PLANEACIÓN Y CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La preparación adecuada de los papeles de trabajo, requiere una cuidadosa planeación antes y durante el curso del trabajo. A medida que se va desarrollando el proceso de verificación la persona debe revisar el material por cubrir, tratando de visualizar el tipo de papel de trabajo que presente la evidencia en la forma más efectiva. Dado que los papeles de trabajo incluyen toda la información obtenida por el auditor, existen innumerables variedades y tipos de los mismos. Sin embargo hay ciertas categorías generales dentro de las cuales se podría agrupar la mayor parte de los papeles de trabajo: a.
Programas de auditoria.
b.Cuestionarios y hojas de puntos pendientes de investigar. c.
Hojas de trabajo relativas a los saldos de cuentas de control y auxiliares.
d. Hojas de trabajo con resultados de las pruebas de cumplimiento. e. Cuestionarios con evaluación de los controles. f. Asientos de ajustes y de reclasificaciones. g. Planillas, hojas de análisis y otros papeles de soporte. h. Extractos de actas y otros papeles narrativos. i. Certificaciones y confirmaciones. j. Escrituras de constitución y reformas. k. Borradores del dictamen, de los estados financieros y de las notas.
________________________________________________________________________________________________ Papeles de trabajo en la Auditoria 1
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LOS PAPELES DE TRABAJ O
Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el auditor debe conceder importancia a la preparación de los papeles de trabajo. Para cumplir con esta finalidad, debe en primer término, efectuar un trabajo completo y. libre de información superflua y organizar los papeles de trabajo en forma tal que facilite la rápida localización y entendimiento fácil por parte de otras personas. Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y preparación del informe. Además deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de juicio o criterio. Cualquiera información o cifras contenidas en el informe del auditor deberá estar respaldada en los papeles de trabajo. A medida que el profesional avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden presentarse en la preparación de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo los comentarios explicativos a cualquier planilla o análisis preparados durante el trabajo. Los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa, por consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo efectuado por el contador público, las razones que le asistieron para seguir ciertos procedimientos y omitir otros y su opinión respecto a la calidad de la información detallada, lo razonable de los controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o registros sujetos a revisión. Los papeles trabajo deben ser revisados por los supervisores para determinar lo adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisión. En tales revisiones, los papeles de trabajo deberán hablar por sí mismos; estar completos, legibles y organizados sistemáticamente, de tal forma que no sean necesarias informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de quien los preparó. Debe, tenerse presente que, muchas veces, el informe no es preparado por la persona que efectuó el examen sino por un supervisor, quien debe estar en condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de; interrogar continuamente al auxiliar responsable de 1a elaboración de los papeles de trabajo
________________________________________________________________________________________________ Papeles de trabajo en la Auditoria 2
ORGANIZACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO CARÁTULA NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL CLIENTE
________________________________________________________________________________________________ Papeles de trabajo en la Auditoria 3
DISTINTOS TIPOS DE PAPELES DE TRABAJO 1. ARCHIVO PERMANENTE Se incluye en este archivo todo tipo de documento cuya información es permanente y sirve de consulta y guía para la evaluación de políticas y procedimientos de una compañía, lo mismo que para el conocimiento de situaciones legales, inversiones y proyectos que se tengan. El auditor debe hacerle un mantenimiento en la medida que haga las visitas a cada cliente. CONTENIDO DE UN ARCHIVO PERMANENTE 1.
BREVE HISTORIA DE LA COMPAÑÍA PARTICIPACIÓN DE ACCIONISTAS 3. ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN Y/O MODIFICACIONES 4. ORGANIGRAMAS 5. DESCRIPCIÓN DE MANUALES O PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS CERTIFICADOS DE CONSTITUCIÓN Y GERENCIA ACTAS DE ASAMBLEA Y JUNTAS DIRECTIVAS LITIGIOS, JUICIOS Y CONTINGENCIAS OBLIGACIONES A LARGO PLAZO OTROS QUE CONSIDERE EL AUDITOR 2.
NOTA ACLARATORIA: Dependiendo del tamaño de los clientes y del volumen de los documentos, queda bajo el criterio del encargado el anexar fotocopias o hacer planillas de resumen.
Modelo de Referenciacion del archivo permanante ORDEN DESCRIPCION REFERENCIA 1 Breve historia de la compañía APH 2 Escritura de constitución,reformas, APM estatutos(modificaciones) 3 Estructura organizacional APE 4 Certificados de constitución y Gerencia APG 5 Actas de Asamblea, Socios, Junta directiva y APA Accionidstas 6 Libros de contabilidad APL 7 Descrición de manuales o procedimientos y flujogramas APP 8 Litigios, Jucios y Constingencias APJ 9 Obligaciones Financiaras a largo plazo APO 10 Polizas de seguros APS 11 Información sobre contratos APC 12 Dispociones Legales APD
2.- ARCHIVO CORRIENTE O RECURRENTE
________________________________________________________________________________________________ Papeles de trabajo en la Auditoria 4
EN ESTE ARCHIVO, SE RECOPILA TODA LA DOCUMENTACION CONCERNIENTE A LA AUDITORIA QUE SE ESTA EFECTUANDO. EL ARCHIVO RECURRENTE, SE DIVIDE EN DOS GRUPOS: PRIMER GRUPO DE PAPELES: CONCLUSIONES: GRUPO DE PAPELES DE TRABAJO DONDE DEBE LLEGAR NUESTROS TRABAJO REALIZADO, SE RELACIONA A CONTINUACION: CONTENIDO: 1. INFORME FINAL U OPINIONES SOBRE EF´S 2. INFORMES PARCIALES POR VISTA 3. RESUMEN O CONTROL DE TIEMPO 4. CARTA DE GERENCIAS 5. MEMORANDO DE PLANEACION 6. SITUACIONES ENCONTRADAS 7. AJUSTES Y RECLASIFICACIONES 8. ESTADOS FINANCIEROS 9. ASPECTOS GENERALES
Modelo de Referenciacion del Grupo de Papeles de Trabajo de Conclusiones (Archivo Recurrente) ORDEN DESCRIPCION REFERENCIA 1 INFORME FINAL U OPINIONES SOBRE EF´S INF 2 INFORMES PARCIALES POR VISTA INF/P 3 RESUMEN O CONTROL DE TIEMPO C/T 4 CARTA DE GERENCIAS C/G 5 MEMORANDO DE PLANEACION M/P 6 SITUACIONES ENCONTRADAS S/E 7 AJUSTES Y RECLASIFICACIONES A/R 8 ESTADOS FINANCIEROS EF´S 9 ASPECTOS GENERALES A/G
SEGUNDO GRUPO DE PAPELES: DESARROLLO DE LA AUDITORIA
________________________________________________________________________________________________ Papeles de trabajo en la Auditoria 5
PLANILLAS DE SOPORTE QUE MUESTRAN EL TRABAJO DE CAMPO Y SE DIREGEN FINALMENTE AL INFORME. ARCHIVO RECURRENTE POR AREAS 1. PLANILLA SUMARIAS 2. PROGRAMAS DE AUDITORIA OBJETIVOS GENERALES CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO 2.3. PROCEDIMIENTOS 2.3.1. PRUEBAS DE RECORRIDO 2.3.2. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.3.3. PRUEBAS SUSTANTIVAS 2.3.4 CONCLUSION 3. PLANILLAS SUB-SUMATORIAS 4. PLANILLAS DE DETALLE 5. OTROS PT´S 5.1. FOTOCOPIAS 5.2. LISTADOS PED (PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS)
Modelo de Referenciacion del Grupo de Papeles de Trabajo de Desarrollo de la Auditoria (Archivo Recurrente) CODIGO ** 11 12 13 14 15 16 17 18 19 21 22 23 24 25 26 27 28 29 3
DESCRIPCION
DISPONIBLE INVERSIONES DEUDORES INVENTARIOS PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO INTANGIBLES DIFERIDOS OTROS ACTIVOS VALORIZACIONES OBLIGACIONES FINANCIERAS PROVEEDORES CUENTAS POR PAGAR IMPUESTOS GRAVAMENES Y TASAS OBLIGACIONES LABORALES PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES DIFERIDOS OTROS PASIVOS BONOS Y PAPELES COMERCIALES PATRIMONIO
REFERENCIA
A B C D E F G H I AA BB CC DD EE FF GG HH II PP
________________________________________________________________________________________________ Papeles de trabajo en la Auditoria 6
4 5 6 7 8
INGRESOS P/G GASTOS P/G COSTO DE VENTA P/G COSTO DE FRBRICACION DE OPERACIONES P/G CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS – ACREEDORAS C/O REVICION DELI.V.A. IV REVISION RTE.FTE RT REVISION DE IMPUESTO DE IND. Y CIO IC REVISIONES PERIODICAS OTRAS RPO PROGRAMA DE AUDITORIA PA * * SEGUIDO VA LA LETRA DEL AREA EVALUADA ** IGUAL CODIGO PARA CIRCULARIZACION, SEGUIDO VA UN CODIGO DEL ENCARGADO DEL TRABAJO.
________________________________________________________________________________________________ Papeles de trabajo en la Auditoria 7
CASO PRACTICO PLANILLAS SUMARIAS ACTIVOS
PASIVO
GANANCIAS Y PERDIDA
CUENTAS MAYORES
CUENTAS MAYORES
UNICO P/G
A
A A
B B B C
C C
PATRIMONIO UNICO PP
________________________________________________________________________________________________ Papeles de trabajo en la Auditoria 8
CONTENIDO DE PLANILLAS CASO PRACTICO
NOMBRE DEL CLIENTE
INDICE
TITULO DE LA PLANILLA
INICIALES
CLASES DE TRABAJO
FECHA D.M.A
FECHA OBJETIVO
FIRMA DEL SUPERVISOR FECHA
________________________________________________________________________________________________ Papeles de trabajo en la Auditoria 9
CONTENIDO DE PLANILLAS CASO PRACTICO COMPAÑÍA LIDER S.A. SITUACIONES ENCONTRADAS
S/E 1 I.R.P
12-31-2003
05/02/2004
REF PT´S
DESCRIPCION
(1) REQUISITOS EN FACTURA C52 La compañía no utiliza facturas que dispongan en su contenido la información legal requerida....
RECOMENDACIÓN Con el propósito de dar cumplimiento a la legalidad vigente y mejorar el sistema de contro interno de documentos, se recomienda emitir facturas prefoliadas y que cumplan la disposicion legal en cuanto a forma, de acuardo al reglamente del IVA
COMENTARIO Discutido con el gerente y afirmo lo dicho por el Jefe de Administracion
________________________________________________________________________________________________ Papeles de trabajo en la Auditoria 10
CRUCE DE REFERENCIACION CASO PRACTICO
COMPAÑÍA LIDER S.A. ESTADOS FINANCIEROS BALANCE GENERAL
B/G 1 I.R.P
12-31-2003
5/01/2004
ACTIVOS
PASIVOS
CAJA
$ 3.270
OBLIGACIONES
$ 19.200
BANCOS
$12.890
CXP
$ 22.350
CXC
C1
$ 76.350
OBLIG. LABORALES
$ 20.890
INVENTARIOS
$ 17.800
OTRAS C X P
$ 10.700
TOTAL PASIVOS
$ 73.140
ACTIVOS FIJOS
$ 23.430
OTROS ACTIVOS
$
TOTAL ACTIVOS
$ 140.050
6.310 PATRIMONIO CAPITAL
$ 50.000
UTILIDAD
$ 16.910
TOTAL PATRIMONIO
$ 66.910
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
$ 140.050
CRUCE DE REFERENCIACION
________________________________________________________________________________________________ Papeles de trabajo en la Auditoria 11
CASO PRACTICO
COMPAÑÍA LIDER S.A. DEUDORES
DESCRIPCION
12-31-2003 SALDOS SALDOS A A 1212-3131-2002 2003
C1 I.R.P
02/01/2004 AJUSTES Y SALDOS RECLASIFICACIONES FINALES 12-312003
DEUDORES $ 23.500
C11 $ 17.320
$ 22.500
$ 39.320
OTROS CLIENTES NACIONALES
$ 14.350
$ 48.230
$(22.000)
$ 26.230
CLIENTES DEL EXTERIOR
$ 8.230
$ 10.800 _________
0 ________
$ 10.800 _______
$ 46.080
$ 76.350
0
$ 76.350
CLIENTES FISCALES
B/G 1 CONCLUSION : Basado en el analisis de las cuentas a taves de los programas establecidos, concluyo que las CxC se encuentran razonablemente presentadas en los estados financierios Firma I.R.P 05/09/2004
CRUCE DE REFERENCIACION CASO PRACTICO
________________________________________________________________________________________________ Papeles de trabajo en la Auditoria 12
COMPAÑÍA LIDER S.A.
PA1 1/10 I.R.P
PROGRAMA DE AUDITORIA DE DEUDORES 12-31-2003
02/01/2004
1. OBJETIVO NATURALEZA DE LA CUENTA PUNTOS FUERTES Y DEBILES CONTESTE SI/NO
HECHO POR
2.1. CONSTROLES ADECUADOS
SI
IRP
2.2. SEGREGACION DE FUNCIONES
SI
IRP
2. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
3. PROCEDIMIENTOS
IRP
3.1. HAGA CIRCULARIZACON
C51
IRP
3.2. REVISE FACTURAS
C52
IRP
3.3. CRUCE CON ESTADOS FINANCIEROS
C1
IRP
CRUCE DE REFERENCIACION
________________________________________________________________________________________________ Papeles de trabajo en la Auditoria 13
CASO PRACTICO
COMPAÑÍA LIDER S.A.
C11
DEUDORES
I.R.P
ANALISIS DE CUENTA 12-31-2003 ANALISIS DE CLIENTES FISCALES
PARCIALES 31-12/2003
MUNICIPIO
$ 13.300
ARMADA NACIONAL
$
OTRAS
$ 1.720
TOTAL
$ 17.320
02/01/2004
SALDO
2.300
C11 Conclusiones: De acuerdo a las pruebas sustantivas hechas concluyo que las cuentas CxC fiscale estan debidamente soportadas Firma: IRP Fecha: 2-01-2004
CRUCE DE REFERENCIACION
________________________________________________________________________________________________ Papeles de trabajo en la Auditoria 14
CASO PRACTICO
COMPAÑÍA LIDER S.A.
C51
DEUDORES
05/02/2004
RESULTADOS DE CIRCULARIZACION 31/12/2003
IRP
BASE DE SELECCIÓN: TOMADA CARTERA A 31/12/2003 C1 Q
%
$MILLONES
1.370
100%
$ 58.720
100%
TOTAL CIRCULARIZADO
280
20%
$ 32.900
56%
RESPUESTAS POSITIVAS
243
87%
$ 29.920
91%
37
13%
$
TOTAL CLIENTES
NO RESPONDIERON TOTAL PROBADO
280
2.900
100% $ 32.900
%
9% 100%
CONCLUSION: Circularizacion satisfactoria, clientes reales Firma Fecha :
IRP
CRUCE DE REFERENCIACION
________________________________________________________________________________________________ Papeles de trabajo en la Auditoria 15
CASO PRACTICO
C52 CLIENTE:
MUNICIPIO
DIRECCION: CRA 8 CCL 45 CIUDAD:
FACTURA: Nro. 025 FECHA: NOV.21/2003
CALI
PPC
CANTIDAD
DESCRIPCION
VALOR VALOR TOTAL UNITARIO
10
RESMAS PARA FOTOCOPIADORA
$ 100
TOTAL
$ 10.000 $ 10.000
Factura sin datos basicos exigidos por la ley. Ver (1) en S/E 1 Discutido con el Jefe de Administracion quien argumento que ya mandó a elaboara nueva papeleria con membrete y prenumerada.
ELABORO
(FIRMA ASISTENTE) J.P REVISO
APROBO
CONTABILIZO
________________________________________________________________________________________________ Papeles de trabajo en la Auditoria 16
