PEDOMAN KEAMANAN PANGAN

PT. QRS FOOD INTERNATIONAL No. Dok.

FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman

00 dd-mm-yyyy 1 dari 40

FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL Revisi

HALAMAN JUDUL

FOOD SAFETY-QUALITY MANUAL

PT. QRS FOOD INTERNATIONAL

MASTER

Copyright Food Safety-Quality 2010 http://www.foodsafety-quality.com


FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman



LEMBAR PENGESAHAN

LEMBAR PENGESAHAN

FOOD SAFETY – QUALITY MANUAL

PT. QRS FOOD INTERNATIONAL

Copy No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Distribusi(Jabatan/Lokasi) Managing Director General Manager MR/FSTL Koordinator Audit Internal Manager PPIC Manager Produksi Manager Marketing

Dibuat Oleh :

Copy No. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Distribusi (Jabatan/Lokasi) Manager Quality Control Manager HRD Manager GA Manager Maintenace Manager Warehouse Manager Purchasing Manager IT

Diperiksa oleh :

Disetujui oleh :

Nama : Jabatan : MR/FSTL DIREKTUR DIREKTUR Tanggal : Informasi yang terdapat di dalam dokumen ini adalah sepenuhnya milik PT. QRS.



FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman



DAFTAR ISI Bab

1 1.1 1.2 1.3 2 3 4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 6 6.1 6.2 6.3 6.4 7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 8 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.2 8.3 8.4

Daftar Isi Cover Lembar Persetujuan Daftar Isi Ruang Lingkup Umum Ruang Lingkup Penerapan Profil Perusahaan Acuan yang Mengatur Istilah dan Definisi Sistem Manajemen Keamanan Pangan Persyaratan Umum Persyaratan Dokumentasi Persyaratan Umum Pengendalian Dokumen Pengendalian Catatan Tanggung Jawab Manajemen Komitmen Manajemen Kebijakan Keamanan Pangan Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan Tanggung Jawab dan Wewenang Wakil Manajemen/FSTL Komunikasi Eksternal dan Internal Kesigapan dan Tanggap Darurat Tinjauan Manajemen Pengelolaan Sumberdaya Penyediaan Sumberdaya Sumberdaya Manusia Infrastruktur Lingkungan Perencanaan dan Realisasi Produk yang Aman Umum Prerequisite Program (PRP) Langkah Pendahuluan untuk Analisa Bahaya Analisa Bahaya Operasional Prerequisite Program (OPRPs) Rencana HACCP (HACCP Plan) Pembaharuan Informasi pendahuluan dan Dokumen yang menjelaskan PRPs dan Rencana HACCP Perencanaan Verifikasi Sistem Mampu Telusur Pengendalian Ketidaksesuaian Proses yang Berkaitan dengan Pelanggan dan Produk Penentuan Persyaratan yang Berhubungan dengan Produk Tinjauan Persyaratan yang Berhubungan dengan Produk Komunikasi Pelanggan Desain dan Pengembangan Pembelian Penyediaan Produksi dan Pelayanan

Halaman



FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman



DAFTAR ISI 9 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 10 11 12 13 14

Validasi, Verifikasi danPeningkatan Sistem Manajemen Keamanan Pangan Umum Validasi Kombinasi Tindakan Pengendalian Pemantauan dan Pengukuran Analisa Data Pengendalian Pemantauan dan Pengukuran Verifikasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan Peningkatan Lampiran 1. Model Proses Lampiran 2. Matriks referensi prosedur dengan ISO 22000 dan ISO 9001 Lampiran 3. Tabel Komunikasi Lampiran 4. Struktur Organisasi Lampiran 5. Surat Penunjukkan Tim Keamanan Pangan

Catatan: pastikan anda membaca seluruh isi contoh manual ini, menyesuaikan halaman pada daftar isi dengan isi dari pedoman/ manual ini dan juga disesuaikan nama-nama, fungsi, departemen dan jabatan serta kata-kata yang relevan dengan kondisi perusahaan anda.



FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman



RUANG LINGKUP 1. Ruang Lingkup 1.1

Umum

Food Safety-Quality Manual ini disusun dengan tujuan untuk menciptakan dan menjelaskan Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan, yang mana perusahaan dapat : a. Menunjukkan kemampuannya untuk secara konsisten memberikan pelayanan yang memenuhi kebutuhan Pelanggan, para pengguna Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan, serta memenuhi ketentuan dan peraturan yang ada. b. Menunjukkan kemampuan untuk mengendalikan bahaya keamanan pangan sehingga aman dikonsumsi oleh manusia c. Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan d. Mengevaluasi dan mengkomunikasikan secara efektif isu keamanan pangan yang ada dalam produk pangan baik kepada pelanggan maupun pemasok e. Memenuhi kebutuhan Pelanggan melalui efektifitas tindakan di dalam Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan, termasuk proses untuk perbaikan yang berkesinambungan serta pencegahan atas ketidaksesuaian dengan Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan. 1.2

Penerapan

Food Safety-Quality Manual ini diterapkan di PT. QRS Food International, mulai dari .... sampai ..... juga terhadap produk/ line ..... Pengecualian dilakukan terhadap Pasal ...... ISO 9001:2008 dikarenakan ........

1.3

Profil Perusahaan

Silahkan isi dengan profil perusahaan anda…

Copyright Food Safety Quality-2010 http://foodsafety-quality.com http://www.premysisconsulting.com


FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman



ACUAN YANG MENGATUR 2

Acuan yang Mengatur

Standar Keamanan Pangan yang diterapkan adalah: 1. ISO 22000:2005 Sistem Manajemen Keamanan Pangan – Persyaratan untuk Organisasi dalam Rantai Pangan 2. ISO 9001:2008 Sistem Manajemen Mutu 3. Recommended International Code of Practice General Principles of Hygiene CAC/RCP 11969, Rev 4-2003 4. Undang-undang….. 5. Peraturan Pemerintah…… 6. SNI …….



FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman



ISTILAH DAN DEFINISI 3

Istilah dan Definisi

Istilah dan definisi yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan yang digunakan di dalam Pedoman Keamanan Pangan ini, sesuai dengan istilah dan definisi yang digunakan di dalam ISO 22000:2005 dan ISO 9001:2008. 3.1 Istilah Keamanan Pangan Keamanan Pangan : konsep bahwa makanan tidak akan menyebabkan bahaya kepada konsumen bila disiapkan dan/atau dikonsumsi berdasarkan sasaran pengunannya Rantai Makanan

:

rangkaian tahapan dan pelaksanaan yang terlibat dalam produksi, pengolahan, distribusi, penyimpanan, dan penanganan makanan dan ingridient-nya, dari produksi awal hingga tahapan konsumsi

Bahaya Keamanan Pangan: senyawa biologi, kimia, atau fisik dalam makanan, atau kondisi makanan, dengan potensi yang menyebabkan dampak kesehatan yang merugikan Resiko

:

kombinasi dari kemungkinan kejadian yang merugikan dan tingkat keparahan dari kerugian tersebut.

Kebijakan Keamanan Pangan: keseluruhan niat dan arah suatu organisasi yang berhubungan dengan keamanan pangan yang secara formal dinyatakan oleh manajemen puncak Produk Akhir

:

Produk yang tidak akan mengalami pengolahan lebih lanjut atau perubahan bentuk oleh organisasi tersebut

Diagram Alir

:

Tampilan skematis (Dalam bentuk bagan) dan sistematis dari rangkaian dan interaksi tahapan demi tahapan

Tindakan Pengendalian: Tindakan atau aktifitas yang dapat digunakan untuk mencegah atau menghilangkan suatu bahaya keamanan pangan atau menguranginya hingga ke batas yang dapat diterima PRP

:

Prerequisite programme atau Program Persyaratan dasar kondisi dasar dan aktiftas yang diperlukan untuk memelihara lingkungan yang higienis sepanjang rantai makanan yang sesuai untuk proses produksi, penanganan dan ketetapan produk akhir yang aman dan makanan yang aman untuk konsumsi manusia

Operational PRP

:

Operational Prerequisite programme yang diedentiikasi dengan analisa bahaya sebagai hal yang penting dalam rangka mengendalikan kemungkinan adanya bahaya keamanan pangan pada dan/atau kontaminasi atau perkembangbiakan bahaya keamanan pangan dalam produk atau di lingkungan pengolahan

CCP

:

Critical Control Point, tahapan dimana pengendalian dapat diterapkan dan penting untuk mencegah atau menghilangkan suatu bahaya keamanan pangan atau menguranginya hingga ke batas yang dapat diterima Copyright Food Safety Quality-2010 http://foodsafety-quality.com http://www.premysisconsulting.com


FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman



ISTILAH DAN DEFINISI Batas Kritis

:

Kriteria yang memisahkan mana yang dapat diterima dari yang tidak dapat diterima

Pemantauan

:

Pelaksanaan suatu rangkaian observasi atau pengukuran yang direncanakan untuk menilai apakah tindakan pengendalian berjalan sesuai rencana

Koreksi

:

Tindakan untuk menghilangkan suatu ketidaksesuaian yang terdeteksi

Tindakan Korektif

:

Tindakan untuk menghilangkan penyebab suatu ketidaksesuaian yang terdeteksi atau situasi yang tidak diharapkan

Validasi

:

mendapati bukti bahwa tindakan pengendalian yang dikelola dalam dokumentasi HACCP dan dengan operasianl PRP benar-benar efektif

Verifikasi

:

Konfirmasi, melalui penyediaan bukti sasaran, bahwa persyaratan yang ditetapkan telah dipenuhi

Pembaharuan

:

Aktivitas yang segera dan/atau direncanakan untuk memastikan aplikasi informasi terbaru

3.2

Istilah Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan

Sistem Manajemen Mutu : jaringan dari proses-proses mutu yang berhubungan. Tiap proses menggunakan sumber daya untuk merubah input menjadi outputnya. Output dari salah satu proses akan menjadi input bagi proses lain. Jalinan tersebut terhubung bersama dan membentuk sebuah sistem. Organisasi

:

organisasi yang dimaksud dalam pedoman keamanan pangan ini adalah PT QRS Food International

Prosedur

:

alur kerja yang menjabarkan aktivitas yang dilakukan oleh dua atau lebih bagian untuk mencapai kesesuaian. Prosedur juga menjelaskan wewenang serta tanggung jawab masing-masing pelaksana proses.

Dokumen Pendukung : dapat berupa Instruksi Kerja, Formulir, Standar, serta dokumen lain yang mendukung kegiatan Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan di PT QRS Food International. Dokumen Eksternal :

Surat Edaran, Keputusan Menteri, Peraturan, dan Undang-Undang yang mendukung kinerja proses serta merupakan prasyarat yang harus dipenuhi.

Catatan Mutu

:

bukti pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan yang efektif. Catatan mutu merupakan bukti objektif yang memperlihatkan kinerja sistem dan hasilnya.

Pelanggan

:

semua orang yang menerima layanan/produk dari PT QRS Food International.

Produk

:

produk PT QRS Food International yaitu produk Biscuit & Cookies

Supplier/Rekanan :

pihak eksternal yang memberikan pasokan barang/ jasa kepada PT QRS Food International, termasuk diantaranya bahan baku, bahan bahan pembantu, dan bahan kemasan. Copyright Food Safety-Quality 2010 http://www.foodsafety-quality.com


FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman



ISTILAH DAN DEFINISI Badan Sertifikasi

:

badan independen yang memenuhi kriteria badan akreditasi dari Negara tertentu untuk melaksanakan audit dalam mencapai kesesuaian dengan ISO 9001 dan ISO 22000.

Badan Akreditasi

:

badan independen yang mengeluarkan sertifikat dan menjamin kualitas sistem perusahaan sudah memenuhi aturan ISO yang diterapkan dalam organisasi tersebut..

Wakil Manajemen/FSTL : personal yang ditugaskan mengkoordinir Tim Mutu dan Keamanan Pangan untuk mengelola Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan di PT QRS Food International secara efektif. Tim Mutu dan Keamanan Pangan : tim fungsional yang dibentuk oleh Manajemen PT QRS Food International untuk menangani segala sesuatu yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan. Document Controller:

salah satu anggota dalam Tim Mutu yang bertanggung jawab sebagai Document Controller mengidentifikasi sampai dengan mendistribusikan dokumen dalam lingkup Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan PT QRS Food International

Pelaksana proses :

orang yang bertanggung jawab untuk menjalankan proses dalam lingkup operasional PT QRS Food International.

Kepuasan Pelanggan:

persepsi pelanggan tentang derajat telah dipenuhinya persyaratan pelanggan.

Perbaikan berlanjut:

kegiatan berulang persyaratan.

Pengendalian Mutu:

usaha atau kegiatan yang berkesinambungan untuk mendeteksi terjadinya ketidaksesuaian dan mencegah berulangnya ketidaksesuaian tersebut.

Mampu telusur

:

kondisi dimana setiap identifikasi yang diberikan pada produk atau layanan dapat membuktikan keterkaitannya terhadap proses sebelumnya.

Verifikasi

:

kegiatan yang dilakukan untuk membandingkan persyaratan dengan hasil proses, dimana persetujuan harus diberikan oleh penanggung jawab proses.

Tinjauan Ulang

:

kegiatan yang dihadiri oleh dua pihak atau lebih untuk menyamakan persepsi terhadap kemampuan pemenuhan persyaratan produk atau layanan.

Audit Internal

:

pemeriksaan yang dilakukan secara sistematis dan independen untuk menemukan bukti yang cukup bahwa Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan dilaksanakan dengan efektif dan memenuhi standar yang berlaku.

untuk

meningkatkan

kemampuan

memenuhi



FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman



SISTEM MANAJEMEN 4

Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan

4.1

Persyaratan Umum

Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan mencakup dokumentasi, penerapan, pemeliharaan dan perbaikan yang berkefsinambungan atas seluruh proses yang terkait dengan sistem atas semua aktifitas PT. QRS Food International (Lihat Lampiran 1/Model Proses PT. QRS), sehingga dapat secara efektif mengidentifikasikan dan memastikan bahaya keamanan pangan yang mungkin timbul sehingga dapat dikendalikan dan dievaluasi secara efektif. Proses “outsource” yang ada di PT QRS Food International yaitu ..... (jika ada) juga dikendalikan berdasarkan sistem pengendalian bahaya keamanan pangan, dievaluasi keefektifannya dan didokumentasikan untuk memastikan terpenuhinya persyaratan pelanggan, peraturan dan perundang-undangan yang berlaku, serta peraturan internal organisasi. 4.2

Persyaratan Dokumentasi

4.2.1

Umum

Persyaratan untuk dokumentasi, termasuk yang dipersyaratkan oleh Standard Keamanan Pangan Internasional ini dan juga disyaratkan oleh perusahaan, didokumentasikan ke dalam Pedoman Keamanan Pangan dan Prosedur, yang secara efektif diterapkan oleh semua bagian yang berhubungan. Sampai saat ini dokumen hanya mencakup dokumen yang berbentuk hardcopy dan tidak sampai mencakup dokumen file komputer. Hirarki dokumen adalah :

Food Safety-Quality Manual, Pernyataan Kebijakan Keamanan Pangan dan kebijakan lainnya yang relevan Prosedur terdokumentasi (Standard Operation Procedure) Dokumen pendukung yang lebih teknis untuk melengkapi agar prosedur berjalan efektif (Instruksi Kerja, Jadwal, dll) Rekaman hasil kerja/hasil aktifitas verifikasi operasional

A. Gambar Struktur Dokumentasi PT. QRS MR/FSTL menyusun dan memelihara Food Safety-Quality Manual, yang akan ditinjau ulang secara periodik oleh Tim Mutu dan Keamanan Pangan dan disetujui oleh Direktur Utama. Food Safety-Quality Manual tersebut berisi : a. Ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan, termasuk detail dan kekecualian penerapan. b. Referensi prosedur yang dibuat untuk menunjang Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen Keamanan Pangan (Lihat Bagian 10/Matriks Prosedur vs. ISO 22000:2005 vs ISO 9001:2008).



FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman



SISTEM MANAJEMEN c.

Penjelasan interaksi antara proses dari Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen Keamanan Pangan (Lihat Lampiran 1./Model Proses PT. QRS).

Prosedur terdokumentasi (Standard Operating Procedures) menggambarkan penjelasan mengenai proses yang harus dilakukan untuk menghasilkan output atau memberi nilai tambah pada produk. Penjelasan proses berkenaan dengan ”siapa” yang bertugas untuk melaksanakan dan ”apa” kegiatan yang harus dilaksanakan. Dokumen pendukung merupakan dokumen-dokumen yang menjelaskan dengan lebih terperinci, ”bagaimana” suatu kegiatan harus dilaksanakan. Dokumen pendukung dapat berupa Instruksi Kerja, Standard, Checklist, maupun Form. 4.2.2

Pengendalian Dokumen

Prosedur Pengendalian Dokumen dibuat untuk mengendalikan dokumen internal dan eksternal (seperti dokumen milik Pelanggan, dokumen dari perusahaan lain dll). Dokumen baru dan revisi disetujui oleh yang berwenang sebelum diterbitkan, perubahan yang terjadi diidentifikasi dengan jelas. Setelah mendapatkan persetujuan, Document Controller mendistribusikan dokumen yang baru dan menarik dokumen yang lama untuk dimusnahkan. Dokumen yang kadaluarsa yang masih disimpan untuk dipergunakan untuk tujuan lain diberi tanda yang jelas. Semua penerima dokumen menjaga agar dokumen tidak diperbanyak tanpa seizin Document Controller, dokumen tersedia pada tempat yang mana dokumen tersebut dibutuhkan dan dokumen yang lama ditarik dari peredaran untuk diserahkan pada Document Controller. Personal in charge masing-masing departemen akan secara periodik mengecek status dokumen untuk memastikan pengguna dokumen menggunakan versi yang terakhir. Apabila menerima dokumen baru yang relevan atau perubahan dari dokumen yang lama, maka Personal in charge masing-masing departemen harus menginformasikan kepada pihak yang bersangkutan di bagian masing-masing atau bagian lain yang memerlukan. 4.2.3

Pengendalian Catatan Mutu dan Keamanan Pangan

Setiap Personal in charge masing-masing departemen bertanggung jawab untuk mengumpulkan catatan Mutu dan Keamanan Pangan, memisahkannya berdasarkan indeks dan menyimpannya sedemikian rupa sehingga mudah diambil bila diperlukan. Waktu kadaluarsa untuk setiap catatan Keamanan Pangan ditetapkan sesuai dengan kebutuhan masing-masing catatan Keamanan Pangan. Catatan Mutu dan Keamanan Pangan disimpan di dalam lemari sehingga terhindar dari kerusakan dan kehilangan namun tetap mudah dicari bila diperlukan. Apabila catatan sudah melewati masa simpan maka akan dimusnahkan dengan crusher disertai berita acaranya, sehingga semua hal yang dilakukan memiliki sistem dokumentasi dan catatan yang baik



FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman


FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL Revisi TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5 5.1

Tanggung Jawab Manajemen Komitmen Manajemen

Direktur mempunyai komitmen untuk membangun dan menerapkan Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan dan secara berkesinambungan meningkatkan efektifitasnya melalui : a. Memastikan bahwa sistem mutu dan keamanan pangan adalah bagian dari sasaran bisnis organisasi. b. Mengkomunikasikan kepada seluruh bagian mengenai pentingnya pemenuhan kebutuhan Pelanggan, ketentuan maupun peraturan yang berlaku, serta aspekaspek hukum (Lihat Lampiran 3. Tabel Komunikasi). Baik secara internal maupun eksternal c. Menetapkan Kebijakan Mutu dan Keamanan Pangan, serta Sasaran Mutu Keamanan Pangan. d. Memimpin Tinjauan Manajemen. e. Menyediakan sumber daya yang diperlukan. 5.2

Fokus Pelanggan

Seluruh kebutuhan dan harapan Pelanggan didefinisikan dan diubah ke dalam persyaratan dan dipenuhi dengan tujuan pencapaian kepuasan Pelanggan, termasuk ketaatan pada ketentuan dan peraturan, serta memenuhi aspek-aspek hukum. Hal ini dipenuhi dengan melakukan Survey Pelanggan sesuai kebutuhan perusahaan dengan mempertimbangkan beberapa aspek. 5.3

Kebijakan Mutu dan Keamanan Pangan

Direktur bertanggungjawab untuk menetapkan Kebijakan Keamanan Pangan dan meninjau kembali setiap tahun.

KEBIJAKAN MUTU DAN KEAMANAN PANGAN PT. QRS menetapkan kebijakan keamanan pangan yaitu

QRS Q = Quality

Berkomitmen menciptakan produk yang bermutu tinggi.

R = Reliablitiy

Menjamin proses produksi pangan yang higienis mulai dari penerimaan bahan sampai distribusi

S = Safety

Berkomitmen dikonsumsi.

menciptakan

produk

yang

aman

untuk

Direktur Utama bertanggung jawab atas komunikasi dan pemahaman Kebijakan Mutu dan Keamanan Pangan dan memastikan bahwa Kebijakan dipahami pada semua tingkatan di dalam perusahaan.



FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman


FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL Revisi TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.4

Perencanaan

5.4.1

Sasaran Mutu dan Keamanan Pangan

Sasaran Mutu dan Keamanan Pangan untuk periode setiap tahun ditetapkan berdasarkan Kebijakan Mutu dan Keamanan Pangan untuk memastikan bahwa Kebijakan Mutu dan Keamanan Pangan telah dipahami, dan selalu dilakukan peningkatan. Personal in charge masing-masing departemen harus mengajukan Sasaran yang disetujui oleh Direktur dan dipastikan agar dapat diukur serta konsisten dengan Kebijakan Mutu dan Keamanan Pangan, termasuk komitmen untuk perbaikan secara berkesinambungan. Setiap Sasaran harus dipahami pada setiap fungsi dan tingkatan bagian masing-masing. 5.4.2

Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan

Perencanaan untuk mencapai sasaran juga ditetapkan sehingga keterpaduan sistem manajemen mutu dan keamanan pangan selalu terpelihara ketika diterapkan maupun ketika terjadi perubahan. 5.5

Tanggung jawab dan Wewenang

Tanggung jawab, wewenang dan hubungan antarbagian dibuat melalui Struktur Organisasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan. Rincian tanggung jawab dan wewenang yang berhubungan dengan karyawan yang terlibat di dalam penerapan, pengendalian dan verifikasi kegiatan operasional yang mempengaruhi Sistem Manajemen Keamanan Pangan dapat dilihat pada job description. Job Description disimpan oleh Departmen HRD dan dikomunikasikan ke personal yang bersangkutan. Job Description dibuat mulai dari Wakil Manajemen/FSTL, posisi fungsional dan struktural di bawah Wakil Manajemen/FSTL hingga ke level foreman, yang disamping melakukan pekerjaan teknis juga memiliki aktifitas manajerial. Sedangkan untuk personal yang memiliki posisi struktural dengan pekerjaan inti yang dapat diuraikan langsung pekerjaannya dalam Instruksi Kerja, maka tidak diperlukan Job Description. 5.6

Wakil Manajemen/FSTL

Direktur menetapkan Wakil Manajemen/FSTL untuk Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan dan memiliki wewenang serta tanggung jawab untuk tugas sebagai berikut (Surat Keputusan sebagai Wakil Manajemen/FSTL dapat dilihat pada Lampiran 5. Surat Penunjukkan Tim Mutu dan Keamanan Pangan) : a. Mengelola tim mutu dan keamanan pangan dan mengatur pekerjaannya b. Memastikan pendidikan dan pelatihan yang relevan dari anggota tim mutu dan keamanan pangan c. Menyusun, menetapkan, menerapkan dan memelihara proses yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan serta melakukan pembaharuan jika diperlukan, d. Melaporkan ke Direktur atas unjuk kerja dan efektifitas Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan serta kebutuhan untuk peningkatan. e. Mempromosikan kebutuhan Pelanggan kepada seluruh jajaran di perusahaan. f. Menjadi penghubung dengan pihak luar perusahaan yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan.



FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman


FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL Revisi TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.7

Komunikasi Eksternal dan Internal

Komunikasi efektif sebagai faktor Utama yang menunjang efektifitas sistem manajemen mutu dan keamanan pangan direncanakan dan diterapkan guna menginformasikan isu keamanan pangan secara memadai agar baik secara eksternal maupun internal isu keamanan pangan selalu dapat diidentifikasi, dikendalikan dan dievaluasi secara efektif. Sistem komunikasi dibuat berdasarkan proses kegiatan yang dilakukan dan mempromosikan Mutu dan Keamanan Pangan melalui berbagai media yang ada antarbagian secara internal maupun secara eksternal dengan pelanggan, supplier, subkontraktor, pihak berwenang dan organisasi lain yang mungkin terkena dampak keamanan pangan, bekerjasama dengan Wakil Manajemen/FSTL memastikan berjalannya komunikasi dan promosi pada setiap fungsi dan tingkatan yang terkait dengan proses Sistem Manajemen Keamanan Pangan serta efektifitasnya (Lihat Bagian Lampiran 3. Tabel Komunikasi ). Sistem komunikasi eksternal dan internal ini akan dievaluasi efektifitasnya melalui tinjauan manajemen dan dilakukan pembaharuan jika diperlukan ataupun jika terjadi perubahan sistem manajemen keamanan pangan. 5.8

Kesigapan dan Tanggap Darurat

PT. QRS Food International mengidentifikasi hal-hal yang mungkin menjadi kondisi darurat yang dapat berdampak pada keamanan pangan baik secara internal ataupun eksternal yang sesuai dengan peranannya dalam rantai makanan. Prosedur kesigapan dan tanggap darurat ditetapkan, diimplementasikan dan dipelihara guna menangani kondisi darurat atau kecelakaan yang dapat menimbulkan dampak pada keamanan pangan. 5.9

Tinjauan Manajemen

5.9.1

Umum

Personal in charge masing-masing departemen harus memberikan laporan kepada direksi atau wakil direksi melalui rapat Tinjauan Manajemen yang diadakan sedikitnya setiap enam bulan sekali. Rapat Tinjauan Manajemen bertujuan untuk memastikan kesinambungan, kecukupan dan efektifitas Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan. Tinjauan Manajemen juga harus mengevaluasi perlu atau tidaknya perubahan pada Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan perusahaan, termasuk di dalamnya Kebijakan Keamanan Pangan dan Sasaran Keamanan Pangan.

5.9.2

Masukan Tinjauan

Masukan untuk Tinjauan Manajemen harus memasukkan unjuk kerja saat ini dan kemungkinan pengembangan yang berhubungan dengan : a. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya b. Analisa hasil aktivitas verifikasi - Implementasi aktivitas PRP - Pembaharuan informasi analisa bahaya dan kepastian bahwa bahaya keamanan pangan masih pada tingkat yang dapat diterima - Penerapan operasional PRP dan rencana HACCP Copyright Food Safety-Quality 2010 http://www.foodsafety-quality.com


FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman


FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL Revisi TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

- Keefektifan manajemen sumberdaya dan aktifitas pelatihan Hasil audit Mutu dan Keamanan Pangan eksternal dan internal. Situasi Darurat, Kejadian yang tidak diinginkan, dan Penarikan Produk Unjuk kerja proses dan kesesuaian produk. Status tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan. Perubahan yang mempunyai pengaruh terhadap Sistem Manajemen Keamanan Pangan. h. Rekomendasi untuk peningkatan. i. Tingkat pengembangan dari Kebijakan Mutu dan Keamanan Pangan serta Sasaran Mutu dan Keamanan Pangan. j. Tinjauan aktifitas komunikasi eksternal dan internal ternasuk umpan balik pelanggan termasuk hasil survey pelanggan, Komplain Pelanggan dan evaluasinya. c. d. e. f. g.

5.9.3

Keluaran Tinjauan

Keluaran dari tinjauan manajemen harus memasukkan keputusan dan tindakan untuk : a. Jaminan Mutu dan Keamanan Pangan b. Peningkatan Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan dan proses yang berkaitan. c. Peningkatan produk sesuai dengan keinginan Pelanggan. d. Kebutuhan sumber daya. e. Revisi kebijakan dan sasaran Mutu dan Keamanan Pangan Document Controller bertanggung jawab untuk menyimpan hasil tinjauan manajemen.



FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman


FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL Revisi MANAJEMEN SUMBER DAYA 6

Manajemen Sumber Daya

6.1

Penyediaan Sumber Daya

Perusahaan harus menempatkan sumber daya yang sesuai dengan kriteria untuk menerapkan, memelihara dan memperbaharui Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan seta peningkatan efektifitas secara berkesinambungan dan untuk meningkatkan kepuasan Pelanggan. 6.2

Sumber Daya Manusia

6.2.1

Umum

Tim Mutu dan keamanan pangan serta Karyawan yang diberi tanggung jawab di dalam Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan harus memiliki kompetensi yang didasarkan atas pendidikan yang sesuai, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman, termasuk jika menggunakan tenaga ahli eksternal. 6.2.2

Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan

Bagian HRD dan seluruh manajer departemen bertanggungjawab untuk : a. Menentukan kebutuhan kompetensi karyawan yang mendukung aktifitas kerja yang mempengaruhi Keamanan Pangan. b. Menyelenggarakan pelatihan atau tindakan lain untuk memenuhi kebutuhan tersebut. c. Mengevaluasi efektifitas pelatihan yang telah dilakukan. d. Memastikan bahwa seluruh karyawan peduli dan menyadari keterkaitan dan pentingnya peran serta mereka, serta bagaimana mereka memberikan kontribusi pada pencapaian sasaran Keamanan Pangan. e. Memastikan sistem komunikasi yang efektif untuk keamanan pangan diterapkan dan dipahami oleh semua personil yang memiliki dampak terhadap keamanan pangan. f. Memelihara berkas Kualifikasi Karyawan untuk menyimpan catatan riwayat pendidikan, pengalaman, pelatihan dan kualifikasi-kualifikasi karyawan. Setiap karyawan berhak mendapatkan pelatihan internal yang dilaksanakan oleh perusahaan melalui Bagian HRD. Pelatihan eksternal dapat dilakukan, jika pelatihan internal tidak memungkinkan. Evaluasi pelatihan dilakukan melalui form “Evalusi Pelatihan” untuk diisi oleh atasan peserta pelatihan bekerja sama dengan Bagian HRD. Semua data pelaksanaan pelatihan dipelihara dan didokumentasikan. 6.3

Infrastruktur

Perusahaan menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian produk, termasuk di dalamnya : a. Bangunan, ruang kerja dan sarana pendukungnya. b. Peralatan, perangkat keras, dan perangkat lunak. c. Sarana pendukung lainnya.



FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman


FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL Revisi MANAJEMEN SUMBER DAYA 6.4

Lingkungan Kerja

Perusahaan memelihara lingkungan kerja yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian dan keamanan produk, seperti suhu ruangan, penerangan di ruang kerja, pengelolaan limbah, program safety, program GMP (good manufacturing practices) dan pemeliharaan kebersihan lingkungan kerja.



FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman


FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL Revisi PROSES YANG BERKAITAN DENGAN PELANGGAN DAN PRODUK 7

Realisasi Produk

7.1

Perencanaan dan Realisasi Produk yang Aman

PT. QRS Food International melakukan perencanaan dan realisasi produk yang aman dengan mengimplementasikan, menjalankan dan memastikan efektifitas dari PRP (Prerequisite Program), operasional PRP dan rencana HACCP (HACCP Plan) 7.2

Prerequisite Programmes (PRPs)

Program PRP ditetapkan, diterapkan dan dipelihara di seluruh sistem untuk membantu pengendalian kemungkinan munculnya bahaya keamanan pangan pada produk melalui lingkungan kerja, kontaminasi biologi, kimia dan fisik pada produk, termasuk kontaminasi silang antar produk dan mengendalikan tingkat bahaya keamanan pangan pada produk dan lingkungan proses produksi. Program PRP yang ada disesuaikan dengan kebutuhan dan ukuran organisasi, jenis operasi dan sifat produk yang dibuat atau ditangani. Pada saat penetapan PRP, PT QRS Food International mempertimbangkan dan menggunakan informasi yang sesuai seperti peraturan pemerintah, standar nasional, standar Codex Alimentarius Commission dan standar internasional yang relevan. Verifikasi terhadap efektifitas penerapan PRP ini direncanakan, ditinjau kesesuaian dan pelaksanannya serta dimodifikasi sesuai kebutuhan. Program PRP dipiih, ditetapkan dan disahkan oleh Tim Keamanan Pangan dalam bentuk Dokumentasi PRP. 7.3

Langkah Pendahuluan untuk Analisa Bahaya

Langkah pendahuluan untuk analisa bahaya dilakukan oleh PT. QRS Food International dengan: 1. Mengumpulkan semua infromasi yang relevan untuk analisa bahaya baik dari peraturan pemerintah, standar nasional, standar Codex Alimentarius Commission dan standar internasional yang relevan 2. Membentuk tim yang terdiri memiliki kombinasi pengetahuan dan pengalaman yang multi-disiplin (lihat lampiran 5. Surat Penunjukkan Tim Mutu Keamanan Pangan), beserta tugas dan tanggung jawabnya. Catatan yang menunjukkan pengetahuan dan pengalaman tim keamanan pangan disimpan di bagian HRD. 3. Informasi karakteristik produk yang meliputi karakteristik: - Bahan baku, bahan penyusun dan bahan-bahan yang kontak dengan produk termasuk bahan kemasan. - Karakteristik produk akhir dan seluruh informasi yang relevan dengan keamanan pangan dari produk. - Tujuan penggunaan, penanganan produk akhir dan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penggunaan produk akhir. - Diagram alir, tahapan-tahapan proses dan tindakan pengendaliannya yang sudah diverifikasi oleh Tim Keamanan Pangan - Pembaharuan informasi apabila terjadi perubahan atau penambahan dalam karakteristik produk.

7.4

Analisa Bahaya

PT. QRS Food International melakukan analisa bahaya untuk menentukan bahaya yang perlu dikendalikan, tingkat pengendalian yang diperlukan untuk memastikan keamanan pangan



FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman


FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL Revisi PROSES YANG BERKAITAN DENGAN PELANGGAN DAN PRODUK

termasuk jika dibutuhkan kombinasi tindakan pengendalian. Hal-hal yang dilakukan untuk analisa bahaya diantaranya adalah: 1. Identifikasi bahaya dan penentuan tingkat penerimaan bahaya pada produk akhir. Hal ini dilakukan dengan mengidentifikasi seluruh bahaya keamanan pangan yang mungkin timbul dari bahan baku, bahan penyusun, tahapan proses dan distribusi melalui datadata historis, data epidemi ataupun informasi dari rantai makanan tentang bahaya yang mungkin relevan dengan keamanan produk akhir, produk setengah jadi dan pangan yang dikonsumsi. Pertimbangan juga dilakukan terhadap tahapan sebelum dan sesudah kegiatan operasional, peralatan atau proses yang digunakan serta hubungannya dalam rantai makanan. Tingkat penerimaan bahaya pada produk dilakukan dengan memperhitingkan persyaratan peraturan pemerintah, persyaratan pelanggan, tujuan penggunaan dan data lain yang relevan. 2. Penilaian bahaya dilakukan dengan memperhitungkan kemungkinan munculnya bahaya serta evaluasi tingkat keparahan yang mungkin timbul terhadap kesehatan manusia. Metodologi penilaian bahaya dapat dilihat pada dokumentasi HACCP. 3. Pemilihan dan penilaian tindakan pengendalian dilaksanakan guna mencegah, menghilangkan atau mengurangi bahaya sampai tingkat penerimaan yang telah ditetapkan. 7.5

Operasional Prerequisite Programmes (OPRPs)

Operasional PRP ditetapkan dan didokumentasikan untuk bahaya keamanan pangan yang dinilai signifikan namun tidak menjadi CCP (Critical Control Point). Adapun dalam pelaksanaanya OPRP meliputi informasi: - Bahaya keamanan pangan yang dikendalikan oleh operasional PRPs - Tindakan pengendalian yang ditetapkan - Prosedur pemantauan yang menunjukkan implementasi OPRPs - Koreksi dan tindakan korektif yang dilakukan jika OPRP tidak terkendali - Tanggung jawab dan wewenang personil yang menangani OPRPs, serta - Catatan hasil pemantauannya. 7.6

Rencana HACCP (HACCP Plan)

Rencana HACCP ditetapkan dan didokumentasikan untuk mengendalikan CCP yang teridentifikasi pada saat analisa bahaya. Adapun informasi yang ada dalam rencana HACCP adalah - Informasi bahaya keamanan pangan yang dikendalikan melalui CCP, termasuk informasi mengenai letak CCP dalam tahapan proses. - Tindakan pengendalian yang ditetapkan - Batas kritis yang ditetapkan untuk memastikan tingkat penerimaan bahaya keamanan pangan pada produk akhir yang teridentifikasi tidak terlampaui. - Prosedur pemantauan yang digunakan - Koreksi dan tindakan korektif yang dilakukan apabila batas kritis terlampaui, - Tanggung jawab dan wewenang personil yang menangani CCP, serta - Catatan hasil pemantauannya.

7.7

Pembaharuan Informasi pendahuluan dan Dokumen yang menjelaskan PRPs dan Rencana HACCP

Apabila diperlukan dan jika terjadi perubahan terhadap informasi pendahuluan dan dokumen yang menjelaskan PRPs dan atau rencana HACCP, maka PT. QRS Food International akan Copyright Food Safety-Quality 2010 http://www.foodsafety-quality.com


FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman



melakukan pembaharuan informasi terhadap hal-hal berikut sesuai dengan Lampiran 3. Rencana Komunikasi: - Karakteristik produk - Tujuan penggunaan - Diagram alir - Tahapan-tahapan proses - Tindakan pengendalian - HACCP Plan, OPRP dan semua prosedur dan instruksi yang menjelaskannya 7.8

Perencanaan Verifikasi

Perencanaan verifikasi dilakukan oleh PT. QRS Food International untuk menegaskan bahwa PRP(s) diimplementasikan, masukan analisa bahaya diperbaharui secara berkelanjutan, operasional PRP dan unsur-unsur dalam rencana HACCP diterapkan dengan efektif, memastikan tingkat bahaya selalu terkendali dalam tingkat penerimaan yang telah ditetapkan serta prosedur lain yang relevan dan diperlukan juga diterapkan secara efektif. Rencana verifikasi dapat dilihat pada dokumentasi HACCP 7.9

Identifikasi dan Mampu Telusur

Identitas status produk berdasarkan monitoring dan pengukuran yang dilakukan dapat diketahui untuk setiap tahapan proses produksi melalui penggunaan Surat Perintah Kerja, Laporan Hasil Produksi dan berbagai form yang ada di Bagian Produksi dan bagian lain. Untuk setiap produk jadi, identitas statusnya diketahui dan diberikan setelah tahap terakhir proses. Kemampuan untuk menelusur dapat terus terjaga dengan ketertiban pelaksanaan penggunaan dan pengisian form yang ada di Bagian Produksi, Bagian PPIC, Bagian Gudang dan Bagian QC. Catatan Keamanan Pangan disimpan sesuai dengan ketentuan (Lihat Bagian 4.2.3). 7.10

Pengendalian Ketidaksesuaian

PT. QRS Food International menetapkan dan menerapkan sistem untuk mengendalikan ketidaksesuaian yang terjadi terutama terhadap produk yang teridentifikasi berpotensi tidak aman dengan menetapkan Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan serta Prosedur Penarikan Produk (Recall). Prosedur tindakan perbaikan dan pencegahan ini juga mengatur penanganan apabila ketidaksesuaian teridentifikasi dari hasil audit internal atau eksternal serta dari keluhan pelanggan. Kedua prosedur tersebut ditetapkan guna memandu personil di lapangan untuk melakukan tindakan koreksi langsung bila CCP terlampaui atau PRP tidak terkendali dengan: - Mengidentifikasi dan menilai produk akhir yang terpengaruh, melakukan pemisahan, evaluasi dan pencatatan guna menghilangkan ketidaksesuaian yang terjadi ataupun sesuai dengan analisa dan keputusan Wakil Manajemen/FSTL beserta Tim Mutu dan Keamanan Pangan, - Melakukan analisa dan menetapkan akar masalah yang menjadi penyebab ketidaksesuaian, menetapkan tindakan koreksi untuk mencegah terjadinya hal yang sama di masa mendatang dan melakukan verifikasi terhadap keefektifan tindakan koreksi yang diambil, sehingga sistem manajemen keamanan pangan tetap dalam kondisi yang efektif. - Mengambil tindakan yang diperlukan apabila produk yang tidak sesuai sampai lolos ke tangan pelanggan. Efektifitas sistem penarikan produk ini diverferifikasi dengan melakukan program mock recall sesuai prosedur, yang dilaksanakan setiap 6 bulan Copyright Food Safety-Quality 2010 http://www.foodsafety-quality.com


FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman



-

sekali dengan target semua produk dapat teridentifikasi selama maksimal 2 jam setelah pemberitahuan atau perintah dari Wakil Manajemen/FSTL atau Direktur Mendokumentasikan semua catatan yang diperlukan terhadap ketidaksesuaian yang terjadi untuk menjadi bahan evaluasi dan peningkatan sistem manajemen keamanan pangan.



FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman


FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL Revisi PROSES YANG BERKAITAN DENGAN PELANGGAN DAN PRODUK 8

Proses yang Berkaitan dengan Pelanggan dan Produk

8.1.1

Penentuan Persyaratan yang Berhubungan dengan Produk

Persyaratan yang dibutuhkan oleh Pelanggan dituangkan oleh Departemen Marketing ke dalam Sales Order yang menjadi acuan bagi internal perusahaan untuk beroperasi. Identifikasi persyaratan pelanggan ini juga mencakup melakukan identifikasi peraturan yang terkait dengan produk, dan memastikan semua dokumentasi ini dikendalikan oleh sesuai Pengendalian Catatan. 8.1.2

Tinjauan Persyaratan yang Berhubungan dengan Produk

Seluruh persyaratan Pelanggan ditinjau secara bersama oleh Departemen Marketing, Departemen Gudang dan Departemen PPIC sehingga : a. Persyaratan terhadap produk terdefinisi dengan jelas dan perbedaan yang sempat timbul dapat diselesaikan. b. Tertulis atau tersirat pernyataan bahwa perusahaan mampu memenuhi persyaratan Pelanggan. c. Bila ada persyaratan tambahan atau perubahan persyaratan, maka perubahan atau tambahan tersebut diinformasikan kepada seluruh bagian yang meninjau melalui revisi Sales Order. d. Sales Order disimpan. 8.1.3

Komunikasi Pelanggan

Informasi mengenai produk dapat diperoleh melalui penjelasan secara lisan baik dengan atau tanpa contoh fisik. Pelanggan dapat mengetahui perkembangan produk yang sedang dipesannya melalui berbagai media komunikasi dengan Bagian Sales. Informasi dari Pelanggan (termasuk komplain) mengenai keberadaan produk yang diterima merupakan bentuk lain dari komunikasi. 8.2

Desain dan Pengembangan

PT. QRS Food International melakukan pengembangan produk baru untuk Biskuit dan Cookies maupun jenis produk lainnya di masa yang akan datang. PT QRS Food International menyiapkan rencana untuk setiap aktivitas desain dan pengembangannya. Rencana desain harus meliputi pembagian tanggung jawab kepada personil yang berkualifikasi dari divisi terkait dan penggunaan sumber daya yang memadai. Rencana ini diperbaharui sesuai pengembangan desain. Hasil dari desain dan pengembangan akan direview, diverifikasi, maupun divalidasi pada setiap tahapannya untuk menjamin bahwa output yang dikeluarkan sesuai dengan input/masukkan dari desain yang ada. 8.3

Pembelian

8.3.1

Proses Pembelian

Produk yang dibeli oleh perusahaan harus berpatokan pada Approved Vendor List/AVL sehingga produk yang dibeli terjamin ketersediaannya baik dari segi fisik maupun mutu. Bila Pemasok yang ada dalam AVL karena suatu hal tidak dapat memasok produk, maka Bagian Pembelian menyeleksi Pemasok (supplier) baru yang terbaik dari beberapa Pemasok (supplier) yang ada. Copyright Food Safety Quality-2010 http://foodsafety-quality.com http://www.premysisconsulting.com


FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman



Pemasok (supplier) baru yang mampu menunjukkan kemampuan dapat masuk ke dalam AVL, dan Pemasok yang ada dalam AVL selalu dievaluasi kemampuannya untuk menyediakan produk yang dipesan perusahaan. 8.3.2

Informasi Pembelian

Informasi produk yang dibeli dituangkan dalam Permintaan Pembelian, informasi tersebut berupa jenis, ukuran, jumlah, spesifikasi dan kemampuan Pemasok untuk memenuhi persyaratan Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan. Informasi ini berguna untuk menyeleksi dan mengevaluasi kemampuan Pemasok. 8.3.3

Verifikasi Produk yang Dibeli

Setiap produk yang dibeli khususnya bahan baku utama, setelah melalui pemeriksaan administratif seperti jenis, ukuran dan jumlah, kemudian diperiksa dari segi mutu oleh Bagian QA melalui incoming inspection. Bila telah memenuhi syarat, maka produk dapat diterima dan dipergunakan untuk proses produksi. Jika diperlukan, proses audit atau verifikasi di tempat supplier akan dilaksanakan dengan pengaturan atau pemberitahuan sebelumnya kepada supplier. 8.4

Penyediaan Produksi dan Pelayanan

8.4.1

Pengendalian Penyediaan Produksi

Bagian PPIC menyusun jadwal produksi berdasarkan tanggal pengiriman yang telah disetujui Pelanggan melalui Supervisor Sales. Ketentuan mengenai spesifikasi produk yang dipesan dituangkan dalam order yang sudah dikonfirmasi oleh internal perusahaan. Perusahaan merencanakan dan melaksanakan proses produksi secara terkendali. Kondisi terkendali dipenuhi dengan adanya : a. Informasi yang lengkap mengenai produk yang dibuat melalui Sales Order, Surat Perintah Kerja, Penyerahan Barang jadi ke Gudang sampai pengiriman barang jadi ke Pelanggan. b. Instruksi Kerja yang dibuat sehingga menjadi pegangan bagi operaror untuk bekerja. c. Mesin produksi dan pendukungnya yang terpelihara. d. Ketersediaan dan penggunaan alat monitoring dan pengukuran yang memadai. e. Penggunaan berbagai form sebagai pendukung administratif monitoring dan pengukuran. f. Penerapan langkah pemeriksaan dan pengujian sesuai dengan tahapan produksi. 8.4.2

Validasi Penyediaan Proses untuk Produksi dan Pelayanan

PT QRS Food International memiliki proses mixing atau pencampuran adonan, dimana produk yang dihasilkan tidak dapat langsung diverifikasi pada saat itu juga namun membutuhkan waktu sampai dengan produk Cookies dan Biskuit jadi untuk mengetahui mutu dari produk yang dihasilkan. Oleh karena itu, PT QRS Food International memvalidasi proses mixing yang dilakukan. Pengaturan dari proses Mixing ini termasuk : a. Menentukan lama serta metode proses mixing yang dilakukan untuk menjamin produk yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi b. Melakukan pencatatan hasil produksi berupa laporan produksi hasil mixing



FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman


FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL Revisi PROSES YANG BERKAITAN DENGAN PELANGGAN DAN PRODUK c.

8.4.3

Validasi ulang waktu dan metode mixing untuk memastikan kesesuaian parameter dengan kondisi aktual Barang Milik Pelanggan

PT QRS Food International melakukan perlindungan terhadap barang milik pelanggan, baik berupa data milik pelanggan maupun peralatan dan bahan tambahan yang diserahkan oleh pelanggan kepada PT QRS Food International. Apabila terdapat kerusakan atau kehilangan barang milik pelanggan, PT QRS Food International akan segera menginformasikan kerusakan dan menentukan tindak lanjut terhadap kerusakan tersebut. Adapun barang milik pelanggan yang diberikan kepada PT QRS Food International adalah: 1. Bahan Baku Tepung Terigu. Proses penerimaan dan pengeluaran bahan baku ini sama dengan proses penerimaan dan pengeluaran bahan baku lainnya, termasuk pencatatan stok keluar masuk dari bahan baku. Untuk menjamin pengendalian dari bahan baku Tepung Terigu dari pelanggan, maka Tepung Terigu ini akan disimpan pada area khusus dan dicatat pada kartu stok khusus, sehingga memudahkan identifikasi terhadap barang milik pelanggan. 2. Label produk. Pengendalian label produk akan dilakukan Gudang Bahan Baku, dimana jumlah label yang diberikan kepada produksi disesuaikan dengan permintaan dari bagian produksi. Jumlah label produk yang diterima maupun dikeluarkan oleh Gudang Bahan Baku akan dicatat dalam Kartu Stok khusus untuk memudahkan pengendalian dan pemantauannya.

8.4.4

Pemeliharaan Produk

Guna menjaga agar kesesuaian produk tetap terjaga selama proses produksi dan penyimpanan di gudang, maka penanganan, pengemasan dan penyimpanan mengikuti ketentuan dan peralatan yang berlaku. Fisik produk dan identifikasi produk harus selalu dipelihara dan dilindungi dari kondisi lingkungan yang dapat merusaknya.



FSQM.FSTL.01

Tanggal

00 dd-mm-yyyy

Halaman

25 dari 40

FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL Revisi VALIDASI, VERIFIKASI, DAN PENINGKATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN KEAMANAN PANGAN 9

Validasi, Verifikasi dan Peningkatan Sistem Mutu dan Manajemen Keamanan Pangan

9.1

Umum

PT. QRS Food Internatioanl yang dalam hal ini diwakili oleh Tim Mutu dan Keamanan Pangan, merencanakan program validasi terhadap tindakan pengendalian dan/ atau kombinasi tindakan pengendalian, serta program verifikasi untuk meningkatkan system manajemen keamanan pangan. 9.2

Validasi Kombinasi Tindakan Pengendalian

Tim Mutu dan Keamanan Pangan melakukan validasi terhadap tindakan pengendalian atau kombinasi tindakan pengendalian yang ditetapkan dalam rencana HACCP dan operasional PRP sebelum diterapkan guna memberikan keyakinan bahwa: - Tindakan pengendalian yang dipilih mampu dan efektif mengendalikan bahaya keamanan pangan dengan menghilangkan atau menurunkan sampai tingkat penerimaan yang ditetapkan, sehingga produk dinyatakan aman dikonsumsi dan tidak memberikan dampak terhadap kesehatan manusia - Melakukan tindakan apabila terdapat indikasi bahwa tindakan pengendalian tidak mampu dan tidak efektif mengendalikan bahaya, dengan melakukan penilaian ulang dan bila perlu dilakukan modifikasi terhadap tindakan pengendalian atau perubahan bahan baku, teknologi manufaktur, karakteristik produk akhir, metode distribus dan/ atau rencana penggunaan produk akhir. 9.3

Pemantauan dan Pengukuran

9.3.1

Kepuasan Pelanggan

Tim Mutu dan Keamanan Pangan akan melakukan pengukuran Kepuasan Pelanggan untuk memonitor informasi mengenai kepuasan Pelanggan sebagai salah satu pengukuran prestasi dari Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan. Cara untuk memperoleh dan menggunakan informasi ini dilakukan melalui survey dengan mengirimkan kuisioner setiap 6 (enam) bulan. Apabila pelanggan memiliki mekanisme penilaian terhadap pemasok, maka nantinya hasil penilaian ini dianggap sebagai salah satu bentuk pengukuran kepuasan pelanggan. 9.3.2

Monitoring dan Pengukuran Proses

Proses-proses yang berhubungan dengan realisasi produk dipantau untuk memastikan prosesproses tersebut dapat menghasilkan produk-produk yang sesuai dengan persyaratan. Proses disini juga termasuk pengukuran proses yang terkait dengan pemantauan sasaran mutu. Apabila pemantauan proses tidak mampu mencapai hasil yang direncanakan, maka tindak lanjut harus dilakukan. 9.3.3

Monitoring dan Pengukuran Produk

Quality Control bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap bahan baku yang diterima dan terhadap produk akhir serta pada saat proses produksi sedang berjalan. Bukti



FSQM.FSTL.01

Tanggal

00 dd-mm-yyyy

Halaman

26 dari 40

FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL Revisi VALIDASI, VERIFIKASI, DAN PENINGKATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN KEAMANAN PANGAN

kesesuaian dengan kriteria penerimaan dipelihara termasuk personal yang meloloskan produk. Seluruh produk harus diperiksa sebelum siap dikirim ke Pelanggan. 9.4

Analisis Data

Seluruh data yang dihasilkan dari monitoring dan pengukuran, dianalisis untuk memberikan berbagai informasi mengenai/dan digunakan untuk mengetahui : a. Kepuasan Pelanggan. b. Kesesuaian dengan persyaratan produk. c. Karakteristik dan kecenderungan proses dan produk termasuk kemungkinan untuk tindakan pencegahan. d. Kemampuan Pemasok. Analisis data dilakukan secara periodik sesuai dengan sifat dari laporan tersebut.

9.5

Pengendalian Pemantauan dan Pengukuran

PT. QRS Food International menentukan proses kritis yang perlu dilakukan monitoring dan pengukuran secara seksama untuk menunjukkan kesesuaian produk dengan persyaratan yang ditentukan dan memastikan keamanan produk, oleh karenanya alat monitoring dan pengukuran termasuk perangkat lunak juga dikendalikan. PT QRS Food International mengendalikan alat pemantauan dan pengukuran dengan: a. Mengidentifikasi semua alat yang digunakan untuk memantau dan mengukur kesesuaian dan keamanan produk. b. Mengkalibrasi untuk setiap interval waktu yang tertentu kepada alat ukur standard yang bertelusur ke standard nasional. c. Memberikan identitas yang jelas termasuk status kalibrasi. d. Memberikan perlindungan dari penyetelan yang tidak perlu yang menyebabkan hasil kalibrasi terganggu. e. Memberikan perlindungan fisik terhadap alat ukur selama penanganan, pemeliharaan dan penyimpanan dari kondisi yang dapat merusak alat. f. Menyimpan catatan hasil kalibrasi. Bila ditemukan alat ukur yang selama ini dipergunakan rusak atau tidak layak kalibrasi atau akurasi menyimpang dari standard, maka bagian QC bertanggungjawab untuk memeriksa dan menyimpan validitas hasil pengukuran sebelumnya yang menggunakan alat ukur tersebut. Bagian QC juga bertanggung jawab untuk menginformasikan pada Wakil Manajemen/FSTL apabila ada produk yang terkena dampak dari penyimpangan alat pemantauan dan pengukuran tersebut agar dapat dilakukan tindakan pengendalian.

9.6

Verifikasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan

Efektifitas sistem manajemen keamanan pangan diverifikasi oleh PT. QRS Food International dengan beberapa aktivitas yaitu penyelenggaraan internal audit, evaluasi hasil masing-masing verifikasi dan analisa hasil aktivitas verifikasi, sebagai masukan bagi peningkatan sistem manajemen keamanan pangan 9.6.1

Audit Internal

PT. QRS Food International menetapkan audit internal harus dilaksanakan paling sedikit setiap 6 (enam) bulan, sebagai upaya untuk memastikan efektifitas system manajemen keamanan Copyright Food Safety-Quality 2010 http://www.foodsafety-quality.com


FSQM.FSTL.01

Tanggal

00 dd-mm-yyyy

Halaman

27 dari 40

FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL Revisi VALIDASI, VERIFIKASI, DAN PENINGKATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN KEAMANAN PANGAN

masih sesuai dengan persyaratan ISO 22000:2005 dan ISO 9001 :2008. Audit dilakukan berdasarkan kepentingan dan status dari aktifitas Keamanan Pangan. Koordinator Audit Internal menyusun rencana audit Keamanan Pangan internal. Koordinator Audit Internal menentukan personal pelaksana audit internal (auditor) dari personal internal perusahaan yang mempunyai kemampuan dan harus mandiri dari tanggung jawab bagian yang diaudit. Auditor Internal harus membuat Laporan Audit terhadap ketidaksesuaian yang berhasil diidentifikasi pada saat audit dan meminta tindakan perbaikan setelah mendapat persetujuan Wakil Manajemen/FSTL dan Personal in charge masing-masing departemen. Sejauh diperlukan, auditor membuat rekomendasi untuk perbaikan atas ketidaksesuaian yang teridentifikasi. Personal in charge masing-masing departemen harus menjelaskan secara rinci tindakan perbaikan dan tanggal penyelesaian pada Laporan Audit. Sesuai dengan instruksi Wakil Manajemen/FSTL, auditor harus melaksanakan audit tindak lanjut dan memverifikasi status dan efektifitas tindakan perbaikan yang dilakukan oleh Bagian yang bersangkutan dalam Laporan Audit. Koordinator Audit harus membuat Laporan Audit Internal sesuai dengan keadaan sebenarnya dan diberikan kepada Direktur Utama yang selanjutnya dimanfaatkan sebagai bahan tinjauan sistem manajemen Keamanan Pangan. 9.6.2

Evaluasi Hasil Masing-masing Verifikasi

Tim Mutu dan Keamanan pangan melakukan evaluasi secara sistematis hasil aktivitas verifikasi yang direncanakan sesuai point 7.8. Jika aktivitas verifikasi tidak menunjukkan aktivitas kesesuaianan dengan susunan rencana, Wakil Manajemen/FSTL akan mengambil tindakan yang diperlukan berupa peninjauan ulang terhadap : - Prosedur dan jalur komunikasi yang saat ini digunakan - Kesimpulan analisa bahaya, operasional PRP dan HACCP Plan - PRP dan - Keefektifan manajemen sumberdaya dan aktifitas training. 9.6.3

Analisa Hasil Aktifitas Verifikasi

Seluruh data yang dihasilkan dari aktifitas verifikasi dianalisa untuk memberikan berbagai informasi mengenai keefektifan dan kesesuaian Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan dengan rencana PT. QRS Food International; mengidentifikasi kebutuhan untuk pembaharuan atau peningkatan system manajemen keamanan pangan; mengidentifikasikan kecenderungan timbulnya produk yang berpotensi tidak aman; menyusun informasi sebelum dilaksanakannya audit internal serta membuktikan bahwa koreksi dan tindakan korektif telah dilaksanakan secara efektif. Hasil analisa aktifitas verifikasi akan disampaikan oleh FSTL kepada Manajemen puncak melalui tinjauan manajemen sebagai masukan untuk peningkatan ataupun pembaharuan.



FSQM.FSTL.01

Tanggal

00 dd-mm-yyyy

Halaman

28 dari 40

FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL Revisi VALIDASI, VERIFIKASI, DAN PENINGKATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN KEAMANAN PANGAN 9.7

Peningkatan

9.7.1

Peningkatan Berkesinambungan

PT. QRS Food International melalui Personal in charge (PIC) masing-masing departemen bekerja sama dengan Wakil Manajemen/FSTL merencanakan dan mengatur proses yang perlu untuk peningkatan berkesinambungan terhadap Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan melalui penggunaan system komunikasi, tinjauan manajemen, audit internal, evaluasi hasil masing-masing verifikasi, analisisi hasil aktifitas verifikasi, validasi kombinasi tindakan pengendalian, tindakan korektif dan pembaharuan Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan. 9.7.2

Pembaharuan Sistem Manajemen Keamanan Pangan

Informasi mengenai produk pangan, peraturan-peraturan dari pemerintah akan secara berkelanjutan mengalami perubahan dan disesuaikan dengan tingkat pengetahuan dan kesadaran akan keamanan pangan, demikian pula sistem manajemen keamanan pangan di PT. QRS Food International akan selalu melakukan pembaharuan apabila diperlukan sesuai perkembangan ilmu pengetahuan, peraturan pemerintah dan kesadaran akan keamanan pangan. Evaluasi sistem manajemen keamanan pangan dilakukan secara berkesinambungan melalui tinjauan manajemen setiap tahunnya sesuai masukkan dari Tim Keamanan Pangan, masukan dari komunikasi eksternal dan internal, masukan dari informasi lainnya termasuk peraturan pemerintah atau standar internasional yang terbaru, serta keluaran dari hasil analisis aktifitas verifikasi. Jika diputuskan akan dilakukan pembaharuan maka Wakil Manajemen/FSTL dan Tim Mutu dan Keamanan Pangan akan meninjau analisa bahaya, operasional PRP dan HACCP Plan. Semua aktifitas pembaharuan dicatat dan disimpan oleh Wakil Manajemen/FSTL.



FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman


FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL Revisi MODEL PROSES 9. Model Proses PT. QRS


PT. QRS FOOD INTERNATIONAL FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL MATRIKS PROSEDUR VS ISO

No. Dok. Revisi Tanggal Halaman

FSQM.FSTL.01


10. Matriks ISO 22000:2005 vs Prosedur PT. QRS Pastikan anda menuliskans seluruh prosedur yang sudah dibuat ke dalam matriks ini. Referensi pasal dapat dilihat pada masing-masing prosedur, apabila tidak ada, tidak perlu dituliskan.

1 1.1 1.2 1.3 2 3 4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 5 5.1 5.2 5.3

5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 6 6.1 6.2 6.3 6.4 7

7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

ISO 22000:2005 Ruang Lingkup Umum Ruang Lingkup Penerapan Profil Perusahaan Acuan yang Mengatur Istilah dan Definisi Sistem Manajemen Keamanan Pangan Persyaratan Umum Persyaratan Dokumentasi Persyaratan Umum Pengendalian Dokumen Pengendalian Catatan Tanggung Jawab Manajemen Komitmen Manajemen Kebijakan Keamanan Pangan Perencanaan Sistem Manajemen Keamanan Pangan Tanggung Jawab dan Wewenang Pimpinan Tim Keamanan Pangan Komunikasi Eksternal dan Internal Kesigapan dan Tanggap Darurat Tinjauan Manajemen Pengelolaan Sumberdaya Penyediaan Sumberdaya Sumberdaya Manusia Infrastruktur Lingkungan Perencanaan dan Realisasi Produk yang Aman Umum Prerequisite Program (PRP) Langkah Pendahuluan untuk Analisa Bahaya Analisa Bahaya Operasional Prerequisite

Doc. No -

Judul -



7.6 7.7

7.8 7.9 7.10 8

8.1 8.2 8.3 8.4

8.5

1. 2. 3. 4. 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.5.1


FSQM.FSTL.01


Program (OPRPs) Rencana HACCP (HACCP Plan) Pembaharuan Informasi pendahuluan dan Dokumen yang menjelaskan PRPs dan Rencana HACCP Perencanaan Verifikasi Sistem Mampu Telusur Pengendalian Ketidaksesuaian Validasi, Verifikasi danPeningkatan Sistem Manajemen Keamanan Pangan Umum Validasi Kombinasi Tindakan Pengendalian Pengendalian Pemantauan dan Pengukuran Verifikasi Sistem Manajemen Keamanan Pangan Peningkatan

ISO 9001:2008 Lingkup Referensi Normatif Istilah dan Definisi Sistem Manajemen Mutu Persyaratan Umum Persyaratan Dokumentasi Umum Pedoman Mutu Pengendalian Dokumen Pengendalian Catatan Mutu Tanggungjawab Manajemen Komitmen Manajemen Fokus Pelanggan Kebijakan Mutu Perencanaan Sasaran Mutu Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi Tanggungjawab dan

Doc No.

Judul



5.5.2 5.5.3 5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3 6. 6.1 6.2 6.2.1 6.2.2 6.3 6.4 7. 7.1 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.3 7.4 7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.5 7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.5.5 7.6 8. 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3


FSQM.FSTL.01


Wewenang Quality Management Representative Komunikasi Internal Tinjauan Manajemen Umum Masukan Tinjauan Keluaran Tinjauan Manajemen Sumber Daya Penyediaan Sumber Daya Sumber Daya Manusia Umum Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan Infrastuktur Lingkungan Kerja Realisasi Produk Perencanaan Realisasi Produk Proses yang Berhubungan dgn Pelanggan Penentuan Persyaratan yang Berhubungan dengan Produk Tinjauan Persyaratan yang Berhubungan dengan Produk Komunikasi dengan Pelanggan Desain dan Pengembangan Pembelian Proses Pembelian Informasi Pembelian Verifikasi Produk yang Dibeli Penyediaan Produksi dan Pelayanan Pengendalian Penyediaan Produksi dan Pelayanan Validasi Penyediaan Proses Produksi dan Pelayanan Identifikasi dan Mampu Telusur Produk Milik Pelanggan Pemeliharaan Produk Pengendalian Alat Monitoring dan Pengukuran Pengukuran, Analisa dan Pengembangan Umum Monitoring dan Pengukuran Kepuasan Pelanggan Audit Internal Monitoring dan Pengukuran Copyright Food Safety-Quality 2010 http://www.foodsafety-quality.com


8.2.4 8.3 8.4 8.5 8.5.1 8.5.2 8.5.3


FSQM.FSTL.01


Proses Monitoring dan Pengukuran Produk Pengendalian Ketidaksesuaian Produk Analisa Data Peningkatan Peningkatan Berkesinambungan Tindakan Perbaikan Tindakan Pencegahan



FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman


FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL Revisi TABEL KOMUNIKASI 11. Tabel Komunikasi A. Tabel Komunikasi Internal (Proyek ISO) No. Topik Pelaksana

Target

Media

Waktu

1.

Implementasi Proyek ISO 22000:2005

Direksi

1. Tim proyek 2. Seluruh karyawan

Lisan, Spanduk, Papan pengumuman

Waktu implementasi

2.

Kebijakan Keamanan Pangan


Seluruh karyawan

Papan pengumuman

Waktu implementasi dan setiap ada perubahan

Sasaran Keamanan Pangan

Seluruh karyawan

Lisan

Spv. Dept.

Saat rapat tinjauan manajemen

Seluruh karyawan

Rapat seluruh Spv. Dept.

Waktu implementasi

Seluruh karyawan

Lisan Papan pengumuman

Waktu implementasi

3.

4.

Sosialisasi Wakil Manajemen/FSTL Spv. Dept.

5.

Implementasi ISO Wakil Manajemen/FSTL Spv. Dept.

6.

Hasil Audit Keamanan Pangan Internal

Koordinator AMI

1. Seluruh Spv. Dept. 2. Seluruh karyawan

Laporan Audit

Rapat Hasil Audit Internal

7.

Hasil Survey Kepuasan Pelanggan

Wakil Manajemen/FSTL Spv. Sales & Mkt. Dept

Seluruh karyawan

Lisan Papan pengumuman

Setelah survey

8.

Rapat Tinjauan Manajemen

Seluruh karyawan

Lisan Laporan

Setelah rapat Tinjauan Manajemen

9.

Perbaikan berkesinambungan

Spv. Dept.

1. Seluruh Lisan Spv. Dept. 2. Seluruh karyawan B. Tabel Komunikasi Internal (Sistem Manajemen Keamanan Pangan) Wakil Manajemen/FSTL Kabag



FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman

00 dd-mm-yyyy dari 40

FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL Revisi TABEL KOMUNIKASI

No.

Topik

Pelaksana

Target

Media

Waktu

1

Produk/ produk baru

R&D, marketing, FSTL, Tim Keamanan Pangan

Seluruh karyawan

Pengumuman

Setiap ada perubahan produk

2

bahan baku, ingridient, jasa

Seluruh karyawan

Pengumuman


3

Sistem produksi dan peralatan

R&D, marketing, FSTL, Tim Keamanan Pangan QC, R&D, marketing, FSTL, Tim Keamanan Pangan

Seluruh karyawan

Pengumuman


4

fasilitas produksi, lokasi peralatan, lingkungan sekitar program pembersihan dan sanitasi sistem pengemasan, penyimpanan dan distribusi tingkatan kualifikasi personil/ job description

FSTL, Tim Keamanan Pangan FSTL, Tim Keamanan Pangan QC, R&D, FSTL, Tim Keamanan Pangan

Seluruh karyawan

Pengumuman, meeting, audit Pengumuman, meeting, audit Pengumuman

Setiap ada perubahan

Manajer departemen

Seluruh karyawan

Persyaratan peraturan dan perundangundangan Pengetahuan mengenai bahaya keamanan pangan dan tindakan pengendalian Persyaratan pelanggan

FSTL, Tim Keamanan Pangan

Seluruh karyawan

Pengumuman, meeting, audit


FSTL, Tim Keamanan Pangan

Seluruh karyawan

Pengumuman, meeting, audit


Seluruh karyawan


Seluruh karyawan

Pengumuman, meeting, audit Pengumuman, meeting, audit Pengumuman, meeting, audit

5

6

7

8

9

10

11

Keluhan pelanggan

FSTL, Tim Keamanan Pangan All Manager

12

Situasi darurat

All Manager

Seluruh karyawan Seluruh karyawan

Seluruh karyawan

Setiap ada perubahan Setiap ada perubahan produk Setiap ada perubahan

Setiap ada perubahan Setiap ada situasi darurat



FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman



C. Tabel Komunikasi Eksternal No.

1

Topik Supplier Spesifikasi Bahan Baku/ bahan pendukung

Pelaksana

Target

Purchasing

Supplier

Media

Form Spesifikasi yang ditandatangani supplier Form kontrak kerja

2

Kontrak kerja

Purchasing

Supplier

3

Audit supplier (jika ada perjanjian)

Purchasing

Supplier

4

Persyaratan seleksi supplier

Purchasing

Supplier

5

Evaluasi Supplier

Purchasing

Supplier

6

Spesifikasi Peralatan

Purchasing

Supplier

Form spesifikasi peralatan

7

Peraturan GMP, Safety, Peraturan Perusahaan, dll

Purchasing/ Bagian security/ HRD

Supplier

Setiap ada kunjungan tamu

1

2

Form Spesifikasi yang ditandatangani supplier, telepon Form seleksi supplier, dilakukan dengan telepon, fax, dll Form evaluasi supplier

Kontraktor (termasuk pihak outsource) Kontrak kerja/ Purchasing Supplier penanganan order

Form kontrak kerja

Peraturan GMP, Safety, Peraturan Perusahaan, dll

Setiap ada kunjungan tamu

Purchasing/ Bagian security/ HRD

Supplier

Waktu

Setiap akan melakukan pembelian Setiap akan melakukan perjanjian kerjasama Setiap sebelum dilakukan audit ke supplier

Setiap akan seleksi supplier baru

Setiap 6 bulan sekali terhadap supplier reguler Sebelum melakukan pembelian Setiap ada kunjungan tamu

Setiap akan melakukan perjanjian kerjasama Setiap ada kunjungan tamu

Pelanggan/ Copyright Food Safety-Quality 2010 http://www.foodsafety-quality.com


FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman



1

2

3

4

1

1

2

Customer Peluncuran produk baru informasi produk (nutrisi, komposisi, saran penggunaan, umur simpan) termasuk harga Kontrak/ penanganan order termasuk perubahannya Umpan balik pelanggan termasuk keluhan pelanggan

Marketing,

Pelanggan

Iklan, dll

Setiap peluncuran produk baru Setiap saat

Marketing,

Pelanggan

Bagian packaging dari finished goods, CoA

Marketing,

Pelanggan

Form kontrak kerja

Sebelum melakukan kerjasama

Marketing, FSTL

Pihak perusahaan

Telepon, form keluhan pelanggan

Setiap mendapatkan umpan balik dari pelanggan

Pihak Pemerintah/ yang berwenang (Depkes, BPOM, tamu perusahaan dll) Peraturan terbaru FSTL Seluruh Pengumuman, Setiap ada mengenai mutu elemen meeting, perubahan dan keamanan perusahaan briefing, pangan training Organisasi lain yang terkena dampak/ memberi dampak (YLKI, asosiasi, dll) Spesifikasi produk QC Pihak Surat, email Setiap ada berwenang (jika perubahan diperlukan) Pemenuhan QC, Pihak Surat, email Setiap ada persyaratan marketing berwenang (jika perubahan perundangdiperlukan) undangan



FSQM.FSTL.01

Tanggal Halaman


FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL Revisi STRUKTUR ORGANISASI 12. Struktur Organisasi

Dewan Komisaris Direktur Utama General Manager

Koord. Audit

Mkt & Sales Mgr

Spv. Sales


Purchasing Manager

Fac. Manager

Spv. PGA

Spv. Maintenanc Spv. Prod Spv. PPIC

Spv. QA

Finance & Acc Manager

Spv. R&D

Spv. IT Spv. W H Spv. Acc


PT. QRS FOOD INTERNATIONAL No. Dok. Revisi Tanggal Halaman

FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL SURAT PENUNJUKKAN

FSQM.FSTL.01


13. Surat Penunjukan Tim Mutu dan Keamanan Pangan SURAT PENUNJUKAN Nomor : 071/QRS/SPK/II/2005 Kami bertindak selaku manajemen dari PT. QRS Food International: Nama Jabatan Berkedudukan di

: Adrianto Soewardi : Managing Director : Kantor Pusat PT. QRS Food International Kawasan Mega Kuningan Menara Rajawali, Jakarta.

Mengingat Persyaratan ISO 22000 dan ISO 9001:2008 yang mensyaratkan adanya Wakil Manajemen/FSTL Menimbang Perlunya koordinasi, perencanaan dan pengawasan implementasi ISO 22000:2005 dan ISO 9001:2008 Memutuskan Menunjuk pejabat fungsional terkait : Tim Ketua Wakil Anggota

Nama Rizki Ragil Anton Evy Eddy S

Jabatan QA Supervisor Production SPV R&D Supervisor PPIC Asst Mgr Mechanical SPV

Skill Biologi Kimia Raw Material Process Engineering

Pengalaman 5 tahun 15 tahun 8 tahun 10 tahun 12 tahun

Yang memiliki tugas dan tanggung jawab : Ketua 1. Mengelola tim mutu dan keamanan pangan dan mengatur pekerjaannya 2. Memastikan pendidikan dan pelatihan yang relevan dari anggota team keamanan pangan, 3. Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa system manajemen keamanan pangan ditetapkan, diimplementasikan, dipelihara dan diperbaharui, 4. Melaporkan pada Board of Commissioner PT. QRS Food International tentang efektifitas dan kesesuaian system manajemen keamanan pangan. 5. Melakukan sosialisasi dan memastikan peningkatan kesadaran mengenai pentingnya memenuhi kebutuhan pelanggan kepada seluruh organisasi 6. Memotivasi anggota tim khususnya & seluruh karyawan agar sistem manajemen mutu dan keamanan pangan (ISO 22000 dan ISO 9001) dapat diterapkan dengan baik. 7. Menyetujui / mengesahkan dokumen sistem keamanan pangan dan dokumen penunjang lainnya. 8. Mengkoordinir persiapan pembuatan dokumentasi sistem keamanan pangan. 9. Menentukan jadwal verifikasi sistem. Copyright Food Safety-Quality 2010 http://www.foodsafety-quality.com

PT. QRS FOOD INTERNATIONAL FOOD SAFETY - QUALITY MANUAL SURAT PENUNJUKKAN


FSQM.FSTL.01


Wakil ketua : 1. Membuat dokumen-dokumen penunjang dari HACCP Plan/ sistem keamanan pangan. 2. Mengkoordinir pelatihan sistem keamanan pangan kepada semua karyawan. 3. Membantu ketua dalam mengkoordinir persiapan pembuatan dokumentasi sistem keamanan pangan. 4. Bersama anggota ikut mempersiapkan dokumen sistem keamanan pangan. 5. Ikut mengendalikan sistem keamanan pangan Anggota : 1. Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem keamanan panga di departemennya masing-masing 2. Membantu ketua dalam hal administrasi, meliputi pengetikan dokumen serta pengendaliannya. 3. Mempersiapkan dokumen sistem keamanan pangan. Demikian penunjukan ini dibuat untuk dipergunakan dengan semestinya. Hal – hal lain yang belum diatur dan atau tidak sesuai dapat dilakukan perubahan pada revisi berikutnya.

Jakarta, ………….200

Adrianto Soewardi Managing Director


PEDOMAN KEAMANAN PANGAN

Recommend Documents