PEDOMANPENYELENGGARAANTERTI BADMI NI STRASI
A.P .PENDAHULUAN 1. Lat arbel akang Keut uhandank e sat uanger akor gani s as it er c er mi nant ar a l ai n pada s i s t em t er t i b admi ni s t r as iy ang di t er apk an ol eh or gani sas iy ang ber sangk ut an.Dal am upaya mewuj udkan ang ber si s t em admi mi ni s t r asi yang dapat menunj j al anny a
mek ani s me mek e r j aor gani s as idi l i ngk unganpemer i nt ahan,mak a di per l uk anadan y as eper angk ata t ur ans ebag aius ahauni fi k as i at ur an y ang waj i b di l ak s anak an dan di s os i al i s as i k an t er us mener usagarmenj adit r adi s ior gani s as iy angbai kdanpos i t i f d al a mr a ng k ape l a k s a na anpr o gr a mo r g an i s a s i g un ame nc a pa i t uj uan. Ke c ua l iu nt u kme me me l i h ar ak e u t u ha nd an k e s a t u ang er a k o r g ani s a s i ,a da ny a s i s t e m a dmi n i s t r as ii t u j ug a un t uk men eg ak k a n wi ba wa or ga ni s a s id an di s i p l i no r g ani s a s iba gi s egenapor g ani s as ibagis egenapanggo t adanf ungs i onar i sdi
1
s el ur uh t i ngk at an or gani s as is ec ar av er t i k al .Ol eh k ar ena i t u t e r b i t n y a Pe do ma ma n Pe ny e l e ng ga r a an T e r t i b Ad mi mi n i s t r a s i mer upak an
s uat u
j awaban
ak t ual di t engaht engah
mendesak ny ak eper l uanakanadany apedoma many angber l aku s e c ar a Na s i o na ld il i ngk u ng an Peme r i n t a ha n da r it i ng k at Pengur ust er t i nggi s ampai pengur ust er k ec i l Ruk unT et angga. 2.P . Penger t i an Pedoma man Penyel enggar aan Ter t i b Admi mi ni st r asi( PPTA) adal ah ser angkai an at ur an mengenai peny el enggar aan o r g an i s a s i d en ga n
a dmi n i s t r a s i y a n g
me l i p ut i t e r t i b
k es ek r et ar i at an dan at r i buto r gani s as iy ang ber l ak ut unggal unt uk semu mua t i ngkat an or gani sasi Peme mer i nt ahan secar a nas i onal . 3.T . Tuj uan a.M . Mempe r muda h upa y a pe mbi na an ,pe ngemban gan da n pemant auanpel ak s a naanadmi ni s t r as idi s emuat i ngk at an or gani s as ipemer i nt ahan.
2
b. Menyel enggar akan pol a si st em pengor gani sasi an pada bi da ng k e s ek r e t ar i a t an di s e mua t i ng k at an or g ani s a s i pemer i nt ahan. c . Menegakk an wi bawa dan di s i pl i n or gani s asi ser t a menumbuhk an k es adar an, se manga t dan k egai r ahan ber or gani s as idi k al angananggot a. 4.Sas ar an Pedoman Penyel enggar aan Ter t i b Admi ni st r asi( PPTA) memi l i k is as ar ans ebagai ber i k ut: a .T e r wu j u dn y as u at ua t u r a nt u ngg alo r g an i s a s id i b i d an g admi ni s t r as iy angbar udanber l ak us ec ar anas i onal . b. Ter pel i har anya ni l ai ,j i wa dan semangat keber samaan dal am memper k okoh k eut uhan,per sat uan dan k esat uan or gani s as is er t adi s i pl i ndanwi bawaor gani s as i .
B.PEDOMAN
PENYELENGGARAAN
ADMI NI STRASI 1.Pe domanUmum 3
TERTI B
a.Sur at Ya ngd i ma k s u dd en ga ns u r a td i da l a mp ed oma ni n ia da l a h sar ana k omuni kasit i mbalbal i ky ang mengandung pesanpes anr es mior gani s as iy angt er t ul i sdi at ask er t asy angk hus us di per l uk an unt uk k e pent i ng an t er s ebut .Sur atadal ah al at komuni kasi t er t ul i sy ang di gunakan unt uk menyampai kan i nf or mas iol ehs uat upi hakk epadapi hakl ai n. Ma c amma c am s u r a ts e pe r t i : Sur at di nas
adal ah
s ur at y ang
di buat ol eh
l embag a/ i ns t ans iber i s ihal halpent i ng ber k e naan deng an k el embagaan/ or gani s as i . Memo adal ah c at at an s i ngk aty a ng di k e t i ka t au di t ul i s t anganol ehat asank epadabawahant enangpok okper soal an k edi nas an. No t adi nasadal ahs ur aty a ngdi buatol ehat as ank e pada bawahan at au ol eh bawahan k epada at as an at au ant ar k ar y awan s et i ngk aty ang ber i s ic at at an s i ngk att ent ang t u g a s .
4
Su r a tpe ng an t a ra da l a hs u r a ty a ng d i t u j u ak a nk e pa da s es eor angat aupej abaty angber i s ipenj el as ans i ngk att ent ang s ur at ,dok umendanat aubar ang,bahanl ai ny angdi k i r i mk an. Ket ent uans ur at s ur aty angber l ak udandapatdi j adi k ans ar ana k omuni k as ii t uhar usmemenuhi k et ent uans ebagai ber i k ut: 1)Si s t emat i ka Sur at Sur at meny ur at r esmi or gani sas i dengans i s t i mat i k as ebagai ber i k ut: ( 1)Nomors ur at ,di s i ngk atNo. ( 2)Lampi r ans ur at ,di s i ngk atLamp. ( 3)Per i hal s ur at ,di s i ngk atHal . ( 4)Si al amats ur at ,“ KepadaYt hds t ” . ( 5)Kat apembuk aans ur at .“ As s al amual ai k u m ds t . ” ( 6)Kal i matPengant ar ,“ s al am s i l at ur r ahmi ds t . ( 7)Maksudsur at ( 8)Kat a
penut up,
“ Wal l ahul
Was s al amu` al ai k um ds t ” . ( 9)Tempatdant anggalpembuat ansur at 5
Muwaffiq
ds t ” ,
( 10) NamaPengur usor gani sasi beser t aj abat an. 2)Bent ukSur at Sel ur uh s ur at or gani s as i( r es mi ) ,k ec ual ij eni ss ur at k hus us ,di t ul i sdenganbent ukBl oc kSt y l e,y ai t us el ur uhbent uk sur aty ang k et i kanny a dar ikat a pembukaan sampainama penandat angans ur atber adadi t epi y a ngs ama. 3) Jeni sSur at Sur at s ur atr es mior gani s as idi k e l ompok k ank edal am dua j eni ss ur at ,y ak niUmum dar iKhus us .Sur atumum adal ah s ur atbi as ay angr ut i ndi t er bi t k ans ebagais ar anak omuni k as i t er t ul i sdi k al angani nt er nalmaupunek st er nalor gani s as i .Sur at khus us adal ah j eni ss ur at y ang meny at akan penet apan k e p ut u s an o r g an i s a s i , p r o du k n or ma t i f o r g an i s a s id an l andas anpi j akor gani s at or i s . ,j eni st er s ebutdi k l as i fi k as i k ank e dal am duas i f at ;i nt er ndanek st er n. 4) Ker t asSur at
6
Sel ur uhs ur atdi k et i kdi at ask er t asber uk ur anf ol i ober at70 g r a m d an b er k o p( k e p al as u r a tp eme r i n t a ha n) .Ko pb er i k u t ampl opber i s i k an: ( 1 )La mba ngt i n gk a tpe mer i n t ah an , ( 2)Tul i s an ber upa t i ngk at k epengur usan dan al amat or gani s as i . 5)NomorSur at Sel ur uh s ur atr es mior gani s as idis emua t i ngk at an memi l i k i nomory angt er di r i at as : ( 1)Nomorur uts ur at . ( 2 )Ti n gk a td anpe r i od eKep eng ur us a n. ( 3)J eni ss ur atdannomors ur at . ( 4 )Pe na nd at a ng an ans ur at . ( 5 )Bul a np emb ua t a ns u r a t ( 6 )T a hu np emb ua t a ns u r a t . 6)Bahas asu r at:
7
( 1 )Me ng gu na k anb ah as ay a n gk o mu ni k a t i f ,d ap atd i me ng er t i ar t i ny aol ehpenul i ss ur at ( 2 )Ba ha s ab ak u / r e s mi ,y a i t us e s u aid en ga nk a i d ah Ba ha s a I ndones i a b.St empel St empel r es mi or gani s as iber i s i : ( 1)Lambangpemer i nt ahandi s ebel ahki r i ( 2)Tul i s andi s ebel ahk anant er di r i at as: •
Ti ngk at ank e pengur us an,
•
Namaor gani s as it i ngk at an,
•
Na mat emp atat a ud ae r ah ,Sel u r u hj e ni ss t emp eld i s e mua t i ngk at an menggunak an t i nt as t empel( s t ampi nk )war na ungu.
c . Buk uAgenda 1)Uk ur an Buk u Pada dasar ny as el ur uh j eni s buk u dapat d i g un ak a ns e ba ga ib uk ua ge nd a,a s al k a ns e s u aid en ga n k ol om y angdi per l uk an. 8
2) ModelBukuBukuagendasur att er di r iat asbukuagenda sur atk el uardanbukuagenda sur atmasuk,modelyang di gunak ank eduan y as ebagai ber i k ut: Buk uagendas ur atk el uar ,t er di r i at ask ol om; •
t a ng ga lp emb ua t a n
•
t anggal pengi r i man
•
Per i hal s ur at
•
Ket er anganBuk uagendas ur atmas uk ,t er di r i at ask ol om
•
Nomorur utpener i maan
•
Nomors ur at
•
Al amats ur at/pengi r i m
•
T anggal s ur at ;
¬
t an gg al pembua t an
pener i maan •
Per i hal s ur at
•
Ke t er ang an
d.Buk uKas
9
t a ngg al
¬
1)Uk ur an Buk u Kas Semua j eni s buk u dapatdi gunak an sebagaibuk u kas ,asal kan ses uaidengan k ol om y ang di per l uk an. 2) ModelBuku KasBukukasunt uksel ur uh j eni sk egi at an pada semua t i ngkat an or gani sas imenggunakan model buk uk asy angt er di r i dar i at ask ol om; ( 1)Nomorur utpener i maan ( 2)Ur ai ansumberkas ( 3 )J u ml a hua ngy a ngdi t er i ma ( 4 )No mo ru r u tp en ge l u r a n ( 5)Ur ai anpenggunaankas ( 6 )J u ml a hua ngy a ngdi k e l u ar k an e . Buk uI n v e nt a r i s 1 ) Uk u r anBu k uI n v e nt a r i s Buk uI n v e nt a r i sd ap atme ng gunak a n pe l b ag aij eni sda n uk u r a nb uk uy a ngs es u ai d en gank ol a my a ngdi p er l u k an 2 ) Mo de lBu k uI n v e n t a r i s 10
Buk ui n v e nt a r i s a s i un t u ks e mu a t i n gk a t a n or g an i s a s i menggunak anmodel buk uy angt er di r i at ask o l om : ( 1 )No mo ru r ut . ( 2)Namabar ang. ( 3 )Me r kb ar a ng . ( 4 )T a hu np emb el i a n. ( 5)Juml ahbar ang ( 6)Keadaanbar ang
2.PedomanT ek ni s a.Sur at 1)Sebel um pr oses penget i k an s ur at , s edapat mungki n me mbu atd r a fa t au k o ns e pu nt u ks u r a tt e r l eb i hd ahu l u guna menghi ndar i kesal ahan at au k ekel i r uan dal am penge t i k an
11
2)Agarmemper mudahpemant auandanpengec ek ansur at , maka sel ur uh j eni s sur athar us di buat kan copy at au s al i nanny abuatdi fi l eat audi ar s i p 3)Dal am pembuat an s ur atr es mior gani s asiy ang har us d i p er h at i k a na da l a hk o d ea t a us a nd iy a ng t e r k a nd ung dal am nomorsur at .Pembat asan pada set i ap i t em k ode at aus andi di t andai dengant i t i kdanbuk andengangar i s . Co nt o hn omo rs u r a t Nomor:016. PRWI X.02007. AI . 01. 2002 0 16=Nomo ru r u ts u r at PRW =k odet i ngkatPengur us RW I X=Per i odekepengur usan 02=J eni ssur atek s t er n 007=Nomorur uts ur atj eni st er s ebut AI=Di t andat angani Ket uadanSek r et ar i s / BI I=Di t andat angani Wak i l Ket uadanWak i l Sek r et ar i s 01=Bul andi t et apk anny as ur at 12
2 01 2=T a hu np emb ua t a ns u r a tk e t e r a ng an ( 1)Nomors ur at:di i s iber das ar k anur ut anpengel uar ans ur at ( 2)Ti ngkat k epengur usan : k ode ber dasar kan t i ngkat an pe mer i n t ah an ( 3 )J e ni sSu r a tda nNomo rur u t: •
I nt er nalk hus us , s eper t is ur atk eput us an di t andaidengan k o de:0 1
•
I nt er nal Umum, s eper t is ur at s ur at bi as a s el ai n s ur at k eput us an,di t andai k ode:02
•
Ek s t er n alk h us u s , s e pe r t is u r a t man da tk h us u s , a ud ens i denganpej abatdl l ,di pak ai k ode:03
•
Ek s t er nalu mum adal ahs ur aty a ngber s i f atumu m, di t andai de ng ank od e:0 4.
( 4)Penandat angananSur at •
J i k ap en end at a ng an s u r a ta dal a hk e t u ad an s e k e r t a r i s ,
di t andai denganAI
13
J i k apenandat angans ur atadal ahk e t uadanwak i ls ek er t ar i s ,
•
di t andai denganAI I •
J i k ap ena nd at an gan an s u r a ta da l a h wa k i lk e t ua d an wa k i l
s ek er t ar i s ,di t andai denganB=I I ( 5)Bul an Sur atKode bul an sur ats esuaidengan bi l angan bul andandi t ul i sdenganangk aAr ab. ( 6 )T ahu n Su r a tKode t a hu n di t ul i ss e s uaide nga n bi l an gan t ahundi buat ny as ur at .
Con t ohSur at SENATMAHASI SWA FAKUL T ASDAKWAHDANKOMUNI KASI KBM UI NSunanGunungDj at i Bandung Sek r et ar i at:J l .A. HNas ut i on105.GedungSt udyCent erLant ai I I .KampusUI NSunanGunungDj at i Bandung.14046 No.:004. SEMAFI I I . AI . 004. V. 2011 Lamp:Sat ul embar 14
Hal :Pember i t ahuan KepadaYt hPudekI I I Fakul t asDakwahdanKomuni kas i UI NSGDBandung di T e mpa t , As s a l a mu ’ a l a i k u m War a hma t u l l a hWa ba r a k at u h Sal am si l at ur ahmi t er i r i ng do’ a kami sampai kan semoga Bapa k / I b u/ Sa hab ats en an t i a s ad al am l i nd ung anNy a ,s er t a ek s i sdal am memper l anc arak t i fi t ask e sehar i an.Ami n Sel anj ut ny a,
s ehubungan
dengan
pr os es es
k eber l angsungannya ki ner j ak epengur usan SEMAF dakwah dan k omuni kas i .Dengan i nikamimember i t ahukan k epada Bapa k / I b uba hwad emi t e wuj udda nt e r l ak s a nak a nn y af r og r a mf r ogr am k i ner j as enaty a ngmenj adiamanatpadar apatk e r j a ( Ra k e r ) .Ma k ad i p an da ngp er l uu nt u kme mp er s i a pk a ns e ga l a haly angakanmendukungsuks esnyaf r ogr am t er sebut ,kami s e l a k upe ng ur u sme ng har ap k and uk u ng anda npa r t i s i pa s i n y a
15
demit ewuj udny a ki ner j a SEMAFy ang opt i maldan ses uai d en ga nh ar a pa n. Demi k i an s ur atpember i t ahuan i nik amibuatat as per hat i an dank er j as aman y ak ami uc apk ant er i mak as i h. Wal l ahul
Muwafi eq
i l aa
Aqwaami t h
Wassal amu’ al ai kum War ahmat ul l ahWabar akat uh Bandung,2Mei 2011 Menge t ahui , Ket uaUmum, Sekr et ar i sUmum,
Yudi Rahman Anggi Af r i l i ani
16
Th ar i eq
4)Sel ur uh j eni ss ur atk el uary ang di k i r i m mel ewat ihi r ar k i or gani s as is ec ar av er t i k al ,waj i bmember i k ant embus an. 5)Unt uk sur atk epani t i aan sedapatmungki n ber pedoman pa dat a t ac a r ap en omo r a ns u r ats e ba gai ma nat e r c a nt u m di at as . 6)Penandat anganan sel ur uh j eni s aur at - sur at har us me ngg una k ant i n t awar nahi t am. b.St empel ( 1)Pembubuhan s t empel or gani s as i pada s ur at r es mi o r g an i s a s id i u s ah ak a n s e da pa t mu ng k i n a ga rt e r t e r a d i t en gah–t e ng aha nt a r ad uat a nd at a ng anp en gu r u sd an t i d akmen ut up in amap en gur usy a ngb er t a nda t ang an . ( 2)Pengur us y ang ber wenang st empelor gani sasiadal ah Ket uaUmum at auat auSekr et ar i sUmum. ( 3)Pembuat an s t empelk epani t i aan har us mencant umkam l ambang pemer i nt ahan di s ebel ah k i r idan t ul i s an y a ng me nunj u k an j e ni sk e pan i t i aa nd i s e be l ah k a nan , de ng an uk u r any a ngs e r as i da ns e i mb an g. 17
c . Buk uAgenda ( 1)Buk u agenda ber f ungs i unt uk mendok ument as i k an s el ur uhj eni ssur at ,bai ksur atk el uarat aupuns ur atmas uk , agar buk u t er s ebut dapat ber f ungsi s ebagai mana mes t i n y a,mak aper l udi pel i har adandi s i mpans ec ar abai k s et el ahdi per gunak an. ( 2 )Buk ua gen dah ar u ss e na nt i a s ad i t e mp at k a nd i a t a sme j a k e r j a,t er ut ama k i t as edang membuats ur ata t au k e t i k a mener i mas ur atdar i i ns t ans i l ai n. ( 3)Kol omk ol om y ang t er dapatdal am buku agenda sur at , b ai kk e l u arma up unk e d al a mb er j u ml a h6(e na m )k o l o m. •
No Ur ut ( 1 )
•
Ag en daSu r a tKe l u ar T gl . T er i ma Sur at ( 2 )
Asal T gl . Nomor
I s i
T uj u an
at Sur Su r a t Sur at
Ri n gk a s
Sur at
( 3 )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
( 7 )
Pe ngi r i m
Pe ner i ma
( 8 )
( 9 )
AgendaSur atMas uk P e n
18
T g l /
Di s pos i s i
T g l /
Ke t . ( 1 0)
t u j u a n
( 1)
( 2)
( 3)
( 4)
( 5)
( 6)
( 7)
(8)
(9)
( 10)
( 11)
Ket er angan: ( 1)No. Ur ut
:di i s i nomorur uts ur atmas ukdi uni tk ear s i pan
( 2)Tgl .T er i maSur at:di i s it anggal s ur atdi t er i madi uni tk ear s i pan ( 3)As al Sur at
:di i s inamaat aui ns t ans ipengi r i ms ur at
( 4)T anggal Sur at
:di i s it anggal y angt er t er apadas ur at
( 5)NomorSur at
:di i s i nomory angt er t er apadas ur at
( 6)I s i Ri ngk as
:di i s i i s i r i ngk asdar i s ur at
( 7)Tuj uanSur at
:di i s ial amatt uj uany angt er t er apadas ur at
( 8)Uni tPengol ah
: di i s i uni t pengol ah t uj uan s ur at s et el ah
di ar ahk ans es uai dengani s i r i ngk ass ur at ( 9)Pener i ma
pengol ah
( 10) Par afdann ama :di i s i par afdann amap ener i mas ur atdi uni t
19
( 11) Tgl .
:di i s i t anggal pener i maan
s ur atdi uni tpengol ah( 11)Ket .( Ket er angan) hal hal y angt i dakt er c ak upd al am
:di i s i
k ol om l ai ns eper t i
emai l s ur atber upaf ak s / ,t i dakadal ampi r anat aul ampi r an
t i dakl engk ap.
d.Buk uk as 3 ) Se l u r u hj e ni sk eg i at a ny a ngb er k a i t a nde ng anpe ne r i ma an dan pengel uar an dana or g ani s as i ,h ar us t er c at atd al am buk uKas ,t er di r i at as : ( 1)BukuHar i an ( 2)Ner acaBul anan ( 3)Ner acaT ahunan 4)Segal apener i maandanahar usdi cat atdidal am BukuKas ba gi an k i r i( de be t )da np eng el ua r a n da na b ag i a nk a nan ( k r edi t ) .Kel ebi han a t au k e k ur angan dal am penj uml ahan uangdi s ebuts al do. 20
5)Pengur us
y ang
ber wenang
meny i mpan
dan
memper gunak an Buk u Kas adal ah Bendahar a/ wak i l bendahar a,padas et i apj enj angk epengur us anor gani s as i . Cont oh:
21
