PANDUAN PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
BAB I
A.
LATAR BE BELAKANG
Dalam rangka penyelenggaraan manajemen yang baik diperlukan pengelolaan arsip pegawai yang didasarkan pada suatu pola penataan dan penyusunan arsip pegawai yang seragam seragam dan terstan terstandar dar,, sebaga sebagaima imana na diatur diatur dalam dalam Kebijak Kebijakan an direkt direktur ur RSI Ibnu Ibnu Sina Sina Simpang Ampek.petunjuk Ampek.petunjuk teknis pengelolaan arsip pegawaidi RSI Ibnu Sina Simpang Ampek d kelompok kan berdasarkkan bidang unit kerja masing-masing. Sesuai dengan PP RI no 3 ta!un "#$# tentang penyimpanan dan penyusutan arsip pegawai d pandang perlu adanya pola penataan arsip %ile pegawai yang sesuai dan memiliki nilai e%ekti&itas dan e%isiensi dalam penemuan kembali. 'erdasarkan 'erdasarkan uraian diatas diatas maka arsip %ile pegawai pegawai di RSI Ibnu Sina Simpang Simpang Ampek Ampek perlu di kelola dan di peli!ara dengan baik.
B.
RUANG LINGKUP
". 'idang 'idang SD( SD( RSI RSI Ibnu Ibnu Sina Sina Simpan Simpang g Amp Ampek. ek. ). Sarana dan Pemeli!araan Pemeli!araan penataan penataan dokumen dokumen pegawai* pegawai* 3. Prosedu Prosedurr Penataa Penataan n dokum dokumen en Pega Pegawai wai** . Penyu Penyusun sunan an dokume dokumen n Pegawa Pegawai* i* +. Peminjaman Peminjaman dan Penemuan Penemuan kembali kembali dokum dokumen en pegawai pegawai
C.
MAKSUD DAN TUJUAN
l.
(aksud ata ata ara Penyusunan ile Kepegawaian ini dimaksudkan sebagai pedoman bagi pengelola kepegawaian dalam melaksanakan kegiatan penyusunan dan penataan arsip kepegawaian di lingkungan RSI Ibnu Sina Simpang Ampek.
).
ujuan •
Keseragaman dalam penyusunan dokumen kepegawaian
•
(emuda!kan dalam penataan dokumen kepegawaian
•
er/iptanya penyusunan dokumen kepegawaian yang e%ekti% dan e%isien se!ingga muda! di temukan jika diperlukan kembali.
D.
PENGERTIAN
Semua kegiatan yang dilakukan dalamnya
terdapat kegiatan
lembaga dalam lingkup administrati% yang di
pen/atatan, berapa
jumla! pegawai, pembinaan,
pengangkatan, penugasan, pemberian !ak 0 kewajiban serta pemberian !ak kerja dan lain lain yang ber!ubungan dengan pegawai.
E.
AZAS PENATAAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN
Sistem pengelolaan dokumen kepegawaian di lingkungan RSI Ibnu Sina menga/u pada a1as kebijaksanaan yang artinya semua dokumen kepegawaian yang akti% disimpan pada unit SD( RSI Ibnu Sina Simpang ampek,di bawa! pengelolaan ka.sie adm sdm.
BAB II PEMELIHARAAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN
A2 Sarana "2 map gobi )2 emari arsip 32 Kartu penanda dokumen 2 'uku 4pen/atatn2 +2 embar peminjaman dokumen 52 Kartu petunjuk isi dokumen $2 6a/um /leaner 72 8batpen/ega!9pembasmi kutu #2 Air onditioner
'2 Pemeli!araan "2 Pemeli!araan meliputi kebersi!an ruangan, kebersi!an almari arsip,kerapian dan keteraturan map arsip. )2 'olak-balik dokumen setiap 3 bulan sekali untuk meng!indari lembab 0 lengket 32 aburkan kamper atau sili/agel untuk mengusir ngengat dan mengurangi lembab 0 lengket 2 Sistem penataan arsip yang benar akan muda! ditemukan kembali bila dibutu!kan
2 Penataan Dokumen Kepegawaian "2
'a!an 'a!an yang diperlukan dalam penataan %ile pegawai meliputi : a2 SK pengangkatan pertama b2 SK-SK mutasi kepegawaian 4kenaikan pangkat, ;abatan, kepinda!an, peninjauan masa kerja2 /2 KARP<=, KAR> ;A(S8S
g2 Ija1a! 9 Piagam* !2 Da%tar Keluarga i2 penilaian kinerja j2 serti%ikat pelati!an k2 SR,SIP,RKK l2 'ukti kredensial dan rekredensial. m2 Peruba!an susunan keluarga seperti : akte nika!, kela!iran, kematian dll*
'2 ata laksana a2 Pastikan dokumen ada di tempat yang aman, tidak lembab dengan sirkulasi udara yang /ukup,dan terkun/i b2 @indari dari sinar mata!ari langsung karena dapat merusak dokumen. /2 aburkan butirpenyerap air dan k!amper untuk pengusir ngengat d2 'olak balik arsip " 3 bulan untuk meng!indar lembab dan lengket. e2 Perba!arui dokumen yang !bis masa berlakunya %2 egalisirkembalidokumen yang suda! sangat lusu! atau suda!tidak layak g2 ;aga kebersi!an dan kerapi!an penyimpanan !2 iptakan sistem pengarsipan,yang teratur,tertata dengan baik dan muda! di temukan jika di perlukan. i2 Pisa!kan arsip yang suda! kadaluarsa. j2 (usna!kan arsip yang suda! tidak perlukan lagi dengan beita a/ara pemusna!an. k2 Pengarsipan di lakukan ole! orang yang di tetapkan ole! direktur.
2 ara Penyusunan ile Pegawai a2 Siapkan sarana 0 prasarana b2 Sortir atau kelompokan dokumen yang akan di susun /2 'eri tanda pembeda pada punggung map pegawai d2 (asukan dokumen ke dalam map gobi e2 (asukan dokumen-dokumen yang ada ke dalam map %2 (asukan kedalam lemari penyimpan arsip
BAB III PEMINJAMAN DAN PENEMUAN KEMBALI FILE PEGAWAI
A.
Peminjaman dokumen ayanan peminjaman dokumen pegawai dapat dilakukan ole! orang orang tertentu,
datang sendiri ke sdm dan menemui oarng yang suda! di sera!i tanggung jawab dlam pengurusan %ile. Dalam peminjaman dokumen !arus ter/atat, se!ingga semua dokummenai yang dipinjam dapat diawasi se/ara terus menerus dan jelas peminjamnya. Ketentuan peminjaman %ile : ". Bang dapat dipinjamkan adala! isi %ile yang diperlukan ole! peminjam ). Peminjam %ile mengisi dan menanda tangani %ormulir9buku peminjaman dokumen 4 yang berisi
maksud peminjaman,
lama
waktu
peminjaman,tanda
tangan
peminjam,yang meminjamkan dan tanda tangan yang mengembalikan 3. petugas berkoordinasi dengan peminjam jika terjadi keterlambatan pengembalian dokumen yang di pinjam.
'.
Penemuan Kembali ile Keber!asilan pelaksanaan lanajemen ke arsipan yang benar, akan nampak dengan
jelas bilamana semua dokumen yang dibutu!kan muda! ditemukan kembali dan muda! pula dikembalikan ke tempat semula.dan di tempat kan pada tempat yang benar.
.
Penyusutan ile Penyusutan %ile adala! kegiatan pengurangan dokumen pegawai yang tela! se/ara
resmi dinyatakan ole! pejabat yang berwenang, tela! pensiun, ber!enti, meninggal dunia 4in akti%2 atau pinda! tugas ke Instansi9 embaga lain %ilenya disusutkan. angka!-langka! yang dilakukan dalam penyusutan %ile meliputi : ". Dibuatkan da%tar pegawai yang dinyatakan in akti% sebagai dasar penyusutan* ). ile in akti% dikeluarkan kemudian disera!kan ke Subbag >mum dengan menggunakan berita a/ara sera! terima* 3. 'agi pegawai yang pinda! instansi atau lembaga lain %ile yang bersangkutan disera!kan ke instansi baru. . untuk dokumen yang in akti% disera!kan ke bagian umum disertai dengan berita a/aru penyera!annya untuk dapat di tindak lanjuti atau di musna!kan
BAB IV PENUTUP
Petunjuk eknis ata ara Penyusunan dokumen di lingkungan RSI Ibnu Sina Simpang Ampek merupakan pedoman dalam pengelolaan dokumen administrasi pegawai yang memiliki nilai e%Cekti&itas dan e%isiensi dalam menemukan dokumen kepepegawai. Pedoman teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung petugas pelaksanaan dalam kelan/aran pelaksanaan tugasnya.
