PEDOMAN PENGORGANISASIAN DIKLAT DAN PERPUSTAKAAN
Rumah Sakit QADR Komplek Islamic Village, Kelapa Dua, Kab. Tangerang. Banten
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
1
BAB II GAMBARAN UMUM RS GRAHA JUANDA
2
BAB III VISI MISI FALSAFAH DAN TUJUAN RS
3
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RS
5
BAB V STRUKTUR ORGANISASI DIKLAT & PERPUSTAKAAN
6
BAB VI RAIAN JABATAN
7
BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA
9
BAB VIII PERTEMUAN RAPAT
3
BAB IX PELAPOR
14
BAB I PENDAHULUAN
Diklat dan Perpustakaan Rumah Sakit merupakan salah satu bentuk pelayanan yang diberikan kepada seluruh personil Rumah Sakit Qadr dan juga sebagai suatu unit yang membantu pengembangan dan peningkatan mutu kualitas SDM dalam rangka upaya pencapaian target dan sasaran berdasarkan Visi Misi Rumah Sakit. Unit diklat memberikan pelayanan berupa pendidikan dan pelatihan serta perpustakaan sebagai kebutuhan bagi setiap SDM dalam upaya peningkatan mutu dan kualitas pengetahuan juga keterampilan. Terkadang sasaran maupun fungsi pendidikan dan pelatihan tidak hanya menghasilkan manfaat bagi peningkatan kualitas mutu SDM tetapi juga dapat memberikan manfaat sebagai media informasi pengetahuan bagi pasien, keluarga pasien maupun pengunjung. Melalui berbagai strategi pelayanan yang diberikan oleh unit Diklat dan perpustakaan. Secara tidak langsung, peningkatan kualitas SDM juga berdampak pada pelayanan yang bermutu terhadap pasien, keluarga pasien maupun pengunjung lainnya. Dengan demikian kegiatan pelayanan unit diklat melalui program pendidikan dan pelatihan yang terarah dan tepat sasaran, adalah menjadi salah satu strategi utama guna menciptakan kualitas pelayanan disemua bagian.
BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT QADR Berangkat dari terbentuknya “Yayasan Ibadah dan Amaliyah BIMANTARA VILLAGE“ yang merupakan perwujudan kerjasama ikhlas antara Yayasan BIMANTARA dan Yayasan Islamic Village, sehingga dirasakan perlu adanya pelayanan kesehatan yang bertujuan untuk mengembangkan usaha- usaha kemanusiaan yang konstruktif dalam nuansa islami. Perwujudan kerjasama tersebut, maka pada bulan April 1990 dan juga bertepatan dengan 17 Ramadhan 1411 H dilakukan peletakan batu pertama oleh dua anak yatim piatu Asuhan Islamic Village diatas tanah seluas 3 ha dengan target awal kapasitas tempat tidur sebanyak 58 tempat tidur. Sehingga pada tanggal 31 agustus 1993 berdirilah sebuah rumah sakit
yang menampilkan pelayanan Islami yang diberi nama “Rumah Sakit QADR” diersmikan oleh Mentri Kesehatan Republik Indenesia Prof. dr Sujudi. Diperlukan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat khususnya masyarakat Tangerang.
BAB III VISI, MISI, DAN FALSAFAH RS VISI
Visi Rumah Sakit Qadr 1. Meningkatkan taraf kesehatan masyarakat, khususnya di wilayah Tangerang dan sekitarnya. 2. Menciptakan kinerja pelayanan kesehatan secara optimal yang didukung oleh tenaga medis yang profesional dan ramah serta ditunjang pelayanan kesehatan yang lengkap. MISI Misi Rumah Sakit Qadr 1. Membantu program pemerintah dalam meyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan masyarakat. 2. Salah satu usaha untuk mengembangkan usaha kemanusiaan yang konstruktif dan islami 3. Memenuhi amanah dan tanggung jawab untuk seluruh lapisan masyarakat secara islami di bidang pelayanan kesehatan.
FALSAFAH Falsafah rumah sakit Qadr dengan uraian sebagai berikut: 1. Disiplin Tinggi 2. Berakhlak Islami 3. Kejujuran dan keterbukaan 4. Musyawarah untuk mufakat 5. Ukhuwah(Persaudaraan) yang harmonis 6. Sikap toleran dan mau memperhatikan setiap keluhan, sarana ataupun kritik dari berbagai pihak. 7. Menghayati sepenuhnya bahwa semua aktivitasnya di Rumah Sakit Qadr merupakan ibadah dan diniatkan semata-mata mencari keridhaan Allah SWT.
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT QADR
BAB V STRUKTUR ORGANISASI DIKLAT
DIREKTUR Dr. AMBRIL NURDIN
WADIR UMUM DAN PERSONALIA Drg. ATIKAH RIASARI MARS
KASIE SDM ROSNAWATI SH
PELAKSANA DIKLAT & PERPUSTAKAAN Panitia Diklat
BAB VI URAIAN JABATAN PELAKSANA DIKLAT DAN PERPUSTAKAAN PELAKSANA DIKLAT 1 2 3 4
Nama Unit Kerja Jabatan Kualifikasi
Mohamad Syarief Abdullah SDM Pelaksana Diklat Minimal D-III dengan pengalaman
bidang
SDM
khususnya mengenai Diklat dan Perpustakaan Pelatihan Manajemen Diklat Pengalaman >2Thn 5
Waktu Kredensial Terakhir
Tugas Pokok 1. Membuat program pelatihan 2. Melaksanakan pelatihan 3. Mengawasi dan Mengevaluasi pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan karyawan RS Graha Juanda 4. Pengadministrasian dan Pengarsipan dokumen-dokumen pelatihan termasuk daftar pusataka 5. Membuat laporan bulanan dan tahunan Uraian Tugas 1. Membuat program pelatihan
Mengkoordinir kebutuhan-kebutuhan pelatihan dari setiap bagian, serta membuat program pelatihan untuk pengembangan kualitas kinerja karyawan yang dapat meningkatkan mutu pelayanan. 2. Melaksanakan pelatihan -
Menyelenggarakan
pelatihan
pengembangan
kualitas
kinerja
karyawan secara internal. -
Menyelenggarakan diklat Customer Service secara periodic baik internal maupun eksternal untuk semua karyawan secara bertahap.
-
Mengirim karyawan untuk mengikuti pelatihan yang bermanfaat bagi peningkatan mutu pelayanan Rumah Sakit.
3. Mengawasi dan Mengevaluasi pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan karyawan RS Graha Juanda -
Membuat evaluasi hasil pelatihan yang kemudian dilaporkan kepada manajer Sumber Daya Manusia (SDM)
-
Mengevaluasi karyawan yang telah mengikuti pelatihan berikut program pasca pelatihannya.
-
Melaporkan hasil kegiatan kepada Kepala Bagian SDM dan Diklat
4. Pengadministrasian dan pengarsipan dokumen-dokumen pelatihan -
Mengarsipkan sertifikat pelatihan dan buku-buku pelatihan
-
Mengumpulkan dokumentasi pelatihan.
-
Merekap data penilaian dan membuat sertifikat bagi para pelajar/mahasiswa
5. Mengkoordinir kepengurusan perpustakaan RS Graha Juanda Mendata dan mengarsipkan buku-buku perpustakaan Rumah Sakit Graha Juanda. 6. Membuat Laporan Bulanan dan Tahunan -
Melaporkan hasil kegiatan program diklat yang berjalan setiap bulan
-
Melaporkan hasil kegiatan program diklat selama 1 (satu) tahun
Mengetahui, Kepala
bagian
administrasi
Pelaksana Umum dan keuangan
A
L
Diklat
I
A
N
S
I,
SE.
MOH.SYARIEF ABD.SKM.
BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA I.
Tata Hubungan Kerja Dengan Unit Lain BAGIAN UMUM & KEUANGAN
TIM K3RS
UMUM/ OPERATOR TEKNISI LOGISTIK
BAGIAN KEPERAWATAN & KEBIDANAN
Diklat dan Perpustakaan
SECURITY
BAGIAN MEDIS
BAGIAN PENUNJANG MEDIS TIM PATIENT SAFETY TIM PPI
TIM MUTU
II. Keterkaitan Hubungan Kerja dengan unit lain 1. BAGIAN UMUM DAN KEUANGAN : Dalam kaitannya dengan bagian umum dan keuangan terbagi menjadi dua hubungan sbb : a. hubungan keuangan : segala hal kebutuhan bagian diklat terkait pembiayaan pelatihan dan pembelian kebutuhan pelatihan lainnya, dilakukan koordinasi dengan bagian keuangan. b. hubungan diklat : segalahal yang menyangkut diklat untuk bagian umum dan keuangan, seperti pelatihan orientasi umum dan khusus untuk karyawan baru
di
bagian
keuangan
adalah
tanggung
jawab
bagian
Diklat&perpustakaan, selain itu juga adanya kebutuhan akan pengembangan SDM di bagian umum & keuangan melalui pengiriman untuk mengikuti pendidikan atau pelatihan diluar lingkungan Rumah Sakit juga menjadi tanggung jawab bagian diklat & perpustakaan. 2. BAGIAN KEPERAWATAN DAN KEBIDANAN Pelaksanaan kegiatan Diklat terkait bidang keperawatan dan kebidanan baik itu Orientasi karyawan, pendidikan dan pelatihan keperawatan dan kebidanan baik dalam bentuk internal maupun pengiriman untuk mengikuti pendidikan ataupun pelatihan diluar lingkungan rumah sakit. Bagian diklat juga membutuhkan kerjasama dengan bagian keperawatan dan kebidanan dalam hal pelatihan terkait bidang tersebut dalam mencari narasumber pelatihan internal rumah sakit graha juanda dan kepanitian pelatihan dibidang terkait. 3. BAGIAN MEDIS Dalam hubungannya dengan bagian pelayanan medis, Diklat memfasilitasi kebutuhan pelatihan bidang medis. Dan bekerjasama dalam kepanitian pelatihan dibidang medis 4. BAGIAN PENUNJANG MEDIS Mengadakan Orientasi bagi seluruh karyawan baru di bagian penunjang medis, juga memfasilitasi kebutuhan pelatihan di bagian tersebut. Dan bekerjasama dalam kepanitian pelatihan dibidang penunjang medis 5. TIM K3 RUMAH SAKIT
Bekerja sama pada pelaksanaan Orientasi Umum, untuk memberikan materi terkait K3 Rumah sakit seperti kegiatan pelatihan K3 RS, Pelatihan Penanggulangan Bencana & Kebakaran dan juga bekerja sama dalam hal kepanitiaan untuk lingkup pelatihan bidang K3 RS 6. TIM PATIENT SAFETY Bekerja sama pada pelaksanaan Orientasi Umum, untuk memberikan materi terkait Patient Safety Rumah sakit seperti kegiatan-kegiatan pelatihan Patient Safety dan juga bekerja sama dalam hal kepanitiaan untuk lingkup pelatihan bidang Patient Safety. 7. TIM PPI Bekerja sama pada pelaksanaan Orientasi Umum, untuk memberikan materi terkait PPI seperti kegiatan pelatihan Pencegahan dan pengendalian Infeksi, pelatihan Hand hygiene serta pelatihan lainnya, dan bekerja sama dalam hal kepanitiaan untuk lingkup pelatihan bidang tersebut 8. TIM MUTU RS Bekerja sama dalam pengendalian mutu rumah sakit khususnya melalui pendidikan dan pelatihan. 9. OPERATOR Apabila bagian diklat membutuhkan sambungan telpon keluar, ataupun pengiriman berkas melalui Fax maka bagian diklat akan berhubungan dengan bagian Operator. 10. LOGISTIK Kebutuhan bagian diklat seperti alat tulis, dan kebutuhan lainnya yang menyangkut dengan bagian logistik maka akan berkoordinasi dengan bagian tersebut. 11. TEKNISI Apabila ada kerusakan terkait peralatan Diklat dan juga kebutuhan akan perlengkapan dalam pelaksanaan diklat maka akan berkoordinasi dengan bagian teknisi.
12. SECURITY Terkait masalah keamanan saat pelaksanaan diklat serta hal-hal lain yang dibutuhkan bagian diklat yang ada hubungannya dengan bagian keamanan. STANDAR KUALIFIKASI BAGIAN DIKLAT DAN PERPUSTAKAAN No Jabatan 1
Kualifikasi
Pelaksana Diklat & Perpustakaan
Pendidikan : Minimal D-III dengan
Pengalaman
Jumlah
Pelatihan :
Diperlukan Pengalaman : Diatas 2
Pelatihan
Tahun
Manajemen
pengalaman di
Diklat
bidang SDM khususnya mengenai diklat dan Perpustakaan
POLA KETENAGAAN BAGIAN DIKLAT DAN PERPUSTAKAAN N
Nama
o
4
Moham ad Syarief Abd.
Pendidik
Pangkat/Golon
Tgl.La
Jenis
Lam
Pelatih
an
gan
hir
Kelam
a
an
in
Kerj
L
a 3 Th
S1
P. Yunior Grade
15/08/8
2/2B
6
BAB VIII PERTEMUAN / RAPAT A. Pengertian Rapat merupakan suatu pertemuan yang terdiri dari beberapa orang yang memiliki kepentingan dan tujuan yang sama untuk membicarakan atau memecahkan suatu masalah tertentu. B. Tujuan I. Umum Dapat membantu terselenggaranya pelaksanaan pendidikan dan pelatihan yang professional di bagian diklat RS Graha Juanda II. Khusus : Dapat menggali segala permasalahan terkait dengan diklat dan
perpustakaan Dapat mencari jalan keluar atau pemecahan permasalahan yang terkait
dengan diklat & perpustakaan C. Kegiatan Rapat Rapat dilakukan dan diadakan oleh bagian dIklat yang dipimpin oleh pelaksana diklat itu sendiri dan di hadiri oleh unit terkait. Rapat yang diadakan ada 2 macam yaitu :
1. Rapat Terjadwal : Rapat terjadwal merupakan rapat yang diadakan oleh bagian diklat setiap akan melaksanakan kegiatan pendidikan dan pelatihan bagi karyawan. Untuk jadwal kegiatan mengikuti yang ada pada program kerja diklat. 2. Rapat tidak terjdwal: Rapat tidak terjadwal merupakan rapat yang sifatnya insidentil dan diadakan oleh Bagian Diklat untuk membahas atau menyelesaikan permasalahan diklat yang bersifat insiden. BAB IX PELAPORAN A. Pengertian Pelaporan merupakan sistim atau metode yang dilakukan untuk melaporkan segala bentuk yang ada terkait dengan Diklat B. Jenis laporan Laporan dibuat oleh Pelaksana Diklat & Perpustakaan. Adapun jenis laporan yang dikerjakan terdiri dari : 1. Laporan Kegiatan Laporan yang dibuat dalam bentuk tertulis setiap selesai dalam melaksanakan kegiatan pelatihan dan diserahkan kepada kasubag. SDM juga direktur. Adapun hal-hal yang dilaporkan adalah pelaksanaan kegiatan pelatihan tersebut dan juga evaluasinya 2. Laporan Triwulan Laporan yang dibuat dalam bentuk tertulis setiap tiga bulan dan diserahkan kepada kasubag. SDM. Adapun hal-hal yang dilaporkan adalah : a. Laporan pelatihan inhouse yang telah dilaksanakan b. Laporan pelatihan dan pendidikan ekshouse (jika ada) d. Laporan kegiatan siswa magang/ praktek kerja lapangan e. Rencana kegiatan pelatihan 3 bulan kedepan f. Daftar inventaris barang diklat & perpustakaan g. Evaluasi pelaksanaan kegiatan diklat selama 3 bulan 3. Laporan Tahunan Laporan yang dibuat dalam bentuk tertulis setiap akhir tahun dan diserahkan kepada kasubag. SDM juga Direktur. Adapun hal-hal yang dilaporkan adalah : a. Laporan pelatihan inhouse yang telah dilaksanakan b. Laporan pelatihan dan pendidikan ekshouse (jika ada)
d. Laporan kegiatan siswa magang/ praktek kerja lapangan e. Daftar inventaris barang diklat & perpustakaan f. Evaluasi pelaksanaan kegiatan diklat selama satu tahun (berdasarkan program kerja)
