PEDOMAN PENGADAAN OBAT BAB I PENDAHULUAN
1.
Latar belakang.
Upaya
kesehatan
adalah
setiap
kegiatan
untuk
memelihara dan meningkatkan kesehatan dan tempat yang digunakan untuk menyelenggarakannya disebut sarana kesehatan. Sarana kesehatan berfungsi untuk melakukan upaya kesehatan dasar atau upaya kesehatan rujukan dan/atau upaya kesehatan penunjang. Selain itu, sarana kesehatan dapat juga dipergunakan untuk kepentingan pendidikan dan pelatihan serta penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang kesehatan. Dari uraian di atas, sarana kesehatan meliputi balai pengobatan, pusat kesehatan masyarakat (Puskesmas), Rumah Sakit Umum, Rumah Sakit khusus, praktek dokter, praktek dokter gigi, praktek dokter spesialis, praktek dokter gigi spesialis, praktek bidan, toko obat, apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), Pedagang Besar Farmasi (PBF), pabrik obat dan bahan obat, laboratorium kesehatan, dan sarana kesehatan lainnya. Dalam penyelenggaraan upaya kesehatan diperlukan perbekalan kesehatan yang meliputi sediaan farmasi, alat kesehatan, dan perbekalan kesehatan lainnya, sedangkan sediaan farmasi meliputi obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetik. Dalam beberapa sarana kesehatan itu, seperti Rumah Sakit, pabrik buatan,
pengendalian
mutu
sediaan
farmasi,
pengamanan
pengadaan,
penyimpanan dan distribusi obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional. Sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek seleksi dan perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan obat. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa masingmasing tahap pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian yang terkait, dengan demikian dimensi pengelolaan obat akan dimulai dari perencanaan pengadaan yang merupakan dasar pada dimensi pengadaan obat di Rumah Sakit. Tujuan dari pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien, menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku.
Sistem pengelolaan obat mempunyai empat fungsi dasar untuk mencapai tujuan yaitu : a. Perumusan kebutuhan atau perencanaan (selection) b. Pengadaan (Procurement) c. Distribusi (Distribution) d. Penggunaan (Use) Keempat fungsi tersebut didukung oleh sistem penunjang pengelolaan yang terdiri dari : a. Organisasi (Organisation) b. Pembiayaan dan kesinambungan (Financing and Sustainnability) c. Pengelolaan informasi (Information Management) d. Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia (Human Resorces Management) Hubungan antara fungsi-fungsi di atas dapat digambarkan sebagai berikut : Seleksi & perumusan kebutuhan
Penggunaan
Organisasi Pembiayaan Manajemen Informasi
Pengadaan
Distribusi
Keempat tahap pengelolaan obat tersebut dapat didefinisikan sebagai :
Seleksi dan perumusan kebutuhan, yaitu kegiatan menyusun kebutuhan perbekalan farmasi yang tepat dan sesuai kebutuhan, mencegah terjadinya
kekosongan
atau
kekurangan
perbekalan
farmasi
serta
meningkatkan
penggunaan perbekalan farmasi yang efektif dan efisien.
Pengadaan yaitu proses penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan.
Distribusi yaitu suatu proses penyebaran obat secara merata yang teratur kepada yang membutuhkan pada saat diperlukan.
Penggunaan yaitu proses peresepan dan penyerahan obat dan informasi berdasarkan resep kepada dokter. Instalasi
farmasi
merupakan
satu-satunya
unit
yang
bertugas
merencanakan, mengadakan, mengelola, dan mendistribusikan obat untuk Rumah Sakit secara keseluruhan. Perencanaan pengadaan obat harus sesuai dengan formularium yang telah ditetapkan oleh Tim Farmasi dan Terapi (Tim FT) dan Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS). Obat yang akan dibeli atau diadakan harus direncanakan secara rasional agar jenis dan jumlahnya sesuai sehingga merupakan produk atau bahan yang terbaik, meningkatkan penggunaan yang rasional dengan harga yang terjangkau atau ekonomis. 2.
Definisi.
Pengadaan
merupakan
proses
penyediaan
obat
yang
dibutuhkan di rumah sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi.
BAB II RUANG LINGKUP Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat-obat yang diterima. Siklus pengadaan obat mencakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan
dan
pemeriksaan
obat,
pembayaran,
penyimpanan,
pendistribusian
dan
pengumpulan informasi penggunaan obat. Gambar Siklus Pengadaan Obat Menentukan jumlah yang dibutuhkan
Tujuan seleksi obat
Menyesuaikan kebutuhan dan dana
Pengumpulan informasi pemakaian
Memilih metode pengadaan
Mencari dan memilih pemasok
Menentukan persyaratan kontrak Menerima dan memeriksa obat-obatan
Monitor status pemesanan
BAB III TATA LAKSANA
Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan. Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi : a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu : Pengadaan barang dan farmasi
Pengadaan bahan dan makanan Pengadaan barang-barang dan logistik b. Berdasarkan sifat penggunaannya : Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan puyer Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu : Pembelian tahunan (Annual Purchasing) Merupakan pembelian dengan selang waktu satu tahun Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing) Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3 bulan ataupun 6 bulan Pembelian tiap bulan Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami kekurangan. Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan tenaga medis. Proses pengadaan efektif seharusnya: Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat Memperoleh harga pembelian serendah mungkin Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu tertentu),
menghindari
kelebihan
persediaan
maupun
kekurangan
persediaan Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas Mengatur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk mencapai total lebih rendah. Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah, organisasi non pemerintahan dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan keputusan Presiden No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan
Barang dan Jasa Instansi Pemerintah, metode pengadaan perbekalan farmasi di setiap tingkatan pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 kategori metode pengadaan barang dan jasa, yaitu : 1. Pembelian a. Pelelangan (tender) b. Pemilihan langsung c. Penunjukan langsung d. Swakelola 2. Produksi a. Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri. b. Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit c. Obat untuk penelitian 3. Kerjasama dengan pihak ketiga 4. Sumbangan 5. Lain-lain Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah : 1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi dan penjualan (telah terdaftar). 2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000. 3. Suplier dengan reputasi yang baik. 4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk obat. Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan yang baik dan merupakan standar universal mencakup aspek : a. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik b. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah Sakit c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan harga d. Pengadaan secara kompetitif
Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati prakualifikasi yang diizinkan mengikuti. e. Adanya komitmen pengadaan Suplier harus ditandatangani
menjamin
pasokan
obat
yang
kontraknya
telah
f.Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa kros cek dengan pola penyakit dan jumlah kunjungan Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat expired Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan program dan perubahan pola penyakit (utamanya) lansia g. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti Kembangkan kepastian pembayaran Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga h. Prosedur tertulis dan transparan Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres nomor 18 tahun 2000 Umumkan hasil pelelangan kepada publik i.Pembagian Fungsi Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu dalam aspek perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis obat, pemilihan suplier dan pelelangan j.Program Jaminan Mutu Produk Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap dokumen
Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test lab, mekanisme laporan terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat k. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya. Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian pembayaran dan faktor lain yang berhubungan Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal l.Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target setidaknya setahun sekali Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasar (market), rencana pengadaan dan realisasi
Adapun alur pengadaan obat di RSGMAU adalah sebagai berikut: 1) Instalasi farmasi mengajukan nota dinas kebutuhan obat kepada Kajangkesgi. 2) Kajangkesgi mengajukan nota dinas kebutuhan obat ke Kalakesgilut. 3) Kalakesgilut memerintahkan pengadaan barang ke Pa. Pengadaan. 4) Pa. Pengadaan menerbitkan SOP (Surat Order Pembelian) kepada pemasok. 5) Pemasok mengirim barang dan diperiksa tim pemeriksa 6) Barang diterima dan disimpan di gudang 7) Depo farmasi mengambil kebutuhan obat di gudang. 8) Instalasi farmasi mengambil obat di depo farmasi. 9) Pembayaran dilakukan oleh bendahara kepada pemasok sesuai dengan tempo yang disepakati. BAB IV DOKUMENTASI Dokumentasi pengadaan obat di RSGMAU dilakukan untuk setiap kegiatan. Adapun kegiatan-kegiatan yang membutuhkan dokumentasi adalah sebagai berikut:
1. Instalasi Farmasi melakukan pencatatan obat-obat yang stoknya menipis atau sudah habis di dalam buku defekta. 2. Seluruh kebutuhan obat dalam satu bulan yang dicatat dalam defekta, dituangkan ke dalam nota dinas untuk diajukan kepada Kajangkesgi. Instalasi farmasi harus memiliki arsip seluruh nota dinas pengajuan kebutuhan obat yang disusun berdasarkan urutan tanggal atau bulan. 3. Depo Farmasi mencatat barang yang diterima dari gudang, dan melakukan cross check terhadap nota dinas yang diajukan. Penerimaan barang harus memperhatikan kondisi umum dari obat, serta tidak lupa untuk mencatatkan tanggal expiry date serta memasukkannya ke dalam kartu stok. 4. Depo farmasi harus memiliki salinan surat pesanan obat dan faktur dari setiap obat yang datang. Hal ini penting untuk kelengkapan administrasi setiap obat yang beredar di RSGMAU. 5. Ka Instalasi farmasi melakukan pencatatan dan pelaporan obat yang digunakan setiap bulannya. Untuk obat-obat golongan narkotika dan psikotropika, dilakukan pencatatan dan pelaporan yang ditujukan kepada Kepala Suku Dinas Kesehatan Kota Jakarta Timur serta Kepala Balai POM Jakarta. 6. Untuk obat-obat yang mendekati kadaluarsa, dilakukan pengajuan proses retur kepada pemasok yang dilengkapi dengan salinan faktur obat tersebut.
