NIA 230 NORMA INTERNACIONAL DE AUDITORIA 230 DOCUMENTACION DE AUDITORIA
Al ca nc e, o bj et i vo s, clasificación y fines
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RESUMEN
La Norma Internacional de Auditoría 230 se refiere a la responsabilidad que tiene el auditor en la preparación de la documentación de auditoría de Estados Financieros, así también las disposiciones legales o reglamentarias que pueden requerir documentación adicional a la establecida en un proceso de auditoría. La naturaleza y propósitos de la documentación de auditoría corresponde al cumplimiento de los requerimientos en los que se proporciona la evidencia al auditor para que concluya sobre la revisión de los objetivos globales de la auditoría, dichos documentos evidencian que la auditoria se planificó y ejecuto adecuadamente conforme a la norma y requerimientos legales. La documentación, facilita al equipo del encargo la planificación y ejecución de la auditoría, la supervisión del trabajo de auditoría, rendir cuentas de su trabajo, mantener archivo para auditorias futuras, revisiones de control de calidad, realizar inspecciones externas.
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ÍNDICE RESUMEN ........................................................................................................................................................ 2 INTRODUCCION ............................................................................................................................................. 4 NORMAS INTERNACIONALES INTERNACIONALES DE AUDITORIA 230 ............................................................................... 5 1.1.
DEFINICIONES Y TEORIAS .............................................................................................................. 5
1.2.
OBJETIVO ............................................................................................................................................ 7
1.3.
INFORMACIÓN QUE DEBE CONTENER LA DOCUMENTACIÓN DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA AUDITORIA ............... 8
1.4.
CLASIFICACION LA DOCUMENTACIÓN O PAPELES DE TRABAJO ..................................... 10
1.5.
FINALIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA ......................................................... 10
1.6.
QUÉ DEBEN IDENTIFICAR LOS PAPELES DE TRABAJO? ....................................................... 11
1.7.
REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN .......................................................................................... 11
1.8.
REQUERIMIENTOS .......................................................................................................................... 12
1.9.
PREPARACIÓN OPORTUNA DE LA DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA ............................ 13
DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA REALIZADOS Y EVIDENCIAS DE AUDITORIA OBTENIDA .............................................................................................. 13
1.10. 1.11.
TERMINACIÓN Y CIERRE DE PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORIA OBTENIDA ...... ...... 15 15
CONFIDENCIALIDAD, CONFIDENCIALIDAD, SALVAGUARDA, RETENCIÓN Y PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO ................................................................................................................................................. 15 1.12. 1.13.
NIA RELACIONADAS CON LA NIA 230 – DOCUMENTACIÓN DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA .............. 16
1.14.
CONCLUSIÓN ............................................................................................................................... 17
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INTRODUCCION Las Normas Internacionales de Auditoría (NIAs) se deberán aplicar en la auditoría de los estados financieros. Las NIA también deberán aplicarse, adaptadas según sea necesario, a la auditoría de otra información y a servicios relacionados. Las NIAs contienen los principios básicos y los procedimientos esenciales (identificados en letra negra) junto con los lineamientos relativos en forma de material explicativo y de otro tipo. Los principios básicos y los procedimientos esenciales deben interpretarse en el contexto del material explicativo y de otro tipo que proporciona lineamientos para su aplicación. Para comprender y aplicar los principios básicos y los procedimientos esenciales junto con los lineamientos relacionados, es necesario considerar el texto íntegro de la NIA incluyendo el material explicativo y de otro tipo contenido en la NIA, y no sólo el texto resaltado en negro. En circunstancias excepcionales, un auditor puede juzgar necesario apartarse de una NIA para lograr en forma más efectiva el objetivo de una auditoría. Cuando surge una situación así, el auditor deberá estar preparado para justificar la desviación. Las NIAs necesitan ser aplicadas sólo a asuntos de importancia relativa. El propósito de esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) es establecer normas y proveer lineamientos respecto de la documentación en el contexto de la auditoría de estados financieros;
Forma y contenido de los papeles de trabajo, Confidencialidad, salvaguarda, retención y propiedad de los papeles de trabajo.
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NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA 230
1.1.
DEFINICIONES Y TEORIAS
Auditoría: Es una revisión analítica hecha por un contador público, del control interno y registros de contabilidad de una empresa mercantil u otra unidad económica, que precede a la expresión de su opinión acerca de la corrección de los estados financieros. la auditoria se limitó a las verificaciones de los registros contables, dedicándose a observar si los mismos eran exactos. Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros. Con el tiempo, el campo de acción de la auditoria ha continuado extendiéndose; no obstante son muchos los que todavía la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros. En forma sencilla y clara, escribe (HOLMES, 1997): "... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos."
Por otra parte tenemos la conceptuación sintética de (SANCHEZ, 2006) el cual expresa lo siguiente:
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"... el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, así como la veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen." Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoria es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros; Es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.
NIA: Las Normas Internacionales de Auditoria (NIAs) se deberán aplicar en la auditoria de los estados financieros. Las NIAs también deberán aplicarse, con la adaptación necesaria, a la auditoria de información de otra clase otra clase y a servicios a servicios relacionados. Las NIAs contienen principios básicos y procedimientos esenciales (identificados en letra negra) junto con lineamientos relacionados en forma de material explicativo y de otro tipo. Los principios básicos y los procedimientos esenciales deberán deber án ser interpretados en el contexto del material explicativo y de otro tipo que proporciona lineamientos para su aplicación. Para comprender y aplicar los principios básicos y los procedimientos esenciales junto con los lineamientos relacionados, es necesario considerar todo el texto de la NIA incluyendo el material explicativo y de otro tipo contenido en la NIA, y no sólo el texto resaltado. En circunstancias especiales, un auditor puede juzgar necesario apartarse de una NIA para lograr en forma más efectiva el objetivo de una auditoría. Cuando tal situación surge, el auditor deberá estar preparado para justificar la desviación
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Documentación de auditoría: La documentación de la auditoria es el principal registro de los procedimientos de la auditoria aplicables, son evidencia obtenida, y conclusiones alcanzadas en la participación. La documentación de la auditoria debería incluir toda la información que el auditor considere necesaria para realizar la auditoria de forma correcta y proporcionar el apoyo para el informe de auditoría, como también la documentación de auditoria podría referirse a los papeles de trabajo, el registro de procedimientos de auditoría realizados, la evidencia relevante de auditoría obtenida, y las conclusiones del auditor (a veces también se usan términos como "papeles de trabajo" o "papel de trabajo").
Archivo de auditoría: Es el almacenamiento de datos de forma física o electrónica. Auditor experimentado: Es la persona con experiencia en auditoria, con conocimientos de las Normas Internacionales de Auditoria, con requerimientos legales y entorno empresarial del negocio.
1.2.
OBJETIVO
Obtener documentación que brinde la evidencia suficiente y adecuada para la presentación del informe de auditoría, y su vez que la auditoria se planifico y ejecuto de conformidad con lo que establece la norma y requerimientos legales. El objetivo general es la de ayudar al auditor a proporcionarle una seguridad razonable de que una auditoria adecuada se realice de acuerdo con las normas establecidas. La documentación de la auditoria, si pertenece al año corriente de la auditoria, provee la base para la planeación de la auditoria, un registro de la evidencia acumulada y los resultados de las pruebas, datos para
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determinar el tipo adecuado del informe de auditoría y una base para la revisión por parte de supervisor y socios. La documentación de auditoria es el recurso más importante para demostrar por medio de documentos que una auditoria fue realizada de forma adecuada y conforme a las normas de auditoria generalmente aceptadas. Por otro lado el objetivo del auditor es preparar documentación que proporcione: Suficiente y apropiada evidencia para soportar la opinión de auditoría; y evidencia de que la auditoría fue planeada y desarrollada de acuerdo con las NIA y requerimientos legales y de regulación aplicables y asi para sacar una conclusión correcta.
1.3.
INFORMACIÓN QUE DEBE CONTENER LA DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
Los papeles de trabajo deberán registrar la planeación, la naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría desempeñados, y por lo tanto los resultados, y las conclusiones extraídas de la evidencia de auditoría obtenida.
Información referente a la estructura organizacional de la entidad.
Extractos o copias de documentos legales importantes, convenios, y minutas.
Información concerniente a la industria, entorno económico y entorno legislativo dentro de los que opera la entidad.
Evidencia del proceso de planeación incluyendo programas de auditoría y cualesquier cambios al respecto.
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Evidencia de la comprensión del auditor de los sistemas de contabilidad y de control interno.
Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de control y cualesquiera revisiones al respecto.
Evidencia de la consideración del auditor del trabajo de auditoría interna y las conclusiones alcanzadas
Análisis de transacciones y balances.
Análisis de tendencias e índices importantes
Evidencia de que el trabajo desempeñado por los auxiliares fue supervisado y revisado.
Una indicación sobre quién desempeñó los procedimientos de auditoría y cuándo fueron desempeñados.
Detalles de procedimientos aplicados respecto de componentes cuyos estados financieros sean auditados por otro auditor
Copias de comunicaciones con otros auditores, expertos y otras terceras partes.
copias de cartas o notas referentes a asuntos de auditoría comunicados a, o discutidos con la entidad, incluyendo los términos del trabajo y las debilidades sustanciales en control interno.
Cartas de representación recibidas de la entidad.
Conclusiones alcanzadas por el auditor concerniente a aspectos importantes de la auditoría, incluyendo cómo se resolvieron los asuntos excepcionales o inusuales, si los hay, revelados por los procedimientos del auditor.
Copias de los estados financieros y dictamen del auditor.
10 1.4.
CLASIFICACION LA DOCUMENTACIÓN O PAPELES DE TRABAJO
Archivos de auditoría "permanentes" que son actualizados con nueva información de importancia que subsiste.
Archivos de auditoría “periódicos” que contienen información que se relaciona primordialmente a la auditoría de un único periodo.
1.5.
FINALIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
Ayudar al equipo de auditoría a planear y desempeñar la auditoría.
Ayudar a los miembros del equipo de auditoría responsable de la supervisión a dirigir y supervisar el trabajo de auditoría, así como a descargar sus responsabilidades de revisión de acuerdo con la NIA 220, Control de calidad para auditorías de información financiera histórica.
Facilitar al equipo de auditoría la rendición de cuentas por su trabajo.
Retener un registro de asuntos de importancia continua para futuras auditorías.
Habilitar a un auditor con experiencia para conducir revisiones e inspecciones de control de calidad' de acuerdo con la NICC (ISQC) 1, Control de calidad para firmas que desempeñan auditorías y revisiones de información financiera histórica, y otros trabajos para atestiguar y servicios relacionados.
Habilitar a un auditor con experiencia a conducir inspecciones externas de acuerdo con los requisitos legales, de regulación y otros aplicables.
11 1.6.
QUÉ DEBEN IDENTIFICAR LOS PAPELES DE TRABAJO?
Estos informes son personales y debe adoptar procedimientos para salvaguardarlos para satisfacer la práctica de la auditoria. Aunque algunas partes pueden ponerse a disposición del auditado facilitando copias de lo que requiera. Deben incluir quien los elaboro y de gran importancia quien lo reviso además de la fecha en que se realizó. Para que de este modo se pueda emitir el dictamen y pueda ser publicado y recaudar el archivo final, salvo que se presenten cambios de índole administrativos ejemplo se pueden quitar pruebas reemplazadas antes del dictamen. Si es posterior el auditor debe presentar adicionalmente las consecuencias de las nuevas pruebas encontradas donde cuándo y quien las hizo.
1.7.
REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
La revisión de la documentación de las empresas y la de los trabajadores, es un elemento clave en las auditorías sociales. En combinación con las entrevistas a los trabajadores, la revisión ayudará a los auditores a obtener una idea más clara sobre las condiciones de trabajo y empleo de la empresa auditada, incluyendo horas de trabajo, salarios y deducciones, y cualquier queja levantada por los trabajadores. Generalmente, los auditores revisan una variedad de documentos; incluyendo comprobantes de pago, políticas y procedimientos empresariales, contratos laborales, labor ales, y otros documentos relevantes en el monitoreo de las condiciones de empleo de los trabajadores de la empresa. Cuando una
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auditoría cubrirá los temas de contratación y reclutamiento justo, la revisión debería ser más profunda y extensa. Se profundiza profu ndiza la revisión de dicha documentación, con el fin de examinar a mayor nivel de detalle las condiciones de reclutamiento y empleo que enfrentan los trabajadores migrantes. Ésta se lleva a cabo de una manera más extensa; y su alcance va más allá de la instalación y su fuerza laboral, ya que incluye una revisión de las operaciones de los intermediarios laborales, y los trabajadores reclutados y manejados por dichos intermediarios. Es por eso que, una auditoria de contratación justa, es más minuciosa y amplia. Hay muchas acciones que pueden tomas las empresas para integrar los principios de contratación justa en esta fase de la auditoría. Más abajo, se encuentra enc uentra un listado de los tipos de documentos que qu e se pueden revisar, además de una explicación de lo que se debería buscar. Las instrucciones están divididas en dos secciones: primero, documentos de la empresa o instalación que pueden ser revisados; y segundo, documentos de los intermediarios mismos.
1.8.
REQUERIMIENTOS
La documentación de la auditoria debe ser preparada con suficiente detalle para proveer un entendimiento claro de su propósito, fuente y de las conclusiones que se alcanzaron. También, la documentación debe estar organizada de manera apropiada para proveer un vínculo claro con los hallazgos o asuntos importantes.
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1.9.
PREPARACIÓN OPORTUNA DE LA DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
La preparación oportuna de documentación de auditoria suficiente y adecuada ayuda a mejorar la calidad de la auditoria y facilita una efectiva revisión y evaluación de la evidencia de la auditoria obtenida y de las conclusiones alcanzadas antes de que el informe de auditoría se finalice. finalice.
1.10.
DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA REALIZADOS Y EVIDENCIAS DE AUDITORIA OBTENIDA
La estructura, contenido y extensión de la documentación de auditoria dependerá de factores tales como:
La dimensión y la complejidad de la entidad.
La naturaleza de los procedimientos de auditoria a aplicar.
Los riesgos identificados de incorrección material.
La naturaleza y extensión de las excepciones identificadas.
La necesidad de documentar una conclusión o la base para una conclusión.
La metodología de la auditoria y las herramientas utilizadas.
La documentación puede registrarse en papel, en medios electrónicos o en otros medios, estos pueden incluir resúmenes o copias de los registros de la entidad como parte de dicha documentación. Las explicaciones verbales dadas por el auditor, por si mismas, no constituyen un soporte adecuado del trabajo realizado por el auditor o las conclusiones alcanzadas por éste.
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Documentación del cumplimiento de las NIA. El cumplimiento de los requerimientos de la presente NIA supondrá que la documentación de auditoria sea suficiente y adecuada en función de las circunstancias. Otras NIA contienen requerimientos específicos de documentación cuya finalidad es aclarar la aplicación de esta NIA en las circunstancias particulares indicadas en otras NIA. Los requerimientos req uerimientos específicos de documentación de otras NIA no limitan la aplicación de la presente NIA.
Documentación de cuestiones significativas y de juicios profesionales significativos relacionados con estas. Juzgar la significatividad de una cuestión requiere un análisis objetivo de los hechos y de la circunstancia. Un factor importante para la determinación de la estructura, contenido y extensión de la documentación de auditoria sobre cuestiones significativas es el grado en que se ha aplicado el juicio profesional en la realización del trabajo.
Documentación de las discusiones con la dirección, los responsables del gobierno de la entidad y otros, sobre cuestiones significaciones. La documentación no se limita a los riesgos preparados por el auditor sino que puede incluir otros registros adecuados tales como actas de reuniones preparadas por el personal de la entidad y aprobados por el auditor.
Documentación sobre el modo en que se han tratado las incongruencias. El requerimiento de documentar el modo en que el auditor ha tratado las incongruencias en la información no implica que el auditor deba conservar documentación incorrecta o haya sido reemplazada.
15 1.11.
TERMINACIÓN Y CIERRE DE PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORIA OBTENIDA
El auditor debe reunir la documentación de auditoría en un archivo de auditoría y completar el proceso administrativo de concluir el archivo final de auditoría de manera oportuna después de la fecha del dictamen del auditor. Después de haber terminado de compilar el archivo final de auditoría, el auditor no debe borrar o desechar documentación de auditoría de ninguna naturaleza antes de que acabe su periodo de retención. Cuando el auditor considere que es necesario modificar la documentación de auditoría existente o agregar nueva documentación de auditoría después de haber cerrado los papeles de trabajo, independientemente de la naturaleza de las modificaciones o adiciones, debe documentar lo siguiente:
Las razones específicas para hacerlas; y
Cuándo y por quién se hicieron y revisaron.
1.12.
CONFIDENCIALIDAD, SALVAGUARDA, RETENCIÓN Y PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO
El auditor deberá adoptar procedimientos apropiados para mantener la confidencialidad y salvaguarda de los papeles de trabajo y para su retención por un período suficiente para satisfacer las necesidades de la práctica, de acuerdo con requisitos legales y profesionales de retención de registros.
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Los papeles de trabajo son propiedad de el auditor. Aunque algunas porciones o extractos de los papeles de trabajo pueden ponerse a disposición disp osición de la entidad a discreción del auditor, no son un sustituto de los registros contables de la entidad.
1.13.
NIA RELACIONADAS CON LA NIA 230 – DOCUMENTACIÓN DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
NIA 210, Acuerdo de los términos de trabajos de auditoría.
NIA 220, Control de calidad para una auditoría de estados financieros.
NIA 240, Responsabilidades del auditor en relación con co n el fraude en una auditoría de estados financieros.
NIA 250,
Consideración de leyes y regulaciones en una auditoría de estados
financieros.
NIA 260, Comunicación con los encargados del gobierno corporativo. corp orativo.
NIA 300, Planeación de una auditoría de estados financieros. f inancieros.
NIA 315, Identificación y evaluación de los riesgos de error material mediante entendimiento de la entidad y su entorno.
NIA 320, Materialidad en la planeación y ejecución de una auditoría.
NIA 330, Respuestas del auditor a los riesgos evaluados. eval uados.
NIA 450, Evaluación de errores materiales identificados ide ntificados durante la auditoría.
NIA 540, Auditoría de estimaciones contables, incluyendo estimaciones contables co ntables del valor razonable, y revelaciones relacionadas.
17 1.14.
CONCLUSIÓN
Los papeles de trabajo o documentación de auditoria son preparados por y para un auditor, en ellos se incluyen los procedimientos, la evidencia y las conclusiones que haya obtenido el mismo. Pueden presentarse en forma de datos almacenados en papel, películas, medios electrónicos u otros medios.
Ejemplo de ello puede observarse en Programas de auditoría, correspondencia (incluyendo en ella los correos electrónicos), cartas de confirmación y recomendación, listas de chequeo, entre otros.
No se incluyen en ellos los borradores de trabajo y de estados de resultado, notas incompletas o conclusiones preliminares, copias previas de documentos corregidos y duplicados de documentos.
La documentación de auditoría no puede considerarse sustituto de los registros contables de la entidad.
El auditor debe preparar los papeles de trabajo de forma suficiente para que proporcione información competente y apta para su comprensión global por po r parte de otro auditor que no tenga conocimiento previo de la auditoría y así podrá comprender.
18 BIBLIOGRAFÍA GUZMAN, M. (2002). ¿QUÉ ES LA DOCUMENTACIÓN? SUIZA: SUIZA: HURIDOCS. HOLMES, A. W. (1997). PRINCIPIOS BÁSICOS DE AUDITORIA. MÉXICO, D.F.: CULTURA DE EDICIONES. EDI CIONES. PINTO MOLINA, M. (2001). EL RESUMEN DOCUMENTAL: PARADIGMAS, MODELOS Y METODOS. MADRID: 2DA EDICIÓN FUND. GERMAN SANCHEZ RUIPEREZ. SANCHEZ, G. (2006). AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS. FINANCIEROS. MÉXICO D.F.: 4TA EDICIÓN PEARSON.
