BAB I PENDAHULUAN I. 1.
LATAR BELAKANG Bagian Sumber Daya Manusia adalah suatu bagian dari rumah sakit yang memberikan pelayanan pemenuhan sumber daya manusia khususnya tenaga kesehatan yang sesuai dengan standar profesi dan mempunyai kompetensi yang dapat dipertanggung jawabkan. Seleksi tenaga kesehatan tersebut harus dapat memenuhi permintaan atau kebutuhan dari setiap unit kerja yang ada di rumah sakit. Untuk dapat menunjang pencapaian dalam hal pelayanan maka proses Manajemen Sumber Daya Manusia diperlukan sebuah pedoman kerja sehingga didapatkan hasil yang baik dan bermutu. Pelayanan yang bermutu di rumah sakit akan membantu setiap karyawan untuk dapat berkarya sesuai dengan profesi, pendidikan serta kemampuan yang dimiliki, membantu proses pelayanan pada customer di rumah sakit sehingga customer yang datang berobat ke rumah sakit merasa puas terhadap pelayanan yang diberikan, yang berarti pula customer tersebut nantinya akan sebagai sarana dalam mempromosikan rumah sakit. Keuntungan lain jika pasien cepat sembuh adalah mereka dapat segera kembali mencari nafkah untuk diri dan keluarga. Pelayanan Manajemen tersebut adalah rangkaian kegiatan dalam melayani semua karyawan baik untuk semua hak dan kewajiban karyawan, serta merupakan salah upaya peningkatan sumber daya manusia untuk memberikan pelayanan kesehatan yang baik sesuai dengan standar rumah sakit. Bentuk penyelenggaraan pelayanan untuk karyawan di rumah sakit bisa secara Sistem Outsourcing atau Sistem Swakelola. Pada Sistem Outsourcing, pengusaha tenaga kerja selaku penyelenggara sumber daya manusia dalam merencanakan, merekrut dan menentukan standar karyawan sesuai dengan spesifikasi standar karyawan yang telah ditetapkan oleh rumah sakit dalam lembar kontrak kerja. Sistem Swakelola, dalam penyelenggaraan pelayanan untuk karyawan dilakukan dengan cara merekruitmen sendiri sesuai dengan standar yang diberikan oleh rumah sakit. Pelayanan untuk karyawan di rumah sakit ini dijalankan berpedoman kepada Undang-Undang Tenaga Kerja No. 13 tahun 2003. Pendidikan atau pelatihan adalah alat untuk mengubah ketrampilan ataupun kemampuan untuk perorangan, group dan organisasi, sehingga menjadi lebih terampil dan ahli sesuai dengan profesinya. Dalam manajemen sumber daya manusia juga dibahas tentang pelatihan dan pengembangan sehingga dapat kita simpulkan bahwa pelatihan dan pengembangan merupakan salah satu penunjang untuk mencapai mutu pelayanan suatu perusahaan menjadi lebih optimal.
I. 2.
RUANG LINGKUP Ruang lingkup kegiatan pokok pelayanan untuk karyawan di Rumah Sakit Duta Indah terdiri dari: 1) Penyediaan dan penambahanan tenaga kerja. 2) Pemberian upah dan THR. 3) Kesejahteraan karyawan (cuti, izin dan jaminan sosial). 4) Pengembangan karir. 5) Pengembangan kemampuan (pelatihan dan pendidikan). Penyediaan dan penambahan tenaga kerja meliputi pemasangan iklan, proses seleksi dan orientasi tenaga kerja. Rangkaian kegiatan tersebut adalah untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan di rumah sakit untuk semua unit kerja. Penyelenggaraan upah dan THR meliputi pemberian upah sesuai dengan standar rumah sakit dan pemerintah. Rangkaian kegiatan tersebut 1
adalah untuk memenuhi hak-hak karyawan sesuai dengan standar rumah sakit dan pemerintah. Kesejahteraan karyawan meliputi semua hak-hak yang harus diterima oleh karyawan yaitu untuk jatah cuti, izin dan jaminan sosial. Rangkaian kegiatan tersebut adalah untuk memenuhi hak-hak karyawan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pengembangan karir meliputi pemindahan karyawan dari satu unit kerja ke unit kerja yang lain atau dari satu jabatan di unit kerja ke jabatan lain di unit kerja yang berbeda tetapi setaraf. Selain itu juga untuk pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lainnya yang lebih tinggi dari sebelumnya dikarenakan prestasi, kemampuan dan pendidikan yang dimiliki. Rangkaian kegiatan ini adalah untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan kualifikasi dan kompetensi profesi pada masingmasing unit kerja. Pengembangan kemampuan meliputi memberikan pelatihan bagi karyawan lama sebagai upaya refresh sehingga kemampuan yang sudah dimiliki akan makin terasah dan bagi karyawan baru sebagai upaya pengenalan lingkup dan job desc dalam suatu pekerjaan di unit kerja. Seiain itu juga untuk pendidikan bagi karyawan lama yang harus mempunyai sertifikasi ataupun pendidikan lebih tinggi dari yang dimiliki untuk menunjang pekerjaan yang dilakukan. Rangkaian kegiatan ini adalah untuk mengembangkan kemampuan kerja karyawan sesuai dengan profesi dan sertifikasi rumah sakit. I. 3.
LANDASAN HUKUM -
I. 4.
Undang-Undang Republik Indonesia No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Undang-Undang Republik Indonesia No. 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan. Undang-Undang Republik Indonesia No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 772/MENKES/SK/VI/2002 Tahun 2002 tentang Pedoman Peraturan Internal Rumah Sakit. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 631/MENKES/SK/IV/2005 tahun 2005 tentang Pedoman Peraturan Internal Staf Medis (Medical Staff Bylaws). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 755/ MENKES /Per/IV/2011 Tentang Penyelenggaraan Komite Medis Di Rumah Sakit.
KEBIJAKAN PELAYANAN UNIT SDM 1. 2.
Semua data pencari kerja/pelamar harus melalui Unit SDM. Semua calon karyawan baru harus melalui proses rekruitmen dan seleksi oleh Unit kerja terkait dan Unit SDM. 3. Semua data karyawan yang sudah lulus proses rekruitmen dan seleksi harus dimasukkan pada daftar karyawan Rumah Sakit sesuai peraturan yang berlaku. 4. Semua data file karyawan harus disimpan di Unit SDM. 5. Semua karyawan baru atau mutasi harus mengikuti Masa Orientasi yang diadakan oleh Unit SDM. 6. Semua karyawan baru atau mutasi yang sudah lulus Masa Orientasi harus dilaporkan pada Unit SDM oleh Unit kerja terkait. 7. Setiap karyawan yang sudah menjalani Masa Orientasi dan dinyatakan lulus akan mendapatkan atribut/perlengkapan kerja dan harus didata ulang sesuai dengan peraturan yang berlaku. 8. Proses pemberian jaminan sosial pada karyawan dilakukan pada Unit SDM 9. Proses pemberian pengupahan dan tunjangan pada karyawan dilakukan pada Unit SDM 10. Proses pemberian penghargaan pada karyawan berdasarkan produktifitas dan kinerja dilakukan pada Unit SDM. 2
11. Proses pemindahan tugas oleh Unit Kerja terkait harus berkoordinasi dengan Unit SDM. 12. Semua Manajer pada Unit kerja yang telah mendelegasikan tugas/pelimpahan wewenang sementara kepada pejabat pengganti harus dilaporkan pada Unit SDM. 13. Semua karyawan pada Unit kerja yang telah mendapat tugas/pelimpahan wewenang sementara dari Manajer Unit kerja terkait harus dilaporkan pada Unit SDM. 14. Pengaturan waktu kerja karyawan ditetapkan oleh Unit SDM dengan berkoordinasi pada Unit Kerja terkait 15. Semua karyawan yang mendapatkan tugas untuk pertemuan ke luar rumah sakit harus dilaporkan pada unit SDM 17. Pelaksanaan rapat di masing-masing Unit Kerja dilaksanakan berdasarkan kepentingan Unit Kerja terkait dan Manajemen 18. Proses istirahat mingguan, hari libur, cuti dan izin ditetapkan oleh Unit SDM dengan berkoordinasi pada Unit Kerja terkait 19. Peraturan tentang tata tertib ditetapkan oleh Unit SDM 20. Semua Medical Cek Up untuk karyawan yang beresiko tinggi dilakukan setiap 2 tahun sekali I.5.
KEBIJAKAN PELAYANAN UNIT DIKLAT 1. 2. 3. 4. 5.
Semua Unit Kerja harus memberikan program pendidikan dan pelatihan setiap akhir tahun pada Unit Diklat. Semua karyawan wajib mengikuti semua program pendidikan dan pelatihan yang diadakan Unit Diklat. Semua karyawan yang mengikuti semua program pendidikan dan pelatihan yang dibiayai oleh rumah sakit 100% (seratus persen) harus mendapatkan surat tugas dari Unit SDM dan Direktur. Semua karyawan yang mengikuti semua program pendidikan dan pelatihan atas biaya rumah sakit 100% (seratus persen) harus menandatangani Surat Ikatan Dinas dari Unit Diklat. Semua karyawan yang sudah mengikuti program pendidikan dan pelatihan atas biaya rumah sakit 100% (seratus persen) harus menyerahkan sertifikat, nilai pendidikan dan materi pendidikan atau pelatihan tersebut pada Unit Diklat.
3
BAB II STANDAR KETENAGAAN
II.1.
KUALIFIKASI SDM Pola Ketenagaan Dan Kualifikasi Bagian SDM No.
Nama Jabatan
Pendidikan
1
Manajer S.D.M
S1
Manajemen SDM dan Training
1 orang
2
Kepala Unit Payroll
DIII
Manajemen SDM dan Training
1 orang
3
Kepala Unit Training
DIII
Manajemen SDM dan Training
1 orang
4
Sekretaris
Memahami tentang Tata Naskah dan Manajemen Administrasi
1 orang
DIII Sekretaris
Jumlah
II.2.
Sertifikat
Kebutuhan
4 orang
DITRIBUSI KETENAGAAN II.2.1.
PENETAPAN JAM KERJA Hari kerja di perusahaan adalah 6 (enam) hari kerja seminggu dan jam kerja standar perusahaan adalah 40 jam seminggu. Rumah Sakit Duta Indah merupakan rumah sakit yang dibuka selama 24 jam sehari untuk melayani masyarakat umum dan disesuaikan dengan ketentuan jam kerja standar perusahaan. Bagi karyawan yang bekerja secara shift, maka waktu kerjanya akan diatur tersendiri oleh perusahaan dan tetap mengacu pada jam kerja standar 40 jam/6 hari kerja seminggu. Untuk karyawan yang waktu kerjanya melebihi jam kerja standar, maka kelebihan waktu kerjanya akan diperhitungkan sebagai lembur. Adapun untuk tata tertib jam kerja sebagai berikut : - Karyawan harus sudah berada di tempat kerja 15 menit sebelum jam kerja dimulai. - Apabila keterlambatan terjadi 3 (tiga) kali dalam 1 (satu) minggu, akan diberikan evaluasi disiplin berupa pemberian informasi dari atasan langsung. - Apabila terjadi keterlambatan 5 (lima) kali dalam 1 (satu) bulan maka akan diberikan Surat Teguran. Pengaturan tenaga kerja di RS. Duta Indah ini berdasarkan berdasarkan shift dan non shift. 1. Jam kerja back office - Senin-Jumat : 08.00-17.00 wib 2. Jam kerja berdasarkan shift yaitu: a. 07.00-14.30 wib b. 14.30-20.30 wib c. 20.30-07.00 wib 4
II.2.2.
KUANTITAS TENAGA KERJA PADA UNIT HRD Pengaturan tenaga kerja di Unit SDM RS. Duta Indah ini berdasarkan non shift. Tenaga kerja di Unit SDM RS. Duta Indah saat ini berjumlah 3 orang yang terdiri dari jam kerja back office dengan komposisi sebagai berikut : -
1 orang Manajer SDM 1 orang Penanggung Jawab Payroll 1 orang Sekretaris
II. 3. ANALISA KETENAGAAN Kebutuhan ketenagaan di RS. Duta Indah dihitung berdasarkan beban kerja untuk melayani karyawan sebanyak kurang lebih 105 orang karyawan. Pengadaan, pembinaan dan pengembangan karyawan di Rumah Sakit Duta Indah memerlukan waktu dan biaya yang cukup banyak, oleh karena itu maka diperlukan suatu perencanaan sumber daya manusia (SDM) sesuai dengan kebutuhan perunit kerja di rumah sakit. Penerimaan calon karyawan adalah aktifitas atau usaha yang dilakukan untuk mengundang para pelamar sebanyak mungkin sehingga Unit SDM memiliki kesempatan yang luas untuk menentukan calon yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan. Penerimaan calon karyawan dapat dilakukan melalui Internal dan Eksternal Recources. Internal Recources adalah proses rekruitment dari dalam Rumah Sakit, dimana pelamar adalah sudah menjadi karyawan rumah sakit namun ingin mencoba di unit yang berbeda atau karyawan yang memang dipromosikan oleh atasan langsung untuk dapat menempati jabatan tertentu sebagai upaya untuk peningkatan karir. Sedangkan untuk Eksternal Recources adalah proses rekruitment dari luar Rumah Sakit, dimana pelamar adalah dari orang luar rumah sakit. Proses rekruitmen dapat dilakukan melalui iklan, outsourching, lembaga pendidikan. Adapun proses rekruitment tersebut pada tiap unit mempunyai kualifikasi sendiri berdasarkan unit kerjanya II.3.1.
KUALIFIKASI UMUM 1. Dokter IGD - Pendidikan minimal Lulusan S-1 Kedokteran - Pengalaman minimal 2 tahun - Mempunyai sertifikast ACLS, ATLS - Memiliki STR (Surat Tanda Registrasi) yang masih berlaku 2. Unit Keperawatan - Pendidikan minimal lulusan D-3 Keperawatan - Pengalaman minimal 2 tahun di Unit kerjanya - Memiliki STR (Surat Tanda Registrasi) yang masih berlaku - Memiliki sertifikat PPGD, BTCLS - Memiliki sertifikat tambahan seperti OK/ICU/NICU. 3. Instalasi Radiologi - Pendidikan minimal D-3 ATRO (Akademi Teknik Rontgen) - Pengalaman minimal 2 tahun sebagai Radiografer - Memiliki STR (Surat Tanda Registrasi) yang masih berlaku 4. Instalasi Laboratorium - Pendidikan minimal D-3 Analis Kesehatan - Pengalaman minimal 2 tahun sebagai Analis - Memiliki STR (Surat Tanda Registrasi) yang masih berlaku - Diutamakan yang bersertifikat Plebotomy 5
5. Instalasi Farmasi - Pendidikan minimal S-1 Apoteker untuk Apoteker - Pendidikan minimal SMF (Sekolah Menengah Farmasi)/D-3 Farmasi untuk Asisten Apoteker dan Juru Resep - Memiliki STR (Surat Tanda Registrasi) yang masih berlaku untuk Apoteker dan Assisten Apoteker 6. Unit Rekam Medik - Pendidikan minimal D-3 Rekam Medis - Diutamakan yang bersertifikat - Berpenampilan menarik dan interaksi sosial yang baik - Pengalaman minimal 1 tahun di unit kerjanya 7. Unit Marketing - Pendidikan minimal S-1, diutamakan Jurusan Public Relation - Dapat berkomunikasi dan berbahasa Inggris dengan baik - Memiliki kemampuan analisa dengan baik dan ide-ide untuk promosi - Berpenampilan menarik dan elegan - Pengalaman minimal 2 tahun di bidang marketing 8. Unit Keuangan dan Akunting - Pendidikan minimal SLTA - Berpenampilan menarik dan interaksi sosial yang baik - Pengalaman minimal 2 tahun di bagian Keuangan - Bisa program komputer khususnya Excell 9. Unit Front Office, Kasir dan Billing - Pendidikan minimal SLTA - Berpenampilan menarik dan interaksi sosial yang baik - Pengalaman minimal 2 tahun 10.Unit SDM - Pendidikan minimal D3 Akutansi/Manajemen - Mengerti dan memahami tentang Manajemen SDM - Berpenampilan menarik dan interaksi sosial yang baik - Pengalaman minimal 2 tahun di unit kerjanya 11. Unit I.T - Pendidikan minimal D3 Manajemen Informatika - Mengerti dan memahami tentang Hardware dan Software - Pengalaman minimal 2 tahun di unit kerjanya 12.Unit Umum - Pendidikan minimal SLTA - Pengalaman minimal 1 tahun di unit kerjanya 13.Unit Maintenance - Pendidikan minimal STM - Pengalaman minimal 1 tahun di unit kerjanya II.3.2.
KUALIFIKASI KHUSUS Setiap unit kerja mempunyai kualifikasi khusus untuk tenaga kerja yang diperlukannya, 6
khususnya tenaga kesehatan harus berdasarkan profesinya masing masing. Standar Profesi adalah batasan-batasan yang harus diikuti oleh tenaga kesehatan dalam melaksanakan pelayanan kesehatan kepada klien/pasien secara professional. Standar Profesi tersebut terdiri dari: a. Standar Kompetensi, yaitu semua hal yang mencakup tentang pelaksanaan tugas seorang tenaga kesehatan mulai dari pengetahuan, sikap, dan ketrampilan dalam mengerjakan dan menyelesaikan di tempat kerja serta menerapkannya dalam situasi dan lingkungan yang berbeda b. Etika Profesi, yaitu semua hal yang mencakup tentang hak dan kewajiban yang harus dijalankan oleh seorang tenaga kesehatan
II. 4. REKRUITMEN DAN SELEKSI II.4.1.
REKRUITMEN (PENERIMAAN) CALON KARYAWAN Rekruitment adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien guna tercapainya tujuan rumah sakit. Penerimaan calon karyawan atau rekruitment dilakukan berdasarkan analisa kebutuhan tenaga dimana ditentukan berdasarkan jenis pekerjaan yang dilakukan. Dilihat dari sumbernya penerimaan calon karyawan dibagi menjadi dua yaitu : 1. Dari dalam RS. Duta Indah sendiri (Internal Resources). Menerima calon dari dalam RS. Duta Indah sendiri memiliki keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses dapat dilakukan dengan lebih cepat dibanding dengan mengambil calon dari luar RS. Duta Indah. Calon karyawan nantinya akan masuk ke Unit SDM akibat mutasi atau promosi. Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui: - Informasi dari mulut ke mulut. - Pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya kebutuhan tenaga. 2. Dari luar RS. Duta Indah (Eksternal Resources) Proses penerimaan calon dari luar RS. Duta Indah, ini dapat dilakukan dengan cara : - Dari mulut ke mulut - Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri. - Iklan - Lembaga-lembaga pendidikan
II.4.2.
SELEKSI (PENYARINGAN) CALON KARYAWAN A. Seleksi Umum Proses Seleksi calon karyawan baru adalah proses penyaringan dan pemilihan pelamar untuk diterima di perusahaan dilaksanakan oleh Unit SDM dan bagian- bagian terkait di Rumah Sakit Duta Indah yang meliputi seleksi administratif berupa pengecekan file dan dokumen lamaran/curiculum vite. Penerimaan karyawan baru di rumah sakit diadakan dua tahun sekali atau sewaktu-waktu disesuaikan dengan kebutuhan tenaga di setiap unit kerja, sehingga tidak terjadi kekosongan atau pemborosan dalam hal ketenaga kerjaan.
7
Proses seleksi tersebut meliputi dari beberapa hal, yaitu : 1. Pemeriksaan Administratif, yaitu proses pengecekan kelengkapan surat lamaran/curiculum vitae (Ijazah, KTP, Pas Foto, Sertifikat Kursus, Surat Ijin Profesi). 2. Pengisian Formulir lamaran, yaitu proses pengisian formulir lamaran di rumah sakit. 3. Wawancara yaitu proses wawancara pada pelamar sesuai dengan rekomendasi unit kerja yang membutuhkan 4. Pemeriksaan Kesehatan (Medical Check Up) yaitu proses tes kesehatan baik jasmani dan rohani pada diri pelamar.
B. Seleksi Khusus Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar diseleksi secara khusus oleh semua unit kerja dengan berkoordinasi dengan Unit SDM yang memerlukan penambahan atau penggantian karyawan. Hal ini menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan tugas sesuai dengan profesi, standar kompetensi dan kode etik masing-masing serta upah yang diterima oleh karyawan sesuai dengan peraturan dan standar yang berlaku di pemerintah dan rumah sakit. Sedangkan bentuk tes khusus yang dilakukan bagi semua calon karyawan disetiap unit kerja, terdiri dari : 1. Test Ketrampilan Teknis (Tes Tulis), yaitu proses tes untuk kemampuan dan ketrampilan sesuai dengan unit kerjanya. Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ataupun tanya jawab dengan materi yang meliputi : Pengetahuan, Ketrampilan, Sikap dan Wawasan yang harus dimiliki calon karyawan. 2. Wawancara Pendahuluan, yaitu proses wawancara pada pelamar sesuai dengan curriculum vite yang dikirmkan dan unit kerja yang membutuhkan. Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap karyawan yang akan bekerja di salah satu unit kerja yang ada di rumah sakit sesuai dengan tenaga yang dibutuhkan di unit kerja tersebut dan berdasarkan kemampuan dan kualitas calon karyawan. 3. Kredensi, yaitu proses kredensial untuk mengetahui kompetensi yang dimiliki oleh semua tenaga kesehatan sesuai dengan uji komptensi yang dilakukan sebelum mendapatkan STR (Surat Tanda Registrasi) untuk tenaga kesehatan II.5.
PROGRAM ORIENTASI Program Orientasi merupakan salah satu program di Bagian Sumber Daya Manusia dalam memberikan pengarahan dan bimbingan serta mempersiapkan para karyawan baru agar dapat bekerja cepat, tepat dan efisien sesuai dengan peran dan fungsinya. Program Orientasi di Rumah Sakit Duta Indah terbagi menjadi 2 (dua) yaitu: 1.
ORIENTASI UMUM Program orientasi umum adalah proses pengenalan secara umum tentang organisasi, tanggung jawab, hak dan kewajiban untuk calon karyawan. Masa Orientasi Umum diadakan selama ± 2 hari. 8
2.
ORIENTASI KHUSUS Program orientasi khusus adalah proses pengenalan secara khusus tentang organisasi, tanggung jawab, hak dan kewajiban, standar prosedur perunit kerja untuk calon karyawan berdasarkan profesi. Masa Orientasi Khusus diadakan selama 4 hari kemudian dilanjutkan dengan On The Job Training sampai dengan selama 3 (tiga) bulan pertama sesuai dengan pengalaman yang dimiliki. Setelah menjalani masa orientasi khusus selama 3 (tiga) bulan pertama, maka Koordinator/Manajer di unit kerja memberikan penilaian terhadap calon karyawan. Jika memenuhi standar perunit kerja maka calon karyawan dinyatakan lulus oleh Koordinator/Manajer di unit kerja.
9
BAB III STANDAR FASILITAS UNIT SUMBER DAYA MANUSIA
III.1. DENAH RUANGAN Dengan adanya denah ruangan untuk Unit SDM, maka dengan jelas dapat diketahui letak dan posisi serta penempatan semua karyawan yang ada di Unit SDM. Adapun perinciannya sebagai berikut : 1. Ruang Unit SDM 2. Ruang Sekretaris 3. Ruang Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan III.2. STANDAR FASILITAS Agar kegiatan penyelenggaraan pelayanan terhadap karyawan yang diselenggarakan oleh Unit SDM Rumah Sakit Duta Indah dapat berjalan optimal, maka perlu didukung dengan sarana, peralatan dan perlengkapan yang memadai baik. 1.
Fasilitas Ruang Unit SDM Ruang Unit SDM RS Duta Indah terletak di Lantai 3 yaitu dengan luas 3 x 3 m2 terdiri dari : 2 buah meja 1 lemari 3 buat filing kabinet 2 buah kursi 1 buah pesawat telephone 3 unit komputer 1 brankas 1 buah AC
2.
Fasilitas Ruang Sekretaris Ruang Sekretaris RS. Duta Indah terletak di Lantai 3 terdiri dari : 1 buah meja 1 buah kursi 1 buah pesawat telephone 1 unit komputer 1 buah mesin fax
3.
Fasilitas di Ruang Penyelenggara Pendidikan dan Pelatihan Ruang Penyelenggara Pendidikan dan Pelatihan RS. Duta Indah terletak di Lantai 3 di depan ruangan Rekam Medik dengan luas 4 x 10 m2 yang dapat memuat sampai 50 buah kursi.
10
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN
IV.1. ARUS KERJA UNIT SDM Permintaan pelayanan untuk karyawan dilakukan berdasarkan Peraturan Internal Kepegawaian yang berlaku di RS. Duta Indah.
Karyawan
Permintaan Pelayanan
Proses
IV.2. ARUS KERJA UNIT DIKLAT Permintaan dana untuk pelatihan dan pengembangan karyawan dari masing- masing unit kerja dilakukan berdasarkan informasi dari pihak penyelenggara yang telah disetujui oleh Direktur Rumah Sakit langsung diterima oleh Unit Diklat untuk diberikan pada peserta atau pada pihak penyelenggara pendidikan dan pelatihan.
Permintaan Dana
Peserta Pelatihan
Pihak Penyelenggara
Persiapan
Pelatihan
IV.3. PELAYANAN UNTUK KARYAWAN IV.3.1. Pemenuhan SDM 11
Penggantian/Penambahan Karyawan Permintaan akan penyediaan karyawan baik untuk penggantian atau penambahan harus menggunakan form khusus untuk permintaan karyawan berdasarkan Analisa Beban Kerja yang ada di semua unit kerja (form terlampir).
Permohonan Cuti/Izin 1.
Cuti Tahunan Semua karyawan yang telah menjalani tugas/kerja selama 12 bulan berturutturut atau 1 (satu) tahun terhitung dari mulai pertama kali kerja maka akan mendapatkan hak cuti selama 12 hari kerja. Adapun jangka waktu jatuh tempo cuti tahunan adalah tahun berikutnya. Maka jika karyawan ingin menggunakan hak cuti tahunan dapat mengajukan permohonan cuti tersebut sesuai dengan ketentuan yang berlaku (form terlampir).
2.
Cuti Sakit Semua karyawan akan mendapatkan ijin cuti sakit sesuai dengan surat dari dokter yang ditunjuk oelah rumah sakit. Apabila terdapat karyawan yang sakit selama 3 bulan berturut-turut maka Unit SDM berhak menanyakan secara langsung pada dokter yang terkait untuk masalah kesehatan yang telah dialami oleh karyawan tersebut. Dan apabila di ketahui bahwa karyawan tersebut sudah tidak layak untuk bekerja dengan alasan kesehatan maka akan diproses seuai dengan peraturan yang berlaku.
3.
Cuti Melahirkan Semua karyawan wanita yang telah menjadi karyawan tetap yang bekerja selama 2 tahun berturut-turut, maka akan mendapatkan hak cuti melahirkan selama 1 ½ bulan menjelang kelahiran dan 1 ½ bulan sesudah melahirkan berdasarkan perhitungan/perkiraan dokter kandungan yang ditunjuk oleh perusahaan. (form cuti melahirkan sama dengan form cuti tahunan).
4.
Izin Meninggalkan Pekerjaan Perusahaan memberikan ijin kepada karyawan yang meninggalkan pekerjaan untuk keperluan-keperluan tertentu sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan mendapatkan upah penuh. Adapun ketentuannya sebagai berikut : a. Pernikahan karyawan sendiri 3 hari kerja. b. Pernikahan anak karyawan 2 hari kerja. c. Khitanan/pembaptisan/upacara/ 2 hari kerja. d. Istri karyawan melahirkan 2 hari kerja. e. Suami/istri/anak/orang tua/ Mertua meninggal dunia 2 hari kerja. f. Anggota keluarga dalam satu rumah meninggal dunia 1 hari kerja.
6.
Izin Meninggalkan Tugas Perusahaan memberikan ijin kepada karyawan yang meninggalkan pekerjaan untuk keperluan-keperluan tertentu mendadak 2 jam sebelum meninggalkan tugas.
7.
Izin Terlambat Kerja Perusahaan memberikan ijin kepada karyawan yang terlambat kerja untuk keperluan-keperluan tertentu yang mendadak.
Permohonan Pengunduran Diri Semua karyawan yang ingin mengajukan pengunduran diri harus sudah mengajukan 12
surat pengunduran diri 1 bulan sebelumnya. IV.3.2. Kesejahteraan Karyawan
Penggajian Penetapan gaji pada dasarnya ditetapkan berdasarkan pada keahlian, kecakapan, prestasi kerja, kondite, jabatan dan lain-lain dari masing-masing karyawan atau kemampuan perusahaan dan pajak atas gaji karyawan adalah menjadi tanggungan perusahaan. Peninjauan gaji dilakukan setiap satu tahun sekali dan peninjauan gaji karyawan ini tidak dilakukan secara otomatis, tetapi berdasarkan pertimbangan-pertimbangan atas kemampuan perusahaan, prestasi dan kondite masing-masing karyawan. Gaji karyawan paruh waktu akan dihitung dan diberikan oleh perusahaan sesuai dengan jumlah waktu kerjanya di perusahaan sesuai gaji dan waktu kerja yang ditetapkan oleh perusahaan. Perusahaan tidak akan membayar gaji kepada karyawan yang : Tidak masuk tanpa pemberitahuan selama 5 (lima) hari berturut-turut Melakukan unjuk rasa : a. Pada hari karyawan yang bersangkutan melakukan unjuk rasa. b. Selama ketidakhadiran kerja karyawan sebagai akibat dari proses dan tindakan hukum yang dikenakan kepada karyawan yang bersangkutan. Diskorsing oleh perusahaan sebagai akibat dari tindakan ketidakdisiplinan atas pelanggaran tata tertib. Penggajian terdiri dari : a. b. c.
Gaji pokok dan Transport. Tunjangan jabatan (hanya bagi karyawan yang memangku jabatan), yaitu : Manajer, Kepala Unit, Koordinator. Tunjangan Lain-lain (bila ada) Tunjangan lain-lain adalah setiap tunjangan yang diberikan kepada karyawan dan bersifat tidak mengikat atau permanen, sehingga dapat sewaktu-waktu dapt dicabut kembali oleh perusahaan.
Pemberian Makanan Tambahan Pemberian makanan tambahan diberikan pada karyawan yang berdinas malam/shift malam, yaitu berupa berupa mie dan telur. Dalam mempersiapkan konsumsi makanan tambahan tersebut maka unit SDM berkoordinasi dengan Instalasi Gizi.
Jaminan Sosial
Pengobatan a.
Pengobatan Rawat Jalan untuk karyawan, ditentukan sbb : 1. 2. 3.
Karyawan dapat menggunakan fasilitas yang disediakan di Rumah Sakit Duta Indah, bukan diluar Rumah Sakit Duta Indah. Bagi karyawan yang akan menggunakan fasilitas pengobatan Rumah Sakit Duta Indah harus terlebih dahulu meminta Surat Pengantar berobat dari Unit SDM Setiap karyawan apabila lulus masa training 3 (tiga) bulan akan 13
4.
5. b.
Pengobatan rawat jalan untuk keluarga karyawan 1. 2.
Keluarga karyawan yang menjadi tanggungan karyawan harus terdaftar di Bagian SDM Keluarga karyawan yang akan menggunakan fasilitas pengobatan di Rumah Sakit Duta Indah harus terlebih dahulu meminta Surat Pengantar berobat dari Unit SDM. Apabila tidak membawa Surat Pengantar berobat dengan alasan apapun maka dianggap sebagai pasien umum.
Perawatan (Rawat Inap) a.
Perawatan untuk karyawan Plafon rawat inap menjadi satu dengan plafon rawat jalan. Setiap karyawan atas anjuran dokter untuk dirawat inap (bukan permintaannya pasien) harus terlebih dahulu mengkonfirmasi pada Unit SDM. Perawatan karyawan dilakukan di Rumah Sakit Duta Indah. Perusahaan menanggung biaya perawatan dan pengobatan akibat kecelakaan kerja melalui program BPJS Ketenagakerjaan.
b.
Perawatan untuk keluarga karyawan 1. 2.
mendapatkan tunjangan pengobatan rawat jalan dan rawat inap dalam setahun sebesar gaji sebulan. Bilamana karyawan menggunakan tunjangan rawat jalan lebih besar dari ketentuan yang telah ditetapkan, maka akan diperlakukan sebagai hutang karyawan dan pelunasannya akan diperhitungkan dari upah karyawan yang bersangkutan. Untuk Medical Cek Up karyawan hanya dilakukan pada unit kerja yang beresiko tinggi.
Bagi keluarga karyawan yang akan menggunakan fasilitas rawat inap Rumah Sakit Duta Indah harus membawa surat pengantar berobat. Yang dimaksud keluarga tanggungan karyawan adalah istri/suami, anakanak sah karyawan dibawah umur 21 tahun dan belum menikah, yang terdaftar di Bagian SDM
Persalinan Tunjangan persalinan hanya berlaku bagi karyawan penuh waktu dan istrinya dan terdiri dari : 1. 2. 3.
4. 5.
Tunjangan kelahiran hanya diberikan kepada karyawan/karyawati yang telah bekerja di Rumah Sakit Duta Indah selama 2 tahun. Yang termasuk biaya persalinan adalah biaya kelahiran secara normal atau sectio caesaria karena adanya keharusan medis. Setiap karyawan tetap yang akan melakukan persalinan harus mengunakan jasa dokter kebidanan penuh waktu Rumah Sakit Duta Indah dan biaya dokter Kebidanan tersebut ditentukan maksimum sesuai tarif/jasa/pertolongan melahirkan kelas III. Untuk kelahiran diluar ketentuan tersebut diatas maka seluruh biaya akan menjadi tanggung jawab karyawan tersebut. Karyawan dapat menggunakan tunjangan pengobatan rawat jalan untuk biaya konsultasi dokter sebelum dan sesudah melahirkan anak pertama dan kedua. 14
Tidak Mendapat Penggantian Biaya 1.
Penyakit yang terjadi atau bertambah parah karena kesalahan/kelalaian karyawan sendiri termasuk dalam hal ini tidak mau berobat ke dokter, tidak mentaati petunjuk dokter. 2. Pengobatan / perawatan / persalinan yang tidak memenuhi ketentuan yang berlaku atau yang dilakukan diluar negeri. 3. Pengobatan / perawatan penyakit kelamin, kecanduan narkotik, kecanduan alkohol dan penyalah gunaan obat serta segala akibat dari penyakit tersebut. 4. Pengobatan / perawatan yang bersifat kosmetik. 5. Pengobatan / perawatan / persalinan yang non konvensional (dukun, sinshe, dll), obat-obat yang tergolong vitamin tonikum, obat-obat kuat, kosmetik, minyak kayu putih, susu dan obat-obat yang sejenis. 6. Untuk vitamin kecuali vitamin tersebut merupakan faktor penunjang yang esensial untuk pengobatan penyakit utamanya. 7. Kemandulan, yaitu : pengobatan / perawatan ketidak suburan dengan tujuan untuk mendapatkan keturunan. 8. Kelebihan biaya perawatan dikelas yang lebih tinggi dari yang menjadi haknya atas keinginan sendiri. 9. Kehamilan / persalinan dan segala akibatnya untuk anak ketiga dan seterusnya. 10. Untuk bayi karyawan yang baru lahir berupa imunisasi, vitamin, pembelian obat bebas / alat kesehatan lainnya. 11. Alat bantu seperti tangan, kaki palsu, gigi palsu, alat bantu dengar, kursi roda, alat bantu lainnya yang tidak bersifat menunjang kelangsungan hidup, kecuali hal tersebut diperlukan sebagai akibat kasus kecelakaan kerja. Apabila terdapat hal-hal lain yang belum/tidak tercantum dalam pasal ini mengenai “Tidak Mendapatkan Penggantian Biaya”, maka perusahaan dapat mengambil kebijakan/keputusan atas pertimbangannya dan kehendaknya
Jaminan Sosial Tenaga Kerja 1. 2.
3. 4. 5. 6.
Setiap karyawan akan memperoleh Jaminan Sosial Tenaga Kerja. Jaminan Sosial Tenaga Kerja dilaksanakan sesuai dengan Undang-Undang Nomor 24 tahun 2011 tanggal 25 November 2011 tentang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial terdiri dari : (1) Jaminan Kecelakaan Kerja (2) Jaminan Kematian (3) Jaminan Hari Tua (4) Jaminan Pensiun (5) Jaminan Kesehatan Iuran Jaminan Kecelakaan Kerja, Jaminan Kematian, ditanggung sepenuhnya oleh perusahaan. Iuran Jaminan Hari Tua sebesar 3,70% dari upah sebulan ditanggung oleh perusahaan dan sebesar 2% dari upah sebulan ditanggung oleh karyawan. Iuran Jaminan Pensiun sebesar 2% dari upah sebulan ditanggung oleh perusahaan dan sebesar 1% dari upah sebulan ditanggung oleh karyawan. Iuran Jaminan Kesehatan sebesar 4% dari upah sebulan ditanggung oleh perusahaan dan sebesar 1% dari upah sebulan ditanggung oleh karyawan. (1) Jaminan Kecelakaan Kerja Tenaga kerja yang tertimpa kecelakaan kerja berhak atas jaminan kecelakaan kerja dari BPJS Ketenagakerjaan berupa penggantian biaya 15
yang meliputi: a. Biaya pengangkutan tenaga kerja yang mengalami kecelakaan kerja ke Rumah Sakit dan atau kerumahnya, termasuk biaya pertolongan pertama pada kecelakaan; b. Biaya pemeriksaan, pengobatan, dan atau perawatan selama di Rumah Sakit, termasuk rawat jalan; c. Biaya rehabilitasi berupa alat bantu (Orthese) dan atau alat ganti (prothese) bagi tenaga kerja yang anggota badannya hilang atau tidak berfungsi akibat kecelakaan kerja. Selain penggantian biaya sebagaimana dimaksud diatas, kepada karyawan yang tertimpa kecelakaan kerja diberikan juga santunan dari BPJS Ketenagakerjaan berupa uang yang meliputi : a. Santunan sementara tidak mampu bekerja. b. Santunan cacat sebagian untuk selama-lamanya c. Santunan cacat total untuk selama-lamanya, baik fisik maupun mental d. Santunan kematian. (2) Program Jaminan Kematian
Memberikan manfaat uang tunai yang diberikan kepada ahli waris ketika peserta meninggal dunia bukan akibat kecelakaan kerja.
Iuran JKM 1. bagi peserta penerima gaji atau upah sebesar 0,30% (nol koma tiga puluh persen) dari gaji atau upah sebulan. 2. Iuran JKM bagi peserta bukan penerima upah sebesar Rp 6.800,00 (enam ribu delapan ratus Rupiah) setiap bulan
Manfaat Jaminan Kematian dibayarkan kepada ahli waris peserta, apabila peserta meninggal dunia dalam masa aktif (manfaat perlindungan 6 bulan tidak berlaku lagi), terdiri atas: -
Santunan sekaligus Rp16.200.000,00 (enam belas juta dua ratus ribu rupiah);
-
Santunan berkala 24 x Rp200.000,00 = Rp4.800.000,00 (empat juta delapan ratus ribu rupiah) yang dibayar sekaligus;
-
Biaya pemakaman sebesar Rp3.000.000,00 (tiga juta rupiah); dan
-
Beasiswa pendidikan anak diberikan kepada setiap peserta yang meninggal dunia bukan akibat kecelakaan kerja dan telah memiliki masa iur paling singkat 5 (lima) tahun yang diberikan sebanyak Rp12.000.000,00 (dua belas juta rupiah) untuk setiap peserta.
Besarnya iuran dan manfaat program JKM bagi peserta dilakukan evaluasi secara berkala paling lama setiap 2 (dua) tahun (3) Jaminan Hari Tua a. Besarnya jaminan hari tua adalah keseluruhan iuran yang telah 16
b.
disetor, beserta hasil pengembangannya. Jaminan hari tua dibayar kepada karyawan yang telah mencapai usia 55 (lima puluh lima) tahun atau cacat total untuk selama-lamanya.
Medical Cek Up Karyawan Kinerja dari pekerja merupakan resultante dari 3 (tiga) komponen kesehatannya, yaitu kapasitas kerja, beban kerja dan lingkungan kerja yang dapat merupakan beban tambahan pada pekerja. Bila ke 3 (tiga) komponen tersebut serasi, maka dapat dicapai suatu derajat kesehatan yang optimal dan peningkatan produktivitas. Sebaliknya bila terdapat ketidak sesuaian dapat menimbulkan masalah kesehatan kerja berupa penyakit ataupun kecelakaan akibat kerja yang dapat menurunkan produktivitas. Beban Kerja Pelayanan rumah sakit menuntut adanya pola kerja bergilir / tugas jaga malam. Tenaga yang bertugas jaga malam dapat mengalami kelelahan yang meningkat akibat terjadinya perubahan bioritmik. Lingkungan Kerja Lingkungan kegiatan rumah sakit dapat mempengaruhi kesehatan kerja dalam 2 bentuk yaitu kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja. Pekerja Rumah Sakit adalah pekerja dilingkungan Rumah Sakit terdiri dari : a.
Tenaga Medis : - Dokter - Perawat - Bidan
b.
Tenaga non medis : - Insinyur - Teknisi - Apoteker - Asisten apoteker - Ahli gizi - Fisiotherapi - Penata Anasthesi - Penata Rontgen - Analis Kesehatan - Rekam Medis - Tenaga Administrasi
Semua pekerja rumah sakit sebelum diterima sebagai calon karyawan akan menjalani tes kesehatan untuk mengetahui sejauh mana kondisi kesehatan calon karyawan tersebut. Tes kesehatan tersebut meliputi : 1. Pemeriksaan fisik /tanda-tanda vital (tekanan darah, suhu, berat badan, dll) 2. Pemeriksaan thorax 3. Pemeriksaan HbSAg Apabila pada hasil pemeriksaan terdapat adanya kelainan akibat suatu penyakit maka karyawan tersebut tidak dapat diterima sebagi calon karyawan. Adapun standar untuk pemeriksaan kesehatan adalah sebagai berikut : 1. Calon karyawan tidak terindikasi penyakit TBC 2. Calon karyawan tidak terindikasi penyakit Hepatitis Untuk pemeriksaan Medical Chek Up Karyawan rutin diberlakukan pada tenaga 17
kerja yang beresiko terpapar zat-zat berbahaya atau kuman penyakit akibat memberikan pelayanan kesehatan. Apabila pada hasil pemeriksaan Medical Cek up terdapat indikasi karyawan terkena Penyakit Akibat Kerja maka diberikan penangangan secara tepat dan cepat dengan berkoordinasi pada Panitia Kesehatan Keselamatan Kerja di Rumah Sakit. IV.4. Pendidikan dan Pengembangan Karyawan 1.
Tujuan Untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas kerja karyawan secara optimal dan perkembangan karir karyawan, maka perusahaan akan memberi kesempatan kepada karyawan yang berpotensi untuk mendapatkan pendidikan dan pelatihan sesuai dengan : a. Perkembangan perusahaan atau organisasi perusahaan. b. Lowongan atau pemindahan tugas.
2.
Waktu a. b.
3.
Pendidikan/ pelatihan karyawan harus dilakukan diluar jam kerja, kecuali untuk jenis pelatihan on-job training. Pendidikan/ pelatihan karyawan tidak diperhitungkan sebagai jam kerja di perusahaan, kecuali on-job training, atau karena sesuatu hal terpaksa diadakan di jam kerja karyawan.
Kewajiban atasan terhadap bawahannya a.
b. c.
Atasan karyawan dan departemen pengembangan dan pengawasan SDM berkewajiban untuk memantau dan mengevaluasi kinerja karyawan untuk menentukan jenis pendidikan dan atau pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan, serta kualitas dan produktifitas kerja karyawan. Atasan karyawan berkewajiban untuk menjadi tenaga pendidik dan pelatih. Modul pendidikan dan atau pelatihan bagi pengembangan karyawan disesuaikan dengan kebutuhan unit kerja dimana karyawan tersebut berada, dimana jenis modul dan pelaksanaan pendidikan dan atau pelatihan harus dibuat atau mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Departemen Pengembangan dan Pengawasan SDM.
4.
Kewajiban karyawan untuk mengikuti diklat a. Setiap karyawan wajib untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan yang telah ditetapkan dan disediakan oleh perusahaan. b. Bagi karyawan yang telah dikukuhkan untuk mengikuti pendidikan/ pelatihan dan tidak dapat hadir, harus memberikan alasan tertulis yang disahkan oleh atasannya. Karyawan yang lalai melaksanakan hal tersebut dapat diberi surat peringatan I (pertama) dan dikenakan sangsi administratif.
5.
Syarat dan ketentuan. Untuk mengikuti pendidikan / pelatihan, setiap karyawan wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut : a. Tujuan pendidikan & pelatihan sesuai dengan kebutuhan perusahaan b. Prestasi kerja c. Masa kerja minimal 1 tahun d. Usia dengan memperhatikan kecukupan waktu pasca pendidikan untuk mengabdikan keahliannya bagi kepentingan perusahaan e. Menyerahkan seluruh materi pendidikan kepada Departemen Pengembangan dan Pengawasan SDM. 18
f.
Mengajar dan mengalihkan pengetahuan (transfer knowledge) kepada karyawan yang ditunjuk perusahaan.
Bagi karyawan yang mengikuti diklat, jika : -
Waktu kerjanya kurang dari waktu kerja standar perusahaan, maka upah karyawan yang bersangkutan akan dibayar secara proporsional, atau mendapatkan upah penuh atas persetujuan perusahaan. Menurut penilaian perusahaan pekerjaannya menjadi terganggu, maka perusahaan dapat melakukan pemindahan tugas atau demosi dan menyesuaikan upah sesuai dengan tugas dan posisi yang baru, atau kepada karyawan yang bersangkutan dapat diberi ijin meninggalkan pekerjaan tanpa mendapatkan upah selama menjalankan masa pendidikan.
Pendidikan dan Pelatihan dilakukan sebagai sarana untuk menunjang karir/pekerjaan dari karyawan di unit kerja. Pendidikan dan pelatihan tersebut diatur oleh ketentuan yang berlaku dan setiap peserta yang dikirim untuk pelatihan diajukan oleh Manajer perunit kerja (form terlampir). IV.5. Kedisiplinan Karyawan 1.
2.
3.
4.
Tujuan dari tindakan kedisiplinan adalah agar : a. Setiap karyawan mewujudkan kewajiban dan tanggung jawabnya, mengerti apa yang harus dan tidak seharusnya dikerjakan satu dan lain sesuai ketentuan perusahaan dan normanorma yang berlaku di masyarakat, termasuk apa yang benar dihati nurani. b. Terciptanya budaya kerja yang selaras dengan Nilai Duta Indah. c. Mayoritas karyawan yang alam dan kepribadian baik jangan sampai terpengaruh oleh minoritas karyawan yang alam dan kepribadiannya nakal, vokal dan jahat. (sikap malas tapi mau dapat banyak atau serakah. Hal ini, cenderung membuat dirinya menjadi penjahat dan membuat hidupnya yang bersifat sementara ini sirna). Sedangkan bagi karyawan yang nakal, vokal dan jahat, diberi kesempatan untuk instropeksi dan memperbaiki sikap dan perilakunya sampai dengan batas waktu tertentu, atau diambil langkah-langkah lain yang diperlukan sesuai dengan bobot pelanggarannya. Setiap pimpinan, yaitu mulai dari jabatan Wakil Kepala Urusan sampai dengan Ketua Badan Pengurus, berwenang, berkewajiban dan bertanggung jawab untuk melaksanakan tindakan kedisiplinan bagi setiap karyawan dibawah pimpinannya yang telah melakukan pelanggaran Tata Tertib yang berlaku di Perusahaan atau norma-norma yang berlaku di masyarakat. Pengenaan tindakan disiplin didasarkan pada : a. Jenis dan besar kecilnya masing-masing pelanggaran. b. Frekwensi pelanggaran. c. Unsur-unsur kesengajaan. Jenis tindakan kedisiplinan adalah : a.
Peringatan/ teguran tertulis. Teguran ini diberikan apabila karyawan tidak mengikuti aturan-aturan kerja dan atau melanggar tata tertib perusahaan, yang dilakukan tidak berulang kali. Teguran lisan hanya dilakukan bagi jenis pelanggaran ringan dan sedang sebanyak maksimal 2 (dua) kali, dan lebih dari itu wajib diberikan Surat Peringatan.
b.
Surat Peringatan. Surat Peringatan adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh Kasi SDM Perusahaan karena adanya tindakan atau perbuatan yang melanggar tata tertib atau peraturan yang berlaku, atau karena diabaikannya teguran lisan. Surat Peringatan tersebut terdiri dari : Surat Peringatan Pertama. 19
Surat Peringatan Kedua. Surat Peringatan Ketiga.
Pemberian surat peringatan ini tidak harus dilakukan secara bertahap, akan tetapi disesuaikan dengan jenis dan bobot pelanggaran yang dilakukan karyawan. Atasan masing-masing bagian berwenang, berkewajiban dan bertanggung jawab untuk membuat, menandatangani dan menyampaikan surat peringatan kepada setiap karyawan yang melakukan pelanggaran Tata Tertib. Setiap surat peringatan yang dibuat harus berdasarkan hasil pengamatannya sendiri atau perintah/usulan tertulis dari Direktur. Selanjutnya karyawan yang bersangkutan wajib menerima dan menandatangani surat peringatan tersebut. c.
Skorsing. Skorsing adalah pembebasan tugas sementara. Skorsing dapat dikenakan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran berat atau melakukan pelanggaran setelah mendapat teguran, surat peringatan atau tindakan yang merugikan Perusahaan. Jangka waktu skorsing paling lama 1 (satu) bulan.
d.
Pemutusan Hubungan Kerja (PHK). Pemutusan Hubungan Kerja dapat dilakukan oleh perusahaan, sanksi atas pelanggaran berat yang dilakukan karyawan. Dilihat dari tindakan pelanggarannya yang dilakukan oleh karyawan, maka tindakan PHK dapat dibagi dalam 2 kategori : 1. Pelanggaran yang tidak termasuk dalam wilayah hukum pidana, maka akan ditempuh prosedur PHK sesuai dengan PKB. 2. Pelanggaran yang termasuk wilayah hukum pidana, maka dapat ditempuh prosedur PHK sesuai dengan prosedur hukum pidana yang berlaku secara paralel.
e.
Wewenang melakukan tindakan PHK. PHK terhadap jabatan Manajer keatas harus atas persetujuan Badan Pengurus terlebih dahulu, sedangkan PHK terhadap setiap karyawan Perusahaan lainnya harus atas persetujuan Direktur terlebih dahulu.
IV.6. Sistem File Semua file yang berhubungan dengan karyawan disimpan oleh SDM dan bersifat rahasia. File karyawan tersebut tidak boleh dipinjam atau dipindah tangan oleh pihak lain kecuali oleh staf SDM yang berwenang. Pengecekan file calon karyawan dilaksanakan pada tahap awal sebelum menjalani proses rekruitmen. Setelah menjalani proses rekruitmen dan dinyatakan karyawan tersebut diterima maka dilakukan proses verifikasi data. Proses verifikasi data dilaksanakan berdasarkan pendidikan terakhir dan surat referensi kerja calon karyawan yang bersangkutan. Karyawan yang sudah lulus pada semua tahapan seleksi tersebut kemudian dilaporkan pada Direktur yang kemudian dikeluarkan Surat Penugasan sesuai dengan jabatan dan posisi unit kerja tersebut. Untuk mengetahui kompetensi profesi khususnya untuk tenaga kesehatan dilaksanakan kredensial pada calon karyawan yang kemudian disyahkan dengan adanya Surat Rincian Kewenangan Klinis berdasarkan kompetensi karyawan tersebut. Dengan adanya proses rekruitmen dan pengunduran diri karyawan serta banyaknya dokumen yang berhubungan dengan karyawan makin bertambah dan memerlukan tempat penyimpanan yang lebih luas, sehingga untuk efisiensi dan utilitas ruangan yang ada maka ada proses retensi/pemusnahan dokumen atau berkas karyawan setiap 5 (lima) tahun sekali yang disertai dengan berita acara.
20
BAB V LOGISTIK
V.1.
KEBUTUHAN ALAT TULIS KANTOR Pemenuhan akan kebutuhan alat tulis ataupun cetakan dapat diperoleh dari Logistik, dengan menggunakan form yang tersedia. Permintaan barang untuk Unit SDM dan Unit Diklat harus dipisahkan sehingga pengontrolan untuk hal tersebut mudah. Pemenuhan akan kebutuhan alat tulis ataupun cetakan dapat diperoleh dari Logistik, dengan menggunakan form yang tersedia. Permintaan barang dilakukan berdasarkan ketentuan yang telah diatur oleh Unit Logistik. Selain itu untuk permintaan barang diluar keperluan sehari-hari seperti seragam dan sepatu untuk karyawan harus langsung ke pembelian sehingga dapat langsung di realisasikan sesuai dengan jumlah permintaan yang ada.
V.1.1.
PERMINTAAN KE LOGISTIK Prosedur permintaan ke logistik adalah suatu permintaan alat tulis kantor yang akan digunakan untuk pelayanan pada karyawan dan dibuat oleh petugas yang sedang bertugas, serta diserahkan kebagian logistik untuk didapatkan penggantinya. Adapun prosedurnya sebagai berikut: Petugas mencatat keperluan alat tulis kantor yang sudah digunakan atau yang dibutuhkan untuk pelayanan terhadap karyawan pada formulir permintaan rangkap 2 (putih dan merah). Formulir tersebut diberikan pada petugas logistik umum untuk dilakukan pendataan. Sebagai bukti pengambilan maka formulir yang berwarna putih diserahkan ke logistik umum untuk pengambilan barang yang sudah digunakan atau yang sedang dibutuhkan dan formulir berwarna merah disimpan sebagai arsip.
21
BAB VI KESELAMATAN KERJA VI.1. PENGERTIAN Keselamatan Kerja (Safety) adalah segala upaya atau tindakan yang harus diterapkan dalam rangka menghindari kecelakaan yang terjadi akibat kesalahan kerja petugas ataupun kelalaian dan kesengajaan. Kesehatan dan keselamatan kerja merupakan bagian dari kegiatan yang berkaitan erat dengan kejadian yang disebabkan akaibat kelalaian petugas yang dapat mengakibatkan penyakit akibat kerja atau kecelakaan kerja. Kondisi yang dapat mengurangi bahaya dan terjadinya kecelakaan dalam proses pelayanan terhadap karyawan ataupun penyelenggaraan pelatihan dikarenakan pekerjaan yang terorganisir dengan baik, dikerjakan sesuai dengan prosedur, tempat kerja yang aman dan terjamin kebersihannya serta istirahat yang cukup. Kecelakaan kerja tidak terjadi dengan sendirinya, biasanya terjadi dengan tiba-tiba dan tidak direncanakan sehingga menyebabkan kerusakan pada peralatan maupun dapat melukai petugas VI. 2. TUJUAN Menurut Undang-Undang Keselamatan Kerja tahun 1970, Syarat-syarat keselamatan kerja meliputi seluruh aspek pekerjaan yang berbahaya, dengan tujuan : 1. Mencegah dan mengurangi kecelakaan kerja 2. Mencegah, mengurangi dan memadamkan kebakaran. 3. Mencegah dan mengurangi bahaya ledakan. 4. Memberi kesempatan atau jalan menyelamatkan diri pada waktu kebakaran atau kejadian lain yang berbahaya. 5. Memberi pertolongan pada kecelakaan. 6. Memberi perlindungan pada pekerja. 7. Mencegah dan mengendalikan timbul atau menyebar luasnya suhu, kelembaban, debu, kotoran, asap, uap, gas, hembusan angin, cuaca, sinar atau radiasi, suara dan getaran. 8. Mencegah dan mengendalikan timbulnya penyakit akibat kerja, baik fisik/psikis, keracunan, infeksi dan penularan. 9. Menyelenggaraan penyegaran udara yang cukup. 10. Memelihara kebersihan, kesehatan dan ketertiban. 11. Memperoleh kebersihan antara tenaga kerja, alat kerja, lingkungan, cara dan proses kerjanya. VI.3. PRINSIP KESELAMATAN KERJA Prinsip keselamatan kerja di Unit SDM adalah : 1.
2. 3. 4.
Pengendalian Teknis, mencangkup : - Letak, bentuk dan konstruksi alat sesuai dengan kegiatan dan memenuhi syarat yang telah ditentukan. - Ruangan harus cukup luas, denah sesuai dengan arus kerja dan ruangan dibuat dari bahanbahan atau konstruksi yang memenuhi syarat. - Perlengkapan alat kecil yang cukup disertai tempat penyimpanan yang praktis. - Penerangan dan ventilasi yang cukup memenuhi syarat. Adanya pengawasan kerja yang dilakukan oleh penanggungjawab dan terciptanya kebiasaan kerja yang baik oleh pegawai. Pekerjaan yang ditugaskan hendaknya sesuai dengan kemampuan kerja dari pegawai. Volume kerja yang dibebankan sesuai dengan jam kerja yang telah ditetapkan. 22
5. 6. 7. 8.
Perawatan pada peralatan dilakukan secara kontinyu sehingga peralatan tetap dalam kondisi yang layak. Adanya pelatihan mengenai keselamatan kerja bagi pegawai. Adanya fasilitas pelindung dan peralatan pertolongan pertama yang cukup. Adanya petunjuk penggunaan peralatan keselamatan kerja.
VI.4. PROSEDUR KESELAMATAN KERJA 1.
Ruang Pelayanan Karyawan Keamanan kerja di ruang pelayanan karyawan ini terlaksana apabila sesuai prosedur kerja sbb: - Menggunakan alat kaki/sepatu agar tidak tersengat listik/bagian dari alat yang tajam, misalnya isi streples, paku payung. - Barang yang berat selalu ditempatkan di bagian bawah dan angkatlah dengan alat pengangkut yang tersedia untuk barang tersebut. - Semua peralatan listrik yang tidak dipergunakan termasuk lampu harus dimatikan bila tidak diperlukan. - Semua kabel-kabel harus diatur sedemikian rupa sehingga tidak melukai, tidak membuat tersandung, tidak membuat tersengat petugas ataupun karyawan yang lain. - Tidak mengangkat barang berat, bila tidak sesuai dengan kemampuan. - Tidak mengangkat barang dalam jumlah besar yang dapat membahayakan badan dan kualitas barang. - Menyimpan file karyawan pada lemari yang telah disediakan dengan cara menutup secara perlahan-lahan, sehingga jari tangan tidak terjepit lemari. - Membersihkan bahan yang tumpah atau keadaan lantai yang licin akibat pekerjaan rutin pemeliharaan sarana RS (pembersihan AC). - Tersedia alat pemadam kebakaran yang berfungsi baik di tempat yang mudah dijangkau.
2.
Ruang Penyelenggaraan Pelatihan Keamanan kerja di ruang penyelenggaraan ini terlaksana apabila sesuai prosedur kerja sbb: - Menggunakan alat kaki/sepatu agar tidak tersengat listik/bagian dari alat yang tajam, misalnya isi streples, paku payung. - Barang yang berat selalu ditempatkan di bagian bawah dan angkatlah dengan alat pengangkut yang tersedia untuk barang tersebut. - Semua peralatan listrik yang tidak dipergunakan termasuk lampu harus dimatikan bila tidak diperlukan. - Semua kabel-kabel harus diatur sedemikian rupa sehingga tidak melukai, tidak membuat tersandung, tidak membuat tersengat petugas ataupun karyawan yang lain. - Tidak mengangkat barang berat, bila tidak sesuai dengan kemampuan. - Tidak mengangkat barang dalam jumlah besar yang dapat membahayakan badan dan kualitas barang. - Meletakkan sarana untuk pelatihan dengan teratur dan rapi (Laptop, LCD dilemari) - Menyusun kursi yang tidak terpakai untuk pelatihan dengan tidak terlalu tinggi sehingga tidak menimpa orang yang lewat. - Menyimpan buku-buku perpustakaan pada lemari yang telah disediakan dengan cara menutup secara perlahan-lahan, sehingga jari tangan tidak terjepit lemari. - Membersihkan konsumsi (makanan atau minuman) yang tumpah di meja ataupun di lantai sehingga lantai dalam kondisi bersih dan tidak licin. - Tersedia alat pemadam kebakaran yang berfungsi baik di tempat yang mudah dijangkau.
23
BAB VII PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN MUTU VII.1. PENGERTIAN PENGAWASAN Pengawasan merupakan suatu kegiatan yang mengusahakan agar pekerjaan terlaksana sesuai dengan standar, pedoman, rencana, instruksi, peraturan serta hasil yang telah ditetapkan sebelumnya agar mencapai tujuan yang diharapkan. Pengawasan terhadap pelayanan karyawan harus selalu dikomunikasikan pada Manajer perunit kerja, terutama masalah Cuti/Izin serta absensi sehingga Unit SDM dapat menjalankan pelayanan tersebut sesuai dengan peraturan yang berlaku. VII.1.2.
PENGENDALIAN MUTU Pengendalian mutu merupakan suatu kegiatan yang mengusahakan agar pekerjaan yang terlaksana sesuai dengan standar, pedoman, rencana, instruksi, peraturan serta hasil yang ditetapkan sebelumnya agar tidak terdapat keterlambatan dalam pelayanan . Pengendalian dalam memberikan gaji/upah untuk karyawan harus terus dilakukan sehingga karyawan dapat mendapatkan haknya sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan. Adapun standar pelayanan sebagai berikut : 1. Pembagian Gaji/upah setiap bulannya paling lambat tanggal 28. 2. Pembagian THR dilakukan paling lambat 2 minggu sebelum hari raya. Pengendalian terhadap pelaksanaan pendidikan dan pelatihan harus selalu dikomunikasikan terhadap Manajer perunit kerja sehingga Unit Diklat dapat mengontrol proses pelaksanaan serta peserta pelatihan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
VII.2. TUJUAN 1.
Umum Sebagai dasar acuan dalam melaksanakan dan meningkatkan mutu pelayanan unit SDM di Rumah Sakit Duta Indah.
2.
Khusus a. Tersusunnya sistem monitoring pelayanan Unit SDM melalui indikator mutu pelayanan. b. Mengetahui cara-cara /langkah-langkah dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan Unit SDM. c. Peningkatan mutu pelayanan Unit SDM dapat dilakukan secara paripurna dan berkesinambungan serta efisien dan efektif.
VII.3. MANFAAT Adapun manfaat adanya pengawasan dan pengendalian mutu adalah sebagi berikut : 1. 2.
Untuk meningkatkan pelayanan Unit SDM Rumah Sakit Duta Indah Untuk mencegah dan menghindari masalah-masalah yang berkaitan dengan pelayanan Unit SDM sebagai support pelayanan kesehatan seperti : komplain karyawan
VII.4. SASARAN, WAKTU DAN PETUGAS PELAKSANAAN 24
Adapun sasarannya pengawasan dan pengendalaian mutu adalah : 1. Semua petugas Unit SDM 2. Karyawan Waktu pelaksanaannya dilaksanakan setiap bulan. Petugas pelaksana dilaksanakan oleh tim pengendali mutu pelayanan yang ditunjuk oleh SK Direktur VII.5. LANGKAH - LANGKAH Dalam rangka upaya peningkatan mutu pelayanan unit umum maka perlu ditetapkan langkah-langkah kegiatan sebagai berikut : 1.
2. 3.
Bidang Mutu Unit SDM mempunyai tugas menyusun rencana program penilaian mutu pelayanan Unit SDM selama periode tertentu menyusun kriteria sebagai indikator pelayanan mutu pelayanan Unit SDM, melaksanakan monitoring dan evaluasi dari suatu penilaian yang dilaksanakan Bentuk kegiatan dari bidang mutu Unit SDM yaitu melaksanakan pengelolaan mutu kinerja pelayanan Unit SDM Kegiatan dilakukan 1 bulan sekali : Studi dokumentasi untuk evaluasi kelengkapan dokumen pelaporan: Unit SDM : Melalui Laporan Tahunan Unit Diklat : Melalui Laporan Tahunan
4.
Hasil pengendalian mutu pelayanan Unit SDM dilaporkan pada panitia mutu pelayanan.
25
BAB VIII PENUTUP
Dengan adanya Sumber Daya Manusia yang telah diberikan pelayanan baik terhadap hak dan kewajibannya juga untuk menunjang karir atau pekerjaan yang dilakukan maka akan terkumpul sebuah Sistem Infomasi Sumber Daya Manusia dimana didalamnya terdapat suatu prosedur sistematik pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan dan perolehan semua data-data tentang semua karyawan. Selain itu untuk Perencanaan Sumber Daya Manusia akan terus berorginisir dengan baik sehingga jika terjadi permintaan ataupun penambahan karyawan perunit kerja sudah tersedia Sumber Daya Manusia yang berkualitas sesuai dengan standar perunit kerja yang ada di rumah sakit. Adapun suplai Sumber Daya Manusia dapat berasal dari internal dan eksternal. Suplai internal berasal dari karyawan yang sudah ada saat ini, karyawan yang dapat dipromosikan, dipindahkan atau didemosikan untuk memenuhi kebutuhan. Sedangkan untuk suplai eksternal adalah dari orang yang melamar pekerjaan. Bagian Sumber Daya Manusia harus terus selalu memperbaharui sistem dan selalu memfile estimasi kebutuhan tenaga yang ada untuk mendukung semua proses pelayanan di rumah sakit. Sehingga proses pelayanan terhadap customer dapat berjalan dengan baik dan lancar.
26
