DEFINICION
El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la est estruc ructur tura a org orgán ánica ica y fun funcio ciones nes ge gener neral ales es est establ ableci ecida dass en el e egla glamen mento to de Orga Or gani niza zaci ción ón y Fu Func ncio ione nes, s, as asíí co como mo en ba base se a lo loss re requ quer erim imie ient ntos os de ca carg rgos os considerados en el !uadro para "signación de #ersonal$ OBJETIVO
El Manual de Organización y Funciones tiene por objetivos%
&escribir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la amplitud, naturaleza y campo de acción de la misma$ &eterminar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones que le competen$ #recisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y e'ternas de la dependencia$ &escribir los procedimie procedimientos ntos administrativo administrativoss racionalizad racionalizados$ os$
UTILIDADES
&entro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes%
&etermina &etermin a las func funcione ioness espe específic cíficas, as, respo responsab nsabilida ilidades, des, auto autorida ridad d y requ requisit isitos os mínimos de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia$ #ropor #ro porcio ciona na inf inform ormaci ación ón a los fun funcio cionar nario ioss y ser servid vidore oress p( p(bli blicos cos sob sobre re sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización, así como sobre las interrelaciones formales que corresponda$ "yuda a institucionali institucionalizar zar la )implificac )implificación ión "dmini "dministrativa strativa proporcion proporcionando ando información sobre las funciones que le corresponde desempe*ar al personal al ocup oc upar ar lo loss ca carg rgos os qu que e co cons nstititu tuye yen n lo loss pu punt ntos os de tr trám ámitite e en el flfluj ujo o de lo loss procedimientos$ Facilita el proceso de inducción de personal nuevo y el de adiestramiento y orientaci orie ntación ón del pers personal onal en servi servicio, cio, perm permiti+ iti+ndol ndoles es cono conocer cer con clari claridad dad sus funciones y responsabilidades del cargo a que an sido asignados así como aplicar programas de capacitación$
El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a las contenidas en el OF$ -ampoco se utilizará para crear cargos al margen de los establecidos en el !"#$ El Manual de Organización y Funciones se elaborará independientemente en cada unidad uni dad org orgáni ánica ca de seg segun undo do niv nivel el org organi anizac zacion ional al llá llámes mese e &i &irec recció ción n .ac .acion ional al,, &irección /eneral, &irección -+cnica, Oficina u 0rgano de nivel equivalente$ LIMITACIONES
1as principales limitaciones limitaciones a tener t ener en cuenta serían%
.o es la solución a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que puede propiciarla propiciarla$$ )i no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia$
)u costo de confección y revisión puede ser oneroso$ 1os aspectos informales de la organización no se allan contenidos en +l$
PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIÓN
/eneralmente comprende las siguientes etapas% 1. PLANEAMIENTO
En esta fase se determinará lo siguiente%
#ropósitos del Manual 2suarios del Manual &esignación del personal responsable de su elaboración "ctividades a desarrollar$ !ronograma de trabajo ecursos materiales necesarios$ Establecer el m+todo a utilizarse en la recolección de datos y análisis de la misma$
2. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
)e recopila información, de acuerdo al m+todo fijado en la fase del planeamiento$ #uede ser la investigación documental de arcivos3 entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las actividades y operaciones en que intervienen3 la observación directa, etc$ Es recomendable emplear el m+todo mi'to, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en los casos especiales o dudosos la entrevista$ 3.
ESTUDIO Y ANÁLISIS
)e procederá al estudio e'austivo de la información obtenida para establecer si se encuentra ambig4edades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones generales como específicos$ Este estudio puede enfocarse en dos formas% &e lo específico a lo general, o sea partiendo del análisis desde el cargo como c+lula básica del órgano, asta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo$ &e los general a lo específico, es decir iniciando el análisis del objetivo de la dependencia e ir desagregando en funciones generales, funciones específicas de cada una de las unidades estructurales, luego las actividades asta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo$ 4. REDACCIÓN DEL PROYECTO
2na vez analizada la información y delimitados los campos de acción de las unidades orgánicas que integrar la dependencia, se procederá a la redacción del Manual, de acuerdo al esquema que luego detallamos$ )e recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve$ "l describir las funciones, se deberán emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada párrafo$ Ej$ evisar, redactar, supervisar, formular, etc$ 5.
REVISIÓN Y APROBACIÓN
edactado el proyecto del Manual, será presentado a la autoridad superior de la dependencia descrita para que aga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento$
!on la visación del 5efe de la dependencia interesada y el 6787 de la Oficina de acionalización, se formulará en coordinación con la Oficina de "sesoría 5urídica la norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia, de acuerdo a los niveles de desconcentración de atribuciones$ 6. PRESENTACIÓN E IMPRESIÓN
El Manual aprobado se ace imprimir% )e recomienda se aga en ojas sueltas, que permita acer modificada parciales sin alterar todo el documento$ En ojas de tama*o "9: seg(n norma$ /uardar en fólderes que permita su fácil manejo o intercambio$ 2tilizar clave para la numeración, que evite trastornos mayores en la sustitución$ ; no usar letra muy peque*a ni muy grande$ 7. DIFUSIÓN
El Manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia, y el personal directivo de las Oficinas con quienes debe coordinarse$ 8.
ACTUALIACIÓN
#eriódicamente se procederá a estudiar y verificar si el documento a cumplido con el objetivo3 qu+ puntos ay que mejorar o sustituirlos por otros$