DAFTAR ISI
Daftar Isi .............................................................................................................................................i BAB I
DEFINISI ...........................................................................................................................3 A. Tujuan...........................................................................................................................3 B. Tanggung Jawab..........................................................................................................4
BAB II
RUANG LINGKUP.............................................................................................................5
BAB III TATA LAKSANA.................................................................................................................6 A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan...................................................................6 B. Jenis – Jenis Pendaftaran.........................................................................................7 C. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap....................................................................7 D. Pengaturan Kamar rawat...........................................................................................9
BAB IV PENUTUP .......................................................................................................................10
i
BAB I DEFINISI
Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial atau mendaftar pasien untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya. Rumah Sakit Bina Kasih harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap orang yang datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu kondisi medis. Skrining medis harus dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien mempunyai kondisi medis yang emergensi atau tidak. Kondisi medis yang emergensi berarti pasien dengan gejala akut yang cukup berat dan tanpa perhatian medis yang segera dapat diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang serius, gangguan fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian. Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan status klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan pelayanan diluar dari yang tersedia di Rumah Sakit Bina Kasih, mereka akan dipindahkan atau dirujuk ke fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai. Rumah Sakit Bina Kasih mempunyai (MOU) perjanjian dan hubungan dengan organisasi atau fasilitas lain agar dapat memberikan pelayanan yang sesuai kebutuhan pasien. Daftar dari fasilitas perawatan kesehatan yang berafiliasi dapat dilihat di Ruang Emergensi. A. Tujuan 1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di dalam satu catatan rekam medis pasien yang sama. 2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah : a. Untuk membangun respons yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima, menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis darurat. b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan pendaftaran pelayanan pasien rawat jalan. c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam memberikan pelayanan. B. Tanggung Jawab 1. Direktur Rumah Sakit Bina Kasih bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mekanisme atau protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara keseluruhan serta dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait. 2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua Kepala Instalasi: Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka
i
Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk terpenuhinya kebijakan ini Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan tersebut. Semua Kepala Instalasi juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa audit internal dilaksanakan. Kepala Instalasi yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab untuk implementasinya di bagian yang mereka kelola dan harus memastikan bahwa :
Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai kebijakan, SPO dan formulir lain yang terkait
Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan dipantau untuk kepatuhannya.
Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk mengimplementasikannya dan harus memastikan bahwa :
Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua kebijakan dan SPO lainnya
Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan indisiplin
Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan ketidak patuhan.
i
BAB II RUANG LINGKUP
Pasien dapat mengakses layanan perawatan di Instalasi Gawat Darurat (IGD) dan VK 24 jam/hari, 7 hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk penilaian perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan. Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan : a. Rawat Jalan : poliklinik spesialis dan spesialis gigi b. One day care (ODC) c. Instalasi Gawat Darurat d. VK (Ponek) e. Pendaftaran langsung ke unit rawat inap
Pasien hanya dapat dilayani di Rumah Sakit Bina Kasih jika tersedia jenis layanan yang di butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka pasien akan di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang dibutuhkan pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai standard pelayanan medis. Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan pelayanan yang sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di Rumah Sakit Bina Kasih atau jika pasien ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit dikarenakan asuransi atau masalah lainnya (merujuk kepada kebijakan transfer pasien). Pada pasien dengan hambatan/keterbatasan/kendala fisik / komunikasi / bahasa / budaya, Rumah Sakit Bina Kasih memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala tersebut.
i
BAB III TATA LAKSANA
Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru lahir), pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya memeriksakan spesimen (contoh: sample darah) diregisterkan sebagai pasien. Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi registrasi. Jika pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini dapat mengganggu pelayanan pasien. A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan: 1. Pasien datang ambil nomor antrian di mesin antrian. 2. Pasien menunggu nomor antrian dipanggil oleh petugas pendaftaran 3. Petugas pendaftaran menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru (pasien yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu) atau pasien lama, pasien asuransi atau umum : 4. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien sbb: Petugas melengkapi formulir pendaftaran pasien baru dengan mewawancarai pasien tersebut: Pasien asuransi sarat-sarat harus sudah lengkap dibawa (Kartu asuransi, KTP, Kartu Keluarga / KK, Surat rujukan / Surat Kontrol ) a. Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat) b. Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien c. Petugas pendaftaran membuat surat Jaminan (SEP) d. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju e. Di Pelayanan / Poliklinik: - Petugas poliklinik memberikan pelayanan kepada pasien; - Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain? Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju; Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi; - Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir jika pasien tersebut adalah pasien umum 5. Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien sebagai berikut : i
Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan dituju dengan mewawancarai pasien tersebut. Petugas pendaftaran membuat surat jamina (SEP) bagi pasien asuransi (BPJS, Jamkesda, dll) dengan sarat lengkap. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju Di Poliklinik: Petugas memberikan pelayanan kepada pasien Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain? Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju; Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi. Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir jika pasien tersebut adalah pasien umum Petugas mempersilahkan pasien pulang B. Jenis-jenis pendaftaran : 1. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: Pasien dari poliklinik langsung menuju ke pendaftaran rawat inap. Dokumen yang diperlukan akan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan mendapatkan kamar perawatan yang sesuai dan tersedia di unit rawat inap. 2. Pendaftaran dari IGD: Pasien dari instalasi gawat darurat memerlukan pendaftaran rawat inap, harus mempunyai formulir dari pendaftaran dan dikirimkan bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap. 3. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di IGD dan VK maksimal 6 jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus memutuskan apakah pasien masuk dalam perawatan RS, rujuk ke rumah sakit lain atau pasien di pulangkan dan di informasikan kepada pasien atau keluarga. Selama observasi pasien dimonitor secara berkala. Ketika pasien diobservasi dan diputuskan oleh dokter memerlukan perawatan rawat inap, harus melengkapi formulir dan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap. 4. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer diterima oleh bagian TPPRI selanjutnya dialihkan kepada dokter jaga IGD. Kemudian IGD akan mengkoordinasikan transfer pasien dan mengumpulkan data yang diperlukan. Merujuk kepada prosedur di bawah ini: - Pendaftaran pasienRawat jalan dan IGD - Pendaftaran pasien Rawat Inap i
- Penerimaan pelayanan di IGD - Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan - Observasi pasien di IGD - Observasi pasien di VK C. Proses penerimaan pasien rawat inap: 1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi 2. Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik, UGD maupun rujukan dari dokter swasta. 3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada pasien mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan. 4. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan.
i
5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain : a. Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form persetujuan; b. Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien; 6. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan permintaan pasien: a. Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan. b. Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat yang lain selama tempat yang diinginkan belum ada. c. Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang diinginkan pasien. d. Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai permintaan pasien. e. Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien. 7. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru. a. Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan. b. Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap. 8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien: a. Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak. b. Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir ke unit pemeriksaan yang dituju. c. Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap. 9. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah diperbolehkan untuk pulang; a. Jika diperbolehkan untuk pulang, petugas mempersilahkan pasien untuk menyelesaikan administrasi pembayaran di bagian kasir; b. Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang; c. Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap; i
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka petugas yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun Direktur Rumah Sakit.
i
D. Pengaturan Kamar Rawat Alokasi kamar Rumah Sakit Bina Kasih dibedakan berdasarkan: Nama Kamar Cemara Cendana
Kelas
Kapasitas
Kelas 3 VVIP VIP Kelas 1 Kelas 2
27 2 6 10 13 1 1 17 Incubator 2
ICU HCU TT bayi baru lahir
Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien diperbolehkan untuk memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien dengan kebutuhan Ruang isolasi atau pelayanan intensive .Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan ditawarkan kelas yang tersedia. Jika pasien tetap menolak, permintaan pasien akan disampaikan kepada Manajemen untuk ditindaklanjuti. Pasien yang sudah tidak ada indikasi rawat disegerakan untuk dipulangkan dari RS untuk berobat Jalan.
i
BAB IV PENUTUP Pelayanan pendaftaran pasien merupakan bagian dari proses penyelenggaraan rekam medis yang harus dilakukan dengan baik sehingga pelayanan terhadap pasien dapat berjalan dengan baik. Panduan pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap ini diharapkan menjadi acuan dalam melakukan pelayanan pendaftaran di Rumah Sakit Bina Kasih Pekanbaru Kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah banyak berpartisipasi sehingga Panduan pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap ini dapat diselesaikan. Demi kesempurnaan dari Panduan pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap ini di masa mendatang, sangat diharapkan saran dan masukan serta solusi dari berbagai pihak yang berkepentingan dalam penyelenggaraan rekam medis dan informasi kesehatan di Rumah Sakit Bina Kasih Pekanbaru.
i
