapat mengetahui siapa dia dan mengetahui pendapat dia tentang diri kita. Semakin sering kita berkomunikasi semakin banyak kita mengenal orang dan semakin mengenal diri kita sendiri. b. Mengetahui dunia luar Komunikasi antar pribadi memungkinkan kita untuk memahami lingkungan kita secara baik yakni tentang objek dan kejadian-kejadian orang lain. c. Menciptakan dan memelihara hubungan menjadi bermakna Manusia diciptakan sebagai mahluk sosial, sehingga dalam kehidupan sehari-hari manusia tidak lepas dari komunikasi dengan manusia lain. Manusia tidak dapat hidup sendiri, maka manusia berkomunikasi agar dapat menciptakan dan memelihara hubungan sosial dengan orang lain. d. Mengubah sikap dan perilaku
100
Komunikasi antar pribadi secara langsung maupun tidak langsung dapat mengubah sikap dan perilaku bahkan pendapat seseorang yang saling berkomunikasi. e. Bermain dan mencari hiburan Dalam komunikasi antar pribadi, seseorang memperoleh kesenangan dan bisa saling bermain dan mencari hiburan karena bisa memberi suasana yang lepas yang penting bagi keseimbangan emosi dan kesehatan mental. f. Membantu orang lain Sifat komunikasi interpersonal yang tatap muka dan interaktif memungkinkan proses pemecahan masalah bahkan motivasi orang yang membutuhkan bantuan. Dari enam poin di atas dapat disimpulkan bahwa komunikasi interpersonal dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sosial seseorang mengingat bahwa manusia merupakan mahluk sosial yang selalu berinterkasi dengan orang lain. 3. Ciri-ciri komunikasi interpersonal Ciri-ciri efektivitas komunikasi antar pribadi menurut DeVito (Fajar, 2009: 84-86) adalah sebagai berikut: a. Keterbukaan (Openess) Adalah kemampuan menanggapi dengan senang hati informasi yang diterima di dalam menghadapi hubungan antar pribadi. Dalam situasi ini diantara pelaku komunikasi akan tercipta keterbukaan perasaan dan
101
pemikiran, serta masing-masing pihak bertanggungjawab atas apa yang disampaikannya. b. Empati (Empathy) Adalah ikut merasakan apa yang orang lain rasakan tanpa kehilangan identitas diri sendiri. Empati harus diketahui lawan bicara agar dapat meningkatkan efektivitas komunikasi. c. Dukungan (Supportivenees) Adalah suasana yang mendukung adanya komunikasi interpersonal yang efektif. Dukungan tersebut akan tercipta apabila proses komunikasi bersifat deskriptif dan tidak evaluatif serta lebih fleksibel dan tidak kaku. d. Rasa Positif (Positivenes) Adalah sikap yang positif dan menghargai keberadaan orang lain sebagai seseorang yang penting (stroking). e. Kesetaraan (Equality) Adalah penerimaan dan persetujuan terhadap orang lain yang menjadi lawan bicara. Kesetaraan dalam komunikasi interpersonal harus ditunjukan dalam proses pergantian peran sebagai pembicara dan pendengar. 4. Faktor-faktor yang menumbuhkan komunikasi interpersonal Agar tercapai komunikasi interpersonal yang efektif, diperlukan faktorfaktor yang dapat menumbuhkan komunikasi interpersonal dengan baik Faktor-faktor tersebut dijelaskan sebagai berikut:
102
Faktor-faktor yang menumbuhkan hubungan komunikasi interpersonal dalam komunikasi interpersonal menurut Ruffner dan Burgoon (1978) adalah : a. Percaya (Trust) Adalah faktor yang paling penting. Sejak tahap pertama dalam hubungan interpersonal (tahap pengenalan) sampai pada tahap peneguhan, percya menentukan efektivitas komunikasi secara ilmiah. Sikap ini dibentuk berdasrkan pengalaman dengan komunikan, karena sikap percya berubah-ubah bergantung kepada komunikasi yang dihadapi. b. Sikap Suportif Adalah sikap yang mngurangi sikap defersif dalam komunikasi. Sikap defensif adalah sikap tidak menerima, tidak jujur dan tidak empati. Komunikasi akan gagal apabila orang dengan sikap defentif lebih banyak melindungi diri dari ancaman yang ditanggapinya dalam situasi komunikasi daripada memahami pesan orang lain. c. Sikap terbuka (Open-Mindedness) Adalah sikap yang amat besar pengaruhnya dalam menumbuhkan komunikasi interpersonal yang efektif. Ketiga faktor tersebut mendorong timbulnya saling pengertian, saling menghargai dan yang terpenting adalah salaing mengembangkan kualitas hubungan interpersonal. 5. Tahap-tahap komunikasi interpersonal a. Membuat kontak 103
Ada beberapa macam persepsi alat indera yan digunakan seperti melihat, mendengar dan membahui seseorang. Tahap ini berlangsung selama 4 menit dan merupakan penentu apakah akan melanjutkan hubungan atau tidak. b. Keterlibatan Tahap ini merupakan tahap pengenalan lebih jauh, untuk lebih mengikat diri dan mengenal orang lain juga mengungkapkan diri kita. c. Keakraban Tahap ini ada kemungkinan membina hubungan primer, seseorang akan lebih meningkatkan diri lebih jauh pada orang lain. d. Perusakan Tahap dimana ketika ikatan antara kedua pihak melemah, dan perusakan mulai dirasakan. e. Pemutusan Tahap dimana ikatan yang mempertalikan kedua belah pihak putus. EVAUASI Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas ! 1. Jelaskan pengertian komunikasi menurut pengertian anda 2. Jelaskan komunikasi horizontal 3. Sebut dan jelaskan unsur-unsur komunikasi 4. Apa yang dimaksud dengan encoding dan decoding? 5. Apa pengaruh komunikasi terhadap perusahaan?
104
BAB 11 TIM DAN TEAMWORK A. Pengertian Tim Tim/kelompok dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari orang-orang yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Kelompok dapat dibagi dua yaitu kelompok formal dan kelompok informal. Kelompok formal yaitu kelompok yang tersusun dengan struktur organisasi dan memiliki tugas yanng sesuai dengan struktur tersebut. Kelompok informal adalah kelompok yang tidak begitu mementingkan struktur tetapi kelompok ini lebih menekankan pada aspek keakraban antar anggota kelompok. B. Manfaat dan Fungsi Teamwork Bekerja dalam suatu tim memberikan manfaat dalam penyelesaian suatu masalah. Dalam tim orang-orang saling melengkapi dengan pendapatpendapat mereka, mereka menambahkan apa yang sekiranya perlu ditambahkan dalam keputusan sementara yang teah dibuat. Perincian lebih detail sebagi berikut: 1. Manfaat bekerja dalam tim a. Bagi organisasi tim 1) Meningkatkan produktivitas kerja. 2) Meningkatkan kualitas kerja. 3) Meningkatkan mentalitas kerja. 4) Meningkatkan kemajuan organisasi b. Bagi anggota tim 1) Tanggung jawab atas pekerjaan ditanggung bersama.
105
2) Sebagai media aktualisasi diri. 3) Stres atau beban kerja berkurang. C. Tujuan Bekerja Dalam Tim 1. Kesatuan Tujuan Setiap anggota tim memiliki kesamaan visi,misi dan program kerja. 2. Efisiensi Setiap anggota tim menyelesaikan tugas atau pekerjaan secara cepat,cermat dan tepat tanpa pemborosan dan kecerobohan. 3. Efektif Setiap anggota tim memiliki tujuan yang jelas, memiliki keterampilan yang memadai, memiliki komitmen, saling percaya, memiliki komunikasi yang baik, memiliki kemampuan bernegoisasi, dan memiliki kemampuan yang tepat. D. Jenis Teamwork Menurut Daft (2000) jenis teamwork terdiri dari enam jenis, yaitu: 1. Tim Formal Tim formal adalah sebuah tim yang dibentuk oleh organisasi sebagai bagian dari struktur organisasi formal. 2. Tim Vertikal Tim vertikal adalah sebuah tim formal yang terdiri dari seorang manajer
dan beberapa orang bawahannya dalam rantai komando
organisasi formal. 3. Tim Horizontal Tim horizontal adalah sebuah tim formal yang terdiri dari beberapa karyawan dari tingkat hierarki yang hampir sama tetapi berasal dari area keahlian yang berbeda. 106
4. Tim dengan Tugas Khusus Tim dengan tugas khusus adalah sebuah tim yang dibentuk di luar organisasi formal untuk menangani sebuah proyek dengan kepentingan atau kreativitas khusus. 5. Tim Mandiri Tim Mandiri adalah sebuah tim yang terdiri dari lima hingga dua puluh orang pekerja dengan beragam keterampilan yang menjalani rotasi pekerjaan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa secara lengkap, dan pelaksanaannya diawasi oleh seorang annggota terpilih. 6. Tim Pemecahan Masalah Tim pemecahan masalah biasanya terdiri dari lima hingga dua belas karyawan yang dibayar perjam dari departemen yang sama, dimana mereka bertemu untuk mendiskusikan cara memperbaiki kualitas, efisiensi, dan lingkungan kerja. E. Efektifitas Teamwork Efektifitas tim kerja didasarkan pada dua hasil: hasil produktif dan kepuasan pribadi. Kepuasan berkenaan dengan kemampuan tim untuk memenuhi kebutuhan pribadi para anggotanya dan kemudian mempertahankan keanggotaan serta komitmen mereka. Hasil produktif berkenaan dengan kualitas dan kuantitas hasil kerja seperti yang didefinisikan oleh tujuan tujuan tim. Di bawah ini ciri-ciri tim yang efektif:
107
1. Tujuan yang sama Dengan kesamaan tujuan, anggota tim akan melaksanakan tindakantindakan yang diarahkan utuk mencapai tujuan yang sama dalam artian tidak ada tindakan yang menyimpang dari tujuan yang telah ditetapkan. 2. Antusiasme yang tinggi Pencapaian tujuan akan lebih mudah jika adanya antusiasme yang tinggi dari para anggota. Antusiasme tinggi bisa dibangkitkan jika kondisi kerja juga menyenangkan: anggota tim tidak merasa takut menyatakan pendapat, mereka juga diberi kesempatan untuk menunjukkan keahlian mereka dengan menjadi diri sendiri, sehingga kontribusi yang mereka berikan juga bisa optimal. 3. Peran dan tanggung jawab yang jelas. Setiap anggota tim harus mempunyai peran dan tanggung jawab masingmasing yang jelas. Tujuannya adalah agar mereka tahu kontribusi apa yang bisa mereka berikan untuk menunjang tercapainya tujuan bersama yang telah ditentukan sebelumnya. 4. Komunikasi yang efektif Dalam suatu tim para anggota harus menjalin komunikasi yang efektif. Dalam membuat suatu keputusan janganlah berasumsi tetapi tanyakan langsung kepada yang bersangkutan, berikan informasi yang mereka perlukan serta jelaskan cara penyelesaiannya. Komunikasi juga perlu dilakukan secara periodik untuk tujuan monitoring (misalnya: sudah seberapa jauh tugas diselesaikan) dan correcting (misalnya: apakah ada
108
kesalahan yang perlu diperbaiki dalam menyelesaikan tugas yang telah ditentukan) 5. Resolusi konflik Dalam bekerja sama adanya suatu konflik merupakan hal yang wajar. Jika terjadi suatu konflik janganlah dihindari apalagi didiamkan tetapi dikelola dengan baik sehingga dapat dijadikan senjata ampuh untuk melihat satu masalah dari berbagai aspek yang berbeda dan bisa diperoleh cara baru, inovasi baru, ataupun perubahan yang memang diperlukan untuk melaju lebih cepat ke arah tujuan. 6. Shared power Ketika proses pencapaian tujuan dalam suatu tim sedang berlangsung terkadang terdapat anggota tim yang sangat memainkan peran dan sebaliknya ada pula yang menganggur tanpa ada tugas tertentu, hal ini janganlah dibiarkan karena dapat menyebabkan ketidakefisienan dalam pencapaian tujuan. Jadi, tiap anggota tim perlu diberikan kesempatan untuk menjadi ”pemimpin”, menunjukkan ”kekuasaannya” di bidang yang menjadi keahlian dan tanggung jawab mereka masing-masing. Sehingga mereka merasa ikut bertanggung jawab untuk kesuksesan tercapainya tujuan bersama. 7. Keahlian Tim yang terdiri dari anggota-anggota dengan berbagai keahlian yang saling menunjang akan lebih mudah bekerja sama mencapai tujuan. Berbagai keahlian yang berbeda tersebut dapat saling menunjang sehingga pekerjaan menjadi lebih mudah dan lebih cepat diselesaikan.
109
Anggota tim dengan keahlian yang berbeda juga bisa saling memperluas perspektif and memperkaya keahlian masing-masing. Tiap anggota yang telah berhasil melakukan apa yang menjadi tanggung jawabnya dengan baik atau telah memberikan kontribusi positif bagi keuntungan tim, pantas mendapat apresiasi. Tentu saja apresiasi yang diberikan dengan tulus akan lebih terasa dampaknya. F. Perbedaan tim kerja dan kelompok kerja Tim Kerja 1. Peran kepemimpinan dibagi 2. Akuntabel bagi individu dan tim 3. Tim menciptakan tujuan yang spesifik 4. Pekerjaan diselesaikan secara kolektif 5. Rapat dicirikan dengan pembahasan terbuka dan pemecahan masalah secara kolaboratif 6. Kinerja diukur langsung dengan mengevaluasi output kerja kolektif 7. Pekerjaan diputuskan dan diselesaikan bersama
Kelompok kerja 1. Satu pemimpin bertanggung jawab penuh 2. Akuntabel hanya terhadap individu 3. Tujuannya sama dengan organisasi 4. Pekerjaan diselesaikan secara individu 5. Rapat dicirikan dengan efisiensi, tidak ada diskusi terbuka atau kolaboratif 6. Kinerja diukur secara tidak langsung menurut pengaruh individu terhadap anggota lain 7. Pekerjaan diputuskan oleh pemimpin kelompok dan didelegasikan kepada anggota kelompok masing-masing
Sumber. J. R. Katzenbach dan D. K. Smith, “The Wisdom Of Teams,” Harvard Business Review, Juli-Agustus, hal. 161.
110
G. Tahap perkembangan teamwork Ada empat tahap perkembangan tim, yaitu : 1. Undevelopment Tahap undevelopment ini adalah tahap yang paling sering dijumpai pada suatu organisasi. Salah satu ciri dari tahap ini adalah : a. Terlihat sekelompok orang mengerjakan suatu tugas tetetapi mereka tidak bersepakat tentang bagaimana seharusnya mereka bekerja. Contohnya antara lain dalam rapat atau pertemuan lebih sering terjadi antrian lontaran gagasan dan bukan diskusi. Gagasan yang sebenarnya bersifat membangun, tidak mereka utarakan. Mereka tidakut jika „gagasan itu‟ akan mengganggu keseimbangan organisasi. b. Tidak melibatkan perasaan individu karena dianggap tidak pada tempatnya untuk membicarakan perasaan orang lain secara terbuka. Contohnya yaitu setiap orang sibuk dengan tugasnya masing-masing dan atasan yang membuat hampir semua keputusan. Sehingga roda organisasi menggelinding sesuai aturan dan prosedur dari atasannya. Perlu diketahui disini bahwa banyak tim yang tidak efektif menunjukkan ciri-ciri di atas, dan biasanya terjadi jika atasan memiliki kearifan, energi dan waktu untuk membuat semua keputusan. Ini bukan kerjasama kelompok yang benar, karena dengan cara ini kekuatan yang ada didalam tim tidak dimanfaatkan sehingga lebih terpusat pada pemimpinnya.
111
2. Experimenting Tahap ini dimulai ketika tim secara bersungguh-sungguh mulai meninjau ulang metode operasional yang berlaku selama ini. Pada tahap Experimenting, tim berkemauan untuk melakukan eksperimen dan uji coba. Mereka berani menghadapi berbagai kemungkinan dengan memasuki daerah yang belum dikenal. Pada tahap perkembangan ini, bahwa berbagai masalah dihadapi dan dibahas secara lebih terbuka serta mempertimbangkan berbagai kemungkinan yang lebih luas sebelum membuat suatu keputusan. Contohnya yaitu, suatu permasalahan pribadi dibicarakan secara terbuka, perasaan individu dipertimbangkan dan diselesaikan sampai tuntas. Pada tahap ini walaupun tim telah menjadi lebih terbuka dan mempunyai potensi untuk menjadi lebih efektif, masih kurang untuk disebut sebagai tim yang efektif yang menghasilkan keuntungan. 3. Consolidating Setelah berhasil menyelesaikan masalah antar pribadi di tahap 2, tim mulai memiliki kepercayaan diri, keterbukaan dan dipercaya untuk mencoba cara kerjanya. Biasanya tim akan memilih cara kerja yang lebih sistematik atau bermetode. Aturan dan cara kerja yang kaku diubah dengan aturan baru yang disepakati bersama, dimana setiap anggota memiliki peran agar tujuan dapat dicapai. Walau hubungan antar pribadi telah mejadi lebih erat, mereka sadar akan pentingnya aturan-aturan dasar dan cara kerja yang akan dipakai oleh tim. Bukti nyata dari tahap ini adalah cara untuk mencapai suatu keputusan, yaitu adanya kejelasan
112
tujuan dari aktivitas atau tugas, adanya penetapan sasaran, pengumpulan informasi yang dibutuhkan, adanya kemauan memikirkan kemungkinan yang ada pada tim, adanya perencanaan rinci mengenai apa yang harus dilakukan, kemauan meninjau kembali hasil kerja dan menggunakannya sebagai dasar untuk memperbaiki cara kerja di masa yang akan datang. Hubungan antar pribadi yang lebih baik pada tahap 2 ini tetap dipertahankan, tetetapi mereka membangun aturan dasar dan cara kerja yang akan dipakai oleh tim. 4. Mature Setelah mengetahui penjelasan dari tahap 3, maka tersusunlah dasar bagi terbentuknya suatu tim yang matang. Keterbukaan, kepedulian dan peningkatan hubungan pribadi pada tahap 2 serta pendekatan yang sistematik dari tahap 3 merupakan modal dasar bagi terbentuknya tim yang benar-benar matang. Fleksibilitas menjadi hal yang utama, karena setiap kebutuhan memiliki prosedur kerja yang berbeda. Seseorang tidak lagi khawatir untuk mempertahankan posisi mereka. Tim mengenali tipe kepemimpinan yang dibutuhkan saling percaya, jujur, terbuka dan pemimpin mengenali kebutuhan untuk melibatkan anggotanya. Saling percaya, keterbukaan, kejujuran, kerja sama dan konfrontasi maupun review berkala terhadap hasil kerja, menjadi gaya hidup tim. Tim akan selalu bersedia untuk membantu tim lain yang mengalami kesulitan maupun yang belum sampai ke tahap mereka. Tetetapi lebih dari itu, tim ini adalah tempat yang menyenangkan dan membawa hasil.
113
EVALUASI Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas ! 1. Menurut anda apakah pengertian teamwork itu? 2. Apa manfaat bekerja dalam tim bagi anggota tim? 3. Sebutkan jenis-jenis teamwork yang anda ketahui 4. Bagaimana peran saudara ketika bekerja dalam suatu teamwork? 5. Apa yang dimaksud shared power dalam konsep teamwork?
114
BAB 12 PRINSIP-PRINSIP PENGENDALIAN A. Pengertian Pengawasan Pengawasan merupakan penemuan dan penerapan cara dan perlatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang ditetapkan. Hal ini dapat positif maupun negatif. Pengendalian positif mencoba untuk mengetahui apakah tujuan orgnisasi diicapai dengan efektif dan efisien. Pengendalian negatif mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau tidak terjadi kembali. Pengendalian manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi untuk menjamin semua sumber daya perusahaan digunakan dengan efektif dan efisien dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan. B. Tipe-Tipe Pengendalian Donnelly, et al. (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan pengawasan menjadi 3 Tipe pengawasan yaitu : 1. Pengawasan Pendahuluan Pengawasan yang terjadi sebelum kerja dilakukan. Pengawasan Pendahuluan menghilangkan penyimpangan penting pada kerja yang diinginkan yang dihasilkan sebelum penyimpangan tersebut terjadi. Pengawasan Pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna 115
memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya
dibandingkan
dengan
hasil-hasil
yang
direncanakan.
Memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya deviasideviasi pada kualitas serta kuantitas sumber-sumber daya yang digunakan pada organisaorganisasi. Sumber-sumber daya ini harus memenuhi syarat-syarat pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur organisasi yang bersangkutan. Dengan ini, manajemen menciptakan kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang ditujukan pada hilangnya perilaku yang menyebabkan hasil kerja yang tidak diinginkan di masa depan. Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan kebijaksanaan merupakan pedoman pedoman yang baik untuk tindakan masa mendatang. Pengawasan pendahuluan meliputi; Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia, Pengawasan pendahuluan bahanbahan, Pengawasan pendahuluan modal dan Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya financial. 2. Pengawasan saat kerja berlangsun Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan.
Memonitor
pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran telah dicapai. Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka. Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk: Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode-metode serta prosedur-prsedur yang tepat,
116
mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya. 3. Pengawasan umpan balik Pengawasan umpan balik yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar. Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja organisasional dimasa lalu. Tindakan korektif ditujukan ke arah proses pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual. Sifat kas dari metode-metode pengawasan umpan balik (feed back) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang. Adapun sejumlah metode pengawasan umpan balik yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu: a. Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis) b. Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis). c. Pengawasan Kualitas (Quality Control) d. Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation) C. Perancangan proses pegendalian Menurut William H. Newman ada lima langkah dasar yang dapat diterapkan untuk semua tipe kegiatan pengendalian: 1. Merumuskan hasil yang diinginkan Manajer harus merumuskan hasil yang akan dicapai sejelas mungkin disamping itu hasil yang diinginkan harus dihubungkan dengan individu yang bertanggung jawab atas pencapaiannya 117
2. Menetapkan penunjuk hasil Tujuan pengendalian sebelum dan selama kegiatan dilaksanakan adalah agar manajer dapat mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan yaitu dengan menemukan sejumlah indikatorindikator terpecaya sebagai penunjuk apabila tindakan koreksi perlu diambil atau tidak. 3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil Penetapan standar penunjuk dan hasil akhir adalah bagian penting perancangan proses pengendalian. Tanpa penetapan standar manajer mungkin memberikan perhatian yang lebih terhadap penyimpangan kecil atau tidak beraksi terhadap penyimpangan besar. 4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik Hal ini adalah sebagai sarana untuk mengumpulkan informasi dan pembandingan penunjuk terhadap standar. 5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi Langkah ini digunakan untuk menentukan apakah koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan. D. Karakteristik pengendalian yang efektif Pengendalian yang dilaksanakan haruslah seefektis mungkin, pengendalian harus dapat memberikan solusi pada masalah yang ada. Berikut ini dirinci mengenai karakteristik pengendalian yang efektif:
118
1. Akurat
Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak akurat dari sistem pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil tindakan koreksi yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang sebenarnya tidak ada. 2. Tepat waktu Informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera. 3. Obyektif dan menyeluruh Informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta lengkap. 4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik Sistem pengawasan harus memusatkan perhatian pada bidang-bidang di mana penyimpangan-penyimpangan dari standar paling sering terjadi atau yang akan mengakibatkan kerusakan paling fatal. 5. Realistik secara ekonomis. Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah, atau paling tidak sama, dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut. 6. Realistik secara organisasional. Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataankenyataan organisasi. 7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi. Informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi, karena (1)
setiap tahap dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi
sukses atau kegagalan keseluruhan operasi,
dan (2)
informasi 119
pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memer. lukannya 8. Fleksibel. Pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan. 9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional. Sistem pengawasan efektif harus menunjukkan, baik deteksi atau deviasi dari standar, tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil. 10. Diterima para anggota organisasi. Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi,
tanggung
jawab dan berprestasi . EVALUASI Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas ! 1. Jelaskan pengertian pengendalian 2. Sebutkan 3 tipe pengendalian menurut Donnely 3. Bagaimana perencanaan proses pengendalian? 4. Seperti apa pengendalian yang efektif itu? 5. Apa pengaruh pengendalian terhadap perusahaan?
120
BAB 13 SISTEM INFORMASI DALAM PENGENDALIAN A. Sistem Informasi Manajemen dalam Pengendalian Organisasi Sistem
informasi
manajemen
memiliki
lapisan-lapisan
tersendiri, lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen seharihari. Lapisan keriga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat
manajemen.
Informasi
sangat
dibutuhkan
bagi
sebuah
perusahaan mengingat bahwa informasi di dalam sebuah perusahaan sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Sistem informasi memiliki peran dalam menunjang kegiatan bisnis
operasional,
menunjang
manajemen
dalam
pengambilan
keputusan dan menunjang keunggulan strategi kompetitif organisasi. Peran sistem informasi manajemen untuk mencapai keunggulan strategis dapat dicontohkan pada suatu perusahaan yang mutuskan untuk
121
mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubung standar (seperti alat penghubung browser web) sehingga memungkinkan berbagi informasi dengan para sekutu-sekutu bisnis dan pelanggannnya. Basis data yang terstandarisasi dan dapat diakses melalui browser web mencerminkan pergeseran posisi perusahaan secara strategis. B. Sistem Informasi Manajemen bagi Peningkatan Kinerja Organisasi Salah satu faktor yang dapat menentukan sukses atau tidaknya suatu perusahaan adalah dengan memiliki sumber daya manusia (SDM) yang kompeten. Namun SDM saja tidak cukup untuk terus bertahan dari terpaan persaingan bisnis. Oleh karena itu, perusahaan harus mampu untuk selalu melakukan peningkatan ataupun perbaikan sistem informasi dalam upaya untuk meningkatkan kinerja karyawan, sehinga perusahaan dapat terus bertahan dalam kondisi apapun. Banyak factor yang mempengaruhi kinerja organisasi, diantaranya penerapan sistem informasi manajemen yang diberlakukan pada organisasi yang bersangkutan. Dalam penerapan sistem informasi manajemen yang diberlakukan dalam organisasi dapat digunakan alat bantu berupa program komputer yang paling tepat untuk mempermudah penerapan sistem informasi. Bila penerapan sistem informasi manajemen pada organisasi publik tepat, maka kinerja individu dan kinerja organisasi tinggi, sehingga kepercayaan masyarakat kepada setiap organisasi publik tersebut akan meningkat dan secara keseluruhan meningkatkan kepercayaannya kepada pemerintah.
122
C. Sistem Informasi Manajemen Bagi Efektivitas dan Efisiensi Organisasi Banyak organisasi yang ingin membangun sistem Informasi Manajemennya sendiri dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi ternyata usaha tersebut sering kali gagal. Penyebabnya antara lain ialah: struktur organisasi keseluruhan yang kurang wajar, rencana organisasi keseluruhan yang belum memadai, personil sistem yang tidak memadai, dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk
keikutsertaan
para
manajer
dalam
merancang
sistem,
mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat. Sistem Informasi Manajemen merupakan serangkaian subsistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan
berbagai
cara
guna
meningkatkan
produktivitas
yang
sesuai dengan gaya dan sifat manajer D. Pengendalian Manajemen Atas Sistem Informasi Ada dua tipe dalam pengendalian: pengendalian struktur; Yaitu melihat apakah komponen sistem yang berupa perangkat keras, perangkat lunak, file, prosedur, dan personalia pengoperasian sudah mendukung. Artinya dengan prasarana ini akan menciptakan pengolahan sistem informasi yang operasional, pengendalian fungsi pengolahan; Yaitu meninjau apakah fungsi pengolahan yang meliputi pengolahan transaksi, memelihara file historis, menghasilkan laporan dan keluaran lain, dan interaksi dengan pemakai. Dengan melaksanakan pengendalian
123
tersebut maka diharapkan sistem informasi dapat mendukung sistem pengendalian
manajemen
dengan
menghasilkan
informasi
yang
mempunyai karakteristik sebagai berikut : 1. Menjamin lancarnya arus aliran informal, sehingga informasi akan sampai tepat pada waktunya pada pemakai informasi. 2. Menghasilkan informasi yang relevan dalam tujuan penggunaannya. Misalnya untuk pemecahan masalah, pengambil keputusan, perbaikan atau koreksi atas penyimpangan tindakan, penentuan standar yang tepat, keseragaman tindakan penilaian prestasi, dan lain sebagainya. 3. Tidak mengandung noise dan entropy serta gangguan informasi yang lain. 4. Menghasilkan informasi yang akurat dan up to date E. Pentingnya pengendalian sistem informasi Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Tujuan Umum sistem informasi
manajemen
adalah
menyediakan
informasi
yang
dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain
yang
diinginkanmanajemen.
Menyediakan
informasi
yang
dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Proses
manajemen
didefinisikan
sebagai
aktivitas-
aktivitas:Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan
124
akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Beberapa unsur pengendalian adalah sebagai berikut : 1. Suatu standar yang memmemperincikan prestasi yang diharap.hal ini besa berupa anggaran prosedur pengoperasian,atau suatu algoritma keputusan. 2. Suatu ukuran prestasi aktual. 3. Suatu perbandingan antara prestasi yang diharapkan dan nyata. 4. Suatu laporan penyimpangan pada sebuah unit pengendalian, misalnya seorang manajer. 5. Suatu rangkaian tindakan yang diambil unit pengendalian untuk mengubah prestasi mendatang kalau saat ini ada keadaan yang kurang menguntungkan
disertai
serangkaian
aturan
keputusan
untuk
pemilihan jawaban yang tepat. Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari : 1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan. 3. Nilai Informasi Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan
125
sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasny. EVALUASI Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas ! 1. Jelaskan pengertian sistem informasi manajemen 2. Bagaimana
sistem
informasi
manajemen
mempengaruhi
manajemen
mempengaruhi
pengendalian organisasi? 3. Bagaimana
sistem
informasi
peningkatan kerja organisasi? 4. Bagaimana sistem informasi manajemen mempengaruhi efektivitas dan efisiensi organisasi? 5. Apa pendapat anda tentang sistem informasi yang ada di Universitas Negeri Semarang?
126
BAB 14 MANAJEMEN OPERASI DAN JASA A. Organisasi sebagai Sistem Produksi Organisasikan dapat kita misalkan sebagai suatu sistem yang memiliki proses mengolah input menjadi output. Dalam proses pengolahan tersebut tedapat beberapa inti meliputi teknis sumber daya manusia, tanah, peralatan, bangunan dan teknologi hasil dari inti teknis adalah barang dan jasa yang akan diberikan untuk para pelanggan dan klien. Manajemen operasi secara resmi didefinisikan sebagai bidang manajemen yang mengkhususkan pada produksi bidang dan jasa serta menggunakan alat-alat khusus untuk memecahkan masalah-masalah produksi. Hal ini meliputi
keputusan mengenai dimana
kita dapat
menempatkan fasilitas dan peralatan yang digunakan di dalamnya. Tetapi, seperti halnya dengan semua bidang manajemen, manajemen operasi juga membutuhkan kemampuan untuk memimpin orang-orang. B. Operasi manufaktur dan jasa Organisasi/ perusahaan manufaktur adalah perusahaan yang mengolah bahan baku menjadi barang jadi sedangkan perusahaan jasa adalah perusahaan yang memiliki produk berupa pelayanan kepada konsumen. Berikut ini perbedaan diantara keduanya :
Organisasi manufaktur
Organisasi jasa
Memproduksi barang barang fisik
Memproduksi hasil-hasil non fisik
Barang barang yang disediakan untuk
Produksi dan konsumsi yang 127
pemakaian kemudian hari
terjadi bersamaan
Kualitas diukur secara langsung
Kualitas dirasakan dan sulit diukur
Hasil yang terstandardisasi
Hasil disesuaikan dengan keinginan pelanggan
Proses produksi jauh dari pelanggan
Pelanggan berpartisipasi dalam proses produksi
Tempat fasilitas cukup penting bagi keberhasilan bisnis
Tempat fasilitas sangat penting bagi keberhasilan perusahaan
Padat modal
Padat karya
Contoh : pabrik pembuat mobil, perusahaan baja, perusahaan minuman ribgan
Contoh : hotel, firma hukum, perusahaan penerbangan
C. Strategi Operasi Cara terbaik untuk mengendalikan operasi adalah melalui perencanaan strategis. Strategi operasi (Operations Strategy) adalah pengakuan pentingnya operasi dalam keberhasilan organisasi dan keterlibatan para manajer operasi dalam perencanaan strategis organisasi. Efektivitas operasi yang tinggi dapat mendukung strategi yang sudah ada dan memberikan kontribusi untuk petunjuk -petunjuk strategis baru yang sulit ditiru oleh para pesaing. Ketika efektivitas operasi organisasi didasarkan pada kapabilitas yang mendarah daging dalam diri para karayawan, budaya organisasi, dan proses pengoperasiaannya, perusahaan sulit untuk di kalahkan. Ada empat tingkat strategi yang akan dijelaskan di bawah ini : 1. Tingkat pertama strategi bisnis
ditentukan tanpa mempertimbangkan
kapasitas operasi. Departemen operasi hanya mengurus biaya buruh dan efisiensi opersional.
128
2. Tingkat ke-2, departemen operasi menetukan tujuan-tujuan sesuai dengan praktik
industri.
Organisasi
berusaha
untuk
selalu
mengikuti
perkembangan teknik manajemen operasi, serta memandang investasi modal dalam pabrik dan peralatan, pengendalian kualitas, atau manajemen persediaan sebagai cara cara untuk menjadi kompetitif. 3. Tingkat 3, manajer operasi lebih aktif secara strategis. Strategi operasi bertindak bersamaan dengan strategi perusahaan, dan departemen operasi akan mencari teknik dan teknologi operasional baru untuk meningkatkan daya saing. 4. Tingkat 4, manajer operasi dapat menggunakan teknologi baru mereka sendiri untuk melakukan pekerjaan untuk pengiriman produk atau jasa sebaik munkin. Pada tingkat ini, operasi dapat menjadi senjata kompetitif yang sejati. Departemen operasi mengembangakan sendiri konsep-konsep strategi yang baru. Dengan menggunakan teknologi baru, manajemen operasi menjadi angkatan utama dalam perencanaan strategis perusahaan secara keseluruhan. Operasi dapat menciptakan produk dan proses baru yang akan memberi tambahan untuk atau mengubah strategi perusahaan. D. Mendesain Sistem Manajemen Operasi 1. Desain produk dan jasa Dengan mendesain produk dan jasa akan menambah daya tarik konsumen terhadap produk dan mempengaruhi harga produk. Dalam mendesain produk dan jasa diperlukan sebuah metode kesederhanaan dimana dalam membuat sebuah produk haruslah mudah dan tidak mahal untuk dibuat
129
DFMA – design for manufacturibility and assembly, desain yang digunakan untuk kesesuaian manufaktur dan perakitan. Penggunaan DFMA sama sekali tidak mahal. DFMA sering mengharuskan operasi penyusunan ulang
yang menciptakan tim-tim yang terdiri atas para
desainer, pembuat dan perakit yang harus berkerja sama. Mereka berkolaborasi untuk mencapai empat objektif dari desain produk, yakni : a. Fisibilitas produksi ( producibility), sejauh mana produk atau jasa dapat benar-benar diproduksi untuk pelanggan dalan kapasitas operasional perusahaan yang ada. b. Biaya , jumlah material, buruh, desain, transportasi dan pengeluaran tambahan yang berkaitan dengan sebuah produk atau jasa. Memperjuangkan kesederhanaan dan sedikit suku cadang membuat desain produk dan jasa tetap memiliki biaya yang masuk akal. c. Kualitas, keunggualan produk atau jasa- fisibilitas jasa dan nilai yang didapat dari para pelanggan dengan membeli produk tersebut. d. Keandalan , sejauh mana pelanggan dapat mengandalkan produk atau jasa tersebut untuk memenuhi fungsi yang diharapkan. Produk tersebut harus berfungsi seperti yang di desain selama jangka waktu yang pantas. Produk-produk yang sangat kompleks sering memiliki keandalan yang lebih rendah karena labih banyak hal yang bisa salah. Tujuan dari penerapan proses ini adalah memindahkan pemilihan tema sampai pada pembuatan massal dalam jangka waktu yang singkat dan mengurangi biaya pengembangan secara dramatis
130
2. Pengadaan
Pembelian pasokan, jasa dan bahan baku untuk digunakan dalam proses produksi, yang dikenal sebagai pengadaan (procurement), telah meningkat kepentingannya dalam operasional. Rata-rata perusahaan manufaktur menghbiskan 50 sampai 60 persen pendapatannya untuk membeli material dan pasokan. Pengeluaran untuk material, pasokan dan jasa juga mempresentasikan pengeluaran yang besar untuk perusahaan jasa. Mempunyai material yang tepat dari desain dan kualitas yang benar merupkan hal yang penting agar perusahaan jasa dapat berfungsi denga lancar dalam proses produksi. Internet dan perdagangan bisnis-ke-bisnis ( business-to-business-B2B) memiliki pengaruh yang sangat besar pada pengadaan. Para karyawan departemen pembelian sekarang dapat menggunakan internet untuk mencari sumber material baru, memasukkan pesanan, melakukan penawaran via pasar B2B, dan berpartisipasi dalam pelelangan secara online. Para karyawan mempunyai akses cepat untuk mendapatkan lebih banyak informasi mengenai ketersediaan dan biaya. Mereka bisa sering memasukkan pesanan pembelian secara online dan melacak status pesanan lewat WEB, memotong biaya operasi, dan mempecepat waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pengadaan ( procurement lead time). Organisasi yang ingin melakukan pengadaan secara online sering kali harus melihat inisiatif pengadaan langsung mereka (yaitu material dan pasokan yang masuk ke produk perusahaan) secara terpisah dari pengadaan tidak langsung ( seperti kertas , pena, peralatan kantor, dan 131
meja konferensi). Hal ini dikarenakan kebutuhan pengadaan tidak langsung tersebar di seluruh organisasi , tidak hanya dalam area produksi. Dengan
memulai
pengadaan
tidak
langsung,
perusahaan
dapat
menghindari dari mengacaukan bisnis perusahaan sehari-hari dan mengimplementasikan sebuah proyek yang akan bertindak sebagai model untuk orang yang meragukan e-business dalam sebuah perusahaan. 3. Tata letak fasilitas Setelah produk atau jasa didesain dan sistem ditentukan untuk pengadaan bahan, pertimbangan selanjutnya adalah perencanaan produksi yang aktual lewat tata letak fasilitas. Empat jenis tata letak yang paling umum adalah tata letak proses, produk, sel, dan posisi yang tetap. a. Tata letak proses ( process layout ) Suatu tata letak dimana semua mesin yang melakukan fungsi atau tugas yang serupa dikelompokkan bersama. Organisasi jasa juga melakukan tata letak proses . Di bank, para petugas pinjaman ada di satu area, para kasir berada di satu area yang lain, dan para manajer di bagian ketiga. Kelebihan tata letak proses adalah tata letak ini memiliki potensi untuk penghematan sebagai hasil dari perkerjaan yang dikerjakan secara massal atau skal ekonomis ( economies of scale ) dan biaya yang lebih rendah. Sebagai contoh, menyelesaikan semua lukisan di satu area lukisan semprot berarti dibutuhkan lebih sedikit mesin dan orang untuk melukis semua produk untuk organisasi tersebut. Di bank, menempatkan semua kasir di satu tempat yang terbatas memberikan keamanan yang lebih baik. Menempatkan semua
132
ruang pengoperasian di satu lokasi dalam sebuah rumah sakit memungkinkan pengendalian lingkungan di semua ruangan rumah sakit secara bersamaan. Kekurangan dari tata letak proses adalah alur aktual penerimaan sebuah produk atau jasa bisa jadi lama dan rumit. Sebuah produk mungkin membutuhkan adanya beberapa proses yang berbeda, sehingga harus melewati banyak jalur yang berbeda sebelum produksi tersebut selesai. b. Tata Letak Produk ( Product layout ) adalah sebuah tata letak dimana mesin dan tugas diatur sesuai dengan langkah progresif dalam pembuatan sebuah produk. Lini perakitan mobil merupakan contoh yang klasik, karena lini tersebut memproduksi produk yang dimulai dari bahan baku sampai hasil akhir. Banyak restoran cepat saji menggunakan tata letak produk, dengan aktivitas yang diatur sesuai untuk membuat hamburger atau ayam goreng, tergantung pada produk-produk yang tersedia. Tata letak produk sangat efisien ketika organisasi membuat produk yang sama dalam jumlah yang sangat besar. Duplikasi fungsi bisa ekonomis apabila jumlahnya cukup tinggi untuk membuat setiap area proses produksi tertentu sibuk mengerjakan sebuah produk khusus. c. Tata letak sel tata letak inovatif yang berdasarkan pada prinsip tekhnologi kelompok dimana mesin-mesin yang diperuntukkan bagi urutan operasi yang dikelompokkan dalam sel-sel. Teknologi kelompok dalam sel memberikan beberapa efesiensi dari tata letak proses dan tata letak
133
produk. Bahkan yang lebih penting, sel berbentuk U memberikan efisiensi dalam penanganan bahan dan alat serta pergerakan bahan persediaan. Satu manfaat adalah para pekerja berkerja dalam kelompokyang memudahkan kerjasama tim dan pemecahan masalah bersama. Fleksibilitas susunan kepegawaian ditingkatkan karena satu orang dapat mengoperasikan semua mesin di dalam sel dan jarak berjalan yang pendek. d. Tata Letak Posisi Tetap ( fixed-position layout ) adalah tata letak dimana produk tetap berada di satu lokasi, serta para karyawan dan peralatan dibawa kepadanya. Tata letak posisi tetap digunakan untuk menciptakan sebuah produk atau jasa yang sangat besar atau unik, seperti pesawat terbang , kapal dan bangunan. Produk tersebut tidak dapat dipindahkan dari satu fungsi ke fungsi lain atau bersamaan dengan lini perakitan. Selain itu, manusia, bahan baku dan mesin semuanya dibawa ke posisi yang tetap untuk kepentingan peraakitan dan pemrosesan. Tata letak ini tidak baik untuk volume yang tinggi, tetapi penting untuk produk yang besar dan memakan banyak tempat sera pesanan biasa. Karena kebutuhan akan kecepatan dan responsivitas telah meningkat, beberapa organisasi mendesain tata letak fasilitas yang memungkinkan fleksibilitas tingkat tinggi. E. Manajemen persediaan Perusahaan manufaktur membutuhkan manajemen persediaan yang lebih daripada jenis perusahaan lainnya karena dalam perusahaan manufaktur persediaan terbagi menjadi tiga yaitu: persediaan bahan baku; persediaan
134
yang belum mengalami proses produksi, persediaan bahan setengah jadi; persediaan yang telah mengalami proses produksi tetapi belum siap untuk digunakan, harus melalui proses produksi lagi agar siap dipakai, persediaan barang jadi; perusahaan yang proses produksinya telah selesai dan siap digunakan. 1. Teknik manajemen persediaan Ada tiga teknik yang dapat dilakukan perusahaan dalam mengatur persediaannya antara lain sebaagai berikut : 1) Perencanaan kebutuhan material Persediaan yang bergantung pada permintaan (dependent demand inventory) adalah persediaan dimana permintaan atas suatu barang bergantung pada permintaan terhadap barang-barang persediaan lainnya. Sebagai contoh, jika Ford Motor Company membuat 100.000 mobil, Ford Motor Company juga akan membutuhkan 400.000 ban, 400.000 pelek dan 400.000 dop roda. Permintaan terhadap ban tergantung pada permintaan mobil. Perencanaan kebutuhan material (material requirements planning-MRP) adalah sistem pengendalian dan perencanaan persediaan yang bergantung pada permintaan yang menjadwalkan jumlah yang tepat dari semua material yang dibutuhkan untuk mendukung produk akhir yang diinginkan. Tingkat persediaan tidak berdasarkan pada estimasi pada pemakaian di masa lalu tetapi berdasarkan pada estimasi yang sangat tepat mengenai kebutuhan produksi di masa depan. Dengan MRP, manajer dapat memastikan
135
material yang tiba tepat waktu kira-kira berapa jumlahnya ketika material itu dibutuhkan dalam proses produksi. 2) Persediaan just in time/ sistem tanpa persediaan Didesain untuk mengurangi tingkat persediaan organisasi dan biaya yang berkaitan, serta bertujuan untuk menekan sampai nol jumlah waktu bahan baku dan barang-barang jadi berada dalam pabrik, diinspeksi, atau dalam perjalanan. Sebagai contoh, pabrik Dell di Austin, Texas menggunakan pertukaran informasi secara online yang efektif sehingga Dell dapat memesan hanya bahan yang dibutuhkan untuk membuat produksi tetap berjalan untuk dua jam berikutnya. Koneksi Web pada perusahaan-perusahaan pengiriman berarti bahwa persediaan barang jadi seringnya bisa masuk ke truk dalam waktu kurang dari 15 jam setelah seorang pelanggan memasukkan pesanan. 3) Manajemen logistik dan distribusi Logistik (logistic) merujuk pada pengelolaan pergerakan material didalam fasilitas, pengiriman masuk material yang datang adri pemasok dan pengiriman produk ke pelanggan. Contohnya, Wal-Mart menggunakan pusat distribusi regional, seperti sebuah pusat distribusi yang berada di New Braunfels, Texas yang memiliki luas lantai dari 1 juta kaki persegi, 96 pintu dok untuk membuat dan membongkar muatan-muatan truk gandeng dan alat-alat pembawa barang sepanjang 5,62 mil untuk memindahkan barang dagangan. Para karyawan pusat distribusi mengkoordinasi semua sistem dan menjadwalkan truk yang datang dari para pemasok dan truk milik perusahaan yang pergi
136
menuju toko ritel. Dengan computer sistem menjadi dapat dikoordinasikan dengan tepat sehingga toko tidak membutuhkan gudang. Distribusi (distribution) atau pemenuhan pesanan adalah kegiatan memindahkan barang jadi untuk para pelanggan. Semakin cepat dan semakin akurat perusahaan memenuhi pesanan pelanggan berarti semakin rendah biaya untuk organisasi dan semakin besar kemungkinan pelanggan kembali lagi. F. Memperbaiki produktivitas Ada 3 faktor yang harus diperhatikan organisasi dalam memutuskan untuk memperbaiki produktivitas yaitu : 1. Produktivitas teknologi Merujuk pada penggunaan mesin, robot, computer, dan teknologi lain yang lebih efisien untuk meningkatkan hasil. Pengontrakan keluar (outsoucing) juga dapat meningkatkan produktivitas karena sebuah perusahaan khusus mampu untuk menginvestasikan teknologi yang paling modern yang berkaitan dengan jasa yang disediakan oleh perusahaan tersebut. 2. Produktivitas pekerja Berarti memiliki pekerja yang memproduksi lebih banyak hasil dalam periode waktu yang sama. Perusahaan dapat memperbaiki produktivitas pekerja dengan memotivasi karyawan yang ada untuk bekrja lebih keras atau memperbaiki proses kerja. Perusahaan dapat mengganti karyawan dengan karyawan dengan keahlian yang lebih baik
137
atau mengontrakkab keluar operasi tertentu dengan perusahaan yang memiliki keahlian di bidang tersebut. 3. Produktivitas manajerial Berarti manajer melakukan pekerjaan menjalankan bisnis yang lebih baik. Para ahli produktivitas dan kualitas menyatakan bahwa sebab yang nyata dari
masalah produktivitas di Amerika Serikat adalah
manajemen yang buruk. Produktivitas manajemen menjadi lebih baik ketika para manajer lebih menekankan kualitas daripada kuantitas, meniadakan hambatan dan memberikan kekuasaan kepada para karyawan dan tidak mengelola secara berlebihan berdasarkan angka-angka. Para manajer dapat belajar untuk menggunakan sistem penghargaan, keterlibatan karyawan, kerja sama tim, dan teknik-teknik manajemen lain. Penting bagi manajer untuk mempertimbangkan hubungan antara teknik-teknik ini dengan strategi perusahaan dalam aktivitas organisasi. Contohnya, walaupun sudah mendorong karyawan untuk berbagi pengetahuan, usaha manajer sering gagal karena karyawan tidak melihat manfaat apa pun dan mereka kehilangan minat. Sebaliknya, usaha manajemen pengetahuan berhasil ketika manajer fokus pada strategi tentang informasi apa yang harus dibagi, lalu mengukur hasilnya. EVALUASI Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas ! 1. Jelaskan organisasi sebagai sistem produksi
138
2. Sebutkan 3 perbedaan antara orgaanisasi manufaktur dengan organisasi jasa 3. Apa yang dimksud DFMA (design for manufacturibility and assembly) ? 4. Apa yang harus dipertimbangkan dalam penentuan tata letak fasilitas 5. Jelaskan pengendalian persediaan just in time
139
DAFTAR PUSTAKA Handoko, T. Hani.1984.Manajemen.Bulaksumur:BPFE Robbins, Stephen P.2010.Manajemen.Jakarta:Erlangga Daft, Richard L. 2010. New Era of Manajement. Jakarta : Salemba Empat Anonim. 2013. Defenisi Pengorganisasian. Artikel.( toube.wordpress.com ) diunduh 29 Agustus 2013. Ali Akbar Yulianto dan Krista.Pengantar Bisnis.Jakarta : Salemba Empat. 2007. Sule, Ernie Tisnawati dan Kurniawan Saefullah.2005.Pengantar Manajemen Edisi Pertama.Jakarta:Kencana Prenada Media Group Marno dan Triyo Suprayitno. 2008.Manajemen dan Kepemimpinan Pendidikan Islam.Bandung:PT. Refika Aditama. Handoko,
Hani
T.1993.Manajemen
Personalia
dan
sumber
Daya
Manusia.Yogyakarta Sastrohadiwiryo, B. Siswanto. 2002. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia: Pendekatan Administratif dan Operasional. Jakarta: Bumi Aksara Richard L. Daft. (2006). Management Manajemen. Jakarta: Salemba Empat.
http://ochisl.blogspot.co.id/2013/11/makalah-pengorganisasian-dasardasar.html http://hildaagustina.blogspot.co.id/2012/01/pengertian-manajemen-sumberdaya.html https://sumberbelajarsmkn10.wordpress.com/ http://jurnal-sdm.blogspot.co.id/2007/12/komunikasi-arti-fungsi-dan-bentuk.html http://tanggungjawabsosialdanetikamanajemen.blogspot.co.id/
140
https://papacindy.wordpress.com/2015/05/16/makalah-kerjasama-tim-teamworkdalam-meningkatkan-kinerja-karyawan/
http://fitritrind.wordpress.com/2014/04/19/perencanaan-pengantar-manajemen
file:///C:/Users/user/Downloads/p.%20manajemen.htm
http://novitriretno28.blogspot.co.id/2015/05/materi-perencanaan.html Putra,
Indrawan.”Teknik
Desain
Kerja”.23
Februari
2015.
http://ekonomi.kompasiana.com/manajemen/2014/05/01/teknik-desain-kerja652919.html Ramli,
Dewi.
“Desain
Pekerjaan”.
23
Februari
2015.
http://dewiramli.blogspot.com/2011/11/desain-pekerjaan-dan-recruitment.html Hidayatun, Nurul. “Contoh Analis Pekerjaan”. 26 Februari 2015. http://hidayatunnurul9.blogspot.com/2013/04/contoh-analisispekerjaan.html Fialam, Alif. “Desain Pekerjaan dan Pengembangan Peran”. 27 Februari 2015 https://www.academia.edu/7053843/Desain_Pekerjaan_dan_Pengembangan _Peran Elf, Dechielova.”Megelola Perubahan Organisasi dan Inovasi”.27 Oktober 2015. https://www.academia.edu/7083891/MODUL-10-MENGELOLA-PERUBAHANORGANISASI-DAN-INOVASI
141
http://ikanteri89.blogspot.co.id/2014/06/makalah-pengantar-manajemenkepemimpinan.html https://emperordeva.wordpress.com/about/makalah-tentang-kepemimpinan/ http://www.kompasiana.com/wahyurinda/makalah-kepemimpinan-pengantarmanajemen_552925dbf17e61a7418b45b1 http://Jeffy-louis.blogspot.com/2012/04/makalah-motivasi-kerja.html
diakses
16/09/15 http://putriagustia.blogspot.co.id/2010/11/manajemen-dan-organisasi.html http://irwanxlite.blogspot.co.id/2014/11/makalah-pengertian-dan-fungsipengawasan.html http://denihasri.blogspot.co.id/2013/06/makalah-fungsi-pengawasan-dalam.html?m=1
http://layla-innocent.blogspot.com/2012/11/makalah-peranan-si-dalammenunjang.html Hj. Dedeh Maryani_sistem informasi manajemen dalam mendukung kinerja organisasi publik http://linsie46.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2011/06/06/jaringan-komputer/ http://bobbyfiles.wordpress.com/2008/01/12/komunikasi-data/
142
