Organização de eventos esportivos.pdf

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Introdução

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Conceituando o evento

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Encontrando o espaço correto (Pág. 8)

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Comercializando Comercializando os patrocínios (Pág. 10)

(Pág. 3)

(Pág. 4)

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Check-in dos atletas e entrega dos kits (Pág. 26)

10 Cerimonial & Hinos (Pág. 28)

11 Dicas de segurança (Pág. 30)

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ÇÃO UÇ INTROD U

Premiação dos participantes (Pág. 32) O bom produtor sabe que a excelência na organização dos eventos vem em

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Escolhendo os canais de divulgação

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Espírito Fair Play

(Pág. 34)

primeiro lugar. Somente através dessa premissa é possível garantir o decorrer de um evento de alto nível, com todos os itens que o público merece.

(Pág. 14)

Porém, sua organização depende do tipo de evento a ser executado.

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Contratação de serviços profissionais profissionais (fornecedores) (Pág. 16)

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Finalização do evento (Pág. 36)

E quando o foco são os eventos esportivos, como o produtor deve se orientar? O primeiro passo antes da organização é ler nossas dicas valiosas, nas quais detalhamos os itens necessários para que você produza um evento esportivo de sucesso! Pensando em ajudar o produtor, este guia oferece

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Inscrição dos atletas

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Produção de chips, números personalizados e kits promocionais para os atletas (Pág. 22)

(Pág. 18)

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Conclusão

(Pág. 37)

dicas de como organizar um evento esportivo, independentemente do esporte e do tamanho do evento, mas com enfoque profissional e criterioso. Siga o passo-a-passo e garanta uma experiência esportiva incrível para to-

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Sobre a Sympla

(Pág. 38)

dos os envolvidos!

GUIA SYMPLA: ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS ESPORTIVOS

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Conceit uando o e vento Um evento de sucesso envolve sempre boas ideias, planejamento impecável e implementação seguidos à risca. Antes de tudo, é necessário articular os motivos pelos quais ele está sendo realizado. E lembre-se que qualquer evento precisa ser uma experiência intensa para o público e envolver criatividade, inovação e emoção. O evento esportivo não é diferente: elaboração, planejamento e delimitação de objetivos são indispensáveis. Ao criar um evento, faz-se necessário delimitar um conceito. Mas, o que é conceito? É a ordenação de como será efetivamente o evento, o objetivo de sua criação. Pense no conceito como a combinação de 4 elementos: planejamento, organização, liderança e controle, caminhando em sintonia para a realização dos objetivos. Vamos lá: Planejamento

O planejamento identifica a motivação primordial do evento e deixa claro o caminho a ser seguido e o propósito a ser alcançado, diminuindo dúvidas e imprevistos.

Elaboração, planejamento e delimitação de objetivos são indispensáveis.


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Busque as informações certas e faça perguntas ilustrativas como:

guido à risca, por intermédio de mecanismos de controle.

- Qual a quantidade de atletas que participarão do evento?

Controle

- O público poderá ser composto de, no máximo, quantas pessoas?

Controle é a avaliação contínua de todos os processos que envolvem o evento e

- Quais informações são essenciais para os atletas e para o público? O número de perguntas é grande e varia de acordo com os caminhos trilhados pela organização do evento. Esta, aliás, deve ir além da mera divisão de trabalho, mas

deve ser capaz de estabelecer previsões, verificar desvios e conservar os meios para atingir os objetivos fixados. São estes os elementos que determinarão o conceito do evento.

buscar recursos para diminuir custos fazendo um orçamento detalhado , coordenar

Determinado este conjunto de elementos, um evento pode ter como conceito, por

etapas com criatividade e apontar estratégias de organização e atuação.

exemplo, “Saúde para todas as idades” e incluir diferentes jogos para todas as faixas etárias com o intuito de celebrar a inauguração de um novo parque na cidade. Ou ainda, apontando outro exemplo, um evento chamado “Revelação do Muay Thai

Organização

A organização é o esqueleto do evento e deve ser realizada amplificando-se com-

Juvenil” e incluir disputas e torneios de muay thai, com premiação para os atletas vencedores.

petências para a estruturação prática do projeto. Todo o desenvolvimento organi-

Em resumo, reveja suas necessidades e expectativas, planeje e organize com pre-

zacional do evento com certeza fluirá bem, sem grandes problemas, se o planeja-

cisão, indique a liderança e o controle para, a partir daí, delimitar um tema ade-

mento for bem feito e a equipe for competente e realizar os trabalhos com garra.

quado para o evento. Esse passo é importantíssimo e irá definir todas as outras

Durante a organização do evento, é hora de botar no papel os check-lists , procurar

etapas de realização do projeto.

fornecedores e buscar maneiras de se aplicar o que ficou definido no planejamen-

to.

#DicaSympla: Todas as etapas são facilitadas se o produtor for organizado e utilizar plani-

Liderança

lhas específicas para cada uma das atividades e proces-

Quanto à liderança, o foco está na montagem de um bom time - coordenação e

sos.

equipe técnica - e mantê-los sempre motivados: o estímulo certo na hora desejada incentiva o melhor resultado possível. Delimitados estes três requisitos, chegou a

Veja aqui: Planilhas para um

hora de prevenir possíveis problemas e verificar se o planejamento está sendo se-

produtor de eventos bem organizado!


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9 - Verifique a segurança da região e se o local pode ser utilizado para determinado fim; - Em eventos de grande porte, é comum atletas virem de outras cidades. Procure hotéis ou alojamentos seguros, assim como meios de transporte para levar as estrelas do evento até o local determinado. A lista é extensa, mas há um caminho prático para prever os itens obrigatórios

Encontrando o espaço correto

em um evento esportivo: conheça o(s) esporte(s), os atletas e o público. Caminhe pelo espaço em potencial e visualize a experiência que você está oferecendo. Investigue pontos críticos, confira a iluminação, repare nos banheiros e sinta-se como um convidado. Se o espaço for aberto, você não gostaria que uma chuva estragasse seus esforços, não é mesmo? Ainda lembre-se de que eventos esportivos sempre atraem crianças. Você já pensou em cuidados com a alimentação, pontos de entrada, saídas de emergência, segurança das arquibancadas e outros elementos que possam oferecer riscos ao público.

Um evento começa a ganhar vida quando escolhemos o local de sua realização. An-

Faça as perguntas difíceis, compare, examine e use es sas recomendações para

tes de definir onde será realizado o evento, reserve tempo para pesquisar, converse

eliminar locais que não atendam às suas necessidades. O sucesso de sua em-

com patrocinadores sobre locais disponíveis, considere as necessidades do público

preitada depende, em particular, da es colha impecável da localidade.

e formule todas as características indispensáveis que o espaço precisa possuir. Na escolha do local, é preciso levar em conta uma grande quantidade de fatores como:

#DicaSympla: Como escolher corretamente o local para seu evento

- Certifique-se sobre o acesso à região e se o fluxo para a localidade é de trânsito sem congestionamentos; - Evite proximidade com locais barulhentos ou ainda, regiões com igrejas, hospitais e outras instituições cuja ordem não possa ser perturbada; - A acessibilidade do espaço para pessoas com deficiência ou dificuldade de locomoção;

VERIFIQUE A SEGURANÇA DA REGIÃO E SE O LOCAL PODE SER UTILIZADO PARA DETERMINADO FIM


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outros. Você pode incluir também figuras públicas, políticos como possíveis fornecedores do seu evento. Com a lista em mãos, levante todas as informações de contato, e-mail e telefone.

Comercializando os patrocínios

Quem trabalha com organização de eventos sabe que o assunto dinheiro é sempre um ponto crítico. Pior se a quantia não for suficiente para cobrir tudo o que você quer colocar em prática. Uma solução para driblar esse problema é a comercialização de patrocínios. Conseguir patrocínio para eventos esportivos pode ser uma tarefa com bons resultados se você tiver um bom projeto que mostre ao possível patrocinador as reais vantagens que ele receberá ao apoiar a sua produção. Iremos apresentar 4 passos para que você monte uma proposta de patrocínio assertiva. Veja a seguir: Benefícios para os patrocinadores

Encontre os possíveis patrocinadores

Quais serão os benefícios para os patrocinadores que apoiarem o seu evento? Monte uma apresentação com todas as informações relativas ao seu evento: data,

Antes de iniciar a montagem da proposta, faça uma relação de possíveis pa-

local, modalidade esportiva, expectativa de atletas participantes, público estima-

trocinadores para o seu evento. Em primeiro lugar, busque empresas e orga-

do, mídias onde serão veiculadas informações do evento e toda a informação que

nizações que se relacionem ao seu evento e a esportes em geral, como lojas

seja relevante para o patrocinador. Apresente as informações de forma a mostrar

de materiais esportivos e a Secretaria de Esporte e Lazer do município. Depois,

a visibilidade que a marca do patrocinador poderá alcançar e as vantagens de vin-

liste aquelas que serão beneficiadas com a exposição da marca em seu evento,

cular aquela empresa ou pessoa a um evento esportivo.

como os grandes comerciantes da região, supermercados, restaurantes, dentre


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Cotas de Patrocínio

Faça um levantamento de todos os custos de seu evento, para identificar qual o valor será necessário arrecadar com os patrocínios. Divida esse valor em cotas, que são os tipos de patrocínio , com valores e benefícios diferenciados. Quanto maior o valor da cota, mais benefícios o patrocinador terá. Crie cotas que se adequem ao perfil dos possíveis patrocinadores, desde os que têm maior potencial de investimento até os menores.

Envio das Propostas

Monte uma espécie de Press Kit (material para imprensa) para envio aos futuros patrocinadores. Ele deverá conter a proposta de patrocínio com uma sugestão de escolha de cota, a apresentação do evento e caso possua, um brinde. Sempre que possível entregue o Press Kit em mãos, para garantir que o mesmo chegue ao destinatário. Depois entre em contato com todos os possíveis patrocinadores de sua listagem e verifique o retorno de cada um. Comercializar patrocínios é uma etapa trabalhosa, porém de grande importância na organização de um evento. Portanto, dedique tempo e atenção para conseguir resultados satisfatórios.

#DicaSympla: Como vender patrocínios para seu evento

Em primeiro lugar, busque empresas e organizações que se relacionem ao seu evento e a esportes em geral.


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15 - Procure a mídia local e avalie a possibilidade de anunciar nesses canais;

Escolhendo os canais de di v ulgação

- Entre em contato com blogueiros. Os blogs são altamente específicos e comunicam categoricamente às pessoas que você quer informar; - Já pensou em anunciar na rádio ou canal de tv locais? Anunciar em um programa esportivo de grande audiência poder gerar um alcance exponencial para seu evento. - E não deixe de anunciar seu evento na internet! A divulgação online é capaz de

Você já programou todos os aspectos do evento, já definiu data e local . O próximo passo é informar as pessoas sobre sua realização. Reserve tempo e dinheiro para di-

chegar a diversas pessoas, basta escolher os canais certos, como blogs e sites com temas relacionados ao evento e nas redes sociais .

vulgação do evento e, antes de tudo, encontre seu público. Para eventos de luta, por

Alguns canais atingem mais, e outros, menos pessoas. Mais importante do que a

exemplo, será fácil encontrar interessados em academias e clubes que ofereçam a

quantidade, é comunicar ao nicho correto. Avalie os custos e o prazo de retorno an-

modalidade. E você pode procurar as equipes listadas nos sites da federações de ar-

tes de negociar. A divulgação é o auge de seu esforço. Não tenha medo de ousar!

tes marciais, distribuir folders, flyers, cartazes e deixar ingressos para venda nestes locais. Não há uma estratégia única para a escolha dos canais de divulgação, mas a máxima é válida para todos os tipos de evento: marque presença nos ambientes frequentados pelo seu público-alvo. Para um evento de tênis, por exemplo, procure a mídia especializada no esporte como revistas, blogs e fóruns, entre outros. Aliás, uma estratégia de inserção online sempre é interessante e, hoje em dia, indispensável. Busque grupos, fanpages nas redes sociais, sites. Inserir-se no meio digital e conhecer as peculiaridades do esporte é uma mão na roda na hora de promover. Sugerimos alguns canais de divulgação do evento que podem alavancar sua estratégia de promoção. - Academias e clubes, utilizando cartazes, banners e venda de ingressos; - Entre em contato com os formadores de opinião. Informar professores e mestres é uma forma excelente de propagar sua mensagem entre alunos e apreciadores do esporte;

#DicaSympla: Divulgação - a chave para o sucesso do seu evento


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Lembre-se de incluir nessa lista os serviços relativos à modalidade esportiva do seu evento, como cronometragem, juízes, material para prática, dentre outros. Se o seu evento atrair atletas de localidades distantes, é preciso encontrar hotéis onde os mesmos possam se hospedar de forma confortável, além de organizar o transporte

Contratação de ser viços profissionais ( fornecedores )

até o local da competição. Faça reuniões com cada fornecedor antes do evento, para garantir que tudo ocorra conforme planejado. Deixe o fornecedor a par de toda a dinâmica do evento, a fim de evitar imprevistos. Entregue para todos fornecedores o cronograma e uma lista de orientações e lembre-se de programar a chegada de todos com antecedência no dia do evento.

Trabalhar com bons fornecedores de eventos esportivos é essencial para obter sucesso em seu evento. Portanto, seja criterioso na escolha. Procure empresas que já trabalharam com eventos esportivos, busque referências de serviços já realizados e formalize todas as contratações. Faça um check-list com todos os fornecedores contratados. Ele será um documento com os dados de cada um deles e poderá ser recorrido caso necessário. Listamos abaixo os principais serviços que você deverá contratar para seu evento: - Estrutura: sonorização, fotografia e filmagem, arquibancadas, montagem de palco/ pódio, banheiros, limpeza, telões, montagem da estrutura da modalidade esportiva, locutor; - Atendimento aos atletas: credenciamento de atletas, equipe médica móvel, alimentação, água, hotéis, transporte; - Atendimento ao público: recepção, alimentação, água, banheiros, limpeza; - Segurança : elementos e equipe de s eguranças

#DicaSympla: Como encontrar bons fornecedores para o seu evento esportivo


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Inscrição dos atletas

A inscrição dos atletas é umas das etapas mais importantes dos eventos esportivos, afinal o que seria da sua produção sem eles? Neste momento você coletará os dados de todos os participantes, como nome, idade, email, tamanho da camisa, etc. De acordo com a modalidade de esporte, as inscrições podem ser realizadas antecipadamente ou não. O mais comum é realizá-las com antecedência. Dessa forma você poderá dimensionar corretamente a quantidade de materiais necessários a serem direcionados para os atletas.

Veja neste E-book as 6 grandes vantagens da venda antecipada de ingressos e inscrições!

Baixar o E-book

Há duas formas de realizar as inscrições antecipadas, de forma online ou presencial:

Utilizar uma plataforma online para as inscrições dos participantes facilita muitos processos.


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Inscrições Online

As inscrições online podem ser realizadas através de preenchimento do formulário de inscrição no site do evento ou de envio do mesmo para um endereço de e-mail pré-determinado. Em todos os casos é necessário possuir um formulário com todas

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de formulário, uma vez que este documento é o registro do atleta e da equipe. Escolha pontos estratégicos para colocar os locais de inscrição, lugares de fácil acesso e que já são frequentados pelo público de atletas desejado, como academias por exemplo.

as informações do atleta ou equipe. Após a realização da inscrição, o participante

Importante! É importante estabelecer um prazo razoável para a realização das ins-

deve receber o regulamento da competição.

crições presenciais e online. Faça a divulgação do evento para o público de atletas

Utilizar uma plataforma online para as inscrições dos participantes facilita diversos processos. Com esta ferramenta você otimiza a experiência de cadastro, que passará a ser mais fácil e prática. Por que? Pois hoje em dia todo mundo está na internet e todos aproveitam as facilidades de resolver suas coisas online. Você poderá criar a página do evento e integrá-la ao Facebook , o que engaja as pessoas e faz com que elas compartilhem

o seu evento. Caso seu evento seja pago, o participante pode escolher dentre várias formas de pagamento. E o produtor também ganha: ele terá uma visão de como andam as inscrições em tempo real e ainda contará com os e-mails dos inscritos (mailing) que poderão ser usados na divulgação dos próximos eventos.

com bastante antecedência, para que os mesmos possam se programar. Leve em consideração o prazo de preparação física dos atletas, portanto, a divulgação para este público deve ser realizada antes da divulgação para o público geral. Quanto maior o intervalo entre a divulgação e a realização do evento, maior será o número de participantes aptos e inscritos. Encerre as inscrições dentro de um prazo hábil para que você organize os materiais dos atletas. No caso de eventos como corridas, há necessidade de entrega de material individual e realização de sorteio das chaves e divisões (para eventos que exijam essa classificação). Ambas as situações anteriores não podem ser feitas no dia do evento, portanto tenha data de início e fechamento das inscrições. Caso o número de equipes e atletas seja grande, você pode utilizar um sistema de

Inscrições presenciais

gestão , que administre as inscrições realizadas. O sistema também irá tornar mais

rápido e fácil o processo de credenciamento dos atletas e equipes no dia da realiEssa modalidade de inscrição também não exclui a necessidade de preenchimento

zação do evento. Faça a confirmação das inscrições e envie aos atletas e equipes juntamente com todas as informações relativas ao evento, programação e orientação. Agora que as inscrições para participação no seu evento já estão abertas, é hora de partir para a próxima etapa!


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23 atletas que você colheu durante as inscrições, você consegue administrar a produção destes itens que colaborarão para a cronometragem ou apuração do resultado das competições. Por isso, não se esqueça de perguntar no formulário de inscrição qual é a numeração de camiseta que eles vestem, número de integrantes na equipe, nome do grupo se houver, dentre outros. Elas o ajudarão na hora de demandar estes produtos.

Prod ução de chips, n úmeros personalizados e kits promocionais para os atletas

E se, agora, você ficou curioso para saber qual destes itens se encaixa perfeitamente nos moldes da competição que você está organizando, confira esta lista para saber como funciona cada um deles e para que tipo de evento eles são mais indicados. Chips

Muito utilizados para modalidades que exigem velocidade, os chips conseguem identificar os atletas que passarem pela linha que marca a chegada. Eles funcionam a partir de uma tecnologia de rádiofrequência. Ao atingir o ponto final da par-

Definidos os processos de inscrição, é hora de começar os preparativos do even-

tida ou competição, o chip - que está alocado no corpo do participante - emite um

to. Independentemente das modalidades que serão praticadas nas competições,

código único que será captado e identificado por um aparelho receptor localizado

você deve ter em mente que a produção de chips, números personalizados e kits

em pontos estratégicos do evento. Atualmente, você pode encontrar estes produ-

são essenciais para que tudo ocorra de forma organizada e não haja problemas de

tos em diversas formas e com variada tecnologia em empresas especializadas em

cronometragem ou apuração.

cronometragem.

Imagine que, em uma corrida, existam atletas concorrentes que estejam trajando uniformes muito similares ou uma prova de natação na qual não s e pode identificar os competidores embaixo d’água. Todo o fundamento do evento, a ideias da competição, iria acabar. Mas, felizmente, tudo isso é solucionado com a distribuição de chips, números ou kits promocionais para os participantes de seus eventos. E como conseguir produzir esses itens para as práticas esportivas que está promovendo? É simples. Atualmente, existem empresas específicas que produzem estes artigos e auxiliam na produção de eventos esportivos . E, baseado nas informações de seus

MUITO UTILIZADOS PARA MODALIDADES QUE EXIGEM VELOCIDADE, OS CHIPS CONSEGUEM IDENTIFICAR OS ATLETAS QUE PASSAREM PELA LINHA QUE MARCA A CHEGADA.


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Números personalizados

Os números personalizados são indicados para diversas modalidades esportivas. Com eles é possível identificar os atletas em competições de velocidade e também de equipe. É importante ter em mente que, antes de demandá-los, você precisa saber exatamente o design e como eles serão usados pelos competidores. Você pode pedir um número de peito, por exemplo, ou ainda investir na tecnologia de pulseiras. Além disso, você pode escolher o material que será utilizado para confeccionar estes itens. Eles são produzidos, comumente, em Tyvek (polietileno resistente a rasgos e não destrutivo quando molhado) ou Polyart (uma combinação de lâminas de papel e plástico que resistem às ações da chuva e do s uor).

Kits promocionais

Os kits promocionais são importantes para qualquer tipo de evento. Neles, podem ser inclusos itens que auxiliarão os atletas a competirem ou, simplesmente, brindes que cativam a participação dos inscritos. É importante que você pense bem nas necessidades dos competidores para que possa planejar bem o que virá dentro destes kits. Se, por exemplo, você es tá organizando uma maratona ou uma partida de futebol, é imprescindível que os atletas recebam um suporte - como camisetas e squeezes - por meio destes pacotes. Converse com os seus patrocinadores pois eles também poderão ajudar a montar os kits promocionais.

Existem empresas específicas que produzem estes artigos e auxiliam na produção de eventos esportivos.


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pontos de recepção pelo local do evento, não há riscos de longas filas e de demora para realizar o processo. Utilize ferramentas que facilitarão o registro destes atletas. Atualmente, você pode

Check-in dos atletas e entrega dos kits promocionais

utilizar plataformas online de gerência de eventos . Isso deixa tudo mais fácil para as inscrições, pagamento e confirmação de presença dos participantes e ainda descomplica o seu controle de entrada no dia do evento. Assim, você terá mais facilidades para controlar e terá um bom serviço de recepção dos competidores. E nunca esqueça: um bom evento esportivo apresenta excelência em organização desde os processos iniciais, como inscrição e check-in, até o seu encerramento.

Após realizar todas as tarefas preparatórias para o evento, está na hora de se programar e definir como recepcionar os atletas. É importante pensar que você precisa de um controle e registro do número e da quantidade de seus competidores para que possa administrar o andamento da competição. Nesses momentos, a ação mais indicada é realizar o credenciamento (check-in) dos participantes. O check-in dos atletas é um item imprescindível pois além de fornecer informações sobre a participação dos competidores, ele também servirá para que você controle a entrega de kits promocionais. Por isso, nunca deixe de associar este registro com a distribuição dos pacotes com os kits promocionais. Dessa forma, você não terá problemas com falta de material ou participantes que não tenha recebido o seu kit. Outra dica importante para organizar o check-in é distribuir bem os pontos onde os atletas poderão fazer o seu registro. Independentemente do tamanho do circuito ou do espaço utilizado para realizar a competição, você tem que promover um sistema bem difuso para que todos tenham acesso ao check-in. Além disso, espalhando os


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29 É papel do cerimonial verificar a correta localização do pódio e providenciar lugares reservados para autoridades e convidados. Podem ser mesa diretiva, palanque

Cerimonial e Hinos

ou primeira fila de cadeiras. Deve ainda separar um local específico para ficar a imprensa. Na hora do discurso inicial, o organizador anfitrião deve estar preparado para improvisos e mudanças em seu discurso. Por isso, é importante que você saiba identificar bem o público que estará presente no evento para poder passar uma men-

Os atletas e espectadores estão presentes no local, a competição está prestes a

sagem com o seu cerimonial. É necessário pensar em como agradar os diversos

começar e todos esperam um grande evento. Mas, surgiu aquela dúvida: como

tipos de público - tanto atletas profissionais ou amadores e espectadores - que

iniciar as atividades?

estarão presentes na competição.

Seguir um protocolo é essencial. Em grandes eventos esportivos, eles servem

Na cerimonônia de premiação é preciso estar atento ao hasteamento de bandei-

para dar um tom oficial e ainda garantir uma perfeita sincronia e organização

ras, à ordem dos hinos, às autoridades que irão entregar os prêmios aos primeiros

das ações. Naqueles em que não há um grande número de participantes, eles

colocados, etc.

podem aproximar o público e oferecer a ele a mensagem que se quer transmitir com aquela reunião. Mas, existe uma diferença entre os cerimoniais de outros eventos com os de caráter esportivo?

E, não podemos esquecer também dos hinos! Eles serão parte importante para o seu cerimonial e irão conseguir expressar em palavras os valores de identificação e de união entre os presentes na competição. Assim, você precisa lançar

Sim! Algumas medidas são necessárias na elaboração desses protocolos para dife-

mão de recursos com hinos e canções de torcida que incentivem os participantes

renciar um tipo do outro. Segun-

e ofereçam a eles a sensação de pertencimento à equipe pela qual jogam.

do especialistas, o cerimonial de competições deve sempre ter a função de relembrar a todos os valores do esporte e garantir que todas as ações sejam efetivadas na mais perfeita ordem. Além

Hinos podem vir nos finais das atividades ou na abertura. Em eventos de grande porte, a cerimônia de premiação sempre é sucedida por hinos. E isso tem um motivo: ao passar por toda a competição, a mensagem de que todo o esforço dado, no final, serviu para enaltecer a nação. Oficialismos, ou não, sempre é importante você conseguir utilizar esses recursos para solidificar o valor do seu evento.

disso, os organizadores devem

#DicaSympla: 6 ações importantes definidas pelo protocolo de evento esporti-

utilizar o momento para incen-

vos

tivar os atletas e comemorar a participação deles no evento.


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É normal pensar que segurança está ligada exclusivamente àqueles homens de terno preto na entrada ou àquelas pessoas que ficam responsáveis por detectar metais ou itens perigosos que não são permitidos. Mas esse conceito abrange outros cuidados como: ter à disposição cones para sinalização de áreas escorregadias e

Dicas de seg urança

para interditar passagens proibidas, faixas e placas apropriadas, e a preocupação com a acessibilidade para portadores de necessidades especiais. Dependendo do tipo e do porte do evento, alguns itens de segurança poderão ser dispensados ou não. Mas deve ficar claro para o organizador que prever problemas ajuda a não ter que lidar com eles no futuro. Assim, prepare-se para equipar as áreas

Talvez este seja um dos itens que mais necessitem da atenção do produtor. A segurança do evento é primordial para que tudo transcorra com tranquilidade e para que você não seja responsabilizado por quaisquer problemas decorrentes da falta de organização desse aspecto. Antes de planejar a segurança do seu evento, você vai precisar definir e listar, separadamente, as áreas utilizáveis, seja para a prática esportiva, seja para circulação de público. Veja como você pode fazer isso com um

de uso comum com o seguinte: - Placas de orientação; - Seguranças; - Extintores de incêndio (verifique recomendação profissional);

check-list simplificado:

- Equipe de primeiros socorros.

- Área para recepção e entrada do público;

Se o evento for ao ar livre, principalmente, ter água potável à disposição e áreas co-

- Área para entrada dos jogadores e equipe técnica; - Área para circulação durante o evento; - Área dos jogos (quadras, campos, pista ou outros); - Área das arquibancadas. Depois destas definições, você precisa estimar o público. Dependendo da quantidade de pessoas envolvidas no evento (jogadores, equipes, organizadores, público) será possível prever o quanto você terá que gastar para que seu evento esportivo esteja a salvo de incêndios, acidentes, penetras, confusões e outro problemas.

bertas é bastante relevante. Pode ser que alguém se sinta mal com a exposição ao calor e precise de um lugar mais fresco para sentar e se recuperar. Além disso, proteger entradas e saídas com seguranças treinados ajuda a controlar o fluxo de pessoas e a dissipar brigas ou conflitos, caso ex istam torcidas diferentes, sem maiores prejuízos à ordem. #DicaSympla: Quais são as medidas de segurança essenciais para um evento acontecer?


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Premiação dos participantes

O desejo de ser recompensado depois de uma boa ação, uma vitória, uma conquista, faz parte do comportamento e da psicologia humana. De certa maneira, todos buscamos um reconhecimento quando executamos bem uma tarefa ou vencemos um desafio. Desde a Grécia Antiga, os jogos vêm sendo organizados de forma que não são fonte apenas de entretenimento, eles acabaram se tornando motores que ajudam a construir na população valores morais, éticos e sociais. Portanto, o reconhecimento do vencedor simbolizado pela cerimônia de premiação e entrega de troféus sinaliza para todos os presentes que por trás de uma ação bem desempenhada existe sempre um retorno positivo. Seja qual for o porte do evento, lembre-se de incluir no planejamento a forma de premiação dos participantes do esporte. Se não for possível premiar com troféus e medalhas por causa da orçamento, você pode pensar em outras alternativas para valorizar o desempenho dos atletas. Se existir pódio, lembre-se de entregar os prêmios aos participantes corretamente, seguindo as regras do protocolo .

por exemplo, o competidor que vencesse em 1º lugar, poderia ganhar um patrocínio que custeasse os uniformes e roupas de treino no caso do patrocinador ser da área de vestuário. Esse tipo de premiação ajuda o atleta a manter a motivação e a regularidade nos treinos. Não se esqueça de que não só os vencedores de cada modalidade devem subir ao pódio. Os demais competidores merecem reconhecimento adequado ao grau da conquista. Os participantes que ficarem em 2º e 3º lugar também devem ser recompensados. Voltando ao formato grego de ensinar, o prêmio concedido ao segundo e ao terceiro colocado mostra que, nem sempre o esforço garante a vitória absoluta, mas a recompensa que existe em todas as medidas deve ser entendida com mola de estímulo para persistir em futuros desafios. E em caso de eventos maiores com

Troféus e medalhas, são as opções mais comuns em premiação. Mas você pode

várias equipes ou competidores isolados, como nas grandes corridas, é possível

usar a criatividade e inovar um pouco. Uma boa alternativa é recorrer aos patro-

premiar com uma medalha simbólica, lembrança da participação.

cinadores e oferecer brindes diversos. No lugar de ganhar uma medalha de ouro,


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Para ficar fácil de entender, o Espírito Esportivo é como se fosse um conjunto de re-

Espírito Fair Pla y

gras para a boa convivência de todos os envolvidos nas competições (jogadores, árbitros, treinadores, etc.). As pessoas desejam participar, ver e se entusiasmam com jogos onde se verifica o espírito competitivo, mas não a falta de cooperação ou violência. Portanto, é preciso que esse sentido de trabalho em conjunto, honestidade, respeito à hierarquia e ao líder, lealdade à equipe e respeito ao adversário estejam

Bastante difícil de definir com exatidão, o conceito de Espírito Esportivo - Fair Play,

fixados nas atitudes de todos os envolvidos. É claro que o objetivo do competidor é

é fonte de discussão até hoje. Afinal, como definir em palavras um sentimento? Mas

sempre vencer, mas não deve ser perseguido a qualquer preço.

é importante compreender o sentido geral do termo, para que seu evento cause nas pessoas exatamente a emoção, alegria e intensidade que elas esperam. Em termos gerais, Fair Play é o resultado da soma de alguns valores e normas que norteiam a prática e o comportamento esportivo ideais. Estes valores são comportamento mor-

Infelizmente, é comum hoje em dia verificar o desrespeito a esses valores. Expectadores nervosos, jogadores ansiosos e violentos, atitudes desrespeitosas para com os juízes, são cenas que se repetem e afastam o esporte do espírito de união que o ajudou a ser consolidado na sociedade.

al, respeito às normas e ao código de ética, atitude positiva frente ao esporte. Transmitir para todos os envolvidos no evento esportivo essa noção de colaboração mútua e comportamento ideal é fundamental para o sucesso da competição. Certamente, as pessoas se sentirão mais seguras, alegres e torcerão com mais garra se souberem que o esporte só pode ser considerado como atividade positiva se a ética implícita em tudo que os envolve for devidamente compreendida por todos. Dessa forma, está garantida a preservação da essência esportiva.


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Finalização do e vento

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Concl usão

No final do evento, além de providenciar a limpeza do local, é hora de colocar as

Conhecer as características dos diferentes tipos de eventos é essencial para

coisas no papel. Veja se o evento saiu como o esperado, tenha uma reunião com

delimitar os itens necessários e adequar o seu check-list às especifidades da

sua equipe e passe este feedback.

produção. No caso dos eventos esportivos é preciso pensar em uma estrutura diferenciada para os atletas, sejam estes amadores ou não. Entram em cena

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locais específicos, fornecedores diferentes, outros materiais e outras formas de organizar. Quando o evento é um jogo oficial, por exemplo, além de pensar no conforto do público, o foco também se direciona aos atletas. Em eventos abertos aos amadores, como competições locais e corridas, é importante pensar na equipe de apoio e nas formas de instruir essas pessoas a terem uma boa experiência. A experiência proporcionada por um bom evento es portivo para o público e para os atletas está nas mãos do produtor. Mesmo sendo uma grande responsabilidade, sabemos que um trabalho executado com paixão, dedicação e profissionalismo rende bons frutos, que vão além dos lucros. E isso é uma enorme recompensa! Ter a credibilidade dos patrocinadores, da equipe de trabalho, ver um público realizado, atletas se empenhando conta muitos pontos para você. Acreditamos que não importa quanto tempo o produtor tenha de estrada, ele precisa sempre se informar, conhecer as tendências na área de eventos e inovar em suas produções. E nosso guia sobre organização de eventos esportivos faz justamente isso: ajuda o produtor a aumentar a qualidade dos eventos, focando em tudo aquilo que é importante.


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