PEDOMAN PENULISAN SURAT SMK AL MUBTADI-IN CANDIMULYO – KAB. MAGELANG Peny Penyel elen engg ggar araa aan n
tata tata
cara cara penu penuli lisa san n
sura suratt
meny menyur urat at
dima dimaks ksud udka kan n
untu untuk k
terwujudnya keseragaman dan tata tertib administrasi surat menyurat serta kearsipan di SMK AL MUBTAD MUBTADII! II! "A!DIMUL "A!DIMUL#$ KAB% MA&'LA!&% MA&'LA!&% Maka dengan ini diterbitkan diterbitkan beberapa tata aturan pen(m(ran surat sebagai ped(man dan panduan dalam )al surat menyurat sebagai berikut* A. Jeni Jeniss Sur Surat at +% Intern #ang dimaksud intern Sek(la) adala) Kepala dan ,akil Kepala Sek(la) beserta &uru dan Karyawan di bawa) sek(la) tersebut% Surat menyurat di kalangan intern Sek(la) dilakukan dengan* a- Mem Mem(ran (randu dum m .M'M .M'M$$ b- Disp(sisi
/% 'kstern #ang dimaksu dimaksud d ektern ektern Sek(la Sek(la) ) adala) adala) surat surat yang yang dituju ditujukan kan kepada kepada pi)ak pi)ak luar luar sek(la)% Misal surat kedinasan0 edaran0 tugas dll% B. K! sura suratt "an "an #e!a$ #e!a$a a surat surat Kepala surat dicetak di tenga) bagian atas k(p% • Kepala surat memuat * • o L(g(1 lambang #ayasan #ayasan Al Mubtadiin0 dibagian kiri atas k(p surat Mencantumkan !ama #ayasan pada bagian teratas kemudian diikuti nama o sek(la) di bawa)nya% o Mencantumkan Alamat Sek(la) .2l0 Desa0 Kecamatan0 K(de P(s0 'mail0 Telp0 dan ,eb sek(la)Dibawa) K(p surat ada bacaan Bismilla) . Arab - dan terletak di tenga)% • C. N%r N%r "an #"e #"e surat surat
Nomor : KUR.001/SKep/SMK-ALMUB/VI/2014 KU3 4 K(de Satuan Unit Kerja 55+ 4 n(m(r seri surat itu dikeluarkan SKep 4 K(de Surat SMKALMUB 4 K(de Sek(la) 6I 4 K(de Bulan Surat Keluar /5+7 4 K(de Ta)un K"e Surat & terdiri dari : +% Kode surat terdiri
a%
Surat Keputusan
4 SKep
b%
Surat Keterangan
4 SKet
c%
Surat 'daran
4 S'd
PEDOMAN ADMINISTRASI SMK ALMUBTADI-IN
d%
Surat Tugas
4 ST
e%
Surat Kuasa
4 SK
8%
Surat Peringatan
4 SP
g%
Surat Ijin Kegiatan
4 SIK
)%
Surat Perjanjian
4 SPn
i%
Surat Undangan
4 Und
j%
Mem(randum
4 Mem
k%
!(ta Dinas
4 !d
l%
Pengumuman
4 Peng
m%
Surat Ketetapan
4 Stap
n%
Surat Perinta)
4 Sper
(%
Surat Pemberita)uan
4 SP)
p%
Surat Pengantar
4 Speng
9%
Suratsurat lainya
4L
2. Satuan Unit Kerja N Na%a Satuan Unit Ker'a + Kepala Sek(la) / ,akasek kurikulum : ,akasek Kesiswaan 7 ,akasek ;umas < ,akasek Sarana Prasarana = Administrasi > Benda)ara
K"e KS KU3 KS, ;MS SA3 ADM BD;
. Kode Bu!an Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai dengan Desember yaitu dengan kode I – XII ". Kode Ta#un Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat, contoh !"#$ $. Site% Peno%oran Surat
PEDOMAN ADMINISTRASI SMK ALMUBTADI-IN
C. Penan"atan(anan surat "an ste%!e$ surat ). Penan"atan(anan Surat Suratsurat penting yang menyangkut sek(la) )arus ditandatangani (le) Kepala Sek(la)% Dalam )al Kepala Sek(la) ber)alangan0 penandatanganan dapat dilakukan (le) struktur yang ada di bawa)nya dengan ketentuan suda) ada persetujuan dari Kepala Sek(la) terlebi) da)ulu0 dengan penamba)an simb(l Atas !ama di atas tanda tangan% Suratsurat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawa) setela) kata penutup surat% *. Ste%!e$ Surat Suratsurat sek(la) yang suda) ditandatangani baru dianggap sa) apabila dibubu)i stempel surat% Stempel surat adala) stempel resmi SMK Al Mubtadiin "andimuly( yang bentuk serta susunannya tela) ditentukan% Suratsurat yang )anya ditandatangani (le) Kepala Sek(la) dibubu)kan stempel dengan p(sisi disebela) kiri tanda tangan dan )arus mengenai tanda tangan tersebut0 tetapi tidak b(le) menutupinya% D. A(en"a Surat Dan Arsi! Surat Semua surat masuk atau surat keluar0 )arus dicatat di buku agenda0 dan setiap surat keluar )arus dibuat rangkap %dilebihkan satu rangkap dari ¨ah keperluan' untuk disimpan sebagai arsip% Bu#u a(en"a surat #e$uar Berisi k(l(m catatan * n(m(r urut0 tanggal surat0 n(m(r surat0 alamat dan tujuan0 peri)al surat serta keterangan% Bu#u A(en"a Surat Masu# Berisi k(l(m catatan * n(m(r urut0 tanggal surat0 n(m(r surat0 alamat Pengirim0 peri)al surat0 diteruskan Pada Tanggal0 serta keterangan% Semua surat masuk disera)kan kepada kepala sek(la) setela) di catat di buku agenda surat masuk dan dilengkapi dengan lembar disp(sisi (le) pegawai tata usa)a Sek(la)% Selanjutnya kepala sek(la) akan menentukan kepada Struktur Sek(la) yang berkenaan dengan peri)al surat% E. Jenis Kertas "an +uru, Setiap surat keluar dan segala bentuk administrasi Sek(la) dibuat dengan menggunakan kertas ?7 dengan jenis )uru8 @Times !ew 3(man dengan ukuran 8(nt +/ Pt atau ukuran 8(nt yang selayaknya memuda)kan untuk dibaca% . Pen(urusan Surat
Pengurusan naska) dinas masuk Pengurusan naska) dinas masuk meliputi kegiatan yang dilaksanakan (le) unit kearsipan dan tata usa)a peng(la)% Pada unit kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan penerimaan0 pengara)an0 pencatatan0 pengendalian dan penyimpanan% +% "ara penyimpanan arsip akti8 dilakukan menurut urutan k(de klasi8ikasi%
PEDOMAN ADMINISTRASI SMK ALMUBTADI-IN
/% Penyimpanan arsip in akti8 dipusatkan pada unit kearsipan% cara penemuan kembali arsip dapat dilakukan indeks0 k(de klasi8ikasi0 n(m(r urut0 asal surat0 tanggal dan n(m(r surat%
G. Pe%er#asan Surat Ber"asar#an K"e K$asi,i#asi +% Klasi8ikasi kearsipan Kementerian Dalam !egeri dan perinta) daera) merupakan klasi8ikasi yang disusun berdasarkan masala)0 mencerminkan 8ungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari semua satuan (rganisasi dalam lingkungan Kementerian Dalam !egeri0 dan pemerinta) daera) yaitu menyelenggarakan sebagian tugas umum pemerinta)an dan pembangunan dibidang pemerinta)an umum dan (t(n(mi daera)0 ide(l(gi0 p(litik0 pembangunan desa dan agraria0 diberi k(de angka arab0 diperinci secara D()I*+0 dengan mempergunakan TI-+ +.-K+ D+/+R0 dilengkapi dengan k(de pembantu0 k(de wilaya) dan singkatan nama k(mp(nen%
/% P(la klasi8ikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum kepada k)usus dalam )ubungan masala)0 dida)ului (le) : perincian dasar0 masingmasing perincian pertama0 perincian kedua dan perincian ketiga sebagai p(la dasar yang ber8ungsi sebagai jembatan pen(l(ng dalam menemukan k(de masala) yang tercantum dalam p(la klasi8ikasi% :% Sesuai dengan si8at desimal arsip dikel(mp(kkan dalam +5 p(k(k masala)0 diberi k(de 555 s1d 55% Dari +5 p(k(k masala) ini terlebi) da)ulu dibedakan antara tugas subtanti8 .p(k(k- dan tugas 8asilitati8 .penunjang-% Angka +55 s1d =55 merupakan k(de tugastugas substanti80 sedangkan angka 5550 >550 C550 dan 55 merupakan k(de tugastugas 8asilitati8% K(de 555 menampung masala)masala) 8asilitati8 diluar masala) pengawasan0 kepegawaian dan keuangan% masala)masala) yang berkaitan dengan keruma) tanggan0 seperti pr(t(k(l urusan dalam dan masala)masala) yang tidak dapat dimasukkan dalam kel(mp(k lainnya0 seperti perjalanan dinas0 peralatan0 lambang negara atau daera)0 tandatanda ke)(rmatan dan sebagainya% K(de surat merupakan alat untuk mengenali masala) yang dikandung dalam arsip0 dan disamping itu juga sebagai alat penentu0 dimana letak arsip itu dalam urutan )ubungan masala)nya pada susunan seluru) arsip dalam simpanan% K(de ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masala)masala) arsip dan kartu kendali dalam 8ile% Di bawa) merupakan c(nt() beberapa k(de surat0 dikarenakan pen(m(ran surat dimulai dari 555 s1d 55 maka di sini mengk)ususkan k(de n(m(r surat untuk wilaya) instansi Pendidikan% *agelang,
Januari !"#0
Disa)kan $le)* Kepala SMK Al Mubtadiin
Ketua Tata Usa)a SMK Al Mubtadiin
PEDOMAN ADMINISTRASI SMK ALMUBTADI-IN
%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%
%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%
Mengeta)ui0 Ketua #ayasan Al Mubtadiin
%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%
PEDOMAN ADMINISTRASI SMK ALMUBTADI-IN
Cnt/ & KOP SURAT SMK AL MUBTADI-IN CANDIMULYO
YAYASAN AL MUBTADI-IN
Jl. Candimulyo-Pogalan km.03, Ds. Giyanti, Kec. Candimulyo, Kab. Magelang, Kode Pos 56! "el#. $0%!3& 330 ''( )mail * smk+almubtadiinyaoo.com eb * tt#*//smk.almubtadi-in.com
