MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES CÓDIGO N° 001 - DP – ENE - 2012 _______________________________________________________________________ Emisión
: 10 de Enero de 2012
Elaboración
: Departamento de Desarrollo de Procesos
Revisión
:
Gerencia General Gerencia Central de Negocios Gerencia Central de Adm. y Finanzas Gerencia Central de Desarrollo Operaciones Área de Desarrollo Oficina de Riesgos Oficina Legal
Autorización
: Gerencia General
Aprobación
: Directorio Sesión Nº 1857 Acuerdo Nº Fecha : 16.01.2012
Vigencia
: 01.02.2012
El presente documento deja sin efecto el Manual código Nº 010-DP–MAR-2011 del 11.05.2011, debido a su actualización por: Creación del Área de Arrendamiento Financiero y de la Unidad de Seguimiento y Planeamiento Comercial, dependientes de la Gerencia Central de Negocios; traslado del Departamento de Cobranzas y Recuperaciones a la Oficina de Riesgos; creación del Departamento de Riesgo de Mercado y Liquidez, modificando el nombre del Departamento de Riesgo Operativo y de Mercado por el de Riesgo Operativo; creación del Departamento de Procesos, dependiente del Área de Banca Personal; modificación del nombre del Departamento de Crédito CajaGas por el de Dpto. Comercial de CajaGas y creación del Departamento de Administración CajaGas, dependientes del Área de Banca Especial, y eliminación del Departamento de Proyectos Especiales; creación de la Unidad de Administración de Arrendamiento Financiero, dependiente del Departamento de Operaciones, y conversión de la Unidad de Seguridad Informática a Departamento con el nombre de Seguridad de la Información y Continuidad del Negocio dependiente del Área de Desarrollo.
----------------------------------Área de Desarrollo
------------------------------------Departamento de Desarrollo de Procesos
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y
ÍNDICE 1. 1.1 1.2 1.3
INTRODUCCIÓN .......................................................................................... 5 DEFINICIÓN:.................................................................................................... 5 OBJETIVO:....................................................................................................... 5 ALCANCE: ....................................................................................................... 6
2.
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS ....................................................... 6
3.
FUNCIONES................................................................................................. 6
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.10 5.
FUNCIÓN DE DIRECCIÓN: ............................................................................. 6 FUNCIÓN DE ADMINISTRACIÓN:.................................................................. 7 FUNCIÓN DE CONTROL:................................................................................ 7 FUNCIÓN COMERCIAL:.................................................................................. 7 FUNCIÓN DE APOYO: .................................................................................... 8 ESTRUCTURA ORGÁNICA INSTITUCIONAL ......................................... 10 ESTRUCTURA GENERAL:............................................................................ 10 ESTRUCTURA ÁREA DE BANCA COMERCIAL: ......................................... 11 ESTRUCTURA ÁREA DE BANCA MINORISTA: ........................................... 11 ESTRUCTURA ÁREA DE BANCA ESPECIAL: ............................................. 12 ESTRUCTURA ÁREA DE BANCA PERSONAL: ........................................... 12 ESTRUCTURA OFICINA DE RIESGOS: ....................................................... 13 ESTRUCTURA OFICINA LEGAL:.................................................................. 13 ESTRUCTURA ÁREA DE OPERACIONES:.................................................. 14 ESTRUCTURA ÁREA DE DESARROLLO:.................................................... 14 ESTRUCTURA ÁREA DE FINANZAS: .......................................................... 15 ESTRUCTURA ÁREA DE RR. HH. Y ADMINISTRACIÓN:............................ 15 FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS ..................................... 16
5.1 DIRECTORIO................................................................................................. 16 5.2 PRESIDENCIA DEL DIRECTORIO ............................................................... 20 5.3 OFICINA DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL - OCI.................. 22 5.4 OFICINA DE CUMPLIMIENTO ...................................................................... 25 5.5 GERENCIA GENERAL .................................................................................. 27 5.5.1 OFICINA DE RIESGOS ................................................................................... 31 5.5.1.1 DEPARTAMENTO DE RIESGO DE CRÉDITO............................................... 34 5.5.1.2 DEPARTAMENTO DE RIESGO OPERATIVO................................................ 36 5.5.1.3 DEPARTAMENTO DE RIESGO DE MERCADO Y LIQUIDEZ....................... 37 5.5.1.4 DEPARTAMENTO DE COBRANZAS Y RECUPERACIONES ...................... 38 5.5.1.4.1 UNIDAD DE COBRANZAS Y RECUPEROS........................................... 40 5.5.1.4.2 UNIDAD DE NORMALIZACIÓN............................................................... 41 5.5.1.4.3 UNIDAD DE COBRANZA JUDICIAL ....................................................... 43 5.5.2 OFICINA LEGAL.............................................................................................. 45 5.5.2.1 DEPARTAMENTO DE ASESORÍA LEGAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.................................................................................................................... 47 5.5.2.2 DEPARTAMENTO DE ASESORÍA LEGAL DE NEGOCIOS ......................... 49 5.6 GERENCIA CENTRAL DE DESARROLLO Y OPERACIONES...................... 51 5.6.1 ÁREA DE DESARROLLO ............................................................................... 53 5.6.1.1 UNIDAD DE CONTROL DE CALIDAD ........................................................... 55 2
5.6.1.2 DEPARTAMENTO DE DESARROLLO DE PROCESOS ............................... 57 5.6.1.3 DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN........................... 59 5.6.1.3.1 UNIDAD DE ANÁLISIS Y PROGRAMACIÓN ......................................... 62 5.6.1.3.2 UNIDAD DE SOPORTE............................................................................ 64 5.6.1.3.3 UNIDAD DE PRODUCCIÓN..................................................................... 67 5.6.1.3.4 UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE BASE DE DATOS......................... 70 5.6.1.4 DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y CONTINUIDAD DEL NEGOCIO .................................................................................. 73 5.6.2 ÀREA DE OPERACIONES.............................................................................. 77 5.6.2.1 OFICIALIA DE ATENCIÓN AL USUARIO ...................................................... 81 5.6.2.2 UNIDAD DE CONTROL DE OPERACIONES................................................. 84 5.6.2.3 DEPARTAMENTO DE OPERACIONES ......................................................... 85 5.6.2.3.1 UNIDAD DE SERVICIO VARIOS ............................................................. 89 5.6.2.3.2 UNIDAD DE VALORES ............................................................................ 91 5.6.2.3.3 UNIDAD DE SUPERVISIÓN DE CANALES ............................................ 94 5.6.2.3.4 UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE CRÉDITOS.................................... 96 5.6.2.3.5 UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE ARRENDAMIENTO FINANCIERO.............................................................................................................. 100 5.7 GERENCIA CENTRAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS..................... 104 5.7.1 DEPARTAMENTO DE PLANEAMIENTO FINANCIERO ............................. 106 5.7.2 ÁREA DE FINANZAS .................................................................................... 109 5.7.2.1 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD....................................................... 112 5.7.2.2 DEPARTAMENTO DE MERCADO DE CAPITALES Y TESORERÍA .......... 114 5.7.2.3 DEPARTAMENTO DE CAPTACIONES........................................................ 117 5.7.3 ÁREA DE RR. HH. Y ADMINISTRACIÓN..................................................... 119 5.7.3.1 UNIDAD DE SEGURIDAD ............................................................................. 121 5.7.3.2 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.......................................... 123 5.7.3.4 DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA .............................................................. 127 5.7.3.4.1 UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES........................ 129 5.7.3.4.2 UNIDAD DE ALMACÉN Y CONTROL PATRIMONIAL......................... 131 5.7.3.5 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES....................................... 132 5.7.3.6 DEPARTAMENTO DE SEGUROS ................................................................ 133 5.8 GERENCIA CENTRAL DE NEGOCIOS....................................................... 136 5.8.1 UNIDAD DE SEGUIMIENTO Y PLANEAMIENTO COMERCIAL................. 138 5.8.2 DEPARTAMENTO DE MARKETING E IMAGEN INSTITUCIONAL ............ 139 5.8.3 GERENCIA REGIONAL (Lima, Norte y Sur) ............................................... 142 5.8.4 ÁREA DE BANCA COMERCIAL .................................................................. 144 5.8.4.1 DEPARTAMENTO DE FIDEICOMISOS........................................................ 146 5.8.4.2 DEPARTAMENTO DE CRÉDITO COMERCIAL E INSTITUCIONAL .......... 147 5.8.4.3 DEPARTAMENTO DE CRÉDITO INMOBILIARIO ....................................... 149 5.8.5 ÁREA DE BANCA MINORISTA .................................................................... 152 5.8.5.1 UNIDAD DE MONITOREO ............................................................................ 154 5.8.5.2 DEPARTAMENTO DE CRÉDITO CAJAPYME............................................. 155 5.8.6 ÁREA DE BANCA ESPECIAL ...................................................................... 158 5.8.6.1 UNIDAD DE MONITOREO ............................................................................ 160 5.8.6.2 DEPARTAMENTO COMERCIAL DE CAJAGAS ......................................... 162 5.8.6.3 DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN CAJAGAS................................ 164 5.8.7 ÁREA DE BANCA PERSONAL .................................................................... 169 5.8.7.1 DEPARTAMENTO DE CRÉDITO PERSONAL............................................. 171 5.8.7.2 DEPARTAMENTO DE PROCESOS.............................................................. 173
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5.8.7.3 DEPARTAMENTO DE CRÉDITO HIPOTECARIO........................................ 174 5.8.7.4 DEPARTAMENTO DE CRÉDITO PIGNORATICIO ...................................... 176 5.8.8 ÁREA DE ARRENDAMIENTO FINANCIERO............................................... 179
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1. INTRODUCCIÓN 1.1 DEFINICIÓN: El Manual de Organización y Funciones “MOF”, es el instrumento normativo que detalla el objetivo, alcance y funciones específicas delegadas jerárquicamente. Aplicado como instrumento de gestión administrativa, permitirá que el personal conozca los objetivos y las funciones que se les han asignado como elementos integrantes de la organización, permitiéndoles la identificación plena con dichos objetivos y funciones a fin de que puedan desplegar acciones comunes y coordinadas en procura de los fines de la Caja Metropolitana. Utilizado como elemento de consulta, proporcionará al personal que presta sus servicios en las diferentes dependencias un conocimiento integral y preciso de la organización diseñada para la Caja Metropolitana. Asimismo se constituye en la base sobre la cual se elaborarán los documentos normativos previstos por el Reglamento de Organización y Funciones “ROF”, desde el punto de vista administrativo, operativo, financiero y técnico. 1.2 OBJETIVO: El presente Manual de Organización y Funciones – MOF, tiene la finalidad de proporcionar el conocimiento integral de la estructura organizativa de la Institución, sobre la cual se basa la Administración General para cumplir con los objetivos y metas institucionales. Se describe la organización en términos de funciones y responsabilidades, líneas de autoridad y dependencia. Los objetivos genéricos del presente documento son: Describir la estructura orgánica de la Caja Metropolitana, agrupada en términos de funciones, responsabilidades y autoridad. Indicar la conformación, ubicación y dependencia administrativa de los distintos órganos que conforman la Institución. Describir los roles y funciones generales de cada órgano. Servir de herramienta de consulta sobre el funcionamiento de la Caja Metropolitana y las responsabilidades de las diferentes unidades orgánicas. Definir las relaciones y coordinación que debe existir entre los diferentes órganos de la Caja Metropolitana. Este documento deberá ser revisado por el Departamento de Desarrollo de Procesos como mínimo una vez al año, en el proceso de revisión anual de la estructura organizativa, a efectos de alinearlo a los nuevos planes de negocios, incorporación de nuevos productos o cualquier otra razón que motive su actualización. La mencionada revisión deberá ser realizada, de preferencia, en los primeros meses de cada año.
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1.3 ALCANCE: El Manual de Organización y Funciones “MOF”, debe ser de conocimiento de todo el personal de la Caja Metropolitana, a través de su respectiva Jefatura. El presente documento será distribuido a través del Sistema Intranet, siendo su lectura del mismo bajo responsabilidad del funcionario con acceso a dicho directorio. Este documento tiene carácter reservado y confidencial, considerándose falta grave su impresión, copiado o extracción para retiro del ámbito de la Institución. 2. JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS Es el órgano supremo de la institución. Está conformada por todos los accionistas. Sus acuerdos obligan a la sociedad y todos sus accionistas, aunque no hayan concurrido a las sesiones de la Junta General o su voto haya sido contrario o distinto al de la mayoría. 3. FUNCIONES Para efectos de este Manual, se define como función al conjunto de tareas y actividades afines que realizan las personas para lograr un objetivo, que a su vez, debe ayudar a la consecución de los objetivos generales de la Institución. A partir de este enunciado se construye la estructura orgánica. Para diseñar la estructura propia de la Caja Metropolitana ha sido necesario identificar cada una de las funciones existentes agrupándolas bajo la siguiente clasificación: 3.1 FUNCIÓN DE DIRECCIÓN: En la Caja Metropolitana, la Función de Dirección está estrechamente vinculada con los de Gestión en un sistema de dirección por integración o dirección por objetivos. Su misión principal es desarrollar todas las actividades que implican guiar y conducir a la Caja Metropolitana al logro de sus objetivos, enmarcadas dentro de los siguientes valores fundamentales: COMPROMISO.Estar identificado con la organización y practicar el “espíritu de cuerpo” (solidaridad, respeto, lealtad y ayuda mutua en busca de metas empresariales). SERVICIO.Practicar una cultura de servicio con nuestros clientes y compañeros de trabajo, demostrando calidad, oportunidad, cordialidad y sincero interés en la atención de sus requerimientos.
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INNOVACIÓN.Disposición al cambio y creatividad en el desarrollo de nuestras actividades, generando productos y servicios que nos permitan fidelizar a nuestros cliente y captar nuevos mercados. EFICIENCIA.Capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mínimo de recursos disponibles y tiempo, logrando su optimización. RESPONSABILIDAD SOCIAL.Ser concientes del rol social que por naturaleza cumple nuestra institución y como tal, contribuir activa y voluntariamente en acciones que generen impacto y repercusión para beneficio de nuestra sociedad. El Órgano de Dirección en la Caja Metropolitana es: El Directorio. 3.2 FUNCIÓN DE ADMINISTRACIÓN: La misión fundamental de la Función de Administración, es implementar las disposiciones emanadas por el Directorio, proponiendo la modificación, eliminación o creación de políticas y estrategias necesarias para la buena marcha de la Caja Metropolitana, elevando al Directorio las mismas, luego del análisis y conformidad técnica respectiva. El Órgano de Administración en la Caja Metropolitana es: La Gerencia General. 3.3 FUNCIÓN DE CONTROL: La misión fundamental de la Función de Control, es supervisar, vigilar y verificar los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes de la Caja Metropolitana, así como el cumplimiento de las normas legales, evaluando permanentemente los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes. En el Caja Metropolitana se tiene como Órganos de Control a: Órgano de Control Institucional (OCI). Comité de Auditoria. 3.4 FUNCIÓN COMERCIAL: Bajo esta clasificación se agrupan los Órganos Comerciales, responsables de las actividades encaminadas a lograr la consecución de los objetivos propios de la actividad de la Caja Metropolitana, aprobados por el Directorio. 7
Los Órganos Comerciales tienen la responsabilidad inmediata y primordial de realizar oportuna y eficazmente las funciones propias de la actividad de la Caja Metropolitana. Para lo cual proponen y aprueban, según sea el caso, de acuerdo con los niveles de descentralización, operaciones financieras y desarrollan relaciones comerciales con clientes. Asimismo, los órganos comerciales son responsables que el desarrollo de los negocios a su cargo se desarrolle, en cumplimiento de la normativa aplicable a la Caja Metropolitana y velando por los intereses de la misma. La misión fundamental de los Órganos Comerciales es tomar decisiones e impartir instrucciones a través de las líneas de responsabilidad-autoridad descritas en este Manual. Por tanto, la autoridad para administrar ha sido conferida a los funcionarios ejecutivos que se encuentran en relación de línea con sus subordinados. En la Caja Metropolitana se tiene como Órganos Comerciales a:
Gerencia Central de Negocios. Área de Banca Comercial. Área de Banca Minorista. Área de Banca Personal. Área de Banca Especial. Área de Arrendamiento Financiero. Gerencia Regional. Departamento de Mercado de Capitales y Tesorería.
3.5 FUNCIÓN DE APOYO: La función primordial de los Órganos de Apoyo, consiste en brindar el soporte necesario a los Órganos de Dirección y los Órganos Comerciales de la Caja Metropolitana para la debida toma de decisiones. Estos órganos representan agrupación de funciones basadas en la especialización, permitiéndoles llevar a cabo sus funciones administrativas sin tener que distraer esfuerzos o recursos en funciones ajenas a la naturaleza ejecutiva. Los Órganos de Apoyo proponen a la Gerencia General y Jefaturas involucradas, los resultados de sus investigaciones o sus decisiones de políticas, para apoyar la gestión del negocio. En la Caja Metropolitana los Órganos de Apoyo son:
Gerencia Central de Administración y Finanzas. Área de Finanzas. Área de RR. HH. y Administración. Gerencia Central de Desarrollo y Operaciones. Área de Desarrollo.
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Área de Operaciones. Oficina Legal. Oficina de Riesgos. Oficina de Cumplimiento. Comités.
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4. ESTRUCTURA ORGÁNICA INSTITUCIONAL 4.1 ESTRUCTURA GENERAL:
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4.2 ESTRUCTURA ÁREA DE BANCA COMERCIAL:
ÁREA DE BANCA COMERCIAL
Unidad de Fideicomisos
Departamento de Crédito Comercial e Institucional
Departamento de Crédito Inmobiliario
4.3 ESTRUCTURA ÁREA DE BANCA MINORISTA:
ÁREA DE BANCA MINORISTA
Unidad de Monitoreo
Departamento de CajaPymes
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4.4 ESTRUCTURA ÁREA DE BANCA ESPECIAL:
4.5 ESTRUCTURA ÁREA DE BANCA PERSONAL:
12
4.6 ESTRUCTURA OFICINA DE RIESGOS:
4.7 ESTRUCTURA OFICINA LEGAL:
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4.8 ESTRUCTURA ÁREA DE OPERACIONES:
4.9 ESTRUCTURA ÁREA DE DESARROLLO:
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4.10 ESTRUCTURA ÁREA DE FINANZAS:
ÁREA DE FINANZAS
Departamento de Captaciones
Departamento de Contabilidad
Departamento de Mercado de Capitales y Tesorería
4.10 ESTRUCTURA ÁREA DE RR. HH. Y ADMINISTRACIÓN:
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5. FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS 5.1 DIRECTORIO Reporta: A la Junta General de Accionistas. Supervisa: Al Órgano de Control Institucional – OCI. A la Oficina de Cumplimiento. A la Gerencia General. Función Principal: Es el órgano colegiado de dirección que fija los objetivos, las estrategias, el plan anual y las políticas de la Caja Metropolitana, define los niveles de riesgos que podrán asumirse y encomienda a la Gerencia General la gestión diaria de la Caja Metropolitana, así como establecer los lineamientos que debe aplicar la Gerencia General para una gestión integral de riesgos y de propiciar un ambiente interno que facilite su desarrollo adecuado. Funciones Específicas: Gestión. Establecer los objetivos institucionales, las políticas y el plan anual de la Caja Metropolitana. Aprobar los balances que de acuerdo a ley elabora la Gerencia General la cual debe ceñirse al estatuto y a las disposiciones de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Aprobar el Reglamento y Manual de Organización y Funciones; los Reglamentos de políticas, operativos y de procedimientos que fueren necesarios para la mejor marcha de la Caja Metropolitana, así como los manuales de la Caja Metropolitana no delegados al Comité de Gerencia. Aprobar políticas generales para las responsabilidades a cargo de la Caja Metropolitana, teniendo en cuenta las reglas para: o La administración prudente de los activos de la entidad, evitando conflictos de interés. o Asegurar razonablemente que los consejos de inversión o similares realizados en su ámbito, sean presentados con la información apropiada, al tener en cuenta la tolerancia al riesgo y expectativa de rendimiento del cliente. Aprobar la compra y/o venta de cartera crediticia propuesta por la Gerencia General.
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Dirigir los negocios de la Caja Metropolitana y en tal virtud, adoptar cualquier acuerdo que no esté expresamente reservado a la Junta General de Accionistas. Resolver los asuntos de su competencia que le sean sometidos por la Gerencia General y el Jefe del OCI. Velar por los intereses de todos los accionistas y de la institución en su conjunto, aplicando prácticas de buen gobierno corporativo. Aprobar los recursos necesarios para el adecuado desarrollo de la Gestión Integral de Riesgos, a fin de contar con la infraestructura, metodología y personal apropiado. Establecer un sistema de incentivos que fomente el adecuado funcionamiento de una gestión integral de riesgos y que no favorezca la toma inapropiada de riesgos. Constituir los comités que considere necesarios, con la finalidad de dar cumplimiento a las disposiciones referidas al Control Integral de Riesgos y a las responsabilidades señaladas anteriormente, siendo obligatoria la constitución de un Comité de Auditoría y de un Comité de Riesgos. Asegurar: o Que la Caja Metropolitana cuente con una estructura organizacional, que contemple una total independencia entre las áreas de riesgos y las áreas de negocios. o Que los sistemas de incentivos por rendimiento del personal, no generen conflictos de interés con la gestión del riesgo. Disponer la implementación del sistema de prevención de lavado de activos y del financiamiento del terrorismo. Establecer un adecuado sistema de atención al usuario. Aprobar las operaciones de crédito dentro de sus límites de autonomía. Estratégico. Evaluar y aprobar sus planes de negocios con debida consideración a los riesgos asociados. Aprobar: o Las modalidades de crédito, dentro de los tipos de créditos que han sido autorizados por la SBS. o Periódicamente la relación de castigos de crédito de acuerdo a la normatividad vigente. o La celebración de contratos y compromisos de toda índole, siempre que los mismos no correspondan a la Administración. o Decidir sobre toda clase de negocios. Someter controversias a arbitraje. enajenar, gravar, comprar, dar o tomar en comodato. Arrendar o subarrendar activa o pasivamente, toda clase de bienes muebles o inmuebles y en general, hacer todo cuanto estime necesario o conveniente para el cumplimiento de los fines sociales. Estas funciones pueden ser encargadas a la Gerencia General.
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Control. Conocer los resultados de las auditorías y exámenes que se practique sobre las operaciones y actividades de la Caja Metropolitana y disponer el cumplimiento de las recomendaciones y medidas correctivas. Ordenar arqueos, exámenes especiales e investigaciones. Dar cuenta de ellos a la Junta General de Accionistas, cuando lo estime necesario. Verificar los resultados de la gestión administrativa, económica y financiera de la Caja Metropolitana. Supervisar la correcta aplicación de los recursos de la Caja Metropolitana. Establecer el sistema de control interno para proveer un aseguramiento razonable en el logro de objetivos referidos a la eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera, y cumplimiento de las leyes aplicables y regulaciones. Asegurar razonablemente que el patrimonio contable de la Caja Metropolitana sea suficiente para enfrentar los riesgos a los que está expuesto, para lo cual debe conocer las necesidades de capital y establecer políticas de gestión que apoye las necesidades de la institución, cumpliendo con los requerimientos regulatorios de manera apropiada. Obtener aseguramiento razonable que la institución cuenta con una efectiva gestión de los riesgos a que está expuesta, considerando su complejidad y tamaño, y que los principales riesgos se encuentran bajo control dentro de los límites que se han establecido. Evaluar el adecuado funcionamiento de los criterios definidos en el Reglamento de la Gestión Integral de Riesgos. Conocer los principales riesgos afrontados por la entidad estableciendo, cuando ello sea posible, adecuados niveles de tolerancia y apetito por el riesgo. Asegurar que, en caso se efectúe modificaciones a los objetivos, lineamientos, políticas y procedimientos para la administración del riesgo de crédito minorista, o se incursione en nuevas actividades en función a los cambios del entorno del negocio, tales modificaciones serán aprobadas sobre la base de una evaluación previa del riesgo de crédito involucrado en dichas modificaciones. Velar por el cumplimiento de las políticas, procedimientos y las disposiciones dictadas por la SBS. Velar por la observancia de las limitaciones legales, a que están sujetas las operaciones de la Caja Metropolitana. Aprobar antes del 31 de diciembre de cada año, el Programa Anual de Trabajo del Oficial de Cumplimiento y del Sistema de Atención al Usuario, previamente a su presentación a la SBS. Brindar las facilidades al OCI para el ejercicio de sus funciones. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. 18
Administrativa. Dictar su propio reglamento de funcionamiento. Designar al Secretario del Directorio y de la Junta General. Designar a uno o más de sus miembros para que resuelva determinado asunto o ejecute determinados actos. La delegación puede hacerse a favor de un Director o de dos (2) o más, en ese caso para que actúen como Comité. Si la delegación es permanente, se requiere el voto favorable de las dos terceras partes del número de Directores y debe ser inscrita en el Registro Público, sin cuyos requisitos no tendrá validez. Designar al Gerente General y a propuesta de este a los Gerentes. Fijar sus atribuciones y remuneraciones. Conferirles y revocar los poderes generales y especiales necesarios para el ejercicio de sus cargos. Sancionarlos y removerlos observando las normas legales pertinentes, de ser el caso. Disponer el establecimiento de sucursales, agencias, oficinas y dependencias análogas en cualquier lugar de la República. Conferir poderes y revocarlos. Aceptar la dimisión de sus miembros y proveer las vacantes en los cargos en la forma prevista por la Ley y el Estatuto. Conceder licencia a los Directores que la soliciten. Las licencias concedidas no podrán exceder de cuarenta y cinco días (45) en el lapso de un (1) año. Formular la memoria de la Gestión Social, los Estados Financieros y la propuesta de aplicación de las utilidades y someterlas anualmente a la Junta General Obligatoria Anual. Proporcionar oportunamente, a los accionistas y al público las informaciones suficientes y fidedignas que la Ley determine, respecto a la situación legal, económica y financiera de la Caja Metropolitana. Establecer un sistema adecuado de delegación de facultades y de segregación de funciones a través de toda la organización. Aprobar las políticas generales que guíen las actividades de la institución en la gestión de los diversos riesgos que enfrenta. Seleccionar una plana gerencial con idoneidad técnica y moral, que actúe de forma prudente y apropiada en el desarrollo de sus negocios y operaciones, así como en el cumplimiento de sus responsabilidades. Suscribir anualmente la Declaración de Cumplimiento de la Gestión Integral de Riesgos, la misma que deberá efectuarse en un plazo que no excederá de ciento veinte (120) días calendario posterior al ejercicio anual. Aprobar los presupuestos de la Caja Metropolitana, así como sus modificaciones.
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5.2 PRESIDENCIA DEL DIRECTORIO Reporta: Al Directorio. Función Principal: La Presidencia es él más alto cargo directivo de la Caja Metropolitana, cuya función principal es representar al Directorio en actos públicos y/o privados, cumplir y hacer cumplir las disposiciones del Directorio, así como las normas vigentes, representar oficialmente a la Caja Metropolitana ante la Municipalidad Metropolitana de Lima, las Municipalidades Distritales, las Empresas Municipales, Organismos Oficiales de Control y Supervisión, Entidades Públicas y Privadas, según las facultades previstas en el Estatuto y los poderes que le otorgue el Directorio. Esta Presidencia de acuerdo a la decisión del Directorio, podrá ejercer sus funciones dentro de la Caja Metropolitana, a tiempo parcial o a tiempo completo. Sin perjuicio de las funciones que posee la Presidencia como miembro del Directorio, y en el caso que ejerza funciones de Presidente Ejecutivo, poseerá las siguientes funciones: Funciones Específicas: Gestión. Promover, desarrollar y mantener relaciones financieras con las principales entidades financieras, del sector público y/o privado. Promover nuevas alternativas de negocios y servicios para nuestros clientes. Suscribir anualmente la Declaración de Cumplimiento de la Gestión Integral de Riesgos, la misma que deberá efectuarse en un plazo que no excederá de ciento veinte (120) días calendario posterior al ejercicio anual. Control. Inspeccionar todos los servicios de la empresa. Velar por el cumplimiento de los acuerdos de la Junta General de Accionistas y del Directorio. Supervisar el desarrollo de las actividades de la empresa, en los casos de ejercer sus funciones a tiempo completo en la Caja Metropolitana. Dar cuenta al Directorio de los asuntos de interés para la Caja Metropolitana y proponer los acuerdos que considere conveniente, en
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especial los que se refieren a la gestión económica y financiera de la Caja Metropolitana. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña; así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas, de acuerdo con la información que le ponga en conocimiento la Gerencia General. Administrativa. Ejercer la representación protocolar de la empresa. Convocar a sesiones del Directorio, por lo menos una (1) vez al mes y a sesiones a solicitud de los Directores, del Gerente General o cuando amerite su convocatoria. Presidir las sesiones de la Junta General de Accionistas, del Directorio y de los Comités Especiales que designe el Directorio. Ejercer la representación legal de la empresa de acuerdo a los poderes que le otorgue el Directorio. Firmar comunicaciones escritas dirigidas a las entidades del Gobierno Central, Gobiernos Locales, Empresas del Entorno Municipal, Organismos Oficiales de Control o Entidades Privadas. Firmar conjuntamente con un Director, el Gerente General y el Contador General de la Caja Metropolitana, los Estados Financieros aprobados por el Directorio. Otras funciones que le delegue o determine el Directorio.
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5.3 OFICINA DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL - OCI Reporta: Funcional y Administrativamente a la Contraloría General de la República. El Jefe del OCI, quien es un funcionario con nivel de Gerente, no está sujeto a mandato del Directorio de la Caja Metropolitana, respecto al cumplimiento de funciones o actividades propias de su labor de control gubernamental y a las asignadas por la Contraloría. Función Principal: El OCI constituye la unidad especializada responsable de llevar a cabo el control gubernamental en la entidad, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 6°, 7° y 8° de la Ley, con la finalidad de promover la correcta y transparente gestión de los recursos y bienes de la entidad, cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, así como el logro de sus resultados, mediante la ejecución de labores de control. Funciones Específicas: Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones de la entidad sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual de Control a que se refiere el artículo 7° de la Ley, así como el control externo a que se refiere el artículo 8° de la Ley, por encargo de la Contraloría General. Ejecutar las labores de control a los actos y operaciones de la entidad que disponga la Contraloría General. Cuando estas labores de control sean requeridas por el Titular de la entidad y tengan el carácter de no programadas, su ejecución se efectuará de conformidad con los lineamientos que emita la Contraloría General. Ejercer el control preventivo en la entidad dentro del marco de lo establecido en las disposiciones emitidas por la Contraloría General, con el propósito de contribuir a la mejora de la gestión, sin que ello comprometa el ejercicio del control posterior. Remitir los Informes resultantes de sus labores de control tanto a la Contraloría General como al Titular de la entidad y del sector, cuando corresponda, conforme a las disposiciones sobre la materia. Actuar de oficio cuando en los actos y operaciones de la entidad se tome conocimiento de indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de incumplimiento, informando al Titular de la entidad para que se adopten las medidas correctivas pertinentes. Recibir y atender las denuncias que formulen los servidores, funcionarios públicos y ciudadanía en general, sobre actos y operaciones de la entidad, otorgándole el trámite que corresponda a su mérito, conforme a las disposiciones emitidas sobre la materia.
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Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control aprobado por la Contraloría General, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones emitidas para el efecto. Corresponde al Comité de Auditoria considerar el Plan Anual de Control para su Visación respectiva, en señal de compromiso, que permita garantizar los recursos que necesita para cumplir con las actividades programadas y elaborar los informes que se deriven de las mismas; Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que implemente la entidad como resultado de las labores de control, comprobando y calificando su materialización efectiva, conforme a las disposiciones de la materia. Apoyar a las Comisiones que designe la Contraloría General para la ejecución de las labores de control en el ámbito de la entidad. Asimismo, el Jefe del OCI y el personal de dicho Órgano colaborarán, por disposición de la Contraloría General, en otras labores de control, por razones operativas o de especialidad. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, en particular de la Ley General y las disposiciones emitidas por la SBS, así como de la normativa interna, y proponer modificaciones de las mismas en el curso de sus exámenes. Formular y proponer a la entidad, el presupuesto anual del OCI para su aprobación correspondiente. Cumplir diligente y oportunamente con los encargos y requerimientos que le formule la Contraloría General. Cautelar que la publicidad de los Informes resultantes de sus acciones de control se realice de conformidad con las disposiciones de la materia. Cautelar que cualquier modificación del Cuadro para Asignación de Personal, así como de la parte correspondiente del Reglamento de Organización y Funciones, relativos al OCI se realice de conformidad con las disposiciones de la materia. Promover la capacitación permanente del personal que conforma el OCI, incluida la Jefatura, a través de la Escuela Nacional de Control de la Contraloría General o de cualquier otra Institución universitaria o de nivel superior con reconocimiento oficial en temas vinculados con el control gubernamental, la Administración Pública y aquellas materias afines a la gestión de las organizaciones. Mantener ordenados, custodiados y a disposición de la Contraloría General durante diez (10) años los informes de control, papeles de trabajo, denuncias recibidas y los documentos relativos a la actividad funcional de los OCI, luego de los cuales quedan sujetos a las normas de archivo vigentes para el sector público. El Jefe del OCI adoptará las medidas pertinentes para la cautela y custodia del acervo documental. Cautelar que el personal del OCI dé cumplimiento a las normas y principios que rigen la conducta, impedimentos, incompatibilidades y prohibiciones de los funcionarios y servidores públicos, de acuerdo a las disposiciones de la materia.
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Mantener en reserva la información clasificada obtenida en el ejercicio de sus actividades. Complementariamente a lo dispuesto por la Contraloría General de la Republica, se aplicará lo dispuesto en el Articulo 6 de la Resolución SBS Nº 11699 Reglamento de Auditoría Interna, en tanto no se contrapongan con las normativas específicas que regulen el accionar de los OCI. o Evaluar el diseño, alcance y funcionamiento del control interno. o Evaluar continuamente la calidad y adecuación de los sistemas informáticos y los mecanismos establecidos por la empresa para garantizar la seguridad de la información; o Verificar el cumplimiento del sistema de lavado de activos y financiamiento del terrorismo. o Evaluar el cumplimiento de aquellos aspectos que determine esta Superintendencia; y, o Otras actividades de aseguramiento o consulta que la misma empresa señale.
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5.4 OFICINA DE CUMPLIMIENTO Reporta: Al Directorio Función Principal: Encargado a dedicación exclusiva de vigilar el cumplimiento del sistema para detectar operaciones sospechosas del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo dentro de la Caja Metropolitana. Funciones Específicas: Control. Verificar la aplicación de las políticas y procedimientos implementados para el conocimiento del cliente, conocimiento del mercado, conocimiento de la banca corresponsal, según corresponda; así como los procedimientos necesarios para asegurar el nivel de integridad de los Directores, Gerentes y Trabajadores, respecto de los cuales verificará además que se cumpla con recabar la información necesaria dentro del marco establecido. Revisar las opiniones independientes a que hace mención el inciso b) del artículo 15º y demás evaluaciones realizadas sobre los clientes propuestos a ser excluidos del registro. Evaluar de forma previa la posibilidad de exclusión de un cliente del registro de operaciones y de ser procedente aprobar su exclusión del referido registro de operaciones, así como realizar revisiones periódicas de los clientes que han sido excluidos del registro de operaciones, conforme a lo dispuesto en el inciso c) del artículo 15º de la norma. Verificar la adecuada conservación y custodia de los documentos requeridos para la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo. Revisar periódicamente en la página web de las Naciones Unidas, las listas sobre personas involucradas en actividades terroristas (Res. Nº 1267), a fin de detectar si alguna de ellas está realizando alguna operación con la empresa. Revisar periódicamente en la página del GAFI, la lista de Países y Territorios no Cooperantes, así como la Lista OFAC, las cuales pueden servirle como una herramienta de consulta para el conocimiento de los clientes. Evaluar las operaciones comunicadas por el personal como inusuales. Analizar las operaciones inusuales detectadas, con la asesoría del Comité para la Prevención del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo, si lo hubiere, con la finalidad de que pueda determinar las operaciones que podrían ser calificadas como sospechosas.
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Calificar a las operaciones inusuales como sospechosas, de ser el caso. Administrativa. Promover la definición de estrategias de la institución para prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. Tomar las acciones necesarias, con el apoyo del responsable de capacitación del Departamento de Recursos Humanos, para asegurar que el personal de la institución cuente con el nivel de capacitación apropiado que le permita detectar operaciones inusuales o sospechosas, y para la adecuada difusión del Código de Conducta. Proponer señales de alerta a ser incorporadas al Manual. Elaborar y notificar los ROS a la UIF – Perú, en representación de la institución. Ser el interlocutor de la institución ante la Superintendencia. Emitir informes trimestrales sobre su gestión como Oficial de Cumplimiento al Presidente del Directorio u órgano equivalente en la empresa. Emitir informes semestrales sobre la situación del sistema de prevención y su cumplimiento dentro de la institución. Elaborar un Programa Anual de Trabajo, que deberá ser puesto en consideración previa del Directorio y aprobado antes del 31 de diciembre de cada año. Otras funciones que sean necesarias para vigilar el cumplimiento del sistema de Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo.
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5.5 GERENCIA GENERAL Reporta: Al Directorio Supervisa:
A la Oficina de Riesgos. A la Oficina Legal. A la Gerencia Central de Negocios. A la Gerencia Central de Administración y Finanzas. A la Gerencia Central de Desarrollo y Operaciones.
Función Principal: Ejecutar las políticas aprobadas por el Directorio, gestionando las actividades diarias de la Caja Metropolitana, así como responsable de implementar el funcionamiento del sistema de atención al usuario, con el fin de lograr un alto nivel de calidad del servicio. Este órgano supervisa, controla y decide sobre la administración de la Caja Metropolitana, sus actos, operaciones y es responsable de todos los aspectos de su funcionamiento, así como de la Gestión Integral de Riesgos. Funciones Específicas: Estratégico. Proponer la formulación del Planeamiento Estratégico, definiendo los objetivos y las metas propuestas. Constituirse en el portavoz de la Caja Metropolitana, de los planes, programas, productos/servicios, gestión y avance administrativo de la Institución. Diseñar la estrategia de imagen, comunicación y de promoción de los productos y servicios de la Caja Metropolitana. Negocio. Planear, organizar, controlar y evaluar la gestión económica, financiera, crediticia y administrativa de la Institución, de acuerdo a las normas legales vigentes, el Estatuto y las políticas dictadas por el Directorio. Aprobar las operaciones de crédito dentro de sus límites de autonomía. Aprobar las operaciones de refinanciación de operaciones crediticias, de acuerdo a las normas vigentes. Informar al Directorio en cada sesión ordinaria y por escrito, de todos los créditos y garantías que a partir de la sesión precedente, se hubiere 27
otorgado a cada cliente, así como de las inversiones y ventas efectuadas, cuando en uno y otro caso, se excede el límite establecido por la SBS. Elevar la propuesta de compra / venta de cartera crediticia al Directorio. Aprobar el plan Corporativo, de Marketing e Imagen Institucional y de Transparencia de la institución. Control. Velar porque se encuentren al día la contabilidad y los registros que debe llevar la Caja Metropolitana conforme a las normas pertinentes y cuidar que reflejen con claridad y precisión la situación patrimonial, económica, financiera y funcional de la sociedad. Velar por el oportuno cumplimiento de las obligaciones tributarias y sociales. Asegurar que exista un adecuado control y supervisión de las actividades operativas, para que estas se desarrollen de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos. Disponer la inspección de las oficinas, documentos, libros, valores y, en general, de todas las operaciones que realice la Caja Metropolitana. Implementar la Gestión Integral de Riesgos, conforme a las disposiciones del Directorio, además de las responsabilidades dadas por otras normas. Adoptar las medidas necesarias para vigilar y controlar los riesgos derivados de los niveles de endeudamiento de los deudores minoristas. Conocer los informes de auditorías e inspecciones que se practiquen en la Caja Metropolitana y disponer en coordinación con las Áreas, Oficinas y Funcionarios, las medidas correctivas necesarias para la superación de dichas observaciones. Convocar al Comité de Crisis de Liquidez, cuando los indicadores objetivos o señales de alerta alcancen los niveles indicados en el Plan de Contingencia de Liquidez. Velar por el cumplimiento de las políticas, procedimientos y las disposiciones dictadas por la SBS. Disponer la implementación del sistema de control del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo, debiendo tener presente para ello, el código de conducta y el manual correspondiente. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Dirigir las operaciones de la Caja Metropolitana de acuerdo a Ley, las disposiciones de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, los reglamentos internos, el Estatuto y las resoluciones que adopta el directorio.
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Actuar como secretario de la Junta General de Accionistas y del Directorio, salvo disposición distinta del Directorio. Presentar al Directorio toda la información que dicho órgano acuerde solicitarle, así como la exigida por las disposiciones legales vigentes y el Estatuto. Proponer al Directorio el plan de gestión, el presupuesto anual y sus modificaciones, las políticas de operación y los reglamentos necesarios. Informar al Directorio sobre los asuntos que éste le haya encomendado. Nombrar, promover, trasladar, sancionar y despedir conforme a Ley a los empleados, y obreros. Señalar sus remuneraciones de acuerdo a la política que aprueba el Directorio y al presupuesto del periodo correspondiente. Contratar asesores, convenir sus honorarios y los términos y condiciones en los cuales prestarán sus servicios, y resolver sus contratos. Contratar los seguros necesarios para cubrir los bienes pignorados, los bienes inmuebles e inmuebles de la sociedad y los demás riesgos. Representar a la Caja Metropolitana en juicio o fuera de él, conforme a los poderes que le confiera el Directorio. Cumplir con las obligaciones sobre información a la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, el Banco Central de Reserva y los demás órganos supervisores de la marcha de la empresa. Proponer al Directorio: o El nombramiento y atribuciones de los Gerentes. o Los reglamentos necesarios para organizar el manejo interior y establecer los medios prácticos y seguros de efectuar las operaciones, cumplir y hacer cumplir dichos reglamentos. o Las inversiones más convenientes, la apertura, traslado y cierre de Sucursales, Agencias y Oficinas. o Las remuneraciones de los Gerentes. o El otorgamiento y revocatoria de poderes del personal de la Caja Metropolitana. o El presupuesto anual y sus modificaciones. Establecer las remuneraciones de los Sub-Gerentes, funcionarios y empleados de la Caja Metropolitana, de acuerdo a la escala remunerativa vigente, con cargo a dar cuenta al Directorio el de los principales funcionarios. Autorizar los gastos e inversiones que estime necesarios para la administración de la Caja Metropolitana, inclusive gastos en atenciones, cortesía, publicidad y en general cualquier otro de naturaleza semejante, dentro de los límites que establezca el presupuesto o los que señale el Directorio. Ejercer la representación administrativa y comercial de la Caja Metropolitana ante todo tipo de autoridades y personas jurídicas de Derecho Público y Privado conforme a los poderes que le confiera el Directorio. El Gerente General podrá delegar la representación de la Caja Metropolitana en todo tipo de procesos administrativos, judiciales, 29
laborales o de cualquier otra naturaleza, en favor de uno o más personas, pudiendo reasumirlos cuando lo crea conveniente. Ejecutar las políticas de la Caja Metropolitana en el marco de los objetivos y lineamientos señalados por el Directorio y la Junta General de Accionistas. Ejecutar los actos y contratos ordinarios correspondientes al objeto social, de conformidad con los acuerdos del Directorio y de la Junta General, así como cumplir las decisiones de estos órganos societarios. Representar a la institución, conforme a los poderes que le confiera el Directorio. Constituir comités para el cumplimiento de sus responsabilidades. Presentar al Directorio la memoria anual y los estados financieros con las informaciones y datos respectivos. Informar a la SBS los datos referidos a la identidad del Oficial de Cumplimiento. Aprobar los documentos normativos acorde con lo establecido en el Manual del Sistema de Documentos Normativos de la Caja Metropolitana. Cumplir con las demás funciones que le asigne el Directorio, dentro del ámbito de su competencia.
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5.5.1 OFICINA DE RIESGOS Reporta: A la Gerencia General Supervisa:
Al Departamento de Riesgo de Crédito. Al Departamento de Riesgo Operativo. Al Departamento de Riesgo de Mercado y Liquidez. Al Departamento de Cobranzas y Recuperaciones.
Función Principal: Identificar y administrar los riesgos que enfrenta la Caja Metropolitana en el desarrollo de sus actividades, observando las políticas y normas establecidas por el Directorio y las disposiciones de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFPs, y del Banco Central de Reserva. Evaluar y clasificar la cartera de créditos, determinando el importe de las provisiones por riesgo crediticio, de conformidad con las normas legales sobre el particular. Apoyar y asistir a las demás unidades organizativas de la institución, para la realización de una buena gestión de riesgos de sus áreas de responsabilidad. Supervisar la gestión de cobranza y recuperación de los créditos vencidos, en sus fases de morosidad, cobranza prejudicial, cobranza judicial, refinanciación y castigo de deudas. Funciones Específicas: Estratégico. Elaborar el plan estratégico y operativo de su unidad organizativa, en coordinación con el Departamento de Planeamiento Financiero. Control. Velar por una Gestión Integral de Riesgos competente, promoviendo el alineamiento de las medidas de tratamiento de los riesgos de la Caja Metropolitana con los niveles de tolerancia al riesgo y el desarrollo de controles apropiados. Velar porque la gestión de continuidad del negocio sea consistente con la gestión de riesgos.
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Desarrollar e implementar los nuevos estándares recomendados en el Nuevo Acuerdo de Capital Basilea II, referidos a la adecuación de capital. Dichos estándares comprenden tres aspectos fundamentales, como son los requisitos mínimos de capital por riesgo de crédito, de mercado y operacional (Pilar 1). Estimar los requerimientos patrimoniales que permitan cubrir los riesgos que enfrenta la institución por Riesgo Crediticio, Mercado y Operacional, así como los requerimientos regulatorios, de ser el caso. Además, alertar sobre las posibles insuficiencias de patrimonio efectivo para cubrir los riesgos identificados, manteniendo niveles de capital que permita absorber perdidas en escenarios adversos. Proponer al Comité de Riesgos, el apetito y tolerancia al riesgo, los límites y sub-límites razonables por exposición a riesgos de Crédito, Mercado y Operacional. Supervisar que el proceso de recuperación de los créditos vencidos, se realice de acuerdo a las normas establecidas. Evaluar el cumplimiento de las políticas, reglamentos y procedimientos establecidos por el Comité de Riesgos y el Directorio. Supervisar el cumplimiento del Plan de Contingencia de Liquidez de la Caja Metropolitana; así como, ejercer las funciones y responsabilidades señaladas para el Comité de Crisis de Liquidez. Evaluar y opinar sobre las operaciones de crédito según los límites de autonomía establecidos o a requerimiento de la Gerencia General. Elevar propuestas al Comité de Riesgos, de los límites y sublímites razonables de exposición a riesgos de mercado, en toda clase de inversiones u operaciones financieras temporales o negociables. Evaluar y opinar sobre operaciones de compra y/o venta de cartera de créditos. Velar por el cumplimiento de las políticas, procedimientos y las disposiciones internas y las dictadas por la SBS y el BCRP. Administrar los riesgos relacionados al logro de los objetivos de la Caja Metropolitana, así como: o Asegurar la consistencia entre las operaciones y los niveles de tolerancia al riesgo definidos, aplicables a su ámbito de acción. o Informar al Gerente General, los resultados de la gestión de riesgos correspondientes a su oficina. Evaluar los riesgos operacionales, de forma previa al lanzamiento de nuevos productos y ante cambios importantes en el ambiente operativo o informático; así como, participar en el proceso de su aprobación.
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Monitorear el riesgo de sobreendeudamiento, e informar mediante un reporte trimestral al Directorio, sobre los siguientes aspectos: o Las excepciones a las políticas adoptadas; o El seguimiento al conjunto de clientes sobre endeudados y las acciones tomadas por la Gerencia General, a fin de reducir la exposición de la institución con dichos deudores; y, o El seguimiento de la calidad de la cartera, y en particular el correspondiente a campañas de captación de clientes para productos de crédito de consumo, cuando correspondan. Supervisar que se cumpla con la evaluación de las condiciones de ambientación de las instalaciones de los centros de cómputo (en coordinación con el Departamento de Seguridad de la Información y Continuidad del Negocio), identificando los riesgos de tecnología de información y planeando las medidas de mitigación necesarias. Supervisar el cumplimiento de las políticas establecidas, respecto a la gestión de riesgos de tecnología de información y riesgos operativos. Supervisar el control de los límites de créditos directos e indirectos, e inversiones. Verificar la elaboración de los informes, anexos y reportes para la SBS, relacionados con su unidad organizativa. Solicitar información de las diferentes unidades organizativas de la institución, a fin de facilitar y agilizar la identificación y administración de los riesgos. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional, de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Evaluar, opinar y difundir la información actualizada de las situaciones económicas y macroeconómicas de los diferentes mercados y sectores económicos, a fin de que los funcionarios responsables, puedan identificar los probables mercados, áreas o sectores económicos de riesgo. Participar en el diseño y permanente adecuación del Manual de Gestión Integral de Riesgos, del Reglamento de Organización y Funciones, del Manual de Organización y Funciones de la Caja Metropolitana, y demás normas internas que tengan por objeto definir las responsabilidades de las unidades de negocios y sus funcionarios en el control de riesgos de la institución. Proponer las políticas, procedimientos y metodologías apropiadas para la Gestión Integral de Riesgos en la institución, incluyendo los roles y responsabilidades.
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Guiar la integración entre la gestión de riesgos, los planes de negocio y las actividades de gestión empresarial. Establecer un lenguaje común de gestión de riesgos, basado en las definiciones del Reglamento de la Gestión Integral de Riesgos y de los demás reglamentos aplicables. Informar a la Gerencia General y al Comité de Riesgos, los aspectos relevantes de la gestión de riesgos para una oportuna toma de decisiones. Informar permanentemente a la Gerencia General, al Comité de Riesgos, al Comité de Auditoría, a los Comités especializados, a las Áreas de Negocios y de Soporte, así como con la SBS, en cuanto a la Gestión Integral de Riesgos realizada por la Caja Metropolitana. Informar al Directorio, comités respectivos y a las áreas de decisión correspondientes, sobre los riesgos, el grado de exposición al riesgo aceptado y la gestión de estos, de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos por la institución. Elaborar al cierre de cada ejercicio, un informe anual de riesgos, el que deberá incluir el plan de actividades para el ejercicio siguiente. La presentación del referido informe se realizará dentro de los noventa (90) días calendarios posteriores al cierre de cada año. Evaluar la información proporcionada por el Departamento de Cobranzas y Recuperaciones, estableciendo las medidas necesarias para el cumplimiento de sus funciones. Evaluar y proponer al nivel de autonomía correspondiente las operaciones de refinanciación y reestructuración de deuda, reportando trimestralmente al Directorio la información respecto a la evaluación de las operaciones analizadas en el ámbito de sus funciones. Gestionar directamente y/o administrar las operaciones ingresadas a cobranza judicial. Proponer a la Gerencia General, la venta de cartera en cobranza judicial y castigada. Participar como Líder Usuario en los proyectos relacionados al ámbito de su responsabilidad. Cumplir con las demás funciones que le asigne la Gerencia General, dentro del ámbito de su competencia. 5.5.1.1 DEPARTAMENTO DE RIESGO DE CRÉDITO Reporta: A la Oficina de Riesgos.
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Función Principal: Opinar sobre las propuestas de crédito, supervisando la correcta aplicación de las políticas de riesgo de crédito y la utilización adecuada de las herramientas de evaluación y análisis de riesgo de crédito. Evaluar y clasificar la cartera de créditos, determinando el importe de las provisiones por riesgo crediticio, de conformidad con las normas legales sobre el particular. Administrar, evaluar y controlar que la clasificación de clientes pignoraticios esté conforme con las pautas internas establecidas. Funciones Específicas: Control. Analizar y evaluar el riesgo crediticio de las propuestas de crédito del área comercial; para lo cual, tendrá en cuenta en el análisis, los antecedentes, el historial crediticio interno y en el sistema financiero, posición de deuda, posición de garantías, desarrollo del sector, y situación económica financiera. Revisar y proponer a la Jefatura de la Oficina de Riesgos, las políticas de riesgos de crédito que deben cumplir todos los niveles de la estructura orgánica de la Caja Metropolitana que intervienen en la aprobación, administración y control de las operaciones crediticias, con la finalidad de lograr una cartera de colocaciones sana y rentable. Medir la gestión de riesgos de crédito, mediante reportes estadísticos. Detectar incumplimientos de políticas, normas y procedimientos de crédito. Verificar e informar a la Jefatura de la Oficina de Riesgos del cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos, en cuanto a la identificación y administración del Riesgo Cambiario Crediticio y de Sobreendeudamiento, proponiendo las mediciones, políticas y procedimientos para el control de estos riesgos. Evaluar el riesgo de crédito de la cartera crediticia a vender / comprar. Verificar la consistencia de los reportes que sustentan la evaluación de cartera y la determinación de provisiones. Evaluar la estructura de la cartera de créditos, el comportamiento, tendencias y concentración (sectores económicos, producto y zona geográfica).
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Verificar la consistencia de la clasificación automática asignada por la Jefatura del Área de Banca Minorista, a propuesta de los funcionarios de negocios. Verificar la consistencia de los reportes que sustentan la calificación interna de clientes pignoraticios. Supervisar que se cumpla con el perfil de riesgo de crédito definido por la institución. Reportar las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Participar en el desarrollo y planeamiento de nuevos productos de crédito. Diseñar en coordinación con el responsable de capacitación del Departamento de Recursos Humanos, los programas de capacitación y, difundir la cultura de riesgos de crédito al personal de la Caja Metropolitana inmerso en el proceso de crédito. Cumplir las políticas, procedimientos y las disposiciones dictadas por la SBS. Elaborar y proponer a la Jefatura de la Oficina de Riesgos, el plan estratégico de la unidad a su cargo. Cumplir con las demás funciones asignadas, dentro del ámbito de su competencia. 5.5.1.2 DEPARTAMENTO DE RIESGO OPERATIVO Reporta: A la Oficina de Riesgos. Función Principal: Identificar, analizar y evaluar la presencia de riesgos operacionales e informáticos en los procesos de los productos, servicios y sistemas, desarrollando acciones para su tratamiento y mitigación. Funciones Específicas: Control. Revisar las políticas y procedimientos periódicamente, de manera que se apoye de forma efectiva la operativa y la gestión del riesgo de las diferentes líneas de productos. Examinar y evaluar los riesgos relacionados y asociados con un nuevo producto, servicio o ingreso a nuevos
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mercados y ante cambios importantes en el ambiente operativo o informático, verificando su impacto en la continuidad del negocio. Velar por la correcta ejecución de los procedimientos y cumplimiento de las normas y disposiciones vigentes, informando las desviaciones y proponiendo las medidas correctivas pertinentes. Evaluar en coordinación con la Unidad de Seguridad Informática, los controles relacionados a las condiciones mínimas de ambientación de las instalaciones de los centros de cómputo, a fin de compensar cualquier cambio en relación a los riesgos que pudieran presentarse. Reportar las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Proponer las políticas, procedimientos y metodologías apropiadas para la Gestión de Riesgo Operacional Establecer un marco de control operativo apropiado, que coadyuve la segregación de funciones, el control dual y el buen manejo de las aplicaciones durante el procesamiento de las operaciones. Solicitar al responsable de Capacitación del Departamento de Gestión de Desarrollo Humano, la capacitación del personal sobre la importancia de la gestión de riesgos en la Caja Metropolitana. Elaborar informes, reportes y anexos para la Superintendencia de Banca, Seguros y AFPs, dentro del ámbito de su competencia. Elaborar y proponer a la Oficina de Riesgos, el plan estratégico de la unidad a su cargo. Cumplir con las demás funciones asignadas, dentro del ámbito de su competencia. 5.5.1.3 DEPARTAMENTO DE RIESGO DE MERCADO Y LIQUIDEZ Reporta: A la Oficina de Riesgos. Función Principal: Analizar y evaluar los cambios adversos en las condiciones de liquidez, fluctuaciones de las tasas de interés, cotización de metales y piedras preciosas, volatilidad predominante de
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los tipos de cambio y de la determinación del monto máximo de tasación para el desembolso de préstamos pignoraticios y de los precios de venta en joyería, estableciendo un marco de control y límites. Funciones Específicas: Control. Analizar el entorno económico financiero, a fin de proponer al Comité de Riesgos el establecimiento de políticas, normas, procedimientos, atribuciones y límites de exposición tendentes a minimizar los riesgos aplicables a inversiones u operaciones financieras. Identificar, medir y controlar la exposición y sensibilidad al riesgo de mercado. Evaluar las estrategias de negocio que incurran en exposiciones conocidas a los riesgos de mercado, con el fin de maximizar la oportunidad de beneficios económicos. Gestionar los riesgos de inversión incluyendo la identificación, análisis, medición, monitoreo, limitación, control e información de tales riesgos. Reportar las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Ejercer las funciones señaladas en las normas del Plan de Contingencia de Liquidez; así como, las asignadas en el Reglamento del Comité de Crisis de Liquidez. Elaborar informes, reportes y anexos para la Superintendencia de Banca, Seguros y AFPs, dentro del ámbito de su competencia. Elaborar y proponer a la Oficina de Riesgos, el plan estratégico de la unidad a su cargo. Cumplir con las demás funciones asignadas, dentro del ámbito de su competencia. 5.5.1.4 DEPARTAMENTO DE COBRANZAS Y RECUPERACIONES Reporta: A la Oficina de Riesgos. Supervisa: A la Unidad de Cobranzas y Recuperos. A la Unidad de Normalización.
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A la Unidad de Cobranza Judicial. Función Principal: Es el órgano cuya misión principal, es la de efectuar el seguimiento y recuperación de las operaciones crediticias de la Caja Metropolitana, en sus etapas de morosidad, cobranza prejudicial, cobranza judicial, refinanciación de deuda y castigo, a través de las unidades organizativas a su cargo. Funciones Específicas: Operativa. Controlar las gestiones de cobranza y recuperación de la cartera vencida a través de los gestores de cobranza domiciliaria y cobranza telefónica. Supervisar la gestión de cobranza judicial de los créditos vencidos y de los refinanciados, que hayan incumplido con las condiciones de pago acordadas, de acuerdo a las políticas establecidas. Coordinar con su jefatura, las labores conexas de cobranza judicial, a efectos de minimizar la morosidad. Control Monitorear la cartera de créditos, a fin de detectar los deudores debilitados, así como aquellos que muestren razonables indicios que en un corto plazo su situación económica financiera podría verse deteriorada por factores internos o externos. Analizar los antecedentes del crédito, determinando las causas que originaron el problema y verificando si ha habido fallas en la aplicación del proceso del crédito. Convocar a reuniones de Seguimiento de Cartera Vencida y proponer los traslados para la recuperación de aquellos deudores que presenten señales de deterioro en su capacidad de pago. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional, de los Auditores Externos y demás órganos de control. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Elaborar los reportes y cuadros estadísticos de control de la gestión de recuperación, refinanciación y castigo de deuda.
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Administrativa. Elaborar el plan de trabajo de su departamento. Determinar la secuencia de las visitas a realizar por el gestor de cobranzas, considerando lograr una mayor cobertura. Asesorar y apoyar a los clientes en todo lo relacionado a los procesos de refinanciación, teniendo en cuenta la política aprobada por el Directorio para este tipo de operaciones. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.5.1.4.1 UNIDAD DE COBRANZAS Y RECUPEROS Reporta Al Departamento de Cobranzas y Recuperaciones. Función Principal: Es el órgano comercial cuya misión principal es la de efectuar el seguimiento y cobranza de la cartera crediticia vencida, proponer la refinanciación y reestructuración de créditos y proponer el castigo de deudas. Funciones Específicas: Gestión. Planificar la gestión de cobranza en forma semanal, en coordinación con el personal a su cargo y dentro de los plazos establecidos por tipo de producto. Control. Convocar a reuniones de Seguimiento de Cartera Vencida y, proponer los traslados para la recuperación de aquellos deudores que presenten señales de deterioro en su capacidad de pago. Participar en las reuniones de seguimiento de la gestión de cobranzas y recuperaciones. Vigilar el cumplimiento de las normas y políticas establecidas en cuanto al plazo por tipo de producto para la cobranza, recuperaciones y el pase a judicial. Elaborar y presentar a su Jefatura los reportes y cuadros estadísticos de control de la gestión de cobranza y recuperaciones.
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Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional, de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Operativo. Evaluar y proponer a su Jefatura, los procesos de refinanciación y reestructuración de deuda, teniendo en cuenta la política aprobada por el Directorio. Evaluar y proponer a su Jefatura, el pase de créditos a cobranza judicial, así como el castigo de deudas. Administrativa. Representar a la Caja Metropolitana en asuntos de índole legal en el marco de su competencia. Elaborar el plan de trabajo de su unidad. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.5.1.4.2 UNIDAD DE NORMALIZACIÓN Reporta: Al Departamento de Cobranzas y Recuperaciones. Función Principal: Efectuar la refinanciación de los créditos vencidos, aprobados por los niveles competentes. Funciones Específicas: Gestión. Planificar la gestión de refinanciación en coordinación con los gestores correspondientes. Diseñar y aplicar modelos de gestión persuasiva de acuerdo con las etapas de envejecimiento de los créditos vencidos.
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Operativa. Mantener actualizados los files de los clientes con los sustentos de la gestión de recuperaciones. Consolidar los créditos del deudor para la gestión de recuperaciones según las normas establecidas. Elaborar y presentar a su jefatura propuestas de refinanciación o pase a cobranza judicial de créditos vencidos, a efectos de minimizar la morosidad, en el marco de la normativa vigente. Negociar la refinanciación de cuentas vencidas con el deudor. Tramitar la refinanciación de créditos vencidos y registrarla en el sistema. Control. Efectuar el seguimiento de la cartera de créditos refinanciados a efectos de detectar oportunamente el deterioro en los pagos y emitir los informes correspondientes. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Asesorar y apoyar a los clientes en todo lo relacionado a los procesos de refinanciación o reestructuración, teniendo en cuenta la política aprobada por el Directorio para este tipo de operaciones. Cumplir las directivas emitidas sobre refinanciaciones, a efectos de aplicar los pagos a los conceptos de deuda que se hayan priorizado. Representar a la Caja Metropolitana ante el INDECOPI, en los procesos de insolvencia a que se acojan los deudores, ya sea a través del concurso ordinario o preventivo, conforme a la Ley Nº 27809 – Ley General del Sistema Concursal. Configurar los convenios de acreedores de acuerdo a lo establecido en el Plan de Reestructuración o del Acuerdo Global de Refinanciación según sea el caso, aprobados en el INDECOPI.
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Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.5.1.4.3 UNIDAD DE COBRANZA JUDICIAL Reporta: Al Departamento de Cobranzas y Recuperaciones. Función Principal: Efectuar la gestión de cobranza judicial de la cartera crediticia vencida, y el castigo de los créditos vencidos. Funciones Específicas: Gestión. Efectuar el trámite de recupero a través de la cobranza judicial de los créditos vencidos o refinanciados, dando cumplimiento a las normas que se impartan sobre la base de criterios de priorización de la cobranza judicial. Operativo. Realizar el cambio de situación de los créditos vencidos, a créditos en cobranza judicial. Administrar los expedientes, plazos y procedimientos asociados al cobro judicial de manera que permita asegurar la oportunidad y calidad de la gestión. Realizar la adjudicación y/o ejecución de las garantías. Ejecutar los embargos de los bienes como resultado de las resoluciones judiciales. Proponer a su Jefatura, los castigos de aquellos casos que por su naturaleza así lo ameriten. Control. Realizar reuniones de seguimiento de la gestión de cobranza judicial. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas.
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Administrativa. Representar a la Caja Metropolitana en los procesos judiciales derivados de la recuperación de los créditos vencidos por la vía judicial. Brindar apoyo y asesoría a los gestores judiciales durante el proceso de los mismos. Informar a su Jefatura el avance y situación de la gestión de cobranza judicial. Elaborar y presentar estadísticas de recupero por vía judicial. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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5.5.2 OFICINA LEGAL Reporta: A la Gerencia General Supervisa: Al Departamento de Asesoría Legal de Administración y Finanzas. Al Departamento de Asesoría Legal de Negocios. Función Principal: Ejercer la protección y la defensa legal de los derechos e intereses de la Caja Metropolitana, brindando asesoría legal al Directorio y a la Gerencia General, con la finalidad de que pueda tomar decisiones que se enmarquen dentro del ordenamiento jurídico; así como mediante el diseño y aplicación de estrategias legales que permitan reducir las posibles contingencias originadas durante el desarrollo de sus actividades. Brindar la asesoría especializada a las Gerencias Centrales de Negocios, de Administración y Finanzas, y de Desarrollo y Operaciones. Funciones Específicas: Estratégico. Formular y definir en coordinación con la Gerencia General, las políticas sobre la gestión legal, necesarias para la adecuada consecución de los objetivos institucionales. Negocios. Supervisar el soporte legal del Departamento de Asesoría Legal de Negocios en la elaboración, revisión y/o perfeccionamiento de los contratos relacionados a los productos de negocios a su cargo. Supervisar la constitución de las garantías que se relacionan con los contratos. Supervisar el registro y actualización de las firmas y poderes de los clientes (personas jurídicas), así como de los funcionarios de la institución involucrados, en el software HIPER FIRMAS. Revisar y opinar sobre los acuerdos o actos en los que participe la Caja Metropolitana.
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Judiciales. Representar a la Caja Metropolitana en los procesos judiciales (civiles, penales, laborales, constitucionales, etc.) en el marco de su competencia. Asumir la defensa de la institución y/o de sus funcionarios, en los procesos judiciales que se susciten y que afecten los derechos y las obligaciones de la Caja Metropolitana. Control. Administrar los riesgos relacionados al logro de sus objetivos. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional, de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta y operaciones inusuales que permitan identificar las transacciones sospechosas. Supervisar el cumplimiento de los lineamientos legales formulados por los Departamentos de Asesoría Legal de Negocios; y, de Administración y Finanzas. Administrativa. Representar a la Caja Metropolitana en asuntos de índole administrativo en el marco de su competencia. Redactar documentos inherentes a los asuntos y/o procedimientos laborales, sean administrativos o contenciosos y, efectuar las gestiones correspondientes en las diversas instancias. Asesorar al Departamento de Recursos Humanos, en todas las etapas de negociaciones colectivas con los trabajadores. Apoyar en transacciones y en procedimientos arbítrales que la Caja Metropolitana determine o a los que este desee someterse. Formalizar los acuerdos adoptados por la Junta General de Accionistas y/o el Directorio en los asuntos de su competencia. Brindar apoyo y asesoría legal a la Junta General de Accionistas, al Directorio, a la Gerencia General, a las Gerencias Centrales y a las diferentes dependencias de la Caja Metropolitana, en los asuntos que requieran de su opinión. Designar al Martillero Público que tendrá a su cargo el remate de las garantías mobiliarias (joyas), de acuerdo al cronograma aprobado por el Directorio. Participar como Líder Usuario en los proyectos relacionados al ámbito de su competencia. Mantener los modelos de contratos y/o formularios contractuales relacionados a los productos de negocios, publicados en la Página Web, INTRANET y en formularios de la Caja Metropolitana, conforme lo establece la Superintendencia de Banca, Seguros y AFPs. 46
Atender requerimientos del Poder Judicial, Fiscalía, Municipalidades, SBS y otros organismos relacionados con las cuentas de clientes de la Caja Metropolitana. Atender las solicitudes de los juzgados, SBS y Ministerio Público, relacionados al Levantamiento del Secreto Bancario. Mantener actualizados los poderes y nombramientos de los representantes de la Caja Metropolitana y, redactar y tramitar los instrumentos en que consten los poderes que otorga el Directorio de la empresa a sus representantes. Emitir opinión sobre los instrumentos legales en los que consten los poderes de los representantes de las personas naturales y jurídicas y, otros relacionados con el giro del negocio. Absolver consultas y emitir opinión legal a todas las unidades organizativas de la Caja Metropolitana, relacionados a los poderes. Revisar y/o emitir opinión sobre proyectos de normas, reglamentos, modelos de contratos, convenios, subastas y otros documentos internos de carácter legal. Proponer los cambios, mejoras y actualizaciones a los documentos normativos de la Caja Metropolitana, a fin de alinearlos con las disposiciones legales vigentes. Emitir opinión a la propuesta del Cuadro de Asignación de Personal de la Institución (CAP). Mantenerse debidamente informado de los cambios legales y normativos emanados de los organismos oficiales, así como interpretar, comentar y divulgar oportunamente a las respectivas Gerencias, los dispositivos legales que estén relacionados con las actividades de la empresa. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.5.2.1
DEPARTAMENTO DE ASESORÍA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
LEGAL
DE
Reporta: A la Oficina Legal Función Principal: Apoyar al personal de la Gerencia Central de Administración y Finanzas, así como al Área de Desarrollo y Departamento de Cobranzas y Recuperaciones, en temas legales de su responsabilidad.
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Funciones Específicas: Control. Atender las observaciones del OCI, de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Revisar, aprobar y elaborar los contratos laborales para el personal de la institución. Asesorar en las diversas modalidades de contratación de bienes y servicios otorgados por terceros (proveedores) a la Caja Metropolitana. Participar como miembro, en los diversos Comités de Contrataciones de la Caja Metropolitana. Revisar, aprobar y elaborar los contratos a celebrar con los proveedores, de conformidad con las normas establecidas. Incluir en los contratos con los proveedores relacionados a los casos de subcontratación significativa, cláusulas que faciliten una adecuada revisión de la respectiva prestación por parte de las empresas, del Órgano de Control Institucional, de la Sociedad de Auditoría Externa, así como por parte de la SBS o la persona que ésta designe. Mantenerse debidamente informado de los cambios legales y normativos emanados por organismos oficiales, relacionados a temas de su responsabilidad. Prestar la asesoría, atención e investigación de los casos laborales. Proponer la adecuación y creación de normas laborales internas. Apoyar a solicitud a las Áreas de Finanzas y de RR. HH. y Administración, en todo lo relacionado a temas de su responsabilidad. Representar a la Caja Metropolitana en asuntos de índole legal en el marco de su competencia. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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5.5.2.2
DEPARTAMENTO NEGOCIOS
DE
ASESORÍA
LEGAL
DE
Reporta: A la Oficina Legal Función Principal: Es el órgano de apoyo encargado de la elaboración, revisión y/o perfeccionamiento de los contratos en que participe la Caja Metropolitana, tanto en sus operaciones crediticias y constitución de garantías, así como asesorar al Área de Operaciones y Atención al Usuario; asimismo, es la encargada de administrar las firmas y poderes de las personas que participarán en operaciones y transacciones con la institución (apertura de cuentas, firmar contratos, etc.), en temas legales de su responsabilidad. Funciones Específicas: Control. Atender las observaciones del OCI, de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Efectuar el estudio de títulos y el análisis de la documentación legal que son presentados por nuestros clientes, en las operaciones crediticias que realiza la Caja Metropolitana, coordinando asimismo los diversos trámites notariales y registrales. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Negocios. Elaborar los términos y condiciones de los diversos contratos en los que intervenga la Caja Metropolitana, teniendo en cuenta las normas emitidas sobre transparencia de la información al usuario y protección al consumidor. Constituir las garantías personales (fianza y aval); y, las garantías reales (hipotecarias y mobiliarias) que sean solicitadas por las áreas de negocios como parte de las operaciones crediticias. Revisión y registro en el sistema HIPER FIRMAS y mantenimiento de las firmas y poderes de clientes (personas jurídicas) de la Caja Metropolitana.
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Emitir opinión sobre los instrumentos legales en los que consten los poderes de los representantes de las personas naturales y jurídicas relacionados con el giro del negocio. Representar a la Caja Metropolitana en asuntos de índole legal en el marco de su competencia. Administrativa. Mantener y actualizar los modelos de contratos y/o formularios contractuales, publicados en la página Web e INTRANET de la Caja Metropolitana, conforme lo establece la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Mantenerse debidamente informado de los cambios legales y normativos, emanados por los organismos oficiales, relacionados a temas de su responsabilidad. Apoyar permanentemente a las áreas de negocios, operaciones y atención al usuario, en todo lo relacionado a temas de contratos, poderes y otros de su responsabilidad. Registrar los poderes de los representantes de la institución ante las diversas instituciones financieras o no que así lo requieran. Brindar asesoría a las unidades usuarias, en temas relacionados a las firmas y poderes. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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5.6 GERENCIA CENTRAL DE DESARROLLO Y OPERACIONES Reporta: A la Gerencia General. Supervisa: Al Área de Desarrollo. Al Área de Operaciones. Función Principal: Es el órgano encargado de brindar el soporte normativo, informático y operativo a los demás órganos de la Caja Metropolitana, para el desarrollo de sus actividades, por medio de las unidades organizativas a su cargo. Funciones Específicas: Estratégico. Elaborar el plan estratégico y operativo de su unidad organizativa, coordinando con la Jefatura del Departamento de Planeamiento Financiero. Proponer estándares de calidad en los diferentes procesos realizados por las unidades organizativas a su cargo. Evaluar y proponer a la Gerencia General el uso de tecnologías que apoyen el desarrollo del negocio de la institución. Control. Supervisar la labor realizada por las unidades organizativas a su cargo. Supervisar que el soporte informático y normativo solicitado por las unidades organizativas sean atendidos. Asegurar que la infraestructura tecnológica tenga las capacidades necesarias para brindar un óptimo servicio a los usuarios. Administrar los riesgos relacionados al logro de sus objetivos, así como: o Asegurar la consistencia entre las operaciones y los niveles de tolerancia al riesgo, definidos aplicables a su ámbito de acción. o Asumir ante el Gerente General, los resultados de la gestión de riesgos correspondientes a su unidad organizativa. Cumplir las políticas, procedimientos y las disposiciones dictadas por la SBS, relacionadas al ámbito de su responsabilidad. Supervisar que el proceso de los gastos e inversiones realizadas por las unidades organizativas a su cargo, se lleven a cabo de acuerdo a las normas y políticas aprobadas. Controlar la ejecución y los resultados del plan estratégico y operativo relacionado a su unidad organizativa.
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Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional, de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las operaciones sospechosas. Administrativa. Identificar necesidades y desarrollo de actividades de capacitación dentro del ámbito de su competencia. Cumplir con las demás funciones que le asigne la Gerencia General, dentro del ámbito de su competencia.
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5.6.1 ÁREA DE DESARROLLO Reporta: A la Gerencia Central de Desarrollo y Operaciones. Supervisa:
A la Unidad de Control de Calidad. Al Departamento de Desarrollo de Procesos. Al Departamento de Tecnología de Información. Al Departamento de Seguridad de la Información Continuidad del Negocio
y
Función Principal: Diseñar, desarrollar, implementar y optimizar normas, políticas, procedimientos, funciones, comunicación y tecnología, facilitando a las diferentes unidades orgánicas de la Caja Metropolitana generar valor, rentabilidad y eficiencia; así como supervisar la seguridad de la información y la continuidad del negocio en la institución y, el control de calidad en los procesos automatizados. Funciones Específicas: Estratégico. Elaborar el plan estratégico y operativo de su unidad organizativa, en coordinación con el Departamento de Planeamiento Financiero. Formular el plan anual y presupuesto tecnológico de la institución, que incluya requerimientos suficientes de equipos, programas, recursos humanos, capacitación y sistemas de seguridad tecnológica. Dirigir la actualización e implementación de cambios al PSI. Desarrollar e implementar en coordinación con las Gerencias Centrales Usuarias, el plan de contingencia tecnológica de la Caja Metropolitana, con la finalidad de mantener la continuidad de los procesos críticos. Control. Supervisar la operatividad y servicios del Centro de Cómputo principal, alterno y las líneas de comunicaciones con las agencias, las veinte y cuatro (24) horas, los siete (7) días de la semana. Liderar el Sistema de Gestión de la Continuidad del Negocio establecido en la institución. Supervisar la elaboración del informe técnico previo a la
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evaluación de software a adquirirse o uso de sus licencias, verificando que sea publicado en la página web de la institución (sección transparencia). Analizar, evaluar, diseñar e implementar procesos que permitan mantener un flujo eficiente basado en criterios de racionalización y optimización de los procesos y recursos, apoyados en sistemas automatizados, manteniendo los controles adecuados y la calidad de servicio al cliente Evaluar la información económica financiera proporcionada por el Departamento de Planeamiento Financiero, estableciendo las medidas necesarias para el cumplimiento de sus funciones. Monitorear día a día la implementación y el uso de los mecanismos de seguridad de información. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional, de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alertas que permitan identificar las transacciones sospechosas.
Administrativa. Formar, organizar y jefaturar los equipos técnicos para el desarrollo de proyectos. Definir las políticas y normas para el diseño y modificación de procesos, en coordinación con los usuarios. Diseñar la estructura orgánica y funcional de la Caja Metropolitana, proponiendo las medidas para su vigencia, desarrollo, operatividad y eficiencia. Verificar a través de la Jefatura del Departamento de Tecnología de Información, la correcta utilización de los recursos informáticos. Investigar, proveer y administrar los sistemas de soporte tecnológico centrales y dar soporte a los sistemas y equipos periféricos a cargo de usuarios, a fin de que las actividades de la Caja Metropolitana sean ágiles y seguras. Administrar la base de datos de la Caja Metropolitana. Proteger los sistemas automatizados de información, manteniendo la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los recursos informáticos y los activos de información con los que cuenta la Caja Metropolitana, sin perjuicio de la responsabilidad que sobre este tema de seguridad de la información es inherente a todas las unidades y personal de la institución. Mantener permanente coordinación con la Jefatura de la Oficina de Riesgos, en los temas de seguridad informática y continuidad del negocio. Elaborar y obtener la aprobación de las Gerencias Centrales en los documentos normativos que regulan las actividades de la Caja Metropolitana. 54
Proponer a la Gerencia Central de Desarrollo y Operaciones, el Reglamento de Organización y Funciones – ROF y el Manual de Organización y Funciones – MOF, con el fin de obtener la aprobación de la Gerencia General y sea elevado al Directorio. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.6.1.1
UNIDAD DE CONTROL DE CALIDAD Reporta: Al Área de Desarrollo Función Principal: Encargado de asegurar la calidad de los diversos procesos creados o modificados, en cuanto a los estándares de programación y pruebas establecidos, producción de información de entrada y salida, performance de la base de datos, y que los requerimientos cumplan con la funcionalidad esperada, mediante el desarrollo de pruebas unitarias, integrales y de esfuerzo, en un ambiente lógico y seguro. Funciones Específicas: Operativo. Proponer la adquisición de herramientas tecnológicas, que permitan una labor eficiente en la realización de las pruebas de los sistemas. Establecer esquemas y secuencias de pruebas funcionales y técnicas, en el marco de las pruebas unitarias, integrales y de esfuerzo. Implementar nuevas pautas y mejoras en los procesos de calidad, con la finalidad de optimizar los procedimientos implementados, con un criterio de retroalimentación y mejora continua. Solicitar oportunamente la preparación de los ambientes lógicos y físicos, para la realización de las pruebas. Asegurar que el responsable de la Administración de la Base de Datos, mantenga la performance de la Base de Datos del sistema. Verificar que se cuente con la documentación requerida en los procedimientos, como condición previa de todo pase a producción. Retener todas las solicitudes de cambio, planes de
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cambio de programa y resultados de pruebas, de acuerdo con los estándares de retención de registros de la Caja Metropolitana. Informar oportunamente al Departamento de Desarrollo de Procesos, los pases a producción debidamente aprobados. Generar el archivo ejecutable para el pase a producción a partir de la última versión de las fuentes del software registrado, posterior a la realización de las pruebas y, entregarlo a la Unidad de Producción. Revisar periódicamente la información de la Unidad de Administración de Base de Datos, con la finalidad de detectar deficiencias en la calidad de la información generada por el sistema. Monitorear constantemente el cumplimiento y ejecución por parte del Departamento de Tecnología de Información, de todos los procedimientos y controles implementados, relacionados con el desarrollo de sistemas.
Control. Verificar que los requerimientos de los usuarios (previo a su desarrollo), cumplan con los estándares e información necesaria, para que su desarrollo cuente con la calidad esperada. Implementar los procedimientos para asegurar un adecuado control en el proceso de pase a producción, de las aplicaciones desarrolladas. Rechazar aquellas soluciones que no cumplan con lo señalado en las especificaciones técnicas y funcionales (RET, REF). Verificar la realización de los cuadres contables y operativos efectuados durante la prueba. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional y de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Lograr la calidad en el desarrollo de los proyectos sistemas, que garanticen contar con un área tecnología, en la cual se pueda realizar el desarrollo nuevos productos que vayan de la mano con crecimiento de la institución.
de de de el
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Diseñar y coordinar con las jefaturas de las unidades organizativas, el desarrollo de las pruebas de las nuevas aplicaciones y actualizaciones. Documentar los procedimientos para resolución de errores, debiéndose incluir, entre otros, los siguientes puntos: o Errores en la ejecución de procesos por lotes. o Fallas de los sistemas. o Códigos de error en la ejecución de procesos por lotes. o Información de los contactos que podrían colaborar en la resolución de errores. Participar en la ejecución de las pruebas del Sistema de la Gestión de la Continuidad del Negocio y PSI, evaluando los procesos definidos y ejecutados para los diferentes escenarios de contingencia, con el propósito de detectar posibles fallas, debilidades u otros escenarios, proponiendo las mejoras correspondientes. Informar oportunamente por correo electrónico a los usuarios, los pases a producción realizados. Reportar oportunamente a su Jefatura, la desviación en cuanto al cronograma original de los planes de trabajo, entregables y fechas de culminación. Informar a su Jefatura, las deficiencias detectadas en los diversos procesos ejecutados por el Departamento de Tecnología de Información. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.6.1.2
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO DE PROCESOS Reporta: Al Área de Desarrollo Función Principal: Proporcionar a los demás órganos de la Caja Metropolitana, procesos operativos claros, objetivos ciertos, un concepto definido de sus responsabilidades, un entendimiento de las relaciones de cada órgano con los otros cuando requieran establecer coordinaciones y procesos.
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Funciones Específicas: Control. Atender las observaciones y/o recomendaciones que efectúe el Órgano de Control Institucional, las Auditorias Externas, y la Superintendencia de Banca, Seguros y AFPs, sobre la función del departamento. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Operativo. Desarrollar métodos, procedimientos y racionalización de procesos, con el propósito de mejorar la calidad y productividad de los servicios que brinda la Caja Metropolitana a sus clientes. Elaborar y proponer a su Jefatura, el Reglamento de Organización y Funciones Institucional, así como el Manual de Organización y Funciones y, mantenerlos actualizados. Elaborar y mantener actualizados, en coordinación con las Jefaturas de las unidades organizativas, el sistema de documentos normativos de la Caja Metropolitana. Difundir los documentos normativos autorizados, que regulan las actividades de la Caja Metropolitana, así como mantener el archivo físico y electrónico de los mismos. Diseñar y actualizar los formularios de la Caja Metropolitana, en coordinación con las unidades organizativas usuarias, Departamento de Marketing e Imagen Institucional y el Departamento de Logística. Administrativa. Diseñar y preservar la estructura orgánica de la Caja Metropolitana, racionalizando el uso de recursos disponibles en concordancia con los requerimientos de control, soporte, administración y gestión. Instruir, capacitar y asesorar al personal, durante la puesta en marcha de los nuevos procesos / productos / servicios, en coordinación con las Gerencias Centrales, y Jefaturas de Áreas y Oficinas usuarias; así como, participar en los programas de inducción del nuevo personal, de acuerdo a la programación preparada por el Departamento de Recursos Humanos. Participar activamente en el desarrollo e implementación de los estudios y proyectos que sobre nuevos productos,
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servicios o unidades organizativas se desarrollen en la Caja Metropolitana. Elaborar y proponer el presupuesto anual de su departamento, controlando su desarrollo y comunicando cualquier desviación ocurrida entre lo planeado y lo ejecutado. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.6.1.3
DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Reporta: Al Área de Desarrollo. Supervisa:
A la Unidad de Análisis y Programación. A la Unidad de Soporte. A la Unidad de Producción. A la Unidad de Administración de Base de Datos.
Función Principal: Desarrollar y mantener el software, así como la correcta y oportuna asignación, funcionamiento y mantenimiento de los equipos de cómputo utilizados para el procesamiento de la información y las comunicaciones que requiere la Caja Metropolitana. Funciones Específicas: Operativo. Implementar nuevas soluciones tecnológicas, encargándose de su evaluación y su implementación en la Caja Metropolitana. Desarrollar e implementar un plan de contingencia que permita el aseguramiento de la base de datos, software y la continuidad operativa de los sistemas de cómputo y comunicaciones. Desarrollar y mantener actualizados los sistemas de información integrados, para proveer a la Caja Metropolitana de mejores mecanismos de apoyo a la gestión.
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Mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los recursos informáticos y los activos de información con los que cuenta la Caja Metropolitana. Elaborar el informe técnico previo a la evaluación de software a adquirirse o uso de sus licencias; de ser el caso, dicho informe deberá formar parte de los procesos de estandarización o de exoneración, de manera complementaria a los establecidos en la normativa sobre contrataciones y adquisiciones del estado. Evaluar periódicamente el comportamiento de los sistemas y el nivel de conformidad de los usuarios. Comunicar a los usuarios, sobre el cambio de conexión al CCA en situaciones de contingencia. Identificar las necesidades e iniciativas que permitan tener un mayor grado de automatización de los procesos. Control. Hacer diagnósticos de las necesidades de cómputo de la Caja Metropolitana, para poder elaborar y mantener un sistema integral de automatización que satisfaga los requerimientos de la Institución. Identificar y evaluar periódicamente los riesgos de la información, asociados a la Tecnología de Información, y plantear los controles pertinentes con el fin de eliminar, o reducir estos riesgos a niveles aceptables. Conocer y evaluar el desarrollo tecnológico en hardware y software, y su adaptación a los planes y objetivos de la Caja Metropolitana. Supervisar que el personal a su cargo, apliquen los planes de contingencia en los casos necesarios. Establecer la administración en el acceso de los analistas a las bibliotecas de producción, residentes en el computador central. Controlar el funcionamiento del Centro de Cómputo principal, Centro de Cómputo Alterno y líneas de comunicaciones con las agencias, las veinte y cuatro (24) horas, los siete (7) días de la semana. Atender las observaciones o reparos que efectúen el OCI, las Auditorias Externas, y la SBS, sobre la función de la unidad, informando directamente a su Jefatura. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas.
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Administrativa. Definir las características de los equipos tecnológicos requeridos por las unidades organizativas usuarias. Definir y proponer para su aprobación, la política informática de la Caja Metropolitana. Supervisar el desarrollo y mantenimiento de los aplicativos de la Caja Metropolitana. Administrar sus recursos, de acuerdo a los objetivos y políticas generales de la Caja Metropolitana. Definir las normas y establecer los estándares referentes a la adquisición, uso, normalización y licenciamiento de los paquetes informáticos a nivel institucional, considerando las necesidades y compatibilidad tecnológica existente. Publicar el informe técnico en la página web de la institución (sección de transparencia). Establecer sobre la base de la realización de estudios técnicos sustentatorios, los estándares de las metodologías, técnicas y herramientas de desarrollo de sistemas que serán implantados y utilizados en la institución, para el desarrollo de sus aplicaciones. Planificar, analizar, diseñar y supervisar la implementación de nuevos sistemas, contando de ser el caso, con el apoyo de las Jefaturas de Áreas / Oficinas. Elaborar y proponer su presupuesto anual, enmarcándolo dentro del plan estratégico de mediano plazo de la institución. Establecer con las unidades organizativas de la Caja Metropolitana, el desarrollo de aplicativos y diseño de reportes, orientando al usuario y participando en el desarrollo, análisis, implementación, actualización y mantenimiento de los sistemas, conjuntamente con el Departamento de Desarrollo de Procesos, Departamento de Seguridad de la Información y Continuidad del Negocio y, la Unidad de Control de Calidad. Documentar todas las tareas programadas en los sistemas, la misma que deberá de incluir tiempo de inicio, tiempo de duración de la tarea, procedimientos en caso de falla, entre otros. Evaluar las solicitudes de equipos de los usuarios y, recomendar la provisión de bienes y servicios informáticos necesarios para suplir los requerimientos de autorización de las distintas unidades operativas que no estuviesen consideradas en el plan de adquisiciones.
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Definir los recursos requeridos para los planes de automatización de la institución, considerando los componentes tecnológicos y de recursos humanos y financieros necesarios, e incorporar en el presupuesto, los montos correspondientes y su ejecución con la unidad beneficiaria. Solicitar al responsable de capacitación del Departamento de Recursos Humanos, la formación del personal a su cargo, en aquellos cursos o materias requeridas para el cumplimiento de sus funciones. Informar a los usuarios sobre la ejecución de actividades durante el desarrollo de los proyectos de automatización, de acuerdo a los requerimientos contenidos en el proyecto aprobado. Capacitar a los nuevos usuarios, en aspectos relacionados a Tecnología de Información, en el marco de los programas de inducción de la institución. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.6.1.3.1 UNIDAD DE ANÁLISIS Y PROGRAMACIÓN Reporta: Al Departamento de Tecnología de Información Función Principal: Es el órgano de apoyo encargado de efectuar el desarrollo y mantenimiento de los diferentes sistemas y aplicativos de la Caja Metropolitana. Funciones Específicas: Operativo. Ejecutar proyectos de desarrollo de sistemas, de acuerdo a la metodología implantada y cubriendo las etapas de análisis, diseño y programación. Elaborar y actualizar los manuales de usuario de los sistemas de información. Dar soporte a los procesos de cuadre, cierre diario y cierre operativo de las agencias.
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Control. Supervisar la correcta realización de la prueba técnica encomendada al personal a su cargo. Vigilar el cumplimiento y aplicación de los estándares de programación definidos, en el desarrollo de los requerimientos de sistemas de información. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Proponer los detalles del desarrollo asignado, así como el cronograma de ejecución a su Jefatura. Informar a su Jefatura el avance de los trabajos encomendados, en cada una de las fases de los mismos. Documentar los trabajos que realiza (reporte de especificaciones técnicas), actualizándolos de acuerdo a las variaciones del mismo. Comunicar oportunamente a la Unidad de Control de Calidad, la finalización del desarrollo de requerimientos, para la preparación de las pruebas correspondientes. Atender las incidencias relacionadas a los sistemas de información y reportadas vía HelpDesk o directamente por los usuarios. Elaborar a requerimiento de los usuarios, reportes puntuales relacionados a la información registrada por los sistemas. Elaborar los archivos de intercambio de información de la cartera crediticia a vender, de acuerdo a los parámetros definidos. Definir la estructura del archivo, en los casos de la cartera crediticia a comprar. Apoyar a la Unidad de Control de Calidad, en la capacitación del personal que se incorpora a la institución, en el uso de los sistemas de información. Apoyar al personal del Departamento de Desarrollo de Procesos, en la labor de verificación y documentación y, a la Unidad de Control de Calidad, en la labor de pruebas cuando se lo requieran. 63
Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.6.1.3.2 UNIDAD DE SOPORTE Reporta: Al Departamento de Tecnología de Información Función Principal: Es el órgano de apoyo encargado de dar soporte técnico a toda la plataforma de hardware, software y comunicaciones existentes en la Caja Metropolitana, siendo responsable de garantizar los adecuados niveles de calidad en la atención a los usuarios y la alta disponibilidad y confiabilidad de todos los servicios informáticos. Funciones Específicas: Operativo. Realizar la administración, configuración e instalación de los recursos de hardware y software que usan los Servicios informáticos, como Servidores, equipos de comunicación (Switches y Ruteadores), PCs de usuarios, sistema operativo, aplicaciones, entre otros. Proponer las tecnologías de hardware, software y comunicaciones adecuadas para la implementación de nuevos servicios. Supervisar el funcionamiento de los PIND PADS y cada uno de los componentes del Servicio de Tarjeta de Debito, tales como servidores, PCs de Cajeros, equipos de comunicaciones, entre otros. Mantener operativa la Red de ATMs a cargo de nuestra institución, monitoreando las comunicaciones con el proveedor ATM y de las aplicaciones propias del Servicio de Tarjeta de Debito. Apoyar al Departamento de Seguridad de la Información y Continuidad del Negocio en la implementación y despliegue de los servicios de actualización de antivirus
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corporativo y actualización de parches de seguridad, tanto en PCs como en servidores. Establecer los estándares para la adquisición, uso, normalización y licenciamiento de los paquetes informáticos a nivel institucional, considerando las necesidades y compatibilidad tecnológica existente. Evaluar permanentemente el software de base y hardware instalados y el desempeño de éstos, proponiendo cambios y/o mejoras para la optimización de su rendimiento. Proceder en la fase de contingencia a: o Verificar la operatividad del servidor de dominio en el CCA. o Monitorear las comunicaciones con el proveedor ATM. Mantener las condiciones mínimas de ambientación sugeridas por el fabricante (temperatura, electricidad, humedad, mobiliario, etc.) en los ambientes del Centro de Computo Principal y del Centro de Computo Alterno. Realizar la instalación del hardware y software necesario en las oficinas y agencias nuevas de la Caja Metropolitana, de acuerdo al plan operativo, aprobado para el año en curso. Realizar los análisis de factibilidad previos, en caso de requerirse contar con conexiones a redes externas; así como, evaluar los niveles de seguridad necesarios, solicitando para ello, el apoyo del Departamento de Seguridad de la Información y Continuidad del Negocio. Mantener las llaves cifradas (TKP) en custodia, utilizadas para el sistema de los PIN PADS de la institución. Incorporar todos los bienes informáticos de la Institución en el plan de mantenimiento preventivo y correctivo.
Control. Mantener el inventario y control de las licencias de software y el medio magnético en el que se encuentran, adquiridas por la institución, así como será responsable de su custodia, considerando licencias individuales,
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en uso, software preinstalado y corporativo; informar al usuario de las licencias y programas instalados en el bien informático a su cargo. Ejecutar y supervisar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo, de los periféricos y unidades de protección eléctrica (UPS) e instalaciones de cómputo en general de la institución. Controlar que todos los servidores que se encuentren físicamente en los Centros de Cómputo Principal y de Respaldo, estén prendidos y operativos para garantizar la disponibilidad de los servicios brindados por estos. Llevar un registro de las incidencias reportadas a HelpDesk, realizando un seguimiento y análisis de los reportes de incidencias, buscando mantener tiempos de solución y respuesta en niveles de calidad adecuados. Evaluar, controlar y mantener la performance de las comunicaciones de la red de Agencias de la Caja Metropolitana, mediante el uso de herramientas adecuadas. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas.
Administrativa. Mantener centralizada y accesible la documentación de los servicios brindados, como manuales de instalación, diagramas, planes de mantenimiento, planes de recuperación, histórico de incidentes, históricos de tareas, entre otros. Realizar el mantenimiento de los equipos existentes en el Centro de Cómputo y en el Centro de Cómputo Alterno; y en el caso de su terciarización, efectuar el requerimiento y seguimiento del mantenimiento realizado por los proveedores contratados. Mantener actualizados y disponibles los planes de recuperación de los servicios
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que brinda el centro de cómputo, buscando mejorar los tiempos de recuperación ante caídas o lentitud de los servicios, así como participar en las pruebas periódicas para validar dichos planes de recuperación. Coordinar con el Departamento de Logística la provisión de los insumos para los Centros de Cómputo Principal y Alterno, así como de las partes y repuestos requeridos para el mantenimiento correctivo de los equipos que componen la plataforma de Hardware de la institución. Administrar y coordinar, el mantenimiento de las instalaciones físicas y los sistemas de apoyo (aire acondicionado, UPS, sistema de detección y extinción de incendios, control de accesos, etc.), con los que cuenta el Centro de Cómputo Principal y el Centro de Cómputo Alterno. Instalar software de acuerdo a las licencias adquiridas y poyar a las unidades usuarias para su correcta utilización en el desarrollo de sus labores. Establecer los criterios para la movilización de los bienes informáticos, en concepto de traslados, préstamos, descarte o salidas fuera de la institución Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
5.6.1.3.3 UNIDAD DE PRODUCCIÓN Reporta: Al Departamento de Tecnología de Información Función Principal: Es el órgano de apoyo encargado de programar y ejecutar los procesos de los sistemas de producción, y de emitir y poner a disposición de los usuarios, la información resultante de dichos procesos; asimismo, poner en producción los nuevos aplicativos desarrollados.
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Funciones Específicas: Operativo. Instalar en los servidores de aplicaciones del ambiente de producción, los programas compilados entregados por la Unidad de Control de Calidad, verificando que cuente con toda la documentación y aprobaciones necesarias para su implementación. Supervisar la ejecución de los procesos de producción conforme a la bitácora diaria y, de acuerdo a los calendarios y horarios preestablecidos, llevando el registro correspondiente de las solicitudes de procesos y tareas eventuales; controlando que los procesos en ejecución se desarrollen de acuerdo a los criterios establecidos, usando controles de calidad que garanticen el resultado de los procesos. Administrar y conservar convenientemente los códigos fuente e información contenida en medios magnéticos, estableciendo los controles que impidan que personal no autorizado pueda acceder a dicha información. Supervisar la restauración de las copias de seguridad de acuerdo a los requerimientos de entidades reguladoras (SBS) u otras entidades (Poder Judicial, etc.), así como de otras áreas de la empresa. Llevar a cabo las acciones con el fin de asegurar la disponibilidad de los sistemas de información. Verificar la operatividad de las aplicaciones del Servidor de Tarjeta de Debito en el Centro de Cómputo. Supervisar que el cierre o desactivación del sistema, se ejecute cuando las unidades operativas de la Caja Metropolitana hayan cuadrado, contabilizado y cerrado sus procesos del día, dentro del horario establecido. Programar y despachar la información de salida para los clientes y usuarios de la Caja Metropolitana como, estados de cuenta, cartas y avisos, entre otros.
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Participar en los planes de prueba para cada caso de escenario de contingencia: caída parcial y total de los sistemas informáticos e interrupciones de energía eléctrica-falla de UPS, aplicando los planes de contingencia correspondientes. Proceder en la fase de contingencia a: o Verificar el cambio de conexión de los aplicativos de UNIBANCA. o Asegurar el correcto procesamiento de la información, de acuerdo a la rutina diaria de Producción en contingencia, controlando que los procesos en ejecución se desarrollen conforme a los criterios establecidos para contingencia. o Habilitar los procesos a usuarios, para realizar procesos especiales. Apoyar a la Unidad de Soporte mediante el operador de turno, en las incidencias reportadas fuera de horario de oficina y los domingos y feriados, el operador de turno solo realizará un soporte de primer nivel. Control. Informar a su Jefatura y al Departamento de Seguridad de la Información y Continuidad del Negocio, la ocurrencia de incidentes en los ambientes del Centro de Cómputo Principal y Alterno. Realizar el seguimiento de los resultados de la ejecución de las bitácoras de producción, llevando un archivo histórico de incidencias ocurridas, así como de las soluciones y acciones desarrolladas, buscando reducir el número de incidencias y su recurrencia. Establecer estándares de producción y llevar su control. Custodiar y controlar los backups de información y de procesos (copias de seguridad), conforme a parámetros, políticas y planes establecidos. Llevar un control de las actividades realizadas en el Centro de Cómputo Principal y Alterno, estableciendo las coordinaciones necesarias con otras áreas, así como con los proveedores de servicios.
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Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Mantener actualizada la documentación de los procesos de producción, como manuales, diagramas, calendario de procesos, planes de recuperación, formatos, reportes, control de backups, históricos de tareas, histórico de incidentes, entre otros. Mantener actualizadas las bitácoras de producción, así como los manuales de procesos y documentos técnicos que hace referencia. Supervisar la ejecución de los planes de mantenimiento preventivo de los equipos existentes en el Centro de Cómputo Principal y Centro de Cómputo Alterno. Coordinar con el Departamento de Logística la provisión de los insumos requeridos para los procesos de producción y contingencia. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.6.1.3.4 UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE BASE DE DATOS Reporta: Al Departamento de Tecnología de Información Función Principal: Efectuar la administración de las bases de datos que utiliza el sistema de la Caja Metropolitana, velando por su confiabilidad, confidencialidad, disponibilidad e integridad; así como, la implementación de mecanismos de explotación de la información existente en las distintas bases de datos.
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Funciones Específicas: Operativo. Ejecutar los cambios a nivel de estructura de la base de datos, procedimiento y/o funciones, de acuerdo al mantenimiento o implementación de sistemas. Proceder en fase de contingencia a: o Verificar que la ejecución de los procedimientos, se encuentre activado en el CCA. o Habilitar la base de datos en el CCA, como base de datos principal. o Realizar la transferencia de la base de datos al centro de cómputo principal, cuando se reestablezca su operatividad. o Habilitar la base de datos en el CCA como base de datos secundaria. o Activar la replicación desde el centro de cómputo principal al CCA. Instalar la base de datos en los servidores asignados para esta función. Efectuar las actividades de administración y estadísticas en el servidor de base de datos. Implementar y administrar los servicios de Inteligencia de Negocios brindados a la Institución. Realizar el registro y llevar un control y seguimiento de las actividades diarias dentro de su ámbito y competencia. Control. Evaluar y controlar la perfomance de la Base de Datos; así como, coordinar e informar los detalles en cuanto al diseño del modelo de la base de datos. Diseñar controles de integridad y consistencia de la información. Efectuar la revisión y diagnóstico de los archivos log de la base de datos, clasificando los eventos de acuerdo al proceso efectuado. Verificar el software y hardware adecuados para administrar y explotar las bases de datos existentes.
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Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Documentar el diseño de la base de datos (tablas, procedimientos y demás objetos). Informar a su jefatura sobre la performance de la base de datos, proponiendo alternativas de mejora. Apoyar al personal de la Unidad de Análisis y Programación, cuyo objetivo principal es proveer el conocimiento y experiencia en las actividades de planificación, diseño y desarrollo de nuevas aplicaciones con base de datos, así como también, en las mejoras y cambios a las bases de datos existentes. Apoyar a la Unidad de Control de Calidad, en el establecimiento de estándares para la creación y ejecución de objetos de Base de Datos, con el propósito de mantener la performance de la misma. Establecer estándares de administración y mantenimiento de base de datos, y difundirlas entre las unidades organizativas del departamento. Administrar y realizar la asignación y mantenimiento de usuarios para el acceso a la base de datos. Efectuar las actividades de administración y estadística en el servidor de base de datos, proponiendo mejoras en su gestión. Implementar los mecanismos de explotación de información a través de los distintos medios existentes, velando por la protección de la información. Brindar asistencia y capacitación a los usuarios, en el buen uso de los sistemas de Inteligencia de Negocios. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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5.6.1.4
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD DE INFORMACIÓN Y CONTINUIDAD DEL NEGOCIO
LA
Reporta: Al Área de Desarrollo Función Principal: Encargado de estudiar, proponer, dirigir, controlar y coordinar, las actividades necesarias para mitigar los riesgos de tecnologías de información y de seguridad de la información de la Caja Metropolitana; así como, tomar las medidas necesarias, con el fin de lograr la continuidad del negocio ante eventuales contingencias. Funciones Específicas: Gestión. Desarrollar, promocionar y actualizar las políticas y estándares de seguridad de la información, con el fin de mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los recursos informáticos y los activos de información con los que cuenta la Caja Metropolitana. Participar activamente en el mantenimiento del sistema de la Gestión de la Continuidad del Negocio, y supervisar que mantenga vigencia y viabilidad, mediante la evaluación de sus procedimientos de actualización y de los resultados de las revisiones, pruebas y simulacros que se programen en las diferentes unidades organizativas de la institución. Gestionar el cumplimiento de la política de seguridad de la información y de la aplicación de la metodología definida por la entidad. Control. Supervisar que los productos y paquetes de software instalados y en explotación en los equipos de la Caja Metropolitana, se encuentre cubiertos por su respectiva licencia, evitando el uso de software o programas diferentes a los establecidos como estándares. Realizar una exhaustiva investigación y análisis luego de reportado un incidente de seguridad, en coordinación con su Jefatura y la Oficina de Riesgos, generando la documentación respectiva. Establecer las medidas de seguridad necesarias para el uso del correo electrónico, internet y de la intranet dentro 73
de la institución. Establecer la revisión periódica de las pistas de auditoria, con evidencia de informes de revisión. Supervisar la adecuada administración y uso de los perfiles de usuario con atributos especiales, como es el caso de los Jefes y Administradores de agencias. Supervisar que se conserven en medios magnéticos como parte de los respaldos diarios de información, los perfiles de usuarios, el registro de los accesos a la información (log de altas, bajas y modificaciones, pistas de auditoria, log de accesos fallidos). Supervisar y monitorear la implementación de los controles de seguridad de la información, para los activos de la información y activos TI. Reportar los accesos no autorizados a los ambientes del Centro de Cómputo Principal y Alterno, de acuerdo con su naturaleza y con los daños ocasionados. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional y de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas.
Operativo. Aprobar y mantener actualizada la relación de las personas con acceso permanente y temporal a las áreas de sistemas restringidas, incluso de aquellos que pueden acceder en horario fuera de la jornada habitual. Verificar que los equipos tengan instalada la última versión del software antivirus que la Institución tenga amparada con la licencia correspondiente, así como su actualización periódica y el monitoreo de los virus detectados. Registrar y controlar los accesos autorizados al aplicativo de la institución, preparando el reporte de usuarios bloqueados por intentos fallidos de ingreso al sistema, así como el intento de aprobación, cuando el monto a aprobar exceda la autonomía del usuario. Elaborar un reporte con la totalidad de grupos creados, los menús y operaciones a los que tiene acceso cada grupo, señalando el personal asociado a cada grupo, manteniéndolo permanentemente actualizado las cuentas de usuarios, en las diferentes herramientas tecnológicas, así como también, de mantener un registro
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de las modificaciones, actualizaciones y eliminaciones de dichas cuentas. Implementar procedimientos para la notificación de incidentes de seguridad de información (virus, hackeo, problemas con PC´s, etc) de parte de los usuarios, informando a su jefatura sobre las acciones tomadas. Desarrollar actividades de concientización y entrenamiento en seguridad de información. Crear y administrar los mecanismos de seguridad informática para proteger la información clasificada como confidencial. Controlar el ingreso a la sala de servidores del Centro de Cómputo Principal y Alterno, manteniendo un registro de ingreso y salidas tanto a nivel interno como de proveedores.
Administrativa. Mantener actualizado el inventario de activos de información utilizados en la institución, contemplando dentro del inventario, el grado de criticidad, así como el proveedor del activo, proveedores de mantenimiento de los principales procesos que soportan, entre otros. Desarrollar e implementar el Plan de Seguridad de la información (PSI) de la institución, procediendo a su actualización de acuerdo a los productos implementados y estableciendo el procedimiento para su revisión / actualización periódica y responsables para implementar las medidas de control y plazos de ejecución. Establecer los procedimientos de acceso seguro y autorizado de los usuarios internos y externos a los sistemas informáticos de la Caja Metropolitana. Definir y administrar, en coordinación con el Departamento de Desarrollo de Procesos y otras unidades organizativas si fuera necesario, la clasificación de los usuarios y los perfiles de acceso a la información, según las funciones y niveles propios del puesto. Participar en definir las sanciones para los accesos no autorizados, de acuerdo con su naturaleza y con los daños ocasionados; o analizar y definir activos de información sensible; o, analizar y definir aplicaciones y activos críticos para el negocio. Participar en los proyectos informáticos de la institución, introduciendo las consideraciones de seguridad informática, en los desarrollos internos o adquiridos. Solicitar al responsable de capacitación del
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Departamento de Recursos Humanos, el plan de inducción del personal de la institución en temas sobre la seguridad de información, tales como: doctrina, responsabilidades, deberes, tecnología de información y procedimientos relacionados con la aplicación de la misma. Establecer las políticas de respaldo y almacenamiento de información, en concordancia con las necesidades operativas de la institución, la legislación vigente, y las exigencias específicas del PCN. Evaluar y seleccionar los productos de software y las herramientas necesarias para apoyar las funciones bajo su responsabilidad. Elaborar y proponer el presupuesto anual de seguridad de la información y continuidad del negocio. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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5.6.2 ÀREA DE OPERACIONES Reporta: A la Gerencia Central de Desarrollo y Operaciones Supervisa: A la Oficialía de Atención al Usuario. A la Unidad de Control de Operaciones. Al Departamento de Operaciones. Función Principal: Supervisar las actividades operativas de las agencias y oficinas especiales, en coordinación con las Gerencias Centrales / Regionales, buscando un nivel adecuado de servicio, que repercuta en una atención de alta calidad para nuestros usuarios. Velar por la implementación y cumplimiento de las políticas y procedimientos generales, establecidos por la Caja Metropolitana para la atención al usuario. Supervisar las actividades operativas de las agencias, verificando el cumplimiento de las condiciones de aprobación y efectuar los desembolsos de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes. Supervisar la administración de los créditos en las etapas de desembolso y actividades de post venta del producto de arrendamiento financiero. Funciones Específicas: Estratégico. Elaborar el plan estratégico y operativo de su unidad organizativa, en coordinación del Departamento de Planeamiento Financiero. Elaborar anualmente el Plan de Expansión de Agencias conjuntamente con la Gerencia Central de Negocios, someterla a la aprobación del Comité de Gerencia y luego del Directorio. Proponer mejoras en los procesos operativos que aseguren un servicio de calidad a los usuarios. Fomentar en la institución la instauración de una cultura de calidad de servicio en la atención a nuestros clientes, promoviendo los mecanismos necesarios para el logro de este objetivo.
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Operativo. Supervisar que se realicen los controles y fiscalización de los procesos operativos de los productos y servicios que realizan sus unidades operativas y las agencias. Verificar que el Departamento de Operaciones prepare las joyas para fundición, de acuerdo a los criterios establecidos e instrucciones recibidas de la Gerencia Central de Administración y Finanzas. Fiscalizar la custodia de los files de crédito de los clientes en poder de la Unidad de Administración de Créditos. Supervisar la ejecución y controlar los procesos de remate y venta de alhajas y objetos de oro y plata. Verificar que se solicite al Procesador, la generación de la clave secreta de las tarjetas de débito. Supervisar las funciones del Oficial de Atención al Usuario. Asegurar que el personal encargado de brindar asesoría a los usuarios con relación a las operaciones y servicios que brinda la Caja Metropolitana, así como con relación a las materias contenidas en los contratos, cumpla con los requerimientos de capacitación contenidas en el art. 28º del respectivo reglamento. Supervisar que se verifique la formalización de los créditos aprobados y el cumplimiento de las condiciones de aprobación, la constitución de garantías y contrato de seguros, para efectuar los desembolsos de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes. Control. Supervisar los procesos operativos internos, identificando las oportunidades de mejora e implantarlos. Supervisar las actividades operativas de las agencias de Lima y Provincias coordinando con las Gerencias Regionales. Supervisar que se realice el seguimiento preventivo de las operaciones que se efectúan en las agencias y oficinas especiales. Verificar la ejecución y los resultados del plan estratégico y operativo de su sector. Supervisar el correcto procesamiento de las operaciones registradas en el sistema. Supervisar la correcta custodia de los documentos y especies valoradas, como: contratos, pagarés, chequeras de cuentas de depósitos a la vista, etc.; así como los procesos de remates, fundición y la venta de bienes adjudicados en concordancia con las disposiciones vigentes. Supervisar el control y la correcta custodia de las garantías mobiliarias recibidas en garantía de operaciones de crédito.
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Verificar y asegurar la correcta aplicación de lo establecido en los documentos normativos, solicitando al Departamento de Desarrollo de Procesos su actualización, de ser el caso. Analizar y evaluar el impacto de eventos de contingencia que se pudieran presentar, a fin de ordenar la implantación del Sistema de la Gestión de la Continuidad del Negocio o seguir los procedimientos establecidos en el Manual de Seguridad vigente. Elaborar el informe de evaluación de todas las actividades realizadas durante el proceso de las contingencias presentadas. Supervisar se realicen los controles de límites de créditos directos e indirectos bajo su responsabilidad. Supervisar la correcta administración de los extornos y cuentas transitorias, vigilando la regularización de las mismas de acuerdo con las normas establecidas. Supervisar y controlar el adecuado archivo de los documentos de su unidad organizativa. Cumplir las políticas, procedimientos y las disposiciones dictadas por la SBS. Controlar la correcta aplicación de los cambios de las tasas de interés y comisiones que cobra el sistema por los productos y servicios ofrecidos, informando a la Gerencia Central de Administración y Finanzas, de ser el caso. Participar conjuntamente con la Gerencia Central de Desarrollo y Operaciones, con la Gerencia Central de Negocios y la Jefatura de la Oficina de Riesgos, en la implementación de nuevos productos/servicios a través de canales electrónicos. Cumplir con la función de contacto de la Caja Metropolitana con proveedores del servicio de procesamiento, a través de canales alternativos y medios electrónicos, en coordinación con la Gerencia Central de Desarrollo y Operaciones. Administrar los ATM a cargo de nuestra institución, efectuando los controles necesarios (cuadre, reabastecimiento, etc). Administrar los riesgos relacionados al logro de sus objetivos, así como: o Asegurar la consistencia entre las operaciones y los niveles de tolerancia al riesgo definidos aplicables a su ámbito de acción. o Asumir, ante la Gerencia General, los resultados de la gestión de riesgos operativos de su responsabilidad. Revisar los reportes de información interna y externa requeridos por los órganos oficiales de control interno y externo. Llevar a cabo las acciones correspondientes para implementar las medidas de control establecidas por el Órgano de Control. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional y de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión.
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Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alertas que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Participar como Líder Usuario en los proyectos relacionados al ámbito de su responsabilidad. Elaborar su plan anual de capacitación del personal a su cargo, y solicitar su ejecución al responsable de capacitación del Departamento de Recursos Humanos. Revisar y proponer las mejoras y actualizaciones de los documentos normativos. Velar por la implementación de los procedimientos generales para el cumplimiento de la normativa que sustente el Sistema de Atención al Usuario. Remitir a la SBS el Plan Anual de Expansión de Agencias aprobado por el Directorio. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su responsabilidad. Por la Oficialía de Atención al Usuario. Garantizar la implementación y cumplimiento de las políticas y procedimientos de la institución y de las normas que sustentan el Sistema de Atención al Usuario. Obtener de la Gerencia General, la aprobación de los mecanismos y acciones que deberán de implementarse en la Caja Metropolitana, para el adecuado funcionamiento del sistema de atención al usuario, velando por su cumplimiento. Apoyar la implementación y el cumplimiento de las normas vigentes en materia de protección al consumidor, transparencia de información, atención al usuario, absolución de reclamos, en el marco de las políticas generales establecidas por el Directorio y demás disposiciones establecidas por la SBS. Supervisar la atención de las consultas y reclamos presentados por los clientes e instituciones, de acuerdo a las disposiciones vigentes, coordinando con el responsable de la Atención al Usuario la solución de los mismos. Generar las recomendaciones necesarias con el fin de asegurar la continuidad en la atención de las agencias de la red (logísticos, recursos humanos, etc.). Definir e implementar las pautas de calidad de atención, los indicados de seguimiento del servicio al cliente en la red de agencias y oficinas especiales. Verificar el cumplimiento de informar al público a través de los diferentes canales de atención, las características, las tasas de
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interés compensatorio y moratorio, comisiones y gastos asociados a los diferentes productos y servicios ofrecidos. Supervisar que las agencias a nivel nacional, se encuentren dentro del perfil establecido (presentación de la oficina, orden, señalizaciones, estado del mobiliario, publicidad, etc.), coordinando su adecuación / arreglo, con la unidad organizativa responsable.
5.6.2.1 OFICIALIA DE ATENCIÓN AL USUARIO Reporta: Al Área de Operaciones Función Principal: Velar por la implementación y cumplimiento de las políticas y procedimientos generales establecidos por la Caja Metropolitana para la atención al usuario, así como por el cumplimiento de todas las normativas que sustenten el sistema de atención al usuario, garantizando la calidad en la atención de nuestros clientes en la red de agencias de Lima y provincias. Funciones Específicas: Control. Supervisar en forma permanente la implementación y cumplimiento de las políticas y procedimientos generales establecidos por la Caja Metropolitana, así como por el cumplimiento de las normativas que sustente el sistema de atención al usuario, protección al consumidor y transparencia de la información. Velar porque la Caja Metropolitana cuente con un óptimo sistema de atención de reclamos. Verificar que los medios de difusión de tasas de interés, comisiones y gastos, así como de las operaciones y servicios que utilice la institución cumplan con la normativa vigente. Verificar que el personal encargado de brindar asesoría a los usuarios con relación a las operaciones y servicios que brinda la institución, así como con relación a las materias contenidas en los contratos, cumpla con los requerimientos de capacitación contenidos en el artículo 28° del Reglamento.
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Asegurar que el personal que brinda la atención a los usuarios, se encuentren debidamente capacitados. Poner en práctica mecanismos que permitan verificar el cumplimiento de la calidad del servicio. Llevar a cabo el seguimiento de la Cartilla de Verificación y Control de las agencias, verificando su cumplimiento. Comprobar que el contenido de los formularios contractuales utilizados por la institución cumpla con las disposiciones señaladas en el Reglamento. Velar porque la institución remita las comunicaciones periódicas a sus clientes en los plazos pactados, así como que las comunicaciones previas referidas a las modificaciones contractuales sean remitidas de acuerdo a lo pactado o en los plazos que señala la Ley N° 28587, según lo dispuesto en el Reglamento. Verificar que la Gerencia Central de Administración y Finanzas – Área de Finanzas, difunda las fórmulas y programas de liquidación de intereses y de pagos de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento. Remitir a la SBS un informe anual referido al funcionamiento del sistema de atención al usuario, según lo indicado en el artículo 54° del Reglamento. Revisar y proponer al Departamento de Desarrollo de Procesos las mejoras, recomendaciones, sugerencias y actualizaciones de los documentos normativos de la institución, relacionados a temas de transparencia, protección al consumidor y atención al usuario. Supervisar permanentemente con los Administradores de Agencias, encargados de las Oficinas Especiales, encargado de reclamos, plataforma de atención al usuario, sobre la adecuada implementación de lo dispuesto en las normas de transparencia en la atención a los usuarios y protección al consumidor. Proporcionar información actualizada sobre normas de atención al cliente y absolución de quejas y reclamos, proponiendo medidas que permitan mejorar el funcionamiento del sistema de atención al usuario. Respetar y hacer respetar estrictamente las pautas establecidas en el Código de Buenas Prácticas para la atención al usuario de la institución. Supervisar que el personal que atiende al público, cuente con el stock necesario de los documentos de transparencia relacionados a los productos y servicios que administra (vademécum). Velar que los locales y el personal encargado de la atención a los usuarios, tenga permanentemente una 82
adecuada presentación como imagen de la institución, reportando su incumplimiento a las instancias pertinentes. Impulsar el uso del buzón de sugerencias, revisando periódicamente su contenido. Revisar periódicamente que la información publicada en la página Web de la institución referida a transparencia, se encuentre debidamente actualizada y completa, coordinando su actualización con responsable de la página web. Controlar el buen funcionamiento del sistema telefónico de la Caja Metropolitana, a fin de que la central brinde un servicio eficiente; en caso de desperfectos en la central telefónica o en algún anexo de las unidades organizativas que atienden al público, notificarlo al Departamento de Logística a fin de que proceda a su reparación inmediata. Elaborar su Programa Anual de Trabajo señalando la metodología utilizada para las verificaciones y revisiones del grado de cumplimiento del sistema de atención al usuario y las actividades a realizarse, incluyendo el cronograma de ejecución. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional y de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas.
Administrativa. Proponer a su jefatura los mecanismos y acciones que deberán de implementarse en la Caja Metropolitana, para el adecuado funcionamiento del sistema de atención al usuario, velando por su cumplimiento. Informar trimestralmente a la Gerencia General, sobre el funcionamiento del sistema de atención al usuario. Supervisar las labores de los gestores de Call Center de la institución. Señalar las medidas que permitan a la institución mejorar el funcionamiento del sistema de atención al usuario y sus elementos mínimos. Fomentar en la institución la instauración de una cultura de calidad de servicio en la atención a nuestros clientes, promoviendo los mecanismos necesarios para el logro de este objetivo. Solicitar al responsable de capacitación del Departamento de Recursos Humanos, la actualización permanentemente de los procesos de inducción al personal de contacto con 83
el público, auxiliares de operaciones, analistas de créditos, promotores y plataforma de atención al cliente, sobre temas relacionados a la atención al usuario, calidad de servicio, productos y servicios ofrecidos, transparencia y protección al consumidor, efectuando el seguimiento correspondiente de la inducción al nuevo personal que se integre. Cumplir con las demás funciones asignadas, dentro del ámbito de su competencia. 5.6.2.2 UNIDAD DE CONTROL DE OPERACIONES Reporta: Al Área de Operaciones. Función Principal: Controlar y fiscalizar los procesos, productos, servicios y funciones de las unidades operativas, proponiendo y desarrollando acciones que aseguren el normal desempeño de las actividades y servicios que realizan las unidades operativas e informando a su Jefatura, respecto a los errores u omisiones detectadas para su correspondiente regularización. Funciones Específicas: Control. Revisar diariamente la correcta ejecución de las operaciones procesadas por las agencias y oficina(s) especial(es) a nivel nacional. Controlar: o Los movimientos efectuados sobre las cuentas inactivas e inmovilizadas. o Diariamente los sustentos correspondientes, de las operaciones realizadas en la red de agencias, en especial el de las operaciones pasivas canceladas. o Los desbloqueos realizados sobre las cuentas de depósitos (ahorros, a la vista, plazo fijo y CTS). Regularizar oportunamente las diferencias de caja y remesas de efectivo detectadas en coordinación con cada uno de los usuarios, reportándolas al Departamento de Recursos Humanos. Realizar en forma aleatoria la verificación de extornos de operaciones realizados en nuestra red de agencias. 84
Controlar las operaciones irregulares relativas a las transacciones pirámide. Verificar la correcta aplicación de las normas y disposiciones vigentes, procedimientos implementados, informando las desviaciones o incumplimientos al respecto y adoptando las medidas correctivas pertinentes acorde a las normas aprobadas por la Alta Dirección de la Caja Metropolitana. Verificar el cumplimiento de las medidas correctivas dispuestas por la Jefatura del Área de Operaciones. Verificar la correcta afectación de las cuentas de los clientes, por efectos de retiros procesados por los cajeros automáticos y establecimientos afiliados. Proponer sistemas adecuados de control confiables que aseguren la funcionalidad de las aplicaciones. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Verificar la aplicación y ejecución de las políticas y medidas operativas en los diferentes servicios de la Institución, y orientar a las unidades operativas hacia su correcta ejecución y acorde a las normas y procedimientos establecidos. Analizar los problemas presentados en los procesos y transacciones, efectuando oportunamente los requerimientos pertinentes orientados a su solución. Cumplir con las demás funciones asignadas, dentro del ámbito de su competencia. 5.6.2.3 DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Reporta: Al Área de Operaciones Supervisa:
A la Unidad de Servicio Varios. A la Unidad de Valores. A la Unidad de Supervisión de Canales. A la Unidad de Administración de Créditos. A la Unidad de Administración de Arrendamiento Financiero. 85
Función Principal: Controlar por medio de las unidades organizativas a su cargo, el correcto procesamiento de las operaciones realizadas por dichas unidades e igualmente supervisar las ejecutadas por la red de las agencias de Lima y Provincias. Planear, dirigir y controlar, las actividades operativas de las agencias, controlando aleatoriamente la formalización de los créditos aprobados, verificando el cumplimiento de las condiciones de aprobación y efectuar los desembolsos de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes. Administrar y controlar la formalización de los créditos aprobados, verificar el cumplimiento de las condiciones de aprobación y, supervisar los desembolsos de los créditos y los procesos post venta del producto de arrendamiento financiero, de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes. Funciones Específicas: Control. Supervisar el traslado de valores con el apoyo de personal de seguridad dentro de los límites establecidos por el seguro y las normas internas. Supervisar que se lleve a cabo, el debido control de los valorados solicitados por los clientes. Supervisar el trámite en el sistema de la transacción de desbloqueo de las cuentas de depósitos, cuando se trate de bloqueos operativos. Verificar que la atención a los clientes que desean recuperar sus joyas adjudicadas, se lleve a cabo de acuerdo con las normas y los procedimientos establecidos. Participar como miembro de la Comisión de Fundición. Autorizar la habilitación de efectivo a las Agencias y supervisar las coordinaciones con las empresas transportadoras de caudales. Controlar la correcta custodia de las garantías mobiliarias (joyas) recibidas; así como, de los documentos y especies valoradas. Supervisar el correcto trámite de cheques recibidos para su reembolso. Supervisar las actividades operativas relacionadas con los eventos de remates y fundición; así como brindar el soporte operativo a otros eventos. 86
Fijar y supervisar el control de los límites de disponibilidad de caja de las agencias. Controlar la correcta ejecución de las operaciones CTS, así como la información que se emita para los clientes y empleadores. Supervisar el envío de la información relacionada a los estados de cuenta solicitados por los clientes. Supervisar que se realicen los controles de límites de créditos directos e indirectos, a través de la Unidad de Administración de Créditos; y de acuerdo a las normas vigentes. Supervisar que se realicen los controles de límites, líneas y autonomías de las inversiones u operaciones financieras. Supervisar la confirmación, liquidación, compensación, registro y contabilización de las inversiones u operaciones financieras. Supervisar la administración de los documentos en cobranza de la cartera vigente (ordinaria, garantía, descuento y factoring); en concordancia con las instrucciones del cedente/cliente y de las áreas de negocios involucradas. Supervisar que se cumpla con la revisión de las operaciones efectuadas sobre las cuentas inactivas e inmovilizadas. Supervisar el control del cumplimiento de las condiciones señaladas en las propuestas de créditos aprobadas y que las mismas cuenten con la opinión favorable de la Oficina Legal respecto de la formalización del contrato, conformidad de poderes y constitución de garantías. Supervisar que se realice el control de las garantías (físicas y registradas en el sistema), y los seguros de las operaciones crediticias (constitución, vigencia liberación, etc.). Cumplir las políticas y procedimientos y las disposiciones dictadas por la SBS. Supervisar la existencia física de las garantías constituidas por las operaciones de crédito. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas.
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Operativo. Supervisar el proceso de desbloqueo de una cuenta de depósito, en los casos de corresponder a un bloqueo en garantía de una operación de crédito. Supervisar que la administración de los files de créditos se realicen de acuerdo a las normas establecidas. Supervisar el procesamiento de desembolsos de créditos aprobados; así como, se llevan a cabo en forma correcta los procesos de control y seguimiento en la etapa de post venta de las operaciones de arrendamiento financiero. Velar por la entrega al cliente de los pagarés, de las operaciones de crédito canceladas. Administrativa. Solicitar al Departamento de Tecnología de Información, la atención y mantenimiento de los equipos, ATM, Pin Pad, y al Departamento de Logística la atención y mantenimiento de las instalaciones eléctricas y telefónicas, mobiliario, y demás requerimientos para el funcionamiento de las agencias. Evaluar la carga de trabajo de las unidades orgánicas a su cargo, con el fin de reasignar adecuadamente los recursos necesarios. Fijar los límites de disponibilidad de caja de las agencias a su cargo. Atender requerimientos de información de operaciones solicitados por otras unidades, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos. Vigilar el cumplimiento de la supervisión preventiva de las operaciones que realicen las agencias. Evaluar las propuestas de mejora de procedimientos operativos recibidos de la Unidad de Supervisión de Canales, autorizando las que a su criterio ameriten su implementación. Recibir del Martillero los informes sobre el resultado de los remates y el acta de adjudicación pertinente. Apoyar a las agencias en sus necesidades de cambio de claves de las bóvedas, de acuerdo a los procedimientos establecidos. Solicitar al Departamento de Recursos Humanos, la permanente capacitación sobre temas de administración de créditos para el personal de las Unidades de Administración de Créditos y de Arrendamiento Financiero, y para los Jefes de 88
Operaciones de las agencias que realizan los desembolsos de las operaciones de crédito. Cumplir con la emisión y revisión de informes, anexos y reportes para las instituciones supervisoras, que sean de su responsabilidad. Cumplir con las demás funciones asignadas, dentro del ámbito de su competencia. 5.6.2.3.1 UNIDAD DE SERVICIO VARIOS Reporta: Al Departamento de Operaciones Función Principal: Administrar y controlar la custodia de los documentos en cartera recibidos en cobranza (ordinaria, garantía, descuento y factoring), así como el proceso de la cobranza, de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes. Asimismo, efectuar todas las operaciones que no afectan caja (back office). Funciones Específicas: Control. Controlar los cambios de situación de las cobranzas. Verificar el registro de las operaciones de desembolsos, cobranzas, amortizaciones, renovaciones y cancelaciones de los documentos en su condición de vigentes. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional y de los Auditores Externos. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Operativo. Revisar, registrar, codificar y enviar los documentos en cobranza recibidas de las agencias, a la Unidad de Valores para su custodia.
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Gestionar oportunamente el protesto y/o devolución de los documentos vencidos no pagados; debitando en la cuenta del cliente en los casos de operaciones de descuento. Verificar la correcta aplicación de los gastos cobrados al cedente / cliente por el servicio de cobranza de documentos. Verificar, contabilizar y confirmar los depósitos efectuados por los clientes, en cuentas de la Caja Metropolitana en los diferentes bancos del país. Verificar los límites, líneas y autonomía de las inversiones u operaciones financieras. Realizar la confirmación, liquidación y compensación de las inversiones u operaciones financieras. Registrar y contabilizar las inversiones u operaciones financieras. Verificar y contabilizar los depósitos y retiros por concepto de diferencias, solicitados por el Departamento de Mercado de Capitales y Tesorería. Atender: o El requerimiento de cierre de depósitos a la vista autorizadas por el funcionario responsable. o Los reclamos recibidos por los cheques certificados girados con cargo a una cuenta de depósito a la vista. o La instrucción del funcionario responsable, de reabrir una cuenta de depósito a la vista cerrada. o Las cartas de instrucción de nuestros clientes que no involucren entrega de efectivo y, que cuenten con el Vº Bº de las firmas y poderes conformes, procesando lo solicitado con cargo a su cuenta de depósito. Efectuar las transferencias entre cuentas de la Caja Metropolitana, de acuerdo a lo solicitado por los clientes. Ejecutar las transferencias a los Bancos y las recibidas de los Bancos solicitadas por los clientes. Atender las transferencias de CTS desde o hacia la Caja Metropolitana, registrando la
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información del empleador y del titular del depósito. Atender y ejecutar operaciones de depósitos CTS. Enviar información de aperturas y depósitos CTS a los clientes y empleadores. Realizar los cargos en las cuentas de distribución de fondos, por el convenio de Fideicomiso. Administrativa. Administrar y procesar los documentos de la cartera vigente de cobranza, tanto en moneda nacional como extranjera, en concordancia con las instrucciones del cedente / cliente y de Negocios. Instruir a las empresas transportadoras de caudales las remesas de dinero en efectivo desde y hacia las agencias. Gestionar ante el BCR, el reporte de los billetes y monedas falsos recibidos de las agencias. Preparar los archivos de amortizaciones de COFIDE, para ser remitidos al Departamento de Tecnología de Información para su proceso. Cumplir con las demás funciones asignadas, dentro del campo de su competencia. 5.6.2.3.2 UNIDAD DE VALORES Reporta: Al Departamento de Operaciones Función Principal: Efectuar el manejo, control y registro del ingreso y salida de la bóveda de valores, de los valores entregados en garantía o en custodia como: joyas pignoradas, letras, pagarés, certificados de acciones, bonos, cédulas y todo tipo de título valor, adquiridos por la Caja Metropolitana o pertenecientes a clientes. Administrar los procesos de remates, fundición y la venta de bienes adjudicados en concordancia con las disposiciones vigentes.
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Funciones Específicas: Control. Verificar que exista el stock necesario de tarjetas de débito y claves secretas, para atender los requerimientos de las agencias. Llevar el control de las bolsas pre-numeradas de tasación y retasación de las garantías recibidas. Mantener actualizados los controles internos de los bienes en custodia, verificando el cuadre diario de los saldos operativos con los saldos contables y los arqueos periódicos y semestrales de los bienes en su poder. Mantener debidamente actualizados los registros de control de documentos y especies valoradas. Supervisar la custodia de las claves y llaves duplicadas de la bóveda de valores. Vigilar el cumplimiento de las disposiciones sobre la restricción del ingreso de personas no autorizadas a los ambientes destinados para la custodia de valores, así como la ejecución de los procedimientos de revisión del personal que ingresa. Sugerir y verificar la implantación de mecanismos de control para salvaguardar las joyas en custodia. Emitir los reportes y efectuar los controles diarios. Emitir reportes e informes mensuales sobre los saldos y el movimiento de los bienes en custodia. Ejecutar los inventarios físicos semestrales de todos los lotes en custodia (Oficina Principal y Agencias autorizadas), investigando e informando las diferencias encontradas a su jefatura. Informar las diferencias detectadas entre los valores de la tasación y la retasación de las joyas y determinar las responsabilidades correspondientes. Recibir del Martillero los informes sobre el resultado de los remates y el acta de adjudicación pertinente.
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Coordinar y validar el pago de sobrantes de remate y controlar los registros correspondientes. Supervisar y coordinar las actividades relacionadas con los eventos de remates, fundición y eventos de joyería. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional y de los Auditores Externos. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Operativo. Custodiar y administrar los valores propios y de los clientes. Custodiar documentos y especies valoradas entregados por otras unidades organizativas (contratos, pagarés, letras, chequeras de cuentas de depósitos a la vista, inversiones, etc.). Recibir, verificar y custodiar los lotes de garantías mobiliarias (joyas) pignoradas en las Agencias, disponiendo su ingreso en calidad de garantía (de ser el caso) y disponer del personal encargado de la retasación en las agencias autorizadas. Recibir y verificar los lotes de garantías mobiliarias (joyas) adjudicadas, disponer su ingreso en calidad de custodia y calificarlos para venta o fundición de acuerdo a su calidad y estado de conservación. Recibir y verificar los lotes de garantías mobiliarias (joyas) canceladas, disponiendo su almacenamiento en calidad de custodia. Entregar y remesar los lotes de las garantías mobiliarias canceladas para ser rescatadas de acuerdo con las normas establecidas. Supervisar las remesas de alhajas desde la Oficina Principal hacia las Agencias y viceversa. Revisar los lotes que van a ser reclasificados y retasados para su venta o que se destinarán a fundición.
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Remitir a fundición los lotes de las garantías mobiliarias (joyas) adjudicados, según las normas y procedimientos establecidos. Mantener debidamente ordenados, clasificados y resguardados (en la Oficina Principal y Agencias autorizadas) los lotes de garantías mobiliarias en custodia (vigente, adjudicada, pendiente de rescate, etc), llevando un registro actualizado a través del sistema y verificar el cumplimiento de las normas y procedimientos de seguridad. Administrativa. Solicitar a la empresa procesadora, las tarjetas de débito y Pin Mailers recibidas; así como atender los requerimientos de las agencias. Mantener la custodia de las claves y llaves duplicadas de las agencias. Proponer a su Jefatura la distribución y venta de los bienes adjudicados. Definir la conformación de los equipos de trabajo para la realización de los remates mensuales. Cumplir con las demás funciones asignadas, dentro del ámbito de su competencia. 5.6.2.3.3 UNIDAD DE SUPERVISIÓN DE CANALES Reporta: Al Departamento de Operaciones Función Principal: Supervisar de manera inopinada los procesos, productos, servicios y funciones realizadas por los canales de atención, informando a su Jefatura, respecto a los errores u omisiones detectadas para su correspondiente regularización. Funciones Específicas: Control. Supervisar la correcta ejecución de las operaciones en proceso realizadas por las
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agencias y oficina(s) especial(es) a nivel nacional, antes del control post. Supervisar que se cumpla con la verificación de los extornos de operaciones realizadas en las agencias y canales de atención, en forma aleatoria. Supervisar que la plataforma de atención al cliente ingrese correctamente la información en el sistema, validando la información existente, efectuando el mantenimiento respectivo y reportando al responsable de Administración de Base de Datos, la identificación de códigos duplicados de clientes, para que proceda a su unificación. Supervisar que las agencias cumplan con los plazos establecidos para la custodia de las garantías en sus bóvedas. Supervisar que los servicios y canales de atención a nivel nacional, conozcan y sepan utilizar los planes de contingencia en caso sea necesario. Supervisar el funcionamiento operativo de los ATM a cargo de nuestra institución, efectuando los controles necesarios (cuadre, reabastecimiento, etc). Controlar los límites de disponibilidad de Caja en las agencias. Verificar la dotación de valorados asignadas a las agencias y oficinas especiales. Controlar que las claves de la agencia se hayan modificado de acuerdo a la norma vigente. Señalar la correcta aplicación de las normas y disposiciones vigentes, procedimientos implementados, informando las desviaciones o incumplimientos al respecto y adoptando las medidas correctivas pertinentes acorde a las normas aprobadas por la Alta Dirección de la Caja Metropolitana. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas.
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Administrativa. Proponer a su jefatura, las soluciones alternativas para la mejora continua en la atención a los usuarios. Dirigir, coordinar y controlar las actividades operativas de la Caja Metropolitana, efectuadas a través de medios electrónicos y canales alternativos. Asesorar al personal que atiende los canales de atención, en todo lo relacionado al manejo operativo de las operaciones. Informar a través de su jefatura al Departamento de Desarrollo de Procesos, sobre los errores u omisiones repetitivos detectados en los diferentes canales de atención, con el fin de normar o actualizar la norma pertinente. Cumplir con las demás funciones asignadas, dentro del ámbito de su competencia. 5.6.2.3.4 UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE CRÉDITOS Reporta: Al Departamento de Operaciones Función Principal:
Administrar y controlar la formalización de los créditos aprobados, verificar el cumplimiento de las condiciones de aprobación y, efectuar los desembolsos de los créditos de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes. Administrar las Garantías y Seguros de las operaciones de crédito de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes. Procesar los desembolsos de los créditos aprobados cumpliendo con las políticas y normas establecidas para los productos crediticios.
Funciones Específicas: Control. Supervisar las actividades que realiza el personal a su cargo. 96
Controlar el cumplimiento de las condiciones señaladas en las propuestas de créditos aprobadas y que las mismas cuenten con la opinión favorable de la Oficina Legal respecto de la formalización del contrato, conformidad de poderes y constitución de garantías. Controlar las garantías (físicas y registradas en el sistema) y los seguros de las operaciones crediticias (constitución, vigencia liberación, etc.). Supervisar que los créditos directos e indirectos se realicen dentro de los límites globales e individuales. Cumplir las políticas y procedimientos y las disposiciones dictadas por la SBS. Supervisar la existencia física de las garantías constituidas por las operaciones de crédito. Supervisar la labor realizada por los Jefes de Operaciones de las agencias a nivel nacional, relacionadas al desembolso de operaciones crediticias y manejo del file del deudor. Controlar el saldo de la cuenta colocaciones. Verificar que los informes de tasación cuenten con la Hoja Resumen con la información requerida. Verificar y controlar periódicamente la existencia física de las garantías constituidas por las operaciones de crédito, solicitando periódicamente su valorización (tasación), por parte del perito de la REPEV. Hacer seguimiento sobre el vencimiento de la tasación de las garantías y de los seguros, tomando las acciones para la actualización/renovación oportuna. Efectuar el seguimiento de la posición de los clientes, de acuerdo a las propuestas de crédito aprobadas. Controlar que los créditos directos e indirectos se realicen dentro de los límites globales e individuales. Controlar del cumplimiento de las condiciones señaladas en las propuestas de créditos aprobadas y que las mismas cuenten con la opinión favorable de la Oficina Legal respecto de la formalización del contrato, conformidad de poderes y constitución de garantías. 97
Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Operativo. Procesar el desbloqueo de una cuenta de depósito, en los casos de corresponder a un bloqueo en garantía de una operación de crédito. Considerar dentro de su plan de trabajo, la visita a las agencias a nivel nacional que realizan y procesan operaciones de crédito. Proceder al endoso de los pagarés firmados por los clientes de la cartera a vender. Supervisar que la administración de los files de créditos se realicen de acuerdo a las normas establecidas. Ejecutar en el sistema, el requerimiento de exoneración de gastos y moras, de acuerdo a las autonomías establecidas. Verificar que la información de la cartera comprada se encuentre registrada en el sistema. Verificar la conformidad de las cifras y los datos de los clientes deudores del reporte confidencial de Deudores “RCD”, determinando las discrepancias y coordinando su regularización con los servicios operativos pertinentes. Realizar a través del aplicativo “Rectificaciones en Línea” del portal del supervisado, las rectificaciones de datos del RCD informados con anterioridad a la SBS, en atención a las solicitudes de otras unidades y jefaturas de la organización. Supervisar el procesamiento de desembolsos de créditos aprobados. Velar por la entrega al cliente de los pagarés, de las operaciones de crédito canceladas. Registrar en el sistema la constitución de las garantías de los créditos. Proponer cambios para perfeccionar la normativa relacionada a las garantías.
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Llevar un registro histórico de las tasaciones/retasaciones de las garantías de los créditos. Seleccionar a peritos de la REPEV para que integren el staff de la CM, verificando que cumplan con las normas internas y lo establecido por la SBS. Mantener un registro permanente y actualizado de los Peritos tasadores REPEV calificados. Solicitar a los peritos tasadores la tasación de los bienes sujetos a garantía, proporcionándoles toda la información, documentación e instrucciones que resulten pertinentes, de acuerdo a las normas vigentes sobre la materia. Actualizar los files de deudores con los sustentos técnicos de las valuaciones efectuadas. Tramitar con el Departamento de Seguros, la contratación de los seguros y renovación de las pólizas en respaldo de las operaciones crediticias. Validar que la información documentaria de los file de los deudores de la cartera a venderse / comprarse se encuentre conforme. Realizar y controlar los desembolsos de créditos aprobados, previa coordinación con las unidades operativas y de Finanzas, verificando en los casos de operaciones de Descuento y Factoring, si el cliente cuente con saldo en la línea de crédito aprobada. Tramitar la entrega de los pagarés a los clientes, de las operaciones de crédito canceladas. Administrar los files de las operaciones de créditos de los clientes. Administrativa. Cumplir con la emisión y revisión de informes, anexos y reportes para las instituciones supervisoras, que sean de su responsabilidad. Apoyar a su jefatura en la elaboración de informes, anexos y reportes que sean de su responsabilidad. Cumplir con las demás funciones asignadas, dentro del ámbito de su competencia. 99
5.6.2.3.5 UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN ARRENDAMIENTO FINANCIERO
DE
Reporta: Al Departamento de Operaciones Función Principal:
Administrar la cartera de créditos de arrendamiento financiero; tanto de los contratos que la sustentan, como los activos que son objeto de los créditos, y formular las políticas que conlleven a un adecuado control y seguimiento post venta de estas operaciones.
Funciones Específicas: Operativo. Supervisar las labores operativas del personal a su cargo. Verificar que se efectué de manera oportuna, el desembolso de los créditos aprobados (pago a proveedores), una vez verificada que la documentación requerida esté conforme y completa, de acuerdo a los manuales normativos del producto. Registrar los cambios de las comisiones a aplicar durante el mantenimiento de la cartera que cobra el sistema, por los productos y servicios bajo su responsabilidad. Preparar y enviar al Departamento de Contabilidad, la documentación contable que sustente las operaciones tramitadas. Instruir la regularización de los cargos mal efectuados. Activar las operaciones de arrendamiento financiero en el aplicativo Winleasing. Coordinar con el bróker, la póliza de seguro validando que la misma tenga cobertura contra todo riesgo. Gestionar las inspecciones y tasaciones periódicas y/o especiales según política establecida
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Gestionar la transferencia de propiedad del bien con la empresa tramitadora y el cliente; una vez ejercida la opción de compra. Solicitar al Departamento de Seguros, el trámite de reposición de los bienes en caso de siniestro. Realizar el seguimiento del envío de la copia de la tarjeta de propiedad vehicular. Control. Cumplir las políticas y procedimientos internos, y las disposiciones dictadas por la SBS, relacionadas al ámbito de su responsabilidad. Llevar el control de los contratos suscritos, así como las inscripciones registrales de los contratos que sean necesarias. Llevar el control de las garantías adicionales de las operaciones de arrendamiento financiero. Emitir y calificar los reportes del sistema mecanizado con referencia a los aspectos administrativos, tomando acción en caso de haber riesgo para la Caja Metropolitana o incumplimiento por parte del cliente. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Reportar los Riesgos Operativos inherentes al producto. Administrativo. Asesorar al personal de la unidad, en lo relacionado al trámite de las operaciones de arrendamiento financiero. Coordinar la cobranza, con el responsable de monitoreo del Área Comercial, de los gastos post venta, inherentes a las operaciones de arrendamiento financiero. Realizar las liquidaciones de las operaciones de crédito, en situación de cancelaciones adelantadas. Mantener al día el registro de información en los sistemas que dan soporte a as operaciones de arrendamiento financiero. 101
Proponer normas y políticas crediticias para la adecuada administración de los créditos, que garanticen adecuadamente su control. Proponer a su Jefatura, el desarrollo de nuevos procesos que se orienten a optimizar tiempos, respuestas y controles. Supervisar el desenvolvimiento administrativo de los créditos concedidos. Elaborar el Plan de Gestión Administrativa de la unidad; así como, establecer las metas del personal a su cargo. Verificar la conformación del nivel de aprobación correspondiente, con el fin de aprobar los créditos evaluados por el analista de la operación. Proceder con el levantamiento de las garantías, de ser el caso. Aplicar las indemnizaciones por siniestros, pérdidas totales de las garantías de los créditos y coordinar con el bróker los siniestros pendientes. Instruir y supervisar los pagos por servicios de terceros vinculados a los créditos. Realizar el análisis de las cuentas contables referidas a los créditos en coordinación con el Departamento de Contabilidad. Supervisar la entrega oportuna de documentos a los clientes. Hacer seguimiento a los requerimientos realizados al Departamento de Tecnología de Información. Atender los requerimientos de los organismos externos. Solicitar al Departamento de Contabilidad y al Departamento de Tecnología de Información, la atención de los requerimientos de información gerencial sobre los productos de Arrendamiento Financiero. Solicitar al Departamento de Servicios Generales, la instalación de las plaquetas en los bienes arrendados. Hacer seguimiento de las solicitudes, pedidos y/o reclamos de clientes; a fin de que sean atendidos oportunamente e informar a su jefatura. 102
Proponer las acciones de mejora del producto de arrendamiento financiero. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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5.7 GERENCIA CENTRAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Reporta: A la Gerencia General. Supervisa: Departamento de Planeamiento Financiero. Al Área de Finanzas. Al Área de RR. HH. y Administración Función Principal: Es el órgano de apoyo dependiente de la Gerencia General, encargado de la planificación estratégica, mantenimiento del flujo de efectivo requerido para el cumplimiento de los objetivos de negocios; así como, brindar el apoyo administrativo, a través de las unidades organizativas a su cargo. Funciones Específicas: Estratégico. Elaborar el plan estratégico y operativo de su unidad organizativa, coordinando con la Jefatura del Departamento de Planeamiento Financiero. Proponer estándares de calidad en los diferentes procesos realizados por sus unidades organizativas. Control. Supervisar la labor realizada por las unidades organizativas a su cargo. Administrar los riesgos relacionados al logro de sus objetivos, así como: o Asegurar la consistencia entre las operaciones y los niveles de tolerancia al riesgo definidos aplicables a su ámbito de acción. o Asumir, ante el Gerente General, los resultados de la gestión de riesgos correspondientes a su unidad organizativa. Cumplir las políticas, procedimientos y las disposiciones dictadas por la SBS, relacionadas al ámbito de su responsabilidad. Supervisar que el proceso de los gastos e inversiones realizadas por la Caja Metropolitana, se lleven a cabo de acuerdo a normas y políticas aprobadas. Supervisar las actividades de captación de depósitos en coordinación con el Área de Finanzas. Evaluar y controlar el presupuesto institucional y el plan de negocios. Controlar la ejecución y los resultados del plan estratégico y operativo relacionado a su unidad organizativa.
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Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional, de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las operaciones sospechosas. Administrativa. Atender los requerimientos de la Gerencia Central de Negocios, relacionada a la asignación de tasas especiales para las operaciones de crédito; así como, la modificación de las tasas vigentes. Identificar necesidades y desarrollo de actividades de capacitación dentro del ámbito de su competencia. Cumplir con las demás funciones que le asigne la Gerencia General, dentro del ámbito de su competencia.
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5.7.1 DEPARTAMENTO DE PLANEAMIENTO FINANCIERO Reporta: A la Gerencia Central de Administración y Finanzas Función Principal: Liderar la elaboración del plan estratégico y operativo de la organización, así como su permanente seguimiento y actualización, en coordinación con los demás entes de la organización. Dirigir, regular, consolidar y evaluar el progreso y cumplimiento de la gestión presupuestaria de la institución; estableciendo los criterios técnicos y metodológicos correspondientes. Funciones Específicas: Estratégico. Elaborar el plan de negocios de la institución sobre la base de la información presentada por los Órganos Comerciales y controlar su cumplimiento. Elaborar el análisis económico y financiero relacionado al desempeño institucional, así como, consolidar y difundir oportunamente la información sobre los indicadores económicos y financieros de la institución. Realizar el informe que evalúa la gestión institucional, para ser remitido a la Superintendencia de Banca, Seguros y AFPs y empresas Clasificadoras de riesgo, supervisando su envío. Formular el Presupuesto Institucional de Ingresos y Egresos, en concordancia con los Planes Estratégicos y Operativos, efectuando el seguimiento, control, ejecución, evaluación y modificación del mismo. Operativo. Elaborar los cuadros estadísticos e información financiera para la Memoria Anual de la Caja Metropolitana. Realizar estudios técnicos económicos a solicitud de otras gerencias; proyectar, analizar e implementar indicadores de control financiero. Diseñar y poner en marcha los planes de acción corporativos, adquiriendo compromisos y motivación de los involucrados para llevarlos a buen fin. Dar disponibilidad presupuestal a los requerimientos de gastos de personal, bienes, servicios y gastos de capital, de las distintas áreas en la entidad. 106
Hacer seguimiento a las órdenes de compra y/o servicios derivadas de los requerimientos de disponibilidad presupuestal aprobados. Control. Realizar el análisis y evaluación económico financiero del desempeño de las agencias y productos de la Caja Metropolitana. Realizar el análisis costo–beneficio de las inversiones y/o proyectos de la Caja Metropolitana. Realizar el análisis comparativo del desempeño de indicadores financieros y tasas de interés de la Caja Metropolitana, con respecto a otras Instituciones del Sistema Financiero (Benchmarking). Medir los resultados obtenidos por las diferentes unidades organizativas de negocio, generando indicadores de gestión financiera, comercial y operativa para los responsables de las diferentes unidades organizativas de la Caja Metropolitana. Realizar previsiones a corto y largo plazo, ajustadas a las necesidades de la organización, garantizando su presencia en los mercados potenciales. Supervisar y controlar el cumplimiento del presupuesto institucional de acuerdo a las premisas y supuestos aprobados, identificando brechas respecto a metas y proponiendo medidas o acciones para reducirlas. Administrativa. Elaborar los estudios de factibilidad económica de los nuevos productos y/o servicios institucionales, así como de la apertura, traslado y cierre de agencias. Diseñar y administrar el sistema de información gerencial, implementando los reportes necesarios relacionados al desempeño de los principales indicadores financieros de la Caja Metropolitana en el corto plazo. Realizar una presentación mensual a los miembros del Comité de Gerencia, sobre la actividad comercial de cada una de las áreas. Realizar una presentación trimestral al Directorio, del seguimiento al plan estratégico, y cada vez que el Directorio lo solicite. Realizar una presentación mensual al Directorio, acerca de la evolución del presupuesto (posterior al cierre de contabilidad). Elaborar los estudios técnicos económicos solicitados por las Gerencias Centrales y Jefaturas de Área / Oficina. Elaborar las ponencias institucionales para ser difundidas ante entidades externas. 107
Consolidar las proyecciones de los estados financieros en coordinación directa con el Departamento de Contabilidad y el Departamento de Mercado de Capitales y Tesorería. Asimismo, supervisar los procesos de control sobre gastos e inversiones. Apoyar en la toma de decisiones a efectos de que contribuyan en la obtención de los resultados que satisfagan las expectativas de la organización. Definir los criterios de asignación de gastos y distribuir estos adecuadamente para determinar el costo de operación al mayor nivel de exactitud. Brindar apoyo y asesoría a las diferentes áreas de la institución en la preparación de sus respectivas proyecciones presupuestales. Atender los requerimientos de información presupuestal, económica y financiera, solicitados por organismos externos, tales como: Municipalidad Metropolitana de Lima, Contaduría Pública de la Nación, Dirección Nacional de Presupuesto Público, Contraloría General de la República y Congreso de la República; y coordinar permanente con los mismos. Participar en la elaboración del Cuadro de Asignación de Personal – CAP, emitiendo opinión técnica en materia de disponibilidad presupuestal antes del ingreso de nuevo personal. Realizar las ponencias sobre el seguimiento presupuestal y difundirlas ante la alta dirección. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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5.7.2 ÁREA DE FINANZAS Reporta: A la Gerencia Central de Administración y Finanzas Supervisa: Al Departamento de Contabilidad. Al Departamento de Mercado de Capitales y Tesorería. Al Departamento de Captaciones. Función Principal: Planificar, dirigir, coordinar y controlar la gestión contable y la administración de los recursos financieros de la Caja Metropolitana, con la finalidad de asegurar una sana y rentable posición financiera de la Institución, y realizar las evaluaciones económicas financieras y de costo-beneficio de productos, agencias e inversiones. Funciones Específicas: Estratégico. Elaborar el plan estratégico y operativo de su unidad organizativa, en coordinación con la Jefatura del Departamento de Planeamiento Financiero. Negocio. Evaluar el desarrollo económico-financiero de la Caja Metropolitana, elaborando reportes e indicadores para la toma de decisiones. Rentabilizar los activos financieros y los bienes adjudicados de la Caja Metropolitana. Elaborar y presentar propuestas de políticas y estrategias de inversiones para aprobación del Directorio o de quien lo represente. Realizar la asignación de las inversiones entre diferentes clases y tipos de instrumentos de inversión u operaciones. Supervisar y gestionar la relación comercial con clientes que negocian con la institución a través del Departamento de Mercado de Capitales y Tesorería. Establecer las metas de captaciones de depósitos. Proponer al Departamento de Mercado de Capitales y Tesorería, las mejores condiciones en función al mercado y a las necesidades de la institución, para: o Autorizar se lleve a cabo el proceso de fundición de joyas,
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o Negociar las líneas de crédito con las Instituciones Financieras. Obtener de los Bancos Locales y del exterior, el monto de las líneas de crédito otorgadas a la Institución, informando la disponibilidad a las Áreas de Negocios. Autorizar y supervisar que las inversiones realizadas por el Departamento de Mercado de Capitales y Tesorería, se den en las mejores condiciones para la Institución, y dentro de los límites establecidos. Estructurar el financiamiento en el mercado de capitales nacional e internacional, así como de otros instrumentos de apalancamiento. Desarrollar instrumentos financieros. Evaluar financieramente los resultados de la toma de posiciones de los diferentes instrumentos, elaborando reportes de gestión financiera. Establecer las políticas de venta de oro por fundición y joyería. Establecer el precio de venta de oro fundido y venta en joyería, de acuerdo a las políticas establecidas, documentando todo lo actuado. Informar a la Gerencia Central de Administración y Finanzas, sobre la situación financiera, proponiendo de ser el caso, la posibilidad de efectuar la compra / venta de cartera crediticia. Establecer el precio de compra / venta de la cartera crediticia elegida.
Operativo. Supervisar las actividades operativas internas, como transferencias de la institución desde y hacia Bancos, pago a proveedores, tributos y servicios, proceso de adeudados y control de límites operativos. Determinar los valores para la retasación y remate de las garantías y los precios de venta de los bienes adjudicados, considerando los costos y márgenes de rentabilidad. Gestionar con el Departamento de Mercado de Capitales y Tesorería, el fondeo para atender las necesidades de liquidez de la Caja Metropolitana. Gestionar y supervisar la obtención y utilización de los recursos financieros de la Caja Metropolitana, estableciendo los criterios adecuados para su manejo; que permitan la adecuada prestación de los servicios, la cobertura de los gastos operativos y el cumplimiento de las obligaciones que correspondan. Ejercer las funciones y responsabilidades señaladas en el Plan de Contingencia de Liquidez de la Caja Metropolitana; así como, del Comité de Crisis de Liquidez.
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Control. Administrar los riesgos relacionados al logro de sus objetivos, así como: o Asegurar la consistencia entre las operaciones y los niveles de tolerancia al riesgo definidos aplicables a su ámbito de acción. o Asumir, ante el Gerente Central de Administración y Finanzas, los resultados de la gestión de riesgos correspondientes a su Área. Supervisar el cumplimiento de la gestión presupuestal y el plan de acción de la institución. Evaluar los descalces de plazo, moneda y tasas de interés de las posiciones de la Caja Metropolitana. Supervisar y asignar los límites de la posición de cambios. Supervisar el comportamiento de captaciones de acuerdo a las metas establecidas, informando a la Gerencia Central de Administración y Finanzas. Supervisar la compensación de fondos y liquidación de comisiones con el procesador. Supervisar el correcto registro en el sistema de las tasas activas y pasivas, así como los tipos de cambio y del precio del oro. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional, de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Mantener un sistema contable que genere los estados financieros y los resultados de gestión de la Caja Metropolitana. Analizar la estructura de activos y pasivos de la Caja Metropolitana. Designar al representante del Área de Finanzas en la comisión de fundición de joyas de oro. Administrar eficientemente el tarifario de la Institución, aprobando e implementando las tasas activas y pasivas, tasas especiales y preferenciales (fuera del tarifario), así como las tarifas de los productos y servicios ofrecidos. Revisar y proponer las mejoras y actualizaciones a los documentos normativos. Participar como Líder Usuario en los proyectos relacionados al ámbito de su responsabilidad. Controlar los consumos efectuados con la tarjeta de crédito entregada al Presidente del Directorio y Gerente General, para afrontar sus gastos de representación.
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Verificar la elaboración, revisión y remisión oportuna de los informes, anexos y reportes para las instituciones supervisoras, relacionadas a las unidades a su cargo. Revisar y proponer las mejoras y actualizaciones a los documentos normativos. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.7.2.1 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Reporta: Al Área de Finanzas Función Principal: Mantener un sistema contable que genere los estados financieros y los resultados de la gestión para la toma oportuna de decisiones, planificación y control de los negocios de la Caja Metropolitana. Funciones Específicas: Operativo. Generar la interfase contable y el archivo de compensación remitido por el procesador de tarjetas de débito. Generar el encaje mensual a través del sistema, tramitar las firmas y enviar a los Órganos de Control en las fechas establecidas, verificando previamente que las cuentas sean las definidas por la SBS. Supervisar el plan de cuentas de la Caja Metropolitana y su dinámica contable, coordinando con el Departamento de Desarrollo de Procesos la emisión de las normas correspondientes para su aplicación y con el Departamento de Tecnología de Información, el registro en el sistema de las dinámicas correspondientes. Proponer cambios o modificaciones en el sistema contable, tendientes a mejorar el funcionamiento y control de las operaciones de la Caja Metropolitana. Instruir y orientar a los servicios operativos sobre la preparación de los asientos contables y reportes de control que sean requeridos. Supervisar:
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o La vigencia de las cuentas transitorias y su conciliación, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos. o Las conciliaciones bancarias. o La conformidad de los saldos operativos y contables para el cierre de balances y elaboración diaria y mensual de los reportes y anexos. o Las conciliaciones con relación a la compra/venta de cartera crediticia, así como actualizar diariamente el valor contable de la cartera de inversiones negociables disponibles para la venta. Controlar el archivo de su departamento y, proveer a los usuarios la información necesaria ante eventuales necesidades de revisión y atención de reclamos. Control. Supervisar la contabilidad general de las operaciones de la Caja Metropolitana. Supervisar y efectuar diariamente la conciliación contable de las cuentas, de acuerdo a la Directiva interna de la Caja Metropolitana, mediante la coordinación con las unidades operativas responsables de las mismas para la regularización oportuna de las diferencias existentes. Supervisar el proceso contable automático y/o manual, verificando la generación de reportes de saldos y movimientos. Efectuar el análisis y control de las cuentas patrimoniales de uso general y de gestión. Determinar y controlar el cumplimiento de las obligaciones tributarias de la Caja Metropolitana. Supervisar que los asientos contables se encuentren debidamente elaborados, firmados por los funcionarios autorizados y con la documentación sustentatoria correspondiente, coordinando con la Jefatura del Área de Desarrollo las medidas correctivas necesarias, cuando existan desviaciones y errores en su elaboración. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional, de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas.
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Administrativa. Determinar la política contable, encuadrándola dentro de las normas dispuestas por los organismos rectores y por los dispositivos legales. Cumplir con la emisión, revisión y remisión de los informes, anexos y reportes a las instituciones de control y supervisión, que sean de su responsabilidad, coordinando las firmas correspondientes. Brindar apoyo a los auditores externos y de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFPs. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.7.2.2 DEPARTAMENTO DE MERCADO DE CAPITALES Y TESORERÍA Reporta: Al Área de Finanzas Función Principal: Planear, dirigir, coordinar y controlar la administración de todos los recursos financieros en moneda nacional y moneda extranjera, permitiendo una sana y rentable posición financiera de la Institución; manteniendo los niveles adecuados de liquidez y encaje; así como, de maximizar el beneficio de las operaciones cambiarias al menor riesgo posible, optimizando el margen financiero en cada operación en función al riesgo que representa, acorde a los límites establecidos; así como, coordinar, gestionar y supervisar las operaciones de oferta y demanda de capitales que nuestra institución negocia en el sistema financiero nacional. Funciones Específicas: Negocio. Buscar diferentes alternativas de financiamiento para cubrir las necesidades de fondeo de la Caja Metropolitana. Negociar con las Instituciones Financieras la constitución de depósitos y otorgamiento de líneas, así como la aprobación de tasas activas y pasivas especiales de acuerdo a las condiciones establecidas por su Jefatura.
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Obtener de los Bancos Locales el monto de las líneas de crédito otorgadas a la Institución, informando la disponibilidad a la Gerencia Central de Negocios. Rentabilizar los excedentes de liquidez. Ejecutar las políticas y estrategias de inversiones y operaciones financieras. Coordinar con su Jefatura el desarrollo de nuevos productos y operaciones de inversión. Ejecutar las decisiones de inversión, mediante la formulación de propuesta, negociación y cierre de operaciones. Realizar el análisis fundamental y técnico de las inversiones u operaciones financieras; Establecer los valores del precio por gramo de oro para colocaciones, comunicándolas al Área de Banca Personal, para su correspondiente difusión. Registrar y verificar el correcto ingreso en el sistema del precio del gramo de oro; e informar sobre las modificaciones al personal involucrado de la Institución. Administrar y controlar la posición de cambios y el encaje (proyección y definitivo). Controlar las operaciones otorgadas con tipo de cambio especial. Realizar la cobertura de fondos en nuestra cuenta con el Banco Administrador, para la atención de operaciones realizadas con tarjetas de débito de nuestros clientes. Apoyar a su jefatura en determinar el precio de venta de oro fundido en las mejores condiciones para la institución, así como establecer el precio de venta de oro en joyería. Establecer y proporcionar los tipos de cambio mínimo y máximo utilizados por nuestra Institución para las operaciones de compra/venta. Autorizar las operaciones con tipo de cambio especial dentro de las políticas y límites establecidos por su Jefatura. Elaborar el plan de negocios de su departamento. Registrar y verificar el correcto ingreso en el sistema de los tipos de cambio especial. Negociar con los clientes y las instituciones financieras las operaciones de cambios. Mantener los límites establecidos en la posición de sobrecomprado y sobrevendido, de acuerdo a la política de límites y de riesgo cambiario establecida por nuestra institución y la SBS. Proponer negocios de cambio en monedas diferente al dólar americano. 115
Administrar el portafolio de inversiones de renta fija de la Caja Metropolitana, tanto en MN como en ME. Atender las diferentes actividades con clientes corporativos, institucionales, financieros e internacionales de la Caja Metropolitana, incluyendo el origen y distribución de productos de tipo de interés, de cambio y derivados. Gestionar, supervisar y evaluar nuestra participación y de nuestros clientes en el Mercado de Valores, coordinando con Sociedades Agentes de Bolsa, la realización de operaciones Bursátiles. Efectuar el análisis financiero para el desarrollo de nuevos productos, servicios o procesos, relacionados al Mercado de Capitales. Operativo. Elaborar los planes y previsiones de tesorería, así como su seguimiento y actualización. Ejecutar las decisiones de inversión, incluyendo las propuestas formuladas, la confirmación de las órdenes y el cierre de las transacciones. Cumplir con la emisión y revisión de anexos y reportes a las instituciones supervisoras, que sean de su responsabilidad. Administrar los riesgos de tasa de interés, cambiario, liquidez y el encaje en su proyección. Registrar y verificar el correcto ingreso en el sistema, de: o Las tasas activas y pasivas autorizadas. o Los tipos de cambio autorizados, incluyendo los especiales. Control. Realizar y monitorear las operaciones de inversión dentro de los límites establecidos. Tener conocimiento del impacto de cambios en los mercados, tanto esperados como inesperados, sobre el valor de las diferentes posiciones. Efectuar el análisis de la rentabilidad esperada en las operaciones de compra/venta de cartera crediticia. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional, de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas.
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Administrativa. Ejercer las funciones señaladas en las normas del Plan de Contingencia de Liquidez; así como, las asignadas en el Reglamento del Comité de Crisis de Liquidez. Elaborar y difundir los cuadros de: o Rentabilidad de cambios y metas. o Posición de adjudicados contra valor internacional. Proveer de los fondos necesarios, en los casos de compra de cartera. Presentar la proyección del encaje a la Gerencia General para conocimiento del Directorio. Mantener a disposición de la Gerencia General, el Flujo de Caja de la institución. Supervisar la información a proporcionarse a la SBS, con respecto a las fórmulas y su modalidad de cálculo, así como de los programas solicitados en las normas de transparencia. Cumplir con la emisión y revisión de los reportes para las instituciones supervisoras, que sean de su responsabilidad. Fortalecer e incrementar la base de clientes a través de visitas programadas, coordinadas con su Jefatura. Disponer el uso de fondos de la institución dentro de los horarios establecidos y, actuar de acuerdo a la disponibilidad existente o a instrucciones puntuales de su Jefatura. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.7.2.3 DEPARTAMENTO DE CAPTACIONES Reporta: Al Área de Finanzas Función Principal: Es el órgano encargado de promover y desarrollar los productos de captación de depósitos en la institución. Funciones Específicas: Operativo. Proponer a su Jefatura de Área, los planes para promover la captación de depósitos a nivel institucional.
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Evaluar los servicios actuales que se brindan a los clientes y proponer mejoras. Revisar los reportes emitidos por el sistema mecanizado, con relación a los aspectos administrativos y operativos, tomando acción en caso de haber riesgo para la Caja Metropolitana. Control. Supervisar el desenvolvimiento de los gestores de captaciones con relación a sus metas fijadas. Verificar la correcta aplicación de los cambios de las tasas de interés y comisiones que cobra el sistema por los productos del pasivo. Cumplir las políticas, procedimientos y las disposiciones dictadas por la SBS, en todo lo relacionado al ámbito de su competencia. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Proponer normas y políticas para la adecuada administración y procesamiento de las operaciones de captación de depósitos a nivel nacional. Asesorar al personal de Negocios y de las agencias a nivel nacional, en todo lo relacionado a la captación de las operaciones pasivas. Elaborar anualmente el Plan de Captaciones de su departamento, en coordinación con el Departamento de Marketing e Imagen Institucional. Solicitar al Departamento de Recursos Humanos, los cursos a dictar relacionadas con las técnicas y políticas de captación de depósitos. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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5.7.3 ÁREA DE RR. HH. Y ADMINISTRACIÓN Reporta: A la Gerencia Central de Administración y Finanzas. Supervisa:
A la Unidad de Seguridad. Al Departamento de Recursos Humanos. Al Departamento de Logística. Al Departamento de Servicios Generales. Al Departamento de Seguros.
Función Principal: Planear y dirigir la gestión administrativa de recursos humanos, de logística, de seguros y, de seguridad física de la Caja Metropolitana; así como, responsable de la capacitación permanente del personal de la institución, en temas relacionados a la función que desempeñen. Funciones Específicas: Estratégico. Elaborar el plan estratégico y operativo de su unidad organizativa, en coordinación con la Jefatura del Departamento de Planeamiento Financiero. Control. Analizar y evaluar la gestión y seguridad de la Caja Metropolitana, elaborando informes para la toma de decisiones. Supervisar la seguridad y seguros de los bienes adjudicados por la institución. Supervisar las actividades conducentes a ofrecer la seguridad integral de las instalaciones, bienes muebles e inmuebles, trabajadores de la institución y a los clientes que se encuentren dentro de las instalaciones. Supervisar las actividades programadas de seguridad física de la Caja Metropolitana. Participar en la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y efectuar seguimiento a su ejecución. Administrar los riesgos relacionados al logro de sus objetivos, así como: o Asegurar que las actividades del Área se desarrollen dentro de los niveles de tolerancia al riesgo 119
o Asumir, ante el Gerente Central de Administración y Finanzas o a su nivel de reporte inmediato, los resultados de la gestión de riesgos correspondientes a su unidad organizativa. o Cumplir con lo dispuesto por el Reglamento de la Gestión Integral de Riesgos, en los casos de procesos subcontratados con terceros, asegurándose que se mantenga reserva y confidencialidad sobre la información que pudiera serles proporcionada. Efectuar el análisis formal de los riesgos asociados en toda subcontratación significativa, poniéndolo en conocimiento del Directorio para su aprobación (se entiende por significativa, aquella subcontratación que, en caso de falla o suspensión del servicio, puede poner en riesgo importante a la institución, al afectar sus ingresos, solvencia, o continuidad operativa). Asegurarse de que en los casos de subcontratación significativa, los contratos suscritos con los proveedores correspondientes, incluyan cláusulas que faciliten una adecuada revisión de la respectiva prestación, por parte de las empresas, del Órgano de Control Institucional, de la Sociedad de Auditoría externa, así como por parte de la SBS o la persona que ésta designe. Atender las observaciones del OCI, de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas.
Administrativa. Elaboración de los planes de trabajo de cada departamento, estableciendo las medidas para su cumplimiento. Supervisar que se la administre eficientemente los recursos humanos y logísticos por cada uno de sus departamentos, velando permanentemente por un control del gasto y la oportuna atención y mantenimiento de los requerimientos internos. Contribuir al desarrollo del personal, generando un ambiente de confianza, y una cultura de trabajo de intercambio de ideas e información, reconocimiento del desempeño, y búsqueda de la excelencia mediante el trabajo en equipo. Atender a las Gerencias Centrales, Jefaturas de Áreas / Oficinas de la Caja Metropolitana, las solicitudes de los programas de capacitación del personal a su cargo, proponiendo los expositores, material y lugar donde se llevarán a cabo. Mantener operativa la infraestructura y servicios de la Caja Metropolitana. Canalizar la correspondencia interna y externa de la Caja Metropolitana.
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Supervisar la contratación de los seguros de la Caja Metropolitana y de las operaciones de crédito con clientes, así como, presentar los reclamos y tramitar el cobro a la Cía. de Seguros por los siniestros. Proponer las mejoras y actualizaciones a los documentos normativos. Instruir para que el archivo general se mantenga debidamente custodiado y clasificado. Desarrollar de proyectos orientados a las mejoras operativas, que generen ahorros y reducción de cargas de trabajo, que faciliten la labor operativa. Administrar al personal a su cargo y, dirigir las acciones para la mejora del clima laboral y reducción de la rotación interna Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.7.3.1 UNIDAD DE SEGURIDAD Reporta: Al Área de RR. HH. y Administración. Función Principal: Dirigir, coordinar, supervisar y controlar las actividades de seguridad física de la Caja Metropolitana, y hacer propuestas de mejoras a su Jefatura para su evaluación y aplicación. Funciones Específicas: Estratégico. Elaborar el plan estratégico y operativo de su unidad organizativa, en coordinación con su Gerencia y la Jefatura del Departamento de Planeamiento Financiero. Operativo. Proponer y aplicar normas de seguridad física para impedir las acciones que pongan en riesgo la integridad de los clientes, trabajadores y el patrimonio de la Caja Metropolitana. Implementar los procedimientos orientados a fomentar la participación de todo el personal de la institución, en temas relacionados con la seguridad.
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Planificar y establecer los medios de evacuación más rápidos y seguros para el personal en casos de siniestro. Instalar en lugares estratégicos, las señales y carteles relacionados a seguridad, ilustrando el correcto uso de escaleras y extintores, de acuerdo a lo señalado por el Departamento de Logística. Cumplir con el rol de inspecciones en la Oficina Principal y Agencias (a nivel nacional); de acuerdo a lo establecido en la norma sobre Seguridad Interna; a fin de constatar que se encuentren en buen estado las instalaciones físicas, eléctricas, sanitarias y equipos de seguridad. Supervisar y gestionar el buen estado de operatividad de las cámaras en las agencias y en locales administrativos, así como la conservación de los videos. Desarrollar los proyectos dirigidos a mejorar u atender las observaciones, deficiencias y sustentarlos ante su Gerencia para su aprobación y posterior aplicación. Control. Realizar, controlar y supervisar el avance de las pesquisas e investigación de los problemas relacionados con hechos que atenten contra la integridad y el patrimonio de la Caja Metropolitana. Controlar los trabajos de mantenimiento a efectuarse en las Agencias después del horario de atención al público, fines de semana y en días no laborables, de acuerdo a lo programado por el Departamento de Logística. Administrar, supervisar y controlar el buen uso de armas en la institución (de ser el caso). Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional y de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativo. Planificar, establecer, controlar, supervisar y dirigir el cronograma de acciones respecto a los riesgos, siniestros y catástrofes, realizando simulacros y evaluando sus resultados. Implementar las medidas de seguridad necesarias para la correcta protección, tanto de las instalaciones, como de los diferentes activos de la Caja Metropolitana.
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Asesorar al personal de la institución en aspectos policiales y de seguridad, relacionados a las funciones asignadas. Adoptar las medidas de seguridad pertinentes para garantizar la seguridad del personal, locales (a nivel nacional) y resguardo de valores y efectivo. Desarrollar y aplicar programas de seguridad, prevención de accidentes y vigilancia, así como, cursos de capacitación y planeación de simulacros a los brigadistas de la institución, en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos y/o los organismos de emergencia locales. Proponer al Departamento de Desarrollo de Procesos, el establecimiento y formalización de las normas de seguridad física y de protección. Establecer las coordinaciones necesarias con la Policía Nacional, Defensa Civil, Cuerpo de Bomberos y en general con los organismos oficiales que correspondan, para la toma de decisiones conjuntas en los casos que sea necesario. Brindar apoyo y prestar auxilio al personal de la Caja Metropolitana cuando este lo requiera, dentro del campo de su competencia. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.7.3.2 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Reporta: Al Área de RR. HH. y Administración. Función Principal: Administrar al personal en cuanto a las vacaciones, el pago de la planilla, pagos diversos vinculados a ésta, los descuentos, la asistencia, los permisos, los contratos de trabajo, el CAP, etc. Representar a la Caja Metropolitana ante las entidades laborales en coordinación con su Gerencia y la Oficina Legal. Administrar el Desarrollo del Capital Humano de la Organización, en lo que se refiere al proceso de selección, inducción, capacitación y desarrollo de la línea de carrera de los colaboradores, generando un ambiente de confianza y una cultura de trabajo de intercambio de ideas e información, reconocimiento del
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desempeño y búsqueda de la excelencia mediante el trabajo en equipo. Funciones Específicas: Estratégico. Elaborar el plan estratégico y operativo de su unidad organizativa, en coordinación con su Jefatura y la Jefatura del Departamento de Planeamiento Financiero. Operativo. Implementar procedimientos para comunicar al responsable de la Seguridad Informática, sobre los cambios del personal. Atender los préstamos administrativos urgentes, solicitados por el personal de la institución, de acuerdo a las pautas establecidas. Dar opinión previa, como condición para el proceso de otorgamiento de los Préstamos Administrativos y administrar los urgentes. Administrar los poderes de los funcionarios de la Caja Metropolitana, solicitando la cancelación en caso de desvinculaciones, ceses, renuncias y proponiendo poderes a nuevos funcionarios que por su función lo requieran Administrar la calificación de la planilla Atender las desvinculaciones del personal a solicitud de su Jefatura. Establecer el Plan de Comunicación interna, supervisando los programas motivacionales del personal. Formular, implementar, evaluar y hacer seguimiento al programa anual de comunicación interna. Implementar Programas que fortalezcan mejoras en la cultura organizacional y del clima laboral de la institución, la gestión del cambio entre otras acciones y proyectos de desarrollo del personal. Formular, implementar, evaluar y hacer seguimiento al programa de trabajo en relación a los sub sistemas de gestión de desarrollo humano, en selección, capacitación, desarrollo, comunicación interna, cultura y clima laboral, comprendiendo las estrategias vinculadas a la cultura organizacional (Misión, Valores y Competencias de la institución).
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Formular, implementar, evaluar y hacer seguimiento, al programa anual de Desarrollo del Personal (Capacitación, Línea de carrera y Sucesión). Identificar personal en función de su talento, y establecer el desarrollo de programas que tengan a bien desarrollar competencias y aminorar las brechas existentes entre persona y puesto. Elaborar, implementar y administrar el programa de reclutamiento y la selección del personal para atender las necesidades de la institución. Elaborar, ejecutar y evaluar el plan de capacitación de la institución, de acuerdo a los requerimientos de las unidades organizativas. Preparar el material requerido para llevar a cabo la capacitación del personal, manteniendo un archivo de los mismos, como fuente de consulta. Formular el plan de eventos y celebraciones de la institución, organizar los mismos de acuerdo a las diversas fechas importantes, así como onomásticos del personal, entre otros. Preparar y entregar los diplomas, constancias o certificados de cursos, seminarios, etc. a los trabajadores participantes, y archivar en el file del trabajador. Control. Supervisar la aplicación del Reglamento Interno de Trabajo en los aspectos de disciplina, asistencia, vacaciones, prestaciones, méritos y amonestaciones del personal y rubros relacionados con la emisión de la planilla. Efectuar el control, registro y proceso de las compensaciones por tiempo de servicios (CTS), provisiones de fondos indemnizatorios, vacaciones, y liquidaciones de beneficios sociales. Solicitar al responsable de la Oficina Legal, la elaboración de los contratos de trabajo relacionados al personal de la institución. Revisar y proponer las mejoras y actualizaciones de los manuales de Políticas y de procedimientos. Elaborar y mantener actualizado el Cuadro de Asignación de Personal (CAP) de la Caja Metropolitana. Supervisar los programas de bienestar social, integración y recreación del personal, así como la responsabilidad social de la institución. Desarrollar y supervisar las herramientas de gestión de evaluación del desempeño y supervisar el modelo de 125
gestión por competencias, a fin de mejorar el rendimiento y optimizar el alineamiento de las personas en la contribución de valor. Monitorear, controlar y evaluar los resultados de las actividades de inducción, capacitación y desarrollo profesional del personal de la institución. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional y de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Administrar la planilla de la Caja Metropolitana. Solicitar al Departamento de Mercado de Capitales y Tesorería, la disponibilidad de los fondos para el cumplimiento oportuno de las retenciones por los pagos de seguros, pensiones y aportes legales de la institución y empleados. Administrar el proceso de evaluación del desempeño y de competencias del personal. Administrar los planes de carrera y sucesión del personal. Administrar los indicadores y las estadísticas de desarrollo del personal. Administrar los planes de acción para las mejoras del clima laboral. Obtener la aprobación de su Jefatura del plan anual de capacitación y de su presupuesto para el próximo ejercicio (antes de finalizar el año). Informar a las Jefaturas de Área involucradas, respecto a la asistencia y rendimiento de los participantes en los programas de capacitación. Desarrollar facilitadores internos para reducir el gasto de capacitación externa. Administrar los files de los colaboradores. Evaluar propuestas de capacitación externa, solicitado por las áreas usuarias, analizando su costo y beneficio para la institución. Informar a las autoridades laborales respecto a las obligaciones establecidas por Ley, respecto a la gestión de recursos humanos. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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5.7.3.4 DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA Reporta: Al Área de RR. HH. y Administración. Supervisa: A la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones. A la Unidad de Almacén y Control Patrimonial. Función Principal: Asegurar el aprovisionamiento y el adecuado manejo y administración de los bienes, activos fijos, insumos, materiales y servicios que la Caja Metropolitana requiere para el normal desarrollo de sus operaciones. Funciones Específicas: Operativo. Reclutamiento, selección y evaluación de candidatos a proveedores de la institución. Negociar con los proveedores, obteniendo ventajas en precios y calidad. Generar y mantener actualizado el inventario de activos y recursos asignados a cada trabajador de la institución; así como, implementar los procedimientos para la recepción de los activos y recursos, en caso de renuncia o cese del trabajador. Codificar y controlar el ingreso, baja y ubicación de activos. Atender el requerimiento del Departamento de Desarrollo de Procesos con relación al diseño, modificación e impresión de nuevos formularios y su reposición. Supervisar la contratación y seguimiento de las pólizas de seguro patrimoniales en coordinación con la Jefatura del Departamento de Seguros, manteniendo actualizada la cobertura de seguros sobre los activos de la empresa y aquellos entregados en arrendamiento financiero. Tramitar el pago a los proveedores de los bienes y servicios adquiridos por la Caja Metropolitana, siempre que se cuente con el V° B° de las Jefaturas de Área / Oficina solicitante, en señal de conformidad de dichos bienes adquiridos o servicios realizados.
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Efectuar semestralmente el inventario general de los bienes y activos. Controlar y tramitar el pago de tributos municipales y de servicios públicos de la Caja Metropolitana. Colocar las plaquetas en los bienes muebles adquiridos por la institución para su uso y para aquellos entregados en arrendamiento financiero. Canalizar la correspondencia interna y externa de la Caja Metropolitana. Control. Supervisar y controlar las actividades del módulo de recepción –telefonista. Calificar los gastos efectuados a fin de autorizar su proceso contable. Controlar el ingreso, salida y las existencias de útiles de oficina, impresos en general y valorados, a fin de gestionar su oportuna reposición. Asegurarse que en los casos de subcontratación significativa, los contratos suscritos con los proveedores correspondientes, incluyan cláusulas que faciliten una adecuada revisión de la respectiva prestación, por parte de las empresas, del Órgano de Control Institucional, de la Sociedad de Auditoría externa, así como por parte de la SBS o la persona que ésta designe. Realizar el control y mantenimiento de las unidades de transporte de la institución. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional y de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Cumplir con lo dispuesto por el Reglamento de la Gestión Integral de Riesgos, sobre los procesos subcontratados con terceros, para que mantengan en reserva y confidencialidad sobre la información que pudiera serles proporcionada. Solicitar a los proveedores las garantías (cartas fianza, pólizas de caución) y derivarlos a Operaciones para su custodia y control. Solicitar al responsable de la Oficina Legal, la elaboración o revisión de los contratos con proveedores y otros.
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Administrar y proteger el archivo general de la institución (oficina principal y agencias), controlando la salida y devolución de los documentos, así como la baja de acuerdo al periodo legal. Supervisar el mantenimiento de las agencias a fin de que se garantice su buen estado de presentación. Ejecutar las medidas adecuadas para la mejor presentación conservación y mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles de la Caja Metropolitana. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.7.3.4.1 UNIDAD DE CONTRATACIONES
ADQUISICIONES
Y
Reporta: Al Departamento de Logística Función Principal: Efectuar las adquisiciones y contrataciones de los bienes y servicios requeridos por la Caja Metropolitana; informar al Departamento de Contabilidad los pagos a efectuarse para su contabilización y efectuar una eficiente custodia y control de la documentación de su unidad. Funciones Específicas: Operativo. Controlar y registrar en el sistema las cartas fianzas correspondientes a las adquisiciones y contrataciones de la Institución. Remitir a la Unidad de Valores para su custodia, las cartas fianzas y pólizas de caución recibidas de los proveedores. Canalizar y controlar el traslado de la correspondencia interna y externa, administrando de ser el caso el servicio de mensajería. Presentar a su Jefatura y la del Área de RR. HH. y Administración, los pedidos de los usuarios para su aprobación.
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Informar al Departamento de Contabilidad los pagos a efectuarse, para que procedan a su contabilización. Efectuar el seguimiento de la ejecución de los pedidos y su actualización. Vigilar el vencimiento de los contratos con los proveedores, a fin de iniciar los procesos de renovación con la debida antelación. Control. Realizar el seguimiento de los procesos de selección y mantener los archivos correspondientes a dichos procesos. Realizar el seguimiento y control de los gastos incurridos en los servicios públicos (agua, luz, telefonía, transporte de valores contratados por la Caja Metropolitana). Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Recibir y tramitar los pedidos de adquisiciones y contrataciones. Llevar a cabo con los Comités Especiales y su Jefatura, la realización de los procesos de selección. Representar a la institución y participar como miembro del Comité Especial en compras corporativas. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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5.7.3.4.2 UNIDAD DE PATRIMONIAL
ALMACÉN
Y
CONTROL
Reporta: Al Departamento de Logística. Función Principal: Administrar, custodiar y controlar los bienes y suministros de la Institución, velando por su normal abastecimiento. Funciones Específicas: Operativo. Codificar y controlar a través del sistema, el ingreso de los nuevos activos. Registrar en el sistema, la asignación, ubicación y traslado de los activos fijos, los cuales serán asignados bajo responsabilidad del usuario y su jefatura. Registrar los activos declarados en desuso y gestionar su baja con el Comité. Efectuar el requerimiento de los útiles de oficina, impresos en general, suministro de cómputo y otros bienes de consumo, a fin de determinar su reposición oportuna. Recibir los bienes y suministros adquiridos de los proveedores, y supervisar su registro en el sistema. Control. Verificar semestralmente el inventario general de los bienes y los activos de la Institución. Controlar el ingreso y salida de los bienes y los suministros adquiridos a los proveedores. Remitir mensualmente al Departamento de Contabilidad, el inventario de los bienes de consumo. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas.
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Administrativo. Atender los pedidos solicitados vía sistema por las Unidades Organizativas de la Caja Metropolitana, referidas a los bienes y suministros. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.7.3.5 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Reporta: Al Área de RR. HH. y Administración. Función Principal: Planificar y supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo de los activos e infraestructura de la Institución, para asegurar su buen estado de funcionamiento como soporte de las operaciones y buena atención a los usuarios. Funciones Específicas: Operativo. Ejecutar y supervisar asesorías en diseño y rediseños de ambientes. Preparar las órdenes de trabajo a los operarios de maestranza. Asignar equipo telefónico al puesto que por su función lo requiera, de acuerdo a las políticas de la Caja Metropolitana. Mantener actualizada la relación de número/ colaborador / minutos asignados. Control. Efectuar el seguimiento de la atención de los pedidos de mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles, solicitados por las diferentes unidades organizativas. Verificar el buen uso de la bolsa de minutos de telefonía, a fin de que se utilice la cantidad contratada. Cumplir con la normativa establecida para la adquisición de los Insumos químicos y productos fiscalizados (IQPF) requeridos para tasación de joyas, vigilando los consumos y el cumplimiento de disposiciones de las entidades supervisoras. 132
Supervisar y controlar: o El servicio de limpieza y mantenimiento de las agencias y oficina principal. o Las habilitaciones de obras, instalaciones y equipamiento de la Institución. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Administrar, controlar y proponer los servicios externos de mantenimiento, adecuación de locales y reparaciones, controlando la aplicación y vigencia de los contratos correspondientes. Administrar el personal asignado a maestranza, controlando la labor que realicen. Cumplir con las demás funciones que le asignen dentro del ámbito de su competencia. 5.7.3.6 DEPARTAMENTO DE SEGUROS Reporta: Al Área de RR. HH. y Administración. Función Principal: Asesorar al personal de la institución en temas de seguro (desgrávame, todo riesgo, etc), coordinando con las Cías. de Seguros las mejores condiciones para nuestra institución, así como el recupero oportuno en caso de siniestros. Funciones Específicas: Operativo. Administrar y gestionar las pólizas de seguros patrimoniales, de salud y deshonestidad de la institución. Supervisar las medidas de seguridad y coberturas adecuadas que amparen permanentemente los bienes expuestos a riesgos. Elaborar informes, atender y efectuar el seguimiento de siniestros en coordinación con el broker, Cías. de Seguros y beneficiarios. Supervisar el registro y seguimiento de los reclamos e indemnizaciones de los seguros contratados. 133
Revisar y aprobar los montos a pagar a las Cías. de Seguros, por las pólizas vigentes contratadas. Efectuar las inclusiones y exclusiones de las pólizas de seguros relacionadas a las operaciones de cartera crediticias vendida/adquirida. Incluir o retirar de la póliza de seguros, los activos fijos de la institución ingresados y dados de baja respectivamente. Realizar los trámites de inscripción, renovación, cancelación de primas, reembolsos y otros administrativos, en coordinación con el broker de seguros y Cías. de Seguros. Tramitar las indemnizaciones ante las Cías. de Seguros, con la documentación sustentatoria correspondiente. Tomar conocimiento de las nuevas y mejores condiciones en los seguros y, evaluar su aplicabilidad en la Caja Metropolitana. Control. Elaborar y controlar el programa anual de los contratos de seguros de clientes de la institución. Efectuar la contratación y seguimiento de las pólizas de seguro con endoso a favor de la Caja Metropolitana de garantías hipotecarias, mobiliarias o por créditos de arrendamiento financiero. Supervisar los pagos realizados por el Departamento de Recursos Humanos, con relación a la Póliza de Seguro Vida Ley de los trabajadores. Atender las observaciones del OCI, de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Proponer a su Jefatura, las normas relacionadas a la contratación de los programas de seguros relacionados a los activos de la institución, como a las operaciones de crédito con clientes. Asesorar a los funcionarios responsables de los productos crediticios, en todo lo relacionado a la contratación, pago y otros relacionados a las pólizas de seguros. Proporcionar a las unidades organizativas que atienden al público, de la información relativa a los montos / tasas
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cobradas por las Cías. de Seguros en sus diferentes tipos de pólizas. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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5.8 GERENCIA CENTRAL DE NEGOCIOS Reporta: A la Gerencia General. Supervisa:
A la Unidad de Seguimiento y Planeamiento Comercial Al Departamento de Marketing e Imagen Institucional. A las Gerencias Regionales. Al Área de Banca Comercial. Al Área de Banca Minorista. Al Área de Banca Personal. Al Área de Banca Especial. Al Área de Arrendamiento Financiero.
Función Principal: Es el órgano encargado de la promoción y venta de los productos de colocaciones, a través de las Gerencias Regionales y Áreas de negocios a su cargo, en el marco de las políticas institucionales y cumpliendo con las disposiciones establecidas por los entes reguladores. Funciones Específicas: Estratégico. Elaborar el plan estratégico y operativo de su Gerencia, en coordinación con el responsable de Seguimiento y Planeamiento Comercial y la Jefatura del Departamento de Planeamiento Financiero. Establecer los objetivos, estrategias y planes de negocios de las áreas a su cargo, alineados al Plan Estratégico de la institución. Negocio. Promover, desarrollar y mantener relaciones financieras con clientes, generando una cartera de alta calidad dentro del margen de rentabilidad y riesgo aprobado por la institución. Atender las necesidades de los clientes y ofrecerles los productos del activo, pasivo y de servicios que requieran. Aprobar las operaciones de crédito a su cargo dentro de su ámbito y límites de autonomía.
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Proponer a la Gerencia Central de Administración y Finanzas, la asignación de tasas especiales en sus operaciones de crédito; así como, la modificación de las tasas vigentes. Liderar el proceso de compra / venta de cartera crediticia. Analizar y evaluar la cartera de créditos a comprar / vender. Proponer a la Gerencia General, la oportunidad de negocios. Mejorar, renovar, innovar y crear servicios al cliente, coordinando su implementación con las unidades organizativas correspondientes. Control. Supervisar la gestión de las Gerencias Regionales y de las áreas de negocios en la promoción y desarrollo de productos del activo y servicios a su cargo. Supervisar a las Áreas de negocios en el cumplimiento de sus planes y metas de operaciones crediticias. Administrar los riesgos relacionados al logro de sus objetivos, así como: o Asegurar la consistencia entre las operaciones y los niveles de tolerancia al riesgo definidos aplicables a su ámbito de acción. o Asumir, ante el Gerente General, los resultados de la gestión de riesgos correspondientes a su unidad organizativa. Cumplir las políticas, procedimientos y las disposiciones dictadas por la SBS, relacionadas al ámbito de su responsabilidad. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional, de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Controlar la ejecución y los resultados del plan estratégico y operativo de su sector, monitoreando el resultado de los productos a su cargo. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las operaciones sospechosas. Administrativa. Mantener un óptimo nivel de coordinación con la Gerencia Central de Desarrollo y Operaciones para el desarrollo de las actividades bajo su responsabilidad. Identificar necesidades y desarrollo de actividades de capacitación dentro del ámbito de su competencia. Remitir al Departamento de Planeamiento Financiero, el estudio de mercado relacionado al proyecto de agencia, con el fin de elaborar el estudio de factibilidad. Proponer anualmente a la Gerencia Central de Desarrollo y Operaciones, su Plan de Expansión de agencias. Planificar con el Departamento de Marketing e Imagen Institucional, la elaboración del material de publicidad y estrategia para el lanzamiento de los nuevos productos y servicios.
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Cumplir con las demás funciones que le asigne la Gerencia General, dentro del ámbito de su competencia. 5.8.1 UNIDAD DE SEGUIMIENTO Y PLANEAMIENTO COMERCIAL Reporta: A la Gerencia Central de Negocios Función Principal: Control de la gestión comercial de los canales y los productos ofrecidos por la institución. Funciones Específicas: Estratégico. Apoyar a su Gerencia, en la elaboración del plan estratégico y operativo de su unidad organizativa, en coordinación con la Jefatura del Departamento de Planeamiento Financiero. Control. Controlar y efectuar el seguimiento de los proyectos estratégicos de la Gerencia Central de Negocios. Controlar y hacer el seguimiento correspondiente, de las metas comerciales, indicadores de gestión y BSC. Apoyar en el desarrollo del lanzamiento de nuesvos productos crediticios. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional, de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Apoyar en la toma de decisiones a efectos de que contribuyan en la obtención de los resultados que satisfagan las expectativas de la organización. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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5.8.2 DEPARTAMENTO DE MARKETING E IMAGEN INSTITUCIONAL Reporta: A la Gerencia Central de Negocios Función Principal: Por Marketing.Dirigir las actividades relacionadas al desarrollo de nuevos productos y servicios innovadores y rentables, en coordinación con las demás áreas de la Institución, siendo responsable por los resultados y estrategias; mejorar la rentabilidad y negocios de los productos y servicios existentes; generar estrategias de marketing para incrementar las colocaciones y captaciones de los productos y servicios ofrecidos. Por Imagen Institucional.Elaborar el plan de imagen institucional, definiendo las estrategias y políticas a seguir, con el fin de mantener en alto el prestigio y la imagen de la Caja Metropolitana. Funciones Específicas: Por Marketing.Estratégico. Elaborar el plan de mercadeo, publicidad y promoción para la Caja Metropolitana, teniendo en cuenta las normas de transparencia y protección al consumidor. Elaborar el proyecto de memoria anual de la Caja Metropolitana, la misma que deberá de contener una descripción general de las principales características de la Gestión Integral de Riesgos. Control. Revisar en forma permanente, los sistemas, procesos, metas, mercado y otros factores relevantes, para efectos de prever y planear nuestras estrategias de marketing. Realizar previsiones a corto y largo plazo, ajustadas a las necesidades de la organización, garantizando su presencia en los mercados potenciales. Realizar el análisis de la competencia, identificando oportunidades, amenazas o problemas, así como factores de índole económico, que eventualmente puedan afectar el planeamiento realizado.
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Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional, de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Apoyar en la toma de decisiones a efectos de que contribuyan en la obtención de los resultados que satisfagan las expectativas de la organización. Mejorar las coordinaciones entre las unidades organizativas internas, con miras a anticiparse a cambios tecnológicos, mejora de los índices de crecimiento y uso racional de los recursos. Encargar la realización de estudios de mercado, a fin de detectar nuevos segmentos de desarrollo y/o fuentes potenciales de recursos y negocios, con la finalidad de orientar y/o generar los medios que permitan acceder a ellos, en función de los requerimientos de los Órganos Comerciales de la Institución. Administrar, dirigir y controlar la página web de la Caja Metropolitana, en coordinación con el Oficinal de Atención al Usuario y el Departamento de Tecnología de Información. Idear, liderar y coordinar con los jefes de producto, campañas de promoción de productos y servicios; así como coordinar con el responsable de Imagen Institucional, las comunicaciones con los medios de prensa. Programar y ejecutar las campañas de promoción y publicidad aprobadas por la Gerencia General. Preparar los perfiles de nuevos productos y servicios, estableciendo las coordinaciones necesarias para su implementación. Diseñar los formatos impresos de la Caja Metropolitana, en coordinación con el Departamento de Desarrollo de Procesos. Revisar y canalizar las comunicaciones que la Caja Metropolitana desee publicar en los diferentes medios de comunicación, a través del Área de RR. HH. y Administración, con el Vº Bº del responsable de Imagen Institucional. Gestionar la publicación de los remates de acuerdo con la programación anual y coordinar con el Departamento de Tecnología de Información la oportuna emisión de los avisos de remate y adjudicación para su remisión a los clientes. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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Por Imagen Institucional.Control. Identificar los riesgos que afecten o puedan afectar la imagen de la Caja Metropolitana (riesgo reputacional), tomando las medidas correctivas del caso. Administrativa. Idear, liderar y coordinar con los jefes de producto de negocios, campañas de imagen; así como realizar eventos, solicitudes de auspicios y las gestiones de relación y distribución de material con la prensa. Ser el portavoz oficial de la institución, ante cualquier crisis o situación que requiera la necesidad de hacer declaraciones públicas o a grupos de interés específicos. Mantener actualizada la lista de contactos de medios de comunicación y representantes de instituciones gubernamentales y privados vinculados a la institución. Revisar y canalizar las comunicaciones externas que la Caja Metropolitana desee publicar en los diferentes medios de comunicación, a través del Área de RR. HH. y Administración. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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5.8.3 GERENCIA REGIONAL (Lima, Norte y Sur) Supervisa: Al Jefe Zonal en los casos de la Regional Lima Reporta: Por los aspectos relacionados al ámbito comercial, a la Gerencia Central de Negocios Por los aspectos relacionados al ámbito operativo, al Área de Operaciones. Función Principal: Promover y desarrollar los productos del activo, pasivo y servicios en las agencias y oficinas de su Región, analizando el mercado y la competencia en el marco de las políticas institucionales establecidas y en coordinación con la Gerencia Central de Negocios. Gestionar la red de Agencias y Oficinas a su cargo en cuanto a las actividades operativas, requerimientos de personal y logísticos, en coordinación con el Área de Operaciones. Funciones Específicas: Negocio. Planificar y realizar visitas a los clientes de la cartera y a los clientes potenciales dentro de su región de influencia. Informar a cada una de las Jefaturas de Áreas de Banca de Negocios, según sea el caso, sobre el desempeño del negocio y del personal de negocios asignado a las agencias a su cargo. Supervisar que las operaciones de créditos aprobadas, correspondan a los niveles de autonomía vigentes y aprobar las operaciones de crédito dentro de su nivel de autonomía asignado. Operativo. Proponer estándares de calidad en los diferentes procesos en los que intervienen las agencias a su cargo y en la propia Regional. Informar a la Jefatura del Área de Operaciones sobre el desempeño del personal operativo asignado a las agencias y oficinas a su cargo.
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Velar porque el personal de las agencias y oficinas a su cargo, cumplan de manera efectiva en el desarrollo de sus actividades. Requerir al Departamento de Tecnología de Información, la atención y mantenimiento de los equipos, ATM y Pin Pad, y al Departamento de Logística, el mantenimiento de las instalaciones eléctricas y telefónicas, mobiliario, y demás requerimientos para el funcionamiento de las Agencias a su cargo. Elaborar el informe de evaluación de todas las actividades realizadas durante el proceso de las contingencias presentadas. Control. Controlar el correcto proceso de las operaciones en las agencias a su cargo. Controlar los gastos operativos de las agencias a su cargo, así como el cumplimiento del presupuesto y las metas establecidas. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las transacciones inusuales y sospechosas. Supervisar la gestión del personal de negocios y operativos de las agencias a su cargo, de acuerdo a las metas establecidas en el plan de negocio aprobado (por región y por agencia). Controlar el cumplimiento del rol de vacaciones del personal operativo y de negocio asignados a las agencias y oficinas especiales a su cargo. Verificar el cumplimiento de las normas vigentes en materia de protección al consumidor, transparencia de información, atención al usuario y demás disposiciones establecida por la SBS, en la región a su cargo. Administrativa. Preparar su plan de trabajo anual y obtener la aprobación de la Gerencia Central de Negocios y de la Gerencia Central de Desarrollo y Operaciones. Realizar reuniones de trabajo, capacitación o coordinación, autorizadas por la Gerencia Central de Negocios y/o Áreas de Negocios y/o Gerencia Central de Desarrollo y Operaciones. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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5.8.4 ÁREA DE BANCA COMERCIAL Reporta: A la Gerencia Central de Negocios Supervisa: Al Departamento de Fideicomisos. Al Departamento de Crédito Comercial e Institucional. Al Departamento de Crédito Inmobiliario. Función Principal: Promover, desarrollar y supervisar los productos de Crédito Comercial e Institucional y Créditos Inmobiliarios a través de las Gerencias Regionales, en el marco de las políticas institucionales establecidas; así como, participar en la elaboración del Plan de Negocios. Funciones Específicas: Estratégico. Elaborar el plan estratégico y operativo de su unidad organizativa, coordinando con su Gerencia Central y la Jefatura del Departamento de Planeamiento Financiero. Proponer estándares de calidad en los diferentes procesos. Establecer el perfil de nuestros clientes objetivo y los planes estratégicos para el posicionamiento de nuestros productos y servicios. Negocio. Promover, desarrollar y mantener relaciones financieras con clientes, generando una cartera de alta calidad dentro del margen de rentabilidad y riesgo aprobado por la institución. Designar dentro de los quince (15) días calendarios siguientes a la suscripción del contrato de Fideicomiso, al Factor Fiduciario correspondiente. Informar la designación del Factor Fiduciario a la SBS, dentro de los quince (15) días calendario posteriores a la fecha de efectuada la designación. Atender las necesidades de los clientes y ofrecerles los productos del activo, pasivo y de servicios que requieran, por medio de las Jefaturas Regionales. Aprobar las operaciones de crédito a su cargo dentro de su ámbito y límites de autonomía.
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Proponer a la Gerencia Central de Negocios, la asignación de tasas especiales en sus operaciones de crédito; así como, la modificación de las tasas vigentes. Maximizar las oportunidades de ventas y generación de nuevos ingresos para la institución. Proponer a la Gerencia Central de Negocios, la oportunidad de compra / venta de cartera crediticia con los sustentos respectivos. Aprobar o rechazar las solicitudes de línea de Descuento y Factoring, definiendo si la misma será para una operación puntual o una línea. Dirigir y supervisar las actividades de fideicomiso. Control. Supervisar se realice el seguimiento permanente de la cartera desde su inicio hasta su recuperación. Evaluar la situación económica financiera de los clientes del segmento de su responsabilidad. Controlar la ejecución y los resultados del plan estratégico y operativo de su unidad organizativa. Informar a la Gerencia Central de Negocios, sobre los deudores expuestos y no expuestos a riesgo cambiario crediticio, con el fin de tomar las medidas correctivas necesarias. Supervisar el cumplimiento de las metas establecidas de su Banca, por la Gerencia Regional y sus agencias. Administrar los riesgos relacionados al logro de sus objetivos, así como: o Asegurar la consistencia entre las operaciones y los niveles de tolerancia al riesgo definidos aplicables a su ámbito de acción. o Asumir, ante el Gerente Central de Negocios, los resultados de la gestión de riesgos correspondientes a su unidad organizativa. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional, de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las operaciones sospechosas. Cumplir las políticas, procedimientos y las disposiciones dictadas por la SBS, Administrativa. Solicitar Departamento de Recursos Humanos, el desarrollo de programas de inducción para el personal a su cargo, dentro del ámbito de su competencia. Planificar y coordinar con el Departamento de Marketing e Imagen Institucional, la elaboración del material de publicidad y estrategia para el lanzamiento de los nuevos productos y servicios. 145
Participar como Líder Usuario en los proyectos relacionados al ámbito de su competencia. Mantener actualizada en el sistema, la relación del grupo de calificadores que tendrán a su cargo la calificación de los documentos a Descontar o a adquirir por Factoring. Mejorar, renovar, innovar y crear servicios al cliente, coordinando su implementación con la Oficina de Riesgos, con las Gerencias Centrales y el Área de Operaciones. Revisar y proponer las mejoras y actualizaciones a los documentos normativos. Proponer normas y políticas crediticias para la adecuada administración y calificación de las operaciones de crédito a su cargo, que garanticen adecuadamente la cobertura del riesgo asumido y su oportuna recuperación. Ejercer las funciones y responsabilidades señaladas para el Comité de Crisis de Liquidez. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.8.4.1 DEPARTAMENTO DE FIDEICOMISOS Reporta: Al Área de Banca Comercial. Función Principal: Promover y desarrollar el producto de Fideicomisos, analizando el mercado y la competencia, en el marco de las políticas institucionales establecidas; así como participar en el Plan de Negocios del Área. Funciones Específicas: Negocio. Procesar y controlar el cumplimiento del fin o fines específicos del fideicometido a favor del ordenante o a favor de un tercero, de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes. Cumplir oportunamente con las instrucciones del Fideicomitente, para recibir los recursos en la cuenta recaudadora y realizar las transferencias de los mismos hacia otras cuentas, de ser el caso.
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Control. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Informar periódicamente sobre las acciones realizadas y las que se viene realizando para el cumplimiento de la finalidad del fideicomiso y/o demás estipulaciones establecidas en el contrato original. Reportar a cada fideicomitente sobre la situación administrativa y financiera de su fideicomiso, entregando en todos los casos los comprobantes sustentatorios de nuestra gestión. Coordinar con el Departamento de Tecnología de Información sobre los requerimientos transaccionales y los reportes adecuados para la administración de los fideicomisos. Mantener informada a la Superintendencia de Banca, Seguros y AFPs sobre la situación de los fideicomisos administrados en la forma como lo señalan las disposiciones legales. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.8.4.2 DEPARTAMENTO INSTITUCIONAL
DE
CRÉDITO
COMERCIAL
E
Reporta: Al Área de Banca Comercial. Función Principal: Promover y desarrollar los productos de Crédito Comercial e Institucional, analizando el mercado y la competencia, en el marco de las políticas institucionales establecidas; así como, participar en la elaboración del Plan de Negocios. Funciones Específicas: Negocio. Administrar y controlar la gestión del personal a su cargo de acuerdo a las metas establecidas en el plan de negocios.
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Proponer normas y políticas crediticias para la adecuada administración y calificación de las operaciones de Crédito Comercial e Institucional, que garanticen adecuadamente la cobertura del riesgo asumido y su oportuna recuperación. Efectuar visitas a los clientes de la cartera y a los clientes potenciales. Supervisar la conformación del nivel de aprobación correspondiente, con el fin de aprobar los créditos evaluados por el analista de la operación. Promover la captación de depósitos en reciprocidad a los préstamos concedidos, ofreciendo a sus clientes los servicios que brinda la Caja Metropolitana, en coordinación con el Departamento de Captaciones del Área de Finanzas. Identificar a los deudores expuestos y no expuestos a riesgo cambiario crediticio derivado del descalce de monedas entre sus ingresos y sus obligaciones con la Caja Metropolitana. Evaluar, fundamentar y tramitar las operaciones de crédito presentadas mediante propuestas de crédito, que cumplan con las normas y políticas de crédito vigentes, ante los niveles correspondientes y, aprobar las que están dentro de su autonomía, incluyendo las líneas por operaciones de Descuento de Documentos y adquisición por Factoring. Gestionar la entrega de la documentación necesaria para la formulación de contratos y constitución de garantías a través de la Oficina de Asesoría Legal de Negocios. Control. Controlar que el porcentaje máximo de los créditos concedidos a una sola persona natural o jurídica no exceda de los límites establecidos por la Ley General. Supervisar el desenvolvimiento de los créditos concedidos. Supervisar la regularización de los créditos otorgados cuya recuperación no se realiza dentro de lo programado. Verificar la correcta aplicación de los cambios de las tasas de interés y comisiones que cobra el sistema por los productos y servicios bajo su responsabilidad. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas.
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Administrativa. Asesorar al personal de su unidad organizativa y de las Regionales, en todo lo relacionado al trámite de las operaciones de crédito. Cumplir las políticas, procedimientos y las disposiciones dictadas por la SBS, relacionadas al ámbito de su responsabilidad. Planificar y coordinar con el Departamento de Marketing e Imagen Institucional, la elaboración del material de publicidad y estrategia para el lanzamiento de los nuevos productos y servicios. Revisar y calificar los reportes emitidos por el sistema mecanizado con referencia a los aspectos administrativos y crediticios, tomando acción en caso de haber riesgo para la Caja Metropolitana o incumplimiento por parte del cliente. Proponer al responsable de la cobranza y recuperación de los créditos, la transferencia oportuna a cobranza judicial de las obligaciones vencidas, cuidando que no pierdan su mérito ejecutivo y acompañando la posición del cliente. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.8.4.3 DEPARTAMENTO DE CRÉDITO INMOBILIARIO Reporta: Al Área de Banca Comercial. Función Principal: Es el órgano comercial encargado de promover y desarrollar el producto de crédito Inmobiliario, analizando el mercado y la competencia, en el marco de las políticas institucionales establecidas. Funciones Específicas: Negocio. Administrar y controlar la gestión del personal a su cargo de acuerdo a las metas establecidas en el plan de negocios. Proponer normas y políticas crediticias para la adecuada administración y calificación de las operaciones de crédito inmobiliario, que garanticen adecuadamente la cobertura del riesgo asumido y su oportuna recuperación.
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Controlar que el porcentaje máximo de los créditos concedidos a una sola persona natural o jurídica no exceda de los límites establecidos por la Ley General. Elaborar el Plan de Negocios de su unidad organizativa. Efectuar visitas a los clientes de la cartera y a los clientes potenciales. Verificar la conformación del nivel de aprobación correspondiente, con el fin de aprobar los créditos evaluados por el analista de la operación. Promover la captación de depósitos en reciprocidad a los préstamos concedidos, ofreciendo a sus clientes los servicios que brinda la Caja Metropolitana. Evaluar, fundamentar y tramitar las operaciones de crédito presentadas mediante propuestas de crédito, que cumplan con las normas y políticas de crédito vigentes, ante los niveles correspondientes y aprobar las que están dentro de su autonomía crediticia. Identificar a los deudores expuestos y no expuestos a riesgo cambiario crediticio derivado del descalce de monedas entre sus ingresos y sus obligaciones. Gestionar la entrega de la documentación necesaria para la formulación de contratos y constitución de garantías a través del Responsable de la Oficina Legal. Proponer a la Gerencia Central de Negocios, el desarrollo de negocios en las agencias a nivel nacional. Control. Supervisar el desenvolvimiento de los créditos concedidos. Gestionar y coordinar la regularización de los créditos otorgados cuya recuperación no se realiza dentro de lo programado. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Cumplir las políticas, procedimientos y las disposiciones dictadas por la SBS. Administrativa. Verificar la correcta aplicación de los cambios de las tasas de interés y comisiones que cobra el sistema por los productos y servicios bajo su responsabilidad. Asesorar al personal de su unidad organizativa y de las Regionales, en todo lo relacionado al trámite de las operaciones de los créditos inmobiliarios.
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Revisar y calificar los reportes emitidos por el sistema con referencia a los aspectos administrativos y crediticios, tomando acción en caso de haber riesgo para la Caja Metropolitana o incumplimiento por parte del cliente. Planificar y coordinar con el Departamento de Marketing e Imagen Institucional, la elaboración del material de publicidad y estrategia para el lanzamiento de los nuevos productos y servicios. Proponer al Departamento de Cobranzas y Recuperaciones, la transferencia oportuna a cobranza judicial de las obligaciones vencidas, cuidando que no pierdan su mérito ejecutivo, acompañando la posición del cliente. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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5.8.5 ÁREA DE BANCA MINORISTA Reporta: A la Gerencia Central de Negocios Supervisa: A la Unidad de Monitoreo. Al Departamento CajaPyme. Función Principal: Promover, desarrollar y supervisar los productos crediticios PYMES, a través de las Gerencias Regionales, en el marco de las políticas institucionales establecidas; así como, participar en la elaboración del Plan de Negocios. Funciones Específicas: Estratégico. Proponer a la Gerencia Central de Negocios, nuevas zonas de expansión de negocios. Elaborar el plan estratégico y operativo anual de su unidad organizativa, coordinando con la Gerencia Central de Negocios y la Jefatura del Departamento de Planeamiento Financiero. Proponer estándares de calidad en los diferentes procesos. Establecer el perfil de nuestros clientes objetivo y los planes estratégicos para el posicionamiento de nuestros productos y servicios. Negocio. Promover, desarrollar y mantener relaciones financieras con clientes, generando una cartera de alta calidad dentro del margen de rentabilidad y riesgo aprobado por la institución. Atender las necesidades de los clientes y ofrecerles los productos del activo, pasivo y de servicios que requieran, por medio de las Regionales. Establecer los planes de negocios que permitan el posicionamiento, desarrollo de nuevos canales, nuevos productos y servicios a ofrecerse por medios electrónicos Aprobar o rechazar las operaciones de créditos PYMES y de otros productos a su cargo, dentro de los límites de autonomía. Recopilar, analizar e interpretar toda la información necesaria que sustente una adecuada decisión de crédito.
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Evaluar la situación económica financiera de los clientes del segmento de su responsabilidad. Proponer a la Gerencia Central de Negocios, la asignación de tasas especiales en las operaciones de crédito a su cargo; así como la modificación de las tasas vigentes; así como el Proponer a la Gerencia Central de Negocios, el desarrollo de nuevos negocios en las agencias a nivel nacional. Maximizar las oportunidades de venta y generación de nuevos ingresos para la institución. Proponer a la Gerencia Central de Negocios, la oportunidad de compra / venta de cartera crediticia, con los sustentos respectivos. Control. Controlar la ejecución y los resultados del plan estratégico y operativo de su unidad organizativa. Supervisar se realice un permanente seguimiento de la cartera a su cargo, desde su inicio hasta su recuperación. Realizar los controles de límites de créditos directos e indirectos bajo su responsabilidad. Supervisar el cumplimiento de las metas establecidas de su Banca, por Regional y sus agencias. Administrar los riesgos relacionados al logro de sus objetivos, así como: o Asegurar la consistencia entre las operaciones y los niveles de tolerancia al riesgo definidos aplicables a su ámbito de acción. o Asumir, ante el Gerente Central de Negocios, los resultados de la gestión de riesgos correspondientes a su unidad organizativa. Identificar a los deudores expuestos y no expuestos a riesgo cambiario crediticio derivado del descalce de monedas entre sus ingresos y sus obligaciones con la Caja Metropolitana. Cumplir las políticas, procedimientos y las disposiciones dictadas por la SBS. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional, de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Solicitar al Departamento de Recursos Humanos, el desarrollo de programas de inducción para el personal a su cargo, dentro del ámbito de su competencia. Planificar y coordinar con el Departamento de Marketing e Imagen Institucional, la elaboración del material de publicidad y estrategia para el lanzamiento de los nuevos productos y servicios. 153
Participar como Líder Usuario en los proyectos relacionados al ámbito de su competencia. Mantener actualizado en el sistema, la relación del grupo de calificadores que tendrán a su cargo la calificación de los documentos a Descontar o a adquirir por Factoring. Proponer normas y políticas crediticias, para la adecuada administración y calificación de las operaciones de crédito Cajapyme, que aseguren su cobertura y permitan su oportuna recuperación. Revisar y proponer las mejoras y actualizaciones a los documentos normativos que permitan minimizar el riesgo crediticio de los productos y servicios bajo su responsabilidad. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.8.5.1 UNIDAD DE MONITOREO Reporta: Al Área de Banca Minorista Función Principal: Asegurar el cumplimiento de lo normado, respecto al otorgamiento de créditos en las diferentes agencias multi-productos, con un enfoque de riesgo crediticio. Detectar las oportunidades de mejora en el manejo de las variables de riesgo y proponer alternativas para minimizar su impacto en los resultados de nuestra institución. Funciones Específicas: Control. Efectuar visitas de supervisión a las agencias, donde revisará los files de créditos, comprobando la evaluación realizada por el Asesor. Cruzar información y corroborar que el Asesor haya realizado una evaluación cercana a lo real. Supervisar la regularización de los créditos otorgados cuya recuperación no se realiza dentro de lo programado. Analizar los antecedentes del crédito, determinando las causas que originaron el problema y verificando si ha habido fallas en la aplicación del proceso del crédito.
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Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Exponer y sustentar ante el personal responsable de la agencia, las eventuales deficiencias encontradas en las operaciones de crédito Cajapyme, y enseñarles la manera correcta de realizar las evaluaciones crediticias, a fin de uniformizar criterios. Elaborar informes sobre las visitas y calificar a las agencias, según los niveles de riesgo establecidos. Elaborar reportes de seguimiento de mora y análisis en los distintos aspectos: giro, cero cuotas, pagadas, etc. Analizar, diseñar y sugerir cambios en los procedimientos, normativas y metodologías con el fin de mejorar el desempeño de las agencias y asegurar el control de las variables de riesgo. Coordinar con los Jefes Zonales / Gerentes Regionales, el cumplimiento de la zonificación y cobertura de agencias. Generar reportes estadísticos o reportes de información gerencial para la evaluación de la cartera y toma de decisiones. Elaborar el plan de trabajo de su unidad organizativa. Proponer a su jefatura, el pase a vencido o cobranza judicial, de las operaciones crediticias que su situación amerite. Preparar los informes que le solicite la Jefatura del Área de Banca Minorista o los Organismos de Supervisión y Control, sobre algún aspecto de las actividades del Área. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.8.5.2 DEPARTAMENTO DE CRÉDITO CAJAPYME Reporta: Al Área de Banca Minorista. Función Principal: Promover y desarrollar los productos de Crédito CajaPyme, analizando el mercado y la competencia, en el marco de las políticas institucionales establecidas, con un enfoque de
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productividad, eficiencia operativa y mejora en el nivel de servicio al cliente. Funciones Específicas: Negocio. Analizar, diseñar y proponer mejoras a los sistemas de trabajo, procedimientos, normativas y metodologías a la Jefatura del Área de Banca Minorista, Gerencias Regionales y Agencias. Implementar las mejoras y asegurarse que repercutan en un incremento de la eficiencia y productividad del área. Gestionar los indicadores para el cumplimiento de los objetivos y metas dictadas por la Jefatura del Área de Banca Minorista y de la CM. Evaluar permanentemente los indicadores de gestión comercial del producto CajaPyme, verificando los niveles de desempeño para alcanzar las metas establecidas por la Jefatura del Área de Banca Minorista, proponiéndole las medidas correctivas cuando sea requerido. Proponer normas y políticas crediticias para la adecuada administración y calificación de las operaciones de Crédito CajaPyme, que garanticen adecuadamente la cobertura del riesgo asumido y su oportuna recuperación. Controlar que el porcentaje máximo de los créditos concedidos a una sola persona natural o jurídica no exceda de los límites establecidos por la Ley General. Supervisar el desenvolvimiento de los créditos concedidos en las agencias de todas las Regionales. Elaborar el Plan de Negocios de su departamento. Verificar la conformación del nivel de aprobación correspondiente, con el fin de aprobar los créditos evaluados por el analista de la operación. Aprobar o rechazar las operaciones de créditos PYMES, dentro de los límites de su autonomía. Promover la captación de depósitos en reciprocidad a los préstamos concedidos, ofreciendo a sus clientes los servicios que brinda la Caja Metropolitana. Identificar a los deudores expuestos y no expuestos a riesgo cambiario crediticio derivado del descalce de monedas entre sus ingresos y sus obligaciones con la Caja Metropolitana.
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Asegurar en coordinación con los Jefes de las Regionales, el cumplimiento del sistema de zonificación y cobertura de agencias. Operativo. Verificar la correcta aplicación de los cambios de las tasas de interés y comisiones que cobra el sistema por los productos y servicios bajo su responsabilidad. Verificar la correcta aplicación del cálculo de la Remuneración Variable de los Asesores de Negocios y Administradores involucrados. Control. Cumplir las políticas, procedimientos y las disposiciones dictadas por la SBS, relacionadas al ámbito de su responsabilidad. Revisar y calificar los reportes emitidos por el sistema mecanizado con referencia a los aspectos administrativos y crediticios, tomando acción en caso de haber riesgo para la Caja Metropolitana o incumplimiento por parte del cliente. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Asesorar al personal de su unidad organizativa y de las Regionales, en todo lo relacionado al trámite de las operaciones de créditos CajaPyme. Proponer al responsable de la cobranza y recuperación de los créditos, la transferencia oportuna a cobranza judicial de las obligaciones vencidas, cuidando que no pierdan su mérito ejecutivo, acompañando la posición del cliente. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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5.8.6 ÁREA DE BANCA ESPECIAL Reporta: A la Gerencia Central de Negocios Supervisa: A la Unidad de Monitoreo. Al Departamento Comercial de CajaGas. Al Departamento de Administración CajaGas Función Principal: Es el órgano comercial encargado de promover y desarrollar el producto de Crédito CajaGas; proponer nuevos proyectos ecológicos de crédito, en el marco de las políticas institucionales establecidas; así como, participar en la elaboración del Plan de Negocios. Funciones Específicas: Estratégico. Proponer a la Gerencia Central de Negocios nuevas zonas de expansión de negocios. Elaborar anualmente el plan estratégico y operativo de su unidad organizativa, coordinando con la Gerencia Central de Negocios y la Jefatura del Departamento de Planeamiento Financiero. Proponer estándares de calidad en los diferentes procesos. Establecer el perfil de nuestros clientes objetivo y los planes estratégicos para el posicionamiento de nuestros productos y servicios. Negocio. Promover, desarrollar y mantener relaciones financieras con clientes generando una cartera de alta calidad dentro del margen de rentabilidad y riesgo aprobado por la institución. Atender las necesidades de los clientes y ofrecerles los productos del activo, pasivo y de servicios que requieran. Controlar la ejecución y los resultados del plan estratégico y operativo de su unidad organizativa. Proponer a la Gerencia Central de Negocios, el desarrollo de nuevos negocios. Proponer nuevos proyectos relacionados a mejorar el medio ambiente.
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Establecer los planes de negocios que permitan el posicionamiento, desarrollo de nuevos canales, nuevos productos y servicios a ofrecerse por medios electrónicos. Aprobar las operaciones de créditos CajaGas, dentro del ámbito y límites de autonomía. Proponer a la Gerencia Central de Negocios, la asignación de tasas especiales en las operaciones de crédito a su cargo; así como la modificación de las tasas vigentes. Maximizar las oportunidades de venta y generación de nuevos ingresos para la institución. Participar y proponer operaciones de crédito y servicios, orientados al cambio de la matriz energética. Conformar el nivel de aprobación correspondiente, con el fin de aprobar los créditos evaluados por el analista de la operación. Control. Efectuar un permanente seguimiento de la cartera a su cargo, desde su inicio hasta su recuperación, a través de su Unidad de Monitoreo. Recopilar, analizar e interpretar toda la información necesaria que sustente una adecuada decisión de crédito. Realizar los controles de límites de créditos directos e indirectos bajo su responsabilidad. Controlar la ejecución y los resultados del plan estratégico de su unidad organizativa. Administrar los riesgos relacionados al logro de sus objetivos, así como: o Asegurar la consistencia entre las operaciones y los niveles de tolerancia al riesgo definidos aplicables a su ámbito de acción. o Asumir, ante el Gerente Central de Negocios, los resultados de la gestión de riesgos correspondientes a su Área. o Asegurar que en la matriz de riesgo operativo se considere el riesgo legal de los productos de crédito a su cargo. Cumplir las políticas, procedimientos y las disposiciones dictadas por la SBS. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional, de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Solicitar al Departamento de Recursos Humanos, el desarrollo de programas de inducción para el personal a su cargo, dentro del ámbito de su competencia.
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Obtener la opinión de la Oficina de Riesgos, sobre el lanzamiento de nuevos productos. Planificar en coordinación y el Departamento de Marketing e Imagen Institucional, la elaboración del material de publicidad y estrategia para el lanzamiento de los nuevos productos y servicios. Verificar la correcta aplicación de los cambios de las tasas de interés y comisiones que cobra el sistema, por los productos y servicios bajo su responsabilidad. Participar como Líder Usuario en los proyectos relacionados al ámbito de su competencia. Mejorar, renovar, innovar y crear servicios al cliente, coordinando su implementación con las áreas involucradas. Proponer normas y políticas crediticias para la adecuada administración y calificación de las operaciones de crédito, que aseguren adecuadamente la cobertura del riesgo asumido y su oportuna recuperación. Revisar y proponer las mejoras y actualizaciones a los documentos normativos de los productos y servicios bajo su responsabilidad. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.8.6.1 UNIDAD DE MONITOREO Reporta: Al Área de Banca Especial. Función Principal: Supervisar y apoyar en la administración de la cartera de los créditos CajaGas, desde su inicio hasta su recuperación. Funciones Específicas: Operativa. Realizar gestiones de cobranza telefónica o domiciliaria o directa de la cartera de créditos CajaGas. Control. Supervisar y monitorear la cartera de créditos CajaGas, a fin de detectar los deudores debilitados, así como aquellos que muestren razonables indicios que en un
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corto plazo, su situación económica financiera podría verse deteriorada por factores internos o externos. Supervisar la regularización de los créditos otorgados cuya recuperación no se realiza dentro de lo programado. Analizar los antecedentes del crédito, determinando las causas que pudieran haber originado el problema y verificar si hubo fallas en la aplicación del proceso de desembolso del crédito. Supervisar la emisión y calificación de los reportes del sistema mecanizado con referencia a los aspectos administrativos, y hacer seguimiento a las acciones en casos de riesgos o incumplimiento de los clientes. Determinar e implementar índices e indicadores que ayuden a emitir alertas sobre la evolución de la cartera crediticia. Supervisar y controlar los compromisos de pago de los clientes que mantengan discontinuidad y/o estén atrasados en sus pagos. Verificar la integración al sistema de control GPS de los créditos CajaGas desembolsados. Controlar en el sistema de control GPS la ubicación y recorrido de los vehículos relacionados a los créditos Caja Gas. Emitir y calificar los reportes del sistema mecanizado, con referencia a los aspectos administrativos, tomando acción en caso de haber riesgo para la Caja Metropolitana o incumplimiento por parte del cliente. Resolver en coordinación con la empresa que brinda el servicio de GPS a los clientes, cualquier observación recibida relacionada a sus servicios. Emitir reportes de control y seguimiento del sistema de control GPS de los créditos CajaGas. Supervisar al personal a su cargo. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas.
Administrativa. Proponer a la Jefatura del Área de Banca Especial, los planes de acción a seguir para la cobranza y recuperación de los créditos. Hacer propuestas en coordinación con la Jefatura del Área de Banca Especial, de las modificaciones al porcentaje de recaudo a través del consumo de GNV.
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Trabajar coordinadamente con los Departamentos Comerciales y de la Oficina de Riesgos para el apoyo en su Gestión de Cobranza y Recuperaciones. Proponer a su jefatura, el pase a vencido o cobranza judicial y/o castigo, de las operaciones crediticias que su situación amerite. Supervisar las coordinaciones de cobranza. Preparar informes sobre la gestión de cobranza. Elaborar el plan de metas del personal a su cargo. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.8.6.2 DEPARTAMENTO COMERCIAL DE CAJAGAS Reporta: Al Área de Banca Especial. Función Principal:
Es el órgano encargado de promover, desarrollar y comercializar el producto de Crédito CajaGas, dirigiendo sus unidades comerciales al cumplimiento de las metas de colocaciones bajo las políticas crediticias establecidas.
Funciones Específicas: Negocio. Proponer normas y políticas crediticias para la adecuada comercialización y calificación de las operaciones de Crédito CajaGas, que garanticen adecuadamente la cobertura del riesgo crediticio y su oportuna recuperación. Proponer a la Jefatura del Área de Banca Especial, el desarrollo de nuevos negocios. Supervisar el desenvolvimiento de los créditos concedidos. Elaborar el Plan de Negocios de su departamento. Efectuar visitas a los clientes de la cartera y a los clientes potenciales. Gestionar la entrega de la documentación necesaria para la formulación de contratos y constitución de garantías a través del Responsable Legal de Negocios.
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Asegurar que los concesionarios automotrices, cuenten con las herramientas necesarias para promover el producto de la CM. Captar clientes potenciales para el otorgamiento de créditos CajaGas. Recabar la documentación requerida de los clientes y validar su calificación en las Centrales de Riesgos. Derivar las solicitudes de crédito a los analistas responsables. Solicitar la formulación de contratos y constitución de garantías. Hacer seguimiento a los desembolsos del producto de crédito CajaGas, en coordinación con la Unidad de Administración. Comunicar a clientes y concesionarios la aprobación de los créditos. Supervisar que el porcentaje máximo de los créditos concedidos a una sola persona natural o jurídica no exceda de los límites establecidos por la Ley General. Apoyar en la cobranza y recuperación de los créditos que presenten atrasos. Operativo. Verificar la correcta aplicación de los cambios de las tasas de interés y comisiones que cobra el sistema por los productos y servicios bajo su responsabilidad. Calificar los reportes emitidos por el sistema mecanizado, con referencia a los aspectos administrativos y crediticios, tomando acción en caso de haber riesgo para la Caja Metropolitana o incumplimiento por parte del cliente. Supervisar las labores operativas de sus unidades organizativas. Supervisar los cambios de las comisiones en el sistema de la cartera de los productos y servicios bajo su responsabilidad. Control. Cumplir las políticas y procedimientos internos, y las disposiciones dictadas por la SBS, relacionadas al ámbito de su responsabilidad. Revisar y calificar los reportes emitidos por el sistema mecanizado con referencia a los aspectos administrativos y crediticios, tomando acción en caso de haber riesgo para la Caja Metropolitana o incumplimiento por parte del cliente. 163
Reportar los riesgos de crédito inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan determinar las transacciones sospechosas. Administrativa. Asesorar al personal de su unidad organizativa y de las Regionales, en lo relacionado al trámite de las operaciones de crédito. Proponer al responsable de la cobranza y recuperación de los créditos, la transferencia oportuna a cobranza judicial de las obligaciones vencidas, cuidando que no pierdan su mérito ejecutivo, acompañando la posición del cliente. Participar en el desarrollo y planeamiento de nuevos productos de crédito. Convocar a su personal a reuniones de retroalimentación. Contribuir con el cumplimiento de los objetivos del Área de Banca Especial. Proponer a la Jefatura del Área de Banca Especial, el desarrollo de nuevos procesos que se orienten a optimizar tiempos de respuesta y controles. Hacer seguimiento de los Planes de Gestión Administrativa; así como, del cumplimiento de metas. Solicitar con aprobación de su Jefatura, requerimientos al Departamento de Tecnología de Información, supervisando el seguimiento para su atención. Presentar a su Jefatura propuestas de mejora del producto Caja Gas. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.8.6.3 DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN CAJAGAS Reporta: Al Área de Banca Especial. Función Principal:
Evaluar, analizar y verificar las solicitudes de créditos, utilizando las herramientas de evaluación establecidas y aprobarlas de acuerdo a las políticas de riesgos y requisitos del producto CajaGas. Formalizar y desembolsar las operaciones de crédito aprobadas, bajo las políticas y normas establecidas.
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Administrar los créditos otorgados a través de los productos de Crédito CajaGas.
Funciones Específicas: Negocio. Controlar que el porcentaje máximo de los créditos concedidos a una sola persona natural o jurídica, no exceda de los límites establecidos por la Ley General. Evaluar, fundamentar y tramitar las operaciones de crédito presentadas mediante propuestas de crédito, que cumplan con las normas y políticas de crédito vigentes, ante los niveles correspondientes y, aprobar las que están dentro de su autonomía. Gestionar la verificación domiciliaria y armar el file del cliente. Control. Supervisar el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos de crédito, así como que se cumpla con las políticas de riesgos establecidas para estos créditos. Solicitar al proveedor correspondiente, realizar visitas a los clientes y negocios, para verificar la autenticidad de la información de los expedientes. Aprobar los créditos dentro de su nivel de autonomía propuestos. Revisar informes e indicadores de créditos aprobados, en proceso y/o rechazados. Realizar la evaluación del riesgo de crédito, teniendo en cuenta el historial crediticio interno, situación de garantías, historial crediticio externo, sector económico y situación económica financiera. Solicitar la información o documentación complementaria que requiera, para efectuar el análisis de riesgo de crédito correspondiente. Verificar la experiencia y situación crediticia del cliente, así como de sus fiadores, de ser el caso, con la Caja Metropolitana, Sistema Financiero y Centrales de Riesgo. Analizar y evaluar los reportes analíticos de empresas, a fin de determinar el riesgo de crédito en forma individual y por riesgo único. Validar en el sistema, la información registrada del personal a su cargo.
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Analizar, evaluar y remitir a su jefatura, el reporte de las propuestas de crédito presentadas. Detectar e informar a la Jefatura, los incumplimientos de políticas, normas y procedimientos de crédito. Verificar el cumplimiento de las pautas establecidas, en relación con la evaluación automática de los clientes. Llevar el control de los contratos suscritos, así como las inscripciones registrales de los contratos que sean necesarias. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Cumplir las políticas y procedimientos internos, y las disposiciones dictadas por la SBS, relacionadas al ámbito de su responsabilidad. Reportar los Riesgos Operativos inherentes al producto. Operativo. Solicitar la elaboración de los contratos de acuerdo a cada uno de los productos de la Banca Especial; así como la formalización de los créditos otorgados. Solicitar al responsable Legal, el apoyo sobre los aspectos legales referidos a cada uno de los productos. Supervisar las labores operativas del personal a su cargo. Registrar los cambios de las comisiones a aplicar durante el mantenimiento de la cartera que cobra el sistema por los productos y servicios bajo su responsabilidad. Administrativa: Asegurar que se cumpla con el perfil de riesgo definido por la institución. Supervisar las instrucciones a Cofide y el control de las modificaciones de recaudo de los créditos. Supervisar las indemnizaciones por siniestros. Supervisar las autorizaciones de desbloqueo de cuentas de contingencia. Asesorar al personal en lo relacionado al trámite de las operaciones de crédito CajaGas. Coordinar la cobranza y los gastos post venta, inherentes a los créditos.
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Realizar las liquidaciones de las operaciones de crédito, en situación de cancelaciones adelantadas. Instruir a Cofide y controlar las modificaciones de recaudo de los créditos en coordinación con la Unidad de Monitoreo. Mantener al día el registro de información en los sistemas que dan soporte a los créditos CajaGas. Proponer normas y políticas crediticias para la adecuada administración de los créditos, que garanticen adecuadamente su control. Presentar a su Jefatura, el desarrollo de nuevos procesos que se orienten a optimizar tiempos de respuestas y controles. Supervisar el desenvolvimiento administrativo de los créditos concedidos. Elaborar el Plan de Gestión Administrativa; así como, establecer las metas del personal a su cargo. Verificar la conformación del nivel de aprobación correspondiente, con el fin de aprobar los créditos evaluados por el analista de la operación. Solicitar a la Unidad de Administración de Créditos, los levantamientos de las garantías. Aplicar las indemnizaciones por siniestros, pérdidas totales de las garantías de los créditos y coordinar con el bróker los siniestros pendientes. Instruir y supervisar los pagos por servicios de terceros vinculados a los créditos. Realizar el análisis de las cuentas contables referidas a los créditos en coordinación con el Departamento de Contabilidad. Autorizar los desbloqueos de cuenta contingencia de los créditos. Supervisar la entrega oportuna de los documentos a clientes. Hacer seguimiento a los requerimientos realizados al Departamento de Tecnología de Información. Hacer seguimiento de las solicitudes, pedidos y/o reclamos de clientes; a fin de que sean atendidos oportunamente e informar a su Jefatura. Vigilar la oportuna atención de las solicitudes, y reclamos de los clientes por parte de sus unidades. Participar en el desarrollo y planeamiento de nuevos productos de crédito. Participar en las reuniones de retroalimentación convocada por la Jefatura.
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Contribuir con el cumplimiento de los objetivos del Área de Banca Especial. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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5.8.7 ÁREA DE BANCA PERSONAL Reporta: A la Gerencia Central de Negocios Supervisa: Al Departamento de Crédito Personal. Al Departamento de Procesos. Al Departamento de Crédito Hipotecario. Función Principal: Es el órgano comercial encargado de promover, desarrollar y supervisar los productos de créditos de consumo, convenios, pignoraticio e hipotecario, a través de las Gerencias Regionales, analizando el mercado y la competencia, fijando metas por zona de acción, en el marco de las políticas institucionales establecidas; así como participar en la elaboración del Plan de Negocios. Funciones Específicas: Estratégico. Elaborar el plan estratégico de su unidad organizativa, en coordinación con la Jefatura del Departamento de Planeamiento Financiero. Proponer la apertura, traslado y cierre de oficinas. Negocio. Supervisar el desenvolvimiento de los créditos concedidos bajo su responsabilidad. Supervisar a las Gerencias Regionales, en cuanto al trámite de las operaciones de los créditos de responsabilidad del Área de Banca Personal. Proponer a la Gerencia Central de Negocios, el desarrollo de negocios de Banca Personal en las agencias a nivel nacional. Aprobar las operaciones de créditos de consumo e hipotecarios que se encuentren dentro de su autonomía crediticia. Dar a conocer al personal de la institución, el precio de gramo de oro, de acuerdo a lo establecido por el Área de Finanzas. Proponer la apertura, traslado y cierre de oficinas, así como la realización de los eventos de joyería (temporales / permanentes). Modificar la clasificación automática de clientes con créditos de garantías mobiliarias (joyas), según la segmentación vigente del negocio y, de acuerdo a los límites establecidos.
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Aprobar las operaciones de créditos pignoraticios que se encuentren dentro de su autonomía crediticia. Realizar la administración y gestión comercial de los eventos de joyería (temporales / permanentes). Control. Supervisar la gestión del personal de negocios, de acuerdo a las metas establecidas por zona de influencia. Aprobar y supervisar los planes de ventas de sus unidades de negocios. Supervisar los planes de fidelización de personas claves de instituciones, para el producto de convenios. Controlar la ejecución y los resultados del plan estratégico y operativo. Cumplir las políticas, procedimientos y las disposiciones dictadas por al SBS, relacionadas al ámbito de su responsabilidad. Administrar los riesgos relacionados al logro de sus objetivos, así como: o Asegurar la consistencia entre las operaciones y los niveles de tolerancia al riesgo definidos aplicables a su ámbito de acción. o Asumir, ante el Gerente Central de Negocios, los resultados de la gestión de riesgos correspondientes a su unidad organizativa. Revisar y calificar los reportes emitidos por el sistema mecanizado con referencia a los aspectos administrativos y crediticios, tomando acción en caso de haber riesgo para la Caja Metropolitana o incumplimiento por parte del cliente. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Solicitar al Departamento de Recursos Humanos, el desarrollo de programas de inducción para el personal a su cargo, dentro del ámbito de su competencia. Proponer normas y políticas crediticias para la adecuada administración y calificación de las operaciones de crédito bajo su responsabilidad. Aprobar el material publicitario y la estrategia de Marketing para los productos bajo su responsabilidad. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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5.8.7.1 DEPARTAMENTO DE CRÉDITO PERSONAL Reporta: Al Área de Banca Personal. Función Principal: Promover y desarrollar los productos de Crédito Personal a través de los canales de atención, analizando el mercado y la competencia, en el marco de las políticas institucionales establecidas. Funciones Específicas: Negocio. Proponer normas y políticas crediticias para la adecuada administración y calificación de las operaciones de Crédito Personal en sus diversas modalidades, que garanticen adecuadamente la cobertura del riesgo asumido y su oportuna recuperación. Controlar que el porcentaje máximo de los créditos concedidos a una sola persona natural o jurídica no exceda de los límites establecidos por la Ley General. Supervisar el desenvolvimiento de los créditos concedidos. Supervisar la regularización de los créditos otorgados cuya recuperación no se realiza dentro de lo programado. Elaborar el Plan de Negocios/ventas de su departamento. Atender a clientes actuales y potenciales, en los puntos de venta establecidos, recibir solicitudes de créditos y realizar la evaluación según políticas de riesgo vigentes, tramitando los desembolsos de acuerdo a los tiempos máximos ofrecidos al cliente. Hacer seguimiento de solicitudes de créditos aprobados y a desembolsos, a fin de informar a los clientes. Evaluar información relevante sobre el mercado y la competencia, a fin de diseñar una propuesta comercial sólida y estrategias de mercadeo. Realizar venta telefónica de créditos personales a potenciales clientes. Efectuar visitas a los clientes y a los clientes potenciales de créditos personales, y establecer contactos con empresas e instituciones públicas y privadas para el caso de créditos por convenio.
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Tramitar las operaciones de los préstamos administrativos al personal de la institución, de acuerdo a las normas establecidas. Evaluar la condición de las cuentas de los clientes, a fin de ver la oportunidad de ampliar la gama de productos u ofrecer otros nuevos. Operativo. Verificar la correcta aplicación de los cambios de las tasas de interés y comisiones que cobra el sistema por este tipo de créditos. Atender consultas de clientes en lo referente a: o Requisitos para obtener un préstamo de consumo. o Casos de ampliación donde se necesita el apoyo de la agencia para conocer la situación real y actual del préstamo. o Informar a los clientes de la aceptación de sus préstamos y/o situación de sus estados actuales para un posible reenganche. Control. Cumplir las políticas, procedimientos y las disposiciones dictadas por la SBS, relacionadas al ámbito de su responsabilidad. Revisar y calificar los reportes emitidos por el sistema mecanizado con referencia a los aspectos administrativos y crediticios, tomando acción en caso de haber riesgo para la Caja Metropolitana o incumplimiento por parte del cliente. Realizar la gestión de cobranza preventiva de créditos de consumo, estableciendo planes de acción con los Administradores de Agencias y los Asesores Comerciales. Supervisar al personal de ventas, asignando metas y vigilando su cumplimiento. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Asesorar al personal de su unidad organizativa y de las Regionales, en todo lo relacionado al trámite de las operaciones de créditos personales. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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5.8.7.2 DEPARTAMENTO DE PROCESOS Reporta: Al Área de Banca Personal. Función Principal: Diseñar e implementar el proceso de cobranza para el negocio de convenios, fundamental para el logro de los objetivos de crecimiento propuestos. Funciones Específicas: Negocio. Realizar la gestión comercial mediante el diseño de ofertas con base de datos. Desarrollar el plan de fidelización a planilleros y personal clave de cada Institución. Establecer un plan de visitas a convenios remotos y convenios que se encuentran en la ciudad. Operativa. Generar y aplicar la nómina de descuento por cada convenio según cronograma establecido. Elaborar y aplicar planes de cobranza por convenio, según análisis del proceso de descuento y situación de la cartera por tramos. Hacer propuesta para reprogramaciones. Incluye desde el informe, conseguir las resoluciones o cartas, análisis de causas, coordinación de acciones de recuperación, seguimiento a la aprobación de la reprogramación y ejecución de la misma. Lograr la implementación de medidas correctivas y preventivas para futuros procesos. Realizar la cobranza oportuna de cheques para el pago de las nóminas. Elaborar el formato para pago de Uso de Casillero. Ejecutar la recuperación de mora. Enviar la base de datos de colectivo de cada convenio a la Unidad de Seguimiento y Planeamiento Comercial, a fin de que dicha unidad organizativa genere ofertas aprobadas a clientes.
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Control. Asegurar el cumplimiento de la prioridad de descuento y condiciones del contrato. Lograr una efectividad de la nómina del 90% mínimo. Velar por el cumplimiento del proceso de descuento en las Instituciones, según las condiciones del convenio (exclusividad, prioridad). Supervisar y coordinar acciones operativas, para asegurar cumplimiento de tiempos de desembolsos en el menor tiempo posible. Reducir el nivel de morosidad de la cartera a nivel de mercado. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Diseñar e implementar indicadores de gestión. Gestionar la automatización del proceso de cobranza. Obtener y reportar a la jefatura del Área de Banca Personal, las cifras de gestión de retorno de nomina de Convenios hasta el 29 de cada mes. Analizar motivos de no descuento y elaborar plan de acción. Atender reclamos y solucionar problemas operativos a clientes del convenio. Realizar coordinaciones con la Unidad de Cobranza Judicial, para efectuar refinanciaciones o transacciones extrajudiciales. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.8.7.3 DEPARTAMENTO DE CRÉDITO HIPOTECARIO Reporta: Al Área de Banca Personal. Función Principal: Promover y desarrollar el producto de crédito hipotecario, analizando el mercado y la competencia, en el marco de las políticas institucionales establecidas.
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Funciones Específicas: Negocio. Administrar y controlar la gestión del personal a su cargo de acuerdo a las metas establecidas en el plan de negocios. Proponer normas y políticas crediticias para la adecuada administración y calificación de las operaciones de crédito hipotecario, que garanticen adecuadamente la cobertura del riesgo asumido y su oportuna recuperación. Elaborar el Plan de Negocios de su unidad organizativa. Efectuar visitas a los clientes potenciales. Verificar la conformación del nivel de aprobación correspondiente, con el fin de aprobar los créditos evaluados por el analista de la operación. Promover la captación de depósitos en reciprocidad a los préstamos concedidos, ofreciendo a sus clientes los servicios que brinda la Caja Metropolitana. Evaluar, fundamentar y tramitar las operaciones de crédito presentadas mediante propuestas de crédito, que cumplan con las normas y políticas de crédito vigentes, ante los niveles correspondientes y aprobar las que están dentro de su autonomía crediticia. Identificar a los deudores expuestos y no expuestos a riesgo cambiario crediticio derivado del descalce de monedas entre sus ingresos y sus obligaciones. Gestionar la entrega de la documentación necesaria para la formulación de contratos y constitución de garantías a través del Responsable de la Oficina Legal. Proponer a la Gerencia Central de Negocios, el desarrollo de negocios en las agencias a nivel nacional. Gestionar las operaciones de aplicación y reembolso por utilización de la línea otorgada por COFIDE para las operaciones de crédito hipotecario. Control. Supervisar el desenvolvimiento de los créditos concedidos. Gestionar y coordinar la regularización de los créditos otorgados cuya recuperación no se realiza dentro de lo programado. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Cumplir las políticas, procedimientos y las disposiciones dictadas por la SBS. 175
Administrativa. Verificar la correcta aplicación de los cambios de las tasas de interés y comisiones que cobra el sistema por los productos y servicios bajo su responsabilidad. Asesorar al personal de su unidad organizativa y de las Regionales, en todo lo relacionado al trámite de las operaciones de los créditos hipotecarios. Revisar y calificar los reportes emitidos por el sistema con referencia a los aspectos administrativos y crediticios, tomando acción en caso de haber riesgo para la Caja Metropolitana o incumplimiento por parte del cliente. Planificar y coordinar con el Departamento de Marketing e Imagen Institucional, la elaboración del material de publicidad y estrategia para el lanzamiento de los nuevos productos y servicios. Proponer al Departamento de Cobranzas y Recuperaciones la transferencia oportuna a cobranza judicial de las obligaciones vencidas, cuidando que no pierdan su mérito ejecutivo, acompañando la posición del cliente. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 5.8.7.4 DEPARTAMENTO DE CRÉDITO PIGNORATICIO Reporta: Al Área de Banca Personal. Función Principal: Promover y desarrollar los productos de Crédito Pignoraticios en la red de Agencias a nivel nacional, analizando el mercado y la competencia, en el marco de las políticas institucionales establecidas. Funciones Específicas: Negocio. Establecer el perfil de nuestros clientes objetivos y los planes estratégicos para el posicionamiento del producto. Proponer, desarrollar y mantener relaciones con clientes, generando una cartera de alta calidad dentro del margen y riesgo aprobado por la institución. Evaluar y aprobar las operaciones de crédito pignoraticio dentro de los límites de su autonomía.
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Recopilar, analizar e interpretar toda la información necesaria que sustente una adecuada decisión de crédito. Proponer a su Jefatura, la asignación de tasas especiales en la asignación de crédito. Controlar que el porcentaje máximo de los créditos concedidos a una sola persona natural o jurídica no exceda de los límites establecidos por la Ley General. Supervisar el desenvolvimiento de los créditos concedidos. Supervisar la regularización de los créditos otorgados cuya recuperación no se realiza dentro de lo programado. Elaborar el Plan de Negocios de su departamento. Operativo. Verificar la correcta aplicación de los cambios de las tasas de interés y comisiones que cobra el sistema por este tipo de créditos. Modificar la clasificación automática de clientes con créditos prendarios, de acuerdo a los límites establecidos a propuesta de los funcionarios de negocios. Control. Efectuar una permanente administración de la cartera desde su inicio hasta su recuperación. Cumplir las políticas, procedimientos internos y las disposiciones dictadas por la SBS, relacionadas al ámbito de su responsabilidad. Revisar y calificar los reportes emitidos por el sistema con referencia a los aspectos administrativos y crediticios, tomando acción en caso de haber riesgo para la Caja Metropolitana o incumplimiento por parte del cliente. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Proponer normas y políticas crediticias para la adecuada administración y calificación de las operaciones de Crédito Pignoraticio, que garanticen adecuadamente la cobertura del riesgo asumido y su oportuna recuperación. Identificar necesidades de capacitación del personal involucrado en las operaciones de crédito pignoraticio. Solicitar al Departamento de Marketing e Imagen Institucional el apoyo publicitario. Revisar y proponer las mejoras y actualizaciones de los documentos normativos. 177
Asesorar al personal de su unidad organizativa y de las Gerencias Regionales, en todo lo relacionado al trámite de las operaciones de crédito. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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5.8.8 ÁREA DE ARRENDAMIENTO FINANCIERO Reporta: A la Gerencia Central de Negocios Función Principal: Es el órgano comercial encargado de promover y desarrollar el producto de Arrendamiento Financiero en la institución, en el marco de las políticas institucionales establecidas; así como, participar en la elaboración del Plan de Negocios. Evaluar, analizar y verificar las solicitudes de créditos y documentación presentada, utilizando las herramientas de evaluación establecidas, y aprobarlas de acuerdo a las políticas de riesgos y requisitos del producto de arrendamiento financiero. Funciones Específicas: Estratégico. Proponer a la Gerencia Central de Negocios nuevas zonas de expansión de negocios. Elaborar anualmente el plan estratégico y operativo de su unidad organizativa, coordinando con la Gerencia Central de Negocios y la Jefatura del Departamento de Planeamiento Financiero. Proponer estándares de calidad en los diferentes procesos. Establecer el perfil de nuestros clientes objetivo y los planes estratégicos para el posicionamiento de nuestros productos y servicios. Negocio. Promover, desarrollar y mantener relaciones financieras con clientes generando una cartera de alta calidad dentro del margen de rentabilidad y riesgo aprobado por la institución. Controlar la ejecución y los resultados del plan estratégico y operativo de su unidad organizativa. Proponer a la Gerencia Central de Negocios, el desarrollo de negocios en las agencias a nivel nacional. Establecer los planes de negocios que permitan el posicionamiento, desarrollo de nuevos canales, nuevos productos y servicios a ofrecerse por medios electrónicos. Aprobar las operaciones de Arrendamiento Financiero dentro del ámbito y límites de autonomía.
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Evaluar la situación económica financiera de los clientes del segmento de su responsabilidad. Proponer a la Gerencia Central de Negocios, la asignación de tasas especiales en las operaciones de crédito a su cargo; así como la modificación de las tasas vigentes. Recabar la documentación requerida de los clientes y validar su calificación en las centrales de Riesgos. Solicitar la formulación de contratos y constitución de garantías. Contratar el seguro de los activos adquiridos. Solicitar a los proveedores las facturas, datos y documentos adicionales necesarios para la activación de las operaciones Comunicar a los clientes la aprobación de las operaciones. Hacer seguimiento a las operaciones aprobadas y coordinar con el responsable de formalización y desembolso, el oportuno desembolso a los proveedores. Supervisar que el porcentaje máximo de los créditos concedidos a una sola persona natural o jurídica no exceda de los límites establecidos por la Ley General. Supervisar el desenvolvimiento de los créditos concedidos. Apoyar en la cobranza y recuperación de los créditos que presenten atrasos. Control. Recopilar, analizar e interpretar toda la información necesaria que sustente una adecuada decisión de crédito. Realizar los controles de límites de créditos directos e indirectos bajo su responsabilidad. Administrar los riesgos relacionados al logro de sus objetivos, así como: o Asegurar la consistencia entre las operaciones y los niveles de tolerancia al riesgo definidos aplicables a su ámbito de acción. o Asumir, ante el Gerente Central de Negocios, los resultados de la gestión de riesgos correspondientes a su Área. o Asegurar que en la matriz de riesgo operativo se considere el riesgo legal de los productos de crédito a su cargo. Identificar a los deudores expuestos y no expuestos a riesgo cambiario crediticio, derivado del descalce de monedas entre sus ingresos y sus obligaciones con la Caja Metropolitana. Aplicar la metodología para la evaluación de los clientes, mediciones anuales del efecto de un shock de tipo cambiario y, proponer las medidas correctivas sobre la calificación crediticia en los casos que apliquen.
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Verificar la correcta aplicación de los cambios de las tasas de interés y comisiones que cobra el sistema por los productos y servicios bajo su responsabilidad. Calificar los reportes emitidos por el sistema mecanizado con referencia a los aspectos administrativos y crediticios, tomando acción en caso de haber riesgo para la Caja Metropolitana o incumplimiento por parte del cliente. Supervisar al personal a su cargo, a fin para alcanzar las metas propuestas. Verificar la experiencia y situación crediticia del cliente, así como de sus fiadores, de ser el caso, con la Caja Metropolitana, Sistema Financiero y Centrales de Riesgo. Analizar y evaluar los reportes analíticos de empresas, a fin de determinar el riesgo de crédito en forma individual y por riesgo único. Supervisar que se cumpla con las políticas de riesgos establecidas para los créditos. Validar en el sistema la información registrada del personal a su cargo. Verificar el cumplimiento de las pautas establecidas en relación con la evaluación automática de los clientes. Supervisar que se realicen las visitas a clientes y negocios seleccionados, para verificar aspectos relevantes de los expedientes crediticios como niveles de ingreso, inversión en el negocio, garantías, unidad familiar, entre otros. Aprobar en el sistema, los créditos evaluados y aprobados por el nivel de autonomía correspondiente. Presentar a su jefatura los indicadores de créditos aprobados, en procesos y/o rechazados. Reportar los Riesgos Operativos inherentes al producto. Cumplir las políticas, procedimientos y las disposiciones dictadas por la SBS. Atender las observaciones del Órgano de Control Institucional, de los Auditores Externos y demás órganos de control y supervisión. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Administrativa. Solicitar al Departamento de Recursos Humanos, el desarrollo de programas de inducción para el personal a su cargo, dentro del ámbito de su competencia. Planificar en coordinación con el Departamento de Marketing e Imagen Institucional, la elaboración del material de
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publicidad y estrategia para el lanzamiento de los nuevos productos y servicios. Diseñar en coordinación con la Oficina de Asesoría Legal de Negocios, los diferentes contratos que requieran. Verificar la correcta aplicación de los cambios de las tasas de interés y comisiones que cobra el sistema, por los productos y servicios bajo su responsabilidad. Participar como Líder Usuario en los proyectos relacionados al ámbito de su competencia. Revisar y proponer las mejoras y actualizaciones a los documentos normativos de los productos y servicios bajo su responsabilidad. Asesorar al personal de su unidad organizativa, en lo relacionado al trámite de las operaciones de crédito Leasing. Proponer al responsable de la cobranza y recuperación de los créditos, la transferencia oportuna a cobranza judicial de las obligaciones vencidas, cuidando que no pierdan su mérito ejecutivo, acompañando la posición del cliente. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia.
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