Panduan Penyusunan File Kepegawaian Rumah Sakit BAB I PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG Dalam rangka penyelenggaraan managemen pegawai dilingkungan Rumah Sakit Islam Namira diperlukan pengelolaan arsip pegawai berdasarkan pada suatu pola penataan dan penyusunan penyusunan arsip file kepegawai yang yang seragam dan standar. standar. Penyusunan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Islam Namira berdasarkan satuan kerja dan berdasarkan tahun, bulan dan tanggal pengangkatan serta nomor urut pegawai, Sehingga dengan demikian akan memudahkan dalam pencarian file masingmasing pegawai.
RUANG LINGKUP 1. 2. 3. 4.
Sarana dan Pemeliharaan penataan file pegawai Prosedur penataan file pegawai Penyusunan file pegawai Peminjaman dan penemuan kembali file pegawai
MAKSUD DAN TUJUAN Maksud Petunjuk teknis tata cara cara Penyusunan file kepegawaian ini dimaksud dimaksud sebagai pedoman bagi pengelola dalam dalam melaksanakan melaksanakan kegiatan penyusunan penyusunan dan penataan kepegawaian kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Islam Namira. Tujuan 2. Menyeragamkan Menyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaian 3. Memudahkan pengelola file kepegawaian dalam penataan file 4. Mewujudkan terciptanya penyusunan file kepegawaian yang efektif dan efisien sehingga memudahkan dalam penemuan kembali.
PENGERTIAN Dalam keputusan ini yang dimaksud dengan : 1. File adalah tempat untuk menyimpan arsip atau dokumen kepegawaian 2. Lemari arsip adalah tempat untuk menyimpan file pegawai 3. Buku Peminjaman File adalah buku catatan untuk mengetahui file kepegawaian yang dikeluarkan dikeluarkan atau dipinjam. dipinjam.
PEMELIHARAAN 1. Pemeliharaan meliputi kebersihan ruang file, almari file,map arsip 2. Pemeliharaan dilakukan dengan menyapu, menyedot debu, memelihara peralatan/sarana penataan file, penyemprotan rayap atau kutu lainnya yang merusak file BAB III PENATAAN FILE KEPEGAWAIAN BAHAN
Bahan yang diperlukan dalam penataan file kepegawaian meliputi : 1. Tenaga klinis Dokter Umum Daftar Isi Foto copy Ijazah Sekolah Dasar Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama Foto copy Sekolah Menengah Atas Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran Foto copy Ijazah Kedokteran Umum Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir Kurikulum Vitae Foto copy Akta Kelahiran Foto copy Kartu Tanda Penduduk Foto copy Kartu Keluarga Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah ) Surat Tanda Registrasi Surat Izin Praktek Dokter Surat Penugasan Klinis (SPK) Rincian Kewenangan Klinis (RKK) SK Pengangkatan Karyawan SK Kontrak Surat Perjanjian Kontrak 2. Tenaga klinis Dokter Spesialis Daftar Isi Foto copy Ijazah Sekolah Dasar Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
Foto copy Sekolah Menengah Atas Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran Foto copy Ijazah Kedokteran Umum Foto copy Ijazah Spesialis Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir Kurikulum Vitae Foto copy Akta Kelahiran Foto copy Kartu Tanda Penduduk Foto copy Kartu Keluarga Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah ) Surat Tanda Registrasi Surat Izin Praktek Dokter Surat Penugasan Klinis (SPK) Rincian Kewenangan Klinis (RKK) SK Pengangkatan Karyawan SK Kontrak Surat Perjanjian Kontrak 3. Tenaga klinis Perawat Diploma III dan Bidan Daftar Isi Foto copy Ijazah Sekolah Dasar Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama Foto copy Sekolah Menengah Atas Foto copy Ijazah Diploma III, Sarjana Keperawatan, Ners Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir Kurikulum Vitae Foto copy Akta Kelahiran Foto copy Kartu Tanda Penduduk Foto copy Kartu Keluarga Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah ) Surat Tanda Registrasi Surat Izin Praktek Perawat atau Bidan Surat Penugasan Klinis (SPK) Rincian Kewenangan Klinis (RKK) SK Pengangkatan Karyawan SK Kontrak Tahunan SK Karyawan Tetap Surat Perjanjian Kontrak 4. Tenaga klinis Profesi Lain Daftar Isi Foto copy Ijazah Sekolah Dasar Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama Foto copy Sekolah Menengah Atas Foto Copy Ijasah Diploma III / Sarjana Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir Kurikulum Vitae Foto copy Akta Kelahiran Foto copy Kartu Tanda Penduduk
Foto copy Kartu Keluarga Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah ) Surat Tanda Registrasi Surat Izin Praktek Surat Penugasan Klinis (SPK) Rincian Kewenangan Klinis (RKK) SK Pengangkatan Karyawan SK Kontrak Tahunan SK Karyawan Tetap Surat Perjanjian Kontrak
5. Tenaga Non Klinis Daftar Isi Foto copy Ijazah Sekolah Dasar Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama Foto copy Sekolah Menengah Atas Kurikulum Vitae Foto copy Akta Kelahiran Foto copy Kartu Tanda Penduduk Foto copy Kartu Keluarga Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah ) Surat Tugas Uraian Tugas SK Pengangkatan Karyawan SK Kontrak Tahunan SK Karyawan Tetap Surat Perjanjian Kontrak
CARA PENATAAN FILE Untuk memudahkan penyusunan file yang diperlu dilakukan adalah : 1. Pengelompokan Satuan Kerja 2. Dikelompokkan berdasarkan Tahun, bulan,tanggal dan nomor urut masuk menjadi karyawan tetap Rumah Sakit Islam Namira BAB IV PEMINJAMAN DAN PENEMUAN FILE KEMBALI
PEMINJAMAN FILE Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan dengan datang sendiri ke bagian manajemen. Dari cara tersebut yang penting bahwa yang dipinjam dapat diawasi secara terus menerus dan jelas peminjamnya. Ketentuan Peminjaman file :
1. Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam dalam arti tidak dibenarkan meminjam file seutuhnya dengan mapnya. 2. Peminjam file mengisi dan menandatangani buku peminjaman file. 3. Setelah mengisi buku peminjaman file petugas yang ditunjuk mengmbil file yang dipinjam dan menyerahkan kepada peminjam. 4. Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang dipinjam petugas memaraf dan mencatat tanggal dikembalikan.
PENEMUAN KEMBALI FILE PEGAWAI Keberhasilan pelaksanaan managemen file akan nampak dengan jelas bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali dan mudah pula dikembalikan ke tempat semua. Karena penemuan atau pencarian file merupakan salah satu kegiatan dan bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali file karena dapat dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi. Menemukan kembali berarti memastikandimana suatu file yang akan dipergunakan itu disimpan dan dalam kelompok berkas apa file itu berada, disusun menurut setiap sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya kembali. BAB V PENYUSUTAN FILE
Penyusutan file adalah kegiatan pengurangan file yang telah secara resmi dinyatakan oleh pejabat yang berwenang telah pensiun, berhenti, meninggal dunia ( in aktif) filenya disusutkan. Langkah-langkah yang dilakukan dalan menyusutan file meliputi : 1. Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar penyusutan 2. File in aktif dikeluarkan kemudian dibuatkan berita acara penghapusan file. 3. Berkas dapat dimusnahkan dengan cara pengepakan kemudian dimusnahkan ditempat pemnbuangan sementara untuk selanjutnya akan dibawa ke tempat pembuangan akhir pada pihak ketiga. BAB VI PENUTUP
Petunjuk teknis tata cara penyusutan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit merupakan pedoman dalam penataan dan penyusunan arsip pegawai yang memiliki nilai efektivitas dan efisiensi dalam menemukan file pegawai. Pedoman teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung petugas pelaksana an dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya. BERITA ACARA PENGHAPUSAN ARSIP KEPEGAWAIAN
Pada hari ini jumat tanggal delapan bulan Januari tahun dua ribu enam belas kami yang bertanda tangan dibawah ini,
Nama
:
Jabatan
:
NIK
:
Nama
:
Jabatan
:
NIK
:
Berdasarkan surat tugas Nomor telah memusnahkan file pegawai sebagaimana yang tercantum dalam daftar pertelaan arsip terlampir pada acara ini Pemusnahan dilakukan dengan kerjasama dengan Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua disampaikan kepada
BERITA ACARA UPDATE ARSIP KEPEGAWAIAN
Pada hari ini jumat tanggal delapan bulan Januari tahun dua ribu enam belas kami yang bertanda tangan dibawah ini, Nama
:
Jabatan
:
NIK
:
Nama
:
Jabatan
:
NIK
:
Berdasarkan surat tugas Nomor telah mengupdate file pegawai sebagaimana yang tercantum dalam daftar arsip kepagawaian terlampir pada acara ini Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua disampaikan kepada
