GESTION DE ALMACENES E INVENTARIOS CONTROL DE INVENTARIOS
2011
INDICE CONTROL DE INVENTARIOS 1. INTRODUCCION 2. OBJETIVO 3. FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS 4. TIPOS DE INVENTARIO 4.1 INVENTARIO DE MERCANCÍAS 4.2 INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS 4.3 INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO DE FABRICACIÓN 4.4 INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS 4.5 INVENTARIO DE SUMINISTROS DE FÁBRICA
5. OTROS TIPOS DE INVENTARIOS 6. MÉTODO DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS 6.1 MÉTODO COSTO IDENTIFICADO 6.2 COSTO PROMEDIO 6.3 MÉTODO PRIMERO EN ENTRAR, PRIMERO EN SALIR 6.4 MÉTODO ÚLTIMO EN ENTRAR, PRIMERO EN SALIR O "UEPS" 6.5 MÉTODO DETALLISTA
7. CONTROL INTERNO SOBRE INVENTARIOS 8. METODOLOGÍA DE UN BUEN INVENTARIO FISICO FASE DE ACTIVIDADES PRE-LIMINARES FASE DE CONTEO FASE DE VERIFICACIÓN DE CONTEO FÍSICO.
9. VALOR AGREGADO DE UN INVENTARIO FÍSICO 10.ACTUALIZACION DEL CONTROL DE INVENTARIOS 1
Año del Centenario de Machu Picchu para el Mundo
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ES:
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ROBERTO LOPEZ AL
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y
ELIZABETH CONTRERAS I ANCO 100%
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JULIO
GONZALES
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100% 100%
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PROF ESOR: HUAITALLA MAURICIO, CESAR
CARRERA: A MINISTARCION E EMPRESAS CICLO: I TURNO: NOCHE
AÑO: 20 2
1. IN R D
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CCI N ¡
Un inventario representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o procesándolos primero antes de venderlos , en un período económico determinado. Esta monografía esta preparado a modo de guía,
los cual nos mostrara los elemen tos
fundamentales que hacen parte de esta tarea empresarial tan importante a nivel interno. Ahora estudiaremos y analizaremos los elementos fundamentales de lo que es el control de inventario.
2. OBJE I O
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El objetivo de contar con un Control Físico de Inventarios, es el de asegurar en forma confiable que las existencias físicas existentes en Almacén sean iguales a las del Sistema de Kardex Físico o sistema informático usado por la empresa, lo cual permitirá:
1. Una adecuada planeación para la reposición de stocks , evitando compras innecesarias. 2. El espacio absolutamente necesario para un bu en almacenamiento. 3. La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de entas en los estados financieros. ¤
3. F NCIONE DE LOS IN EN §
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ARIOS
y
Satisfacer la demanda anticipada.
y
Suavizar los requerimientos de producción.
y
Proteger contra falta de artículos.
y
Tomar ventaja de los
y
Ayudar contra incrementos de precios o aprovechar los descuentos por cantidad.
y
Reducción
ciclos de órdenes.
del Riesgo: Generalmente no se conoce con certeza la demanda de productos
terminados que habrá en el próximo periodo y por tanto para evitar que un repentino aumento de la demanda, produzca un desabastecimiento que obligue a dejar de satisfacerla , se mantiene un stock de seguridad de productos terminados. 3
Ante el tiempo que tardarán los proveedores en servir el pedido. Para evitar una
y
detención de proceso de producción por agotamiento del almacén de materias primas , se mantiene un stock de seguridad de materias primas. y
Ayudar a la independencia de operaciones - Continuidad de las variaciones de demanda
y
Determinar
y
Determinar la
y
Uso óptimo de la capacidad productiva
y
Los inventarios actúan como reguladores entre los ritmos de entrada y salidas.
y
Los inventarios nos permiten conocer las cantidades en proceso una parte de él estará en
condiciones económicas de aprovisionamiento óptima secuencia de operaciones
las máquinas otra parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra , o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de producción o de ésta , al almacén de artículos terminados. y
Eliminación de irregularidades en la oferta
y
Compra o producción en lotes o tandas
4. TIPOS DE IN ENTARIO ©
De
acuerdo a las características de la empresa encontramos cinco tipos de inventarios principales:
4.1 IN ENTARIO DE MERCANCÍAS
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil , los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la enta. Las que tengan otras características y
estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas , tales como las mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún) , las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).
4
4.2 IN ENTARIO DE PROD CTOS TERMIN ADOS
Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales , los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.
4.3 IN ENTARIO DE P ROD CTOS EN PROCESO DE FABRICACI N
Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales , los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cier re.
4.4 IN ENTARIO DE MATERIAS PRIMAS
Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.
4. IN ENTARIO DE SUMINISTROS DE F BRICA
Son los materiales con los que se elaboran los produ ctos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes , etc.).
5. OTROS TIPOS DE IN ENTARIOS
5.1 IN ENTARIO PERPETUO
Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén , por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar , donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos , se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos , cuando es necesario , de acuerdo con la cuenta física.
5
5.2 IN ENTARIO INTERMITENTE
Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre al , por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente , al que se trata de suplir en parte.
5.3 IN ENTARIO FIN AL
Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico , generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido , después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
5.4 IN ENTARIO INICIAL
Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.
5.5 IN ENTARIO FÍSICO
Es el inventario real. Es contar , pesar o medir y anotar todas y cada u na de las diferentes clases de bienes (mercancías) , que se hallen en existencia en la fecha del inventario , y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista d etallada y valorada de las existencias.
Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo , del peso o a la medida real obtenidos.
Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases, a saber: Manejo de inventarios (preparativos) Identificación Instrucción Adiestramiento
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5. IN ENTARI O MIXTO
Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular.
5. IN ENTARIO EN TRANSITO !
Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusiva mente por el tiempo de transporte.
5. IN ENTARIO EN CO NSI NACI N "
#
$
Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad lo conserva el vendedor.
5. IN ENTARIO MÁXIMO %
Debido
al enfoque de control de masas empleado , existe el riesgo que el nivel del inventario
pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario máximo.
5.10 IN ENTARIO MÍNI MO
Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.
5.11 IN ENTARIO DISPONIBLE
Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.
5.12IN ENTARIO EN LÍNEA
Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.
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5.13 IN ENTARIO EN CUAREN TENA &
Es aquel que debe de cumplir con un periodo de a lmacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo , generalmente comestibles u otros.
5.14 IN ENTARIO DE PRE ISI N &
&
'
Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.
5.15 IN ENTARIO DE SE URIDAD &
(
Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de i ncertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.
5.16 IN ENTARIO DE FLUCTUACI N &
'
Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.
5.17 IN ENTARIO DE ANTICIPACI N &
'
Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda , a programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. Básicamente los inventarios de
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anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción.
5.18 IN ENTARIO DE LOTE O DE TAMAÑO DE LOTE )
Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo , puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artículos adquiridos.
5.19 IN ENTARIO ESTACI NALES )
0
Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de las operaciones , para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente.
5.20 IN ENTARIO IN TERMITENTE )
Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable.
5.21 IN ENTARIO PERMANENTE )
Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas , en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.
5.22 IN ENTARIO CÍCLICO )
Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema. 9
6. MÉTODO DE VALUACI N DE INVENTA RIOS 1
Los principales métodos de valuación de Inventarios son los siguientes:
y
Costo Identificado
y
Costo Promedio
y
Primero en Entrar, Primero en Salir o "PEPS"
y
Ultimo en entrar, Primero en Salir o "UEPS"
y
Método Detallista.
6.1 MÉTODO COSTO IDENTIFICAD O
Este método puede arrojar los importes más exactos debido a que las unidades en existencia si pueden identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones.
6.2 COSTO PROM EDIO
Tal
y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir el importe
acumulado de las erogaciones aplicables entre el número de artículos adquiridos o producidos.
El costo de los artículos disponibles para la venta se divide entre el total de las unidades disponibles también para la venta. El promedio resultante se emplea entonces para valorizar el inventario final.
Los costos determinados por el método de promedio ponderados son afectados por las compras, al principio del periodo; así como al final del mismo; por lo tanto, en un mercado que tiende al alza, el costo unitario será menor que el costo unitario calculado corriente, y en un mercado que tiende a la baja, dicho costo unitario excederá al costo corriente.
1 0
6.3 MÉTOD O PRIMERO EN ENTRAR
2
PRIMERO EN SALIR
Este método identificado también como "PEPS" , se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén o a la producción son los primeros en salir de él.
Se ha considerado conveniente este método porque da lugar a una valuación del inventario concordante con la tendencia de los precios; puesto que se presume que el inventario esta integrado por las compras mas recientes y esta valorizado a los costos también mas recientes , la valorización sigue entonces la tendencia del mercado.
6.4 MÉTOD O ÚLTI MO EN ENTRAR
2
PRIMERO EN SAL IR O "UEPS"
Este método parte de la suposición de que las ultimas entradas en el almacén o al proceso de producción, son los primeros artículos o materias primas en salir.
El método U.E.P.S. asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las me rcancías que se adquieren de último son las primeras en utilizarse o venderse , por lo tanto el costo de la mercadería vendida quedara valuado a los últimos precios de compra con que fueron adquiridos los artículos; y de forma contraria, el inventario final es valorado a los precios de compra de cada articulo en el momento que se dio la misma.
Entre los benéficos que ofrece este método para efectos fiscales podemos citar los siguientes.
El reconocimiento de los costos más recientes de los artículos vendido s. Estos implica que cuando se valúa el costo de la mercadería vendida se aplicarán los últimos precios de compra , y en economías como la nuestra, se a demostrado que los precios tienden a subir , lo que provoca que el CM sea mayor que si es valuado a precios menos recientes , por tal motivo las utilidades 3
tienden a disminuirse y por ende en el pago de impuestos sobre la renta será menor.
La valuación del inventario final de cada periodo genera un monto menor al que resultaría de aplicar cualquier otro método de valuación, pues se utilizan los precios más viejos de compra según el extracto a que se refiere. 1 1
6.5 M ÉTOD O DETALLISTA
Con la aplicación de este método el importe de inventarios es obtenido valuando las existencias a precios de venta deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta , así obtenemos el costo por grupo de artículos producidos.
Para la operación de este método, es necesario cuidar los siguientes aspectos: Mantener un control y revisión de los márgenes de utilidad bruta , considerando tanto las nuevas compras, como los ajustes al precio de venta. Agrupación de los artículos homogéneos. Control de los traspasos de artículos entre departamentos o grupos. Inventarios físicos periodos para la verificación del saldo teórico d e las cuentas y en su caso hacer los ajustes que se producen.
7. CONTROL INTERN O SOBRE INVENTARIOS
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: A. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año , no importando cual sistema se utilice B.
Mantenimiento eficiente de compras , recepción y procedimientos de embarque
C. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición D.
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables
E. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario F.
Comprar el inventario en cantidades económicas
G. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit , lo cual conduce a pérdidas en ventas H. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo ,
evitando con eso el gasto de
tener dinero restringido en artículos innecesarios. 1 2
8. METODOLOGÍ A DE UN BUEN INVENTARIO FISICO
Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre , una buena metodología de inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A continuación describimos gráficamente un tipo de metodología entre las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificación y su control contable
FASE DE ACTIVIDADES PRE LIMIN ARES 4
1. Ordenamiento previo del stock. 2. Codificación del stock por ubicación. 3.
5
erificación física de la ubicación del stock , de acuerdo a su codificación.
4. Emisión y colocación de Tarjetas de Conteo Físico. 5.
5
erificación de colocación de las T arjetas de Inventario.
6. Corte Documentario 7. Ordenamiento de stock de difícil conteo. FASE DE CO NTEO
1. Primer conteo físico al barrer 2. Se llenan Tarjetas de Inventario No. 1 3. Segundo conteo físico al barrer, por personal diferente al prime r conteo. 4. Se llenan Tarjetas de Inventario No. 2 FASE DE VERIFI CACI N DE CONTEO FÍSICO. 6
1. Comparación de las tarjetas de inventario 2. Tarjetas de Inventario No. 1 S Tarjetas de Inventario No. 2 7
3. Comparación con el Sistema de Kárdex 4. Tarjetas de Conteo Físico
7
S. Sistema de Kárdex
5. Actualización del Sistema de Kárdex al conteo físico.
9. VALOR AGREGADO DE UN INVENTARIO FÍSICO
Un Inventario Físico realizado con una buena metodología tendrá siempre un valor agregado de:
y
Tener
las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar elegido por la
Empresa.
1 3
y
Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y
codificadas, respecto a un
Sistema de Código de Ubicación del Almacén. y
Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a
y
Tener
la fecha del inventario.
la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las autoridades
tributarias. y
Contar con el Sistema de Kárdex de Almacén totalmente actualizado , respecto a:
1.
Código de ubicación.
2.
Código de producto.
3.
Saldos correctos.
10. ACTUALI
8
ACION DEL CONTROL DE INVENTARIOS
Si bien un inventario físico total es el inicio de un control físico de existencias , los inventarios físicos permanentes son en definitiva la clave para el buen funcionamiento de un Sistema de Control de Inventarios. Por lo que, la Gerencia de Contabilidad y principalmente la Gerencia de Logística y Administración, debe siempre realizarlos con la periodicidad que considere conveniente.
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