BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Pedoman Pedoman Umum Umum Pengend Pengendali alian an Dokume Dokumen n dan Rekama Rekaman n di Lingkun Lingkungan gan UPTD UPTD Puskesmas Keling diperlukan dalam mendukung tugas pokok dan fungsi UPTD Puskesmas Keling. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan UPTD Puskesmas Keling adalah administrasi umum. Pengendalian dokumen dan rekaman merupakan bagian dari tata naskah dalam lingkup lingkup administras administrasii umum di Lingkungan Lingkungan UPTD Puskesmas Keling Keling yang mencakup mencakup tentang tentang Penomoran, Penomoran, Pencatatan, Pencatatan, penggandaan, penggandaan, pendistrib pendistribusian, usian, penarik p enarikan an dokumen dokumen lama , pengarsipan pengarsipan dokumen induk yang sudah tidak berlaku, penyimpanan penyimpanan dan pemusnahan dokumen. Keterpaduan tata naskah dan pengendalian p engendalian dokumen di d i lingkungan UPTD Puskesmas Keling sangat diperlukan untuk menunang kelancaran komunikasi tulis dalam penyelenggaraan tugas UPTD Puskesmas Keling secara berdaya guna dan berhasil guna. guna. Untuk Untuk itu itu diperl diperlukan ukan Pedoman Pedoman Umum Umum Pengend Pengendali alian an dokume dokumen n dan Rekama Rekaman n di lingkungan UPTD Puskesmas Keling sebagai acuan dalam melaksanakan administrasi di lingkungan UPTD Puskesmas Keling.
B. MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud
Pedoman Umum Pengendalian Dokumen dan Rekaman di Lingkungan UPTD Puskesmas Puskesmas Keling dimaksudkan sebagai acuan pengendalian pengendalian dokumen dan rekaman rekaman di lingkungan UPTD Puskesmas Keling 2. Tujuan
Pedoman Pedoman Umum Umum Pengenda Pengendali lian an Dokume Dokumen n dan Rekama Rekamandi ndi Lingkun Lingkungan gan UPTD UPTD Puskesmas Puskesmas Keling Keling bertuuan bertuuan menciptakan menciptakan kelancaran kelancaran komunikasi komunikasi tulis tulis yangberhasil yangberhasil guna dan berdaya guna dalam penyelenggaraan tugas pokokdan fungsi di Lingkungan UPTD Puskesmas Keling.
C. SASARAN
!.Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam penyelenggaraan sistem pengendalian dokumen dan rekaman di Lingkungan UPTD Puskesmas Keling" #. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis" $.Tercapainya penyelenggaraan pengendalian dokumen dan rekaman di Lingkungan UPTD Puskesmas Keling yang efisien dan efektif"
Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling
BAB II RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Pedoman Umum Pengendalian Dokumen dan Rekaman di Lingkungan UPTD Puskesmas Keling meliputi pengaturan Penomoran, Pencatatan, penggandaan, pendistribusian, penarikan dokumen lama, pengarsipan dokumen induk yang sudah tidak berlaku, penyimpanan dan pemusnahan dokumen.
Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling
BAB III TATALAKSANA PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
A. TATALAKSANA PENGENDALIAN DOKUMEN 1.1. UMUM !. Pengendalian dokumen adalah suatu proses terkendalinya kerahasiaan dokumen,
proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen. #. Seluruh dokumen yang dibutuhkan untuk dilakukannya %erifikasi mutu terhadap kegiatan&kegiatan yang saling berhubungan harus dikendalikan dan diperlakukan sebagai bukti bah'a sistem manaemen mutu telah dilakukan efektif dan efisien, $. Seluruh dokumen baik dokumen internal maupun eksternal harus dikendalikan. (. Pengendalian dokumen )nternal di UPTD Puskesmas Keling dibagi menadi dua, yaitu a. Pengendalian Dokumen di *agian Tata Usaha oleh Kepala Sub *agian Tata Usaha b. Pengendalian Dokumen di +anaemen +utu oleh Pengendali Dokumen +utu . Pengendalian dokumen eksternal dilakukan di *agian +anaemen +utu -. Tugas pengendali dokumen meliputi a. Penomoran dokumen b. Pencatatan dokumen c. Penyerahan dokumen untuk penggandaan d. Pendistribusian dokumen e. Penarikan dokumen lama serta pengisian format usulan penambahan/penarikan dokumen f. Pengarsipan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dan penyimpanan dokumen tersebut selama # tahun g. Pemusnahan dokumen sesuai dengan 'aktu yang telah ditetapkan 0. Dokumen internal berupa Kebiakan / Surat Keputusan harus dikendalikan penyimpanannya namun tidak boleh didistribusikan. 1. Dokumen&dokumen harus dikendalikan dengan menggunakan
2ap dengan tulisan “DOKUMEN INDUK ber'arna merah untuk dokumen terbitan baru yang telah disahkan. *entuk cap DOKUMEN INDUK
2ap dengan tulisan 3TERKENDALI 4 ber'arna merah untuk dokumen copy salinan resmi yang dikendalikan lalu diberi NOMOR SALINAN pada pada halaman depan pook kanan atas sesuai dengan daftar distribusi"
5omor Salinan 6! 6# 6$ 6( 6 660
Penerima Tim 7udit )nternal Tim Sur%ei dan Penanganan Keluhan Tim +utu 7dministrasi +anaemen Tim +utu UK+ Tim Peningkatan +utu dan Keselamatan Pelanggan Penanggunga'ab 7dministrasi manaemen Penanggunga'ab Upaya Kesehatan +asyarakat 8UK+9
Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling
61 6:
Penanggunga'ab Pelayanan Klinis 8UKP9 Ruang&ruang pelayanan *entuk cap TERKENDALI
<<
2ap dengan tulisan 3TIDAK TERKENDALI 4 ber'arna merah untuk dokumen yang tidak dikendalikan" *entuk cap TIDAK TERKENDALI
2ap 3KEDALU!ARSA4 dengan tulisan ber'arna merah untuk dokumen 7sli yang sudah tidak berlaku lagi 8kadalu'arsa9" *entuk cap KEDALUWARSA
:. Dokumen yang terkait dengan setiap kegiatan yang ada di dalam Puskesmas Keling harus berada di tempat yang telah ditentukan serta teramin keabsahannya. Setiap pemegang dokumen bertanggung a'ab untuk menamin bah'a hanya dokumen yang masih berlaku saa yang digunakan, sedangkan dokumen yang tidak berlaku lagi harus segera disingkirkan. !6. Penyimpanan dokumen yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan. !!. Dokumen di unit kera / ruang pelayanan harus diletakkan di tempat yang mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana. 1.2. PEN"USUNAN DOKUMEN 1) Kebiakan / Surat Keputusan Kepala Puskesmas dan surat&surat keluar dibuat oleh
Unit tata Usaha dengan melalui proses penyusunan yang melibatkan kepala Puskesmas, ;akil manaemen +utu, Kepala Sub *agian Tata Usaha dan Unit kera terkait. 2) Setiap personil dapat mengaukan dokumen baru atau mengusulkan perubahan atas dokumen yang sudah ada untuk kemudian diserahkan kepada petugas yang ber'enang untuk meninau dan atau mengesahkannya. Setelah melakukan pengecekan, petugas pemeriksa memberikan paraf dan mengaukan naskah tersebut kepada Kepala Puskesmas untuk mendapat pengesahan. 3) Tanggung a'ab dan 'e'enang dalam mempersiapkan/ mengesahkan dokumen internal adalah sebagai berikut
Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling
J#n$s D%kun
D$+#,$ksa O)#*
D$s#(uju$ O)#*
Kepala Sub *agian
Kepala
Tata Usaha Kepala Sub *agian
Puskesmas Kepala
Tata Usaha
Puskesmas Kepala
Surat Keputusan
*agian Tata Usaha
Surat&surat Kedinasan
*agian Tata Usaha
Rencana Lima Tahunan
Tim Perencanaan
Kepala Puskesmas
Tim Perencanaan
Kepala Puskesmas
Tim +anaemen
;akil +anaemen
Puskesmas Kepala
Panduan/ Pedoman
+utu Tim +asing&masing
+utu ;akil +anaemen
Puskesmas Kepala
Standar =perasional
bagian Staf pada *agian
+utu ;akil +anaemen
Puskesmas Kepala
Prosedur Kerangka 7cuan
masing&masing Penanggung a'ab
+utu ;akil manaemen
Puskesmas Kepala
Kegiatan / Program
kegiatan / Program
+utu
Puskesmas
Perencanaan Tingkat Puskesmas +anual +utu
1.-.
D$'ua( O)#*
Puskesmas Kepala
PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL !9 Dokumen )nternal yang harus dikendalikan dengan menggunakan tanggal berlaku
meliputi Surat Keluar, terdiri dari Surat *iasa, Surat Undangan, Surat perintah Tugas, Surat Keterangan, Surat Pengantar, Lembar disposisi, Daftar >adir
Surat Keputusan 8Kebiakan9"
Rencana Lima Tahunan"
Perencanaan Tingkat Puskesmas"
+anual +utu"
Pedoman / Panduan"
Kerangka 7cuan Kegiatan 8K7K9"
Standar=perasional Prosedur 8S=P9"
#9 Dokumen )nternal yang dikendalikan d#nan ($dak menggunakan tanggal berlaku $9
adalah formulir dan daftar tilik, dikendalikan dengan menggunakan udul. Dokumen internal yang dikendalikan di bagian Tata Usaha adalah a. Surat Keputusan Kepala Puskesmas b. Surat&surat kedinasan, seperti Surat *iasa, Surat Undangan, Surat perintah
Tugas, Surat Keterangan, Surat Pengantar, Lembar disposisi, Daftar >adir (9 Dokumen internal yang dikendalikan di bagian +anaemen +utu a. +anual +utu b. Perencanaan Tingkat Puskesmas c. Rencana Lima Tahunan
Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling
d. Pedoman/Panduan Kera e. Standar =perasional Prosedur f. Kerangka 7cuan g. ?ormulir&formulir h. Daftar Tilik 9 Setiap perubahan atau penambahan terhadap dokumen merupakan tanggung a'ab masing&masing pengendali dokumen dimana dokumen tersebut dikendalikan. -9 Kepala sub bagian Tata Usaha bertanggung a'ab pada penyelenggaraan naskah dinas termasuk perihal pengelolaan surat masuk dan surat keluar sebagaimana tercantum dalam Peraturan *upati Kediri 5omor $# Tahun#6!! tentang Pedoman Tata 5askah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kediri Pasal -, 0, 1, :, !6 dan !!. 09 Kepala Sub *agian Tata Usaha bertanggung a'ab membuat dan memelihara Daftar )nduk dokumen Kebiakan serta menyimpan dokumen kebiakan asli dan arsip surat&surat kedinasan baik yang masih berlaku maupun yang telah kadalu'arsa untuk menghindari penggunaan dokumen yang tidak sah atau penggunaan dokumen kadalu'arsa tanpa iin. 19 ;akil +anaemen +utu bertanggung a'ab untuk membuat dan memelihara Daftar )nduk Dokumen, serta menyimpan dokumen asli baik Dokumen )nternal maupun Dokumen @ksternal untuk menghindari penggunaan dokumen yang tidak sah atau penggunaan dokumen kadalu'arsa tanpa iin. :9 Dokumen 7sli yang tidak berlaku lagi 8kadalu'arsa9 disimpan oleh
;akil
+anaemen +utu dan Kepala Sub *agian Tata Usaha, sedangkan semua salinannya dimusnahkan untuk menghindari penggunaan yang tidak sesuai.
1./.
PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL
!9 Dokumen eksternal yang harus dikendalikan meliputi antara lain
Standar nasional/internasional"
Peraturan Pemerintah
Surat Keputusan +enteri
*uku&buku panduan
Perda atau Surat Keputusan *upati
#9 Dokumen eksternal yang digunakan dicatat dalam Daftar )nduk Dokumen @ksternal dan ditandatangani oleh ;akil +anaemen +utu
1.0.
DISTRIBUSI DOKUMEN INTERNAL 1) ;akil +anaemen +utu bertanggung a'ab atas distribusi dokumen mutu seperti
+anual +utu, Pedoman/Panduan, Standar =perasional Prosedur 8S=P9 serta memelihara Daftar Distribusinya. 2) Kepala sub bagian Tata Usaha bertanggung a'ab pada penyelenggaraan naskah dinas termasuk perihal pengelolaan surat masuk dan surat keluar sebagaimana
Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling
tercantum dalam Peraturan *upati Kediri 5omor $# Tahun #6!! tentang Pedoman Tata 5askah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kediri Pasal -, 0, 1, :, !6 dan !!. 3) ;akil +anaemen +utu bertanggung a'ab untuk membuat dan memelihara Daftar Distribusi Dokumen, baik Dokumensebagai kendali distribusi untuk menghindari beredarnya salinan dokumen di tempat yang tidak seharusnya. 4) ;akil +anaemen +utu harus menamin bah'a dokumen mutu yang berlaku senantiasa tersedia di bagian atau fungsi yang kegiatannya sangat erat kaitannya dengan sistem manaemen mutu. 5) Pedoman / Panduan dan S=P yang didistribusikan harus sesuai dengan nomor salinan yang telah ditetapkan 8sama dengan nomor salinan dalam +anual +utu9. 6) Kepala Sub *agian Tata Usaha dan ;akil manaemen mutu bertanggung a'ab membuat ekspedisi dalam proses distribusi dokumen sehingga tidak ada lagi dokumen yang hilang disebabkan ketidaktepatan sasaran distribusi.
1..
PERUBAHAN DOKUMEN
1) Usulan perubahan dokumen yang teradi dapat berasal dari hasil audit internal maupun eksternal, tinauan manaemen, keluhan pelanggan, maupun inisiatif dari personel internal. Setiap usulan perubahan tersebut dituangkan dalam formulir usulan re%isi dan disetuui oleh petugas yang ber'enan g.
2) ;akil manaemen mutu dan Kepala bagian tata Usaha mendiskusikan usulan perubahan dengan Kepala Puskesmas dan personil terkait. Perubahan yang bersifat redaksional atau tidak mengubah isi tidak perlu dilakukan re%isi
3) Perubahan pada sebuah Kebiakan / Surat Keputusan harus menghasilkan kebiakan / surat keputusan baru dengan mencantumkan pada nomor kebiakan / surat keputusan lama.
4) Dokumen Kebiakan / Surat Keputusan 7sli yang telah mengalami perubahan harus 8dire%isi9 tetap disimpan oleh Kepala Sub *agian Tata Usaha dan diberi cap 4KEDALU!ARSA4.
5) Setiap perubahan terhadap dokumen mutu harus dicatat dalam 2atatan Perubahan yang menelaskan perubahan&perubahan yang dilakukan terhadap dokumen re%isi sebelumnya 8misalnya, untuk dokumen dengan re%isi 6! maka ri'ayat perubahan tersebut menelaskan perubahan yang teradi antara re%isi 66 dengan re%isi 6!, demikian uga untuk re%isi 6# dengan 6! dan seterusnya9.
6) Dokumen mutu yang telah dire%isi harus ditarik dari peredaran dan dimusnahkan, sedangkan dokumen 7sli re%isi lamanya tetap disimpan oleh ;akil +anaemen +utu dan diberi cap 3KEDALU!ARSA4. Kemudian, ;akil +anaemen +utu mendistribusikan kembali dokumen tersebut dengan re%isi baru.
Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling
7) Peabat yang mempersiapkan dan menyetuui dokumen re%isi adalah sama dengan dokumen sebelumnya. Persetuuan oleh peabat lain hanya dimungkinkan atas dasar pertimbangan&pertimbangan tertentu.
1..
PENOMORAN DOKUMEN
!9 Penomoran dokumen di Puskesmas Keling menganut acuan sebagai berikut a. Surat keluar sesuai dengan Peraturan *upati Kediri 5omor !- Tahun #66( tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Kediri, terdiri dari kode klasifikasi, nomor dokumen, kode 'ilayah kecamatan, kode Puskesmas dan tahun pembuatan. b. Dokumen internal berupa Kebiakan / Surat Keputusan Kepala Puskesmas menggunakan kode klasifikasi,kode unit kera, kode dokumen, kode program / kode ruang pelayanan dan nomor dokumen, kode 'ilayah kecamatan, kode Puskesmas dan tahun pembuatan c. Dokumen mutu menggunakan sistem penomoran kode unit kera, kode dokumen, kode program / kode ruang pelayanan dan nomor dokumen, kode 'ilayah kecamatan, kode Puskesmas dan tahun pembuatan #9 Kode Klasifikasi khusus untuk Surat Keputusan 8SK9 dan surat keluar mengacu pada Peraturan *upati Kediri 5omor !- Tahun #66( tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Kediri. 8!9 Kode klasifikasi ((6 untuk kode kesehatan 8#9 Kode klasifikasi 6:( untuk kode peralanan dinas 8Surat tugas dan SPPD9 $9 Kode unit kerja adalah sebagai berikut : UNIT KERJA
KODE
7dministrasi +anaemen
7
Upaya Kesehatan +asyarakat
*
Pelayanan Klinis
2
(9 Kode dari masing-masing jenis dokumen adalah sebagai berikut: J#n$s D%kun
K%d#
Surat Keputusan
SK
+anual +utu
++
Pedoman
PD+
Panduan
PD5
Standar =perasional Prosedur
S=P
Kerangka 7cuan
K7K
Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling
Daftar Tilik 8checklist 9
DT
?ormulir
?+/ AUDUL
9 Untuk dokumen dari unit kerja administrasi manajemen ditambahkan kode bagian : BAGIAN
KODE
Tata Usaha
TU
+anaemen +utu
+T
Untuk dokumen dari unit kera Upaya Kesehatan +asyarakat, ditambahkan Kode Upaya, yaitu UPA"A 3 PROGRAM
KODE
Promosi Kesehatan
P+K
Kesehatan Lingkungan
KSL
BiCi
B)
Kesehatan )bu&7nak
KK*
Pencegahan dan Pengendalian Penyakit
PPP
)munisasi
)++
Kesehatan Ai'a
KA;
Kesehatan Lansia
KLS
Sedangkan untuk dokumen pelayanan Klinis, diperjelas dengan Kode ruang Pelayanan yaitu sebagai berikut :
RUANG PELA"ANAN
KODE
Ba'at Darurat
RBD
Pendaftaran
RPD
Pemeriksaan Umum
RPU
Kesehatan Bigi dan +ulut
RB+
K)7&K*
RK*
Rekam +edis
RR+
Laboratorium
RL*
BiCi
RB
Kesehatan Lingkungan
RKL
?armasi
R?+
)munisasi
R)+
Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling
-9 Urutan penomoran dokumen dibuat terpusat. Surat Keputusan dibuat sesuai urutan tanggal pengesahan, sedangkan urutan penomoran dokumen terkait pelayanan seperti +anual mutu, Pedoman, S=P, K7K, dan ?ormulir dibuat sesuai tanggal pembuatan. Urutan nomor dokumen surat masuk dan surat keluar sesuai urutan tanggal pembuatan surat. 09 Petugas memasukkan nomor kode dokumen dalam *uku 5omor Kode Dokumen. 19 2ontoh penomoran a9 Surat Undangan 440310/3/15.20.-..232415 Keterangan 66 E kode klasifikasi undangan !( E 5omor urut dokumen (!1.#.$.00.# E kode 'ilayah Puskesmas #6!1 E tahun pembuatan dokumen b9 Surat Keputusan 8SK9 1553A.SK.MT.4403/15.20.-..232415 Keterangan !11 E kode klasifikasi Peraturan Perundangan 7 E kode unit kera 7dministrasi +anaemen SK E kode dokumen TU E Kode unit bagian +anaemen 66 E 5omor urut dokumen (!1.#.$.00.# E kode 'ilayah Puskesmas #6!1 E tahun pembuatan dokumen c9 S=P Unit kera Upaya/Program //43B.SOP.PMK.4243/15.20.-..232415
Keterangan ((6 * S=P P+K 6#6 (!1.#.$.00.# #6!1
E kode klasifikasi kesehatan E kode unit kera upaya kesehatan masyarakat E kode dokumen E Kode Upaya/Program E 5omor urut dokumen E kode 'ilayah Puskesmas E tahun pembuatan dokumen
d9 S=P Unit Kera Pelayanan Klinis //43C.SOP.RG6.1413/15.20.-..232415 Keterangan ((6 E kode klasifikasi kesehatan 2 E kode unit kera Pelayanan Klinis S=P E kode dokumen RB E kode ruang pelayanan !6! E 5omor urut dokumen (!1.#.$.00.# E kode 'ilayah Puskesmas #6!1 E tahun pembuatan dokumen e9 Pedoman Laboratorium C.PDM.44-3/15.20.-..232415 Keterangan 2 Ekode unit kera Upaya Kesehatan Perorangan PD+ E kode dokumen
Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling
66$ (!1.#.$.00.# #6!1
E 5omor urut dokumen E kode 'ilayah Puskesmas E tahun pembuatan dokumen
e9 Panduan Pengendalian Dokumen A.PDN.4423/15.20.-..232415 Keterangan 7 E kode unit kera 7dministrasi +anaemen PD5 E kode dokumen 66# E 5omor urut dokumen (!1.#.$.00.# E kode 'ilayah Puskesmas #6!1 E tahun pembuatan dokumen
1.5.
PEN"IMPANAN DOKUMEN DAN ARSIP
1) Dokumen rekam klinik / medis inaktif 'aib disimpan sekurang& kurangnya # 8dua9 tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah batas 'aktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetuuan tindakan dan resume medis yang harus disimpan angka 'aktu !6 8sepuluh9 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya,
2) Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal # 8dua9 tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda
a) Umum untuk resep umum, b) AK5
untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan,
c) Bratis untuk resep yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan dari pembiayaan retribusi, meliputi Kader, anak sekolah 8dengan memba'a buku berobat sekolah9, penderita T*, Penderita )+S, Penderita >)F&7)DS yang telah tegak diagnosisnya
3) Penyimpanan dokumen / arsip perkantoran aslitermasuk di dalamnya Surat&surat masuk dan surat keluar serta Surat Keputusan Kepala Puskesmas disimpan di Ruang Tata Usaha. Penyimpanan dokumen / arsip perkantoran dilakukan selama # 8dua9 tahun.
4) Penyimpanan dokumen pelayanan asli meliputi +anual +utu, Pedoman Kera, S=P, Kerangka 7cuan, Daftar Tilik serta ?ormulir&formulir dilakukan di ruang Tim +anaemen +utu. Dokumen induk yang telah mendapat cap 3K@D7LU;7RS74 harus tetap disimpan selama # 8dua9 tahun.
5) Penyimpanan arsip hasil kegiatan seperti laporan kegiatan dilakukan oleh pelaksana masing&masing kegiatan. 7rsip disusun secara rapi dan terstruktur sehingga memudahkan pengambilan kembali. 7rsip hasil kegiatan disimpan selama # 8dua9 tahun.
Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling
B. TATA LAKSANA PENGENDALIAN REKAMAN
Rekaman adalah semua hasil atau bukti melaksanakan akti%itas sesuai dengan prosedur kera, instruksi kera dan sesuai formulir yang telah ditetapkan. Pengendalian rekaman adalah suatu proses terkendalinya kerahasiaan rekaman, proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi rekaman. +asa simpan rekaman yaitu lamanya rekaman 8catatan9 disimpan untuk memastikan sistem manaemen mutu beralan secara efektif. +asa simpan dapat ditentukan dapat ditentukan berdasarkan peraturan dari pemerintah atau berdasarkan kesepakatan bersama. 1.2.
P,%s#du, P#n#nda)$an R#ka&an 1.2.1. P#nu&+u)an R#ka&an
!9 Pengumpulan rekaman dilakukan dengan cara pengisian formulir yang telah disiapkan untuk masing&masing kegiatan yang merupakan peragaan dari hasil akti%itas tiap&tiap bagian terkait. #9 Petugas atau penanggunga'ab yang ber'enang memberikan paraf pada rekaman. $9 Setiap
bagian
mendokumentasikan
rekaman
setiap
selesai
pelaksanaan
kegiatannya, sesuai periode 'aktu dan kegiatan yang diatur oleh dokumen panduannya. (9 ;akil +anaemen mutu harus memeriksa kelengkapan dari pengisian rekaman tersebut sesuai dengan kolom/kegunaan dari tiap formulir yang telah disiapkan.
1.2.2. P#n%)a*an R#ka&an
!9 Setiap bagian melakukan pengolahan data atau informasi dari hasil rekaman yang diperoleh. Pengolahan dilakukan sebagai bahan untuk melakukan analisa atau pengembangan sistem. #9 >asil pengolahan disusun dalam bentuk rekapitulasi untuk selanutnya menadi laporan secara periodik 8bulanan atau tahunan9.
1.2.-. P#n7$&+anan R#ka&an
!9 Rekaman berupa rekam +edis atau formulir&formulir terkait pelayanan medis pelanggan disimpan pada ?amily ?older di Ruang Rekam +edis, sedangkan rekaman yang lain terkait program / upaya disimpan pada satu
Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling
folder dan diletakkan pada bagian masing&masing. )dentifikasi dilakukan dengan pemberian nama dan nomor yang terdapat pada folder tersebut. #9 Penyimpanan rekaman dilakukan sekurang&kurangnya untuk # 8dua9 tahun. $9 Penyimpanan rekaman elektronik dilakukan dengan cara menyimpan pada file komputer dan memberikan nama serta nomor pada setiap file untuk memudahkan dalam pengambilan.
1.2./. Id#n($8$kas$ R#ka&an
!9 5ama/Audul formulir dibuat spesifik berdasarkan tuuan, lokasi dimana rekaman tersebut digunakan #9 )dentifikasi Rekaman dapat dilakukan dengan menggunakan nama formulir, nama pelanggan, tanggal, nomor urut atau lainnya
1.2.0. Masa B#,)aku dan P#)$*a,aan
!9
+asa berlaku rekaman secara sesuai dengan masa simpan yakni selama # tahun
#9
Penentuan masa berlaku atau masa simpan dapat berbeda sesuai kepentingan akti%itas yang terkait dengan data tersebut
$9
Untuk menaga kualitas dan kondisi rekaman cetakan dari kerusakan, secara periodik minimal sekali setahun setiap rekaman diperiksa kondisi keutuhannya
(9
Untuk menaga kualitas dan kondisi rekaman file elektronik dari kerusakan, secara periodik minimal sekali seminggu setiap rekaman dalam file komputer diperiksa dan dilakukan pembersihan dari ancaman %irus 8Scanning9
1.2.. P#&usna*an R#ka&an
!9 Pemusnahan rekaman dilakukan setelah # tahun, mengacu pada masa simpan rekaman. #9 Pemusnahan rekaman dilakukan dengan menggunakan berita acara pemusnahan rekaman.
Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling
BAB III PENUTUP
Pengendalian dokumen dan rekaman merupakan sistem yang penting dalam penyelenggaraan proses administrasi di suatu lembaga. Pedoman umum pengendalian dokumen dan rekaman di L)ngkungan UPTD Puskesmas Keling disusun untuk memberikan pemahaman yang sama perihal pengendalian dokumen dan rekaman sehingga tercipta sistem pengendalian dokumen dan rekaman yang baik. Dan Gang tidak kalah penting adalah adanya komitmen dari pimpinan dan seluruh staf UPTD Puskesmas Keling untuk selalu melaksanakan pedoman yang telah disepakati bersama demi terselenggaranya sistem pelayanan kesehatan yang efektif dan efisien.
Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling
DA9TAR PUSTAKA
*adan Standarisasi 5asional.#661. Sistem Manajemen Mutu. Persyaratan S5) )S= :66!!.
Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling